第一篇：檔案文件管理制度(民企)

檔案文件管理制度

第一章文件收發(fā)傳閱制度

第一條公司文件包括董事會(huì)文件、監(jiān)事會(huì)文件、行政類文件和黨群類文件。

第二條公司各類文件由指定的擬稿任擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。董事會(huì)文件由董事會(huì)秘書復(fù)核，董事長(zhǎng)簽發(fā)；監(jiān)事會(huì)文件有監(jiān)事長(zhǎng)審核、簽發(fā)；行政類文件有綜合部經(jīng)理復(fù)核，總經(jīng)理簽發(fā)；黨群類文件有黨委書記簽發(fā)；紀(jì)委文件有紀(jì)委書記簽發(fā)；工會(huì)文件由工會(huì)主席簽發(fā)。

第三條文件簽發(fā)后，送文印室統(tǒng)一安排打印，經(jīng)擬稿部門負(fù)責(zé)人校對(duì)簽字后方可印制、蓋章。

第四條董事會(huì)文件由董事長(zhǎng)秘書室負(fù)責(zé)歸檔；監(jiān)事會(huì)文件有監(jiān)事會(huì)負(fù)責(zé)歸檔；行政類文件有綜合部負(fù)責(zé)歸檔；黨群類文件有黨群工作部負(fù)責(zé)歸檔。

第五條發(fā)文部門應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚。

第六條外來行政類、黨群類文件分別由綜合部、黨群工作，不指定專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并由主辦人提出處理意見后，報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。

第七條外來機(jī)關(guān)文件（指急需辦理的事項(xiàng)）當(dāng)日及時(shí)登記分送傳閱、承辦；一般文件(指只需了解知曉的事項(xiàng))一周內(nèi)傳閱完畢歸檔。

第八條行政類和黨群類文件分別由綜合部、黨群工作不指定專人收回；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，應(yīng)及時(shí)傳達(dá)和落實(shí)。

第九條領(lǐng)導(dǎo)及承辦部門需較長(zhǎng)時(shí)間使用文件，可辦理文件借用手續(xù)。

第十條秘密文件，核稿人應(yīng)注明“秘密”字樣，確定報(bào)送范圍，并由專人印制、報(bào)送。

第十條秘密文件的傳閱必須辦理登記、簽收手續(xù)。

第二章檔案立卷歸檔制度

第一條本公司檔案的收集、立卷、歸檔工作應(yīng)在綜合管理部的管理指導(dǎo)下由公司機(jī)關(guān)各部室、各分公司責(zé)任人負(fù)責(zé)。

第二條凡是具有查考、利用、保存價(jià)值的針對(duì)性文件、公文，各部是檔案員必須收集齊全立卷歸檔。獲得市級(jí)以上優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)的工程施工檔案，在竣工交付使用半年后由分公司負(fù)責(zé)這項(xiàng)工程的責(zé)任人收集齊全、合理整理，經(jīng)綜合管理部檢查后移交歸檔。

第三條立卷歸檔工作必須嚴(yán)格按照本公司的歸檔范圍和保管期限表進(jìn)行，不得隨意更改。凡屬于歸檔范圍的公文，必須進(jìn)行紙張、字跡質(zhì)量以及安全、完整情況的檢查，符合要求后再進(jìn)行組卷。歸檔材料應(yīng)以原件為準(zhǔn)。

第四條檔案標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，卷內(nèi)文件要科學(xué)排列，頁碼準(zhǔn)確、書寫端正、裝訂結(jié)識(shí)，標(biāo)簽粘貼整齊劃一。

第五條對(duì)檔案案卷要經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)缺少要立即追查，確保檔案的完整和安全。凡造成檔案損壞、遺失或?qū)n案據(jù)為己有者，按公司的有關(guān)條例給予處罰。

第六條一本公司名義印發(fā)的公文或形成的會(huì)議材料，必須用碳素墨水書寫或打印，并及時(shí)歸檔。

第七條上半年的立卷工作，應(yīng)在本年度的第3季度完成。年終要對(duì)本年度案卷做好檢查調(diào)整定卷工作。上一年度的案卷必須在本年度上半年內(nèi)移交綜合管理部。會(huì)計(jì)檔案隔年移交。

第三章檔案利用借閱制度

第一條檔案管理人員應(yīng)熱情積極地做好檔案利用服務(wù)工作，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。利用這應(yīng)按規(guī)定自覺辦理借閱手續(xù)，并認(rèn)真填寫《調(diào)閱外借檔案登記表》。

第二條本公司檔案主要為公司領(lǐng)導(dǎo)決策和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。本公司檔案的借用必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)方可借用（一般不超過一周）。會(huì)計(jì)檔案、經(jīng)營(yíng)合同、貫標(biāo)檔案等涉密檔案必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理登記手續(xù)，寫好借條后方可借出。多件會(huì)計(jì)檔案、合同文本原件出借必須有綜合管理部專人負(fù)責(zé)?？偨?jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可以通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。

第三條外單位因工作需要要前來借閱檔案者，應(yīng)憑單位介紹信，認(rèn)真填寫《調(diào)檔外借檔案登記表》，經(jīng)本公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，現(xiàn)在閱覽室內(nèi)閱看，不得給旁人翻看、不得抄錄或復(fù)印。

第四條借閱檔案，不準(zhǔn)涂改、私自復(fù)印、翻制，不準(zhǔn)撕毀、損壞，不得拆卷、抽頁、調(diào)換、污損、加標(biāo)注證等。如工作需要復(fù)

印、抄錄的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。如有違者，按公司有關(guān)條例給予處罰并追究其責(zé)任。

第五條檔案管理人員不得擅自對(duì)檔案作解釋或下結(jié)論。

第四章檔案保密制度

第一條認(rèn)真執(zhí)行《保密法》，嚴(yán)格遵守國(guó)家、公司的保密制度和保密紀(jì)律。公司的每一位員工都有維護(hù)公司秘密的責(zé)任和任務(wù)。檔案管理人員更要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，忠于職守，在任何場(chǎng)合絕不泄露公司機(jī)密。

第二條涉密檔案的復(fù)印、抄錄、借閱等利用審批手續(xù)如下：公司絕密級(jí)檔案必須經(jīng)董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)；公司機(jī)密級(jí)檔案必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)；公司秘密級(jí)檔案必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部與相關(guān)部室負(fù)責(zé)人審閱批準(zhǔn)。

第三條絕密級(jí)檔案由總經(jīng)理或分管行政的副總經(jīng)理確定。機(jī)密集、秘密級(jí)檔案有綜合管理部負(fù)責(zé)人確定。

第四條涉密檔案未經(jīng)審閱批準(zhǔn)不得提供給任何單位和個(gè)人。如需攜帶外出，須由指定人員擔(dān)負(fù)保密安全責(zé)任。在復(fù)印時(shí)，檔案管理人員要全過程跟隨，抄錄后，檔案管理人員要確定抄錄內(nèi)容是否相符，借閱者限在閱覽室內(nèi)1人閱看所需內(nèi)容，利用工作結(jié)束立即歸還。

第五條嚴(yán)禁將涉密檔案和內(nèi)部刊物當(dāng)作廢物出售。參加上級(jí)會(huì)議帶回的密級(jí)公文和內(nèi)部材料要及時(shí)閱辦、歸檔。

第六條如發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄漏時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并

及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理，并采取必要的應(yīng)急措施。

第七條公司檔案密集的確定：

1、在公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件為絕密級(jí)。

2、公司的發(fā)展規(guī)劃、會(huì)計(jì)檔案、經(jīng)營(yíng)方面的統(tǒng)計(jì)材料、重要會(huì)議記錄等為機(jī)密級(jí)。

3、公司的人事檔案、經(jīng)營(yíng)合同、協(xié)議、員工工資收入、貫標(biāo)文件，尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密級(jí)。

第五章檔案鑒定銷毀制度

第一條根據(jù)國(guó)檔發(fā)（1987）7號(hào)文件的規(guī)定，建立由本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組，直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。

第二條檔案通過鑒定，要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，公司應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

第三條維護(hù)檔案的完整安全是檔案工作必須遵循的基本要求，因此本公司檔案不得隨意銷毀。

第四條銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，要有專人監(jiān)督，并在銷毀清冊(cè)上注冊(cè)“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人簽字蓋章。

第五條各部門以往保留的反映本公司歷史上全部活動(dòng)的各種資料，應(yīng)向綜合管理部移交，不得擅自銷毀，如確認(rèn)毫無保留價(jià)值，銷毀前必須有綜合管理部鑒定，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第二篇：檔案文件管理制度

檔案文件管理制度

第1章總則

第1條目的。

通過對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。

第2條適用范圍。

本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公司業(yè)務(wù)往來公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等。

第3條管理職責(zé)劃分。

（1）各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中，總經(jīng)理（或管理者代表）還承擔(dān)著對(duì)公司各類體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。

（2）總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。

（3）綜合管理部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專員負(fù)責(zé)公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類文件資料的保管；其中，綜合管理部下轄體系文件管理室，并由其文控員專職負(fù)責(zé)公司各類體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。

（4）各職能部門負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。

第2章公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則

第4條公司內(nèi)部文件的編碼主要由以下五個(gè)部分組成。

（1）第一部分：公司代號(hào)，代碼為×××。

（2）第二部分：層級(jí)分類代碼，代碼分別為1、2、3、4、5。

（3）第三部分：大類代碼，代碼分別為綜（綜合管理類）、制（生產(chǎn)制造類）、市（市場(chǎng)營(yíng)銷類）、研（研發(fā)類）、其（其它類）等。

（4）第四部分：小類分類代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計(jì)劃類）、人力（人力資源類）、辦公（辦公類）、總務(wù)（總務(wù)后勤類）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類）、質(zhì)管（質(zhì)管類）、項(xiàng)管（項(xiàng)目管理類）、產(chǎn)研（產(chǎn)品研發(fā)類）、其（其它類）等。

（5）第五部分：文件流水號(hào)，代碼為001～999。

第5條公司內(nèi)部各級(jí)文件編碼示例如下（以綜合管理部文件為例）。

（1）一級(jí)文件：×××1—001。

（2）二級(jí)文件：×××2—綜—001。

（3）三級(jí)文件：×××3—綜—行政—001。

（4）四級(jí)文件：×××4—綜—行政—001。

（5）五級(jí)文件：×××5—綜—行政—001—001。

第3章公司各級(jí)文件編制、審核、審批規(guī)定

第6條公司一級(jí)文件，由公司總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行編制。一級(jí)文件編制完成后，需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任審核后，交由公司總經(jīng)理審批。

第7條公司二級(jí)文件，由各業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)同流程協(xié)同作業(yè)部門共同編寫。二級(jí)文件編制完成后，由總經(jīng)理辦公室組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審。經(jīng)會(huì)審后，二級(jí)文件需交總經(jīng)理審批。

第8條公司三級(jí)文件，若其覆蓋范圍超過2個(gè)（含2個(gè)）職能部門，其編制工作由各歸口管理職能部門組織，并交主管副總審核后，交總經(jīng)理審批。具體分工如下。

（1）目標(biāo)類、計(jì)劃類三級(jí)文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織編制，交分管運(yùn)營(yíng)副總審核。

（2）人事、行政、總務(wù)類三級(jí)文件由綜合管理部負(fù)責(zé)組織編制，交分管行政副總審核。

（3）財(cái)務(wù)類三級(jí)文件由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)組織編制，交分管的財(cái)務(wù)副總審核。

（4）生產(chǎn)制造類三級(jí)文件由生產(chǎn)部組織編制，交分管的生產(chǎn)副總（或廠長(zhǎng)）審核。

（5）市場(chǎng)營(yíng)銷類三級(jí)文件由營(yíng)銷部及相關(guān)部門組織編制，交分管的營(yíng)銷副總審核。

（6）供應(yīng)類三級(jí)文件由采購(gòu)部及相關(guān)部門組織編制，交分管的運(yùn)營(yíng)副總審核。

第9條公司四、五級(jí)文件的編制、審核、審批規(guī)定如下表所示。

略

第10條除部門、車間內(nèi)部文件外，其它公司內(nèi)部文件在內(nèi)容審核后，必須交綜合管理部或體系文件管理室進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交相關(guān)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)。

第4章文件發(fā)放管理規(guī)定

第11條所有公司內(nèi)部發(fā)布的文件均需由綜合管理部制定分發(fā)號(hào)，加蓋“受控”章才能發(fā)放。每份文件不同的復(fù)印件必須注明不同的分發(fā)號(hào)，以便追溯。

第12條體系文件需由體系文件管理室文控員負(fù)責(zé)發(fā)放管理工作，其它內(nèi)部文件的發(fā)放由綜合管理部行政專員負(fù)責(zé)實(shí)施。

第13條根據(jù)文件發(fā)放批量劃分，文件發(fā)放主要兩種情況：大批發(fā)放與零星發(fā)放。

（1）大批發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》，并報(bào)各文件歸口職能部門的分管副總審批。

（2）零星發(fā)放時(shí)，應(yīng)建立《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》。

第14條文件領(lǐng)用人應(yīng)在《公司內(nèi)部文件配置、發(fā)放與回收登記表》或《公司內(nèi)部文件發(fā)放與回收登記表》上簽名后，方可領(lǐng)取注有分發(fā)號(hào)和“受控”狀態(tài)標(biāo)識(shí)的文件。

第15條領(lǐng)用部門領(lǐng)到文件后，應(yīng)及時(shí)建立《收文登記表》。

第16條文件發(fā)放完畢后，綜合管理部行政專員或體系文件管理室文控員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新《公司內(nèi)部文件清單》。

第5章公司內(nèi)部文件使用與借閱規(guī)定

第17條文件使用部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員進(jìn)行文件內(nèi)容宣貫、培訓(xùn)，將文件放置在適當(dāng)?shù)奈恢茫▓?chǎng)所），確保相關(guān)人員能夠及時(shí)、正確地使用文件。

第18條當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，使用部門可填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，申請(qǐng)更換或增發(fā)。

（1）文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)。

（2）根據(jù)使用需要須新增、改版時(shí)。

（3）文件丟失需重新領(lǐng)用時(shí)。

第19條《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》需經(jīng)綜合管理部審批后方可實(shí)施更換或增發(fā)。更改或重新領(lǐng)用時(shí)，使用原文件分發(fā)號(hào)；增發(fā)時(shí)，應(yīng)按原分發(fā)號(hào)順序新增一個(gè)分發(fā)號(hào)。

第20條公司內(nèi)部文件借閱規(guī)定如下。

（1）當(dāng)其他公司或個(gè)人需借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件領(lǐng)用、借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室批準(zhǔn)后，行政專員或文控員方可辦理借閱手續(xù)，并負(fù)責(zé)催討。

（2）借閱時(shí)最長(zhǎng)時(shí)間不得超過半個(gè)月。

（3）公司內(nèi)部各部門、各車間需借閱文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)綜合管理部或體系文件管理室審批和登記后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，行政專員或文控員要負(fù)責(zé)明確借閱期限與催討工作。

第6章公司內(nèi)部文件更改、回收、作廢與評(píng)審規(guī)定

第21條公司內(nèi)部文件在使用時(shí)若遇到下列情形之一的，應(yīng)進(jìn)行修改。

（1）公司現(xiàn)行文件與有關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相沖突時(shí)。

（2）文件內(nèi)容與客戶的需要相矛盾或不能滿足客戶的要求時(shí)。

（3）文件的內(nèi)容不正確、不適合或操作性不強(qiáng)時(shí)。

（4）有更合適、更先進(jìn)的或更具可操作性的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、操作方法、管理手段時(shí)。

第22條文件修改程序規(guī)定如下。

（1）公司一級(jí)文件修改或其它各級(jí)文件大批修改時(shí)，公司應(yīng)專門成立文件修改小組進(jìn)

行運(yùn)作，修改完后的審核、批準(zhǔn)、發(fā)放使用以及舊文件回收均按本制度的相關(guān)條款執(zhí)行。

（2）文件需要更改時(shí)，由文件編制部門填寫《文件變更審批表》并附具體修改內(nèi)容，交文件原審核人審核、原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行文件更改。

（3）文件更改由綜合管理部行政專員或文控員按《文件變更審批表》負(fù)責(zé)組織實(shí)施。更改可采取劃（改）或換頁等方式，同時(shí)要做好修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)的更改，在修改處加蓋“更改”章，更改應(yīng)覆蓋該文件發(fā)放的所有場(chǎng)所。如采取換頁的形式，應(yīng)將原未更改的頁面回收。

第23條文件回收與作廢規(guī)定如下。

（1）當(dāng)文件改版或修改時(shí)，會(huì)產(chǎn)生大量的作廢和失效文件。行政專員或文控員應(yīng)做好作廢文件的回收、登記和標(biāo)識(shí)區(qū)分工作。

（2）作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。行政專員或文控員應(yīng)填寫《作廢文件審批表》交部門主管批準(zhǔn)后方可處理，將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，歸檔保存一年備查，其他的進(jìn)行銷毀。

第24條文件評(píng)審規(guī)定如下。

（1）綜合管理部經(jīng)理應(yīng)定期組織行政主管、行政專員等相關(guān)人員做好文件評(píng)審工作。

（2）文件評(píng)審的時(shí)間可與體系文件的管理評(píng)審相結(jié)合，評(píng)審內(nèi)容包括現(xiàn)有文件的充分性、適宜性和有效性，確定文件修改清單和文件新增清單，以持續(xù)改進(jìn)文件的可操作性和科學(xué)性。

第7章附則

第25條本制度由綜合管理部編制，解釋權(quán)歸綜合管理部所有。

第26條本制度經(jīng)行政副總審核、總經(jīng)理審批后，自發(fā)布之日起開始執(zhí)行。

第三篇：檔案文件借閱管理制度

檔案文件借閱管理制度

制

度

檔案文件借閱管理制度

執(zhí)行單位

文件編號(hào)

簽發(fā)日期

總頁碼

內(nèi)

容

借閱檔案（包括文件、資料），必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱；

一、案卷不給借出，只供在檔案室查閱，未立卷的文件及資料可借出；

二、借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；

三、借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。

四、借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)；

五、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。

六、外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審查、簽章。

涉及抄報(bào)部門

酒店各部門、總經(jīng)理室

簽發(fā)人

簽

名

部經(jīng)理

現(xiàn)將《檔案文件借閱管理制度》抄發(fā)你部，請(qǐng)嚴(yán)格執(zhí)行。

總經(jīng)理：

（簽名）

執(zhí)行負(fù)責(zé)人

簽

名

總經(jīng)理

茲收到《檔案文件借閱管理制度》，本人明白制度的詳細(xì)內(nèi)容，并將嚴(yán)格貫徹該制度在本部門的執(zhí)行。

部門經(jīng)理：

（簽名）

第四篇：安徽科技學(xué)院學(xué)生會(huì)院-人力資源部-檔案文件管理制度

安徽科技學(xué)院第九屆第五任學(xué)生會(huì)2012-2013學(xué)年第一學(xué)期專

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安徽科技學(xué)院學(xué)生會(huì)人力資源部

檔案文件管理制度

人力資源部制 2012年10月30日

像綠茶一樣 安徽科技學(xué)院第九屆第五任學(xué)生會(huì)2012-2013學(xué)年第一學(xué)期專

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目 錄

第一章

總則

第二章 適用范圍 3 第三章 原則 3 第四章 文件材料的收集管理 3 第五章 各部門匯報(bào)員的職責(zé) 3 第六章 檔案文件的分類 4 第七章 案卷目錄 4 第八章 檔案文件的編號(hào) 4 第九章 登記 5 第十章

檔案利用制度

第十一章

檔案銷毀制度

第十二章

檔案柜負(fù)責(zé)人責(zé)任制

第十三章

保密工作制度

第十四章

檔案文件管理注意事項(xiàng)

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安徽科技學(xué)院學(xué)生會(huì)人力資源部

檔案文件管理制度

第一章

總則

為加強(qiáng)本部門的檔案文件的管理，建立健全人力資源部的檔案文件的案管理制度，特制定本規(guī)定。

第二章

適用范圍

歸檔的檔案文件材料必須按時(shí)間順序排列，本部在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本規(guī)定的規(guī)定，分別立卷歸檔。（電子檔和紙質(zhì)檔分別存檔）

第三章

原則

檔案文件負(fù)責(zé)人員應(yīng)保證經(jīng)辦檔案文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。工作調(diào)動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的檔案文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第四章

文件材料的收集管理

1、新干事在通過試用期以后，按部門統(tǒng)一填寫學(xué)生會(huì)入職信息表，建立原始的干事檔案。

2、在各部門內(nèi)指定人員，負(fù)責(zé)本部門的人事變動(dòng)的相關(guān)信息的收集和匯總工作，并及時(shí)的上報(bào)到人力資源部。由檔案文件負(fù)責(zé)人匯總，更新每個(gè)部的人事變動(dòng)情況。

3、由檔案文件負(fù)責(zé)人及時(shí)督促本部?jī)?nèi)的每人干事和副部把每次的工作安排表、部門會(huì)議記錄、以及主席團(tuán)下發(fā)的指示等相關(guān)檔案文件的電子檔和紙質(zhì)檔上交到負(fù)責(zé)人的手里；每個(gè)活動(dòng)辦一次，交一次及時(shí)的匯總相關(guān)資料。

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第五章

各部門匯報(bào)員的職責(zé)

1、每個(gè)部門內(nèi)部挑選責(zé)任心強(qiáng)的一位干事作為人力資源部的信息匯報(bào)員；

2、信息匯報(bào)員要及時(shí)的反饋本部門的人事變動(dòng)和一些信息的更新工作。（比如：最新的聯(lián)系方式、本部門的新增課的相關(guān)情況等）

第六章

檔案文件的分類

1、根據(jù)檔案文件的重要性程度將其分為三類普通、加密、絕密。分別以不同的顏色的加以區(qū)別白色、粉紅色、紅色。

重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

2、普通檔案文件（白色）：各類活動(dòng)的工作安排表、每周的績(jī)效考核表、每周的考勤匯總、各種關(guān)于人員考核的規(guī)章制度、本部門對(duì)外的正式發(fā)文，及與其他部門的來往的文書等；此類檔案文件放在學(xué)辦的鐵皮柜子里面，經(jīng)本部門人員同意以后就可以查看。

3、加密檔案文件（粉紅色）：主席團(tuán)發(fā)布的與本部有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等檔案文件材料，本部門的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。此類文件必須向人力資源部申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部部長(zhǎng)批準(zhǔn)以后才能查閱。存放到學(xué)生會(huì)倉庫的人力資源部的柜子里,沒加鎖。

第七章

案卷目錄

有負(fù)責(zé)人召集本部人員對(duì)儲(chǔ)存的檔案文件加以歸類，在檔案文件的柜子的門上張貼目錄。

第八章

檔案文件的編號(hào)

對(duì)檔案文件按時(shí)間順序進(jìn)行排列。編號(hào)的形式是：

普通檔案文件：G---I+數(shù)字（一個(gè)月為一個(gè)字母；數(shù)字為日期）加密檔案文件：D---F+數(shù)字（同上）

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絕密檔案文件：A---C+數(shù)字（同上）

第九章

登記

負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將已歸檔案文件材料，按照檔案文件的重要性的不同，劃分為不同的級(jí)別加以管理，放到相應(yīng)的文件盒內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明，并在目錄上加上。

第十章

檔案文件利用制度

1、凡查閱本部涉密檔案，須經(jīng)主席團(tuán)批準(zhǔn)，人力資源部部長(zhǎng)簽字方可生效。

2、嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并將利用結(jié)果及時(shí)向負(fù)責(zé)人反饋。

3、查閱利用檔案，必須在負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下完成，不得帶出室外，不得轉(zhuǎn)借他人傳閱，隨意摘錄和復(fù)制。

4、摘錄或復(fù)制檔案材料需經(jīng)負(fù)責(zé)人的同意，摘抄時(shí)必須保持檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，不準(zhǔn)任意篡改。

5、要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整與安全，不準(zhǔn)折疊、勾劃、涂改、抽撕、拆卷，不準(zhǔn)在閱卷時(shí)吸煙、喝水。

6、利用完畢，將檔案及復(fù)制件負(fù)責(zé)人的檢查、審閱。

第十一章

檔案銷毀制度

1、根據(jù)檔案性質(zhì)的重要性，確定保管期限的長(zhǎng)短；對(duì)到期的檔案經(jīng)部長(zhǎng)同意，上報(bào)主席團(tuán)批準(zhǔn)后，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。

2、銷毀檔案文件必須采用直接審閱檔案、文件的原件的方法，嚴(yán)禁只看案卷、文件的標(biāo)題的間接銷毀方法。

3、對(duì)已經(jīng)銷毀的檔案要編造銷毀清冊(cè)，及時(shí)更新登記薄。

4、銷毀檔案時(shí)，必須有兩位以上副部監(jiān)銷，監(jiān)銷者要在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀的方式和日期。

5、嚴(yán)格遵照保密工作守則辦理銷毀工作。

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用材料

第十二章

檔案柜負(fù)責(zé)人責(zé)任制

1、對(duì)我部檔案室保管的檔案科學(xué)分類、排列、編號(hào)，要排列整齊。

2、定期檢查和核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，以及存放的順序和位置，做到心中有數(shù)。

3、搞好檔案柜內(nèi)的清潔衛(wèi)生，庫房?jī)?nèi)要適時(shí)投放和更換防蟲藥物，嚴(yán)禁蟲、鼠害發(fā)生。

4、嚴(yán)格遵守機(jī)要保密制度，非本部人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)查看檔案室內(nèi)物品。

5、嚴(yán)格各項(xiàng)規(guī)章制度，堅(jiān)持檔案收進(jìn)、移出登記，統(tǒng)計(jì)制度，查點(diǎn)、注銷手續(xù)。

6、檔案文件負(fù)責(zé)人在離開庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)鎖好本部的檔案柜，鑰匙應(yīng)妥善保管；鑰匙不得隨意借給他人使用，只有經(jīng)部長(zhǎng)同意以后方能借于鑰匙。

第十三章

保密工作制度

1、由指定副部負(fù)責(zé)保密工作。（監(jiān)督、管理等）

2、定期的對(duì)全部人員進(jìn)行保密教育。增強(qiáng)保密意識(shí)，提高保密觀念，嚴(yán)防丟失泄密事件發(fā)生。

3、在保證利用的前提下，強(qiáng)化保密意識(shí)，嚴(yán)格控制閱檔范圍，嚴(yán)禁擅自翻閱、抄錄及復(fù)印秘密文件資料。

4、發(fā)現(xiàn)丟失泄密情況后，立即向負(fù)責(zé)副部報(bào)告，并積極配合調(diào)查。

5、對(duì)絕密或加密檔案文件的查閱，必須提前申請(qǐng)，管理人員不得擅自隨意讓其他人員查閱。

第四章

檔案文件更新制度

檔案文件每一個(gè)學(xué)期更新一次，原檔案文件仍保留；每個(gè)學(xué)期開學(xué)的第一周我們會(huì)安排專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集、更新工作。這樣就把最新的個(gè)人資料收集到檔案里面，以確保信息的最新化。

第十五章

檔案文件管理注意事項(xiàng)

1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。

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用材料

2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還，借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級(jí)管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。

3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施；對(duì)絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對(duì)，必須做到物單相符。

4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，否則將上報(bào)主席團(tuán)經(jīng)行嚴(yán)肅處理。

5、機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)主席團(tuán)批準(zhǔn)方可。

7、對(duì)各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以及定期處理一部分的過期文件和檔案，以便檔案柜的資源的存分利用。

8、在本部門安排專人負(fù)責(zé)文件的管理、登記、保存等工作，定期對(duì)學(xué)生會(huì)人員的資料進(jìn)行更新，并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改，確保現(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。

9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。

10、新接管檔案文件的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行更新、備案。

人力資源部-任占福制

像綠茶一樣

第五篇：科技檔案文件歸檔范圍

建設(shè)工程文件歸檔范圍

工程準(zhǔn)備階段文件（建設(shè)單位）

一、立項(xiàng)文件 1建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

2建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告（包括與立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要等）

二、建設(shè)用地、征地、拆遷文件 3建設(shè)項(xiàng)目選址意見書及紅線圖

4用地申請(qǐng)報(bào)告劃撥、出讓建設(shè)用地文件（如出讓合同、政府劃撥決定書等）5建設(shè)用地規(guī)劃許可證、附件及附圖 6建設(shè)用地項(xiàng)目呈報(bào)說明書 7建設(shè)用地批準(zhǔn)書

8國(guó)有土地使用證及宗地圖（復(fù)印件）

三、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件 9工程地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告

10建設(shè)工程規(guī)劃放樣現(xiàn)場(chǎng)記錄表及附圖 11建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)線記錄表及附圖 12規(guī)劃設(shè)計(jì)條件

13有關(guān)行政主管部門（環(huán)保、消防、人防、白蟻防治、園林、交通、城管等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議 14施工圖審查文件及審批意見

四、招投標(biāo)文件 15勘察、設(shè)計(jì)合同 16監(jiān)理委托合同 17施工承包合同

18其他工程合同（甲方分包合同、甲供主材合同）19中標(biāo)通知書、招標(biāo)投標(biāo)書、確認(rèn)審批表、報(bào)名表

五、開工審批文件

20建設(shè)工程規(guī)劃許可證、附件及附圖 21工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)監(jiān)表及通知書 22工程安全監(jiān)督報(bào)監(jiān)表及通知書 23建設(shè)工程施工許可證及申請(qǐng)表

六、建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人

24工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目部經(jīng)理）及負(fù)責(zé)人名單

工程竣工驗(yàn)收文件（建設(shè)單位）

116質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、控制資料核查記錄、安全和功能檢驗(yàn)核查及主要功能抽查記錄、觀感質(zhì)量檢查記錄（統(tǒng)表1234）、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 117工程竣工總結(jié)

工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及驗(yàn)收意見 勘查、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程竣工質(zhì)量檢查報(bào)告及會(huì)議紀(jì)要

各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件（土管、規(guī)劃、市政、園林、自來水、燃?xì)?、消防、環(huán)保、環(huán)衛(wèi)、衛(wèi)生、人防、電力、通信、有線電視、物業(yè)管理等）防雷、環(huán)境、自來水、噪音、室內(nèi)等檢測(cè)文件 竣工驗(yàn)收備案表

118初驗(yàn)記錄、初驗(yàn)報(bào)告及整改回復(fù) 119支付款總證明 120工程質(zhì)量保修書

121工程決算、審計(jì)文件 122聲像、微縮、電子檔案

工程照片、錄像材料、光盤、磁盤等

工程監(jiān)理文件（監(jiān)理單位）

25監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則

26監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題

27監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題

28進(jìn)度控制（工程開工/審批表、工程暫停令）

29質(zhì)量控制（監(jiān)理通知書、質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見）30工程支付款證明書

31合同及其他事項(xiàng)管理（工程延期報(bào)告及審批；合同變更、爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見）32監(jiān)理工作總結(jié)

33工程竣工總結(jié)及質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告 監(jiān)理其他用表

工程施工文件（施工單位）

34開、竣工報(bào)告

一 土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程

35工程測(cè)量定位記錄、建筑物沉降觀察測(cè)量記錄 36圖紙會(huì)審、施工組織設(shè)計(jì) 37設(shè)計(jì)變更及洽商記錄 38節(jié)能、保溫測(cè)試記錄

39鋼材、水泥、磚、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土、防水、裝飾及其他材料匯總表、出廠證明文件、復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告

（一）地基與基礎(chǔ)分部材料

40施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測(cè)報(bào)告（如：抗壓、抗折試驗(yàn)報(bào)告等）

41地基處理記錄（如驗(yàn)槽記錄、樁基施工記錄、樁偏位記錄、試樁記錄、樁身驗(yàn)收記錄、走向圖、偏位圖、被測(cè)樁號(hào)確定表等）

42地基基礎(chǔ)檢驗(yàn)及抽樣檢測(cè)資料（如：建設(shè)工程結(jié)構(gòu)實(shí)物質(zhì)量抽樣檢測(cè)報(bào)告、鉆芯混凝土強(qiáng)度檢測(cè)報(bào)告、管樁檢測(cè)報(bào)告合格證、樁基配重報(bào)告等）43隱蔽工程驗(yàn)收記錄 44施工記錄（如：混凝土施工日記、技術(shù)復(fù)核記錄、基礎(chǔ)驗(yàn)槽等）45地下室防水效果檢查記錄 46基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄

47單獨(dú)歸檔的子分部施工資料（如：樁基等子分部）

（二）主體結(jié)構(gòu)分部資料

48施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測(cè)報(bào)告 49隱蔽工程驗(yàn)收記錄

50施工記錄（如：混凝土施工日記，技術(shù)復(fù)合記錄等）51主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄

52單獨(dú)歸檔的子分部施工資料（如：鋼結(jié)構(gòu)等子分部）

（三）建筑裝飾裝修分部資料

53施工試驗(yàn)報(bào)告及見證檢測(cè)報(bào)告（門窗、干掛、抗撥）54有防水要求的地面蓄水實(shí)驗(yàn)記錄 55隱蔽工程驗(yàn)收記錄

56抽氣（風(fēng)）道檢查記錄

57幕墻及外窗氣密性、水密性、耐風(fēng)壓檢查報(bào)告

58施工記錄（如：混凝土施工日記、技術(shù)復(fù)合記錄等）59單獨(dú)歸檔的子分部施工資料（如：幕墻等子分部）屋面結(jié)構(gòu)分部資料 二 安裝工程 60圖紙會(huì)審

61設(shè)計(jì)變更及洽商記錄（按分部整理）

（一）建筑給排水及采暖分部資料

62材料、配件出廠合格證書及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 63管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性實(shí)驗(yàn)記錄 64隱蔽工程驗(yàn)收記錄 65設(shè)備基礎(chǔ)驗(yàn)收記錄

66系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球?qū)嶒?yàn)記錄 67施工記錄

68暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn) 69衛(wèi)生器具滿水實(shí)驗(yàn)記錄

（二）建筑電氣分部資料

70材料、設(shè)備出廠合格證書及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 71設(shè)備調(diào)試記錄

72絕緣、接地電阻測(cè)試記錄 73隱蔽工程驗(yàn)收記錄 74施工記錄

75通電、照明全負(fù)荷試驗(yàn)記錄大型燈具牢固性實(shí)驗(yàn)記錄 76線路、插入、開關(guān)接地檢查記錄

（三）通風(fēng)與空調(diào)分部資料

77材料、設(shè)備出廠合格證書及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 78制冷、空調(diào)水管道強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性實(shí)驗(yàn)記錄 79隱蔽工程驗(yàn)收記錄 80基礎(chǔ)驗(yàn)收記錄 81制冷設(shè)備運(yùn)行調(diào)試記錄 82通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)調(diào)試記錄

83施工記錄（如：風(fēng)管、風(fēng)口、風(fēng)機(jī)設(shè)備安裝記錄等）84通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)試運(yùn)行記錄 85風(fēng)量、溫度測(cè)試記錄 86潔凈室潔凈度測(cè)試記錄

（四）電梯分部資料

87設(shè)備出廠合格證書及開箱檢驗(yàn)記錄 88隱蔽工程驗(yàn)收記錄 89基礎(chǔ)驗(yàn)收記錄 90施工記錄

91接地、絕緣電阻測(cè)試記錄

92負(fù)荷試驗(yàn)、安全裝置檢查記錄 93電梯運(yùn)行記錄

94電梯安全裝置檢測(cè)報(bào)告

95勞動(dòng)、技術(shù)監(jiān)督部門驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

（五）建筑智能化分部資料

96材料、設(shè)備出廠合格證書技術(shù)文件及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 97隱蔽工程驗(yàn)收記錄

98系統(tǒng)功能測(cè)定及設(shè)備調(diào)試記錄

99系統(tǒng)技術(shù)、操作和維護(hù)手冊(cè)、培訓(xùn)記錄 100施工記錄

101系統(tǒng)檢測(cè)報(bào)告及運(yùn)行記錄 102系統(tǒng)電源及接地檢測(cè)報(bào)告

竣工圖（施工單位）

綜合圖

103總平面布置圖 104豎向布置圖

105室外給排水、熱力、燃?xì)狻㈦姎猓ò娏?、電訊、電視等）管網(wǎng)綜合圖 室外專業(yè)圖

106室外管線圖（給排水、熱力、燃?xì)?、電力、電訊、電視等?07室外環(huán)境圖（道路、綠化、建筑、小品、水景、照明等）108室外消防圖 專業(yè)竣工圖 109建筑竣工圖 110結(jié)構(gòu)竣工圖

111裝修（裝飾）工程竣工圖

112電氣工程（智能化工程）竣工圖 113給排水工程（消防工程）竣工圖 114采暖通風(fēng)空調(diào)工程竣工圖 115燃?xì)夤こ炭⒐D