第一篇：淺淡工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理

淺淡工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理

本文轉(zhuǎn)自職稱論文發(fā)表網(wǎng)，原文地址摘 要：工程項(xiàng)目大多具有投資規(guī)模大、建設(shè)周期長(zhǎng)、影響因素多等特點(diǎn)，運(yùn)用目標(biāo)管理技術(shù)和過(guò)程控制原理，對(duì)工程項(xiàng)目的目標(biāo)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，可有效提高工程項(xiàng)目建設(shè)管理水平。而工程項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，貫穿于工程建設(shè)的全過(guò)程。是各建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等單位工作的真實(shí)體現(xiàn)，是工程建設(shè)的重要技術(shù)成果。是評(píng)定工程質(zhì)量、衡量施工單位的管理水平、和工程交付使用的必要條件，也是對(duì)工程進(jìn)行檢查、維護(hù)、管理、使用、改造的重要依據(jù)。本文主要就工程項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀，如何建立工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理措施等進(jìn)行探討。希望廣大的檔案管理工作者，在工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理研究方面引起重視，也為以后的工程項(xiàng)目檔案管理工作提供一些有價(jià)值的參考。關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目檔案動(dòng)態(tài)管理管理機(jī)制措施

1工程項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)分析

工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、巨大的系統(tǒng)工程，而檔案資料的系統(tǒng)性、成套性又是做好工程項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)。因此，工程項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)主要體現(xiàn)在檔案資料的收集方面。目前，由于工程項(xiàng)目的規(guī)模大及其復(fù)雜性，加之施工單位的多元化，檔案管理多呈現(xiàn)事后管理，少全過(guò)程管理，導(dǎo)致很多項(xiàng)目的檔案文件收集不全，或內(nèi)容失真，或保管不善。加之檔案管理工作前期投入不足，信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)還不普及，檔案的整理嚴(yán)重滯后，檔案管理工作信息化建設(shè)緩慢，不僅造成工程文件不準(zhǔn)確、不齊全、不規(guī)范，而且阻礙了檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。

工程項(xiàng)目檔案管理中未堅(jiān)持依法治檔是項(xiàng)目檔案管理困難的又一重要因素。工程項(xiàng)目檔案不但關(guān)系到建設(shè)工程的安全，而且是調(diào)查工程質(zhì)量事故的依據(jù)。也是辦理國(guó)土證、產(chǎn)權(quán)證、房屋維修的必備資料，關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益。如上世紀(jì)80年代的城建檔案保證金制度，90年代中后期的城建檔案責(zé)任保證書(shū)的管理模式，其城建檔案的收集效果并不理想，都未能達(dá)到建設(shè)部的要求。特別是90年代后期，城建檔案保證金取消后，大量的的工程檔案未能收集進(jìn)館，不僅不利于城市建設(shè)的科學(xué)規(guī)劃和城建工程的管理，而且嚴(yán)重?fù)p壞了國(guó)家和人民群眾的根本利益。探索建立工程檔案的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制

工程建設(shè)主要分為工程建設(shè)準(zhǔn)備階段、建設(shè)施工階段、建設(shè)竣工驗(yàn)收的階段。為了確保工程檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，工程檔案的資料收集，必須介入工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，全程參與，形成一條縱向管理鏈。將工程項(xiàng)目檔案管理與工程項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)管理同步推進(jìn)，建立起工程檔案的動(dòng)態(tài)管理機(jī)制。

為保障資料收集工作的順利進(jìn)行，在管理過(guò)程中還必須利用國(guó)家賦予的法律、行政權(quán)力，建立有效的制約機(jī)制，依法治檔，以實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的有效動(dòng)態(tài)管理。

（1）工程建設(shè)前期階段要做好檔案法規(guī)的宣傳和檔案管理制度的建設(shè)。

為了改變項(xiàng)目檔案收集難的狀況，自工程立項(xiàng)開(kāi)始，就要大力宣傳并嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等國(guó)家、地方法律、法規(guī)，讓其深入人心，逐步變成大家的自覺(jué)行動(dòng)。同時(shí)，大力組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，制定項(xiàng)目檔案工作的初步計(jì)劃，建立健全項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。結(jié)合實(shí)際制定項(xiàng)目文件的管理細(xì)則，逐步建立一套能夠基本保證項(xiàng)目檔案收集的管理制度和方法，并在具體實(shí)踐中不斷完善。

檔案管理部門(mén)要與建設(shè)單位簽定報(bào)送工程檔案責(zé)任書(shū)，通過(guò)專門(mén)印制的檔案宣傳手冊(cè)和 1

有關(guān)的法規(guī)資料，向建設(shè)方、施工方宣傳我國(guó)城建檔案的相關(guān)法律、法規(guī)。建立工程項(xiàng)目臺(tái)

帳，舉辦在建工程項(xiàng)目檔案員學(xué)習(xí)班，學(xué)習(xí)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收備案的相關(guān)政策和工程檔案質(zhì)

量標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的建檔、歸檔的規(guī)范、流程和管理程序的具體要求，對(duì)工程檔案資料實(shí)行

集中統(tǒng)一管理。建設(shè)方、施工方必須安排配備經(jīng)過(guò)培訓(xùn)的專職資料員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、歸檔和整理工作。同時(shí)建立建設(shè)工程檔案員聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，保持與工程檔案的直接管理者的聯(lián)系，確保檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的順利進(jìn)行。

（2）工程建設(shè)施工階段要做好現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查，保證檔案的真實(shí)和規(guī)范。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)在工程項(xiàng)目施工過(guò)程中，要做到全員參與、跟蹤服務(wù)，要定期深入

工地。可通過(guò)電話、現(xiàn)場(chǎng)辦公了解工程建設(shè)情況。建立覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)各工

程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。建立有效的信息

交流、反饋系統(tǒng)和技術(shù)資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資料信息內(nèi)部共享。定期地為在建工程開(kāi)展上

門(mén)服務(wù)，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。保證整個(gè)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷、歸檔進(jìn)度與

工程建設(shè)同步，避免因工程變更造成檔案的疏漏和混亂。

同時(shí)，要加強(qiáng)協(xié)同管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)。經(jīng)常會(huì)同工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)、建設(shè)局等部

門(mén)組成聯(lián)合執(zhí)法小組，切實(shí)履行監(jiān)管職責(zé)，檢查和審核項(xiàng)目建設(shè)中檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確

性、系統(tǒng)性。嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，做好收集、整理和歸檔工作，以維護(hù)工

程檔案的真實(shí)性和系統(tǒng)性。

（3）工程建設(shè)竣工階段要抓好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，以確保檔案的完整和安全。

工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的一個(gè)重要條件是竣工檔案必須同時(shí)通過(guò)驗(yàn)收。檔案管理部門(mén)對(duì)竣工

工程檔案的有效監(jiān)督，確保設(shè)計(jì)方、建設(shè)方、施工方、質(zhì)監(jiān)、監(jiān)理等部門(mén)工程撤離前，有充

裕的時(shí)間完善和充實(shí)竣工工程檔案資料。如城建檔案館為了對(duì)建設(shè)方在最后的備案工作進(jìn)行

有效的約束，規(guī)定對(duì)已通過(guò)預(yù)驗(yàn)收項(xiàng)目建立備案工程統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)已竣工，三個(gè)月內(nèi)沒(méi)有向

城建檔案館移交工程檔案的項(xiàng)目下達(dá)“工程檔案催交通知書(shū)”并建立臺(tái)帳，落實(shí)工程檔案移

交情況。為把住工程項(xiàng)目檔案的最后一道收集關(guān)，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集進(jìn)行嚴(yán)格控制，建

設(shè)單位必須將工程項(xiàng)目檔案交至檔案館進(jìn)行檔案?jìng)浒刚J(rèn)可，憑備案表到產(chǎn)權(quán)部門(mén)才能辦理產(chǎn)

權(quán)證。這樣，杜絕了檔案文件的人為地割裂與缺失，保證了檔案的完整和安全。強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案動(dòng)態(tài)管理的措施

強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理最基本的方法，就是健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理制

度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。國(guó)家和各部委頒發(fā)的有關(guān)法律、規(guī)定和辦法，是制定相應(yīng)規(guī)章和實(shí)

施細(xì)則的依據(jù)和指南。同時(shí)還要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，制定符合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際的細(xì)則和規(guī)定。

通過(guò)建立聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，掌握工程項(xiàng)目檔案工作的現(xiàn)狀。強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案動(dòng)態(tài)管理的主要

措施，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（1）實(shí)行前端控制，同步實(shí)施

工程項(xiàng)目檔案的收集、管理與提供利用相分離的體制難以保證檔案完整、準(zhǔn)確，也是

導(dǎo)致檔案部門(mén)整編工作中大量重復(fù)勞動(dòng)的主要原因。因此，檔案管理部門(mén)必須從建設(shè)項(xiàng)目實(shí)

施開(kāi)始，就將檔案管理納入項(xiàng)目管理流程，進(jìn)行前端控制，同步實(shí)施。首先做好建章立制的工作，可通過(guò)政府、人大、規(guī)劃、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督等政府職能部門(mén)的全方位配合，明確建設(shè)

單位、施工單位、監(jiān)理單位、工程項(xiàng)目管理單位、檔案管理部門(mén)在檔案形成過(guò)程中各自應(yīng)承

擔(dān)的職責(zé)，明確檔案工作管理體制，建立檔案工作組織機(jī)構(gòu)，并以合同形式明確各方的檔案

管理權(quán)利和義務(wù)，用經(jīng)濟(jì)手段保證檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，還要做到檔案管理與項(xiàng)目管

理同時(shí)建設(shè)，同步發(fā)展。例如，檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)要列入項(xiàng)目辦公自動(dòng)化建設(shè)規(guī)劃，為檔

案部門(mén)配備相對(duì)先進(jìn)的設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、掃描機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等等，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)

造良好的物資基礎(chǔ)。將檔案管理的要求納入項(xiàng)目規(guī)劃審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)，做到檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作用與工程建設(shè)同步。確保項(xiàng)目檔案的原始性和準(zhǔn)確性，使檔案信息資源更充分地發(fā)揮作用。還需說(shuō)明，這些前端控制措施的實(shí)行，不僅僅是技術(shù)層面的問(wèn)題，更重要的是觀念的問(wèn)題，檔案部門(mén)應(yīng)努力溝通，做好宣傳推動(dòng)工作，（2）強(qiáng)化管理系統(tǒng)建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)施管理過(guò)程全程控制

管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。檔案資料的計(jì)算機(jī)管理、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)檢索已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理部門(mén)及其它合作單位的跟蹤指導(dǎo)、檔案接收到檔案提供利用的全過(guò)程，納入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理系統(tǒng)。運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程檔案資料的收集、立卷、歸檔、檔案接收、檔案整編、檔案利用、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)等全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化管理和控制，從而強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理，推動(dòng)工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)代化水平。

綜上所述，通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理，實(shí)行工程項(xiàng)目檔案管理與工程項(xiàng)目建設(shè)管理流程同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目檔案與建設(shè)項(xiàng)目管理的淮確、緊密的聯(lián)系。這不僅簡(jiǎn)化了工程項(xiàng)目檔案資料的收集工作，提高了工作效率和檔案的質(zhì)量，而且有效地實(shí)現(xiàn)了對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的控制和服務(wù)。保證了項(xiàng)目檔案內(nèi)容與其記錄的項(xiàng)目業(yè)務(wù)的一致性，其管理方式不但能適應(yīng)檔案內(nèi)容不斷變化的要求，而且能夠反映項(xiàng)目規(guī)劃審批管理的最新?tīng)顩r，提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。

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第二篇：工程項(xiàng)目管理檔案員崗位職責(zé)（范文）

工程項(xiàng)目管理檔案員崗位職責(zé)

1、協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好工地施工中所產(chǎn)生的變更簽證等相關(guān)資料的整

理工作，收集整理工程施工過(guò)程中產(chǎn)生的的各種工程資料。

2、工程資料應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)，字跡工整，資料齊全，裝訂整齊。

3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理技術(shù)資料的歸檔和移交，做好項(xiàng)目管理技術(shù)資料的管理工作。

4、貫徹執(zhí)行公司文件和資料的有關(guān)管理辦法，保證本單位、部門(mén)文

件和資料管理有序。

5、配合公司內(nèi)各部門(mén)（如預(yù)算部、采購(gòu)部等）工作人員進(jìn)行的其他

相關(guān)工作。

6、負(fù)責(zé)工程類會(huì)議的記錄。

7、負(fù)責(zé)工程部各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的制作及填報(bào)。

8、負(fù)責(zé)工程部項(xiàng)目管理數(shù)據(jù)庫(kù)的日常維護(hù)、更新、共享管理。

9、根據(jù)部門(mén)月度工作計(jì)劃會(huì)議，協(xié)助部門(mén)經(jīng)理擬定部門(mén)各崗位人員月度工作計(jì)劃內(nèi)容，并跟蹤、檢查，提醒部門(mén)部門(mén)個(gè)崗位人員及時(shí)、有效的完成計(jì)劃工作。

10、負(fù)責(zé)工程維修處理記錄的收集、存檔。

11、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

第三篇：淺淡風(fēng)景名勝區(qū)照片檔案的管理

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。檔案事業(yè)作為人類文明發(fā)展的記憶工程，作為社會(huì)主義服務(wù)的公益事業(yè)，作為文化教育的陣地之一，是我國(guó)社會(huì)主義大文化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分。照片檔案作為檔案的一種特殊載體，以其特殊的形式，生動(dòng)、詳實(shí)、形象地再現(xiàn)了歷史的一個(gè)個(gè)精彩瞬間。因此，照片檔案有著文字材料無(wú)法替代的作用。對(duì)于一個(gè)風(fēng)景名勝區(qū)來(lái)講，照片記錄著它的發(fā)展過(guò)程，記錄了它每個(gè)時(shí)期不同的風(fēng)光面貌。如何更好地保存好這些照片，開(kāi)發(fā)利用好照片檔案信息資源，服務(wù)于風(fēng)景區(qū)的開(kāi)發(fā)建設(shè)，有著十分重要的作用。因此，我們必須建立照片檔案管理制度，完善照片的收集、整理、歸檔、保管工作。下面就本人從事風(fēng)景區(qū)照片檔案工作淺淡一些看法。

一、風(fēng)景名勝區(qū)檔案的收集范圍。

風(fēng)景名勝區(qū)照片檔案收集的范圍主要涉及到景點(diǎn)風(fēng)光風(fēng)貌照片，景區(qū)內(nèi)舉辦的活動(dòng)形成的照片，中央、省、市領(lǐng)導(dǎo)來(lái)景區(qū)考察形成的照片，景區(qū)內(nèi)重大會(huì)議形成的照片，重點(diǎn)工程項(xiàng)目竣工、景點(diǎn)落成的照片，國(guó)外游客（主要是韓國(guó)）來(lái)景區(qū)游覽、參觀形成的照片等。

二、風(fēng)景名勝區(qū)照片檔案的整理、歸檔。

照片檔案的整理，應(yīng)以有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)為原則。照片檔案包括底片、照片和說(shuō)明三部分，底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明應(yīng)一同整理和存放。照片檔案的裝具，應(yīng)按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，專用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的照片檔案裝具。卷皮的格式可采用文書(shū)檔案的卷皮或?qū)Ｓ镁砥?。按照全宗?hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)的順序排列案卷，上架保存。

1、鑒定歸檔的照片。作為歸檔的照片一定是反映風(fēng)景名勝區(qū)區(qū)容區(qū)貌、建設(shè)工作成果、舉辦重大節(jié)慶活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)和著名人物考察等具有保存價(jià)值的照片。

2、照片檔案的分類。根據(jù)風(fēng)景名勝區(qū)的特點(diǎn)，將照片檔案分為五大類：風(fēng)光風(fēng)貌類；建設(shè)成果類；節(jié)慶活動(dòng)類；領(lǐng)導(dǎo)考察類；外賓來(lái)訪類。

3、底片的整理。底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放。底片放入底片袋內(nèi)保管，底片袋的右上方應(yīng)標(biāo)明底片號(hào)。底片號(hào)應(yīng)用鐵筆橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊外。對(duì)于大底片，應(yīng)在藥膜面墊襯柔軟的中性紙張后，纏在卷筒紙芯上，外面再用襯紙包裝并注明底片號(hào)。底片裝袋后，按照底片號(hào)順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?cè)。

4、照片的整理。根據(jù)風(fēng)景名勝區(qū)照片檔案的五大類，按照年代進(jìn)行整理、歸檔。照片必須固定在芯頁(yè)正面（裝訂線右側(cè)）。每張照片應(yīng)標(biāo)明編號(hào)，編號(hào)遵循在照片冊(cè)內(nèi)編制流水號(hào)的原則，每卷內(nèi)都從“1”開(kāi)始，流水順延，不重不漏；同時(shí)，應(yīng)標(biāo)明相應(yīng)的底片號(hào)，以便查尋。照片必須輔以文字說(shuō)明，文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。文字應(yīng)簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)200字，可寫(xiě)在照片的正下方，也可在照片的右側(cè)或左側(cè)書(shū)寫(xiě)。

三、風(fēng)景名勝區(qū)照片檔案的保管。

照片檔案的保管工作與其他載體檔案相同，也是以維護(hù)檔案的完整與安全，延長(zhǎng)檔案壽命為基本任務(wù)。但是，照片檔案的保管條件比其他載體檔案的要求相比要高。因此，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來(lái)保存照片檔案，建立獨(dú)立的照片檔案庫(kù)。庫(kù)房要安裝防光窗簾，防止太陽(yáng)光中的紫外線對(duì)照片的破壞。庫(kù)房和櫥具應(yīng)嚴(yán)密防塵，采用機(jī)械通風(fēng)時(shí)應(yīng)加防塵罩，因?yàn)榛覊m不但會(huì)污染照片，而且更容易使底片損壞。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器，使溫、濕度達(dá)到要求。保存底片的適宜溫度為13℃～15℃，相對(duì)濕度為35%～45%；保存照片的適宜溫度為14℃～24℃，相對(duì)濕度為40%～60%。庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不應(yīng)大于±3℃，濕度變化不能大于±5%。另外，對(duì)照片檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)照片出現(xiàn)褪色、圖像不清等現(xiàn)象時(shí)，應(yīng)盡快采取復(fù)制等措施。

第四篇：工程項(xiàng)目檔案管理制度

工程項(xiàng)目檔案管理制度

一、目的

為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍

本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項(xiàng)目建議批文，中標(biāo)通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書(shū)，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。

三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：

1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；

2、檔案材料的保管和銷毀；

3、檔案材料的查借閱、催還。

四、檔案的立卷、收集、整理

1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。

2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。

3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見(jiàn)附表一）。

4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。

5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。

五、檔案的管理

1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

六、檔案要求

1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。

2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。

4、公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

八、檔案的銷毀

1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)（見(jiàn)附表三）。

2、檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。

3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說(shuō)明。

4、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字。

5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

九、檔案的查借閱

1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱申請(qǐng)單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見(jiàn)附表四）。

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

3、資料員對(duì)文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見(jiàn)附表五）。

4、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管及時(shí)處理。

6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能

帶出。

7、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級(jí)的評(píng)定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。

十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。

第五篇：工程項(xiàng)目檔案管理制度

工程項(xiàng)目檔案管理制度

一、目的為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍

本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書(shū)，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。

三、資料員及其職責(zé)

部門(mén)經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：

1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；

2、檔案材料的保管；

3、檔案材料的查借閱、催還；

4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。

四、檔案的立卷、收集、整理

1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。

2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。

3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記。

4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二）。

5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。

五、檔案的管理

1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

六、檔案要求

1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安

全。

2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。

八、檔案的查借閱

1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱登記表方可查閱。

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

3、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)處理。

九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。

附件一

工程技術(shù)資料參考目錄

1、開(kāi)工報(bào)告、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄

2、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄

3、施工組織設(shè)計(jì)(施工措施)

4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核

5、工程定位測(cè)量、放線記錄、復(fù)核記錄

6、原材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢(試)驗(yàn)報(bào)告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）

7、施工試驗(yàn)報(bào)告及見(jiàn)證檢測(cè)報(bào)告

8、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基槽驗(yàn)收記錄

9、施工記錄

10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證

11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣檢測(cè)資料

12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄

14、施工日志、地質(zhì)勘察報(bào)告

15、土壤(素土、灰土)干密度試驗(yàn)報(bào)告（回填土試驗(yàn)報(bào)告）

16、砂漿配合比通知單

17、砂漿(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定

18、混凝土配合比通知單

19、混凝土(試塊)抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定

（同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告匯總及測(cè)溫記錄）

20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告

21、鋼筋接頭(焊接)試驗(yàn)報(bào)告，焊條（劑）合格證

22、水池滿水試驗(yàn)記錄

23、建筑物沉降觀測(cè)記錄

24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄

25、現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄

26、工程質(zhì)量事故處理記錄

27、管道、配件出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告

28、管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄

29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗(yàn)記錄

30、進(jìn)場(chǎng)電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告）

31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測(cè)試記錄

32、暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄

33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄

34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄

35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查記錄

36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄

37、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

38、竣工驗(yàn)收證書(shū)

上述資料目錄供各施工單位（項(xiàng)目部）參考使用

附件二

案卷封面式樣

施工技術(shù)資料

檔 案 號(hào)：

共卷第卷

工程名稱：編制單位：編制日期：