第一篇：合同管理系統(tǒng)

工程管理（2）09550222

合同管理系統(tǒng)

合同管理系統(tǒng)，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營績效評估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺。

合同分類：合同依其標(biāo)的不同，劃分為一定的類型，包括：轉(zhuǎn)移標(biāo)的物所有權(quán)的合同(買賣合同、供用電水氣熱力合同、贈與合同)；轉(zhuǎn)移標(biāo)的物用益權(quán)的合同(租賃合同、融資租賃合同、完成工作的合同、承攬合同、建設(shè)工程合同)；給予信用的合同(借款合同)；提供服務(wù)的合同(運(yùn)輸合同、保管合同、倉儲合同、委托合同、行紀(jì)合同、居間合同)；轉(zhuǎn)移智慧成果的合同(技術(shù)合同)。

功能：業(yè)務(wù)管理是合同管理的核心需求，合同管理軟件必須解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問題，專注于企業(yè)合同管理的動態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合同審批、文本管理、履約監(jiān)督、結(jié)算安排、智能提醒合同收付款、項(xiàng)目管理、合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表輸出和決策支持等。各項(xiàng)子系統(tǒng):

合同起草：提供合同示范文本庫，起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式。

合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單。

工程管理（2）09550222 合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中。

結(jié)算管理：解決企業(yè)的資金管理，為合同細(xì)化了何時(shí)應(yīng)該結(jié)算賬款，無論是對收款還是付款均有重要意義，可以及時(shí)安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)，既保證按時(shí)守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

實(shí)際進(jìn)度：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。

商品管理：采用合同商品清單、詢價(jià)、報(bào)價(jià)表單管理對應(yīng)標(biāo)的物型號、規(guī)格等明細(xì)，可以按商品類型、交貨期等信息統(tǒng)計(jì)合同商品數(shù)量和金額，為公司市場策略、財(cái)務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等提供依據(jù)。

合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。

預(yù)警系統(tǒng)：系統(tǒng)自動掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策。

報(bào)表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。

第二篇：合同管理系統(tǒng)

SY-004:企業(yè)合同管理系統(tǒng)(ECMS)EnterPrise Contract Management System

－、客戶的業(yè)務(wù)問題

隨著競爭越來越激烈，很多企業(yè)在提出優(yōu)化管理的同時(shí)意識到信息化工作的必要性，如何盡快、迅速提高公司業(yè)務(wù)和人員運(yùn)作效率，增強(qiáng)公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關(guān)注的焦點(diǎn)！合同管理涉及到企業(yè)與外界經(jīng)濟(jì)活動的最直接前沿，如何有效的管理合同，是合同管理按企業(yè)規(guī)則有效運(yùn)行，是每個(gè)企業(yè)在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境中取得有利位置的重要手段。在企業(yè)的合同管理過程中，主要涉及：

項(xiàng)目管理 招標(biāo)申請 合同申請 合同審批 合同招標(biāo) 合同執(zhí)行 合同付款 合同檔案

八個(gè)大的方面，合同管理過程其實(shí)是企業(yè)管理中合同信息流的完整流動過程，當(dāng)一個(gè)合同管理信息流流動完成后，也就表示一個(gè)合同生命周期的完成。

二、產(chǎn)品滿足客戶的業(yè)務(wù)需求能力

企業(yè)合同管理系統(tǒng)(ECMS)能有效的將解決企業(yè)，機(jī)關(guān)等用戶的合同管理的需求，主要表現(xiàn)在：

1）以工作項(xiàng)目為數(shù)據(jù)的源頭，使企業(yè)的所有合同必須約束在以批準(zhǔn)的項(xiàng)目基礎(chǔ)上，有效制約了合同簽訂的隨意性，使任何合同均有據(jù)可依。

2）以工作流為基礎(chǔ)，將合同的審批納入企業(yè)規(guī)定的工作流范疇，避免手工辦理合同時(shí)審批過程的隨意性，不同類型的合同自動按規(guī)定的審批路徑進(jìn)行流轉(zhuǎn)。

3）在自動審批過程中，節(jié)約了大量的人力時(shí)間，避免因簽字不斷追找領(lǐng)導(dǎo)的繁瑣手續(xù)。

4）合同執(zhí)行過程透明公開，每一合同的簽訂到執(zhí)行完成均可有相關(guān)部門全程監(jiān)控。

5）合同執(zhí)行過程中實(shí)現(xiàn)合同金額的上限控制，有效的解決合同付款過程中的資金控制。

6）完善的合同臺帳，提供了企業(yè)每年成本控制的基本數(shù)據(jù)。

7）可與成本控制系統(tǒng)無縫集成。

8）支持企業(yè)所有合同的管理：材料采購合同，承包合同，承攬合同，對外承包合同，服務(wù)合同，基建合同等。

9）材料采購合同可與物質(zhì)管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，基建合同可與基建管理系統(tǒng)進(jìn)行集成，承攬合同可與項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行集成。

三.產(chǎn)品功能簡述

? 工作項(xiàng)目管理

企業(yè)計(jì)劃部門或綜合管理部門對批準(zhǔn)實(shí)施的工作項(xiàng)目進(jìn)行下達(dá)，同時(shí)可以下達(dá)項(xiàng)目資金作為執(zhí)行的控制依據(jù)。對項(xiàng)目進(jìn)行合同執(zhí)行過程管理，一個(gè)項(xiàng)目可以對應(yīng)多個(gè)合同

? 招標(biāo)申請

執(zhí)行部門對需要進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目首先申請招標(biāo)，通過工作流審批完成后，執(zhí)行部門進(jìn)行招標(biāo)環(huán)節(jié)，如果不需要招標(biāo)可直接進(jìn)入合同申請環(huán)節(jié)。

? 合同申請

項(xiàng)目執(zhí)行部門或項(xiàng)目主管部門對需要簽訂合同的工作項(xiàng)目起草合同文本及技術(shù)協(xié)議等文檔附件，通過工作流在網(wǎng)上進(jìn)行會簽。

? 合同招標(biāo)

如果需要招標(biāo)的合同，記錄合同招標(biāo)過程文檔，如乙方評價(jià)記錄，乙方資質(zhì)文件，招標(biāo)會簽記錄等。如進(jìn)行議標(biāo)記錄議標(biāo)記錄。

? 工作流

根據(jù)合同管理的生命周期，對應(yīng)的工作流有：招標(biāo)申請工作流，合同會簽工作流，合同變更工作流，乙方資質(zhì)審查工作流（備選），合同付款申請工作流，合同驗(yàn)收工作流（備選）? 合同審批

合同起草后，工作流自動實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，合同審批工作流能完成各類復(fù)雜的審批流程。

? 合同執(zhí)行

合同批準(zhǔn)后，進(jìn)入合同自行階段，包括大量的執(zhí)行過程文檔記錄。如：階段驗(yàn)收文檔，合同變更文檔，合同索賠文檔，合同驗(yàn)收文檔等。

? 合同付款

合同執(zhí)行階段，可以分階段進(jìn)行付款，付款前必須進(jìn)行付款申請，系統(tǒng)自動計(jì)算本次付款的最大金額，同時(shí)提醒質(zhì)保金和付款歷史。如果啟用項(xiàng)目資金控制，在付款申請?zhí)峤磺斑€將檢查本合同對應(yīng)項(xiàng)目的可用資金情況，如資金不足，則不能提交付款申請。

? 合同檔案

合同執(zhí)行完畢，合同管理部門對本合同進(jìn)行歸檔管理，修正存檔號。歸檔的合同進(jìn)入合同檔案管理，可以對合同進(jìn)行全面的合同管理，同時(shí)提供合同臺帳供合同管理人員使用。四.產(chǎn)品功能詳解

系統(tǒng)組成

項(xiàng)目管理

項(xiàng)目招標(biāo)管理是指針對成本中心下達(dá)的項(xiàng)目及項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行招標(biāo)活動進(jìn)行的管理，主要功能包括：項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目預(yù)算、供應(yīng)商及承包商、合作企業(yè)管理、評委專家?guī)旃芾?、招?biāo)準(zhǔn)備管理、招標(biāo)實(shí)施管理、招標(biāo)結(jié)束管理等，需要特別說明的是，項(xiàng)目必須來自成本中心下達(dá)的項(xiàng)目，而預(yù)算可能分為兩種情況：一種是帶預(yù)算的招標(biāo)，一種是不帶預(yù)算的招標(biāo)。帶預(yù)算的招標(biāo)結(jié)算時(shí)可以在可用預(yù)算范圍內(nèi)直接辦理結(jié)算，而不帶預(yù)算的招標(biāo)在結(jié)算時(shí)必須先追加預(yù)算才能辦理付款手續(xù)。項(xiàng)目準(zhǔn)備

項(xiàng)目準(zhǔn)備是合同管理的基礎(chǔ)，企業(yè)必須先對企業(yè)的所有工作進(jìn)行規(guī)劃，建立企業(yè)工作項(xiàng)目樹，然后各工作部門對企業(yè)下達(dá)的工作進(jìn)行項(xiàng)目申請和合同申請。

項(xiàng)目準(zhǔn)備按如下步驟進(jìn)行： 企業(yè)工作規(guī)劃類型管理 定義企業(yè)工作規(guī)劃模型 企業(yè)工作管理中心定義 工作管理中心工作規(guī)劃 各部門申請項(xiàng)目 項(xiàng)目下達(dá)

項(xiàng)目申請

項(xiàng)目申請是各承擔(dān)部門對企業(yè)規(guī)劃的工作分類進(jìn)行明細(xì)項(xiàng)目的申請，批準(zhǔn)后完成立項(xiàng)，然后才可以進(jìn)行合同準(zhǔn)備工作。

招標(biāo)管理

項(xiàng)目招標(biāo)管理將企業(yè)的招標(biāo)過程進(jìn)行全過程管理，項(xiàng)目的資料準(zhǔn)備開始，這項(xiàng)工作一般由各申請部門完成，通常也稱為企業(yè)內(nèi)部立項(xiàng)過程。立項(xiàng)資料準(zhǔn)備完畢后，由企業(yè)主管部門辦理相關(guān)的審定手續(xù)，并將審定手續(xù)登記到軟件系統(tǒng)中，批準(zhǔn)手續(xù)完成后，就可以確定本項(xiàng)目的資金來源了，至此為止，企業(yè)內(nèi)部的立項(xiàng)過程才可以正式結(jié)束。

根據(jù)不同部門、不同性質(zhì)的項(xiàng)目，可以靈活地選擇和組織不同的臨時(shí)招標(biāo)機(jī)構(gòu)或小組，招標(biāo)機(jī)構(gòu)確立時(shí)，也可在專家?guī)熘须S機(jī)選擇專家評委，專家評委可以選擇企業(yè)內(nèi)部專家，也可以選擇外面的專家，至此，招標(biāo)工作正式啟動。

招標(biāo)機(jī)構(gòu)著手準(zhǔn)備招標(biāo)文件，確定出臺或直接分發(fā)或網(wǎng)上發(fā)布的方式進(jìn)行標(biāo)書傳遞。

對通過資質(zhì)審查的承包商所提交的招標(biāo)文件進(jìn)行管理，投標(biāo)文件包括：封面，招標(biāo)文件目錄，商務(wù)文件，技術(shù)文件，商務(wù)文件又包括：招標(biāo)函、招標(biāo)授權(quán)、招標(biāo)報(bào)價(jià)表、分項(xiàng)報(bào)價(jià)一覽表，貨物說明一覽表，偏差表，招標(biāo)保函，資格證明文件，招標(biāo)文件修正文件，制造廠家資格及授權(quán)，交貨進(jìn)度表，招標(biāo)人現(xiàn)場代表派遣計(jì)劃表，超重或超尺寸貨物清單，主要設(shè)備、部件制造商名單及分包商名單，培訓(xùn)計(jì)劃，安裝，須調(diào)試和調(diào)試中提供安裝和相關(guān)服務(wù)，產(chǎn)品樣本，承諾書，備品備件制造構(gòu)件等。

而技術(shù)文檔則包括：技術(shù)說明，設(shè)備性能，參數(shù)保證，業(yè)績證明，質(zhì)量認(rèn)證證明文件，生產(chǎn)許可證明文件，標(biāo)準(zhǔn)檢測報(bào)告，技術(shù)規(guī)范/規(guī)格和圖樣，設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會安排，技術(shù)文件提交進(jìn)度表，施工計(jì)劃，工程機(jī)械設(shè)備清單等。

資料準(zhǔn)備完畢后，招標(biāo)機(jī)構(gòu)即可辦理招標(biāo)手續(xù)，開標(biāo)，評標(biāo)和定標(biāo)。招標(biāo)記錄文件有：供應(yīng)商評價(jià)記錄表，供應(yīng)商資質(zhì)審查表，招標(biāo)記錄表，談判記錄表，招標(biāo)結(jié)果記錄表，招標(biāo)結(jié)果會簽表，供應(yīng)商評分記錄表等。將相關(guān)記錄登記到軟件系統(tǒng)中，最后進(jìn)入合同簽訂手續(xù) 合同會簽

合同文書是在招標(biāo)工作完成后進(jìn)行的后續(xù)工作。本模塊主要完成合同法律文本的相關(guān)管理功能。包括合同規(guī)范文本，格式合同文本，合同文本起草，合同文本審批紀(jì)錄，合同文本鑒定等功能。

企業(yè)合同文本可以分為兩大類，一類是規(guī)范文本，一類是格式文本。兩類文本均可采用模板管理方式，以合同類型為基礎(chǔ)，將行業(yè)內(nèi)通用的規(guī)范文本作為標(biāo)準(zhǔn)合同文本，起草部門從模板中取得標(biāo)準(zhǔn)文本稍加修改后即可形成一個(gè)合同草本。

? ? ? ? ? 合同文本起草 待辦事宜 已處理任務(wù) 任務(wù)監(jiān)控 掛起任務(wù)

根據(jù)合同管理要求，可以設(shè)定很多網(wǎng)上審批的工作流，對需要的合同審批事項(xiàng)先定義號各類word 文檔的模板，然后企業(yè)人員需要申請時(shí)只要將內(nèi)容填好，然后有工作流自動完成網(wǎng)上審批工作。在網(wǎng)上起草申請，并發(fā)送給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。審批人可以在網(wǎng)上直接對申請內(nèi)容進(jìn)行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或簽名。申請內(nèi)容在多個(gè)審批人之間按順序自動流轉(zhuǎn)，審批過程即可以在建立審批模板時(shí)設(shè)定，也可以由起草者設(shè)定?？梢栽趯徟芾碇懈鶕?jù)單位要求設(shè)置模板的統(tǒng)一格式，可以設(shè)置每個(gè)模板的使用者、管理者和修改者。具有使用權(quán)限的用戶能夠使用模板起草申請；具有管理權(quán)限的用戶能夠在表單管理中管理使用該模板起草的申請；具有修改權(quán)限的用戶能夠?qū)δ０暹M(jìn)行維護(hù)。

審批的流程即可以采用固定流程，一個(gè)模板梆定一個(gè)流程的方式，也可以設(shè)定允許在流轉(zhuǎn)過程中自定義流程或修改已設(shè)定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復(fù)雜流程。

在審批中，可以按照角色進(jìn)行審批的流轉(zhuǎn)，可以通過相對路徑找到相應(yīng)的崗位，如審批者的上級領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)前審批者的上級領(lǐng)導(dǎo)。

流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發(fā)起人.在審批過程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注。可以實(shí)現(xiàn)催辦，督辦，統(tǒng)計(jì)。合同執(zhí)行管理

合同執(zhí)行管理是指自合同登記之日起到合同結(jié)束這一時(shí)間段的合同狀態(tài)。合同執(zhí)行管理主要就是對這一階段一個(gè)合同形成的各類狀態(tài)變更記錄，招標(biāo)記錄，驗(yàn)收記錄，工作進(jìn)度信息，通過進(jìn)度監(jiān)控，可以全面掌握一個(gè)合同的執(zhí)行情況，對合同的進(jìn)度進(jìn)行有效監(jiān)督，對合同付款進(jìn)度進(jìn)行有效管理。

項(xiàng)目合同和非項(xiàng)目合同均直接起草合同文本，合同文本可以直接手工輸入，也可以直接從合同模板中導(dǎo)入。合同模板管理可以有效地對企業(yè)的規(guī)范合同文本進(jìn)行管理，所有起草合同的部門均可直接使用合同模塊進(jìn)行合同起草。

合同文本必須登記到軟件系統(tǒng)中，在登記合同正本的同時(shí)，也必須將合同的所有附件同時(shí)進(jìn)行登記。

合同正文登記之前，由于管理的需要，必須將合同的基本項(xiàng)信息抽取出來，錄入到或補(bǔ)錄到合同信息主表中，常見的如合同乙方、合同金額、工程明細(xì)、合同進(jìn)度等。

合同各類信息登記完成以后，合同管理人員或承擔(dān)合同的部門必須編制合同進(jìn)度計(jì)劃和合同付款進(jìn)度表，以利用合同執(zhí)行階段的監(jiān)督。

合同文本起草：項(xiàng)目承擔(dān)部門或上級主管部門起草合同文本，提交到系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動選擇工作流進(jìn)行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，起草人只需要監(jiān)控流轉(zhuǎn)進(jìn)度即可直到合同目前審批的進(jìn)度。

合同會簽：工作流自動找到相應(yīng)的審批人，完成自動流轉(zhuǎn)，不可人工干預(yù)審批過程。

合同變更申請：當(dāng)合同執(zhí)行階段需要進(jìn)行合同變更時(shí)，相關(guān)部門提交變更申請，網(wǎng)上審批。合同變更審批：審批合同變更申請，批準(zhǔn)后變更有效，可依駁回申請。合同執(zhí)行文檔管理：管理合同執(zhí)行過程中的各類文檔，如階段驗(yàn)收報(bào)告，階段付款文檔，合同變更文檔等。

合同索賠管理：當(dāng)合同出現(xiàn)糾紛時(shí)，需要進(jìn)行合同索賠管理，記錄合同索賠相關(guān)文檔。

合同驗(yàn)收申請：合同驗(yàn)收申請，可選功能。合同驗(yàn)收審批：合同驗(yàn)收申請審批，可選功能。合同付款

可以對成本中心的付款申請功能進(jìn)行改造和加強(qiáng)，付款申請時(shí)必須附帶上合同號，經(jīng)審批后財(cái)務(wù)辦理付款時(shí)必須根據(jù)合同號結(jié)合付款計(jì)劃進(jìn)行付款，否則不予付款。

合同費(fèi)用管理主要是針對合同的預(yù)付款、階段付款、質(zhì)保金、索賠收款等進(jìn)行全面管理。同時(shí)對各類合同進(jìn)行費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，費(fèi)用分析，追加減少預(yù)算資金等。

如果企業(yè)的預(yù)算工作很細(xì)，則可以結(jié)合預(yù)算管理，在成本中心軟件中直接下達(dá)和變更預(yù)算，而付款時(shí)財(cái)務(wù)也可直接利用原有的預(yù)算控制合同的付款。

合同付款申請：可以對合同進(jìn)行多次付款，單合計(jì)付款不能大于合同總額。合同付款審批：對付款申請進(jìn)行審批。合同歸檔

合同管理部門定期對自行完畢的合同進(jìn)行歸檔處理，歸檔時(shí)校正合同號和合同歸檔號。歸檔后的合同自動結(jié)束，不可對本合同進(jìn)行任何操作。合同工作流

本系統(tǒng)涉及工作流如下：

? 招標(biāo)申請工作流（可選）? 招標(biāo)資料準(zhǔn)備工作流（可選）? 供應(yīng)商推薦工作流（可選）? 標(biāo)書審核工作流（可選）? 合同會簽工作流

? 合同變更申請工作流（可選）? 項(xiàng)目開工申請工作流（可選）? 項(xiàng)目驗(yàn)收工作流（可選）? 合同付款申請工作流

在每個(gè)工作流中，都包含了各種類型的分支處理，如合同付款申請工作流，在定義時(shí)將材料采購合同，燃料采購合同等多種判斷條件同時(shí)設(shè)置在一個(gè)工作流中即可，沒有必要對每種類型的合同單獨(dú)設(shè)置一個(gè)工作流，這樣將不利于工作流的管理，也不利于以后工作流的改變。合同臺帳

綜合查詢時(shí)針對領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)合同管理人員進(jìn)行的功能設(shè)置，主要對合同的原始資料，合同執(zhí)行進(jìn)度，合同的付款，合同的結(jié)束資料進(jìn)行全面綜合的查詢。

五.產(chǎn)品獨(dú)特之處

順宇ECMS系統(tǒng)是一個(gè)技術(shù)先進(jìn)、功能強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)化合同管理平臺。它集成了目前主流的計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)科學(xué)、管理與行為科學(xué)、系統(tǒng)工程與人機(jī)工程學(xué)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)以及圖文處理技術(shù)，可以綜合處理合同文本中涉及到的各種格式的語音、數(shù)據(jù)、文字、圖像等文件。

同時(shí)，本系統(tǒng)結(jié)合客戶的實(shí)際需要，進(jìn)行了一系列改進(jìn)和創(chuàng)新，使之無論在技術(shù)架構(gòu)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、管理思想、使用性能上都達(dá)到了國內(nèi)先進(jìn)水平，并具有一些特色鮮明的優(yōu)勢：

? 內(nèi)嵌基于角色的工作流引擎，國內(nèi)唯一在工作流中轉(zhuǎn)移條件無需編程； ? 采用橫縱向相結(jié)合功能菜單，符合人的視覺流程； ? 引入portal技術(shù)，實(shí)現(xiàn)用戶主頁面的內(nèi)容個(gè)人定制；

? 引入sybase 公司的datawindow技術(shù)，全面解決中間層的技術(shù)難題； ? C#成熟架構(gòu)，全面支持WebService，跨平臺、擴(kuò)展無極限；

? 根據(jù)不同級別設(shè)置權(quán)限管理，用戶權(quán)限設(shè)置簡單靈活，確保信息安全； ? 首創(chuàng)基于合同生命過程的全過程管理思想，真正實(shí)現(xiàn)了合同從需求，生成，執(zhí)行，結(jié)束完整周期的管理，使企業(yè)的合同管理跨上了一個(gè)可以信賴，實(shí)用完善的工作平臺；

? 合同相關(guān)文檔在線編輯，支持WORD/EXCEL、審批過程痕跡保留、支持電子印章、手寫簽名。

? 系統(tǒng)中首次引入文檔服務(wù)器，將合同文檔和數(shù)據(jù)庫分離，避免數(shù)據(jù)庫處理大量文檔數(shù)據(jù)而引起的擁塞。

? 首次在合同管理軟件中引入工作執(zhí)行追蹤思想，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)從指派到合同執(zhí)行到合同完成的全過程管理。

? 支持用戶自定義WEB服務(wù)器集群，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)的實(shí)際負(fù)載隨時(shí)改變web服務(wù)器的配置。

六.主要技術(shù)參數(shù)

本協(xié)同辦公系統(tǒng)可以分布式運(yùn)行方式進(jìn)行程序運(yùn)行以及數(shù)據(jù)傳輸。本協(xié)同辦公系統(tǒng)支持服務(wù)器集群、分發(fā)式服務(wù)器和二級服務(wù)器，系統(tǒng)兼容性好，系統(tǒng)能夠運(yùn)行于Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003、LINUX、Unix及小型機(jī)操作系統(tǒng)等各種操作平臺上。

七.我們的服務(wù)

購買順宇ECMS系統(tǒng)只是我們合作的開始，山東順宇的“五八六三”管家式服務(wù)（“五心”服務(wù)精神、八項(xiàng)服務(wù)承諾、六大服務(wù)內(nèi)容、三級服務(wù)體系）盡可以使我們的客戶安枕無憂，盡享軟件系統(tǒng)帶來的無限辦公樂趣，而無任何后顧之憂。

7.1 “五心”服務(wù)精神：

7.2八項(xiàng)服務(wù)承諾：

提供1小時(shí)內(nèi)的服務(wù)請求響應(yīng)，省內(nèi)24小時(shí)到達(dá)現(xiàn)場，省外三天內(nèi)到達(dá)。簡單問題8小時(shí)內(nèi)提供解決方案。復(fù)雜問題24小時(shí)內(nèi)提供解決方案。終身免費(fèi)維護(hù)升級及終身免費(fèi)技術(shù)支持。終身免費(fèi)協(xié)助重裝軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)恢復(fù)工作。

專心、耐心、細(xì)心、貼心、放心 終身免費(fèi)指導(dǎo)數(shù)據(jù)備份、二次開發(fā)。

終身免費(fèi)指導(dǎo)涉及到本系統(tǒng)的軟、硬件及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。實(shí)現(xiàn)7X24小時(shí)的在線服務(wù)。7.3六大服務(wù)內(nèi)容： 7.3.1定制服務(wù)

根據(jù)客戶的具體工作模式，我們會與客戶共同分析工作流程和其中的數(shù)據(jù)邏輯變化，以及特殊業(yè)務(wù)規(guī)則，免費(fèi)把這些具有客戶行業(yè)特征、日常運(yùn)作特性的管理功能整理成適合客戶的實(shí)用、貼身、低成本的解決方案，并將方案配置實(shí)現(xiàn)，即根據(jù)客戶的需求定制系統(tǒng)。7.3.2升級服務(wù)

對于購買產(chǎn)品的客戶，我們提供免費(fèi)升級服務(wù)，在系統(tǒng)升級之后的3-6個(gè)月，各版本的客戶享受隨系統(tǒng)升級而升級的服務(wù)，將使自己的系統(tǒng)保持在最先進(jìn)的狀態(tài)。

7.3.3二次開發(fā)服務(wù)

隨著用戶使用的深入和企業(yè)的發(fā)展，客戶往往需要對系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)乃至多次開發(fā)，我們將根據(jù)用戶的需要提供相關(guān)服務(wù)。對于有技術(shù)條件的用戶，我們將提供二次開發(fā)接口和必要的技術(shù)支持，使客戶能夠自行開發(fā)。7.3.4咨詢服務(wù)

在客戶的整個(gè)實(shí)施、使用服務(wù)中，我們提供隨時(shí)的咨詢服務(wù)。這些咨詢服務(wù)包括對系統(tǒng)的使用、對新系統(tǒng)分析，對現(xiàn)有系統(tǒng)的調(diào)整等，我們的系統(tǒng)工程師隨時(shí)恭候。

7.3.5跟蹤服務(wù)

一般來說，客戶在系統(tǒng)使用中，會隨著對系統(tǒng)的了解和實(shí)際中的運(yùn)行發(fā)現(xiàn)各種問題并提出對系統(tǒng)優(yōu)化需求，我單位為每一個(gè)客戶提供跟蹤服務(wù)。包括指導(dǎo)系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、定制和實(shí)施，以便更好、更靈活地發(fā)揮系統(tǒng)功能優(yōu)勢和特點(diǎn)。協(xié)助系統(tǒng)管理員診斷各種故障，制定維護(hù)和故障處理方法，協(xié)調(diào)并解決系統(tǒng)日常維護(hù)及管理期間出現(xiàn)的各種問題。7.3.6更高層次的合作

我們希望能通過我們的產(chǎn)品為您提供深層次、全方位的信息化服務(wù)，包括為您提供滿足企業(yè)發(fā)展需要的各種解決方案和軟件產(chǎn)品，為您提供咨詢、分析、測試、開發(fā)等全方位服務(wù)，構(gòu)建您的綜合性信息化管理系統(tǒng)。我們熱誠希望不只是您的一個(gè)供應(yīng)方，而能成為您可以信賴的戰(zhàn)略合作伙伴。7.4三級服務(wù)體系

第一級：電話、郵件、MSN、QQ支持。通過電話、郵件、MSN、QQ等通訊工具實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程即時(shí)通訊，在第一時(shí)間解答、解決客戶使用OA過程中遇到的各種技術(shù)問題。

第二級：遠(yuǎn)程訪問軟件支持。經(jīng)過客戶許可后，通過遠(yuǎn)程登錄軟件直接連接用戶的系統(tǒng)，進(jìn)行“遠(yuǎn)程手術(shù)”式的在線維護(hù)，實(shí)現(xiàn)比上門更及時(shí)、更方便、更低成本的遠(yuǎn)程服務(wù)。

第三級：上門支持。根據(jù)客戶的具體要求。

八.聯(lián)系我們

中國·山東順宇信息科技有限公司 電話：0531-86516526 ,86516527 轉(zhuǎn)8079 傳真：0531-88876186 網(wǎng)址：http://004km.cn 郵箱：jnhp456@163.com

第三篇：合同管理系統(tǒng)需求分析（定稿）

1.1.1 合同管理

1.1.1.1 管理思想及綜述

可實(shí)現(xiàn)多種合同類型的管理，可實(shí)現(xiàn)對合同在集團(tuán)內(nèi)部的多級審批。并可實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目類合同進(jìn)行合同錄入、合同變更、合同結(jié)算管理。并可實(shí)現(xiàn)對合同附件的管理?？蓪?shí)現(xiàn)項(xiàng)目月度資金計(jì)劃的錄入，并可實(shí)現(xiàn)與進(jìn)度相結(jié)合的項(xiàng)目款的支付管理，最后實(shí)現(xiàn)付款記錄自動生成憑證到總賬系統(tǒng)。

1.1.1.2 管理流程

1.1.1.3 系統(tǒng)功能 1.1.1.3.1 合同訂立

合同錄入

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

可以修改和刪除“保存”或者“提交”狀態(tài)下的合同；單擊【【】，就可以上傳“合同文本”和“工程附件”；單擊【

】和】，就可以對審批后的合同進(jìn)行“責(zé)任部門”移交；單擊【同所有相關(guān)的信息。

合同錄入完畢后，點(diǎn)【

】，就可以查看該合】，然后在序時(shí)簿界面進(jìn)行審批，合同審批支持工作流。

合同修訂

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

進(jìn)入“合同修訂”主界面，選中需要修訂的已審批合同，單擊工具條上【就可以修改和刪除“保存”或者“提交”狀態(tài)下的合同修訂；

】和【

】，合同查詢

本功能用來自定義條件查詢合同，雙擊查詢出來的合同，可以看到該合同相關(guān)的執(zhí)行信息，包括合同信息、拆分信息、結(jié)算信息、變更信息、成本信息、付款信息、付款計(jì)劃等信息。

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織 用戶可以根據(jù)需要選擇界面上的選項(xiàng)進(jìn)行查詢。合同執(zhí)行

“合同執(zhí)行”包括六個(gè)方面的內(nèi)容：合同變更發(fā)起、變更審批單查詢、變更簽證確認(rèn)、變更指令單查詢、結(jié)算單錄入、結(jié)算單查詢。

合同變更發(fā)起

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

進(jìn)入“合同變更發(fā)起”主界面，選中最明細(xì)工程項(xiàng)目，單擊工具條上的【】進(jìn)入“變更審批單-新增”界面；單擊工具條上【或者“提交”狀態(tài)下的變更審批單；

變更審批單錄入完畢后，點(diǎn)【進(jìn)行審批，該審批支持工作流。

】和【】，就可以修改和刪除“保存”

】，單據(jù)狀態(tài)變?yōu)椤耙烟峤弧?，然后在序時(shí)簿界面

1.1.1.3.2 變更簽證確認(rèn)

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

該功能是用來登記變更指令單的“下發(fā)”、“簽證”以及“變更結(jié)算”等信息。如下圖：

填寫完畢之后，點(diǎn)“確定”，則該變更指令單的狀態(tài)變?yōu)椤耙押炞C”。點(diǎn)【可以進(jìn)行簽證的反向操作。

系統(tǒng)支持批量簽證的功能，點(diǎn)【

】

】，則自動將選擇的項(xiàng)目分期下的所有“已下發(fā)”狀態(tài)下的變更指令單列示出來，供用戶逐一簽證確認(rèn)。如下圖所示：

選擇“已簽證”狀態(tài)的變更指令單，點(diǎn)【結(jié)算金額。如下圖所示：

】，就可以錄入變更指令單的1.1.1.3.3 結(jié)算單錄入

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

進(jìn)入“結(jié)算單錄入”主界面，選擇需要錄入結(jié)算的合同，單擊工具條上的【入“結(jié)算單-新增”界面；單擊工具條上【或者“提交”狀態(tài)下的結(jié)算單；

】和【

】進(jìn)

】，就可以修改和刪除“保存”

1.1.1.3.4 無文本合同

“無文本合同”包括兩個(gè)內(nèi)容：無文本合同錄入、無文本合同查詢。無文本合同錄入

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織 “無文本合同-新增”編輯界面如下，黃色部分為必錄字段。

1.1.1.3.5 扣款及獎勵

“獎勵及扣款”包括六個(gè)方面的內(nèi)容：違約金錄入、獎勵單錄入、扣款單錄入及三種單據(jù)的查詢。

1.1.1.3.6 違約金錄入

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

1.1.1.3.7 獎勵單錄入

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織 “獎勵單-新增”編輯界面如下，黃色部分為必錄字段。

1.1.1.3.8 扣款單錄入

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

“扣款單-新增”編輯界面如下，黃色部分為必錄字段。

1.1.1.3.9 違約/獎勵/扣款查詢

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心組織

用戶可以根據(jù)需要選擇菜單，實(shí)現(xiàn)對違約、獎勵、扣款的分別查詢。點(diǎn)開相應(yīng)菜單后，用戶可以按照界面上的選項(xiàng)進(jìn)行查詢。

用戶也可以通過設(shè)置“自定義”頁簽里條件進(jìn)行組合查詢。

1.1.1.3.10 付款計(jì)劃

合同付款計(jì)劃

“付款計(jì)劃”包括七個(gè)內(nèi)容：合同付款計(jì)劃、月度付款計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行表、項(xiàng)目月度計(jì)劃申請表、項(xiàng)目計(jì)劃申報(bào)表、付款計(jì)劃查詢、付款計(jì)劃執(zhí)行表。

操作組織：實(shí)體成本中心組織。

該模塊的功能為：按照“單一合同”為緯度，編輯每個(gè)合同的付款計(jì)劃。進(jìn)入“合同付款計(jì)劃”主界面，選中相應(yīng)的合同，單擊工具條上的【

】進(jìn)入“合同付款計(jì)劃”編輯界面；

月度付款計(jì)劃

操作組織：實(shí)體成本中心組織或者非實(shí)體成本中心。

該模塊的功能為：按照“合同”為緯度，查詢每個(gè)責(zé)任部門的付款計(jì)劃（默認(rèn)為三個(gè)月）。

計(jì)劃申報(bào)

該模塊的功能為：按照“成本科目-合同”為緯度，編輯工程項(xiàng)目的（12個(gè)月）付款計(jì)劃。

月度計(jì)劃申報(bào)

該模塊的功能為：按照“成本科目-合同”為緯度，編輯工程項(xiàng)目的月度（3個(gè)月）付款計(jì)劃。

如下圖所示:

該表錄入完畢后，點(diǎn)【

】，然后在序時(shí)簿界面進(jìn)行審批，該審批支持工作流多級審批。當(dāng)該表審批之后，自動將3個(gè)月內(nèi)的付款計(jì)劃反寫到對應(yīng)的“合同付款計(jì)劃”。

付款計(jì)劃查詢

該模塊的功能為：通過條件設(shè)置來查詢合同付款計(jì)劃，每一行顯示一個(gè)合同的一個(gè)月計(jì)劃。數(shù)據(jù)來源于“合同付款計(jì)劃”。

付款計(jì)劃執(zhí)行表

該模塊的功能為：以合同為緯度，匯總展現(xiàn)工程項(xiàng)目下合同的月度付款計(jì)劃執(zhí)行情況。示例如下：

項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行表

該模塊的功能為：以成本科目為緯度，將“項(xiàng)目計(jì)劃申報(bào)表”、“項(xiàng)目月度計(jì)劃申請表”以及月度實(shí)際付款等信息結(jié)合起來應(yīng)用，通過層層累計(jì)的方式綜合展現(xiàn)“項(xiàng)目周期”、“本”和“本月份”三個(gè)不同的時(shí)間縱深的付款計(jì)劃的執(zhí)行情況。因此，本表的數(shù)據(jù)來源為：“項(xiàng)目計(jì)劃申報(bào)表”、“項(xiàng)目月度計(jì)劃申請表”以及月度實(shí)際付款等信息。如下圖所示：

在項(xiàng)目執(zhí)行情況表中，展開“項(xiàng)目成本執(zhí)行情況”，顯示的是項(xiàng)目累計(jì)發(fā)生的成本、付款、欠款以及待發(fā)生情況。如下圖：

在項(xiàng)目執(zhí)行情況表中，展開“預(yù)算執(zhí)行情況”，顯示的是本成本、付款預(yù)算的執(zhí)行情況，如下圖：

在項(xiàng)目執(zhí)行情況表中，展開“本月計(jì)劃執(zhí)行情況”，顯示的是查詢當(dāng)月的成本/付款計(jì)劃、成本/付款實(shí)際發(fā)生、以及計(jì)劃與實(shí)際的差額情況，如下圖：

1.1.1.3.11 付款管理

“付款管理”包括四個(gè)內(nèi)容：付款申請單錄入、付款申請單查詢、付款單錄入、付款單查詢。

付款申請單錄入

付款單錄入

1.1.1.4 系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值和特點(diǎn)

本系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值和特點(diǎn)有如下幾點(diǎn)： 1.涵蓋合同管理全周期和合同管理全要素（合同訂立過程、合同內(nèi)容、合同主體（締約方）、合同標(biāo)的、合同變更與索賠、合同結(jié)算與支付、履約風(fēng)險(xiǎn)、履約聯(lián)系、合同終結(jié)與總結(jié)等）；

2.3.4.5.6.7.8.9.支持各類合同的業(yè)務(wù)流程靈活匹配；

能夠根據(jù)投資預(yù)算和項(xiàng)目管控要求，進(jìn)行合約規(guī)劃； 按照權(quán)責(zé)體系和績效考核要求，實(shí)行合同的分級分類管理； 承接招評標(biāo)數(shù)據(jù)，全面登記合同事務(wù)；

提供完整的合同錄入、變更、結(jié)算、付款管理流程；

根據(jù)合同付款計(jì)劃，嚴(yán)格控制合同付款申請，保障項(xiàng)目現(xiàn)金流； 實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資金計(jì)劃申報(bào)和資金全面預(yù)算管理； 有效實(shí)現(xiàn)變更管理，掌控項(xiàng)目過程成本發(fā)生；

10.實(shí)現(xiàn)合同文檔管理、分次結(jié)算管理；

11.通過數(shù)據(jù)一體化功能，全面掌握合同執(zhí)行情況； 12.通過流程管控實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制以及工作流驅(qū)動。

第四篇：合同管理系統(tǒng)需求文檔

合同管理系統(tǒng)需求文檔

一、開發(fā)前提：

合同系統(tǒng)的開發(fā)在原資金系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，人員組織結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)角色設(shè)置與資金系統(tǒng)基本一致或做少量修改。

合同系統(tǒng)審批方式采用類似于資金系統(tǒng)的網(wǎng)上審批。系統(tǒng)可以滿足各種復(fù)雜的審批流轉(zhuǎn)規(guī)則，尤其是滿足集團(tuán)公司多個(gè)子公司多種不同審批流程（同一模塊每一個(gè)子公司一個(gè)流程）的需求。

合同系統(tǒng)中的合同隸屬于資金系統(tǒng)中的項(xiàng)目，合同審批簽訂后占用項(xiàng)目的預(yù)算。通俗的講，項(xiàng)目的預(yù)算是通過項(xiàng)目所對應(yīng)的合同執(zhí)行的，合同的簽訂、金額變更受到項(xiàng)目預(yù)算的制約。

二、詳細(xì)需求：

1.供應(yīng)商管理：

系統(tǒng)需求：

? 對供應(yīng)商的基本信息進(jìn)行管理，通過一個(gè)頁面直觀的展示合同對方的信息。? 可以方便的增加、修改、模糊搜索供應(yīng)商的信息。

? 系統(tǒng)提供上傳供應(yīng)商的資質(zhì)信息等附件功能。

? 提供EXCEL導(dǎo)入導(dǎo)出供應(yīng)商信息功能。

報(bào)表需求：

? 可以按照各種條件查詢供應(yīng)商的相關(guān)信息。

? 可以鏈接到供應(yīng)商相關(guān)項(xiàng)目、相關(guān)合同和已經(jīng)簽署資金統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容。

2.合同管理（基礎(chǔ)數(shù)據(jù)）：

系統(tǒng)需求：

? 可對多種合同類型進(jìn)行管理。如：設(shè)備合同、建安合同、服務(wù)合同、租賃合同等。? 合同一定是和資金系統(tǒng)中的項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的。

? 合同分為開口合同和閉口合同。

? 合同金額分為合同金額（標(biāo)的金額）、預(yù)算金額（計(jì)劃金額）、實(shí)際結(jié)算金額三種。? 合同保證金（尾款）。合同保證金的金額由錄入合同的人計(jì)算填寫，保證金交付

日期由合同錄入人計(jì)算錄入。

? 系統(tǒng)提供附件的上傳和下載。

? 各式的合同系統(tǒng)提供填寫模板、默認(rèn)一些合同信息、校驗(yàn)一些合同信息輸入的合法性。

? 系統(tǒng)提供合同樣本的打印功能。并提供合同樣本的導(dǎo)出為EXCEL功能。報(bào)表需求：

? 根據(jù)檢索條件快速、準(zhǔn)確找到合同資料，支持關(guān)鍵字模糊搜索、分組顯示等。? 提供合同按照類型、按照單位、按照項(xiàng)目的一些統(tǒng)計(jì)圖表。

3.合同建立與審批管理（略）。

系統(tǒng)需求：

? 合同簽訂/變更是需要審批流程的，可根據(jù)合同類型、合同金額等條件自動匹配

合同審批流程。實(shí)現(xiàn)并簽、串簽、按條件跳轉(zhuǎn)等功能。

? 合同的審批具有短信通知功能。

? 系統(tǒng)提供合同存檔功能。

4.合同的變更管理。

系統(tǒng)需求：

? 系統(tǒng)提供合同基礎(chǔ)信息變更的流程?？勺兏贤痤~等基礎(chǔ)信息。

報(bào)表需求：

? 提供合同具體的變更記錄。

5.合同系統(tǒng)與資金系統(tǒng)的深度關(guān)聯(lián)，預(yù)算管理。

系統(tǒng)需求：

? 任何合同都隸屬于資金系統(tǒng)中的一個(gè)項(xiàng)目。

? 合同的建立、變更（金額）都受到項(xiàng)目預(yù)算的控制。在新增合同時(shí)如果合同所

屬項(xiàng)目的資金不足則不允許新建合同。在最后的領(lǐng)導(dǎo)審批后，再次進(jìn)行項(xiàng)目資

金進(jìn)行是否滿足合同資金的驗(yàn)證。驗(yàn)證復(fù)核后合同正式建立。合同變更中，如果合同金額增加同樣需要驗(yàn)證其金額是否超出項(xiàng)目總金額。

? 合同的執(zhí)行。合同的執(zhí)行是在資金系統(tǒng)中填寫合同報(bào)銷單。以合同資金的支出

進(jìn)度判斷合同的執(zhí)行進(jìn)度。

? 合同保證金只有在合同保證金交付日期到達(dá)之后進(jìn)行交付（報(bào)銷）。報(bào)表需求：

? 項(xiàng)目報(bào)表中，分為項(xiàng)目預(yù)算、已簽署合同金額、已執(zhí)行合同金額、項(xiàng)目可簽署

余額、項(xiàng)目實(shí)際剩余金額等字段。

? 項(xiàng)目報(bào)表中可以鏈接到支出類型表。

? 項(xiàng)目報(bào)表中可以鏈接到合同信息表。

? 項(xiàng)目報(bào)表提供按照供應(yīng)商的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及圖表。

? 項(xiàng)目報(bào)表中提供按照時(shí)間的資金支出統(tǒng)計(jì)及報(bào)表。

? 預(yù)警提醒。報(bào)表提供合同進(jìn)度逾期和資金逾期等提示。

6.系統(tǒng)設(shè)置。

? 填單權(quán)限設(shè)置。

? 報(bào)表查看權(quán)限設(shè)置。

? 組織結(jié)構(gòu)、角色、等同資金管理系統(tǒng)。

中科普達(dá)軟件公司

第五篇：合同管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)說明書

合同管理系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)

2013.11.27

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待辦信息

要求：根據(jù)角色不同，能不能提供個(gè)性化的頁面，比如今日商務(wù)待處理事宜等，任務(wù)根據(jù)實(shí)際情況指派，由當(dāng)前角色進(jìn)行任務(wù)或下一流程指派。

1、客戶基本資料管理

客戶為創(chuàng)建合同時(shí)的必選對象，基本資料共有兩個(gè)部分：客戶資料和關(guān)聯(lián)信息。基本信息包含客戶基本信息、開票信息、聯(lián)系人、客戶備忘、客戶附件等。關(guān)聯(lián)信息有多項(xiàng)內(nèi)容，含合同信息、合同標(biāo)的、審批信息等。對于客戶的基本資料和關(guān)聯(lián)信息此處設(shè)置必要的打印和查詢關(guān)聯(lián)。

1.1客戶資料

1.1.1、客戶基本信息

對客戶基本信息進(jìn)行增、刪、改、查功能。

查詢條件：客戶名稱、客戶編號、開票名稱、行業(yè)等。

相關(guān)字段：

客戶id，客戶名稱、客戶類型、客戶編號(自動生成)、行業(yè)（選擇）、省（選擇）、市（選擇）、聯(lián)系地址、郵編、公司網(wǎng)址、首要聯(lián)系人、辦公電話、職位、移動電話、傳真、E-mail、QQ、法定代表、注冊資本、幣種、實(shí)收資本、公司類型、成立日期、經(jīng)營范圍、營業(yè)截至日期、負(fù)責(zé)人，備用1，備用2。（*紅色為必填項(xiàng)）tip：

客戶類型：行業(yè)客戶、普通客戶、渠道合作伙伴【用戶添加時(shí)，以下拉列表選擇】 客戶編號：規(guī)則LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001～999【系統(tǒng)根據(jù)改天客戶排序自動排好，此項(xiàng)可手工修改】

營業(yè)截至日期：客戶管理自動判斷營業(yè)日期是否過期，如過期，則在頁面進(jìn)行提醒，及時(shí)更換營業(yè)附件或進(jìn)行相關(guān)更新。

1.1.2、開票信息

每個(gè)客戶設(shè)置一條開票信息，并設(shè)置修改權(quán)限。在打印發(fā)票時(shí)，自動調(diào)取開票信息。相關(guān)字段：名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶銀行及賬號（必填項(xiàng)）功能：修改，添加（附：可與客戶基本資料設(shè)置同一張表）

1.1.3、客戶附件

客戶附件是對有經(jīng)營單位的客戶上傳三證（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證,機(jī)構(gòu)代碼證）和直接負(fù)責(zé)人員。并設(shè)置增、改、刪功能。如圖所示管理：

相關(guān)字段：附件名稱、附件類別、附件說明、上傳日期、附件文件名、上傳人。

1.1.4、聯(lián)系人

管理客戶的相關(guān)聯(lián)系人，并設(shè)置增、改、刪功能。

相關(guān)字段：姓名、職務(wù)、辦公電話、移動電話、傳真、E-Mail、備注。

1.1.5、客戶備忘

對客戶設(shè)置備忘錄，并設(shè)置增、刪功能。

相關(guān)字段：說明事項(xiàng)、內(nèi)容、提交人、提交日期。

1.2 關(guān)聯(lián)信息

根據(jù)客戶合同內(nèi)容關(guān)聯(lián)客戶其他信息，并可打印客戶信息單和導(dǎo)出客戶信息表

1.2.1 打印

可對該客戶的各項(xiàng)資料進(jìn)行打印客戶信息單。

打印內(nèi)容：客戶基本資料、開票信息、相關(guān)項(xiàng)目、資金統(tǒng)計(jì)等

1.2.2導(dǎo)出信息

對所選擇的客戶導(dǎo)出.xls表

2、合同管理

合同基本資料共有兩個(gè)部分：合同資料和關(guān)聯(lián)信息?；拘畔贤拘畔ⅰ⒑贤谋?、合同標(biāo)的、合同附件、計(jì)劃資金、資金條款、合同備忘等。

關(guān)聯(lián)信息有多項(xiàng)內(nèi)容，含實(shí)際資金、發(fā)票、資金統(tǒng)計(jì)、進(jìn)度、合同變更、審批記錄等。對于合同的基本資料和關(guān)聯(lián)信息此處設(shè)置必要的打印和查詢關(guān)聯(lián)。

2.1基本屬性

對合同基本信息進(jìn)行增、刪、改、查及合同復(fù)制功能。查詢條件：合同名稱、合同編號、合同對方、簽約日期等。

相關(guān)字段：

合同名稱、合同編號、對方合同編號、合同類別，簽訂日期、生效日期、計(jì)劃完成日期、合同金額、幣種、印花稅額(可改為選填發(fā)票類型：增值稅普通、增值稅專用)、合同對方、所屬項(xiàng)目、負(fù)責(zé)人、審批狀態(tài)、合同狀態(tài)、蓋章狀態(tài)、借閱狀態(tài) tip：

合同類別：采購合同、直銷合同、分銷合同

合同編號規(guī)則（默認(rèn)，可修改）：LJCG（采購）/LJZX（直銷）/LJFX（分銷）+年（2013）+月（11）+日（04）合同排序（001），例：LJCG20131104031 共15位

審批狀態(tài)：未提交0，審批中1，審批通過2，審批拒絕-1，已作廢-2，已蓋章3，已歸檔4，合同執(zhí)行5，已開票6，完結(jié)10.借閱狀態(tài)：默認(rèn)（在庫）0，空缺-1 除此之外，設(shè)置合同復(fù)制功能，點(diǎn)擊已有合同復(fù)制后，新增一條除編號，狀態(tài)不同其他內(nèi)容都相同的合同。

2.2關(guān)聯(lián)信息

根據(jù)合同內(nèi)容需要設(shè)置其他相關(guān)信息

2.2.1合同文本

設(shè)置合同文本信息的增、刪功能

相關(guān)字段：文本名稱、文本類別、文件、文件說明、建立人、建立日期。

Tip:文本類別：合同正文、補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、設(shè)計(jì)方案、合同蓋章掃描件、其他合同附件 2.2.2合同標(biāo)的

設(shè)置合同標(biāo)的信息的增、刪功能

相關(guān)字段：名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、添加人、添加日期

2.2.3計(jì)劃資金

設(shè)置合同計(jì)劃資金信息的增、刪功能

相關(guān)字段：名稱、金額、結(jié)算方式、計(jì)劃完成日期、備注 Tip: 結(jié)算方式：現(xiàn)金、支票、電匯。

2.2.3資金條款

資金條款管理。

相關(guān)字段：資金條款，合同id

3、合同執(zhí)行

3.1 合同審批及調(diào)整階段

對于已擬定無誤的合同有以下操作 提交審批、合同作廢、合同蓋章 3.1.1 提交審批

提交審批后，審批狀態(tài)更改為審批中（1）提交審批：默認(rèn)（0）—>審批中（1）

3.1.2審批通過及拒絕

? 審批拒絕后，審批狀態(tài)由審批中（1）?審批拒絕（-1），拒絕可填寫拒絕理由。? 審批同意后，審批狀態(tài)由審批中（1）?審批通過（2）? 審批通過的合同自動進(jìn)入蓋章環(huán)節(jié)

3.1.3 合同作廢

合同作廢，合同狀態(tài)由默認(rèn)（0），審批中（1），審批通過（2）--?已作廢-2 注：合同作廢環(huán)節(jié)可由領(lǐng)導(dǎo)操作或者銷售人員操作。在歸檔之前，均可作廢

3.2、蓋章管理

3.2.1合同蓋章

合同審批通過后，由相關(guān)人員（商務(wù)）將合同文件蓋章，將紙質(zhì)合同掃描為pdf文件，上傳服務(wù)器進(jìn)行歸檔。用章的同時(shí)，記錄用章信息。此處僅記錄我公司蓋章狀態(tài)

基本屬性：用章人、用章日期、用章申請人、蓋章份數(shù)、每份蓋章數(shù)量、用章狀態(tài)、蓋章數(shù)量 Tip: 執(zhí)行條件：審批通過（2），蓋章操作后，更改合同狀態(tài)為已蓋章（3）合同狀態(tài)：審批通過（2）?已蓋章（3）

3.2.1合同歸檔

合同用章后，執(zhí)行操作“合同歸檔”,由商務(wù)人員將紙質(zhì)合同掃描成pdf文件，上傳系統(tǒng)歸檔。歸檔后，可進(jìn)行在線合同查詢合同。合同狀態(tài)：已蓋章（3）?已歸檔（4）

歸檔人、歸檔日期、歸檔份數(shù)、歸檔說明，檔案柜編號

3.2.2合同借閱

記錄紙質(zhì)合同借閱記錄，合同新建借閱前，判斷合同借閱狀態(tài)。借閱狀態(tài)：默認(rèn)（在庫）0，空缺-1，并可查詢合同借閱記錄 查詢條件：借閱日期，借閱人，合同名稱 功能：借閱增、刪操作。

相關(guān)字段：借閱人、借閱日期、借閱說明、借閱份數(shù)、借閱經(jīng)辦人、歸還日期、歸還人、歸還經(jīng)辦人

3.2.2 其他用章管理

記錄非合同類用章情況。用章記錄增、刪、查 查詢條件：印章名稱、用章日期、用章申請人

相關(guān)字段：用章人、用章日期、印章名稱、蓋章總量、用章申請人、用章情況說明。

3.3、合同執(zhí)行進(jìn)度

執(zhí)行條件：合同歸檔

合同歸檔后，由銷售人員決定何時(shí)提交執(zhí)行合同，合同執(zhí)行后，更改合同狀態(tài)。合同歸檔（4）?合同執(zhí)行（5），采購合同、直銷合同類合同提交執(zhí)行合同后，直接進(jìn)入申請發(fā)貨進(jìn)度頁面。進(jìn)度提交后，由商務(wù)處理

3.3.1計(jì)劃進(jìn)度（供貨、收貨、資金）

合同歸檔后，銷售人員制定相關(guān)的計(jì)劃執(zhí)行進(jìn)度，進(jìn)度屬性包含三類：供貨、收貨、資金。對于供貨進(jìn)度，設(shè)置提交審批動作。提交審批后為商務(wù)人員待處理事宜。制定計(jì)劃：銷售人員制定不同的進(jìn)度計(jì)劃，用于完成規(guī)定期限內(nèi)的合同內(nèi)容。

相關(guān)字段：進(jìn)度名稱、金額、進(jìn)度描述、執(zhí)行人、進(jìn)度屬性，計(jì)劃開始日期、計(jì)劃完成日期、備用，提交審批后，進(jìn)度狀態(tài)為1，升級為商務(wù)待處理狀態(tài)。提交人可見。進(jìn)度屬性：資金（勾選后），自動出現(xiàn)資金額度文本框，填寫資金額度。同時(shí)設(shè)有進(jìn)度附件。

相關(guān)字段：附件名稱、附件類別、上傳日期、附件說明、附件文件

3.3.2供貨進(jìn)度

銷售人員根據(jù)既定的供貨進(jìn)度計(jì)劃，對合同進(jìn)度的執(zhí)行詳細(xì)情況做進(jìn)度明細(xì)登記。商務(wù)人員對已提交的供貨申請，商務(wù)批復(fù)有三種：A庫存

B需采購 C已到貨。商務(wù)可對提交的供貨申請做多次批復(fù)，以通知貨物狀態(tài)。回復(fù)內(nèi)容銷售可見。

相關(guān)字段： 進(jìn)度執(zhí)行情況、開始日期、完成日期、累計(jì)完成，審批狀態(tài)、提交人。Tip: 系統(tǒng)根據(jù)進(jìn)度執(zhí)行情況，自動計(jì)算進(jìn)度狀態(tài)。非資金類的按進(jìn)度執(zhí)行天數(shù)。資金類的按資金完成計(jì)算完成百分比。

對于采購合同、直銷合同，商務(wù)可直接處理發(fā)貨等操作；

對于分銷合同，商務(wù)在處理時(shí)，系統(tǒng)提醒，需收款額度>0時(shí)，才可對提交的進(jìn)度申請?zhí)幚怼?/p>

3.3.3收貨進(jìn)度

當(dāng)庫存不足時(shí)，商務(wù)自行提交定貨合同，商務(wù)收貨后，可直接登記明細(xì)。修改合同狀態(tài)

3.3.4收（付）款進(jìn)度

合同歸檔后，對每次的收（付）款記錄收（付）款操作

合同收（付）款，選擇合同，提交資金金額、結(jié)算方式、票據(jù)號碼、結(jié)算日期提交收（付）款，收（付）款后，顯示已完成、可核銷余額、本次核銷、全部核銷金額等內(nèi)容。

在合同資金進(jìn)度中，根據(jù)合同實(shí)際的收（付）款金額，自動計(jì)算合同款項(xiàng)完成情況和完成比例。

合同完成100%時(shí)，自動提醒合同已完成，提交完成合同報(bào)送，合同執(zhí)行結(jié)束。相關(guān)字段：

資金金額、票據(jù)號碼、結(jié)算方式、結(jié)算日期、備注

4、創(chuàng)建采購合同

參照2 合同管理

5、發(fā)票管理

5.1發(fā)票管理

發(fā)票管理用于發(fā)票在系統(tǒng)上的記錄。發(fā)票按來源分為兩類，接收、開具。

接收類的發(fā)票根據(jù)對象不同分為合同類發(fā)票，非合同類發(fā)票，此類發(fā)票接收后，商務(wù)確認(rèn)后，記錄接收發(fā)票記錄即可。

開具類發(fā)票，根據(jù)對象不同分為合同類發(fā)票，非合同類發(fā)票，此類發(fā)票經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，才可開具，審批的同時(shí)登記開具發(fā)票記錄。相關(guān)功能：發(fā)票增、刪、改、查

查詢條件：發(fā)票類型、開票日期、發(fā)票對方、納稅識別號

相關(guān)字段：發(fā)票類型、發(fā)票來源、相關(guān)合同、發(fā)票金額、開票日期、發(fā)票號、發(fā)票對方、備注、備用1 Tip: 發(fā)票類型（增值稅發(fā)票14%，增值稅專用發(fā)票7%,普通發(fā)票6%）發(fā)票來源（開具、接收）相關(guān)合同：設(shè)置合同選擇框，發(fā)票合同字段為空的為未關(guān)聯(lián)合同，不為空的為合同類發(fā)票。（可選）。

選擇合同后，頁面下方發(fā)票內(nèi)容自動關(guān)聯(lián)合同標(biāo)的。否則，用戶可增加、刪除相關(guān)發(fā)票內(nèi)容。（發(fā)票內(nèi)容：名稱、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、金額）

發(fā)票對方：設(shè)置選擇框及可輸入框。選擇對應(yīng)客戶（供應(yīng)商）時(shí)自動關(guān)聯(lián)納稅人識別號、地址、電話，開戶銀行及帳號信息。否則，可手工錄入。

創(chuàng)建完成后，確認(rèn),可提交審批。發(fā)票審批后，更新合同發(fā)票狀態(tài)。合同完成。

5.1發(fā)票審批（確認(rèn)）

? 開具的發(fā)票審批后，系統(tǒng)自動記錄審批時(shí)間，審批通過后，系統(tǒng)自動提醒相關(guān)人，待處理發(fā)票，可對發(fā)票進(jìn)行打印操作，對于合同類的發(fā)票，自動關(guān)聯(lián)合同中開票單位、標(biāo)的等信息，發(fā)票打印后，可更新合同中發(fā)票狀態(tài)。

? 接收類發(fā)票經(jīng)商務(wù)確認(rèn)發(fā)票后，系統(tǒng)自動記錄確認(rèn)時(shí)間及相關(guān)信息。? 系統(tǒng)提供發(fā)票的不同查詢方式。

6、合同完成處理

合同完成：收（付）款完成、收（發(fā)）貨完成，發(fā)票完成 完結(jié)10.合同狀態(tài)-?10