第一篇：關于做好文件材料歸檔工作的通知[本站推薦]

文章標題：關于做好文件材料歸檔工作的通知

關于做好文件材料歸檔工作的通知

中心各處室并南方管理部：

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《石油工業(yè)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和《中國石油化工總公司檔案管理試行辦法》以及國家和上級有關要求，結合中心實際情況，為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，完整、系統(tǒng)地保

存中心在工作活動中形成的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄，提高歸檔文件材料的質(zhì)量，以適應領導決策科學化和中心各項工作的需耍，現(xiàn)對文件材料歸檔工作提出如下要求：

一、歸檔的文件材料的范圍

凡是反映中心、各處室工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。

l.1　上級機關的文件材料：

1.l.1　上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；

1.1.2　上級機關頒發(fā)的屬于中心主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非中心主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性的文件；

1.l.3　上級機關領導視察、檢查中心工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像（以下簡稱聲像材料）等材料；

1.1.4　代上級機關草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；

1.1.5　上級機關轉(zhuǎn)發(fā)中心的文件（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）。

1.2　中心的文件材料：

l.2.1　中心召開職工大會、代表會議、工作會議的全套會議文件，以及各種聲像材料；

1.2.2　中心黨組（黨委）、行政領導會議文件材料，中心召開的工作會議、專業(yè)會議材料：

1.2.3　中心頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿，重要文件的修改稿；

l.2.4　中心的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與中心的批復文件；

1.2.5　中心及各職能部門活動形成的工作計劃、總結、報告；

l.2.6　反映中心業(yè)務活動和科學技術管理的專業(yè)文件材料；

l.2.7　中心檢查下級單位工作、調(diào)查研究形成的重要文件材料；

l.2.8　中心或中心匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；

l.2.9　中心形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；

l.2.10　中心黨委、工會和內(nèi)部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料；

l.2.11　內(nèi)容重要的人民來信、來訪材料，領導的指示和中心處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報告、統(tǒng)計分析材料等；

1.2.12　中心領導公務活動形成的重要信件、電報、電話記錄，從外機關帶回的與中心有關的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；

l.2.13　中心直接管理的科研、生產(chǎn)項目的科技文件材料；

l.2.14　中心及各處室成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料

1.2.15　中心制訂的工作條例、章程、制度wenmi.net等文件材料；

l.2.16　中心（本行業(yè)）的歷史沿革、大事記、年鑒，反映中心（本行業(yè)）重要活動事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

1.2.17　中心干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓。黨員、團員、干部名冊、報表，紀律檢查，治安保衛(wèi)以及職工的借聘、轉(zhuǎn)正、定級等工作及干部獎懲等文件材料；

l.2.18　中心辦理的干部轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團、工會組織介紹信及根；

l.2.19　中心財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

1.2.20　中心編印的情況反映、簡報等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

l.2.21　中心與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

1.2.22　各種普查、資質(zhì)認證工作中形成的文件材料；

1.2.23中心人員因公外出學習、考察和參加各種會議，所收集獲得的文件材料。

1.3　同級機關和非隸屬機關的文件材料：

1.3.1　同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

1.3.2　有關業(yè)務機關對本機關工作檢查形成的重要文件；

1.3.3　同級機關和非隸屬機關與本機關聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

1.4　下級單位的文件材料：

l.4.1　下級單位報送的重要的工作計劃、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報表、財務預算、決算等文件：

1.4.2　下級單位報送的重要的科技文件材料；

1.4.3　下級單位報送的法規(guī)性備案文件。

1.5電子文件材料：

1.5.1歸檔紙質(zhì)文件或其他載體形式的文件時應一并歸檔相應的電子文件，電子文件與紙質(zhì)文件、其他載體文件應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致；

1.5.2歸檔的電子文件要具有完整性、有效性

和安全性；

1.5.3在符合軟、硬件平臺的條件下，應保證電子檔案能正常被計算機所識別、運行，并能準確輸出。

二、不歸檔的文件材料的范圍

2.1上級機關的文件材料：

2.1.1　上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦的文件材料；

2.1.2　上級機關發(fā)來供工作參考的抄件；

2.1.3

上級機關征求意見未定稿的文件。

2.2　本機關的文件材料：

2.2.1　重份文件；

2.2.2　無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

2.2.3　未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件，定稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外）；

2.2.4　從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；

2.2.5　無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的人民來信；

2.2.6　中心內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；

2.2.7　中心、各處室負責人兼任外機關職務形成的與中心無關的文件材料；

2.2.8　為參考目的從各方面收集的文件材料。

2.3　同級機關和非隸屬機關的文件材料：

2.3.1　參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；

2.3.2　非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。

2.4　下級機關的文件材料：

2.4.1　下級機關送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報或不必備案的文件材料：

2.4.2　越級抄送的一般的、不需要辦理的文件材料；

2.4.3　下級機關抄報備案的一般性文件材料。

三、歸檔時間

3.1黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術等管理性檔案在形成的次年一季度歸檔。

3.2科研檔案在科研項目鑒定后立即歸檔。分階段進行的，可分階段歸檔。

3.3設備儀器檔案在開箱驗收后立即歸檔。

3.4會計檔案在會計年度終了后的第二年歸檔。

3.5音像檔案在洗印、錄制完畢后立即歸檔。

3.6審計檔案在審計項目終結處理完畢的次年一季度歸檔。

四、歸檔要求

4.1歸檔的文件材料要準確、齊全、完整。

4.2各類文件材料一般歸檔一式一份，中心正式發(fā)文歸檔兩份。

4.3照片與底片及文字說明一起歸檔，錄音帶、錄像帶等與文字說明一起歸檔。

4.4歸檔的文字材料及底稿要規(guī)范，字跡要工整，色素要耐久，禁止用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍墨水書寫。

4.5歸檔的文件材料必須是原件，不能以復印件代替。

4.6歸檔的文件材料必須由檔案形成單位經(jīng)過系統(tǒng)整理后移交綜合辦公室，案卷應符合質(zhì)量標準，便于保管和利用。

4.7移交檔案要編制移交目錄一式兩份，交接雙方核實后簽字，加蓋部門公章，一份交移交單位，一份交接受單位。

4.8各處室綜合管理崗是本部門的檔案管理人員，綜合辦公室文書崗負責全中心檔案的管理工作。

二ОО五年十二月十五日

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第二篇：淺談如何做好文件整理歸檔工作

淺談如何做好文件整理歸檔工作

內(nèi)勤工作是一項綜合協(xié)調(diào)、綜合服務的工作，具有協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用。平日要完成文件收發(fā)、整理、裝訂、歸檔等工作，還要完成內(nèi)勤職務內(nèi)的事務管理，文件處理，填寫報表，材料打印，會議紀要等日常工作及領導交辦的其他工作?，F(xiàn)結合自己工作實際情況，談談如何做好文件整理歸檔工作。

一、文件的整理歸檔工作是至關重要的一個環(huán)節(jié)

文件的整理歸檔工作一般按進行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時才著手收集，可以實行季度整理歸檔。如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工作變得十分輕松。

（1）、嚴格登記

收發(fā)文件的登記是文件來往的必經(jīng)關口。通過登記，對區(qū)委區(qū)政府、建設局及其他單位下發(fā)文件等逐件登記，做到有據(jù)可查。把好這一關，是保證文件齊全完整的一項重要措施。登記時，主要對文件下發(fā)單位、文件名稱、時間及文件名稱、文件要求進行詳細登記。

（2）及時收集

及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關鍵。首先要明確登記程序，明確來文單位、發(fā)文者、收文者、收文時間、處理結果等明細；其次對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進行收集。

（3）、認真檢查

對收集起來的各種文件材料，必須逐件進行認真檢查：一是要檢查文件的有效性。檢查文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、附件等是否齊全完整。

（4）隨辦隨歸

這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經(jīng)過檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進行完整的整理歸檔工作，或進行裝訂、蓋章、編頁碼等整理歸檔的前期基礎性工作，使收集起來的零散文件系統(tǒng)化、有序化，暫時歸入臨時檔案盒或文件夾中。二是可以根據(jù)日常工作需要，準備好不同檔案盒，將日常工作形成的文件資料，如：上報文件，下發(fā)文件、會議資料、信息簡報等，分類存放保管。這樣既便于平時的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎。

（5）、妥善保管

管理的對象既包括辦理完畢后經(jīng)過整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應配備專用的文件柜和文件盒。進行分類標

識，以便于文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應做到分門別類、有目可查、保管安全。

（6）、立卷歸檔 分類是關鍵

組卷時，同一類的文件材料可以合并組卷，并放置在一起，不同類的文件不能合并組卷，并分開存放。在實際工作中，經(jīng)常會遇到這樣的問題，就是有些文件找不到相對應的“位子”，無法對其進行組卷，這就需要對其進行認真分析，把相對較散的文件組成一卷，歸為散卷。立卷完畢后，進行裝訂、裝盒、入柜保管。

二、電子文件的立卷歸檔

(1)要對收集到的電子文件進行分類編目。按照門類劃分的要求,結合單位實際和電子文件內(nèi)容制定分類,按照分類的規(guī)定對電子文件進行劃分,并給每份電子文件一個固定的號碼,從而使全部電子文件成為一個有機的整體。

(2)要將分類編目完畢的電子文件固定排列入柜保存。將應歸檔并經(jīng)過整理的電子文件存入磁盤或光盤,對應歸檔電子文件進行壓縮，然后將確定要歸檔的電子文件進行一次備份操作,這樣可以大大提高安全性和可行性。

胡

琦玲

二〇一四年三月十二日

第三篇：尤溪縣檔案局關于做好2006文件材料立卷歸檔工作的通知

尤溪縣檔案局文件

尤檔﹝2007﹞19號

尤溪縣檔案局關于做好

2006文件材料立卷歸檔工作的通知

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府，縣委各部委辦局，縣直各辦局（公司），省市屬各單位：

為加強檔案的收集和管理工作，確保檔案的完整、準確，做好檔案室與檔案館之間的檔案資源信息的有序銜接，實現(xiàn)全縣檔案信息資源共享，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《福建省檔案條例》、《福建省檔案登記暫行辦法》和閩檔

[2004]49號文件精神，為適應我縣文書立卷改革和電子管理檔案，提高檔案為經(jīng)濟建設服務的要求，對做好2006文件材料立卷歸檔工作通知如下：

一、歸檔范圍及案卷質(zhì)量要求

歸檔范圍：本單位工作活動中直接形成的各種門類、載體文件材料，具體按照本單位制定的《機關文件材料歸檔范

圍和文書檔案保管期限方案》執(zhí)行。

案卷質(zhì)量要求：歸檔的文件材料要收集齊全、完整，按照文件的形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系，對文件的鑒定要準確，區(qū)分保存價值，科學分類整理立卷，案卷題名簡明確切，三種電子檔案目錄（卷內(nèi)目錄、全引目錄、案卷目錄）齊全，便于保管利用。

歸檔時間要求：各單位要在7月30日前完成對2006文件材料立卷歸檔工作。

檔案裝訂材料要求：按照國家檔案局要求，裝訂檔案使用的卷皮、卷盒材料必須是國家檔案行政主管局指定的廠家生產(chǎn)達到三層紙以上的要求。

二、案卷級目錄和文件級目錄電子數(shù)據(jù)錄入要求 為了便于檔案管理和與省、市檔案工作要求對接，2006年各單位檔案案卷級目錄和文件級目錄必須使用統(tǒng)一的軟件（陽光文檔、科怡檔案管理系統(tǒng)），已開通政務網(wǎng)的單位可直接登錄尤溪縣陽光文檔網(wǎng)絡管理系統(tǒng)操作。

三、報送檔案目錄電子數(shù)據(jù)要求

2007年起，全縣各單位應向縣檔案館報送本電子檔案和檔案電子目錄數(shù)據(jù)，以及2007以前的電子檔案目錄數(shù)據(jù)。

2006年電子檔案可以直接在尤溪縣陽光文檔網(wǎng)絡管理系統(tǒng)錄入文件級目錄時一并導入，未開通的單位報送電子檔案和檔案電子目錄數(shù)據(jù)可通過郵件報送，郵件地址：yxdag@163.com或用光盤、U盤直接報送縣檔案局保管利用股。

尤溪縣檔案局

2007年6月13日

主題詞：檔案立卷通知抄送：市檔案局、謝主任

第四篇：關于做好保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動文件材料收集歸檔工作的通知

中共云浮市委先進性教育活動辦公室

文件

云

浮

市

檔

案

局

云先組辦〔2005〕19號——————————————————

關于做好保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動

文件材料收集歸檔工作的通知

各縣（市、區(qū)）黨委先進辦、檔案局，市直和上級駐云浮各單位先進辦，市委各督導組：

當前，我市第一批開展先進性教育活動的單位正按照中央和省委的統(tǒng)一部署，積極組織開展保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動，而活動中形成的大量的文件材料，是我市各地各單位抓好該項工作的真實記錄，對于今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗借鑒等都具有十分重要的價值。根據(jù)中央先進性教育活動辦公室、國家檔案局?關于做好保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動文件材料收集歸檔工作的通知?（中先組通字〔2005〕11號）和中共廣東省委先進性教育活動辦公室、廣東省檔 案局?關于轉(zhuǎn)發(fā)〖關于做好保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動文件材料收集歸檔工作的通知〗的通知?（粵先組辦〔2005〕20號）的有關要求，現(xiàn)就做好我市保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動文件材料的收集歸檔工作通知如下：

一、要明確職責，指定專人，認真做好保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動文件材料（包括紙質(zhì)文件材料、照片、音像材料、電子文件等）的收集、整理和歸檔工作，確保相關文件材料的齊全完整。

二、要結合實際，明確保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動文件材料的歸檔范圍。按照中央和省委的統(tǒng)一要求，需要歸檔的文件材料主要包括：

1.各地各單位關于成立保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導機構的文件；

2.各級領導在保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動中的重要指示、批示和講話；

3.上級和本地本單位保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導小組及辦公室印發(fā)的各種文件的印制稿、簽發(fā)稿；

4.各級保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導小組及辦公室召開的各種會議的會議紀要、會議記錄、錄音、錄像、照 片；

5.各級保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導小組及辦公室作出的重要決策、實施方案、總結、報告、簡報、大事記、新聞宣傳材料等；

6.各督導組在督查工作中形成的工作方案、情況報告、調(diào)研材料等；

7.重要的人民群眾來信、來訪材料；

8.優(yōu)秀共產(chǎn)黨員典型事跡材料，違紀共產(chǎn)黨員紀律處分材料，組織處理材料；

9.先進性教育期間形成的各類統(tǒng)計匯總表； 10.其他具有保存和利用價值的文件材料。

三、各地各單位保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導小組辦公室要按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)的規(guī)定，將保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動的文件材料及時歸檔。保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導小組及其辦公室撤銷時，要將其檔案向本單位檔案部門或同級國家檔案館移交。各督導組完成工作后，也要及時將文件材料報同級保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導小組辦公室歸檔。

四、各級檔案行政管理部門要把做好保持共產(chǎn)黨員先進 性教育活動文件材料的收集、歸檔工作作為當前一項重要任務抓緊抓實。要積極配合本地區(qū)及相關部門保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動領導小組辦公室工作，主動開展服務，加強對保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動文件材料收集、整理和歸檔工作的業(yè)務指導，確保保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動檔案材料的完整、系統(tǒng)。

中共云浮市委先進辦

云浮市檔案局

2005年5月23日

主題詞：先進性教育活動*檔案工作*通知

市委先進性教育活動領導小組辦公室

2005年5月23日印發(fā)

第五篇：文件材料歸檔工作小結3

文件材料歸檔工作小結

一、基本概況

2014年公司文件材料歸檔工作，自3月中旬開始啟動，11月底全面結束。工作分兩個階段進行，3月到6月底集中歸檔中心、部門移交檔案室的資料；7月到11月跟進、指導各中心、部門整理歸檔二級檔案材料，歸檔明細如附件

一、附件二：

二、主要工作

1、擬定“公司文件材料歸檔工作實施方案”，按時間結點規(guī)劃分解本歸檔工作步驟，明確重點和目標，在組卷的數(shù)量、質(zhì)量上有進一步的提升，擴大歸檔資料門類，力爭集中歸檔案卷數(shù)量同比增長10%；中心一級部門全部建立二級檔案管理。

2、以去年“歸檔文件材料目錄”為基礎，對各中心部門的現(xiàn)狀進行調(diào)研，制訂新的目錄初稿，進一步征求意見，共同協(xié)商，最終確認應歸檔文件材料范圍，為后期收集工作奠定基礎；

3、對歸檔任務較重的中心、部門進行針對培訓，密集指導；

4、按檔案管理標準要求，對集中收集的文件材料進行分類，整理、編目、編寫編制說明，裝盒上架，更新完善檔案柜標識；

5、完成電子文件歸檔管理辦法及編碼規(guī)則的編寫并在文檔室先試行；

6、今年組卷數(shù)量增長不多，但從類別上有所增加，特別是園區(qū)建設前期招投標文件資料的集中歸檔，填補原基建檔案中沒有工程招投標文件資料的空白。

7、生產(chǎn)中心移交的設備檔案較去年的數(shù)量沒有增長，源于去年是設備檔案第一年移交，涉及多年的材料匯總，但今年門類更多，涉及到等新的類別，并且組卷更合理方便查詢利用。

8、經(jīng)過多次溝通，推動歸檔部門主動補充了一些未歸納入歸檔目錄的其他歸檔材料，豐富了本二級檔案歸檔內(nèi)容。

三、不足之處及改進辦法

1、未達到年初制訂的集中歸檔案卷數(shù)量增長10%的目標（達到3%），主要原因是人力資源績效考核材料由去年月度考核改為季度考核，整體案卷數(shù)減少；

2、未達到前期制訂的全部中心建立二級檔案管理的目標，主要原因是：行政管理中心所有歸檔材料已全部移交檔案室，并無留存；OEM中心經(jīng)過總監(jiān)確認確無可歸檔二級檔案；

3、雖然今年檔案收集門類有所增加，但文書類檔案主要還是以公司的員工績效考核材料和合同為主，其他內(nèi)容相對較少，有待進一步拓寬收集渠道；

4、部分部門歸檔材料移交時間較晚，重復件較多，特別是設備和新園區(qū)招投標材料，導致對這些材料的逐件鑒定，占用過多工作時間，略微拖延了整體進度。

5、人力資源中心、法務部二級檔案管理工作完成時間比較滯后，原因是其中有當事人出差、請長假等狀況的發(fā)生，為避免明年因此類原因而影響工作進度，建議明年提早啟動二級檔案管理工作。

6、技術和財務檔案管理水平有待提高

技術檔案和財務檔案的共同的特點是對于公司來說都特別重要，其中技術檔案專業(yè)性較高，并以電子檔材料為主；財務檔案保密性較高并多為紙質(zhì)文件。建議根據(jù)各自的特點建立資料管理細則。

7、今年二級檔案工作推進時還不夠深入，少數(shù)中心雖建立起二級檔案，但歸檔材料的數(shù)量、質(zhì)量及門類都還有待提升，來年歸檔要加強溝通，多做歸檔材料的挖掘。