第一篇：各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定(九號(hào)令)

各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定

（2011年11月21日國(guó)家檔案局令第9號(hào)公布）

為了建設(shè)覆蓋人民群眾的、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理的國(guó)家檔案資源體系，劃定各級(jí)各類檔案館收集檔案的范圍，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案》，制定本規(guī)定。

第一條各級(jí)各類檔案館要貫徹科學(xué)發(fā)展、以人為本的理念，在檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理的原則，依法開展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館。

第二條各級(jí)綜合檔案館依法接收本級(jí)下列組織機(jī)構(gòu)的檔案：

1.中國(guó)共產(chǎn)黨委員會(huì)及所屬各部門；

2.人民代表大會(huì)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

3.人民政府及其所屬各部門和單位；

4.人民政協(xié)及其常設(shè)機(jī)構(gòu)；

5.人民法院、人民檢察院；

6.各民主黨派機(jī)關(guān)；

7.工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)等人民團(tuán)體；

8.國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位。

各級(jí)綜合檔案館可全部或部分接收以上機(jī)構(gòu)的下屬單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)的檔案。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)形成的檔案列入縣級(jí)綜合檔案館接收范圍。

第三條新中國(guó)成立前本行政區(qū)內(nèi)各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、著名人物的檔案列入綜合檔案館收集范圍。

本行政區(qū)內(nèi)重大活動(dòng)、重要事件形成的檔案、涉及民生的專業(yè)檔案列入綜合檔案館收集范圍。

經(jīng)協(xié)商同意，綜合檔案館可以收集或代存本行政區(qū)內(nèi)社會(huì)組織、集體和民營(yíng)企事業(yè)單位、基層群眾自治組織、家庭和個(gè)人形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有利用價(jià)值的檔案，也可以通過(guò)接受捐贈(zèng)、購(gòu)買等形式獲取。

第四條各級(jí)部門檔案館，收集本部門及其直屬單位形成的檔案，但其中履行行政管理職能的檔案，要按有關(guān)規(guī)定定期向綜合檔案館移交。

第五條各級(jí)專門檔案館，收集本行政區(qū)內(nèi)某一專門領(lǐng)域或特定載體形態(tài)的專門檔案或檔案副本。

第六條國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位設(shè)立的檔案館，收集本單位及其所屬機(jī)構(gòu)形成的檔案。國(guó)有企業(yè)發(fā)生破產(chǎn)轉(zhuǎn)制，事業(yè)單位發(fā)生撤銷等情況，其檔案可按照有關(guān)規(guī)定由本級(jí)綜合檔案館接收。

第七條省級(jí)以上（含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久的檔案，省級(jí)以下（不含省級(jí)）檔案館接收保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案。

第八條檔案館要適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，收集電子檔案和紙質(zhì)檔案的數(shù)字化副本。有條件的檔案館應(yīng)根據(jù)國(guó)家災(zāi)害備份的要

求，建立電子文件備份中心，開展電子文件備份工作。

第九條檔案館在收集檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集有助于了解檔案內(nèi)容、立檔單位歷史的資料，收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備。

第十條各級(jí)各類檔案館要根據(jù)本規(guī)定制定本館的收集檔案范圍細(xì)則和工作方案，經(jīng)上級(jí)檔案行政管理部門同意后施行。第十一條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第十二條本規(guī)定自發(fā)布之日起實(shí)施?！陡骷?jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（1986年2月7日國(guó)家檔案局發(fā)布）同時(shí)廢止。

第二篇：檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則

凌源市檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則

第一條 為了完好保存和有效地利用黨和國(guó)家的檔案財(cái)富。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第9號(hào)）和《檔案館工作通則》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市實(shí)際情況，制定本實(shí)施細(xì)則。

第二條 收集工作的指導(dǎo)思想。全面、系統(tǒng)地收集各個(gè)歷史時(shí)期反映凌源市政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、科技、民族、宗教等活動(dòng)的各種門類、各種載體的檔案，建立內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、利用便捷、具有凌源特色的館藏體系。

第三條 收集檔案的載體和門類。收集檔案的載體包括:紙質(zhì)檔案，聲像檔案(照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等)，實(shí)物檔案，電子檔案及各種新載體檔案。收集檔案的門類包括:文書檔案、科技檔案、專門檔案及各單位在職能活動(dòng)中形成的各種業(yè)務(wù)檔案。

第四條 檔案收集包括檔案接收和檔案征集。檔案接收指按照國(guó)家規(guī)定，接收黨政群機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、國(guó)有企事業(yè)單位移交檔案的過(guò)程。檔案征集指按照國(guó)家規(guī)定，征收散存檔案，散失和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。

第五條 檔案館接收下列單位具有永久、長(zhǎng)期（30年）保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案及相應(yīng)的電子文件?；ê驮O(shè)備檔案隨其實(shí)體所屬。

1、中華人民共和國(guó)成立前中國(guó)共產(chǎn)黨在凌源市的黨組織和革命團(tuán)體形成的革命歷史檔案。

2、中華人民共和國(guó)成立后形成的檔案:(l)中共凌源市委、市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)委

和市人民法院、市人民檢察院等機(jī)關(guān)及其工作部門和臨時(shí)機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)形成的檔案。

(2)市總工會(huì)、團(tuán)市委、市婦聯(lián)、市科協(xié)、市文聯(lián)、市殘聯(lián)、市工商聯(lián)、市僑聯(lián)等人民團(tuán)體及其所屬部門形成的檔案。

(3)屬于本市和上級(jí)部門雙重管理的單位和在本市的中央、省屬單位形成的反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)的可移交的檔案。

(4)鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）黨（工）委和政府（辦事處）及其工作部門形成的檔案。

(5)己撤銷的市委、市政府工作部門及其所屬單位形成的全部檔案。

(6)能夠反映本市企業(yè)、事業(yè)單位發(fā)展面貌具有代表性、典型性的工廠（包括：已破產(chǎn)的國(guó)有企業(yè)）、醫(yī)院、學(xué)校、文藝團(tuán)體和中外合資、合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)、專業(yè)戶、個(gè)體戶形成的屬永久、長(zhǎng)期（30年）保存的檔案；

(7)市委管理的副科級(jí)以上干部死亡后的人事檔案。第六條 檔案館應(yīng)加強(qiáng)接收下列內(nèi)容的檔案：

1、凌源市重大活動(dòng)(重要事件、重點(diǎn)工程等)形成的檔案，主要包括:(1)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、省部級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)同志在凌源的公務(wù)活動(dòng);(2)外國(guó)政要、國(guó)際組織及其負(fù)責(zé)人、外國(guó)對(duì)華友好團(tuán)體和著名友好人士等在凌源市的參觀訪問活動(dòng);(3)國(guó)家及省在凌源召開的重要會(huì)議、舉辦的重要活動(dòng)、建設(shè)的重點(diǎn)工程項(xiàng)目等;(4)市領(lǐng)導(dǎo)參加的國(guó)內(nèi)外和省、市重要公務(wù)活動(dòng);

(5)在凌源市范圍內(nèi)產(chǎn)生重大影響的自然災(zāi)害、生產(chǎn)事故、突發(fā)公共衛(wèi)生和社會(huì)安全事件的處置活動(dòng);(6)其他具有重要影響及重大意義活動(dòng)形成的檔案。

2、反映人民群眾生產(chǎn)、生活的各類民生檔案。主要包括:房地產(chǎn)、婚姻、知青、招工、土地承包、林權(quán)制度改革、社會(huì)保障、移民安置、拆遷、復(fù)退軍人檔案等。

3、市直機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的反映本市科技發(fā)展的科技檔案、專門檔案。

4、凌源日?qǐng)?bào)社、凌源電視臺(tái)等媒體參與拍攝重大活動(dòng)(重要事件)形成的聲像檔案。

5、凌源市被授予國(guó)家級(jí)、省級(jí)榮譽(yù)稱號(hào)以及在對(duì)外交往活動(dòng)中形成的有紀(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性的實(shí)物檔案。

6、在本級(jí)人事管理權(quán)限內(nèi)的被中央、國(guó)務(wù)院、省委、省政府、市委、市政府授予英雄、模范稱號(hào)的人物和社會(huì)各界知名人士在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案。

第七條 市檔案館收集具有本市地方特色和地方意義的其它專門檔案。

（一）屬永久保存的市屬各機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案、財(cái)務(wù)報(bào)告檔案（主要指各級(jí)財(cái)政部門的業(yè)務(wù)報(bào)表）、紀(jì)檢案件檔案、司法訴訟檔案、公證檔案、商標(biāo)檔案、工商登記檔案（指具有典型意義的已關(guān)閉或破產(chǎn)企業(yè)的登記檔案）、勘界檔案、地圖檔案、環(huán)保檔案（如環(huán)保規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)測(cè)、查處等活動(dòng)形成的檔案）；

（二）特殊載體檔案，指反映本市重要活動(dòng)和重大事件的實(shí)物、照片、錄音帶、錄像帶、電子文件（光盤、硬磁盤）；

（三）各類普查檔案（如工業(yè)普查、農(nóng)業(yè)普查、人口普查、地名普查、水利普查、經(jīng)濟(jì)普查等）。

第八條 協(xié)商接收檔案的范圍:

1、凌源市各民主黨派形成的檔案。

2、中央和國(guó)家機(jī)關(guān)、省駐凌單位形成的檔案。

3、其它社會(huì)團(tuán)體、群眾組織形成的檔案。

4、凌源市轄區(qū)內(nèi)具有代表性的中外合資(合作)企業(yè)、股份制企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)形成的檔案。

第九條 在接收檔案進(jìn)館的同時(shí)，還要將與檔案內(nèi)容有關(guān)的史料接收進(jìn)館。包括各機(jī)關(guān)編印的各種文件匯編、資料匯編、大事記、專題史料、史志、年鑒、地圖、手冊(cè)、圖片、照片集，以及公開出版或內(nèi)部發(fā)行的報(bào)刊、書籍、畫報(bào)、回憶錄、參考材料、會(huì)議特刊(?？?、科技資料、科研成果匯編、產(chǎn)品目錄、地方志等。

第十條 接收檔案的期限:

1、列入本規(guī)定接收范圍的檔案，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定按時(shí)移交，鼓勵(lì)提前移交。

2、協(xié)商接收的檔案，按協(xié)商雙方達(dá)成的期限辦理。

3、聲像、實(shí)物檔案和資料可隨時(shí)移交。凡撤銷單位和臨時(shí)機(jī)構(gòu)工作終止后，其檔案全部移交。

4、破產(chǎn)企業(yè)及改制企業(yè)的檔案，依照有關(guān)規(guī)定及時(shí)移交。

第十一條 列入市檔案館接收范圍的檔案，移交單位應(yīng)按有關(guān)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，并編制檔案目錄(包括案卷目錄、歸檔文件目錄及電子目錄、全宗介紹、組織沿革、大事記等)一式三份，經(jīng)驗(yàn)收合格后，均填寫《檔案移交表》一式兩份，交接雙方簽字蓋章各執(zhí)一份以作憑證，方可移交。

第十二條 征集散存在社會(huì)、民間組織和個(gè)人手中檔案資料的范圍:

1、歷史檔案。建國(guó)前反映本市各歷史時(shí)期政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外事、科學(xué)、文化、教育、自然資源、天文地理、民族民俗、宗教、黨派、社團(tuán)、名勝古跡等檔案資料(包括各種文字、圖表、照片、實(shí)物等)。

2、革命歷史檔案資料。建國(guó)前中國(guó)共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的我市各級(jí)革命組織形成的文件、電報(bào)、報(bào)紙、刊物等，重要領(lǐng)導(dǎo)人在革命斗爭(zhēng)中形成的著作、筆記、書信、日記、講話稿、圖表、照片、實(shí)物和后來(lái)撰寫的傳記、回憶錄等。

3、名人檔案資料: ①建國(guó)以來(lái)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)凌源視察工作等活動(dòng)形成的，散存在各單位和個(gè)人手中的各種文字材料、圖表和聲像檔案資料。

②建國(guó)以來(lái)歷任凌源市副市級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的尚未歸檔的各種文字材料、圖表和聲像檔案資料。

③曾榮獲全國(guó)和省(部)級(jí)先進(jìn)、模范等光榮稱號(hào)的先進(jìn)集體和個(gè)人在工作和社會(huì)活動(dòng)中形成的重要文字材料、圖表、聲像和實(shí)物等檔案資料。

④在本市有一定社會(huì)影響的歷史名人及各界知名人士的著作、日記、書信、任職文書和傳記、回憶錄、生平事跡記載、家譜、族譜、契約、墓志、碑文或拓片及聲像史料等。

4、重要史志資料。反陜本市各歷史時(shí)期全市的、地區(qū)的、行業(yè)的、專業(yè)的、專題的和典型基層單位的各種史志、大事記等資料，包括近年來(lái)各地區(qū)、各行業(yè)編史修志的重要成果資料的油印或鉛印件。

5、“文革”時(shí)期的檔案資料?！拔母铩睍r(shí)期本市各種群眾組織產(chǎn)生和編印的各種文字材料、刊物、傳單、照片、實(shí)物等。

6、重大歷史事件與自然災(zāi)害檔案資料。各歷史時(shí)期發(fā)生在本市的重大事件與自然災(zāi)害所形成的文字、圖表、照片、實(shí)物等檔案資料。

7、地方特色檔案資料。凌源地方名牌、老字號(hào)、民間工藝品、斷檔斷代生活用品以及非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案等。

8、其它反映凌源歷史面貌具有保存價(jià)值的各類檔案資料。

第十三條 征集辦法:

1、征集對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存、利用價(jià)值的檔案資料，以捐贈(zèng)、寄存和征購(gòu)三種辦法為主。

2、對(duì)征集進(jìn)館的檔案資料，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，市檔案館同有關(guān)單位或個(gè)人鑒定檔案資料歸屬權(quán)和使用權(quán)協(xié)議。

3、對(duì)無(wú)償捐獻(xiàn)者，視其捐贈(zèng)檔案資料的數(shù)量及珍貴程度，發(fā)給榮譽(yù)證書，并給予獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)寄存檔案資料者，發(fā)給證書;征購(gòu)檔案資料，由市檔案館按有關(guān)規(guī)定辦理。

第十四條 本細(xì)則自頒布之日起施行，原有細(xì)則自行廢止。

第三篇：檔案館檔案接收進(jìn)館范圍

某某市檔案館檔案接收進(jìn)館范圍

為了確保進(jìn)館檔案質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化要求，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《檔案館工作通則》以及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，制定本規(guī)定。

一、進(jìn)館范圍

1、某某市委、市政府、人大、政協(xié)、市直機(jī)關(guān)、民主黨派、群眾團(tuán)體、部分企事業(yè)單位形成的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，由立檔單位保管十年左右，即向某某市檔案館移交。

2、在機(jī)構(gòu)改革中撤銷或者合并的單位應(yīng)向地方國(guó)家檔案館移交的全部檔案資料。

3、國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，屬于對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)移交有關(guān)管理部門或者按照分級(jí)管理的原則寄存到地方國(guó)家檔案館的檔案。

4、其它某某地區(qū)在各個(gè)歷史時(shí)期具有特殊意義和保存價(jià)值的各種檔案資料。

二、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

立檔單位向檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和省、市有關(guān)規(guī)定，對(duì)其檔案進(jìn)行整理，經(jīng)市檔案館檢驗(yàn)合格后，方可移交。

1、文書檔案2002年以前按《某某市檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)（試行）》為標(biāo)準(zhǔn)立卷；2003年后形成的檔案按遼市檔發(fā)[2004]9號(hào)《關(guān)于印發(fā)〈某某市歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則〉的通知》為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理。

2、照片檔案按照GB/T11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》、《關(guān)于印發(fā)〈遼寧省檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)〉和〈遼寧省照片、音頻和視頻檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式〉的通知》（遼檔發(fā)[2008]10號(hào)）執(zhí)行、《某某市檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》。

3、電子文件按照GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行。

4、各類專業(yè)（專門）檔案按照國(guó)家檔案局和有關(guān)專業(yè)主管機(jī)關(guān)共同制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

三、向市檔案館移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交下列材料

1、報(bào)送本單位重點(diǎn)檔案（永久）全文數(shù)據(jù)。

2、報(bào)送所移交檔案案卷級(jí)、文件級(jí)機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。

3、報(bào)送所移交檔案文件字號(hào)目錄。將本機(jī)關(guān)及上級(jí)主管部門同一年來(lái)文、發(fā)文按文件發(fā)文序號(hào)排列編制文件字號(hào)目錄。

4、立檔單位保管期限表、分類方案、全宗介紹。

5、組織沿革、大事記。

6、編印的報(bào)刊、年鑒、方志、文件匯編、成果匯編、本系統(tǒng)的各類基礎(chǔ)數(shù)字匯編等資料。

第四篇：檔案館檔案保密制度

檔案館檔案保密制度

為了搞好檔案保密工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》、《保密守則》、《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，特制訂本制度。

（一）檔案工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律法規(guī)、條例、守則等，做到嚴(yán)守黨和國(guó)家秘密。

（二）檔案工作人員不得擅自復(fù)印、摘抄或傳播具有內(nèi)部和秘密性質(zhì)的檔案材料或內(nèi)容。

（三）帶有密級(jí)的檔案，要在案卷的右上角標(biāo)上密級(jí)標(biāo)記，機(jī)密以上的檔案，應(yīng)專柜存放。

（四）對(duì)不歸檔或重份的帶密文件材料，經(jīng)保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，需要銷毀的檔案，必須造冊(cè)登記，經(jīng)館長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由兩人以上共同監(jiān)銷。

（五）涉密檔案一般不能外借使用，確為工作需要，需征得成文單位同意和經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)后復(fù)制使用，并在5

個(gè)工作日內(nèi)將復(fù)制件繳回檔案館銷毀。

（六）檔案利用者必須嚴(yán)格遵守檔案借閱利用制度，保證檔案材料及其內(nèi)容的安全，未經(jīng)許可，不得私自抄錄和復(fù)制，更不能擅自將檔案材料帶出檔案館。

（七）對(duì)保密檔案的管理和利用、密級(jí)的變更和解密，必須按國(guó)家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)辦理。

（八）檔案實(shí)行集中統(tǒng)一保管，專人管理，專柜、箱存放，非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。

（九）違反本制度規(guī)定，視情節(jié)輕重，分別給予批評(píng)教育或紀(jì)律處分，泄露國(guó)家秘密并造成損失的人員，將按照《保密法》、《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，追究其法律責(zé)任。

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END

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第五篇：檔案范圍

檔案管理與實(shí)務(wù) 考試題型：

一、填空題

20空×1分=20分(約10題)

二、名詞解釋

6題×4分=24分

三、辨析對(duì)錯(cuò)

2題×8分=16分

四、簡(jiǎn)答

3題×8分=24分

五、論述

1題×16分=16分

第一章 檔案概論

一．檔案的定義：

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)，信息和知識(shí)的記錄。

檔案是有史以來(lái)最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，也是現(xiàn)代社會(huì)的核心信息資源的重要門類。

它基本含義包含四個(gè)方面：

（一）檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的。

（二）檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?/p>

（三）檔案內(nèi)容的記錄方式和載體是多種多樣的

（四）檔案是原始的歷史記錄

二．檔案的知識(shí)屬性和信息屬性（檔案一般屬性的重要表現(xiàn)）p18~20 知識(shí)屬性：檔案是貯存和傳播知識(shí)的一種形式 信息屬性：檔案是一種重要的信息資源 三．檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性

（一）檔案作用的時(shí)效律和擴(kuò)展律

時(shí)效律由兩方面的因素決定：一方面，許多檔案的內(nèi)容，只對(duì)解決某些實(shí)際問題在一定的范圍內(nèi)有現(xiàn)實(shí)的查考價(jià)值，超過(guò)這種時(shí)限之后其價(jià)值則縮小或失去作用；另一方面，檔案載體的自然老化是難以避免的。

擴(kuò)展律：從檔案的主要部分來(lái)說(shuō)，由于他的原始記錄性、孤本的稀有性、內(nèi)容的典型性、獨(dú)一性等特點(diǎn)，檔案的作用是可以擴(kuò)大和發(fā)展的，發(fā)展又有一定的規(guī)律性，被稱為檔案作用的擴(kuò)展律。

表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

1.檔案作用的雙重性

2.檔案的作用向多元化擴(kuò)展

（二）檔案機(jī)密性遞減律和社會(huì)性遞增律

檔案機(jī)密程度的強(qiáng)弱與保存時(shí)間的久暫成反比例

（三）檔案行政作用弱化律和科學(xué)文化作用強(qiáng)化律 利用價(jià)值的主要條件:

1、檔案利用實(shí)踐

2、社會(huì)發(fā)展水平

3、社會(huì)檔案意識(shí)

4、檔案管理水平

第二章

檔案工作概論

一、檔案室與檔案館的性質(zhì)和作用

檔案室的性質(zhì)：檔案室是各組織（機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。是整個(gè)機(jī)關(guān)的組成部分，屬于單位管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。黨、政、軍等機(jī)關(guān)單位的檔案室，又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一，具有機(jī)要部門性質(zhì)。檔案室的作用：

1、檔案室是單位內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門，它是單位工作的助手，為單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和單位內(nèi)部各部門的工作提供參考和依據(jù)的檔案材料，為單位工作和生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)，所以，檔案室工作是單位工作的組成部分，是提高單位工作的組成部分，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)單位歷史面貌的重要工作。

2、應(yīng)向各級(jí)檔案館移交檔案的檔案室是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)：?jiǎn)挝粰n案是國(guó)家全部檔案不斷補(bǔ)充的源泉，整個(gè)國(guó)家檔案的完整程度和連續(xù)積累，首先決定與檔案室；在全國(guó)檔案工作組織體系中，檔案室是檔案形成后首先提供利用、大量發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用的前哨；檔案室是先期保管具有長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值檔案的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)，它為檔案館創(chuàng)造工作條件。特別是檔案室管理的檔案對(duì)檔案館的檔案質(zhì)量有決定性的影響。

檔案館的性質(zhì)：檔案館屬于黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。

檔案館具有科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)，機(jī)要性

作用：集中統(tǒng)一的管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和有關(guān)資料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為現(xiàn)實(shí)的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。

二、我國(guó)檔案工作的基本原則P51~57

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)管理國(guó)家全部檔案

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理。加強(qiáng)黨和政府對(duì)檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一地管理國(guó)家全部檔案以及黨政檔案工作統(tǒng)一管理的原則，至今仍然適合我國(guó)的情況。

2、國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨、政檔案的統(tǒng)一管理。一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織形成的檔案，必須按照國(guó)家的規(guī)定，均由本單位的檔案機(jī)構(gòu)集中管理，不得據(jù)為己有或由承辦單位和個(gè)人分散保存。

3、全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。為了有效地實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，不僅要把檔案分別集中在各機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)檔案館，而且要在全國(guó)范圍內(nèi)對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行統(tǒng)一的全面管理。

（二）維護(hù)檔案的完整與安全

（三）便于社會(huì)各方面的利用

三、文件中心和檔案寄存中心

1、文件中心是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的檔案管理機(jī)構(gòu)。文件中心不同于檔案室，并不是一個(gè)單位內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)，而是介于單位和檔案館之間的一種過(guò)渡性的檔案管理機(jī)構(gòu)。

2、檔案寄存中心是由國(guó)家綜合檔案館設(shè)立的，為各類企業(yè)、社會(huì)組織以及個(gè)人提供文件與檔案寄存服務(wù)的機(jī)構(gòu)。

第三章

檔案的收集

一、收集工作的要求：P68~72(需擴(kuò)展)

1、豐富和優(yōu)化庫(kù)藏

2、加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo)

3、推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化

4、保持全宗和全宗群的不可分散性

二、歸檔制度

各單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書部門或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存，稱為“歸檔”。在我國(guó)，這是黨和國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，即通常所說(shuō)的“歸檔制度”。

歸檔制度的內(nèi)容：歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔案卷的質(zhì)量要求

第四章 檔案的整理

一、檔案整理工作的原則

（一）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)

它的含義和要求包裹一下兩方面：

1、充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

2、在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

（二）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。主要表現(xiàn)在文件在來(lái)源方面的聯(lián)系、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系、文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系和文件在形式方面的聯(lián)系。

（三）檔案的整理必須便于保管和利用

保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能“為聯(lián)系而聯(lián)系”。便于保管和查找利用，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。

二、全宗的含義及構(gòu)成條件

含義：全宗是一個(gè)獨(dú)立的組織、機(jī)關(guān)或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。

其基本含義包括三個(gè)方面：

1、全宗是一個(gè)有機(jī)整體。就有不可分割性。

2、全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的。具有客觀性。

3、全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。說(shuō)明特定的檔案整體的來(lái)源和界限以及全宗單位的相對(duì)穩(wěn)定性。

構(gòu)成條件：

1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。

2、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。

3、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

三、全宗的補(bǔ)充形式

1．聯(lián)合全宗： 兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區(qū)分而同一整理的檔案整體。它是全宗的一種特殊形式。

2、全宗匯集：按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。也是全宗的一種特殊形式。

3、檔案匯集：有不同的立檔單位形成的，按照一定特征集中起來(lái)的檔案的混合體。

四、普通檔案常用的分類方法

1、分類法：根據(jù)形成和處理文件的將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。

2、組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類，即按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。

3、問題（主題、職能）分類法：按照文件內(nèi)容所反映的問題（文書工作人員也慣稱其稱為“事由”）將全宗內(nèi)檔案分為各個(gè)類別。

五、檔號(hào)的含義和編制原則

檔號(hào)是檔案實(shí)體管理編號(hào)的總稱，它包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)（張）號(hào)等。

編制原則：

1、唯一性原則：檔號(hào)應(yīng)指代單一，一個(gè)編號(hào)對(duì)象只能賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

2、合理性原則：檔號(hào)結(jié)構(gòu)要與館藏檔案的整理分體系相適應(yīng)，檔號(hào)要保持完整等。

3、穩(wěn)定性原則：檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

4、簡(jiǎn)明性原則：檔號(hào)應(yīng)力求剪短明了，使之易識(shí)、易寫、易記，減少差錯(cuò)，節(jié)省空間。

第五章

檔案的鑒定

一、鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)

原則：必須從黨和國(guó)家的根本利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，判定檔案的價(jià)值。

1、全面的觀點(diǎn)：把檔案自身的特點(diǎn)和社會(huì)利用需要結(jié)合起來(lái)，全面評(píng)價(jià)檔案的價(jià)值。

2、歷史的觀點(diǎn)：檔案價(jià)值的形成總是同一定的歷條件相聯(lián)系的，當(dāng)時(shí)是怎樣進(jìn)行活動(dòng)的，檔案就是怎樣記錄的。

3、發(fā)展的觀點(diǎn)：保管檔案室一項(xiàng)維護(hù)歷史的行為，同時(shí)也是一項(xiàng)面向未來(lái)的工作。

4、效益的觀點(diǎn)：檔案價(jià)值鑒定必須充分考慮檔案管理的成本、投入與檔案效益之間合理關(guān)系的思想。

標(biāo)準(zhǔn)：檔案價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要有檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)、檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)和相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。

二、檔案保管期限表的含義和類型

含義：檔案保管期限表，就是用表冊(cè)形式列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

類型：通用檔案保管期期限表、專門檔案保管期限表、同系統(tǒng)檔案保管期限表、同類型單位檔案保管期限表、單位檔案保管期限表。

三、檔案的銷毀

經(jīng)過(guò)鑒定，將本無(wú)保存價(jià)值和保存期滿的檔案揀出銷毀。在挑揀這類檔案時(shí)，仍應(yīng)直接審查檔案，不能只根據(jù)檔保管期限表和案卷封面上指出的保管期限就將檔案揀出銷毀。

（一）檔案銷毀清冊(cè)

為了使領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)審查批準(zhǔn)需要銷毀的檔案，必須編制“檔案銷毀清冊(cè)”。日后查考檔案銷毀情況的憑據(jù)。

（二）立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明

為了使審批銷毀清冊(cè)的領(lǐng)導(dǎo)人和有關(guān)機(jī)關(guān)了解必要的情況，在送審檔案銷毀清冊(cè)的同時(shí)，還應(yīng)附送一份有關(guān)立檔單位和全宗情況的簡(jiǎn)要說(shuō)明。

（三）銷毀方法

銷毀清冊(cè)批準(zhǔn)前，準(zhǔn)備銷毀的檔案應(yīng)系統(tǒng)單獨(dú)保管；批準(zhǔn)后，一般送工廠，地區(qū)偏遠(yuǎn)的檔案館可自行銷毀。嚴(yán)禁作其他用途和出售。銷毀應(yīng)派兩名以上專人監(jiān)銷。銷毀后，監(jiān)銷人注明“已銷毀”，日期，簽名。

第六章

檔案的保管與庫(kù)房管理

一、檔案保管

含義：是指根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全保護(hù)措施。

二、檔案存放位置索引

含義：為了便于保管人員切實(shí)掌握檔案館(室)檔案的存放情況和迅速地取放檔案，還必須把所排放好的檔案，作出存放位置的索引。

三、檔案代理卡

含義：由于提供利用或檔案館（室）內(nèi)部工作需要，經(jīng)常需要將庫(kù)房中已上架安排放好的檔案暫時(shí)移出庫(kù)外，為了便于庫(kù)房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，可以填制一種卡片放在檔案原來(lái)存放的位置上，這就是通常所謂的“代理卡”或“代卷卡”。

四、全宗卷

含義：全宗卷是在管理某全宗過(guò)程中形成的，以全宗為單位組成的說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料專卷。

第七章

檔案的檢索

一、檔案檢索的含義

檔案檢索是對(duì)檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲(chǔ)和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。

二、檔案著錄標(biāo)引的含義

檔案著錄是指在編制檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。

檔案標(biāo)引是在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

三、檔案檢索工具

1、專題目錄：指系統(tǒng)揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。

一般采用卡片式，即專題卡片。

2、人名索引：揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明出處的檢索工具。

3、專題指南：按照一定的題目，以文章敘述的形式，綜合介紹報(bào)道檔案館中

保存的有關(guān)該題目的檔案的一種工具書，又稱為專題介紹。

4、全宗指南：以文章敘述的形式介紹某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種工具書，又稱為全總介紹。

主要由“立檔單位和全宗的歷史概況”以及“全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹”兩部分組成。

第八章

檔案館的編研工作

一、大事記

含義:大事記是按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要地記載一定歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考材料。它系統(tǒng)扼要地記載一定事件的歷史發(fā)展事實(shí)，揭示重要事件和活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展的過(guò)程以及它們彼此之間的關(guān)系。

類型:(1)機(jī)關(guān)工作大事記（2)國(guó)家或地區(qū)大事記(3)專題大事記(4)個(gè)人生平大事記

二、組織沿革的含義與類型

含義:組織沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān),地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制,組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種材料.類型:(一)一個(gè)機(jī)關(guān)的(二)一個(gè)地區(qū)內(nèi)的(三)一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)的

三、專題概要

專題概要就是用文章敘述的形式,簡(jiǎn)要的說(shuō)明和反映某一方面的工作,生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生,發(fā)展,變化的一種專題資料.這種資料的主要用途,是向利用者集中地提供某項(xiàng)工作,生產(chǎn)和其他方面系統(tǒng)的專題歷史資料.第九章

檔案的利用服務(wù)

一、如何正確處理利用和保密的關(guān)系

利用和保密的關(guān)系，在利用工作中表現(xiàn)的最為突出，應(yīng)特別注意解決好。（1）在開展利用工作時(shí)，既要積極提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。利用與保密，從根本上來(lái)說(shuō)兩者是一致的，都是為了合理的發(fā)揮檔案在社會(huì)主義事業(yè)中的作用。

（2）應(yīng)該全面的理解和處理利用和保密之間矛盾統(tǒng)一的辯證關(guān)系。檔案在什么情況下提供利用，為誰(shuí)提供利用，采用什么方式提供利用，在什么情況下需要保密，范圍多大，什么情況下能解密，都要在國(guó)家和人民的利益這個(gè)大前提下，堅(jiān)持黨和國(guó)家的方針政策，把兩者結(jié)合起來(lái)。

（3）為了處理利用與保密關(guān)系，首先要澄清“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”以及歷史檔案“無(wú)密可保”的錯(cuò)誤思想；其次，要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。

二、制發(fā)復(fù)制本

1、含義:依據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本。檔案復(fù)制本，根據(jù)利用單位的不同需要，分為副本和摘錄。

副本：反映檔案原件的所有組成部分。摘錄：只選取文件某些部分。

2、復(fù)制方法分為：手抄、打字、印刷以及攝影、復(fù)印等。

3、制發(fā)檔案館副本優(yōu)點(diǎn)：a、方便用戶的同時(shí)滿足更多利用者的需要，充分發(fā)揮檔案作用。b、利于檔案原件的保護(hù)和流傳。

4、針對(duì)檔案復(fù)制本的方式的局限性的改進(jìn)：提高復(fù)制技術(shù)水平，盡量滿足不同的復(fù)制利用要求；在制發(fā)范圍和批準(zhǔn)權(quán)限等方面應(yīng)該妥善處理。

5、檔案復(fù)制本意義：是檔案管理和利用服務(wù)的一種有效方式。

6、注意：檔案復(fù)制本必須與檔案原件仔細(xì)校對(duì)，并在文件余白或者背后注明檔案館（室）的名稱，檔案原件的編號(hào)。必要時(shí)加蓋公章，以示對(duì)復(fù)制本的負(fù)責(zé)。

三、制發(fā)檔案證明

（一）含義

檔案館（室）制發(fā)檔案證明，是檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的詢問和申請(qǐng)，為了核查某種事實(shí)在本館（室）保存的檔案中有關(guān)的記載而編寫的書面證明材料。是滿足機(jī)關(guān)、團(tuán)體和功名利用檔案來(lái)說(shuō)明一定事實(shí)的一種手段，是檔案館（室）提供檔案為組織和公民服務(wù)的方式之一。(二)注意事項(xiàng)

1、檔案證明必須根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的申請(qǐng)才能制發(fā)。

2、檔案證明應(yīng)根據(jù)檔案正本或可靠的抄本來(lái)編寫。只有在沒有正本或可靠的抄本的情況下，才根據(jù)草案、草稿來(lái)編寫，并在證明上加以說(shuō)明。

3、在編寫檔案證明上，以引述或節(jié)錄檔案原文為主要的方法，如果必須由檔案工作者根據(jù)檔案內(nèi)容綜合或摘要敘述時(shí)，務(wù)必保證表述的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

4、在檔案證明中還寫明檔案證明接受者（申請(qǐng)者）以及制發(fā)檔案證明的檔案館的名稱和證明制發(fā)日期。

5、檔案證明寫好后，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真校對(duì)、審查批準(zhǔn)，并加蓋檔案館或機(jī)關(guān)公章發(fā)出。

四、參考咨詢

含義：是檔案工作人員根據(jù)檔案解答問題的方式，向利用者提供檔案信息及有關(guān)情報(bào)的一項(xiàng)服務(wù)工作。

參考咨詢的范圍包括兩部分：解答咨詢，通過(guò)口頭或書面（或信函）等形式，答復(fù)詢問；協(xié)助檢索，指導(dǎo)利用者使用檢索工具，為查找館（室）藏檔案資料提供新的線索。

咨詢工作一般按照的程序：

1、接受咨詢問題

接受咨詢時(shí)，首先要審明咨詢的目的、內(nèi)容、范圍和要求的深度廣度，以便確定檢索途徑和咨詢方式。

2、查找檔案材料

根據(jù)利用者提出的咨詢問題，深入分析研究，確定查找范圍，選定檢索工具，明確檢索途徑和方法，查找有關(guān)的檔案材料。

3、答復(fù)咨詢問題

咨詢問題的華大方式視其具體情況分別采取直接提供答案，提供檔案復(fù)制本，介紹有關(guān)查找線索等途徑。

4、建立咨詢檔案

回答的咨詢問題，應(yīng)有目的地建立咨詢檔案。

五、開放檔案 :

就是檔案管理單位根據(jù)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的客觀規(guī)律和特點(diǎn)，依法向社會(huì)公眾和組織公開未列入保密與豁免公開范圍的檔案文件信息內(nèi)容，并通過(guò)有效方式及時(shí)提供給有關(guān)組織及個(gè)人，滿足其合法利用需求的社會(huì)化服務(wù)政策與措施。它是公民知情權(quán)、參政權(quán)、議政權(quán)等民主權(quán)利得以實(shí)現(xiàn)的必要保證，是國(guó)家政治民主化的重要標(biāo)志。

第十章

檔案統(tǒng)計(jì)

1、檔案統(tǒng)計(jì)含義：檔案統(tǒng)計(jì)就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。

2、全宗單：全宗單是以表格的形式反映全宗全面情況的登記文件，是檔案館中一種重要的綜合性登記文件。

全宗名冊(cè)：全宗名冊(cè)是登記檔案館所保存的每一個(gè)全宗的名冊(cè)，是檔案館統(tǒng)計(jì)全宗數(shù)量和固定全宗號(hào)順序所用的工具。

3、檔案利用效果登記單：檔案利用效果登記是檔案館檔案在社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮作用的實(shí)際反映，也是檔案價(jià)值的具體表現(xiàn)。

第十五章

電子文件的管理

1、電子文件的概念：電子文件是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

2、全程管理原則：電子文件的全程管理是一種全面的管理，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求，從而建立一個(gè)涵蓋電子文件全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系。

電子文件的全程管理是一種系統(tǒng)的管理，建立在“大文件”的概念基礎(chǔ)之上，注重電子文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)管理內(nèi)容和要求的無(wú)縫鏈接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。

電子文件的全程管理是一種過(guò)程管理，是通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過(guò)程的可控性強(qiáng)，過(guò)程控制的反饋周期短，因此，對(duì)電子文件生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調(diào)整管理策略。在過(guò)程管理中，所有有助于說(shuō)明電子文件重要屬性和有效管理過(guò)程的信息都被記錄在案，以證實(shí)電子文件在管理系統(tǒng)中的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，確保電子文件的管理質(zhì)量。

3、前端控制原則：

前端控制是對(duì)整個(gè)電子文件管理過(guò)程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。

前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過(guò)程。