第一篇：文秘管理制度

文秘管理制度

第一條 文案組的檔案管理工作由文案負(fù)責(zé)，對(duì)文案組的所有文件進(jìn)行分類(lèi)，歸檔，整理，并及時(shí)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)，在例會(huì)上向部長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。此外，部門(mén)部長(zhǎng)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為文案組處的各種活動(dòng)提供咨詢，以方便各部門(mén)開(kāi)展工作。

第二條 文案組檔案分類(lèi)為：會(huì)議記錄、管理檔案、獎(jiǎng)懲記錄、考勤記錄、部門(mén)活動(dòng)記錄。有關(guān)檔案都將據(jù)此分類(lèi)。

第三條 各部門(mén)的各類(lèi)檔案應(yīng)由部門(mén)文案專(zhuān)門(mén)保管，凡大型活動(dòng)的方案、總結(jié)及有關(guān)材料應(yīng)整理為大事記錄，除本部門(mén)存檔外還應(yīng)送一份到人事部門(mén)存檔，人事部門(mén)匯總各部門(mén)檔案送一分到OW手中。

第四條 文案組各職能部門(mén)每周一應(yīng)向部長(zhǎng)和人事部門(mén)呈交一份上周文案統(tǒng)計(jì)資料，及時(shí)對(duì)文案進(jìn)行更新。

第五條 開(kāi)展大型活動(dòng)應(yīng)作詳細(xì)的活動(dòng)計(jì)劃預(yù)算、活動(dòng)記載、宣傳文稿、活動(dòng)圖片及場(chǎng)記錄音、活動(dòng)總結(jié)等應(yīng)認(rèn)真記錄活動(dòng)開(kāi)展情況，并及時(shí)交至人事部門(mén)存檔。

第七條 管理的人事檔案，考勤，獎(jiǎng)懲情況必須存檔。

第十條 文案組所公會(huì)管理的個(gè)人檔案需認(rèn)真填寫(xiě)，不容許造假，隱瞞事實(shí)和亂涂亂畫(huà)。

第十二條 各類(lèi)檔案是礦領(lǐng)導(dǎo)、文秘處對(duì)各部門(mén)工作表現(xiàn)作綜合評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，也是文秘處對(duì)文秘處干部進(jìn)行考核和評(píng)優(yōu)的依據(jù)。各部門(mén)應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待。

第十三條 日常檔案管理工作辦法：

1、文秘處各部門(mén)應(yīng)有專(zhuān)門(mén)管理檔案的管理員，負(fù)責(zé)日常檔案收集、整理、保管本部檔案。

2、由檔案管理員定期進(jìn)行清理和檢查，如有遺失或殘缺應(yīng)立即匯報(bào)并進(jìn)行補(bǔ)救，對(duì)于事故的負(fù)責(zé)人視情節(jié)輕重給予處罰；

3、檔案一般不外借，外部門(mén)如需外借，須經(jīng)文秘長(zhǎng)同意。借閱檔案必須有證明，沒(méi)有證明的一律不予借閱。借閱檔案須進(jìn)行注冊(cè)登記，登記時(shí)應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時(shí)間等。

4、請(qǐng)各部負(fù)責(zé)檔案的檔案員與文秘處加強(qiáng)聯(lián)系，溝通思想，交流經(jīng)驗(yàn)，以利于檔案工作的發(fā)展.

第二篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內(nèi)容及使用范圍

規(guī)定人事行政部各類(lèi)文秘檔案資料的形成和歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等管理內(nèi)容。

二、文秘檔案的管理機(jī)構(gòu)

1、各經(jīng)辦單位或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

2、文秘檔案室主要職責(zé)：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章

② 做好學(xué)校文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ③ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；

④ 提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、文秘檔案的種類(lèi)

1、法規(guī)必文件。包括上級(jí)頒發(fā)的、需學(xué)校執(zhí)行的，或由學(xué)校 發(fā)行的各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、學(xué)校的重大決議。包括由學(xué)校、主任辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄 等。

3、計(jì)劃性文件。包括學(xué)?？傮w計(jì)劃或規(guī)劃。

4、總結(jié)性文件。包括學(xué)校工作總結(jié)、及教師的工作總結(jié)。

5、匯報(bào)性文書(shū)資料。上報(bào)主管單位的文件資料，以及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。

6、人事資料。包括學(xué)校人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

7、聲像制品資料。包括學(xué)校在其活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

8、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個(gè)人提供的書(shū)記、教學(xué)資源等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)文秘檔案資料，按有關(guān)的規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業(yè) 活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由學(xué)校辦公室定期協(xié)同檔案進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所有函蓋的文件資料，均應(yīng)卷歸檔。

2、立卷歸檔的時(shí)間

① 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

② 對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)。

3、立卷歸檔要求

① 各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)。

③ 立卷應(yīng)以反映問(wèn)題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

④ 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。

⑤ 聲像檔案攝錄必須有詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

2、各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，2 不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，臺(tái)有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成自制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5、必要進(jìn)，檔案 室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而東能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱霎時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)、保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé) 接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。

3、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

4、學(xué)校在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷(xiāo)毀

1、對(duì)超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)主任和校長(zhǎng)共同鑒定，按規(guī)定銷(xiāo)毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。

3、銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為 3 糨用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對(duì)破損檔案及時(shí)修補(bǔ)。

第三篇：文秘檔案管理制度

目錄

第一章 主要內(nèi)容及適用范圍 第二章 文秘檔案的管理機(jī)構(gòu) 第三章 文秘檔案的種類(lèi) 第四章 文秘檔案管理的基本程序 第五章 文秘檔案的收集。第六章 文秘檔案的借閱 第七章 文秘檔案保密要求 第八章 超期檔案的銷(xiāo)毀 第九章 文秘檔案的保管 正文

第一章 主要內(nèi)容及適用范圍

第一條 規(guī)定公司辦公室各類(lèi)文秘檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等管理內(nèi)容。

第二章 文秘檔案的管理機(jī)構(gòu)

第二條 文書(shū)結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

第三條 各經(jīng)辦單位或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。第四條 文秘檔案室主要職責(zé)：

①制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章制度；

②對(duì)企業(yè)文書(shū)部門(mén)或生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； ③做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；

⑤提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

第三章 文秘檔案的種類(lèi)

第五條 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

第六條 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

第七條 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。第八條 總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

第十條 批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等，以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

第十一條 憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各單位上報(bào)的、在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。

第十二條 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。

第十三條 匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。

第十四條 勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各單位的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

第十五條 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各單位在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

第十六條 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。

第四章 文秘檔案管理的基本程序

第十七條 包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

第五章 文秘檔案的收集。

第十八條 就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)文秘檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把企業(yè)活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由企業(yè)辦公室及企業(yè)下屬單位和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

第十九條 立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。第二十條 立卷歸檔的時(shí)間

①凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

②對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

第二十一條 立卷歸檔的要求

①各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

②移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。③歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起。

④立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。

⑤填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

⑥立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

⑦立卷應(yīng)以問(wèn)題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

⑧立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

⑨立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。⑩文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。

⑩各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。

⑩聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 文秘檔案的借閱

第二十二條 文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

第二十三條 各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

第二十四條 文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

第二十五條 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

第二十六條 必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

第二十七條 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

第二十八條 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

第七章 文秘檔案保密要求

第二十九條 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加 強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

第三十條 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。第三十一條 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制 時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十二條 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副 總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十三條 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

第三十四條 外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。

第三十五條 檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給 予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

第三十六條 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的 文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

第八章 超期檔案的銷(xiāo)毀

第三十七條 對(duì)超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任 和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。

第三十八條 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。

第三十九條 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的 文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。

第九章 文秘檔案的保管

第四十條 檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

第四篇：文秘檔案管理制度

文秘檔案管理制度

一、主要內(nèi)容及使用范圍

規(guī)定人事行政部各類(lèi)文秘檔案資料的形成和歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等管理內(nèi)容。

二、文秘檔案的管理機(jī)構(gòu)

1、文書(shū)結(jié)案后，原稿由人事行政部所轄檔案室歸檔。

2、各經(jīng)辦單位或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。

3、文秘檔案室主要職責(zé)：

① 制定或參與制定文秘檔案工作的規(guī)章

② 對(duì)企業(yè)文書(shū)部門(mén)或生產(chǎn)、業(yè)務(wù)部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；

③ 做好企業(yè)文秘檔案的收集、整理、保管和利用工作； ④ 做好永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作；

⑤ 提高文秘檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。

三、文秘檔案的種類(lèi)

1、法規(guī)必文件。包括上級(jí)頒發(fā)的、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè) 發(fā)行的各各標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2、企業(yè)的重大決議。包括由董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄 等。

3、計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4、總結(jié)性文件。包括企業(yè)和月度工作總結(jié)、下屬單位的和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5、憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)種類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等，以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

6、憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各單位上報(bào)的、在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成少憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。

7、證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許 1 可證、出口許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)和證明等。

8、匯報(bào)性文書(shū)資料。兇手企業(yè) 上報(bào)主管單位的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。

9、勞資人事資料。包括企業(yè)及下屬各 的人事任命、人事調(diào)整、人事管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10、聲像制品資料。包括企業(yè) 及下屬各單位在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察埋或外 提供 的，以聲像 形式記錄 下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像 資料、影片資料等。

11、題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好單位或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。

四、文秘檔案管理 的基本基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。

五、文秘檔案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)文秘檔案資料，按有關(guān)的規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔即把企業(yè) 活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由企業(yè)辦公室及企業(yè)下屬單位和個(gè)人定期協(xié)同檔案進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

1、立卷歸檔的范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所有函蓋的文件資料，均應(yīng)卷歸檔。

2、立卷歸檔的時(shí)間

① 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

② 對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)。

3、立卷歸檔要求

① 各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

② 移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。③ 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、2 正文和附件必須立在一起。

④ 立卷進(jìn)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔的擬寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容這出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。

⑤ 填寫(xiě)案卷一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

⑥ 立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

⑦ 立卷應(yīng)以反映問(wèn)題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

⑧ 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

⑨ 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。⑩ 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。

? 各種實(shí)物檔案了（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。

? 聲像檔案攝錄必須有詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

六、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

2、各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，臺(tái)有違紀(jì)，酌情處罰。

4、對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成自制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5、必要進(jìn)，檔案 室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室公章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而東能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱霎時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

七、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)、保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密極檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)人事行政部主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)人事行政部主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé) 接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè) 在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

八、超期檔案的銷(xiāo)毀

1、對(duì)超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。

3、銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為糨用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。

九、文秘檔案的保管

檔案保管工作應(yīng)做到四不：不荼（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全必，對(duì)破損檔案及時(shí)修補(bǔ)。

第五篇：檔案室文秘檔案管理制度

檔案室文秘檔案管理制度

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

一、管理職責(zé)

（一）行政部是公司文秘檔案的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門(mén)的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

（二）各部門(mén)所負(fù)責(zé)的部門(mén)內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專(zhuān)人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

（三）文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專(zhuān)管機(jī)構(gòu)，在行政部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

1、制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2、協(xié)助行政部長(zhǎng)對(duì)各職能部門(mén)文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

3、負(fù)責(zé)把永久性的文秘檔案移交給相關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的工作。

4、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。

二、歸檔資料的分類(lèi)

1、A類(lèi)——規(guī)章制度類(lèi)；

2、B類(lèi)——行政管理類(lèi)；

3、C類(lèi)——法制法規(guī)類(lèi)；

4、D類(lèi)——內(nèi)部發(fā)文類(lèi)；

5、E類(lèi)——饋贈(zèng)、捐贈(zèng)資料類(lèi)；

6、F類(lèi)——標(biāo)準(zhǔn)、清單、檢驗(yàn)報(bào)告、申請(qǐng)、說(shuō)明類(lèi)；

7、G類(lèi)——各類(lèi)事故類(lèi)；

8、H類(lèi)——設(shè)備儀器類(lèi)；

9、J類(lèi)——基本建設(shè)類(lèi)；

10、K類(lèi)——經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)；

11、TZ類(lèi)——特殊載體類(lèi)；

三、文件資料的立卷歸檔

（一）檔案的收集

1、凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門(mén)應(yīng)做好資料的分類(lèi)立卷，至次年元月底整理歸檔；會(huì)計(jì)歸檔類(lèi)在終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門(mén)編造清冊(cè)，每?jī)赡隁w檔一次。

2、銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存；各類(lèi)報(bào)表（應(yīng)收帳報(bào)表、銷(xiāo)售報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專(zhuān)人回收并即刻銷(xiāo)毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。

3、業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來(lái)函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4、各類(lèi)外來(lái)文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門(mén)傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

5、公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門(mén)檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)

將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

（二）立卷歸檔的時(shí)間

1、凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

2、對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

（三）立卷歸檔的要求

1、各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

2、移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

3、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4、立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫(xiě)備考表，注明保管期限。

5、填寫(xiě)案卷一律用黑色炭素筆或鋼筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

6、立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

7、立卷應(yīng)以同類(lèi)問(wèn)題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

8、立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

9、立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

10、文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。

11、各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有條件，并保持其完好無(wú)損。

12、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

四、文秘檔案的借閱

1、文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。

2、各部門(mén)工作人員可直接查閱屬于本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

3、文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語(yǔ)，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

4、珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5、必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

6、文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為七天，且必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)；如要延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

7、借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

五、文秘檔案保密要求

1、檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

3、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6、外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。

7、檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

8、企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

六、超期檔案的銷(xiāo)毀

1、對(duì)超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷(xiāo)毀。

2、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。

3、銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。