第一篇：公司技術(shù)文件及資料管理制度

公司技術(shù)文件及資料管理制度

第一章 總則

第一條為建立、健全公司技術(shù)文件及資料管理工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)文件及資料，充分發(fā)揮技術(shù)文件及資料在公司發(fā)展和調(diào)整中的作用，更好地為公司各部門服務(wù)。制訂本管理制度。

第二條技術(shù)文件及資料是指各部門在經(jīng)營業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

第三條把技術(shù)文件及資料工作納入公司的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中。建立資料庫保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。

第四條資料庫集中統(tǒng)一管理全公司的 技術(shù)文件及資料。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)文件及資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第二章 技術(shù)文件資料的歸檔

第五條每個(gè)品牌、每個(gè)型號、每臺設(shè)備技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料要及時(shí)移交資料庫歸檔。

第六條各部門或工作人員在移交技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員應(yīng)協(xié)助當(dāng)事人整理齊全入庫歸檔。

第七條凡需歸檔的技術(shù)文件資料，做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，電子文件齊全。嚴(yán)禁用筆和復(fù)寫紙圈劃，修改和刪除電子文件。

第八條凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。

第三章 資料室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)

第十條資料室的任務(wù)：

一、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)文件資料，維護(hù)技術(shù)文件資料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。

二、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的正確整理、立卷歸檔工作。

三、負(fù)責(zé)設(shè)備檔案資料（設(shè)備圖紙、使用說明書、機(jī)械或電器原理圖、驗(yàn)收文件等）的保管、借閱與管理工作；

第十一條技術(shù)文件資料管理人員的職責(zé)：

一、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)文件資料管理工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證工作任務(wù)的完成。

二、科學(xué)地管理全公司技術(shù)文件資料，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒

定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

四、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管、借閱、發(fā)放制度。

第四章技術(shù)文件資料的保管和借閱

第十四條資料庫應(yīng)對接收來的技術(shù)文件資料進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制電子版《技術(shù)文件資料查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五條資料庫應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。

第十六條資料庫應(yīng)做好技術(shù)文件資料的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。

第十七條技術(shù)文件資料的保密制度：

一、技術(shù)文件資料的借閱者及管理者須妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人、不得遺失。

二、非涉密人員嚴(yán)禁翻閱、查看機(jī)密技術(shù)文件資料。

三、機(jī)密技術(shù)文件資料的借閱者及管理者必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)文件資料的安全，所借資料必須當(dāng)日返還，不得過夜。不準(zhǔn)在非保密本上和U盤上摘錄機(jī)密事項(xiàng)或私抄機(jī)密技術(shù)性文件和資料內(nèi)容。

四、技術(shù)文件資料如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

五、任何人未經(jīng)允許，不得隨意開啟資料庫電腦，翻閱技術(shù)

文件資料。

六、將離崗人員需在離崗前辦理交接單，歸還資料、工具等物品，沒有交接單不準(zhǔn)離崗。

第十八條技術(shù)文件資料的借閱和傳送：

一、凡本公司工作人員，因業(yè)務(wù)需要都可借閱技術(shù)文件資料。由管理人員填寫《技術(shù)文件資料借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。電子文件未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得復(fù)制。

二、技術(shù)文件資料和各種說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出。

三、技術(shù)文件資料到期還未歸還的按丟失處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)的2倍，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙20元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。

四、借閱者應(yīng)保持技術(shù)文件資料的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、更改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)有問題或損壞而不能繼續(xù)使用時(shí)按報(bào)廢處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙10元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。

五、傳送的技術(shù)資料只能在個(gè)人QQ號和電子郵箱，未經(jīng)許

可不得轉(zhuǎn)發(fā)，下載打印。發(fā)現(xiàn)違反者按泄密處理。

第六章技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放

第十九條凡歸檔的技術(shù)文件資料，都建立電子文件。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

第二十條需加工制作的工裝類圖紙文件，都應(yīng)形成電子文件。第二十一條用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，發(fā)放制造部、分管技術(shù)員及資料室存檔。

第七章技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改

第二十四條當(dāng)文件提供部門需對技術(shù)文件資料實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)文件資料實(shí)施更改。并將修改通知保留備查。

第二十五條技術(shù)文件資料更改后，資料員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。

第八章附則

第二十七條本制度由青島愛爾節(jié)能科技有限公司制定，其解釋權(quán)與修改權(quán)歸技術(shù)研發(fā)中心所有。

第二十八條本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布之日起實(shí)施。

第二篇：公司技術(shù)文件及資料管理制度（定稿）

公司技術(shù)文件及資料管理制度

第一章 總

則

第一條 為建立、健全公司技術(shù)文件及資料管理工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)文件及資料，充分發(fā)揮技術(shù)文件及資料在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。制訂本管理制度。

第二條 技術(shù)文件及資料是指各技術(shù)部門（包括制造部）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。

第三條 技術(shù)資料的主管部門要把技術(shù)文件及資料工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。

第四條 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)文件及資料的基本原則，公司技術(shù)研發(fā)中心設(shè)立綜合資料室，并配備專職人員管理。綜合資料室集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)文件及資料。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)文件及資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第二章 技術(shù)文件資料的歸檔

第五條 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司《圖樣和技術(shù)資料管理程 序》的要求將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、袋、冊、盒），由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公司綜合資料室移交歸檔。

第六條 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按《圖樣和技術(shù)資料管理程序》的規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

第七條 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。

第八條 凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字后，向資料室移交歸檔。

第九條 凡外來、外購回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。

第三章 綜合資料室的任務(wù)和管理人員的職責(zé) 第十條 綜合資料室的任務(wù)：

一、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)文件資料，維護(hù)技術(shù)文件資料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。

二、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的正確整理、立卷歸檔工作。

三、負(fù)責(zé)設(shè)備檔案資料（設(shè)備圖紙、使用說明書、機(jī)械或電 器原理圖、驗(yàn)收文件等）的保管、借閱與管理工作；

四、負(fù)責(zé)技術(shù)檔案資料（產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程、控制計(jì)劃、技術(shù)通知、更改單、公司級技術(shù)論文及國家或行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）的保管與收發(fā)管理工作。

第十一條 技術(shù)文件資料管理人員的職責(zé)：

一、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)文件資料管理工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。

二、科學(xué)地管理全公司技術(shù)文件資料，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

四、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管、借閱、發(fā)放制度。

五、保持資料室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對破損或變質(zhì)的文件資料，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

第四章 技術(shù)文件資料的鑒定和銷毀

第十二條 資料室應(yīng)認(rèn)真做好技術(shù)文件資料的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的而無法繼續(xù)使用文件資料，需及時(shí)更新或復(fù)制，并將原文件資料報(bào)廢，報(bào)廢后的資料應(yīng)繼續(xù)保存半年備查。因修改內(nèi)容而更換的資料，原資料報(bào)廢，報(bào)廢后的資料應(yīng)繼續(xù)保存一年備查。

第十三條 凡要銷毀的技術(shù)文件資料，必須造具清冊，經(jīng)主 管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在保密室監(jiān)管人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊必須及時(shí)歸檔。

第五章 技術(shù)文件資料的保管和借閱

第十四條 資料室應(yīng)對接收來的技術(shù)文件資料進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《技術(shù)文件資料查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五條 資料室應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交技術(shù)資料的主管部門審查。主管部門根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對出現(xiàn)的問題指導(dǎo)資料員進(jìn)行整改，并對檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。

第十六條 資料室應(yīng)做好技術(shù)文件資料的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。

第十七條 技術(shù)文件資料的保密制度：

一、技術(shù)文件資料的借閱者及管理者須妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人、不得遺失。

二、非涉密人員嚴(yán)禁翻閱、查看機(jī)密技術(shù)文件資料。

三、機(jī)密技術(shù)文件資料的借閱者及管理者必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)文件資料的安全，所借資料必須當(dāng)日返還，不得過夜。不準(zhǔn)在非保密本上摘錄機(jī)密事項(xiàng)或私抄機(jī)密技術(shù)性文件和資料內(nèi)容。

四、技術(shù)文件資料如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

五、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)文件資料。

六、將離崗人員需在離崗前辦理交接單，歸還資料、工具等物品，沒有交接單不準(zhǔn)離崗。

第十八條 技術(shù)文件資料的借閱：

一、凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)文件資料。由管理人員填寫《技術(shù)文件資料借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。

二、技術(shù)文件資料和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出資料室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)資料主管部門批準(zhǔn)方能借出。

三、經(jīng)同意借出之技術(shù)文件資料檔案，每次最長時(shí)間為十五天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由資料員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還的按丟失處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)的2倍，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙20元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。對于已丟失資料日后再次出現(xiàn)在生產(chǎn)現(xiàn)場而被誤用所造成的一切后果均由原丟失人承擔(dān)。

四、借閱者應(yīng)保持技術(shù)文件資料的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)有問題或損壞而不能繼續(xù)使用時(shí)按報(bào)廢處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙10元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對檔案借閱人進(jìn)行處罰。

第六章 技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放

第十九條 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

第二十條 需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制兩套。一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

第二十一條 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份，發(fā)放制造部、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及資料室存檔。經(jīng)會(huì)簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至供應(yīng)商處。

第二十二條 用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)曬制三份，發(fā)放制造部、分管技術(shù)員及資料室存檔。第二十三條 作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及資料室存檔。

第二十四條 因工作原因，需要發(fā)放各使用場所的技術(shù)資料，應(yīng) 在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場所。未規(guī)定發(fā)放場所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》（參見《文件資料控制程序》附表），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交資料室。資料室按清單的要求發(fā)放至各使用場所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場所、發(fā)放號、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請，填寫《文件領(lǐng)用申請單》（參見《文件控制程序》附表），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。

第二十五條 發(fā)放各使用場所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到資料室換取新文件，原破壞或污損文件資料由資料室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料的按丟失處理。

第七章 技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改

第二十六條 當(dāng)文件編制部門需對技術(shù)文件資料實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對技術(shù)文件資料實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，由技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級別，并將修改通知保留備查。

第二十七條 技術(shù)文件資料更改后，資料員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場所，以保證文件的使用得到有效控制。第二十八條 為防止各使用場所的受控文件失控，各類受控技術(shù) 文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。

第八章 附 則

第二十九條 本制度由技術(shù)研發(fā)中心制定，其解釋權(quán)與修改權(quán)歸技術(shù)研發(fā)中心所有。

第三十條 本本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)，自頒布之日起實(shí)施。

山東中都機(jī)器有限公司 二〇一〇年三月二十二日

第三篇：2021年公司技術(shù)文件及資料管理制度模板

2021年公司技術(shù)文件及資料管理制度模板

一、總則及范圍

為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。

二、管理業(yè)務(wù)與分工

1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。

2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。

三、管理內(nèi)容與要求

1.技術(shù)文件的種類

（1）技術(shù)類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

（2）管理類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。

2.文件登記

（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺賬應(yīng)包括：編號、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。

（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對文件進(jìn)行分類編號并作記錄。

3.文件的歸檔及保管

技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

5.文件的修改與審批

（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。

（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計(jì)更改單》。

《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：

（a）技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

（b）更改理由；

（c）會(huì)審意見、會(huì)審簽名；

（d）設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；

（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

（3）技術(shù)文件的___與批準(zhǔn)

一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行___和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì)議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

（4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。

（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）。

第四篇：技術(shù)文件和資料管理制度

技術(shù)文件和資料管理制度

1、目的對于質(zhì)量體系要求相關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保使用的文件和資料為有效版本。

2、范圍

適用于公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的控制，包括外來文件和資料。

3、職責(zé)

3.1辦公室和技術(shù)部負(fù)責(zé)文件和資料的統(tǒng)一發(fā)放、更改、作廢、回收和歸檔的管理與控制工作，是文件和資料的主管部門。

3.2各有關(guān)部門積極配合辦公室做好文件和資料的編制、發(fā)放、修改、作廢、回收和歸檔的管理控制工作。

3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊，生產(chǎn)廠長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件。

4、程序概要

4.1文件和資料的分類和編碼

4.1.1公司文件和資料分為三層

A層：質(zhì)量手冊

B層：程序文件

C層：其它質(zhì)量文件

4.1.2辦公室和技術(shù)部負(fù)責(zé)。

4.2對文件和資料的編寫、審核、批準(zhǔn)。

4.2.1A層B層文件由公司總經(jīng)理辦公室組織編寫、質(zhì)量手冊由生

產(chǎn)廠長審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件由生產(chǎn)廠長批準(zhǔn)。

4.2.2C層文件和資料由相關(guān)部門編寫，總經(jīng)理審核，生產(chǎn)廠長批準(zhǔn)。

4.2.3各類質(zhì)量記錄、表格由質(zhì)檢部審核，生產(chǎn)廠長批準(zhǔn)。

4.3文件和資料的發(fā)放要求和控制

4.3.1確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各個(gè)場所都使用加蓋紅色“受控”印章的相關(guān)文件的有效版本。

4.3.2從使用場所及時(shí)撤出失效或作廢的文件和資料，并作出標(biāo)識，防止誤用。

4.4文件的修改、換版和作廢

4.4.1文件經(jīng)多次（5次以上）修改后，已影響使用，必須重新?lián)Q版和發(fā)布。

4.4.2因工作所需保留的作廢文件，責(zé)任部門應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識歸檔。

4.4.3A層和B層文件的修改由總經(jīng)理辦公室組織修改，C層文件由相關(guān)部門組織修改，審批按4.2.1、4.2.2執(zhí)行。若指定其他部門審批時(shí)該部門應(yīng)取得原審批部門的背景資料。

4.4.4外來文件和資料也必須由技術(shù)部進(jìn)行整理、編目和歸檔，使用和發(fā)放要經(jīng)過登記和批準(zhǔn)。

4.4.5文件和資料應(yīng)保存在適宜的環(huán)境中。

山西科興禾木佳礦山設(shè)備開發(fā)有限公司

第五篇：公司文件資料管理制度

惠州市七分妝化妝品有限公司

Huizhou Sevenic Cosmetic Co., Ltd.公司文件管理制度

1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。

2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。

3.定義：公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。

4.文件處理程序：公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。

4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法?！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)； 5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。5.4工作報(bào)告 適用于下級因?yàn)槟稠?xiàng)工作對上級進(jìn)行匯報(bào)請示的行文。5.5會(huì)議紀(jì)要 適用于公司各級會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。

5.6對外發(fā)函 適用于公司因某項(xiàng)事情對外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”；經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。

5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。5.9請示：向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。5.10批復(fù)：答復(fù)請示事項(xiàng)用“批復(fù)”。6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5CM，頁腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式； 6.2文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。

6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）等部分組成；

6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按時(shí)間順序排序。

6.5.1公司級發(fā)文 QFZ 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免類發(fā)文QFZ 人字【XXXX】XXX號 6.5.3總裁辦發(fā)文QFZ 辦字【XXXX】XXX號 6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文QFZ 財(cái)字【XXXX】XXX號 6.5.5研發(fā)部發(fā)文QFZ 研字【XXXX】XXX號 6.5.6品控部發(fā)文QFZ 質(zhì)字【XXXX】XXX號 6.5.7營銷中心發(fā)文QFZ 銷字【XXXX】XXX號

6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距?！皥?bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級，注在文件的右上角。6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。6.9具體要求： 6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容；

6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號、文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標(biāo)識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一.（一）

1、（1）

2、（1）??

或：1.1.1 1.1.1 2.2.1 2.1.1, ??

6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認(rèn)格式；

6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范；

6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。7.收文：

7.1收文一律使用《惠州市七分妝化妝品有限公司收文簿》；

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

7.3.2部門文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和 英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見附表； 8.發(fā)文：

8.1發(fā)文執(zhí)行惠州市七分妝化妝品有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文：

擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文：

擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 9.附則：

9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦； 9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)； 9.3本制度自下發(fā)之日起生效。9.4附相關(guān)支持性文件。9.4.1文件頁面格式 9.4.2文件閱辦單 9.4.3公文擬稿紙 9.4.4標(biāo)題格式

簽發(fā)：

二零一五年六月十五日