第一篇：淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

加拿大著名檔案學家特里·庫克提出：“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應答電子時代的挑戰(zhàn)，由保管時代向后保管時代過渡的要求”。作為一種專業(yè)性極強的專門檔案，法院訴訟檔案在“后保管時代”的大背景下，其管理模式的選擇既要適應社會對檔案管理的需求，又要兼顧自身的專業(yè)性特點，在由實體管理向知識管理過渡過程中，訴訟檔案的電子化管理無疑是“重頭戲”。本文試圖對后保管時代法院訴訟檔案電子化管理作粗淺探析。

一、法院訴訟檔案電子化管理現(xiàn)狀

在信息時代的大背景下，全國各地法院都加快了信息化建設進程，許多法院紛紛與高校、軟件開發(fā)商等合作，開發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》（以下簡稱《法綜系統(tǒng)》）等為代表的信息管理系統(tǒng)，“法綜系統(tǒng)”通常集OA，審判管理，綜合管理為一體，使法院能夠進行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計劃與控制，并進行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進司法公正提供了有力保障。“法綜系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是，從全國范圍來看，由于沒有統(tǒng)一設計開發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進程差異較大，很多法院尤其是基層法院還未實現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時間，又不利于檔案實體的保護。因此，今后一段時期內(nèi)，訴訟檔案全文數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內(nèi)容。

二、法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題及對策

（一）電子訴訟檔案管理標準問題

訴訟檔案電子化管理的基礎是標準化，由于各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，在設計檔案管理項目軟件時，也沒有遵循統(tǒng)一的指導思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，如數(shù)據(jù)著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等，都必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設備標準、參數(shù)標準、接口標準。制定一套專門的電子訴訟檔案管理標準迫在眉睫。建議由最高法院牽頭，在廣泛調(diào)研的基礎上，制定出一套符合法院電子訴訟檔案的管理標準。

（二）電子訴訟檔案的長期保存問題

計算機技術(shù)日新月異，軟硬件升級換代加快，如何確保讀取以前形成的電子文件，是解決電子訴訟檔案長期保存問題的關鍵。由于法院訴訟檔案產(chǎn)生方式和來源的特殊性，絕大部分訴訟檔案如當事人提交的各種證據(jù)材料，公安、檢察機關形成的偵查、鑒定材料等，是以紙質(zhì)、照片等形態(tài)存在，因此必須通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)化為以圖像形式存在的電子訴訟檔案。確保掃描圖像的長期可讀性是一個必須解決的重要問題。國家檔案局2001年6月5日發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》第十四條，推薦JPEG和TIFF作為檔案數(shù)據(jù)文件的通用文件格式。但是，JPEG的壓縮功能為有損壓縮，每打開、編輯和再保存一次，圖像就被重復壓縮一次，數(shù)據(jù)也會被重復損害一次，最終將導致數(shù)據(jù)被損壞而無法運行使用。TIFF的壓縮功能為無損傷壓縮，但它的圖像格式占用存儲空間大，極易導致設備和資金投入的惡性上升，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的的傳遞速度越來越慢，給檔案數(shù)據(jù)保存和利用帶來挑戰(zhàn)。近年來，檔案學者和檔案工作者紛紛對檔案數(shù)字化圖像格式的選擇作了分析探討，如閻朝科認為，MDI是一種優(yōu)于JPEG和TIFF格式的一種圖像格式，它是Office 2003工具軟件中掃描管理軟件“Microsoft Office Document Image”所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式，它“將JPEG體積小和TIFF高質(zhì)量保真、圖片頁面不能被人破壞和更改的優(yōu)點集于一身”①。并認為可以將MDI的應用程序打造為檔案界的專用和通用瀏覽器。筆者認為，訴訟檔案電子化格式選擇上，至少應滿足以下幾方面：被多種操作系統(tǒng)和應用軟件支持；支持多種存儲技術(shù)，或與存儲技術(shù)無關；當用戶不能使用指定產(chǎn)品軟件時，可使用已有的插件讀?。皇褂门c設備無關的顏色規(guī)范實現(xiàn)準確打印和再現(xiàn)，不必考慮軟硬件平臺；支持無損壓縮；維持固定的文件頁面、章節(jié)、段落的邏輯組織結(jié)構(gòu)，不因軟硬件平臺和閱讀器變化而變化。

（三）網(wǎng)絡安全問題

隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，訴訟檔案信息的網(wǎng)絡化管理及其安全性、可靠性沒有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡安全技術(shù)和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預估的損失。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其它工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時，應做到：不將裝有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計算機接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡；不交叉使用優(yōu)盤等移動存儲介質(zhì)；不在計算機上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件；計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題需維修時，應在單位內(nèi)部進行維修，現(xiàn)場有專門人員監(jiān)督；不使用具有無線互聯(lián)功能的計算機。

三、訴訟檔案電子化管理的發(fā)展趨勢

訴訟檔案電子化管理，將大大降低非電子化材料的使用頻率，保護實體檔案材料的安全，提高訴訟檔案利用效率。隨著社會信息化的持續(xù)發(fā)展和法院信息化建設的不斷深入，法院檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，訴訟檔案電子化管理必然向更縱深的層次發(fā)展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發(fā)生明顯的變化，法院檔案部門的角色也從原來的較封閉的保管者向較開放的知識、信息的提供者過渡。筆者認為，法院訴訟檔案電子化管理將有以下幾方面發(fā)展趨勢。一是各級法院通過利用先進的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；二是由最高院牽頭，通過統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標準，最終實現(xiàn)全國四級法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，使全國法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進行網(wǎng)絡調(diào)閱；三是訴訟當事人及其代理人通過各級法院的對外門戶網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關內(nèi)容；四是與公安、檢察部門的檔案管理系統(tǒng)對接，在設定查詢權(quán)限的前提下，實現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。

第二篇：淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

來源：中國論文下載中心作者：金萍編輯：studa121

1論文摘要 法院訴訟檔案電子化管理是法院信息化建設和司法改革的必然要求，本文結(jié)合訴訟檔案自身特點，試對訴訟檔案電子化管理的現(xiàn)狀、存在問題、發(fā)展趨勢作粗淺探析，以期探索適合電子訴訟檔案的管理模式。

論文關鍵詞 法院 訴訟檔案 電子化管理

加拿大著名檔案學家特里·庫克提出：“檔案工作者由實體保管員向知識提供者的過渡，正是檔案界為應答電子時代的挑戰(zhàn)，由保管時代向后保管時代過渡的要求”。作為一種專業(yè)性極強的專門檔案，法院訴訟檔案在“后保管時代”的大背景下，其管理模式的選擇既要適應社會對檔案管理的需求，又要兼顧自身的專業(yè)性特點，在由實體管理向知識管理過渡過程中，訴訟檔案的電子化管理無疑是“重頭戲”。本文試圖對后保管時代法院訴訟檔案電子化管理作粗淺探析。

一、法院訴訟檔案電子化管理現(xiàn)狀

在信息時代的大背景下，全國各地法院都加快了信息化建設進程，許多法院紛紛與高校、軟件開發(fā)商等合作，開發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》（以下簡稱《法綜系統(tǒng)》）等為代表的信息管理系統(tǒng)，“法綜系統(tǒng)”通常集OA，審判管理，綜合管理為一體，使法院能夠進行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計劃與控制，并進行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進司法公正提供了有力保障?！胺ňC系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是，從全國范圍來看，由于沒有統(tǒng)一設計開發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進程差異較大，很多法院尤其是基層法院還未實現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時間，又不利于檔案實體的保護。因此，今后一段時期內(nèi)，訴訟檔案全文數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內(nèi)容。

二、法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題及對策

（一）電子訴訟檔案管理標準問題

訴訟檔案電子化管理的基礎是標準化，由于各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，在設計檔案管理項目軟件時，也沒有遵循統(tǒng)一的指導思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標準并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，如數(shù)據(jù)著錄、設備兼容、應用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等，都必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設備標準、參數(shù)標準、接口標準。制定一套專門的電子訴訟檔案管理標準迫在眉睫。建議由

最高法院牽頭，在廣泛調(diào)研的基礎上，制定出一套符合法院電子訴訟檔案的管理標準。

（二）電子訴訟檔案的長期保存問題

計算機技術(shù)日新月異，軟硬件升級換代加快，如何確保讀取以前形成的電子文件，是解決電子訴訟檔案長期保存問題的關鍵。由于法院訴訟檔案產(chǎn)生方式和來源的特殊性，絕大部分訴訟檔案如當事人提交的各種證據(jù)材料，公安、檢察機關形成的偵查、鑒定材料等，是以紙質(zhì)、照片等形態(tài)存在，因此必須通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)化為以圖像形式存在的電子訴訟檔案。確保掃描圖像的長期可讀性是一個必須解決的重要問題。國家檔案局2001年6月5日發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》第十四條，推薦JPEG和TIFF作為檔案數(shù)據(jù)文件的通用文件格式。但是，JPEG的壓縮功能為有損壓縮，每打開、編輯和再保存一次，圖像就被重復壓縮一次，數(shù)據(jù)也會被重復損害一次，最終將導致數(shù)據(jù)被損壞而無法運行使用。TIFF的壓縮功能為無損傷壓縮，但它的圖像格式占用存儲空間大，極易導致設備和資金投入的惡性上升，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的的傳遞速度越來越慢，給檔案數(shù)據(jù)保存和利用帶來挑戰(zhàn)。近年來，檔案學者和檔案工作者紛紛對檔案數(shù)字化圖像格式的選擇作了分析探討，如閻朝科認為，MDI是一種優(yōu)于JPEG和TIFF格式的一種圖像格式，它是Office 2003工具軟件中掃描管理軟件“Microsoft Office Document Image”所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式，它“將JPEG體積小和TIFF高質(zhì)量保真、圖片頁面不能被人破壞和更改的優(yōu)點集于一身”①。并認為可以將MDI的應用程序打造為檔案界的專用和通用瀏覽器。筆者認為，訴訟檔案電子化格式選擇上，至少應滿足以下幾方面：被多種操作系統(tǒng)和應用軟件支持；支持多種存儲技術(shù)，或與存儲技術(shù)無關；當用戶不能使用指定產(chǎn)品軟件時，可使用已有的插件讀?。皇褂门c設備無關的顏色規(guī)范實現(xiàn)準確打印和再現(xiàn)，不必考慮軟硬件平臺；支持無損壓縮；維持固定的文件頁面、章節(jié)、段落的邏輯組織結(jié)構(gòu)，不因軟硬件平臺和閱讀器變化而變化。

（三）網(wǎng)絡安全問題

隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，訴訟檔案信息的網(wǎng)絡化管理及其安全性、可靠性沒有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡安全技術(shù)和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預估的損失。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其它工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時，應做到：不將裝有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計算機接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡；不交叉使用優(yōu)盤等移動存儲介質(zhì)；不在計算機上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件；計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題需維修時，應在單位內(nèi)部進行維修，現(xiàn)場有專門人員監(jiān)督；不使用具有無線互聯(lián)功能的計算機。

三、訴訟檔案電子化管理的發(fā)展趨勢

訴訟檔案電子化管理，將大大降低非電子化材料的使用頻率，保護實體檔案材料的安全，提高訴訟檔案利用效率。隨著社會信息化的持續(xù)發(fā)展和法院信息化建設的不斷深入，法院檔案工作的載體對象發(fā)生了變化，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，訴訟檔案電子化管理必然向更縱深的層次發(fā)展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發(fā)生明顯的變化，法院檔案部門的角色也從原來的較封閉的保管者向較開放的知識、信息的提供者過渡。筆者認為，法院訴訟檔案電子化管理將有以下幾方面發(fā)展趨勢。一是各級法院通過利用先進的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單

位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；二是由最高院牽頭，通過統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標準，最終實現(xiàn)全國四級法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，使全國法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進行網(wǎng)絡調(diào)閱；三是訴訟當事人及其代理人通過各級法院的對外門戶網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關內(nèi)容；四是與公安、檢察部門的檔案管理系統(tǒng)對接，在設定查詢權(quán)限的前提下，實現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。

【參考文獻】

[1] 余泳澤：我國節(jié)能減排潛力、治理效率與實施路徑研究[J].中國工業(yè)經(jīng)濟http:///，2011（5）.[2] 布朗GZ著，常志剛、劉毅軍、朱宏濤譯：太陽輻射·風·自然光——建筑設計策略[M].中國建筑工業(yè)出版社，http://2008.[3] 吳聰慧：生態(tài)辦公建筑設計的技術(shù)理念之初探[J]http://.長春工程學院學報（自然科學版），2009，10（1）.[4] JGJ134-2010，夏熱冬冷地區(qū)居住建筑節(jié)能設計標準[S].2010.轉(zhuǎn)

第三篇：檔案電子化管理方案

管理與查閱。

具體實施方案： 檔案電子化管理方案目的：單位內(nèi)所有紙質(zhì)文件皆有電子檔備份，實行無紙化存檔，方便

一、文檔分類管理計劃：

1.辦公文檔：上下級來文，中心發(fā)文及相關圖片資料等 具體操作：按文件具體年份分類歸檔

預計進度：3月19日-3月27日

2.業(yè)務文檔：中心各部門內(nèi)相關業(yè)務文件資料，其中主要包括企業(yè)進駐、孵化期間、畢業(yè)等一系列資料等

具體操作：按具體企業(yè)分類歸檔

預計進度：3月28日-4月10日

3.物業(yè)文檔：企業(yè)簽訂的物業(yè)合同、孵化協(xié)議、安全責任書或是與中心相關的物業(yè)管理文件等。

具體操作：按文件具體年份分類歸檔。

預計進度：4月11日-4月17日

4.財務文檔：財務報表、審計報告等

具體操作：按文件涉及內(nèi)容分類歸檔

預計進度：4月18日-4月24日

5.人事檔案：中心在編人員、保安保潔的相關人事資料 具體操作：按人員分類歸檔

預計進度：4月25日-4月30日

二、電子文檔備份操作流程：

1連接設備儀進行文件拍照掃描，多頁文件需合成一個PDF文檔。2文檔及時準確分類存放于各個文件夾中。

3在OA建立共享系統(tǒng)，使管理員可查閱各部門文件，本部門員工有權(quán)限查閱其部門文件。需跨部門查閱文件時需經(jīng)管理員授權(quán)。（該項技術(shù)需求待驗證）

第四篇：實現(xiàn)檔案的電子化管理

實現(xiàn)檔案的電子化管理

實現(xiàn)檔案的電子化管理是 工商行政管理工作的基礎保障和迫切需要 張家口市橋東區(qū)工商局辦公室 趙 欣 隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，建立高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。工商行政管理部門負責企業(yè)注冊登記及市場監(jiān)管工作，保存著積累多年、數(shù)量巨大的企業(yè)開業(yè)、變更、注銷、年檢檔案資料及行政處罰案卷，同時，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。在日常的企業(yè)注冊登記、企業(yè)監(jiān)督管理、違章違法案件查處等工作中，經(jīng)常需要查閱企業(yè)的原始檔案資料。同時，公檢法機關、律師事務所等單位以及社會各界也經(jīng)常到工商部門查閱企業(yè)檔案的原始資料。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案電子化管理。

一、檔案資料電子化管理的概念及意義。檔案電子化管理就是通過電腦將檔案的每頁資料掃描成圖像文件進行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計算機查閱轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在以下幾方面的問題：

1、一份文書檔案、企業(yè)檔案、案件檔案的查詢，首先檔案管理人員要查閱紙制目錄，不斷翻看確定檔案所在的卷柜，而后調(diào)出，接著又要經(jīng)過查詢?nèi)藛T的反復翻看，對于不斷增加的企業(yè)檔案和每天大量的查詢?nèi)藬?shù)來說，人工管理檔案是一種浪費人力和不安全的解決方法。

2、工商管理部門面對的來自公安、檢查院、法院等單位的查詢用戶，檔案檢索調(diào)檔，手續(xù)煩瑣且費時費力。對于工商局來說，它所面對的查詢用戶主要是來自公安、檢查、法院的辦公人員以及律師，常此以來的查詢方法不僅手續(xù)煩瑣，而且費時費力，這些都是查詢?nèi)藛T所深深感受到的。在解決了檔案數(shù)字化以后，可將處理過的信息檔案掛接到網(wǎng)上，通過授權(quán)用戶權(quán)限的方式，將信息共享，這樣會使雙方的煩瑣都大大的減少。

3、檔案的原件經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復的查詢、翻看和復印，面對每天的大量的查詢?nèi)藬?shù)，難以永久完整的保存原件。工商企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的建立，具有以下幾方面意義

1、實行文書檔案、業(yè)務檔案、會計檔案、基建檔案多門類、多載體的集中統(tǒng)一管理。

2、應用于工商行政管理的各項業(yè)務中，能夠快速查閱到各種檔案資料，大大提高了工作效率。

3、完全保留檔案的原貌，提高檔案查閱的準確性和可信度。

4、大大減輕檔案工作人員的工作量，提高檔案的日常管理效率。

5、查閱檔案時不使用原件，加強了對檔案的日常管理。

6、通過網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案的異地查詢，消除了因地域而帶來的通信障礙。

7、對社會的有償服務也取得了良好的經(jīng)濟效益，幾年內(nèi)即可收回投資。

二、實現(xiàn)檔案資料電子化管理的軟、硬件的配備。

1、實現(xiàn)檔案資料的電子化管理必須夯實基礎設施建設。建立起綜合檔案室?guī)旆?、閱覽室，設立專業(yè)的管理人員，并協(xié)調(diào)各業(yè)務部門的歸檔、使用。

2、購買密集架，配置專用于檔案管理和數(shù)據(jù)存儲的電腦。以及復印機、掃描儀、觸摸屏等現(xiàn)代化辦公設備。并配備空調(diào)、去濕機、溫濕度自動記錄儀、滅火器材等必要設施。

3、開發(fā)適合本單位實際的文書檔案管理軟件。

4、購買工商業(yè)務檔案電子化系統(tǒng)。

三、實行檔案集中管理的意義。目前在工作中，各部門分別管理檔案，遇到了很多問題。經(jīng)常發(fā)生因管理條件受限、管理不善、無專業(yè)管理人員而導致檔案丟失、裝訂不規(guī)范屢次大規(guī)模重新整理等諸多事件。將文書檔案、企業(yè)檔案、案件業(yè)務檔案、會計檔案、基建檔案集中統(tǒng)一管理。由各部門移交至局檔案室進行統(tǒng)一存放，分類使用，既解決了方便快捷查詢問題，減輕人員負擔的問題；又實現(xiàn)了所有檔案的統(tǒng)一歸檔、安全存放和專業(yè)規(guī)范管理。

四、檔案電子化管理需要注意的問題。

（一）注重資料的平時收集。資料的平時收集管理是檔案齊全性、準確性、原始性的根本保證。

1、明確綜合檔案室、業(yè)務科室和工商分局相關人員的工作職責。建立文書、資料的歸檔制度，檔案管理人員的歸檔職責，使平時的收集工作落實到人，多渠道地把應該歸檔的檔案全部收集起來，調(diào)整、補充現(xiàn)有檔案信息。

2、是各部門在規(guī)定時間進行整理、立卷，并定期向綜合檔案室移交，保證各類檔案信息能及時更新，充分反映其現(xiàn)實情況。

3、明確歸檔的質(zhì)量要求。歸檔要求是保證歸檔質(zhì)量的重要措施和關鍵。收集文書檔案、業(yè)務檔案歸檔案卷的質(zhì)量要求是：歸檔的文件應齊全完整；遵循材料的形成規(guī)律和特點，保持

材料之間的有機聯(lián)系，以及平常注重歸檔資料的行文規(guī)范，保證入室檔案的質(zhì)量。

4、及時對采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動化的電子掃描等方法，進行輸入、校對、管理。對能形成檔案的資料進行嚴格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準確性和權(quán)威性。

（二）多級權(quán)限劃分。要對每一檔案都設定權(quán)限。從對檔案的操作角度設定無權(quán)限、查看權(quán)、修改權(quán)，從瀏覽權(quán)限按原件內(nèi)容的不同，設定查詢?nèi)藛T是否可以查看、打印某些原件。系統(tǒng)要有高度嚴格的安全性及保密性。并要滿足工商企業(yè)管理部門對外查詢服務需要，提供通過局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)對工商檔案條目信息的查詢，甚至包括對原件的查閱，同時，針對查詢的具體要求，還要限制檔案頁僅被查看，而不能打印或存盤。

（三）明確綜合檔案室與業(yè)務科室和工商分局相關人員的業(yè)務流程。制定嚴格的檔案整理標準和移交程序，凡不按標準整理或規(guī)定程序進行移交檔案的，綜合檔案室拒絕接受移交，并要求相關業(yè)務股室按標準重新整理或規(guī)定程序移交檔案。檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。加強檔案建設，提升檔案管理水平，實現(xiàn)檔案的完整、專業(yè)、現(xiàn)代化的管理，可謂功在當代，利在千秋。

第五篇：檔案電子化管理考察報告

檔案電子化管理考察報告

為了進一步做好我單位的檔案電子化管理工作，2011年12月10日至13日，由檔案科、文印中心、信息管理部組成的考察組赴北京XX公司就檔案電子化管理、文印工作進行了考察學習。并與對方的檔案人員和文印人員進行了深入交流?，F(xiàn)將有關情況匯報如下。

一、考察目的1、檔案管理主要包含的范圍；

2、檔案密級的確定程序；

3、檔案查詢權(quán)限的確定與管理；

4、設計文件電子檔案的利用問題；

5、檔案管理級別的提升需要做的工作。

二、對方的組織形式 根據(jù)工作需要，XX公司成立了文印中心和文控部。

文印中心職能和我單位差不多，主要職能除了完成常規(guī)的文印工作外，還為項目組提供圖紙掃描服務，裝備水平應該說是一流的。五十萬甚至上百萬元的設備好多臺。

文控部人員由原圖檔部門的檔案管理人員與項目部的項目文控秘書人員組成，文控部對文控秘書、檔案人員實施統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理。文控部的成立為實現(xiàn)文檔一體化的目標提供了組織和人員上的保證，為目標的實現(xiàn)搭建了一個強有力的平臺。從而使檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入到項目的文件過程控制中去，檔案人員對文控人員進行文件 1

圖紙驗收、收集、分類、組卷、編號、整理等專業(yè)化的系統(tǒng)培訓，達到項目結(jié)束后文控人員直接歸檔入庫上架，從而實現(xiàn)了項目文件控制與檔案管理的一體化。

三、對方的檔案管理情況

1、文書檔案和我們基本差不多，只是只保存紙質(zhì)文件。原因是文書檔案不對外，進館查閱的人很有限。

2、工程文件：說明書、計算書、底圖等保存紙質(zhì)文件和電子掃描文檔，籃圖不保存。

3、工程檔案的掃描問題：

工程檔案的掃描工作根據(jù)項目進展情況而定，一般是每隔兩年左右進行一次，工作形式是外包，由外面的服務機構(gòu)派人員攜帶設備上門服務。這樣安排，還有一個重要原因是考慮了項目完成后還有變更的問題。

4、工程檔案的收集問題：

工程檔案的收集工作由項目文控秘書負責，項目結(jié)束后根據(jù)檔案要求整理完善后，交檔案人員編目上架。這樣安排的原因是：檔案人員不可能完全了解項目具體包含哪些內(nèi)容，只有項目文控秘書才有可能做的更完善。

5、檔案的收集范圍及密級確定

檔案的收集范圍是按集團公司的統(tǒng)一規(guī)定進行的，總的來說和我單位差別不大，包括：文字、圖紙、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。

檔案密級的確定由公司總工辦的一名領導負責，密級確定后通知檔案管理人員照章管理。涉密的檔案不上管理系統(tǒng)，也就是說在局域網(wǎng)上不能

查閱。

6、查詢權(quán)限及電子檔案的再利用問題

除密級檔案外，其它檔案對全公司人員開放、只要登錄查詢系統(tǒng)均可查閱，但不能打印和下載。需要下載或打印時，需通過審批后，由計算中心授權(quán)。

檔案庫房只保管掃描的電子文檔，設計的CAD圖沒有簽名不算檔案，由專業(yè)室和項目組保管。

7、檔案管理級別

XX公司的檔案在計劃經(jīng)濟時期就已經(jīng)升為國家級了，目前沒這方面的問題。但他們的看法是：一是裝備，二是管理，這些上去了，升級是水到渠成的事。

四、對我單位檔案管理工作的建議

1、學習XX公司的模式，檔案的收集從項目開始。建議項目組成立后指定文控秘書負責項目的文件處理和檔案收集工作，項目完成后及時將文檔移交檔案科直接歸檔入庫上架，實行項目文件控制與檔案管理的一體化管理。

2、加快掃描步伐形成電子檔案庫，為設計、科研人員直接通過局域網(wǎng)進行查閱創(chuàng)造條件。根據(jù)庫存檔案實際情況，由檔案科擬訂掃描方案，由文印中心安排人力加大掃描力度盡快完成。

3、日常的檔案掃描工作與文印工作結(jié)合起來，不論是圖紙還是文字材料，在出文印中心之前直接形成電子文檔，整理完畢后直接通過內(nèi)部網(wǎng)絡

移交檔案科，提高工作效率，簡化交接手續(xù)。

4、加強檔案人員及項目文控人員的專業(yè)化培訓工作，提高檔案管理水平，為我單位檔案管理級別的晉升創(chuàng)造條件。

檔案電子化管理考察小組

二〇一一年十二月十五日