第一篇：法院檔案管理工作若干規(guī)定

法院檔案管理工作若干規(guī)定

一、加強檔案工作的指導思想是為審判、偵查、公訴服務，為當事人服務。

二、組卷必須符合有關規(guī)定的要求。

三、立卷歸檔必須符合有關規(guī)定的要求。

三、除本院院長外，任何單位、人員借閱卷宗必須填寫借卷單并經辦公室分管檔案工作的負責人批準。

四、本院黨組成員借閱案卷的，應當辦理借閱手續(xù)。

五、辦案人員因辦案需要借閱案卷時，須本人親自借閱。委托其他人員借閱的，需要填寫委托借閱書。

六、案卷必須由正式干警借閱，臨時工作人員（包括合同法警）不得借閱。

七、其他單位借、查案卷的，按照上級人民法院有關規(guī)定辦理。

八、涉及國家機密和個人隱私的案卷原則上不得借、查閱。必須辦理的，需要經院長批準。

九、律師或當事人等查閱訴訟案卷，應按有關規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在法院指定場所閱看本案案卷。如需要摘抄、復制的，應在檔案管理人員監(jiān)督下在指定地點進行。

十、調閱或借出的訴訟檔案，要按借閱期限及時歸還。不按時歸還的，由檔案管理人員負責催還。案卷被還回時，如發(fā)現被拆及文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應及時向院領導報告并進行調查。

十一、本院辦案人員在縣內辦案需要攜帶已歸檔案卷的，應經辦公室負責人批準，出縣辦案需要攜帶案卷的，必須經院長批準。攜帶案卷辦案必須采取有效的安全保密措施，嚴防遺失、被盜及泄密。

十二、閱卷時不得吸煙，防止燒損案卷。

十三、檔案借閱期限不得超過一個月。需要超過一個月的，由本案主管院長批準后可延長至三個月。仍需延長的，由院長批準。

十四、各中層單位、檔案管理人員及借閱人員違反本規(guī)定的，按下列標準扣分，記入院規(guī)范化管理考核實施成績。

1、案卷裝訂不整潔、不規(guī)范的，除退回辦案庭重新整理外，凡案卷皮、卷內目錄、備考表等填寫不完整、不規(guī)范、不準確的，每件扣2分。

2、超過借卷期限的，每卷次扣1分。經檔案室發(fā)出催還通知后仍逾期不還的，每延誤一天，每卷次扣0.5分。

3、造成案卷嚴重損壞的，每件扣10分。

4、因管理不善或工作失誤，造成檔案工作被上級檔案部門批評的，每次扣4分。

5、未嚴格履行借閱手續(xù)將案卷借出的，每卷次扣6分，因此造成案卷損壞的，每件扣8分，泄露審判機密的，每次扣10分。

第二篇：檔案管理工作規(guī)定

檔案管理工作規(guī)定

為了加強對本項目檔案的管理，制定本辦法。

1、檔案管理目標：建一流精品工程，創(chuàng)一流工程檔案。

2、歸檔范圍：在從事施工活動中所形成的有保存價值的各種文字（包括文件、記錄、圖表、光盤等）

3、對檔案工作所需人員、經費、庫房、設備由項目部統(tǒng)一安排，保證檔案工作的需要。

4、檔案室主要職責

4.1貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，制定本項目檔案工作的規(guī)章制度并組織實施。

4.2工程技術檔案由項目總工分管，由技術部主任根據《竣工資料編制及檔案整理實施辦法》或合同規(guī)定要求進行收集組卷，移交武荊高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續(xù)。

4.3集中統(tǒng)一管理本項目部全部管理和技術文件檔案，維護檔案的完整與安全，開展檔案的利用工作。

4.4監(jiān)督和指導本項目部各部門、工區(qū)、作業(yè)隊做好文件資料的形成、積累和歸檔工作。

4.5對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行定期統(tǒng)計。

4.6對各工區(qū)、作業(yè)隊檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。

4.7參加工作例會和工程質量評定會，參加各分項工程驗收和工程項目交工驗收。

5、文件資料的歸檔

5.1各部門、工作、作業(yè)隊的生產管理、質量管理和技術性文件、往來文件資料，在交工驗收前30天提交監(jiān)理工程師審查，并及時交付建設單位，與建設單位辦理移交手續(xù)。

5.2歸檔份數：按照招標文件的要求，提供竣工文件6套及電子版文件1套。項目部保留一份，按工程局有關規(guī)定移交工程局檔案室。

5.3歸檔文件要求字跡清楚，用黑、藍黑墨水書寫，不得用圓珠筆、鉛筆書寫。

6、檔案的利用

6.1檔案管理部門要建立檔案的借閱制度。

6.2本項目部檔案主要是供本項目部使用，不得外借，特殊需要時，須經單位主管領導批準，并予登記。

7、檔案的鑒定和銷毀

7.1 對已到或超過保管期限的檔案進行鑒定時，由檔案管理員和有關業(yè)務部門共同組成鑒定小組，逐卷進行審查。

7.2銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經分管經理批準后，由二人以上在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。嚴禁擅自銷毀檔案。

第三篇：法院檔案管理工作匯報提綱

各位領導：

近年來，我院檔案管理工作在上級法院和市檔案局的指導下，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理條例》，以實現檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化為目標，狠抓檔案管理質量，開拓進取，扎實工作，開創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評為全國、省、市級檔案管理先進單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現有高素質檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計九十平方米，檔案辦公室二間，微機室一間，閱卷室一間。密集架108組，預計可容納到年的各大門類全部檔案。同時檔案室還配備了微機一臺、復印機一臺，檔案庫房加裝了金屬防盜門、防盜窗，配備了空調機、去濕機、溫濕計和滅火器等必要的辦公設備，“六防措施”全部落實，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個部分向領導和同志們匯報我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強領導，提高對檔案管理工作重要性的認識。加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進行的重要保證。院黨組始終堅持把檔案工作作為法院工作的一項重要內容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭創(chuàng)一流”的口號，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以為組長，以為副組長，有關庭、處、室正職為成員的檔案工作領導小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領導小組的職責。并根據班子成員變動情況，及時調整領導小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領導經常深入檔案室現場辦公，解決工作中出現的困難和問題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報，每半年講評一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點、高標準地建設檔案室及檔案庫房，購置了鐵質密集架，配備了滅火器、專用微機、防磁柜等現代化檔案管理設備，進一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管的檔案工作管理體制。同時，院黨組還注重提高全院干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。重點在全院干警中抓了“三個克服，一個提高”?！叭齻€克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績，干好干壞一個樣的思想?！耙粋€提高”就是提高對檔案管理工作重要性的認識。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責上有分工，日常工作有人問，出現困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責任，嚴格檔案管理規(guī)程。從院領導到一般人員充分調動積極性，每人都理順與檔案管理工作的關系：專職保密員負責到上級法院和市委拿送文件、辦公室人員負責印章管理、行政處負責訴訟文書及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負責立案材料的入檔、審判人員負責卷宗內容的審核和簽發(fā)、院領導負責文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標責任落實到每個人，規(guī)范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了“書記員卷宗裝訂觀摩評比”、“優(yōu)秀法律文書評比”等活動，并由審判監(jiān)督庭對案卷進行評查，定期通報存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會管理檔案的良好氛圍。

（三）強化管理，實現檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化，按照最高法院關于訴訟檔案立卷歸檔標準和《河南省檔案管理條例》的有關規(guī)定并結合審判工作特點，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案設備維護使用制度以及重大活動檔案登記制度等16項制度，實行案件流程管理，及時歸檔。嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲

第四篇：法院檔案管理工作匯報提綱

近年來，我院檔案管理工作在上級法院和市檔案局的指導下，認真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《檔案條例》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》和《河南省檔案管理條例》，以實現檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化為目標，狠抓檔案管理質量，開拓進取，扎實工作，開創(chuàng)了法院檔案管理的新局面，多次被評為全國、省、市級檔案管理先進單位。去年，隨著辦公樓的投入使用，辦公條件的不斷改善，我院的檔案工作也有了一個大的發(fā)展。目前，我院綜合檔案室現有高素質檔案管理人員兩名，檔案專用房六間共計九十平方米，檔案辦公室二間，微機室一間，閱卷室一間。密集架108組，預計可容納到 年的各大門類全部檔案。同時檔案室還配備了微機一臺、復印機一臺，檔案庫房加裝了金屬防盜門、防盜窗，配備了空調機、去濕機、溫濕計和滅火器等必要的辦公設備，“六防措施”全部落實，保證了檔案室的防光、防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案的完整和安全。下面我分三個部分向領導和同志們匯報我院的檔案管理情況：

一、主要做法

（一）加強領導，提高對檔案管理工作重要性的認識。加強組織領導，完善檔案管理體制，是檔案工作順利進行的重要保證。院黨組始終堅持把檔案工作作為法院工作的一項重要內容，列入議事日程，給予充分的重視和支持。提出了檔案工作“爭創(chuàng)一流”的口號，無論是在物資裝備還是人員配置上，都注意向檔案管理工作傾斜。成立了以 為組長，以 為副組長，有關庭、處、室正職為成員的檔案工作領導小組，并下發(fā)文件，明確規(guī)定領導小組的職責。并根據班子成員變動情況，及時調整領導小組成員，保證了檔案管理工作的延續(xù)性。院領導經常深入檔案室現場辦公，解決工作中出現的困難和問題，在人力、物力上優(yōu)先保障。每季度聽取一次檔案管理工作匯報，每半年講評一次各庭室訴訟和行政文書歸檔情況。高起點、高標準地建設檔案室及檔案庫房，購置了鐵質密集架，配備了滅火器、專用微機、防磁柜等現代化檔案管理設備，進一步優(yōu)化了檔案管理工作環(huán)境。建立了院長分管、辦公室主任主管、檔案員具體管原創(chuàng)文秘網站:文秘知音的檔案工作管理體制。同時，院黨組還注重提高全院干警對檔案管理工作在法院審判工作中重要性的認識，增強干警主動參與檔案管理的積極性。重點在全院干警中抓了“三個克服，一個提高”。“三個克服”即克服檔案管理是檔案管理員的事，檔案管理與已無關的思想；克服只要搞好審判，檔案管理好壞無所謂的思想；克服檔案管理員低人一等，不出成績，干好干壞一個樣的思想?！耙粋€提高”就是提高對檔案管理工作重要性的認識。目前，我院的檔案工作真正做到了組織上有保證，職責上有分工，日常工作有人問，出現困難有人管，全院干警參與檔案管理的積極性有了普遍的提高。

（二）明確責任，嚴格檔案管理規(guī)程。從院領導到一般人員充分調動積極性，每人都理順與檔案管理工作的關系：專職保密員負責到上級法院和市委拿送文件、辦公室人員負責印章管理、行政處負責訴訟文書及行政文檔的排版印發(fā)、立案庭負責立案材料的入檔、審判人員負責卷宗內容的審核和簽發(fā)、院領導負責文件的簽發(fā)，保證檔案卷宗的正常流程管理。為使檔案管理目標責任落實到每個人，規(guī)范檔案卷宗的書寫與裝訂，我院還先后組織開展了 “書記員卷宗裝訂觀摩評比”、“優(yōu)秀法律文書評比”等活動，并由審判監(jiān)督庭對案卷進行評查，定期通報存在的問題。使全院上下初步形成了人人重視檔案，人人會管理檔案的良好氛圍。

（三）強化管理，實現檔案管理的制度化。我院為使檔案管理工作進一步規(guī)范化、標準化，按照最高法院關于訴訟檔案立卷歸檔標準和《河南省檔案管理條例》的有關規(guī)定并結合審判工作特點，先后制定了文件材料歸檔制度、檔案保管制度、檔案查閱利用制度、檔案資料保密制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案設備維護使用制度以及重大活動檔案登記制度等16項制度，實行案件流程管理，及時歸檔。嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環(huán)節(jié)，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，請上級法院和市檔案局專業(yè)人員逐件驗收，不符合質量要求的，必須按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的全部檢查，按要求歸類、裝訂，并更換卷盒。現在，我院檔案室共有文書檔案

卷，其中永久 卷，長期 卷，短期 卷，業(yè)務檔案 卷，合計 卷，全部達到和基本達到上級要求的歸卷標準。

（四）嚴格保密制度，控制借閱范圍。法院檔案中的各類檔案文件中，大部分需進行保密管理。面對借閱面較廣的需要，做好檔案的保密工作是擺在檔案管理人員面前的一個重要課題。針對這種情況，我院認真履行有關保密工作規(guī)則，嚴格履行檔案借閱程序、控制借閱范圍、執(zhí)行保密制度。對檔案管理人員實行加強保密教育，并要求其嚴格做到“不該說的不說，不該看得不看本文來自文秘之音，更多精品免費文章請登陸004km.cn查看”，使檔案管理的保密工作有序進行。同時，根據法院工作的需要，積極做好檔案資料的編研和開發(fā)，完善了檢索體系，編制了多種檢索工具和專題索引，分別編制了“全宗介紹”、“各類檔案移交登記本”。對訴訟檔案實行書本式和卡片式索引，文書檔案的《案卷目錄》和《案卷文件目錄》中永久、長期索引實行兩套制，在保證檔案安全、不泄露國家秘密的前提下，為大量的申訴復查、審判質量評查及公安、檢察司法機關偵破案件提供了及時的服務和可靠的依據，充分發(fā)揮了檔案工作的效益。

（五）采取有效措施，加強業(yè)務指導。為了全面搞好檔案的業(yè)務建設和管理工作，我院在加強自身建設的同時，還十分重視對基層法院檔案管理工作的指導和本文來自文秘之音，更多精品免費文章請登陸004km.cn查看幫助，了解和掌握基層法院檔案工作的基本情況，采取有效措施，提高檔案員的業(yè)務素質。一方面深入各基層法院檔案室進行實地指導，發(fā)現問題，現場解決。二是引導各基層法院檔案員相互參觀，互相學習，取長補短，交流經驗。同時組織他們參加地方檔案局的培訓，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段，三是加強同地方檔案管理部門的聯系，積極參加各級主各類的檔案檢查，并請他們到法院檢查指導工作。四是及時準確地收集和報送檔案統(tǒng)計報表，對全市法院檔案管理工作的基本情況做到心中有數，為領導決策提供可靠的信息。

二、存在的問題和困難

我們雖然為檔案工作的發(fā)展和進步做了一些工作，也取得了一定的成績，但是離領導的要求、形勢發(fā)展的需要及兄弟法院的工作相比，還有相當大的差距，還存在一些不可忽視的問題和困難。主要表現在一是專職檔案員少，工作中只是疲于應付，難以在檔案管理的高層次上出思想、求進步；二是基礎設施還不夠完善還有薄弱環(huán)節(jié)；三是基層法院的檔案管理工作發(fā)展不夠平衡。

三、今后工作打算

（一）繼續(xù)深入貫徹執(zhí)行《檔案法》的有關精神，提高工作人員依法治檔的意識。要經常組織全院檔案工作人員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《人民法院檔案管理辦法》、《關于全國地方各級人民法院檔案管理工作中若干規(guī)定的通知》等法律法規(guī)，充分運用內部刊物大力宣傳檔案工作的法律、法規(guī)、政策，形成一個懂法、守法、共同關心檔案工作的良好氛圍。同時繼續(xù)完善檔案工作管理制度，做到有章可循，按制度辦事。

（二）全面提高檔案質量，達到標準化、規(guī)范化要求。在檔案達標升級基礎上,檔案工作要進一步鞏固和提高。一是檔案形成的載體要符合國家標準，不得使用木質等粗糙紙張作檔案書寫材料，不準使用圓珠筆、藍墨水筆及化學材料的色帶打印文件，以確保檔案字跡的耐久性；二是嚴格執(zhí)行檔案歸檔范圍，檔案收集要齊全、完整，檔案能全面反映我院工作全貌，并按歸檔本文來自文秘之音網，在百度中可以直接搜索到網絡站，防止積存文件；三是采取新的立卷方法，紙質檔案和電子檔案并存，檔案分類、保管期限、編目、裝盒要達到國家標準要求；四是檔案要集中管理，由綜合檔案室統(tǒng)一保管，不得分散；五是建立檔案工作臺帳，做好檔案統(tǒng)計和鑒定工作。

（三）積極創(chuàng)造條件，加快全市法院檔案管理現代化進程，爭取在年內，對全部檔案實行計算機管理。在利用計算機的基礎上，我院今年還將引進檔案管理軟件，錄入案卷目錄與案卷文件目錄，實行自動查詢。同時我們還將加強信息的開發(fā)利用，使“死”檔案變成“活”的可利用的信息，通過對犯罪分子情況的分析研究，找出規(guī)律，提供給院領導和有關庭室以作參考，并向有關部門提出司法司法建議。

（四）加大學習交流的力度，提高檔案人員的政治、業(yè)務素質。采取請進來、走出去的辦法，請省法院及市檔案局的有關領導業(yè)務骨干來我院進行講課傳授經驗，并組織人員到兄弟法院參觀學習，汲取他們的先進經驗以提高自身的素質，從而以更扎實的工作促進全市法院檔案管理工作再創(chuàng)新水平。

第五篇：法院信訪檔案管理工作心得體會

本文作者：閔濤 好范文原創(chuàng)投稿

淺談法院信訪檔案的管理

閔濤

信訪機關在處理人民群眾來訪工作中直接形成并集中存在起來的具有文字、圖表、聲像等真實記錄。信訪檔案的管理是信訪工作的一項重要而基礎的工作，它的完整性直接關系到以事實為依據的信訪工作的客觀公正性。目前，國內有關的信訪法規(guī)中，對信訪檔案的收

集、整理、歸檔和管理等工作尚無具體的規(guī)定和明確的規(guī)范，而只是對丟失、隱匿、擅自銷毀信訪檔案材料的事后處理明確了相應的法律責任。為此，筆者試對如何進一步規(guī)范信訪檔案工作進行探討。

一、了解信訪檔案的特點，為信訪工作全過程服務

信訪檔案與信訪工作息息相關，是一種專門檔案，它是信訪活動的真實歷史記錄，在國家檔案中占據特殊地位。除具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價值性等特點外，還具有自身公正性的特點。一是信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄。它不僅是信訪工作活動真實的歷史記錄，也是群眾信訪案件處理的重要歷史資料，是信訪工作有形資產的依據和證明，更是信訪工作中一種無形資產的依據和證明。所以說，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務過程中形成的原始性、記錄性、知識性、信息性的 重要信息資源。二是信訪檔案是信訪工作全過程的詳實記錄。一份完整的信訪檔案，詳實地記錄了信訪問題發(fā)生的時間、地點、事情的經過以及關聯的人物，不僅有信訪人和機關的印信，而且有主管機關的調查處理經過和結論，上級機關的批復和當事人對處理結論的態(tài)度，保留著真實的歷史標記。

二、提高對信訪檔案工作作用的認識，為信訪工作規(guī)范化建設服務

一是信訪檔案工作是信訪工作中一項不可缺少、不能替代、不容忽視的基礎性工作。通過查閱信訪檔案，可使領導掌握有關的歷史資料，了解信訪工作規(guī)律，便于對現實問題做出正確的分析和判斷，同時也為貫徹有關政策和規(guī)定、指導工作提供了歷史依據和處理問題的借鑒案例。二是信訪和各黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位在各個時期、各個階段指導和開展信訪活動的情況，其中既有成功的經驗，又有失敗的教訓。充分借鑒和利用信訪檔案材料，關于從歷史經驗教訓中汲取知識養(yǎng)料，不僅有利于當前工作的順利開展，也有利于今后工作的統(tǒng)籌安排，為創(chuàng)造一個有利于經濟社會協(xié)調發(fā)展的良好環(huán)境提供條件。三是信訪檔案中不僅有信訪者書寫的材料，而且有組織的調查處理經過和結論，對現實同類問題具有借鑒作用，對處理重信重訪、越級信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據。特別是在處理歷史遺留信訪老案時，由于機構更迭，人事變遷，僅靠大概回憶和口頭介紹都無液晶于事，只有借助于信訪檔案處理問題，以信訪檔案為可靠依據，才能有效避免隨意性，減少失誤。只有完整齊全的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據”，從根本上解決問題。

三、做好信訪檔案的歸檔工作，為信訪工作打下良好基礎

信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對一件信訪問題從接待、調查、核實、處理等全過程中形成的具有保存價值的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級下發(fā)的業(yè)務性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。一是把以紙質為載體的信訪事項，通過收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項受理的編號順序，用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。每件信訪檔案材料的排列次序一般為：領導批示、請示、處理單、調查報告、調查過程中的有關材料、原始信訪件、信封。二是對數字信訪檔案歸檔，就是對以光盤、硬盤、優(yōu)秀等新型介質為載體的信訪檔案進行歸檔。應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯，在數字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準確、可靠的標識關系，按照、類目進行打壓縮包，拷貝至新型介質上，并貼上標簽存檔。這樣，通過建立數字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過程中對紙質檔案的人為磨損。

四、加強信息化建設，實現信訪檔案信息資源共享

一是收集電子文件。隨著辦公造化的普及，各信訪部門都產生了大量的電子文件，將這些電子文件以虛擬全宗形式集中起來，也就成為信訪檔案信息化建設的一個主要途徑。為此，信訪檔案機構必須加緊研究電子文件的接收、保管、利用的技術手段和方法，為實際工作提供理論依據。二是紙質信訪檔案的數字化。目前，信訪檔案多以紙質檔案為主，為實現檔案信息資源的共享，對紙質檔案進行數字化勢在必行。各信訪檔案機構應揚長避短，充分利用所藏檔案信息資源的優(yōu)勢，優(yōu)先對有特色的和利用率較高的檔案進行數字化。三是構建信訪檔案信息數據庫。信訪檔案信息數據庫的建設主要包括以下幾個方面的內容：檔案案卷級目錄的建設、檔案文件級目錄的建設、檔案全宗級目錄的建設、專題檔案目錄建設和檔案全文信息數據庫建設等。建立高質量的信訪檔案信息數據庫，要保證具有較完備的檔案信息資源，做好信訪檔案的收集和整理工作。收集整理是利用檔案的先行條件，收集的目的就是為了集中統(tǒng)一保管，維護案件之間完整，保持歷史真實面貌，以便更好地進行信息化建設。

五、加強信訪檔案保護工作，為

社會穩(wěn)定服務

維護信訪檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求，檔案管理的目的是為了提供利用，因此既不能片面強調保護檔案而不考慮利用方便，同時也不能只顧一時利用方便，不考慮檔案的保護，而影響檔案長遠利用。在實際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，這就要求我們檔案工作者在信訪檔案管理上必須做到“十防”：一是防盜，要設置專用鐵柜進行保管；二是防破壞，防止人為造成對檔案的損壞；三是防火，及時排除一些火災隱患；四是防水，杜絕淋濕、浸泡現象；五是防塵，灰塵和煙塵不宜太濃；六是防潮，按標準規(guī)定相對濕度在50%--60%為宜，過度潮濕可使檔案形成紙磚；七是防霉變，以往檔案中多使用糨糊粘補，易形成檔案蛀蟲；八是防鼠，定期放置鼠藥以防老鼠咬傷檔案；九是防蟲，定期在柜子中放置樟腦球，定期噴灑蟲劑，以達到殺菌作用；十是防光，強烈的紫外線可使檔案褪色，紙張也會變黃發(fā)脆，損害檔案壽命。