第一篇：檔案電子化管理考察報(bào)告

檔案電子化管理考察報(bào)告

為了進(jìn)一步做好我單位的檔案電子化管理工作，2011年12月10日至13日，由檔案科、文印中心、信息管理部組成的考察組赴北京XX公司就檔案電子化管理、文印工作進(jìn)行了考察學(xué)習(xí)。并與對(duì)方的檔案人員和文印人員進(jìn)行了深入交流?，F(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下。

一、考察目的1、檔案管理主要包含的范圍；

2、檔案密級(jí)的確定程序；

3、檔案查詢權(quán)限的確定與管理；

4、設(shè)計(jì)文件電子檔案的利用問題；

5、檔案管理級(jí)別的提升需要做的工作。

二、對(duì)方的組織形式 根據(jù)工作需要，XX公司成立了文印中心和文控部。

文印中心職能和我單位差不多，主要職能除了完成常規(guī)的文印工作外，還為項(xiàng)目組提供圖紙掃描服務(wù)，裝備水平應(yīng)該說是一流的。五十萬甚至上百萬元的設(shè)備好多臺(tái)。

文控部人員由原圖檔部門的檔案管理人員與項(xiàng)目部的項(xiàng)目文控秘書人員組成，文控部對(duì)文控秘書、檔案人員實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。文控部的成立為實(shí)現(xiàn)文檔一體化的目標(biāo)提供了組織和人員上的保證，為目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)搭建了一個(gè)強(qiáng)有力的平臺(tái)。從而使檔案管理工作前移，將檔案管理的方法、理念融入到項(xiàng)目的文件過程控制中去，檔案人員對(duì)文控人員進(jìn)行文件 1

圖紙驗(yàn)收、收集、分類、組卷、編號(hào)、整理等專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)，達(dá)到項(xiàng)目結(jié)束后文控人員直接歸檔入庫上架，從而實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目文件控制與檔案管理的一體化。

三、對(duì)方的檔案管理情況

1、文書檔案和我們基本差不多，只是只保存紙質(zhì)文件。原因是文書檔案不對(duì)外，進(jìn)館查閱的人很有限。

2、工程文件：說明書、計(jì)算書、底圖等保存紙質(zhì)文件和電子掃描文檔，籃圖不保存。

3、工程檔案的掃描問題：

工程檔案的掃描工作根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況而定，一般是每隔兩年左右進(jìn)行一次，工作形式是外包，由外面的服務(wù)機(jī)構(gòu)派人員攜帶設(shè)備上門服務(wù)。這樣安排，還有一個(gè)重要原因是考慮了項(xiàng)目完成后還有變更的問題。

4、工程檔案的收集問題：

工程檔案的收集工作由項(xiàng)目文控秘書負(fù)責(zé)，項(xiàng)目結(jié)束后根據(jù)檔案要求整理完善后，交檔案人員編目上架。這樣安排的原因是：檔案人員不可能完全了解項(xiàng)目具體包含哪些內(nèi)容，只有項(xiàng)目文控秘書才有可能做的更完善。

5、檔案的收集范圍及密級(jí)確定

檔案的收集范圍是按集團(tuán)公司的統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，總的來說和我單位差別不大，包括：文字、圖紙、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。

檔案密級(jí)的確定由公司總工辦的一名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，密級(jí)確定后通知檔案管理人員照章管理。涉密的檔案不上管理系統(tǒng)，也就是說在局域網(wǎng)上不能

查閱。

6、查詢權(quán)限及電子檔案的再利用問題

除密級(jí)檔案外，其它檔案對(duì)全公司人員開放、只要登錄查詢系統(tǒng)均可查閱，但不能打印和下載。需要下載或打印時(shí)，需通過審批后，由計(jì)算中心授權(quán)。

檔案庫房只保管掃描的電子文檔，設(shè)計(jì)的CAD圖沒有簽名不算檔案，由專業(yè)室和項(xiàng)目組保管。

7、檔案管理級(jí)別

XX公司的檔案在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期就已經(jīng)升為國家級(jí)了，目前沒這方面的問題。但他們的看法是：一是裝備，二是管理，這些上去了，升級(jí)是水到渠成的事。

四、對(duì)我單位檔案管理工作的建議

1、學(xué)習(xí)XX公司的模式，檔案的收集從項(xiàng)目開始。建議項(xiàng)目組成立后指定文控秘書負(fù)責(zé)項(xiàng)目的文件處理和檔案收集工作，項(xiàng)目完成后及時(shí)將文檔移交檔案科直接歸檔入庫上架，實(shí)行項(xiàng)目文件控制與檔案管理的一體化管理。

2、加快掃描步伐形成電子檔案庫，為設(shè)計(jì)、科研人員直接通過局域網(wǎng)進(jìn)行查閱創(chuàng)造條件。根據(jù)庫存檔案實(shí)際情況，由檔案科擬訂掃描方案，由文印中心安排人力加大掃描力度盡快完成。

3、日常的檔案掃描工作與文印工作結(jié)合起來，不論是圖紙還是文字材料，在出文印中心之前直接形成電子文檔，整理完畢后直接通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)

移交檔案科，提高工作效率，簡化交接手續(xù)。

4、加強(qiáng)檔案人員及項(xiàng)目文控人員的專業(yè)化培訓(xùn)工作，提高檔案管理水平，為我單位檔案管理級(jí)別的晉升創(chuàng)造條件。

檔案電子化管理考察小組

二〇一一年十二月十五日

第二篇：檔案電子化管理方案

管理與查閱。

具體實(shí)施方案： 檔案電子化管理方案目的：單位內(nèi)所有紙質(zhì)文件皆有電子檔備份，實(shí)行無紙化存檔，方便

一、文檔分類管理計(jì)劃：

1.辦公文檔：上下級(jí)來文，中心發(fā)文及相關(guān)圖片資料等 具體操作：按文件具體年份分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：3月19日-3月27日

2.業(yè)務(wù)文檔：中心各部門內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)文件資料，其中主要包括企業(yè)進(jìn)駐、孵化期間、畢業(yè)等一系列資料等

具體操作：按具體企業(yè)分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：3月28日-4月10日

3.物業(yè)文檔：企業(yè)簽訂的物業(yè)合同、孵化協(xié)議、安全責(zé)任書或是與中心相關(guān)的物業(yè)管理文件等。

具體操作：按文件具體年份分類歸檔。

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月11日-4月17日

4.財(cái)務(wù)文檔：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等

具體操作：按文件涉及內(nèi)容分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月18日-4月24日

5.人事檔案：中心在編人員、保安保潔的相關(guān)人事資料 具體操作：按人員分類歸檔

預(yù)計(jì)進(jìn)度：4月25日-4月30日

二、電子文檔備份操作流程：

1連接設(shè)備儀進(jìn)行文件拍照掃描，多頁文件需合成一個(gè)PDF文檔。2文檔及時(shí)準(zhǔn)確分類存放于各個(gè)文件夾中。

3在OA建立共享系統(tǒng)，使管理員可查閱各部門文件，本部門員工有權(quán)限查閱其部門文件。需跨部門查閱文件時(shí)需經(jīng)管理員授權(quán)。（該項(xiàng)技術(shù)需求待驗(yàn)證）

第三篇：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理

實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理是 工商行政管理工作的基礎(chǔ)保障和迫切需要 張家口市橋東區(qū)工商局辦公室 趙 欣 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，建立高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。工商行政管理部門負(fù)責(zé)企業(yè)注冊登記及市場監(jiān)管工作，保存著積累多年、數(shù)量巨大的企業(yè)開業(yè)、變更、注銷、年檢檔案資料及行政處罰案卷，同時(shí)，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。在日常的企業(yè)注冊登記、企業(yè)監(jiān)督管理、違章違法案件查處等工作中，經(jīng)常需要查閱企業(yè)的原始檔案資料。同時(shí)，公檢法機(jī)關(guān)、律師事務(wù)所等單位以及社會(huì)各界也經(jīng)常到工商部門查閱企業(yè)檔案的原始資料。為了實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實(shí)施檔案電子化管理。

一、檔案資料電子化管理的概念及意義。檔案電子化管理就是通過電腦將檔案的每頁資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存，將檔案資料數(shù)字化，建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在以下幾方面的問題：

1、一份文書檔案、企業(yè)檔案、案件檔案的查詢，首先檔案管理人員要查閱紙制目錄，不斷翻看確定檔案所在的卷柜，而后調(diào)出，接著又要經(jīng)過查詢?nèi)藛T的反復(fù)翻看，對(duì)于不斷增加的企業(yè)檔案和每天大量的查詢?nèi)藬?shù)來說，人工管理檔案是一種浪費(fèi)人力和不安全的解決方法。

2、工商管理部門面對(duì)的來自公安、檢查院、法院等單位的查詢用戶，檔案檢索調(diào)檔，手續(xù)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。對(duì)于工商局來說，它所面對(duì)的查詢用戶主要是來自公安、檢查、法院的辦公人員以及律師，常此以來的查詢方法不僅手續(xù)煩瑣，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，這些都是查詢?nèi)藛T所深深感受到的。在解決了檔案數(shù)字化以后，可將處理過的信息檔案掛接到網(wǎng)上，通過授權(quán)用戶權(quán)限的方式，將信息共享，這樣會(huì)使雙方的煩瑣都大大的減少。

3、檔案的原件經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復(fù)的查詢、翻看和復(fù)印，面對(duì)每天的大量的查詢?nèi)藬?shù)，難以永久完整的保存原件。工商企業(yè)檔案電子化系統(tǒng)的建立，具有以下幾方面意義

1、實(shí)行文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案多門類、多載體的集中統(tǒng)一管理。

2、應(yīng)用于工商行政管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)中，能夠快速查閱到各種檔案資料，大大提高了工作效率。

3、完全保留檔案的原貌，提高檔案查閱的準(zhǔn)確性和可信度。

4、大大減輕檔案工作人員的工作量，提高檔案的日常管理效率。

5、查閱檔案時(shí)不使用原件，加強(qiáng)了對(duì)檔案的日常管理。

6、通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的異地查詢，消除了因地域而帶來的通信障礙。

7、對(duì)社會(huì)的有償服務(wù)也取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益，幾年內(nèi)即可收回投資。

二、實(shí)現(xiàn)檔案資料電子化管理的軟、硬件的配備。

1、實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理必須夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立起綜合檔案室?guī)旆俊㈤営[室，設(shè)立專業(yè)的管理人員，并協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的歸檔、使用。

2、購買密集架，配置專用于檔案管理和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的電腦。以及復(fù)印機(jī)、掃描儀、觸摸屏等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。并配備空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度自動(dòng)記錄儀、滅火器材等必要設(shè)施。

3、開發(fā)適合本單位實(shí)際的文書檔案管理軟件。

4、購買工商業(yè)務(wù)檔案電子化系統(tǒng)。

三、實(shí)行檔案集中管理的意義。目前在工作中，各部門分別管理檔案，遇到了很多問題。經(jīng)常發(fā)生因管理?xiàng)l件受限、管理不善、無專業(yè)管理人員而導(dǎo)致檔案丟失、裝訂不規(guī)范屢次大規(guī)模重新整理等諸多事件。將文書檔案、企業(yè)檔案、案件業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案集中統(tǒng)一管理。由各部門移交至局檔案室進(jìn)行統(tǒng)一存放，分類使用，既解決了方便快捷查詢問題，減輕人員負(fù)擔(dān)的問題；又實(shí)現(xiàn)了所有檔案的統(tǒng)一歸檔、安全存放和專業(yè)規(guī)范管理。

四、檔案電子化管理需要注意的問題。

（一）注重資料的平時(shí)收集。資料的平時(shí)收集管理是檔案齊全性、準(zhǔn)確性、原始性的根本保證。

1、明確綜合檔案室、業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的工作職責(zé)。建立文書、資料的歸檔制度，檔案管理人員的歸檔職責(zé)，使平時(shí)的收集工作落實(shí)到人，多渠道地把應(yīng)該歸檔的檔案全部收集起來，調(diào)整、補(bǔ)充現(xiàn)有檔案信息。

2、是各部門在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行整理、立卷，并定期向綜合檔案室移交，保證各類檔案信息能及時(shí)更新，充分反映其現(xiàn)實(shí)情況。

3、明確歸檔的質(zhì)量要求。歸檔要求是保證歸檔質(zhì)量的重要措施和關(guān)鍵。收集文書檔案、業(yè)務(wù)檔案歸檔案卷的質(zhì)量要求是：歸檔的文件應(yīng)齊全完整；遵循材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持

材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以及平常注重歸檔資料的行文規(guī)范，保證入室檔案的質(zhì)量。

4、及時(shí)對(duì)采集的數(shù)據(jù)、收集的文件采用自動(dòng)化的電子掃描等方法，進(jìn)行輸入、校對(duì)、管理。對(duì)能形成檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格梳理，層層檢查，保證原始材料的完整性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

（二）多級(jí)權(quán)限劃分。要對(duì)每一檔案都設(shè)定權(quán)限。從對(duì)檔案的操作角度設(shè)定無權(quán)限、查看權(quán)、修改權(quán)，從瀏覽權(quán)限按原件內(nèi)容的不同，設(shè)定查詢?nèi)藛T是否可以查看、打印某些原件。系統(tǒng)要有高度嚴(yán)格的安全性及保密性。并要滿足工商企業(yè)管理部門對(duì)外查詢服務(wù)需要，提供通過局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)對(duì)工商檔案條目信息的查詢，甚至包括對(duì)原件的查閱，同時(shí)，針對(duì)查詢的具體要求，還要限制檔案頁僅被查看，而不能打印或存盤。

（三）明確綜合檔案室與業(yè)務(wù)科室和工商分局相關(guān)人員的業(yè)務(wù)流程。制定嚴(yán)格的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和移交程序，凡不按標(biāo)準(zhǔn)整理或規(guī)定程序進(jìn)行移交檔案的，綜合檔案室拒絕接受移交，并要求相關(guān)業(yè)務(wù)股室按標(biāo)準(zhǔn)重新整理或規(guī)定程序移交檔案。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，以其記錄信息原始性和真實(shí)性，成為信息家族中的重要一員。加強(qiáng)檔案建設(shè)，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案的完整、專業(yè)、現(xiàn)代化的管理，可謂功在當(dāng)代，利在千秋。

第四篇：推行檔案電子化管理的幾點(diǎn)建議

推行檔案電子化管理的幾點(diǎn)建議

當(dāng)今世界已步入信息化的時(shí)代，檔案文件工作也必然要進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，以數(shù)字化采集技術(shù)為手段，以檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為依托，向檔案電子化管理發(fā)展將是必然趨勢。要加強(qiáng)檔案的電子化管理，首先要提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好電子檔案管理的責(zé)任感和緊迫感，站在歷史文獻(xiàn)的高度看待電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，借鑒正式文件管理的方式和方法，全面提高電子檔案管理的質(zhì)量和效果。

1、建立電子檔案管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整。

2、建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)。要建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟專區(qū)，以部門為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時(shí)間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺(tái)按級(jí)次設(shè)置查訪權(quán)限，以供各部門自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進(jìn)整體工作效率的全面提高。

3、積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。一是要吸納專業(yè)人才充實(shí)干部隊(duì)伍，如計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對(duì)與檔案管理工作有關(guān)人員，進(jìn)行比較系統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)，使他們掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

4、及時(shí)做好硬件設(shè)備的更新維護(hù)。由于計(jì)算機(jī)不斷地升級(jí)、更新、換代，對(duì)所有的電子檔案來講，它在形成時(shí)所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時(shí)的技術(shù)，這是科技進(jìn)步所帶來的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。同時(shí)，還必須對(duì)其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)力加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

吳萍

2012年3月20日

第五篇：淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

淺談法院訴訟檔案電子化管理探析

加拿大著名檔案學(xué)家特里·庫克提出：“檔案工作者由實(shí)體保管員向知識(shí)提供者的過渡，正是檔案界為應(yīng)答電子時(shí)代的挑戰(zhàn)，由保管時(shí)代向后保管時(shí)代過渡的要求”。作為一種專業(yè)性極強(qiáng)的專門檔案，法院訴訟檔案在“后保管時(shí)代”的大背景下，其管理模式的選擇既要適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，又要兼顧自身的專業(yè)性特點(diǎn)，在由實(shí)體管理向知識(shí)管理過渡過程中，訴訟檔案的電子化管理無疑是“重頭戲”。本文試圖對(duì)后保管時(shí)代法院訴訟檔案電子化管理作粗淺探析。

一、法院訴訟檔案電子化管理現(xiàn)狀

在信息時(shí)代的大背景下，全國各地法院都加快了信息化建設(shè)進(jìn)程，許多法院紛紛與高校、軟件開發(fā)商等合作，開發(fā)出以《法院綜合信息管理系統(tǒng)》（以下簡稱《法綜系統(tǒng)》）等為代表的信息管理系統(tǒng)，“法綜系統(tǒng)”通常集OA，審判管理，綜合管理為一體，使法院能夠進(jìn)行檔案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信訪管理、立案分配管理、人力資源管理、執(zhí)行管理等方面的計(jì)劃與控制，并進(jìn)行分析處理，成為各地法院辦案及內(nèi)部管理的方法和工具，為規(guī)范審判工作程序，提高工作效率，促進(jìn)司法公正提供了有力保障。“法綜系統(tǒng)”的使用，優(yōu)化了訴訟檔案立卷、歸檔、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)，所有案件從立案到歸檔，均通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行控制管理，提高了工作質(zhì)量和效率。但是，從全國范圍來看，由于沒有統(tǒng)一設(shè)計(jì)開發(fā)，各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，檔案電子化管理這種“各自為政”的狀態(tài)，不利于實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)的訴訟檔案信息共享。另外，各地檔案數(shù)字化工作進(jìn)程差異較大，很多法院尤其是基層法院還未實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的全面數(shù)字化處理，卷宗調(diào)閱仍基本停留在實(shí)體利用階段。由于訴訟檔案的利用率很高，辦案人員查閱卷宗時(shí)，不得不頻繁到檔案室調(diào)取卷宗，既占用了時(shí)間，又不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。因此，今后一段時(shí)期內(nèi)，訴訟檔案全文數(shù)字化工作是法院檔案電子化管理的重要工作內(nèi)容。

二、法院訴訟檔案電子化管理面臨的問題及對(duì)策

（一）電子訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)問題

訴訟檔案電子化管理的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，由于各地法院的信息管理系統(tǒng)各不相同，在設(shè)計(jì)檔案管理項(xiàng)目軟件時(shí)，也沒有遵循統(tǒng)一的指導(dǎo)思想。由于訴訟檔案的專業(yè)性，一些普通的電子文件標(biāo)準(zhǔn)并不能完全滿足未來訴訟檔案信息化的系統(tǒng)整合和數(shù)據(jù)共享需求，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等，都必須盡快制定與訴訟檔案需求相匹配的、統(tǒng)一的設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)、參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)、接口標(biāo)準(zhǔn)。制定一套專門的電子訴訟檔案管理標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。建議由最高法院牽頭，在廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定出一套符合法院電子訴訟檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。

（二）電子訴訟檔案的長期保存問題

計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異，軟硬件升級(jí)換代加快，如何確保讀取以前形成的電子文件，是解決電子訴訟檔案長期保存問題的關(guān)鍵。由于法院訴訟檔案產(chǎn)生方式和來源的特殊性，絕大部分訴訟檔案如當(dāng)事人提交的各種證據(jù)材料，公安、檢察機(jī)關(guān)形成的偵查、鑒定材料等，是以紙質(zhì)、照片等形態(tài)存在，因此必須通過數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)化為以圖像形式存在的電子訴訟檔案。確保掃描圖像的長期可讀性是一個(gè)必須解決的重要問題。國家檔案局2001年6月5日發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》第十四條，推薦JPEG和TIFF作為檔案數(shù)據(jù)文件的通用文件格式。但是，JPEG的壓縮功能為有損壓縮，每打開、編輯和再保存一次，圖像就被重復(fù)壓縮一次，數(shù)據(jù)也會(huì)被重復(fù)損害一次，最終將導(dǎo)致數(shù)據(jù)被損壞而無法運(yùn)行使用。TIFF的壓縮功能為無損傷壓縮，但它的圖像格式占用存儲(chǔ)空間大，極易導(dǎo)致設(shè)備和資金投入的惡性上升，使數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的的傳遞速度越來越慢，給檔案數(shù)據(jù)保存和利用帶來挑戰(zhàn)。近年來，檔案學(xué)者和檔案工作者紛紛對(duì)檔案數(shù)字化圖像格式的選擇作了分析探討，如閻朝科認(rèn)為，MDI是一種優(yōu)于JPEG和TIFF格式的一種圖像格式，它是Office 2003工具軟件中掃描管理軟件“Microsoft Office Document Image”所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)格式，它“將JPEG體積小和TIFF高質(zhì)量保真、圖片頁面不能被人破壞和更改的優(yōu)點(diǎn)集于一身”①。并認(rèn)為可以將MDI的應(yīng)用程序打造為檔案界的專用和通用瀏覽器。筆者認(rèn)為，訴訟檔案電子化格式選擇上，至少應(yīng)滿足以下幾方面：被多種操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件支持；支持多種存儲(chǔ)技術(shù)，或與存儲(chǔ)技術(shù)無關(guān)；當(dāng)用戶不能使用指定產(chǎn)品軟件時(shí)，可使用已有的插件讀取；使用與設(shè)備無關(guān)的顏色規(guī)范實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確打印和再現(xiàn)，不必考慮軟硬件平臺(tái)；支持無損壓縮；維持固定的文件頁面、章節(jié)、段落的邏輯組織結(jié)構(gòu)，不因軟硬件平臺(tái)和閱讀器變化而變化。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，訴訟檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化管理及其安全性、可靠性沒有充分保障，加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、監(jiān)控技術(shù)等至今沒有得到妥善解決。隨著黑客攻擊、竊取的手段不斷提高，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也隨之增加。在目前網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和保密措施無法杜絕黑客攻擊的情況下，如何保證訴訟檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，已成為制約訴訟檔案電子化管理的一大障礙。訴訟檔案涉及到許多國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等，一旦保密信息泄露，將造成不可預(yù)估的損失。為確保電子訴訟檔案的安全管理，法院檔案人員及其它工作人員在使用檔案管理系統(tǒng)軟件時(shí)，應(yīng)做到：不將裝有訴訟檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)；不交叉使用優(yōu)盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；不在計(jì)算機(jī)上擅自安裝軟件，尤其是安裝從互聯(lián)網(wǎng)下載的軟件；計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題需維修時(shí)，應(yīng)在單位內(nèi)部進(jìn)行維修，現(xiàn)場有專門人員監(jiān)督；不使用具有無線互聯(lián)功能的計(jì)算機(jī)。

三、訴訟檔案電子化管理的發(fā)展趨勢

訴訟檔案電子化管理，將大大降低非電子化材料的使用頻率，保護(hù)實(shí)體檔案材料的安全，提高訴訟檔案利用效率。隨著社會(huì)信息化的持續(xù)發(fā)展和法院信息化建設(shè)的不斷深入，法院檔案工作的載體對(duì)象發(fā)生了變化，傳統(tǒng)檔案的載體形態(tài)開始向數(shù)字化形態(tài)過渡，檔案管理的主要環(huán)境逐漸向數(shù)字環(huán)境遷移，訴訟檔案電子化管理必然向更縱深的層次發(fā)展，因而訴訟檔案工作的管理理念、管理方法、管理流程等多方面都將發(fā)生明顯的變化，法院檔案部門的角色也從原來的較封閉的保管者向較開放的知識(shí)、信息的提供者過渡。筆者認(rèn)為，法院訴訟檔案電子化管理將有以下幾方面發(fā)展趨勢。一是各級(jí)法院通過利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)手段，有步驟地開展包括紙質(zhì)、照片、庭審錄像等各類傳統(tǒng)載體訴訟檔案的全面數(shù)字化工作，建立本單位或本轄區(qū)的紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫；二是由最高院牽頭，通過統(tǒng)一組織，統(tǒng)一規(guī)劃，利用技術(shù)手段，采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)全國四級(jí)法院訴訟檔案數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)，使全國法院系統(tǒng)內(nèi)部人員在自身權(quán)限范圍內(nèi)，能夠方便快捷地進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱；三是訴訟當(dāng)事人及其代理人通過各級(jí)法院的對(duì)外門戶網(wǎng)站，按身份、權(quán)限查閱案件相關(guān)內(nèi)容；四是與公安、檢察部門的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，在設(shè)定查詢權(quán)限的前提下，實(shí)現(xiàn)公、檢、法檔案信息資源共享，完善工作銜接，提高辦案效率。