第一篇：檔案信息化軟環(huán)境建設(shè)初探論文

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的宏觀背景下，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源。檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊。檔案管理信息化是將檔案資源和檔案管理各項(xiàng)過(guò)程數(shù)字化，以通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)信息手段和技術(shù)支持，完成檔案信息的傳輸、處理、存儲(chǔ)與輸出，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案資源的管理、開(kāi)發(fā)和利用更加合理、有序、高效。這個(gè)過(guò)程可以簡(jiǎn)要地歸結(jié)為“三化”，即檔案信息的數(shù)字化，檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。

具體的工作內(nèi)容主要包括檔案檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案全文的數(shù)字化、檔案資源的二次開(kāi)發(fā)、檔案局域網(wǎng)和網(wǎng)站的建設(shè)、檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)等。但是許多相關(guān)領(lǐng)域信息化的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)告訴我們，信息化建設(shè)不僅需要搞好硬環(huán)境的建設(shè)，如計(jì)算機(jī)等設(shè)備、軟件、網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)支持等，更要重視信息化的軟環(huán)境建設(shè)。所謂信息化的軟環(huán)境所指內(nèi)容較多，本文所指軟環(huán)境，主要是指信息化的觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等。現(xiàn)在信息化發(fā)展的主要趨勢(shì)是技術(shù)越來(lái)越簡(jiǎn)單化、“傻瓜”化，管理越來(lái)越規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，信息系統(tǒng)使用效率的高低、好壞，越來(lái)越依賴于軟環(huán)境的優(yōu)化，依賴于信息系統(tǒng)的使用者的素質(zhì)。

一、對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，由國(guó)家檔案局于20xx年xx月xx日頒布并印發(fā)，綱要確定了檔案事業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)思想和目標(biāo)：到20xx年，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，加快檔案管理信息化進(jìn)程，持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，全國(guó)xx%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現(xiàn)，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動(dòng)著檔案管理中的信息化不斷前進(jìn)。

目前，全國(guó)各地主要檔案館和各高校檔案館都已經(jīng)裝備了計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等基本的硬件，同時(shí)計(jì)算機(jī)大都安裝了辦公自動(dòng)化軟件，基本可以實(shí)現(xiàn)文本、數(shù)字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國(guó)家和城市網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實(shí)現(xiàn)了寬帶網(wǎng)絡(luò)互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，信息化硬環(huán)境建設(shè)將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內(nèi)部文本、數(shù)字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說(shuō)，只是實(shí)現(xiàn)了檔案管理技術(shù)手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒(méi)有改變，這是制約我們進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們?cè)跈n案信息化過(guò)程中，重硬環(huán)境建設(shè)，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，而忽視了檔案信息化的軟環(huán)境建設(shè)，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、相關(guān)法律、法規(guī)體系建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)等。

二、檔案信息化的軟環(huán)境要求。

1、更新觀念，由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。

檔案信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享的基礎(chǔ)，檔案信息化的建設(shè)，有助于從根本上提高檔案服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化檔案信息的社會(huì)需求，有助于實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)體模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變，社會(huì)發(fā)展到今天，經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程加快，科技進(jìn)步日新月異，檔案管理要針對(duì)新形式下產(chǎn)生的新問(wèn)題積極探索，要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到信息化為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇，檔案管理理念也正以傳統(tǒng)的物本管理向人本管理轉(zhuǎn)變，在不斷探索如何利用信息時(shí)代的有利條件，充分展現(xiàn)人的創(chuàng)新性和靈活性，促進(jìn)管理和服務(wù)的發(fā)展。面對(duì)社會(huì)的發(fā)展被動(dòng)服務(wù)已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設(shè)為檔案資源的社會(huì)共享提供了條件。

2、管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。

檔案管理和開(kāi)發(fā)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是檔案管理信息化的關(guān)鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實(shí)踐中，由于沒(méi)有相應(yīng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在文件的命名、存儲(chǔ)方式、數(shù)據(jù)格式、使用的軟件平臺(tái)等方面各行其是，不要說(shuō)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資料自動(dòng)交換，即使是在大量的計(jì)算機(jī)文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經(jīng)常只注意文字存儲(chǔ)的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對(duì)于查找圖像來(lái)源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實(shí)性是檔案的基本屬性；又例如，由于個(gè)人使用計(jì)算機(jī)習(xí)慣的不同，基本按個(gè)人習(xí)慣給文件命名，隨著時(shí)間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來(lái)越難，這些都是我們?cè)谌粘９ぷ髦薪?jīng)常遇到的問(wèn)題。因此，檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)必須盡快提到議事日程上來(lái)。標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)一定范圍內(nèi)的重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。

它以科學(xué)、技術(shù)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的綜合成果為基礎(chǔ)，以獲得最佳秩序、促進(jìn)最佳社會(huì)效益為目的，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)，所謂標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范主要包括管理規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩大部分。管理規(guī)范主要包括檔案資料建設(shè)和使用中的一些管理規(guī)定，如數(shù)字檔案相關(guān)術(shù)語(yǔ)、定義，標(biāo)準(zhǔn)的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價(jià)、安全性保證等方面的規(guī)定和規(guī)范。檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有一定基礎(chǔ)。我國(guó)的“檔案法”，各級(jí)相關(guān)管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規(guī)定在相當(dāng)程度上可以在檔案信息化管理和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規(guī)定和規(guī)范需要制訂。技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)是關(guān)于保證管理規(guī)范能夠具體落實(shí)的各種規(guī)范性的技術(shù)方法的規(guī)定和規(guī)范，如信息化檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)、文件存儲(chǔ)格式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字水印、加密算法等。

技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)引用國(guó)家計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范可能根據(jù)實(shí)際需要修改，以適應(yīng)檔案信息的特殊要求。檔案技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)方面相對(duì)困難的是如何理解和落實(shí)的問(wèn)題。由于檔案管理工作者大多計(jì)算機(jī)水平有限，對(duì)于國(guó)家計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中的一些術(shù)語(yǔ)和技術(shù)難點(diǎn)理解上有困難，如果產(chǎn)生畏難情緒，可能影響計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計(jì)算機(jī)水平，另一方面，在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)引用過(guò)程中，加以適當(dāng)?shù)淖⒔?，以方便?jì)算機(jī)水平相對(duì)較低的使用者使用。

3、檔案信息人才隊(duì)伍建設(shè)。

根據(jù)檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)也需要分層次、有序地進(jìn)行。一般來(lái)講，可以把檔案信息化人才分為3個(gè)層次。

（1）檔案信息化建設(shè)研究型人才。

檔案信息化建設(shè)研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設(shè)的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設(shè)的主力軍，完成架構(gòu)檔案信息化建設(shè)的理論和檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，研究新技術(shù)、新方法在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用等工作。因次，要充分發(fā)揮高等院校師資力量雄厚，在傳統(tǒng)的檔案專業(yè)課程設(shè)置中增加計(jì)算機(jī)課程的份量，同時(shí)，各專業(yè)檔案館要積極創(chuàng)造條件。吸引計(jì)算機(jī)專業(yè)的畢業(yè)生到檔案館工作。

（2）檔案信息化管理人才。

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要一個(gè)可行的目標(biāo)，良好的運(yùn)行機(jī)制，有效的組織和協(xié)調(diào)，需要掌握信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題及發(fā)展方向。因次檔案信息化的實(shí)施將帶來(lái)檔案管理創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養(yǎng)就顯得由為重要。要建立系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，分層次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論下，創(chuàng)新更科學(xué)更先進(jìn)的管理方法，指導(dǎo)檔案信息化工作的有序開(kāi)展。

（3）檔案信息化實(shí)用操作人才。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的基本要求是知識(shí)和能力。檔案信息化建設(shè)的本質(zhì)也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案保管由實(shí)體型向信息開(kāi)發(fā)型轉(zhuǎn)變，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)知識(shí)與能力的要求在朝著復(fù)合型和全方位的方向發(fā)展，因此，檔案信息化人才不僅應(yīng)具有技術(shù)性知識(shí)和能力，還具有全程化參與的能力。應(yīng)當(dāng)看到，當(dāng)檔案信息化建設(shè)到一定階段后，對(duì)檔案人員數(shù)量的要求將會(huì)相對(duì)減少，而對(duì)人員能力的要求將會(huì)不斷提高。檔案信息化實(shí)際操作人員要必須懂得現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)、熟練操作計(jì)算機(jī)，了解網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環(huán)節(jié)的工作。

總之，檔案管理的信息化已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，與其他行業(yè)的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應(yīng)該借鑒其他行業(yè)信息化的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，在大力推進(jìn)硬環(huán)境建設(shè)的同時(shí)，重視軟環(huán)境建設(shè)，既重視信息化觀念、管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以及人才隊(duì)伍建設(shè)，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。

參考文獻(xiàn)：

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第二篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問(wèn)題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來(lái)越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來(lái)越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書(shū)定義為在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說(shuō)就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開(kāi)展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過(guò)程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無(wú)車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問(wèn)題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問(wèn)題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對(duì)檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過(guò)程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒(méi)有真正發(fā)揮作用；另外，也沒(méi)有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書(shū)工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開(kāi)發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無(wú)用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹(shù)立政治意識(shí)和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹(shù)立愛(ài)業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無(wú)誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國(guó)家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識(shí)；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，通過(guò)著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問(wèn)題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國(guó)已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤(pán)為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見(jiàn)，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤(pán)為主，那么就要對(duì)光盤(pán)作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第三篇：淺談新形勢(shì)下的檔案信息化建設(shè)論文

檔案信息化建設(shè)的重要性

所謂檔案信息化，是指由國(guó)家檔案管理部門負(fù)責(zé)，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置以及利用的過(guò)程。一般而言，檔案信息化建設(shè)主要包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)以及檔案信息化的應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)四方面內(nèi)容。

《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》（中辦發(fā)[2014]15號(hào)）以及《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》（魯辦發(fā)[2014]40號(hào)）兩個(gè)重要文件都強(qiáng)調(diào)了檔案信息化建設(shè)的重要性，提出檔案管理信息資源的數(shù)字化、管理一體化、網(wǎng)絡(luò)化、共享化等特點(diǎn)，明確了推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化這一檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)，通過(guò)科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會(huì)價(jià)值，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和高效利用，從而為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

具體而言，檔案信息化建設(shè)具有以下重要價(jià)值：一是提升檔案管理人員的工作效率。一直以來(lái)，我國(guó)檔案管理采用的是以檔案實(shí)體管理為重點(diǎn)的模式，工作人員都是通過(guò)手工進(jìn)行檔案的收集、整編、管理、提供利用的，這種模式不僅工作量大，而且工作人員的效率很低；而檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動(dòng)化、一體化、共享化，檔案管理工作變得省時(shí)省力，只需一次錄入檔案信息就可以多次利用，極大提升了檔案管理工作人員的效率。例如，對(duì)于高職院校檔案管理而言，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后，學(xué)校各部門就可以根據(jù)特定權(quán)限，通過(guò)校園網(wǎng)直接查詢一些人員的信息，從而可以為高職院校的科學(xué)決策提供便捷、準(zhǔn)確的依據(jù)。二是保護(hù)檔案紙質(zhì)載體。對(duì)于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，而傳統(tǒng)的檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且經(jīng)過(guò)反復(fù)翻閱、反復(fù)拆裝后，紙質(zhì)載體很容易受損；而檔案信息化建設(shè)后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)取相關(guān)信息，極大減少了對(duì)紙質(zhì)檔案資料的接觸，從而保護(hù)了紙質(zhì)檔案管理載體。三是推動(dòng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，在實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的同時(shí)，可以為我國(guó)檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動(dòng)力，并使我國(guó)檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動(dòng)我國(guó)盡快建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。新形勢(shì)下檔案管理信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

2.1 思想認(rèn)識(shí)不到位

伴隨信息技術(shù)的快速發(fā)展和普遍應(yīng)用，我國(guó)檔案信息化建設(shè)取得了一定成績(jī)；但是，受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴(yán)重阻礙了我國(guó)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時(shí)間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善。由于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施同時(shí)還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施，如專業(yè)化檔案管理軟件。

2.3 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低

新形勢(shì)下，檔案信息化管理要求更高，但是對(duì)于實(shí)施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻缺乏統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自實(shí)施，標(biāo)準(zhǔn)不一。建立檔案管理的規(guī)劃化標(biāo)準(zhǔn)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標(biāo)準(zhǔn)化較低的現(xiàn)狀急需得到有效的轉(zhuǎn)變。

2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

檔案信息化建設(shè)的深入實(shí)施，對(duì)于管理人才的專業(yè)性也提出了更高的要求。由于過(guò)去對(duì)于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應(yīng)該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設(shè)備及軟件來(lái)處理檔案管理工作，因此，專業(yè)人才的缺乏對(duì)檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

檔案管理信息化已經(jīng)成為未來(lái)的趨勢(shì)，因此檔案管理相關(guān)部門及人員應(yīng)該及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想認(rèn)識(shí)觀念，提高對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度。為不斷加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，可以通過(guò)舉辦培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)實(shí)施。人員培訓(xùn)工作應(yīng)該重視對(duì)檔案管理重要性、檔案管理未來(lái)趨勢(shì)以及未來(lái)檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容的詳細(xì)講解與培訓(xùn)，幫助管理人員成功轉(zhuǎn)變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，加深理解，從而更好的適應(yīng)新型管理工作的要求。

3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)施設(shè)建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要保障，因此，加強(qiáng)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施和資源體系建設(shè)十分必要。在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，檔案管理部門一方面應(yīng)該努力購(gòu)進(jìn)專業(yè)的檔案信息處理軟件及硬件設(shè)備，確保信息化處理工作能夠順利進(jìn)行；另一方面檔案管理人員應(yīng)該圍繞自身檔案管理工作的實(shí)際情況，綜合考慮檔案的數(shù)量、信息化管理的要求等內(nèi)容，努力開(kāi)發(fā)特色管理功能，體現(xiàn)自身管理的高質(zhì)量、高水平。同時(shí)，檔案管理還應(yīng)努力建立統(tǒng)一的、完善的信息化資源體系，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息的全民共享，可以通過(guò)建立專業(yè)的檔案管理網(wǎng)站來(lái)整合相關(guān)的檔案信息資源，并充分運(yùn)用信息化處理技術(shù)推進(jìn)相關(guān)工作的順利開(kāi)展。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系不僅能夠?yàn)闄n案管理信息化提供有力的依據(jù)，同時(shí)還能夠有效克服因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一而帶來(lái)的一些的工作阻礙。比如說(shuō)，在檔案的錄入、掃描以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實(shí)現(xiàn)無(wú)差錯(cuò)的轉(zhuǎn)變，這樣就給后續(xù)的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設(shè)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)體系過(guò)程中，既要從整個(gè)行業(yè)領(lǐng)域去規(guī)范檔案信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)該具體到檔案管理信息化的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中。比如說(shuō)，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)格式做出明確的規(guī)定、掃描的清晰度有一個(gè)準(zhǔn)確的界定等等。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化的人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍建設(shè)工作的有效推進(jìn)，能夠在很大程度上保障檔案管理信息化工作的效果取得。各級(jí)檔案管理部門應(yīng)該建立科學(xué)的用人理念，對(duì)于檔案管理人員來(lái)講，應(yīng)該明確提出對(duì)其工作的要求，多招聘一些具備現(xiàn)代化信息處理能力的高水平管理人才，提升自身人才隊(duì)伍建設(shè)的水平。一方面，檔案管理部門應(yīng)加大外部?jī)?yōu)秀人才的引進(jìn)，借助一些人才招聘渠道引進(jìn)一批能力水平較高的檔案管理人員；另一方面，檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)提升與培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程幫助現(xiàn)有管理人員提升管理技能，增強(qiáng)管理能力。

在新形勢(shì)下，檔案工作信息化也變得越來(lái)越被重視，充分體現(xiàn)在檔案信息化建設(shè)的必要性、重要性和緊迫性。因此，需從各方面深化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。

第四篇：檔案信息化建設(shè)三思

檔案信息化建設(shè)三思

進(jìn)入新世紀(jì)，信息化已深入人心，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加大投入，增強(qiáng)了信息化建設(shè)力度。經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)一段時(shí)間的實(shí)踐，促使我產(chǎn)生一些思考。

一、實(shí)用為主。意思是對(duì)于實(shí)際情況各異的不同行業(yè)和單位，信息技術(shù)不是越先進(jìn)越好，越全越好，而是符合實(shí)際需要才是最重要的。追求完美，永不滿足這是人類的天性，是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)因。但是，也會(huì)造成問(wèn)題的另一面。就信息化建設(shè)來(lái)講，容易形成希望硬件設(shè)備的配置應(yīng)該是高檔次先進(jìn)的，軟件系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)該是面面俱到的想法，好像不這樣，不足以體現(xiàn)現(xiàn)代化和先進(jìn)性。實(shí)際上這種認(rèn)識(shí)是不現(xiàn)實(shí)的，如果付諸實(shí)施將付出高昂的代價(jià)。IT產(chǎn)業(yè)有一個(gè)著名的“摩爾定律”，即每18個(gè)月芯片的運(yùn)算速度便增長(zhǎng)一倍。盲目跟進(jìn)的結(jié)果，將導(dǎo)致原有設(shè)備還未充分發(fā)揮作用就被新設(shè)備所淘汰的局面，損失可想而知。另外，高檔先進(jìn)的設(shè)備價(jià)格也貴，而我們現(xiàn)在所做的信息化工作可能并不需要那么高檔次、那么多功能的設(shè)備。這種檔次冗余、功能冗余的現(xiàn)象也是一種浪費(fèi)，是要以多付出金錢為代價(jià)的。所以說(shuō)，在硬件投入上，我們應(yīng)該本著夠用就行，實(shí)用即好的原則，以合適的投入，干合適的工作。

再談?wù)勡浖O(shè)計(jì)方面的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò)布好以后，需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，檔案業(yè)務(wù)有諸多環(huán)節(jié)組成，加上行政保障等非

專業(yè)工作，構(gòu)成了一個(gè)復(fù)雜的布局。我們?cè)谔岢鲕浖谱魅蝿?wù)時(shí)，有的喜歡面面俱到，總想一步到位，一次成功，搞一個(gè)完美的大系統(tǒng)，實(shí)際上這是做不到的。一是我們的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和工作流程并非那么完善，二是信息技術(shù)有它的特殊要求，不可能原封不動(dòng)地照搬傳統(tǒng)工作方式。因此，軟件設(shè)計(jì)，應(yīng)該抓主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，抓成熟的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，盡快投入使用，形成生產(chǎn)力，在使用中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并不斷改進(jìn)，通過(guò)一段時(shí)間的積累，逐步豐富完善整個(gè)軟件系統(tǒng)。

二、內(nèi)容最重要。信息化建設(shè)實(shí)際上分為兩大塊：信息技術(shù)和信息內(nèi)容。信息技術(shù)又可以劃分為四個(gè)部分：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、安全系統(tǒng)。就檔案工作來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)盡管有待改進(jìn)，但在運(yùn)用上不存在大的問(wèn)題，而標(biāo)準(zhǔn)和安全則是檔案信息技術(shù)的薄弱環(huán)節(jié)，尤其標(biāo)準(zhǔn)化是當(dāng)前急需解決的問(wèn)題?？梢哉f(shuō)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化就沒(méi)有信息化，因?yàn)樾畔⒒囊粭l重要標(biāo)志就是信息共享，而信息共享的基礎(chǔ)則是標(biāo)準(zhǔn)化。信息內(nèi)容也可以劃分為信息規(guī)模（信息量）、信息服務(wù)產(chǎn)品兩部分。在整個(gè)信息化建設(shè)中，信息化的關(guān)鍵并不在于信息技術(shù)，而在于信息內(nèi)容，可以說(shuō)內(nèi)容決定一切，內(nèi)容決定生存。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)市場(chǎng)化還是比較成熟的，只要有這方面的需求，提出要求，一般情況下市場(chǎng)都能解決。信息內(nèi)容就不同了，市場(chǎng)解決不了，只能自己解決。信息化建設(shè)每個(gè)階段都有其重點(diǎn)工作，比如說(shuō)初始階

段就必須有一些軟硬件投入，工作才能開(kāi)展起來(lái)。但從信息化建設(shè)全過(guò)程來(lái)看，伴隨始終的主要是信息內(nèi)容。檔案工作的優(yōu)勢(shì)在于信息，檔案工作的活力在于規(guī)模化的信息量。信息成規(guī)模，才可能有豐富的內(nèi)容，才可能有廣大的受眾面，才可能設(shè)計(jì)滿足不同需求的服務(wù)品種。否則，縱有很好的思路，新穎的創(chuàng)意，也會(huì)是無(wú)源之木，無(wú)本之水。所以，我們當(dāng)前應(yīng)該把主要精力放在集中力量開(kāi)發(fā)檔案信息資源上，盡快使信息內(nèi)容形成規(guī)模。

當(dāng)然，在全力開(kāi)發(fā)檔案信息的同時(shí)，要特別注意信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題（關(guān)鍵是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)）。這里涉及兩個(gè)方面：一是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，是“老帳”；一是電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化，是“新帳”。“老帳”“新帳”都要還，但在具體對(duì)待上，當(dāng)務(wù)之急是解決“新帳”問(wèn)題，盡快制定電子文件的標(biāo)準(zhǔn)，并切實(shí)推行，以避免“新帳”變“老帳”，?老帳”越積越多的現(xiàn)象發(fā)生。標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題越早解決越好，否則，大家各自為戰(zhàn)，很可能打亂仗，造成信息化建設(shè)事倍功半或前功盡棄。

三、梯次推進(jìn)。事物發(fā)展不平衡規(guī)律既是哲學(xué)命題，又對(duì)工作方法有指導(dǎo)意義。全省11個(gè)市、136個(gè)縣，經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，歷史文化有區(qū)別，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)有差異，這就決定了檔案信息化建設(shè)不能搞一概而論。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長(zhǎng)積累、晚見(jiàn)效的工作，特別受經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的制約，面對(duì)不同的經(jīng)濟(jì)條件，我們宜采用分類指導(dǎo)，梯次推進(jìn)的辦

法。

根據(jù)各地經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，大致分為三個(gè)梯次，對(duì)每個(gè)梯次提出不同的發(fā)展要求，制定不同的考核目標(biāo)：第一梯次為率先型，由省檔案館和經(jīng)濟(jì)條件好的市縣組成，率先完成信息化建設(shè)的階段性任務(wù)，在全省起帶頭和示范作用。第二梯次為追趕型，由經(jīng)濟(jì)條件中等水平的市縣組成，這一類型的市縣比重大，可以按照第一梯次的模式，結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，確定信息化建設(shè)每個(gè)階段完成的任務(wù)，力爭(zhēng)盡快進(jìn)入第一梯次行列。第三梯次為跟進(jìn)型，由經(jīng)濟(jì)條件比較落后的市縣組成，主要解決信息化建設(shè)中的條件性問(wèn)題，以及達(dá)到信息化建設(shè)的基本要求。三個(gè)梯次不是一成不變的，后面梯次的市縣如果有條件，也應(yīng)該力爭(zhēng)進(jìn)入前面的梯次。

梯次推進(jìn)并不是允許無(wú)所作為，而是實(shí)事求是的做法。不搞一刀切的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，有利于鼓勵(lì)各市縣根據(jù)自己的條件加快發(fā)展。不管屬于哪個(gè)梯次，經(jīng)過(guò)努力，做出了同等條件下別人沒(méi)有做出的成績(jī)，都應(yīng)該受到表彰。這種自比有希望，縱比有榜樣，橫比有對(duì)象的作法，有利于調(diào)動(dòng)各市縣的積極性，把信息化建設(shè)搞上去。

第五篇：論檔案信息化建設(shè)

龍?jiān)雌诳W(wǎng) http://.cn

論檔案信息化建設(shè)

作者：周麗

來(lái)源：《北方經(jīng)貿(mào)》2012年第08期

摘要：檔案信息化是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是提高檔案信息化服務(wù)水平的必由之路。是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給管理人員、職能部門及公司帶來(lái)顯而易現(xiàn)的效果和收益。檔案管理如果實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

中圖分類號(hào)：G40 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-913X（2012）09-0194-01

檔案信息化建設(shè)日益成為檔案界的熱門話題。多年來(lái)，檔案界同仁較多集中于檔案信息化具體技術(shù)、方法等微觀層面的探索，對(duì)檔案信息化建設(shè)起到了很好的推動(dòng)作用。但是，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宏觀研究同樣甚至更為重要，因?yàn)樵谏鐣?huì)信息化迅猛發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前，檔案信息化建設(shè)從來(lái)沒(méi)有像今天那樣更加需要依托政策導(dǎo)向、加強(qiáng)統(tǒng)籌組織、明確工作走向，以求有序、健康、快速發(fā)展，由此，宏觀研究和指導(dǎo)尤顯迫切。

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實(shí)意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來(lái)顯而意見(jiàn)的效果和收益。一是檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案管理達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫(kù)中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，由計(jì)算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

三是檔案查借工作可控。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

二、檔案信息化建設(shè)

（一）大力加強(qiáng)定標(biāo)工作

從現(xiàn)狀看，制約高校檔案信息化發(fā)展的主要瓶頸因素是標(biāo)準(zhǔn)不健全、完備，工作缺乏有效依據(jù)。加快制定出臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)，形成配套的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系已十分緊迫。一是基本條件層面，即檔案信息化建設(shè)相關(guān)方面的軟、硬件設(shè)施的配置及建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，旨在科學(xué)創(chuàng)建檔案信息化運(yùn)行必需的平臺(tái)條件；二是信息資源建設(shè)層面，主要針對(duì)檔案信息資源的形成、保護(hù)和利用，滿足檔案信息生成、傳遞、勾鏈、保存、共享等功能需求，如電子文件格式、信息存儲(chǔ)格式、數(shù)據(jù)交換格式等標(biāo)準(zhǔn)等；

（二）信息化人力資源建設(shè)

提高認(rèn)識(shí)，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化建設(shè)人才，要拓寬知識(shí)領(lǐng)域，在提高信息化水平方面多進(jìn)行一些培訓(xùn)工作，改變現(xiàn)有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。從目前高校檔案人員學(xué)歷上看，碩士畢業(yè)的人員比例偏少，對(duì)檔案信息化工作的開(kāi)展十分不利。要改變這種狀況，比較簡(jiǎn)捷的辦法就是調(diào)入碩士畢業(yè)生，改變隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)新的工作需要。對(duì)有發(fā)展前途的年輕同志，要進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理的復(fù)合型人才，為檔案信息化建設(shè)提供必要的人才保障，促進(jìn)這項(xiàng)工作的健康發(fā)展，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)，不斷加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)力度，提高檔案隊(duì)伍對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案人員信息化應(yīng)用水平和信息安全防范意識(shí)，提高檔案信息化建設(shè)的綜合效益，為檔案信息化可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才保證，努力造就一批既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才隊(duì)伍。各地要把檔案信息化建設(shè)工作需要的檔案著錄、計(jì)算機(jī)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)，以及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范列入業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)計(jì)劃，普及信息化技術(shù)知識(shí)，不斷提高檔案工作者的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)技能，提高總體信息化應(yīng)用水平。補(bǔ)充具有計(jì)算機(jī)、信息化等學(xué)歷背景的技術(shù)人員，逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，滿足信息化建設(shè)工作的需要。

（三）信息化建設(shè)工作的保障措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確職責(zé)。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位信息化建設(shè)的重要組成部分，必須與信息化整體建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視和支持檔案信息化建設(shè)，加大領(lǐng)導(dǎo)力度，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供良好的服務(wù)。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)要高度重視檔案信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證這項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。要配備需要的技術(shù)人員，建立和完善信息化建設(shè)工作經(jīng)費(fèi)渠道。

2.加強(qiáng)城建檔案掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟硬件、網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站等信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。利用計(jì)算機(jī)管理軟件輔助完成各類檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。積極創(chuàng)建各類專題信息數(shù)據(jù)庫(kù)和館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案特別是使用率較高及珍貴檔案有序進(jìn)行數(shù)字化處理。開(kāi)展建設(shè)電子檔案接收。推進(jìn)檔案信息化，以電子檔案接收為突破口。加強(qiáng)對(duì)電子檔案制作、接收、保存的指導(dǎo)和監(jiān)督，保證電子檔案的真實(shí)性、有效性、完整性以及長(zhǎng)期可

讀。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩(wěn)妥、有序地開(kāi)展異地備份工作。

3.提高信息安全意識(shí)，加強(qiáng)上網(wǎng)信息的審查與管理，防止失密、泄密的發(fā)生。各級(jí)檔案部門要嚴(yán)格遵守安全保密制度，非公開(kāi)的檔案信息一律不得在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)，上網(wǎng)的檔案目錄和全文信息必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格鑒定。

參考文獻(xiàn)：

[1] 論檔案信息化建設(shè)的發(fā)展[J].2009（5）.[2] 孫兆偉.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的兩點(diǎn)宏觀思考[J].2011（8）.