2012年7月中央電大專科《辦公室管理》期末考試試題及答案

一、單項選擇題

1．辦公室，顧名思義，是辦公的場所。下列諸項中(A)應(yīng)不屬于辦公室范疇。

A.醫(yī)療室

B．廠長室

C．院長室

D．經(jīng)理室

2．文員在進(jìn)行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的(B)。

A.準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，貼上相應(yīng)的標(biāo)識條

B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

C．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密

3．為了能保證質(zhì)量、有效率地工作，文員應(yīng)有一定的工作指導(dǎo)思想，應(yīng)圍繞著(C)這樣一個滾動的過程。

A.計劃——實施——檢查

B．計劃——檢查——實施

C．實施——計劃——檢查

D．檢查——實施——計劃

4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進(jìn)？(A)

A．工作人員工作盡可能專門化、單一化

B．盡可能定量控制辦公室工作

C．重復(fù)性的工作盡量由機(jī)器完成D．合理設(shè)計辦公室的工作流程

5．電話是現(xiàn)代社會中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業(yè)務(wù)電話時不應(yīng)該(D)。

A．考慮打電話的時間是否合適

B．核對電話號碼，確保一次撥號就能成功通話

C．在盡量少的通話時間內(nèi)達(dá)到預(yù)期的效果

D．在工作時間同久未打電話來的朋友閑聊

6．在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習(xí)慣用(D)。

A.“頃悉”、“際此”

B．“謹(jǐn)啟”、“鈞啟”

C．“臺鑒”、“惠鑒”

D．“臺安”、“鈞安”

7．按照美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM～120CM，應(yīng)該是(A)。

A．個人區(qū)

B．社交區(qū)

C．親密區(qū)

D．公眾區(qū)

8．文員進(jìn)行會議的計劃和準(zhǔn)備時，不應(yīng)該做的是(C)。

A．什么日期、時間召開會議應(yīng)要考慮議題的緊急程度

B．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時間安排對參加者是否方便

C．會議場所的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費(fèi)多少作決定

D．文秘人員必須配合會議議程，詳細(xì)檢查各項工作

9．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該(D)。

A．和上司先充分溝通，避免在會議進(jìn)行中臨時以電話聯(lián)系的不便

B．除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C．如果是第一次前往的公司外的地點，要先了解場地情況和交通所耗費(fèi)的時間

D．只在便箋上寫好會議名稱

10．電子文件歸檔要做到真實、完整，達(dá)到檔案的功能價值。歸檔的電子應(yīng)該按“件”進(jìn)行管理，下列項目中，以“件”為單位，(A)項是不適宜的。

A．多份電子文件

B．重要法規(guī)的歷次修改稿

C．正文和附件

D．一套計算機(jī)軟件或源程序

二、判斷題

11.感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機(jī)發(fā)送。(對)

12．大辦公室一般隔成3-4平方米的個人工作室，隔板高約1.5米。(對)

13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行。(對)

14．請示與報告可以合并使用，如“關(guān)于××××問題的請示報告”。(錯)

15．受意是領(lǐng)導(dǎo)接納文員的意見和建議。(錯)

16．假如上司不準(zhǔn)備參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知廢棄，以免干擾其他事情。(錯)

17．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。(錯)

18．在西方，無論什么時候也不應(yīng)在街上去吻女性的手表示敬意(對)。

19．文員對支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。(錯)

20．電子文件歸檔的做法是，將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。(對)

三、筒答題

21．簡要說明會議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？

參考答案：

要點：

會議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認(rèn)識、指導(dǎo)工作的作用。

可以用于向上級匯報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達(dá)會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。

有兩種形式：

(1)議決性會議紀(jì)要。

(2)周知性會議紀(jì)要。

22．簡要說明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。

參考答案：

(1)整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。

(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。

(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。

(4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。

(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

（每個要點2分）

四、設(shè)計題

23．文員面對“有問題”的來訪者時，這些來訪者一般是怎樣的？應(yīng)如何應(yīng)對？

參考答案：

(1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進(jìn)行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度。可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。

(2)進(jìn)行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。

(3)情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如不行，找一個成熟的女同事來幫忙。

(4)騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護(hù)公司和上司的利益。

24.某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

參考答案：

(1)清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；

(2)征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購禮物；

(3)比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；

(4)贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下；

(5)附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。

五、案例分析題（每小題15分，共30分）

25.文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請你分析小曹這樣做對不對？錯在哪里？面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

參考答案：

(1)小曹犯了多頭請示的錯誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請示；

(2)在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；

(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；

(4)如果不能求得諒解時，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個方法遵照執(zhí)行；

(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請他對孫或張作解釋。這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。

26.請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；

(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；

(3)北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作計劃；

(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示（呈市教委）；

(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；

(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

(9)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

(10)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；

(11)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

(12)北京廣播電視大學(xué)2008年度工作總結(jié)；

參考答案：

案卷-:

(1)市教委關(guān)于2008年招生工作的通知；

(4)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于2008年招生工作的請示（呈市教委）；

(5)市教委關(guān)于北京廣播電視大學(xué)2008年招生工作的批復(fù)；

標(biāo)題：市教委、北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作的通知、請示、批復(fù)

案卷二：

(2)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作校務(wù)擴(kuò)大會議紀(jì)要；

(6)北京廣播電視大學(xué)校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

(7)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

(8)北京廣播電視大學(xué)關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會議紀(jì)要、決定、通知

案卷三：

(3)北京廣播電視大學(xué)2003年招生工作計劃；

(12)北京廣播電視大學(xué)2003年度工作總結(jié)；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)招生工作計劃、年度工作總結(jié)

案卷四

(9)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；

(10)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報告；

(11)北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；

標(biāo)題：北京廣播電視大學(xué)各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、．加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報告

（評判第23、24、25題時，應(yīng)視考生問題回答的合理性、表述的正確性與否給與分?jǐn)?shù)，不要拘泥本答案的文字表述）