第一篇：局機關公文處理制度

公文處理制度

一、收文處理：收文處理一般包括簽收、登記、傳閱、批辦、承辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。（1）所有來文均由辦公室檔案員統一簽收、拆封、登記；（2）來文按黨務、行政兩大類分類，及時送辦公室主任處理。辦公室主任按照領導分工，簽署傳閱意見，送領導閱示后，然后根據領導批示意見，及時送班子其他成員和有關股室閱知承辦。（3）閱文者閱文后，應簽署姓名、時間和具體明確意見。（4）領導開會外出學習、參觀帶回的公文（資料）應當交辦公室作收文處理。（5）對“三密”文件資料，要定期清理，并按時歸檔、清退。所有文件不得擅自拆卸、橫傳、復印，防止出現失泄密現象。

二、文件的起草：按照業(yè)務分工由各股室負責起草，由辦公室進行文字把關。

三、黨組文件由黨組書記簽批后方可打印、蓋章；行政文件由局長簽批后方能印制、蓋章。

四、負責擬文的股室和人員應將所有原件和所制公文一式兩份交檔案室，存檔備查。

第二篇：局機關公文處理規(guī)章制度

第一章 總 則

第一條 為使局機關的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國家有關規(guī)定，結合廳機關實際，制定本制度。

第二條 局機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規(guī)定進行，做到準確、及時、安全、保密。

第三條 局辦公室主管機局關并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是：

（一）依據國家有關規(guī)定，制定機局關公文處理工作的各項具體規(guī)章、制度，并負責組織實施；

（二）負責機局關的收、發(fā)文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；

（三）起草、校核以和局局辦公室名義制發(fā)的公文；

（四）負責公文處理中的督促檢查工作；

（五）負責公文處理中的安全保密工作；

（六）對下級單位公文處理工作進行業(yè)務指導，組織業(yè)務交流和業(yè)務培訓；

（七）負責與公文處理有關的其他工作。

第四條 局辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業(yè)務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質量。

第五條 局機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內各種事務。

第二章 公文種類

第六條 公文必須按國家規(guī)定的文種行文，公文的種類主要是：

（一）命令（令）

適用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

（三）指示

適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。

（四）公告、通告

“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級的公文，轉發(fā)上級機關秒相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。（凡請上級機關指示或者批復的公文，不得用“報告”）

（八）請示

適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）

（九）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（十）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批復。（即使是向有關主管部門“請求”批復，也不得用“請示”）

（十一）會議記要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第七條 公文一般由發(fā)文機關、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)時間等部份組成。

（一）發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主辦機關應當排列在前。（文號應編主辦機關的文號）

（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內?！敖^密”、“機密”公文應當標明份數序號。

（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標注在首頁右角上，有秘級時，收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內，標明“特急”、“加級”、“平級”。

（四）發(fā)文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位于發(fā)文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內。聯合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。

（五）上報公文，應當標明簽發(fā)人姓名，一般標注在發(fā)文字號右側。聯合上報的簽發(fā)人姓名上下排列，排列順序與發(fā)文機關一致。

（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內容，一般應當標明發(fā)文機關，并準確標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉公文，標題應當避免使用重復用語。

（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規(guī)范化簡稱，位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角注明主件發(fā)文字號。

（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯合行文，聯合發(fā)文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發(fā)文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發(fā)文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。

（十）成文時間以領導人簽發(fā)日期為準，聯合行文以最后簽發(fā)領導人的簽發(fā)時期為準；電報以發(fā)出日期為準。

（十一）文件應當標注主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞，主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。

（十二）公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發(fā)機關和印發(fā)時間之上。

第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。

公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文采用國際標準A4型（297×210）。左側裝釘。

第四章 行文規(guī)則

第九條

上行文：向省人民政府、省人大、省政協、國家交通部報告、請示工作。根據工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。

平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答復請示事項。本局各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權范圍內向不相隸屬單位行文。

第十條 各行業(yè)管理局和二級單位在職權范圍內可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。

第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業(yè)單位聯合行文。

第十二條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。

第十三條 報告中不得夾帶請示事項。

第五章 收文辦理

第十四條 收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十五條 收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。

第十六條 文件分發(fā)應當根據文件確定的發(fā)送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發(fā)，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。

第十七條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

第十八條 承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。

第十九條 擬草公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。

（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發(fā)文字號。日期應當寫具體年月日。

（四）轉發(fā)公文應當轉發(fā)文件的責任者和公文標題。

（五）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結構層次不宜過多。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準確、規(guī)范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

（八）二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經領導人簽署上報。（并附報文稿磁盤）

第二十條 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十一條 公文本機關領導人簽發(fā)。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發(fā)；經授權，有的公文可以由辦公室主任簽發(fā)。

第二十二條 審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要注明時間。

第二十三條 草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。

第二十四條 公文送領導人簽發(fā)之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關規(guī)定，是否和有關部門協商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規(guī)定。

第二十五條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經廳領導人或辦公室主任批準，可以翻印、復印，翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復，明電密電混用。

第二十六條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。

第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發(fā)室應將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發(fā)送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發(fā)室應提供復制件。如轉發(fā)公文，應將該公文送至辦文處室，并注明公文去向。

第二十八條 廳辦公室應當根據來文內容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者發(fā)送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

除特殊情況外，廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。

第二十九條 對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。

第三十條 經廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發(fā)室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。

第三十一條 各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳辦公室并說明理由。

第三十二條 送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。

第三十三條 公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。

第六章 發(fā)文處理

第三十四條 凡以本廳名義和廳辦公室名義制發(fā)的公文筆調，首頁均應用《湖南省交通廳發(fā)文稿紙》。文稿制作后，由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發(fā)。

第三十五條 行文應確有必要，注重實效，控制數量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發(fā)具體措施的表態(tài)性或照抄照搬的公文。

第三十六條 送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精煉，用語規(guī)范，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。

第三十七條 廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是：

（一）報批程序是否符合規(guī)定；

（二）是否確需行文；

（三）內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現行文意圖，并同現行有關公文相銜接；

（四）涉及有關部門業(yè)務的事項是否經過協商并取得一致意見，履行了會簽手續(xù)；

（五）所提措施和辦法是否切實可行；

（六）人名、地名、時間、數字、引文、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種、公文格式是否符合有關規(guī)定。

核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感，認真學習黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業(yè)務，熟練掌握文秘常識，一絲不茍，嚴格把關，防止失誤和疏漏。

第三十八條 對確無必要行文的公文文稿，應提出不予行文的建議并說明情況，報分管廳領導審定。經領導批準不予行文的，應終止核稿。

第三十九條 文稿如需作較大修改，應與起草單位協商或請其修改。

第四十條 文稿由辦公室核稿后，應送分管廳領導審閱并簽發(fā)，最后送機要室編寫文號。

轉發(fā)文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發(fā)，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統對口業(yè)務部門發(fā)函，一般由處室、部門負責人簽發(fā)，重要的經主管廳領導同意后簽發(fā)。

第四十一條 凡與外單位聯合行文的，應由其他單位簽發(fā)后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關處室（部門）提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業(yè)務為主的，編我廳文號；業(yè)務以其他單位為主的，由其他單位編文號。

第四十二條 文稿印發(fā)后，應將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。

第四十三條 凡本廳產生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文處室（部門）到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發(fā)室（送）寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。

文 印 事 務

第四十四條 廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業(yè)務性材料、簡報等，應由各處室、部門自行打印好后，交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料，須經廳辦公室負責人同意。

第四十五條 打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務，需印件應先送廳辦公室，由廳辦公室核定印制數量，統籌安排后，交打字室、復印室印制。催印或發(fā)現印制數量、質量上的問題，各處室、部門亦應告知辦公室處理，一般不直接同打字室、復印室聯系。

第四十六條 打字室、復印室應熱情為機關服務，準確熟練地掌握和使用公文排印標準，努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下，對緊急或重要公文應在規(guī)定的時間內打印完畢。送印件集中時，應按照輕重緩急，抓緊處理。

第四十七條 復印室應堅持定時開機復印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件經辦公室負責人同意，隨到隨印。

第四十八條 厲行節(jié)約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料，打字室、復印室應杜絕浪費，熟練掌握速印、復印技巧，嚴格按核定數量印制公文。

第四十九條 廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。

第三篇：公文處理制度

公文處理制度

為保證公文處理的規(guī)范性、時效性、保密性，提高公文質效，嚴格運轉程序，特制訂如下制度。

一、上級文件傳遞制度

1、凡省委、省委辦公廳、黃岡市委、市委辦公室及上級部門主送市委、市委辦公室的文件、電報、函件、資料（以下簡稱“上級來文”），均由文書科處理。收文后農件清點登記，對需傳閱、辦理的上級來文，應附上公文處理簽，認真填寫有關欄目，特別要寫明收文時間和緊急程序，準確擬出傳閱及初步處理意見，送分管領導閱批后，按閱批意見做好送閱等續(xù)辦工作，確保上級來文辦理的時效性。

2、對上級（包括軍分區(qū)）文件，應及時發(fā)市政府辦一份，及時送閱。并嚴格按有關規(guī)定控制閱文對象，既不漏傳，又不隨意擴大閱文范圍。

3、對省委與省政府、省委辦公廳與省政府辦公廳、黃岡市委與市政府、黃岡市委辦公室與市政府辦公室聯合下發(fā)的傳真電報，市委辦和市政府辦各持一份，分頭辦理。

4、對轉發(fā)性上級來文，合理擬定分發(fā)意見，送請分管領導閱批后，按批辦意見在公文交換中心統一分發(fā)并辦理登記手續(xù)。

5、省委、省委辦公廳、黃岡市委、市委辦公室及兩級領導轉來的督查件，簽收后及時辦理移交登記手續(xù)，轉市委督查室辦理。省委、省委辦公廳及黃岡市委、市委辦公室領導轉來的批示件，簽收后必須將來文單位、公文標題、收文日期、份數、密級、緊急程序等逐一填寫清楚，附上公文處理簽，送請分管領導閱批，并按閱批意見送相關領導閱示（轉辦）。

6、辦理上級閱件按以下程序運行：接收（接收機要局、郵政局傳遞的主送市委、市委辦公室的上級函件、傳真、電報應逐件清點，并辦理簽字手續(xù)）。登記（對收文的編號、收文時間、來文單位、來文字號、標題、密級、緩急程度、份數、分送范圍等逐項進行登記）。分送（根據閱件的級別和內容確定文件的分送范圍；在文件份數允許的情況下，主要領導每人一份；對份數少，又不便復印的文件，采取傳閱的方式）。送批（填寫公文辦理傳閱單后，送分管領導閱批）。傳閱（根據批辦意見送閱，一般先送主要領導，依次傳下去）。歸檔（適時將傳閱完的文件收回歸檔）。

7、辦理上級辦件按以下程序運行：接收（接收機要局、郵政局傳遞的主送市委、市委辦公室的上級函件、傳真、電報應逐件清點，并辦理簽字手續(xù)）。登記（對來文的編號、收文時間、來文單位、來文字號、標題、密級、緩急程度、份數、分送范圍等逐項進行登記）。擬辦（根據辦件內容擬定送閱對象和承辦單位）。送批（填寫公文辦理傳閱單后，送分管領導閱批）。傳閱（按批辦意見送閱。一般先送分管書記、辦公室主任，后送其他相關領導；綜合性、全局性的先送主要領導；需要急辦的先送分管領導，再送主要領導）轉辦（根據領導批示、批閱意見轉相關單位辦理）。催辦（及時回收辦畢公文，按檔案整理要求及時歸檔）。

二、本級來件辦理制度

1、凡鎮(zhèn)處和市直部門的來文、來電、來函，本級領導的批示（除督辦件外），本級領導交辦的其他公文的處理，均由秘書科辦理。

2、對各鎮(zhèn)處黨委、市直各部門上報市委或市委辦公室的公文（含傳真電報），外地有關單位來文、來電、秘書科逐件登記，送辦公室相關副主任提出擬辦意見后。再送相關領導會簽或審批。確定提交書記辦公會或常委會討論決定的，統一由秘書科匯總。

3、對必須處理的公文、電函等，要實行催辦，一般件3天催辦一次，急件隨時催辦，提高公文運轉時效。對重要緊急來文、來電，要在1小時內送辦公室和市委領導閱處。對所有來件的辦理結果必須及時向來件單位回復，并做好辦畢后的歸檔工作。

4、嚴格按照密級文件的管理辦法，辦理同級領導的批示件。對領導批示件不得擅自超范圍傳遞、擴散，未經領導同意不得擅自復印領導批示件。領導批示件辦理完畢后，應按程序及時清退、立卷、歸檔。

5、收文辦理按以下程序運行：受理（確定來文是否受理，對不規(guī)范的來文一般不予受理）。登記（對來文的編號、單位、時間、文號、標題、密級等進行登記）。擬辦（填制公文處理單，提出擬辦意見）。送批（送分管領導審核）。傳閱（按擬辦意見進行傳閱）。處理（按來文內容和領導批示意見進行分類處理，屬閱知型的文件直接歸檔存查；需要發(fā)文的文件轉入發(fā)文程序；屬辦理型的文件按領導批示意見辦理，并及時與承辦單位聯系辦理情況，辦理完畢后回復領導）。歸檔（回收辦畢公文，進行歸檔處理）。

三、本級發(fā)文管理制度

1、凡市委文件（市委、市政府文件），市委辦公室文件（兩辦文件），常委會議記錄、紀要、專題會議紀要等，由秘書科擬稿、審核、送簽、登記，由文書科擬定文號、審核文種、印制、分發(fā)。

2、公文的起草、審核、制發(fā)應嚴格執(zhí)行公文處理條例的有關規(guī)定，做到規(guī)范化、制度化、科學化。

3、嚴格控制發(fā)文范圍。對中央、省委和黃岡市委已公開發(fā)表或已發(fā)至鄉(xiāng)局級的文件不再印發(fā)；大眾傳媒已經公布的不再印發(fā)；上級已經有明文規(guī)定的不再印發(fā)；開會作了布置的不再印發(fā)；能以電話通知、口頭傳達、傳真、電報等形式下發(fā)的不再印發(fā)。

4、減少《武辦通報》發(fā)文。對時限性強，且不屬全市全局性的重要工作的領導講放三律由會議承辦單位自行印發(fā)“白頭”講話稿，對全局性的重要工作的講話，需印發(fā)《武辦通報》，須報經辦公室分管的副主任簽發(fā)。

5、嚴格控制轉發(fā)文件。屬于部門職權范圍的事項需要發(fā)文的，一般由部門發(fā)文或者幾個部門聯合發(fā)文；市直部門需要上報或轉發(fā)上級部門文件的，由部門發(fā)文；確需市委、市政府或兩辦轉發(fā)的文件，要嚴格審核，經主要領導審簽后印發(fā)。

6、嚴格控制黨政聯合行文。屬于政府職能范圍的事項，原則上不聯合發(fā)文。

7、市直部門要求以市委或市委辦名義發(fā)文的，由部門起草，代擬稿送秘書科初審。對代擬稿未以部門正式文件上報，或未經單位負責人簽署意見的不辦理；需發(fā)附件但附件不完整或不適宜的不辦理；內容涉及多個部門，部門意見不全或有關問題協商不一致的不辦理；不符合上報文件格式要求的不辦理；不按程序運作、公文倒流的不辦理。

8、認真做好同級公文的審核把關工作。對公文的審核，重點要把握是否應該發(fā)文，是否符合國家的法律、法規(guī)、政策及有關規(guī)定，是否與此前文件、相關文件發(fā)生沖突，是否符合文種使用、公文格式、呈批程序等有關規(guī)定，凡不符合上述規(guī)定的公文均不得送領導審簽。

9、嚴格公文簽發(fā)權限。凡屬市委文件及常委會議紀要，須經市委書記或市委書記委托副書記、秘書長簽發(fā)后，方可付印。凡屬市委辦公室文件須經辦公室主任簽發(fā)后，方可付印。其它公文須經相關領導審簽后，方可付印。

10、堅持聯合行文會簽程序。市委、市政府聯合發(fā)文，由市政府辦主辦的，須先由市政府主要領導審簽，再送市委主要領導簽發(fā)；由市委辦主辦的，先由市委主要領導審簽，再送市政府主要領導審簽。市委辦公室、市政府辦公室聯合發(fā)文，按上述順序分別由政府辦主任、市委辦主任簽發(fā)。

11、提高公文印制質量。對經領導審核、簽發(fā)的以市委、市委辦名義形成的文稿及領導講話文稿等，秘書科要及時向文書科移交。文書科對秘書科轉來的以市委、市委辦名義形成的公文定稿進行復核，看領導審核、簽發(fā)手續(xù)是否完備，看定稿格式是否符合《條例》規(guī)定。對未經秘書科辦理或審核、簽發(fā)手續(xù)不完備的文稿，文書科一般不予登記、編號。對緊急公文應在公文定稿上注明緊急程序，便于合理安排印制。

12、對秘書科移交的規(guī)范公文定稿，文書科應及時分類登記、編號，準確確定公文主題詞和文件印制份數，交文印室打印。領導交辦的緊急公文隨印隨發(fā)，一般公文自接收登記之日起3日內發(fā)出，特殊情況最遲5月內發(fā)出。

13、嚴格公文校對。對經領導審核、簽當定稿的公文要忠于原稿，不隨意改動；遇有疑問，應及時與審核人或起草公文的相關科室會商。

14、規(guī)范公文分發(fā)。嚴格執(zhí)行《中國共產黨機關公文處理條例》，堅持“黨的機關公文一律只發(fā)組織，不發(fā)個人”的原則。凡套用市委及市委辦公室“紅頭”且編有發(fā)文字號的正式公文一律通過公文交換中心分發(fā)至各有關單位，不在會上發(fā)給個人。

15、對市委、市委辦公室向省委、省委辦公廳、黃岡市委、市委辦公室報送的文件，應規(guī)范行文格式，加蓋印章，嚴格按《條例》和省委辦公廳廳函[1989]102號文件要求辦理。

16、公文辦理完畢后，應根據有關規(guī)定，及時將公文的定稿、正本和有關材料整理立卷、歸檔。市委全會、市委工作會議及市委辦公室召開的會議結束后，以文書科為主，秘書科、綜合科等相關科室積極配合，將各科室經手辦理的會議材料收集齊全，移交文書科歸檔。聯合辦理的公文，主辦單位應將原件立卷。

17、在公文辦理過程中要注意保密，特別要注意省軍級文件，“三密”文件、請示、報告、匯報材料、接待活動方案及辦公室有關內部事項的保密。辦公室各科室應明確專人負責密級公文和內部資料的管理，密級公文應存放在帶鎖的柜或抽屜里。

18、發(fā)文辦理按以下程序運行：受理（秘書科確定發(fā)文類型）。登記（對來文的文種、文號、標題、時間、密級等進行登記）。擬辦（對文件的標題、文字、內容進行審核，提出擬辦意見，填制發(fā)文辦理單）。核稿（送分管領導核稿，重點在政治觀點、政策條文上把關，必要時與相關部門討論、審核）。會簽（按批辦意見送審、送簽）。復核（送文書科復核審簽手續(xù)及文種、格式）。編號（按不同文種編號、確定印數）。印制（確保印刷校對質量和出廠時間）。分發(fā)（填寫發(fā)文通知單，送公文交換中心分發(fā)）。

四、公文保密管理制度

1、公文保密的基本要求。市委辦公室各科室都應本著“方便工作，利于保密”的原則，按照“準確、及時、安全、保密”的基本要求，管理好密級文件，做到不失泄密、不積壓、不漏傳、不誤事。文書科在公文保密工作中負有牽頭、把關之責。對出現失密、泄密事故的，要追究當事人責任，產生嚴重后果的要給予紀律處分。

2、加強對省軍級文件和密傳電報等傳閱文件的保密管理。送給領導傳閱的公文，文書科應做好送閱登記，同時提醒領導秘書注意閱讀文件的時限要求，督促領導對急件、密件隨送隨閱，并做到閱后簽名及時退還。特別是省軍級文件，應做到當天送閱當天收回，專人管理，專柜存放，不外借、不復印、不橫傳，不隨意擴大閱讀范圍。密傳電報和其它傳閱文件，由文書科按分管領導的批辦意見傳閱、辦理、歸檔，于翌年3月底以前收回發(fā)出的密傳電報和其它傳閱文件，酌情存檔或集中銷毀。

3、加強對領導文件的保密管理。發(fā)給市委書記的“三密”文件，由文書科負責及時逐份登記，領導同志的秘書到文書科辦理簽收手續(xù)，一般每周1—2次。領導秘書應加強對公文特別是上級密件的保密管理，注意提醒領導，不攜帶密件出差，密件應存放在符合保密要求的文件柜內。發(fā)給領導的“三密”文件，由領導秘書負責于翌年3月底以前依據“發(fā)文簽收登記簿”向文書科清退。

4、加強對辦公室內部各科室文件、資料的保密管理。各科室應明確一人負責，及時到文書科領取有關公文。要加強密級公文、密傳電報、領導批件和內容資料的保密管理，密件應存放在符合保密要求的文件柜內，翌年3月底以前將密件和不需留用的公文向文書科清退，并辦理注銷手續(xù)。

5、嚴格控制密件的翻印、復制。近有關規(guī)定，所有中央文件和中央負責同志的內部講話稿、省級、黃岡市級絕密文件、密碼電報一律不得翻印、復制；省委、省委辦公廳及黃岡市委、市委辦公室文件須經辦公室主要領導批準，并辦理準印證后方可在保密局定點單位復印，復印件同正式文件一樣保管。

6、加強對計算機的保密管理。辦公室所有計算機均應嚴格執(zhí)行《計算機信息系統保密管理暫行規(guī)定》，凡與機要保密信息網聯接的單機，不得聯通因特網。各科室計算機應采取訪問控制、數據保護和系統安全保密監(jiān)控等管理技術，存儲有未采取安全保密措施的數據庫的單機，不得聯網。計算機信息網絡要實行嚴格的主管領導安全責任制的和追究制。

7、嚴格密件銷毀的管理。對清退回收不須留存的上公文集中送保密部門指定造紙廠銷毀，嚴格按有關保密要求履行監(jiān)銷手續(xù)，做到專車專人運送，全程監(jiān)督銷毀。各科室和所有文件、材料、資料、報紙等，一律送文書科回收，嚴禁擅自按廢舊報刊出售，由此而發(fā)生失密、泄密事故的，按保密紀律查處。

五、印信管理制度

1、市委、市委辦公室的印信（以下簡稱印信），實行專人管理，專柜存放。/

2、使用印信必須經領導同志批準。使用市委的印信必須由市委書記批準。使用市委辦公室的印信必須由市委辦公室主任批準。

3、打印制發(fā)的市委、市委辦公室文件，可憑領導同志簽批意見為依據用印。有固定版頭發(fā)文字號且印刷份數在100份以上的公文不加蓋印章。

4，使用印信必須進行登記，長期保存，以備查考。

5、因工作需需，須帶加蓋印章的空白介紹信的，一般控制在2份之內，外出未用或未用完的，要如數退回文書科。

6、印章只限于辦公室內使用，不得帶出機關。使用時不得離人，用畢后及時鎖入保險柜。下班時應對保險柜進行檢查，做到安全保密。

7、套印市委、市委辦公室的印模時，應由專人負責，印畢后及時收回。

一、辦文程序和標準

（一）目的

通過制訂公文辦理標準，規(guī)范辦文、發(fā)文程序，提高辦文、發(fā)文的效率和質量。

（二）適用范圍

1.xx某地安全生產監(jiān)督管理局（以下簡稱某地安監(jiān)局）：

（1）各生產經營單位的請示、報告件的處理。

（2）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。

（3）某地安監(jiān)局業(yè)務范圍內文件的制發(fā)。

（4）其他文件的辦理。

2.xx某地安全生產委員會辦公室（以下簡稱某地安委辦）

（1）各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府，某地直各辦、局，各生產經營單位的請示、報告件的處理。

（2）上級來文、批示及平級、不相隸屬單位來函的處理。

（3）辦公室業(yè)務范圍內文件的制發(fā)。

（4）其他文件的辦理。

（三）職責

1、某地安監(jiān)局局長（某地安委辦主任）對公文辦理工作負總責，副局長協助分管。

2、各有關股室負責來文的辦理及相關公文的起草和審核。

3、人秘股負責文件的印發(fā)及跟蹤落實領導簽發(fā)文件的辦理情況。

（四）公文辦理要素

1、收文要素

收文登記、簽收、評審、擬辦、會辦或法核、領導簽批、辦復或擬文、存檔。

2、發(fā)文要素

擬稿、核稿、審稿、簽發(fā)、校核、印發(fā)、存檔。

（五）收文辦理程序和標準

1、收文登記：人秘股為接文股室，其他股室和分管領導原則上不直接受文，單位直接送達的要轉人秘股登記。人秘股要指定專人對所有來文做好登記，做到不遺漏、不缺件；文件登記要按順序分類編號；人秘股收到來文后，要審核來文是否符合公文規(guī)范；對不符合規(guī)范的公文，直接送達的，應當面告知送達人修改完善后重報，通過郵寄、收發(fā)渠道送達的，一日內辦理退文手續(xù)。經審評符合公文要求的來文，填寫公文處理箋后，統一送分管領導辦理。收文登記工作要在收文后一個工作日內完成。急件、特急件隨到隨送、隨批隨辦。

2、擬辦：人秘股股長按有關規(guī)定提出擬辦意見。來文所附資料不全的，督促來文單位限期補送；涉密公文、重要緊急公文，按有關規(guī)定提出確定密級、緊急程度的意見。該項工作一般在一個工作日內完成，需來文單位補送材料的，辦理時間順延。

（1）擬辦意見應以國家法律為依據，體現依法行政。

（2）擬辦意見要字跡清楚，觀點明確，具有積極的建議性和較強的可操作性。

（3）落款應簽署姓名和時間。

3、會辦或法核：需征求部門意見的，分送相關部門，人秘股負責催辦，限期辦結，注明逾期視為同意；涉及法律法規(guī)性內容，需進行會辦或法核。會辦或法核工作要在3-4個工作日內完成。

4、領導簽批：局長（主任）或分管副局長根據擬辦意見，在規(guī)定時間內作出批示。各層級簽批均要在1個工作日內完成，并簽署審核人姓名和時間。如分管領導不能直接批示，可電話請示，事后補批。

5、辦復或擬文：對領導的批示件，承辦股室要指定專人盡快落實，做好股與股之間、各股與部門之間文件的移交登記簽收，以便查找文件去向，確保文件不丟失、不遺漏。人秘股要按時督促檢查領導批示件的落實情況，及時反饋信息，確保領導簽批的文件件件有落。

（1）需提交局長（主任）辦公會議研究確定的簽批件，在領導簽批后，由人秘股收集，按辦會程序控制。

（2）需發(fā)文的簽批件，各相關股室要盡快擬文下發(fā)。該項工作要在領導簽批后2個工作日內完成。

（3）需送有關部門辦理的事項，要盡快通知有關部門辦理；領導已作明確批示，可不發(fā)文的，由人秘股將領導批示連同來文復印，轉送有關部門或單位。該項工作要在1個工作日內完成。

6、存檔：已經辦結的來文，要將原件及相關資料存檔。

（六）發(fā)文辦理程序和標準

1、擬稿：擬稿工作由相關業(yè)務股室負責；文稿形成后，應將附件、會簽件、依據材料等附于文稿后，完整反映成文過程；擬稿完畢后，簽署擬稿人姓名和日期。擬稿工作原則上要在1個工作日內完成，最長不能超過5個工作日。

2、核稿：業(yè)務股室將草擬的文稿送綜合股核稿，核稿如發(fā)現問題，由綜合股提出處理意見或建議，由主辦股室補充、修改。核稿完畢后，應簽署核稿人姓名和日期。核稿工作要在1個工作日內完成。

3、審稿：綜合股核稿后，將文稿送人秘股股長審核。人秘股股長審核后，視具體情況呈有關領導審核、簽發(fā)。審稿完畢后，應簽署審稿人姓名和日期。審核工作要在1個工作日內完成。

4、簽發(fā)：審稿后，由人秘股將文稿送局領導簽發(fā)，簽發(fā)工作原則上要在1個工作日內完成。如領導出差，以電話請示，事后補簽。

（1）以xx某地安全生產監(jiān)督管理局名義行文的，由人秘股負責呈局長、分管副局長簽發(fā)。內容重要、涉及面廣的，應由局長簽發(fā)。除特殊情況外，局長、副局長不簽發(fā)未經核稿、審稿的公文。

（2）以xx某地安全生產委員會辦公室名義發(fā)文的，由人秘股負責送辦公室主任簽發(fā)。

簽發(fā)人應簽署明確意見，并簽署姓名和日期。其他審批人圈閱，應視為同意。

5、校核：

（1）經簽發(fā)的公文，由人秘股編文號，并負責體例等方面校核。

（2）經校核的公文，由人秘股出公文校樣，才能付??；校對人員應對公文進行全面校對，包括文種、格式、文號、文字、標點符號、發(fā)文范圍等，如發(fā)現問題，應作技術處理。校對人員欲對公文內容作更改的，應報請審稿人、簽發(fā)人同意。校對完畢后，應簽署校對人姓名和日期。(勵志天下 www.lizhi123.net)

6、印發(fā)：公文清樣，經人秘股檢閱無誤后方可付印，蓋印后按要求裝訂、分發(fā)。

7、存檔：公文印發(fā)后，要將文件原稿、簽發(fā)件及正式文件3份存檔，承辦股室存1份。

二、會務辦理程序和標準

(一)目的

通過對會議進行有效控制，規(guī)范會議程序，提高會議組織的效率和質量，保證會議順利召開。

(二)適用范圍

適用于某地安監(jiān)局或某地安領辦負責的各類會議。

(三)職責

1、局長（主任）、副局長、人秘股股長負責組織召開相應會議。

2、各股室負責相應會議的材料準備、會議通知等會務工作；

3、人秘股負責全某地綜合性大型會議會場布置及會務后勤工作，相關業(yè)務股室協助做好會場布置。

（四）辦會要素：會議確定、會議通知、材料準備、會場布置、會議記錄、會議紀要、會議材料存檔。

(五)工作程序

1、會議確定：根據領導的工作需求，確定會議召開的時間、地點、會議范圍、主報告人、發(fā)言人、主持人和參會人員。

2、會議通知：人秘股根據既定的會議事項，落實會議室，草擬會議通知。會議通知一般包括會議時間、地點、參會人員、會議內容、會議要求及聯系人等，會議通知由人秘股負責，相關股室配合并做好通知記錄，負責落實參會人員名單。

3、材料準備。會議材料由人秘股準備，會議材料應緊扣會議主題，體現并確保會議能達到預期效果。會議材料一般包括領導講話稿、主持詞、會議議程、會議需研究的議題等。會議材料應于會前呈相關領導審定。

4、會場布置。會場布置由人秘股負責，有關部門或股室協調做好，會場形式應根據不同會議而定，一般情況下，會場布置應包括會標(橫幅)設置、主席臺設置、座位放置、臺卡擺放、音響安置、鮮花擺設等。后勤服務主要是茶水供應。會場布置和服務有特殊要求的按特殊要求準備。

5、會議記錄。會議入場時參會人員應簽到。會議簽到工作由人秘股負責，其他相關股室協助；會議期間應指定專人負責做好會議記錄。會議記錄人員應具有良好的文字功底和邏輯思維能力，能獨立記錄并具有較強的匯總概括能力。會議記錄應完整、準確，充分記錄會議的主要精神，字跡清楚可辨。

6、會議紀要。會議結束后，必要時要形成會議紀要。參會記錄人員應在1個工作日內草擬會議紀要，經股室負責人審核和人秘股核稿后，報分管領導審核，由會議主持人簽發(fā)。會議紀要應充分體現會議精神，并具有較強的可操作性。

7、存檔。會議結束后，人秘股要將會議通知、會議記錄、會議簽到表等相關材料，在3個工作日內整理并存檔。

三、事務辦理的程序和標準

(一)目的

通過對領導交辦事項及其它一般事務的辦理過程進行有效控制，規(guī)范辦事程序，提高辦事效率，把領導工作意圖落到實處。

(二)適用范圍

適用于某地安委辦、安監(jiān)局事務及領導交辦的各項事務。

(三)職責

1、某地安委辦主任（人秘股股長）負責辦理某地安委會主任、副主任（局長、副局長）及其他上級領導交辦的各項事務，并負責組織實施。

2、各股室負責辦理某地安委辦領導（局領導）及人秘股交辦的各項事務。

3、各業(yè)務股除辦理領導交辦的事務外，還要督促檢查落實相關事務的辦理情況。

(四)事務辦理工作要素：

交辦、記錄、辦理及反饋、催辦、結果、存檔。

(五)工作程序

1、交辦：某地安委辦領導（局領導）和人秘股發(fā)出辦理事務的指令。

2、記錄：接到辦事指令后，相關股室做好記錄，記錄應包括領導交辦事務的時間、地點、內容、辦理時限、要求等。

3、辦理及反饋：承辦人員要按及時快捷的原則，抓緊辦理交辦事項。承辦過程中遇到特殊問題，需要領導協調的，應及時向領導匯報。在辦理過程中要適時向領導反饋辦理進展情況。

4、催辦：轉由有關部門或單位辦理的事務，主辦股室要負責督辦和催辦，在規(guī)定的時限內完成交辦事務。

5、結果：按時、按質、按量地完成領導交辦的事項，做到事事有結果。事務辦結后，承辦股室及承辦人員要及時向交辦事務的領導匯報，必要時形成匯報材料。

6、存檔：領導交辦事務辦理過程中，如形成文字材料的，要把相關材料在3個工作日內整理并存檔。

第四篇：公文處理制度

第一章 總則

第一條 為使**公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，保證公文的嚴肅性，結合集團公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 本制度適用范圍為公司及分公司、全資子公司、控股子公司；參股子公司參照本制度執(zhí)行。

第二章 公文的定義和種類 第一節(jié) 公文的定義

第三條 公文是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。公文是傳達黨和國家的方針政策、發(fā)布和執(zhí)行企業(yè)規(guī)章制度、請示和答復問題、指導和布置及商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。公文處理工作應做到及時、準確、安全，執(zhí)行有關保密管理規(guī)定，嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司管理制度。

（一）外來公文—指政府部門、行業(yè)協會、上級單位等外企事業(yè)單位（轉）發(fā)給公司的公文。

（二）內部公文—指在公司內部使用的公文，包括公司下發(fā)的或

公文處理制度

下屬分公司下發(fā)的規(guī)章制度、計劃總結、報告、會議紀要、通知、通告、通報、任命、決定和階段性規(guī)定等等。

（三）上行文—是指**公司，或各下屬分公司/各職能中心向**，報送的請求指示、匯報工作、反映情況、答復詢問等所用的公文，文種有“請示、報告”。

（四）下行文—是指**公司，或**公司向各下屬分公司/各職能中心下發(fā)的文件，文種有“通知、通報、決定、批復”等。

（五）平行文—是指外部平級單位，或公司內部各部門間聯系業(yè)務或往來活動的知照性文件，文種有“函”。

第二節(jié) 公文的種類

第四條 公文種類主要有規(guī)定、決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、意見、會議紀要等。

（一）規(guī)定：為處理某種事項、開展某種工作而提出的要求、規(guī)范。

（二）決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或撤銷下級部門不適當的決定事項。

（三）決議：適用于經董事會、總裁辦公會、總經理辦公會等重要會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項。

（四）通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

（五）通知：適用于批轉各部門的公文，轉發(fā)政府機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求各部門辦理、周知或執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。

公文處理制度

（六）通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

（七）報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（八）請示：適用于向上級單位請示或批準的事項。請示和報告要分開，請示問題應做到一文一事，報告中不得帶請示問題。

（九）批復：適用于答復下級單位請示的事項。

（十）意見：適用于對重要問題提出建議和處理辦法。

（十一）函：適用于不相隸屬部門或單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十二）會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文的管理職責

第五條 公文管理是指公司行政公文管理。具體包括：公司下發(fā)的公文；各下屬分公司上報或下發(fā)的公文；公司各職能中心上報或下發(fā)的公文；公司及各下屬分公司對外（包括政府機關、其他事業(yè)單位）往來公文等。

第六條 公司總裁辦是公司公文處理的管理部門。負責指導各職能中心和各下屬分公司的公文處理工作。同時負責建立健全公司公文管理制度，負責制度的制定、修改與實施。

（一）公司總裁辦負責接收和處理公司層面的外來文件，接收和處理公司內部各職能中心和下屬分公司對領導的請示、報告，負責處理以公司名義上報、下發(fā)的公文文件。

（二）公司各職能中心負責接收和處理對口相關領域的外來文件，公文處理制度

負責處理以各職能中心名義上報、下發(fā)的公文文件。

（三）公司各下屬分公司總經辦負責屬地地方政府相關職能部門的外來文件，負責接收、處理、宣貫和落實公司轉發(fā)的外來文件和公司下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報等文件；負責處理以分公司名義上報、下發(fā)的公文文件。

（四）各職能中心和下屬分公司根據業(yè)務需要，設置專職或兼職行政文員，負責各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進落實和編號保管存檔等工作。

第四章 公文格式

第七條 公文一般由版頭、秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數等部分組成。

（一）版頭發(fā)文單位全稱用套紅大字居中印在公文首頁上部。

（二）發(fā)文字號由發(fā)文單位代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成，標注于版頭下方居中。聯合發(fā)文一般只標明主辦單位的發(fā)文字號（公司、各職能中心和下屬分公司發(fā)文代字規(guī)范見附件一）。公文應在發(fā)文字號右側標注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標注簽發(fā)人姓名，發(fā)文字號的標注放在左側。

（三）標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。標題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不使用標點符合。

（四）主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應為全稱或規(guī)范化簡稱、統稱，公文處理制度

排列順序力求相對統—。向上請示、報告公文，一般只有一個主送單位，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他單位，可用抄送形式。

（五）正文正文是公文主體部分。要求情況確實、觀點明確、文字精煉。正文起于主送機關名稱下一行，字體采用4號仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當空白，上頁邊距為2厘米，下頁邊距為2.6厘米，左、右頁邊距各為2.7厘米。

（六）附件對正文具有補充、說明性的附加文字材料，應當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文日期之前注明附件順序和名稱。附件順序使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。

（七）發(fā)文單位標注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印章。

（八）成文日期一般署會議通過或者領導人簽發(fā)日期，聯合行文署最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)日期。會議紀要以會議通過日期為準。成文日期使用漢字，并標明年、月、日，零寫為“０”。

（九）印章除會議紀要外，公文應當加蓋發(fā)文機關印章。用印應當上不壓正文，下壓成文日期。

（十）主題詞上報公文應當注明主題詞。標注在發(fā)文日期和印發(fā)說明之間，并按照規(guī)定標引，最多不超過五個。

（十一）印發(fā)說明公文的最后組成部分。包括印發(fā)范圍和公文印數。

公文處理制度

（十二）用紙及裝訂公文用紙采用國際標準A4紙張（長297毫米，寬210毫米）。裝訂時，公文紙右側與下邊對齊，統一在左側裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實際需要而定。

第五章 行文規(guī)則

第八條 行文原則

（一）依據隸屬關系行文：一般情況下，下級單位不得越級行文，尤其不應越級請示問題。因特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的上級單位。

（二）依據職責范圍行文：完全屬于職責范圍內的事項，可直接行文；屬于職責范圍之內，但涉及其他部門職責的事項，應與涉及部門協商一致，進行會簽。

（三）不相隸屬機關的行文規(guī)則：行文雙方的關系基本上是對等的；雙方公文效力的登記應是對等的。

（四）涉密公文的行文規(guī)則：“明來明復，密來密復”；主件和附件的秘密等級一致。

（五）上行文的行文規(guī)則：請示類公文應堅持“一文一事”制度，避免“一文數事”，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關；“報告”中不得夾帶請示事項。

（六）公司各職能部、各下屬分公司可以聯合行文。

（七）各職能中心可根據領導授權，向下屬分公司行文。

公文處理制度

（八）正式公文須以“紅頭文件”上報。如以“白頭文”形式上報，原則應提前征得收文部門的同意。

第九條 不能行文的幾種情況：

（一）不能對領導者個人行文（特別是請示、報告，不能出現 領導姓名）。

（二）各職能中心內部之間的工作往來一般不行文。

（三）個人講話一般不以正式文件的形式印發(fā)。

（四）相關部門就有關問題未協商一致時，不能各自行文。

（五）能用簡報、電話、便函等形式解決的事宜盡量不正式行 文。

第六章 公文處理 第一節(jié) 收文處理

第十條 收文處理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第十一條 簽收、登記。為保證公文辦理的準確、及時、安全和可追溯，對收到的各級公文、各類文字材料、各種信件等，須進行簽收、登記。

第十二條 分發(fā)、擬辦。

（一）總裁辦收文：首先由總裁辦主任閱簽，根據來文的內容和公司領導分工等情況，分發(fā)給相關的領導或部門。對屬于董事長、黨委書記或總裁審批權限的事項，簽發(fā)給董事長、黨委書記或總裁；對

公文處理制度

于來文內容不能明確對應領導班子成員分工的，分發(fā)給董事長或總裁確定。對于只涉及公司有關職能部門管理權限的事項，簽發(fā)給該部門負責人直接閱知并辦理。

（二）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。

（三）總經辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總經理審批。

第十三條 批辦。公司領導在批閱文件時，應簽署明確意見，并寫上姓名和審批時間。批辦完成直接退往總裁辦，不得將文件直接交給承辦部門或原報送部門。總裁辦應根據領導的批示、意見內容進行登記后，再轉送承辦部門處理。

第十四條 承辦。承辦部門收到交辦的公文后，應及時辦理，辦理結果應及時報送給本事項的主管領導，并將相關材料存檔。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的事項，應當及時將來文退還給總裁辦，并需附上說明。對內容、形式要件不齊全等不符合相關要求的公文，承辦部門可退還給總裁辦。

第十五條 催辦?？偛棉k對需要辦理公文的承辦情況要隨時進行督促檢查。緊急或重要的公文應當及時、重點催辦，一般公文應當定期催辦，做到件件有結果，并及時向有關領導反饋。

第十六條 各職能中心和下屬分公司收文辦理流程

公文處理制度

（一）職能中心收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及職能工作的交主管副總裁審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。

（二）總經辦收文：涉及公司整體工作，需要董事長、黨委書記、總裁審批的轉總裁辦，按上面程序執(zhí)行。只涉及分公司的事項，由總經理審批。參照上面的批辦、承辦、催辦程序執(zhí)行。

第二節(jié) 發(fā)文處理

第十七條 發(fā)文處理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第十八條 擬稿。非部門業(yè)務范圍的綜合性重要文件，由公司總裁辦擬稿；內容屬各職能領域業(yè)務范圍內的文件，由各職能中心擬稿；內容屬分公司職能領域和部門內部業(yè)務范圍內的文件，由各下屬分公司擬稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門擬稿。

擬稿的基本要求：

（一）要符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定；符合公司的章程及有關規(guī)定；

（二）文稿必須情況確實、觀點明確、表達準確、結構嚴謹、條理清楚、文字精煉、字詞規(guī)范、標點正確，篇幅力求剪短；

（三）公文的文種應當根據行文目的、發(fā)文公司的職權和與主送公司的行文關系確定；

（四）公文內容一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、公文處理制度

發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)日期、主頁碼等18項要素組成。

第十九條 審核。以公司名義發(fā)文的由總裁辦主任核稿；以各職能中心名義發(fā)文，由職能中心總監(jiān)核稿；以分公司名義發(fā)文，由分公司總經辦主任核稿；相關公司部門聯合行文，由主辦部門負責人或公司主管領導核稿。

核稿的重點是：

（一）是否需要行文，是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關規(guī)定，與其它有關公文有無重復或矛盾；

（二）是否完整準確地體現了發(fā)文意圖，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關公文相銜接，提出的措施和辦法是否切實可行；

（三）是否與有關部門協商，涉及其他公司或部門的問題是否協商一致；

（四）文字表達、文種使用、公文格式等是否符合公文規(guī)定的要求。

第二十條 會簽。聯合行文的公司部門應予會簽，再送有關領導簽發(fā)。

第二十一條 簽發(fā)。以公司名義行文，由董事長或總裁簽發(fā)；以公司各職能中心名義行文，由主管副總裁簽發(fā)；以董事長或總裁名義行文，由其本人簽發(fā)；以各下屬分公司名義行文，由各下屬分公司總經理簽發(fā)，特殊行文上報公司簽發(fā)。

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第二十二條 編號。以公司名義對外發(fā)文由總裁辦統一編寫發(fā)文字號；以分公司名義對外發(fā)文由分公司總經辦統一編寫發(fā)文字號。經辦公室編號后的文稿，采用A4國際標準的正式紅頭文紙印制、蓋章后發(fā)送。由相關部門保存原稿及一份正式文件，翌年交本單位檔案室存檔。

第二十三條 繕印。以公司名義行文，由公司總裁辦和各職能中心分別負責打??；以各職能中心名義行文，由各職能中心負責打??；以各下屬分公司名義行文，由該分公司總經辦負責打印。

第二十四條 用印。以公司及公司各職能中心名義行文，由公司人力中心負責蓋章；以董事長名義行文，由其本人簽章；以各分公司名義行文，由各分公司總經辦負責蓋章；同時各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴格管理。

第二十五條 發(fā)送。以公司名義行文，由公司總裁辦文員和各職能中心文員負責發(fā)送；以公司各職能中心名義行文，由各職能中心文員負責發(fā)送；以各下屬分公司名義行文，由各下屬子公司總經辦文員負責發(fā)送；對于實效性較強的如會議紀要等公文，應當及時發(fā)送并抄送相關所有參會人員。

第二十六條 督辦。公司總裁辦、各職能中心與各下屬分公司總經辦有權力和責任對文件所載內容的執(zhí)行情況予以催辦、監(jiān)督，而且有義務適時予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進展狀況以口頭或書面方式匯報上級領導，以保證有關公司、部門、人員依照指示按時、按質、按量完成任務，為下一步工作提供條件。

公文處理制度

第二十七條 備案。為使發(fā)文有備可查，公文的發(fā)送必須登記備查，所有以公司名義下發(fā)的正式公文均由各相關職能中心進行備案，以下屬分公司部門名義下發(fā)的正式公文均由分公司總經辦進行備案。

第二十八條 公文的發(fā)文流程：

（一）公司公文簽發(fā)流程：

編制（文件起草部門）→部門外會簽（可缺?。鷮徍耍ǜ髀毮苤行目偙O(jiān)/總裁辦主任）→會審（主管副總裁會審）→審批（董事長/總裁）→編號下發(fā)（總裁辦/各職能中心）→備案（總裁辦/各職能中心）。

（二）各下屬分公司總經辦公文簽發(fā)流程：

編制（文件起草部門）→部門外會簽（可缺?。鷮徍耍ǚ止究偨涋k主任）→會審（副總經理會審）→審批（總經理）→編號下發(fā)（總經辦）→備案（總經辦）。

各下屬分公司下發(fā)公文，必須同時抄報公司董事長/黨委書記/總裁/副總裁/總裁辦主任及業(yè)務相關部門，以便協辦或查考。

第二十九條 應充分利用電子信息網絡，對普發(fā)或轉發(fā)類的公文實行網上處理。在辦理過程中，各職能中心、各下屬分公司總經辦應指定專人及時登錄，確保及時收取公文。

第七章 公文的歸檔和銷毀

第三十條 公文由辦公室或專職人員統一收發(fā)、歸檔和銷毀。第三十一條 歸檔。公文辦理完畢后，應根據有關規(guī)定，及時立卷歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。各職能中心和各下屬分公司

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負責本部門文件的立卷和歸檔。公文歸檔，應根據其相互聯系、特征、、機構、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。

第三十二條 借閱。已歸檔的文件、資料為中心檔案資料，查閱時按照中心《檔案借閱制度規(guī)定》執(zhí)行。未立卷歸檔的文件材料由部門文書人員保管。查閱一般的文件、資料，由保管人員負責辦理；凡屬涉密文件、資料，須經本部門經理批準后方可查閱。

第三十三條 翻印。上級單位的公文，除絕密級和注明不得翻印的以外，經總裁辦主任/總經辦主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發(fā)范圍。公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋印章。

第三十四條 銷毀。不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀公文，應進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷、不誤銷。銷毀秘密公文，應進行登記，由二人監(jiān)銷。

第三十五條 公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。

第八章 公文的保密

第三十六條 公文處理工作須嚴格執(zhí)行公司有關保密規(guī)定，確保公司機密安全。

第三十七條 公文拆啟和傳送由專人負責，總裁辦、各職能中心、各下屬分公司總經辦指定一人負責此項工作，其他人不得私自拆啟或

公文處理制度

橫向傳遞。

第三十八條 公文的閱讀要限定范圍，除各部門主要負責人外一般只限于責任人。需傳閱的文件，應按主管領導的批示傳閱，其他人不得擅自閱讀。

第三十九條 注意公文的安全性。公文處理完之后，應即時送轉或清繳；未處理完的要放在安全的地方，不得隨處擱置；注明屬“機密”級以上的文件要妥善保管。

第四十條 各類文件的草稿和需清理的文件，應及時銷毀。第四十一條 傳送密件，送件人必須用檔案袋將文件密封后，送達收件人簽收。

第四十二條 收發(fā)者不得閱讀與自己工作無關的公司公文。

第九章 附則

第四十三條 本制度由總裁辦負責擬訂、修訂和解釋。第四十四條 本制度自發(fā)布之日起施行。

2017年8月25日

公文處理制度

第五篇：公文處理制度

公文處理制度 Document Processing

6.1 公文處理機構 Document Processing Agency

6.1.1 行政辦公室是公文處理的管理機構，負責公文處理工作。

Administrative Office, the agency of document processing management, is responsible for document processing.6.1.2 公文應由行政辦公室統一發(fā)布和歸檔。公文處理必須做到及時、準確。

Document should release and file by Administrative Office uniformly.Document Processing should be timely, accurate.6.2 公文格式 Document Format

公文格式一般由發(fā)文部門、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、正文、印章、時間等部分組成。

Document format is generally included “issue department”, “issue number”, “issuer”, “title”, “text”, “seal”, “issue time” etc.6.3 公文請示 Document Approval

6.3.1 公司各部門對外下發(fā)通知、函件等公文，須經過以下程序：

（1）由行政辦公室上報公司CEO或執(zhí)行董事批準后；

（2）由行政辦公室統一以公司的名義對外發(fā)文。

The required procedure shall be satisfied if any department want to issue a document：

（1）Submit to the Administrative Office,reported to and approved by CEO/Executive Director;

（2）Release in the name of the Company by Administrative Office.6.3.2 對內容涉及兩個以上的部門或范圍較廣的文件，行政辦公室應在公司CEO或執(zhí)行董事批準前，先送相關部門會簽。

If a document involved two or more departments, it should be countersigned by the relevant departments before it is reported to and approved by CEO/Executive Director.6.4 存檔

行政辦公室應及時將各類公文分類存檔，以便于查詢。

In order to facilitate inquiries, the Administrative Office should file the documents by category.