第一篇：把好公文審核五關(guān) 提高公文處理質(zhì)量

做好審核把關(guān)工作 提高公文處理質(zhì)量

公文是政府機(jī)關(guān)依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要方式之一。公文處理是政府部門辦公廳（室）的一項(xiàng)重要工作。而公文處理的一個(gè)極其重要環(huán)節(jié)就是公文核稿。公文的核稿把關(guān)工作，就是要為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)審閱和妥善處理公文、正確決策和果斷抉擇奠定良好的基礎(chǔ)。如果審核把關(guān)不嚴(yán)，往往直接影響公文的質(zhì)量和行文的不規(guī)范，影響領(lǐng)導(dǎo)的正確決策和行政的效率。因此，做好公文處理過程中的核稿把關(guān)工作，充分發(fā)揮參謀助手作用，全心全意為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，是秘書工作的重要任務(wù)。如何做好公文的核稿把關(guān)工作呢？

第一，在對公文進(jìn)行核稿把關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)國務(wù)院《公文處理辦法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定、原則和要求，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，從全局出發(fā)，仔細(xì)審核、客觀分析，對公文進(jìn)行全方位的檢查，發(fā)現(xiàn)問題并提出修改意見。具體來說要重點(diǎn)把好四關(guān)：即體例格式關(guān)、行文關(guān)、政策法規(guī)關(guān)、文字關(guān)。

（一）把好公文格式關(guān)。為了使公文規(guī)范化，必須按《公文處理辦法》規(guī)定的體例格式行文。首先要弄清楚所核稿公文的體例是規(guī)范性公文、指令性公文、指導(dǎo)性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、報(bào)請性公文，還是記錄性公文。其次，要對秘密等級(jí)、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等公文的組成要素，按照《公文處理辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的要求，全部認(rèn)真審核一遍，不能認(rèn)為這些不重要，沒有涉及公文的核心內(nèi)容就一帶而過。

（二）把好公文行文關(guān)。根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)與受文機(jī)關(guān)之間的組織關(guān)系、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍和公文的運(yùn)行方向來把好公文的行文關(guān)。一是可發(fā)可不發(fā)的文件，盡可能不發(fā)，以減少發(fā)文，提高行政效率；二是把好行文關(guān)的關(guān)鍵就是要正確確定和使用公文文種。公文文種的確定和使用，一要按照公文管理法規(guī)的統(tǒng)一規(guī)定確定和使用，不能亂起名稱；二要依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)限，不可超越職權(quán)；三要依據(jù)行文關(guān)系和行文方向確定和使用；四要依據(jù)行文的具體目的和要求確定、使用。如對上級(jí)機(jī)關(guān)是匯報(bào)工作、反映情況，還是請求給給予支持幫助；對下級(jí)機(jī)關(guān)、單位是布臵、指導(dǎo)工作，還是答復(fù)、批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng)等具體的目的和要求確定和使用文種。

（三）把好政策法規(guī)關(guān)。這一關(guān)主要是審核公文的內(nèi)容是否符合黨和國家的方針政策是否符合有關(guān)法律法規(guī)。對與之相悖的，要退回相關(guān)擬稿人員進(jìn)行修改完善，特別是對規(guī)范性文件，要本著成熟一個(gè)出臺(tái)一個(gè)，不成熟的，堅(jiān)決不呈批或發(fā)文。否則，文件一旦發(fā)出就會(huì)引起不必要的混亂。如引起行政復(fù)議、行政訴訟等，甚至?xí)p害行政管理相對人的合法權(quán)益。

（四）把好公文文字關(guān)。公文在文字上要求明確、簡潔、通暢和準(zhǔn)確無誤，篇幅長的應(yīng)當(dāng)壓縮，空話、套話也應(yīng)刪除。對錯(cuò)字要改正、漏字要補(bǔ)充，對文字、句子表達(dá)不準(zhǔn)確的地方要修改。把好文字關(guān)涉及政治、經(jīng)濟(jì)、法律法規(guī)、相關(guān)專業(yè)業(yè)務(wù)的重要問題，是關(guān)系到怎么貫徹落實(shí)上級(jí)工作部署的重大問題。在文字表述上，還要特別注意一些重要概念的提法是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)。

第二，做好公文的核稿把關(guān)工作，要加強(qiáng)責(zé)任心、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、勤于實(shí)踐，同時(shí)還要注意材料的收集積累。

一要加強(qiáng)責(zé)任心。在公文核稿中，對詞不達(dá)意，丟字錯(cuò)字、錯(cuò)數(shù)等問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并予以修改，不能把這些低級(jí)錯(cuò)誤留給領(lǐng)導(dǎo)去糾正。做到這一點(diǎn)并不難，關(guān)鍵是要有責(zé)任心，要認(rèn)真仔細(xì)，一絲不茍。公文核稿是一項(xiàng)責(zé)任心很強(qiáng)的工作，責(zé)任是做好各項(xiàng)工作的靈魂，工作負(fù)責(zé)是對秘書工作人員的最基本的素質(zhì)要求。如果工作責(zé)任心不強(qiáng)，做事馬馬虎虎，應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)的問題，沒有發(fā)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)提出修改意見的沒有提出修改意見，加之，領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)繁忙，很容易導(dǎo)致公文質(zhì)量低下，不能很好地發(fā)揮公文領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)、規(guī)范約束等作用，影響行政效率。

二要加強(qiáng)政治理論、法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。隨著我國法制的不斷健全完善，法律法規(guī)的數(shù)量越來越多，涉及的范圍越來越廣，規(guī)范的內(nèi)容越來越細(xì)。同時(shí)，我國正處于工業(yè)化加速發(fā)展和深化改革的關(guān)鍵時(shí)期，情況比過去更復(fù)雜了，新情況、新問題更多了，對辦文的要求也更高了。特別是在煤礦安全監(jiān)察工作的 辦文中會(huì)經(jīng)常遇到一些煤礦生產(chǎn)技術(shù)專業(yè)性比較強(qiáng)的問題。因此，秘書人員必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)地加強(qiáng)黨的方針政策的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)煤礦安全專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)文秘專業(yè)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，并學(xué)以致用，才能把好公文的核稿關(guān)。因此，公文核稿工作不僅要有較強(qiáng)的責(zé)任心，而且要熟悉自己分管的業(yè)務(wù)，要具有多方面的知識(shí)，要博覽群書，博采眾長。

三要勤于實(shí)踐、善于總結(jié)。公文核稿人員要具備一定的“文字功底”，這種“文字功底”主要是指文字表達(dá)能力，就是要通過書面方式把領(lǐng)導(dǎo)的意圖及反映的事情、事項(xiàng)，簡明扼要、準(zhǔn)確無誤地表達(dá)清楚明白。這也是一種“學(xué)問”和“技能”。這種“學(xué)問”和“技能”，不完全是從教科書上學(xué)到的，也不是通過大學(xué)中文系就可以直接培養(yǎng)出來的，有許多是長期實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積累，是通過實(shí)踐逐步鍛煉出來的。因此，平時(shí)要注意從多方面學(xué)習(xí)鍛煉，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，用起來就比較得心應(yīng)手。

四要注意材料的積累。對情況了解不夠或掌握的不是第一手材料，心里就沒底，據(jù)此提出的意見和建議不但沒有參考價(jià)值，而且很可能會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)造成誤導(dǎo)。因此，了解情況一定要做到細(xì)致、全面、準(zhǔn)確，要盡可能掌握第一手材料。另外還要注意積累有關(guān)重要問題的歷史過程和信息資料，一旦需要，就能夠及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。

第二篇：怎樣把好公文審核關(guān)

怎樣把好公文審核關(guān)

趙繡雪

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)，回應(yīng)了多年來各地各部門的期盼，對于提高黨政機(jī)關(guān)公文權(quán)威，降低運(yùn)行成本，提高工作效率，具有十分重要的意義?！稐l例》內(nèi)容豐富，亮點(diǎn)很多，其中之一就是規(guī)定了“公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳(室)進(jìn)行審核”，即“審核前臵”。作為一名多年從事文字工作特別是公文審核把關(guān)的人員，我對這一規(guī)定尤為贊同。這里，結(jié)合工作實(shí)踐，談?wù)勛龊霉膶徍斯ぷ鲬?yīng)當(dāng)注意的問題。

一、注意提高三個(gè)認(rèn)識(shí)

一是“審核”并非可有可無。公文代表著機(jī)關(guān)的形象，反映著機(jī)關(guān)的思想水平、工作水平和管理水平，也反映著機(jī)關(guān)的作風(fēng)——文風(fēng)，人們常常形象地把公文稱之為機(jī)關(guān)的“臉面”。公文如果出現(xiàn)了錯(cuò)字、漏字、詞義表達(dá)不準(zhǔn)確甚至扭曲原意時(shí)，就可能對公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性造成重大損害，甚至對貫徹落實(shí)工作部署和相關(guān)要求造成重大影響。審核文稿是機(jī)關(guān)公文處理工作中必不可少的重要環(huán)節(jié)，也是辦公廳(室)發(fā)揮參謀助手作用的重要體現(xiàn)。這項(xiàng)工作政治性、政策性、專業(yè)性和時(shí)效性強(qiáng)，對相關(guān)人員綜合素質(zhì)提出了很高的要求，沒有一定的思想水平、政策理論水平、文字水平、經(jīng)驗(yàn)積累和強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，以及對語言文字的敬畏之心，是難以承擔(dān)起相關(guān)任務(wù)的。無論是對公文處理方面的規(guī)定掌握不全面，還是擬稿時(shí)從自身局部出發(fā)或者是對全局的情況不了解，都會(huì)出現(xiàn)形成的文稿站位不高、考慮不周、針對性和可操作性不夠強(qiáng)的問題。因此，要挑選站位全局、了解全局、相對固定、相對專業(yè)的人員來總攬把關(guān)，這樣才能保證公文質(zhì)量，維護(hù)機(jī)關(guān)權(quán)威。

二是“審核”并非“校對”?！皩徍恕卑靶Α庇指哂凇靶Α薄！靶Α眰?cè)重技術(shù)性，具體、硬性要求多，如格式是否符合規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否準(zhǔn)確，是否有錯(cuò)字、漏字等；而“審核”側(cè)重思想性，強(qiáng)調(diào)從宏觀的角度，注重政治性和政策性，原則性、軟性要求多，如是否確需行文、文種使用是否恰當(dāng)、內(nèi)容是否符合黨的路線方針政策和國家的法律法規(guī)、所提出的措施和辦法是否切實(shí)可行、文中涉及其他相關(guān)部門的事項(xiàng)是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見等。審核不但要核“字”，更要審“事”，發(fā)揮的是參謀助手作用，實(shí)現(xiàn)的是以文輔政目的。記得幾年前，一份關(guān)于報(bào)送信訪法立法計(jì)劃的文稿送到我手里審核，我認(rèn)真閱讀了國務(wù)院法制辦來文中關(guān)于報(bào)送立法計(jì)劃的相關(guān)要求，感到當(dāng)時(shí)有關(guān)信訪立法的基礎(chǔ)工作還未開展，時(shí)機(jī)還不成熟，局領(lǐng)導(dǎo)層也未作出推動(dòng)信訪立法的決策，一旦報(bào)出立法計(jì)劃，可能會(huì)造成工作上的被動(dòng)。因此，我建議擬稿司室慎重考慮并報(bào)請局領(lǐng)導(dǎo)研究審定。最后，這個(gè)報(bào)送立法計(jì)劃的文稿撤銷，改為暫不申請立法項(xiàng)目的復(fù)函。所以說，如果只是把公文審核工作簡單地看成“找錯(cuò)別字”，那就大錯(cuò)特錯(cuò)了。

三是“審核”并非一個(gè)人、一個(gè)環(huán)節(jié)的事。一般來說，每個(gè)單位都設(shè)有核稿崗位，但要保證文稿的質(zhì)量，僅靠核稿崗位上的一兩位同志還不夠，而是需要文稿擬制每個(gè)環(huán)節(jié)上的每位經(jīng)辦同志牢固樹立責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格按照公文處理有關(guān)規(guī)定做好相關(guān)工作。只有將核稿工作貫穿于公文起草、審閱、簽批、校核、印制、分發(fā)的全過程，只有每一位經(jīng)辦的同志和審閱審批的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真把關(guān)，確保文稿在每個(gè)環(huán)節(jié)的零差錯(cuò)，才能保證文稿的高質(zhì)量。實(shí)際工作中，有相當(dāng)一部分文稿出現(xiàn)問題，并非擬稿和審閱審批的同志水平低、責(zé)任心不強(qiáng)，而是缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。因此，要加強(qiáng)公文處理特別是公文寫作和公文審核方面業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，幫助大家準(zhǔn)確掌握公文寫作的基本技能、公文格式、行文規(guī)則，以及公文擬制中起草、審核、簽發(fā)等相關(guān)程序規(guī)定和要求，才能使每一位同志真正有能力把好自己這一關(guān)。

二、注意把住三個(gè)環(huán)節(jié)

一是起草擬制環(huán)節(jié)，既要避免張口就說、提筆就寫，又要避免粗心大意、丟三落四。有些同志在起草文稿時(shí)不假思索、不經(jīng)推敲，速度倒是很快，就是質(zhì)量不高，甚至鬧笑話。如，有位同志在起草函件時(shí)寫道：“請你們派人前往××同志家中，代表我們對××同志的逝世表示親切慰問，對其家屬表示沉痛哀悼……”令人啼笑皆非。還有的同志寫完稿子后，不認(rèn)真校對，結(jié)果送到上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)手中的稿子錯(cuò)別字連篇，處處“挖坑”“埋雷”“設(shè)套”，令人防不勝防。有的是字詞使用上的錯(cuò)誤，如將“倍受鼓舞”寫成“備受鼓舞”；有的是同音字，弄混了詞意，如“豎起一個(gè)榜樣”，其中“豎”應(yīng)為“樹”；有的純粹是打錯(cuò)字，如將“銜接”打成“衍接”，“列席”打成“例席”，“梳理”打成“疏理”，“收集”打成“手機(jī)”；有的是多字或漏字，等等。起草文稿時(shí)，要想清楚再下筆，遇到把握不準(zhǔn)的內(nèi)容和字詞，要多借助“拐杖”，學(xué)一學(xué)文件、查一查字典、想一想規(guī)定，不要僅憑經(jīng)驗(yàn)辦事、僅憑感覺寫稿。遇到引用領(lǐng)導(dǎo)批示和原著、數(shù)字、日期、人名、文件名等，更要認(rèn)真核對。我還清晰地記得多年前核過的一份關(guān)于申請用水指標(biāo)的文稿，文稿不長，只用幾分鐘就核完了，沒有發(fā)現(xiàn)什么問題。正當(dāng)我要簽字時(shí)，突然想起還沒有對其中的數(shù)字進(jìn)行專門核對，經(jīng)與擬稿的同志核對，其中的小數(shù)點(diǎn)整整差了一位!

二是審閱審批環(huán)節(jié)，既不能“撿了芝麻丟了西瓜”，又不能“抓大放小”。審閱審批文稿既要從大處著眼，又要從小處著手，既要審文稿的主題是否鮮明、思路是否清晰，又要看文稿的謀篇布局是否得當(dāng)、觀點(diǎn)是否正確，還要看句子是否通暢、詞語使用是否恰當(dāng)、標(biāo)點(diǎn)是否規(guī)范，內(nèi)容是否涉密、能否公開等。就公文審核而言，有時(shí)即便是一個(gè)小小的要素，把握不好，也會(huì)產(chǎn)生大的影響。記得有一次，一位領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書給我來電話說，前一天晚上10點(diǎn)多，通信處給他打電話，請他回機(jī)關(guān)簽收辦理一份呈報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同志的限時(shí)件，盡管累了一天剛到家，但他不敢怠慢，趕緊返回辦公室，可拆開一看，所收公文并非需要立即處理，頂多是一個(gè)“特急”件。他很委婉地建議，今后在呈報(bào)公文時(shí)，注意把握一下“緊急程度”。雖然這個(gè)件不是經(jīng)過我核發(fā)的，但也給我一個(gè)深刻的教訓(xùn)：核文無小事，除了要對文稿內(nèi)容嚴(yán)格把關(guān)外，對密級(jí)、緊急程度、分送范圍、版頭使用、用印等相關(guān)要素的審核同樣不可忽略。

三是核稿校對環(huán)節(jié)，既要避免僥幸依賴心理和老好人思想，又要避免程序上的不到位。雖然文稿運(yùn)轉(zhuǎn)到核稿環(huán)節(jié)時(shí)，已經(jīng)經(jīng)過層層把關(guān)，但最后的審核至關(guān)重要，不可忽視。如果認(rèn)為已經(jīng)經(jīng)過幾個(gè)環(huán)節(jié)的審閱，不會(huì)出現(xiàn)什么錯(cuò)誤；或者覺得審閱這些稿子的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)比你高，你提出修改意見會(huì)得罪人；或者任務(wù)很急，要求立即印發(fā)，為趕速度一目十行，甚至減免了核稿必需的程序等，就有可能出錯(cuò)。有一次，我負(fù)責(zé)起草一份報(bào)中央領(lǐng)導(dǎo)同志的報(bào)告，時(shí)間非常緊急，局長和一名副局長都跑到我辦公室來，站在我身后指導(dǎo)直接在電腦上修改。修改完后，局長指示馬上打印。就在要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊打印選項(xiàng)時(shí)，我想到文稿還沒校核，便松開按鈕，用最快的速度開始校核。此時(shí)，我能感受到身后局領(lǐng)導(dǎo)焦急的目光，但我沒有時(shí)間解釋，全神貫注進(jìn)行全文校核，當(dāng)我把文稿遞到局長手里的時(shí)候，他贊許地說：“對待工作，就要這樣一絲不茍?！?/p>

核稿環(huán)節(jié)，無論遇到什么情況，都一定要嚴(yán)格對照核文的要求、內(nèi)容和程序逐一校核，甚至在文稿清樣印出來后和文件材料封發(fā)之前還要認(rèn)真細(xì)致地看一看，因?yàn)橛袝r(shí)印制環(huán)節(jié)也有可能出錯(cuò)，如用錯(cuò)版頭、拷錯(cuò)電子版文件、忘了用印等。只有這樣，才能確保把錯(cuò)情最大限度地消滅在“出口”環(huán)節(jié)。

三、注意掌握三種方法

一是“看”。要把起草好的文稿多看幾遍，每看一遍都能發(fā)現(xiàn)文稿中的問題，從而不斷修改完善。那么，究竟看幾遍合適?魯迅先生曾說過“寫完后至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜?！笨勺鲄⒖?。

二是“讀”。拿著文稿讀幾遍，讀著讀著，就能發(fā)現(xiàn)文稿中丟字落字、句子不通順、表述不準(zhǔn)確、語言不精練等問題，從而細(xì)細(xì)推敲，使之更加精準(zhǔn)。

三是“換”。換一雙眼睛看看，即請其他同志幫助審看。有時(shí)候文稿寫出來之后，起草人會(huì)出現(xiàn)“審看疲勞”的情況，這時(shí)，換個(gè)人看一看，能更加敏銳地發(fā)現(xiàn)被起草人忽視的問題。如果時(shí)間允許，還可換個(gè)時(shí)間再看，即把寫好的文稿放幾天再看，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)原來覺得挺完美的文稿還有一些這樣那樣的瑕疵．甚至在此期間，你會(huì)產(chǎn)生新的靈感、新的思路，從而進(jìn)一步豐富完善文稿。

第三篇：公文審核

公文審核

公文的審核,是公文稿付印之前的全面審核、把關(guān),是各級(jí)行政機(jī)關(guān)的文書處理綜合部門的核稿人員對承辦處、科(室)草擬的文稿和部門代擬稿的審查、核對、把關(guān),并提出審核意見或?qū)懨鲗徍饲闆r,最后呈領(lǐng)導(dǎo)人審簽的全過程。公文的審核,是公文制作過程中承上啟下的中間環(huán)節(jié),它不僅僅是對文字、格式校核的把關(guān),更重要的是確保黨和國家的法律、法規(guī)、方針、政策和上級(jí)的規(guī)定以及領(lǐng)導(dǎo)意圖的準(zhǔn)確體現(xiàn),直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。因此,公文的審核是確保公文質(zhì)量的一個(gè)重要環(huán)節(jié),是一項(xiàng)非常細(xì)致而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。它要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,對文稿從內(nèi)容、文種、格式到會(huì)簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量,逐字逐句審核,嚴(yán)格把關(guān), 杜絕不準(zhǔn)確、不規(guī)范的文件印發(fā)。審核的總的要求是:全面審核,認(rèn)真負(fù)責(zé),仔細(xì)推敲,反對粗枝大葉,反對官僚主義、文牘主義,努力使文稿準(zhǔn)確、全面、完整。

公文審核應(yīng)注意的六個(gè)方面(一)是否需要發(fā)文。

在實(shí)際工作中，存在著以下幾種不必要的發(fā)文。

1、為應(yīng)付上級(jí)而發(fā)文。對某些工作,上級(jí)已發(fā)文,下級(jí)只需貫徹執(zhí)行即可。但由于一些地區(qū)和部門把是否行文納入了目標(biāo)管理,就逼得下級(jí)發(fā)“應(yīng)付文件”。

2、為搪塞下級(jí)而發(fā)文。一些地方和部門為向上級(jí)表明重視,便對上級(jí)下發(fā)的文件依樣畫葫蘆,再發(fā)一個(gè)內(nèi)容雷同、全無新意的文件,以便對上對下都有交代。

3、屬部門職權(quán)范圍內(nèi)的事、專業(yè)會(huì)議紀(jì)要、不成熟的文件以及可以口頭或用電話等其它方式處理的事項(xiàng),可以不另行文。

(三)涉及有關(guān)部門和地區(qū)的問題是否協(xié)商一致。一些文件內(nèi)容政策性強(qiáng)、涉及面廣,其貫徹實(shí)施需要得到有關(guān)地區(qū)和部門的配合與支持。辦文機(jī)關(guān)不主動(dòng)與涉文地區(qū)或部門協(xié)商、會(huì)簽,也不送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,便草草發(fā)文,造成認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一、意見不一致,在實(shí)際工作中難以貫徹落實(shí)。因此,凡未經(jīng)協(xié)商的,應(yīng)退回來文單位重新會(huì)簽。如協(xié)調(diào)中不能取得一致意見,應(yīng)將分歧意見如實(shí)匯報(bào),并由主辦處、科(室)在擬辦中提出建議和意見,一并報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定。

(四)文件提出的政策界限、措施和要求等是否明確具體、切實(shí)可行。對含混不清、模棱兩可或者脫離實(shí)際、過于繁瑣之處,應(yīng)與報(bào)文單位研究修改。

(五)引文是否無誤，引文方法是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡練，標(biāo)點(diǎn)是否正確，文件格式是否符合有關(guān)規(guī)定。

(六)凡需提請一定會(huì)議審定的文件，應(yīng)提出交何種會(huì)議審定的建議，報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，列入議程。公文審核應(yīng)把好“四關(guān)”具體來說，公文審核應(yīng)把好：政策關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)和程序關(guān)。

(一)政策關(guān)。公文作為傳達(dá)政令的工具，它本身就具有強(qiáng)烈的政治色彩，要求公文處理部門在公文的審核把關(guān)中要講政治。要求公文的審核人員要強(qiáng)化政治觀念、政策意識(shí)，把好政策關(guān)。

1、審核公文所反映和體現(xiàn)的基本立場、觀點(diǎn)，所提出的意見、措施、辦法和要求，以及所得出的結(jié)論，是否符合黨和國家的有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)、規(guī)章以及上級(jí)的指示、決議，同現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定有無矛盾。

2、對于因情況變化而需要對原有政策作出變更或提出新的政策規(guī)定的，應(yīng)與有關(guān)部門協(xié)商并就其必要性、可行性作出文字說明，同時(shí)在表述上注意前后之間的銜接，并要求有關(guān)部門附上原有政策規(guī)定的文件材料，供審簽領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)。

3、文稿中的內(nèi)容有無政策界限不清，或把政策界限規(guī)定得過死、過寬的情況。有沒有黨政不分、內(nèi)外不分的問題。

4、文稿中的觀點(diǎn)、提法是否正確，提的意見、辦法是否符合實(shí)際，有無主觀武斷、片面的或者絕對化的問題。

5、文稿中所下的結(jié)論是否恰當(dāng)，理由是否充足，收文機(jī)關(guān)是否能接受，文稿中下的結(jié)論涉及到其它部門是否經(jīng)過充分的研究商討，意見是否統(tǒng)一等等。如果公文內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策不一致，審核人員就應(yīng)提請起草單位弄清情況，根據(jù)法律、法規(guī)和政策會(huì)同有關(guān)部門協(xié)商修改。

(二)文字關(guān)。公文是一種通過文字來傳達(dá)政令的重要工具，它依賴于文字的準(zhǔn)確、簡潔和明白的表述。同時(shí)，公文又是一種特殊的文體，有它的常用字句和固定的書寫方式。因此，公文的審核中，對文字的要求是嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的，要求審核人員以一絲不茍、嚴(yán)肅認(rèn)真的科學(xué)態(tài)度，字斟句酌，錘煉文字，力求使文稿準(zhǔn)確運(yùn)用公文語體，達(dá)到以記述為特征，以實(shí)用為目的，把準(zhǔn)確性、簡潔性作為最基本的要求，使每一個(gè)字都有每一個(gè)字的作用，每一句話都有每一句話的力度。

1、語言表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔和明白。

準(zhǔn)確。就是要求文稿準(zhǔn)確傳達(dá)政令，如實(shí)反映情況，確切體現(xiàn)公文的內(nèi)容和基本精神，觀點(diǎn)明確。

簡潔。要求文稿的用語要精煉。要用較短的文字簡明扼要、準(zhǔn)確地表達(dá)豐富而深廣的內(nèi)容，力戒穿靴戴帽。要提倡寫短文，反對空話、套話。

明白。由于公文是用來傳達(dá)黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示、答復(fù)問題，指導(dǎo)、布臵、商洽工作以及報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，因此，要求文稿在表述上必須明白易懂，直達(dá)其意，不渲染，清楚明白。

2、篇章結(jié)構(gòu)。要求文稿的層次清晰、條理清楚，中心明確，重點(diǎn)突出。必要時(shí)，要忍痛割愛，對文稿材料進(jìn)行增刪和改換，即刪掉多余的段落，增補(bǔ)新的材料，增加某些引文。要從大處著手，統(tǒng)觀全篇，注意內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，統(tǒng)盤考慮和處理文稿，防止顧此失彼，破壞公文結(jié)構(gòu)的整體性。

3、邏輯。要求概念準(zhǔn)確、判斷恰當(dāng)、推理嚴(yán)密、合乎邏輯。

4、語法修辭。用詞要合乎語法規(guī)范，句子通順、完整；無錯(cuò)別字、生僻字、怪字；無錯(cuò)用數(shù)碼、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；無濫用省略和簡稱。

(三)格式關(guān)。由于公文是一種具有特定體式的文章，因此，起草公文和審核公文都要注意體式，使其合乎公文體式的要求。對公文體式的把關(guān)是一項(xiàng)重要的、規(guī)范性很強(qiáng)的工作。要求審核人員在工作中發(fā)揚(yáng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，對每篇文稿都要從標(biāo)題、發(fā)送范圍、正文、附件到成文日期和落款，進(jìn)行嚴(yán)格細(xì)致的審核，只有這樣，才能做到不規(guī)范文件不出手。審核人員要依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》和《成都市國家行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》確定的原則規(guī)范文稿的體例格式。

1、行文名義是否得當(dāng)，在行文名義上，一些部門或起草單位為提高文件 的規(guī)格往往不需要政府或政府辦公廳（室）發(fā)文的，卻要求以政府或政府辦公廳（室）發(fā)文，影響了政府公文的權(quán)威性，審核時(shí)需要注意把關(guān)。

2、公文使用是否合適。在行文中，“請示”、“報(bào)告”不分，或“請示報(bào)告”連用的情況常常發(fā)生。審稿時(shí)需要認(rèn)真閱讀文稿內(nèi)容，審核文種使用是否恰當(dāng)。

3、標(biāo)題有無毛病。按照規(guī)定，標(biāo)題必須由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三要素組成。但 是在行文中，往往容易忽視“發(fā)文機(jī)關(guān)”、使標(biāo)題不完整，需要審核人員及時(shí)補(bǔ)充完善。

4、發(fā)文字號(hào)是否準(zhǔn)確。

5、發(fā)文機(jī)關(guān)是否準(zhǔn)確。

6、會(huì)簽中部門印章、領(lǐng)導(dǎo)簽字是否齊全。

7、有無附件，附件名稱前后是否一致。

8、涉及緊急或秘密事項(xiàng)的文件緊急程度或密級(jí)的標(biāo)定是否恰當(dāng)。一些辦文的同志往往把需要印刷部門盡快印出來的文件標(biāo)注為“急件”。這種隨意性的標(biāo)注“急件”往往造成公文運(yùn)轉(zhuǎn)中急與不急的混淆，反而會(huì)誤大事。因此，“急件”的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容的緊急程度來定，而不應(yīng)隨意標(biāo)注。

9、人名、地名的引用是否準(zhǔn)確。人名、地名的引用應(yīng)準(zhǔn)確無誤。在審核文稿中，對涉及政策性、法規(guī)性的問題核稿時(shí)往往是比較謹(jǐn)慎的。而對于人名、地名等卻往往容易忽視。如從人名來說，如果是眾所周知的名人、領(lǐng)導(dǎo)，一般不容易出錯(cuò)；而對不熟悉的人名及其單位，如不認(rèn)真核對，很難保證不出差錯(cuò)。這就需要我們在核稿時(shí)，要再次核對，甚至找起草單位核對，盡量避免出錯(cuò)。

10、數(shù)字的審核。一是要求準(zhǔn)確；二是要規(guī)范。按照有關(guān)規(guī)定，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。審稿人員在核稿時(shí)，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行規(guī)范。

11、公文的引用。引用公文應(yīng)當(dāng)是先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。公文的引用，首先 的要求是準(zhǔn)確；其次是要規(guī)范。如果僅引用標(biāo)題，或者僅引用文號(hào)，或者以公文的發(fā)文時(shí)間代替發(fā)文字號(hào)都是錯(cuò)誤的。核稿人員對文稿部門要提出“補(bǔ)齊”的要求。

在具體審核中，要認(rèn)真核定。對不符合要求的文稿，要及時(shí)增補(bǔ)或更換，必須完整、準(zhǔn)確后才能正式發(fā)文。

(四)程序關(guān)。政府部門擔(dān)負(fù)的公文處理工作，任務(wù)繁重，要求高，責(zé)任大。辦文部門的同志在公文的形成過程中，文稿必須經(jīng)審核人員的把關(guān)，然后按規(guī)定程序送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

部門內(nèi)部文件送審程序：

起草人員——本處（科）長——部門負(fù)責(zé)文書處理工作的處（室）——部門分管領(lǐng)導(dǎo)——部門主要領(lǐng)導(dǎo)（重大問題）。

政府辦公廳（室）對部門上報(bào)批轉(zhuǎn)文件的送審程序： 經(jīng)辦人員——本處（科）長——辦公廳（室）文書綜合部門——分管秘書長——分管文書工作的秘書長或辦公室主任——政府分管領(lǐng)導(dǎo)——政府主要領(lǐng)導(dǎo)（重大問題）。

在文件送審過程中，屬于綜合性、全局性工作的文件，由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；屬于涉及兩位或兩位以上副職領(lǐng)導(dǎo)人工作的文件，經(jīng)有關(guān)副職領(lǐng)導(dǎo)人審查后送主管副職領(lǐng)導(dǎo)人或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；經(jīng)政府常務(wù)會(huì)議或辦公會(huì)議研究決定事項(xiàng)的文件，由主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人或分管副職領(lǐng)導(dǎo)人、秘書長（辦公室主任）簽發(fā)；

屬于政府授權(quán)以辦公廳（室）名義對下級(jí)政府、政府部門安排布臵工作和轉(zhuǎn)發(fā)本級(jí)政府職能部門公文的文件，由政府分管副職領(lǐng)導(dǎo)人或秘書長（辦公室主任）簽發(fā)；屬于辦公廳（室）職權(quán)范圍內(nèi)的文件，由分管秘書長（辦公室主任）簽發(fā)。在領(lǐng)導(dǎo)審核中，領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)明確簽署自己的意見、姓名和日期。

公文體式的準(zhǔn)確規(guī)范，單靠核稿人員的把關(guān)是不夠的，還要強(qiáng)化擬辦同志的責(zé)任，嚴(yán)格按制度規(guī)范公文的審核把關(guān)。審核人員對把關(guān)中發(fā)現(xiàn)的文稿體式不合規(guī)范的錯(cuò)誤及時(shí)通報(bào)擬辦同志，提出糾正建議，促進(jìn)大家共同養(yǎng)成注重質(zhì)量、講究規(guī)范的良好習(xí)慣，從而減少差錯(cuò)，提高辦文質(zhì)量和效率。

公文中的常見病例

(一)公文格式中的發(fā)文字號(hào)不規(guī)范 發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和該的發(fā)文序號(hào)組成，位于文件版頭下方居中處，發(fā)文字號(hào)是為文件的登記、分管、交辦、引用、檢索提供方便，便于收文機(jī)關(guān)與發(fā)文機(jī)關(guān)進(jìn)行聯(lián)系。

發(fā)文機(jī)關(guān)代字要選用能反映機(jī)關(guān)特征的兩三字，如中共成都市委用“成委發(fā)”、成都市人民政府用“成府發(fā)”。

目前，行政機(jī)關(guān)行文中，“發(fā)文機(jī)關(guān)代字”還有個(gè)約定俗成的特殊用法，即在發(fā)文機(jī)關(guān)代字中加進(jìn)了函這一文種名稱。如國務(wù)院辦公廳和省政府辦公廳所發(fā)的正式公函，通常都編“國辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號(hào)”或“川辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號(hào)”。嚴(yán)格說來，函只是法定公文文種之一，但習(xí)慣上都把“批復(fù)”也作為函件對待，也編公函的發(fā)文字號(hào)。如省政府辦公廳和市政府辦公廳所發(fā)的批復(fù)，其發(fā)文字號(hào)也編“川辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號(hào)”或“成辦函﹝１９９９﹞ｘｘ號(hào)”。年號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字并應(yīng)寫全，年號(hào)外須用六角形括號(hào)，如﹝１９９９﹞，不得寫為﹝９９﹞。年號(hào)的位臵，應(yīng)在機(jī)關(guān)代字與發(fā)文序號(hào)之間，不能放在機(jī)關(guān)代字之前或之間，如“成愛衛(wèi)字﹝１９９９﹞４０號(hào)”不得寫為“﹝１９９９﹞成愛衛(wèi)字４０號(hào)”或“成愛衛(wèi)﹝１９９７﹞字４０號(hào)”。

(二)公文標(biāo)題的書寫不規(guī)范

公文標(biāo)題是公文內(nèi)容的綜合概括，位于文件版頭間隔橫線之下，主送機(jī)關(guān)之上。完整規(guī)范的公文標(biāo)題應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三部分組成。如《成都市人民政府關(guān)于加強(qiáng)城市綜合管理工作的通知》，其中“成都市人民政府”是發(fā)文機(jī)關(guān)，“加強(qiáng)城市綜合管理工作”是事由，“通知”是文種。

公文標(biāo)題的三個(gè)組成部分一般應(yīng)當(dāng)齊全，以使讀者一看就能對公文的制發(fā)機(jī)關(guān)、公文的內(nèi)容和公文的性質(zhì)與作用有個(gè)概括了解，給公文處理工作提供方便，有利于提高工作效率和質(zhì)量。但我們在實(shí)際文書處理工作中?？吹竭@樣不規(guī)范的標(biāo)題，“關(guān)于請示轉(zhuǎn)發(fā)國發(fā)﹝１９９７﹞１４號(hào)文件的報(bào)告”，這是一個(gè)不完整的標(biāo)題。一是沒有發(fā)文機(jī)關(guān)；二是公文內(nèi)容不準(zhǔn)確，讓人看了不知道國發(fā)﹝１９９７﹞１４號(hào)文件是什么。將文件字號(hào)代替內(nèi)容提要。

又如“ｘｘｘ局關(guān)于ｘｘｘ的請示報(bào)告”或“ｘｘｘ局關(guān)于ｘｘｘ的報(bào)告的請示”，此類標(biāo)題的文種不清，讓人看了不知道此文是請示還是報(bào)告。

對三個(gè)以上單位聯(lián)合行文，由于發(fā)文單位多，標(biāo)題可能很冗長，可采用兩個(gè)辦法使標(biāo)題簡煉一些：一是使用各發(fā)文單位的規(guī)范化簡稱，如《市物價(jià)局市經(jīng)濟(jì)委員會(huì)市計(jì)劃委員會(huì)成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費(fèi)的請示》可簡寫為《市物價(jià)局市經(jīng)委市計(jì)委成都電業(yè)局關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費(fèi)的請示》；二是使用概括法，將標(biāo)題改寫為《市物價(jià)局等４部門關(guān)于征收電網(wǎng)地方附加費(fèi)的請示》。公文標(biāo)題必須簡明、準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，切忌冗長累贅、晦澀費(fèi)解。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章類的公文名稱加書名號(hào)外，應(yīng)盡量不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

(三)主送機(jī)關(guān)的寫作不規(guī)范

主送機(jī)關(guān)是指公文的主要收受機(jī)關(guān)，即需對本單位發(fā)出文件負(fù)責(zé)辦理、答復(fù)或遵照執(zhí)行的對方機(jī)關(guān)，它位于標(biāo)題左下方，正文之上。

請示一般只應(yīng)寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，不得多頭主送。公文只主送組織，不主送個(gè)人，也不得將主送機(jī)關(guān)寫為“市委并ｘｘｘ書記”或“市政府ｘｘｘ市長”。如果同時(shí)主送幾個(gè)單位，就容易造成處理上的混亂和困難。

同級(jí)黨政機(jī)關(guān)確需聯(lián)合向上級(jí)黨政機(jī)關(guān)行文時(shí)，“報(bào)告”的主送機(jī)關(guān)一般用黨政機(jī)關(guān)的并列形式，如“市委、市政府”?！罢埵尽钡闹魉蜋C(jī)關(guān)應(yīng)就請示的內(nèi)容性質(zhì)分別確定，屬黨委職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機(jī)關(guān)應(yīng)將黨委列前，如“市委、市政府”，由黨委負(fù)責(zé)處理答復(fù)；屬政府職權(quán)范圍內(nèi)的，主送機(jī)關(guān)應(yīng)將政府列前，如“市政府并報(bào)市委”，由政府負(fù)責(zé)處理答復(fù)。

主送機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)的全稱。如主送機(jī)關(guān)的名稱較長，可使用通用的規(guī)范化簡稱，如“成都市經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)”，可簡稱“市體改委”。普發(fā)性公文，有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書寫時(shí)可使用統(tǒng)稱，如對成都市的區(qū)（市）縣一級(jí)的政府，主送這些機(jī)關(guān)時(shí)，不可能一一列出這些機(jī)關(guān)名稱，可泛稱為“各區(qū)（市）縣政府”。

準(zhǔn)確選定公文的主送機(jī)關(guān)，是文件發(fā)出能否得到及時(shí)處理的關(guān)鍵問題。要根據(jù)對方單位的職責(zé)分工和當(dāng)前工作的實(shí)際情況主送文件。既要防止錯(cuò)送、漏送，致使工作脫節(jié)，影響工作的進(jìn)行；也要防止撒大網(wǎng)式的濫送，造成人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。

(四)正文中的寫作不規(guī)范

1、公文的引文不規(guī)范。引用公文時(shí)要先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，如：“大邑縣人民政府《關(guān)于驗(yàn)收村民的自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》（大邑府發(fā)﹝１９９９﹞１０號(hào)）收悉”。若用“大邑府發(fā)﹝１９９９﹞１０號(hào)《關(guān)于驗(yàn)收村民自治示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)的請示》收悉”，就是不規(guī)范的引文。

2、日期的不規(guī)范用法。日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年、月、日應(yīng)該要寫得完整規(guī)范。如“１９９７年１０月１日”“若用“１９９７.１０.1”或“９７年１０月１日”，“今年”、“明年”、“上月”、“下月”、“今天”、“明天”等，則是不規(guī)范的表述。

3、公文層次的不規(guī)范。序號(hào)使用不規(guī)范，有的文件中用“

（一）”后又標(biāo)“一”，有的用“

一、”后，下面的層次中直接用“１、”等等。正文部分是對公文內(nèi)容的表述，需要使用字序符號(hào)標(biāo)明層次時(shí)，一般排列順序是：第一層用“

一、“，第二層用“

（一）”，第三層用“１、”，第四層用“（１）”。每一層次序數(shù)用字，前后應(yīng)當(dāng)一致。

4、法定計(jì)量單位的不規(guī)范。如前用“畝”，后面用“平方米”，或前面用“公斤”后面又用“噸”，這種情況最好統(tǒng)一。計(jì)量單位最好前后一致。

5、簡稱的不規(guī)范。如“精神文明辦”有的簡稱為“精辦”，讓人不知所云。公文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱，如《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。

6、附件的不規(guī)范。公文附件是附屬于公文的文件、材料、圖表、憑據(jù)等，用于補(bǔ)充公文正文的內(nèi)容，位于正文之后，發(fā)文機(jī)關(guān)之前，另起一行，行前空兩個(gè)字書寫。有附件的公文，一定要具體寫明附件的名稱和件數(shù)。如有兩個(gè)以上附件，應(yīng)標(biāo)明序號(hào)，不得籠統(tǒng)寫為“附件如文”或“附件ｘ件”。否則會(huì)給公文的收發(fā)、辦理和整理、立卷等帶來麻煩。一旦公文的正件與附件分開，就難以查對收齊。

7、發(fā)文機(jī)關(guān)落款不規(guī)范。政府機(jī)關(guān)發(fā)文的落款，標(biāo)題已標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的用機(jī)關(guān)印章代替機(jī)關(guān)署名，不再寫發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。有的公文正文占滿了頁面，發(fā)文機(jī)關(guān)必須標(biāo)注到下一頁上，以前是在下頁發(fā)文機(jī)關(guān)署名或蓋章之前空白處注“此頁無正文”，現(xiàn)在不能了。

8、成文日期的書寫不規(guī)范。成文日期應(yīng)該標(biāo)明公元年、月、日，一律用漢字小寫數(shù)碼書寫，不使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年、月、日要寫全，不得將“一九九二年一月八日”寫為“一九九二、一、八”或?qū)ⅰ耙痪啪哦辍焙唽憺椤熬哦辍?；也不得只寫月、日不寫年；“三十一日”和“二十五日”不得寫為“卅一日”、“廿五日”?/p>

9、抄送機(jī)關(guān)的書寫不規(guī)范。根據(jù)國家技術(shù)監(jiān)督局的要求，為簡化和規(guī)范公文格式用語，無論對上級(jí)、平級(jí)或下級(jí)，抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注用語可一律用“抄送”，不再使用“抄報(bào)”，也不使用“抄發(fā)”。抄送機(jī)關(guān)可按上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)的順序排列。

(五)行文的不規(guī)范

越級(jí)行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)越過直接上級(jí)機(jī)關(guān)向更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)直至最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文。下級(jí)機(jī)關(guān)除以下幾種特殊情況外，一般不要越級(jí)行文。

第一，情況特殊緊急，逐級(jí)上報(bào)會(huì)延誤時(shí)機(jī)和造成重大損失時(shí)；

第二，與直接上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)生分歧，無法解決，或經(jīng)多次請示直接上級(jí)機(jī)關(guān)長期未予解決時(shí)；

第三，上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)交辦并指定越級(jí)上報(bào)某些事項(xiàng)時(shí)； 第四，檢舉、控告直接上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)；

第五，需直接詢問、答復(fù)、聯(lián)系某些具體事項(xiàng)時(shí)；

第六，反映或處理不涉及直接上級(jí)機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的偶發(fā)事件或問題時(shí)。除檢舉、控告外，越級(jí)行文應(yīng)抄送被越過的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

(六)文種的使用不規(guī)范

在文書處理工作中，我們常見到這樣的情況，就是“請示”和“報(bào)告”的寫法混淆，該寫“請示”的，寫成報(bào)告；該用“報(bào)告”的，寫成請示。造成這種情況的主要原因，主要是對“請示”和“報(bào)告”的相同點(diǎn)和區(qū)別認(rèn)識(shí)不清。

“請示”與“報(bào)告”相同之處有四：

第一，都是上行文。

第二，都包含有匯報(bào)情況或反映問題的內(nèi)容。

第三，都能起下情上達(dá)的作用。

第四，都有主動(dòng)爭取上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)與幫助的作用。但“報(bào)告”與“請示”在使用上，仍然是不容混淆的兩個(gè)文種。

“報(bào)告”與“請示”的主要區(qū)別在于：

1、報(bào)送目的不同?！皥?bào)告”主要是讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況、掌握動(dòng)態(tài)，而不要求立即得到上級(jí)的具體指導(dǎo)和幫助?！罢埵尽彪m然一般也要匯報(bào)工作中的情況或問題，但這種匯報(bào)的直接目的，是要立即得到上級(jí)的具體指示或批準(zhǔn)。

2、兩者性質(zhì)不同?！皥?bào)告”屬陳述性公文，具有備案性質(zhì)，一般不需要上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)?！罢埵尽睂僬埵拘怨模钦埵旧弦患?jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或解決某一事項(xiàng)、某一問題并需上級(jí)機(jī)關(guān)作出答復(fù)的。

3、內(nèi)容重點(diǎn)不同?！皥?bào)告”側(cè)重寫情況和意見，涉及的內(nèi)容比較廣泛（可不限于一件事、一個(gè)問題），行文較長，內(nèi)容多是已經(jīng)實(shí)施的事項(xiàng)或已發(fā)生的事情?！罢埵尽敝貙懙氖悄骋患虑榛蚰骋粋€(gè)問題（即“一事一請示”），行文較簡短，內(nèi)容都是尚未實(shí)施的。

4、報(bào)送時(shí)間不同。“報(bào)告”是在事后或事中報(bào)送。“請示”必須在事前報(bào)送。

使用“請示”，要防止兩種片面傾向：

一是濫用“請示”，事無巨細(xì)，通通“請示”，把矛盾上交；

二是忽視“請示”，超越職權(quán)，不經(jīng)“請示”，擅作主張?！罢埵尽币獓?yán)格執(zhí)行“一文一事”的規(guī)定，以免造成閱批和處理上的困難，影響公文處理的效率和質(zhì)量。

運(yùn)用“報(bào)告”這一文種，應(yīng)當(dāng)注意“報(bào)告”中不得夾帶“請示”事項(xiàng)，以免貽誤工作?！皥?bào)告”的主要用途是供上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況。呈送“報(bào)告”，不能要求上級(jí)機(jī)關(guān)給予批復(fù)。因此，不能把“請示”結(jié)尾的請示用語用于“報(bào)告”的結(jié)尾。例如執(zhí)行“報(bào)告”結(jié)尾不宜用“以上報(bào)告當(dāng)否，請批示”，“以上報(bào)告妥否，請指示”之類用語。一般都用“特此報(bào)告”，“專此報(bào)告”或“以上報(bào)告請審閱”等語作 結(jié)尾。

(七)寫代擬稿的注意事項(xiàng)

部門請示政府批轉(zhuǎn)的報(bào)告和發(fā)文代擬稿。涉及有關(guān)地區(qū)或其它部門工作，事前未協(xié)商且無會(huì)簽意見的，代擬稿未打印的，無報(bào)送說明的就要求政府給予發(fā)文的，應(yīng)一律給予退回。

第四篇：辦公室如何提高公文質(zhì)量

辦公室如何提高公文質(zhì)量

公文寫作往往是對制定和執(zhí)行決策及處臵措施進(jìn)行快速反映的活動(dòng)，要求撰寫者才思敏捷、下筆迅速，寫得既快又好，力求解決問題及時(shí)，處理工作迅速，注重時(shí)效，提高工作效率。這就要求辦公室的工作人員具有一定的修養(yǎng)，即政治素質(zhì)好、有一定的政策理論水平、熟悉業(yè)務(wù)和機(jī)關(guān)工作情況、有較寬的知識(shí)面、有較好的文字功底。同時(shí)，注重平時(shí)積累，多思、多看、多寫，堅(jiān)持把好“六關(guān)”，即堅(jiān)持把好發(fā)文關(guān)、格式關(guān)、內(nèi)容關(guān)、語言文字關(guān)、程序關(guān)和時(shí)效關(guān)。

一、堅(jiān)持把好發(fā)文關(guān)。就是從工作需要出發(fā)，本著少而精的原則，認(rèn)真審核公文該不該制發(fā)，這是解決機(jī)關(guān)公文過多過濫的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在公文處理工作中應(yīng)當(dāng)做到：凡可以通過“現(xiàn)場辦公”、電話聯(lián)系、當(dāng)面商談等方式解決問題的，就不要發(fā)文；關(guān)于同一個(gè)問題，而且內(nèi)容相同或基本相同的文件，如果已經(jīng)行文，就不要重復(fù)發(fā)文；能聯(lián)合行文的就不分頭行文。對于不發(fā)的文件，要主動(dòng)與擬稿部門聯(lián)系，做必要的協(xié)調(diào)解釋工作，講明原因，并提出妥善處理的辦法，以取得他們的理解和支持，共同做好控文、減文工作。

二、堅(jiān)持把好格式關(guān)。就是按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》，認(rèn)真審核公文的規(guī)格樣式 及其組成要素。無論是公文版頭、份號(hào)、密級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)，還是正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印刷版記，都要符合國家的規(guī)定，防止漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)或多項(xiàng)。通過審核，使公文保持莊重、大方的形象，統(tǒng)一、規(guī)范的格式，從而增強(qiáng)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使公文發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、堅(jiān)持把好內(nèi)容關(guān)。就是在公文處理工作中，認(rèn)真審核公文內(nèi)容，看是否符合黨的路線、方針、政策；是否符合國家的法律、法規(guī)；是否符合全國、全省和本地工作大局與實(shí)際；提出的工作意見、要求、措施和辦法是否切實(shí)可行等。在審核中遇到有疑問的地方，特別是遇到涉及干部人事、機(jī)構(gòu)編制、財(cái)政開支、群眾切身利益等敏感問題，要及時(shí)與擬稿部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，弄清來龍去脈，取得一致意見，確保公文內(nèi)容不出任何差錯(cuò)。

四、堅(jiān)持把好語言文字關(guān)。就是堅(jiān)持實(shí)事求是的科學(xué)態(tài)度和一絲不茍的負(fù)責(zé)精神，對公文進(jìn)行逐段、逐句、逐字的推敲，努力降低文字差錯(cuò)率，增強(qiáng)語言表現(xiàn)力。在尊重并保持公文原意的前提下，敢于負(fù)責(zé)地對語言文字方面存在的問題做一些技術(shù)處理，淘汰那些與主題無關(guān)的內(nèi)容和詞句，刪掉那些空話、套話、廢話和多余的沒有典型意義的材料，加工、潤色那些不莊重、不準(zhǔn)確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的語言。通過精雕細(xì)刻，使公文主題更加鮮明，語言更加精煉，篇幅更加簡短，成為“精品” 力作。

五、堅(jiān)持把好程序關(guān)。就是按程序辦文，使公文運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都符合規(guī)定程序，這是公文處理工作必須把握的基本原則。應(yīng)當(dāng)做到：公文起草，要有令而動(dòng)，有據(jù)可依；公文呈批，要層層把關(guān)，按級(jí)負(fù)責(zé)；聯(lián)合行文，要協(xié)商一致，共同審簽；公文辦理，要逐級(jí)呈送，遵示而行。如果不按程序辦文，不僅辦不了、辦不好，甚至?xí)k出問題，延誤時(shí)間，影響工作，給機(jī)關(guān)部門之間造成矛盾，影響團(tuán)結(jié)。因此，在辦文過程中，必須按規(guī)定程序操作，杜絕公文運(yùn)轉(zhuǎn)的錯(cuò)位和“倒流”現(xiàn)象，使公文處理工作更加規(guī)范有序。

六、堅(jiān)持把好時(shí)效關(guān)。就是堅(jiān)持特件特辦，急件急辦，一般件抓緊辦，在符合辦文程序，保證辦文質(zhì)量的前提下，加班加點(diǎn)，按時(shí)限要求完成公文處理任務(wù)。如果公文處理不及時(shí)，即使公文再好，也難以實(shí)現(xiàn)它應(yīng)有的價(jià)值和功能。因此，辦公部門快速高效地處理好每一份公文非常重要。要做到這一點(diǎn)，應(yīng)從以下三個(gè)方面入手：一要加強(qiáng)預(yù)見性，做到了解情況全面，領(lǐng)會(huì)意圖準(zhǔn)確，這樣才能把握工作的主動(dòng)權(quán)，有條不紊，忙而不亂；二要有雷厲風(fēng)行、埋頭苦干的工作作風(fēng)，始終保持良好的精神狀態(tài)和旺盛的斗志，做到急事急辦，特事特辦，當(dāng)日事當(dāng)日辦；三要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，主動(dòng)配合，做到心往一處想，勁往一處使，同心協(xié)力做好工作。

第五篇：公文處理

公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

（三）初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。

（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

第二十六條 涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

第二十七條 需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。

公文管理

第二十八條 各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十九條 黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級(jí)以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

第三十條 公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。

公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)決定。

第三十一條 公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。

經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第三十二條 復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。

第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條 涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。

第三十五條 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條 機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機(jī)關(guān)撤銷時(shí)，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時(shí)，所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第三十七條 新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)關(guān)合并或者撤銷時(shí)，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。

對密級(jí)文件要做到： 密件的運(yùn)轉(zhuǎn)要密來密去 密件的處理要緊鑼密鼓 密件的閱者要秘而不宣 密件的放置要密不可分 密件的管理要萬無一失 對密件的管理存在的一些問題

1、隨意攜帶涉密公文外出

2、確定、變更、解除不規(guī)范

3、使用非涉密計(jì)算機(jī)和移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)涉密公文

4、長期留個(gè)人手中

5、當(dāng)廢品出賣