第一篇：淺談辦公室接待工作技巧

淺談辦公室接待工作技巧

作者/陳海華

縣級政府辦公室是政府與各部門及廣大群眾溝通的橋梁，每天往來人員較多，秘書人員的接待任務(wù)很重。做好接待工作，對于集中反映一個地方政府的整體形象，展示工作人員的素質(zhì)和能力，推動工作開展具有十分重要的作用。筆者根據(jù)自身實際，談?wù)劷哟显L人員的工作技巧。

一、語言要得體

搞好群眾來訪接待工作，既要有較高的政策水平，又要有熱情的工作態(tài)度，特別是需要接待人員有一個好口才。俗話說： “語言是打開心靈的鑰匙”，“一句話可令人發(fā)笑，一句話也可使人暴跳”。運用不同的語言，會產(chǎn)生不同的效果。具體來說就是要做到：一要表意準(zhǔn)確，邏輯性強，富有感染力。二要認(rèn)清對象，不能喪失原則一味遷就上訪者。三要講究分寸。判斷要有根據(jù)，定論要下準(zhǔn)確，說話要留有余地，既不夸大也不縮小，既要合情又要合理，起到疏導(dǎo)、勸解、宣傳、教育的作用。

二、人員要區(qū)分

不同的上訪者具有不同的氣質(zhì)。面對不同的上訪者應(yīng)采取不同的接待語言策略。首先要察顏觀色，具體分析，區(qū)別歸類，對號入座；然后要揣摩其心理，對癥下藥，采取不同的接談方法。一是面對“帶著疑惑”的上訪者，要耐心解釋。要用黨的政策、國家的法律法規(guī)、社會主義的道德觀去教育、啟發(fā)、說服和開導(dǎo)上訪者，幫助他們明辨是非、消除疑慮、澄清是非，正確對待個人利益與集體、國家利益之間的關(guān)系，引導(dǎo)他們正確運用和行使民主權(quán)利。對于知識水平不高、理解能力較差的上訪者，要把政策形象化，多用身邊事例，多用群眾語言，多用對比思維；使政策通俗易懂、道理簡單明了。特別要學(xué)會“見什么上訪者說什么話”，爭取在較短時間內(nèi)縮短與上訪者的心理距離，獲得對方的認(rèn)同，使之佩服你、信任你、接納你。接待工作者既是政策法規(guī)的宣傳員，又是群眾面對具體問題的引導(dǎo)者，要有針對性地耐心解決群眾提出的具體問題。二是對“帶著期盼”的上訪者提出的問題，要及時協(xié)調(diào)解決。有些事情，上訪者可能已經(jīng)找過有關(guān)方面，可一直沒有落實。因此，其上訪的目的就是希望自己的問題得到盡快解決。只要上訪者提出的問題沒有違反有關(guān)政策規(guī)定，就要立即協(xié)調(diào)幫助他們解決實際困難，切忌意氣用事，不顧事實和政策規(guī)定亂表態(tài)、亂許愿，遷就來訪群眾的無理要求和錯誤行為，亂開“空頭支票”、亂開“綠燈”。(文秘工作　004km.cn)這樣做雖然能圖得眼前之平安，卻為今后埋下了長期的不穩(wěn)定的隱患。三是面對情緒激動的上訪者，要耐心傾聽。一般來說，這類上訪者情緒興奮度高，行為發(fā)生快。這類上訪者一般頭腦靈活、情緒易變，接待者的解釋不合他們的心情和口味時就會不高興，甚至痛哭流涕，但稍加安慰即可破涕為笑。要堅持用黨的政策和國家法律循循善誘，耐心勸說，真誠開導(dǎo)，引導(dǎo)他們一分為二地看問題，使他們克服片面性和盲目性，心情舒暢，意念回轉(zhuǎn)，雨過天晴；同時要認(rèn)真聽取他們的申訴，并心平氣和地好言相勸，做出符合情理的解答，使其氣消恨平，切忌火上澆油，公開責(zé)備，使其情緒失控。

三、談話要有情

情，是接談工作的潤滑油和催化劑。在接待工作中，要急群眾之所急、憂群眾之所憂、想群眾之所想，使群眾感到親切、愉快和溫暖，取得群眾的好感、依賴和信任。一是禮貌待人。要切實改變“門難進(jìn)、臉難看、事難辦”的衙門作風(fēng)。上訪者帶著呼聲、愿望和要求從基層而來，他們來時或氣或怨、或怒或恨，或哭或鬧，或膽怯或猶豫，或不平或滿腹牢騷。不論對帶有哪種情緒的上訪者，接訪者都要文明、平等對待，設(shè)身處地為他們想一想，將心比心，真心實意地使用禮貌用語——“你好”、“請座”、“請喝水”，主動創(chuàng)造熱情、和諧、親切的接談氛圍，消除上訪者的恐懼、拘謹(jǐn)、不安情緒，沖淡怨氣和怒氣，為上訪者敞開心扉創(chuàng)造條件。對于重訪者，因為彼此較熟悉，為緩和氣氛，一開始可聊聊家常： “最近身體怎么樣？”有的還可以說一兩句玩笑話，但一定要注意分寸，不能由此產(chǎn)生不良效果。二是因人制宜。上訪者在陳述問題的過程中，說到激動之處，往往會控制不住自己的情緒，罵罵咧咧、煩躁不安、痛哭失聲、尋死覓活。接訪者在搞好接談的同時，還要把握“火候”，不誤時機地說出定心話，如“事情既已發(fā)生，必將得到解決。請相信我們會認(rèn)真調(diào)查，作出圓滿的答復(fù)和處理”。關(guān)鍵時刻的一?！岸ㄐ耐琛保苁股显L者心靈得到慰藉，情緒得到穩(wěn)定，即使要求沒有兌現(xiàn)，也會心滿意足。在接訪活動接近尾聲時，接訪者切忌因成功在即而掉以輕心，如釋重負(fù)，還必須一鼓作氣，趁熱打鐵，巧妙地提出一點希望，這樣就會在上訪者的心靈深處打下深刻的烙印。

四、事實要有據(jù)

事實不清是影響接談效果的一個重要因素。實踐證明，客觀反映情況的上訪者居多，但也有添枝加葉、無中生有捏造、歪曲事實，以達(dá)利己目的的。為此，接待人員就要注意把握分寸、明辨是非。在聽取上訪者陳述之前，要嚴(yán)肅講明客觀反映情況和提供確切證據(jù)對于解決問題的重要性，以及歪曲事實、造謠中傷所要擔(dān)負(fù)的法律

責(zé)任，以提高陳述事實情節(jié)的客觀程度。要善于提問，在提問中發(fā)現(xiàn)問題。有的上訪者事先經(jīng)過周密準(zhǔn)備，把問題講得清晰流暢，但猴子的尾巴是藏不住的，即使是高明的編造者也難免露出破綻，接待者應(yīng)針對破綻提問，窮“問”不舍，使其由“理直氣壯”變?yōu)椤袄砬~窮”，最后不得不說出真實的情況。同時，接待人員要根據(jù)現(xiàn)實的、歷史的有關(guān)知識和政策法律條文，對上訪者反映的情況是否合乎各個時期的有關(guān)規(guī)定、史實等加以檢驗，達(dá)到去偽存真的目的。必要時，還可以召集當(dāng)事人當(dāng)面對質(zhì)，以核實情況，消除誤解、隔閡，化解矛盾。

（作者單位：江蘇省響水縣人民政府辦公室

第二篇：辦公室接待工作

辦公室接待工作

接待工作主要由各級機關(guān)的辦公室來承擔(dān)。總體要求是：熱情周到，耐心細(xì)致，規(guī)范有序，客人滿意。在具體操作中應(yīng)注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)。

一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備

接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級機關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶蠡螂娫捄?，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀(jì)念品贈送、結(jié)束送行、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人。制定方案時要注意上級機關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而宜，根據(jù)需要妥貼安排。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時通知有關(guān)人員或召開專題會議詳細(xì)安排，讓每個參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調(diào)整，并及時通知有關(guān)工作人員。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。

(一)迎接引導(dǎo)，沿途介紹。對接待者來講，來訪的都是客人，要盡

好地主之誼，盡量為客人提供方便。迎接時要根據(jù)客人人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達(dá)與客人約定的地點。接到客人后，沿途要主動向客人介紹景觀或接待安排情況，征求意見，讓客人對此次活動有大體的了解，特別要注意別冷場，要顯示出熱情。迎接引導(dǎo)客人還要注意引導(dǎo)客人時自己行走的位臵、問候握手時的動作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。

(二)座談交流，服務(wù)周到。接待活動中如有座談，要根據(jù)人數(shù)提前安排好座談的地點。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。座談地點要注意懸掛橫標(biāo)、座次擺放、茶水供應(yīng)、花草、音響照明、材料擺放等事項。

(三)食宿宴請，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進(jìn)行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時間、就餐地點等一并發(fā)至客人手中。就餐要嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)，突出地方特色，根據(jù)客人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生。宴請時當(dāng)?shù)貐⒓尤藛T應(yīng)與客人對等或高半格，并安排好座次、致詞等。

(四)參觀考察，精心準(zhǔn)備。參觀考察要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。每個參觀點要提前準(zhǔn)備好茶水或礦泉水，并要有專人做情況簡介，同時要安排好休息地點、方便地點等。

(五)注意送行，善始善終?；顒咏Y(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導(dǎo)致整個接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。送行時要到客人住地送行，等客

人乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結(jié)

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將照片寄給客人。

一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設(shè)和景點之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第三篇：淺談如何做好辦公室接待工作

淺談如何做好辦公室接待工作

作者：王毅

班級：物業(yè)管理班 學(xué)號：11076126 摘要

企業(yè)的發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)往來的增加就使得接待工作越來越重要，甚至接待工作的好壞，直接關(guān)系到客戶對企業(yè)的良好印象、業(yè)務(wù)的成敗。文章從接待工作的意義，如何做好接待工作，以及對接待工作的認(rèn)識三個方面對企業(yè)辦公室如何做好接待工作作了論述和建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)，辦公室，接待工作，意義，程序，思考，措施

一、做好接待工作的意義

接待工作是各級機關(guān)的一項常規(guī)性工作。接待工作水平高低能夠集中反映一個地方一個部門的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力。同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁，并由此帶來大量的人員流動，上級領(lǐng)導(dǎo)的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學(xué)習(xí)及業(yè)務(wù)洽談的人次也與日俱增，這就使得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢下。作為一名辦公室工作人員，對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責(zé)任意識，要把其作為一項政治任務(wù)來完成。要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)高量地完成每一項接待任務(wù)。

二、如何做好企業(yè)接待工作

（一）做好接待的準(zhǔn)備工作

1.是接待手冊的編制

首先應(yīng)了解來賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)，確定接待規(guī)格，并根據(jù)所對應(yīng)的職務(wù)確定陪同接待的領(lǐng)導(dǎo)。然后編制接待手冊，應(yīng)包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)放到每位來賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數(shù)。

2.是物質(zhì)準(zhǔn)備工作

貴賓室、榮譽展室、會議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料。另外，茶具、茶葉要準(zhǔn)備齊全。各種辦公用品（筆記本、筆等）要提前準(zhǔn)備好，以備不時之需。

3.業(yè)務(wù)知識和能力的準(zhǔn)備

要對企業(yè)的發(fā)展歷史、精品工程的特點、規(guī)格，各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)分工情況做大致的了解。同時，要有較完備的企業(yè)概況和市容市貌概況資料，如當(dāng)?shù)刭e館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。

（二）形成良好的接待程序

在企業(yè)的各類接待工作中，通過不斷的摸索和實踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過程接待服務(wù)思路。首先，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)到高速路口或飛機場迎接客人，與客人進(jìn)行初步的結(jié)識，并簡單介紹企業(yè)公司的大體情況。到達(dá)企業(yè)公司后，由來賓方最高領(lǐng)導(dǎo)所對應(yīng)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業(yè)榮譽展室，安排歡迎宴會，陪同參觀企業(yè)施工現(xiàn)場等，確保來賓來訪期間的生活充實、愉快，最后由接站時的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)將客人送至高速路口或飛機場，充分展現(xiàn)企業(yè)的良好形象。

（三）注重細(xì)節(jié)，全過程負(fù)責(zé)。

企業(yè)辦公室樹立了“接待無小事，細(xì)節(jié)定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個細(xì)節(jié)，了解每一位來賓的日常生活習(xí)慣，做周密的安排。面對接待工作復(fù)雜、繁瑣的各項事務(wù)，“想來賓所想，備來賓所需”，不斷提高隨機應(yīng)變的能力，周密細(xì)致地安排好每一項接待內(nèi)容，并對接待全過程負(fù)責(zé)。同時，我們還注重對接待之后的思考，尋找問題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進(jìn)。

三、做好接待工作應(yīng)重視的問題

（一）更新觀念、傳播文化

在新形勢下．辦公室入員應(yīng)及時更新觀念。充分認(rèn)識到接待工作是企業(yè)看似被動、實則主動的一種廣義的公關(guān)行為，是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業(yè)可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關(guān)系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此．必須把接待工作看作是企業(yè)經(jīng)濟工作的—個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

做好接待工作不僅是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。辦公室人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責(zé)任意識，作為一項政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個人都代表企業(yè)形象，每—個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到、精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會給客人留下終生的印象。

（二）精心策劃，突出特色

要做好每一項接待工作，首先必須進(jìn)行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準(zhǔn)備，接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應(yīng)酬活動，甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項接待活動，都要以實現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細(xì)則，詳細(xì)安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細(xì)節(jié)，并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。

每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化，作為展示企業(yè)形象的“窗口”，接待工作同樣需要有自己的特色和風(fēng)格。因此，要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設(shè)計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性，感受到企業(yè)文化的特色。

（三）優(yōu)化流程、規(guī)范運作

接待方案制定以后，就要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運作，使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連，必要時可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進(jìn)行全面清點，以確保工作進(jìn)程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進(jìn)行規(guī)范，這樣才能確保整個接待工作有序進(jìn)行。比如，在作接待工作總結(jié)時，接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外，接待人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識，不斷提高自身索養(yǎng)并注意實現(xiàn)資源共享。

（四）關(guān)注細(xì)節(jié)、注重實效

細(xì)節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹(jǐn)慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負(fù)責(zé)人在對全局進(jìn)行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整；具體接待人員則要主動進(jìn)行全程模擬思考，從準(zhǔn)備會議室到用車，從參觀到進(jìn)餐，對每一個細(xì)節(jié)都要細(xì)致地思索一遍。以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要”眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼神、一個動作、不經(jīng)意的一句話，都要留意和體會。以便及時采取應(yīng)變措施。這就要求接待人員加強靈活應(yīng)變能力、臨場發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓(xùn)練，提高處理意外情況處理水平，以便將各類有損于企業(yè)形象的細(xì)節(jié)問題解決在萌芽狀態(tài)，確保接待工作實現(xiàn)“零失誤”。通過接待工作，企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風(fēng)和企業(yè)文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領(lǐng)導(dǎo)和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業(yè)帶來商機，帶來社會效茲和經(jīng)濟效益。因此，接待人員要充分利用接待工作的每—個細(xì)節(jié)展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨具魅力的特色文化，利用每一次接待機會來增強企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時。接待人員還要對接待效果進(jìn)行科學(xué)的評估與監(jiān)測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待漉程。力求接待活動效益的最大化。

（五）及時全面、做好總結(jié)

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)?？纯茨男┓矫媸强腿俗顫M意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將照片寄給客人。一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設(shè)和景點之外，接待人員的素質(zhì)也是—個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員還要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特男日是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

（六）不斷創(chuàng)新、追求卓越

在新形勢下，接待人員只有結(jié)合企業(yè)自身的實際．自覺創(chuàng)新公關(guān)工作思路，豐富公關(guān)工作內(nèi)容，才能推動接待工作不斷創(chuàng)新。比如制訂方案時可以考慮運用統(tǒng)一的模板。匯報材料可以使用多媒體技術(shù)來制作，而不僅僅局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料等等。這樣的接待工作才具有時代特征和企業(yè)特色。同時，接待人員要積極探索能夠更好地反映企業(yè)精神與企業(yè)亮點、體現(xiàn)企業(yè)文化的接待方式和方法，與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

四、對接待工作的幾點思考

（一）提高對接待工作的再認(rèn)識

有些企業(yè)把接待工作單純視為一般的后勤工作，認(rèn)為接待工作就是平時的“迎來送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實不然。新形勢下，接待工作的內(nèi)涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務(wù)對象、工作范圍、接待隊伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問題，它已發(fā)展成為涵蓋政治、經(jīng)濟、文化等諸多領(lǐng)域，拓展到社會各個階層，需要許多相關(guān)部門共同參與來完成的一項工作。因此，需要我們對接待工作的內(nèi)涵進(jìn)行再認(rèn)識，要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務(wù)者，確保各類接待工作的順利開展。

（二）提高對接待工作重要性的再認(rèn)識

接待工作是一項綜合性很強，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對外窗口，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，加強對外合作交流的紐帶。因此，新時期，我們要提高對接待工作重要性的再認(rèn)識，要從自身素質(zhì)抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務(wù)功能，創(chuàng)造性的開展工作，讓接待出效益；要通過認(rèn)真組織，精心安排，努力提高接待質(zhì)量，充分發(fā)揮在對外交往聯(lián)絡(luò)中的窗口、橋梁、紐帶作用。

（三）展望未來，認(rèn)真細(xì)致的做好接待工作

展望未來，做好接待工作任重道遠(yuǎn)，需要我們不斷的更新和完善，進(jìn)一步的提高接待準(zhǔn)備、接待程序水平，加強自身的修養(yǎng)，無論是從接待前的準(zhǔn)備、接待中的服務(wù)還是接待后的總結(jié)，都應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的做好每個環(huán)節(jié)，力爭更好的彰顯企業(yè)形象，展現(xiàn)企業(yè)實力，提高企業(yè)知名度，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。參考文獻(xiàn)

【1】高鵬.企業(yè)辦公室接待工作淺談.[J] 企業(yè)導(dǎo)報2012 年第21 期 【2】蔡蘭珍．任務(wù)教學(xué)法在大學(xué)寫作中的運用叨．外語界，200l(4)． 【3】張迅．論英語口語課堂中合作學(xué)習(xí)的組織策嘲J】．外語與外語教學(xué)，2007(8)．

第四篇：如何做好辦公室接待工作

如何做好辦公室接待工作

接待工作是各級機關(guān)的一項常規(guī)性工作。接待工作水平高低能夠集中反映一個地方一個部門的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。

接待工作主要由各級機關(guān)的辦公室來承擔(dān)?？傮w要求是：熱情周到，耐心細(xì)致，規(guī)范有序，客人滿意。在具體操作中應(yīng)注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)。

一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備

接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級機關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾麟妶蠡螂娫捄?，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀(jì)念品贈送、結(jié)束送行、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人。制定方案時要注意上級機關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而宜，根據(jù)需要妥貼安

排。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時通知有關(guān)人員或召開專題會議詳細(xì)安排，讓每個參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調(diào)整，并及時通知有關(guān)工作人員。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。

(一)迎接引導(dǎo)，沿途介紹。對接待者來講，來訪的都是客人，要盡好地主之誼，盡量為客人提供方便。迎接時要根據(jù)客人人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達(dá)與客人約定的地點。接到客人后，沿途要主動向客人介紹景觀或接待安排情況，征求意見，讓客人對此次活動有大體的了解，特別要注意別冷場，要顯示出熱情。迎接引導(dǎo)客人還要注意引導(dǎo)客人時自己行走的位臵、問候握手時的動作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。

(二)座談交流，服務(wù)周到。接待活動中如有座談，要根據(jù)人數(shù)提前安排好座談的地點。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。座談地點要注意懸掛橫標(biāo)、座次擺放、茶水供應(yīng)、花草、音響照明、材料擺放等事項。

(三)食宿宴請，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進(jìn)行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時間、就餐地點等一并發(fā)至客人手中。就餐要嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)，突出地方特色，根據(jù)客人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生。宴請時當(dāng)?shù)貐⒓尤藛T應(yīng)與客人對等或高半格，并安排好座次、致詞等。

(四)參觀考察，精心準(zhǔn)備。參觀考察要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。每個參觀點要提前準(zhǔn)備好茶水或礦泉水，并要有專人做情況簡介，同時要安排好休息地點、方便地點等。

(五)注意送行，善始善終?；顒咏Y(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導(dǎo)致整個接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時做好送站工作。送行時要到客人住地送行，等客人乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結(jié)

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將

照片寄給客人。

一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設(shè)和景點之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第五篇：如何做好辦公室接待工作

如何做好辦公室接待工作

如何做好辦公室接待工作

接待工作是各級機關(guān)的一項常規(guī)性工作。接待工作水平高低能夠集中反映一個地方一個部門的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。

接待工作主要由各級機關(guān)的辦公室來承擔(dān)?？傮w要求是：熱情周到，耐心細(xì)致，規(guī)范有序，客人滿意。在具體操作中應(yīng)注意把握好以下幾個環(huán)節(jié)。

一、認(rèn)真細(xì)致地做好接待前準(zhǔn)備 接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，了解意圖。在接到上級機關(guān)或?qū)Ψ降拿鱾?/p>

電報或電話后，要立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，確定參觀或座談地點等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報、食宿宴請、參觀考察、安全保衛(wèi)、照相留念、宣傳報道、紀(jì)念品贈送、結(jié)束送行、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細(xì)化到單位和責(zé)任人。制定方案時要注意上級機關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而宜，根據(jù)需要妥貼安排。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時通知有關(guān)人員或召開專題會議詳細(xì)安排，讓每個參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調(diào)整，并及時通知有關(guān)工作

人員。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù) 在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。迎接引導(dǎo)，沿途介紹。對接待者來講，來訪的都是客人，要盡好地主之誼，盡量為客人提供方便。迎接時要根據(jù)客人人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與客人在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達(dá)與客人約定的地點。接到客人后，沿途要主動向客人介紹景觀或接待安排情況，征求意見，讓客人對此次活動有大體的了解，特別要注意別冷場，要顯示出熱情。迎接引導(dǎo)客人還要注意引導(dǎo)客人時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。

座談交流，服務(wù)周到。接待活動中如有座談，要根據(jù)人數(shù)提前安排好座談的地點。房間安排要適中，人少房大，顯得太空落；人多房小，顯得太擁擠。座

談地點要注意懸掛橫標(biāo)、座次擺放、茶水供應(yīng)、花草、音響照明、材料擺放等事項。

食宿宴請，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進(jìn)行安排，事先打印好房間號，與日程安排、作息時間、就餐地點等一并發(fā)至客人手中。就餐要嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)，突出地方特色，根據(jù)客人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生。宴請時當(dāng)?shù)貐⒓尤藛T應(yīng)與客人對等或高半格，并安排好座次、致詞等。

參觀考察，精心準(zhǔn)備。參觀考察要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。每個參觀點要提前準(zhǔn)備好茶水或礦泉水，并要有專人做情況簡介，同時要安排好休息地點、方便地點等。

注意送行，善始善終?；顒咏Y(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導(dǎo)致整個接待效果大打折扣。工作人員可先幫助客人訂好車票，屆時

做好送站工作。送行時要到客人住地送行，等客人乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結(jié) 整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面是客人最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進(jìn)。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工作責(zé)任分工明確，頭緒層次清楚，既讓客人滿意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及時將照片寄給客人。

一個地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這個地方的典型工作、城市建設(shè)和景點之外，接待人員的素質(zhì)也是一個重要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到樸實、真誠、熱情，使客人有“賓至如歸”的感覺。同時，工作人員要注意平時的

學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識，特別是對本地本部門的情況要了如指掌，以便更好地做好接待工作。