第一篇：會議秘書工作

會議秘書工作

一、會議的作用與種類

會議是社會生活、政治生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式。各國各界、各行各業(yè)、各黨各派無不使用這種活動形式。國外一些社會學家斷言，人類進入了一個會議的時代。全世界每年舉辦的各種會議數(shù)十萬個，與會者約上億人次。法國是世界上最大的會議中心。至于全國基層單位舉行的會議就更多了

。原來我認為中國的會議多，資本主義會議不多，其實不然，據(jù)說日本的國家工作人員40的時間在開會，真正成為會議的海洋。

在我國，會議已成為黨和國家機關、企事業(yè)單位實行集體領導的基本方法之一，已經(jīng)成為各級黨政機關、企事業(yè)單位進行民主決策和處理日常工作的一種重要方式，是宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，統(tǒng)一思想，提高認識，交流經(jīng)驗，布置工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，解決問題的重要手段。它體現(xiàn)著黨的民主集中制原則，集體領導原則和群眾路線原則。我們黨的歷史上，凡重大問題都是通過會議認真討論才進行決策的。如在浙江南湖召開的第一次黨代表大會、遵義會議、三中全會都是決定中國前途和命運的歷史性會議。

概括的講會議主要有5大功能。一是決策功能，如三中全會通過認真研究，制訂了黨的一個中心兩個基本點的基本路線。二是執(zhí)行功能，如自治區(qū)4月中旬召開社會治安工作會議，這個會議傳達貫徹中央召開的全國社會治安工作會議精神，制訂了我區(qū)開展“嚴打”整治斗爭的方案。三是溝通職能，如各種形式的交流會、情況通報會。四是協(xié)調(diào)功能，各種形式的匯報會、協(xié)調(diào)會。五是監(jiān)督功能，總結、評比會，都能起到監(jiān)督的作用。

會議的種類很多，一是工作會議，研究解決工作中的問題，推進各項任務的完成；二是業(yè)務會議，研究解決某個業(yè)務系統(tǒng)中的問題，如勞資會議、財政會議；三是座談會議，如茶話會，不決定重大事件，主要是交流經(jīng)驗，統(tǒng)一認識；四是紀念會議，如慶祝中國共產(chǎn)黨成立80周年的紀念大會。

二、秘書在會議的各個階段要做的工作

會議秘書工作是秘書部門的一項基本職能。秘書要做的工作很多，概括起來就是辦文、辦事。會議秘書工作既辦文，又辦事，是一項綜合性的工作，又是經(jīng)常性的工作。這里有大量的文字工作，組織協(xié)調(diào)工作和事務性工作要做，是對秘書人員能力水平的檢驗，如果能把會議組織好協(xié)調(diào)好，這說明你這個秘書是合格的。

（一）要做好會議的準備工作。準備工作很重要，準備是否充分，直接影響會議的質(zhì)量和效果。一個會議，可能一兩天就開完了，但準備工作可能要一兩個月，甚至更長。不同的會議，準備的內(nèi)容不同，如黨代會、人代會，主要是工作報告和人事的準備；工作會議主要是材料的準備，慶祝大會主要是講話稿和會場的準備等。

一般的說，準備工作包括以下內(nèi)容：⑴擬定會議工作方案；⑵選定會議議題；⑶擬定會議議程、日程、程序；⑷準備會議文件；⑸確定出席、列席會議人員；⑹與會人員編組；⑺選定、布置會場；⑻排列座次；⑼制作分發(fā)證件；⑽發(fā)會議通知；⑾制定會議須知；⑿負責會議報到；⒀會議秘書機構的置設及分工；⒁申請會議經(jīng)費。

會議工作方案：包括會議名稱，會議內(nèi)容，會期，會議的規(guī)模，日程、議程，會議的開法，會議的組織領導，宣傳報道，會議文件準備，經(jīng)費預算，食宿安排，保衛(wèi)和保密工作等。

會議的議題：就是會議需要研究解決的問題，是會議的主題和靈魂，其他準備工作都要圍繞議題來進行。有的會議如最近在烏蘇召開的教育轉化“×××”癡迷者現(xiàn)場會議，議題就是一個，就是學習推廣烏蘇市教育轉化×××人員的經(jīng)驗。有的一個會議有幾個議題，如縣委常委會，討論職工下崗再就業(yè)問題，大學生的分配問題，財政問題。會議的議題要和會議的內(nèi)容相適應，如縣委常委會討論的問題，就是在全縣有指導意義和帶有全局性的問題，那些下一級會議可以解決的問題或者個別單位可以解決的問題，不要拿到常委會議上解決。黨委的會議和政府會議討論的問題也要有區(qū)別，黨委會議討論的問題多是政治問題、干部工作、黨的建設及重大經(jīng)濟工作。具體的經(jīng)濟工作、行政事務應交給政府會議研究解決。

會議議程：是會議解決問題的概括安排。

會議日程：是指在一段時間內(nèi)會議進程的具體安排，它可以使與會人員了解每天會議的安排情況。會議日程一般用日程表來表達。

會議程序：是一次會議按照時間先后依次安排的步驟。會議程序主要是供主持會議的同志掌握會議進程之用，不需要發(fā)給與會者。

會議文件的準備：在會議準備工作中，起草好會議文件是最重要的準備工作，花費的時間最長，投入的精力最多。文件的質(zhì)量往往決定會議的質(zhì)量，傳達貫徹會議精神主要傳達會議文件。會議的文件往往比較多，有主要文件、參考文件、閱讀文件。一般說來，領導講話和工作報告是主要文件，要下大功夫?qū)懞谩ｊP于會議文件如何寫，這里不能詳細講了，有幾個同志專門講這個問題。

第二篇：秘書工作,會議接待

會議接待是指會議籌辦方與主辦方商談，簽訂會議接待標準合同，對約定的事項提供全程的服務活動。會議接待貫穿整個會議流程，涉及的服務范圍廣泛，包括會前工作、會中工作、會后工作三個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都囊括了眾多的接待內(nèi)容。

二、會前工作

會前工作是整個會議接待的開始，是確保整個會議接待順利進行的前提條件。其主要內(nèi)容如下：

1、會議籌辦方與主辦者洽談。

2、會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

3、會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

4、會議籌辦方與會議主辦者確認會議接待方案。

5、會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

6、會議籌辦方確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

7、會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

8、準備會議資料。（含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。）

三、會中工作

會中工作是會議接待的關鍵環(huán)節(jié)，也是體現(xiàn)一個會議公司接待水平的重要部分。該環(huán)節(jié)服務內(nèi)容繁多，事情瑣碎，但卻是整個會議接待中亮點最多的部分，與會者對會議公司的服務水平及態(tài)度將有切身的感受。其主要服務內(nèi)容如下：

1、接機，入住酒店安排

2、會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。

3、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務服務。

4、會議秘書在會議接待（報到）處協(xié)助會務組確認和分發(fā)房間，確認VIP用房及整理記錄有關信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。

5、確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。

6、提前確認會議代表（客戶）的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。

7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜（日程安排、房餐車導游等安排）。

8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。

9、確認特殊客人（含領導、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。

11、代辦會議代表返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。

四、會后工作

會后工作是整個會議接待的收尾階段，很多會議公司對該環(huán)節(jié)缺乏錯誤的理解，任務現(xiàn)場會議結束意味著會議接待也就完了，其實不然，會議之后還有一些很重要的工作要進行，其主要內(nèi)容如下：

1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

2、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

3、與會議主辦者的費用結算工作。

4、歡送代表工作，如送機。

第三篇：秘書工作（范文模版）

秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。

（一）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數(shù)；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。

（二）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙印。在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們?yōu)轭I導服務，是信任，也是考驗。因此，要經(jīng)得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。

（三）不要“貪污”信息，秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領導決策，暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策。

（四）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現(xiàn)自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然

第四篇：秘書工作

單元

一、秘書/助理的角色認知

秘書/助理職能

初級秘書/助理：事務性文員

中級秘書/助理：事務性文員＋輔助管理

高級秘書/助理：獨立管理＋事務處理

怎樣清晰自己的崗位職責――學會編寫崗位說明書

優(yōu)秀秘書與一般秘書的能力差異

秘書助理的職業(yè)形象——合宜的裝扮及姿態(tài)舉止

秘書/助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

關鍵的三個觀念轉變——銷售意識、產(chǎn)品化、細節(jié)

單元

二、提升秘書/助理的溝通技巧

老板/同事心目中坐標系――什么是五星級秘書/助理/行政人員 溝通的本質(zhì)和過程是什么

為什么總是有溝通障礙——溝通的喬哈里視窗和溝通漏斗

認識你的溝通對象——PDP技術和NLP技術

學會管理你的上司——四項限和5W1H工具的使用

小游戲：聽懂經(jīng)理的話了嗎？

跟上級溝通的原則

如何在特殊情況下對上及對下溝通——沖突、小報告、越級指揮、談判等 單元

三、辦公室的5S管理

5S的涵義

怎樣做好辦公室的整理工作

怎樣做好辦公室的整頓工作

怎樣做好辦公室的清潔工作

怎樣做好辦公室的清掃工作

推動變革的注意事項和操作方法

單元

四、會議管理

成功會議的5個特點

會議管理的兩個“三三三”法則

會議時間安排的技巧

會前準備——會議議題的收集和安排

會中協(xié)助——如何主持會議：開場白、會中異常情況的靈活應對 會后整理——如何做會議紀要及會議決議的跟進工作

練習：如何組織一場討論會議

單元

五、時間管理和計劃管理

時間管理的五個原則和三個工具

PDCA工具在制定計劃時的靈活使用

確定SMAC的目標，制定工作計劃

怎樣做/月度/周度工作計劃，提供樣表

出差日程的安排——案例分享：國內(nèi)出差及國外出差的日程安排 單元

六、事物性項目性工作的組織管理

事務工作有哪些

學會列事務清單

沙盤演練：怎樣組織一場周年慶典大會

用項目手冊管理工作

事務性項目工作組織的12字口訣

制作項目手冊的方法

案例分享

哪些現(xiàn)代化的辦公軟件你要熟練使用

單元

七、文檔管理

文檔管理標準規(guī)范

文檔分類的工作規(guī)范

文檔存儲的工作規(guī)范

文檔查閱的工作規(guī)范

文檔分裝的工作規(guī)范

文檔銷毀的工作規(guī)范

文檔保密的工作規(guī)范

單元

九、企業(yè)秘書與助理禮儀常識

接待禮儀

辦公室儀禮

電話禮儀與應對技巧

單元

八、商務公文寫作

商務公文寫作的概念及公文的要素

公文寫作的步驟

確定目標

確定文章的正式程度

決定文章的風格

選擇文章的層次結構

列大綱——案例分享及練習：通知/報告/總結三種具體文體的大綱如何寫 撰寫初稿

常用公文寫作及公文格式要素范例

通知

報告

請示

批復

會議紀要

邀請信

總結

主辦單位:中國企業(yè)管理培訓網(wǎng)

聯(lián)系人:陳小姐***

聯(lián)系電話:0752-6282942

聯(lián)系傳真:0752-6282942

聯(lián)系QQ:541344797

E-mail: chinaqypx@163.com

第五篇：秘書工作

輔導四

第十五章領導者日?；顒影才?/p>

一、基本概念解釋

1.會談，是指雙方或多方就某些共同關心的問題交換意見。

2.會見，領導人接見外賓或內(nèi)賓，并作簡短的交談，一律稱為會見。

3.商務旅行，指企業(yè)領導者為開展商品生產(chǎn)和經(jīng)營業(yè)務而進行的旅行活動。

二、基本問題提示

1.領導者事務活動的特點：繁雜性；經(jīng)常性；具體性；臨時性。

*2.領導者事務活動安排的原則有：

（1）統(tǒng)籌兼顧，有急有緩；（2）圍繞中心，突出重點；（3）力戒排場，求真務實。

3.如何辦好請辦事項

做好請辦工作的基本要求是，秘書人員和部門事先搞好情況調(diào)查和了解，認真地進行分析研究，提出可行的工作建議，并且通過科學的請辦方式和程序，使領導對請辦建議表示贊同或者賞識，以體現(xiàn)出秘書人員在請辦工作中的參謀助手作用。

（一）精心準備，提出合理建議

（二）講究方法，選擇適當形式；

（三）注重程序，堅持逐級請辦

（四）提高藝術，優(yōu)化請辦效果

（五）以緩應急，避免緊張出錯。

第十六章黨政秘書工作

一、基本概念

1.黨政秘書工作（廣義），指黨的機關、政府機關、人大機關、政協(xié)機關的秘書工作，它是掌管黨政機關公文并直接輔助黨政領導者綜合處理各項事務的活動。

2.狹義的黨政秘書工作，特指中國共產(chǎn)黨各級領導機關的秘書工作和各級人民政府機關的秘書工作。

二、基本問題提示

1.黨政秘書工作的特點:政務性；綜合性；從屬性。

2.黨政秘書工作的指導思想是：以鄧小平同志建設有中國特色社會主義理論、“三個代表”重要思想和黨的基本路線為指針，當好參謀助手，搞好“三個服務”，即為本級黨政領導工作服務，為機關工作服務，為人民群眾服務。

3.黨政秘書工作的一般原則：服從原則；參謀原則；求實原則；效率原則。

服從原則----秘書在工作中必須服從領導指揮，與領導高度一致；參謀原則--協(xié)助領導完善決策、為領導出注意、想辦法提建議；求實原則---匯報情況、收集信息、提供建議、辦理日常事務要求真務實；效率原則---樹立高度的時效觀念、做到及時、快速并力爭超前。

4.對黨政秘書人員的素質(zhì)要求有：

（1）政治可靠；（2）作風優(yōu)良；（3）紀律嚴明；（4）知識廣博；（5）業(yè)務熟練。

5.黨政秘書業(yè)務熟練的含義是：

所謂業(yè)務熟練，是指黨政秘書人員必須具備順利完成秘書工作任務的能力。黨政秘書工作的特點和內(nèi)容，要求黨政秘書人員著重具備以下幾種業(yè)務能力：調(diào)查研究能力、綜合分析能力、文字水平、協(xié)調(diào)能力、辦事能力。

第十七章企業(yè)秘書工作

一、基本概念解釋

1.企業(yè)，是從事生產(chǎn)、流通等經(jīng)濟活動，為滿足社會需要并獲取盈利，進行自主經(jīng)營，自負盈虧，實行獨立經(jīng)濟核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟單位。

2企業(yè)秘書工作，是直接協(xié)助企業(yè)領導人履行領導職責，在進行企業(yè)經(jīng)營決策和日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中，為領導節(jié)省時間，擴大空間，拾遺補缺，綜合服務的活動。

3.企業(yè)公共關系，就是企業(yè)為了樹立良好形象，通過傳播溝通手段，協(xié)調(diào)與內(nèi)外公共關系的一種管理職能。

二、基本問題提示

1.企業(yè)秘書現(xiàn)代管理的原理有：系統(tǒng)原理-----樹立整體和全局觀念，實現(xiàn)優(yōu)化現(xiàn)代化管理；人本原理---以調(diào)動人的積極性、做好人的工作為根本；動態(tài)原理--運用動態(tài)原理，適應市場的動態(tài)變化開展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企業(yè)秘書現(xiàn)代管理應掌握的原則有：

整分合原則；能級和動力原則；反饋和彈性原則；效益原則。

3.企業(yè)秘書應該重點發(fā)現(xiàn)和處理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）經(jīng)驗性信息；（4）市場營銷信息。

4..我國企業(yè)秘書工作的主要特點：經(jīng)營性、專業(yè)性和時效性。

5.企業(yè)秘書人員素質(zhì)的基本要求是：（1）企業(yè)秘書應具備企業(yè)家式的眼光和頭腦；（2）企業(yè)秘書必須適應社會主義市場經(jīng)濟；（3）企業(yè)秘書必須掌握現(xiàn)代管理原理和原則；（4）企業(yè)秘書必須具有信息處理能力；（5）企業(yè)秘書必須提高公關本領。

6企業(yè)秘書的公關素質(zhì)主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

企業(yè)秘書必須學習現(xiàn)代公共關系理論，具備公共關系人員的素質(zhì)，才能做好公關工作。企業(yè)秘書的公共關系素質(zhì)，主要表現(xiàn)在兩個方面：

（1）必須強化公共關系意識。公共關系意識是一個有機聯(lián)系的觀念系統(tǒng)，它由諸多觀念構成。主要包括形象意識、公眾意識、開放意識、交往意識、信息意識、溝通意識、協(xié)調(diào)意識、創(chuàng)新意識。企業(yè)秘書只有增強上述公共意識，才能自覺做好公關工作。

（2）要提高開展公關活動的能力。主要包括社會交往能力、組織協(xié)調(diào)能力、活動策劃能力、宣傳推廣能力、應付突然事變的能力等。企業(yè)秘書只有具備上述公關活動能力，才能成功地策劃和組織公共關系活動，成功地塑造企業(yè)形象，為企業(yè)贏得良好的經(jīng)濟效益。

第十八章涉外秘書工作

一、基本概念解釋

1.廣義的涉外秘書工作，指我國的外事、外貿(mào)、海關等部門和“三資”企業(yè)以及其他涉外單位的秘書工作。簡言之，凡是協(xié)助領導或上司處理涉外事務的工作，都可稱為涉外秘書工作。

2.狹義的涉外秘書工作，是指在我國境內(nèi)具有外資成分或由外籍人員管理的機構、實體、組織內(nèi)的秘書工作，或以境外人員為服務對象的秘書工作。

二、基本問題提示

*1.涉外秘書工作的特點有：跨國性；商務性；單一性；雙語性；女性化?？鐕允巧嫱饷貢ぷ鞯母咎攸c，也是區(qū)別于其他秘書工作的根本標志。

2.女性化是涉外秘書工作的一個顯著特點。究其原因，主要有兩個方面：一是涉外秘書工作的模式基本上是從國外引進的。是涉外秘書工作的事務性、技能性較為突出：相對來說，女性的心理資質(zhì)更符合服務性職業(yè)的要求；女性的特長更適合于秘書工作的技術要求；從審美需要來看，女性的魅力容易與以男性為主的領導群融洽共事，成為一種重要的人際互動引

力。

3.涉外秘書的忠誠主要表現(xiàn)在三個方面：

一是理解并接受上司的經(jīng)營思想、價值觀念，這是秘書忠誠的基礎；二是嚴守企業(yè)機密，做到守口如瓶；三是廉潔奉公，不貪圖小利。

*4.涉外秘書除掌握一般的知識外，還應掌握：經(jīng)濟學和法學方面的知識，主要有：

（1）對外貿(mào)易知識——代理、包銷、寄售、拍賣、租賃等業(yè)務知識，以及與之相關的國際匯兌、各國關稅制度、保險、仲裁、索賠、運輸、廣告等知識；

（2）涉外法規(guī)知識——國內(nèi)法規(guī)和國際法規(guī)知識；

（3）財會知識——處理財務方面的知識、企業(yè)與銀行間往來業(yè)務的程序、少量辦公用資金的開銷與保管、信用證、旅行支票、快匯等使用方法等。

5.涉外秘書應掌握的工作技能：

（1）熟練地掌握外語——準確的聽力，流利地會話，快速地閱讀，熟練地書寫和翻譯。這是涉外秘書最基本的技能；

（2）熟練地操作辦公自動化設備——熟練地操作微電腦、傳真機、電傳機、多功能電話，以及復印機、微縮、攝影、多媒體、電腦記事簿等應用技術；

（3）熟練掌握打字技術——快速中、英文打字；

（4）掌握速記技能——中、英文速記；

（5）掌握涉外文書的寫作技能——重大事項討論和業(yè)務談判的文字稿、各類中文和外文信函、電文、業(yè)務文書、經(jīng)濟合同、公關禮儀類公函等的起草。熟練掌握各類涉外文書的特點、寫作格式和語言表達技巧。

6.涉外秘書必須熟悉中外文化的差異如了解外國文化、風俗；要溝通外方人員與中方員工的聯(lián)系，她們又必須溝通中西文化的交流。其應具備的文化修養(yǎng)是：

（1）了解中外思維方式、價值觀的差異——看能力、重實績；外國企業(yè)首腦因民族不同而對下屬有不同的標準和衡量尺度；

（2）了解中外風俗禮儀的不同——涉外秘書除了解國際上通行的禮節(jié)外，還必須了解外籍人員、外籍上司各自不同的民族生活習慣，這是與他們?nèi)谇⑾嗵?，搞好服務的重要條件。

（3）掌握中外文化知識——涉外秘書多讀書、多學習，掌握祖國的基本歷史、文化、地理知識，既滿足了外方人員的需要，也為傳播中國文化做了貢獻；多掌握外國文化、歷史、地理知識，尤其是外方上司國家的這方面知識，以利于增進雙方的交流。

第十九章私人秘書工作

一、基本概念解釋

*1.私人秘書指為私營企業(yè)、民辦機構、個人或家庭所雇傭，提供秘書性服務的社會職業(yè)人員。

2.私人秘書工作是私人秘書為完成輔助其雇主的任務，而在一定范圍內(nèi)的勞動。

二、基本問題提示

1.私人秘書的特點：選擇的雙向性；工作的技能性；職能的綜合性；關系的雇傭性。

2.私人秘書工作的范疇很廣，內(nèi)容繁多，差異較大，但仍可從中概括出一些共性的任務：一是文書性工作；二是信息性工作；三是內(nèi)務性工作；四是門面性工作；五是臨時性工作。

3.私人秘書素質(zhì)的要求：

（1）道德方面——忠于職守，潔身自律，立心要正，為人要誠，盡心、盡言、盡力，成為雇主事業(yè)的有效輔佐者。

（2）作風方面——工作中既要沉穩(wěn)，又不遲鈍；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厲風行、干凈利落，又要莊重穩(wěn)妥、嚴謹細致，做到張弛有致，緩急適中。私人秘書還要具

有謙虛、豁達、寬容、合作的作風和修養(yǎng)。還必須磨練勤奮、堅韌和靈活應變的工作作風。

（3）知識方面——私人秘書工作范圍廣，內(nèi)容多，因而要求私人秘書的知識面要寬，要有 “通才”的特質(zhì)。私人秘書要特別重視自身知識結構的動態(tài)性，要針對客觀環(huán)境的發(fā)展變化而不斷調(diào)節(jié)、補充知識，以適應社會對私人秘書工作越來越高的要求。

（4）能力方面——私人秘書必須具備較強的運用知識、解決問題的能力。要有較強的適應能力，能在較短的時間內(nèi)適應不同的雇主、不同的業(yè)務和不同的工作內(nèi)容。其次，私人秘書要有較強的表達能力，再者，私人秘書要有較強的辦事能力，還要有較強的交往能力，能有效地建立和處理各種人際關系與公共關系，樹立良好的個人和組織形象。

（5）技能方面——私人秘書還要掌握操作各種辦公設備的技能。越來越多的雇主還要求私人秘書掌握駕駛汽車的技能。

第二十章現(xiàn)代秘書職業(yè)

一、基本概念解釋

*秘書職業(yè)，是指具有秘書知識和技能的人，受聘于單位或個人，協(xié)助領導者或主事者處理日常事務，提供綜合性服務，并收取報酬的一種社會職業(yè)。

二、基本問題提示

1.秘書職業(yè)化的標志：（1）產(chǎn)生了與官職脫鉤的趨勢；（2）以從事秘書工作為謀生手段；

（3）出現(xiàn)專門的服務機構；（4）形成社會上專門的職業(yè)階層。

2.現(xiàn)代秘書職業(yè)的主要特征：（1）秘書服務對象多元化；（2）秘書主體商務化；（3）秘書知識技能專業(yè)化；（4）秘書勞動價值商品化。

3.現(xiàn)代秘書職業(yè)的發(fā)展趨勢：

（1）秘書主體商務化；（2）秘書功能綜合化；（3）秘書辦公自動化；

4.求職準備包括：（1）心理準備——樹立求職意識，強化競爭意識；（2）實力準備——建立合理的知識結構，培養(yǎng)廣泛的適應能力；（3）信息準備。

5.自薦求職信函所包括的內(nèi)容和應注意的問題。

自薦求職信函所包括的內(nèi)容：說明個人基本情況，著重介紹自己勝任秘書工作的有利條件及其與自己所學專業(yè)的聯(lián)系，適當敘述自己的發(fā)展?jié)摿?；對所求工作的愿望；附上相關支持材料，如技能證書、畢業(yè)論文。寫自薦求職信應注意的問題：注意格式和用詞，不要太長，要具有可讀性，態(tài)度要真誠、坦率。

△技能訓練：1.寫一份本人簡歷；2.寫一份自我推薦材料。