第一篇：檔案、資料管理細則

檔案、資料管理制度

檔案、資料管理是公司基礎管理工作的重要組成部分，是維護公司和客戶經濟利益、合法權益、真實反映歷史記錄，為公司管理提供信息的必要管理制度。

一、檔案概念

檔案是在日常工作中形成的，對公司具有保存價值的各種文字、圖象、聲像、實物等不同形狀和載體材料。

二、檔案管理方法

1．實行集中管理、分類保管的方法；

2．各項目由服務中心負責統一歸口管理；物業(yè)公司由綜合管理部行政員負責檔案資料管理。

3．各服務中心根據檔案管理歸口部門配備相應檔案兼職管理員，負責本部門的檔案管理工作、檔案資料的收集、檔案歸檔；

4．服務中心對檔案管理工作不定時的檢查。

三、檔案設置

暫設行政檔案、物業(yè)管理檔案、項目檔案、設備設施檔案、業(yè)主檔案、人事檔案、合同協議檔案。

四、檔案編號

1．根據檔案先后編制序號，2．編制檔案目錄匯總，3．附檔案目錄樣表。

五、歸檔要求

1．凡歸檔的文件材料必須完整、正確、系統。

2．歸檔的文件必須按照檔案的要求進行部門立卷，寫好目錄存檔。

3．檔案交接時，必須填寫移交清單，雙方各執(zhí)一份。

4．歸檔文件材料為便于裝訂應使用A4紙，并使用鋼筆或者藍黑墨水為宜，不得使用圓珠筆和鉛筆。

5．凡收到的傳真件為防止褪色，應及時復印，原件和復印件一起歸檔。

16．凡由幾個單位共同協作完成的項目，主辦單位應保存整套完整的檔案。

六、檔案內容

1．檔案包括日常工作類、行政管理類、經營管理類、物業(yè)管理類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、聲像檔案等。

2．檔案除了基本的紙張以外，還包括照片，錄音和錄像磁帶、反映各種圖文數據的磁盤、光盤以及金屬塑料等各種材料制成的模型和記載榮譽內容獎品等以備日后查考的實物。

七、歸檔時間

1．各項管理中形成、收到的文書材料，當日下班前歸檔。

2．各項管理中形成、收到的文書材料編寫目錄存檔。

3．對照片、錄音、錄象材料和設備設施說明書、證書等其它資料性文件，應在該材料有關活動結束后一并歸檔。

八、檔案借閱

1．任何個人和部門不得擅自保管、借閱、對外交流。

2．檔案查閱、復印必須由部門經理審批后，填寫復印記錄后，方可進行。檔案原件原則上不得借出，如遇特殊情況須由部門經理審批。

本制度自2014年6月1日起實施。

寧波千和物業(yè)服務有限公司2014年6月1日

第二篇：工程檔案及竣工資料管理

工程檔案及竣工資料管理

（一）工程檔案資料管理

施工全過程資料收集整理符合國家檔案管理及合同有關規(guī)定及公司《整合型體系程序文件》中“文件控制程序”（SBD/GC05）和“記錄控制程序”（SBD/GC06）的要求。

a、開工前齊備各種資料，符合開工的先決條件后，以書面形式將開工報告提交項目法人和監(jiān)理工程師，經審查并簽署意見后批準開工。

b、施工中各種資料的收集，有嚴格的收發(fā)簽字手續(xù)；各種檢查記錄必須齊全、真實、整潔，經現場質量監(jiān)理人員檢查合格并簽署意見。

c、工程完工移交資料齊全，按檔案管理要求及合同規(guī)定資料裝訂整齊，以書面形式向監(jiān)理工程師和項目法人提交驗收報告。

d、竣工驗收后，按合同規(guī)定辦理相關簽證手續(xù)。

（二）竣工資料管理

1、竣工資料具體程序及措施

1）竣工資料形成過程由項目部施工技術科、質量安全科、物資供應科、綜合辦公室分別進行原始技術資料、質量記錄、產品合格證、各種協議等資料的收集、整理及簽證。

2）竣工資料必須在本工程完工并由項目部組織自檢驗收前,由項目部項目總工程師親自組織施工技術科、質量安全科、物資供應科參加，對所有竣工資料內審，符合移交要求后，進行編目、裝訂。

3）竣工資料必須經過監(jiān)理工程師審核，在工程竣工驗收前提交項目法人。

2、對竣工資料的要求

移交的工程資料和施工記錄必須齊全、真實、整潔，必須按檔案管理要求執(zhí)行，裝訂整齊，一式四份，施工質量記錄依據原始記錄填寫，按樣表格式填寫、打印，并經現場質量監(jiān)理人員檢查合格并簽署意見。

第三篇：化驗室資料、檔案的管理

化驗室資料、檔案的管理

一、質監(jiān)部門應具有的資料

1、有關標準和分析規(guī)程

（1）本企業(yè)所有的產品，原料技術標準及其與標準有關的分析方法標準。

（2）中控分析規(guī)程和工藝規(guī)程。

（3）國家頒布的基礎標準、采樣標準，化驗室用水標準、有效敢字修約標準等。

（4）與本廠產品有關的其他廠家同類產品的標準及有關資料包括：國外同類產品的標準國內企業(yè)的企業(yè)標準。這些標準、資料對衡量企業(yè)產品水平、產品升級、提高產品質量有極其重要的作用。

（5）本企業(yè)產品的沿革標準。這對于研究產品質量的變化有幫助。

2、制、修訂標準資料

（1）參加制、修訂國家標準方面資料、其內容包括：召開各次會議的材料、會議紀要，試驗方法研制報告，迭審稿等。

（2）企業(yè)標準制、修訂有關資料，其中包括走訪用戶意見，與有關部門協商內容，試驗方法驗證報告，積累的數據，有關領導指示等。

（3）審批標準的有關手續(xù)。

（4）貫徹標準方面資料，其中包括有關領導批示，方法驗證報告，產品實測數據積累情況。

還有上級有關文件、法規(guī)、國家質量法、計量法、商檢法等文件。以及要經常收集新的產品標準和方法標準，避免使用過期的標準，防止發(fā)生技術事故。

二、質監(jiān)部門應建立的技術檔案。

凡是有保留價值，以后工作中需要查找的一些資料，數據都應建立檔案。

1、儀器設備檔案

儀器檔案應包括：儀器使用說明書，驗收和調試記錄，儀器的各種初始參數，定期保養(yǎng)維護記錄、檢定、校準以及使用情況的登記本。

2、人員狀況檔案

有人員情況一覽表，歷屆領導人的自然狀況表，此表應包括自然狀況、學歷、工作簡歷等。

3、人員培訓檔案

應包括：姓名、培訓內容、時間、考核成績。

4、質量管理檔案

內容包括：質量統計臺帳；年、季、月、報表；檢驗報告、原始記錄、質量分析事故。

第四篇：資料檔案管理制度

資料檔案管理制度

一、記錄的收集

1．檢測人員對已完成的質量活動，按規(guī)定的記錄格式認真做好記錄并整理收集。

2．檢測原始記錄應填寫完整、及時、字跡清楚，不得隨意涂改，確保檢測過程的可復現性。原始記錄中還應包括檢測人員和核驗人員的簽名。3．如因筆誤或計算錯誤要修改原數據時，在原數據處劃二條水平線，將正確數據填寫在上方，并簽更改人姓名。4．檢測數據的計量單位均用法定計量單位。

二、記錄的保存

1．各類人員的培訓考核記錄、檢定/校準證書、服務和供應品的采購記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄及檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、由檔案資料員保存，保存期為五年。

2．檢測原始記錄、報告、實驗室間比對和能力驗證記錄、文件控制記錄由檢測組保存，保存期為五年。

3．技術人員的技術檔案、大型儀器設備的維護記錄應長期保存。

三、記錄的管理

1．各相關人員應及時將記錄交檔案資料員存檔，并認真履行交接手續(xù)。2．存放記錄的場所應干燥整潔，具有防盜、防火設施，室內嚴禁吸煙或存放易爆易燃物品，外來人員未經許可不得進入。3．檔案資料員應及時登記存檔記錄，以方便檢索查閱。

四、記錄的銷毀 各種記錄超過保存期，由檔案資料員提出銷毀申請，經試驗室負責人批準后，由檔案資料員進行銷毀。

五、檢驗報告的編寫

1．檢測人員根據檢驗工作的不同項目，選擇合適的檢驗報告格式。2．檢測人員根據檢測原始記錄，按報告的規(guī)定要求填寫規(guī)定欄目，編制檢驗報告。

3．檢測人員按照檢驗報告編號的規(guī)定對檢驗報告進行編號。

六、檢驗報告的核驗

1． 檢測人員在編制的檢驗報告上簽字后，交審核人員審核簽字。2． 審核人員要對檢測人員編制的檢驗報告的正確性、完整性、與原始記錄的一致性進行認真地審核。

七、檢驗報告的簽發(fā)

1． 工地試驗室負責人對檢驗報告與檢驗任務要求的符合性以及檢驗結論進行審查與批準。

2．審核的檢驗報告由工地試驗室負責人簽發(fā)。

八、檢驗報告的發(fā)放和存檔

1．經工地試驗室負責人簽發(fā)的檢驗報告由檔案資料員發(fā)放。2．檔案資料員每月要把檢驗報告分門別類地匯總檢查，并歸檔。

第五篇：檔案考試資料

公務文書的作用：法律約束作用、領導和指導作用，公務聯系作用，宣傳教育作用，憑證依據作用。

公文管理制度：保密制度、閱文、公布、用印、清退、歸檔、銷毀

文書基本原則：實事求是精簡高效 文書基本要求：及時、準確、安全

文書特點：政治性、時效性、程序性、技術性

文書作用：它是機關工作的紐帶，是機關領導工作的助手，是保守黨和國家機密的重要環(huán)節(jié)，為檔案工作打好基礎。撰寫公文的基本要求：觀點正確符合黨和國家的方針、政策及法律法規(guī)；切合實際準確無誤，文字簡明，條理清楚，篇幅簡短；體式規(guī)范書寫優(yōu)良

文書工作的基本任務：撰制、處理、管理、整理歸檔

行政機關：命令、議案、公告、通告

黨的機關：公報、指示、條例、決議、規(guī)定

歸檔形式

邏輯、物理歸檔要求：保證內容準確、進行規(guī)范化整理 電子文件存儲：溫度17-20度，濕度35-45% 電子文件管理原則：全程管理原則、前端控制、真實性、完整性、可用性

《檔案法》1987.9.5 /1988.1.1實行 《關于加強國家檔案工作的決定》1956

檔案法規(guī)體系：檔案法律、檔案行政法規(guī)、地方性檔案法規(guī)、檔案行政規(guī)章 法律規(guī)范結構：假定、處理（可以應該禁止）、法律后果（肯定否定）

法律種類：權力性、義務性

法規(guī)作用：規(guī)范作用（指引評價預測教育強制）、管理作用 立法宗旨：為了加強對檔案的管理和收集整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務。

基本原則：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則（前提基礎），維護檔案完整與安全（基本條件），便于社會各方面利用（根本目的）。三者不可分割有機整體。

行為規(guī)范：1確有其要 方可發(fā)文2行文應

黨政分開3不越級行文4盡量直接對口行文5涉及路線方針政策和其他部門職權范圍的事項應聯合行文6分清主送和抄送機關7選擇正確的文種8政府各部門一般不得向下一級政府行文9部門內設除辦公廳外不得對外正式發(fā)文。

檔案信息資源建設：檔案目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫、電子文檔歸檔管理 檔案信息化建設原則：文檔一體化原則、電子文件與紙質文件并存原則、確保網絡安全原則

檔案信息化保障體系：標準規(guī)范建設、人才隊伍建設、信息安全措施

電子文檔特點：非只讀性、系統依賴性、信息與載體的可分離性、信息的不穩(wěn)定性、信息存儲的高密度性、多媒體集成性、信息的可操作性。

電子歸檔組織管理：加強電子文件歸檔的組織領導、明確電子文件歸檔的技術條件、采取必要的質量控制措施。

一切國家機關武裝力量政黨、社會團體、企事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。檔案：過去和現在的國家機構社會組織及個人從事經濟政治軍事科學技術文化宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字圖標聲像等不同形式的歷史記錄。

檔案人員任職條件：忠于職守、遵守紀律、具備專業(yè)知識 檔案征集方式：接收捐贈、接收寄存、收購、代為保管、征購、接收移交、其他合法方式 檔案刑事責任：搶奪和竊取國有檔案罪、擅自出賣、轉讓