第一篇：如何組織高效的會(huì)議

如何組織高效的會(huì)議

第一步，有效銷售與提前預(yù)約

日常銷售老師和銷售會(huì)議是吸引新朋友參加會(huì)議的必要前期工作，因?yàn)槿藗兺鶎?duì)可有可無的事情采取回避的態(tài)度，如果能引起對(duì)此的興趣，往往可以很大程度的提高邀請(qǐng)成功率。

事例說明： “嗨，我和你說啊，上次我去聽了一堂陳老師講的營(yíng)養(yǎng)課，真后悔沒有把錄音機(jī)帶去，真是太精彩拉。說得深入淺出，本來以為很深?yuàn)W的營(yíng)養(yǎng)學(xué)知識(shí)我這樣的人是聽不明白的，沒有想到他說的那么淺顯易懂，還特逗，就跟說相聲一樣。跟我一起去的朋友都說，下次有陳老師的課，一定要叫上他?！?過一段時(shí)間后真的有陳老師的課了。“嗨，還記得上次我和你說的陳老師的營(yíng)養(yǎng)課嗎？這個(gè)禮拜六下午1點(diǎn)陳老師正好還有一堂課，上次去過的朋友都搶著要去吶，都說印象深刻，我想我們那么好的朋友，好不容易幫你留下一個(gè)名額，你可記得一定要留出時(shí)間來哦。我再和你說一次，是禮拜六的下午1點(diǎn)整在徐家匯專賣店門口，我等你哦，不見不散?！比缓笤诙Y拜五晚上再電話確認(rèn)一次，確保萬

一。要點(diǎn)：口氣要興奮、熱情，說話簡(jiǎn)明扼要，時(shí)間不宜長(zhǎng)。

原則：

1．三不談原則。不談公司，制度和產(chǎn)品。

2.二選一原則。為了避免對(duì)方找借口沒時(shí)間，日期時(shí)間最好給對(duì)方兩個(gè)選擇。比如“老張，明天或后天哪天空閑一點(diǎn)？”

3.不帶家人小孩原則。小孩的哭鬧和走動(dòng)會(huì)影響在場(chǎng)所有人的注意力。

4．邀約一次一人原則。不要貪多。

5.“四不說”原則。時(shí)機(jī)不對(duì)不說；氣氛不對(duì)不說；時(shí)機(jī)不成熟時(shí)不說；有人打擾不說。

6．提前預(yù)約和反復(fù)確認(rèn)原則。一定要提前幾天預(yù)約，給對(duì)方留下充足的時(shí)間安排出參與會(huì)議的時(shí)間，反復(fù)確認(rèn)是加深對(duì)方印象和申明會(huì)議重要性的方法。

7．新朋友個(gè)人資料提前上報(bào)原則。如果你要帶新朋友來，同時(shí)希望你的老師和他進(jìn)行深入的交流，最好把你要介紹的新朋友的個(gè)人資料，包括：名字，學(xué)歷，年齡，個(gè)人性格，對(duì)直銷的認(rèn)識(shí)，和簡(jiǎn)單的個(gè)人背景提供給老師，這樣使老師可以更好的幫助你和新朋友進(jìn)行溝通，新朋友也會(huì)有自己被重視的感覺。第二步，會(huì)場(chǎng)布置

1．會(huì)場(chǎng)布局空間適中，保持整潔和通風(fēng)

2．準(zhǔn)備好足夠多的椅子，燈光明亮

3．產(chǎn)品陳列架上產(chǎn)品齊全整潔

4．提供水和圖冊(cè)

5．按照會(huì)議的不同進(jìn)程播放不同風(fēng)格節(jié)奏的音樂

6．最好有投影儀或等設(shè)備，在會(huì)議中合理穿插片段

第三步，會(huì)議原則

1.新朋友往前坐，老朋友往后坐，如果新朋友太多的話，老朋友把椅子盡量讓給新朋友，站在靠后的地方。

2．會(huì)前申明會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，請(qǐng)大家保持安靜，不要隨便走動(dòng)影響他人，把調(diào)到震動(dòng)檔或者關(guān)閉。

3．上下臺(tái)的原則。上臺(tái)一方從右側(cè)上臺(tái)，交接前雙方須先禮貌性握手，交接完話筒后，下臺(tái)一方從左側(cè)下臺(tái)。

4．老朋友需要做到點(diǎn)頭，配合講師的，使講師盡可能的發(fā)揮，同時(shí)也帶動(dòng)了新朋友的情緒。

5．絕對(duì)不在會(huì)議進(jìn)行期間交頭接耳，必須說話也需小聲，走動(dòng)時(shí)彎低腰，不影響他人的視線。

6．主持和講師的著裝以職業(yè)裝或西服為主，以簡(jiǎn)潔干練為風(fēng)格。

第四步，會(huì)后小結(jié)

會(huì)后會(huì)一般在會(huì)議后舉行。在場(chǎng)各小組分別圍成一圈，按順序談自己對(duì)今天這場(chǎng)會(huì)議的感受和收獲。因?yàn)槊總€(gè)人對(duì)會(huì)議內(nèi)容理解的角度和程度不同，綜合自己個(gè)人的親身經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷，往往可以給其他聽眾以更有力的心理沖擊。自己談的時(shí)候，第一可以使自己有受到眾人關(guān)注的榮譽(yù)感，第二也可以使自己把會(huì)議的理解由潛意識(shí)表達(dá)出來，既可以加深自己的印象，也可以加深小組內(nèi)其他人的印象。不同角度，不同人物對(duì)會(huì)議的理解，有助于牢固小組成員的信念，同時(shí)也鍛煉了小組成員的敘述表達(dá)能力，可謂是“一會(huì)多得”，所以會(huì)后會(huì)是整個(gè)會(huì)議環(huán)節(jié)中不可或缺的一環(huán)。

第五步，單獨(dú)溝通

如果新朋友有足夠的興趣和時(shí)間，在會(huì)后會(huì)結(jié)束后，可以安排老師和新朋友間一對(duì)一，或一對(duì)多的溝通，同時(shí)多一些老朋友更有幫助。地點(diǎn)不宜在會(huì)場(chǎng)，可以安排在會(huì)場(chǎng)附近比較安靜的茶室或者咖啡廳，氣氛保持輕松。如果新朋友是你帶來的，介紹順序是這樣的，需要先把老師先介紹給新朋友，然后再把新朋友介紹給老師，在介紹的語(yǔ)言中，對(duì)老師的尊重要盡量體現(xiàn)出來。

事例說明：“這位就是我和你一直談起的陳老師，陳老師真不簡(jiǎn)單，一個(gè)禮拜前公司還請(qǐng)他到北京去講課呢。陳老師，這位是我的朋友。” 注意要帶新朋友來到老師面前，略帶恭謹(jǐn)?shù)囊娊榻B，而不要隨意招呼老師來見新朋友，否則新朋友因?yàn)槟愣鴮?duì)老師產(chǎn)生的崇敬感覺就會(huì)蕩然無存，如果這樣，接下去溝通的效果也就大大折扣了。在老師與你帶來的新朋友交談過程中，你作為這兩個(gè)原本沒有見過面的陌生人間的唯一橋梁，需要做到：1.精神飽滿 2.適當(dāng)?shù)奶岢鲂屡笥巡环奖闾岬膯栴} 3.在應(yīng)該認(rèn)同的地方，應(yīng)聲點(diǎn)頭 4.位置最好在老師和新朋友之間 5.切忌插嘴，應(yīng)讓老師引導(dǎo)思路和話題

第六步，會(huì)后跟進(jìn)

會(huì)議結(jié)束后，要保持與新朋友的聯(lián)系，重復(fù)老師談話的要點(diǎn)，引導(dǎo)新朋友“向成功者看齊”的思路。并請(qǐng)新朋友獨(dú)立思考，因?yàn)檫@是關(guān)于他自己人生的選擇。如有新的資料等，第一時(shí)間提供給他，使他知道你很關(guān)心他，但，你也要說明，說不說，是你的事情，做不做，是他來做主的，不能給他非做不可的壓力。根據(jù)新朋友的反應(yīng)，計(jì)劃安排下一次會(huì)議的邀約名單。

第二篇：如何組織高效會(huì)議

如何組織高效會(huì)議

更新日期2011-6-24 16:37:59共有303人 瀏覽

作為企業(yè)管理者，每周可能約有35%以上的工作時(shí)間在開會(huì)?？梢哉f，怎樣開一個(gè)高效會(huì)議，是老板們的必修課。

高效會(huì)議怎么開

開會(huì)，開會(huì)，開會(huì)！說起開會(huì)人人都煩。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全世界每天至少有6000萬個(gè)事務(wù)性會(huì)議，而我國(guó)以每日1000萬個(gè)會(huì)議名列榜首。作為企業(yè)管理者，每周可能約有34%以上的工作時(shí)間在開會(huì)。可以說，怎樣開一個(gè)高效會(huì)議，是老板們的必修課。

會(huì)議成本亦驚人

一些人會(huì)說，開會(huì)不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對(duì)耳朵？其實(shí)，會(huì)議成本通常是由三部分組成的，即會(huì)議工時(shí)成本，會(huì)議直接成本和效益損失成本。那么我們來算算會(huì)議的成本究竟是多少。

假設(shè)一家企業(yè)要組織一個(gè)10個(gè)人參加的項(xiàng)目會(huì)議，時(shí)長(zhǎng)2小時(shí)，假設(shè)人均工時(shí)成本為30元/小時(shí)，薪資附回值系數(shù)為1.5，公司超額利潤(rùn)稍頃數(shù)為薪資附加值系數(shù)＋1。

按照國(guó)際通行的會(huì)議成本計(jì)算公式，會(huì)議工時(shí)成本＝參會(huì)人員平均小進(jìn)工資×薪資附加值系數(shù)×?xí)h小時(shí)數(shù)×（參會(huì)人數(shù)＋2位會(huì)前準(zhǔn)備員工）×公司超額利潤(rùn)系數(shù)來計(jì)算，會(huì)議工時(shí)成本＝30×1.5×2×（10＋2）×（1＋1.5）＝2700元。

如果需外租會(huì)議室以及投影儀，會(huì)議室使用成本為120元/小時(shí)，投影儀使用成本為100元/小時(shí)，又會(huì)產(chǎn)生（150＋100）×2＝500元用費(fèi)。

這些還不包括無形的效益損失成本，比如由于開會(huì)，會(huì)者不得不離開自己的工作崗位，影響工作效率，不及時(shí)處理突發(fā)事件乃至造成嚴(yán)重事故等。

10大因素致使會(huì)議效率不高

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，至少有50%以上的會(huì)議是沒有效能的。綜合各種因素，會(huì)議效率不高通常由以下10大原因造成：

1.會(huì)議時(shí)間安排不當(dāng)，每個(gè)人或精神困乏或饑腸轆轆，或因會(huì)議頻繁，員工不勝其煩。

2.會(huì)議地點(diǎn)設(shè)置不當(dāng)，或環(huán)境不好，致使會(huì)議時(shí)常被干擾。

3.開會(huì)對(duì)象的選擇有誤，通知到來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會(huì)”者卻因?yàn)橛惺聞?wù)在身不能到場(chǎng)。

4.主持人缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引導(dǎo)，被與會(huì)者牽著鼻子跑，跑離了會(huì)議主題。

5.沒做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，致使會(huì)議匆促而無成效。

6.一把手不重視會(huì)議，不抓實(shí)效，使與會(huì)者敷衍了事，致使會(huì)議大多流于形式。

7.目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義。

8.會(huì)議缺少責(zé)任績(jī)效制約，沒有良好的會(huì)議制度。

9.領(lǐng)導(dǎo)者缺少會(huì)議成本觀念，沒有考慮會(huì)議時(shí)間的無形損失。

10.開會(huì)仍停留在“口＋筆”的傳統(tǒng)模式，沒有利用好現(xiàn)代技術(shù)，致使開會(huì)成本居高不下。

如何開一個(gè)高效會(huì)議

人生活在一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界，我們又不得不承認(rèn)，有些會(huì)議對(duì)推動(dòng)企業(yè)不斷發(fā)展的確非常關(guān)鍵。如何才能開一個(gè)高效的會(huì)議，如何能在會(huì)議中切實(shí)解決問題，以提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力？

明確會(huì)議目標(biāo)

會(huì)議本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向。有一個(gè)明確、對(duì)口的目標(biāo)才能體現(xiàn)召開會(huì)議的意義。比如召開銷售會(huì)的目的就是要調(diào)整相關(guān)營(yíng)銷策略、把市場(chǎng)占有率提高多少點(diǎn)、銷售收入增加多少點(diǎn)等等，讓與會(huì)者都有指標(biāo)才有可能認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

合理安排會(huì)議時(shí)間

上午9-10點(diǎn)之間，員工開始進(jìn)入工作狀態(tài)，思想活躍情緒飽滿。這個(gè)時(shí)間段最合適開重要的會(huì)議，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-11：30點(diǎn)或下午2-4點(diǎn)之間，較為適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益，讓大家能充分展開頭腦風(fēng)暴。其他時(shí)間可處理較為次要的會(huì)議。

制定會(huì)議計(jì)劃，使會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化

會(huì)議計(jì)劃主要包括確立適合的參會(huì)者、會(huì)議的記錄、議程、時(shí)間、會(huì)場(chǎng)、開會(huì)的方式等。如會(huì)議討論是分小組進(jìn)行還是個(gè)人發(fā)言，決策是領(lǐng)導(dǎo)人拍板還是團(tuán)隊(duì)表決。在會(huì)議之前應(yīng)建立清楚會(huì)議議程，將所要解決的問題、程序、時(shí)間、地點(diǎn)以文字形式分發(fā)給與會(huì)者，讓他們對(duì)會(huì)議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)等各種情況有一個(gè)詳細(xì)的了解，使他們有充爭(zhēng)的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料進(jìn)行有針對(duì)性地發(fā)言。

國(guó)內(nèi)地產(chǎn)標(biāo)桿企業(yè)萬科到日本企業(yè)對(duì)標(biāo)，發(fā)現(xiàn)日本人每次開會(huì)都是標(biāo)準(zhǔn)化操作模式，包括會(huì)議的目標(biāo)/議程/參與者/主持/決議/執(zhí)行等。連兩個(gè)不同的會(huì)議前后隔幾天都是標(biāo)準(zhǔn)的。這對(duì)萬科震動(dòng)很大，回國(guó)后也開始對(duì)會(huì)議進(jìn)行梳理、分類，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。

制定會(huì)議議程細(xì)分表

一個(gè)大型會(huì)議議程、事項(xiàng)很多，為不使會(huì)議忙而出錯(cuò)，制訂會(huì)議日程表很重要。開會(huì)當(dāng)中，主持人可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來檢查議程明細(xì)表上的每一項(xiàng)，看看過去執(zhí)行的情況，努力在計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會(huì)議討論全部落實(shí)，并及時(shí)結(jié)束會(huì)議。利用議程明細(xì)表還可對(duì)突發(fā)事件進(jìn)行調(diào)整，以保證會(huì)議順利進(jìn)行。巧妙控制會(huì)議過程

為使會(huì)議自始至妖冶保持良好運(yùn)行狀態(tài)，會(huì)議必須進(jìn)行有效過程控制。會(huì)議開始時(shí)應(yīng)由主持人說明會(huì)義的和期望，明確誰(shuí)做會(huì)議記錄和誰(shuí)協(xié)助控制時(shí)間，并說明會(huì)議的規(guī)范，如關(guān)閉手機(jī)、做好筆錄、網(wǎng)絡(luò)連接、鼓勵(lì)提問、不準(zhǔn)中途離開等，以避免影響會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議主持人的首要任務(wù)是要緊扣會(huì)議議題，防止跑題和偏題。同時(shí)還要設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始和結(jié)束，并對(duì)每個(gè)議程擬定大致的時(shí)間限制。一個(gè)議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。

善于對(duì)付“會(huì)議麻煩制造者”

一個(gè)會(huì)議最怕的就是不配合的人，使會(huì)議難以順利達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)，我們把這些人稱之為“會(huì)議麻煩制造者”，美國(guó)柯達(dá)公司把“會(huì)議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對(duì)付這六大類人的方法。

遲到者--對(duì)有各種借口常遲到者，采取重點(diǎn)盯人術(shù)。在會(huì)前特別打招呼，屢教不改者會(huì)后就作相應(yīng)處罰；對(duì)偶爾遲到者，會(huì)后多加補(bǔ)課，分發(fā)會(huì)議記錄；對(duì)重點(diǎn)人物的遲到，就是會(huì)上簡(jiǎn)要快速回顧剛才會(huì)議主要

情況，會(huì)后分發(fā)會(huì)議記錄。對(duì)一般人物遲到，仍按時(shí)開會(huì)；對(duì)重點(diǎn)人物遲到，就適當(dāng)延時(shí)開會(huì)，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會(huì)議。

攪局者--攪局者往往對(duì)某個(gè)主題或計(jì)劃持有嚴(yán)重偏見，提不出正面建設(shè)的意見，為反對(duì)而反對(duì)。因此會(huì)議主持者往往應(yīng)在征求多數(shù)人的意見的情況，采取限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段、限制主題和要求并提出正反 兩個(gè)方面意見來干預(yù)隨意“炮火亂開”的攪局者。

心不在焉者--這種人愛做小動(dòng)作，容易分心，有時(shí)還會(huì)嚴(yán)重干擾會(huì)議情緒。對(duì)付此種人，主持人就用眼睛不時(shí)關(guān)注他提醒他，或者穿插提問，吸引其滿意注意，甚至可以讓這種人做會(huì)議記錄，寫會(huì)議感想提建議，讓他無法分心。

窮嘴多舌者--這種人家辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費(fèi)大家時(shí)間；或一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會(huì)議秩序。對(duì)此，主持人就限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段，巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會(huì)尾給這些人多留發(fā)言時(shí)間，以免偏離主題。

干私活者--這些人沒把會(huì)放在心上，在會(huì)上借機(jī)忙碌其他事。主持人應(yīng)在會(huì)前作出禁止會(huì)上處理其他事情的聲明。尤其是對(duì)愛干私活者更要挑明，指出其行為的不正當(dāng)性。應(yīng)付干私活者，非重要會(huì)議也可設(shè)在上班前后開，或隔絕會(huì)場(chǎng)內(nèi)外環(huán)境，營(yíng)造嚴(yán)肅氣氛，同樣是好方法。

爭(zhēng)寵者--這種人往對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的某個(gè)主題或計(jì)劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對(duì)會(huì)議提不出任何建設(shè)性的反對(duì)意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會(huì)議被一片贊美聲所淹沒。做好會(huì)議記錄

每一項(xiàng)會(huì)議一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整地會(huì)議記錄。會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有執(zhí)行人員、所負(fù)職責(zé)及完成期限，且必須在記錄中明確說明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄，所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋、執(zhí)行的職責(zé)。

建立會(huì)后追蹤責(zé)任制

看一次會(huì)議是否成功，要看會(huì)議是否產(chǎn)生了切實(shí)可行的決定，并且是切實(shí)有效的執(zhí)行。因此，會(huì)議結(jié)束時(shí)要及時(shí)總結(jié)會(huì)議的主要決定和行動(dòng)方案，建立會(huì)議事后跟蹤程序，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及完成時(shí)間，并確定由誰(shuí)進(jìn)行督促和檢查實(shí)施的情況。如有意外，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整。

在全球化的競(jìng)爭(zhēng)下，一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，關(guān)系著公司的成本。前幾年日產(chǎn)汽車大刀闊斧推行全員的會(huì)議革命，省下了六十億日元成本，未來三年預(yù)計(jì)還可省下三百億日元。

葉茂中說：“成功的會(huì)議是需要設(shè)計(jì)的。如果就像設(shè)計(jì)公司的產(chǎn)品那樣精心設(shè)計(jì)會(huì)議，那么會(huì)議成功率就會(huì)越來越高，企業(yè)就越有競(jìng)爭(zhēng)力?！?/p>

第三篇：如何高效地組織會(huì)議

如何高效地組織會(huì)議

關(guān)于開會(huì)大家應(yīng)該都不陌生，而且應(yīng)該有不少人被過度頻繁的會(huì)議“傷過”，甚至”談會(huì)色變“。當(dāng)一個(gè)組織的人員較多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜時(shí)這個(gè)問題會(huì)更加突出。如果開發(fā)人員/測(cè)試人員參加會(huì)議過多，會(huì)導(dǎo)致工作打斷嚴(yán)重，直接影響到團(tuán)隊(duì)工作效率。如果管理人員參加會(huì)議過多，就會(huì)導(dǎo)致管理人員離開所負(fù)責(zé)的管轄范圍時(shí)間較長(zhǎng)，不能及時(shí)響應(yīng)事情，從而導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)整體管理效率變低，典型表現(xiàn)是很多事情沒有及時(shí)處理、開始積壓。

當(dāng)然會(huì)議是需要的，主要是我們要總結(jié)出一套高效的方法。下面分享一些總結(jié)，有興趣的同事可以一起探討。

第一，確認(rèn)會(huì)議類型及目的。人認(rèn)為在我們公司的研發(fā)體系里以會(huì)議目的劃分，會(huì)議大體可以分為以下6種：

1.團(tuán)隊(duì)建設(shè)：激勵(lì)團(tuán)隊(duì)，培養(yǎng)員工的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，讓每個(gè)參與人員了解共同的目標(biāo)，樹

立全局觀念，無形中能夠幫助團(tuán)隊(duì)減少協(xié)調(diào)成本。例如：版本項(xiàng)目周會(huì)

2.報(bào)告績(jī)效：向上級(jí)管理層匯告版本當(dāng)前績(jī)效情況，并且根據(jù)需要可以獲得適當(dāng)?shù)馁Y

源支持，例如：RDM的項(xiàng)目分析會(huì)

3.平級(jí)溝通：針對(duì)問題通過會(huì)議討論形成解決方法或是達(dá)成處理協(xié)議.例如：開發(fā)和

測(cè)試周會(huì)，跨部門合作會(huì)議

4.信息傳達(dá)：將信息傳達(dá)出來，讓相關(guān)人得到信息并理解信息，以方便進(jìn)行下一階段的工作。例如：新流程培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)議

5.創(chuàng)意開發(fā)：針對(duì)某一個(gè)問題的解決方案或是某個(gè)方向的創(chuàng)新主題進(jìn)行討論

6.評(píng)審會(huì)議：技術(shù)方案/需求文檔評(píng)審，疑難問題討論等

確定好會(huì)議類型及目標(biāo)之后才能選定出需要討論哪些內(nèi)容，匯報(bào)哪些信息，以何種方式組織。這里舉兩個(gè)示例：

示例一：一個(gè)項(xiàng)目組對(duì)RDM做績(jī)效匯報(bào)（項(xiàng)目分析會(huì)）。我們首先確定會(huì)議目標(biāo)為：

a.向RDM提供版本總體計(jì)劃情況，當(dāng)前進(jìn)展，當(dāng)前存在風(fēng)險(xiǎn)及計(jì)劃應(yīng)對(duì)措施，趨勢(shì)

預(yù)測(cè)等

b.申請(qǐng)關(guān)鍵資源支持，因?yàn)镽DM聽過完整匯報(bào)時(shí)，對(duì)版本有了比較系統(tǒng)的判斷，此

時(shí)如果確實(shí)需要資源協(xié)助，比較容易得到批準(zhǔn)

確定目標(biāo)后，我們就可以發(fā)現(xiàn)開發(fā)和測(cè)試在這里是被作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)看待的，因此在這個(gè)會(huì)議過程中開發(fā)和測(cè)試的意見應(yīng)該是一致的，并且匯報(bào)的內(nèi)容不能重復(fù)，但可以各有側(cè)重。因此會(huì)議前開發(fā)和測(cè)試應(yīng)該進(jìn)行明確的匯報(bào)分工，各自總結(jié)完后，內(nèi)部討論得出一致結(jié)論?；谶@樣定位而組織的項(xiàng)目分析會(huì)，就會(huì)非常高效，并且能夠在短時(shí)間內(nèi)將版本整體情況展現(xiàn)出來，同時(shí)也促進(jìn)了開發(fā)和測(cè)試內(nèi)部一次完整性總結(jié)。而如果沒有這些前期工作，項(xiàng)目分析會(huì)過程中，開發(fā)和測(cè)試意見就可能非常不符，甚至進(jìn)行爭(zhēng)吵，更嚴(yán)重的是發(fā)生互相責(zé)怪，推卸責(zé)任的情況。

第二，開有準(zhǔn)備的會(huì)議。有準(zhǔn)備的會(huì)議需具備以下三個(gè)特點(diǎn):

1.有清晰的會(huì)議歷程及會(huì)議預(yù)期

例如：大多數(shù)開發(fā)和測(cè)試的例行溝通會(huì)議，是以明確問題及達(dá)成協(xié)議為主，而不是解決具體的某個(gè)問題，如果過于深入會(huì)導(dǎo)致時(shí)間浪費(fèi)，更嚴(yán)重的是隨意決策。

2.選擇合適的人參與

會(huì)議召開前需確定好哪些人要必須要出席，哪些人得到討論結(jié)果告知即可。將會(huì)議控制在必要范圍里的好處在于，避免會(huì)議浪費(fèi)其他人員時(shí)間，同時(shí)保證會(huì)議的發(fā)言質(zhì)量。

3.選擇合適的時(shí)機(jī)

合適的時(shí)機(jī)是指要評(píng)估與會(huì)人員的時(shí)間繁忙程度、解決問題的條件是否成熟，這個(gè)時(shí)間開會(huì)的效果如何？例如：項(xiàng)目進(jìn)度非常緊張的情況下，項(xiàng)目組每周舉行耗時(shí)很長(zhǎng)的個(gè)人知識(shí)及讀書經(jīng)驗(yàn)分享是不合事宜的。

第三，議而有決，決而有行，行而有果。從結(jié)果導(dǎo)向來看，會(huì)議都是基于某種目標(biāo)而召開的，因此達(dá)成預(yù)定目標(biāo)是非常重要的，會(huì)議過程中，組織者要進(jìn)行有效的時(shí)間控制，出現(xiàn)跑題情況時(shí)要及時(shí)引導(dǎo)糾正，防止參會(huì)人員天馬星空或過于深入細(xì)節(jié)，浪費(fèi)大量時(shí)間。這個(gè)過程可以簡(jiǎn)稱為議而有決。決而有行是指，會(huì)議討論出的決策要形成任務(wù)分解，并落實(shí)責(zé)任人。行而有果是指，已經(jīng)分解的任務(wù)要進(jìn)行跟蹤，產(chǎn)出效果。第三點(diǎn)總結(jié)起來比較簡(jiǎn)單，但是往往是我們最難以落實(shí)的地方，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)諸如“這個(gè)問題，我們好像上次討論過”的這類情況。

其他一些小技巧羅列如下：

1.大會(huì)之前通常要有小會(huì)，從而達(dá)成高效

2.會(huì)議開始前先講解會(huì)議歷程及預(yù)期

3.會(huì)議上以明確問題、達(dá)成協(xié)議為主，不深入問題討論

4.會(huì)議上的決策直接指派落實(shí)責(zé)任人

5.會(huì)議記錄要在24小時(shí)內(nèi)發(fā)出，最晚48小時(shí)之內(nèi)

6.對(duì)于例行會(huì)議，可以收集參會(huì)人員的會(huì)議質(zhì)量反饋，進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)

第四篇：唐駿：如何組織高效會(huì)議

從微軟中國(guó)總裁，到盛大網(wǎng)絡(luò)總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的進(jìn)化歷程。曾經(jīng)的創(chuàng)業(yè)青年，如今已是中國(guó)最著名的企業(yè)家“輔佐者”

中西方的會(huì)議文化存在非常大的差異，西方人習(xí)慣在會(huì)議上做出決定，而在中國(guó)，很多事情通常幾個(gè)老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時(shí)候經(jīng)常到美國(guó)開會(huì)，所謂開會(huì)就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會(huì)議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對(duì)意見，老板就當(dāng)場(chǎng)拍板。

假設(shè)五個(gè)中國(guó)人和五個(gè)外國(guó)人一起開會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，只有一個(gè)中國(guó)人在說話，就是老大在說話；而外國(guó)人是五個(gè)人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對(duì)稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國(guó)企業(yè)很多時(shí)候從早到晚開會(huì)，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個(gè)人開會(huì)只有一個(gè)人說，如果是這樣，那九個(gè)人就不要來開會(huì)，只有一個(gè)人來好了。

微軟開會(huì)的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會(huì)干什么。在微軟的時(shí)候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國(guó)，你發(fā)言就很奇怪，大家會(huì)想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵(lì)員工在會(huì)議上來發(fā)言，誰(shuí)來鼓勵(lì)呢，就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工參與進(jìn)來。要開好會(huì)，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會(huì)議上要看到數(shù)據(jù)，每個(gè)部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會(huì)議主持人最后一頁(yè)P(yáng)PT都會(huì)講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會(huì)高很多。

開會(huì)并不需要?jiǎng)?chuàng)新，會(huì)議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個(gè)模式來做，會(huì)議就會(huì)很簡(jiǎn)單很高效。在微軟的時(shí)候，我們開會(huì)有個(gè)規(guī)定：所有的會(huì)議時(shí)間都不能超過一個(gè)小時(shí)。

假設(shè)我們今天要就市場(chǎng)部的一個(gè)方案開討論會(huì)，那么提出議案的人就是會(huì)議的協(xié)調(diào)人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調(diào)人，他應(yīng)該負(fù)責(zé)人員通知哪些人來參與會(huì)議，比如總裁要不要來，相關(guān)部門如銷售部、技術(shù)部的人員要不要來。會(huì)議必須由他來主持，他要把這個(gè)會(huì)議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場(chǎng)征詢大家意見，要求各個(gè)部門就討論的議題發(fā)表觀點(diǎn)。如果討論完最后大家都認(rèn)可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對(duì)某些環(huán)節(jié)有爭(zhēng)議，在不違反原則的前提下，總裁要直接拍板決定。會(huì)議主持人在最后一定會(huì)告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果今天需要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會(huì)議再來拍板，但必須保證時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議會(huì)形成執(zhí)行的時(shí)間表，某個(gè)時(shí)間段以后大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時(shí)間再來開會(huì)碰頭。這樣分工明確，效率也會(huì)很高。

有些會(huì)議議程上沒有的話題，在開會(huì)的過程中可能會(huì)涉及到，但是如果會(huì)議決策者覺得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會(huì)議的時(shí)間。

會(huì)議的決策者必須要有權(quán)威。最終決策者的權(quán)威是非常重要的，沒有決策者的會(huì)議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會(huì)，只是大家在會(huì)議室里面聊聊天，做做信息溝通。

有了權(quán)威，會(huì)議過程中出現(xiàn)爭(zhēng)議不可怕。會(huì)議一定要有爭(zhēng)議，有了爭(zhēng)議才有意義。有的時(shí)候，對(duì)于比較有爭(zhēng)議的事情，為了會(huì)議的有效性，決策人應(yīng)該根據(jù)爭(zhēng)議的焦點(diǎn)來迅速做出判斷，做出一個(gè)決定來。決定錯(cuò)了也沒關(guān)系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個(gè)決定，那他就應(yīng)該立刻告訴大家，先不要來爭(zhēng)議，我們下次再來重新討論這個(gè)話題，不能使會(huì)議無休止地爭(zhēng)議下去。很多中國(guó)公司的會(huì)議無休止地爭(zhēng)議下去，其實(shí)是沒有效果的。爭(zhēng)議是沒有對(duì)錯(cuò)的，很多事情其實(shí)無非就是多做一點(diǎn)少做一點(diǎn)，付出一點(diǎn)時(shí)間為代價(jià)。所以決策者在會(huì)議里面扮演著非常重要的角色。（采訪整理/靳志輝）

第五篇：唐駿：如何組織高效會(huì)議

唐駿：如何組織高效會(huì)議

從微軟中國(guó)總裁，到盛大網(wǎng)絡(luò)總裁，再變身新華都總裁，唐駿成功勾畫出一個(gè)職業(yè)經(jīng)理人的進(jìn)化歷程。曾經(jīng)的創(chuàng)業(yè)青年，如今已是中國(guó)最著名的企業(yè)家“輔佐者”

中西方的會(huì)議文化存在非常大的差異，西方人習(xí)慣在會(huì)議上做出決定，而在中國(guó)，很多事情通常幾個(gè)老板碰一下頭就可以下決定了。我在微軟的時(shí)候經(jīng)常到美國(guó)開會(huì)，所謂開會(huì)就是由懂行的人來決定，最后由老板來拍板。在會(huì)議上要聽到員工、一般管理層的意見，如果沒有反對(duì)意見，老板就當(dāng)場(chǎng)拍板。

假設(shè)五個(gè)中國(guó)人和五個(gè)外國(guó)人一起開會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，只有一個(gè)中國(guó)人在說話，就是老大在說話；而外國(guó)人是五個(gè)人都在說話。這樣的溝通方式就有問題，溝通就存在不對(duì)稱。這種現(xiàn)象是中西方文化上的差異造成的。中國(guó)企業(yè)很多時(shí)候從早到晚開會(huì)，開得昏天黑地，卻形成不了任何決議。效率不高的原因就是十個(gè)人開會(huì)只有一個(gè)人說，如果是這樣，那九

個(gè)人就不要來開會(huì)，只有一個(gè)人來好了。

微軟開會(huì)的時(shí)候是鼓勵(lì)你發(fā)言，不發(fā)言你來開會(huì)干什么。在微軟的時(shí)候，如果你不發(fā)言大家就很奇怪，但在中國(guó)，你發(fā)言就很奇怪，大家會(huì)想：老大都沒發(fā)言你發(fā)什么言呢。所以，企業(yè)一定要鼓勵(lì)員工在會(huì)議上來發(fā)言，誰(shuí)來鼓勵(lì)呢，就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者。領(lǐng)導(dǎo)者必須來改變這樣的企業(yè)文化，鼓勵(lì)員工參與進(jìn)來。要開好會(huì)，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會(huì)議上要看到數(shù)據(jù)，每個(gè)部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會(huì)

議主持人最后一頁(yè)P(yáng)PT都會(huì)講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會(huì)高很多。

開會(huì)并不需要?jiǎng)?chuàng)新，會(huì)議的流程完全可以按照固定的模式來做。只要按照這個(gè)模式來做，會(huì)議就會(huì)很簡(jiǎn)單很高效。在微軟的時(shí)候，我們開會(huì)有個(gè)規(guī)定：所有的會(huì)議時(shí)間都不能

超過一個(gè)小時(shí)。

假設(shè)我們今天要就市場(chǎng)部的一個(gè)方案開討論會(huì)，那么提出議案的人就是會(huì)議的協(xié)調(diào)人，而不是由固定的人如秘書來做協(xié)調(diào)人，他應(yīng)該負(fù)責(zé)人員通知哪些人來參與會(huì)議，比如總裁要不要來，相關(guān)部門如銷售部、技術(shù)部的人員要不要來。會(huì)議必須由他來主持，他要把這個(gè)會(huì)議的背景、要做什么事情從頭到尾敘述一遍，然后當(dāng)場(chǎng)征詢大家意見，要求各個(gè)部門就討論的議題發(fā)表觀點(diǎn)。如果討論完最后大家都認(rèn)可，這件事情就可以直接決定了，總裁也不需要拍板，只是參與討論。如果大家對(duì)某些環(huán)節(jié)有爭(zhēng)議，在不違反原則的前提下，總

裁要直接拍板決定。

會(huì)議主持人在最后一定會(huì)告訴大家一個(gè)結(jié)論，接下來的工作應(yīng)該怎么做。如果今天需

要總裁最終拍板，那么今天一定要拍板。如果總裁覺得信息不全面，那么就下次會(huì)議再來拍板，但必須保證時(shí)間節(jié)點(diǎn)。會(huì)議會(huì)形成執(zhí)行的時(shí)間表，某個(gè)時(shí)間段以后大家要做什么，工作的結(jié)果如何匯總，什么時(shí)間再來開會(huì)碰頭。這樣分工明確，效率也會(huì)很高。

有些會(huì)議議程上沒有的話題，在開會(huì)的過程中可能會(huì)涉及到，但是如果會(huì)議決策者覺

得很重要，就可以加起來；如果不是很重要，那也可以放一放，減少會(huì)議的時(shí)間。

會(huì)議的決策者必須要有權(quán)威。最終決策者的權(quán)威是非常重要的，沒有決策者的會(huì)議都不要開，如果沒有做決定就不叫開會(huì)，只是大家在會(huì)議室里面聊聊天，做做信息溝通。

有了權(quán)威，會(huì)議過程中出現(xiàn)爭(zhēng)議不可怕。會(huì)議一定要有爭(zhēng)議，有了爭(zhēng)議才有意義。有的時(shí)候，對(duì)于比較有爭(zhēng)議的事情，為了會(huì)議的有效性，決策人應(yīng)該根據(jù)爭(zhēng)議的焦點(diǎn)來迅速做出判斷，做出一個(gè)決定來。決定錯(cuò)了也沒關(guān)系，有決定比沒決定好。如果主持人沒有辦法來做這個(gè)決定，那他就應(yīng)該立刻告訴大家，先不要來爭(zhēng)議，我們下次再來重新討論這個(gè)話題，不能使會(huì)議無休止地爭(zhēng)議下去。很多中國(guó)公司的會(huì)議無休止地爭(zhēng)議下去，其實(shí)是沒有效果的。爭(zhēng)議是沒有對(duì)錯(cuò)的，很多事情其實(shí)無非就是多做一點(diǎn)少做一點(diǎn)，付出一點(diǎn)時(shí)間

為代價(jià)。所以決策者在會(huì)議里面扮演著非常重要的角色。