當(dāng)前住房公積金檔案管理存在的問題及對策建議思考

習(xí)總書記在黨的十九大報告中提出，面向新時代我們要貫徹新發(fā)展理念，建設(shè)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系，在共享經(jīng)濟(jì)、人力資本服務(wù)等領(lǐng)域培育新增長點、形成新功能。住房公積金檔案是住房公積金檔案管理部門在辦理住房公積金業(yè)務(wù)過程中形成的原始記錄，其主要內(nèi)容包括住房公積金的繳費、提取與貸款的記錄等。目前，我國住房公積金業(yè)務(wù)發(fā)展的速度持續(xù)加快，應(yīng)用住房公積金的家庭也日漸增多，這在一定程度上給住房公積金檔案管理工作帶來了很大的壓力和問題。本文對現(xiàn)階段我國住房公積金檔案管理面臨的問題與對策進(jìn)行分析。

近年來，我國經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量快速發(fā)展，人們的生活水平也有了很大程度的提高，這使得我國住房公積金的使用率也有了顯著的提高，隨之增長的還有住房公積金檔案管理的數(shù)目。隨著住房公積金檔案管理數(shù)量的快速增長，住房公積金檔案管理中存在的問題也逐漸顯露。如何有效提高住房公積金檔案管理的品質(zhì)，從而使其符合我國現(xiàn)階段的發(fā)展需求，是目前我國住房公積金檔案管理工作迫切需要解決的問題。

一、我國住房公積金檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，無法滿足檔案管理需求

與其他發(fā)達(dá)國家相比，我國住房公積金管理部門建立時間比較晚，所以大部分檔案管理配套設(shè)施依然缺少或是還在建設(shè)當(dāng)中，大多數(shù)檔案室的軟硬件設(shè)施不完善，有些檔案室甚至都不符合我國檔案存儲的最低規(guī)范要求。設(shè)施的簡陋導(dǎo)致在保障檔案隱密性與存儲方面亦不能符合我國對檔案管理提出的有關(guān)要求，從而使得住房公積金檔案產(chǎn)生破損、遺失、堆積，甚至有的檔案室長期作為工作人員的辦公場所，存在安全隱患大等情況。

（二）檔案管理體系匱乏，無法實現(xiàn)資源共享

由于我國住房公積金管理制度的實施起步晚，截至目前沒有制定出一套符合自身業(yè)務(wù)特色的完善，檔案管理體系，即使一些公積金管理部門結(jié)合自己的實際情況制定了公積金檔案管理規(guī)范，但因信息資源相對獨立，信息的系統(tǒng)性與全面性都存在不足，不能實現(xiàn)層級之間、部門之間縱向和橫向的資源共享。

（三）專業(yè)檔案人員缺失，無法滿足信息化管理要求

由于大部分區(qū)域住房公積金檔案管理人員的職數(shù)和崗位設(shè)置要求不同，不少檔案管理人員都是從其他科室臨時借用或是從其他崗位臨時抽調(diào)過來的，這些人員并非專業(yè)的檔案管理人員，缺少檔案管理專業(yè)知識和信息化管理技術(shù)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，無法運(yùn)用現(xiàn)代化的信息管理手段來管理檔案，使得檔案自身的作用與價值得不到有效發(fā)揮。

（四）檔案資源嚴(yán)重浪費，無法充分利用檔案資源

現(xiàn)階段，大部分住房公積金檔案文件都來自于其他社會單位或部門，但由于這些單位機(jī)構(gòu)的住房公積金檔案管理規(guī)范存在很大差異，公積金檔案室的管理人員在將住房公積金檔案整頓歸檔后，再完成后期對接工作就會非常困難，再加上住房公積金檔案室自身環(huán)境較差，導(dǎo)致大部分公積金檔案資源不能繼續(xù)使用，從而造成了嚴(yán)重的住房公積金檔案資源浪費現(xiàn)象。

二、我國住房公積金檔案管理問題的成因

（一）時間跨度大，管理內(nèi)容復(fù)雜

首先，公積金檔案的最基本特征就是存儲時間長。根據(jù)住房公積金貸款的方式可將其劃分成貸款前、貸款中與貸款后三個時期，任何一筆住房公積金貸款都需要花上幾年甚至是30年不等的時間，由于時間長使得住房公積金檔案管理工作存在不確定性與動態(tài)性。其次，住房公積金檔案的管理工作內(nèi)容既豐富又繁雜。住房公積金貸款的主要工作內(nèi)容包括開戶、提取、銷戶、還款、變更、托管、繳存比例調(diào)整等不同的業(yè)務(wù)，同一單位、個人不同時期辦理業(yè)務(wù)時對檔案的利用，給檔案管理工作帶來了一定的難度，在住房公積金檔案管理工作中頻繁提取、利用極易出現(xiàn)混亂，甚至產(chǎn)生檔案缺失的現(xiàn)象，從而給住房公積金檔案管理工作帶來負(fù)面的影響。

（二）重視程度不夠，軟硬件設(shè)施更新慢

檔案工作是住房公積金管理部門的職責(zé)之一，而大多數(shù)住房公積金管理部門將工作的重點放在擴(kuò)面、貸款等業(yè)務(wù)上，對住房公積金檔案管理工作并沒有給予足夠的關(guān)注，大部分人對檔案管理工作的認(rèn)知就是只要有個位置可以存放檔案、有人負(fù)責(zé)看管即可，加之檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知也存在一定程度的偏差，在平時工作中宣傳不力，來差辦差，敷衍了事，從而導(dǎo)致檔案管理在基本設(shè)施建設(shè)、辦公場地、人員隊伍構(gòu)建等方面都滿足不了住房公積金檔案管理工作的正常需求。

三、解決我國住房公積金檔案管理問題的對策

（一）重視素質(zhì)培養(yǎng)，推進(jìn)檔案人才的知識化

為了進(jìn)一步提升住房公積金檔案管理工作的效率，大力培養(yǎng)一批具有專業(yè)能力與素養(yǎng)的公積金管理人才，住房公積金管理部門首先要建立人才培養(yǎng)機(jī)制，采取與高校合作的形式，讓高校為公積金檔案管理部門培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)與能力的大學(xué)生來充實公積金檔案管理團(tuán)隊，進(jìn)一步提升住房公積金檔案管理工作的質(zhì)量。其次是進(jìn)一步強(qiáng)化對現(xiàn)有公積金檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，有效運(yùn)用因需施教的手段，聘請檔案管理專家對工作人員實施培訓(xùn)指導(dǎo)，從而將公積金檔案管理工作人員培養(yǎng)成既有管理能力又有專業(yè)技術(shù)的復(fù)合型人才，進(jìn)一步促進(jìn)我國住房公積金檔案管理工作向知識化、集約化方向不斷發(fā)展。

（二）重視制度構(gòu)建，提升檔案管理的規(guī)范性

由于現(xiàn)階段我國住房公積金檔案管理工作沒有建立具有自身特色的檔案管理制度，因此，我國需要盡快制定一套完善的住房公積金檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并結(jié)合公積金檔案管理的具體情況，建立一套科學(xué)的、健全的、高效的公積金檔案管理制度，創(chuàng)建檔案材料采集、使用、歸納、安全的責(zé)任問責(zé)制度，從而使住房公積金檔案管理工作更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、合理化。

（三）重視平臺建設(shè)，提升現(xiàn)代管理的有效性

隨著時代的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，住房公積金檔案及其管理工作發(fā)生巨大的變化，使得住房公積金檔案的基本含義與管理技術(shù)不斷深化和創(chuàng)新，住房公積金檔案的業(yè)務(wù)流程、搭載平臺也在不斷優(yōu)化與升級。目前，我國住房公積金檔案管理部門大多數(shù)基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息化的管理。因此，各級住房公積金管理部門要進(jìn)一步加強(qiáng)對公積金檔案軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視。一是要進(jìn)一步加大資金投入，從而為住房公積金檔案管理部門配齊所需的硬件設(shè)施。二是要加強(qiáng)信息化檔案管理平臺建設(shè)，可以借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)手段，實現(xiàn)同頻同振，從而使住房公積金檔案管理工作更好的順應(yīng)時代發(fā)展的步伐。三是加強(qiáng)安全管理。隨著信息化管理的有序推進(jìn)，檔案信息透明化程度越來越高，檔案信息的安全性也面臨著挑戰(zhàn)。住房公積金管理部門要提高管理人員的安全防范意識，實行檔案信息異地備份，明確安全責(zé)任，確保人防、物防、技防的統(tǒng)一。

（四）重視激勵機(jī)制，提升檔案管理的認(rèn)知度

高效率完成住房公積金檔案管理工作是標(biāo)準(zhǔn)化管理提出的最根本的要求，也是完善住房保障系統(tǒng)、建立名譽(yù)化社會、處理與預(yù)防各方面問題的根本保障。鑒于此，各級住房公積金檔案管理部門必須落實自身職責(zé)，將住房公積金檔案管理工作統(tǒng)一規(guī)劃到公積金管理系統(tǒng)中，進(jìn)一步處理好檔案管理工作中可能發(fā)生的各式各樣的問題。除此之外，對基層公積金管理中心而言，還可進(jìn)一步對檔案管理目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)劃分，從而將公積金管理工作落實到個人。通過構(gòu)建公積金檔案管理人員激勵制度，優(yōu)化檔案管理部門獎懲制度，從而為住房公積金檔案管理人員打造一個良好的工作環(huán)境，有效激發(fā)住房公積金檔案管理工作人員的工作熱情，促使住房公積金檔案管理工作順利進(jìn)行。

四、結(jié)語

優(yōu)化公積金檔案管理服務(wù)體系和服務(wù)質(zhì)量，加快推進(jìn)檔案信息化管理建設(shè)，努力提高公共服務(wù)能力，是時代的召喚、百姓的需求。住房公積金檔案管理工作中應(yīng)正視現(xiàn)階段存在的問題，只有采取有效的措施加以解決，住房公積金檔案管理工作的效率才能得到有效提高，社會效率才能得到彰顯。