第一篇：人事檔案數據庫的建立與管理功能實現(xiàn)

人事檔案數據庫的建立與管理功能實現(xiàn)

作者

（單位）

摘要：主要闡述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS環(huán)境開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，介紹了人事檔案管理系統(tǒng)數據庫的建立和系統(tǒng)的各項功能及各項功能的實現(xiàn)方法。該系統(tǒng)由主畫面和子畫面組成，界面美觀，操作簡單，能大大提高工作效率，適用于企事業(yè)單位的人事檔案管理。

關鍵詞：數據庫；管理；人事檔案

1前言

隨著信息技術的發(fā)展，人事檔案的信息化管理已經是企業(yè)必然的選擇，特別是Internet 以及企業(yè)網站的日益普及，各級人員希望能夠迅速、快捷地查詢檔案資料，這就要求人事檔案管理系統(tǒng)要具有網上查詢的功能。隨著人事變動的增加，人事檔案數據日益龐大，人事檔案管理系統(tǒng)的復雜度也隨之提高，要求達到使用高效、安全存儲的目的。

為配合企業(yè)信息化進程，采用實用型關系數據庫V-FOXPROW編寫了人事檔案管理系統(tǒng)，改系統(tǒng)具有良好的圖形用戶界面，操作方便，簡單易學，它能更好地實現(xiàn)人事檔案的微機化管理，減輕人們負擔，提高工作效率。

2檔案管理系統(tǒng)的功能設置

本系統(tǒng)開發(fā)以高內聚、低耦合為基本設計原理，并以自頂向下逐步求精的數據結構流程模式進行問題的分解，結合檔案管理系統(tǒng)中業(yè)務流、數據流、人機邊界、數據接口等將檔案系統(tǒng)進行自然語言的流程設計。

根據檔案管理的要求和我中心的實際情況，對本系統(tǒng)的運行平臺作出如下要求：本系統(tǒng)的客戶端程序要求運行在Windows98或以上的Windows操作系統(tǒng)平臺上，數據庫服務器也采用Windows平臺，客戶端程序與數據庫服務器的連接模式采用Client/Server(C/S)模式，客戶端軟件與數據庫系統(tǒng)進行直接通訊處理。因本系統(tǒng)中數據處理流程相對簡單，數據傳輸要求較高，因此本系統(tǒng)采用結構簡單的單層數據處理方法，所有數據處理流程均在服務器端

完成，從而不涉及中間件的數據處理?？蛻舳塑浖蟛幌拗仆瑫r在線的操作用戶數量。

2.1 用戶及操作人員權限設置

本系統(tǒng)的用戶分管理員和普通用戶。管理員的職責是負責對使用用戶、數據表式、數據顯示格式的設置、修改，以及數據庫備份和數據庫還原工作。普通用戶由于工作職責不同擁有不同的使用權限；檔案資料的增加及修改權、檔案庫的查詢統(tǒng)計權、檔案報表和各類證明材料的打印權，以及人事代理管理權，各種權限可以進行組合分配。用戶在使用檔案管理系統(tǒng)時要求根據相應的用戶名稱及該用戶的密碼進行登錄，登錄后系統(tǒng)將根據當前用戶所獲得的權限分配相應的功能權限。

2.2 查詢統(tǒng)計功能

查詢統(tǒng)計功能要求有多種較智能化的查詢統(tǒng)計方式，在系統(tǒng)中要求將查詢統(tǒng)計分類為單項查詢、綜合查詢、單項統(tǒng)計、綜合統(tǒng)計四項，單項查詢及單項統(tǒng)計是針對檔案項目中某一項進行的全匹配或部分匹配的查詢統(tǒng)計；綜合查詢及綜合統(tǒng)計則是根據檔案庫中所有項目進行的全方位智能化查詢統(tǒng)計，其查詢統(tǒng)計的方式有完全匹配(即等于)、大于、小于、包含(模糊方式)、范圍等，可根據不同的條件進行組合條件查詢。

2.3 打印功能

打印功能主要是嵌入在查詢統(tǒng)計功能中，要求實現(xiàn)查詢統(tǒng)計結果的打印、檔案保管證明、工作簡歷(工齡)證明以及調檔函的打印，此外還要能實現(xiàn)常用的檔案報表和檔案清單的打印。系統(tǒng)的實現(xiàn)環(huán)境和總體方案設計

人事檔案管理系統(tǒng)是在IBM微機上的WINDOWSXP操作系統(tǒng)下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS環(huán)境開發(fā)而成的。該系統(tǒng)根據人事檔案管理要求，分為人事檔案數據庫和數據庫管理兩部分。人事檔案數據庫根據需要建立34項基本內容，每一項有一個名稱、數據的類型和最大長度。一個人員的34項內容構成一個記錄。其中數據的類型有：字符型、數字型、日期型、備注型。數據庫管理部分按照對數據庫的操作不同，分為主畫面模塊和功能模塊。

主畫面模塊用來完成會員檔案管理系統(tǒng)的數據錄入、修改和功能設置。整個程序的工作是在主畫面模塊的控制下，根據用戶的要求，選擇不同的功能模塊來完成對數據庫指定的操作。功能模塊包括∶姓名查詢模塊、電話查詢模塊、前插記錄模塊、后插記錄模塊、增加記錄模塊、刪除記錄模塊、打印記錄模塊、導向記錄模塊及綜合查詢模塊，用來完成檔案建立

和維護、檔案查詢、檔案輸出等系統(tǒng)功能。本系統(tǒng)程序采用模塊化設計，有利于擴充程序的功能，以滿足用戶的各種要求。系統(tǒng)編程調試及運行情況

根據總體方案要求，利用V-FOXPROW提供的開發(fā)系統(tǒng)，編寫出人事檔案管理系統(tǒng)軟件。由于該系統(tǒng)為模塊化設計，因此采取調試的方法是:單個模塊調試→各功能模塊與主畫面模塊相結合調試→整個系統(tǒng)調試。調試正常后，利用開發(fā)軟件提供的項目管理器及編譯功能完成程序的編譯，形成XX.EXE執(zhí)行文件。

該系統(tǒng)軟件經調試后，在不同類型的微機上(帶有WINDOWS中文版操作系統(tǒng))安裝使用，運行正常。本軟件除完成主要功能的程序設計外，還完成了一些輔助功能的設計。如:進入系統(tǒng)需要輸入保密口令；檢查是否有重記錄功能；采取一些保護措施，即使用戶操作上有錯誤，系統(tǒng)也能正常運行，并給出一些提示，幫助你完成任務；系統(tǒng)程序中設計了“序號”自動增減功能，可以大大方便用戶，免除了在增減記錄和插入記錄時修改序號帶來的麻煩，提高工作效率；設計中還考慮到畫面前后的一致性，在沒有查詢到記錄和打印輸出完記錄后，仍回到原來的記錄；綜合查詢部分能夠對人員的任意情況進行查詢、排序、組合，可同時輸入26個條件進行查詢。所有這些，給用戶的使用帶來很大方便。使用效果

通過調查和用戶反映，該人事檔案管理系統(tǒng)運行正常，可靠性強，效果良好。

(1)采用計算機對工會會員檔案進行管理，打破了傳統(tǒng)式的會員檔案管理模式，可以達到高水平的信息存儲、查詢、打印，它不僅節(jié)省人力，使人們從繁瑣枯燥的勞動中解放出來，大大提高工作效率，而且可以減少人為的差錯，能正確、及時地提供人員檔案資料。

(2)傳統(tǒng)卡片式管理，會員個人資料項目固定，且內容較少，而工會會員檔案管理系統(tǒng)可根據需要，靈活添加所需內容，且項目數量增多，可以包含會員基本情況，使得會員檔案管理更具有靈活性和實用性。同時，工會會員檔案的調轉非常容易。

(3)為科學決策某項工作提供依據。由于各種查詢、統(tǒng)計和打印的便捷性、準確性，使該系統(tǒng)成為許多工作不可缺少的助手，為工作的科學決策和順利進行奠定了基礎。

(4)提高了人們使用現(xiàn)代化工具的意識，帶動了其它工作的微機化管理，同時也為今后的人員檔案信息共享提供了有力的保證。

5結語

通過以上數據表與數據庫及應用模塊的設計，我們完成了人事檔案管理系統(tǒng)的設計，該系統(tǒng)不僅可以提高工作效率和檔案管理的準確性，而且非檔案管理人員也可以通過內部網隨時了解自己的情況，為今后數字化檔案管理系統(tǒng)的整體建設奠定了基礎。

參考文獻

[1]晶辰工作室編.VISUAL FOXPRO6.0操作指南[M].北京：人民郵電出版社，1998

[2]張之超編.VISUAL FOXPRO6.0開發(fā)指南[M].北京：人民郵電出版社，1999

[3]孫偉.人事檔案管理系統(tǒng)的設計[J].中國科技信息，2005，(06)

[4]梁妙園，朱琛.APPLEⅡ機上建立中小型企業(yè)通用人事檔案管理系統(tǒng)[J].華中師范大學學報(自然科學版)，1985，(03)

第二篇：如何建立人事檔案？

如何建立人事檔案？

員工檔案并不是越多越好，合適就行越多對管理的要求就越高，越仔細，管理成本也就更高，如一般的中小企業(yè)很難做到有考核記錄或保密協(xié)議，甚至連離職訪談表都沒有，我的建議是：只要不影響企業(yè)正常經營和運轉，抓大放小、不拿來主義，也不面面俱到，結合企業(yè)實際情況有選擇性的選取以上檔案內容，就可以了。

一、入職類的：

6、員工入職體檢表或健康證明(入職前三個月內的為有效)

7、社保、公積金、銀行卡、居住證及員工個人的畢業(yè)證、學位證及各類等級或職稱證書等的復印件(這些員工個人基本信息的作用就不多說了)

8、員工上家單位的離職證明(規(guī)避用人及法律責任風險，如我們不會用那些“無法提供離職證明或被上家單位辭退的”員工，也不會用還“未與上家單位解約或兼職”的員工，尤其是與競爭手有簽訂保密協(xié)議或競業(yè)避止協(xié)議的人)

9、入職承諾書(承諾與上家單位解除勞動關系，發(fā)生糾紛與公司無關;承諾工作履歷和所提供資料真實可查;承諾已閱讀員工手冊或公司相關規(guī)章制度并愿意遵照執(zhí)行等)

10、薪資核定表(入職時核定新員工薪資、為了保密一般是單位專人存放管理，我們公司是財務保存原件)

11、保密協(xié)議或競業(yè)避止協(xié)議(不是所有人簽，我們公司是研發(fā)人員、公司部門經理及以上人員、人資、財務等掌握公司重要經營信息的員工，并有選擇性的簽訂)

二、在職類的：

12、員工試用期考評記錄(試用期工作總結報告、轉正申請表、轉正評估審批表)

13、人事異動審批表單(調崗、升遷、降職、調薪等)

14、考勤記錄(如請假申請審批表、考勤統(tǒng)計年報表、加班申請單等)

15、培訓記錄(培訓簽到表、培訓總結與心得體會、培訓考核試卷及結果分數、培訓服務期協(xié)議等)

16、獎懲記錄(榮譽證書、獎懲申請審批表、處罰通告/處罰單等)

17、考核記錄(目標責任狀、有員工簽名的考核方案、考核統(tǒng)計結果等)

18、核心骨干員工/關鍵人才HR臺帳(這是我們的特色哦，主要從態(tài)度、能力、業(yè)績和關鍵事件等4個維度，一個季度評估一次)

三、離職類的：

19、員工離職申請表/員工離職申批表(先申請后審批，我們是分開的兩張表)20、員工離職交接表或交接清單

21、員工離職訪談表

22、開給員工的離職證明或解除勞動合同通知書

23、員工競業(yè)避止期限會議紀要(明確離職員工的具體競業(yè)避止期限)

第三篇：連接數據庫實現(xiàn)圖書管理系統(tǒng)

項目構思

使用JDBC技術連接MySQL數據庫，實現(xiàn)對圖書管理系統(tǒng)中圖書信息的瀏覽，增加，修改，刪除功能。項目設計

1,安裝并配置數據庫，創(chuàng)建數據庫，創(chuàng)建表及添加數據 2程序設計 文件名：index.jsp <%@ page language=“java” import=“java.sql.*” pageEncoding=“gb2312”%> <%@page errorPage=“error.jsp”%>

<%

Class.forName(“com.mysql.jdbc.Driver”);

Connection con DriverManager.getConnection(“jdbc:mysql://localhost:3307/school”,“root”,“ylx”);

Statement stmt = con.createStatement();

String s = “Select * FROM book”;

ResultSet rs = stmt.executeQuery(s);

while(rs.next())

{

int id=rs.getInt(1);

out.println(“

}

rs.close();

stmt.close();

con.close();

%>

第四篇：學生成績管理數據庫的建立

學生成績管理數據庫的建立

2、構建一個教學管理關系數據庫如下： 學生（學號，姓名，性別，年齡，籍貫，班級代號）課程（課程號，課程名稱，學分數，教師代號）成績（學號，課程號，成績，考試時間）教師（教師代號，姓名，性別，年齡，職稱）

為方便起見，上述關系用英文字母表示如下：

S（，NAME，SEX，AGE，JG，CLASSNO）

C（CNAME，XF，TNO）

G（GRADE，DATE）

T（NAME，SEX，AGE，ZC）

上述關系模式中，帶下劃線的屬性為各自關系的關鍵字，其中學生表輸入20條記錄；課程表輸入10條記錄；成績表輸入100條記錄；教師表入5條記錄?；谶@些關系表，做如下查詢：

（1）找出男性學生的姓名

（2）找出不是“2031”班的學生

（3）查詢“李峰”老師所教課程的課程名稱和學分

（4）檢索出選修了課程代號為“c11”和“c23”課程的學生

（5）查詢至少選修了一門“李峰”老師的課程的學生姓名

（6）求選修了課程名為“數據庫原理”的所有學生的學號和姓名

（7）找出學生代號為“S101”和“S102”兩個學生都選修了的課程

（8）檢索出沒有被任何學生選修的課程

（9）求出每個學生的成績的平均分和總分

（10）求至少三門以上課程成績在90分以上的學生學號

（11）求獲得學分數在200以上的學生

（12）求出少于10個學生選修的課程

（13）求出有四門課程考試不及格的學生的姓名

（14）求出每個老師所教課程的學分總數

（15）求出教了三門課以上的老師

（16）求出只教一門課程的老師

求出每一個班級中每一門課程獲得最高分的學生的學號

第五篇：人事檔案的建立和保存

HR的六個模塊是一個系統(tǒng)，而要很好的串聯(lián)這個六個模塊很大程度上取決于你的HR信息系統(tǒng)，而建立人力的信息系統(tǒng)的基礎便是這些很多企業(yè)都做的不是很好的人事檔案管理。HR檔案管理—下面我們一起進入分享時間：

1、你們公司的人事檔案，除了以下5項常規(guī)內容外，還包含哪些其它內容？ A、員工簡歷 B、面試評估表 C、入職登記表 D、勞動合同 E、員工身份證復印件/照片

人事檔案我們主要是從流程性表單跟人事記錄這兩個方面進行劃分并管理的。其中絕大部分表單大家的公司都是有的，我重點強調表單跟記錄里的利己內容，以方便大伙制定相應戰(zhàn)術。流程性表單： 1）招聘

a、用人計劃；這個有的企業(yè)也叫做招聘申請表。這是為企業(yè)中短期招聘的時候提供的招聘依據。這里面重點強調招聘的需求分析。我們都是責任下分，由部門提供招聘原因，人力去核實和數據分析。這樣的話，人力很容易打入到部門內部，占據工作主動性，并且對公司有的交代。

b、應聘申請；這個需要注意的是信息真實性和背景調查的闡明并簽字認同。這個是為以后的萬一留下伏筆.c、入職審批表；這個需要和注意的是不建議再弄個入職申請，你想想通入職申請會出現(xiàn)不批的情況嗎？不同意入職的話招聘的時候就已經給否了。還有就是轉正后事項的事前約定信息要全。比如試用期限、擬用崗位、約定級別等，這個才是要審批的內容。2）在職 a、轉正申請；這里面需要注意的是將員工的工作情況進行真實的反饋，不要只是弄個總結性的話一寫就完，盡量擺上些數據分析的東西。我們都知道啟動轉正程序一般都是部門跟人力商討好了的，申請的目的是給公司領導看看員工整體的素質如何，而領導一般也關注這個，你就弄個文字性的總結，是沒有說服力的。我們的信息就很全，工作事項、企業(yè)文化、綜合素質、工作改進等等，這樣呈報的東西他會覺得你人力對公司非常負責的。

b、轉正審批；這個是有必要再弄個表的，一個是因為數據量大，另外一個是因為企業(yè)為員工支付的錢多了，重點提示下領導們。這里需要注意的是人力需要對轉正申請的東西進行數據匯總跟分析了，最后形成一個結論，此員工試用考核多少多少分，讓領導們一目了然。最后，你需要來個建議延期觀察、如期、提前轉正等等，有理有據的東西領導一般都會聽的，時間長了，就會對人力產生依賴性信任。那時候人力的工作就好做多了。

c、調動；這里需要注意的不管是平行調動還是縱向調動，雖然有些攙和了人力的意見，但此時人力需要站在幕后。因為調動有時候就意味著波動，部門意見一定要占重要比重，人力最好只寫同意，連建議都不要寫。當然，往上漲工資的情況，人力是可以適時的顯擺一下的，以示人力對于人才的關注和梯隊培養(yǎng)做的貢獻。3）離職

離職申請；這里需要注意的是建議把辭退的表單一律消失，不管犯了什么錯都直走離職手續(xù)，以防出現(xiàn)糾紛。那有人說犯法怎么辦呢？犯法有行政機關呢，你直管讓員工走自愿離職保證沒錯。記錄性表單 記錄不一定要多，但是防范用工風險的一定要全。

有時候你很努力的跟各部門搞好關系，可總是有那么個別部門給你搗亂不聽話。那你就可以適當的弄些記錄來抓一下他的把柄。平時我可以不搭理你，但是看你來勁了就警告一下。有時候太軟了，部門就不聽話了，軟硬兼施才好。記錄永遠都是數據分析的基礎，只有記錄的存在我們才可以做出相應的人力規(guī)劃。你愁人力規(guī)劃嗎？那就做好記錄吧。

2、建立這些人事檔案的作用和意義是什么？

對企業(yè)：檔案很多時候是一個企業(yè)的歷史積淀，也是一個企業(yè)的文化底蘊，沒有檔案積累的企業(yè)是很難做到厚積薄發(fā)的。而人事檔案作為檔案的重要組成部分，他指明了企業(yè)的用工理念跟用工方向，為企業(yè)的階段性戰(zhàn)略規(guī)劃提供了大量的數據分析。

對人力：人事檔案的妥善管理不僅可以幫助人力部門日常的工作，還可以對上為公司戰(zhàn)略做出輔助和支持，對下可以改善員工的工作環(huán)境，引導員工的節(jié)奏與企業(yè)一致，豐富企業(yè)文化，凝聚企業(yè)向心力。人力功績彰顯，雖然一切不都是你干的，但是一切會圍著你轉。

總結：人事檔案紛雜煩亂，梳理梳理，分析分析，那里面的好處多著。沒做好的，納入下月計劃吧，順便弄下人力信息建設。一切數據說話，以理服人。

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權管理 E、銷毀 F、其它（請補充說明）

我公司人事檔案管理包含A、B、C、D、E、F幾項，具體如下：

2、管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？ A、檔案保管：我們對每個員工的檔案進行分類，按部門、入職日期、工號、工作區(qū)域進行分類，方便查找，我們的檔案由薪酬專員來保管，在辦理好員工入職手續(xù)后，統(tǒng)一由薪酬專員保管，存放在專門的文件柜，因為檔涉及到薪資保密。B、借閱：我公司規(guī)定了嚴格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領導可借閱、查看本部門人員檔案，人力資源部最高領導可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據工作涉及的內容借閱員工一部分檔案，保護員工的個人隱私。

C、電子檔案的建立和錄入：新員工入職后收集齊公司規(guī)定的相關資料，由招聘專員負責錄入公司ERP系統(tǒng)，所錄入資料必須確保完整性和正確性，錄入的資料包括：員工基本資料、工作經歷、培訓經歷、職位異動（調崗、升職、降職、調薪）、績效考核、性格測試等。

D、電子檔案閱讀權管理：和檔案借閱類似，我們詳細規(guī)定了查閱員工檔案的權利，因有ERP系統(tǒng)，這方面操作起來比較方便，對于薪資方面的權限，只有直接部門領導、人力資源部領導、薪酬專員及財務相關工作人員能查閱，修改權限僅限薪酬專員屬有。

E、銷毀：員工離職后，紙存員工基本資料、勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議等最少保留三年，對于一些重要的檔案會存放得更久些，電子資料我們是一直保留的，以方便資料統(tǒng)計及查詢。F、檔案保存的注意事項：

方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號、部門、工作區(qū)域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關鍵詞和主題詞，方便快速查找。

防水防蟲防潮：現(xiàn)在大多數公司開始推行無紙化辦公，對紙質檔案的保管就忽視了，紙質檔案記錄是規(guī)避勞資糾紛的最大證據，一定要保管好，檔案存放地要注意保持通風、干燥、防蟲，尤其要注意防蟲，書中自有黃金屋，書中也自有蛀蟲呀，萬一重要文件被蟲子蛀掉，那就太得不償失了。

保密：人事檔案是員工的個人隱私，人力資源部或檔案部門應該實行嚴格的借閱手續(xù)和保密制度，防止個人資料及隱私外泄。

要合理規(guī)避人事檔案的風險，我個人認為要從檔案的真實性、完整性、及時性、安全性和實際操作的完備性等五個方面去著手考慮。詳細如下：

1、真實性

員工檔案真實性是其第一要素，如果連真實性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費時間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實性是風險防控的第一關，也是最重要的一關。

沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時核查資料、確保填寫規(guī)范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時的身份核實、學歷驗證、背景調查等；入職登記表的填寫規(guī)范、勞動合同由HR在場監(jiān)督指導員工本人簽訂等；員工對各項規(guī)章制度的培訓記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎懲記錄、考核目標確認書、績效面談表、考核統(tǒng)計數據、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實并經員工簽名確認過的。另外，為了核查真實性把關工作是否做到位，我相信很多企業(yè)都會有HR負責人最終把關審核簽字這一關，只有經HR負責人審核簽字確認的資料才可入檔，作為員工檔案的組成部分。我們也不例外。（如果還沒有做這一關，那就趕緊補上吧，任由小文員一個人按制度流程及規(guī)范來操作，不加審核，還是會有風險的?。。?/p>

2、完整性

這個不用多說，該有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否則就不行，風險隨時可能發(fā)生！做HR最苦惱的是莫過于所有其他員工都在規(guī)章制度里簽名了，但唯獨有一個員工沒簽，而他卻正好嚴重違紀了；或者說所有其他員工都買保險了，唯獨有一個員工沒買，而他正好出工傷事故了……碰到這種情況，你腸子悔斷都沒用，要怪只能怪自己平時沒檢查和注意好員工檔案內容和記錄的完整性。多留個心眼，多仔細對幾遍，多審核，不完整限時補齊（如我們是要求一周內補齊）等終究是有益無害的。

3、及時性

及時性無非就是該更新的、該續(xù)簽的、該補齊的都要及時提前完成，尤其是不能超過法定期限，否則就存在法律風險。如我們公司規(guī)定，員工基本信息（身份證、住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)絡人）有變更的，應第一時間（變更后一周內）書面告知HR部門，不告知視是默認沒變更，排除企業(yè)不利風險同時，檔案管理人員要及時給予更新。做好及時性最好的辦法莫過于在EHR系統(tǒng)中設置工作事項提醒或建立EXCEL表格對到期時間進行標紅提醒，并定期提前查看，以備及時行動。

4、安全性

安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點。為了進一步防范和監(jiān)控，我們還在檔案室內容安裝了高清攝像頭，整個檔案室可以通過高清攝像后臺一覽無余，沒有死角?！稒n案借閱登記表》配上監(jiān)控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個膽她也不敢亂來，呵呵。另外，我們公司的員工檔案一旦建立，就不會輕易讓員工獲得或帶走，那怕是一張無關緊要的紙，只要是員工檔案里頭的，都不允許任何人帶出檔案室。電子檔案只準按權限查看，不能復制、下載或打印等。

5、操作的完備性

這個說簡單點，就是你對員工檔案所做的每一項動作是否有操作規(guī)范和流程？是否有登記表可追溯和備查？就像對待公司財務報表和公章一樣，去認真慎重地對待檔案建立和管理的各個環(huán)節(jié)，就問題不大。如《借閱登記表》等。

另外，為了震懾和懲罰檔案管理的違紀行為，在規(guī)章制度中最好寫明如“提供虛假信息和個人經歷，操作中延誤或不及時辦理、外泄檔案信息給公司造成重大損失或負面影響者，按嚴重違紀論處，給予無償辭退”等字樣的處罰規(guī)定，以此來約束員工和檔案管理員的操作行為。