第一篇：分析檔案信息化建設的改進

分析檔案信息化建設的改進

作者：賈婷

2011年6月15日

分析檔案信息化建設的改進

摘要：檔案信息化管理越來越成為業(yè)界的趨勢。通過信息網絡最大限度地開發(fā)利用已開放檔案資源，使之更好地為經濟和社會發(fā)展服務。

關鍵詞：檔案建設信息化

隨著科學技術日新月異的發(fā)展，檔案信息載體發(fā)生了革命性的變化，辦公自動化乃至無紙化辦公的實現(xiàn)，使得電子文件數(shù)量與時俱增，人類正逐步步入數(shù)字化信息時代。檔案利用作為檔案工作的出發(fā)點和歸宿，面臨著新的挑戰(zhàn)。只有改變傳統(tǒng)的檔案利用方式，建立健全電子化檢索工具，才避免檔案工作脫離社會、避免檔案機構變成純粹博物館式的收藏機構。

一、檔案信息化管理的優(yōu)越性

1大幅度提高工作效率

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。具體表現(xiàn)為：1）需一次錄入可以多次利用。數(shù)據錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關的收發(fā)文單據、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。2）自動統(tǒng)計檔案信息。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高

管理人員的效率。

2、檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中，打出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。具體表現(xiàn)在：1）提供多種查詢手段。管理人員可以從模糊查底、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。2）提供網上查詢手段：公司內部的工作人員，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負擔。

3、信息存儲量更大

現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質檔案高出許多倍。一個保存30萬卷檔案的中等規(guī)模的省級檔案館，其紙質檔案的排列長度可達4—5公里，如果將其文字信息錄入計算機，用CD-R刻錄保存權需400片，用DVD的密度刻度保存，僅需60片，完全可以裝在一個公文包里。這樣利用很小的空間就可以信息速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、影響檔案信息化建設的因素

1、檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2、在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3、標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4、檔案利用價值不高，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映檔案信息的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業(yè)內部的實績考核，輕視檔案信息記錄，人為地造成了信息與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了檔案信息利用率的降低。

5、檔案管理的信息化和程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也不在不斷提高。這此示利于檔案管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。在手工條件下形成的檔案也不利于科學化、系統(tǒng)化和標準化管理。

6、檔案信息管理人員的素質有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、對策及途徑

檔案信息化建設面臨的新情況，新問題對我們檔案工作者提出了新的要求，因上經，在檔案信息化工作過程中，我們就不圖形勢，不

走過場，切實結合實際，立足當前，考慮長遠。既要踏踏實實，又要高瞻遠矚，努力做好檔案信息化這個具有時代意義的系統(tǒng)工程。

1、要增強檔案信息化建設的緊迫感和責任感，建設一支適應檔案信息化發(fā)展需要的干部隊伍。與此同時，要加強對檔案人員的業(yè)務培訓，普及檔案管理新技術，新方法和新信息等基礎知識，提高他們的綜合素質，使他們在精通業(yè)務知識的同時，掌握更多的信息技術知識，使檔案界有更優(yōu)秀的復合型人才。

2、建立健全科學、合理的檔案管理制度在檔案信息管理工作中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的檔案信息管理制度，使得檔案信息工作更加制度化、科學化、法律化。遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障檔案信息的安全，延長使用壽命；遵循《查、借閱制度》，明確檔案信息利用的方式和方法，以保證檔案信息的安全性和真實性。遵循《檔案人員崗位責任制》、《安全制度》、《計算機信息維護制度》、《干部檔案登記簿》、《接收檔案登記簿》、《轉出檔案登記簿》、《查閱檔案登記簿》等制度規(guī)定。嚴格手續(xù)，做到轉入、轉出、接收材料有登記；實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。

3、要制定信息化標準體系，為檔案信息化建設奠定有利基礎。目前全國電子政務標準化研究組正在廠家與政務信息相關的各類標準規(guī)范，檔案信息化標準規(guī)范體系也將隨著信息化程度的提高完善起

來以指導和服務于更廣范圍內的檔案信息化業(yè)務的開展。

第二篇：檔案信息化建設

論檔案信息化建設

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設。目前，在檔案信息化建設中存在缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范；檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差；數(shù)據保護存在風險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質建設和檔案信息標準規(guī)范化建設。關鍵詞：檔案信息化建設問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設的內涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術、網絡技術、信息技術為手段，以現(xiàn)代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型工作模式，其核心和目標是發(fā)展檔案業(yè)務，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設則是這樣一個過程：隨著信息技術水平的提高及其在檔案管理工作中應用程度的變化，檔案信息化建設的階段性目標也要及時做出相應調整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設的基本推動力量是信息技術在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網絡環(huán)境中檔案管理與服務的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務。

二、當前檔案信息化建設中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設和人才隊伍建設等方面。

在檔案信息化建設中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。

目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設，結果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉化為經濟和科學發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統(tǒng)管理、網絡技術的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。

2、檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數(shù)據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業(yè)學習，也沒有通過系統(tǒng)培訓，只是憑借著幾年的微機操作經驗來管理系統(tǒng)網絡，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設擺到應有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術部門的事情，不需要業(yè)務人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應用相對薄弱，工作基礎較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據保護存在風險

目前，我國數(shù)據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據安全。另外，從數(shù)據庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風險所在。

三、檔案信息化建設的重點

（一）、檔案管理人員的素質建設

檔案信息化建設最關鍵的是高素質創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術在檔案部門的廣泛應用，必須建立一支分工合理、結構科學、素質過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務素質[2]

業(yè)務素質問題關系到檔案工作數(shù)字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現(xiàn)代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。

②能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環(huán)境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質的服務。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。

③嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準確無誤。

④較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設勤奮學習，鉆研業(yè)務。

（二）、檔案信息標準規(guī)范化建設

檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務性標準規(guī)范和技術性標準規(guī)范。[3]標準規(guī)范是檔案信息化建設的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標準規(guī)范的基礎上，必須要有相關大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領導干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據條目，再將數(shù)據條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務工作流程，結合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據庫高度共享奠定一個良好的基礎。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第三篇：關于檔案信息化建設的調研分析

檔案信息化是法院信息化工作的重要組成部分。筆者所在的基層法院從去年上半年開始著手創(chuàng)建省特一級檔案工作，通過實踐發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設面臨著一些不容忽視的具體問題，應切實加以解決。

一、檔案信息化建設面臨的主要問題

1、思想認識錯位。少數(shù)部門、部分同志對檔案信息化建設的重要性了解不夠，認為這是可有可無的事，即

使爭創(chuàng)檔案升級，也是辦公室檔案人員的事，與己無關。思想認識上出現(xiàn)偏差，因而往往怠于配合、協(xié)助。

2、檔案管理停位?，F(xiàn)有的檔案管理水平停留在原先省一級標準基礎上，幾年來未能不斷發(fā)展、提高?，F(xiàn)有條件，對照省特一級標準差距較大，給創(chuàng)建工作帶來難度。

3、人員配備缺位?；鶎臃ㄔ喊付嗳松俚拿苋找嫱怀?，再抽調人員從事檔案升級工作相當困難。而專職檔案人員僅有1至2名，每天需要應付日常工作，很難抽出更多的精力搞創(chuàng)建。力量配備不到位，造成創(chuàng)建行動遲緩。

4、技術指導失位。檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，有的內容專業(yè)性較強，究竟如何入手、怎樣操作，缺少相關的業(yè)務指導，這已成為基層法院創(chuàng)建工作的突出難題。

5、資金來源空位。檔案升級在加強規(guī)范管理、加大硬件投入等方面需要一筆較大支出，而法院經費主要依靠財政撥款，經費來源中沒有用于檔案建設方面的專項資金。如調劑使用有限的辦案經費，只能是杯水車薪，不能滿足創(chuàng)建工作需要。

二、對策與建議

1、加大宣傳力度，提高創(chuàng)建認識。要組織廣大干警深入學習《中華人民共和國檔案法》、《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《江蘇省檔案信息化建設規(guī)劃綱要》等法律、法規(guī)，提高全體人員對檔案信息化建設重要性的認識，增強為檔案升級工作服務的自覺性、積極性。

2、強化檔案管理，完善創(chuàng)建條件。要不斷更新觀念，進一步健全歸檔、保管、鑒定、借閱等各項管理制度，完善具體操作規(guī)程，推進規(guī)范化建設；要及時引進先進檔案管理設備，提升檔案服務水平，為檔案管理升級提供基礎保證。

3、挖掘內部潛力，增強創(chuàng)建力量。要成立創(chuàng)建工作領導小組，從其他綜合部門抽調力量，必要時聘請?zhí)崆半x崗、退休的老同志，組成專門創(chuàng)建班子，明確專人負責，每個部門要明確一名兼職創(chuàng)建聯(lián)絡員，實行專兼結合，齊抓共管，保證創(chuàng)建工作穩(wěn)步推進。

4、開展業(yè)務指導，提高創(chuàng)建技術。要加強與檔案主管部門聯(lián)系，積極開展檔案信息化建設業(yè)務指導，通過組織培訓、舉辦講座、上門輔導等方式，傳授檔案升級方面的專業(yè)知識，普及創(chuàng)建技術，讓創(chuàng)建單位及時掌握方法，從而少走、不走“彎路”。

5、增撥專項資金，提供創(chuàng)建保障。上級法院要積極扶持基層法院檔案信息化建設，提供必要的資金幫助；同時要積極與財政部門溝通協(xié)商，爭取支持，增加撥付檔案建設專項資金，以保證檔案信息化建設順利進行。

第四篇：推動檔案信息化建設調研分析

檔案是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是一種原生的、獨有的、不可代替的信息資源。隨著辦公自動化、文檔一體化進程的加快，檔案信息以驚人的速度向電子化、數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作方式和技術手段已經無法適應時代發(fā)展的需求。國家檔案局制定的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，將檔案信息化建設作為一項戰(zhàn)略任務確定下來。為適應國家檔案信息化建設的發(fā)展要

求，促進我市檔案事業(yè)現(xiàn)代化水平的提高，重慶市人民政府辦公廳以渝辦發(fā)[2004]2號文件頒發(fā)了《重慶市檔案信息化建設規(guī)劃綱要》。該綱要明確了重慶市檔案信息化建設的目標、工作任務及主要保障措施等，提出“2004—2007年全市各區(qū)、縣檔案局必須完成檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網絡化”的要求，確定了各區(qū)、縣信息化建設的步驟及完成時間表。

一、全市檔案信息化建設概況

根據市檔案局2008年統(tǒng)計資料，至2008年底全市有32個區(qū)縣啟動了檔案信息化建設，**區(qū)等部分區(qū)縣檔案館館藏檔案數(shù)字化達到了95%以上。今年初**區(qū)政府、大足縣政府分別撥出?？?30萬、400萬元，要求檔案部門從2009年開始，3年內完成檔案的數(shù)字化工 作。

今年5月5日，**檔案局部分人員赴**縣檔案局參觀學習，**縣政府于2006年劃撥經費35萬元，為**縣檔案局配備了檔案信息化建設的硬件設備，2007、2008年又相繼投入經費，對關注民生的檔案進行了數(shù)字化處理。到目前為止，已經錄入目錄級檔案50萬條，數(shù)字化處理37萬多頁，對知青、婚姻、林權等人民群眾關注的熱點檔案實現(xiàn)了網上查閱利用。

二、**縣檔案信息化建設現(xiàn)狀

**縣由于資金原因，檔案信息化建設于2006年底啟動了**檔案史志信息網的建設，館藏檔案的數(shù)字化工作卻一直未開展。

（一）**檔案史志信息網

為了讓更多的人了解**政治、經濟、文化的發(fā)展、變化，更好地宣傳**，服務**，**縣檔案局利用自身資源，充分整合檔案、黨史、地方志資源，充分發(fā)揮存史、資政、育人的功能，于2006年底申請建立了政府部門網站。**檔案史志信息網設置有檔案史志法規(guī)、檔案工作、黨史工作、地方志工作、現(xiàn)行文件、工作動態(tài)、檔案用品、名優(yōu)特產品、在線論壇等板塊。

檔案史志法規(guī)主要介紹有關檔案、史志方面的法律、法規(guī)及部門規(guī)章制度、行業(yè)標準等。

檔案工作主要包括檔案業(yè)務建設、館藏檔案信息、全宗介紹、檔案利用收費標準等內容。

黨史工作板塊又設置了史海鉤沉、黨史人物、黨史大事記、史志成果、黨史專題、崢嶸歲月等欄目。史海鉤沉主要介紹了**縣地下黨情況及春荒暴動、索薪罷課、刀匪**、抗日活動等**歷史上有名的史實。黨史人物主要介紹**歷史上的歷任縣委書記及老紅軍、戰(zhàn)斗英雄等。黨史大事記登載了1998----2004年**大事、要事。崢嶸歲月主要登載老一輩革命者的回憶錄。

地方志工作主要介紹**的自然地理、風土人情、地方名人及年鑒材料。

現(xiàn)行文件根據現(xiàn)行文件閱覽中心的要求，登載全縣各部門、各單位應該公開的現(xiàn)行文件，以提高公民的知情權。

名優(yōu)特產品簡介，旨在宣傳**的名優(yōu)特產品，不斷提高**名優(yōu)特產品的知名度。

在線論壇為廣大檔案史志愛好者和廣大人民群眾提供一個可以暢談自己感想的平臺，只要登錄了在線論壇，就可以發(fā)表自己的感想、意見和建議。

網站開通以來，深受廣大群眾的喜愛，目前的點擊率已達10萬人次。

（二）檔案館數(shù)字化建設

為了支持我縣重點項目——渝東商業(yè)城的建設，根據縣府辦2003年第43期《專題辦公會議紀要》精神，對原檔案館進行了搬遷。并按照縣政府的要求，在桂西大道選址新建縣史志檔案館，新館建筑面積1835m2，主體工程已于2005年底竣工。原檔案館館藏檔案于2004年底搬入**縣人大綜合樓十樓，屬于臨時過渡租用庫房，完全不符合存放檔案的要求。2008年5月12日，由于受****縣8級強烈地震影響，臨時檔案館出現(xiàn)了險情。根據縣領導的要求，欠資開展檔案館的部分裝修工作，7月份完成了檔案館新館5、6、7樓的庫房裝修，安裝了一層樓的檔案密集架，并將原臨時檔案館的檔案全部搬入新館。

由于檔案庫房的建設和經費問題，我縣館藏檔案的數(shù)字化工作一直沒有開展，目前尚處于停滯狀態(tài)。

三、近期檔案信息化建設需要解決的問題

為使檔案館成為“現(xiàn)行文件管理中心”、“檔案信息管理中心”、“檔案信息傳輸中心”、“愛國主義教育基地”等多位一體的機構，真正成為“公共服務網”，檔案的信息化建設已經勢在必行。檔案信息化前期建設主要包括縣檔案局本身局域網絡的建設，重點單位文檔管理一體化軟件的基礎建設等。階段目標是完成縣數(shù)字化檔案館的框架結構，使近期經常需要查閱的檔案和資料可以通過多種方法完成查詢。工作細

分為：

1、縣檔案局本身局域網的建設。包括局域網物理設備的搭建；網絡設備、服務器、節(jié)點計算機的調試等。使縣檔案館本身的局域網和數(shù)字化水平上升到一個新的高度，為全縣乃至更廣范圍的檔案利用搭建一個良好的信息平臺。

2、多全宗數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的調試。包括系統(tǒng)功能的設定；系統(tǒng)功能使用者角色的定義；系統(tǒng)分類方案定義；掃描和

發(fā)布服務器的連接與測試等。

3、實現(xiàn)公開檔案的查詢社會化。結合intranet的應用，在內網上實現(xiàn)檔案查詢網絡化，為今后檔案信息化建設實現(xiàn)internet檔案發(fā)布積累經驗。通過建立查檔終端等方式，使公開檔案及時方便的向社會發(fā)布，將縣檔案局的查檔速度比現(xiàn)在人工查詢提升2倍以上。

4、館藏重要檔案的數(shù)字化處理。將館藏的重要的經常使用的檔案資料的數(shù)字化，做好文檔管理一體化軟件的推廣使用，使其檔案的移交和接收數(shù)字化，對重點機關中文件和檔案比較多的單位，實現(xiàn)網絡化，為最終的數(shù)字化對接打下基礎。

數(shù)字檔案館是知識經濟時代基礎信息資源的組成部分，將用詳實的檔案信息支持決策、管理、政務公開等，來提高政府辦公效率。決策的及時正確、管理措施的得當、政務的公開等要靠信息的完整、可靠和快速的綜合分析能力來保證，數(shù)字檔案館可及時主動地向政府部門提供實時、準確的信息，并可以按照政府的要求來組織材料，傳送到政府機構。數(shù)字檔案館與政府辦公系統(tǒng)有著密不可分的聯(lián)系，對于支持決策有著天然的優(yōu)勢，可以發(fā)揮更為重要的作用。檔案信息化前期建設，在軟硬件的投資上需要100萬元資金，亟待縣委、縣政府將檔案信息化建設列入全縣信息化管理工作之中加以實施、解決。

第五篇：檔案信息化建設管理

【關鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業(yè)務工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎設施、信息資源建設、目錄數(shù)據庫建設以及管理人員的業(yè)務素質等各方面予以加強。本文僅就如何加強檔案信息化建設，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關鍵詞］ 信息化；目錄數(shù)據庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產。檔案事業(yè)是維護歷史真實面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設中發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業(yè)務工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設的各項工作納入科學化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經濟條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關標準、規(guī)范有序推進，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎業(yè)務工作。檔案信息化建設是一項科學系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務工作基礎，需要配備現(xiàn)代化的設備和相關人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎業(yè)務工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項工作邁上一個新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設的整體效益和質量。檔案信息化建設是一項長期任務，工作量非常大，一定要嚴把質量關，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統(tǒng)運行的安全、可靠。同時要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數(shù)字化，可采取其他保護和復制措施。

作為領導及檔案人員應該如何改進檔案管理工作?

根據“全國檔案信息化建設實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經驗,我們應該遵循:“適應國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設服務的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設:

第一，加快檔案信息化基礎設施建設。建設數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設,檔案館館藏建設,檢索工具建設,規(guī)章制度建設,專兼職檔案干部隊伍建設及檔案服務利用工作等等.繼續(xù)推進運用計算機管理檔案,提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進檔案信息資源建設。要建設數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲,即進行數(shù)字化檔案館館藏的建設。

第三，加強檔案目錄數(shù)據庫建設。要充分運用計算機技術,加快檔案目錄數(shù)據庫建設,提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機讀目錄。

第四，積極推進檔案全文數(shù)據庫和多媒體數(shù)據庫建設。有條件的檔案館應通過接收電子檔案,對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法,積極建設相關的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務效率和質量。

第五，加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導,保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法,制定電子檔案管理辦法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實時化,信息服務網絡化。

檔案工作要在未來社會中占據一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產生直接影響的關鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網絡傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優(yōu)勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環(huán)境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優(yōu)質的服務。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進。

參考文獻：

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