第一篇：如何加強(qiáng)新時(shí)期高校機(jī)要文件管理工作

如何加強(qiáng)新時(shí)期高校機(jī)要文件管理工作

機(jī)要文件是黨和國家機(jī)密的載體，是高校領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解和掌握黨中央、省（市）委及上級業(yè)務(wù)主管部門方針政策、工作部署、信息動態(tài)等的重要渠道。高等院校作為國家行政事業(yè)單位的重要組成部分，是產(chǎn)生、存儲和使用國家秘密較為集中的地方，做好高校機(jī)要文件管理工作，對確保機(jī)要文件有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高學(xué)校工作效率具有十分重要的意義。那么，在機(jī)要保密工作面臨的形勢發(fā)生深刻變化的新時(shí)期，如何加強(qiáng)高校機(jī)要文件的管理工作呢？

一、加強(qiáng)思想從識，提高保密意識和責(zé)任意識

機(jī)要文件管理工作是一項(xiàng)細(xì)致而縝密的工作，不能有哪怕一絲的馬虎。2010年修訂發(fā)布的《中華人民共和國保守國家秘密法》，對涉密文件等涉密載體的管理規(guī)定更加嚴(yán)格，如改“結(jié)果論”為“行為論”，好機(jī)要文件管理工作，將精益求精的工作態(tài)度和工作作風(fēng)落實(shí)于高校機(jī)要工作上，樹立忠誠、敬業(yè)、服務(wù)與奉獻(xiàn)的精神。

二、建立健全機(jī)要文件管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理

機(jī)要文件管理工作是一項(xiàng)政治性、保密性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，各高校應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際，進(jìn)一步建立完善機(jī)要文件管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。通過建章立制，做到傳閱規(guī)范、存放規(guī)范、借閱規(guī)范等，把工作落實(shí)到文件保管運(yùn)行所涉及的重點(diǎn)部位、重點(diǎn)人員和重點(diǎn)環(huán)節(jié)上，使各項(xiàng)工作職責(zé)分明，操作有序，安全保密。具體來說要建立健全以下制度：

（1）簽收和登記制度。高校的機(jī)要文件主要是通過兩個(gè)渠道收進(jìn)的，一是郵政機(jī)要通信局傳遞的機(jī)要文件，二是從機(jī)要局領(lǐng)取的機(jī)要文件。簽收機(jī)要文件時(shí)，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內(nèi)裝文件的痕跡；二要核對簽文薄與實(shí)際信件件數(shù)、信封號碼是否相符。檢查核對準(zhǔn)確無誤后方可簽字，在專用機(jī)要文件登記簿上登記，并且注明密級和收到時(shí)間。

（2）借閱、復(fù)印制度。各單位指定專人領(lǐng)取，登記簽字。未經(jīng)同意，不得轉(zhuǎn)借和私自擴(kuò)大傳閱范圍，更不能擅自復(fù)印、摘抄；特殊情況必須復(fù)印的，要經(jīng)上級保密部門同意，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)制的文件要登記并嚴(yán)格控制發(fā)放范圍和份數(shù)，并視同正式文件予以管理。

（3）閱文制度。嚴(yán)格按照上級規(guī)定范圍傳閱，機(jī)要文件的傳閱必須是單循環(huán)傳閱，即文件負(fù)責(zé)人直接呈送領(lǐng)導(dǎo)閱，然后返回文件負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)之間不能橫向傳閱。

（4）監(jiān)督和檢查制度。機(jī)要文件的管理應(yīng)該做好三項(xiàng)工作：一是檢查，二是抽查，三是監(jiān)督。這三點(diǎn)對做好機(jī)要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要舉措。加大監(jiān)督、檢查力度，能有效地防止失密、泄密事件的發(fā)生。

（5）清理、銷毀以及歸檔制度。為確保機(jī)要文件的安全，必須對機(jī)要文件定期檢查、清點(diǎn)和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如數(shù)退回原發(fā)部門；對不屬于清退范圍的文件資料，根據(jù)學(xué)校檔案管理要求存檔；該銷毀的文件則要送指定地點(diǎn)處理，切忌隨意處理。

三、改進(jìn)機(jī)要工作方法，提高文件送閱效率

為了使上級文件精神及時(shí)得到貫徹落實(shí)，需要積極探索文件處理規(guī)律，提高文件送閱效率。要按照“嚴(yán)格程序，靈活處理”的原則，做到以下四點(diǎn)：一是合理分類。將供領(lǐng)導(dǎo)閱讀的文件和供各部門執(zhí)行的文件，分內(nèi)容、分部門、分業(yè)務(wù)、分級別按時(shí)間先后順序傳閱、督辦、返回。二是堅(jiān)持急件急辦。即按照機(jī)要文件的輕重緩急程度合理安排傳閱者的先后順序，重要文件呈送主要領(lǐng)導(dǎo)先閱，文件內(nèi)容與誰工作關(guān)系密切誰先閱、誰在家誰先閱，以使主管領(lǐng)導(dǎo)盡快了解上級文件精神，及時(shí)做好工作安排。對一些急件或絕密件、機(jī)密件，應(yīng)隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，隨時(shí)掌握文件的走向和流程。三是可適當(dāng)靈滲處理。在文件份數(shù)少、傳閱領(lǐng)導(dǎo)多、閱辦部門多的情況下，可采取先辦理、后傳閱，先主辦、后協(xié)辦的方式處理，以提高文件的利用率和工作效率，及時(shí)發(fā)揮機(jī)要文件的效用。四是加強(qiáng)提醒和督促。對于那些需要及時(shí)落實(shí)的事情，如果怕領(lǐng)導(dǎo)工作忙忘記，機(jī)要秘書有責(zé)任提醒和督促。在傳文過程中，如有的領(lǐng)導(dǎo)出差或在外開會，往往一個(gè)文件還沒有傳閱完，另一個(gè)要傳閱的文件又來了，反復(fù)交叉，積少成多，在這種情況下，機(jī)要人員更要注意做好文件的傳閱工作，將傳完的文件收回并及時(shí)分類存放好，以便隨時(shí)提供參考、利用。

四、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密措施，實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理現(xiàn)代化

嚴(yán)格機(jī)要文件的現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行微機(jī)處理和檢索，是機(jī)要文件現(xiàn)代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎(chǔ)上，實(shí)行微機(jī)處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。因此，必須加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)上保密措施和相應(yīng)硬件設(shè)備建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)機(jī)要文件管理的現(xiàn)代化。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和國際互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，高校機(jī)要文件管理工作出現(xiàn)了許多新情況、新問題。為此，我們必須認(rèn)清形勢，加強(qiáng)和改進(jìn)高校機(jī)要文件管理工作，這對于保持高校穩(wěn)定，鞏固和發(fā)展高校的大好形勢，保證高校各項(xiàng)工作順利開展，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。另外，機(jī)要人員還要熟練掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)以及密碼通訊網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以適應(yīng)新時(shí)期機(jī)要文件管理的要求。

新形勢下，機(jī)要文件管理工作比以前更復(fù)雜、更深入、更細(xì)致。高校機(jī)要人員必須認(rèn)清形勢，更新觀念，加強(qiáng)和改進(jìn)高校機(jī)要文件管理工作，以適應(yīng)新時(shí)期、新形勢下機(jī)要文件管理的要求，使機(jī)要文件管理工作在高校又好又快發(fā)展中發(fā)揮積極作用。

第二篇：新時(shí)期高校教學(xué)秘書管理工作淺析

新時(shí)期高校教學(xué)秘書管理工作淺析

肖衛(wèi)

（中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)科技哲學(xué)部，安徽 合肥230026）

摘要：高校教學(xué)秘書是一個(gè)特殊而重要的崗位，文章重點(diǎn)評價(jià)了教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，澄清了此前關(guān)于教學(xué)秘書工作的認(rèn)識誤區(qū)，全面分析了教學(xué)秘書的素質(zhì)要求，并且就加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)提出了具體的對策建議。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書； 教學(xué)管理

中圖分類號： G451.8文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

Reflections on a University Teaching Secretary’s Work in the New Era

XIAO Wei

(University of Science and Technology of China, Hefei, Anhui 230026)

Abstract: The teaching secretary’s qualifications and role in the administration of university teaching are discussed and certain misconceptions of the teaching secretary’s work are clarified.Recommendations are offered for strengthening the team of teaching secretaries in a university.Key words: teaching secretary;teaching administration

培養(yǎng)人才是高校的基本職能，教學(xué)是培養(yǎng)人才的主要途徑之一，服務(wù)于教學(xué)活動的教學(xué)管理是高校管理的核心之一，高校的性質(zhì)和任務(wù)決定了學(xué)校的一切工作都要以教學(xué)為中心，決定了教學(xué)管理在高校工作中的重要地位。教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用。

隨著高校教學(xué)改革的深入，以教學(xué)思想、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法與教學(xué)管理為主要內(nèi)容的教學(xué)改革，對教學(xué)管理者提出了更高的要求。與此同時(shí)，教學(xué)管理向信息化、現(xiàn)代化發(fā)展的新趨勢，也給學(xué)校的教學(xué)管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。一流的大學(xué)需要一流的管理，一流的教學(xué)需要一流的教學(xué)管理來支撐。教學(xué)管理不僅包含先進(jìn)的管理手段、管理制度和管理思想，更重要的是要有一支高職業(yè)素質(zhì)的管理隊(duì)伍，這就對教學(xué)秘書工作提出了更高的要求。

一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中作用的再認(rèn)識

教學(xué)秘書是高校最為常見的工作崗位，由于崗位形成時(shí)間較長，基本的工作職能相對也較為固定。因此，常見的對教學(xué)秘書崗位存在的認(rèn)識誤區(qū)是，將教學(xué)秘書的基本工作職能和崗位創(chuàng)新需求混為一談，認(rèn)為該崗位不過是作些課程安排、成績登記、材料報(bào)送等簡單工作，什么樣的人都能做。這種看法其實(shí)是存在誤區(qū)和片面性的。高校教學(xué)秘書在行政上受學(xué)院和系領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上往往同時(shí)還受教務(wù)處或研究生院指導(dǎo)，崗位信息獲取和行政指令來源具有多源性的特點(diǎn)。故某種程度上說，教學(xué)秘書崗位是教學(xué)信息管理上傳下達(dá)的橋梁，是學(xué)校教務(wù)部門聯(lián)系院、系和學(xué)生的紐帶，是學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃和指令最基層的執(zhí)行者。因此，基層一線教學(xué)管理水平的高低，工作狀況及管理效能如何，不僅影響著院、系管理工作，并且影響著學(xué)校整體的教學(xué)水平。如果教學(xué)秘書失職，輕則造成教學(xué)管理工作的混亂，重則導(dǎo)致上級教學(xué)管理被架空，甚至出現(xiàn)教學(xué)管理舞弊的極端惡劣現(xiàn)象。因此，有必要進(jìn)一步深入認(rèn)識教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用。

首先，教學(xué)秘書是教學(xué)管理思想最后的執(zhí)行者，在院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門指導(dǎo)下，使各項(xiàng)

教學(xué)活動得到有序的組織和安排落實(shí)，各類教學(xué)文檔得到正確的建立并匯總歸檔，從這個(gè)意義上說，教學(xué)秘書既是執(zhí)行者也是管理人。

其次，教學(xué)秘書起著參謀和助手的作用，收集反饋各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)中的意見和信息，供教學(xué)職能部門和院系領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。

第三，教學(xué)秘書在各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施中，還是學(xué)校職能部門和院系以及教師和學(xué)生之間的聯(lián)系和溝通協(xié)調(diào)者。

以上三個(gè)方面工作都是圍繞著教學(xué)活動能夠順利進(jìn)行而展開的，是教師和學(xué)生完成教與學(xué)任務(wù)必不可缺的輔助性服務(wù)工作。教學(xué)秘書的工作和學(xué)校的中心任務(wù) ——教學(xué)工作有著千絲萬縷的關(guān)系，教學(xué)秘書的每一項(xiàng)工作，每一個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的管理工作如果不到位，都會對學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生重大影響和損失?？梢姡酝欠N認(rèn)為教學(xué)秘書的工作是簡單勞動的想法，具有片面性，教學(xué)秘書崗位的作用不但非常重要，而且還需要其創(chuàng)造性地執(zhí)行和協(xié)調(diào)，才能充分發(fā)揮其崗位職能，確保各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的圓滿完成。認(rèn)清了教學(xué)秘書崗位的重要作用，對教學(xué)秘書的素質(zhì)就應(yīng)該有更為嚴(yán)格的要求。

二、對教學(xué)秘書素質(zhì)要求的再認(rèn)識

眾所周知，所謂素質(zhì)，是人獲得識、才、學(xué)的生理基礎(chǔ)，這是一個(gè)外延很廣的概念。狹義的素質(zhì)主要指人的生理和感覺器官方面的特征，是人的心理發(fā)展的生理?xiàng)l件。廣義的素質(zhì)則包括人的性格、興趣、氣質(zhì)、風(fēng)度、能力等等。按類型劃分，又可分為思想素質(zhì)、知識素質(zhì)、工作能力素質(zhì)、身體素質(zhì)等等。一般而言，素質(zhì)的發(fā)育和成熟總是在社會實(shí)踐中逐步實(shí)現(xiàn)和提高的，因此，對教學(xué)秘書的素質(zhì)要求，也是由這一崗位的特殊性質(zhì)所決定的。

（一）思想素質(zhì)

教學(xué)秘書必須具備甘為人梯的事業(yè)心和愛崗敬業(yè)的工作精神。教學(xué)秘書工作不但計(jì)劃性強(qiáng)，而且內(nèi)容龐雜，具有綜合服務(wù)的工作特性，這就要求工作者必須有高度的責(zé)任心，工作中要時(shí)時(shí)處處想師生所想，急師生所急，奉獻(xiàn)一份真心、愛心和耐心。教學(xué)管理工作繁雜、細(xì)致，稍有疏忽，就可能導(dǎo)致差錯(cuò)。而無論在時(shí)間、地點(diǎn)、課程和任課教師哪一個(gè)環(huán)節(jié)的編排上出現(xiàn)錯(cuò)誤，都會造成教學(xué)秩序的混亂。所以工作必須一絲不茍，要細(xì)心再細(xì)心，如果沒有良好的職業(yè)道德和修養(yǎng)，沒有較強(qiáng)的敬業(yè)意識是無法勝任的。一些高校出現(xiàn)的教學(xué)計(jì)劃無法實(shí)現(xiàn)，上課排課成績單屢屢出錯(cuò)，出了問題后大家又踢皮球推諉責(zé)任的現(xiàn)象，很多時(shí)候都源于教學(xué)秘書的工作不到位，使得問題逐級放大。

此外，教學(xué)秘書還應(yīng)具有良好的個(gè)人修養(yǎng)。所謂修養(yǎng)，從心理學(xué)意義上講，是指人的性格、品質(zhì)等，它是一個(gè)人德、識、才、學(xué)行為和能力綜合和集中的表現(xiàn)。高校教學(xué)秘書工作涉及的人和部門較廣，碰到的問題和矛盾較多，教學(xué)秘書往往是單位的門面和窗口，自身的修養(yǎng)以及精神面貌、工作作風(fēng)，直接影響人們對所在院系的印象和評價(jià)。因此，教學(xué)秘書要有寬廣的胸懷，豁達(dá)的氣度，對工作中碰到的誤解和委屈，待遇與工作效益不相平衡的時(shí)候應(yīng)學(xué)會容忍，增強(qiáng)心理承受力，每天以愉快的心情和充滿活力的精神狀態(tài)、飽滿的工作熱情投入工作。無論工作多繁忙，只要有積極向上的精神狀態(tài)，不辭勞苦，任勞任怨，耐心熱情，就能維護(hù)單位的形象，為單位營造良好的聲譽(yù)，同時(shí)也為自身的崗位塑造積極正面的形象。反之，如此關(guān)鍵的崗位可能因?yàn)橐粋€(gè)人的壞面孔，對單位乃至整個(gè)學(xué)校都將造成巨大的負(fù)面影響。

（二）知識素質(zhì)

高校教學(xué)管理是一項(xiàng)具有一定專業(yè)知識要求的工作，這就要求教學(xué)秘書必須具備較高的知識素質(zhì)。

首先，高校教學(xué)秘書的工作對象是大學(xué)生、教師和校、院、系、室領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員，他們都屬于高知識水平的人群，這自然要求教學(xué)秘書必須有較高的知識素質(zhì)，能夠和他們保

持良好的對話與溝通。為提高教學(xué)秘書的知識素養(yǎng)，就必須要求他們從教育觀、知識觀、學(xué)習(xí)觀等方面提高認(rèn)識，為教學(xué)管理現(xiàn)代化奠定厚實(shí)的知識基礎(chǔ)，不斷學(xué)習(xí)不斷提高。

其次，教學(xué)管理工作也是一門科學(xué)性很強(qiáng)的工作，教學(xué)管理者必須具備綜合業(yè)務(wù)知識，最好能掌握管理專業(yè)知識與相關(guān)專業(yè)知識體系，才能對所從事的工作性質(zhì)、內(nèi)容、范圍和要求有明確的認(rèn)識，并運(yùn)用科學(xué)的管理方法使管理工作科學(xué)化、規(guī)范化。綜合業(yè)務(wù)知識還包括學(xué)校和本院系的基本概況，人員情況、課程設(shè)置及開課情況、本學(xué)科教學(xué)培養(yǎng)方案、學(xué)校學(xué)籍管理和各項(xiàng)規(guī)章制度。因此，教學(xué)秘書應(yīng)該盡可能地多學(xué)習(xí)一些管理專業(yè)知識，例如教育學(xué)、教育管理學(xué)、教育心理學(xué)、管理心理學(xué)、甚至社會學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等知識，不斷提高教學(xué)管理的理論水平。一個(gè)具有相關(guān)知識素養(yǎng)的教學(xué)秘書和一個(gè)只會機(jī)械執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示的教學(xué)秘書，其工作效率和成效，也是截然不同的。

（三）能力素質(zhì)

高校教學(xué)秘書管理工作的知識化、現(xiàn)代化和效能如何，還和他們運(yùn)用知識的能力有關(guān)，即他們不但要有較寬泛的知識素質(zhì)，而且還要有運(yùn)用知識解決問題的能力。教學(xué)秘書的能力素質(zhì)主要包括：高效和快捷的學(xué)習(xí)能力、研究能力、創(chuàng)造性思維能力、口語和書面表達(dá)能力、處理突發(fā)事件和危機(jī)的管理能力、組織能力和工作創(chuàng)新能力等。

隨著教育改革的深入，教學(xué)管理越來越規(guī)范化，教學(xué)秘書承擔(dān)的工作頭緒也越來越多，怎樣在時(shí)間緊、任務(wù)重的情況下出色地完成工作，對高校教學(xué)秘書提出了更高的要求，這就要求教學(xué)秘書有較強(qiáng)的工作能力和較高的工作藝術(shù)。具體而言包括：

1.統(tǒng)籌管理能力。教學(xué)秘書工作的輔助地位決定了它的被動性，作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門的助手，隨時(shí)隨地可能接到工作指示和任務(wù)，如果來一個(gè)電話處理一件事，接一個(gè)文件安排一項(xiàng)工作，往往會陷于窮于應(yīng)付的尷尬局面。要能夠妥善安排，對學(xué)校紛繁的工作事務(wù)要力圖能夠駕馭，從中找出各學(xué)年各學(xué)期各時(shí)段的常規(guī)性事務(wù)，事先制定工作計(jì)劃，主動出擊且留有余地，在操控中才能游刃有余。對經(jīng)常性工作和突擊性工作以及臨時(shí)出現(xiàn)的工作能分清輕重緩急，頭緒多時(shí)在記事本上按照重急輕緩的原則，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)，力求有條不紊，只有這樣，才不會有遺漏出現(xiàn)。

2.應(yīng)變能力。碰到任務(wù)急工作量大的突擊性工作，要求快速作出反應(yīng)，在短時(shí)間內(nèi)完成交辦的工作，這就要調(diào)動平時(shí)工作中的各種信息資料，同時(shí)須憑工作經(jīng)驗(yàn)、對工作任務(wù)熟悉程度的積累來完成。要注意在平時(shí)的工作中不斷積累可能有用的個(gè)人信息資料并加以妥善有序的保管，對教學(xué)管理業(yè)務(wù)要盡可能熟知，這樣碰到突擊性任務(wù)才能從容應(yīng)對，遇事不慌。把平時(shí)做好日常工作作為突擊性工作的基礎(chǔ)，只有平時(shí)踏踏實(shí)實(shí)，勤勤懇懇地工作，才能為戰(zhàn)時(shí)辦事渠道暢通創(chuàng)造條件。

3.溝通協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書經(jīng)常需要與教學(xué)職能部門和院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生打交道，只有和他人保持良好的溝通，才能得到理解與支持。高校教學(xué)大量工作的順利完成都得益于方方面面人員的共同努力，因此，教學(xué)秘書要正確認(rèn)識并承擔(dān)好自己的崗位角色，學(xué)會在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，在協(xié)調(diào)中做到到位不越位，參與不干預(yù)，出謀不決策，擺正自己的角色位置，在與人協(xié)作共事處理問題時(shí)要從多角度考慮，和諧地處理好和上級部門、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生的關(guān)系。對于學(xué)生也要摒棄過去模式化的僵硬管理，樹立以人為本的管理方式，為師生們著想，多站在他們的角度考慮問題，給師生們創(chuàng)造良好的教學(xué)氛圍。

4.現(xiàn)代化管理技能。需要強(qiáng)調(diào)的是，教學(xué)秘書必須能夠熟練地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)和教學(xué)管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理。這不但能使工作效率和水準(zhǔn)得到提高，而且也能減輕管理中的部分工作量，也為師生和各級教學(xué)管理部門提供了快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。過去那種人員安置不下就往教學(xué)秘書崗位塞的落后觀念應(yīng)該轉(zhuǎn)變，將教學(xué)秘書崗位的技能要求降低，實(shí)際上就是將本校教學(xué)水平主動降低。對此，人事部門應(yīng)有清醒的認(rèn)識。

5.寫作和語言表達(dá)能力。教學(xué)秘書經(jīng)常要根據(jù)教學(xué)中的實(shí)際情況擬寫一些教學(xué)文書，如教學(xué)通知、申請報(bào)告等，在處理工作中需與對方反復(fù)磋商，下情上達(dá)、上情下達(dá)，解釋原因等，這都需要較強(qiáng)的書面和語言表達(dá)能力,要求能夠行文流暢，表達(dá)得體，言簡意賅。

（四）創(chuàng)新意識

綜上所述，我們應(yīng)該改變過去那種認(rèn)為教學(xué)秘書的工作是簡單勞動的陳舊觀念，只有將教學(xué)秘書放在整個(gè)知識信息社會的大環(huán)境中提高要求，重新定位，才能確保高校教學(xué)質(zhì)量的提高。對教學(xué)秘書更高的素質(zhì)要求之一，就是必須具有創(chuàng)新意識。當(dāng)今社會，共享資源越來越多，人們之間的距離正在縮小，各個(gè)領(lǐng)域的新思想、新方法、新技術(shù)、新手段層出不窮，且傳播滲透迅速。教學(xué)秘書應(yīng)不斷擴(kuò)大知識面，掌握新知識，提高分析問題和解決問題的能力，使自己的知識水平跟上時(shí)代的發(fā)展，創(chuàng)造性地開展工作且解決問題，才能真正做好本職工作。21世紀(jì)，我國高等教育管理的改革任重道遠(yuǎn)，要使學(xué)校的各項(xiàng)工作上層次、上水平，不僅需要專家、教授，而且需要高素質(zhì)的教學(xué)管理者，結(jié)合本校本單位的實(shí)際情況，在各自的崗位上創(chuàng)新實(shí)踐，朝著管理規(guī)范化、現(xiàn)代化目標(biāo)努力。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的若干建議

盡管理論上說，高校教學(xué)秘書面臨著更高的要求，但目前我國高校的教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)現(xiàn)狀卻不容樂觀。一般而言，學(xué)校比較重視專任教師隊(duì)伍的建設(shè)，如人才引進(jìn)、在職進(jìn)修等等，而在教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)中只重視高、中層管理人員的配置，常常忽略基層教學(xué)秘書管理工作隊(duì)伍的建設(shè)，從而導(dǎo)致教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)滯后于專任教師隊(duì)伍建設(shè)。為此，筆者建議：

（一）大力提高現(xiàn)有教學(xué)秘書的素質(zhì)

如前所述，教學(xué)管理工作的特殊性和復(fù)雜性都要求教學(xué)秘書不僅要有較好的專業(yè)知識，還要有較高的管理素質(zhì)，既要考慮到知識結(jié)構(gòu)、管理能力、應(yīng)變能力等因素，還要考慮個(gè)人性格、氣質(zhì)、職業(yè)道德等因素。因?yàn)闅v史及諸多原因，教學(xué)秘書的水平存在著參差不齊的情況，有些人存在不同程度的問題，如政治素質(zhì)不高，缺乏責(zé)任心，對嚴(yán)肅的教學(xué)管理工作敷衍了事，管理混亂，抱著你能奈我如何的想法；文化素質(zhì)不高，語言表達(dá)和文字表述水平有待提高；管理水平不高，現(xiàn)代管理能力與技術(shù)匱乏，只會襲用傳統(tǒng)的筆和紙的管理模式，同時(shí)教學(xué)秘書整天忙于各種事務(wù)性工作，疲于應(yīng)付教學(xué)管理部門下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，沒有時(shí)間坐下來潛心學(xué)習(xí)教學(xué)管理知識，所有這些都嚴(yán)重制約了教學(xué)秘書管理能力的提高。因此，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)給予更多的關(guān)注，合理調(diào)整現(xiàn)有人員，所聘人員應(yīng)該由學(xué)校教學(xué)管理部門（教務(wù)處、研究生院）、人事部門和院系領(lǐng)導(dǎo)三方面共同考核，確?；舅刭|(zhì)和業(yè)務(wù)能力達(dá)到一定水平，還可以由教學(xué)主體和被服務(wù)對象的教師和學(xué)生對教學(xué)秘書工作進(jìn)行評議，對不能勝任崗位的人員要及時(shí)更換直至解聘。適時(shí)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或研討會，更新知識，學(xué)習(xí)先進(jìn)的理念和技能，還應(yīng)多組織教學(xué)秘書及教學(xué)管理人員到其他院校參觀訪問，進(jìn)行業(yè)務(wù)考察和研討，交流經(jīng)驗(yàn)。

（二）保持教學(xué)秘書隊(duì)伍的相對穩(wěn)定

長期以來，人們對教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識和評價(jià)，輕視教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用，認(rèn)識不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益。因此在教學(xué)秘書人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)與工作待遇、職稱評定等方面往往最容易成為學(xué)校管理方面的盲點(diǎn)。由于教學(xué)秘書在諸多方面與其他人員差距拉大，而教學(xué)秘書工作量非常繁重，這就必然造成心理的不平衡，尤其是許多參加工作不久的教學(xué)秘書看不到前途和發(fā)展前景，有想轉(zhuǎn)崗的念頭。那些工作多年現(xiàn)在還在教學(xué)秘書崗位上的老同志，雖然工作辛苦盡職，但一個(gè)要求不高的職稱晉升卻成了難點(diǎn)，這些也嚴(yán)重挫傷了他們工作的積極性，勢必給教學(xué)管理工作帶來不穩(wěn)定因素和負(fù)面影響。因此，在確保人員素質(zhì)的前提下，采取措施穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，也是各高校管理者必須重視的問題。

1.合理定位，堅(jiān)持以人為本的思想，激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情。古人云“不在其位，不謀其政”，那么已謀其“政”，不在其“位”，肯定會挫傷人的工作積極性，打擊工作熱情，導(dǎo)致得過且過、馬虎大意、被動應(yīng)付的工作態(tài)度產(chǎn)生，對教學(xué)管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響乃至損失。因此，應(yīng)該對教學(xué)秘書予以合理定位，給予其應(yīng)有的工作待遇，評定其相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職稱，或者在職稱評定中考慮到教學(xué)管理崗位的特殊性和諸多方面綜合情況，這有利于充分調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，發(fā)揮工作主動性，激發(fā)其創(chuàng)造性，使之將工作干得更好。

2.合理的計(jì)算工作量，適當(dāng)提高工資待遇。亞當(dāng)斯的公平理論告訴我們，個(gè)人做出了成績并取得了報(bào)酬后，不僅關(guān)心自己所得報(bào)酬的絕對量，也關(guān)心自己所得報(bào)酬的相對量。因此，他會進(jìn)行種種比較來確定自己所獲報(bào)酬是否合理，而比較的結(jié)果將直接影響今后工作的積極性。教學(xué)秘書的工資和崗位津貼是以自身的職稱來計(jì)算，沒有把工作量的多少納入崗位津貼的參考因素，這就形成了“工作沒少干，報(bào)酬不多拿，工作要求高，受到認(rèn)可難”的尷尬局面。學(xué)校人事分配制度中沒有針對教學(xué)秘書的專門條款，致使各院系在教學(xué)秘書的崗位津貼上缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，各院系之間水準(zhǔn)不盡相同，這種現(xiàn)象也會挫傷一部分教學(xué)秘書的工作積極性。因此，學(xué)校應(yīng)該根據(jù)本校實(shí)際，制定合理的分配方案和標(biāo)準(zhǔn)，對出現(xiàn)的問題統(tǒng)一協(xié)調(diào)解決，各學(xué)院(系)應(yīng)按統(tǒng)一的方案使教學(xué)秘書群體獲得的報(bào)酬與崗位貢獻(xiàn)呈正比。

3.引入激勵(lì)機(jī)制，開展教學(xué)管理評估，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，促進(jìn)教學(xué)管理良性循環(huán)。教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)離不開一套好的激勵(lì)機(jī)制的建立，實(shí)行目標(biāo)績效管理。教學(xué)秘書的工作事務(wù)多，作用大，學(xué)校及院（系）應(yīng)采取相應(yīng)的激勵(lì)措施，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以獎(jiǎng)為主。在具體的考察過程中，工作完成的優(yōu)劣、工作量的多少固然是一個(gè)方面，對工作的態(tài)度、工作水平也應(yīng)該納入考評內(nèi)容，對效率高，責(zé)任心強(qiáng)，教師學(xué)生評議打分高的要給予表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，對工作管理不利，不能勝任甚至造成管理混亂出教學(xué)事故的，要教育其改正；對長期不能改正的應(yīng)及時(shí)調(diào)離教學(xué)秘書崗位。只有獎(jiǎng)罰分明才能調(diào)動教學(xué)秘書的工作熱情，發(fā)揮他們的主觀能動性，開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，建立起一支高水平的教學(xué)秘書隊(duì)伍。

綜上所述，要提高高校的教學(xué)管理水平，教學(xué)秘書隊(duì)伍應(yīng)得到應(yīng)有的重視并加強(qiáng)建設(shè)，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門都應(yīng)正確認(rèn)識教學(xué)秘書工作的性質(zhì)、地位、職能、任務(wù)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際建設(shè)好這支隊(duì)伍，要制定激勵(lì)人心奮進(jìn)的長效管理機(jī)制作保證，發(fā)揮其在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生進(jìn)而推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中的積極作用。

參考文獻(xiàn)：

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第三篇：關(guān)于新時(shí)期高校科研管理工作的思考

關(guān)于新時(shí)期高?？蒲泄芾砉ぷ鞯乃伎?/p>

近年來，隨著高等教育的迅猛發(fā)展，全國各高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次不斷提高，以科研促教學(xué)、促專業(yè)學(xué)科建設(shè)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)的作用日益重要，這就對科研提出了更高的要求?？蒲兴降母叩?，除了與科研隊(duì)伍的素質(zhì)有關(guān)外，科研管理水平也是一個(gè)不容忽視的因素。建設(shè)一支穩(wěn)定的科研管理隊(duì)伍，建立一套現(xiàn)代化的科研管理模式，對保證高?？蒲泄ぷ鞯馁|(zhì)量與水平，促進(jìn)科研工作的發(fā)展，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高水平的科研工作需要高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

1.科研管理工作的特殊性。科研管理是指科研管理者對科研人員從項(xiàng)目申請到項(xiàng)目實(shí)施、完成的全過程管理。高?？蒲泄ぷ魇翘嵘虒W(xué)水平的基礎(chǔ)工作，是促進(jìn)專業(yè)學(xué)科建設(shè)和發(fā)展的前提，科研水平的高低已成為衡量高校綜合實(shí)力的重要依據(jù)。在高新技術(shù)快速發(fā)展的今天，科學(xué)研究朝著跨專業(yè)、跨學(xué)科、跨領(lǐng)域方向發(fā)展，形成了一個(gè)龐大的相互滲透、相互交錯(cuò)的科學(xué)群，這就要求高?？蒲泄芾碚弑仨毦哂羞h(yuǎn)期規(guī)劃才能和卓越組織才能，不能只局限于日常事務(wù)管理，還要具有把不同學(xué)科的科研人員協(xié)調(diào)組織起來，圓滿完成科研任務(wù)的能力。所以，我們必須從思想上高度重視科研管理工作，健全科研管理機(jī)構(gòu)，充實(shí)科研管理人員，把高?？蒲泄芾砉ぷ魍葡蛞粋€(gè)較高的層次。

2.科研管理隊(duì)伍需要復(fù)合型人才?？茖W(xué)研究更多的是以探索性、創(chuàng)造性為主的腦力勞動，而科研管理則是對科學(xué)研究這一人類特殊的知識生產(chǎn)和社會活動的管理，其活動內(nèi)容和方式以及所產(chǎn)生的影響都具有較大的靈活性和不確定性，涉及面廣、門類全，要求高?？蒲泄芾砣藛T具備多學(xué)科、多專業(yè)的知識和信息，確保學(xué)?？蒲泄ぷ饔行нM(jìn)行。不同的學(xué)校、不同的學(xué)科發(fā)展對科研的要求各不相同，對科研管理要求也具有明顯的差異性。因此，建設(shè)一支既懂技術(shù)又懂管理，且知識結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)技術(shù)過硬的“復(fù)合型”管理隊(duì)伍至關(guān)重要。

3.堅(jiān)持“以人為本”建設(shè)科研管理隊(duì)伍。管理部門的生命力源于每位管理者的創(chuàng)造力，只有管理者銳意創(chuàng)新，管理部門的活力才能得以體現(xiàn)。所以，管理部門要樹立“以人為本，致力于部門價(jià)值與個(gè)人價(jià)值共同提升”的理念，積極引導(dǎo)科研管理人員安于本職、甘于奉獻(xiàn)、鉆研業(yè)務(wù)、善于管理，在工作中不斷充實(shí)業(yè)務(wù)知識，努力提高管理水平，為個(gè)人的發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境與發(fā)展空間，為部門的發(fā)展提供人力資源保障，讓管理者個(gè)體與管理部門的效率均得以充分發(fā)揮，創(chuàng)造出最大的管理效益。

二、強(qiáng)化“五個(gè)意識”，提高科研管理水平

1.創(chuàng)新意識。科研管理創(chuàng)新的過程就是對傳統(tǒng)管理的一種超越，是對變化的、發(fā)展的科研活動的適應(yīng)，是效益與效率的統(tǒng)一。新的管理模式既要充分調(diào)動科研人員的積極性和潛力，又要?jiǎng)?chuàng)造一種寬松、舒適、自由、平等的學(xué)術(shù)環(huán)境，尤其是一些交叉學(xué)科和新興學(xué)科，它們的建立和發(fā)展都與傳統(tǒng)學(xué)科有著截然不同的方式和條件。按照發(fā)展要有新思路、改革要有新突破、開發(fā)要有新局面的要求，在科研管理過程中應(yīng)不斷研究新情況、發(fā)現(xiàn)新問題、提出新思路、制定新目標(biāo)，立足教學(xué)工作和學(xué)科建設(shè)大局，建立有利于科研發(fā)展的管理模式。

2.服務(wù)意識。在科研管理工作中，既要有管理意識，又要有服務(wù)意識，并以服務(wù)推動管理?？蒲泄芾聿块T要把爭取更好的科研項(xiàng)目和更多的科研經(jīng)費(fèi)當(dāng)作主要任務(wù)來抓?？蒲泄芾砣藛T要不計(jì)個(gè)人的名利得失，幫助處理和解決科研人員在科學(xué)研究過程中遇到的問題，為科研人員搭建舞臺、創(chuàng)造條件，盡可能以高效率、高質(zhì)量的服務(wù)幫助科研人員順利完成科研項(xiàng)目。

3.科研興校意識?？蒲泄芾砣藛T的工作成績較多地體現(xiàn)在高水平科研效益中，只有學(xué)校的科研整體水平上臺階、上檔次，科研管理人員的價(jià)值才能充分體現(xiàn)，因此，科研管理人員必須具備高度的主人翁意識，有強(qiáng)烈的集體榮譽(yù)感和愛校精神，要將個(gè)人的眼前利益與學(xué)校的長遠(yuǎn)發(fā)展有機(jī)結(jié)合，自覺融入科研興校行動當(dāng)中。

4.信息前瞻意識。在高?？蒲泄芾砘顒又?，所面臨的信息主要有3個(gè)方面：一是政策信息，如國家科技發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)、科技方針政策、科技法規(guī)及長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃等。二是控制信息，如學(xué)科發(fā)展信息，它可以預(yù)測未來學(xué)科發(fā)展動態(tài)，明確學(xué)校申請和爭取科研項(xiàng)目的方向和范圍。三是作業(yè)信息，如項(xiàng)目合同的簽訂、科研進(jìn)度、科研過程需協(xié)調(diào)的環(huán)節(jié)等。只有掌握大量準(zhǔn)確及時(shí)的信息，才能使科研瞄準(zhǔn)國內(nèi)外前沿，保證課題的先進(jìn)性和新穎性，從而早出成果、快出成果、出好成果。因此，要想做到宏觀地指導(dǎo)科研人員從事研究，科研管理工作者必需具有信息前瞻意識。

5.終身學(xué)習(xí)意識。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，新興、交叉、邊緣學(xué)科不斷出現(xiàn)，不同學(xué)科之間相互滲透融合已成為科技發(fā)展的大趨勢?？蒲泄芾碜鳛橐婚T綜合性工作，兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理的雙重職能，內(nèi)容涉及管理學(xué)、教育學(xué)、信息科學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、組織學(xué)等諸多學(xué)科領(lǐng)域。因此，科研管理人員不僅要自覺更新知識結(jié)構(gòu)，努力將自己由單一型的“執(zhí)行者”逐步打造成懂技術(shù)、知法律、會管理、善運(yùn)作的復(fù)合型經(jīng)營者，而且還要具有發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題的能力，成為具有現(xiàn)代學(xué)習(xí)型觀念和意識的高素質(zhì)人才。

三、打造科研氛圍，提升綜合管理能力

1.管理決策能力。首先是戰(zhàn)略管理能力。科研管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，從管理內(nèi)容上看，涉及項(xiàng)目管理（組織申報(bào)、立項(xiàng)、開題、中期檢查、結(jié)項(xiàng)鑒定、成果轉(zhuǎn)化）、經(jīng)費(fèi)管理（經(jīng)費(fèi)預(yù)算、核算、核對）、成果管理（成果歸檔、成果報(bào)獎(jiǎng)、成果宣傳等）、年科研成果統(tǒng)計(jì)等方面；從管理層面上看，有縱向和橫向；從管理方式上看，更具多樣化、復(fù)雜性?？蒲泄芾砜v橫交錯(cuò)、動靜結(jié)合，每一項(xiàng)具體工作和環(huán)節(jié)必須協(xié)調(diào)一致，才能互不干擾。此外，科研管理工作關(guān)系到國家、省市、學(xué)校的科技方針和科技創(chuàng)新的實(shí)施，從表面上看，科研管理人員是為科研人員服務(wù)的，但從更高的層面上講，科研管理人員是科技創(chuàng)新和科技政策的宣傳者和實(shí)踐者。因此，科研管理人員必須從戰(zhàn)略的高度充分認(rèn)識到科研管理工作的重要性，樹立大局意識，強(qiáng)化戰(zhàn)略管理能力，體現(xiàn)群體優(yōu)勢和管理效益。其次是決策引導(dǎo)能力?？蒲泄芾淼暮诵氖侨绾螤幦〉礁咚疁?zhǔn)的科研項(xiàng)目和盡可能多的科研經(jīng)費(fèi)，諸如選題立項(xiàng)、科研計(jì)劃的制定、科研梯隊(duì)的選配等都需要科研管理人員去決策、去引導(dǎo)?？蒲泄芾砉ぷ鞅仨殢?qiáng)化市場意識，把需求作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，掌握科技政策，了解經(jīng)濟(jì)信息，關(guān)注文化趨勢，把握社會發(fā)展的脈搏，為科研人員的選題提供必要的決策和有效的引導(dǎo)，提高項(xiàng)目立項(xiàng)和研究的可行性。

2.組織協(xié)調(diào)能力。在高校，科研管理部門是一個(gè)綜合性部門，管理的對象是代表最先進(jìn)生產(chǎn)力的科學(xué)勞動者和思想活躍的知識分子；管理項(xiàng)目是探索未來、填補(bǔ)空白的最新研究課題和經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的攻關(guān)課題，因此科研管理者應(yīng)具有把各行各業(yè)的人和各種各樣的事與物按一定的需要進(jìn)行有序排列、組織和協(xié)調(diào)的能力?？蒲泄芾淼膮f(xié)調(diào)既包括外部的，又包括內(nèi)部的；既有橫向的，又有縱向的。外部協(xié)調(diào)是指，科研管理人員要積極加強(qiáng)與上級各主管部門及合作單位相互之間的信息溝通，設(shè)法讓他們了解學(xué)校的科研需求。內(nèi)部協(xié)調(diào)是指，每項(xiàng)課題的完成需要多個(gè)部門的協(xié)作，這就要求科研管理人員加強(qiáng)與校內(nèi)各部門業(yè)務(wù)聯(lián)系，協(xié)調(diào)好管理方面的問題。橫向協(xié)調(diào)是指，隨著國家教育制度的改革與發(fā)展，各高校都希望把科研“做強(qiáng)做大”，找到學(xué)?？蒲信c社會需求的結(jié)合點(diǎn)，有的放矢地開展科學(xué)研究。縱向協(xié)調(diào)是指，學(xué)校的二級學(xué)院都有負(fù)責(zé)科研活動的機(jī)構(gòu)，校級的科研管理者要了解學(xué)院科研工作重點(diǎn)，協(xié)助他們定期開展學(xué)術(shù)交流活動，對課題的實(shí)施做好指導(dǎo)、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、支持和服務(wù)工作。

3.應(yīng)用信息技術(shù)能力。提高科研管理能力要靠信息化平臺?？蒲泄芾硇畔⒒且粋€(gè)系統(tǒng)工程，它不僅能夠?qū)崿F(xiàn)課題在線申報(bào)、評審、結(jié)題、驗(yàn)收等，而且還能對科研信息進(jìn)行快速查詢、收集、跟蹤、整理、分類匯總，更重要的是能夠廣泛深入地了解國內(nèi)外科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)狀、趨勢，掌握各學(xué)科有關(guān)的最新研究動態(tài)，從中采集有價(jià)值、適合本校的科研信息，及時(shí)反饋給一線科研人員，這一系列活動的完成都需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐。

科研信息是科研管理決策的關(guān)鍵因素，更是科研工作的重要內(nèi)容之一，科研管理人員對科研信息的掌握和利用很大程度上影響著科研工作的規(guī)劃與整體布局。因此，做到快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握和了解最新的科研信息，可以為科研管理人員利用信息技術(shù)、提高管理水平起到事半功倍的作用?！?/p>

（作者單位：北京教育學(xué)院科研處）

[責(zé)任編輯：蔡桂蘭]

第四篇：機(jī)要文件的“四個(gè)一”

什么是機(jī)要文件的“四個(gè)一”？

老秘觀點(diǎn): “四個(gè)一”包括：

進(jìn)出一個(gè)口（指機(jī)要信函運(yùn)轉(zhuǎn)）、拆封一只手（指機(jī)要信函拆封）、登記一本帳（指要單獨(dú)登記機(jī)要文件）、傳閱一個(gè)點(diǎn)（指機(jī)要文件傳閱的形式）。

這是建國前后一個(gè)時(shí)期黨和國家機(jī)關(guān)對文件加強(qiáng)安全管理的一條極其寶貴的經(jīng)驗(yàn)作法?？墒?，從近幾年的實(shí)踐來我們所掌握的情況看，不少的秘書人員對此熟知甚少，甚至從未聽說過這一提法。

傳閱是指在文件只有一份或很少幾份的情況下，需要閱知的人又較多，故在他們中間傳遞閱知。機(jī)要文件傳閱應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“點(diǎn)傳”，即以機(jī)要文書為一個(gè)“中心點(diǎn)”，閱件人只和機(jī)要文書人員之間有嚴(yán)格的取還登記手續(xù)，閱件人相互之間不發(fā)生直接關(guān)系，一般把這種方法叫做“傳閱一個(gè)點(diǎn)”，這是避免機(jī)要文件在傳閱過程中“不翼而飛”的一條好辦法，同時(shí)，又可以防止閱件人積壓文件。

文件登記是管理文件的帳目。設(shè)立文件登記是管理與保護(hù)文件的一種必要措施，也是一項(xiàng)細(xì)致的工作。所謂“登記一本帳”，是指對收入的秘密、機(jī)密和絕密文件，應(yīng)與非機(jī)密性的文件相分開，單立一本帳來登記，設(shè)立《機(jī)要文件收文登記薄》。拆封就是啟封，它是文書處理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

在文書處理工作上，黨和國家賦予機(jī)要文書部門一種特有的職責(zé)，即除上級發(fā)來指定領(lǐng)導(dǎo)人拆封的“親啟”信件外，對其他機(jī)要信函，機(jī)要文書部門均有拆封權(quán)。這也就告訴我們，非機(jī)要文書部門不得自行拆封機(jī)要信函，一般稱這種做法叫“拆封一只手”。是指機(jī)要信函的收發(fā)進(jìn)出，要堅(jiān)持一個(gè)口，這個(gè)口就是機(jī)要文書部門。向外發(fā)送機(jī)要信函，無論采取哪種方式，都應(yīng)由機(jī)要文書部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。與機(jī)要文書工作無關(guān)的部門或人員，不得參與機(jī)要文件的裝封與傳遞，不得讓非機(jī)要人員捎帶機(jī)要信函，更不能借開會方便之機(jī)，讓開會人員給本單位捎帶機(jī)要信件（注：這種現(xiàn)象在不少的地方相當(dāng)普遍。試想，解放前，我們的機(jī)要交通人員爬山涉水，出生入死，不誤機(jī)要文件準(zhǔn)時(shí)送達(dá)。解放初期，在天津的一些市區(qū)機(jī)關(guān)，機(jī)要交通員的最好工具不過就是“大鐵驢”，早出晚歸，懷揣干糧，迎風(fēng)冒雨，不誤文件的送達(dá)。看看現(xiàn)在，摩托車騎膩了，汽車也不愿開了，懶得非要等機(jī)關(guān)召開由下級單位參加的會議時(shí)，到會場去發(fā)應(yīng)由機(jī)要交通人員逕直送達(dá)的信函……這種作法實(shí)屬不該）。必須注意裝封牢固，以防中途破損，重要的機(jī)密文件要加貼密封條；要反復(fù)檢查送達(dá)單位和收件人是否與文件的主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)相符；并要認(rèn)真登記，嚴(yán)格編號，核準(zhǔn)份數(shù)，以防有誤。

接收機(jī)要信函的單位，不論該機(jī)密信函來自何方，采用哪種方式，只有該機(jī)關(guān)的機(jī)要文書部門才能接收，中間不得轉(zhuǎn)手；非機(jī)要文書部門或人員，特別是傳達(dá)室不得經(jīng)手機(jī)要信函的接收。機(jī)要文書人員對收到的機(jī)要信函，首先要認(rèn)真查驗(yàn)封裝得是否完好，密封條有否變異；其次，對接收的多份機(jī)要文件，要注意點(diǎn)收，查對有否發(fā)錯(cuò)、短份現(xiàn)象。

上述機(jī)要信函的進(jìn)出必須經(jīng)由機(jī)要文書部門的做法，是公文處理工作上的一條老規(guī)矩，人們通常稱它為“進(jìn)出一個(gè)口”。

第五篇：新時(shí)期高校二級院系教學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

摘要:隨著教學(xué)改革和高校管理體制改革的不斷深化,二級院系教學(xué)檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn),本文結(jié)合工作實(shí)際,針對新時(shí)期二級院系教學(xué)檔案管理工作存在的問題進(jìn)行探討,并提出了改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞:高校二級院系教學(xué)檔案管理

近年來,隨著我國高等教育教學(xué)改革和高校內(nèi)部教育體制改革的不斷深入,多數(shù)高校已經(jīng)開始或正在實(shí)施或逐步完善二級院系管理,教學(xué)檔案的管理內(nèi)容也日益復(fù)雜多樣,本文針對新時(shí)期二級院系教學(xué)檔案管理工作,結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn),進(jìn)行一些交流和探討。

一、高校二級院系教學(xué)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.國家高等教育改革對確保和提高新時(shí)期教學(xué)檔案管理提出了新要求

教育部從1999年以來制定了高等院校擴(kuò)大招生的政策,使得招生人數(shù)在10年間由1998年的108萬猛增到2009年的610萬,我國高等教育出現(xiàn)了規(guī)模的大發(fā)展,成為世界上在學(xué)學(xué)生規(guī)模最大的國家,這被外國媒體描述為“中國高等教育的一次大躍進(jìn)”。由于師生(尤其是學(xué)生)數(shù)量的迅速增加,必然使得在教學(xué)管理中占有核心主體地位的教學(xué)檔案管理工作業(yè)務(wù)量激增,教學(xué)檔案管理難度也隨之加大,對當(dāng)前二級院系教學(xué)檔案管理工作提出了新要求。

2.高校發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整和教學(xué)改革對當(dāng)前形勢下二級院系檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)

隨著高校優(yōu)化合并和規(guī)模化的發(fā)展,很多大學(xué)形成“一校多區(qū)”的辦學(xué)格局,二級院系跨兩個(gè)甚至多個(gè)校區(qū)進(jìn)行教學(xué)活動成了常態(tài),使得教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)更多的復(fù)雜性、多元化。目前,伴隨全國大部分高校采取學(xué)分制和彈性學(xué)制,學(xué)生的自主選擇空間日益擴(kuò)大,更大程度地發(fā)揮“因材施教”,引導(dǎo)鼓勵(lì)學(xué)生跨學(xué)期、跨專業(yè)、跨院系、跨校區(qū)甚至跨學(xué)校進(jìn)行選課,允許學(xué)生提前畢業(yè)、延期畢業(yè),這也對教學(xué)檔案管理提出了更高的要求,尤其是在時(shí)間跨度的延續(xù)性和采用現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行教學(xué)檔案管理方面,面臨著更高的要求。

3.高校內(nèi)部管理體制改革增強(qiáng)了二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的迫切性和必要性

隨著高校內(nèi)部管理體制的改革,高校開始推行院系二級管理,二級院系辦學(xué)自主權(quán)、黨政管理權(quán)、財(cái)政權(quán)力等進(jìn)一步加大,因此二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理內(nèi)容也隨之發(fā)生了根本性變化,以筆者所在單位廣東藥學(xué)院為例,一些教學(xué)文件的制定、實(shí)施等都由各二級院系完成,原本由學(xué)校教務(wù)部門管理的一些教學(xué)文件都下放至院系管理,如教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)進(jìn)程、學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)、學(xué)生學(xué)籍、學(xué)生成績等,因此,二級院系的教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、系統(tǒng)化和專業(yè)化顯得十分必要和迫切。

二、目前高校二級院系教學(xué)檔案管理存在的主要問題

1.二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作起步較晚,處于實(shí)踐探索階段,制度不夠健全合理,缺少一套完整的規(guī)章制度來保證。建立與學(xué)校及二級院系整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)是做好高校二級院系檔案管理工作的重要保證。目前,相當(dāng)部分高校的二級院系沒有建立檔案室或資料室,也沒有配備專職或兼職的檔案員,導(dǎo)致教學(xué)檔案沒有專人管理,職責(zé)不明確,教學(xué)檔案的收集及整理存在嚴(yán)重的不及時(shí)、不完整及流失現(xiàn)象。

2.重視程度不夠,檔案意識薄弱。二級院系是從事教學(xué)活動的一線教學(xué)單位,承擔(dān)著艱巨的教學(xué)任務(wù),特別是在我國教育行政管理部門對各高校實(shí)行五年一周期的教學(xué)評估背景下,從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到教職員工更是始終把教學(xué)工作放在首位,忙于具體的教學(xué)事務(wù),對教學(xué)檔案管理缺乏足夠的重視,僅僅把它視為教學(xué)管理的附屬工作,在評估檢查時(shí),往往臨時(shí)突擊,應(yīng)付差事,草率整理。

3.管理手段落后,缺乏創(chuàng)新模式。高校檔案管理目前還是遵循老一套的管理手段,學(xué)校檔

案館(室)作為學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門,對各二級學(xué)院的監(jiān)督指導(dǎo)不到位,不及時(shí)。另外,由于大多數(shù)高校采取高度集中的管理體制,各二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面的主動性和積極性難以得到發(fā)揮,統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的力度缺少適當(dāng)?shù)你暯狱c(diǎn)。

三、完善高校二級院系教學(xué)檔案管理的措施

1.充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展教學(xué)檔案管理,以提高工作效率,適應(yīng)改革需求

隨著高校改革的不斷深入,在辦公自動化技術(shù)取得突破性進(jìn)展的背景下,二級院系教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,借助互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件,建立教學(xué)檔案信息平臺,實(shí)現(xiàn)校園辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理的無縫連接,檔案管理人員依托網(wǎng)絡(luò)一方面實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案的及時(shí)收集、迅速整理、全面存儲、高效利用;另一方面實(shí)現(xiàn)與處于業(yè)務(wù)指導(dǎo)核心地位的學(xué)校檔案館(室)密切溝通,完成教學(xué)檔案信息的上傳下達(dá),使二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作向縱深發(fā)展,形成高效、安全、智能化的網(wǎng)絡(luò)模式。

2.根據(jù)自身實(shí)際,逐步建立并完善二級院系教學(xué)檔案管理工作的規(guī)章制度,使檔案管理有規(guī)可循

二級院系作為教學(xué)檔案管理工作的直接施行者,根據(jù)實(shí)際情況,結(jié)合學(xué)校檔案館(室)的業(yè)務(wù)要求,充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)新精神,制定教學(xué)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,在高校師生對所在二級院系的依賴程度不斷強(qiáng)化的背景下,使檔案管理體現(xiàn)專業(yè)知識、學(xué)科體系的科學(xué)性和權(quán)威性,讓擁有本專業(yè)和學(xué)科知識的教師專家自主制定或完善涉及自己專業(yè)和學(xué)科范圍的教學(xué)檔案的規(guī)章制度,包括材料的收集、整理、立卷、歸檔、檔案的分類、保管、鑒定及利用等方方面面,使檔案工作有章可循,有規(guī)可依,從而實(shí)現(xiàn)對教學(xué)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。

3.轉(zhuǎn)變思想,加強(qiáng)宣傳,重視教學(xué)檔案的建設(shè),增強(qiáng)檔案意識

從二級院系領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理員,都要轉(zhuǎn)變以往“檔案與我無關(guān)”的觀念,提高對教學(xué)檔案工作重要性的認(rèn)識以及自身工作對院系教學(xué)檔案的積累和開發(fā)利用的責(zé)任,利用各種宣傳媒體、內(nèi)部刊物等,宣傳教學(xué)檔案的價(jià)值和巨大作用,使廣大教職員工認(rèn)識到教學(xué)檔案存在著巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,通過思想境界的提升和價(jià)值觀的調(diào)整,切實(shí)提高全體教職工的檔案意識。

4.提高檔案管理人員素質(zhì),搞好二級院系教學(xué)檔案工作。高校的各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到高校教學(xué)檔案管理工作在高校發(fā)展中所起的承前啟后作用,重視二級院系檔案人才隊(duì)伍建設(shè),有條件的可以安排專職的檔案工作人員,加強(qiáng)對教學(xué)檔案工作人員的定期培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo),由學(xué)校檔案館(室)的專職檔案工作人員,結(jié)合具體案卷輔以詳細(xì)講解和操作指導(dǎo)。同時(shí)將教學(xué)材料的歸檔工作同教職員工的考核、職稱評聘、獎(jiǎng)勵(lì)評優(yōu)等掛鉤,激發(fā)二級院系專兼職檔案管理人員的工作積極性和責(zé)任感,從而提高二級院系教學(xué)檔案工作水平。

參考文獻(xiàn):

1.彭建云.當(dāng)前形勢下高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理.中國科技信息,2005(1).2.黃寶春.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考.云南檔案.3.韓青松等.新時(shí)期高校院系教學(xué)檔案二級管理變革初探.滄桑,2008(6).來源：中國論文下載中心[ 10-11-03 09:28:00 ]作者：許娟編輯：studa20