第一篇：公文管理辦法
公司系統(tǒng)各單位：
為進一步做好國家電力公司本部及系統(tǒng)各單位的公文處理工作，現(xiàn)將修訂后的《國家電力公司公文處理辦法》印發(fā)給你們，請依照執(zhí)行。
國家電力公司總經(jīng)理工作部
二000年六月六日
國家電力公司公文處理辦法
第一章 總則
第一條 為使國家電力公司的公文處理工作進一步規(guī)范化、制度化、科學化，并逐步與國際慣例接軌，參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機關(guān)公文格式》（GB／T9704－1999），結(jié)合公司的實際情況，特制定本辦法。
第二條 公司公文是管理過程中所形成的具有法定效力的規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布規(guī)章和措施，請示和答復問題，安排生產(chǎn)經(jīng)營活動，布置和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。
第三條 辦理公文，應實事求是、認真負責，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量，行文要少而精、注重效用。
第四條 公司總經(jīng)理工作部及所屬單位的相應部門是公文處理管理機構(gòu)，主管本單位負責指導所屬單位的公文處理工作。各單位應當設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。文秘人員應忠于職守，轉(zhuǎn)變作風，更新觀念，勤奮好學，并具備有關(guān)專業(yè)知識。
第五條 公文處理必須做到準確、及時、安全。公文由文秘部門統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。推廣采用辦公自動化系統(tǒng)處理公文。
第六條 公文處理工作應貫徹黨政分開和政企分開的原則。在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全。機密文電要有專人保管和處理，按規(guī)定范圍傳閱、使用。
第二章 公文種類
第七條 公司常用的公文種類主要有：
（一）決定
適用于對重要事項或重大行動作出安排。
（二）規(guī)定、辦法
“規(guī)定”適用于對某項工作或活動作出安排，提出具體管理措施。
“辦法”適用于對某項工作或活動制定具體作法和要求。
（三）通知
適用于發(fā)布規(guī)章；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。
（四）通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
（五）報告
適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級單位的詢問。
（六）請示
適用于向上級單位請求指示、批準。
（七）批復
適用于答復所屬單位請示事項。
（八）函
適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向其他業(yè)務(wù)主管部門請求批準等。辦理例行公事與應急公務(wù)等，用“便函”。
（九）會議紀要
適用于記載和傳達會議情況和議定事項。
（十）意見
適用于對某項工作提出改進措施和建設(shè)性意見；答復對方征求對某項工作的意見。
第三章 公文格式
第八條 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程序、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄送單位等部分組成。
（一）發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位應當排列在前。
（二）有保密要求的公文，應根據(jù)保密程度，在公文首頁右上角標明“絕密”、“機密”、“秘密”。
（三）緊急公文，應根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”，緊急電報應當分別標明“特急”、“加急”“平急”。
（四）發(fā)文字號一般包括：代字、年號、序號；聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。公司部門的發(fā)文代字不得與公司發(fā)文代字相混同（公司發(fā)文代字詳見附錄）。
公文的發(fā)文字號一般標注在發(fā)文單位之下，橫線上方居中；函件的發(fā)文字號標注在橫線下方右側(cè)。
（五）上報的公文，應在橫線上方左側(cè)標注字號，右側(cè)注明簽發(fā)人，如有會簽單位，應注明會簽人姓名。
（六）公文標題應準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，標題中一般不用標點符號。
轉(zhuǎn)發(fā)文件的標題，除轉(zhuǎn)發(fā)的文種為“通知”時省略外，其它文種可保留一級。如“轉(zhuǎn)發(fā)××批復的通知”；轉(zhuǎn)發(fā)的文種是通知時，為“轉(zhuǎn)發(fā)××的通知”。
（七）公文如有附件，應在正文之后，成文日期之前注明附件的順序和名稱。
（八）公文除會議紀要（以會議紀要名稱為文頭的）外，一律加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文，聯(lián)合單位都應當加蓋印章。聯(lián)合發(fā)文的蓋章順序，應與文頭單位排列順序相同。
（九）成文日期，以領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。會議通過的文件，以通過日期為準，并在標準之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。
（十）文件應當標注主題詞；上報的文件，應按照上級單位的要求標注主題詞；下發(fā)的文件，應標注主題詞表中規(guī)定的詞，一般不超過五個詞匯。
第九條 文字從左至右橫寫、橫排；用紙應按國際標準為A4型，左側(cè)裝訂。
標題用2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字。
第四章 行文規(guī)則
第十條 行文關(guān)系，應根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定：
（一）公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可以對所屬單位行文；可以同各部委，各省、自治區(qū)、直轄市人民政府互相行文，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要同合作伙伴互相行文。
（二）公司各部門，就具體業(yè)務(wù)工作，可對公司所屬單位行文。
（三）各專業(yè)會議通知、會議紀要、轉(zhuǎn)發(fā)文件、經(jīng)驗介紹等，應以部門名義行文；公司領(lǐng)導講話，應發(fā)《內(nèi)部情況通報》；總經(jīng)理會議及辦公會議應發(fā)專題紀要。
第十一條 一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應抄送越過的單位。向下級單位的重要行文，應同時抄送直接上級單位。
第十二條 公司內(nèi)部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得行文。
第十三條 同級單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。公司和分公司不得聯(lián)合行文。
第十四條 請示的公文應一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級單位；對可行性研究報告、初步設(shè)計審核意見等業(yè)務(wù)性較強的公文，在報請上級或業(yè)務(wù)主管部門審批的同時，可抄送有關(guān)單位。
第十五條 報告中不得夾帶請示事項。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導者個人。第十六條 公司內(nèi)部規(guī)章制度，以“國電內(nèi)規(guī)”字號印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號。公司內(nèi)部門之間一般不行文。
第五章 公文辦理
第十七條 收文處理
收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。
（一）分辦
1、公司收文、凡需辦理的，由總經(jīng)理工作部文秘部門提出擬辦意見，重要的經(jīng)總經(jīng)理工作部領(lǐng)導審核，其中黨中央、國務(wù)院的文件及領(lǐng)導批示送總經(jīng)理閱批；國務(wù)院辦公廳、各綜合部門、各省政府及各所屬單位的重要文件，按分工送總經(jīng)理或副總經(jīng)理閱批；各所屬單位及其他部門的一般業(yè)務(wù)文件，按分工送各部門閱辦。
涉及幾個部門共同辦理的文件，分文時應確定主辦部門，由主辦部門商有關(guān)部門會辦。
2、對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本部門辦理的，應迅速退回交辦的文秘部門并說明理由。
3、各部門收到重要的或領(lǐng)導批示的文電，都要先經(jīng)部門領(lǐng)導閱批，再交承辦人辦理或傳閱。凡涉及其他部門或地方的問題，主辦部門應當主動與有關(guān)部門或地方協(xié)商辦理。
4、文件除絕密和有特殊要求的傳閱后收回，其他均由各單位保管；凡需要辦理的，由主辦部門辦后歸檔。
5、凡屬公司領(lǐng)導和各部門傳閱的文件，由總經(jīng)理工作部文秘部門組織傳閱，有關(guān)部門均不得積壓，也不得橫傳。
（二）催辦
1、對重要的和有時限要求的文電，文秘部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
2、除文秘部門負責催辦外，承辦單位的領(lǐng)導、秘書都要及時催辦，并將辦理情況向有關(guān)方面反饋。第十八條 發(fā)文處理
發(fā)文一般包括擬稿、會簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
（一）擬稿
發(fā)公司文或部門文，用“發(fā)文稿紙”通過辦公自動化系統(tǒng)擬稿。擬稿人應按發(fā)文稿紙上的欄目要求填寫清楚，并簽署日期。草擬公文應做到：
1、要符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策、符合電力工業(yè)的實際情況，符合公司的有關(guān)規(guī)定。
2、情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
3、人名、地名、數(shù)字、引文準確。日期應寫具體的年月日。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號，并加括號。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫。
4、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“
（二）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。
5、必須使用國家法定計量單位。
6、公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。
（二）會簽
1、公司發(fā)文凡涉及其他部門業(yè)務(wù)的應事先會簽；公司發(fā)文應由有關(guān)部門領(lǐng)導會簽；部門發(fā)文，應由有關(guān)處室會簽；如涉及總師協(xié)調(diào)事項，應先送總師核。
2、規(guī)范性文件需經(jīng)法律部會簽。為加速文件運轉(zhuǎn)，應在發(fā)文稿紙中注明會簽時間和退文時間。
（三）核稿
各級領(lǐng)導要對文電稿進行全面審核，嚴格把關(guān)。公司發(fā)文在送領(lǐng)導簽發(fā)之前，必須經(jīng)總經(jīng)理工作部核稿；各部門的綜合處長要負責對本單位草擬的文件（公司發(fā)文及部門發(fā)文）進行初核，起到審核把關(guān)作用，對不符合要求的文件應及時退經(jīng)辦人修改或重辦。
核稿的重點是：
1、是否需要行文；
2、有關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會簽；
3、提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；
4、公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。
（四）簽發(fā)
1、重要的請示、報告先送主管副總經(jīng)理審核，再送總經(jīng)理簽發(fā)。
2、一般發(fā)文按分工送副總經(jīng)理簽發(fā)。發(fā)文內(nèi)容如涉及兩位以上領(lǐng)導，應送其他領(lǐng)導核簽。
3、授權(quán)簽發(fā)：
（1）公司便函、賀電、唁電等授權(quán)總經(jīng)理工作部主任代簽；
（2）公司管理的干部離退休、參加工作時間和待遇變更以及人事、勞動統(tǒng)計報表、工商登記注冊等，授權(quán)人事部或人資部主任代簽；
（3）進口設(shè)備免關(guān)稅、進出境免檢、接待外賓、出國及赴港、澳、臺的請示件等授權(quán)國際部主任代簽；
（4）財政請款、銀行印鑒變更及資產(chǎn)評估確認、土地評估確認等，授權(quán)財務(wù)部主任代簽；
（5）審計通知書和復議受理通知書，授權(quán)審計部主任代簽。
4、審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。
5、草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合歸檔要求。不得在文稿裝訂線外書寫。
第十九條 翻印
上級單位標有密級的公文，除絕密和注明不準翻印的以外，經(jīng)本單位負責人或者辦公室主任批準，可以翻印，翻印件同正式文件一樣管理。翻印時，要注明翻印機關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第二十條 電報收發(fā)和處理
（一）明碼、密碼電報由總經(jīng)理工作部機要室、值班室簽收，集中分辦、管理，注明“親收”的“絕密”、指人譯電報，必須由收電人或收電人指定的人親自啟封；發(fā)電由公司領(lǐng)導（或部門領(lǐng)導）簽發(fā)后，統(tǒng)一登記發(fā)出。
（二）屬于需要辦復的電報，應及時送公司領(lǐng)導或主辦部門閱辦，急電隨到隨辦，不得積壓。
（三）草擬發(fā)電稿，堅持一事一電、密來密復、明來明復、不得明密混用的原則，做到簡明扼要，文字清楚，說明問題。
（四）密碼電報是經(jīng)密碼隱蔽過的公文。凡屬秘密和緊急、重要的事項，應按規(guī)定采用密碼加密譯發(fā)。
（五）密碼電報要嚴格管理，不準擅自抄錄、翻印、復制、不得在不利保密的場合存放、交接密碼電報。不得攜帶密碼電報到公共場所或作為出差、辦事的證明。
第二十一條 簽報辦理
（一）公司本部各部門向總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理和總師請示、報告重要事項用簽報。
（二）總經(jīng)理工作部為簽報的管理部門。除人事任免、案件查處等內(nèi)容的簽報按有關(guān)規(guī)定辦理外，其余簽報均應通過辦公自動化程序呈報，總經(jīng)理工作部原則上不再受理紙質(zhì)簽報。經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導閱批的簽報，由總經(jīng)理工作部返回報送部門或送交有關(guān)的承辦部門。
（三）對于涉及兩個及以上部門的事項，應由主辦部門會簽協(xié)辦部門。部門間如有分歧意見應在簽報中注明。
第六章 公文立卷，銷毀
第二十二條 公文辦完后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家電力公司機關(guān)檔案立卷歸檔制度》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料（包括音像）整理好，送本部門秘書立卷。
（一）公文歸檔要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證歸檔文件材料的齊全、完整，能準確反映本部門主要工作情況，以便于保管和利用。
（二）聯(lián)合辦理的公文，定稿由主辦單位立卷。
（三）具有長期或永久保存價值的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的，必須制成紙質(zhì)文件。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件一并歸檔。
（四）整理好的案卷，應當按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保管應歸檔的公文。
（五）沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。
第七章 附則
第二十三條 外事等有特殊要求的公文處理，可按照有關(guān)部門的規(guī)定辦理。
第二十四條 本辦法適用于公司本部各部門，各分公司、子公司、控股公司、科研、設(shè)計等單位可結(jié)合實際情況，參照執(zhí)行。
第二十五條 本辦法由國家電力公司總經(jīng)理工作部負責解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第二篇：公文管理辦法及公文范文[范文模版]
公文管理辦法
第一章
總
則
第一條 為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國家和 XXXX 公司（以下簡稱集團公司）有關(guān)規(guī)定，制定本管理辦法。
第二條
公文是公司在經(jīng)營管理過程中所形成的具有法律效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法開展經(jīng)營管理活動的重要工具。
第三條
公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則。在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行國家法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國家秘密和公司商務(wù)秘密的安全。
第四條
辦公室是公司公文處理的主管機構(gòu)，負責建立健全公司公文處理的有關(guān)規(guī)章制度，審核公司對外發(fā)布的重要公文，執(zhí)行并督促、指導公司各單位執(zhí)行有關(guān)公文處理規(guī)章制度的情況。各單位具體負責執(zhí)行公司有關(guān)公文處理規(guī)章制度，并結(jié)合本單位特點，建立和完善有關(guān)公文處理的要求和形式。
第五條
公司各單位負責人應當高度重視公文處理工作，嚴肅認真地遵守本辦法，并加強對本單位公文處理工作的領(lǐng)導和檢查，建立健全公文核稿、把關(guān)制度。
第二章
公文種類和形式
第六條
公文種類主要有：
一、請示：適用于向上級請求指示、批準的事項。
二、報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出建議。
三、決定：適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤消下級單位不適當?shù)臎Q定事項等。
四、會議紀要: 適用于記載和傳達會議情況、議定事項。如下發(fā)執(zhí)行，用通知印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)。單獨印發(fā)會議紀要可不加蓋公章。
五、通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級、不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級的公文，傳達會議決議的事項、要求下級辦理和需要閱知或執(zhí)行的事項，任免、聘用干部等。
六、批復: 適用于答復下級請示事項。
七、意見: 適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
八、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
九、公函、便函: 適用于向平行單位或不相隸屬單位詢問、洽商工作、答復問題。
第七條
公司公文形式主要有：
一、公司文件（見附件一）
（一）主要用于發(fā)布公司基本規(guī)章及其實施細則或辦法；宣布實施公司重大行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員；（二）用于對外發(fā)布重要事項或法定事項；（三）用于向上級單位報告、請示工作；（四）用于印發(fā)公司領(lǐng)導的講話或指示，發(fā)布帶有普遍指導意義的文件等；
（五）用于公司發(fā)布專項業(yè)務(wù)及行政性文件；（六）用于轉(zhuǎn)發(fā)文件，發(fā)布需要閱知和辦理的事項、有關(guān)行政事務(wù)的通知等。
二、公司函（見附件二）
用于涉及面小，需以公司名義聯(lián)系或答復的事項。
三、公司簡報（見附件三）
用于反映公司一般政務(wù)、業(yè)務(wù)情況和經(jīng)營管理情況。
四、內(nèi)部情況反映（見附件四）
用于反映公司內(nèi)部經(jīng)營管理情況，且發(fā)放范圍僅限于公司領(lǐng)導或有關(guān)部門的事項。
五、會議紀要
用于記錄公司各類會議情況、議定事項等。
第三章
公文辦理程序與要求
第八條
公文辦理分為收文和發(fā)文。
第九條
發(fā)文辦理
一、發(fā)文程序：擬稿人擬稿---所在部門負責人核簽---（公司有關(guān)部門會簽)---公室統(tǒng)一編寫發(fā)文號、登記、核(審)稿---公司領(lǐng)導簽發(fā)---擬稿單位復印---辦公室加蓋公司印章---封發(fā)。
（一）擬稿：以公司名義行文、代上級單位擬稿、向上級單位請示報告、公司內(nèi)部請示等必須使用內(nèi)部請示或發(fā)文稿紙，續(xù)頁正文應為電腦打印稿。
1、公司文件使用公司發(fā)文稿紙報批（見附件五）； 2、公司內(nèi)部請示、報告、簡報等一般使用公司內(nèi)部請示報告稿紙報批（見附件六）；（二）初核：公文擬好后，由擬稿部門領(lǐng)導核稿把關(guān)；向公司報送的文件須經(jīng)擬稿部門分管副總經(jīng)理核稿簽字。核稿內(nèi)容包括公文格式、文字、內(nèi)容等是否符合國家的法律法規(guī)及公文處理的有關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題應及時進行修改或重擬，由核稿人在初核欄簽字并注明日期；（三）會簽：如文件內(nèi)容與公司內(nèi)其他部門業(yè)務(wù)有關(guān)，經(jīng)擬稿部門領(lǐng)導核稿后，由擬稿部門送相關(guān)部門會簽，會簽部門應根據(jù)崗位職責簽署明確具體的意見；會簽意見文字應工整清晰，超過 15 字以上者原則上應另紙書寫附上；（四）復核：辦公室負責公文核稿。根據(jù)公文處理辦法的規(guī)定，對公文進行全面把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時與擬稿部門聯(lián)系。如無明確具體意見或差錯較多、字跡太亂，將退回擬稿單位重辦或抄清；如多個會簽部門之間、會簽部門與擬稿部門之間意見嚴重分歧，一般應由擬稿部門與會簽部門協(xié)商妥善解決，解決不了的應按公司有關(guān)規(guī)定和程序研究解決。
（五）編號、登記、呈閱：對復核無誤的公文進行編號（公司內(nèi)部請示報告由各 部門自行編號）、登記，并經(jīng)總經(jīng)理秘書統(tǒng)一呈報有關(guān)領(lǐng)導閱批。公司文件編號為：“XXXX（年
份）（各部門代碼）字第（公文擬稿人編號/公文序號）號”（見附件七）；簡報、內(nèi)部情況反映、會議紀要等其它文件由辦公室統(tǒng)一編號；規(guī)章制度由辦公室統(tǒng)一編號并發(fā)布執(zhí)行，關(guān)于下發(fā)規(guī)章制度的通知統(tǒng)一按“XXXX 規(guī)字”編號。
（六）簽發(fā)：公司文件應由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理據(jù)職責分工簽發(fā)；擬稿 部門 憑公司主管領(lǐng)導的簽發(fā)稿重新打印完稿，由辦公室最終審稿后，加蓋公司印章并封發(fā)。
（七）存檔:凡以公司名義發(fā)文稿件，經(jīng)公司領(lǐng)導批示后，復印件退擬稿 部門 存檔，辦公室留存一份原件。
第十條
收文辦理
一、收文程序：公司接收的外來文件、資料、刊物、簡報等，由辦公室按程序及公司領(lǐng)導、各部門職責分工批分。
二、文件處理 （一）凡要求辦復的文件，各主辦 部門 自接到文件之日起，一般應在五個工作日內(nèi)辦理完畢；有時間限制的，要在規(guī)定的時間內(nèi)辦復。
（二）凡公司工作人員的署名信件，不予拆封，原件照轉(zhuǎn)；來件注明部門收的原件，交相關(guān)部門簽收。
（三）所有掛號信件和特快專遞件，經(jīng)辦人都必須在掛號清單上簽收。
三、催辦和查詢 （一）需要辦理的文件，各承辦部門要指定人員及時督促檢查辦理情況，防止積壓和延誤。
（二）公司領(lǐng)導交辦的文件，由辦公室負責督促檢查辦理情況；
（三）報送集團公司領(lǐng)導的請示，需了解審批情況時，由辦公室負責統(tǒng)一聯(lián)系；其它有關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容的請示，由各有關(guān)職能部門與集團有關(guān)對口部門聯(lián)系。
（四）如遇緊急情況，經(jīng)請示同意后，文件的送取由擬稿部門指定人員辦理。
第四章
公文格式與行文規(guī)則
第十一條
行文應當確有必要，注重效用。行文關(guān)系根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，并以此為依據(jù)行文或處理公文。
第十二條
公文格式：公文一般由發(fā)文單位、緊急程度、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄送單位等部分組成（見附件一）。
一、發(fā)文單位，要用全稱或規(guī)范的簡稱。聯(lián)合行文，應將主辦單位排列在前。
二、緊急程度，除平件無需標明外，應根據(jù)緩急程度分別標明“急件”、“特急”字樣。
三、秘密等級，涉及國家及公司秘密的文件，應分別標明“秘密”、“機密”、“絕密”字樣。
四、發(fā)文字號，包括年份、單位代字、順序號。聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦單位發(fā)文字號。
五、簽發(fā)人，是最后簽署意見，對草擬文件表示認可、準予印發(fā)的領(lǐng)導人。
六、標題，應準確簡要概括公文內(nèi)容，標明公文種類，標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
七、主送單位，是行文對象，也是收受、辦理公文的單位，即直接受文單位，要寫全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
八、抄送單位，是同公文內(nèi)容有關(guān)，需知道或協(xié)作的單位。
九、公文如有附件，應在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱。
十、印章，公文除會議紀要、簡報、內(nèi)部情況反映外，一律加蓋印章。
十一、成文時間，以最高級別的領(lǐng)導簽發(fā)的日期為準。
第十三條
公文行文規(guī)則
一、公司各部門為聯(lián)系工作，商洽業(yè)務(wù)，可以以公司名義向外部有關(guān)單位報送文件。向集團公司或其它上級單位報送文件，應根據(jù)上級單位的要求和文件內(nèi)容、種類等分別報
送。上報文件，一般不要超過 3000 字，如確需超過的，要寫出摘要。
二、公司內(nèi)部各部門之間對有關(guān)問題未協(xié)商一致，不得對外行文。
三、一般情況下，不得越級行文，因特殊情況必須越級行文時，應抄報被越過的部門。
四、請示應一事一文，一般只寫一個主送單位。如需同時送其他單位，應用抄送形式。除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導者個人，也不得同時抄送下級單位。
報告中不得夾帶請示事項。
五、要求上級單位批轉(zhuǎn)的事項，應代擬通知稿；轉(zhuǎn)發(fā)上級單位的文件，不再同時報送上級單位。
第十四條
公文擬稿要求: :
一、符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。
二、情況確實，觀點明確，標題恰當，條理清楚，層次分明，文字精煉，書寫工整，標點準確，格式規(guī)范，篇幅簡短。
三、公文內(nèi)容與公文種類相符。
四、國名、地名、人名、數(shù)字、引文要準確，日期應寫具體(年、月、日)。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分章節(jié)序數(shù)和語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。
五、用詞用字準確、規(guī)范。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。
六、審核、修改文稿，應使用鋼筆或毛筆，不要用鉛筆、圓珠筆、紅藍鉛筆、紅墨水筆書寫。
七、需要統(tǒng)一的寫法：原則上公文題目字體為黑體小 2 號字，正文字體為仿宋 4 號字；章節(jié)層次序數(shù)依次為:第一層為“一”、第二層為“(一)”、第三層為“1”、第四層為“(1)”（見附件一）。
八、公文用紙一般采用國際標準型 A4 紙，左側(cè)裝訂。
第五章
其它
第十五條
公文的立卷、歸檔和銷毀按公司《文件檔案立卷歸檔管理辦法》執(zhí)行。
第十六條
本辦法由辦公室負責解釋，修改亦同。
第十七條
本辦法自發(fā)布之日施行。
附件一
XXXX 公司 XXXX（）
字第號：（仿宋體 4 號字）
（標題）
XXXXXXXX ?。ê隗w小 2 號字）
X X X X（主送機關(guān)）（仿宋 4 號字）
以下為正文（另起一行空 2 個字、每行 30 個字）(仿宋 4 號字)X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX
（若有段落，應按以下層次分段）
一、
（一）
1.
（1）…
… 2.3.… …
（二）… … 二、… …
附件：
（若無附件，可省略）
****年**月**日（日期應使用簡化漢字）
抄報：
抄送：
存檔
共印
份
附件二 XXXX 公司
XXXX 函（）
字第號
附件三 XXXX 公司 簡
報
第期
年 月 日
（標題）
XXXXXXXX 小（黑體小 2 號字）
以下為正文（另起一行空 2 個字）（仿宋 4 號）
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
（擬稿單位）
抄報：
抄送：
存檔
共印
份
附件四 XXXX 公司 內(nèi) 內(nèi) 部 情 況 反 映 映
第 期
****年**月**日
（標題）
XXXXXXXX ?。ê隗w小 2 號字）
以下為正文（另起一行空 2 個字）（仿宋 4 號）
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
（擬稿單位）
抄報：
抄送：
存檔
共印
份
附件五 XXXX 公司發(fā)文稿
XXXX（）
字第 號 緩急 密級 簽發(fā)：
會簽：
主送：
抄送：
復核：
初核：
擬 稿 人：
擬稿單位：
電
話：
打印份數(shù)：
****年**月**日 附件：
標題：
（正文附后）
附件六
X XXXX 公司
內(nèi)部請示報告
XXXX（）請字第 號 領(lǐng)導批示：
標題：
會簽部門：
簽報人：
****年**月**日 呈報單位：
經(jīng) 辦 人：
電
話：
****年**月**日
第三篇：公文管理辦法
公文管理辦法
為進一步推進基金會公文處理工作科學化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》以及中共山東省委辦公廳印發(fā)的《山東省<黨政機關(guān)公文處理工作條例>實施辦法（試行）》等有關(guān)文件精神，結(jié)合基金會實際，特制訂本辦法。
公文處理工作是指公文的擬制、辦理、管理等一系列工作。
公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
1、公文種類
本基金會公文種類有決議、決定、通知、報告、請示、函、接待計劃、簡報、談話參考、電報、記錄、紀要。
（1）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。
（2）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。
（3）通知。傳達需有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項。
（4）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。
（5）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。
（6）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函的格式同通知格式。
（7）接待計劃。適用于對來訪團組各項接待事務(wù)進行合理安排。
（8）簡報。適用于對組織的公益活動有關(guān)情況進行不同種類、不同重要程度、不同發(fā)放范圍的文字匯報。
（9）談話參考。適用于領(lǐng)導人會見重要人士、舉行會談時的談話參考資料。
（10）電報。分明電和密電。適用于向有關(guān)單位快速通報有關(guān)情況、征求意見。
（11）記錄。適用于會議、會談、會見，如實詳盡反映會議情況。
（12）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。
2、公文格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標注份號。
（二）密級和保密期限。根據(jù)省委保密委和省國家保密局有關(guān)定密規(guī)定來確定公文的秘密等級和保密的期限。
（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注 “特急”、“加急”，電報應當分別標注 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）發(fā)文機關(guān)標志。由基金會全稱加“文件”二字組成。
（五）發(fā)文字號。由黨委、基金會代字、年份、發(fā)文順序號組成。發(fā)文字號由基金會秘書處統(tǒng)一管理。簽發(fā)人簽發(fā)后，由基金會秘書處進行編號。
（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。
（七）標題。由基金會、事由和文種組成。
（八）主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。
（十二）成文日期。署會議通過或者基金會、行政主要負責人簽發(fā)的日期。
（十三）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文、翻印的公文、紀要和電報可以不加蓋印章。
（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍、聯(lián)系人姓名和聯(lián)系方式等需要說明的事項。
（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。
（十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。
（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。
一、公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。
1、公文起草應當做到：
（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。
（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練，語言莊重，用詞規(guī)范。
（四）人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序和引文等準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法規(guī)范。
（五）引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明準確、規(guī)范的中文含義。
（六）公文中使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或者其規(guī)范縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明經(jīng)國家語言文字工作部門或者其他有關(guān)部門審定的中文譯名。
（七）文種正確，格式規(guī)范。
（八）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。
（九）公文涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)部門意見，力求達成一致。
（十）公文的信息公開屬性、涉密公文密級和保密期限的確定，起草單位應當提出初步意見。
（十一）公文起草部門負責人應當主持、指導重要公文起草工作。
第二十條 部門以基金會秘書處名義行文，應當由主要負責人審簽，并注明背景情況、行文依據(jù)等。
2、公文文稿簽發(fā)前，應當由基金會秘書處審核，部門領(lǐng)導審簽。
3、基金會秘書處審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確。
（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見。
（四）重要公文文稿是否按照有關(guān)規(guī)定經(jīng)有關(guān)會議審議。
（五）主題是否鮮明、材料是否真實、判斷是否正確、內(nèi)容是否完整、結(jié)構(gòu)是否嚴謹、語言是否莊重、用詞是否規(guī)范。
（六）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準確；文字、數(shù)字、計量單位和標點符號等用法是否規(guī)范。
（七）公文的信息公開屬性、涉密公文的密級和保密期限是否恰當。
（八）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。
4、未經(jīng)基金會秘書處審核的公文文稿，不得直送各部門主要負責人；不按照程序報送的，各部門負責人不予受理，退有關(guān)部門按照程序辦理。
5、經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進一步研究和修改的以及公文文稿格式未按本辦法編輯的，由起草單位修改后重新報送。
6、公文應當經(jīng)基金會秘書處、行政主要負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由基金會秘書處、行政主要負責人簽發(fā)；基金會秘書處根據(jù)基金會授權(quán)制發(fā)的公文，由黨委（學校）辦公室主任簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應當簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。
7、簽發(fā)原則。以基金會名義發(fā)文，由理事長或執(zhí)行副理事長簽發(fā)；根據(jù)基金會領(lǐng)導授權(quán)，基金會秘書處可以簽發(fā)一般文件。
8、審簽和修改公文要使用鋼筆、毛筆和碳素、藍黑墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆和純藍、紅色墨水等。簽批、修改時應當在公文紙左側(cè)留出裝訂位置。
9、有關(guān)機關(guān)代字規(guī)定：
（一）以基金會名義發(fā)文，用“山東省明日之星教育基金會”字頭，機關(guān)代字編為“魯明會”。
（二）以基金會辦公室名義發(fā)文，用“山東省明日之星教育基金會辦公室文件”字頭，機關(guān)代字編為“魯明會辦”。
（三）同學校以外不相隸屬的有關(guān)部門聯(lián)系商洽一般事項發(fā)文時，用“山東省明日之星教育基金會”字頭，機關(guān)代字編為“魯明會函”。
二、公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。
1、收文辦理主要程序是：
（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。簽字、蓋章應當使用全名，做到清晰工整，簽收時間應當注明年、月、日，緊急公文應當注明簽收的具體時間。簽收時如發(fā)現(xiàn)問題，必須及時向來文單位查詢，并采取相應的處理措施。
（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。登記內(nèi)容包括收文日期、發(fā)文字號、公文標題、密級和保密期限、緊急程度、公文份數(shù)、主送機關(guān)、成文日期、分送范圍、經(jīng)辦人等。
（三）承辦。閱知性公文應當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。對上級機關(guān)的公文，凡標注印發(fā)傳達范圍的，按照規(guī)定的范圍分送；未標注印發(fā)傳達范圍的，根據(jù)收文內(nèi)容及有關(guān)要求合理確定分送范圍。有明確時限要求的，按照時限要求分送。
批辦性公文一般由基金會秘書處按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，提出準確規(guī)范、簡明扼要的擬辦意見，報執(zhí)行副理事長批示后轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理。轉(zhuǎn)辦時應當提出明確的辦理要求。需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的，應當在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。
（四）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要，將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當嚴格履行登記和交接手續(xù)，隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、橫傳、延誤。
（五）催辦。公文轉(zhuǎn)辦后主動掌握公文辦理的進展情況，督促辦理部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應當由基金會秘書處專人負責催辦。
2、發(fā)文辦理主要程序是：
（一）復核。已經(jīng)基金會、行政負責人簽發(fā)的公文，印發(fā)前應當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需作實質(zhì)性修改的，應當報原簽批人復審。
（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)，并對公文標題、密級和保密期限、成文日期等詳細記載。
（三）印制。嚴格履行校對、制版、印刷、裝訂等程序，確保公文印制質(zhì)量和時效。印制涉密公文應當使用符合保密要求的設(shè)備，并在符合保密要求的場所進行。
（四）核發(fā)。公文印制完畢，應當對成品公文的文字、格式等再作校核，并對用紙、墨色、裁切、裝訂等進行檢查，核實無誤后準確及時分發(fā)。
3、需要歸檔的公文及有關(guān)材料，應當根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)及機關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。
三、嚴格落實涉密公文保密管理有關(guān)規(guī)定
（一）涉密公文應當在借閱、傳達的當日返還給基金會秘書處，不得私自復制、下載、摘抄。
（二）組織閱讀、傳達、審議或者以其他方式使用涉密公文，應當在符合安全保密要求的場所進行，嚴格限定知悉范圍，并提出明確保密要求。
（三）任何部門、單位、個人不得向無直接業(yè)務(wù)關(guān)系或者無隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位發(fā)送、索要涉密公文。對違反規(guī)定發(fā)送或者索要的，應當退回或者拒絕。
（四）涉密公文未經(jīng)批準，不得攜帶外出。確需攜帶外出的，必須經(jīng)執(zhí)行副理事長同意。
四、公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。
五、不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準后可以銷毀。銷毀涉密公文由基金會秘書處統(tǒng)一組織實施。
六、基金會秘書處對上級機關(guān)和基金會下發(fā)公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。
明日之星教育基金會秘書處
第四篇：公文管理辦法
公文管理制度
一、上級來文管理制度
1、管理。凡上級下發(fā)的文件，由辦公室文書人員負責簽收、登記、傳閱和保管，并按發(fā)文機關(guān)的要求進行定期清點，按期清退。部內(nèi)人員出席會議帶回的文件，要及時送交辦公室進行文書處理。各科室要指定專人兼管文件工作。
2、傳閱。文件登記后，文書人員要立即根據(jù)文件的密級、急緩程度進行分類整理，由辦公室主任批辦后，按照批辦意見進行傳閱。傳閱急件應立即閱批，緩件一般不超過三天。
3、借文。因工作需要借閱文件者，要嚴格履行借閱手續(xù)，時間一般不超過一周，用完后及時送還，嚴防丟失。
4、保密。文件要嚴格按照傳閱范圍進行傳閱，在傳閱過程中，不得從閱夾中抽留文件，不得帶回家中。
對國家秘密文件復印要注意以下保密事項：
（1）復印國家秘密文件，必須建立嚴格的審批、登記制度，并指定專人負責；
（2）“絕密”文件和中央領(lǐng)導同志的內(nèi)部講話記錄，發(fā)文部門規(guī)定不準翻印的文件，未經(jīng)原發(fā)文機關(guān)批準不得自行復??；
（3）嚴禁復印中央各種文稿和中央領(lǐng)導同志的內(nèi)部講話稿；
（4）嚴禁將國家秘密文件拿到社會上營業(yè)性的復印場所復?。?/p>
（5）對復印的國家秘密文件要與原文件一樣進行嚴格管理。
二、本部行文管理
1、制發(fā)各類公文，堅持“從嚴、從實、從少”的原則，精簡文件、簡報，文件字數(shù)一般不超2500字。
2、文件種類?！八方M報”主要用于向上級的請示、報告；“朔組發(fā)”主要用于下發(fā)有關(guān)政策性、指導性的工作意見；“朔組通”用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)，傳達上級機關(guān)的批示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項；“朔組干字”主要用于公布干部事宜的專門文件；“朔組內(nèi)干字”主要用于部內(nèi)公布科級以下干部事宜的專門文件；“朔組復”主要用于批復下級部門和有關(guān)單位的請示。一些時間要求較緊迫的文件，可發(fā)傳真電報。根據(jù)工作需要，可增發(fā)會議紀要和通報兩種文件。
3、審核、簽發(fā)?！八方M發(fā)”文件，須經(jīng)部務(wù)會討論研究，由分管部長把關(guān)，部長簽發(fā)。其他文件，須經(jīng)部務(wù)會或部長辦公會討論研究，由有關(guān)科室和分管部長把關(guān)，部長簽發(fā)。
4、文件編號?！八方M發(fā)”、“朔組通”、“朔組報”、“朔組復”文號由辦公室統(tǒng)一編號；“朔組干字”、“朔組內(nèi)干字”文號由干部一科編號。
5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》辦理。所有文件和材料的校版、裝訂、發(fā)放由撰文科室負責。
三、文件存檔制度
1、立檔范圍。本部的文件、請示、報告、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計資料、領(lǐng)導講話和有保留價值的文稿，中組部、省組部的來文來電，同級和下級機關(guān)送本部的文件、資料等。
2、立檔要求?！八方M干字”、“朔組內(nèi)干字”文件由干部一科立卷歸檔，其他文件的立卷歸檔工作由辦公室負責，各科室應積極予以配合。
四、文件打印制度
1、材料印刷。文件材料數(shù)量大，需在外面印刷的，先向辦公室提出申請并填寫印刷通知單，經(jīng)分管財務(wù)的副部長審批后，到指定印刷廠按審定份數(shù)印刷。
2、打印、復印的文稿，必須嚴格控制份數(shù)，杜絕浪費。
3、在打印、復印秘密級以上文件時，嚴禁無關(guān)人員在場，打印、復印完畢，廢件要立即銷毀。
第五篇：公文管理辦法
公文管理辦法
1.總則
1.1 為規(guī)范公文管理，特制定本辦法。
1.2 本辦法適用于百貨集團和各項目百貨公司的公文管理。
2.公文種類
2.1 公文主要包括發(fā)文和收文兩大類。
2.1.1 收文：主要指外部組織或個人給公司的通知、批復、函等。
2.1.2 發(fā)文：主要指集團或集團各中心、各項目百貨公司的請示、報告、函、通知、批復、通報、決定、會議紀要、規(guī)章制度等。
3.公文格式
3.1 公文格式除遵循不同文種的書寫格式要求外，還應遵循以下規(guī)定：
3.1.1 紙張：公文一律采用A4打印紙，公文中圖文的顏色為黑色。
3.1.2 字號：發(fā)文字號由發(fā)文部門代字、年份和序號組成，用4號仿宋字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第” 字，以集團為例，如“名百集字〔2011〕1號”。集團使用“集團名稱”加“文件”兩字的紅頭文件發(fā)文。
3.1.2.1 集團對外發(fā)文，用名百集字〔××××〕×號；
3.1.2.2 集團對內(nèi)下發(fā)涉及行政管理中心的文件，用名百集行字〔××××〕×號；
3.1.2.3 集團對內(nèi)下發(fā)涉及信息管理中心的文件，用名百集信字〔××××〕×號；
3.1.2.4 集團對內(nèi)下發(fā)涉及人力資源管理中心的文件，用名百集人字〔××××〕×號；
3.1.2.5
3.1.2.6
×〕×號；
3.1.2.7
號；
3.1.2.8
號；
3.1.2.9
號；
3.1.2.10
3.1.2.11
×〕×號；
3.1.2.12
號；
3.1.2.13
號； 集團對內(nèi)下發(fā)涉及財務(wù)管理中心的文件，用名百集財字〔××××〕×號； 集團對內(nèi)下發(fā)涉及招商采購審核管理中心的文件，用名百集審字〔×××集團對內(nèi)下發(fā)涉及營銷策劃管理中心的文件，用名百集策字〔××××〕×集團對內(nèi)下發(fā)涉及工程物業(yè)管理中心的文件，用名百集物字〔××××〕×集團對內(nèi)下發(fā)涉及招商采購管理中心的文件，用名百集招字〔××××〕×集團對內(nèi)下發(fā)涉及生產(chǎn)管理中心的文件，用名百集產(chǎn)字〔××××〕×號； 集團對內(nèi)下發(fā)涉及主力店、專門店管理中心的文件，用名百集專字〔×××集團對內(nèi)下發(fā)涉及大賣場營運中心的文件，用名百集超字〔××××〕×集團對內(nèi)下發(fā)涉及公務(wù)商場營運中心的文件，用名百集商字〔××××〕×
3.1.3 集團印發(fā)會議紀要，按印發(fā)順序號編寫序號，如：〔××××〕“第1號”。
3.1.4 標題：公文標題用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距適當。標題分行排列時注意不要把各行上下對齊排成等長。
3.1.5 主送：主送部門名稱在標題下空一行，起于左側(cè)頂格，用4號仿宋字。
3.1.6 正文：正文在主送部門名稱下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文采用4號仿宋體字，文中如有標題，可用4號宋體字加黑或黑體字。如按設(shè)計的字號和行距使落款頁無正文，可適當調(diào)整字號和行距，前移或后延使落款頁正文。
3.1.7 附件： 附件在正文下空一行左空兩字，用4號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿位伯數(shù)字；附件名稱后不加標點符號。
3.1.8 落款： 成文日期用漢字年、月、日標全，“零”寫為“○”。單一公司或部門制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文部門名稱，只標識成文日期。成文日期右空四字，加蓋印章應距正文一行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開；主辦部門印章在前，兩印章互不相交或相切。
3.1.9 主題詞：主題詞用4號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用4號宋體字；詞目之間空一字。公司內(nèi)部行文可以不標主題詞，對外行文要有主題詞。
3.1.10 抄送：抄送機關(guān)名稱在主題詞下一行，左右各空一個字，用4號宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送部門之間用逗號隔開，回行時與冒號后抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后面標句號。
3.1.11 印發(fā)：印發(fā)部門和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下面（無抄送機關(guān)在主題詞之下），占一行位置，用4號宋體。印發(fā)部門左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。
3.1.12 裝訂：公文裝訂應在左側(cè)居中，不掉頁。
3.1.13 公文中的數(shù)字，除成文日期和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、修辭語必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。
4.公文辦理
4.1 文件實行歸口管理，集團行政管理中心辦公室和各項目百貨公司總經(jīng)理辦公室為公文管理責任部門，并指定專人負責公文收發(fā)處理工作。
4.1.1 收文管理：
4.1.1.1 集團收文均由集團行政管理中心指定文員負責接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。
4.1.1.2 各級領(lǐng)導閱批公文應仔細認真，閱畢要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的要明確具體。
4.1.1.3 集團各中心的外來文件由集團各中心的負責人指定專人負責接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。
4.1.1.4 電子郵件由集團辦公室和各項目百貨公司總經(jīng)辦負責接收、登記并及時向相關(guān)部門轉(zhuǎn)發(fā)。
4.1.1.5 相關(guān)部門接收文件應及時在《公文簽收單》（見附件MB-XZ-003）上簽名，接收電子郵件和傳真，如有回執(zhí)的，按回執(zhí)要求回復發(fā)文單位。同時，檢查文件是否有未
裝訂、缺頁或手續(xù)不全等差錯，發(fā)現(xiàn)問題及時向發(fā)文單位查詢，予以彌補。
4.1.2 發(fā)文管理
4.1.2.1 集團公司發(fā)文均由集團行政管理中心負責起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。
4.1.2.2 集團各中心發(fā)文由各中心指定專人負責起草、審核，由行政管理中心審核、報批、印發(fā)、建檔。
4.1.2.3 集團對外發(fā)文的文字均由集團行政管理中心負責人審核，財務(wù)數(shù)據(jù)由財務(wù)管理中心負責人（其他各百貨公司由財務(wù)部經(jīng)理）審核，必要時由集團法務(wù)人員審核，從適用文體、上報程序、公文格式、措辭用語、引用數(shù)字及資料內(nèi)容上嚴格把關(guān)，做到準確無誤。
4.1.2.4 集團各中心一般只在集團內(nèi)行文，不對外發(fā)文。各項目百貨公司因工作需要擬向當?shù)卣跋嚓P(guān)部門上報公文時，一律報送集團行政管理中心辦公室，報經(jīng)集團分管領(lǐng)導審核，董事長批準后方可蓋章發(fā)文。
4.1.2.5 其他需要報決策層審閱的，應及時予以呈報。
4.1.2.6 文件資料下發(fā)至非集團所在地各公司或相關(guān)人員的，發(fā)文部門在發(fā)文當日應以傳真或電子郵件形式送達，并由接收人及時將文件資料送至相關(guān)部門。
4.2 收文處理程序
4.2.1 集團收文處理程序
4.2.1.1 接收：集團行政管理中心在接收到集團外來文件時，由專人對文件進行登記，按流水順序編號。
4.2.1.2 傳遞：文件登記、編號后，填寫《來文處理單》（見附件MB-XZ-001），并將所接收的文件附在處理單后，及時送行政管理中心負責人擬辦。
4.2.1.3 擬辦：行政管理中心負責人對收文必須進行認真審閱，并做出初步處理意見。如果需要報決策層審批的，應及時交決策層秘書予以呈報。
4.2.1.4 承辦：行政管理中心根據(jù)擬辦意見由專人送相關(guān)部門或相關(guān)人員予以辦理。承辦部門或承辦人應按照批示或處理意見予以辦理，并將辦理經(jīng)過、結(jié)果在《來文處理單》（見附件MB-XZ-001）描述清楚，反饋給行政管理中心辦公室，如果需要報決策層批準的，應及時交決策層秘書予以呈報。
4.2.1.5 催辦：集團行政管理中心辦公室按要求對沒有反饋結(jié)果的承辦部門及時催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應及時向行文單位予以反饋，并做好反饋記錄。
4.2.1.6 建檔： 文件反饋后，集團行政管理中心辦公室必須對收文進行分類建檔，并按時向檔案管理科移交。
4.2.2 各中心收文處理程序
4.2.2.1 接收：各管理中心指定專人負責來文的接收、登記、編號。
4.2.2.2 傳遞：文件登記、編號后，填寫《來文處理單》（見附件MB-XZ-001），并將所接收的文件附在處理表后，及時送各管理中心負責人擬辦。
4.2.2.3 擬辦：需要下發(fā)至各中心、各項目百貨公司的文件，直屬業(yè)務(wù)中心負責人必須對來文進行認真審閱，并做出初步處理意見。如果集團外來文，需要報決策層審批的，應及時呈請批示。
4.2.2.4 承辦：辦公室根據(jù)擬辦意見送相關(guān)部門或相關(guān)人員予以辦理。承辦部門或承辦人應按照審批意見予以辦理，并將辦理經(jīng)過、結(jié)果在《來文處理單》（見附件MB-XZ-001）描述清楚并反饋給辦公室，如果需要報決策層審核批準的，應及時予以呈報。
4.2.2.5 催辦：辦公室按要求及時催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應及時向行文部門予以反饋，并做好反饋記錄。
4.2.2.6 建檔：文件反饋后，辦公室必須對收文進行分類建檔，并按規(guī)定時間移交檔案管理科存檔。
4.3 發(fā)文處理程序
4.3.1 集團發(fā)文程序
4.3.1.1 起草：集團行政管理中心負責集團發(fā)文的擬稿。文件起草完畢后，應填寫《發(fā)文會簽單》（見附件：MB-XZ-002）。
4.3.1.2 核稿：行政管理中心負責人應對發(fā)文的文字部分進行審核，并根據(jù)發(fā)文內(nèi)容提出會簽意見；涉及財務(wù)數(shù)據(jù)的應交集團財務(wù)管理中心負責人審核。
4.3.1.3 會簽：初稿經(jīng)審核后，由辦公室根據(jù)“會簽意見”，傳遞并跟蹤相關(guān)部門確認、簽字。
4.3.1.4 簽發(fā)：會簽結(jié)束后，由集團決策層簽署發(fā)布意見。
4.3.1.5 蓋章： 文件經(jīng)決策層簽署發(fā)布意見后，由辦公室按照《印章管理規(guī)定》辦理文件蓋章手續(xù)。
4.3.1.6 發(fā)布： 文件蓋章后，由辦公室按照文件內(nèi)容印發(fā)到各相關(guān)部門并簽收；使用郵箱系統(tǒng)發(fā)布的，須設(shè)置“回執(zhí)”要求；實行OA系統(tǒng)發(fā)文的，按系統(tǒng)的具體要求辦理。對外發(fā)文的要使用《對外發(fā)文會簽單》（MB-XZ-026）。
4.3.1.7 建檔： 文件發(fā)布后，必須按檔案管理辦法進行分類建檔，按規(guī)定時間移交至行政管理中心檔案室。
4.3.2 各職能部門和各公司發(fā)文程序
4.3.2.1 起草： 集團各職能部門和各公司發(fā)文按文件屬性指定經(jīng)辦部門、指定專人起草。文件起草完畢后，應填寫《發(fā)文會簽單》（參照附件MB-XZ-002），由經(jīng)辦部門負責人、分管總經(jīng)理審核。
4.3.2.2 核稿： 由行政管理中心負責人、財務(wù)中心負責人分別對文字和財務(wù)數(shù)據(jù)進行審核。
4.3.2.3 簽發(fā)： 文件審核后，集團各職能部門發(fā)文由集團副總裁、常務(wù)副總裁、總裁或董事長簽署發(fā)布意見，各公司發(fā)文由各公司負責人簽署發(fā)布意見。
4.3.2.4 蓋章： 文件經(jīng)負責人簽署發(fā)布意見后，由辦公室按照《印章管理辦法》辦理文件蓋章手續(xù)。
4.3.2.5 發(fā)布： 文件蓋章后，由辦公室按照文件內(nèi)容要求發(fā)布到相關(guān)部門并簽收。
4.3.2.6 建檔： 文件發(fā)布后，必須進行分類建檔，并及時交檔案管理員存檔。
5.公文的保密及緊急程度規(guī)定
5.1 保密等級規(guī)定
5.1.1 公文密級劃分為絕密、機密、秘密三級。
5.1.1.1 絕密級：是最重要的秘密，泄露后會使企業(yè)經(jīng)營安全和合法利益遭受特別嚴重的威脅和巨大的經(jīng)濟損失；
5.1.1.2 機密級：是重要的秘密，泄露后會使企業(yè)經(jīng)營安全和合法利益遭到重大的威脅和經(jīng)濟損失；
5.1.1.3 秘密級：是指一般的商業(yè)秘密，泄露后會使企業(yè)經(jīng)營競爭加劇，合法經(jīng)濟利益遭受一定損失或潛伏一定的損失。
5.1.2 保密文件分類
5.1.2.1 絕密：公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級，如尚未公布、立項、或付諸實施的項目意向性報告，融資、財務(wù)規(guī)劃方案，總裁級以上高端人事安排等文件；
5.1.2.2 機密：公司的公布實施前的工作計劃、重要會議記錄、報政府機關(guān)的請示、報告等；
5.1.2.3 秘密：涉及公司人事、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類文件信息。
5.1.3 密級的確定
公文的密級由起草人擬定，由簽發(fā)人簽發(fā)文件時確定。
5.2 緊急等級規(guī)定
5.2.1 公文緊急程度分為特急、緊急、平急三級。
5.2.1.1 特急：是指內(nèi)容特別重要、緊急，需要立即、優(yōu)先、限時傳遞處理的文件；
5.2.1.2 緊急：是指內(nèi)容比較重要、緊急，需要優(yōu)先傳遞處理的文件；
5.2.1.3平急：是指內(nèi)容重要，需要優(yōu)先于日常事務(wù)傳遞處理的文件。
5.2.2 處理規(guī)定
特急件按辦文時限完成；緊急件當日完成；平急件三日內(nèi)完成。
5.2.3 緊急等級的確定
公文的緊急等級由起草人擬定，由簽發(fā)人簽發(fā)文件時確定。
6.罰則
文件承辦部門或經(jīng)辦人未按規(guī)定收發(fā)文及辦復或因責任心不強造成文件損壞丟失的，集團行政管理中心應及時查明原因，并對責任人處以50—200元的罰款，造成損失的應賠償損失；違反本辦法其他規(guī)定的，按集團相關(guān)規(guī)定予以處理。
7.7.1
7.2
附則 本辦法之下發(fā)之日起實施。本辦法解釋權(quán)歸行政管理中心。
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