2015年1月中央電大專(zhuān)科《辦公室管理》試題及答案

一、單項(xiàng)選擇題

1．文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪一項(xiàng)行為是不適宜的？(C)

C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

2．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？(A)

A．傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見(jiàn)

3．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是(C)。

C．姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名

4．以下哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？(C)C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀

5．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中(C)。C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

6．文秘人員在差旅結(jié)束后，應(yīng)該(B)。

B．整理好出差過(guò)程中的單據(jù)、憑證，及時(shí)辦理報(bào)銷(xiāo)、結(jié)算事宜

7．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪個(gè)做法是錯(cuò)誤的？(D)

D．如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)

8．當(dāng)文員獲知業(yè)務(wù)相關(guān)單位或人員婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)(D)。D．查證消息的可靠性

9．接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D)。D．切勿感情用事

10．無(wú)紙化辦公過(guò)程中，應(yīng)該(A)。

A．對(duì)電子文件采取嚴(yán)格的安保措施，保證其不被非正常改動(dòng)

二、判斷題

11．辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最好用人工燈光。（錯(cuò))

12．文員對(duì)上司進(jìn)言，無(wú)論是關(guān)于什么事，都應(yīng)該在個(gè)別場(chǎng)合私下表達(dá)。(錯(cuò))

13．正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊側(cè)。(對(duì))

14．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。(對(duì))

15．文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。(錯(cuò))

16．上司和文秘人員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，或是每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃。（對(duì))

17．交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。

（對(duì))

18．合適的話(huà)題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題、比較高雅的話(huà)題和夸耀自己的話(huà)題。(錯(cuò))

19．社交交談中，一般忌諱談對(duì)方的個(gè)人私生活話(huà)題。(對(duì))

20．文本文件是沒(méi)有格式控制的純字符文件，在使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)軟硬件類(lèi)型的控制，兼容性好。(對(duì))

三、簡(jiǎn)答題。

21．簡(jiǎn)述辦公室的四種含義。

參考答案：

(1)廣義的：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于教室、車(chē)間、醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等。

(2)狹義的：是指某一類(lèi)職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所，如廠(chǎng)長(zhǎng)辦公室等。

(3)特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)，級(jí)別高的又稱(chēng)辦公廳，如河北省政府辦公廳。

(4)專(zhuān)指的：某種專(zhuān)門(mén)的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)，如國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室。

22．會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的前期準(zhǔn)備工作有哪些？

參考答案：

(1)確定議題和明確目標(biāo)。

(2)收集信息和分析雙方材料。

(3)確定參加人員。

(4)雙方協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)。

(5)布置座位。

四、設(shè)計(jì)題

23.辦公室的清理和清掃方法。

參考答案：

文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。

(1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。

(2)辦公用品。電腦、打印機(jī)等不用時(shí)要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話(huà)機(jī)聽(tīng)

筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時(shí)清理，歸置整齊的習(xí)慣。

(3)書(shū)架上的書(shū)籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒(méi)有灰塵。

(4)地毯。每天打掃辦公室和會(huì)客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。

(5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。

(6)抽煙工具。來(lái)訪(fǎng)者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機(jī)還能點(diǎn)燃嗎？煙火缸是否

清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當(dāng)。

(7)掛畫(huà)、擺設(shè)。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。

(8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時(shí)要特別細(xì)心，因?yàn)榭赡苡猩纤倦S

手丟棄的機(jī)密文件或底稿，需要揀出來(lái)用碎紙機(jī)打碎，不可粗心大意地一倒了之。

五、案例分析題

24.小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接待公司的一位重要客人。雙方見(jiàn)面后，小李寒喧到：“歡迎、歡迎”，嘴里說(shuō)著，卻并不主動(dòng)伸手；等客人伸手了，小李才與之相握。

接著小李一把拿過(guò)客人的行李，放入轎車(chē)后邊的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車(chē)后排座位上。

一路上，小李非常關(guān)心地詢(xún)問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽(tīng)客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿(mǎn)意，話(huà)越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……

問(wèn)題：小李的很多做法不合乎禮儀，小李應(yīng)該怎么做才是正確的？

參考答案：

(1)主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手。

(2)在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？”

(3)哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意。

(4)司機(jī)開(kāi)車(chē)，汽車(chē)的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”。

(5)客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座。

(6)客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話(huà)題。

(7)應(yīng)該與客人談一些合適的話(huà)題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。