第一篇：跟單員工作流程

跟單

跟單工作比較繁瑣，小事，雜事，難事不少，如果借助于一些跟單方面的工具，會解決不少日常重復(fù)處理的工作，從而提高跟單效率，減少出錯的可能性。比如：跟單網(wǎng)提供的跟單系統(tǒng)，就是這樣一個工具:跟單網(wǎng),提供跟單行業(yè)的豐富資訊與企業(yè)跟單的軟件系統(tǒng)，幫助企業(yè)解決跟單過程中的大事，雜事，瑣碎事，使跟單再無難事.英語解釋——跟單英文walkthrough的直譯 ,意思是從業(yè)務(wù)的起始一直到業(yè)務(wù)的結(jié)束——一般都是到財務(wù)做賬結(jié)束——一整套業(yè)務(wù)流程的。跟單就是跟著這些已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)所留下的證據(jù)——各種證據(jù)、單據(jù)、報表等——對業(yè)務(wù)流程進行重復(fù)模擬。

定義——跟單員的定義Documentary Handler 跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責(zé)的人，都是跟單員。

舉例說明 ：以下是服裝業(yè)的跟單員： 跟單員在外期間生活、工作注意調(diào)理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業(yè)形象。

日常工作安排

⒈ 全面準(zhǔn)備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間制作工藝細節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時確認。

⒉ 務(wù)必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明）⒊ 事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對工廠的優(yōu)/劣勢進行充分評估，做到知根知底。⒋ 跟單員言行、態(tài)度均代表本公司,因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業(yè)務(wù)過程中不能隨意越權(quán)表態(tài),有問題及時請示公司決定。⒌ 預(yù)先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預(yù)先充分防范、工作中重復(fù)發(fā)掘、及時處理問題并總結(jié)經(jīng)驗，對以后的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。6.訂單跟單員與訂單負責(zé)人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，多與對方溝通，將問題降到最低限度。生產(chǎn)過程中的驗貨工作程序

⒈ 面/輔料到廠后，督促工廠最短時間內(nèi)根據(jù)發(fā)貨單詳細盤點，并由工廠簽收。若出現(xiàn)短碼/少現(xiàn)象要親自參與清點并確認。

⒉ 如工廠前期未打過樣品，須安排其速打出投產(chǎn)前樣確認，并將檢驗結(jié)果書面通知工廠負責(zé)人和工廠技術(shù)科。特殊情況下須交至公司或客戶確認,整改無誤后方可投產(chǎn)。

⒊ 校對工廠裁剪樣版后方可對其進行版長確認，詳細記錄后的單耗確認書由工廠負責(zé)人簽名確認，并通知其開裁。

⒋ 根據(jù)雙方確認后的單耗要與工廠共同核對面/輔料的溢缺值，并將具體數(shù)據(jù)以書面形式通知公司。如有欠料，須及時落實補料事宜并告知加工廠。如有溢余則要告知工廠大貨結(jié)束后退還我司，并督促其節(jié)約使用，杜絕浪費現(xiàn)象。

⒌ 投產(chǎn)初期必須每個車間、每道工序高標(biāo)準(zhǔn)地進行半成品檢驗，如有問題要及時反映工廠負責(zé)人和相應(yīng)管理人員，并監(jiān)督、協(xié)助工廠落實整改。

⒍ 每個車間下機首件成品后，要對其尺寸、做工、款式、工藝進行全面細致地檢驗。出具檢驗報告書（大貨生產(chǎn)初期/中期/末期）及整改意見，經(jīng)加工廠負責(zé)人簽字確認后留工廠一份，自留一份并傳真公司。

⒎每天要記錄、總結(jié)工作，制定明日工作方案。根據(jù)大貨交期事先列出生產(chǎn)計劃表，每日詳實記錄工廠裁剪進度、投產(chǎn)進度、產(chǎn)成品情況、投產(chǎn)機臺數(shù)量,并按生產(chǎn)計劃表落實進度并督促工廠。生產(chǎn)進度要隨時匯報公司。

⒏ 針對客戶跟單員或公司巡檢到工廠所提出的制作、質(zhì)量要求，要監(jiān)督、協(xié)助加工廠落實到位，并及時匯報公司落實情況。

⒐ 成品進入后整理車間,需隨時檢查實際操作工人的整燙、包裝等質(zhì)量，并不定期抽驗包裝好的成品，要做到有問題早發(fā)現(xiàn)、早處理。盡最大努力保證大貨質(zhì)量和交期。

⒑ 大貨包裝完畢后，要將裁剪明細與裝箱單進行核對，檢查每色、每號是否相符。如有問題必須查明原因并及時相應(yīng)解決。

⒒ 加工結(jié)束后，詳細清理并收回所有剩余面料、輔料。

⒓ 對生產(chǎn)過程中各環(huán)節(jié)（包括本公司相應(yīng)部門和各業(yè)務(wù)單位）的協(xié)同配合力度、出現(xiàn)的問題、對問題的反應(yīng)處理能力以及整個定單操作情況進行總結(jié),以書面形式報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

13.在檢查過程中一定要公平，客觀。不能收到廠家的一點點好處，而忘了自己的職責(zé).1）要有較好的外語基礎(chǔ)，掌握一定的專業(yè)外語，同時至少對（面料/服裝）生產(chǎn)流程有基本上的了解：接單--備料--開裁--掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）--車縫--手工--后整--查貨--包裝等等。

2）接單：清楚明白不同客戶對樣辦款式及風(fēng)格上的需求，在跟客戶接單時，能及時發(fā)現(xiàn)一些生產(chǎn)上可能出現(xiàn)的問題，誘導(dǎo)客戶接受既具他的產(chǎn)品獨特風(fēng)格而又適于大貨生產(chǎn)的產(chǎn)品（注意：“是否適合于生產(chǎn)大貨”這一點是做樣辦時特別重要考慮到的?。∫驗?，如果難度太大而不是普遍工廠能到好，那么無疑就是大大提高了生產(chǎn)成本??），把客戶各項要求清楚地標(biāo)明在辦單上。

3)布產(chǎn)：A.讓紙樣師傅做圖稿的同時安排備料，認真做到跟進每工序的進度并記錄生產(chǎn)過程中碰到的每個問題、需注意的事項、每種物料的用量及各工序生產(chǎn)工時以作成本核算的基本資料。

4）看辦：樣辦完成后，可請本廠設(shè)計師一起看辦（這個對于初入門的跟單員相當(dāng)重要，可以從中學(xué)到一些技術(shù)上的東西），看看這辦是否已做到如你從客戶那了解到的他所要的樣辦。

5）成本資料：樣辦寄給客戶后就得做成本資料存檔及給客戶報價，這一項需要特別謹慎認真。大家都知道，如果成本出了點錯或是報價出錯，會對以后這個款的大貨帶來很大損失??

跟大貨生產(chǎn)要求：

1）有較好的外語基礎(chǔ)，掌握一定的專業(yè)外語，同時至少對服裝生產(chǎn)流程有基本上的了解：接單--備料--開裁--掃粉（如有車花或釘珠）/排花（如是喱士排花款）--車縫--手工--后整--查貨--包裝

2）接單：特別注意與跟辦同事銜接好相應(yīng)款式在做辦時存檔的資料----這部分工作得特別細心，如：做辦時是這樣做，而客戶已要求大貨更改另外的做法。

3）布產(chǎn)：將生產(chǎn)單及各工序在做辦時遇到的問題、修改方法以及人客意見的資料分發(fā)給各相應(yīng)工序。

4）跟進生產(chǎn)：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或征求意見??

5）貨期及質(zhì)量：跟進貨期的同時要讓QC控制好質(zhì)量??

6）出貨箱單資料：需預(yù)先提供出箱裝單資料給船務(wù)部用于做報關(guān)資料??

7）包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝資料。按客戶要求做就可以了啦??

1、頭辦：設(shè)計圖紙發(fā)外廠做頭版，頭版批核尺寸和板型（和設(shè)計師一起），若不確認，必須繼續(xù)做復(fù)版。

2、確認生產(chǎn)款：做面輔料訂購預(yù)算單交采購部訂購。

3、發(fā)面輔料：開單發(fā)面輔料（CMT單不用發(fā)面料）

4、做產(chǎn)前版：用大貨面輔料（如沒有物料可暫代，但需標(biāo)示清楚）做正確產(chǎn)前辦，追辦并批復(fù)（包括工藝、尺寸、輔料、款式等，總之是大貨前樣）。

5、生產(chǎn)進度和質(zhì)量跟進，確保貨期和質(zhì)量：開裁、裁數(shù)、初期查驗、中期查驗、尾期查驗、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產(chǎn)中問題，對每款易出問題部分要時時提點檢查。如裁數(shù)多了或少了，物料補訂和補發(fā)，對FOB單數(shù)量的正常接受范圍外的：要不要多的數(shù)量、接不接受少了數(shù)量，三期的質(zhì)量問題如何解決如何監(jiān)督，貨期晚了如何解決等等。

跟單除了專業(yè)技術(shù)之外，還有的就是要注意和工廠的關(guān)系處理，這是一個很重要的關(guān)鍵 跟單的步驟

產(chǎn)前樣的確認，船樣的確認，生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術(shù)，產(chǎn)品包裝方式，交期的跟催和跟進，等等，總之包括生產(chǎn)的全過程。

還有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單，多為外貿(mào)公司，對技術(shù)的知識要求不是太高，主要是負責(zé)生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等。當(dāng)然對于面料（服裝）的質(zhì)量也相當(dāng)重要。

跟內(nèi)單的大致流程

從客戶下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提供的排版圖進行前期的面料準(zhǔn)備工作，同時可著手下投產(chǎn)資料單給各個部門（包括計劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購部）。面料到廠后可根據(jù)工廠的實際情況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進度，以便更好的與客人溝通，并及時讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現(xiàn)特殊情況下（如交期不及時、不能按時交貨等）讓客人在第一時間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運，因退倉不及時而給工廠造成不必要的損失。注意事項

跟單注意事項: 1：物料是否正確。2：尺寸是否“準(zhǔn)確”。3：款式是否錯誤。4：做工是否細致。5：成品顏色是否“正確”。6：有無漏定物料。7：物料是否能按預(yù)定時間到加工廠。8：時間上是否有問題。員工行為代表企業(yè)形象

員工的一切行為代表著整個公司的企業(yè)形象，不論從個人言行或者處事上，注重個人以及公司形象很重要。對公司要忠實，不能為了個人利益而出賣了公司。跟單員在外期間生活、工作注意調(diào)理有序，尤其保證人身安全，另外更注重的是代表企業(yè)形象 外貿(mào)跟單產(chǎn)生原因

我國加入WTO以來，對外貿(mào)易發(fā)展迅速，外貿(mào)跟單作為一種的新的崗位應(yīng)運而生。作為對外貿(mào)易企業(yè)內(nèi)部專業(yè)化分工的產(chǎn)物，外貿(mào)跟單崗位工作目標(biāo)明確，任務(wù)具體，成為外貿(mào)業(yè)務(wù)工作不可分割的組成部分。外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)不是偶然的，它是外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)有效調(diào)整，外貿(mào)經(jīng)營管理規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展的產(chǎn)物。它的出現(xiàn)不但進一步劃清了外貿(mào)企業(yè)各崗位的責(zé)任界限，而且充分調(diào)動了企業(yè)跟單人員的積極性和創(chuàng)造性，對提高對外貿(mào)易企業(yè)的管理水平和經(jīng)營效率，避免外貿(mào)業(yè)務(wù)操作失誤和風(fēng)險具有重要的意義。

首先，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合系統(tǒng)論的原理和要求。系統(tǒng)論認為，系統(tǒng)是由若干相互聯(lián)系的基本要素構(gòu)成的，它是具有確定的特性和功能的有機整體。系統(tǒng)中各要素不是孤立地存在著，每個要素在系統(tǒng)中都處于一定的位置上，起著特定的作用。要素之間相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個不可分割的整體。由于世界上的具體系統(tǒng)是紛繁復(fù)雜的，必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，將千差萬別的系統(tǒng)分門別類，以便分析、研究和管理。如機械系統(tǒng)的主機、零件、配件的分工;行政系統(tǒng)的科、處、局、部、委的分工;軍事系統(tǒng)的排、連、營、團、師、軍的分工等，正是由于其層次性和關(guān)聯(lián)性的存在才保證了這些系統(tǒng)的正常運作。

從系統(tǒng)論的角度看，外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個分工不是孤立的，是一個有方向性的動態(tài)過程。在生產(chǎn)性跟單中，生產(chǎn)企業(yè)的選擇與原料的采購、工藝流程與技術(shù)、生產(chǎn)進度與質(zhì)量監(jiān)控、投入與產(chǎn)出;在業(yè)務(wù)性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯的操作與監(jiān)控，都涉及到系統(tǒng)的層次性和有機聯(lián)系。外貿(mào)跟單是外貿(mào)企業(yè)維

護產(chǎn)品和服務(wù)的生產(chǎn)鏈和供應(yīng)鏈的完整，反映外貿(mào)企業(yè)運行系統(tǒng)意志、促進外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理有序化，保證企業(yè)經(jīng)營機制和風(fēng)險防范機制有效運行的重要組成部分。在這個意義上可以說，外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生是外貿(mào)企業(yè)為了取得最佳經(jīng)濟效益，對外貿(mào)合同履行進行系統(tǒng)化分工與管理的必然產(chǎn)物。

系統(tǒng)論的基本原理要求系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)的功能充分發(fā)揮，互相銜接，而不是彼此代替，最終保證整個系統(tǒng)的順利運行。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生適應(yīng)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)有機性的要求，與外銷、貨運、單證等工作崗位相區(qū)別，外貿(mào)跟單崗位既體現(xiàn)了本崗位的特性與規(guī)律，又體現(xiàn)了外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性。忽視外貿(mào)跟單的特性與地位，用別的崗位功能來替代跟單崗位的功能，勢必造成外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)的破壞;而只強調(diào)外貿(mào)跟單的重要性，將外貿(mào)跟單功能孤立起來，忽略其他環(huán)節(jié)的功能，外貿(mào)經(jīng)營管理系統(tǒng)同樣難以有效運轉(zhuǎn)。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生較好地解決了各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)層次性和關(guān)聯(lián)性的關(guān)系。

其次，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合控制論的原理和要求。

控制論是研究各類系統(tǒng)的調(diào)節(jié)和控制規(guī)律的科學(xué)?？刂普撏ㄟ^對系統(tǒng)運動規(guī)律的認識，能動地運用有關(guān)的信息并施加控制作用以影響系統(tǒng)運行行為，使之達到人類預(yù)定的目標(biāo)。任何事物都有其既定的發(fā)展趨勢或偏離正常發(fā)展的趨勢，控制論的關(guān)鍵之處就在于其能夠控制事物的這種發(fā)展趨勢，使其得到延緩或加速，以達到預(yù)期的目標(biāo)，滿足人類的決策和需求。外貿(mào)跟單功能與國內(nèi)貿(mào)易跟單功能相比，其涉外性、復(fù)雜性和風(fēng)險性的特點更為突出，因為任何一份合同的履行都涉及到兩個或兩個以上的國家或地區(qū)，涉及眾多的環(huán)節(jié);產(chǎn)品質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和法律體系復(fù)雜;市場波動、行情變化、外匯風(fēng)險等不測風(fēng)云時常出現(xiàn)。盡管從形式上看，外貿(mào)跟單的任務(wù)是落實合同或信用證條款、對生產(chǎn)安排、組織貨源、質(zhì)量管理、報關(guān)報驗、裝運結(jié)匯等過程進行全程監(jiān)控，但從性質(zhì)上看，外貿(mào)跟單的所有任務(wù)集中到一點，就是對業(yè)務(wù)進程中現(xiàn)實的或潛在的風(fēng)險進行有效的控制。無論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一個環(huán)節(jié)的問題處理不當(dāng)均可能釀成風(fēng)險或損失。跟單員不可能只是被動地執(zhí)行合同條款，而要面對客觀現(xiàn)實，主動地、積極地、迅速地解決可能產(chǎn)生的問題，規(guī)避業(yè)務(wù)進程中的各種風(fēng)險。

外貿(mào)企業(yè)的風(fēng)險控制可分為高級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)長遠利益和根本利益的風(fēng)險控制;中級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略中的決策風(fēng)險控制;初級風(fēng)險控制——涉及企業(yè)業(yè)務(wù)工作效率的風(fēng)險控制。三種風(fēng)險可以相互影響和轉(zhuǎn)化，其風(fēng)險控制也不是固定不變的。一般來說，外貿(mào)跟單的風(fēng)險控制主要是業(yè)務(wù)性風(fēng)險控制。如：產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險控制——及時發(fā)現(xiàn)和更換不符合合同條款規(guī)定的產(chǎn)品;交貨期風(fēng)險控制——為避免錯過裝運期督促生產(chǎn)企業(yè)按期交貨;結(jié)匯風(fēng)險——及時改變結(jié)算方式和更新不合格的業(yè)務(wù)單證等，但如果這些風(fēng)險不能有效控制，或風(fēng)險信息傳播渠道受阻，就可能影響企業(yè)中級或高級風(fēng)險的控制，導(dǎo)致企業(yè)喪失防范或規(guī)避風(fēng)險的有利時機，進而破壞整個企業(yè)的風(fēng)險防范機制。因此，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)將在外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上防止失誤與漏洞，對外貿(mào)企業(yè)有效進行風(fēng)險控制，保證風(fēng)險防范機制的正常運行具有重要意義。

第三，外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)符合信息論的原理和要求。

信息論是關(guān)于信息的本質(zhì)和傳輸規(guī)律的科學(xué)的理論，是研究信息的計量、發(fā)送、傳遞、交換、接收和儲存的一門新興學(xué)科。人類的社會實踐活動不僅需要對周圍世界的情況有所了解和做出正確反應(yīng)，而且還需要與周圍的人群溝通關(guān)系才能協(xié)調(diào)地行動。這就

是說，人類不僅時刻需要從自然界獲得信息，而且人與人之間也需要進行通訊，交流信息。人類需要隨時獲取、傳遞、加工、利用信息，才能生存和發(fā)展。當(dāng)今人類社會已進入了信息時代，善于利用信息、處理信息、利用信息轉(zhuǎn)化、解決各種矛盾已成為認識事物復(fù)雜運動規(guī)律的一種科學(xué)方法。從信息論的角度看，外貿(mào)跟單工作就是在履行合同中充分利用各種有利條件和信息源，及時收集來自生產(chǎn)、物流、海關(guān)、商檢、銀行等各部門的信息，處理和化解各種矛盾或不利因素，對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)做好科學(xué)的統(tǒng)籌安排的過程。也就是說，在履行每一筆合同中，能夠在物與物、人與人、人與物之間有效交流信息和處理信息是外貿(mào)跟單崗位的基本功能和任務(wù)。

信息也是生產(chǎn)力，無論是維護發(fā)揮外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)的整體性和功能性，還是有效控制對外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險，信息的可獲得性和可靠程度直接影響到企業(yè)的正確決策。從信息論的角度看，外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營和信息環(huán)境關(guān)系密切，信息不對稱，隨時可能出現(xiàn)企業(yè)決策失誤。在外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)中，跟單員始終處在生產(chǎn)和流通環(huán)節(jié)的前沿，掌握著第一手信息，其擁有信息量有時甚至超過上級決策者，因此在信息處理上具有獨特的條件和作用：一是可以隨時依據(jù)信息變化和本崗位的職責(zé)范圍做出相應(yīng)決策;二是將自己不能直接處理的信息傳遞給上級部門，供上級部門參考和做出決策;三是對上級和自己決策的效果進行檢測、評價和反饋，從而在最大限度上避免決策失誤和風(fēng)險。隨著國際市場需求的多樣化、產(chǎn)品小批量化以及履約節(jié)奏的加快，外貿(mào)跟單員對信息的處理能力直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益、服務(wù)品牌、信譽和形象。特別是在條件不確定的情況下，外貿(mào)合同的順利完成往往來自于一項決策的成功，而一項成功的決策往往來源于跟單員對信息的正確把握與處理?！败娛滦畔⒑帽惹к娙f馬，經(jīng)濟信息猶如黃金萬兩”，信息交流與處理的重要性是不言而喻的。

總之，根據(jù)系統(tǒng)論、控制論和信息論的原理對外貿(mào)跟單崗位進行分析，不難得出結(jié)論：外貿(mào)跟單崗位的出現(xiàn)是我國外貿(mào)企業(yè)在新的經(jīng)營環(huán)境下，經(jīng)營管理人才的重新分工和調(diào)整，也是外貿(mào)經(jīng)營管理模式的創(chuàng)新，它適應(yīng)了外貿(mào)企業(yè)管理的內(nèi)在需求和外貿(mào)人力資源開發(fā)的新趨勢，具有客觀的必然性和可觀的發(fā)展前景。在當(dāng)前，由于經(jīng)濟發(fā)展的不平衡，不同外貿(mào)企業(yè)的經(jīng)營管理環(huán)境和跟單員個體的差異，規(guī)范外貿(mào)跟單崗位，對其從業(yè)人員進行統(tǒng)一系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)不僅具有重要的理論依據(jù)，也具有重要的實踐意義。

第二篇：跟單員工作流程

一、日常工作

1、務(wù)必接聽所有電話時講：“您好！XX家具****”

2、跟單必須要對自己的負責(zé)的客戶都熟悉和掌握，并且需要熟練操作系統(tǒng)。

3、每半個月要做銷售分析

4、每個月與每季都要做一份報表分析，分析其具體的銷售情況與產(chǎn)品的優(yōu)劣，將每次的發(fā)生的投訴都要拿出來討論，更能了解產(chǎn)品和提升對突發(fā)事件的應(yīng)對。

5、跟單員每天要查看一次自己的記錄是否有要更新的資料。

6、跟單員在一個月不能低于一次打電話給客戶回訪，回訪情況要做記錄交給主管審閱。

7、跟單員每次出貨的時候一定要提前一天通知客戶打款，避免造成客戶的的投訴。

8、跟單員每個月10號之前，必須查賬本是否有欠款和多余的款，要跟客戶確認簽名為保留證據(jù)，避免和客戶有爭執(zhí)。

9、跟單員務(wù)必做到跟其他的同事和睦相處，有問題相互提出共同解決。

二、售后流程作業(yè)規(guī)定

目的：為有效地規(guī)范公司的整體服務(wù)形象，保證為廣大經(jīng)銷商服務(wù)全過程的質(zhì)量受控，提高公司的整體服務(wù)水平，同時便于各部門操作，特制定本操作流程。

流程：售后服務(wù)核心流程是將公司的售后服務(wù)關(guān)鍵工作過程分為四個環(huán)節(jié)：信息接收、匯總分析、入庫和跟蹤，每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)工作內(nèi)容及要求。具體工作流程如下： 流程分解

1、跟單員在接收到客戶需要售后服務(wù)的信息時，需要求客戶提供書面投訴與相片信息，并由主管統(tǒng)一匯總填寫《客訴報告》，客訴報告必須按要求填寫。

2、《客戶報告》必須放在公共文件未處理文件夾內(nèi)，品質(zhì)部主任務(wù)必每天查閱公共文件夾是否有相關(guān)要處理的文件，填先《客戶投訴處理單》，品質(zhì)主任務(wù)必告知跟單主管處理的時間。

3、主管根據(jù)品質(zhì)部的《客戶投訴處理單》，回復(fù)客戶并且把《客戶報告》填寫完整，將跟客戶溝通的結(jié)果寫清楚后放在已處理文件夾。

4、主管在填寫報表的時候務(wù)必寫的明了清楚，如果入庫一定要有和計劃部溝通怎樣制定入庫，避免有擠壓貨品的現(xiàn)象，整個過程由主管單獨跟進和溝通。這樣避免造成客戶的雙重投 訴。

三、具體工作：

1、收到訂單，與下單人聯(lián)系，核對訂單，發(fā)制作圖紙過來，另發(fā)一份給工藝部，算單、算料、做工藝圖，按平面圖制作生產(chǎn)執(zhí)行單，與客戶聯(lián)系確定預(yù)出貨日期。

2、按平面圖制作生產(chǎn)執(zhí)行單，更新訂單生產(chǎn)排程表，讓各部門負責(zé)人簽名確認貨期；

3、跟進生產(chǎn)進度，跟進工藝部在下單的3-4天內(nèi)把所有的輔料采購單下過來，馬上下來相應(yīng)的供應(yīng)商，在出貨前2天所有外采購單都要到位，而且必須與客戶協(xié)調(diào)好出貨時間；

4、在發(fā)貨前1-2天與客戶商量好發(fā)貨的貨運站，確定發(fā)貨期，貨期有變馬上通知各部門，把發(fā)貨通知單提前1-2天給到包裝部，發(fā)貨當(dāng)天安裝好車，發(fā)貨；

5、發(fā)貨后整理托運單與裝箱清單，傳真一份給客戶，復(fù)印1份給自己留底以便查詢，并在單上注明訂單名稱。

6、每個月底整理好本月的所有客戶意見反饋表，每個訂單都必須讓客戶回簽此表，托運單、裝箱清單。這個簡單，首先要了解公司的各產(chǎn)品的工藝流程，要求很熟悉，再把客戶作以分類，按客戶訂單量及金額分大客戶，中等和小客戶，如果生產(chǎn)正常，那就要保證生產(chǎn)排程的正常，交貨延期要提前給客戶知會、協(xié)商。其實呢業(yè)務(wù)跟單的工作就是了解客戶訂單情況，了解工廠生產(chǎn)情況，生產(chǎn)進度，保障交貨時間，協(xié)調(diào)公司生產(chǎn)、發(fā)貨安排與客戶需求等。

什么是跟單員 跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責(zé)的人，都是跟單員。跟單員的工作性質(zhì) 跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務(wù)開拓，對準(zhǔn)客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標(biāo)，既進行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。

（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對客戶的服務(wù)。（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：（1）函電的回復(fù)：（2）計算報價單（3）驗簽訂單（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記（6）客戶檔案的管理（7）客戶來訪接待（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系 跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關(guān)，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。跟單員的工作特點： 跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財務(wù)，人事到總務(wù)都會有跟單員的身影出現(xiàn)。特點是：復(fù)雜的，全方位的。

1． 責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。

2． 溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。3． 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。

4． 工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5． 工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進出口貿(mào)易的實務(wù)和工廠的生產(chǎn)運作流程。跟單員的素質(zhì)要求： 跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：（1）分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。

（2）預(yù)測能力。能預(yù)測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內(nèi)管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關(guān)等知識。跟單員的工作內(nèi)容及知識，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）?；A(chǔ)外語及函電往來。

2.物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）3.生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關(guān)知識。5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。

跟單作業(yè)流程

一，跟單流程簡圖 資源開發(fā) 資源開發(fā)

1.根據(jù)客人的需求尋求開發(fā)目標(biāo)，以考慮原有配合良好的資源為先開發(fā)新資源 2.充分考慮資源的綜合能力包括生產(chǎn)能力，品質(zhì)控制能力以及財務(wù)能力 3.資源的便利性：便于跟單便于出貨 4.擇優(yōu)選取 打樣

1.了解客人對產(chǎn)品的要求 打樣

2.與工廠溝通以便工廠充分掌握產(chǎn)品的開發(fā)條件并予以實施 3.掌控工廠的打樣過程并取得產(chǎn)品形成的所有因素 4.跟進樣板的修改與確認 生產(chǎn)控制

1.參與首版的生產(chǎn)，確認從半成品到成品的可行性 2.了解并落實產(chǎn)品的生產(chǎn)進度

3.對半成品及成品進行定期檢驗及時解決生產(chǎn)出現(xiàn)的品質(zhì)問題 檢驗與出貨

1.日常,中期和末期檢驗 檢驗與出貨 2.配合及通過客戶檢驗 3.監(jiān)督工廠按時按規(guī)裝柜 4.獲取出貨資料

業(yè)務(wù)跟單流程

（一）業(yè)務(wù)客戶備案流程

（二）產(chǎn)品下單流程

1）收到業(yè)務(wù)客戶寄樣或下單的客戶 建立客戶跟蹤表 2）填寫樣品或訂單制造單

3）訂單評審（業(yè)務(wù)、工程、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)、跟單）

4）給各部門簽字確認，跟單發(fā)放簽名的制造單給相關(guān)部門，并在訂單背面簽名 無，異常，無，異常

如有異常，通知（業(yè)務(wù)、工程、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)、跟單），解決異常 繼續(xù)跟進

5）跟進樣品或訂單生產(chǎn)與采購進度并隨時知會業(yè)務(wù) 6）了解客戶公司背景、經(jīng)營范圍、公司性質(zhì)、勢力等 7）生產(chǎn)將要做好的產(chǎn)品貼好標(biāo)簽點亮通知業(yè)務(wù)拍照

每個家具企業(yè)的情況是不同的，有生產(chǎn)凳子的、桌子的、家居的、臥室套房的、沙發(fā)的、五金家居的等等，業(yè)務(wù)跟單的意思就是，跟蹤業(yè)務(wù)員下單情況的落實，跟蹤生產(chǎn)進度情況；另外最主要的一份工作就是售后服務(wù)問題，不過有的企業(yè)有專職的售后服務(wù)人員。在一些小型的企業(yè)業(yè)務(wù)跟單充當(dāng)這個角色?；镜墓ぷ髁鞒淌牵?/p>

1、跟進業(yè)務(wù)員下單情況，并予以匯總；

2、將訂單派送至生產(chǎn)車間及設(shè)計部、采購部（有的企業(yè)有PMC）；

3、跟蹤生產(chǎn)進度及物料情況，不影響訂單的貨期；

4、處理售后問題，接收傳真等；

5、回款的記錄及業(yè)務(wù)量的統(tǒng)計?；镜墓ぷ骶褪沁@些，大部分制造業(yè)的跟單流程都是一樣的，具體區(qū)別于有的工作細節(jié)是否由業(yè)務(wù)員來做 客戶溝通(報價，詢盤)--確認訂單(預(yù)付款，LC等)--安排訂單(交生產(chǎn)部門或外廠)--跟進生產(chǎn)情況，確認交貨時間--告知客戶--安排檢驗--訂艙發(fā)貨--收匯--后續(xù)服務(wù)等

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第三篇：跟單員工作流程

一、日常工作

1、務(wù)必接聽所有電話時講：“您好！XX家具****”

2、跟單必須要對自己的負責(zé)的客戶都熟悉和掌握，并且需要熟練操作系統(tǒng)。

3、每半個月要做銷售分析

4、每個月與每季都要做一份報表分析，分析其具體的銷售情況與產(chǎn)品的優(yōu)劣，將每次的發(fā)生的投訴都要拿出來討論，更能了解產(chǎn)品和提升對突發(fā)事件的應(yīng)對。

5、跟單員每天要查看一次自己的記錄是否有要更新的資料。

6、跟單員在一個月不能低于一次打電話給客戶回訪，回訪情況要做記錄交給主管審閱。

7、跟單員每次出貨的時候一定要提前一天通知客戶打款，避免造成客戶的的投訴。

8、跟單員每個月10號之前，必須查賬本是否有欠款和多余的款，要跟客戶確認簽名為保留證據(jù)，避免和客戶有爭執(zhí)。

9、跟單員務(wù)必做到跟其他的同事和睦相處，有問題相互提出共同解決。

二、售后流程作業(yè)規(guī)定

目的：為有效地規(guī)范公司的整體服務(wù)形象，保證為廣大經(jīng)銷商服務(wù)全過程的質(zhì)量受控，提高公司的整體服務(wù)水平，同時便于各部門操作，特制定本操作流程。流程：售后服務(wù)核心流程是將公司的售后服務(wù)關(guān)鍵工作過程分為四個環(huán)節(jié)：信息接收、匯總分析、入庫和跟蹤，每一個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)工作內(nèi)容及要求。具體工作流程如下：

流程分解

1、跟單員在接收到客戶需要售后服務(wù)的信息時，需要求客戶提供書面投訴與相片信息，并由主管統(tǒng)一匯總填寫《客訴報告》，客訴報告必須按要求填寫。

2、《客戶報告》必須放在公共文件未處理文件夾內(nèi)，品質(zhì)部主任務(wù)必每天查閱公共文件夾是否有相關(guān)要處理的文件，填先《客戶投訴處理單》，品質(zhì)主任務(wù)必告知跟單主管處理的時間。

3、主管根據(jù)品質(zhì)部的《客戶投訴處理單》，回復(fù)客戶并且把《客戶報告》填寫完整，將跟客戶溝通的結(jié)果寫清楚后放在已處理文件夾。

4、主管在填寫報表的時候務(wù)必寫的明了清楚，如果入庫一定要有和計劃部溝通怎樣制定入庫，避免有擠壓貨品的現(xiàn)象，整個過程由主管單獨跟進和溝通。這樣避免造成客戶的雙重投

訴。

三、具體工作：

1、收到訂單，與下單人聯(lián)系，核對訂單，發(fā)制作圖紙過來，另發(fā)一份給工藝部，算單、算料、做工藝圖，按平面圖制作生產(chǎn)執(zhí)行單，與客戶聯(lián)系確定預(yù)出貨日期。

2、按平面圖制作生產(chǎn)執(zhí)行單，更新訂單生產(chǎn)排程表，讓各部門負責(zé)人簽名確認貨期；

3、跟進生產(chǎn)進度，跟進工藝部在下單的3-4天內(nèi)把所有的輔料采購單下過來，馬上下來相應(yīng)的供應(yīng)商，在出貨前2天所有外采購單都要到位，而且必須與客戶協(xié)調(diào)好出貨時間；

4、在發(fā)貨前1-2天與客戶商量好發(fā)貨的貨運站，確定發(fā)貨期，貨期有變馬上通知各部門，把發(fā)貨通知單提前1-2天給到包裝部，發(fā)貨當(dāng)天安裝好車，發(fā)貨；

5、發(fā)貨后整理托運單與裝箱清單，傳真一份給客戶，復(fù)印1份給自己留底以便查詢，并在單上注明訂單名稱。

6、每個月底整理好本月的所有客戶意見反饋表，每個訂單都必須讓客戶回簽此表，托運單、裝箱清單。這個簡單，首先要了解公司的各產(chǎn)品的工藝流程，要求很熟悉，再把客戶作以分類，按客戶訂單量及金額分大客戶，中等和小客戶，如果生產(chǎn)正常，那就要保證生產(chǎn)排程的正常，交貨延期要提前給客戶知會、協(xié)商。其實呢業(yè)務(wù)跟單的工作就是了解客戶訂單情況，了解工廠生產(chǎn)情況，生產(chǎn)進度，保障交貨時間，協(xié)調(diào)公司生產(chǎn)、發(fā)貨安排與客戶需求等。

什么是跟單員 跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責(zé)的人，都是跟單員。跟單員的工作性質(zhì) 跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務(wù)開拓，對準(zhǔn)客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標(biāo)，既進行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。

（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對客戶的服務(wù)。

（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。

（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復(fù)：

（2）計算報價單

（3）驗簽訂單

（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理

（9）與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系 跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關(guān)，裝運等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。跟單員的工作特點： 跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財務(wù)，人事到總務(wù)都會有跟單員的身影出現(xiàn)。

特點是：復(fù)雜的，全方位的。

1． 責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。

2． 溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一

種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。

3． 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。

4． 工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5． 工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進出口貿(mào)易的實務(wù)和工廠的生產(chǎn)運作流程。跟單員的素質(zhì)要求： 跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。

（2）預(yù)測能力。能預(yù)測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

（6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內(nèi)管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關(guān)等知識。跟單員的工作內(nèi)容及知識，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）?；A(chǔ)外語及函電往來。.物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）.生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關(guān)知識。

5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識。

一，跟單流程簡圖

資源開發(fā) 資源開發(fā)

1.根據(jù)客人的需求尋求開發(fā)目標(biāo)，以考慮原有配合良好的資源為先開發(fā)新資源

2.充分考慮資源的綜合能力包括生產(chǎn)能力，品質(zhì)控制能力以及財務(wù)能力

3.資源的便利性：便于跟單便于出貨

4.擇優(yōu)選取

打樣

1.了解客人對產(chǎn)品的要求 打樣

2.與工廠溝通以便工廠充分掌握產(chǎn)品的開發(fā)條件并予以實施

3.掌控工廠的打樣過程并取得產(chǎn)品形成的所有因素

4.跟進樣板的修改與確認

生產(chǎn)控制

1.參與首版的生產(chǎn)，確認從半成品到成品的可行性

2.了解并落實產(chǎn)品的生產(chǎn)進度

3.對半成品及成品進行定期檢驗及時解決生產(chǎn)出現(xiàn)的品質(zhì)問題

檢驗與出貨

1.日常,中期和末期檢驗檢驗與出貨

2.配合及通過客戶檢驗

3.監(jiān)督工廠按時按規(guī)裝柜

4.獲取出貨資料

（一）業(yè)務(wù)客戶備案流程

（二）產(chǎn)品下單流程

1）收到業(yè)務(wù)客戶寄樣或下單的客戶 建立客戶跟蹤表

2）填寫樣品或訂單制造單

3）訂單評審（業(yè)務(wù)、工程、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)、跟單）

4）給各部門簽字確認，跟單發(fā)放簽名的制造單給相關(guān)部門，并在訂單背面簽名

無，異常，無，異常

如有異常，通知（業(yè)務(wù)、工程、采購、生產(chǎn)、品質(zhì)、跟單），解決異常

繼續(xù)跟進

5）跟進樣品或訂單生產(chǎn)與采購進度并隨時知會業(yè)務(wù)

6）了解客戶公司背景、經(jīng)營范圍、公司性質(zhì)、勢力等

7）生產(chǎn)將要做好的產(chǎn)品貼好標(biāo)簽點亮通知業(yè)務(wù)拍照

每個家具企業(yè)的情況是不同的，有生產(chǎn)凳子的、桌子的、家居的、臥室套房的、沙發(fā)的、五金家居的等等，業(yè)務(wù)跟單的意思就是，跟蹤業(yè)務(wù)員下單情況的落實，跟蹤生產(chǎn)進度情況；另外最主要的一份工作就是售后服務(wù)問題，不過有的企業(yè)有專職的售后服務(wù)人員。在一些小型的企業(yè)業(yè)務(wù)跟單充當(dāng)這個角色?；镜墓ぷ髁鞒淌牵?/p>

1、跟進業(yè)務(wù)員下單情況，并予以匯總；

2、將訂單派送至生產(chǎn)車間及設(shè)計部、采購部（有的企業(yè)有PMC）；

3、跟蹤生產(chǎn)進度及物料情況，不影響訂單的貨期；

4、處理售后問題，接收傳真等；

5、回款的記錄及業(yè)務(wù)量的統(tǒng)計?；镜墓ぷ骶褪沁@些，大部分制造業(yè)的跟單流程都是一樣的，具體區(qū)別于有的工作細節(jié)是否由業(yè)務(wù)員來做 客戶溝通(報價，詢盤)--確認訂單(預(yù)付款，LC等)--安排訂單(交生產(chǎn)部門或外廠)--跟進生產(chǎn)情況，確認交貨時間--告知客戶--安排檢驗--訂艙發(fā)貨--收匯--后續(xù)服務(wù)等

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第四篇：跟單員工作流程

跟單員工作流程

一、接收業(yè)務(wù)主管發(fā)貨通知

（1）收集資料：收集與生產(chǎn)相關(guān)的所有信息資料，包括生產(chǎn)廠家、訂單數(shù)量、領(lǐng)交貨日期、樣衣、樣板、工藝單、面輔料物料卡、面輔料質(zhì)量檢測報告等。認真核對各生產(chǎn)資料的完整性及吻合性，檢查資料的正確性。

（2）資料分析：根據(jù)樣衣及各生產(chǎn)資料對訂單進行分析，找出大貨生產(chǎn)中的難點及有可能出現(xiàn)質(zhì)量問題的環(huán)節(jié)或工序，制定預(yù)防措施。檢查樣衣卡上注明的更改事項，做好記錄，生產(chǎn)前與工廠相關(guān)人員溝通，提前預(yù)防。檢查訂單貨品有無外發(fā)特種工藝，包括印繡花、打欖、打條、洗水等，并做好記錄。

（3）生產(chǎn)計劃：按照合同貨期對整單訂單出貨做出初級生產(chǎn)計劃，待到工廠后根據(jù)工廠工人數(shù)量及產(chǎn)能，與工廠負責(zé)人協(xié)商，按合同期制定出合理、可行的生產(chǎn)計劃，工廠負責(zé)人確認簽名，產(chǎn)中按生產(chǎn)計劃及時跟蹤。

二、工廠倉庫面、輔料盤點及裁床跟蹤

（1）面、輔料盤點及檢驗：跟單員到工廠后，首先要熟悉工廠各部門負責(zé)人，然后了解面、輔料的到廠情況，督促工廠對入庫的面、輔料根據(jù)發(fā)貨單詳細盤點，由工廠負責(zé)人簽收，若出現(xiàn)短少現(xiàn)象要親自參與清點并確認，并要求工廠對所有面、輔料進行質(zhì)量檢驗。

（2）檢查裁床鋪料、核對嘜架：工廠安排裁床鋪料準(zhǔn)備開裁前，跟單員應(yīng)認真檢查裁床鋪料、核對嘜架，檢查鋪料層數(shù)是否正確、拉布長度是否符合要求，核對嘜架與排料圖是否一致，有無漏排，嘜架上裁片絲縷是否正確等，無誤后通知工廠開裁。

（3）裁床用料單的填寫及公司確認：按裁床實際單耗、用量，各色各碼實裁數(shù)量要求工廠完整填寫裁床用料單，并交公司確認。、（4）面、輔料補領(lǐng)及剩余物料數(shù)量核對：根據(jù)雙方確認后的單耗，共同核對面輔料的溢缺值，如有欠料及時落實補料事宜，如有溢余需督促工廠節(jié)約使用，并做好余料數(shù)量核對，杜絕浪費現(xiàn)象。

（5）驗片、打號：要求工廠對裁片質(zhì)量進行檢驗，次品裁品及時換片，不允許流進生產(chǎn)車間，并對裁片進行編號，粘襯裁片安排粘襯。

（6）特種工藝外發(fā)：如有外發(fā)特種工藝的，檢查是裁片還是半成品或成片外發(fā)加工，如裁片加工，及時與特種工藝跟單溝通，盡快將裁片外發(fā)，如果是半成品外發(fā)，應(yīng)要求工廠優(yōu)先將需外發(fā)的上線生產(chǎn)，單量大的可分批交特種工藝跟單安排外發(fā)。所有特種工藝完成后，要求工廠對其檢驗，不合格的需換片補做，特種工藝裁片裁剪時可適量多裁一點。

三、產(chǎn)前封樣及生產(chǎn)安排

（1）首件封樣：要求工廠按照樣衣及生產(chǎn)資料封樣，封樣必須做與樣

衣不同顏色，碼數(shù)為L碼，以便檢查面輔料及樣板的正確性。

（2）首件封樣檢驗：根據(jù)樣衣和生產(chǎn)資料對車間封樣進行細致、全面的檢驗，包括工藝的正確性、車縫質(zhì)量、尺寸、面輔料應(yīng)用、手工及整燙等，并交公司工藝部、品控部及后道封樣確認。如發(fā)現(xiàn)工藝、面輔料或生產(chǎn)中易出現(xiàn)，但無法避免的問題要及時反饋到公司相關(guān)部門，及時落實解決。

（3）開產(chǎn)前會議：召集工廠管理及負責(zé)生產(chǎn)的工人，將訂單生產(chǎn)的難

點和封樣暴露出的問題進行分析，并將解決措施告知所有生產(chǎn)人員，將公司的工藝要求、品質(zhì)要求、貨期的要求、款式、面料特性對工廠生產(chǎn)人員進行講解，并做好記錄。要求工人將會議的內(nèi)容貫徹落實到生產(chǎn)的每個環(huán)節(jié)中。

四、產(chǎn)中質(zhì)量管控和生產(chǎn)進進度度跟蹤

（1）質(zhì)量控制：協(xié)助工廠順線，解決生產(chǎn)現(xiàn)場發(fā)生的問題，對生產(chǎn)中的每個環(huán)節(jié)每道工序進行跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)問題與工廠負責(zé)人溝通并落實解決，對每日生產(chǎn)的貨品進行抽查，并做好半成品、成品的檢驗報告，工廠負責(zé)人簽名，檢查出的問題要求工廠及時整改，并檢查整改結(jié)果。

（2）生產(chǎn)進度跟蹤：跟據(jù)生產(chǎn)計劃表，跟蹤工廠生產(chǎn)進度，如發(fā)現(xiàn)生

產(chǎn)進度無法達到計劃，應(yīng)及時跟工廠負責(zé)人溝通，制定解決措施，包括增加生產(chǎn)人員、優(yōu)化生產(chǎn)流水線或加班等，如仍無法按時完成應(yīng)及時匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。

五、交貨及對帳

（1）工廠送貨及貨品入庫跟蹤：跟蹤工廠送貨情況，并將工廠的檢驗

信息傳遞到公司的檢驗部門。后道總檢及品控檢驗出的問題要及時反饋至工廠，要求工廠及時改正。回修間的回修品要求工廠及時修改，并跟蹤貨品入庫。需報次、報廢的協(xié)助工廠解決。

（2）退料及對帳：要求工廠將訂單的剩余物料及與生產(chǎn)相關(guān)的資料退

回公司，并及時對帳。

六、總結(jié)分析：

對整單訂單的生產(chǎn)情況進行分析，總結(jié)訂單的完成質(zhì)量，好的工作方法繼續(xù)保持，不足之處，制定改善措施，找出提升方法，為以后的工作總結(jié)經(jīng)驗。

第五篇：跟單員工作流程

跟單員的工作流程

一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）Documentary Handler 跟單員是指在企業(yè)運作過程中，以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品，跟蹤服務(wù)運作流向的專職人員。（不能兼職，替代）所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責(zé)的人，都是跟單員。

二。跟單員的工作界定： 跟單員廣泛存在于訂單型生產(chǎn)企業(yè)和進出口外貿(mào)企業(yè)中，跟單員的工作性質(zhì)與特點隨企業(yè)的規(guī)模與性質(zhì)而有所區(qū)別，但跟單員總的來說是作為業(yè)務(wù)跟單與生產(chǎn)跟單而存在的。

1． 業(yè)務(wù)跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產(chǎn)品已有了興趣，有購買意向的人進行跟進。以締結(jié)業(yè)務(wù)，簽定合同為目標(biāo)的一系列活動。對外叫業(yè)務(wù)員or 業(yè)務(wù)助理。

2． 生產(chǎn)跟單：對已接來的訂單進行生產(chǎn)按排。對生產(chǎn)進度進行跟蹤，按期將貨物送到客戶手中。對內(nèi)叫：業(yè)務(wù)經(jīng)理or生產(chǎn)主管or總經(jīng)理助理。不管是外貿(mào)公司的跟單員，還是工廠企業(yè)里的跟單員，他們基本職責(zé)都是由“業(yè)務(wù)跟單”和“生產(chǎn)跟單”兩部分構(gòu)成。

三。跟單員的工作定位：(工作性質(zhì))跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業(yè)務(wù)開拓，對準(zhǔn)客戶實施推銷跟進，以達成訂單為目標(biāo)，既進行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。

（3）傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播出去。

（4）推銷產(chǎn)品：主動與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對客戶的服務(wù)。（6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。（7）分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。

跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進客戶，因此跟單員要：（1）函電的回復(fù)：（2）計算報價單（3）驗簽訂單（4）填對帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記（6）客戶檔案的管理（7）客戶來訪接待

（8）主管交辦事項的處理（9）與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系

跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進行跟蹤，即進行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點是生產(chǎn)進度，貨物報關(guān)，裝運等。

因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

四。跟單員的工作特點： 跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財務(wù)，人事到總務(wù)都會有跟單員的身影出現(xiàn)。特點是：復(fù)雜的，全方位的。

1． 責(zé)任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。

2． 溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。

3． 做好客戶的參謀：跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。

4． 工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5． 工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉進出口貿(mào)易的實務(wù)和工廠的生產(chǎn)運作流程。五。跟單員的主導(dǎo)意識： 什么是主導(dǎo)意識？就是全局觀念 你要對所處的環(huán)境，擔(dān)負的任務(wù)及產(chǎn)生的結(jié)果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導(dǎo)意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要戰(zhàn)勝對方，要進球。作為跟單員的跟單工作也同樣如此，不是我將訂單下了就沒事了，你們?nèi)绾紊a(chǎn)？何時完成？出來的產(chǎn)品怎樣？與我無關(guān)，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導(dǎo)意識。有責(zé)：全局意識，責(zé)任感，對一切負起責(zé)任。有方：有辦法，有主意，遇到問題有解決的能力 有效：有效率，有結(jié)果。目標(biāo)要達到：所有工作以最終結(jié)果，最終目標(biāo)作為我們的指導(dǎo)思想。最終失敗了，就沒什么好說的?？傊?，主導(dǎo)意識的你心中要裝著大目標(biāo)，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部分。而不是以某一個人，一個部門來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環(huán)節(jié)涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領(lǐng)導(dǎo)，而是要給他們布置任務(wù)，明確目標(biāo)，提供條件。你的目標(biāo)很明確：就是對最終結(jié)果負責(zé)。

六。跟單員的素質(zhì)要求：（跟單員的訓(xùn)練）跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

（1）分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。

（2）預(yù)測能力。能預(yù)測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

（3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

（4）專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

（5）與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。（6）人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過他們來完成自己想要做的事。

（7）法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法，守法，懂法，用法。

（8）談判能力。有口才，有技巧。

（9）管理與推銷能力。對外推銷高手。對內(nèi)管理行家。

（10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關(guān)等知識。

七．跟單員的工作內(nèi)容及知識，技能要求： 跟單員的工作內(nèi)容主要有：外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單，物料采購跟單，生產(chǎn)過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）。

1.出口貨物跟單；（外貿(mào)業(yè)務(wù)跟進）了解基本外貿(mào)知識：（談判，報價，接單，簽合同 等等）?；A(chǔ)外語及函電往來。2.物料采購跟單。（業(yè)務(wù)跟進）懂營銷，懂產(chǎn)品。（物料，性能，使用，保養(yǎng)）3.生產(chǎn)過程跟單（生產(chǎn)進度跟進）懂生產(chǎn)，懂管理，懂溝通。4.貨物運輸跟單（出貨跟進）貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關(guān)知識。

5.客戶聯(lián)絡(luò)跟蹤（客戶接待）：了解對客戶的管理，懂國際禮儀知識：

八．跟單員工作的重要性： 企業(yè)之生存與發(fā)展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業(yè)的主生命線和管理制高點。而作為訂單的跟進者——跟單員的工作跨越了企業(yè)運作的每個環(huán)節(jié)，它是企業(yè)內(nèi)各部門之間及企業(yè)與客戶之間相互聯(lián)系的中心區(qū)紐和橋梁，是一個企業(yè)的窗口和門戶。從圖表我們可以更清楚地得到論證： 跟單員工作部門關(guān)聯(lián)圖：（P。4）跟單員：對外：業(yè)務(wù)部門（國內(nèi)，國外貿(mào)易部，）客戶（國內(nèi)，國外客戶，外貿(mào)公司，中間商）運輸（海運，空運，汽運，鐵路運輸，集裝箱，快遞公司）政府/金融（海關(guān)，銀巷，稅務(wù)，商檢，保險）對內(nèi)：計劃/物料（生產(chǎn)計劃，物料進度，報價）制造部門（生產(chǎn)進度，樣品制造）技術(shù)/品管（產(chǎn)品規(guī)格，新品開發(fā)，估價，產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)）財務(wù)/資財（出貨管制，成品倉，準(zhǔn)確報價，包裝防護，匯率結(jié)算）行政部門（派車，放行，報關(guān)，船務(wù)）跟單員工作流程關(guān)聯(lián)圖：（P。5）客戶——訂單處理中心——訂單——訂單處理中心——生產(chǎn)部門——生產(chǎn)計劃——采購部（庫存查詢）（出貨傳票）——供應(yīng)商——進料——倉庫——生產(chǎn)轉(zhuǎn)換——倉庫——出庫

跟單業(yè)務(wù)員工作流程

（二）第二講 外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單

本章要點：接單與審單 進出口貨物的基本程序 外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進行貨物的進出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。

貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。

（2）確認書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書（SALES CONFIRMATION）和購貨確認書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進出口。還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認。

4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達成交易，訂立合同的一種確定的表示。二．審單：即審核合同

1．審單內(nèi)容： 確認產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2．審單方法：

（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？ 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。（2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件。（3）數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2。5%，有的認為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。（4）單價，總額的審查：

1． 客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價。

2． 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）

（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有： FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）

C&F（Freight or Carriage Paid to?..）運費付至指定目地的交貨 CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格

常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：

（1）FOB價格換算為其它價： CFR價 = FOB價 + 運費 FOB價 + 運費 CIF價 =-----------------------1運費 CFR價 = CIF價 X（1 – 投保加成 X 保險費率）（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。2.支付的貨幣能否接受？（7）包裝要求的審查：

1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？ 2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3． 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查（1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短。可以是2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1． 寄目錄，樣本：

2． 準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品，以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：

（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳。（2）新品的成本，價格要進行核算。（3）新品的制作要留有實樣。（4）客戶的來樣要保存好原樣。三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當(dāng)局申請進口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點：.單價條款要明確（FOB, CFR, CIF）2.交期要明確.付款條件要明確（L/C, T/T）

四．出口貨物跟單的基本程序： 出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上，開證的國家有無貿(mào)易往來？開證行的資信？公司審開證人和受益人對否？L/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？ 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的，我們負責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。

A． 貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸

B． 制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C． 跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔 五．進口貨物跟單的基本程序：

就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉，申請開證，催交裝運，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗收等。

跟單業(yè)務(wù)員工作流程

（三）第三講 物料采購及物料進倉跟蹤

這一章里，我們要掌握：物料采購跟單的基本要求 物料采購跟單的原因 物料采購跟單的流程 物料采購跟單的方法策略 物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期更進行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。

一．采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價）二．物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：

（1）供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。制程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成。等原因。

（2）企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

（3）溝通方面的原因：信息交換不及時。三.物料采購跟單流程：

（1）制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認物料需求量，制定訂單說明書，發(fā)出訂購單。（制作采購單P。26），將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。

（2）訂單跟蹤 對長期合作的，信譽好的供應(yīng)商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。（3）物料檢驗 確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題(4)物料進倉 協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題

四．物料采購跟單的方法策略： 催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。1． 催單的方法：

(1)按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進料日期提前一定時間進行跟催。有：聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。統(tǒng)計法：將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進行跟催。跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)的訂單。

（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。

跟單業(yè)務(wù)員工作流程

（四）第四講 生產(chǎn)跟蹤：（生產(chǎn)過程跟單）

本章要掌握：生產(chǎn)過程跟單的基本要求 生產(chǎn)過程跟單的流程 生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨。所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進度，查看質(zhì)量。

一．生產(chǎn)過程跟單的基本要求：

1按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲。按時交貨跟單的要點：

2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。二．生產(chǎn)過程跟單的流程：

1． 下達生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2． 分析生產(chǎn)能力 生產(chǎn)通知單下達后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？

3．制定生產(chǎn)計劃： 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。4.跟蹤生產(chǎn)進度

（1）生產(chǎn)進度控制流程：（2）生產(chǎn)進度控制作業(yè)程序

（3）生產(chǎn)進度控制重點： A．實際進度與計劃進度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因： 1． 原計劃錯誤 2． 機器設(shè)備有故障 3． 材料沒跟上。4． 不良率和報廢率過高 5． 臨時工作或特急訂單的影響。6． 前制程延誤的累積 7． 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高

（4）跟蹤生產(chǎn)進度的表單： 有：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進度差異分析表，生產(chǎn)進度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進度跟蹤表。

5.交期延誤： 如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題： 客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，（或增加，或減少）。有包裝上的。（彩印，或白合）。有交期的變更。（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲，時間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要承擔(dān)。

第五講 貨物運輸跟單

本章要點：出口貨物的跟單流程 進口貨物的跟單流程 集裝箱貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒?貨運單證的繕制 貨物的通關(guān)與報關(guān)。

貨物運輸主要有海運，空運，鐵路，陸運，集裝箱。出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據(jù)，協(xié)助報關(guān)員進行貨物的通關(guān)與報關(guān)。貨物運輸跟單流程： 跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區(qū)別。我國進出口貨物運輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\，并用集裝箱為承載容器。這里我們講三種貨物運輸?shù)母鷨瘟鞒蹋?/p>

1． 海運出口貨物的跟單流程： 視貿(mào)易條件的不同而不同，F(xiàn)OB成交，出口方不要租船訂倉。CNF=CFR 出口方不要辦保險。CIF出口方要租船訂倉還要辦保險。我們出口都希望用CIF成交。

（1）報驗：收到LC 或貨款，審核無誤后，貨也備好，向商檢機構(gòu)申報。（2）租船訂倉：與船公司或貨代聯(lián)系。（3）辦保險：CIF價，我們要投保

（4）貨物集港：出口單位要在船公司通知的時間內(nèi)將貨物發(fā)運到港區(qū)內(nèi)的指定貨場或倉庫。

（5）報關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前24小時向海關(guān)辦理申報手續(xù)。（6）裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。

（7）發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括：LC或SC號，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。（8）支付運費：

（9）退關(guān)：已完成報關(guān)手續(xù)放行的貨物，因特別情況，如無艙位，貨短少。不能裝船，要向海關(guān)申報退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運輸工具結(jié)關(guān)之前或自退運之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。

2． 海運進口貨物的跟單流程： 也視貿(mào)易條件不同而有不同。CIF CFR條件進口，由出口方租船訂艙。我們進口貨物大都按FOB貿(mào)易條件進口。我們自已安排船。跟單程序如下：（1）租船訂艙：

（2）發(fā)派船通知：船位訂下后，將船名，船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。

（3）辦保險：我們收到國外賣方裝船通知后，即向保險公司辦理投保。（4）匯集單證：各種進口單證是辦理進口報關(guān)，報驗，接交等不可缺少的憑證。

（5）辦理商品登記：凡法檢商品貨到后，我們要憑進口貨物通知單向口岸商檢機構(gòu)登記。而后海關(guān)才受理報關(guān)。

（6）報關(guān)：所有進出口貨物都需向海關(guān)申報。貨物在經(jīng)海關(guān)查驗與申報內(nèi)容一致才可放行。

（7）監(jiān)卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進口貨物按提單，標(biāo)記，嘜頭清點件數(shù)，驗看包裝后撥交給進口方。（核對標(biāo)記對否？是不是應(yīng)接的貨。對破損的貨物內(nèi)外包裝要有記錄，作現(xiàn)場拍照。查清損失的具體數(shù)量，查明殘缺的原因和責(zé)任人，索要證明以進行索賠。3． 集裝箱運輸貨物的跟單流程： 出口跟單流程：（1）訂艙（訂箱）。按貨的體積訂箱。20’ 29 – 30 17.5t 40’58 –61 22.5t 40’H 68-71 27.5t(2)接受托運,發(fā)送空箱

（3）整箱貨的裝箱與交貨：裝箱前（不得晚于裝箱前24小時）向海關(guān)辦理報關(guān)。

（4）拼箱貨的裝箱與交貨：貨送貨運站。該站人員清點接收。（5）貨物進港：在船吊裝前24小時截止貨進港。（6）換取提單：貨進場的收據(jù)是換取提單的憑證。（7）裝船：（8）寄送資料： 進口：

（1）寄送資料（起運港的船公司在貨船到港前〈近洋24小時，遠洋7天〉用傳真或郵寄向卸貨港提供提單副本，艙單，裝箱單等貨物清單。

（2）分發(fā)單證：船公司或其代理應(yīng)及時地將起運港寄來的有關(guān)貨運單據(jù)分別送給有關(guān)的進口貨代或收貨人。以使貨到港前做好準(zhǔn)備。

（3）發(fā)到貨通知：船公司預(yù)告到港日，船到港后發(fā)正式到貨通知。（4）換取提貨單：收貨人持正本提單向船公司換取提貨單。（5）卸船提貨：辦理進口報關(guān)。

（6）提貨時發(fā)現(xiàn)鉛封損壞，或箱子破損，要與貨運站共同簽認，以便向船公司索賠。4． 貨運單據(jù)的制作：

（1）海運單據(jù)：裝船通知(Shipping Advice)主要內(nèi)容：L/C 號或S/C號，品名，數(shù)量，箱數(shù)，金額，船名，開航日，到港日等。

（2）航空運單（Airway Bill）是運輸單據(jù)，而不是提貨的憑證。（3）集裝箱貨運單據(jù)：托運單（9聯(lián)單）和 裝箱單 5． 貨物的通關(guān)與報關(guān)流程及操作：

（1）貨物的通關(guān)程序及流程：接受申報 ——審核單證——查驗貨物——辦理征稅——放行。

（2）貨物的報關(guān)則包括：進出口申報——查驗——交稅——提貨或裝貨。