加強檔案管理信息化建設的重要性

及對策建議思考

如今，隨著信息化的發(fā)展，社會上的各行各業(yè)都應用科技來加速自身發(fā)展，現(xiàn)今我國也要開展檔案管理的信息化建設。檔案的信息化管理能夠保證檔案可以長期保存，不僅能夠提升檔案管理效率，還能實現(xiàn)檔案資源的共享，增加檔案的整體利用價值。

一、檔案管理信息化建設的重要性

如今我國的數(shù)字化、信息化技術得到了快速的發(fā)展，許多行業(yè)的檔案管理工作都開始應用信息技術，從而加快了檔案管理的信息化發(fā)展進程。在我國社會經濟快速發(fā)展的背景下，檔案管理的意義及其重要性日益凸顯，同時對其管理工作的要求也逐步提升，這使得信息化技術在檔案管理中的應用成為一種必然趨勢。信息化檔案管理模式的建設，不僅提升了檔案的完整性和可靠性，而且還使檔案資料的利用率得到了顯著提升；此外，利用信息化技術進行檔案管理，即簡化了檔案整理及分類工作，又使得管理過程更加標準化和規(guī)范化?，F(xiàn)今應用信息化技術不僅要掌控好時機，而且還能加快辦公效率，使檔案管理更具科學性，從而極大地節(jié)省了人力，提高了工作效率，減少了占地空間，并且還方便后續(xù)的資料查找。

二、影響檔案信息化建設的因素

（一）缺乏對檔案信息化建設的認知

利用信息化技術進行檔案管理，在新的管理模式下，使檔案資源在共享平臺下更易保存、查找以及分享，這對單位而言必然為一種趨勢?？墒侨缃裎覈€有大部分檔案管理人員不能充分了解檔案信息化管理工作，從而對其不夠重視，使信息化技術在檔案管理中的應用價值難以被正確認識。檔案信息化建設的優(yōu)勢具體表現(xiàn)在：一是采用信息技術來提高檔案的管理效率，可以加快檔案管理部門的辦公速度；二是建設信息化的檔案管理工作，便于對檔案進行查詢，不僅能提升管理人員的辦公效率，而且還能方便檔案管理人員開展工作；三是實現(xiàn)檔案管理的信息化建設能夠實現(xiàn)檔案的共享，提高檔案管理的整體價值。可是目前還是有部分檔案管理人員并未充分的了解到檔案信息化建設的作用，阻礙了檔案信息化的發(fā)展，從而降低了檔案管理的效率及便利性。

（二）信息資源的應用存在錯誤的觀念

影響檔案信息化建設的原因之一就是對信息化資源的應用觀念不正確，從而使檔案信息化建設過程中所遇阻礙較多，難以順利實施。在傳統(tǒng)模式及理念下，檔案管理只是簡單地將檔案資料收集起來，并放入館中保存，再提供讀者查閱。信息化檔案管理建設的目的之一是實現(xiàn)資源共享，這不僅要使檔案便于查閱，同時還需保證檔案信息的安全性，使檔案管理的價值最大化。但是如今還是有部分檔案管理人員的檔案觀念不正確，并沒有將重點放在檔案的資源利用上，阻礙了檔案管理工作的開展，難以充分發(fā)揮出檔案管理的作用。

（三）信息資源保管部門無條件開展深層次整合與挖掘

檔案管理的工作人員主要負責收集及保管檔案、文獻和資料，同時還要對檔案進行分類、整理、保存、保護，還要提供館內的查檔服務等，而傳統(tǒng)的檔案管理方式存在較多的問題，不能充分開展檔案的編輯、研究、匯總、分析等工作。同時員工少、缺乏相應的信息技術支持，導致工作人員難以充分、全面開展信息資源挖掘、利用和展示等工作。

（四）已形成的數(shù)字信息資源沒有永久保管空間

目前的檔案管理方式缺乏系統(tǒng)化的管理，導致大量信息資源無法得到永久保管，并且也沒有構建較為完善的收集、保管和存儲體制及標準，從而進一步加大了人力、物力和財力的投入，這時就要構建信息化的檔案管理工作，減少流失及后續(xù)的重復性開發(fā)。

三、檔案信息化建設與檔案管理的對策

（一）增加檔案信息化建設設備支持

如今隨著信息化技術的發(fā)展，其在許多行業(yè)都得到了廣泛的應用，為了提高檔案管理工作的工作效率，優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)境以及資源條件，就要在檔案管理工作中采用信息技術進行作業(yè)，加快檔案管理信息化建設的進程。在實際的工作中，還要加大資金方面的投入，同時也要引進先進的設施、設備，配置計算機與網絡軟件，全面落實好檔案管理的信息化建設。除此之外，不僅需要采用信息技術，而且還要拓展延伸檔案管理對象，將電子文件、視頻資料等都納入檔案管理工作中，確保檔案資源的全面性。在管理的過程中，還要加大檔案資源數(shù)據庫的建設力度，不僅要收集檔案信息，而且還要對檔案信息進行分類、儲存與管理，便于后續(xù)開展檔案資源的查詢工作，提高檔案信息管理的工作效率。

（二）落實好電子文件管理工作

如今各行業(yè)的工作都開始應用計算機網絡，檔案管理工作也不例外，管理部門將公文傳到網絡上，節(jié)省了儲存空間，增加了電子文件的存儲數(shù)量。數(shù)據分析，充分利用電子文件進行管理，不僅能夠增加存儲的數(shù)據，而且還能保證信息的完整性和全面性，充分發(fā)揮出檔案信息的價值。因此，管理人員一定要重視檔案文件的管理工作：首先，一定要先設立與電子文件管理直接相關的部門，不僅要保證電子文件管理流程的規(guī)范性，而且還要確保電子文件管理各個環(huán)節(jié)的流暢性，從而提高電子文件管理的科學性和可靠性。第二，提升管理人員的處理能力。在開展電子文件的管理工作時，工作人員一定要具備處理電子檔案工作的能力，例如電子檔案的文件格式、接收電子檔案、保存電子檔案等內容。第三，確保電子文件儲存的全面性。雖然以電子文件的形式來管理檔案信息，能夠增加存儲的數(shù)量，但目前并不確定這能否得到長期保存。因此，相應的管理人員要重視關于電子文件的保存問題，對于較為重要的電子文件要進行備份，避免檔案信息丟失。

（三）建立網絡檔案

在檔案管理工作中，構建網絡檔案能夠最大限度地提高管理效率。首先，檔案管理部門要建立檔案網站，并且將部分檔案放到資源網站中，便于單位員工進行查詢，在源頭上節(jié)約時間，提高服務效率。其次，建立網絡檔案還能夠提高檔案信息的利用率。第三，引進先進的硬件設備。建設檔案管理的信息化，就一定要采用先進的硬件設備。應用質量好的硬件設備，不僅能夠保證網絡檔案信息的安全性，而且還能實現(xiàn)網絡檔案信息的共享。所以說，落實好網絡檔案的構建能夠推動檔案管理的信息化建設，有利于檔案工作的順利開展，使其逐漸向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，滿足單位對檔案管理的需求。此外，網絡檔案的構建在一定程度上方便了各項工作的開展，提高了工作效率。

（四）增強信息安全化的管理力度

信息化檔案管理的建設，首先要保證信息的安全性，這就需要管理人員把控好檔案信息，對于一些重要、私密的檔案信息要落實好安全保密工作。在管理檔案信息時，可以考慮建立相應的管理體制來監(jiān)管管理工作，進一步落實好檔案信息的保密工作。

（五）重視標準化管理

確保檔案信息管理的標準化，是實現(xiàn)信息資源共享和利用的前提。因此，事業(yè)單位一定要對檔案工作進行標準化的管理，確保檔案工作的規(guī)范性。現(xiàn)階段，各個行業(yè)都開始建設檔案管理的信息化，但信息化技術尚處于初級階段，檔案管理的信息化建設并不全面，并且建設方法也存在一些問題。所以在建設中，單位也要重視相應的標準化管理，避免由于不良因素而影響到檔案管理工作的開展。而且設置的標準化程度會直接影響檔案管理的信息化建設，同時也會影響管理部門的發(fā)展。重視建設的標準化管理還能在一定程度上優(yōu)化檔案管理工作，提高整體的工作效率。

四、檔案信息化建設的發(fā)展策略

（一）管理體系方面

想要進一步推進檔案管理的信息化建設，首先，可以從檔案信息資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展方面進行考慮，確保檔案管理工作的規(guī)范性和可靠性。其次，從整個檔案事業(yè)來看，還要建立數(shù)字檔案館，并對檔案信息進行收集、整理、存儲、管理、利用，從而再開展平臺搭建、系統(tǒng)運維、數(shù)據存儲、數(shù)據訪問等，最終構成數(shù)字檔案館的基礎體系。

（二）技術策略方面

如今在檔案管理中最常采用的技術策略就是OCR識別技術和數(shù)據存儲技術。OCR自動識別技術對檔案基本信息的自動預識別。而數(shù)據存儲技術包括有直接附加DAS技術、網絡附加存儲NAS技術等。通過優(yōu)化管理技術來優(yōu)化檔案管理工作。

（三）人才策略方面

檔案管理人員除了要具備傳統(tǒng)的檔案管理能力，同時也要能掌握現(xiàn)代化、數(shù)字化、網絡化的管理技術。因此，檔案管理人員要逐漸創(chuàng)新觀念，樹立較強的檔案信息意識、服務意識。同時單位一定要重視關于檔案管理人才的培養(yǎng)，從而為檔案管理信息化建設的發(fā)展奠定堅實的基礎。

五、結語

綜上所述，隨著社會的快速發(fā)展，在建設檔案管理的信息化時，一定要先完善相應的管理體制，并且提高工作人員的綜合素養(yǎng)，同時結合我國社會主義市場經濟的發(fā)展規(guī)律制定檔案管理工作的內容，推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展。