第一篇：推動檔案信息化建設調(diào)研分析

檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是一種原生的、獨有的、不可代替的信息資源。隨著辦公自動化、文檔一體化進程的加快，檔案信息以驚人的速度向電子化、數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作方式和技術手段已經(jīng)無法適應時代發(fā)展的需求。國家檔案局制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，將檔案信息化建設作為一項戰(zhàn)略任務確定下來。為適應國家檔案信息化建設的發(fā)展要

求，促進我市檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平的提高，重慶市人民政府辦公廳以渝辦發(fā)[2004]2號文件頒發(fā)了《重慶市檔案信息化建設規(guī)劃綱要》。該綱要明確了重慶市檔案信息化建設的目標、工作任務及主要保障措施等，提出“2004—2007年全市各區(qū)、縣檔案局必須完成檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網(wǎng)絡化”的要求，確定了各區(qū)、縣信息化建設的步驟及完成時間表。

一、全市檔案信息化建設概況

根據(jù)市檔案局2008年統(tǒng)計資料，至2008年底全市有32個區(qū)縣啟動了檔案信息化建設，**區(qū)等部分區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化達到了95%以上。今年初**區(qū)政府、大足縣政府分別撥出?？?30萬、400萬元，要求檔案部門從2009年開始，3年內(nèi)完成檔案的數(shù)字化工 作。

今年5月5日，**檔案局部分人員赴**縣檔案局參觀學習，**縣政府于2006年劃撥經(jīng)費35萬元，為**縣檔案局配備了檔案信息化建設的硬件設備，2007、2008年又相繼投入經(jīng)費，對關注民生的檔案進行了數(shù)字化處理。到目前為止，已經(jīng)錄入目錄級檔案50萬條，數(shù)字化處理37萬多頁，對知青、婚姻、林權等人民群眾關注的熱點檔案實現(xiàn)了網(wǎng)上查閱利用。

二、**縣檔案信息化建設現(xiàn)狀

**縣由于資金原因，檔案信息化建設于2006年底啟動了**檔案史志信息網(wǎng)的建設，館藏檔案的數(shù)字化工作卻一直未開展。

（一）**檔案史志信息網(wǎng)

為了讓更多的人了解**政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展、變化，更好地宣傳**，服務**，**縣檔案局利用自身資源，充分整合檔案、黨史、地方志資源，充分發(fā)揮存史、資政、育人的功能，于2006年底申請建立了政府部門網(wǎng)站。**檔案史志信息網(wǎng)設置有檔案史志法規(guī)、檔案工作、黨史工作、地方志工作、現(xiàn)行文件、工作動態(tài)、檔案用品、名優(yōu)特產(chǎn)品、在線論壇等板塊。

檔案史志法規(guī)主要介紹有關檔案、史志方面的法律、法規(guī)及部門規(guī)章制度、行業(yè)標準等。

檔案工作主要包括檔案業(yè)務建設、館藏檔案信息、全宗介紹、檔案利用收費標準等內(nèi)容。

黨史工作板塊又設置了史海鉤沉、黨史人物、黨史大事記、史志成果、黨史專題、崢嶸歲月等欄目。史海鉤沉主要介紹了**縣地下黨情況及春荒暴動、索薪罷課、刀匪**、抗日活動等**歷史上有名的史實。黨史人物主要介紹**歷史上的歷任縣委書記及老紅軍、戰(zhàn)斗英雄等。黨史大事記登載了1998----2004年**大事、要事。崢嶸歲月主要登載老一輩革命者的回憶錄。

地方志工作主要介紹**的自然地理、風土人情、地方名人及年鑒材料。

現(xiàn)行文件根據(jù)現(xiàn)行文件閱覽中心的要求，登載全縣各部門、各單位應該公開的現(xiàn)行文件，以提高公民的知情權。

名優(yōu)特產(chǎn)品簡介，旨在宣傳**的名優(yōu)特產(chǎn)品，不斷提高**名優(yōu)特產(chǎn)品的知名度。

在線論壇為廣大檔案史志愛好者和廣大人民群眾提供一個可以暢談自己感想的平臺，只要登錄了在線論壇，就可以發(fā)表自己的感想、意見和建議。

網(wǎng)站開通以來，深受廣大群眾的喜愛，目前的點擊率已達10萬人次。

（二）檔案館數(shù)字化建設

為了支持我縣重點項目——渝東商業(yè)城的建設，根據(jù)縣府辦2003年第43期《專題辦公會議紀要》精神，對原檔案館進行了搬遷。并按照縣政府的要求，在桂西大道選址新建縣史志檔案館，新館建筑面積1835m2，主體工程已于2005年底竣工。原檔案館館藏檔案于2004年底搬入**縣人大綜合樓十樓，屬于臨時過渡租用庫房，完全不符合存放檔案的要求。2008年5月12日，由于受****縣8級強烈地震影響，臨時檔案館出現(xiàn)了險情。根據(jù)縣領導的要求，欠資開展檔案館的部分裝修工作，7月份完成了檔案館新館5、6、7樓的庫房裝修，安裝了一層樓的檔案密集架，并將原臨時檔案館的檔案全部搬入新館。

由于檔案庫房的建設和經(jīng)費問題，我縣館藏檔案的數(shù)字化工作一直沒有開展，目前尚處于停滯狀態(tài)。

三、近期檔案信息化建設需要解決的問題

為使檔案館成為“現(xiàn)行文件管理中心”、“檔案信息管理中心”、“檔案信息傳輸中心”、“愛國主義教育基地”等多位一體的機構，真正成為“公共服務網(wǎng)”，檔案的信息化建設已經(jīng)勢在必行。檔案信息化前期建設主要包括縣檔案局本身局域網(wǎng)絡的建設，重點單位文檔管理一體化軟件的基礎建設等。階段目標是完成縣數(shù)字化檔案館的框架結構，使近期經(jīng)常需要查閱的檔案和資料可以通過多種方法完成查詢。工作細

分為：

1、縣檔案局本身局域網(wǎng)的建設。包括局域網(wǎng)物理設備的搭建；網(wǎng)絡設備、服務器、節(jié)點計算機的調(diào)試等。使縣檔案館本身的局域網(wǎng)和數(shù)字化水平上升到一個新的高度，為全縣乃至更廣范圍的檔案利用搭建一個良好的信息平臺。

2、多全宗數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的調(diào)試。包括系統(tǒng)功能的設定；系統(tǒng)功能使用者角色的定義；系統(tǒng)分類方案定義；掃描和

發(fā)布服務器的連接與測試等。

3、實現(xiàn)公開檔案的查詢社會化。結合intranet的應用，在內(nèi)網(wǎng)上實現(xiàn)檔案查詢網(wǎng)絡化，為今后檔案信息化建設實現(xiàn)internet檔案發(fā)布積累經(jīng)驗。通過建立查檔終端等方式，使公開檔案及時方便的向社會發(fā)布，將縣檔案局的查檔速度比現(xiàn)在人工查詢提升2倍以上。

4、館藏重要檔案的數(shù)字化處理。將館藏的重要的經(jīng)常使用的檔案資料的數(shù)字化，做好文檔管理一體化軟件的推廣使用，使其檔案的移交和接收數(shù)字化，對重點機關中文件和檔案比較多的單位，實現(xiàn)網(wǎng)絡化，為最終的數(shù)字化對接打下基礎。

數(shù)字檔案館是知識經(jīng)濟時代基礎信息資源的組成部分，將用詳實的檔案信息支持決策、管理、政務公開等，來提高政府辦公效率。決策的及時正確、管理措施的得當、政務的公開等要靠信息的完整、可靠和快速的綜合分析能力來保證，數(shù)字檔案館可及時主動地向政府部門提供實時、準確的信息，并可以按照政府的要求來組織材料，傳送到政府機構。數(shù)字檔案館與政府辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，對于支持決策有著天然的優(yōu)勢，可以發(fā)揮更為重要的作用。檔案信息化前期建設，在軟硬件的投資上需要100萬元資金，亟待縣委、縣政府將檔案信息化建設列入全縣信息化管理工作之中加以實施、解決。

第二篇：關于檔案信息化建設的調(diào)研分析

檔案信息化是法院信息化工作的重要組成部分。筆者所在的基層法院從去年上半年開始著手創(chuàng)建省特一級檔案工作，通過實踐發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設面臨著一些不容忽視的具體問題，應切實加以解決。

一、檔案信息化建設面臨的主要問題

1、思想認識錯位。少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即

使爭創(chuàng)檔案升級，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。思想認識上出現(xiàn)偏差，因而往往怠于配合、協(xié)助。

2、檔案管理停位?，F(xiàn)有的檔案管理水平停留在原先省一級標準基礎上，幾年來未能不斷發(fā)展、提高?，F(xiàn)有條件，對照省特一級標準差距較大，給創(chuàng)建工作帶來難度。

3、人員配備缺位?；鶎臃ㄔ喊付嗳松俚拿苋找嫱怀?，再抽調(diào)人員從事檔案升級工作相當困難。而專職檔案人員僅有1至2名，每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。力量配備不到位，造成創(chuàng)建行動遲緩。

4、技術指導失位。檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，有的內(nèi)容專業(yè)性較強，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關的業(yè)務指導，這已成為基層法院創(chuàng)建工作的突出難題。

5、資金來源空位。檔案升級在加強規(guī)范管理、加大硬件投入等方面需要一筆較大支出，而法院經(jīng)費主要依靠財政撥款，經(jīng)費來源中沒有用于檔案建設方面的專項資金。如調(diào)劑使用有限的辦案經(jīng)費，只能是杯水車薪，不能滿足創(chuàng)建工作需要。

二、對策與建議

1、加大宣傳力度，提高創(chuàng)建認識。要組織廣大干警深入學習《中華人民共和國檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《江蘇省檔案信息化建設規(guī)劃綱要》等法律、法規(guī)，提高全體人員對檔案信息化建設重要性的認識，增強為檔案升級工作服務的自覺性、積極性。

2、強化檔案管理，完善創(chuàng)建條件。要不斷更新觀念，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度，完善具體操作規(guī)程，推進規(guī)范化建設；要及時引進先進檔案管理設備，提升檔案服務水平，為檔案管理升級提供基礎保證。

3、挖掘內(nèi)部潛力，增強創(chuàng)建力量。要成立創(chuàng)建工作領導小組，從其他綜合部門抽調(diào)力量，必要時聘請?zhí)崆半x崗、退休的老同志，組成專門創(chuàng)建班子，明確專人負責，每個部門要明確一名兼職創(chuàng)建聯(lián)絡員，實行專兼結合，齊抓共管，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進。

4、開展業(yè)務指導，提高創(chuàng)建技術。要加強與檔案主管部門聯(lián)系，積極開展檔案信息化建設業(yè)務指導，通過組織培訓、舉辦講座、上門輔導等方式，傳授檔案升級方面的專業(yè)知識，普及創(chuàng)建技術，讓創(chuàng)建單位及時掌握方法，從而少走、不走“彎路”。

5、增撥專項資金，提供創(chuàng)建保障。上級法院要積極扶持基層法院檔案信息化建設，提供必要的資金幫助；同時要積極與財政部門溝通協(xié)商，爭取支持，增加撥付檔案建設專項資金，以保證檔案信息化建設順利進行。

第三篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數(shù)據(jù)保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質(zhì)建設和檔案信息標準規(guī)范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網(wǎng)絡技術、信息技術為手段，以現(xiàn)代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發(fā)展檔案業(yè)務，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據(jù)通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，只是憑借著幾年的微機操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業(yè)務人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護存在風險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)[2]

業(yè)務素質(zhì)問題關系到檔案工作數(shù)字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網(wǎng)絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網(wǎng)絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準確無誤。

④較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設勤奮學習，鉆研業(yè)務。

（二）、檔案信息標準規(guī)范化建設

檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范。[3]標準規(guī)范是檔案信息化建設的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標準規(guī)范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務工作流程，結合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第四篇：分析檔案信息化建設的改進

分析檔案信息化建設的改進

作者：賈婷

2011年6月15日

分析檔案信息化建設的改進

摘要：檔案信息化管理越來越成為業(yè)界的趨勢。通過信息網(wǎng)絡最大限度地開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。

關鍵詞：檔案建設信息化

隨著科學技術日新月異的發(fā)展，檔案信息載體發(fā)生了革命性的變化，辦公自動化乃至無紙化辦公的實現(xiàn)，使得電子文件數(shù)量與時俱增，人類正逐步步入數(shù)字化信息時代。檔案利用作為檔案工作的出發(fā)點和歸宿，面臨著新的挑戰(zhàn)。只有改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，建立健全電子化檢索工具，才避免檔案工作脫離社會、避免檔案機構變成純粹博物館式的收藏機構。

一、檔案信息化管理的優(yōu)越性

1大幅度提高工作效率

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。具體表現(xiàn)為：1）需一次錄入可以多次利用。數(shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關的收發(fā)文單據(jù)、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。2）自動統(tǒng)計檔案信息。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高

管理人員的效率。

2、檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中，打出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。具體表現(xiàn)在：1）提供多種查詢手段。管理人員可以從模糊查底、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。2）提供網(wǎng)上查詢手段：公司內(nèi)部的工作人員，可以根據(jù)檔案管理權限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負擔。

3、信息存儲量更大

現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。一個保存30萬卷檔案的中等規(guī)模的省級檔案館，其紙質(zhì)檔案的排列長度可達4—5公里，如果將其文字信息錄入計算機，用CD-R刻錄保存權需400片，用DVD的密度刻度保存，僅需60片，完全可以裝在一個公文包里。這樣利用很小的空間就可以信息速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、影響檔案信息化建設的因素

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案利用價值不高，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映檔案信息的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內(nèi)部的實績考核，輕視檔案信息記錄，人為地造成了信息與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了檔案信息利用率的降低。

5、檔案管理的信息化和程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也不在不斷提高。這此示利于檔案管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。在手工條件下形成的檔案也不利于科學化、系統(tǒng)化和標準化管理。

6、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、對策及途徑

檔案信息化建設面臨的新情況，新問題對我們檔案工作者提出了新的要求，因上經(jīng)，在檔案信息化工作過程中，我們就不圖形勢，不

走過場，切實結合實際，立足當前，考慮長遠。既要踏踏實實，又要高瞻遠矚，努力做好檔案信息化這個具有時代意義的系統(tǒng)工程。

1、要增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感，建設一支適應檔案信息化發(fā)展需要的干部隊伍。與此同時，要加強對檔案人員的業(yè)務培訓，普及檔案管理新技術，新方法和新信息等基礎知識，提高他們的綜合素質(zhì)，使他們在精通業(yè)務知識的同時，掌握更多的信息技術知識，使檔案界有更優(yōu)秀的復合型人才。

2、建立健全科學、合理的檔案管理制度在檔案信息管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的檔案信息管理制度，使得檔案信息工作更加制度化、科學化、法律化。遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障檔案信息的安全，延長使用壽命；遵循《查、借閱制度》，明確檔案信息利用的方式和方法，以保證檔案信息的安全性和真實性。遵循《檔案人員崗位責任制》、《安全制度》、《計算機信息維護制度》、《干部檔案登記簿》、《接收檔案登記簿》、《轉(zhuǎn)出檔案登記簿》、《查閱檔案登記簿》等制度規(guī)定。嚴格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記；實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

3、要制定信息化標準體系，為檔案信息化建設奠定有利基礎。目前全國電子政務標準化研究組正在廠家與政務信息相關的各類標準規(guī)范，檔案信息化標準規(guī)范體系也將隨著信息化程度的提高完善起

來以指導和服務于更廣范圍內(nèi)的檔案信息化業(yè)務的開展。

第五篇：關于檔案信息化建設的調(diào)研與思考

關于檔案信息化建設的調(diào)研與思考

一、背景分析

目前全省乃至全國各地都在搞信息化建設，從各級國家檔案館的館藏數(shù)字化到各單位的數(shù)字檔案室建設；從電子文中心、電子閱覽室、登記備份中心到農(nóng)村檔案信息共享等，可說是熱火朝天。

檔案局作為政府指定的信息管理與服務中心，既要保護傳統(tǒng)載體的檔案，又要管理數(shù)字化的記錄。如何加快檔案館的數(shù)字化建設及電子檔案的安全保管便顯得尤為迫切。為貫徹落實省兩辦下發(fā)的《關于開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作的通知》，開展以電子文件中心各數(shù)字檔案館為基礎的“電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心”建設工作，省檔案局將電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作列為重點推進的創(chuàng)新工作。

考慮到隨著社會進步和檔案局的職責功能業(yè)務的完善，現(xiàn)在和將來各地檔案局的檔案相關的業(yè)務系統(tǒng)從數(shù)量和質(zhì)量都在增長與提升，信息系統(tǒng)應該支撐起綜合各類業(yè)務管理的“多核心”要求，本文基于這樣的背景，討論新形勢下檔案部門的信息化建設的有序，高效和可持續(xù)發(fā)展的建設思路。

二、目前檔案部門信息化建設方面存在的問題分析

從上文可以看到雖然這些年建設不少的信息化項目，但是由于歷史和現(xiàn)實因素難免存在不少問題，匯總為以下5點：

1、各自為政、散亂小。

現(xiàn)在建設檔案信息化系統(tǒng)往往是由業(yè)務部門發(fā)起需求，但是檔案局目前的業(yè)務范圍還是比較廣，業(yè)務分散，內(nèi)容繁多，系統(tǒng)之間的關聯(lián)與整合不夠。建設各自系統(tǒng)的時候受部門條條框框的影響較大，缺乏統(tǒng)籌安排，導致每個對應的信息系統(tǒng)都是“麻雀雖小，五臟俱全”，重復度大。

2、費財費力，專業(yè)技術力量簿弱。

信息系統(tǒng)有個特點，需要支撐起ISO標準的7層結構，比如物理層，鏈路層，網(wǎng)絡層等等一直到應用層。這樣每套系統(tǒng)建設的過程需要覆蓋考慮這些層級對應的設備和軟件，為了更好的保質(zhì)保量的完成這些工作，除了購買各類設備之外，在建設過程和運行維護階段我們還需要配備各個方面的專業(yè)人才，但是這些對我們來講都是很大的負擔，檔案局普遍情況下是沒有足夠的計算機專業(yè)技術人員。

3、沒有統(tǒng)一規(guī)劃、規(guī)范

每套系統(tǒng)的建設都有其自身的原始需求，但是在社會發(fā)展和檔案局業(yè)務自身建設的大環(huán)境下，這些需求都會有個發(fā)展曲線，呈現(xiàn)從小到大，從低層向高層發(fā)展的趨勢。往往各個IT供應商都是依據(jù)項目建設當前階段的要求，沒有長遠的規(guī)劃就容易導致項目剛開發(fā)完畢又落后于實際需求，最后很多項目就是建設周期長并且老是需要打補丁，用戶和開發(fā)商互相都不滿意。

4、數(shù)據(jù)安全隱患大

現(xiàn)在各個信息系統(tǒng)雖然都有各自的存儲設備，比如大硬盤乃至磁盤陣列，但是用戶方的備份和恢復措施往往不足，就曾有單位在搬遷機房過程由于保護措施不力導致檔案數(shù)據(jù)丟失的事故。目前各單位的系統(tǒng)還是在政務內(nèi)網(wǎng)或局域網(wǎng)為主運行，以后隨著檔案面向社會，面向公眾的開放必然建設具有互聯(lián)網(wǎng)的檔案公共資源共享系統(tǒng)，這個時候?qū)诳?，木馬等等方面的考慮現(xiàn)在還沒有全面的深入開展。

5、發(fā)展進入死胡同

綜上所述，現(xiàn)在檔案局的信息化部門在工作中發(fā)現(xiàn)越來越受到各個方面的局限與約束，在建設規(guī)劃前比較缺乏清晰目標，建設后又沒有有效的客觀評估。同時對于未來如何開展工作缺乏循環(huán)上升的思路。這種情況不僅僅是在檔案信息化存在，在其他地方也很普遍。美國管理信息系統(tǒng)專家諾蘭通過對200多個公司、部門發(fā)展信息系統(tǒng)的實踐和經(jīng)驗的總結，提出了著名的信息系統(tǒng)進化的階段模型，即諾蘭模型。

在上圖所示，前幾年檔案信息化發(fā)展就經(jīng)歷了初始和擴張階段，現(xiàn)在就處于

上圖中“控制”階段，要是長期以往這么搞下去就進了死胡同。但我們相信一定有辦法，能夠跨越這個階段就進入檔案信息化的統(tǒng)一，創(chuàng)新和成熟期。

三、提出自上而下建一張全省性的檔案專網(wǎng)、建立一整套應用平臺建設。

1、技術方案

考慮種種因素，我們覺得現(xiàn)在是一個利用云計算方式進行檔案信息化整體構建的時代。本文后續(xù)篇幅遵循這個思路進行闡述。

1.1 總體技術架構

1.2云計算的概念與組成根據(jù)NIST的權威定義，云計算有SPI，即SaaS、PaaS和IaaS三大服務模式。這是目前被業(yè)界最廣 泛認同的劃分。PaaS和IaaS源于SaaS理念。PaaS和IaaS可以直接通過SOA/Web Services向平臺用戶提供服務，也可以作為SaaS模式的支撐平臺間接向最終用戶服務

? ? SaaS：

提供給客戶的服務是運行在云計算基礎設施上的應用程序，用戶可以在各種設備上通過客戶端界面訪問，如瀏覽器。消費者不需要管理或控制任何云計算基礎設施，包括網(wǎng)絡、服務器、操作系統(tǒng)、存儲等等；

? ? PaaS：

提供給消費者的服務是把客戶采用提供的開發(fā)語言和工具（例如Java，python,.Net等）開發(fā)的或收購的應用程序部署到供應商的云計算基礎設施上去?？蛻舨恍枰芾砘蚩刂频讓拥脑苹A設施，包括網(wǎng)絡、服務器、操作系統(tǒng)、存儲等，但客戶能控制部署的應用程序，也可能控制運行應用程序的托管環(huán)境配置；

? ? IaaS:

提供給消費者的服務是對所有設施的利用，包括處理、存儲、網(wǎng)絡和其它基本的計算資源，用戶能夠部署和運行任意軟件，包括操作系統(tǒng)和應用程序。消費者不管理或控制任何云計算基礎設施，但能控制操作系統(tǒng)的選擇、儲存空間、部署的應用，也有可能獲得有限制的網(wǎng)絡組件（例如，防火墻，負載均衡器等）的控制。

1.3本文未來檔案信息化中云計算的結構

從總體邏輯上來說，系統(tǒng)架構見如下圖。

由此可見，我們設想未來的方案建設充分的利用到了云計算里的Saas, Paas和Iaas的主要組成部分。

? Saas就是檔案局的應用軟件。普通用戶是和這個層面打交道。

? Paas是應用程序需要依賴的一個層面，普通用戶沒有直接打交道，但是

通常系統(tǒng)管理員和應用軟件開發(fā)商會經(jīng)常在這個層面進行規(guī)劃和管理。? Iaas是系統(tǒng)管理員可以看到和實在進行管理的物理機器，存儲等等，也

是他們?nèi)粘＿M行計算機維護的層面。

在上述的架構里，浙江省檔案局牽頭建設一個檔案云的專用網(wǎng)，在中心機房建立一個有500臺物理PC機器的環(huán)境，這些機器通過虛擬化可以生成5000臺的邏輯服務器。5000臺PC邏輯服務器供全省的各類應用軟件運行，比如第1號機-500號機器由省檔案局使用，第X號機器-(X+200)號集群供某檔案局館使用。

各個地方的檔案局可以建立自己的小云環(huán)境，比如建立有5臺物理PC機器的環(huán)境，這些機器通過虛擬化可以生成50臺的邏輯服務器。各地的小云環(huán)境和省檔案局的大云環(huán)境合起來構建出整個浙江檔案信息化專網(wǎng)，未來各個應用需要上線的時候就直接可以在這個云環(huán)境里開辟出規(guī)定操作系統(tǒng)，cpu和內(nèi)存的邏輯機器，數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一的備份和管理。

2、優(yōu)勢點分析

上述的建設思路的好處主要有2點：

?IT環(huán)境統(tǒng)一規(guī)劃，節(jié)省財力和建設周期

通過上述的方式，不需要每個系統(tǒng)建設都單獨采購一堆的機器，直接在Iaas層級上開設虛擬機，操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫等都是標準配置。不需要每次都請開發(fā)商進行安裝調(diào)試。

? 解決安全隱患

因為采用的云計算架構，首先避免了單點故障，任何一臺的計算機出現(xiàn)問題都有替代的機器自動進行替換。而且機器集中在一起，備份和恢復的操作簡便很多。

四、發(fā)展大平臺、大專網(wǎng)目前的困難

1、技術力量

目前要實現(xiàn)上述的建設目標，本身我們浙江檔案局的技術力量還有待提高。個別地市雖然有專業(yè)的IT人員，但是全省平均到每個局館資源還是非常有限。特別是建設這么一個具有前瞻性的項目還是有難度。

2、財政問題

上述建設專用大的計算機網(wǎng)絡，機房建設和物理機器的采購是一筆較大的開支，還有網(wǎng)絡費用也需要通盤考慮。

3、政策處理

建設這么一個網(wǎng)絡之后，為了檔案信息化建設過程由誰負責運維，建設費用的承擔也是個問題。

五、對策及措施

1、尋求技術合作。

我們建議可以充分的利用社會資源，比如有經(jīng)驗的，有技術實力的IT供應商幫助我們進行方案規(guī)劃，原型論證和項目建設實施，包括后續(xù)的運行維護。

2、政策規(guī)劃

有了對策和措施，這些都還是屬于技術方案層面的工作。要將信息化搞好，還需要政府在政策上順應形勢發(fā)展，比如經(jīng)費，人員編制等各個方面進行統(tǒng)籌安排與長遠規(guī)劃。

3、采用省局建設平臺，各級地方局館購買客戶端及網(wǎng)絡費等

這個是一個比較可行的方式，對我省各地檔案局來講，每個地方重復投入建設信息化設備比較可惜，省局建設平臺就是把錢集中起來花費是個很好的建議。

總結

檔案信息化的未來發(fā)展方向就是建設一個可持續(xù)發(fā)展的大平臺。