加強(qiáng)公立醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新

存在的問(wèn)題及對(duì)策建議思考

公立醫(yī)院干部人事檔案是一種具有特殊要求的專(zhuān)門(mén)檔案，也是干部組織管理的重要內(nèi)容，服務(wù)于干部人事管理。隨著公立醫(yī)院人事管理制度的完善，干部人事制度的改革，干部人事檔案管理要與公立醫(yī)院的發(fā)展相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，提升人事檔案管理的真實(shí)性、專(zhuān)業(yè)性和實(shí)用性，為推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)，推動(dòng)公立醫(yī)院的體制改革創(chuàng)造有利條件。

實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院干部人事檔案的管理創(chuàng)新是推動(dòng)醫(yī)院得以持續(xù)發(fā)展的間接動(dòng)力。干部人事檔案管理不僅體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理的整體效果，還影響著組織工作，關(guān)系到干部的提拔任用，對(duì)醫(yī)院的人才隊(duì)伍建設(shè)產(chǎn)生影響。針對(duì)干部選拔任用的檔案審核要依據(jù)“凡提必審、凡轉(zhuǎn)必審、凡進(jìn)必審”的原則。干部人事檔案記錄了“三齡兩歷一身份”以及任免獎(jiǎng)懲等相關(guān)內(nèi)容，是選拔任用干部的有效依據(jù)。隨著公立醫(yī)院改革的深化，用人制度的變革，干部人事檔案管理需要面對(duì)新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院干部人事檔案管理要有創(chuàng)新思路，提升檔案的價(jià)值，以更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

一、公立醫(yī)院干部人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）強(qiáng)調(diào)檔案用戶(hù)的主體性

公立醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新的出發(fā)點(diǎn)是服務(wù)于干部的選拔任用。干部人事檔案管理創(chuàng)新要滿(mǎn)足醫(yī)院干部管理的需要，以保障人力需求具有“原生動(dòng)力”，要突出檔案用戶(hù)的主體性，保證服務(wù)的針對(duì)性。傳統(tǒng)模式的檔案利用，采用了“你問(wèn)我答”的方式，檔案被動(dòng)利用，檔案用戶(hù)實(shí)際需要難以得到滿(mǎn)足。檔案管理創(chuàng)新需要轉(zhuǎn)變工作方向，主動(dòng)向人事部門(mén)、組織部門(mén)提供需要的檔案，以提升檔案資源的價(jià)值。

（二）注重檔案利用的創(chuàng)新

干部人事檔案管理的創(chuàng)新要考慮到醫(yī)院干部管理的實(shí)際，檔案利用要基于“以用戶(hù)為中心”，方向要符合干部管理對(duì)于檔案的多種需求，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的創(chuàng)新或優(yōu)化，還要有制度、技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施等的保障。在檔案利用中，要借助創(chuàng)新理順檔案利用各環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)。檔案最終環(huán)節(jié)是利用的效果。檔案服務(wù)的創(chuàng)新要集中于對(duì)干部管理對(duì)檔案的期望，引入新的設(shè)想改進(jìn)現(xiàn)有的服務(wù)方式。

（三）改革檔案的利用制度

檔案管理的創(chuàng)新要強(qiáng)調(diào)不同主體的責(zé)權(quán)利，化解深層次的問(wèn)題。從檔案利用上來(lái)講，醫(yī)院要結(jié)合干部管理的需要分析檔案管理制度存在的缺陷，借助制度上的變革保障檔案供需雙方的責(zé)權(quán)利，解決檔案利用低下問(wèn)題。檔案利用制度的變革要加強(qiáng)不同部門(mén)間的協(xié)作，提升檔案資源覆蓋范圍，力求實(shí)現(xiàn)“一站式服務(wù)”。結(jié)合用戶(hù)的需求與反饋結(jié)果，發(fā)揮檔案對(duì)醫(yī)院干部管理的保障作用。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新要解決的問(wèn)題

（一）對(duì)干部人事檔案管理缺少重視

由于人事檔案管理本身不能直接為醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)帶來(lái)利益，部分醫(yī)院因此不重視人事檔案管理，管理模式存在諸多問(wèn)題。比如干部人事檔案的實(shí)際管理由兼職人員負(fù)責(zé)。由于缺少專(zhuān)人管理，有些檔案材料難以及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，干部檔案的完整性受到影響，不能全面、真實(shí)反映干部的實(shí)際，對(duì)于檔案的深入開(kāi)發(fā)利用缺少研究。檔案管理人員缺少培訓(xùn)機(jī)會(huì)，工作難以保證專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化。此外，部分干部對(duì)于個(gè)人的檔案也缺少重視，部分檔案證明材料如在職培養(yǎng)、榮譽(yù)證明等資料存在個(gè)人手里或丟失，沒(méi)有上交到干部人事檔案管理部門(mén)。

（二）干部人事檔案利用效率不高

檔案表達(dá)出歷史信息，是連接歷史與現(xiàn)實(shí)的紐帶。檔案管理部門(mén)要通過(guò)多種手段，為干部的管理提供信息，發(fā)揮檔案的記憶功能。但是許多公立醫(yī)院針對(duì)干部人事檔案采用了上級(jí)主管部門(mén)集中保管的模式，受到時(shí)間限制與空間距離的制約，許多檔案材料難以及時(shí)歸檔。干部人事檔案雖然在干部的選拔任用發(fā)揮著重要的作用，但是人事檔案缺少有效的開(kāi)發(fā)利用，沒(méi)有與干部管理相結(jié)合，導(dǎo)致人事檔案利用效率不高。

三、醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新的思考

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新

醫(yī)院針對(duì)干部人事檔案管理要從制度入手，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。

醫(yī)院要將干部人事檔案管理納入到日常的運(yùn)營(yíng)管理中，與醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)同步規(guī)劃。醫(yī)院內(nèi)容要注重宣傳干部人事檔案管理的作用，使各部門(mén)支持干部人事檔案管理工作。針對(duì)制度的創(chuàng)新先要提升管理人員的素養(yǎng)。醫(yī)院針對(duì)干部人事管理要配備政治意識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員。醫(yī)院也要借助三甲評(píng)審及復(fù)審，完善干部人事檔案管理制度，如干部任前檔案審核制度、干部檔案專(zhuān)項(xiàng)審核以及日常管理等相關(guān)制度。制度完善后還要保證執(zhí)行，落實(shí)問(wèn)責(zé)制。

（二）為檔案的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造基礎(chǔ)條件

醫(yī)院要注重提高檔案管理人員的服務(wù)水平，借助現(xiàn)代化的管理工具，及時(shí)、全面、準(zhǔn)確收集多方面的資料，包括干部考核中的德、廉、能、績(jī)、勤等方面相關(guān)內(nèi)容，以充實(shí)檔案資料。對(duì)于紙質(zhì)檔案要保證及時(shí)歸檔，電子信息也要同步錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的相互結(jié)合，將相關(guān)資源最大化利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源一方收集，多方共享的模式。檔案管理要在職稱(chēng)晉升、競(jìng)聘上崗、專(zhuān)業(yè)技術(shù)競(jìng)聘等工作中發(fā)揮作用，要有利于醫(yī)務(wù)、科教、人事等部門(mén)的方便查閱，實(shí)現(xiàn)干部檔案信息資源在特定范圍內(nèi)的共享，對(duì)干部工作能力加以分析預(yù)測(cè)。

（三）強(qiáng)化檔案的審核

醫(yī)院的干部人事檔案管理要結(jié)合干部選拔任用的需要，提供多方面的依據(jù)。近年來(lái)針對(duì)干部的組織管理更加重視檔案審核，會(huì)組織各醫(yī)院實(shí)施檔案專(zhuān)項(xiàng)審核，對(duì)于干部人事檔案資料不完整、制作不規(guī)范、手續(xù)不完備等質(zhì)量問(wèn)題要實(shí)施整改。因此醫(yī)院針對(duì)干部人事檔案管理要從內(nèi)部審核做起，對(duì)于不符合規(guī)定的“三齡兩歷一份”要給予重新認(rèn)定，對(duì)記載失誤問(wèn)題要加以改正，以提升人事檔案的真實(shí)性和完整性，保證人事檔案的質(zhì)量，為干部人事管理提供相關(guān)的依據(jù)。醫(yī)院要針對(duì)審核強(qiáng)化績(jī)效管理，科學(xué)設(shè)置對(duì)檔案管理人員的考核指標(biāo)，以督促檔案管理人員落實(shí)《檔案法》以及《干部檔案工作條例》的相關(guān)規(guī)定，為醫(yī)院選拔任用人才提供有價(jià)值的依據(jù)。

（四）利用形式實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新

醫(yī)院干部檔案的利用要在原有基礎(chǔ)上加以拓展，緊跟當(dāng)前干部人事制度改革的潮流，為人力資源優(yōu)化提供支持。醫(yī)院可以運(yùn)用現(xiàn)代高新技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，積極推進(jìn)檔案資源計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)，加強(qiáng)電子技術(shù)處理、電子檔案管理，檔案在線歸類(lèi)、在線搜索、在線查閱技術(shù)運(yùn)用，不斷提高工作效率和檔案資源開(kāi)發(fā)效益，大力推進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)行檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。努力提高檔案資源開(kāi)發(fā)人員的素質(zhì)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，培養(yǎng)一批熟練掌握檔案資源信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，增強(qiáng)檔案資源開(kāi)發(fā)工作水平和質(zhì)量。檔案信息資源開(kāi)發(fā)樹(shù)立檔案資源普惠意識(shí)，擴(kuò)大檔案收集范圍，構(gòu)建配置合理、特色突出、方便快捷的檔案資源庫(kù)，將檔案資源庫(kù)進(jìn)行數(shù)字化處理，檔案數(shù)據(jù)互聯(lián)互通。通過(guò)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化工作平臺(tái)，進(jìn)行一體化的管理，降低檔案查閱難度，開(kāi)發(fā)檔案資源移動(dòng)終端軟件，提高檔案獲取便捷性，打破檔案資源服務(wù)的時(shí)空限制，使檔案資源的價(jià)值得到極大增長(zhǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，滿(mǎn)足干部管理多樣化的需求。

（五）擴(kuò)寬檔案利用渠道

醫(yī)院干部檔案管理部門(mén)要與人力資源管理、組織管理實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，借助網(wǎng)絡(luò)將檔案利用渠道得以擴(kuò)寬。不同部門(mén)的互聯(lián)互通可以擴(kuò)大本館檔案資源的利用價(jià)值，又為檔案利用創(chuàng)造了方便條件。醫(yī)院干部檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)是保證效率和質(zhì)量，檔案利用會(huì)關(guān)系到醫(yī)院管理的效果，因此檔案管理引入大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息的快速收集、傳遞、保存，這有利于保證檔案管理工作的高效。檔案管理部門(mén)可以結(jié)合醫(yī)院的特點(diǎn)，建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式，發(fā)揮信息技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)作用，提升檔案管理的質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)化管理有利于消除信息孤島問(wèn)題，依托數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮了信息數(shù)據(jù)挖掘的作用。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)化是推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要基礎(chǔ)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化要發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，提升網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的功能性，檔案資源的價(jià)值可以被挖掘，擴(kuò)大了應(yīng)用范圍。網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案資源管理，檔案信息的內(nèi)容可以更加豐富，儲(chǔ)存量會(huì)更高，檔案信息的結(jié)構(gòu)會(huì)得以?xún)?yōu)化，檔案資源的作用也會(huì)提升。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的發(fā)展不離開(kāi)優(yōu)秀的管理人才。人事檔案記錄著人才的相關(guān)信息。準(zhǔn)確完整的人事檔案是管理干部的重要依據(jù)。公立醫(yī)院要意識(shí)到干部人事檔案管理的重要性，選用政治思想素質(zhì)好、專(zhuān)業(yè)水平高的人從事檔案管理，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，借助現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，開(kāi)拓創(chuàng)新，為醫(yī)院選人用人提供多方面的依據(jù)，推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理的發(fā)展。