第一篇：公司公文處理工作管理辦法

公司公文處理工作管理辦法

第一章

總

則

第一條為使 11 公司系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《總公司辦公管理制度）的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務(wù)文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

第三條總公司辦公室是全系統(tǒng)公文處理工作的管理機構(gòu)，主管總公司并負責(zé)指導(dǎo)各專業(yè)公司及子公司的公文處理工作。

第四條各專業(yè)公司和子公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立辦公室或配備專人負責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，具備有關(guān)專業(yè)知識。

第五條在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

第二章

公文種類

第六條總公司的公文種類主要包括。

（一）條例：由總公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)；

（二）規(guī)定：對特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：

（三）制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法；

（四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達總公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行的事項，人事任免、調(diào)動及其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達。

（五）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況；

（六）請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準(zhǔn)；

（七）報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級的詢問；

（八）批復(fù)：對請示事項予以答復(fù)；

（九）會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項；

（十）函：同級或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作，資詢答復(fù)問題，向政府有關(guān)部

門提出請示等。

第三章

公文辦理

第七條公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送單位等部分組成。

第八條發(fā)文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

第九條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、發(fā)迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

第十條公文簽收應(yīng)由專人負責(zé)。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

第十一條收文拆封后應(yīng)對文件進行認真清點，按內(nèi)部或公開文件分類登記，注明收文日期、標(biāo)題（簡要內(nèi)容）、來文單位、密級等并編號。

第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)總公司領(lǐng)導(dǎo)批示送總公司有關(guān)部門或?qū)I(yè)公司傳閱，必要時轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)子公司。

所屬企業(yè)上報總公司各部門的正式行文應(yīng)同時抄送總公司辦公室。

文件傳閱應(yīng)堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

第十三條因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)辦公室同意，必要時須報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執(zhí)行條例》。

第十四條密級高的文件，應(yīng)鎖在保險柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過夜。

第十五條總公司正式文件須經(jīng)總公司總經(jīng)理簽發(fā)?？偨?jīng)理離京時，～般事務(wù)性行文報請臨時主持工作的副總經(jīng)理酌定；凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用、聯(lián)營參股、下設(shè)機構(gòu)等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經(jīng)理后，報臨時主持工作的副總經(jīng)理簽發(fā)。

第十六條總公司正式文件的撰寫、制發(fā)由辦公室負責(zé)。

第十七條各部門以總公司名義上報或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。

第十八條各部門在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務(wù)性通知，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以自己名義發(fā)出，但應(yīng)送辦公室進行文字審核。

第十九條會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知（限于 11 公司系統(tǒng)內(nèi)）經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，以辦公室名義發(fā)出。

第二十條發(fā)文的密級按《總公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定確定。

第四章

公文歸檔和銷毀

第二十一條公文辦理完畢，應(yīng)及時將公文定稿（包括領(lǐng)導(dǎo)的修改或批示稿）、正本和有關(guān)材料立卷歸檔。

第二十二條調(diào)取、查閱存檔公文須經(jīng)總公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)。

第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和辦公室主任批準(zhǔn)后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)進行注銷登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第五章

附

則

第二十四條專業(yè)公司、子公司應(yīng)根據(jù)本辦法制定實施細則。

第二十五條總公司其它有關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

第二篇：項目部公文處理工作管理辦法

公文處理工作管理辦法

根據(jù)項目部成立后的工作實際和職能管理對公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的要求，為避免行文混亂，提高工作效率，使項目部文件成為完善項目管理和進行公務(wù)活動的重要工具，特對項目部公文處理有關(guān)事項通知如下：

一、公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作；

二、公文處理要有利于正常的行政管理工作，遵循公文處理及時、準(zhǔn)確、安全的原則；

三、各部門應(yīng)當(dāng)指定一名專（兼）職人員負責(zé)本部門的公文處理工作；

四、公文格式：公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部分組成。

（一）發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前。

（二）有保密要求的公文，應(yīng)根據(jù)保密程序，在公文首頁右上角標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”。

（三）緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標(biāo)明“特急”、“急件”。緊急電報應(yīng)當(dāng)標(biāo)明“特急”或“加急”。

（四）發(fā)文字號一般包括：代字、年號、序號；聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號標(biāo)注在橫線下方右側(cè)。

（五）上報的公文，應(yīng)在橫線上方左側(cè)標(biāo)注字號，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會簽單位，應(yīng)注明會簽人姓名。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類；標(biāo)題中一般不用標(biāo)點符號。

（七）公文如有附件，應(yīng)在正文后，成文時間之前注明附件的順序和名稱。

（八）公文除會議紀要外，一律加蓋印章。聯(lián)合行文，聯(lián)合單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合行文的蓋章順序，應(yīng)與文頭單位排列順序相同。

（九）成文日期。以項目部領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)，并在標(biāo)題之下，正文之前注明會議名稱的通過日期。

（十）文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上報的文件應(yīng)按照上級單位的要求標(biāo)注主題詞；主題詞標(biāo)引按上級機關(guān)要求和《國務(wù)院公文題詞表》，依次以類別詞、類屬詞和文種標(biāo)注于文尾部分發(fā)送欄之上。頂格寫。標(biāo)注主題詞一般不超過5個詞匯。

（十一）文字從左至右橫寫、橫排、左側(cè)裝訂。

五、發(fā)文處理：發(fā)文一般按擬稿、會簽、核稿、呈批、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等步驟進行。即：

（一）部門承辦人草擬文件。發(fā)文一律用“發(fā)文稿紙”擬稿。擬稿應(yīng)按發(fā)文稿紙上的欄目要求填寫清楚，并簽署日期，草擬公文應(yīng)做到：

1、要符合國家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，符合公司實際情況。

2、情況確實，觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標(biāo)點準(zhǔn)確、篇幅力求簡短。文面雜亂、字跡不清、條理不明的文稿，文秘人員有權(quán)退回。

3、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，日期應(yīng)寫具體年月日。

引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。使用簡稱時，一般先用全稱，并括號注明規(guī)范簡稱。

4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

5、必須使用國家法定計量單位。

6、公文中的數(shù)字、除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（二）會簽：各部門承辦的項目部發(fā)文凡涉及其他部門業(yè)務(wù)的應(yīng)事先會簽；

（三）核稿的重點是：是否需要行文；有關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會簽；提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；公文內(nèi)容、文字表達、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。

（四）項目部領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)文件；

（五）簽發(fā)后，由部門負責(zé)公文處理的人員進行登記，編寫部門發(fā)文字號、成文日期、發(fā)授范圍、文件印數(shù)等內(nèi)容；

（六）將簽發(fā)后的文件稿本交項目部綜合辦公室登記，按注發(fā)方式印制、發(fā)送；

（七）按批準(zhǔn)的打印份數(shù)蓋印、分發(fā)。用印按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（八）按有關(guān)規(guī)定立卷、歸檔；

六、簽發(fā)文件按以下原則辦理：

（一）以項目部和項目部黨總支名義發(fā)出的文件，分別由項目經(jīng)理（行政文）和黨總支書記或副書記（黨總支文）簽發(fā)；

（二）以部門名義發(fā)出的屬于部門具體業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件，可由部門負責(zé)人核稿、簽發(fā)；

（三）部門發(fā)文，但文件內(nèi)容涉及問題比較重要的，為慎重起見，部門負責(zé)人核稿后，會簽再送給主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；

（四）簽發(fā)文件人要寫全自己姓名，并注明簽發(fā)日期；

六、計算機打印，文稿送到綜合辦時，第一頁文稿應(yīng)能套印發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（俗稱紅頭）。

七、正確使用公文種類和格式，規(guī)范公文外觀形式，維護項目部形象。

八、文件送審前要在首頁附上“文件簽發(fā)單”，在公文處理過程中按要求填寫相關(guān)內(nèi)容。

九、項目部各職能部門（單位）原則上不得越級請示和報告，不得對外正式行文。如確需對外正式行文，需使用項目部的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識，并加蓋項目部印章。

十、為規(guī)范項目部機關(guān)行文編號，對項目部及各職能部門發(fā)文字號規(guī)定如下：

項字（項目部行政）項黨（項目部黨總支）項工（項目部工會）項團（項目部團總支）項綜（項目部綜合辦）項技（項目部技術(shù)部）

項質(zhì)（項目部質(zhì)量保證部）項安（項目部安全環(huán)保監(jiān)察部）項財（項目部財務(wù)部）項計（項目部計劃合同部）項物（項目部物資設(shè)備部）項工管（項目部工程管理部）

十一、使用項目部印章登記后，業(yè)務(wù)性常規(guī)用印由綜合辦公室主任審批簽字，重要的由項目部主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。使用項目部領(lǐng)導(dǎo)個人印章，業(yè)務(wù)性常規(guī)用印由職能部門負責(zé)人登記簽字，綜合辦公室主任核簽，重要的非常規(guī)用印，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)本人或授權(quán)主持工作的領(lǐng)導(dǎo)同意簽字。

十二、收文處理：收文一般包括傳遞、簽收、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔等程序。項目部綜合辦公室統(tǒng)一做好外來文件的簽收、拆封點份、登記，送項目部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批后，按批示做好文件的分送和催辦工作，以及文件的立卷、歸檔工作。

十三、各部門負責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，按照本通知要求，必須建立收、發(fā)文登記本（附件

八、附件九），并做內(nèi)部傳閱（附件十）。

十四、電子文件

建立項目部電子文件檔案。項目部各部室每季度最后一周將本部門重要文檔歸類、整理后交綜合辦制成光碟歸檔。

第三篇：公文處理工作規(guī)范

一、總則

1.根據(jù)國務(wù)院辦公廳《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實際情況，特制定此規(guī)范，公文處理工作規(guī)范。

2.我公司的公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章、下達指示、決定，指導(dǎo)工作，向上反映情況，請示、報告工作，企業(yè)內(nèi)外溝通情況、交流信息，商洽、協(xié)調(diào)、聯(lián)系工作的重要工具。它具有鮮明的政策性，一定的權(quán)威性，嚴格的規(guī)范性，較強的時效性。

3.黨政工作部是公文的管理機構(gòu)。設(shè)專人負責(zé)公文的處理工作。

4.公文處理工作是公司日常工作重要組成部分，是承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外的主要手段，是公司工作的橋梁和紐帶，也是秘書工作的重要部分和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

5.黨政工作部工作人員在公文處理工作中，要端正思想作風(fēng)，發(fā)揚深入實際，聯(lián)系群眾，調(diào)查研究，實事求是和認真負責(zé)的工作作風(fēng)，克服官僚主義、形式主義和文牘主義，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高公文處理的質(zhì)量和效率，為領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)部門和基層單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

6.公文處理工作必須遵循準(zhǔn)確、及時、保密、安全的原則，嚴格按照公文處理程序辦理；嚴格按照文件自身的保密要求和閱知范疇辦理，不丟失、不被盜、不泄密、不損壞。

一、公文主要種類

1.公司的公文種類主要有：

⑴.決定、決議

對本公司某些重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。

經(jīng)過會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項用“決議”。

⑵.通知

傳達上級機關(guān)的指示，要求下級單位、部門辦理或需要知道的事項，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，印發(fā)本公司一些法規(guī)性文件，均用“通知”。

⑶.通報

表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項，用“通報”。

⑷.報告、請示

向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出建議用“報告”。

向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)，用“請示”。

⑸.批復(fù)

答復(fù)下級單位的請示事項，用“批復(fù)”。

⑹.函

向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的事項，同級機關(guān)之間、不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題等，用“函”。

⑺.會議紀要

記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀要”。

⑻.規(guī)定

本公司或部門制定的具有一定強制性的管理的有關(guān)規(guī)章制度，用“規(guī)定”。

2.其它形式的公文，如某些章程、辦法、規(guī)章、計劃、合同、電報以及經(jīng)過一定的批準(zhǔn)手續(xù)后轉(zhuǎn)化為公文的某些簡報、調(diào)查報告、領(lǐng)導(dǎo)講話等，根據(jù)情況酌情使用。

三、公文格式

1.公文一般由文頭(發(fā)文機關(guān)全稱加“文件”二字組成)、標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄報機關(guān)、抄送機關(guān)、主題詞、制發(fā)機關(guān)、制發(fā)時間等部分組成。

⑴.公文標(biāo)題。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范的簡稱、事由和文件三部分組成。公文文頭已含發(fā)文機關(guān)名稱的，標(biāo)題中可略去發(fā)文機關(guān)名稱。轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，要簡明準(zhǔn)確，但不要只寫文號。在公文標(biāo)題中除法規(guī)性文件外，一般不加書名號。

⑵.發(fā)文字號。發(fā)文字號一般由機關(guān)代字、年號、序號三部分組成。幾個部門聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦部門的公文編號，黨政聯(lián)合發(fā)文，用黨委的文頭，編黨委的文號和行政的文號。

機關(guān)代字應(yīng)使用規(guī)范的簡稱，并應(yīng)避免與其它機關(guān)相混淆。

正式文件年號一律用公元紀年全稱括于方括號內(nèi)，置機關(guān)代字之后，流水號之前。函件年號可使用簡稱括于圓括號內(nèi)，置于機關(guān)代字之首。

⑶.主送。一般公文的主送機關(guān)應(yīng)寫于標(biāo)題之下，正文之前，頂格并加冒號。有的公文如決定、決議、會議經(jīng)要等，應(yīng)將主送機關(guān)寫于正文之后。正式文件主送機關(guān)的全稱、規(guī)范性簡稱和同類型單位的統(tǒng)稱應(yīng)使用統(tǒng)一的固定概念和序列表達，不得經(jīng)常變換。

上報請示的公文，一般只寫一個主送機關(guān)，如確需同時上報另一個上級機關(guān)，應(yīng)用抄報的形式。

⑷.正文。正文文字表達應(yīng)力求簡明扼要，層次清楚。

⑸.附件。公文如有附件，應(yīng)在正文之下(空一行)，發(fā)文機關(guān)印章及成文日期之前，按順序注明附件名稱，工作匯報《公文處理工作規(guī)范》。

⑹.印章。印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文生效負責(zé)的憑證。公文一律加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方。并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日4-7個字。如發(fā)文時間在前，印章可蓋在正文末空檔處。正文末頁無空檔，可另加空白頁注明發(fā)文時間并蓋章，同時在該頁左上方標(biāo)明“此頁無正文”。幾個單位聯(lián)合行文，印章順序與行文機關(guān)相吻合，最后一枚印章順序應(yīng)與行文機關(guān)相吻合，最后一枚印章與發(fā)文時間相疊。黨政聯(lián)合發(fā)文，黨委印章在左。

⑺.秘密等級。保密公文應(yīng)在文件頭左上方注明等級和保密期限。

⑻.落款。一般公文可不落款，凡有落款的公文，落款應(yīng)使用發(fā)文機關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱。

⑼.發(fā)文時間。發(fā)文時間以簽發(fā)或會議討論通過的日期為準(zhǔn)。

公文日期統(tǒng)一使用漢字標(biāo)識。且年、月、日三者俱全，不得簡化與省略。

⑽.附注。公文如有附注，應(yīng)列印章、時間之下，主題詞之上，有圓括號括起來。

⑾.抄送機關(guān)。抄送欄設(shè)于文件末頁下端，制發(fā)機關(guān)之上。抄上級機關(guān)的標(biāo)明“抄報”，抄平行機關(guān)、下級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的標(biāo)明“抄送”。抄報、抄送頂格書寫用橫線隔開來。

⑿.主題詞。為便于公文管理和使用微機檢索，可編制公文主題詞表，按公文主題內(nèi)容選1-5個主題詞，刊于抄送機關(guān)之上。

2.公文用紙、一律使用A4紙。

3.公文用字。公文的正文部分推薦采用四號宋體字，標(biāo)題和其它部分可酌情大一號或小一號，標(biāo)準(zhǔn)行數(shù)和列數(shù)均為二十五左右。

四、行文規(guī)則

1.各部門的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

⑴.上行文。指下級機關(guān)、單位向上級機關(guān)、單位的行文。一般般用請示、報告、函等文種。

⑵.下行文。指上級機關(guān)、部門向下級機關(guān)、部門的行文。一般用指令、決定、決議、批復(fù)、通知、通報、通告、函等文種。

⑶.平行文。指向同級單位和不相隸屬的單位和部門發(fā)的文件。主要用函。

2.凡屬于行政職責(zé)范圍內(nèi)的工作，應(yīng)以行政名義行文，不應(yīng)要求以同級黨組織名義行文或與同級行政單位或部門聯(lián)合行文。若黨委系統(tǒng)建議與同級行政單位或部門聯(lián)合行文，其內(nèi)容既涉及黨群工作又涉及行政工作時，可以聯(lián)合行文。若內(nèi)容以黨群工作為主又涉及行政工作時，可以聯(lián)合行文。若內(nèi)容以黨群工作為主，與行政關(guān)系不大時，則由黨組織自行行文。

3.各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須向上越級行文時，應(yīng)同時抄報越過的上級單位機關(guān)。

4.向上經(jīng)機關(guān)請示的公文，應(yīng)一文一事。請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不要多頭分送，應(yīng)送黨政工作部統(tǒng)一辦理。

5.公文字數(shù)一般不超過三千字，若超過三千字應(yīng)寫出內(nèi)容提要，并印在正文之前。

6.行政公文不得對黨的組織作指示，交任務(wù)。

7.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發(fā)，不必另外行文。

五、收文處理程序

1.收文處理程序一般包括簽收，登記，分發(fā)、分辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.簽收。簽收公文應(yīng)認真核對所收文件的件數(shù)是否與文件投遞單或送文簿上登記的件數(shù)相符；文件包裝上的收文機關(guān)、收件人是否與本機關(guān)相符；包裝編號是否與投遞單或送文簿的登記相符；文件包裝是否有破損、開封等現(xiàn)象，重要文件應(yīng)逐頁查點。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時向發(fā)文機關(guān)查詢，采取相應(yīng)的處理措施。急件要注明簽收的具體時間。

⑵.登記。登記文件應(yīng)將收文號、來文機關(guān)、文件標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、緩急時限、件數(shù)、收發(fā)時間以及處理情況逐項填寫清楚。登記編號不得出現(xiàn)重號和跳號的現(xiàn)象。

⑶.分辦。分辦就是文書工作人員將收進的文件經(jīng)過登記以后送綜合部負責(zé)人批分后，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門或承辦人員辦理。

⑷.批辦。主管領(lǐng)導(dǎo)人在閱讀文件的基礎(chǔ)上，針對文件提出的問題和要求，簡明扼要地提出處理意見，明確指定承辦部門或承辦人承辦。

⑸.承辦部門在辦文時要遵循以下原則：凡屬本部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項，應(yīng)直接答復(fù)呈文單位，同時抄送交辦部門銷案；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)和事項，主辦部門要主動會同有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的事項，應(yīng)由主辦部門提出意見，并代擬文稿，如文稿內(nèi)容涉及其他部門，應(yīng)與其他部門協(xié)商并取得一致意見后，送請上級領(lǐng)導(dǎo)審批。如不能取得一致意見，要將雙方意見都寫上。

⑹.傳閱。傳閱文件要做到以下幾點：

a.掌握傳閱范圍。嚴格按照規(guī)定范圍和領(lǐng)導(dǎo)批辦范圍組織傳閱，不能任意擴大或縮小傳閱范圍。

b.控制文件運行。嚴格傳閱登記手續(xù)，隨時掌握文件去向，避免漏傳，誤傳和延誤。

c.文不橫傳。文件要通過文書人員分別遞送給每個應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳。

d.認真檢查處理。文書人員應(yīng)對退回的傳閱文件進行檢查。一查傳閱人是否閱過并標(biāo)明了閱完時間；二查傳閱人有無指示意見；三查傳閱件有無缺損。

⑺.催辦。對落實到各承辦單位或部門的公文，由黨政工作部負責(zé)催辦工作。

⑻.收集。已處理完畢需立卷歸檔或保存一定時間的文件，文書人員應(yīng)做好回收工作。

六、發(fā)文處理程序

1.發(fā)文處理程序一般包括擬搞、會稿、審核、簽發(fā)、繕印、用印、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等。

⑴.擬搞。擬稿應(yīng)做到以下幾點：

a.符合國家法律、法規(guī)，符合黨和政府的方針政策及有關(guān)規(guī)定，符合公司的實際情況

b.情況要屬實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，書寫要工整，篇幅要簡短。

c.人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。

d.公文中的數(shù)字除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比和其它發(fā)布用阿拉伯?dāng)?shù)字外，一般用漢字標(biāo)識。

e.引用公文應(yīng)先引用發(fā)文機關(guān)、標(biāo)題，后引文號，并加括號。

f.公文中的計量單位，應(yīng)使用國家法定計量單位。

g.草擬、修改、簽發(fā)公文要用碳素筆、鋼筆，并只能用碳素墨水、藍黑墨水來書寫材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、彩筆及紅墨水。

⑵.會稿。凡涉及其它部門業(yè)務(wù)的公文稿，主辦單位應(yīng)送有關(guān)部門負責(zé)人會稿。

⑶.核稿。文件草稿在送文領(lǐng)導(dǎo)人最后審批簽發(fā)前，應(yīng)由黨政工作部負責(zé)人對文稿的內(nèi)容、體式、文字等進行審核。審核要把好五關(guān)：

a.行文關(guān)。確定是否行文，以何名義行文。

b.內(nèi)容關(guān)。審查文稿觀點是否正確，是否符合實際，提出的辦法、措施和要求是否明確具體，切實可行。

c.政策法規(guī)關(guān)。審查文稿是否符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本公司已經(jīng)發(fā)布，仍在執(zhí)行的政策規(guī)定有無矛盾。

⑷.文字關(guān)。審查文稿結(jié)構(gòu)是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準(zhǔn)確、精練；句子是否符合語法；標(biāo)點符號、數(shù)字數(shù)量、人名地名、專用術(shù)語等是否正確、規(guī)范。

⑸.體制格式關(guān)。審查擬定的公文標(biāo)題能否概括文件內(nèi)容，文種是否恰當(dāng)，主送機關(guān)是否正確，抄送機關(guān)有無遺漏等。

4.簽發(fā)。審批簽發(fā)的一般原則是：

⑴.涉及全局性或經(jīng)會議討論通過的重要文件，由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

⑵.涉及某一方面的問題，由分管領(lǐng)導(dǎo)人審閱后，送主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

⑶.對于機關(guān)一般事務(wù)性函件或領(lǐng)導(dǎo)已決定的事項可授權(quán)黨政工作部負責(zé)人代簽。

⑷.已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動，如確需改動時，必須重新核稿，并報原簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)審定。

⑸.所有上報的公文，都必須由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。若主要領(lǐng)導(dǎo)不在家，應(yīng)由在家主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

5.編號登記。文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，應(yīng)進行發(fā)文登記和編號。登記時應(yīng)首先檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，文件有無錯漏，主、附件是否齊全?！栋l(fā)文登記表》包括以下內(nèi)容：日期、編號、主送單位、標(biāo)題、主辦單位、主辦人、簽發(fā)人、主題詞等。

6.繕印。略，見《繕印工作規(guī)范》。

7.用印。略，用印的具體要求見《印信管理工作規(guī)范》。

8.分發(fā)。分發(fā)應(yīng)根據(jù)分發(fā)范圍書寫信封、分揀、裝封，經(jīng)檢查無誤后再嚴密封口。凡正式文件、都應(yīng)附《發(fā)文通知單》隨文件一起郵寄。一般不得通過會議發(fā)放正式文件。所有上報的文件必須是原件，不準(zhǔn)上報復(fù)制件。

9.收集。發(fā)文資料收集范圍包括：文件底稿、文稿附件、領(lǐng)導(dǎo)批示等。

10.立卷。立卷要根據(jù)發(fā)文機關(guān)、內(nèi)容、時間、名稱等文件特征，按照公文保存價值和歷史聯(lián)系分類整理，保證立卷公文齊全、完整。絕密文件不能復(fù)制。機密，秘密文件經(jīng)黨政工作部批準(zhǔn)可以復(fù)制。復(fù)制文件應(yīng)視原文一樣管理。

11.歸檔。立好的案卷，應(yīng)寫上標(biāo)題，編寫案卷目錄，并按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案管理員移交。移交案卷時，應(yīng)履行有關(guān)手續(xù)。

12.銷毀。沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可定期銷毀。

收集、立卷歸檔、銷毀應(yīng)遵守《檔案工作規(guī)范》。

七、公文質(zhì)量考評制度

1.黨政工作部要建立公文質(zhì)量考評制度，定期對本公司在日常工作中所形成的公文進行檢查或抽查，表彰先進，批評落后，促進全公司公文質(zhì)量不斷提高。

第四篇：公司公文管理辦法

XXX有限公司

公文管理辦法

第一章總則

第一條為規(guī)范公司各項公文，發(fā)揮公文對公司業(yè)務(wù)經(jīng)營的指導(dǎo)作用，提高公文速度和行文質(zhì)量，特制定本辦法。

第二條本辦法適應(yīng)于公司各部門。

第三條本規(guī)定所稱公文，指公司及各部門與政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間來往文書，公司下發(fā)各部門的公司各類文書，公司及各部門間來往文書（包含呈文）；公文管理指自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。

公司公文按使用功能劃分為以下種類：

（一）公司文件：指由公司名義送交政府部門、集團公司及關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)和下發(fā)各部門的報告、指示、決定、決議、通報、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

（二）函：指向政府有關(guān)主管部門、股東單位請示、詢問和答復(fù)問題，關(guān)聯(lián)公司、關(guān)系企業(yè)之間互相商洽業(yè)務(wù)、聯(lián)系工作的文書（包括電報、電子郵件等）；

（三）規(guī)章制度：指由公司名義下發(fā)的各類管理制度、規(guī)定、操作指南（職位說明書、作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)程序、流程表單）、暫行規(guī)定等；

（四）呈文：指各部門對總經(jīng)理或董事長的請示、報告、詢問問題等的文書；

（五）會議紀要：指由公司名義下發(fā)的各類會議紀要（總經(jīng)理辦公會、月科研生產(chǎn)調(diào)度例會、業(yè)務(wù)專題協(xié)調(diào)會）及每周動態(tài)（含周工作計劃）等；

（六）部門文件：指由各部門名義送、發(fā)的行使其部門職能的通知、通報、工作總結(jié)和部門業(yè)務(wù)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等。

第二章職責(zé)

第四條公司有關(guān)人員和部門職責(zé)

（一）總經(jīng)理或董事長：負責(zé)公司文件的審批和簽發(fā)，負責(zé)規(guī)章制度的審批和呈文的批復(fù)；

（二）各部門部長：負責(zé)提請公司名義發(fā)放的各類公文及呈文的審核，負責(zé)部門文件的審批和簽發(fā)，負責(zé)相關(guān)公司文件、規(guī)章制度的會簽；

（三）綜合管理部部長：負責(zé)公司公文管理的制定和檢查，負責(zé)公司公文的校對，負

責(zé)外來公文的處置，負責(zé)檢查各部門文件的公文管理工作；

（四）綜合管理部公文主管：負責(zé)公司文件、函的編號，負責(zé)公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要和外來公文的收、發(fā)工作,負責(zé)公司公文的歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作；

（五）各部門公文主管：負責(zé)本部門公司公文的收、發(fā)工作，負責(zé)本部門的部門文件歸檔、保管和日常查閱、影印管理工作。

第三章公文格式

第五條公司公文紙統(tǒng)一采用A4紙，左側(cè)裝訂，頁面設(shè)置為上、下、右頁邊距為2厘米，左頁邊距為2.5厘米；

第六條公司文件、函的大標(biāo)題字體為加粗方正姚體，小一號字；公文字號字體為仿宋體，小四號字；行文標(biāo)題字體為黑體，小二號字；主送單位為加粗仿宋體，小四號字；正文字體為仿宋體，小四號字；其余公文的大標(biāo)題為黑體，二號字，行文標(biāo)題為黑體，小二號字，副標(biāo)題為黑體，小三號字，正文為仿宋體，小四號字；主題詞為加粗仿宋體，小四號字；頁眉標(biāo)號、頁腳標(biāo)碼字體為宋體，五號字；

第七條公司公文的行間距為1.5倍行距，段落間距為0.5行；

第八條公司公文行文格式一般包括：大標(biāo)題、公文字號、行文標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文單位印章、發(fā)文時間、主題詞、抄送(抄報)單位、印刷份數(shù)、頁眉標(biāo)號、頁腳注碼等：

（一）公文的行文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，除批轉(zhuǎn)性文件外，行文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點符號；

（二）公文中用公文字號和頁眉標(biāo)號標(biāo)明公文種類；

（三）公司公文外發(fā)時一般只標(biāo)明一個主送單位；如果需要送、報另一個或幾個單位時，可以用抄送、抄報的形式標(biāo)明；

（四）發(fā)文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；

（五）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；

（六）公文如有附件應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。

（七）收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主發(fā)單位排列在前；

（八）文字一律從左至右橫寫橫排；

（九）公文按照行政管理原則，只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到部門下屬單位；

（十）發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。

第九條公司公文行文時文字應(yīng)注意以下方面

（一）情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點符號要正確，篇幅要力求簡短;引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間；

（二）草擬公文文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新擬稿；

（三）數(shù)字的寫法：正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫；

（四）章節(jié)序數(shù)的寫法：公司公文（規(guī)章制度采用ISO標(biāo)準(zhǔn)除外）一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四為“(1)”；

（五）不要濫用簡稱：年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。

第四章公文編號

第十條公文編號以公文字號和頁眉標(biāo)號進行公文分類，標(biāo)注方法如下：

（一）公文字號只用于公司文件、函的標(biāo)注，分別標(biāo)記如下：

公司文件字〔〕000號〔〕內(nèi)為周期，000號為該公文流水號 函函〔〕000號

（二）公司及各部門發(fā)文字簡稱如下：

公司簡稱：司；綜合管理部簡稱：司綜管；計劃財務(wù)部簡稱：司計財；生產(chǎn)部簡稱：司生管；市場部簡稱：司市場；審計監(jiān)察室簡稱：司審監(jiān)

（三）頁眉標(biāo)號用于規(guī)章制度、呈文、會議紀要、部門文件，左側(cè)為公司全稱，右側(cè)為公文種類標(biāo)號，采用漢字拼音簡稱，分別標(biāo)記如下：

公文種類頁眉標(biāo)號說明

規(guī)章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)

示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）

（1）為公文分類：SY：公司簡稱；ZD：規(guī)章制度簡稱；CW：呈文簡稱；JY：會議紀要簡稱；BW：部門文件簡稱；

（2）為該文主發(fā)部門代碼：ZG：綜合管理部；JC：計劃財務(wù)部；ZZ：生產(chǎn)部； SC：市場部；JZ：技術(shù)質(zhì)量部；SJ：審計監(jiān)察室；

（3）為該文發(fā)放流水號；

（4）為。

呈文CW—ZG—002—2009(示例)

會議紀要JY—ZG—005—2009(示例)

部門文件BW—ZG—001—2009(示例)

第五章發(fā)文程序

第十一條公司各部門擬好公文初稿后，擬發(fā)的公司文件、函、規(guī)章制度需要填寫《文件簽發(fā)單》，呈報總經(jīng)理審批，經(jīng)總經(jīng)理簽署簽發(fā)意見（需要相關(guān)部門會簽的由相關(guān)部門負責(zé)人會簽）后，擬發(fā)稿部門將發(fā)文原稿、發(fā)文原稿電子文檔、《文件簽發(fā)單》交綜合管理部進行發(fā)文；

第十二條綜合管理部按公文編號原則進行公文編號和登記《公文編號登記表》，對文件打印、校對，按《文件簽發(fā)單》意見印刷文件加蓋公章后，將文件內(nèi)容、發(fā)送日期、保密等級、辦理等級、收件人等事項在《發(fā)文登記表》里登記清楚，由收件人簽收，外發(fā)文件時可采用掛號信函的方式送達；

第十三條公文保密等級分為：絕密、機密、秘密、普通四種；絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤；絕密文件只能印制一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密、秘密文件按審閱人數(shù)印制份數(shù)，機密、秘密文件必須妥善保管；

第十四條公文辦理等級分為：特急、急、普通三種；收件人根據(jù)其等級要求及時處理文件中的各項事宜；

第十五條綜合管理部應(yīng)在文件發(fā)文日期一日內(nèi)發(fā)送主送單位，二日之內(nèi)發(fā)放完全部文件，并將發(fā)文原稿、文件存檔件、《文件簽發(fā)單》、《發(fā)文登記表》歸檔保管；

第十六條呈文、部門文件由所在部門負責(zé)人簽發(fā)，文件處理完畢后由該部門公文主管歸檔保管；

第十七條會議紀要、每周動態(tài)（含下周計劃）由綜合管理部發(fā)放的按公司文件進行歸檔保管，會議紀要由各部門發(fā)放的由各部門進行歸檔保管。

第六章收文程序

第十八條外來的文件原則上由綜合管理部負責(zé)簽收，并將文件內(nèi)容、接收日期、送件人等事項在《收文登記表》里登記清楚，并將原件分類歸檔保管；對未提供原件的，要求發(fā)文單位提供該文件的原件；

第十九條外來文件由綜合管理部負責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見填寫《收文處理

單》，呈報總經(jīng)理或董事長閱示，或組織公司相關(guān)部門及個人傳閱，或轉(zhuǎn)相關(guān)部門按文件的要求處理，或轉(zhuǎn)入檔案管理；

第二十條呈報總經(jīng)理或董事長閱示的，經(jīng)總經(jīng)理或董事長批示后，綜合管理部及時組織傳達和落實；

第二十一條傳閱文件由綜合管理部負責(zé)收回，文件傳閱過程中閱讀人應(yīng)注意下列事項：

（一）傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看；對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容；

（二）閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件送回綜合管理部，切忌橫傳；閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)；

（三）閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件。

第二十二條相關(guān)部門接到文件處理要求后，及時組織相關(guān)人員研究解決方案，并在收到文件三日內(nèi)將處理意見送交綜合管理部，綜合管理部將處理意見與原件合并歸檔保管。

第七章公文公章使用

第二十三條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要及部門文件發(fā)放時，必須蓋有公司印章或部門印章，呈文可不使用印章；

第二十四條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要加蓋公司印章，部門文件加蓋部門印章；

第二十五條公司文件、函、規(guī)章制度、會議紀要加蓋公章時，以外發(fā)份數(shù)和存檔份數(shù)加蓋紅章，其余發(fā)文用復(fù)印件形式發(fā)放。

第二十六條公司公文存檔后按檔案管理規(guī)定進行管理，公司所有員工可按檔案管理規(guī)定查閱文件原稿，不得外借使用，如有需要可向綜合管理部公文主管申請復(fù)印件。

第八章附則

第二十七條本辦法由綜合管理部負責(zé)解釋。

第二十八條本辦法自下發(fā)之日起施行。

第五篇：公司公文管理辦法

〃北京銀河來星科技有限公司

公文管理（暫行）辦法

2011-06-13

一、原則要求

公文管理應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密，手續(xù)簡便清楚。行政部是公司的公文處理和管理機構(gòu)，應(yīng)做好公文收發(fā)、分辦、流轉(zhuǎn)、傳遞、打印、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，其它部門按職責(zé)要求應(yīng)積極做好公文擬制、流轉(zhuǎn)和預(yù)歸檔等工作事宜。

二、公文種類

公司常用公文的種類主要包括請示、報告、決定、決議、通知、通報、批復(fù)、函、會議紀要、規(guī)章條例、意見等，適用范圍如下：

(一)請示：向上級機關(guān)或主管部門請求指示、批準(zhǔn)，用“請示”。

(二)報告：向上級機關(guān)或主管部門匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級機關(guān)或主管部門的詢問等用“報告”。

(三)決定：對重要事項或重大問題作出安排，獎懲有關(guān)單位和人員，用“決定”。

(四)決議：經(jīng)過會議討論通過，并要求貫徹執(zhí)行的事項用“決議”。

(五)通知：發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或主管部門的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理的需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。

(六)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況，用“通報”。

(七)批復(fù)：答復(fù)下屬單位的請示事項，用“批復(fù)”。

(八)函：不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函”。

(九)會議紀要：記載傳達會議情況和議定事項，用“會議紀要”。

(十)規(guī)章、條例：是法規(guī)性文件，需要有關(guān)方面貫徹執(zhí)行的事項。下發(fā)時用“印發(fā)……條例的通知”。

(十一)意見：對重要問題提出見解和處理辦法，用“意見”。

二、公文格式

文件一般由秘密等級、保密期限、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報（送）機關(guān)、打印人員、校對人員、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等部分組成。

(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)由承辦單位標(biāo)注秘密等級和保密期限。秘密等級分為“絕密”、“機密”和“秘密”，其中“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。標(biāo)識密級等級時，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，兩字中間空一格；如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

(二)發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。

(三)發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號構(gòu)成。字號位置在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空兩行處，用3號仿宋體字，居中排列（上行文除外）；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年代應(yīng)用全稱，用六角括號“[ ]”括入；序號不編虛位，例如，銀河來星[2011]001號；聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)注主辦機關(guān)發(fā)文字號。

1.總公司和總公司各部門編發(fā)的文件代字分別為：

⑴公司發(fā)文銀河來星

⑵公司工會發(fā)文銀河來星工

⑶行政部發(fā)文

⑷財務(wù)部發(fā)文銀河來星行銀河來星財

其他部門發(fā)文以此類推(下同)。

2.在直轄市、省成立的分公司分別以直轄市、省份的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴上海分公司銀河來星滬

⑵天津分公司銀河來星津

3.設(shè)立在其他城市的分公司以該城市所在省份的簡稱加該城市名稱的簡稱作為代字，具體格式為：

⑴深圳分公司銀河來星粵深

⑵廈門分公司銀河來星閩廈

(四)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人，發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名、電話。

(五)公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)完整、準(zhǔn)確、簡要，用2號宋體并加黑居中書寫。

(六)公文的主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。書寫位置在標(biāo)題下空一行左側(cè)頂格處，用3號字仿宋體，主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

(七)正文內(nèi)容每一段落起始應(yīng)居左空二字，用3號仿宋字體，段落間距用

1.5倍行距。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)符合下列規(guī)范，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之下（間隔一行，空兩格）、成文日期之上加附件說明，標(biāo)明附件順序和名稱。附件應(yīng)當(dāng)在用印頁之后另起頁，并與正文裝訂在一起。

（九）成文日期，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期置于正文或附件說明末隔行處、居右空二字，用3號仿宋字體。

（十）公文除以“會議紀要”和以電子郵件形式下發(fā)的公文以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。單一機關(guān)制發(fā)的公文，蓋印的位置一般應(yīng)上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下壓成文時間為標(biāo)準(zhǔn)。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個以上印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主送機關(guān)印章在前；印章均壓成文時間；印章之間互不相交或相切，但相距不超過3mm。

（十一）附注（如“此件發(fā)至**處”等）應(yīng)當(dāng)用3號仿宋體字，居左空兩字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。

（十二）主題詞置于公文末頁抄送欄之上，詞目之間應(yīng)當(dāng)有一字間隔。公文的主題詞一般不超過5個。標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)反映公文內(nèi)容的類屬詞，最后標(biāo)反映公文形式的文種詞。（主題詞表見附件一）。主題詞用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號，詞目用3號宋體字并加黑，詞目之間空一字。

（十三）抄報、抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱。公文如有抄報（送），在主題詞下一行，左空一字用3號仿宋體字標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。抄送機關(guān)間空一字間隔，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊。

（十四）打印人員、校對人員及印發(fā)份數(shù)，位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下），占1行位置，用3號仿宋字體。

（十五）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期，位于打印、校對人員及印發(fā)份數(shù)之下，占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)時間以公文印制的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。（十六）文字從左至右橫寫、橫排。一般每面排22行，每行排28個字。（十七）公文排版要求整篇內(nèi)容為偶數(shù)頁，即保證最后主題詞等務(wù)必落在偶數(shù)頁面上，若此頁無正文內(nèi)容，則在此頁第一行左空二字加圓括號標(biāo)明“此頁無正文”。

（十八）印章務(wù)必落在成文日期處。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得落在標(biāo)識“此頁無正文”的頁面。

（十九）頁碼，用4號半角阿拉伯?dāng)?shù)碼居中標(biāo)識。

三、行文規(guī)則

（一）以總公司及總公司各部門名義編發(fā)的文件，統(tǒng)一由總公司行政部辦理，以各分支機構(gòu)名義編發(fā)的文件，由各分支機構(gòu)行政管理部門辦理。

（二）公文材料除綜合性報告外，執(zhí)行一文一事原則。向上級請示，主送一個上級單位，如涉及兩個以上的，用主送和抄報辦法。一般不得越級請示，一切行文（包括信息簡報類）不直接送交領(lǐng)導(dǎo)個人及有關(guān)部門，應(yīng)經(jīng)行政部登記后遞送。

（三）公文用紙一般為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm）。

（四）向公司外呈送的文件，應(yīng)向主送單位報送3份，公司內(nèi)部無論是文件還是簡報，均報送1份。

四、公文辦理

公文辦理分為收文辦理、發(fā)文辦理、簽報辦理和內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理四類。

(一)收文辦理。一般包括簽收、審核、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、傳閱等。

1.公司收文統(tǒng)一由行政部文秘人員收辦，除寫明親啟件外，均由行政部文秘人員拆封。

2.收到下級機關(guān)上報的公文，文秘人員應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由該機關(guān)主辦、是否符合行文規(guī)則、公文格式是否規(guī)范等。文件存在嚴重失誤

或嚴重不規(guī)范應(yīng)當(dāng)退回修正后重報。

3.審核后的文件，應(yīng)當(dāng)于收文當(dāng)日登記、編號，及時送行政部負責(zé)人閱批。事務(wù)性便函、通知、請柬等可直接分送有關(guān)人員辦理。

4.根據(jù)行政部負責(zé)人的批注意見，由文秘人員分送給公司領(lǐng)導(dǎo)閱示或有關(guān)部門辦理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門應(yīng)于2個工作日內(nèi)閱畢（出差等特殊情況除外）。

5.凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示，要求執(zhí)行或落實的文件，由行政部統(tǒng)一登記、傳遞，由承辦部門簽收并落實。

6.已送領(lǐng)導(dǎo)閱批或交各部門辦理的公文，行政部負責(zé)檢查、催辦，及時掌握公文的流轉(zhuǎn)和處理情況，防止漏辦、積壓或延誤。

7.根據(jù)批辦要求需傳閱和傳達的文件，按照傳閱和傳達的范圍由文秘人員組織分批或逐人傳閱，閱后簽字。

8.處理完畢的公文先分類歸檔，年底組卷存檔。

(二)發(fā)文辦理。一般包括擬稿、核稿、簽發(fā)、登記編號、繕制、校對、封發(fā)、立卷、歸檔等。

1.草擬公文文稿，一般由經(jīng)辦部門執(zhí)行，兩個以上部門的聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)由相關(guān)部門協(xié)商指定專人擬稿。

2.任何發(fā)文必須經(jīng)承辦部門負責(zé)人核稿并簽字后交行政部審核合格后報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)?？偣景l(fā)文，由公司主要負責(zé)人簽發(fā)；職能部門發(fā)文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；各分支機構(gòu)發(fā)文，由主要負責(zé)人簽發(fā)。

3.文稿經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審改簽發(fā)后，不得隨意修改，如必須修改，須經(jīng)原簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意并復(fù)審。

4.各級發(fā)文由各級行政部門統(tǒng)一登記編發(fā)文號，統(tǒng)一安排打印。校對由擬稿部門負責(zé)，確認無誤后，注明校對人的姓名。

5.文件的遞送渠道分為電子郵件發(fā)送、傳真發(fā)送和原件發(fā)送。

6.凡文種為通知（有關(guān)人事的通知除外）、通報、會議紀要以及轉(zhuǎn)發(fā)文件類的公文，由行政部指定電子郵箱發(fā)送至收文單位或部門的指定電子郵箱，此類文件視同加蓋公章發(fā)送的公文，不再另行下發(fā)紙制公文。各部門須指定專（兼）職文秘人員負責(zé)指定電子郵箱中的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)和回復(fù)工作，保證信息暢通。

7.除上述文種以外的其他公文，以原件發(fā)送。但請示類公文，可以傳真形式發(fā)送，不需郵寄原件。

8.發(fā)文原稿連同印制好的文件一并由行政部文秘人員留存，文秘人員應(yīng)認真檢查文件材料是否完整、齊全，手續(xù)是否完備，檢查無缺后，收存歸卷。

(三)簽報辦理。各職能部門呈報總經(jīng)理辦簽批的報告，一律用公司統(tǒng)一的“北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作簽報”。

(四)內(nèi)部工作聯(lián)系單辦理。公司各職能部門之間、各機構(gòu)之間的日常業(yè)務(wù)聯(lián)系，一律采用“北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作聯(lián)系單”統(tǒng)一辦理。

不編排收發(fā)文號的公司內(nèi)部的正式文字材料，此類材料包括領(lǐng)導(dǎo)講話、報告、工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)、調(diào)查報告、合同、協(xié)議。外出開會、活動中帶回的文件材料，也應(yīng)按常規(guī)交行政部文秘人員登記、編號，作收文處理。

五、公文督辦

公司各級行政文秘人員是代表公司督促各部門對公司各項決策、重要工作等落實的督辦人員。其主要職能是，按要求督辦檢查，了解和反饋各類決策的落實情況、落實過程中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，有針對性的提出解決意見和建議，保證政令暢通。

附件：1．銀河來星公文主題詞匯總

2.北京銀河來星科技有限公司收文登記簿

3.北京銀河來星科技有限公司發(fā)文登記簿

4.北京銀河來星科技有限公司擬文流轉(zhuǎn)單(模版）

5.北京銀河來星科技有限公司收文流轉(zhuǎn)單(模版）

６.北京銀河來星科技有限公司內(nèi)部工作聯(lián)系單

７.銀河來星工作簽報(模版）

8.北京銀河來星科技有限公司紅頭（上行文模版）

9.北京銀河來星科技有限公司紅頭（下行文模版）

10．北京銀河來星科技有限公司便箋、便函（模版）