第一篇:秘書保密工作之我見
秘書保密工作之我見
摘要:秘書在組織中處于一個(gè)特殊的位置,他們與組織的決策中心有著親密接觸,掌握著涉及國家、行業(yè)、組織等多方面不宜公開的秘密。保密工作是秘書日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,貫穿于秘書工作的所有環(huán)節(jié)。然而在實(shí)踐中,秘書保密工作存在著許多的問題,對(duì)保密工作進(jìn)行多方面的改進(jìn)既有利于維護(hù)國家和組織的利益,同時(shí)又有利于秘書行業(yè)和個(gè)人的發(fā)展。
關(guān)鍵詞:秘書 保密工作 保密范圍 泄密原因 保密措施
“秘書”在古義里指的是秘密文書,后來指秘密文書工作者,在近代逐漸發(fā)展發(fā)展為一種社會(huì)職業(yè)。雖然“秘書”一詞隨時(shí)代變遷含義有所不同,但始終與“秘密”一詞緊緊相連。保密工作作為秘書工作的一條主線,幾乎融入了秘書的所有工作中。由于秘書特殊的身份、地位和工作條件,使秘書能夠接觸大量的機(jī)密,所以,它直接關(guān)系到組織甚至是國家的生死存亡。秘書必須要把保密工作放在極其重要的位置,不能有絲毫的大意和馬虎。【1】
一、秘書保密工作的特點(diǎn)
秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,發(fā)揮著“參謀”、“智囊”的作用。秘書工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作,內(nèi)容包羅萬象,多而繁雜,工作范圍幾乎涉及到組織的各個(gè)方面。這就使得秘書成為了離秘密最近的人,也成為保密工作的直接參與者,介入了保密工作的全過程。秘書的保密工作做得如何會(huì)直接影響到保密工作的效果,進(jìn)而影響到組織的前途命運(yùn)。秘書部門特殊的工作性質(zhì)和特殊的工作環(huán)境, 決定了秘書部門保密工作具有以下特點(diǎn):
1、秘書保密工作具有很強(qiáng)的政治性。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的主要責(zé)任是制定事關(guān)組織發(fā)展的戰(zhàn)略和政策, 為組織成員謀利益, 具有很強(qiáng)的政治性,特別是行政秘書。而秘書人員的職責(zé)就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),因此, 秘書部門的保密工作同樣是一項(xiàng)極強(qiáng)的政治性工作。
2、秘書保密工作具有嚴(yán)格的封密性。秘密含有隱蔽的意思, 從情報(bào)學(xué) 的觀點(diǎn)看, 秘密就是情報(bào), 保密就是對(duì)秘密情報(bào)加以封鎖, 防止失密、泄密。在保密的期限和范圍內(nèi), 封閉得越嚴(yán)密, 越能表明保密和保密工作的成效。
3、秘書保密工作具有一定的利益性。保密就是保護(hù)某種利益, 使之不受或者少受損害, 因此, 保密具有很強(qiáng)的利益性,保護(hù)自身的各種利益。
4、秘書保密工作具有一定的相對(duì)性。秘書部門的保密內(nèi)容有一定的時(shí)間、空間和范圍要求。再絕密的事項(xiàng), 也必須有一定的保密時(shí)限和知密范圍, 世間沒有任何人知道的秘密是根本不存在的?!?】
二、秘書保密工作的范圍
保密,就是知悉無形秘密或掌管有形秘密的人員保守、保護(hù)這些秘密,不向無關(guān)人員泄露或失密。保密工作概括地說,就是從組織的安全和利益出發(fā),將秘密控制在一定的范圍和時(shí)間內(nèi),防止被非法泄露和利用,使其自身價(jià)值得到充 分有效地實(shí)現(xiàn),而采取的一切必要的手段和措施。秘書保密工作主要有兩大類內(nèi)容:一是國家秘密;一是工作秘密。所謂國家秘密就是關(guān)系國家的安全利益,依照法定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。所謂工作秘密,就是在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,不屬于國家秘密而又不宜于對(duì)外公開的秘密事項(xiàng)。【3】就一般的秘書部門而言,保密工作的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面:
1、文件保密:秘書經(jīng)常要和各種文件打交道,而這些文件中常涉及組織的秘書。因此,做好文件保密工作是秘書最基礎(chǔ)的保密工作。一是涉密文件的打印和印刷需要由專人負(fù)責(zé),校樣、廢紙等應(yīng)及時(shí)銷毀。二是涉密文件的發(fā)放要有明確的發(fā)放范圍,發(fā)放時(shí)也應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。三是涉密文件的保管,要認(rèn)真做好登記,專人專柜保管,并經(jīng)常清理、檢查。四是管好自己,秘書工作人員要有很強(qiáng)的保密意識(shí),做到不該看的堅(jiān)決不看,不該說的堅(jiān)決不說。
2、會(huì)議保密。召開內(nèi)部重要會(huì)議,會(huì)前就要布置保密工作,作必要的保密安排。會(huì)議期間和會(huì)后,對(duì)會(huì)議是否公開,何時(shí)公開,都應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人做出決定;在未正式公開之前,秘書人員不得泄露。對(duì)會(huì)議上高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話和重要內(nèi)容不得隨意擴(kuò)散。會(huì)后,秘書工作人員應(yīng)在會(huì)場和與會(huì)者住地進(jìn)行檢查,看有無會(huì)議重要文件遺失。會(huì)上發(fā)放的文件,需要清退的,應(yīng)辦理退還手續(xù),規(guī)定讓與會(huì)者帶回的文件,也要求回去后交機(jī)關(guān)保密部門妥為保管,私人不應(yīng)留存
3、通訊保密。利用電訊設(shè)備來進(jìn)行通訊,是秘書部門上情下達(dá)、下情上傳的有效手段。各單位秘書部門越來越多地配備了各種有線電和無線電通訊設(shè)備,在使用這些設(shè)備時(shí),要按有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行,防止監(jiān)聽、竊聽。秘密信息不要在普通電話里傳遞。
4、電腦保密。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)保密是現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的一項(xiàng)不可忽視的工作。企業(yè)秘書要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù), 特別是對(duì)黑客的入侵, 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅要加強(qiáng)防范, 要設(shè)定相應(yīng)的系統(tǒng)對(duì)外來數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)資源、光軟盤資源病毒的檢測, 預(yù)防系統(tǒng)遭受侵害;對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)端口、傳輸線路和處理器等有可能因屏蔽不嚴(yán)或未加屏蔽而發(fā)生的電磁泄密,也要做好技術(shù)保密, 以防泄密?!?】
5、涉外保密。涉外活動(dòng)應(yīng)注意內(nèi)外有別,友好歸友好,保密歸保密。涉密單位不得擅自接待外國人參觀訪問。凡有外國人常駐單位的,不得讓外國人接觸我方秘密文件或者參加秘密會(huì)議,中方人員也不得在外國人面前談?wù)撁孛苁马?xiàng)。
三、秘書泄密原因
保密不僅是秘書的日常工作,更是秘書的職業(yè)道德。但在現(xiàn)實(shí)生活中,秘書泄密的事時(shí)有發(fā)生,原因多種多樣,有主觀的,也有客觀的。秘密泄露的危害是巨大的,不僅泄密者個(gè)人信用喪失、職業(yè)前途暗淡,而且易影響企業(yè)內(nèi)部和諧和外部發(fā)展。綜合來看,秘書泄密的原因主要有個(gè):
1、保密意識(shí)淡薄。在實(shí)際工作中,總有一部分秘書沒有充分認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性,因而易在無意之間泄露秘密,從而給組織造成損失。一些秘書是為了炫耀自己的地位,通過講述自己知道的秘密來凸顯自己的重要性;一些秘書因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)驗(yàn)不足,對(duì)涉密的信息敏感性不強(qiáng),將涉密信息當(dāng)做一般信息來對(duì)待而泄密;一些秘書是應(yīng)對(duì)能力不足,加之不重視保密工作,被人套話而泄密。
2、利益誘惑。在信息化時(shí)代,獲取一個(gè)組織的秘密所帶來的利益是巨大的,因而總有人希望通過非法手段獲取權(quán)力主導(dǎo)者或者競爭對(duì)手的秘密,秘書便成了這些人的目標(biāo)。在利益的誘惑下,一些秘書放棄了職業(yè)道德,泄露了組織的秘密。
3、保密制度和設(shè)施不齊全。由于保密工作具有相對(duì)性,這使得一些人認(rèn)為“無密可?!?,覺得所有的秘密都會(huì)被人知道,因而忽視了保密工作的制度設(shè)計(jì)。定密工作隨意性大,使組織成員無法明確秘密的相應(yīng)等級(jí)。同時(shí)保密設(shè)施不齊全主要表現(xiàn)在某些部門沒有真正意義上的保密設(shè)施,保密文件的管理極其不規(guī)范,沒有專門的地方保管秘密文件,泄密的可能性大大提高,可能直接危害到整個(gè)單位和整個(gè)部門的安全和利益。
4、技術(shù)防范水平跟不上時(shí)代的要求。隨著科技化、信息化進(jìn)程的加快,竊 密手段逐漸翻新,手段科技化,方式隱蔽化。辦公自動(dòng)化在方便了工作的同時(shí),也隱藏了許多泄密的潛在危險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)上許多不法分子常常依靠病毒、黑客或其他的入侵手段來達(dá)到竊密的目的,這給保密工作的技術(shù)防范水平提出了很大的挑戰(zhàn)。
四、改進(jìn)秘書保密工作的措施
根據(jù)我國《保密法》規(guī)定:“保守國家秘密的工作,實(shí)行積極防范、突出重點(diǎn),既確保國家秘密又便利各項(xiàng)工作的方針。”此方針也適用于保守單位、組織秘密。當(dāng)前可在此總方針的領(lǐng)導(dǎo)下,改進(jìn)秘書保密工作,具體措施如下:
1、強(qiáng)化秘書的保密意識(shí)。企業(yè)秘書作為企業(yè)中的一級(jí)智囊機(jī)構(gòu), 接觸的信 息量大, 需要保密的多, 這就要求企業(yè)秘書時(shí)時(shí)刻刻都有保密意識(shí)要重視保密工作, 把它滲透到秘書業(yè)務(wù)工作中去, 作為本職工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。可以通過加強(qiáng)對(duì)秘書人員的培訓(xùn),如:辦培訓(xùn)班、專題輔導(dǎo)、集中教育等方式提高他們的保密意識(shí),讓他們充分認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性和嚴(yán)肅性。
2、強(qiáng)化秘書的法律意識(shí),運(yùn)用行業(yè)規(guī)范來約束違反職業(yè)道德的行為。一是普及法律法規(guī), 經(jīng)常組織辦公室秘書人員學(xué)習(xí)《保密法》、《保密法實(shí)施細(xì)則》以及《刑法》、《反不正當(dāng)競爭法》中有關(guān)保密的部分內(nèi)容, 積極營造自覺護(hù)法守密的良好氛圍。二是進(jìn)行形勢任務(wù)警示教育, 深入剖析失泄密案例及其根源, 細(xì)算保密工作的政治經(jīng)濟(jì)帳?!?】三是建立秘書行業(yè)協(xié)會(huì)的個(gè)人信用平臺(tái),協(xié)會(huì)內(nèi)的企業(yè)與秘書行業(yè)協(xié)會(huì)實(shí)行聯(lián)動(dòng),通過及時(shí)提供和共享有關(guān)信息來準(zhǔn)確掌握秘書從業(yè)人員信用方面的情況。
3、完善保密制度和設(shè)施。要根據(jù)科技的發(fā)展和企業(yè)的實(shí)際情況對(duì)傳統(tǒng)的保密制度進(jìn)行不斷的完善, 對(duì)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化也要制定嚴(yán)格的保密規(guī)章制度。秘書不僅要在工作中嚴(yán)格執(zhí)行保密制度, 而且無論在何時(shí)、何地、何種情況下, 都要自覺遵守保密紀(jì)律。組織還應(yīng)提供安全的保密設(shè)施,配套做好保密工作。
4、加強(qiáng)保密技術(shù)的研發(fā)和學(xué)習(xí)?,F(xiàn)代化的保密工作要求秘書人員也必須要適應(yīng)現(xiàn)代化的要求和需要,秘書人員應(yīng)該努力學(xué)習(xí)信息論、系統(tǒng)論、管理學(xué)和有關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)等,從而不斷提高自身的保密管理水平。特別是對(duì)涉密計(jì)算機(jī)的管理方面是現(xiàn)代化的保密工作中所不能缺少的,這都要求秘書人員要努力學(xué)習(xí)新知識(shí),掌握新技能,學(xué)會(huì)應(yīng)用科學(xué)的管理方法,只有這樣才能把保密工作做好。
【1】 楊婧.淺談秘書與保密工作[J].成功(教育)2008,(08)【2】 黃毅靜.對(duì)秘書部門保密工作的思考[J].天津職業(yè)院校學(xué)報(bào),2008,(06)【3】 楊路平.試論現(xiàn)代辦公條件下的秘書保密工作[J].黑龍江科技信息,2011,(19)
【4】 吳興峰.淺談企業(yè)秘書如何做好保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2003,(04)【5】 王金圣.試論商業(yè)秘密與企業(yè)秘書工作[J].工會(huì)論壇(山東省工會(huì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)),2008,(06)
第二篇:淺談秘書的保密工作
淺談秘書的保密工作
[摘要]秘書在保密工作中擔(dān)任著重要角色,承擔(dān)著重要的責(zé)任,秘書與保密工作有著密切的聯(lián)系。在當(dāng)前這樣一個(gè)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展、利益多元化的新形式下,我國的保密工作中存在著許多問題,這些問題對(duì)各單位、各部門甚至是國家的經(jīng)濟(jì)利益和政治利益都有著嚴(yán)重的威脅。所以,我們必須要探討應(yīng)對(duì)這些問題的措施,使我國的保密工作開創(chuàng)一個(gè)新的局面。
[關(guān)鍵詞]保密工作;保密內(nèi)容;問題;管理
秘書工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作,秘書工作的內(nèi)容包羅萬象,多而繁雜,其中保密工作是秘書的一項(xiàng)重要的職責(zé)。由于秘書特殊的身份、地位和工作條件,使秘書能夠接觸大量的機(jī)密,所以,它直接關(guān)系到企業(yè)的生死存亡。
一、保密工作的主要內(nèi)容
保密工作概括地說,就是從國家的安全和利益出發(fā),將國家秘密控制在一定的范圍和時(shí)間內(nèi),防止被非法泄露和利用,使其自身價(jià)值得到充分有效地實(shí)現(xiàn),而采取的一切必要的手段和措施,其內(nèi)容包括保密立法,保密宣傳教育,建立健全規(guī)章制度,研制開發(fā)和應(yīng)用防竊密、防泄密的技術(shù)設(shè)備,依法進(jìn)行保密檢查監(jiān)督,追查處理泄密事件,以及開展保密工作的理論研究,這些工作需要許多專門的職能部門來完成,就一般的秘書部門而言,保密工作的主要內(nèi)容包括:(1)文件保密,文件保密是秘書部門保守秘密的一個(gè)重點(diǎn),包括發(fā)文辦理的保密和收文辦理的保密;(2)會(huì)議保密,會(huì)議工作是秘書部門的一項(xiàng)重
第三篇:淺談秘書保密工作
淺談秘書的保密工作
專業(yè):09文秘班級(jí):1班姓名:閔雪學(xué)號(hào):309073212
5摘要:秘書在保密工作中擔(dān)任著重要角色,承擔(dān)著重要的責(zé)任,秘書與保密工作有著密切的聯(lián)系。在當(dāng)前這樣一個(gè)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展、利益多元化的新形式下,我國的保密工作中存在著許多問題,這些問題對(duì)各單位、各部門甚至是國家的經(jīng)濟(jì)利益和政治利益都有著嚴(yán)重的威脅。所以,我們必須要探討應(yīng)對(duì)這些問題的措施,使我國的保密工作開創(chuàng)一個(gè)新的局面。關(guān)鍵詞:保密類型:保密要求:保密意義
秘書工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作,秘書工作的內(nèi)容包羅萬象,多而繁雜,其中保密工作是秘書的一項(xiàng)重要的職責(zé)。由于秘書特殊的身份、地位和工作條件,使秘書能夠接觸大量的機(jī)密,所以,它直接關(guān)系到組織甚至是國家的生死存亡。秘書必須要把保密工作放在極其重要的位置,不能有絲毫的大意和馬虎。
[5]{1}
一、秘書保密工作的關(guān)系與意義
關(guān)系:
1.秘書是保密工作的直接參與者。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手、參謀和智囊,秘書工作的范圍幾乎涉及到組織的各個(gè)方面,所以,在保密工作中秘書是直接的參與者,秘書的保密工作做得怎么樣直接影響到組織的發(fā)展和前途命運(yùn)。
2.秘書參與到保密工作的全過程。例如在企事業(yè)單位或政府部門中,一些如制定重大決策等的帶有秘密性質(zhì)的會(huì)議,一般都會(huì)有秘書人員到場做會(huì)議記錄,而秘密文件的傳遞、登記、送批、翻印、保管等過程也大都先經(jīng)秘書之手。
意義:
1.保密工作關(guān)系到國家的命運(yùn)
一個(gè)國家的存在與發(fā)展,首先同這個(gè)國家的軍備和國防緊密相聯(lián)。在國際上“情報(bào)戰(zhàn)”、“技術(shù)戰(zhàn)”日益激烈的情況下,國家秘密特別是軍事秘密,往往成為敵對(duì)勢力竊取的主要目標(biāo)。一旦國家秘密特別是軍事秘密泄露出去,就會(huì)直接威脅到這個(gè)國家的安全,甚至決定著這個(gè)國家的存亡。
2.保密工作關(guān)系到社會(huì)的安定
安定的政治局面,是改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要保證。保密工作的作用,就是保障改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。保密工作的好壞,常常影響社會(huì)的安定與否。一旦國家秘密或單位秘密泄露出去,就會(huì)成為一個(gè)國家、一個(gè)地區(qū)或一個(gè)部門、一個(gè)單位的不安定的重要因素。
3.保密工作關(guān)系到經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展
經(jīng)濟(jì)是基礎(chǔ),科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。一個(gè)國家、一個(gè)地區(qū)和一個(gè)企業(yè)的地位和實(shí)力如何,首先取決于經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步的程度。在國際經(jīng)濟(jì)技術(shù)交流與合作日益廣泛和頻繁的新形勢下,國家與國家、部門與部門、企業(yè)與企業(yè)之間,一方面嚴(yán)守自己的經(jīng)濟(jì)的科技情報(bào),另一方面又加緊竊取對(duì)方的經(jīng)濟(jì)和科技情報(bào)。因此,做好新形勢下的保密工作,特別是經(jīng)濟(jì)和科技方面的保密工作,已經(jīng)成為保密工作的重要內(nèi)容。
4.保密工作關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作的成敗
自古以來,保密工作與領(lǐng)導(dǎo)工作密不可分。這是因?yàn)椋好貢藛T在領(lǐng)導(dǎo)者身邊和中樞機(jī)關(guān)工作,經(jīng)常接觸各種秘密,包括黨和國家的核心機(jī)密。他們不僅知密的時(shí)間早、知密的范圍廣,而且直接經(jīng)管各項(xiàng)保密事項(xiàng),如會(huì)議保密、文件保密、通訊保密和信訪保密等。秘書
和秘書工作的這種機(jī)要性質(zhì),要求秘書人員必須嚴(yán)守秘密,并認(rèn)真做好秘書機(jī)構(gòu)的保密工作。如果秘書機(jī)構(gòu)發(fā)生失、泄密事故或竊密事件,就會(huì)直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作,甚至造成領(lǐng)導(dǎo)工作的失誤。
[4]
二、秘書保密工作的原則
1.積極防范的原則;
2.突出重點(diǎn)的原則;
3.有保有放的原則;
4.內(nèi)外有別的原則。
[6]
三、秘書保密工作的類型
1.文件保密
秘書部門需經(jīng)常同各種各樣的文件、資料、圖表等打交道,這是秘書工作的一大特點(diǎn),而其中許多文件是保密的,甚至有的是絕密的,因此,做為文件保密工作是秘書部門最經(jīng)常、最基本的保密工作內(nèi)容。要做好文件保密,秘書人員要注意把好四關(guān):一是文件的接收關(guān),該文件是否屬于本部門接收的范疇,文件是否齊全;二是文件的傳閱等,要嚴(yán)格按照文件傳閱的范疇和途徑,傳送文件,控制范圍不多傳,弄清對(duì)象不傳錯(cuò),及時(shí)收回不傳丟;三是文件的保管關(guān),凡接收的文件要認(rèn)真登記,妥善管理,極其重要或絕密文件要送專門的保密機(jī)要部門管理;四是管好自己,秘書工作人員要有很強(qiáng)的保密意識(shí),做到不該看的堅(jiān)決不看,不該說的堅(jiān)決不說。
2.會(huì)議保密
召開內(nèi)部重要會(huì)議,會(huì)前就要布置保密工作,作必要的保密安排。會(huì)議期間和會(huì)后,對(duì)會(huì)議是否公開,何時(shí)公開,都應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人做出決定;在未正式公開之前,秘書人員不得泄露。對(duì)會(huì)議上高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話和重要內(nèi)容不得隨意擴(kuò)散。會(huì)后,秘書工作人員應(yīng)在會(huì)場和與會(huì)者住地進(jìn)行檢查,看有無會(huì)議重要文件遺失。會(huì)上發(fā)放的文件,需要清退的,應(yīng)辦理退還手續(xù),規(guī)定讓與會(huì)者帶回的文件,也要求回去后交機(jī)關(guān)保密部門妥為保管,私人不應(yīng)留存。
3.新聞報(bào)道和出版的保密
企事業(yè)單位的秘書部門,同新聞單位來往比較多,而且單位、部門的許多新聞素材,也來自秘書工作人員。因此,凡新聞報(bào)道除機(jī)關(guān)的宣傳等職能部門把關(guān)外,秘書工作人員也要對(duì)報(bào)道或出版物是否涉及到本單位的機(jī)密進(jìn)行把關(guān),或在請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)確定報(bào)道范圍的基礎(chǔ)上,對(duì)報(bào)道內(nèi)容適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>
4.科技和涉外活動(dòng)保密
對(duì)我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)明創(chuàng)造,我國所特有的工藝技術(shù)等,都應(yīng)該有很強(qiáng)的保密觀念。秘書部門去負(fù)責(zé)對(duì)外接待工作中,不得泄露有關(guān)機(jī)密事項(xiàng),遇到問題,要主動(dòng)及時(shí)向當(dāng)?shù)刂鞴苓@方面工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)請(qǐng)示。要防止外國人以參觀訪問為由,竊取科技機(jī)密的事件發(fā)生。
5.電訊設(shè)備及通訊保密。
利用電訊設(shè)備來進(jìn)行通訊,是秘書部門上情下達(dá)、下情上傳的有效手段。各單位秘書部門越來越多地配備了各種有線電和無線電通訊設(shè)備,在使用這些設(shè)備時(shí),要按有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行,防止監(jiān)聽、竊聽。
6.經(jīng)濟(jì)、軍事情報(bào)的保密
秘書人員對(duì)于重要的經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài)、經(jīng)濟(jì)法規(guī)的制定和執(zhí)行情況;對(duì)于軍隊(duì)編制、裝備、駐防、調(diào)動(dòng)等軍事情況和動(dòng)態(tài),都要有嚴(yán)格保密的觀念,嚴(yán)防不法分子盜竊經(jīng)濟(jì)、軍事情報(bào),或由于工作疏漏,造成經(jīng)濟(jì)、軍事情報(bào)、遺失。這都將給國家和單位造成很大的損失和極其嚴(yán)重的后果。
7.現(xiàn)代辦公設(shè)備保密管理
隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展,計(jì)算機(jī)等一些自動(dòng)化辦公設(shè)備已普遍辦公室,由于計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)量大,因此,往往機(jī)密非常集中,若泄露損失就非常大,這就要求注意計(jì)算機(jī)的管理和使用。有的單位和部門的計(jì)算機(jī)若已聯(lián)網(wǎng),就更要注意做好安全防范措施,防止“看不見的手”劫取機(jī)密。此外,復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、對(duì)講機(jī)、無繩電話、錄音機(jī)、錄像機(jī)等眾多現(xiàn)代辦公設(shè)備也要時(shí)刻注意安全保密問題。
[1]
四、秘書保密工作的內(nèi)容
從保密信息的內(nèi)容上看,不同的組織會(huì)為自己劃分保密范圍,但每個(gè)組織中都會(huì)規(guī)定如下一些特殊類型的信息需要保密,它們包括:
1.人事信息
2.財(cái)務(wù)信息
3.產(chǎn)品信息
4.客戶信息
[3]
五、秘書保密的要求
從載體上分信息的安全及保密工作通常包括:
1.口頭信息的安全及保密工作
(1)員工在崗前培訓(xùn)時(shí)即被告知不要在組織內(nèi)部和外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息,包括對(duì)其他工作人員、客戶、朋友或親屬;
(2)在沒有確認(rèn)電話對(duì)方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前,不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)給出保密信息;
(3)只向來訪者提供組織允許提供的信息,若超出范圍,應(yīng)向上司匯報(bào);
(4)遵照會(huì)議的要求傳達(dá)會(huì)議信息。
2.紙面信息的安全及保密工作
紙面信息包括利用紙張、各種膠片等物質(zhì)作為載體的文字、表格、圖形等信息,做好紙面信息的安全,可采用下述方法:
(1)接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;
(2)文件或其他紙面保密信息只發(fā)給或傳閱到被授權(quán)的人員,并要簽收;
(3)在傳遞保密文件或資料時(shí),要放在文件夾、盒中攜帶,以防失密或散落丟失;
(4)所有保密的信息應(yīng)歸類在專用文件夾中,并清楚標(biāo)明“機(jī)密”,保存在帶鎖的、防火的柜子里;
(5)離開辦公室時(shí),不把機(jī)密信息和文件留在辦公桌上,應(yīng)鎖入抽屜或柜子,并鎖好門窗;
(6)用郵電發(fā)送保密信息,信封要封口,并標(biāo)記“秘密或保密”;
(7)為了確保安全,高密級(jí)信息可以由工作人員親自送交收件人;
(8)復(fù)印完成后應(yīng)將保密原件取走,不要留在玻璃板上;
(9)當(dāng)傳真保密信息時(shí),須使用具有保密功能的技術(shù)設(shè)備或要求接收人等在傳真機(jī)旁及時(shí)收??;
(10)極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片,保存到銀行保險(xiǎn)柜里。
3.電子信息的安全及保密工作
(1)計(jì)算的顯示器應(yīng)放置在他人看不到屏幕的地方,如果來訪者走近,應(yīng)迅速關(guān)閉頁面或關(guān)小亮度,或保存你的信息關(guān)閉顯示器;
(2)計(jì)算機(jī)打印保密材料要人不離機(jī),負(fù)責(zé)保存和傳遞;
(3)在提交電子信息之前,應(yīng)向上級(jí)核對(duì),不能給未被授權(quán)的人;
(4)每一個(gè)使用者應(yīng)該有自己的識(shí)別碼,密碼必須保密,經(jīng)常更換;
(5)應(yīng)該使用密碼來保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù),并定期更換;
(6)計(jì)算機(jī)必須經(jīng)常進(jìn)行查毒、殺毒,并為了安全,不要安裝借來的程序;
(7)重要的文件要做備份,并存儲(chǔ)在安全、加鎖的地方,但要記住磁盤不能保存在過熱和過冷的地方;
(8)有保密信息的軟盤不應(yīng)該帶出單位,以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上;
(9)有可能計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝警報(bào)系統(tǒng),防止信息被盜。
參考文獻(xiàn)
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第四篇:秘書之我見
×眾所周知,作為一個(gè)秘書,我們應(yīng)該具備以下基本能力:
1.要有一定的文字功底,計(jì)算機(jī)操作能力和外語能力;
2.作為總經(jīng)理秘書,有時(shí)候沉默比能言善道更適合這項(xiàng)工作,所以,面試時(shí)應(yīng)表現(xiàn)出言語精干,說話恰到好處;
3.作為總經(jīng)理秘書,必須能很快理解老總說話或發(fā)布命令的意思,并能順暢傳遞相關(guān)信息,這就需要理解與溝通能力;
可是做秘書難,做女秘書更難。怎樣才能左右逢源,做個(gè)人見人愛的女秘書呢?
1.要有平常心。
2.強(qiáng)化工作能力。
3.端莊大方,舉止得體。
4.口風(fēng)要嚴(yán)。
5.有親和力。
6.善于人際溝通。
7.有外交家的平衡術(shù)。
8.無情。天下最愚蠢最可悲的女人就是愛上自己上司的女秘書。這種愛情的未來必然不被看好。如果你是幸運(yùn)的,你的上司還是單身貴族,結(jié)果意味著你必須結(jié)束在這家公司的職業(yè)生涯,何況這種幾率少之又少;如果你是不幸的,你的上司早有家室,你將不得不準(zhǔn)備打一場曠日持久的、異常艱巨的、讓你身心俱疲心灰意冷的戰(zhàn)役,并且,這場戰(zhàn)役注定要以你的慘敗收?qǐng)觯⑶?,你的痛苦是不被同情的?/p>
第五篇:秘書部門的保密工作
秘書部門的保密工作
一、秘書部門與保密工作
保守國家秘密是每一個(gè)公民必須履行的光榮義務(wù)。作為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)中樞組成部分的機(jī)關(guān)秘書部門以及身處領(lǐng)導(dǎo)周圍、為之參謀助手的秘書,作好保密工作更是責(zé)無旁貸。其原因不僅因?yàn)樨?fù)責(zé)秘密文電、秘密通信的機(jī)要部門從廣義上說屬于秘書部門管理,機(jī)要部門的工作人員本身就是秘書部門工作人員的一部分,而且更重要的原因在于:秘書部門負(fù)責(zé)為本機(jī)關(guān)撰寫或參與撰寫各種文書,并負(fù)責(zé)文書的收發(fā)處理工作,而這些文書之中,記載著國家和機(jī)關(guān)的各種秘密事項(xiàng);秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)人出席或組織各種會(huì)議提供服務(wù),了解會(huì)議的議題、討論情況和表決結(jié)果,而這些會(huì)議大多具有一定的秘密性質(zhì),其中還有一些是秘密較多甚至密級(jí)較高的會(huì)議;秘書部門承辦領(lǐng)導(dǎo)人交界的各種臨時(shí)性或突出性工作,而這些工作中很多是涉密的或秘密進(jìn)行的;秘書部門負(fù)責(zé)辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人的電話,而這些電話中大多數(shù)涉及機(jī)關(guān)的黨政事務(wù),其中不少具有秘密性質(zhì);秘書部門為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)作輔助性工作,接近領(lǐng)導(dǎo)人,了解領(lǐng)導(dǎo)人的活動(dòng),知道領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中的內(nèi)部情況,而領(lǐng)導(dǎo)人的一些言行舉止,態(tài)度意見乃至他們之間的分歧等等,也是應(yīng)該保守的秘密。
由于秘書部門和特殊位置,一些作風(fēng)不正的人往往要在秘書部門人員中打探“內(nèi)部消息”,境外情報(bào)機(jī)關(guān)也一直把秘書部門作為竊取我國秘書的主要目標(biāo),這就決定了秘書部門是保密工作的前沿陣地,秘書部門人員必須慎而又慎地作好保密工作。
二、秘書部門保密工人物范圍
秘書部門在機(jī)關(guān)中是承下啟上、橫聯(lián)左右的中介機(jī)構(gòu),所以其保官工作范圍是很廣泛的,其內(nèi)容是很豐富的,主要如下:
(一)公文保密
包括秘密公文、資料、圖表等的保密。在公文草擬、審批過程中、印制過程中和傳遞過程中均應(yīng)注意保密,要控制公文的發(fā)行范圍、閱讀范圍和復(fù)制翻印權(quán)限,嚴(yán)格公文登記制度、保管制度和清退銷毀制度。
(二)會(huì)議保密
召開內(nèi)容涉密的會(huì)議,會(huì)前在與會(huì)人先、會(huì)期、會(huì)址、會(huì)議公文等方面要保密;會(huì)議進(jìn)行中,不得擅自變更與會(huì)人員,規(guī)定不得記錄時(shí)不得記錄,公文要堅(jiān)持登記與清退;會(huì)議之后,對(duì)會(huì)議是否公開,何時(shí)公開,都應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人作出決定,對(duì)會(huì)議是否公開,何時(shí)公開,都應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者人作出決定,在未正式公開之前不得泄露。對(duì)會(huì)議上高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的重要講話或其重要插話不得隨意擴(kuò)散。對(duì)會(huì)場和與會(huì)人員住地要進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)有會(huì)議重要公文物件遺失,交由有關(guān)部門統(tǒng)一處理。
(三)新聞出版保密
我國的報(bào)紙、刊物和其他出版物種類繁多,數(shù)量很大,其輿論作用、社會(huì)影響甚為可觀。因此,各機(jī)關(guān)都有很重視與冷氣聞出版界的聯(lián)系。近年來,公關(guān)活動(dòng)十分興盛,各機(jī)關(guān)單位與新聞辦的合作更是日益密切。在新聞報(bào)道、發(fā)布和制造新聞事件中,無論是撰寫稿件,還是接受新聞?dòng)浾叩牟稍L,都應(yīng)注意報(bào)道范圍,涉及國家秘密要加以處理,要堅(jiān)持重要稿件呈送領(lǐng)導(dǎo)人審查的制度。
(四)涉外保密
秘書部門是對(duì)外的窗口,其工人答員大多承擔(dān)一定的外事接待任務(wù)。在對(duì)外接待中,要加強(qiáng)保密觀念,友好是友好,交流是交流,但是不能忘記保密。外事接待,事前要制定詳盡的接待計(jì)劃,遇到問題要及時(shí)主動(dòng)地請(qǐng)示有關(guān)主管機(jī)關(guān)。要防止別有用心之徒以參觀、游覽等到合法活動(dòng)為名,竊取我國秘密和機(jī)關(guān)秘密。
(五)值班保密
值班是秘書部門經(jīng)常性的工作之一。值班人員要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人活動(dòng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的電傳、領(lǐng)導(dǎo)者人的電話以及領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)臨發(fā)生事件所作的批示等等,都加以保密。
(六)印信保密
印章是機(jī)關(guān)的象征驛外代表本機(jī)關(guān)。印章要由專人保管,存放的地方要加鎖,用畢上鎖。用印要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),秘書部門人員對(duì)用印的正式介紹信和證明信的內(nèi)容必須掌握,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。其中涉密者,內(nèi)容嚴(yán)禁外傳。
(七)科技保密
科技保密是近年來我國保密工作的重點(diǎn)之一,凡科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)之處,諸如新的發(fā)現(xiàn)、發(fā)明,新的材料、產(chǎn)品,傳統(tǒng)工藝的西文與流程以及研究進(jìn)展規(guī)劃、課題等,均應(yīng)保密。
(八)經(jīng)濟(jì)保密 經(jīng)濟(jì)保密亦是保密重點(diǎn)之一。重要的經(jīng)濟(jì)動(dòng)態(tài),經(jīng)濟(jì)法規(guī)的執(zhí)行情況以及擬議中的修改事項(xiàng),均應(yīng)保密。
(九)電子計(jì)算機(jī)保密
隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高,各類辦公電子計(jì)算機(jī)正在機(jī)關(guān)單位的管理事務(wù)中,逐步推廣使用。這樣,計(jì)算機(jī)信息的保密就成為保密工作的一項(xiàng)新課題。
電子計(jì)算機(jī)的信息儲(chǔ)存量大,往往是本機(jī)關(guān)甚至本系統(tǒng)的機(jī)密集中的地方,秘書部門應(yīng)注意掌握關(guān)于電子計(jì)算機(jī)保密的技術(shù),確保其安全。
首先:計(jì)算機(jī)工作人員是保密的關(guān)鍵。人員要純潔可靠剛愎自用按照機(jī)要干部的條件,嚴(yán)格進(jìn)行審查。
機(jī)房要建立安全地帶,并采取保衛(wèi)保密措施,要根據(jù)電磁波國徽情況和客觀環(huán)境,對(duì)機(jī)房或主機(jī)內(nèi)核心部件加以屏蔽。檢測合格后,才能開機(jī)工作。
(十)電訊設(shè)備及通訊保密
各機(jī)關(guān)越來越多地使用各種有線和無線通訊設(shè)備,使用這些設(shè)備,要按照有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行,防止監(jiān)聽、竊聽。
電訊設(shè)備及通訊保密指利用電話、電報(bào)、無線電話筒、無線電臺(tái)、對(duì)講機(jī)等通訊設(shè)備進(jìn)行聯(lián)絡(luò)過程中的保密,防止敵特機(jī)關(guān)截取我秘密情報(bào)。
在進(jìn)行通訊聯(lián)絡(luò)時(shí),首先要弄清通訊內(nèi)容秘密與非秘密的界限,秘密通訊內(nèi)容必須用專用電話、保密電話或密碼機(jī)進(jìn)行聯(lián)絡(luò);而使用變通通訊設(shè)備進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí),不得涉及國家政治、軍事、科技、經(jīng)濟(jì)、外事等方面的秘密事項(xiàng)。
(十一)檔案保密 檔案是歷史記錄,保密檔案的管理和利用,密級(jí)的變更和解密,必須按照國家有關(guān)保密法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。
(十二)環(huán)境保密
環(huán)境保密是從環(huán)境方面給予安全保證。機(jī)要部門應(yīng)選擇合適的地點(diǎn),重要的機(jī)要部門要有人守護(hù),必要時(shí)應(yīng)配保安人員從外圍加以守護(hù)。
以上是秘書部門在栓機(jī)關(guān)工作中要注意保密的諸方面。對(duì)此,凡中央公文中有保密規(guī)定的,必須嚴(yán)格遵守;無明文規(guī)定的應(yīng)根據(jù)中央有關(guān)公文精神,制定有關(guān)規(guī)章,以期達(dá)到規(guī)范化、制度化,做好保密工作。
三、秘書部門保密工作的任務(wù)
秘書部門是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的參謀和助手,新時(shí)期秘書部門工作的主要職責(zé)之一是向領(lǐng)導(dǎo)人出謀獻(xiàn)策,輔助領(lǐng)導(dǎo)人指揮全局工作,因此,在保密工作方面,秘書部門應(yīng)該提醒、建議和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人做好下列工作,完成本機(jī)關(guān)的全部保密工作:
(一)要經(jīng)常進(jìn)行保密教育
在新形勢下,一些同志仍然存在種種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),如妄自菲薄,認(rèn)為我們的科技與經(jīng)濟(jì)落后,無密可保;又如 杞人憂天,認(rèn)為間諜衛(wèi)星天天在頭上轉(zhuǎn),有密難保;他們秘密與非秘密不分,內(nèi)部與外部不分,視國家秘密為奇聞,隨意擴(kuò)散,自以為多知多懂,任意炫耀,以此嘩眾取寵而不知是違法犯罪。更有甚者,有人經(jīng)不起資產(chǎn)階級(jí)意識(shí)形態(tài)的腐蝕,為了一已之私欲,出賣秘密背叛國家。這些人雖是少數(shù),卻為害甚烈。有鑒于此,秘書部門應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人經(jīng)常進(jìn)行以下教育。
1、形勢教育。使用權(quán)群眾懂得,越是執(zhí)行對(duì)外形式主義,對(duì)內(nèi)搞活的政策,越是要加強(qiáng)保密觀念,否則會(huì)給國家和機(jī)關(guān)帶來不可估量的損害。同時(shí),還要使群眾認(rèn)識(shí)到,現(xiàn)代化竊密手段雖然日趨先進(jìn),但總不是萬能的,只要加強(qiáng)防范,并且不斷地改進(jìn)保密手段,就完全可以保守國家的秘密。
2、任務(wù)教育。我國實(shí)行改革開放以來,對(duì)外效與合作越來越多,除各機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人之外,廣大群眾也有可能直接同國外、境外人士接觸,他們?cè)谇⒄勆?、合作生產(chǎn)、進(jìn)口產(chǎn)品、引進(jìn)技術(shù)以及出國考察=、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)中大顯身手;同時(shí),對(duì)外交往范圍的擴(kuò)大也使保密工作更加艱巨,要教育群眾,克服“保密工作是領(lǐng)導(dǎo)的事”保密工作與自己無關(guān)等錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),從我做起,自覺地把保守國家秘密當(dāng)作秘書的神圣職責(zé),保證在任何環(huán)境中,任何備件下,不丟失國格,不見利忘義,不泄露任何秘密。
(二)建立健全保密組織機(jī)構(gòu)與規(guī)章制度
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。在經(jīng)過依法確定密級(jí)后,有些機(jī)關(guān)發(fā)現(xiàn)本機(jī)關(guān)沒有或很少有國家秘密事項(xiàng),因此對(duì)保密工作有所忽視。秘書部門應(yīng)該向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)匯報(bào)本機(jī)關(guān)涉密的內(nèi)容及分類,提供屬于國家秘密或本機(jī)關(guān)秘密的具體資料,敦請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)確定一位成員切實(shí)他工負(fù)責(zé)保密工作,以加強(qiáng)對(duì)國家秘密的管理,從而確保國家秘密的安全。
2、建立健全保密組織。保密工作是一項(xiàng)專業(yè)性和群眾性都有很強(qiáng)的工作。在充分發(fā)動(dòng)廣大群眾做好保密工作的同時(shí),秘書部門應(yīng)輔助領(lǐng)導(dǎo)建立健全名級(jí)保密工作的組織機(jī)構(gòu)。實(shí)行專職專責(zé)管理。機(jī)關(guān)調(diào)整、合并之后尤應(yīng)重視此項(xiàng)工作。
3、建立健全各項(xiàng)保密制度。有些機(jī)關(guān)隨著體制改革,機(jī)構(gòu)調(diào)整,過去的些保密規(guī)定已名存實(shí)亡,同時(shí)在新的形勢下,新的技術(shù)條件下,在保密法及其實(shí)施辦法所規(guī)定的新的要求下,各機(jī)關(guān)的保密制度也還需要進(jìn)一步健全,某些保密規(guī)定也還需要做一定的調(diào)整與改革,因此,秘書部門應(yīng)輔助領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)中央有關(guān)法律、法規(guī),實(shí)事求是地、有的放矢地制定本機(jī)關(guān)的具體保密制度。
四、秘書部門在保密工作中的作用
(一)表率作用
秘書部門是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)中樞的組成部分,與各職能部門、與下屬單位、與社會(huì)各界,特別是新聞媒介都有著各種各樣的聯(lián)系。作為秘書,要起表率作用,保密工作,秘書部門既是重點(diǎn)又是主力,秘書應(yīng)該模范地遵守“保密十條”帶頭執(zhí)行機(jī)關(guān)制定的各項(xiàng)保密工期作的規(guī)章制度。
(二)監(jiān)督作用
要對(duì)保職能部門、廣大群眾,特別是其中涉密人員要加強(qiáng)監(jiān)督檢查,及時(shí)解決工作中存在的問題與困難,以免失密、泄密以及被竊密責(zé)任更加重大。
(三)協(xié)調(diào)作用
實(shí)際上工作中,涉官渠道不是單一的。保密部門涉密、業(yè)務(wù)部門涉密,因此境外情報(bào)機(jī)關(guān)在以合法身份竊取我國秘密和機(jī)關(guān)秘密時(shí),也是多渠道進(jìn)行的。秘書應(yīng)充分發(fā)揮其協(xié)調(diào)作用,結(jié)合各種涉密渠道,綜合治理,使保密部門、業(yè)務(wù)部門之間緊密配合,事有主管、各有專責(zé),齊抓共管,形成合力,整體作戰(zhàn),防止各自為政,政出多門等到不良現(xiàn)象發(fā)生,不給竊密者可乘之機(jī)。
(四)督查作用
保密工作萬一有所疏漏,出現(xiàn)了失密、泄密及被竊密的事件,則必須追查。這就要求秘書部門發(fā)揮其督查作用,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者人已有決策、部署或批示但仍未能徹底解決的問題,應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)單位檢查辦理。