第一篇：2012年高校檔案工作總結(jié)

2011——2012年度學校檔案管理自查報告

綜合檔案室：

近兩年來，我處按照學校綜合檔案室的檔案管理要求，認真學習檔案知識，積極做好各類書面材料的預(yù)立卷和年終檔案歸檔工作。通過合理組卷、科學分類、有效歸并，進一步提高了檔案資料的有效利用率，體現(xiàn)了對部處工作的服務(wù)作用，為學校各級領(lǐng)導、上級有關(guān)部門分析、總結(jié)、部署黨風廉政建設(shè)工作提供了第一手的參考依據(jù)，同時也為學校改革、發(fā)展、穩(wěn)定工作做出決策，提供了必要的保障。2011年底，學校還接受了上級工作檔案的檢查。

一、部門領(lǐng)導高度重視檔案管理工作

作為部門領(lǐng)導，雖然由于機關(guān)管理部門調(diào)整，進行了調(diào)整，但部門領(lǐng)導都對本部門檔案管理工作十分重視。近兩年來，每年年初都對本部門的檔案歸檔工作提出具體要求，并將檔案工作列入本部門工作計劃，并每年在年終時對檔案工作進行總結(jié)。同時，根據(jù)檔案移交中發(fā)現(xiàn)的不足之處，提出有針對性的整改舉措，做到即知即改。部門領(lǐng)導對檔案工作管理到位，對兼職檔案員在檔案工作中遇到的困難能主動關(guān)心，幫助檔案員共同解決檔案管理中碰到的問題，確保了本部門按時、準確地完成立卷歸檔工作。兼職檔案員能積極參加學校綜合檔案室舉辦的各種學習培訓活動，參加檔案知識競賽等活動，不斷提高檔案管理水平，豐富檔案管理知識。由于部門領(lǐng)導的高度重視和兼職檔案員的努力，近兩年來都做到了檔案的及時歸檔。

二、對檔案工作嚴格要求，嚴格考核

為了加強本部門的檔案工作。近兩年來，每年年終總結(jié)時，部門領(lǐng)導都會對兼職檔案員的檔案管理工作進行評價，并對本部門檔案工作進行總結(jié)匯報。兼職檔案員年終考核過程中，在個人述職時的同時也會自覺將檔案工作列為一項重要工作向大家報告一年來的檔案管 1

理情況。此外，在日常檔案管理工作中，本部門還將檔案工作列入部門規(guī)章制度，制定了《檔案管理制度》，并將檔案工工作納入分管領(lǐng)導及兼職檔案員崗位職責，納入對部門和個人進行考核的范圍。此外，認真參加了校綜合檔案室組織的檔案業(yè)務(wù)培訓講座，按照學校最新的歸檔要求做好2011－2012年度的檔案整理、歸檔工作。

三、認真做好文件材料預(yù)立卷工作

工作中，我們根據(jù)實際工作的情況，結(jié)合文件使用的頻率，分門別類的制作了預(yù)立卷文件目錄，建立了相應(yīng)的預(yù)立卷文件盒，對每份準歸檔文件都進行了預(yù)立標注,并形成了預(yù)立卷歸檔制度，方便了日常文件管理和使用，實現(xiàn)了預(yù)立卷工作的科學化、合理化。為了及時做好預(yù)立卷工作，我們嚴格按照規(guī)定做好收發(fā)文登記，對辦理完畢的文件、請示、工作報告等及時進行收集、登記和保管，定期進行整理，使文件管理與歸檔管理大致同步進行，努力做到需要的文件找得著、找得快、找得準，不斷探索檔案管理的精細化，并做了以下主要工作：

一是備配了專用文件柜、文件夾等預(yù)立卷裝具，對各個文件夾進行科學分類、編號、組卷，將關(guān)聯(lián)度高的文件整理在一起，提高了日常文件的使用效果。2011－2012年度，我們每年對紙質(zhì)版預(yù)立卷和電子檔案管理系統(tǒng)都做出了重新調(diào)整，重新打印了全部預(yù)立卷檔案盒標簽，對原有預(yù)立卷中歸檔后留存的文件資料進行了集中清理，并對有關(guān)資料文件根據(jù)近兩年來檔案管理的實際，進行了歸并調(diào)整。2011年度，還增加電子掃描儀一臺，更新了檔案電子化管理設(shè)備，提高了檔案數(shù)字化歸檔的能力。紙質(zhì)檔案電子化率達到100%。

二是根據(jù)每年工作的需要，增減預(yù)立卷，例如2011－2012年新增項目主要有“違規(guī)收送禮金禮券購物卡專項治理”、“領(lǐng)導干部兼職取酬等專項治理”、“黨風廉政建設(shè)責任制專項檢查”、“廉政文化建設(shè)”“慶典、論壇、研討會專項治理”等預(yù)立卷，努力做到預(yù)立卷目錄的及時更新，并將預(yù)立卷分為常態(tài)管理類預(yù)立卷和動態(tài)增補類預(yù)立卷進

行分類管理，大大提高了檔案管理的靈活性、有效性和科學性，明顯提高了檔案管理的效率。

三是每年歸檔結(jié)束后及時做好當年歸檔文件的登記移交工作，并專門設(shè)立了檔案管理專用文件盒。將學校檔案管理的文件、歷年檔案的移交情況、歷年檔案明細目錄和部門檔案管理制度等置于其中，方便了檔案的維護，使檔案管理不會因為人員的變動而造成檔案管理的缺位和斷檔。根據(jù)檔案制作與移交過程中發(fā)現(xiàn)的小問題，及時咨詢校綜合檔案室，并將具體處理意見與建議更新到《檔案管理操作手冊》上。

四是將預(yù)立卷目錄冊置于醒目位置，方便他人了解紀委、監(jiān)察處工作和查找相關(guān)文件。目前，我處共有常態(tài)管理類預(yù)立卷25卷，動態(tài)增補類預(yù)立卷20卷，總計45卷。同時，為了防止電子檔案管理系統(tǒng)被計算機病毒侵入破壞，我們還將每年的數(shù)據(jù)刻錄成光盤，對電子檔案進行了定期備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。

四、按時完成年度文件檔案整理移交

在日常文件管理中，本部門有完整的收、發(fā)文記錄。收發(fā)文記錄本將文件分為二類，一類為校內(nèi)發(fā)文，其中又分為黨委發(fā)文和行政發(fā)文兩類；另一類是校外發(fā)文，分為中央紀委發(fā)文、市紀委發(fā)文和市教衛(wèi)黨委、市教衛(wèi)紀工委發(fā)文。每當收到校內(nèi)發(fā)文時，兼職檔案員能做到及時登記，及時流轉(zhuǎn)傳閱，及時回收文件。在收到校外發(fā)文或制作校內(nèi)發(fā)文、校內(nèi)請示時，能做到收、發(fā)文過程中的簽收手續(xù)完善。在填寫發(fā)文稿紙各欄時，能做到內(nèi)容填寫清楚、準確、完整并蓋有公章。并且在行文稿上實行辦公自動化電腦打印，提高了行文效率和美觀度。在收、發(fā)文過程中做到簽收手續(xù)完備，責任到人。對校內(nèi)發(fā)文，每次收文后都請部門領(lǐng)導閱覽，并在收發(fā)文簿上及時登記閱覽時間。

在年終檔案歸檔中，兼職檔案員切實履行崗位職責，工作到位，認真負責地按時完成歸檔工作。做到歸檔內(nèi)容齊全、完整、準確，基本符合歸檔要求。當歸檔材料屬于幾個部門都有的情況時，能主動與

校綜合檔案室協(xié)調(diào)，拿出解決方案，避免了重復勞動，提高了歸檔效率。當在檔案管理中遇到的疑問時能及時向檔案室咨詢，確保歸檔工作符合檔案移送要求。在歸檔過程中，能盡可能做到組卷符合文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，方便利用，質(zhì)量符合規(guī)定要求。在組卷結(jié)束后，對各類工作報告、報表和總結(jié)是否有署名、蓋章，是否寫明了日期，文件是否有釘書針，頁碼編排是否完整，確保案卷無落頁、無漏號、無金屬物等。

五、實行檔案信息化管理

根據(jù)學校檔案管理逐步信息化的趨勢，我處建立了紀委、監(jiān)察處檔案管理系統(tǒng)，編制了電子檔案管理目錄。網(wǎng)絡(luò)歸檔各欄目填寫標準化、規(guī)范，符合要求。2011至2012年度對所有歸檔的紙質(zhì)檔案完成100%遠程網(wǎng)絡(luò)電子歸檔工作，歸檔文件數(shù)字化處理符合要求。

以上是我部門2011年——2012年檔案管理工作的基本情況。通過自查，我們也感到工作中還有許多不足，仍有不少方面需要我們不斷改進，希望校綜合檔案室能夠批評指正，我們一定認真整改。

特此報告。

2012年9月29日

第二篇：高校畢業(yè)生檔案

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接常見問題答疑

人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、學歷職稱、社會關(guān)系等個人情況的文件資料，它與個人工資待遇、勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。眼下由于畢業(yè)生對人事檔案的重要性認識不足，大多數(shù)畢業(yè)生不知該如何妥善地處理自己的檔案?，F(xiàn)結(jié)合工作實際，將高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)接中的一些常見問題解釋如下：

1、畢業(yè)生“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別及聯(lián)系？

答：畢業(yè)生的學籍檔案是指通過參加全國統(tǒng)一考試并被錄取的大中專院校學生的檔案，它以文字資料的形式記錄了高考成績、在校學習成績、家庭狀況、在校期間表現(xiàn)和獎懲情況等，是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。畢業(yè)生的人事檔案由學籍檔案轉(zhuǎn)換而來，它是通過畢業(yè)生與用人單位或委托的人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，履行相關(guān)畢業(yè)程序并取得報到證，然后由學校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位的人事部門或委托的人才交流機構(gòu)，這時的學籍檔案正式成為人事檔案。

由于國家現(xiàn)行政策規(guī)定，畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構(gòu)托管了。其實，學校保存的只是你的“學籍檔案”，而你保留干部身份，辦理轉(zhuǎn)正定級、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進行。學校保存的學籍檔案只是“存放”，涉及人事關(guān)系的證明等沒辦法出具。

２、哪些機構(gòu)能保管人事檔案?

答：根據(jù)《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動人員人事檔 1

案管理機構(gòu)為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機構(gòu)，其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。組織、人事部門所屬的各級人才交流機構(gòu)才有資格保存大中專畢業(yè)生就業(yè)后的人事檔案，各種私營民營企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、中外合資、獨資企業(yè)都無權(quán)管理員工的人事檔案，一般由委托的各級人才交流機構(gòu)托管。

未就業(yè)的大中專畢業(yè)生和應(yīng)聘到非公有制單位的學生，根據(jù)需要可以將自己的人事檔案關(guān)系在戶口所在地的人才交流機構(gòu)托管，亦可將人事檔案關(guān)系交由工作所在地的人才交流機構(gòu)托管。特別提醒到北京、天津、上海、廣州等大城市工作的畢業(yè)生，除單位給你上保險外，其它情況，如不能將戶口遷到工作城市，單純的檔案調(diào)動對你無任何意義。你可將人事檔案落在戶口所在地人才交流機構(gòu)，然后去上述城市工作，這樣依托于檔案的出國政審、轉(zhuǎn)正定級、工資調(diào)整、職稱評審、社會保險等才能得到有效辦理。畢業(yè)生自己保存檔案，檔案的完整性、真實性得不到保障，同“丟棄”檔案沒什么兩樣，有可能會使檔案變成“死檔”。

３、畢業(yè)了，我的檔案該怎樣轉(zhuǎn)遞？

答：普通高等院校一般是按照《就業(yè)協(xié)議書》（即三方協(xié)議）簽發(fā)《報到證》，轉(zhuǎn)遞檔案的。

（1）、若您的就業(yè)單位是國有企業(yè)或機關(guān)事業(yè)單位等有人事檔案管理權(quán)的單位，您的檔案將被寄送到工作單位；

（2）、若您的就業(yè)單位是非公企業(yè)，您的檔案將被寄送到單位所在地的人才交流機構(gòu)；

（3）、若您離校時未就業(yè)，檔案將被寄送到您入學前戶籍所在地的人才交流機構(gòu)。

國家政策規(guī)定高校畢業(yè)生檔案應(yīng)通過“機要交通”或由檔案管理

部門派專人送取，不得郵寄或交高校畢業(yè)生及其他個人自帶。對本人自帶的高校畢業(yè)生檔案，人才交流機構(gòu)概不接收。

４、畢業(yè)之后，我應(yīng)如何查詢自己的檔案去向？

答：畢業(yè)生檔案一般是按《報到證》簽往地轉(zhuǎn)發(fā)的。凡報到證簽發(fā)到扎魯特旗人才交流中心的高校畢業(yè)生，在學校發(fā)出檔案５～７個工作日后，可向扎魯特旗人才交流中心電話查詢自己的檔案是否到達。確認檔案已到達的，由學生本人或其家人到人才交流中心辦理畢業(yè)生備案登記；若檔案未到，請向?qū)W校了解你檔案轉(zhuǎn)出的具體時間和轉(zhuǎn)往地。扎魯特旗人才交流中心聯(lián)系電話：0475-7230521。

如在區(qū)外高校就讀的畢業(yè)生，學校通常會將檔案發(fā)至《報到證》的簽往地，即：內(nèi)蒙古自治區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)指導中心。如果要將檔案轉(zhuǎn)回扎魯特旗，需要到旗人才交流中心開具《調(diào)檔函》后，持畢業(yè)生《報到證》原件及學生本人身份證復印件到內(nèi)蒙古自治區(qū)高校畢業(yè)生就業(yè)指導中心報到，然后將檔案通過機要轉(zhuǎn)發(fā)到扎魯特旗人才交流中心。

5、畢業(yè)好幾年了，現(xiàn)在不知檔案在哪里，我該怎么辦？答：緊急補救 教您幾招：

第一招：把檔案留在人才交流機構(gòu)但一直沒有理會的，建議盡快與人才交流機構(gòu)聯(lián)系，辦理相關(guān)手續(xù)后將檔案關(guān)系理順。遇個人信息或聯(lián)系方式變更，及時通知檔案托管單位做好登記，保持聯(lián)絡(luò)暢通；

第二招：“口袋檔案”要盡快交到工作單位或政府所屬人才交流機構(gòu)。如果檔案袋被打開，里面的資料就得經(jīng)相關(guān)部門核實，如果檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認；

第三招：“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，要與原單位協(xié)商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉(zhuǎn)交新的單位或其委托的人才交流機構(gòu)；

第四招：對于那些不知檔案去向的，畢業(yè)生要與參加工作前最后一個學校的相關(guān)部門聯(lián)系，外地畢業(yè)生也可向原戶籍所在地的人事部門或人才交流機構(gòu)咨詢，已經(jīng)多次變換工作單位的人要向第一家用人單位咨詢。

6、檔案托管手續(xù)如何辦理？

答：畢業(yè)生以個人名義辦理人事檔案托管，先向人才交流中心提出申請，由人才交流中心向所在院校發(fā)出調(diào)檔函，收到檔案后經(jīng)審核符合委托檔案管理條件的，人才交流中心與畢業(yè)生簽訂《委托保管人事檔案協(xié)議》，并辦理有關(guān)手續(xù)。

7、畢業(yè)生委托人才交流機構(gòu)人事代理后享有哪些服務(wù)?答：(1)、負責人事檔案關(guān)系接受、調(diào)出相關(guān)手續(xù);

(2)、辦理畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級；

(3)、檔案工資調(diào)整；

(4)、技術(shù)職稱申報；

(5)、考研、出國政審；

(6)、出具各種人事證明等。

第三篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責

一、認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標準》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

五、配合有關(guān)部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規(guī)章

制度。

二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

三、負責收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續(xù)。

四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

三、歸檔要求：

1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢、利用創(chuàng)造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規(guī)章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應(yīng)征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應(yīng)愛護設(shè)備。

四、未經(jīng)微機管理人員同意不準私自將微機里的數(shù)據(jù)拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

五、損壞微機室內(nèi)的公共財物，應(yīng)酌情賠償。

六、努力完成單位領(lǐng)導下達的各項任務(wù)，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

七、自覺維護和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

四、歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆和復寫紙。

檔案保管制度

一、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。

二、檔案保管應(yīng)采用專用柜架，檔案庫房應(yīng)當堅固可靠、清潔通風，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害害氣體等設(shè)施。

三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施，確保檔案完整和安全。

四、檔案如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補或復制。

五、檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理移交，移交檔案時，雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點核實，并履行簽字手續(xù)。

檔案保密制度

一、認真貫徹《保密法》，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案秘密的安全。

二、檔案室保管的涉密檔案，要根據(jù)國家規(guī)定確定保密項目和密級，不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。

三、檔案室是機要部門，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。任何人不得擅自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內(nèi)容。經(jīng)批準翻印、復制的保密材料要按正式文件進行登記和清退。

四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續(xù)，歸還時要清點注銷。

五、需銷毀的檔案材料，應(yīng)造具清冊，寫出銷毀報告，經(jīng)鑒定小組審批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。

檔案查、借閱制度

一、本單位職工利用檔案，須經(jīng)辦公室主任同意后方可查（借）閱；外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導同意后方可查（借）閱。

二、利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。

三、利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關(guān)內(nèi)容，不得隨意傳播和擴散檔案內(nèi)容。

四、利用者需摘抄(復制)檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，所摘抄(復制)的內(nèi)容經(jīng)檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。

五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作人員確因工作需要，在辦理借閱手續(xù)后，可以借出檔案室。

六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經(jīng)辦公室主任同意并另行辦理借閱手續(xù)。

七、利用檔案須填寫查(借)閱登記簿和檔案利用效果登記簿。

檔案統(tǒng)計制度

一、檔案統(tǒng)計工作是檔案基礎(chǔ)工作的重要組成部分，檔案工作必須加強政治責任心，認真做好此項工作。

二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的登記，統(tǒng)計注冊。

三、對當年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情況應(yīng)隨時登記。

四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專題目錄、大事記、組織、各項規(guī)章制度）統(tǒng)計一次。

五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統(tǒng)計兩次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填寫《檔案工作統(tǒng)計年報表》一式兩份，一份上報上級機關(guān)，一份存檔。

檔案鑒定銷毀制度

一、檔案室要根據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定、原則、標準，結(jié)合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔除確無保存價值的檔案，以便銷毀。

二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領(lǐng)導小組負責，鑒定工作結(jié)束后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負責人簽字，經(jīng)批準后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領(lǐng)導寫檔案鑒定報告和說明。

三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1—2年后確認無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監(jiān)銷。

業(yè)務(wù)書刊（資料）管理制度

一、本單位內(nèi)各類業(yè)務(wù)書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

二、凡各科室需訂購的業(yè)務(wù)書刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導審批后方可征訂或購買，并送檔案室統(tǒng)一管理。

三、凡借閱業(yè)務(wù)書刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補辦手續(xù)。

四、借閱書刊須辦理借閱手續(xù)，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領(lǐng)導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有紀錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務(wù)同時提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗收。

第四篇：高校檔案管理制度

檔案員崗位職責

一、認真學習宣傳貫徹《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《四川省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《四川省機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理標準》、國家檔案局8號令及有關(guān)法規(guī)文件，鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平。

二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。

三、搞好檔案的保管、利用、統(tǒng)計和匯編工作，熟悉保管檔案的內(nèi)容，積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。

四、嚴格執(zhí)行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。

五、配合有關(guān)部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出存毀意見，做好銷毀工作。

六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要對檔案進行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。

兼職檔案工作人員職責

一、認真學習貫徹、執(zhí)行《檔案法》和《〈中華人民共

和國檔案法〉實施辦法》，遵守檔案工作的各項規(guī)章

制度。

二、執(zhí)行保密法規(guī)，杜絕檔案泄密事件發(fā)生。

三、負責收集、整理本科室業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件

材料，按要求及時向綜合檔案室移交，并辦好交接

手續(xù)。

四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。

五、協(xié)助專職檔案員做好利用工作，充分發(fā)揮檔案的作

用。

文件歸檔制度

一、歸檔范圍：本單位從事政治、經(jīng)濟、文化等活動中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

二、歸檔時間：

1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；

2、會計文件材料在會計終了后，由會計人員立卷歸檔，于次年三月底前移交進檔案室；

3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月內(nèi)向檔案人員移交歸檔；

4、其它門類和載體的文件材料，也應(yīng)于完成工作后一個月內(nèi)向檔案人員移交或按檔案部門有關(guān)規(guī)定辦理。

三、歸檔要求：

1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作（或項目）的所有文件材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材料齊全完整；

2、歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

微機管理制度

一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業(yè)務(wù)，為檔案的查詢、利用創(chuàng)造有利條件。

二、自覺遵守單位各項規(guī)章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應(yīng)檢查電源、設(shè)備是否關(guān)好。

三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前，應(yīng)征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應(yīng)愛護設(shè)備。

四、未經(jīng)微機管理人員同意不準私自將微機里的數(shù)據(jù)拷貝出來，不得將任何軟件安裝進機器中使用。

五、損壞微機室內(nèi)的公共財物，應(yīng)酌情賠償。

六、努力完成單位領(lǐng)導下達的各項任務(wù)，積極指導、幫助本單位各科室檔案材料運用微機管理工作。

七、自覺維護和保持室內(nèi)衛(wèi)生，不準吸煙和隨地吐痰。

檔案收集整理制度

一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、報表、照片、錄像等必須收集整理。

二、收集文件材料（含電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。

三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律，保持它們之間的有機聯(lián)系，區(qū)分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。

三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料，凡鑒定剔除的檔案，應(yīng)保存1—2年后確認無保存價值，方可銷毀。

四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監(jiān)銷。

業(yè)務(wù)書刊（資料）管理制度

一、本單位內(nèi)各類業(yè)務(wù)書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收集管理。

二、凡各科室需訂購的業(yè)務(wù)書刊，應(yīng)由單位領(lǐng)導審批后方可征訂或購買，并送檔案室統(tǒng)一管理。

三、凡借閱業(yè)務(wù)書刊（資料），必須按期歸還。需繼續(xù)使用的應(yīng)補辦手續(xù)。

四、借閱書刊須辦理借閱手續(xù)，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損，照價賠償。

歸檔材料控制措施和驗收制度

一、檔案分管領(lǐng)導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解本單位有關(guān)的重大事項，做好材料收集歸檔工作。

二、按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對國家規(guī)定應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據(jù)為己有。

三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設(shè)備的開箱等工作并有紀錄。

四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務(wù)同時提出文件材料形式情況；工作結(jié)束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。

五、對外出人員獲得的各類文件和引進設(shè)備、技術(shù)的各種材料必須全部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關(guān)驗收。

第五篇：關(guān)于高校檔案的保密工作探討

關(guān)于高校檔案的保密工作探討

摘 要：在高校工作體系中，檔案管理工作具有重要的價值與作用。在傳統(tǒng)的高校管理思路中，教學研究工作才是學校工作的核心，檔案管理工作一直得不到應(yīng)有的重視。隨著現(xiàn)代高等教育體系的不斷完善，檔案的重要性日益凸顯，強化高校檔案的保密工作，對于提升高校檔案管理工作總體水平，具有至關(guān)重要的意義。本文立足學校檔案管理工作實際情況，分析檔案保密工作的重要價值，并提出行之有效的工作開展方式。

關(guān)鍵詞：檔案 檔案管理 檔案保密 高校檔案

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0020-01

隨著現(xiàn)代教育體系改革的深入，高校越來越重視檔案管理工作。從學校工作實踐中不難看出，強化檔案管理工作，可以有效提升學?？傮w工作效能，發(fā)揮檔案信息收集與決策指導作用[1]。強化提升學校檔案管理工作，是現(xiàn)代教學的重要任務(wù)與目標。隨著高校檔案管理工作的深入推進，檔案管理保密工作面臨新的挑戰(zhàn)，也迎來了新的機遇，強化高校檔案保密管理的最終目標就是實現(xiàn)檔案管理安全，發(fā)揮檔案作用。

一、高校檔案保密工作的價值分析

1.關(guān)系到檔案的綜合利用水平

在高校檔案管理實踐中，保密工作占據(jù)著重要地位。高校檔案保密工作與檔案利用存在直接關(guān)系。在高校檔案管理過程中，保密工作與利用工作是相輔相成的。作為一種信息承載的載體與平臺，檔案存在的意義就在于記錄資料，為下一步工作提供指引，由于檔案需要如實記錄歷史情況，其中就涉及很多機密內(nèi)容，這也是要開展檔案保密工作的原因。高校在檔案利用過程中，要充分開展檔案利用監(jiān)督工作，做有效制止篡改和不當利用檔案的內(nèi)容，既要充分發(fā)揮檔案的信息作用，同時更要保證檔案的安全與完整。在高校檔案保密管理過程中，要完善相關(guān)管控體系，實行有權(quán)限的查閱檔案，對于查詢檔案人員要如實記錄，實現(xiàn)“留痕化”處理，保證檔案信息的安全[2]。同時，高校檔案保密管理工作不可以過于死板，要為充分利用檔案留下空間，充分發(fā)揮檔案的信息載體作用。通過查詢檔案信息，可以為下一步工作決策提供指引，特別是人事檔案內(nèi)容，是高校決策的重要標準，同時由于具有重要性，保障檔案安全也就有現(xiàn)實性和緊迫性。

2.保障檔案工作規(guī)范化運行

與一般檔案保密工作不同，高校檔案涉及到海量的學生個人信息，這是學生個人評價和記錄的重要載體，做好檔案保密與管理工作，對于規(guī)范高校檔案工作總體水平，也具有至關(guān)重要的作用。高校檔案管理工作的一個目標是儲存資料，與此同時，高校檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎(chǔ)，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確學校工作目標，優(yōu)化學校工作體系[3]。通過學校檔案保密工作的現(xiàn)代化、科學化、信息化建設(shè)，可以達到規(guī)范檔案工作流程的目標。通過對高校檔案的保密管理與利用，還可以明確下一步工作方向，并且為學校教育研究業(yè)務(wù)的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實現(xiàn)學校工作效能總體提升。

二、檔案保密管理與利用中存在的問題

1.缺乏檔案管理保密意識

在高校檔案管理實際工作中，由于重視程度不足，很多檔案管理人員意識不到強化檔案保密管理的重要意義。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，高校檔案信息之間的流動不斷加速，不同高校之間經(jīng)常需要進行檔案交流，雖然強化提升了檔案的利用效率，但是也帶來了一定的安全隱患，很多檔案管理人員保密意識較為薄弱，在管理過程中，管理方式原始，不做檔案流動記錄，檔案管理存在保密性較差的問題。高質(zhì)量的檔案保密工作也有利于提升學校的管理效率[4]。但是，如今許多學校由于自身管理上的問題或者出于其他各種原因，仍然存在不重視檔案保密工作的情況。這些學校本身還未意識到檔案保密工作的重要性，對于檔案管理工作普遍存在松散懈怠的情況。

2.缺乏有效的管理機制

在許多高校中，相關(guān)工作人員缺乏檔案保密的相關(guān)知識，不熟悉檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)，管理過程中較為隨意，沒有一套科學系統(tǒng)的檔案管理體系。長此以往，不僅檔案管理工作無法得到提升，還有可能影響學校的教學工作開展。從全國范圍來看，很多高校檔案管理保密與保密工作都缺乏有效的管理機制，缺乏相應(yīng)的管理體系[5]。在開展高校檔案保密管理過程中，很多高校不按照我國《檔案法》與《保密法》要求開展檔案管理工作，很多工作缺乏理論依據(jù)。不同檔案管理部門各自為政，缺乏統(tǒng)一的統(tǒng)籌規(guī)劃。在具體開展保密工作過程中，雖然建立了相應(yīng)的規(guī)章制度，但是落實不到位，又缺乏相應(yīng)的監(jiān)督懲處機制，缺乏統(tǒng)一的檔案管理體系，制約了高校檔案管理總體水平的提升。

3.檔案管理信息化水平較低

對于高校而言，日常工作的重點一般都在強化教學水平的提升和為學生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)之上，檔案保密工作并不是學校工作的核心和重點，所以，很多高校并不關(guān)注檔案的保密工作，保密工作模式改革更是無從談起。眾所周知，高質(zhì)量的檔案保密工作需要一定的先進管理設(shè)施來支撐，沒有先進的管理設(shè)備，檔案保密的整體水平很難有所提高。由于高校不重視日常的檔案保密工作，所以檔案管理和保密設(shè)備陳舊已經(jīng)成為當前學校的普遍現(xiàn)象，這嚴重影響了學校檔案保密的質(zhì)量[6]。由于高校檔案管理歷史較早，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的興起，傳統(tǒng)檔案保密工作不能?c現(xiàn)代信息技術(shù)及時接軌，導致了高校檔案管理信息化水平較低的問題，很多檔案管理部門信息技術(shù)老舊，依然采取傳統(tǒng)的檔案管理方式。在這樣的技術(shù)條件，不僅檔案管理安全性較差，無法達到保密目標，同時檔案的利用效率也不夠高。

三、提升高校檔案保密工作水平的路徑

1.強化檔案保密工作體系

要想做好高校檔案管理保密管理工作，首先要提升檔案管理人的安全保密意識。在高校檔案管理工作中，要進行普法宣傳，特別是對于《檔案法》和《保密法》中的相關(guān)內(nèi)容，通過法律宣傳的方式，切實提升工作人員的保密意識。此外，對于高校檔案利用者，也應(yīng)當進行檔案保密管理知識的教育，明確檔案使用責任。建立檔案保密責任體系，從意識源頭強化提升檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理和利用的規(guī)范化、有序化、法制化[7]。強化高校檔案保密工作水平，要構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過體系化構(gòu)建，將檔案保密與利用工作的每個環(huán)節(jié)都納入監(jiān)督體系中，通過制度約束，有效提升高校檔案保密管理與利用效率，通過構(gòu)建一體化檔案管理制度體系，確保檔案的安全性，同時通過規(guī)范化的監(jiān)督與運作，可以促進檔案的有效流動，促進檔案的利用效率。

2.打造檔案管理人才梯隊

高質(zhì)量的檔案管理人才對于提升高效檔案保密工作水平具有十分重要的作用。在我國現(xiàn)代高等教育體系內(nèi)，很多學校都開設(shè)了檔案管理相關(guān)課程，但是由于高校不重視檔案工作，或者待遇相對較差，無法吸引檔案管理人才，所以很多單位都缺少專業(yè)的檔案管理人才，工作人員專業(yè)化水平不高，也不利于檔案保密工作。因此，要強化高校檔案管理人才引進和現(xiàn)有人才的培訓體系，打造高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍。高校要根據(jù)學校自身情況，構(gòu)建有梯次的檔案人才隊伍，一方面，通過開展培訓的方式，提升原有檔案管理人員的保密工作水平，提升檔案管理技能。另一方面，在檔案人才引進方面，注重對檔案人才保密等具體工作技能的考察，同時可以吸引復合型人才，為高校檔案保密工作建設(shè)做好人才儲備。此外，高?？梢耘c軟件企業(yè)開展廣泛的合作，針對高校檔案管理實際需求，開發(fā)出具有針對性的軟件，提升保密工作水平，提升?n案數(shù)字化開發(fā)建設(shè)的針對性和適配性，實現(xiàn)高校檔案保密管理需求。

3.強化檔案保密信息化建設(shè)

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，傳統(tǒng)工作開始與互聯(lián)網(wǎng)新興技術(shù)深度融合，高校檔案保密工作同樣不例外。要想提升檔案保密工作水平，必須堅持強化檔案信息化管理與信息化建設(shè)，在開展檔案保密工作中，堅持新檔案全部電子化，老舊檔案逐步電子化，最終實現(xiàn)檔案的電子化管理，有條件的區(qū)域可以實現(xiàn)檔案管理聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案流動和查閱的全過程監(jiān)督，通過電子信息技術(shù)，強化檔案保密管理水平，同時通過電子化加密交流，也可以提升檔案的利用效率。高校要構(gòu)筑一體化平臺，在硬件方面，要搭建基礎(chǔ)性網(wǎng)絡(luò)，打通檔案資源信息化建設(shè)存在的障礙與隔閡，提升檔案的數(shù)字化建設(shè)水平，另一方面，強化檔案信息管理系統(tǒng)軟件建設(shè)，構(gòu)筑更加完善的高校檔案管理體系，提升檔案管理的保密水平。從工作本質(zhì)上來看，高校檔案保密工作具有較強的動態(tài)性，要想提升數(shù)字資源系統(tǒng)的采集、歸檔與利用，必須提升檔案信息處理效率，提高網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用空間。與此同時，要根據(jù)高校實際情況，進行有針對性的配置，提高檔案保密水平與利用效率。

結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代社會和高校治理體系下，檔案保密工作具有至關(guān)重要的作用，高效合理的檔案保密工作可以有效提升檔案利用效率，做好保密工作，對于保障高校檔案工作安全與穩(wěn)定，也具有至關(guān)重要意義。在高校檔案管理實踐中，檔案管理人員要創(chuàng)新思維，轉(zhuǎn)變管理方式，推動檔案管理科學化、智能化、信息化建設(shè)，提升高校檔案保密管理與利用的水平。

參考文獻

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