第一篇：公司合同歸檔辦法

南京鋒尚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同歸檔辦法

一、公司合同按內(nèi)容共分為三類

1、工程合同，合同編號：南鋒房(工)合200X-XXX號

包括：規(guī)劃、設(shè)計、勘察、監(jiān)理、造價咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設(shè)備購買及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計、施工合同?

2、宣傳合同，合同編號：南鋒房(宣)合200X-XXX號

包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計、制作、宣傳品設(shè)計、印刷合同

3、行政合同，合同編號：南鋒房(行)合200X-XXX號

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動合同、借款協(xié)議等

二、合同接收程序

合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會簽審批單及合同）存檔時，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接后，首先對合同進行分類、蓋上合同編號章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時將合同信息登記在“合同”文件夾內(nèi)對應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號與PDF格式的文件進行超級鏈接。第三，將正本合同存放在獨立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按編號先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。

四、合同補充協(xié)議接收、存檔程序

由于合同變更而產(chǎn)生補充協(xié)議時，接收程序同上。存檔時，要將合同補充協(xié)議編號為：南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協(xié)議1（當(dāng)合同多次變更時，補充協(xié)議的編號順應(yīng)為南鋒房(X)合200X-XXX號—補充協(xié)議2，……）。補充協(xié)議要與原合同一起保存在同一個檔案盒內(nèi)。PDF格式的補充協(xié)議要與原合同的PDF文件進行合并，同時更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說明：有補充協(xié)議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯(lián)（白色）和《入庫單》（白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進行合并。同時更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關(guān)信息。

六、副本合同向財務(wù)部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號后，應(yīng)由檔案室交財務(wù)部保管，雙方交接合同時要在《檔案移交登記 本》上簽字確認(rèn)，包括：合同名稱、移交時間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽字?！稒n案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣，財務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財務(wù)部的《檔案接收登記 本》上簽字確認(rèn)。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動硬盤上，移動硬盤保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。

第二篇：合同歸檔整理

檔案整理

在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專人兩日內(nèi)負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺賬，同時，法務(wù)部專人每兩周應(yīng)查對已經(jīng)用印并錄入合同編號的合同的歸檔情況，對于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時上報。合同臺賬明細(xì)必須至少包括以下主要內(nèi)容：合同編號、合同對方、合同標(biāo)的、合同金額、簽訂時間、最終簽署人、合同正本份數(shù)、有無變更或解除或其它事項的備注等。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附掃描件）

（二）合同審批表。（附掃描件）

（三）與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。（附掃描件）

（四）合同對方當(dāng)事人資信證明材料，包括但不限于加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、特定行業(yè)的設(shè)立或運營許可證明等。

（五）或有的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、個人身份證明，當(dāng)對方簽字人不是其法定代表人時，應(yīng)當(dāng)向其索取由其公司簽發(fā)的法定代表人身份證明書、對代理人的授權(quán)委托書，對方為自然人的應(yīng)當(dāng)索取其身份證明。

合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由合同承辦人五日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專門人員負(fù)責(zé)將其補充到合同臺賬中，其中若屬于法務(wù)部承辦事項的有關(guān)資料由法務(wù)部自動歸檔。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同履行中或有的電傳、信函、電報、圖表等。（附掃描件）

（二）或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。（附掃描件）

（三）或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。（附掃描件）

（四）其它應(yīng)當(dāng)存檔的合同相關(guān)資料。（附掃描件）

法務(wù)部應(yīng)當(dāng)每月末比對合同臺賬，檢查已審批用印的合同相關(guān)資料是否歸檔完畢，對于合同編號已經(jīng)登記在合同臺賬，但承辦部門沒有上交的合同資料，由

法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交；對于已經(jīng)備注在合同臺賬、但承辦部門沒有上交的涉及合同變更解除或糾紛處理涉及的有關(guān)資料，由法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交。

合同承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同履行，辦理相關(guān)事項，重大合同每季度填寫《合同履行情況統(tǒng)計表》報法務(wù)部備案。

《合同履行情況統(tǒng)計表》應(yīng)包括合同編號、合同對方、合同標(biāo)的、合同履行階段、合同收付款金額、對方資信狀況、或有的履行爭議以及違約情況等。

第三篇：合同歸檔管理辦法

板府辦[2012]xx號

印發(fā)《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》的通知

各村（居）委會、部門、單位：

《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》業(yè)經(jīng)鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

××鎮(zhèn)人民政府辦公室

二○一二年一月xx日

××鎮(zhèn)人民政府辦公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強合同管理工作，促進依法理財和各項事業(yè)的發(fā)展，按照《中華人民共和國合同法》以及國家、省、市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)實際，制定本暫行辦法。

第二條本辦法所稱的合同是指××鎮(zhèn)機關(guān)部門、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位，鎮(zhèn)財政供養(yǎng)的市直屬機關(guān)基層分局（所），醫(yī)院、居委會以及各公辦中小學(xué)校幼兒園（下稱合同承辦部門）作為獨立的民事主體在參與社會經(jīng)濟和民事活動中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書面協(xié)議。具體包括：

（一）建設(shè)工程項目的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同；

（二）物質(zhì)、儀器、設(shè)備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規(guī)許可的前提下為其他單位提供擔(dān)保的合同；

（四）物業(yè)租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮(zhèn)政府利益的合同及服務(wù)合同等。

第三條合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規(guī)定的合同，其歸檔管理均應(yīng)遵守本辦法。

第二章相關(guān)管理機構(gòu)及職能

第四條鎮(zhèn)政府辦公室職責(zé)

（一）宣傳貫徹《合同法》和國家有關(guān)法律、法規(guī)，制定并組織實施鎮(zhèn)政府合同歸檔管理的規(guī)章制度；

（二）負(fù)責(zé)鎮(zhèn)政府對外合同簽字或委托簽字的審核和蓋章工作，如無合同編號的合同，一律不予蓋章；

（三）督促合同承辦部門及時將簽訂的合同送合同歸檔管理部門；

（四）負(fù)責(zé)已執(zhí)行完畢的合同的歸檔管理。

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第五條 合同歸檔管理部門職責(zé)

鎮(zhèn)財政所是鎮(zhèn)的合同歸檔管理部門，全面負(fù)責(zé)合同的歸檔管理工作。其主要職責(zé)是：

（一）對所有合同統(tǒng)一編號；

（二）按合同編號、內(nèi)容、甲乙雙方、要點摘要、時間、標(biāo)的、履行完畢等項目分類歸檔；

（三）督促合同承辦部門及時報送合同；

（四）負(fù)責(zé)對單位合同簽訂情況的日常抽檢；

（五）協(xié)助有關(guān)部門對合同簽訂后的履行情況進行監(jiān)督、監(jiān)察；

（六）對合同執(zhí)行期間的檔案資料安全負(fù)責(zé)。合同執(zhí)行完畢

3后移交至黨政辦檔案室。

（七）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第六條各合同承辦部門的職責(zé)

（一）簽訂合同前到鎮(zhèn)財政部門領(lǐng)取合同編號，如承包部門簽訂沒有合同編號的合同，財政所原則上不予補發(fā)合同編號及收付款項。

（二）簽訂合同后2個工作天內(nèi)要將1份合同正本送合同歸檔管理部門；

（三）監(jiān)督檢查本部門承辦合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，建立合同時限條款預(yù)警機制，定期向合同歸檔管理部門反映合同監(jiān)督管理情況；

（四）發(fā)生爭議的合同應(yīng)及時向合同主管部門和鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，參與爭議處理，及時提供處理爭議的有關(guān)證據(jù)；

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第三章合同的簽字和蓋章

第七條對外訂立的合同，原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章，嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有特殊情況的，需經(jīng)有關(guān)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第八條屬政府簽訂的合同，須由鎮(zhèn)長簽字或鎮(zhèn)長書面委托

4相關(guān)人員簽字，政府辦方可蓋章。屬部門對外簽訂的合同，須填寫《簽訂合同審批表》，經(jīng)主管鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由部門法人或負(fù)責(zé)人簽訂。

第九條對于兩頁以上的合同須標(biāo)明頁碼并加蓋騎縫章。

第十條簽訂的合同一般應(yīng)有一式四份，對方一份，合同承辦部門一份，合同歸檔管理部門一份，鎮(zhèn)財務(wù)會計一份。

第四章合同歸檔責(zé)任與紀(jì)律

第十一條合同承辦部門所有對內(nèi)、對外簽訂合同前，必須到合同歸檔管理部門領(lǐng)取合同編號；合同簽訂后要及時將一份送合同歸檔管理部門，一份送鎮(zhèn)財務(wù)部門。如工作失誤造成經(jīng)濟或其他損失，將依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第十二條合同歸檔管理部門必須依法并按規(guī)定的程序嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，督促合同承辦部門及時報送合同，開展日常抽檢，做好分類歸檔工作，加強合同日常保管，確保合同不損壞或遺失，否則將依照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第五章附則

第十三條本暫行辦法與上級新的文件規(guī)定相矛盾時，按上級文件規(guī)定執(zhí)行。

第十四條本辦法自2012年x月x日起施行。以前簽訂正在執(zhí)行的合同，合同承辦部門須于x月x日前將合同復(fù)印件（蓋合同承辦部門公章）交合同歸檔管理部門。

第十五條本暫行辦法由鎮(zhèn)政府辦公室負(fù)責(zé)解釋。6

第四篇：公司合同管理獎懲辦法

公司合同管理獎懲辦法

（一）規(guī)章概述

合同管理獎懲辦法是為了調(diào)動員工的積極性、推進合同法制化管理、嚴(yán)肅合同責(zé)任、維護企業(yè)合法權(quán)益而制定的。獎懲的對象是企業(yè)的合同管理人員。原則上以鼓勵為主，處罰為輔。凡是合同管理工作未出差錯的，均應(yīng)獲得獎勵；而在合同履行和合同糾紛處理中有重大過失或者故意而導(dǎo)致公司經(jīng)濟損失的，則要追究行政責(zé)任和經(jīng)濟責(zé)任。(范文網(wǎng)　004km.cn)因此，要有這樣一個規(guī)章，明確各方面的權(quán)利義務(wù)，做到有章可循。

（二）主要內(nèi)容

該規(guī)章的主要內(nèi)容包括規(guī)章的適用范圍、對合同管理人員的業(yè)績的考核、獎懲標(biāo)的的設(shè)定、獎懲的程序等。

（三）制作要求

制作要求是在起草該辦法時，一定要結(jié)合本公司的實際情況，明確獎勵與懲罰的具體條件和程序。

（四）范本

_____公司合同管理獎懲辦法

年　月　日發(fā)布（）法合獎字第　號

1.目的為提高合同的履約率、維護企業(yè)的合法權(quán)益、調(diào)動合同管理人員的積極性，根據(jù)公司合同管理辦法，制定本辦法。

2.適用范圍

本辦法適用于本公司的各級合同管理人員，包括法律顧問、專職和兼職合同管理員及部門領(lǐng)導(dǎo)。

3.考核

3.1考核方式：以簽訂合同數(shù)和合同標(biāo)的額作為考核指標(biāo)；

3.2考核組織：由公司人力資源部作為考核管理部門，法律顧問室和財務(wù)部派人參加，組織考核小組，決定考核的有關(guān)問題；

3.3考核程序：對全體符合條件的合同管理員進行總體評價，然后通過無記名投票方式，確定其屬于哪個檔。

4.獎勵

4.1凡是在1年內(nèi)簽訂合同總數(shù)在_____件以上或者合同標(biāo)的額在_____萬元以上，未發(fā)生糾紛爭議的，都可獲得公司頒發(fā)的優(yōu)秀合同管理員的榮譽稱號，并增加兩個月的平均獎金；

4.2凡是簽訂合同的標(biāo)的額在_____萬元以下，未發(fā)生糾紛的，可增加1個月的平均獎金；

4.3本單位的合同管理基礎(chǔ)考核總評分為全優(yōu)的，對主管的合同管理人員獎勵獎勵金_____元。

5.處罰

5.1凡是因經(jīng)辦人自身的過錯造成簽訂的合同發(fā)生糾紛的，扣罰本人1個月的平均獎金。給公司造成經(jīng)濟損失的，公司保留追究經(jīng)濟賠償?shù)臋?quán)利，并取消1年的評先資格。

5.2在訴訟或者仲裁過程中，不認(rèn)真對待，導(dǎo)致該贏的未贏，該少賠的未少賠，參與處理的經(jīng)辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。同時，取消評選資格。

6.程序

對合同管理人員的獎懲程序是：由考核小組提出考核意見，符合獎勵條件的，由人力資源部發(fā)文獎勵；給予處罰的，則由總經(jīng)理辦公會議討論決定，由人力資源部發(fā)文通知本人及全公司。

7.附則

7.1本辦法經(jīng)董事會討論通過，由總經(jīng)理發(fā)布施行。

7.2本辦法自發(fā)布之日起施行。

第五篇：檔案村級文件材料歸檔整理辦法

村級文件材料歸檔整理辦法

按照國家、省、市檔案局文件精神，進一步規(guī)范村級文件材料，保證村級文件材料的齊全完整，便于提供利用，現(xiàn)規(guī)定村級檔案整理方法（整理步驟）。

一、區(qū)分

按照市局統(tǒng)一要求，我縣村級文件材料歸檔采用“保管期限-”分類方法。將收集來的各種文件材料按不同區(qū)分開來（一個一堆）。

二、劃分保管期限

在每個內(nèi)文件材料劃分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限內(nèi)排列順序，排序過程中應(yīng)遵循三個結(jié)合。即：級別、重要程度、時間。

四、整理

永久：裝袋，以件為單位，每件一袋（定期：可不裝袋，用線裝訂）。然后去掉金屬物，破損的進行裱糊。需說明，請示與批復(fù)，草稿與正文為一件，一次會議為一件。

六、蓋歸檔章：蓋在每件文件首頁右上角的空白處。

全宗號：檔案局給的固定號

：此件文件的年代

件號：即此件所在的順序號

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填寫目錄

件號：即此件所在的順序號

責(zé)任者：文件的作者，即文件的制作機關(guān)，部門或個人

文號：文件的字號，制作文件機關(guān)的發(fā)文號。如法政發(fā)

[2006]24號就是文號

題名：文件的標(biāo)題

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.頁號：文件的頁數(shù)

備考：需要說明的地方。

八、裝盒：填寫備考表，盒內(nèi)有需要說明的地方

九、脊背蓋章

全宗號：檔案局給的固定號

：此盒文件針對的年代

保管期限：此盒文件針對的保管期限（永久、30年）

起止件號（室）：此盒文件共有多少件，從幾至幾件。

例：1-25，說明此盒共有25件，即從1至25.法庫縣行政村文件材料收集歸檔范圍

1、村民委員會選派結(jié)果報告單；永久

2、本村關(guān)于黨（團）員名冊，培養(yǎng)和發(fā)展新黨（團）、黨員轉(zhuǎn)

正等材料；永久

3、協(xié)議、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各種補貼、發(fā)放明細(xì)、匯總表；永久

5、黨支部、村委會會議記錄；永久

6、審批、統(tǒng)計表（）；永久

7、本村土地證書、區(qū)域示意圖；永久

8、參合人員注銷登記表；永久

9、新增參合人員登記表；永久

10、注銷參合農(nóng)民基本信息；永久

11、本村協(xié)查結(jié)果反饋聯(lián)簽單；永久

12、低保發(fā)放明細(xì)表；永久

13、殘疾人自然狀況登記表；永久

14、遷入、遷出介紹信、分戶、落戶等存根；永久

15、戶卡、土地賬；永久

16、本村會計交接書；永久

17、本村村委會分工，三年任期目標(biāo)等方面材料；永久

18、本村的干部名冊；永久

19、法院、鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所關(guān)于本村民事、經(jīng)濟、裁定、判決

等材料；永久

20、本村村史、歷史沿革、大事記、家譜、族譜。歷任村領(lǐng)導(dǎo)的資料；永久

21、本村關(guān)于文化活動設(shè)施、村級圖書資料、村級文藝團體、民間藝人、手工技能、保護與開發(fā)等文件材料；永久

22、民兵、征兵、預(yù)備役軍人登記表、民兵花名冊、審批表等

文件；永久

23、本村干部任期屆滿或離任審計，資產(chǎn)審計材料；永久

24、本村農(nóng)民受益分配表冊；永久

25、本村關(guān)于集體及村民債權(quán)債務(wù)及其清理化解情況材料永久

26、本村招商引資形成的材料；永久

27、本村外出務(wù)工人員相關(guān)材料；永久

28、本村林權(quán)登記申請，林權(quán)登記證發(fā)放表；永久

29、自留山，家庭承包集體預(yù)留林地臺賬；永久

1、省、市、縣委縣政府減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)的各種材料30年

2、加強村級管理規(guī)定30年

3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)對村里下發(fā)的各種材料30年

4、本村各種季報表30年

5、本村選民名單30年

6、承包各種合同、協(xié)議（30年以下的）30年

7、本村關(guān)于護林防火、村規(guī)民約等材料30年

8、本村婦女工作會議記錄、培訓(xùn)、競賽活動等材料30年

9、本村文明家庭各種活動的文件材料30年

10、本村司法調(diào)解工作會議記錄30年

11、本村綜合治理、治安保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等協(xié)議書文件材料 30年

12、本村計劃生育總結(jié)、計劃、宣傳教育、統(tǒng)計、登記臺賬等材料30年

13、本村專業(yè)戶、科技示范戶、典型戶情況調(diào)查材料30年

14、本村土特產(chǎn)品情況的材料30年

15、本村高齡老人生活補助的規(guī)定、名單30年

16、廉政建設(shè)、黨員教育等材料30年