第一篇:機(jī)要文件管理規(guī)定
機(jī)要文件管理規(guī)定
一、收發(fā)
(一)機(jī)要文件實(shí)行專人收取,專人傳送,專人保管。局辦公室確定一名黨員干部專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
(二)凡屬機(jī)要文件,必須由機(jī)要人員親自去取,并辦理簽收、登記手續(xù)。上級來文屬于機(jī)要文件的,除機(jī)要人員和辦公室主任外,其他人員不得拆看。屬于上級紀(jì)檢、監(jiān)察類的信函,要直接送交紀(jì)檢、監(jiān)察工作負(fù)責(zé)人拆閱。
(三)上級機(jī)關(guān)下發(fā)的要求局領(lǐng)導(dǎo)親啟的機(jī)要信件,機(jī)要人員收到后要直接轉(zhuǎn)送局領(lǐng)導(dǎo)本人,任何人不準(zhǔn)拆閱。
(四)領(lǐng)導(dǎo)傳閱后收回的文件,機(jī)要人員要及時(shí)整理,存入文件柜內(nèi)妥善保管歸檔,年底及時(shí)清退。
(五)按照上級有關(guān)保密及文件管理規(guī)定,局領(lǐng)導(dǎo)及各處室負(fù)責(zé)人參加的各種會(huì)議所印發(fā)的涉及全局工作、政策法規(guī)及職工切身利益的人事、勞資、福利、住房、醫(yī)改等的文件,會(huì)后應(yīng)及時(shí)交機(jī)要室。需局各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱和干部職工知曉的,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行傳閱或組織學(xué)習(xí),并按文件管理規(guī)定做好歸檔保管工作。
二、傳閱
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、拆封后,要及時(shí)認(rèn)真填寫來文登記,送辦公室主任簽批。
(二)機(jī)要人員應(yīng)根據(jù)辦公室主任簽批的閱文范圍,及時(shí)親自送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員中傳閱,不得延誤,不得漏傳。
(三)傳閱的機(jī)要文件要由機(jī)要人員親自送、親自取,閱文者之間不得橫傳。并堅(jiān)持當(dāng)日送、當(dāng)日取的原則。機(jī)要文件不得在領(lǐng)導(dǎo)辦公室過夜。
(四)領(lǐng)導(dǎo)閱后的文件,機(jī)要人員要當(dāng)面清點(diǎn)。凡有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件,要及時(shí)送辦公室主任和有關(guān)處長閱辦。
三、保密
(一)凡機(jī)要文件、信函、上級通知及本單位需要保密的事項(xiàng),要嚴(yán)格執(zhí)行國家保密規(guī)定。做到不該說的不說,不該問的不問,不該看的不看。決不傳播機(jī)密事項(xiàng),不攜帶密件回家、外出、探親、出入公共場所。
(二)機(jī)要人員簽收機(jī)要文件時(shí),要檢查封口是否完好,數(shù)量是否短缺。短缺文件要及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)核實(shí)、查找。
(三)嚴(yán)格機(jī)要文件傳閱范圍。處級以上領(lǐng)導(dǎo)干部可以傳閱文件,其他干部到機(jī)要室閱讀文件。
(四)機(jī)密和絕密等級的文件任何人不得摘錄、傳抄。凡發(fā)現(xiàn)摘錄、傳抄者,按相關(guān)保密規(guī)定追究責(zé)任。
(五)保密人員要每季進(jìn)行一次保密檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并采取有力措施加以解決。
第二篇:機(jī)要文件管理規(guī)定
第一條文件的接收。收到文件后及時(shí)檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細(xì)登記,并注明密級。
外出參加會(huì)議人員應(yīng)將帶回的文件交機(jī)要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機(jī)要文件必需存放在保險(xiǎn)柜中,由專人保管。去省委領(lǐng)取或消退文件應(yīng)有專車接送,嚴(yán)防丟失。
第三條文件的傳閱。機(jī)要文件由機(jī)要人員直接呈送。閱文者應(yīng)及時(shí)閱示,并于當(dāng)日退回機(jī)要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機(jī)要文件應(yīng)當(dāng)履行登記手續(xù),閱文和傳達(dá)文件要嚴(yán)格按規(guī)定的范圍,不得擴(kuò)大,不得將文件帶入無關(guān)場所,不得攜帶機(jī)要文件順便辦理私事,文件用后及時(shí)歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復(fù)制。嚴(yán)格執(zhí)行上級部門復(fù)制國家秘密載體的管理規(guī)定。復(fù)制機(jī)要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復(fù)制。其它文件復(fù)制必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。復(fù)制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進(jìn)行清退,其它機(jī)要文件要認(rèn)真填寫中共中央、省委文件清退情況統(tǒng)計(jì)表,上報(bào)發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關(guān)規(guī)章制度及學(xué)校檔案工作的規(guī)定和要求,及時(shí)分類立卷、歸檔,并辦理相關(guān)手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機(jī)要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內(nèi)部資料當(dāng)廢品出售。由機(jī)要秘書填寫“文件銷毀單”,經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實(shí)行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時(shí)檢查、催還。每學(xué)期末對外借文件進(jìn)行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時(shí)上報(bào)校保密委員會(huì)。
第三篇:關(guān)于機(jī)要文件管理及保密工作的有關(guān)規(guī)定
關(guān)于機(jī)要文件管理及保密工作的有關(guān)規(guī)定
(1989年12月4日 北京市西城區(qū)人民政府辦公室 西政辦[1989]54號
文件印發(fā) 根據(jù)2000年8月25日西政發(fā)[2000]33號文件修改)
為進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)要文件的管理,本著有利于工作,方便使用,利于保密的原則,特作如下規(guī)定:
一、關(guān)于文件管理
1、各單位對發(fā)出、收進(jìn)的內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)要文件必須登記、編號,交換時(shí)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。
2、上級國家行政機(jī)關(guān)的發(fā)文,除絕密、密碼電報(bào)和注明不準(zhǔn)翻印、復(fù)印、轉(zhuǎn)發(fā)的以外,因工作需要翻印秘密文件,要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)權(quán)限辦理。翻印、復(fù)印時(shí),必須建立登記制度,在文件上注明翻印、復(fù)印的機(jī)關(guān)、時(shí)間。翻印、復(fù)印文件,按正式文件妥善處理。
3、秘密文件應(yīng)由機(jī)要人員拆封,拆封時(shí)要清點(diǎn)核對份數(shù)。指定由領(lǐng)導(dǎo)同志親自拆閱辦的絕密文件,他人不得拆閱。
4、參加會(huì)議人員帶回的秘密文件和資料,一律交機(jī)要部門登記保存。任何個(gè)人不得長時(shí)間保存秘密文件,因工作需要,可向機(jī)要部門借閱。
二、關(guān)于閱讀、借閱文件
1、嚴(yán)格按照規(guī)定范圍閱讀文件,任何人不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍,也不允許向規(guī)定范圍以外的人員泄露文件內(nèi)容。
2、傳閱文件要由機(jī)要人員組織,并履行簽字手續(xù),杜絕橫傳,閱后及時(shí)退回,隨時(shí)掛號銷號。
3、借閱文件,要按規(guī)定范圍借閱。因工作需要閱讀規(guī)定范圍以外的文
件時(shí),須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱文件均要履行借閱手續(xù)。
三、關(guān)于文件傳遞
1、傳遞文件,禁止使用普通郵政寄送,可通過交換站進(jìn)行或由機(jī)要人員遞送。
2、各單位內(nèi)部文件傳遞,要專人取送,嚴(yán)格簽字手續(xù),其他人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得代收、代送。
3、遞送秘密文件,一律包裝密封,按規(guī)定標(biāo)明秘密等級。
4、傳送時(shí)要在信封上貼“保密條形碼”。
四、關(guān)于文件清退、歸檔
1、凡絕密文件,閱后即退政府辦公室文書科。非絕密文件,原則不清退,由各單位機(jī)要保密部門按有關(guān)規(guī)定保管、立卷、歸檔或銷毀。
2、各單位保管的秘密文件,要定期清查,按期清退、歸檔。在重大節(jié)日(如“五一”、“十一”、元旦、春節(jié))前,要進(jìn)行保密工作和文件管理工作檢查。發(fā)現(xiàn)泄密和丟失文件,要立即追查,及時(shí)逐級上報(bào)。一般三個(gè)月或者半年清查一次,年終應(yīng)將所管文件進(jìn)行一次總清理,并按照規(guī)定要求,做好清退和立卷歸檔準(zhǔn)備工作。
五、關(guān)于文件的銷毀、移交
1、銷毀秘密文件、內(nèi)部資料,須經(jīng)辦公室主管公文處理工作的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。任何人不得自行銷毀,更不得將文件及材料向廢品收購部門出售。
2、需要銷毀的秘密文件、內(nèi)部資料,必須登記造冊、兩人簽字,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)派專人、專車護(hù)送,到保密部門指定的造紙廠監(jiān)護(hù)銷盡。
3、機(jī)要工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須將自己保管的文件和有關(guān)登記本等
移交給接替工作的同志,并辦理交接手續(xù)。有關(guān)單位要對接管人員進(jìn)行必要的保密教育。
六、關(guān)于對機(jī)要人員的要求及職責(zé)
1、對黨忠誠,嚴(yán)守秘密,堅(jiān)守崗位,熱愛本職工作,遵守有關(guān)保密規(guī)定。
2、所管文件要手續(xù)完備,數(shù)目清楚,責(zé)任分明。文件運(yùn)轉(zhuǎn)要及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速、保密、不積壓、不誤時(shí)。
3、努力學(xué)習(xí)黨的各項(xiàng)方針政策、鉆研業(yè)務(wù),不斷提高業(yè)務(wù)和政治思想水平。
4、對機(jī)要文件管理好的,要予以表彰獎(jiǎng)勵(lì),對丟失文件或造成泄密的要查清責(zé)任,根據(jù)不同情況,對責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)批評,停發(fā)文件,給予黨紀(jì)、政紀(jì)處分,后果嚴(yán)重的要追究刑事責(zé)任。
以上規(guī)定,各部門、各單位要認(rèn)真執(zhí)行,并根據(jù)此規(guī)定精神,對本單位機(jī)要文件管理和保密工作做一次檢查,凡不符合規(guī)定要求的要立即更正,建立起必要的工作制度。
第四篇:機(jī)要文件的“四個(gè)一”
什么是機(jī)要文件的“四個(gè)一”?
老秘觀點(diǎn): “四個(gè)一”包括:
進(jìn)出一個(gè)口(指機(jī)要信函運(yùn)轉(zhuǎn))、拆封一只手(指機(jī)要信函拆封)、登記一本帳(指要單獨(dú)登記機(jī)要文件)、傳閱一個(gè)點(diǎn)(指機(jī)要文件傳閱的形式)。
這是建國前后一個(gè)時(shí)期黨和國家機(jī)關(guān)對文件加強(qiáng)安全管理的一條極其寶貴的經(jīng)驗(yàn)作法??墒牵瑥慕鼛啄甑膶?shí)踐來我們所掌握的情況看,不少的秘書人員對此熟知甚少,甚至從未聽說過這一提法。
傳閱是指在文件只有一份或很少幾份的情況下,需要閱知的人又較多,故在他們中間傳遞閱知。機(jī)要文件傳閱應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“點(diǎn)傳”,即以機(jī)要文書為一個(gè)“中心點(diǎn)”,閱件人只和機(jī)要文書人員之間有嚴(yán)格的取還登記手續(xù),閱件人相互之間不發(fā)生直接關(guān)系,一般把這種方法叫做“傳閱一個(gè)點(diǎn)”,這是避免機(jī)要文件在傳閱過程中“不翼而飛”的一條好辦法,同時(shí),又可以防止閱件人積壓文件。
文件登記是管理文件的帳目。設(shè)立文件登記是管理與保護(hù)文件的一種必要措施,也是一項(xiàng)細(xì)致的工作。所謂“登記一本帳”,是指對收入的秘密、機(jī)密和絕密文件,應(yīng)與非機(jī)密性的文件相分開,單立一本帳來登記,設(shè)立《機(jī)要文件收文登記薄》。拆封就是啟封,它是文書處理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
在文書處理工作上,黨和國家賦予機(jī)要文書部門一種特有的職責(zé),即除上級發(fā)來指定領(lǐng)導(dǎo)人拆封的“親啟”信件外,對其他機(jī)要信函,機(jī)要文書部門均有拆封權(quán)。這也就告訴我們,非機(jī)要文書部門不得自行拆封機(jī)要信函,一般稱這種做法叫“拆封一只手”。是指機(jī)要信函的收發(fā)進(jìn)出,要堅(jiān)持一個(gè)口,這個(gè)口就是機(jī)要文書部門。向外發(fā)送機(jī)要信函,無論采取哪種方式,都應(yīng)由機(jī)要文書部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。與機(jī)要文書工作無關(guān)的部門或人員,不得參與機(jī)要文件的裝封與傳遞,不得讓非機(jī)要人員捎帶機(jī)要信函,更不能借開會(huì)方便之機(jī),讓開會(huì)人員給本單位捎帶機(jī)要信件(注:這種現(xiàn)象在不少的地方相當(dāng)普遍。試想,解放前,我們的機(jī)要交通人員爬山涉水,出生入死,不誤機(jī)要文件準(zhǔn)時(shí)送達(dá)。解放初期,在天津的一些市區(qū)機(jī)關(guān),機(jī)要交通員的最好工具不過就是“大鐵驢”,早出晚歸,懷揣干糧,迎風(fēng)冒雨,不誤文件的送達(dá)。看看現(xiàn)在,摩托車騎膩了,汽車也不愿開了,懶得非要等機(jī)關(guān)召開由下級單位參加的會(huì)議時(shí),到會(huì)場去發(fā)應(yīng)由機(jī)要交通人員逕直送達(dá)的信函……這種作法實(shí)屬不該)。必須注意裝封牢固,以防中途破損,重要的機(jī)密文件要加貼密封條;要反復(fù)檢查送達(dá)單位和收件人是否與文件的主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)相符;并要認(rèn)真登記,嚴(yán)格編號,核準(zhǔn)份數(shù),以防有誤。
接收機(jī)要信函的單位,不論該機(jī)密信函來自何方,采用哪種方式,只有該機(jī)關(guān)的機(jī)要文書部門才能接收,中間不得轉(zhuǎn)手;非機(jī)要文書部門或人員,特別是傳達(dá)室不得經(jīng)手機(jī)要信函的接收。機(jī)要文書人員對收到的機(jī)要信函,首先要認(rèn)真查驗(yàn)封裝得是否完好,密封條有否變異;其次,對接收的多份機(jī)要文件,要注意點(diǎn)收,查對有否發(fā)錯(cuò)、短份現(xiàn)象。
上述機(jī)要信函的進(jìn)出必須經(jīng)由機(jī)要文書部門的做法,是公文處理工作上的一條老規(guī)矩,人們通常稱它為“進(jìn)出一個(gè)口”。
第五篇:縣委機(jī)要文件保密工作經(jīng)驗(yàn)材料
縣委機(jī)要文件保密工作經(jīng)驗(yàn)材料
機(jī)要文件管理工作,是各級黨委辦公室的一項(xiàng)重要工作,黨中央確定的路線、方針、政策就是通過機(jī)要文件這個(gè)紅色通道,迅速傳達(dá)到每個(gè)基層組織和全體黨員,從而實(shí)現(xiàn)黨對各級組織的領(lǐng)導(dǎo)。因此,機(jī)要文件管理絕不是一般性工作,而是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo),溝通機(jī)關(guān)內(nèi)外,聯(lián)系上下左右的紐帶。因此,機(jī)要文件管理工作是黨交給我們的一份永遠(yuǎn)需要做好的答卷。好范文出品
當(dāng)前,西方敵對勢力對我實(shí)行“西化”、“分化”的圖謀一刻也沒有改變,他們要在政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科技等方面與我們進(jìn)行的竊密與保密的斗爭日益激烈,黨的機(jī)要文件往往成為境內(nèi)外敵對勢力竊密的重點(diǎn)。對此,我們必須要有高度的政治警覺,牢固樹立保密意識,一絲不茍地做好黨的機(jī)要文件管理工作。2004年,我縣被評為全市機(jī)要文件管理工作先進(jìn)單位,在此將我們的做法作以介紹,愿與大家共同探討學(xué)習(xí)。
一、領(lǐng)導(dǎo)重視,是搞好機(jī)要文件保密安全的前提好范文出品
兩年前,我縣沒有專用機(jī)要文件室,文件柜一直沿用80年代的木柜,其它的硬件設(shè)施幾乎是個(gè)空白。同時(shí)文件管理人員不固定,文件管理常常出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象,對機(jī)要文件的保密安全構(gòu)成嚴(yán)重威脅。對此,在全省機(jī)要文件保密安全檢查時(shí),省委辦公廳、市委辦公室都提出了批評,并把我縣列為全省重點(diǎn)整改單位。這種局面引起了縣委領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,縣委常委、縣委辦公室主任王中義同志立即把機(jī)要文件管理工作列入重要工作日程,在縣委常委會(huì)上作了專題匯報(bào)。提出了縣委領(lǐng)導(dǎo)要帶頭遵守機(jī)要文件的管理制度,帶頭清退機(jī)要文件,并多次在縣委辦公室主任辦公會(huì)上安排部署加強(qiáng)機(jī)要文件管理工作,從而保證了經(jīng)費(fèi)和人員到位,為我們做好機(jī)要文件管理工作提供了有力的保障。為了使這項(xiàng)工作做得實(shí)而又實(shí),細(xì)而又細(xì),主任經(jīng)常到機(jī)要文件室實(shí)地檢查工作,定期聽取工作匯報(bào),提出指導(dǎo)性地工作意見,對于工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)加以解決。主任時(shí)常找機(jī)要員談心,在噓寒問暖中了解機(jī)要員工作中有什么阻力,生活上有什么困難,待遇上有沒有應(yīng)該解決的而未解決的難題,并一一作出解答。在日常工作中,他強(qiáng)調(diào)指出作為一名機(jī)要員必須具備“三種精神”,即:不計(jì)報(bào)酬、樂于吃苦、默默奉獻(xiàn)的“老黃?!本?;不計(jì)名利、扎實(shí)工作、腳踏實(shí)地的“馬前卒”精神;不計(jì)得失、忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)的“螺絲釘”精神。由于領(lǐng)導(dǎo)重視,我縣機(jī)要文件管理工作發(fā)生了質(zhì)的變化。一是形成了一套以“提高文件利用效率,保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全”為目的的機(jī)要文件管理機(jī)制,既充分發(fā)揮黨的文件效用,又保證了文件安全。二是明確一名機(jī)要員(副主任科員)負(fù)責(zé)機(jī)要文件管理工作,確保機(jī)要文件有人管,有人問。三是我們落實(shí)了機(jī)要員崗位津貼每月100元,極大地調(diào)動(dòng)了工作積極性。四是縣機(jī)要局專門設(shè)立一間機(jī)要文件室,配置了“三鐵兩器一機(jī)”即:鐵門、鐵窗、鐵柜、報(bào)警器、滅火器、電話機(jī),這些硬件的配置,為機(jī)要文件管理人員創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境,為提高機(jī)要文件保密安全打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
二、完善制度,是搞好機(jī)要文件保密安全的保障好范文出品
俗話說沒有規(guī)矩不成方圓。機(jī)要文件管理工作是一項(xiàng)政治性、保密性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作,為了使機(jī)要文件管理有章可循,我們根據(jù)上級要求和工作實(shí)際,從抓制度入手,使各項(xiàng)具體工作都作出了明確而嚴(yán)格的規(guī)定。一是建立文件登記制度。我們建立了《收文登記本》、《發(fā)文登記本》、《轉(zhuǎn)辦登記本》、《借閱登記本》、《機(jī)要文件夾走向登記本》。做到每份文件走向清楚,有據(jù)可查。二是針對機(jī)要文件管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié),制定了七個(gè)制度。它們分別是:《機(jī)要文件分發(fā)制度》、《機(jī)要文件轉(zhuǎn)辦制度》、《機(jī)要文件傳閱制度》、《機(jī)要文件借閱制度》、《機(jī)要文件保管制度》、《機(jī)要文件回收制度》、《機(jī)要文件存檔制度》等規(guī)定,并裝框上墻,使各項(xiàng)工作職責(zé)分明,操作有序。三是實(shí)行督促檢查制度。在日常的工作中,我們發(fā)現(xiàn)文件出現(xiàn)的丟失現(xiàn)象,主要根源在于錯(cuò)過了查找文件的最佳時(shí)間,因此加強(qiáng)機(jī)要文件管理工作,貴在平時(shí),功在平時(shí)。我們堅(jiān)持以自查為主,領(lǐng)導(dǎo)督促為輔的方針,具體做到三查:一是查崗,就是定期不定期檢查機(jī)要員按時(shí)上下班情況,在崗值班情況,確保機(jī)要員一直處于待命狀態(tài),隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)以及秘書工作人員提供文件資料。二是查勤,就是堅(jiān)持每月檢查一次記錄本登記情況,文件的運(yùn)轉(zhuǎn)情況以及相關(guān)制度的落實(shí)情況。并將檢查結(jié)果作為年終考評依據(jù),對于成績優(yōu)秀的實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì),對于成績差的進(jìn)行通報(bào)批評。三是查漏,就是每季檢查一次上級來文有沒有漏登現(xiàn)象,傳閱件有沒有漏傳現(xiàn)象,受文單位有沒有漏領(lǐng)現(xiàn)象,文件回收有沒有漏繳現(xiàn)象。通過平時(shí)的查漏,及早發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題,以便贏得充足的時(shí)間來解決這些問題。
三、狠抓落實(shí),是搞好機(jī)要文件保密安全的關(guān)鍵
為確保中央、省委機(jī)要文件在我縣運(yùn)轉(zhuǎn)有序,安全保密,我們突出工作重點(diǎn),強(qiáng)化機(jī)要文件管理。一是來文登記,突出一個(gè)“細(xì)”字。對上級發(fā)來