第一篇：檔案村級(jí)文件材料歸檔整理辦法

村級(jí)文件材料歸檔整理辦法

按照國(guó)家、省、市檔案局文件精神，進(jìn)一步規(guī)范村級(jí)文件材料，保證村級(jí)文件材料的齊全完整，便于提供利用，現(xiàn)規(guī)定村級(jí)檔案整理方法（整理步驟）。

一、區(qū)分年度

按照市局統(tǒng)一要求，我縣村級(jí)文件材料歸檔采用“保管期限-年度”分類方法。將收集來(lái)的各種文件材料按不同年度區(qū)分開(kāi)來(lái)（一個(gè)年度一堆）。

二、劃分保管期限

在每個(gè)年度內(nèi)文件材料劃分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限內(nèi)排列順序，排序過(guò)程中應(yīng)遵循三個(gè)結(jié)合。即：級(jí)別、重要程度、時(shí)間。

四、整理

永久：裝袋，以件為單位，每件一袋（定期：可不裝袋，用線裝訂）。然后去掉金屬物，破損的進(jìn)行裱糊。需說(shuō)明，請(qǐng)示與批復(fù)，草稿與正文為一件，一次會(huì)議為一件。

六、蓋歸檔章：蓋在每件文件首頁(yè)右上角的空白處。

全宗號(hào)：檔案局給的固定號(hào)

年度：此件文件的年代

件號(hào)：即此件所在的順序號(hào)

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填寫目錄

件號(hào)：即此件所在的順序號(hào)

責(zé)任者：文件的作者，即文件的制作機(jī)關(guān)，部門或個(gè)人

文號(hào)：文件的字號(hào)，制作文件機(jī)關(guān)的發(fā)文號(hào)。如法政發(fā)

[2006]24號(hào)就是文號(hào)

題名：文件的標(biāo)題

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.頁(yè)號(hào)：文件的頁(yè)數(shù)

備考：需要說(shuō)明的地方。

八、裝盒：填寫備考表，盒內(nèi)有需要說(shuō)明的地方

九、脊背蓋章

全宗號(hào)：檔案局給的固定號(hào)

年度：此盒文件針對(duì)的年代

保管期限：此盒文件針對(duì)的保管期限（永久、30年）

起止件號(hào)（室）：此盒文件共有多少件，從幾至幾件。

例：1-25，說(shuō)明此盒共有25件，即從1至25.法庫(kù)縣行政村文件材料收集歸檔范圍

1、村民委員會(huì)選派結(jié)果報(bào)告單；永久

2、本村關(guān)于黨（團(tuán)）員名冊(cè)，培養(yǎng)和發(fā)展新黨（團(tuán)）、黨員轉(zhuǎn)

正等材料；永久

3、協(xié)議、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各種補(bǔ)貼、發(fā)放明細(xì)、匯總表；永久

5、黨支部、村委會(huì)會(huì)議記錄；永久

6、審批、統(tǒng)計(jì)表（年度）；永久

7、本村土地證書(shū)、區(qū)域示意圖；永久

8、參合人員注銷登記表；永久

9、新增參合人員登記表；永久

10、注銷參合農(nóng)民基本信息；永久

11、本村協(xié)查結(jié)果反饋聯(lián)簽單；永久

12、低保發(fā)放明細(xì)表；永久

13、殘疾人自然狀況登記表；永久

14、遷入、遷出介紹信、分戶、落戶等存根；永久

15、戶卡、土地賬；永久

16、本村會(huì)計(jì)交接書(shū)；永久

17、本村村委會(huì)分工，三年任期目標(biāo)等方面材料；永久

18、本村的干部名冊(cè)；永久

19、法院、鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務(wù)所關(guān)于本村民事、經(jīng)濟(jì)、裁定、判決

等材料；永久

20、本村村史、歷史沿革、大事記、家譜、族譜。歷任村領(lǐng)導(dǎo)的資料；永久

21、本村關(guān)于文化活動(dòng)設(shè)施、村級(jí)圖書(shū)資料、村級(jí)文藝團(tuán)體、民間藝人、手工技能、保護(hù)與開(kāi)發(fā)等文件材料；永久

22、民兵、征兵、預(yù)備役軍人登記表、民兵花名冊(cè)、審批表等

文件；永久

23、本村干部任期屆滿或離任審計(jì)，資產(chǎn)審計(jì)材料；永久

24、本村農(nóng)民受益分配表冊(cè)；永久

25、本村關(guān)于集體及村民債權(quán)債務(wù)及其清理化解情況材料永久

26、本村招商引資形成的材料；永久

27、本村外出務(wù)工人員相關(guān)材料；永久

28、本村林權(quán)登記申請(qǐng)，林權(quán)登記證發(fā)放表；永久

29、自留山，家庭承包集體預(yù)留林地臺(tái)賬；永久

1、省、市、縣委縣政府減輕農(nóng)民負(fù)擔(dān)的各種材料30年

2、加強(qiáng)村級(jí)管理規(guī)定30年

3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)對(duì)村里下發(fā)的各種材料30年

4、本村各種季報(bào)表30年

5、本村選民名單30年

6、承包各種合同、協(xié)議（30年以下的）30年

7、本村關(guān)于護(hù)林防火、村規(guī)民約等材料30年

8、本村婦女工作會(huì)議記錄、培訓(xùn)、競(jìng)賽活動(dòng)等材料30年

9、本村文明家庭各種活動(dòng)的文件材料30年

10、本村司法調(diào)解工作會(huì)議記錄30年

11、本村綜合治理、治安保衛(wèi)、安全生產(chǎn)等協(xié)議書(shū)文件材料 30年

12、本村計(jì)劃生育總結(jié)、計(jì)劃、宣傳教育、統(tǒng)計(jì)、登記臺(tái)賬等材料30年

13、本村專業(yè)戶、科技示范戶、典型戶情況調(diào)查材料30年

14、本村土特產(chǎn)品情況的材料30年

15、本村高齡老人生活補(bǔ)助的規(guī)定、名單30年

16、廉政建設(shè)、黨員教育等材料30年

第二篇：科技檔案文件歸檔范圍

建設(shè)工程文件歸檔范圍

工程準(zhǔn)備階段文件（建設(shè)單位）

一、立項(xiàng)文件 1建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

2建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告（包括與立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要等）

二、建設(shè)用地、征地、拆遷文件 3建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)及紅線圖

4用地申請(qǐng)報(bào)告劃撥、出讓建設(shè)用地文件（如出讓合同、政府劃撥決定書(shū)等）5建設(shè)用地規(guī)劃許可證、附件及附圖 6建設(shè)用地項(xiàng)目呈報(bào)說(shuō)明書(shū) 7建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)

8國(guó)有土地使用證及宗地圖（復(fù)印件）

三、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件 9工程地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

10建設(shè)工程規(guī)劃放樣現(xiàn)場(chǎng)記錄表及附圖 11建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)線記錄表及附圖 12規(guī)劃設(shè)計(jì)條件

13有關(guān)行政主管部門（環(huán)保、消防、人防、白蟻防治、園林、交通、城管等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議 14施工圖審查文件及審批意見(jiàn)

四、招投標(biāo)文件 15勘察、設(shè)計(jì)合同 16監(jiān)理委托合同 17施工承包合同

18其他工程合同（甲方分包合同、甲供主材合同）19中標(biāo)通知書(shū)、招標(biāo)投標(biāo)書(shū)、確認(rèn)審批表、報(bào)名表

五、開(kāi)工審批文件

20建設(shè)工程規(guī)劃許可證、附件及附圖 21工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)監(jiān)表及通知書(shū) 22工程安全監(jiān)督報(bào)監(jiān)表及通知書(shū) 23建設(shè)工程施工許可證及申請(qǐng)表

六、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人

24工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目部經(jīng)理）及負(fù)責(zé)人名單

工程竣工驗(yàn)收文件（建設(shè)單位）

116質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、控制資料核查記錄、安全和功能檢驗(yàn)核查及主要功能抽查記錄、觀感質(zhì)量檢查記錄（統(tǒng)表1234）、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 117工程竣工總結(jié)

工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及驗(yàn)收意見(jiàn) 勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程竣工質(zhì)量檢查報(bào)告及會(huì)議紀(jì)要

各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件（土管、規(guī)劃、市政、園林、自來(lái)水、燃?xì)?、消防、環(huán)保、環(huán)衛(wèi)、衛(wèi)生、人防、電力、通信、有線電視、物業(yè)管理等）防雷、環(huán)境、自來(lái)水、噪音、室內(nèi)等檢測(cè)文件 竣工驗(yàn)收備案表

118初驗(yàn)記錄、初驗(yàn)報(bào)告及整改回復(fù) 119支付款總證明 120工程質(zhì)量保修書(shū)

121工程決算、審計(jì)文件 122聲像、微縮、電子檔案

工程照片、錄像材料、光盤、磁盤等

工程監(jiān)理文件（監(jiān)理單位）

25監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則

26監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

27監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題

28進(jìn)度控制（工程開(kāi)工/審批表、工程暫停令）

29質(zhì)量控制（監(jiān)理通知書(shū)、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)）30工程支付款證明書(shū)

31合同及其他事項(xiàng)管理（工程延期報(bào)告及審批；合同變更、爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn)）32監(jiān)理工作總結(jié)

33工程竣工總結(jié)及質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)報(bào)告 監(jiān)理其他用表

工程施工文件（施工單位）

34開(kāi)、竣工報(bào)告

一 土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程

35工程測(cè)量定位記錄、建筑物沉降觀察測(cè)量記錄 36圖紙會(huì)審、施工組織設(shè)計(jì) 37設(shè)計(jì)變更及洽商記錄 38節(jié)能、保溫測(cè)試記錄

39鋼材、水泥、磚、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土、防水、裝飾及其他材料匯總表、出廠證明文件、復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告

（一）地基與基礎(chǔ)分部材料

40施工試驗(yàn)報(bào)告及見(jiàn)證檢測(cè)報(bào)告（如：抗壓、抗折試驗(yàn)報(bào)告等）

41地基處理記錄（如驗(yàn)槽記錄、樁基施工記錄、樁偏位記錄、試樁記錄、樁身驗(yàn)收記錄、走向圖、偏位圖、被測(cè)樁號(hào)確定表等）

42地基基礎(chǔ)檢驗(yàn)及抽樣檢測(cè)資料（如：建設(shè)工程結(jié)構(gòu)實(shí)物質(zhì)量抽樣檢測(cè)報(bào)告、鉆芯混凝土強(qiáng)度檢測(cè)報(bào)告、管樁檢測(cè)報(bào)告合格證、樁基配重報(bào)告等）43隱蔽工程驗(yàn)收記錄 44施工記錄（如：混凝土施工日記、技術(shù)復(fù)核記錄、基礎(chǔ)驗(yàn)槽等）45地下室防水效果檢查記錄 46基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄

47單獨(dú)歸檔的子分部施工資料（如：樁基等子分部）

（二）主體結(jié)構(gòu)分部資料

48施工試驗(yàn)報(bào)告及見(jiàn)證檢測(cè)報(bào)告 49隱蔽工程驗(yàn)收記錄

50施工記錄（如：混凝土施工日記，技術(shù)復(fù)合記錄等）51主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄

52單獨(dú)歸檔的子分部施工資料（如：鋼結(jié)構(gòu)等子分部）

（三）建筑裝飾裝修分部資料

53施工試驗(yàn)報(bào)告及見(jiàn)證檢測(cè)報(bào)告（門窗、干掛、抗撥）54有防水要求的地面蓄水實(shí)驗(yàn)記錄 55隱蔽工程驗(yàn)收記錄

56抽氣（風(fēng)）道檢查記錄

57幕墻及外窗氣密性、水密性、耐風(fēng)壓檢查報(bào)告

58施工記錄（如：混凝土施工日記、技術(shù)復(fù)合記錄等）59單獨(dú)歸檔的子分部施工資料（如：幕墻等子分部）屋面結(jié)構(gòu)分部資料 二 安裝工程 60圖紙會(huì)審

61設(shè)計(jì)變更及洽商記錄（按分部整理）

（一）建筑給排水及采暖分部資料

62材料、配件出廠合格證書(shū)及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 63管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性實(shí)驗(yàn)記錄 64隱蔽工程驗(yàn)收記錄 65設(shè)備基礎(chǔ)驗(yàn)收記錄

66系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球?qū)嶒?yàn)記錄 67施工記錄

68暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn) 69衛(wèi)生器具滿水實(shí)驗(yàn)記錄

（二）建筑電氣分部資料

70材料、設(shè)備出廠合格證書(shū)及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 71設(shè)備調(diào)試記錄

72絕緣、接地電阻測(cè)試記錄 73隱蔽工程驗(yàn)收記錄 74施工記錄

75通電、照明全負(fù)荷試驗(yàn)記錄大型燈具牢固性實(shí)驗(yàn)記錄 76線路、插入、開(kāi)關(guān)接地檢查記錄

（三）通風(fēng)與空調(diào)分部資料

77材料、設(shè)備出廠合格證書(shū)及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 78制冷、空調(diào)水管道強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性實(shí)驗(yàn)記錄 79隱蔽工程驗(yàn)收記錄 80基礎(chǔ)驗(yàn)收記錄 81制冷設(shè)備運(yùn)行調(diào)試記錄 82通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)調(diào)試記錄

83施工記錄（如：風(fēng)管、風(fēng)口、風(fēng)機(jī)設(shè)備安裝記錄等）84通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)試運(yùn)行記錄 85風(fēng)量、溫度測(cè)試記錄 86潔凈室潔凈度測(cè)試記錄

（四）電梯分部資料

87設(shè)備出廠合格證書(shū)及開(kāi)箱檢驗(yàn)記錄 88隱蔽工程驗(yàn)收記錄 89基礎(chǔ)驗(yàn)收記錄 90施工記錄

91接地、絕緣電阻測(cè)試記錄

92負(fù)荷試驗(yàn)、安全裝置檢查記錄 93電梯運(yùn)行記錄

94電梯安全裝置檢測(cè)報(bào)告

95勞動(dòng)、技術(shù)監(jiān)督部門驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

（五）建筑智能化分部資料

96材料、設(shè)備出廠合格證書(shū)技術(shù)文件及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 97隱蔽工程驗(yàn)收記錄

98系統(tǒng)功能測(cè)定及設(shè)備調(diào)試記錄

99系統(tǒng)技術(shù)、操作和維護(hù)手冊(cè)、培訓(xùn)記錄 100施工記錄

101系統(tǒng)檢測(cè)報(bào)告及運(yùn)行記錄 102系統(tǒng)電源及接地檢測(cè)報(bào)告

竣工圖（施工單位）

綜合圖

103總平面布置圖 104豎向布置圖

105室外給排水、熱力、燃?xì)?、電氣（包括電力、電訊、電視等）管網(wǎng)綜合圖 室外專業(yè)圖

106室外管線圖（給排水、熱力、燃?xì)?、電力、電訊、電視等?07室外環(huán)境圖（道路、綠化、建筑、小品、水景、照明等）108室外消防圖 專業(yè)竣工圖 109建筑竣工圖 110結(jié)構(gòu)竣工圖

111裝修（裝飾）工程竣工圖

112電氣工程（智能化工程）竣工圖 113給排水工程（消防工程）竣工圖 114采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖 115燃?xì)夤こ炭⒐D

第三篇：物業(yè)管理常用建設(shè)檔案文件材料歸檔內(nèi)容

建設(shè)檔案文件材料歸檔內(nèi)容（城市建設(shè)工程部分）

一.工程建設(shè)綜合文件材料（由建設(shè)單位主理）(一).綜合文件材料

1.立項(xiàng)申報(bào)批復(fù)文件 2.計(jì)劃任務(wù)書(shū) 3.投資許可證

4.建設(shè)工程規(guī)劃許可證及用地許可證

5.建設(shè)工程開(kāi)工許可證 6.建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)

7.征用地申請(qǐng)批復(fù)文件、土地使用合同書(shū)及紅線圖

8.上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)工程建設(shè)的決議、批示及重要會(huì)議紀(jì)要和指導(dǎo)性文件 9.可行性研究報(bào)告及評(píng)審文件

10.初步設(shè)計(jì)及評(píng)審文件

11.環(huán)境影響評(píng)估報(bào)告書(shū)

12.概算書(shū)及審批文件

13.規(guī)劃審查批準(zhǔn)文件及規(guī)劃要點(diǎn)

14.環(huán)保審查批準(zhǔn)文件

15.消防審查批準(zhǔn)文件

16.鍋爐及壓力容器安裝申請(qǐng)表

17.其它有關(guān)部門審查批準(zhǔn)文件

18.紅線界點(diǎn)及測(cè)量控制點(diǎn)測(cè)設(shè)報(bào)告

19.工程地質(zhì)勘察報(bào)告

20.地下管線情況查詢報(bào)告及情況回報(bào)表

21.水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料

22.設(shè)計(jì)、施工招標(biāo)投標(biāo)定標(biāo)文件

23.設(shè)計(jì)合同書(shū)

24.監(jiān)理合同書(shū)

25.有關(guān)工程建設(shè)、施工管理的重要文件

26.工程驗(yàn)收申報(bào)文件

27.工程驗(yàn)收會(huì)議決議紀(jì)要

28.工程質(zhì)量核查報(bào)告

29.電梯及勞動(dòng)保護(hù)驗(yàn)收合格證（復(fù)印件加紅章）

30.環(huán)保驗(yàn)收證明書(shū)

31.工程結(jié)算審核文件或結(jié)算三審表 32.規(guī)劃驗(yàn)收證明書(shū) 33.燃?xì)夤こ舔?yàn)收證明書(shū) 34.消防驗(yàn)收合格證

35.工程驗(yàn)收證明書(shū)（不裝訂）

36.竣工總平面圖（大型項(xiàng)目具有）

37.竣工綜合管線圖（大型項(xiàng)目具有）

38.其它應(yīng)予歸檔保存的文件

(二).工程照片及錄像片材料

1.建址原貌記錄

2.工程施工各主要階段記錄

3.工程事故現(xiàn)場(chǎng)情況及處理過(guò)程記錄

4.新技術(shù)、新工藝施工法實(shí)施記錄

5.重要人物現(xiàn)場(chǎng)視察記錄

6.重要會(huì)議記錄

7.竣工落成面貌記錄

(三).計(jì)算機(jī)圖形數(shù)據(jù)文件（采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行設(shè)計(jì)的工程具有）

1．建筑總平面圖計(jì)算機(jī)圖形數(shù)據(jù)磁盤（報(bào)建時(shí)提交）2.．竣工圖(或設(shè)計(jì)圖)計(jì)算機(jī)圖形數(shù)據(jù)磁盤

（包括自建子圖庫(kù)、自建字庫(kù)、及圖形信息庫(kù)文件）3．建筑效果圖計(jì)算機(jī)圖形數(shù)據(jù)磁盤

二.工程監(jiān)理文件材料(由監(jiān)理單位主理)

1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書(shū)（復(fù)印件加紅章）

2.監(jiān)理合同書(shū)

3.監(jiān)理月度報(bào)告書(shū)

4.工程進(jìn)度核簽文件

5.工程質(zhì)量核簽文件

6.工程設(shè)計(jì)變更核簽文件

7.工程質(zhì)量檢查記錄及處理通知和復(fù)驗(yàn)記錄

8.施工安全檢查記錄及處理通知和復(fù)驗(yàn)記錄

9.工程質(zhì)量安全事故情況調(diào)查報(bào)告

10.工程質(zhì)量安全事故處理情況報(bào)告

11.材料構(gòu)件抽驗(yàn)試驗(yàn)記錄及報(bào)告

12.索賠申請(qǐng)及審批書(shū)

13.預(yù)、結(jié)算審核書(shū)

14.監(jiān)理成果報(bào)告書(shū)

15.監(jiān)理工作總結(jié)

三.工程施工文件材料（由施工單位主理）

(一).工程施工綜合文件材料

1.施工營(yíng)業(yè)執(zhí)照及承建資格證書(shū)（復(fù)印件加紅章）

2.施工合同

3.規(guī)劃開(kāi)工許可證（燃?xì)夤こ叹哂校?/p>

4.施工許可證（乙方聯(lián)）

5.基礎(chǔ)工程提前開(kāi)工許可證（提前開(kāi)工的具有）6.開(kāi)竣工報(bào)告

7.施工組織設(shè)計(jì)

8.圖紙會(huì)審記錄

9.設(shè)計(jì)變更通知單及現(xiàn)場(chǎng)簽證單

10.施工測(cè)量放線控制樁交驗(yàn)復(fù)核記錄

11.施工測(cè)量放線記錄及圖表

12.建筑物沉降觀測(cè)記錄及圖表

13.施工質(zhì)量、安全事故記錄及處理記錄

14.分部工程驗(yàn)收證明書(shū) 15.施工技術(shù)總結(jié) 16.其它應(yīng)予歸檔保存的文件材料

(二).工程施工技術(shù)文件材料

［一］土石方挖填及地基處理工 ⑴ 一般基礎(chǔ)開(kāi)挖工程

1.基槽開(kāi)挖驗(yàn)槽記錄 2.回填土密實(shí)度檢驗(yàn)報(bào)告 3.回填土（砂、石）檢驗(yàn)報(bào)告

4.地下管線設(shè)施遷移、保護(hù)記錄 5.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表

⑵ 地基處理工程

1.挖填前原地形測(cè)量記錄網(wǎng)格圖 2.挖填后地形測(cè)量記錄網(wǎng)格圖 3.開(kāi)挖驗(yàn)槽驗(yàn)收記錄 4.回填土隱蔽工程驗(yàn)收記錄 5.濾水層、盲溝隱蔽驗(yàn)收記錄 6.土工布鋪設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 7.挖填區(qū)原有地下管線設(shè)施記錄圖 8.地下管線設(shè)施遷移、保護(hù)記錄 9.取土區(qū)土質(zhì)鑒定報(bào)告 10.現(xiàn)場(chǎng)土質(zhì)抽樣鑒定報(bào)告 11.填土標(biāo)高測(cè)量記錄 12.夯擊碾壓記錄 13.夯碾后標(biāo)高測(cè)量記錄 14.密實(shí)度試驗(yàn)報(bào)告 15.彎沉值測(cè)驗(yàn)報(bào)告

16.砂石結(jié)構(gòu)層配合比設(shè)計(jì)單及強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 17.排水板施工記錄 18.振沖施工記錄 19.噴灌施工記錄 20.探測(cè)儀布置記錄

21.各種探測(cè)記錄及統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告 22.地基承載力試驗(yàn)報(bào)告 23.工程地質(zhì)勘察鑒定報(bào)告 24.堆載預(yù)壓卸載通知書(shū) 25.回填料（砂、石）檢驗(yàn)報(bào)告 26.材料產(chǎn)品出廠合格證及抽樣復(fù)驗(yàn)報(bào)告 27.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 28.分部工程質(zhì)量匯總評(píng)定表 29.竣工圖

［二］樁基礎(chǔ)工程

1.樁位定位測(cè)量放線圖 2.沉樁打樁施工記錄 3.挖孔樁終孔檢查驗(yàn)收記錄 4.鋼筋隱蔽驗(yàn)收記錄 5.砼灌注記錄 6.砼試件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 7.砼配合比設(shè)計(jì)單 8.砼強(qiáng)度數(shù)理統(tǒng)計(jì)報(bào)告

9.鋼筋、水泥出廠合格證及抽樣復(fù)驗(yàn)報(bào)告 10.其它材料出廠合格證及抽樣復(fù)驗(yàn)報(bào)告 11.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 12.樁承載力試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告 13.挖孔樁抽芯檢驗(yàn)報(bào)告 14.竣工樁位復(fù)測(cè)記錄

15.鋼管樁、預(yù)制樁接樁焊縫檢驗(yàn)記錄及探傷報(bào)告 16.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 17.竣工圖

［三］現(xiàn)澆鋼筋混凝土及混合結(jié)構(gòu)工程

1.基槽開(kāi)挖驗(yàn)槽記錄 2.回填土密實(shí)度檢驗(yàn)報(bào)告 3.回填土（砂、石）檢驗(yàn)報(bào)告

4.鋼筋、埋件隱蔽驗(yàn)收記錄 5.結(jié)構(gòu)隱蔽驗(yàn)收記錄 6.水下砼及連續(xù)墻砼灌注記錄 7.砼、砂漿配合比設(shè)計(jì)單 8.砼、砂漿試件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 9.砼、砂漿試件強(qiáng)度數(shù)理統(tǒng)計(jì)報(bào)告 10.鋼材、水泥、砌塊出廠合格證及檢驗(yàn)報(bào)告 11.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 12.砌塊強(qiáng)度檢驗(yàn)報(bào)告 13.砂、石檢驗(yàn)報(bào)告 14.水泥質(zhì)量試驗(yàn)報(bào)告 15.鋼筋焊接強(qiáng)度試件試驗(yàn)報(bào)告 16.鋼筋套筒連接試件試驗(yàn)報(bào)告 17.鋼筋力學(xué)強(qiáng)度試件試驗(yàn)報(bào)告 18.鋼筋化學(xué)成分檢驗(yàn)報(bào)告 19.結(jié)構(gòu)沉降觀測(cè)記錄 20.分部工程質(zhì)量匯總評(píng)定表 21.竣工圖

［四］鋼筋混凝土預(yù)應(yīng)力張拉工程

1.2.3.4.5.6.7.8.9.鋼筋孔道制作、預(yù)埋隱蔽驗(yàn)收記錄 錨具埋設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄

預(yù)應(yīng)力鋼筋布置穿設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 預(yù)應(yīng)力鋼筋張拉記錄 孔道灌漿隱蔽驗(yàn)收記錄

預(yù)應(yīng)力鋼筋、錨具產(chǎn)品出廠合格證 進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 預(yù)應(yīng)力鋼筋、錨具強(qiáng)度檢驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告 千斤頂校正調(diào)試報(bào)告 10.砼構(gòu)件張拉齡期強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 11.灌漿試塊強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 12.灌漿配合比報(bào)告單

13.灌漿材料出廠合格證及復(fù)檢報(bào)告 14.結(jié)構(gòu)應(yīng)力應(yīng)變測(cè)試記錄 15.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 16.竣工圖

［五］鋼結(jié)構(gòu)安裝工程及鋼筋砼預(yù)制構(gòu)件安裝工程

1.結(jié)構(gòu)拚裝排布圖

2.焊接連接工藝試驗(yàn)報(bào)告及批準(zhǔn)文件 3.基礎(chǔ)、基座交接檢查記錄 4.構(gòu)件安裝就位記錄表 5.焊接記錄 6.螺栓連接緊固記錄 7.結(jié)點(diǎn)灌注記錄 8.結(jié)點(diǎn)隱蔽驗(yàn)收記錄

9.結(jié)構(gòu)防腐、防火涂層隱蔽驗(yàn)收記錄 10.構(gòu)件質(zhì)量現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄 11.構(gòu)件質(zhì)量抽樣檢驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告 12.螺栓付強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 13.焊接試件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 14.焊縫探測(cè)報(bào)告 15.灌漿試塊強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 16.涂層試塊強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 17.灌漿配合比 18.涂層配合比

19.灌漿、涂層材料出廠合格證及復(fù)驗(yàn)報(bào)告 20.構(gòu)件材料出廠合格證及檢驗(yàn)證書(shū) 21.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 22.構(gòu)件軸線標(biāo)高安裝竣工復(fù)測(cè)記錄 23.結(jié)構(gòu)試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)（結(jié)構(gòu)靜動(dòng)載力試驗(yàn)、罐體氣密性試驗(yàn)等）24.焊工操作證（復(fù)印件）

25.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 26.竣工圖

［六］玻璃幕墻安工程

1.建筑物外墻平直度測(cè)量記錄 2.埋件交接驗(yàn)收記錄

3.框架結(jié)構(gòu)安裝施工技術(shù)資料（按六.鋼結(jié)構(gòu)工程相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行）4.接縫密封隱蔽驗(yàn)收記錄

5.構(gòu)件、材料出廠合格證及質(zhì)量檢驗(yàn)證書(shū) 6.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證

7.玻璃質(zhì)量抽樣試驗(yàn)報(bào)告（反射、吸收率及安全性）8.幕墻抗?jié)B漏淋水試驗(yàn)記錄 9.幕墻框架結(jié)構(gòu)計(jì)算書(shū) 10.幕墻模型風(fēng)壓試驗(yàn)報(bào)告 11.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 12.竣工圖

［七］屋面及地下防水工程

1.基層清理檢查驗(yàn)收記錄 2.止水帶安裝隱蔽驗(yàn)收記錄 3.結(jié)合層隱蔽驗(yàn)收記錄 4.防水層隱蔽驗(yàn)收記錄 5.材料出廠合格證復(fù)驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告 6.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 7.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 8.竣工圖

［八］建筑裝飾工程

1.裝飾材料消防審批表 2.防火涂層隱蔽驗(yàn)收記錄 3.主要材料產(chǎn)品出廠合格證及復(fù)驗(yàn)報(bào)告 4.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 5.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 6.竣工圖

[九］供電及電器設(shè)備安裝工程

1.管道、埋件隱蔽驗(yàn)收記錄 2.防雷引線安裝隱蔽驗(yàn)收記錄 3.線路穿管敷設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 4.接地極接地帶埋設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 5.應(yīng)急發(fā)電設(shè)備安裝就位記錄 6.用電設(shè)備安裝就位記錄 7.導(dǎo)線及設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 8.接地接零電阻測(cè)試記錄 9.設(shè)備調(diào)試記錄 10.設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄 11.設(shè)備試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告

12.材料產(chǎn)品出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 13.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 14.高壓電纜及母線

抽樣試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告 15.變壓器抽芯檢查報(bào)告 16.含油設(shè)備油化驗(yàn)報(bào)告 17.含油設(shè)備注油記錄 18.計(jì)量?jī)x表檢定報(bào)告 19.整定記錄及整定通知單 20.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 21.竣工圖

［十］.通訊線路及設(shè)備安裝工程

1.管道、埋件隱蔽驗(yàn)收記錄 2.接地引線安裝隱蔽驗(yàn)收記錄 3.線路穿管敷設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 4.接地極接地帶埋設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 5.設(shè)備安裝就位記錄 6.導(dǎo)線線對(duì)電阻測(cè)試記錄 7.導(dǎo)線及設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 8.接地接零電阻測(cè)試記錄 9.設(shè)備調(diào)試記錄 10.設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄 11.設(shè)備試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告

12.材料產(chǎn)品出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 13.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 14.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 15.竣工圖

[十一］電梯及擦窗機(jī)安裝工程

1.預(yù)埋件核查驗(yàn)收記錄 2.預(yù)埋件調(diào)整處理記錄 3.導(dǎo)軌安裝記錄

4.線路穿管敷設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 5.接地極接地帶埋設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 6.設(shè)備安裝就位記錄

7.導(dǎo)線及設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 8.接地接零電阻測(cè)試記錄 9.調(diào)試試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄

10.勞動(dòng)安全部門測(cè)試檢驗(yàn)報(bào)告 11.材料設(shè)備出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 12.進(jìn)口設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 13.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 14.竣工圖

［十二］消防系統(tǒng)安裝工程

1.消防材料設(shè)備報(bào)批表 2.管道、埋件隱蔽驗(yàn)收記錄 3.設(shè)備安裝就位記錄 4.閥門解體檢查記錄 5.鋼管焊接記錄 6.設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 7.接地接零電阻測(cè)試記錄

8.噴淋頭、煙感器性能抽樣試驗(yàn)報(bào)告 9.煙感器反應(yīng)試驗(yàn)記錄 10.設(shè)備試驗(yàn)調(diào)試記錄 11.設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄 12.管道試壓檢驗(yàn)記錄

13.材料設(shè)備產(chǎn)品出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 14.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 15.消火栓水壓試驗(yàn)報(bào)告 16.控制系統(tǒng)試驗(yàn)報(bào)告 17.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 18.竣工圖

[十三] 空調(diào)安裝工程

1.消防材料設(shè)備報(bào)批表

2.風(fēng)、水管道安裝防腐保溫隱蔽驗(yàn)收記錄 3.設(shè)備安裝就位記錄 4.閥門解體檢查記錄 5.給水管焊接記錄 6.設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 7.接地接零電阻測(cè)試記錄 8.設(shè)備調(diào)試記錄 9.設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄 10.管道試壓檢驗(yàn)記錄

11.材料設(shè)備產(chǎn)品出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 12.進(jìn)口材料設(shè)備產(chǎn)地證商檢證 13.冷凍水系統(tǒng)水溫測(cè)試記錄 14.風(fēng)口風(fēng)壓測(cè)試記錄 15.風(fēng)潔凈度測(cè)試報(bào)告 16.系統(tǒng)總體測(cè)試報(bào)告 17.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 18.竣工圖

［十四］給水安裝工程

1.管道、埋件隱蔽驗(yàn)收記錄 2.設(shè)備安裝就位記錄 3.閥門解體檢查記錄 4.鋼管焊接記錄 5.設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 6.接地接零電阻測(cè)試記錄 7.設(shè)備調(diào)試記錄 8.設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄 9.設(shè)備試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告 10.管道試壓檢驗(yàn)記錄 11.計(jì)量表校驗(yàn)報(bào)告 12.水質(zhì)化驗(yàn)報(bào)告

13.材料設(shè)備產(chǎn)品出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 14.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 15.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 16.室外管道工程技術(shù)要素表 17.竣工圖

［十五］排水安裝工程

1.埋地管道隱蔽驗(yàn)收記錄 2.管道灌水檢驗(yàn)記錄

3.材料設(shè)備產(chǎn)品出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 4.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 5.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 6.室外管道工程技術(shù)要素表 7.竣工圖

[十六] 燃?xì)獍惭b工程

1.消防材料設(shè)備報(bào)批表

2.風(fēng)、水管道安裝防腐保溫隱蔽驗(yàn)收記錄 3.設(shè)備安裝就位記錄 4.閥門解體檢查記錄 5.給水管焊接記錄 6.設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 7.接地接零電阻測(cè)試記錄 8.設(shè)備調(diào)試記錄 9.設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄 10.管道試壓檢驗(yàn)記錄

11.材料設(shè)備產(chǎn)品出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 12.進(jìn)口材料設(shè)備產(chǎn)地證商檢證 13.冷凍水系統(tǒng)水溫測(cè)試記錄 14.風(fēng)口風(fēng)壓測(cè)試記錄 15.風(fēng)潔凈度測(cè)試報(bào)告 16.系統(tǒng)總體測(cè)試報(bào)告 17.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 18.竣工圖

四.市政工程技術(shù)文件材料 ［一］ 場(chǎng)地爆破工程

1.炮位布孔記錄 2.藥室成型驗(yàn)收記錄 3.裝藥記錄 4.導(dǎo)線連接記錄 5.起爆程序圖 6.起爆記錄 7.爆前安全檢查記錄 8.爆后排險(xiǎn)記錄 9.爆破后斷面實(shí)測(cè)記錄 10.爆破工操作證(復(fù)印件加紅章)11.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表

［二］道路場(chǎng)地工程(一).路基工程

1.挖填區(qū)原有地下管線設(shè)施記錄圖 2.地下管線設(shè)施遷移、保護(hù)記錄 3.開(kāi)挖驗(yàn)槽記錄

4.各層填土隱蔽工程驗(yàn)收記錄 5.濾水層、盲溝隱蔽驗(yàn)收記錄 6.土工布鋪設(shè)隱蔽驗(yàn)收記錄 7.取土區(qū)土質(zhì)鑒定報(bào)告 8.現(xiàn)場(chǎng)土質(zhì)抽樣鑒定報(bào)告 9.填土標(biāo)高測(cè)量記錄 10.夯擊碾壓記錄 11.夯碾后標(biāo)高測(cè)量記錄 12.密實(shí)度試驗(yàn)報(bào)告 13.彎沉值測(cè)驗(yàn)報(bào)告

14.灰土砂石結(jié)構(gòu)層配合比設(shè)計(jì)單及強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 15.排水板施工記錄 16.振沖施工記錄 17.噴灌施工記錄 18.探測(cè)儀布置記錄

19.各種探測(cè)記錄及統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告 20.地基承載力試驗(yàn)報(bào)告 21.堆載預(yù)壓卸載通知書(shū) 22.回填料（砂、石）檢驗(yàn)報(bào)告 23.材料產(chǎn)品出廠合格證及抽樣復(fù)驗(yàn)報(bào)告 24.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 25.分部工程質(zhì)量匯總評(píng)定表 26.竣工圖

(二)混凝土路面及路面設(shè)施工程

1.鋼筋、埋件隱蔽驗(yàn)收記錄 2.路縫灌注隱蔽驗(yàn)收記錄 3.砼、砂漿配合比設(shè)計(jì)單 4.砼、砂漿試件強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告 5.砼、砂漿試件強(qiáng)度數(shù)理統(tǒng)計(jì)報(bào)告

6.鋼材、水泥、砌塊及構(gòu)件出廠合格證及檢驗(yàn)報(bào)告 7.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 8.砌塊強(qiáng)度檢驗(yàn)報(bào)告 9.砂、石檢驗(yàn)報(bào)告 10.水泥質(zhì)量試驗(yàn)報(bào)告 11.鋼筋焊接強(qiáng)度試件試驗(yàn)報(bào)告 12.鋼筋力學(xué)強(qiáng)度試件試驗(yàn)報(bào)告 13.鋼筋化學(xué)成分檢驗(yàn)報(bào)告 14.道面摩擦系數(shù)檢測(cè)報(bào)告

15.路中心線、路面標(biāo)高、竣工測(cè)量記錄 16.道路工程技術(shù)要素表 17.分部工程質(zhì)量匯總評(píng)定表 19.竣工圖

(三)瀝青路面工程

1.2.3.4.5.6.7.基層交驗(yàn)記錄

鋪筑記錄及隱蔽驗(yàn)收記錄 瀝青砼配合比 試件實(shí)驗(yàn)報(bào)告 砂石材料試驗(yàn)報(bào)告 瀝青試驗(yàn)報(bào)告 料料產(chǎn)品出廠合格證 8.9.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 彎沉試驗(yàn)記錄

10.路中心線、路面標(biāo)高竣工測(cè)量記錄 11.道路工程技術(shù)要素表 12.分部工程質(zhì)量匯總評(píng)定表 13.竣工圖

(四).交通訊號(hào)設(shè)施及道路照明工程

1.2.3.4.5.6.7.8.9.桿架塔安裝就位記錄 電纜敷設(shè)記錄 設(shè)備安裝就位記錄

導(dǎo)線及設(shè)備絕緣電阻測(cè)試記錄 導(dǎo)線線對(duì)電阻測(cè)試記錄 接地接零電阻測(cè)試記錄 設(shè)備試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告 設(shè)備調(diào)試記錄 設(shè)備試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄

10.照度測(cè)試記錄 11.訊號(hào)指標(biāo)測(cè)試記錄

12.設(shè)備材料出廠合格證及出廠檢驗(yàn)報(bào)告 13.進(jìn)口材料設(shè)備商檢證產(chǎn)地證 14.埋地管道竣工測(cè)量記錄 15.工程技術(shù)要素表 16.分部工程質(zhì)量評(píng)定匯總表 17.竣工圖

第四篇：檔案文件管理制度

檔案文件管理制度

第1章總則

第1條目的。

通過(guò)對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。

第2條適用范圍。

本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來(lái)公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。

第3條管理職責(zé)劃分。

（1）各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理者代表）還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。

（2）總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。

（3）綜合管理部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管；其中，綜合管理部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。

（4）各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。

第2章公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則

第4條公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。

（1）第一部分：公司代號(hào)，代碼為×××。

（2）第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。

（3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理類）、制（生產(chǎn)制造類）、市（市場(chǎng)營(yíng)銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。

（4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計(jì)劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務(wù)（總務(wù)后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類）、質(zhì)管（質(zhì)管類）、項(xiàng)管（項(xiàng)目管理類）、產(chǎn)研（產(chǎn)品研發(fā)類）、其（其它類）等。

（5）第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001～999。

第5條公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下（以綜合管理部文件為例）。

（1）一級(jí)文件：×××1—001。

（2）二級(jí)文件：×××2—綜—001。

（3）三級(jí)文件：×××3—綜—行政—001。

（4）四級(jí)文件：×××4—綜—行政—001。

（5）五級(jí)文件：×××5—綜—行政—001—001。

第3章公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定

第6條公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。

第7條公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。

第8條公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過(guò)2個(gè)（含2個(gè)）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。

（1）目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營(yíng)副總審核。

（2）人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由綜合管理部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核。

（3）財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。

（4）生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長(zhǎng)）審核。

（5）市場(chǎng)營(yíng)銷類三級(jí)文件由營(yíng)銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營(yíng)銷副總審核。

（6）供應(yīng)類三級(jí)文件由采購(gòu)部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運(yùn)營(yíng)副總審核。

第9條公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。

略

第10條除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交綜合管理部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。

第4章文件發(fā)放管理規(guī)定

第11條所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由綜合管理部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。

第12條體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由綜合管理部行政專員負(fù)責(zé)實(shí)施。

第13條根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。

（1）大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報(bào)各文件歸口職能部門的分管副總審批。

（2）零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。

第14條文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。

第15條領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立《收文登記表》。

第16條文件發(fā)放完畢后，綜合管理部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。

第5章公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定

第17條文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓?chǎng)所），確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。

第18條當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)更換或增發(fā)。

（1）文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。

（2）根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。

（3）文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。

第19條《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)綜合管理部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào)；增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。

第20條公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。

（1）當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。

（2）借閱時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間不得超過(guò)半個(gè)月。

（3）公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。

第6章公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定

第21條公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。

（1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。

（2）文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。

（3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。

（4）有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。

第22條文件修改程序規(guī)定如下。

（1）公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)

行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。

（2）文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。

（3）文件更改由綜合管理部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁(yè)等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁(yè)的形式，應(yīng)將原未更改的頁(yè)面回收。

第23條文件回收與作廢規(guī)定如下。

（1）當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。

（2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。

第24條文件評(píng)審規(guī)定如下。

（1）綜合管理部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。

（2）文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。

第7章附則

第25條本制度由綜合管理部編制，解釋權(quán)歸綜合管理部所有。

第26條本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開(kāi)始執(zhí)行。

第五篇：公司合同歸檔辦法

南京鋒尚房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司合同歸檔辦法

一、公司合同按內(nèi)容共分為三類

1、工程合同，合同編號(hào)：南鋒房(工)合200X-XXX號(hào)

包括：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購(gòu)、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設(shè)備購(gòu)買及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工合同?

2、宣傳合同，合同編號(hào)：南鋒房(宣)合200X-XXX號(hào)

包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷合同

3、行政合同，合同編號(hào)：南鋒房(行)合200X-XXX號(hào)

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動(dòng)合同、借款協(xié)議等

二、合同接收程序

合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會(huì)簽審批單及合同）存檔時(shí)，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接后，首先對(duì)合同進(jìn)行分類、蓋上合同編號(hào)章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲(chǔ)在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時(shí)將合同信息登記在“合同”文件夾內(nèi)對(duì)應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號(hào)與PDF格式的文件進(jìn)行超級(jí)鏈接。第三，將正本合同存放在獨(dú)立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按編號(hào)先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。

四、合同補(bǔ)充協(xié)議接收、存檔程序

由于合同變更而產(chǎn)生補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，接收程序同上。存檔時(shí)，要將合同補(bǔ)充協(xié)議編號(hào)為：南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議1（當(dāng)合同多次變更時(shí)，補(bǔ)充協(xié)議的編號(hào)順應(yīng)為南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議2，……）。補(bǔ)充協(xié)議要與原合同一起保存在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。PDF格式的補(bǔ)充協(xié)議要與原合同的PDF文件進(jìn)行合并，同時(shí)更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說(shuō)明：有補(bǔ)充協(xié)議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫(kù)單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯(lián)（白色）和《入庫(kù)單》（白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進(jìn)行合并。同時(shí)更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關(guān)信息。

六、副本合同向財(cái)務(wù)部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號(hào)后，應(yīng)由檔案室交財(cái)務(wù)部保管，雙方交接合同時(shí)要在《檔案移交登記 本》上簽字確認(rèn)，包括：合同名稱、移交時(shí)間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽字。《檔案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣，財(cái)務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財(cái)務(wù)部的《檔案接收登記 本》上簽字確認(rèn)。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動(dòng)硬盤上，移動(dòng)硬盤保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動(dòng)硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。