第一篇：工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理及特點(diǎn)

工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理及特點(diǎn)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工程項(xiàng)目建設(shè)也愈來(lái)愈得到深入發(fā)展，如何加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案資料管理是提高工程質(zhì)量的一項(xiàng)重要的工作。檔案是設(shè)計(jì)企業(yè)檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過(guò)程，工程設(shè)計(jì)單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的共性，又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)單位的特性，是以智力勞動(dòng)為主，多學(xué)科、多專業(yè)的知識(shí)技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門(mén)。其生產(chǎn)的設(shè)計(jì)產(chǎn)品是設(shè)計(jì)人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過(guò)程看，設(shè)計(jì)產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建設(shè)計(jì)劃、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場(chǎng)施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等諸項(xiàng)工作的依據(jù)條件，同時(shí)也是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最大、價(jià)值最高、使用頻繁的資源儲(chǔ)備即工程設(shè)計(jì)檔案。工程設(shè)計(jì)檔案直接記錄了設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實(shí)地反映了設(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過(guò)程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)和掌握它的各種特點(diǎn)及其管理要求，對(duì)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要?，F(xiàn)就工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理及主要特點(diǎn)，談?wù)剛€(gè)人的體會(huì)。

一、工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1.在我國(guó)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄工程檔案系統(tǒng)，工程設(shè)計(jì)檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

2.工程設(shè)計(jì)檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

3.工程設(shè)計(jì)檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)工程檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化管理的益處

1.工程設(shè)計(jì)檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門(mén)，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位自然也就得到了提高。

2.工程設(shè)計(jì)檔案涉及面廣，貫穿于工程全過(guò)程，檔案的信息化可便于工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的情況的了解，因此做好工程設(shè)計(jì)檔案管理的信息化不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，也是為歷史負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。工程設(shè)計(jì)檔案的信息化可從工程項(xiàng)目的可行性研究論證、施工許可證、初步設(shè)計(jì)審查、土建、設(shè)備、供排水、電器的施工、設(shè)計(jì)變更單及竣工圖的編制等方面提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)。

三、工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

工程設(shè)計(jì)檔案的主要特點(diǎn)為①成套性②形成的階段性③內(nèi)容的專業(yè)性④修改、補(bǔ)充的多變性⑤經(jīng)濟(jì)效益的社會(huì)性。

①設(shè)計(jì)單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為設(shè)計(jì)工作對(duì)象，把不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員組成一個(gè)項(xiàng)目組，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計(jì)程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系不可分割的設(shè)計(jì)文件材料整體，從而決定設(shè)計(jì)檔案的成套性。一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)全部設(shè)計(jì)文件材料的總和，包括設(shè)計(jì)依據(jù)材料、中間設(shè)計(jì)成品和最終設(shè)計(jì)成品等，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁(yè)文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。②一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)準(zhǔn)備（即前期）階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段，因此，每個(gè)設(shè)計(jì)階段各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定文件材料形成的階段性。③一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)是由多種專業(yè)和設(shè)計(jì)人員按不同專業(yè)分別開(kāi)展具體設(shè)計(jì)作業(yè)，又相互配合共同完成，每一專業(yè)設(shè)計(jì)文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動(dòng)的表達(dá)和存在形式，它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語(yǔ)、符號(hào)和組成等都具有專業(yè)性的特點(diǎn)，其利用多數(shù)也是有針對(duì)性地按專業(yè)來(lái)進(jìn)行。④在施工安裝過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更，需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行必要修改和補(bǔ)充。比如設(shè)計(jì)本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯(cuò)；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應(yīng)的變化可能改變?cè)O(shè)備材料使用；施工方法的改變需要變更設(shè)計(jì)等等，這些不可遇見(jiàn)的意外情況都要求設(shè)計(jì)變更以適應(yīng)施工。有時(shí)有的圖紙需要多次修改、補(bǔ)充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應(yīng)是很嚴(yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點(diǎn)。⑤設(shè)計(jì)單位的工程設(shè)計(jì)檔案，是從事工程設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供設(shè)計(jì)圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開(kāi)發(fā)利用的設(shè)計(jì)技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考復(fù)用，對(duì)外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設(shè)計(jì)檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要向社會(huì)提供服務(wù)的。

第二篇：工程設(shè)計(jì)檔案特點(diǎn)及管理

工程設(shè)計(jì)檔案特點(diǎn)及管理

工程設(shè)計(jì)單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的共性，又有 應(yīng)用 科學(xué) 研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)單位的特性，是以智力勞動(dòng)為主，多學(xué)科、多專業(yè)的知識(shí)技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門(mén)。其生產(chǎn)的設(shè)計(jì)產(chǎn)品是設(shè)計(jì)人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過(guò)程看，設(shè)計(jì)產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品，是編制建設(shè)計(jì)劃、財(cái)政撥（貸）款、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場(chǎng)施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等諸項(xiàng)工作的依據(jù)條件，同時(shí)也是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最大、價(jià)值最高、使用頻繁的資源儲(chǔ)備即工程設(shè)計(jì)檔案。工程設(shè)計(jì)檔案直接記錄了設(shè)計(jì)人員的 科技 思想、科技 方法 和科技配套成果，真實(shí)地反映了設(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的 歷史 過(guò)程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)和掌握它的各種特點(diǎn)及其管理要求，對(duì)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要?，F(xiàn)就工程設(shè)計(jì)檔案的一些主要特點(diǎn)，談?wù)剛€(gè)人的若干體會(huì)。1.組成的成套性一個(gè) 企業(yè)（或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨(dú)立的工程，一般都是作為一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目來(lái)安排基本建設(shè)工作的，設(shè)計(jì)單位也就以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目（也可能是其中的一個(gè)單項(xiàng)工程）

作為設(shè)計(jì)工作對(duì)象，把不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員組成隊(duì)或組、按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計(jì)程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有 規(guī)律 地開(kāi)展設(shè)計(jì)工作，并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系不可分割的設(shè)計(jì)文件材料整體，從而決定設(shè)計(jì)檔案的成套性。一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)全部設(shè)計(jì)文件材料的總和，包括設(shè)計(jì)依據(jù)材料、中間設(shè)計(jì)成品和最終設(shè)計(jì)成品等，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁(yè)文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設(shè)計(jì)檔案收集、配套整理、保管和開(kāi)發(fā)利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約，并在設(shè)計(jì)管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項(xiàng)目將設(shè)計(jì)文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無(wú)缺；按工程項(xiàng)目進(jìn)行配套整理，如實(shí)地、系統(tǒng)地反映一項(xiàng)工程各個(gè)設(shè)計(jì)階段、各種設(shè)計(jì)專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的歷史過(guò)程，維護(hù)其歷史全貌；不同項(xiàng)目的圖紙文件一般不能混淆在一起，以便按項(xiàng)目完整、系統(tǒng)地保存，有利于按項(xiàng)目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。2.形成的階段性 根據(jù)設(shè)計(jì)工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過(guò)設(shè)計(jì)準(zhǔn)備（即前期）階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段，每個(gè)設(shè)計(jì)階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)，應(yīng)具備有工作條件，以及必須形成的設(shè)計(jì)文件的 內(nèi)容 及其深度、章節(jié)的組成，格式及審批權(quán)限等，也都在設(shè)計(jì)程序中有明確具體的

規(guī)定。前一階段設(shè)計(jì)工作沒(méi)有完成，或設(shè)計(jì)文件沒(méi)有經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，不得開(kāi)展下一階段的設(shè)計(jì)工作（但可做準(zhǔn)備）。前一階段設(shè)計(jì)文件經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)成為后一階段設(shè)計(jì)依據(jù)，后一階段設(shè)計(jì)文件又是前一階段的設(shè)計(jì)文件深化和 發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計(jì)文件之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)設(shè)計(jì)階段各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定文件材料形成的階段性。3.內(nèi)容的專業(yè)性 一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)是由多種專業(yè)和設(shè)計(jì)人員按不同專業(yè)分別開(kāi)展具體設(shè)計(jì)作業(yè)，又相互配合共同完成，因此，一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)文件材料其形成過(guò)程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過(guò)程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)，以相互提供的設(shè)計(jì)文件作為依據(jù)而開(kāi)展工作，其形成的設(shè)計(jì)文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設(shè)計(jì)文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動(dòng)的表達(dá)和存在形式，它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語(yǔ)、符號(hào)和組成等都具有專業(yè)性的特點(diǎn)，其利用多數(shù)也是有針對(duì)性地按專業(yè)來(lái)進(jìn)行。因此，工程設(shè)計(jì)檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)，都要考慮設(shè)計(jì)文件材料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項(xiàng)目、與工程設(shè)計(jì)之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員 學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不

斷提高管理業(yè)務(wù)水平。比如我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè) 與民用建筑三大專業(yè)工程設(shè)計(jì)，我們檔案人員就要熟悉本院各個(gè)專業(yè)的特點(diǎn)，掌握必要的專業(yè)知識(shí)，才能更好地管理本院的工程設(shè)計(jì)檔案。4.修改、補(bǔ)充的多變性 工程設(shè)計(jì)是技術(shù)上和 經(jīng)濟(jì) 上對(duì)擬建工程的全面規(guī)劃，所以設(shè)計(jì)工作形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品，是主觀范疇的東西，它不同于測(cè)繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實(shí)體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更，需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行必要修改和補(bǔ)充。比如設(shè)計(jì)本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯(cuò)；地質(zhì)等 自然 條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應(yīng)的變化可能改變?cè)O(shè)備材料使用；施工方法的改變需要變更設(shè)計(jì)等等，這些不可遇見(jiàn)的意外情況都要求設(shè)計(jì)變更以適應(yīng)施工。有時(shí)有的圖紙需要多次修改、補(bǔ)充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應(yīng)是很嚴(yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點(diǎn)。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí)，必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖，并相應(yīng)地做好施工現(xiàn)場(chǎng)和庫(kù)存藍(lán)圖的修改工作，做到底圖與藍(lán)圖一致，圖紙與施工安裝現(xiàn)場(chǎng)一致。做好設(shè)計(jì)變更材料與該工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件材料的配套整理，使工程設(shè)計(jì)檔案準(zhǔn)確、完整。檔案人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)計(jì)變更情況，避免對(duì)外提供已經(jīng)作廢了的

或已經(jīng)修改過(guò)的錯(cuò)誤圖紙，以免生產(chǎn)建設(shè)中造成失誤和損失。5.使用的通用性 設(shè)計(jì)是一項(xiàng)繼承性和創(chuàng)造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計(jì)成果的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)造，而不可能是全新的設(shè)計(jì)，這首先是設(shè)計(jì)工作性質(zhì)所決定的客觀要求，也是設(shè)計(jì)再生產(chǎn)的前提條件。再則，工程設(shè)計(jì)對(duì)象即工程建設(shè)產(chǎn)品雖然具有千差萬(wàn)別的單件性，但其中一些建筑配件、設(shè)備裝臵及其零部件或建筑單元等，往往是量大、面廣、共性多、通用性強(qiáng)，使有關(guān)這些 內(nèi)容 的圖紙文件具有廣為復(fù)用的條件，這也就決定了工程設(shè)計(jì)檔案通用性的特點(diǎn)。工程設(shè)計(jì)的圖紙文件除了用于某一特點(diǎn)的工程建設(shè)項(xiàng)目外，還用于本單位其他工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)工作中，或外單位生產(chǎn)建設(shè)做 參考 和借鑒，套用其中的一部分甚至全部圖紙文件，這樣大大避免了重復(fù)勞動(dòng)，縮短了設(shè)計(jì)周期，可加快設(shè)計(jì)速度1～2倍，為整個(gè)工程建設(shè)贏得了時(shí)間，提高了工程效益。6.數(shù)量浩大 工程建設(shè)產(chǎn)品本身具有整體性的特點(diǎn)，不僅造型龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容繁多，而且由一個(gè)個(gè)單件生產(chǎn)的項(xiàng)目銜接的固定資產(chǎn)體系。它們千差萬(wàn)別，各自有它獨(dú)特的結(jié)構(gòu)、形式和要求，并相應(yīng)形成多種多樣單獨(dú)的設(shè)計(jì)圖紙文件。因而設(shè)計(jì)單位在設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫(kù)房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在已經(jīng)采用自動(dòng)檢索及光盤(pán)技術(shù) 現(xiàn)代 管理手段，提高了貯存密度和

檢索效率。7.經(jīng)濟(jì) 效益的 社會(huì) 性 設(shè)計(jì)單位的工程設(shè)計(jì)檔案，是從事工程設(shè)計(jì)技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供設(shè)計(jì)圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開(kāi)發(fā)利用的設(shè)計(jì)技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考復(fù)用，對(duì)外可供技術(shù)轉(zhuǎn)讓和交流。為此保存工程設(shè)計(jì)檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要向社會(huì)提供服務(wù)的。明確工程設(shè)計(jì)檔案這一特點(diǎn)，我們?cè)跈n案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開(kāi)放性，面向社會(huì)，面向技術(shù)市場(chǎng)，面向設(shè)計(jì)和生產(chǎn)設(shè)計(jì)第一線，面向廣大設(shè)計(jì)人員和現(xiàn)場(chǎng)施工安裝人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程設(shè)計(jì)檔案最大限度地在社會(huì)上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。8.使用價(jià)值的時(shí)效性 工程設(shè)計(jì)檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)二次、三次、若干次的利用并發(fā)揮作用，因而說(shuō)它具有長(zhǎng)期使用價(jià)值。一般說(shuō)來(lái)，按照技術(shù)文件生命周期 理論，工程設(shè)計(jì)檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的 規(guī)律。即其利用價(jià)值和它所反映的技術(shù)水平成比例，和它保管的時(shí)間成反比。因而，工程設(shè)計(jì)檔案在近期內(nèi)的查閱復(fù)用率就比一般檔案高，時(shí)間越往后其查閱復(fù)用率就越低。這說(shuō)明工程設(shè)計(jì)檔案的使用價(jià)值不是無(wú)限期地保持不變，而是具有一定的時(shí)效性，這是它在利用方面的一個(gè)特點(diǎn)。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫(kù)房、設(shè)備的狀況，不斷“吐故納新”，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，如部分失去使用價(jià)值的

檔案剔除銷毀，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案臵于“冷庫(kù)”或適當(dāng)減少庫(kù)存份數(shù)，對(duì)本單位已經(jīng)失去利用價(jià)值的底圖移交給生產(chǎn)使用單位。從幾個(gè)方面以上可以看到，工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)是由設(shè)計(jì)單位的性質(zhì)和設(shè)計(jì)活動(dòng)的規(guī)律所決定的。認(rèn)識(shí)并掌握設(shè)計(jì)檔案的這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)管理 方法 和提高服務(wù)質(zhì)量，以便最大限度地發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案的作用。

第三篇：淺談檔案信息電子化

淺談檔案信息電子化

論文摘要：淺談檔案信息電子化論文關(guān)鍵詞：檔案 信息 電子化檔案信息電子化，就是用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)（紙質(zhì)或機(jī)讀形式的）進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息以供人們利用的過(guò)程。檔案信息電子化已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，形成這一趨勢(shì)的根本原因在于隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)得到了普及，整個(gè)社會(huì)信息化程度日益提高，在生產(chǎn)實(shí)踐中相應(yīng)生成了大量的電子檔案。盡管在電子檔案應(yīng)用的初期，人們往往是按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，一般的電子檔案都被打印成紙質(zhì)資料進(jìn)行保存，電子檔案本身還缺乏足夠的獨(dú)立性，但 2005 年 4 月1 日《電子簽名法》的正式實(shí)施以后，電子檔案的法律地位被法律明確規(guī)定下來(lái)了，檔案信息的電子化受到了空前重視，整個(gè)檔案管理模式的也相應(yīng)發(fā)生了重大變化。筆者作為一名基層檔案管理工作者，將就檔案信息電子化在檔案管理工作中的意義、當(dāng)前實(shí)施檔案信息電子化所存在的一些問(wèn)題以及如何科學(xué)推進(jìn)檔案信息電子化工作等方面談?wù)勛约旱囊恍┞?jiàn)。一國(guó)家檔案局局長(zhǎng)毛福民曾指出檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理。檔案信息電子化，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式是一種超越，企業(yè)管理畢業(yè)論文在當(dāng)前和未來(lái)的檔案管理模式中處于一個(gè)重要環(huán)節(jié)，對(duì)于切實(shí)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，提升檔案管理工作質(zhì)量有著重大意義，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)具體方面：

（一）檔案信息電子化，可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。傳統(tǒng)手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開(kāi)發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)，其對(duì)提高檔案管理工作的效率起著突出作用。（二）檔案信息電子化，可充分發(fā)揮科技優(yōu)勢(shì)，大幅降低檔案信息加工工作的成本。傳統(tǒng)手工編研信息成果出版需要較大的成本，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門(mén)撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。而檔案信息電子化，可一次較低成本投入，多次產(chǎn)出，許多檔案信息的開(kāi)發(fā)和使用可以減少經(jīng)費(fèi)不足的限制，使得檔案管理工作可以大幅降低檔案信息加工工作的成本，檔案管理工作績(jī)效獲得跨越式提升。（三）檔案信息電子化，檔案信息的利用更為便利，可大大增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)功效。檔案信息電子化，信息成果可無(wú)限的復(fù)制、拷貝，相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)模式，不僅成本低，而且傳遞的方式也有許多革命性變化，變得非?？旖荨n案信息電子化的這些優(yōu)勢(shì)，不但提高了檔案信息的利用率，也拓寬了檔案管理工作服務(wù)范圍，利于發(fā)揮檔案管理檔案部門(mén)的服務(wù)功能。

第四篇：檔案電子化管理方案

管理與查閱。

具體實(shí)施方案： 檔案電子化管理方案目的：?jiǎn)挝粌?nèi)所有紙質(zhì)文件皆有電子檔備份，實(shí)行無(wú)紙化存檔，方便

一、文檔分類管理計(jì)劃：

1.辦公文檔：上下級(jí)來(lái)文，中心發(fā)文及相關(guān)圖片資料等 具體操作：按文件具體年份分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：3月19日-3月27日

2.業(yè)務(wù)文檔：中心各部門(mén)內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)文件資料，其中主要包括企業(yè)進(jìn)駐、孵化期間、畢業(yè)等一系列資料等

具體操作：按具體企業(yè)分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：3月28日-4月10日

3.物業(yè)文檔：企業(yè)簽訂的物業(yè)合同、孵化協(xié)議、安全責(zé)任書(shū)或是與中心相關(guān)的物業(yè)管理文件等。

具體操作：按文件具體年份分類歸檔。

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月11日-4月17日

4.財(cái)務(wù)文檔：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等

具體操作：按文件涉及內(nèi)容分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月18日-4月24日

5.人事檔案：中心在編人員、保安保潔的相關(guān)人事資料 具體操作：按人員分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月25日-4月30日

二、電子文檔備份操作流程：

1連接設(shè)備儀進(jìn)行文件拍照掃描，多頁(yè)文件需合成一個(gè)PDF文檔。2文檔及時(shí)準(zhǔn)確分類存放于各個(gè)文件夾中。

3在OA建立共享系統(tǒng)，使管理員可查閱各部門(mén)文件，本部門(mén)員工有權(quán)限查閱其部門(mén)文件。需跨部門(mén)查閱文件時(shí)需經(jīng)管理員授權(quán)。（該項(xiàng)技術(shù)需求待驗(yàn)證）

第五篇：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理是 工商行政管理工作的基礎(chǔ)保障和迫切需要 張家口市橋東區(qū)工商局辦公室 趙 欣 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，建立高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。工商行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)企業(yè)注冊(cè)登記及市場(chǎng)監(jiān)管工作，保存著積累多年、數(shù)量巨大的企業(yè)開(kāi)業(yè)、變更、注銷、年檢檔案資料及行政處罰案卷，同時(shí)，綜合文書(shū)檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。在日常的企業(yè)注冊(cè)登記、企業(yè)監(jiān)督管理、違章違法案件查處等工作中，經(jīng)常需要查閱企業(yè)的原始檔案資料。同時(shí)，公檢法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等單位以及社會(huì)各界也經(jīng)常到工商部門(mén)查閱企業(yè)檔案的原始資料。為了實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案電子化管理。

一、檔案資料電子化管理的概念及意義。檔案電子化管理就是通過(guò)電腦將檔案的每頁(yè)資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在以下幾方面的問(wèn)題：

1、一份文書(shū)檔案、企業(yè)檔案、案件檔案的查詢，首先檔案管理人員要查閱紙制目錄，不斷翻看確定檔案所在的卷柜，而后調(diào)出，接著又要經(jīng)過(guò)查詢?nèi)藛T的反復(fù)翻看，對(duì)于不斷增加的企業(yè)檔案和每天大量的查詢?nèi)藬?shù)來(lái)說(shuō)，人工管理檔案是一種浪費(fèi)人力和不安全的解決方法。

2、工商管理部門(mén)面對(duì)的來(lái)自公安、檢查院、法院等單位的查詢用戶，檔案檢索調(diào)檔，手續(xù)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。對(duì)于工商局來(lái)說(shuō)，它所面對(duì)的查詢用戶主要是來(lái)自公安、檢查、法院的辦公人員以及律師，常此以來(lái)的查詢方法不僅手續(xù)煩瑣，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這些都是查詢?nèi)藛T所深深感受到的。在解決了檔案數(shù)字化以后，可將處理過(guò)的信息檔案掛接到網(wǎng)上，通過(guò)授權(quán)用戶權(quán)限的方式，將信息共享，這樣會(huì)使雙方的煩瑣都大大的減少。

3、檔案的原件經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復(fù)的查詢、翻看和復(fù)印，面對(duì)每天的大量的查詢?nèi)藬?shù)，難以永久完整的保存原件。工商企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的建立，具有以下幾方面意義

1、實(shí)行文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案多門(mén)類、多載體的集中統(tǒng)一管理。

2、應(yīng)用于工商行政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，能夠快速查閱到各種檔案資料，大大提高了工作效率。

3、完全保留檔案的原貌，提高檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度。

4、大大減輕檔案工作人員的工作量，提高檔案的日常管理效率。

5、查閱檔案時(shí)不使用原件，加強(qiáng)了對(duì)檔案的日常管理。

6、通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的異地查詢，消除了因地域而帶來(lái)的通信障礙。

7、對(duì)社會(huì)的有償服務(wù)也取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，幾年內(nèi)即可收回投資。

二、實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化管理的軟、硬件的配備。

1、實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理必須夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立起綜合檔案室?guī)旆?、閱覽室，設(shè)立專業(yè)的管理人員，并協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門(mén)的歸檔、使用。

2、購(gòu)買(mǎi)密集架，配置專用于檔案管理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的電腦。以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、觸摸屏等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。并配備空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)記錄儀、滅火器材等必要設(shè)施。

3、開(kāi)發(fā)適合本單位實(shí)際的文書(shū)檔案管理軟件。

4、購(gòu)買(mǎi)工商業(yè)務(wù)檔案電子化系統(tǒng)。

三、實(shí)行檔案集中管理的意義。目前在工作中，各部門(mén)分別管理檔案，遇到了很多問(wèn)題。經(jīng)常發(fā)生因管理?xiàng)l件受限、管理不善、無(wú)專業(yè)管理人員而導(dǎo)致檔案丟失、裝訂不規(guī)范屢次大規(guī)模重新整理等諸多事件。將文書(shū)檔案、企業(yè)檔案、案件業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案集中統(tǒng)一管理。由各部門(mén)移交至局檔案室進(jìn)行統(tǒng)一存放，分類使用，既解決了方便快捷查詢問(wèn)題，減輕人員負(fù)擔(dān)的問(wèn)題；又實(shí)現(xiàn)了所有檔案的統(tǒng)一歸檔、安全存放和專業(yè)規(guī)范管理。

四、檔案電子化管理需要注意的問(wèn)題。

（一）注重資料的平時(shí)收集。資料的平時(shí)收集管理是檔案齊全性、準(zhǔn)確性、原始性的根本保證。

1、明確綜合檔案室、業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的工作職責(zé)。建立文書(shū)、資料的歸檔制度，檔案管理人員的歸檔職責(zé)，使平時(shí)的收集工作落實(shí)到人，多渠道地把應(yīng)該歸檔的檔案全部收集起來(lái)，調(diào)整、補(bǔ)充現(xiàn)有檔案信息。

2、是各部門(mén)在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行整理、立卷，并定期向綜合檔案室移交，保證各類檔案信息能及時(shí)更新，充分反映其現(xiàn)實(shí)情況。

3、明確歸檔的質(zhì)量要求。歸檔要求是保證歸檔質(zhì)量的重要措施和關(guān)鍵。收集文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案歸檔案卷的質(zhì)量要求是：歸檔的文件應(yīng)齊全完整；遵循材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持

材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以及平常注重歸檔資料的行文規(guī)范，保證入室檔案的質(zhì)量。

4、及時(shí)對(duì)采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動(dòng)化的電子掃描等方法，進(jìn)行輸入、校對(duì)、管理。對(duì)能形成檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

（二）多級(jí)權(quán)限劃分。要對(duì)每一檔案都設(shè)定權(quán)限。從對(duì)檔案的操作角度設(shè)定無(wú)權(quán)限、查看權(quán)、修改權(quán)，從瀏覽權(quán)限按原件內(nèi)容的不同，設(shè)定查詢?nèi)藛T是否可以查看、打印某些原件。系統(tǒng)要有高度嚴(yán)格的安全性及保密性。并要滿足工商企業(yè)管理部門(mén)對(duì)外查詢服務(wù)需要，提供通過(guò)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)對(duì)工商檔案條目信息的查詢，甚至包括對(duì)原件的查閱，同時(shí)，針對(duì)查詢的具體要求，還要限制檔案頁(yè)僅被查看，而不能打印或存盤(pán)。

（三）明確綜合檔案室與業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的業(yè)務(wù)流程。制定嚴(yán)格的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和移交程序，凡不按標(biāo)準(zhǔn)整理或規(guī)定程序進(jìn)行移交檔案的，綜合檔案室拒絕接受移交，并要求相關(guān)業(yè)務(wù)股室按標(biāo)準(zhǔn)重新整理或規(guī)定程序移交檔案。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。加強(qiáng)檔案建設(shè)，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案的完整、專業(yè)、現(xiàn)代化的管理，可謂功在當(dāng)代，利在千秋。