企業(yè)檔案的管理制度

企業(yè)檔案的管理制度1

教師業(yè)務(wù)檔案是教師教學(xué)工作基本情況的重要?dú)v史記錄，其主要內(nèi)容有：教師登記表；統(tǒng)計(jì)考核鑒定（包括：考核鑒定表；教學(xué)檢查聽課評(píng)議情況等）；學(xué)術(shù)水平包括：論文；教材編寫；科研成果等；專業(yè)技術(shù)職務(wù)動(dòng)態(tài)及獎(jiǎng)懲情況等，是教學(xué)管理工作中的重要檔案之一。

1、教師業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)處統(tǒng)一管理，每到學(xué)期、學(xué)年末，根據(jù)責(zé)任制考核情況，結(jié)合教師的工作實(shí)際進(jìn)行全面考核，分別由教務(wù)處長(zhǎng)、教學(xué)部填寫相應(yīng)部分。填寫力求實(shí)事求是，公正確切。

2、查閱和摘抄教師業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，管理員不得泄露檔案中的有關(guān)內(nèi)容。

3、核簽的教師業(yè)務(wù)檔案所載內(nèi)容，任何人不得隨意涂改和更換。

4、教師調(diào)離學(xué)校時(shí)其業(yè)務(wù)檔案并入本人人事檔案隨調(diào)，學(xué)校教務(wù)處可保留其業(yè)務(wù)檔案的復(fù)印件作為教學(xué)資料妥善保存。若有單位外調(diào)情況時(shí)，憑介紹信允許抄錄。

5、教師業(yè)務(wù)檔案屬永久性保存，必須妥善保管，防止蛀爛，填寫時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡清楚工整。

6、教師業(yè)務(wù)檔案是記載衡量教師教學(xué)工作實(shí)績(jī)和水平的.原始資料，也是教師晉級(jí)、提干、職稱評(píng)定的重要依據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格手續(xù)，認(rèn)真對(duì)待，不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。

企業(yè)檔案的管理制度2

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。

第二條財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。

第二章會(huì)計(jì)檔案管理

第三條會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。

具體包括：

1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其它類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。

第四條每月形成的.會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。

第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。

第七條財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。

第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、、25年、永久5類。

第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。

第十一條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：

1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2.集團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)上簽署意見。

3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與董事長(zhǎng)辦公室人員共同監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。

第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤進(jìn)行備份保管。

第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。

第十五條公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

第十六條公司之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

第三章年度會(huì)計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理

第十八條年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人保管。

第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，

第二十條年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。

第四章資金類檔案管理

第二十一條資金類檔案包括資金日?qǐng)?bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺(tái)賬、融資臺(tái)賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。

第二十三條融資臺(tái)賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十四條資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。

第五章預(yù)算檔案管理

第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。

第二十六條預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。

第六章日常往來財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理

第二十七條日常往來財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件及外部財(cái)務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”“股東會(huì)決議”“董事會(huì)決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內(nèi)外往來文件。

第二十八條日常往來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來文件等等;外部往來財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔。

第二十九條公司內(nèi)部往來財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

第七章合同檔案管理

第三十條依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺(tái)賬，進(jìn)行合同檔案管理。

第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。

第三十二條合同原件無特殊情況不得外借。可在財(cái)務(wù)部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。

第三十三條合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。

第八章附則

第三十四條本辦法由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。

第三十五條本辦法經(jīng)董事長(zhǎng)辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開始實(shí)施。

企業(yè)檔案的管理制度3

一、文書檔案歸檔制度

1、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

6、重要文件如部門需用可進(jìn)行復(fù)印，但原件務(wù)必歸檔。

7、機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

二、專職檔案工作人員崗位職責(zé)制

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實(shí)施辦法>，熱愛本職工作，忠于職守，維護(hù)黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。

3、負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

4、負(fù)責(zé)檔案庫房各項(xiàng)制度的落實(shí)。

5、用心帶給檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、兼職檔案工作人員崗位職責(zé)制

1、各部門配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。

3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

4、嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。

5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

四、部門立卷制度

1、凡本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中構(gòu)成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

2、各部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)本部門的'文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。

3、兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

五、檔案保管制度

1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。

2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查，對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時(shí)跟蹤追還，防止丟失。

4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃，相對(duì)濕度要持續(xù)在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

5、檔案庫房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

6、庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品，停電時(shí)，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進(jìn)入，隨時(shí)關(guān)好庫房門窗，確保安全。

六、檔案保密規(guī)則

1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅(jiān)持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。

2、凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認(rèn)真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)光內(nèi)歸還檔案室。

3、查閱檔案時(shí)，不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。

4、本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時(shí)交給檔案管理部門。

5、對(duì)于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機(jī)密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其職責(zé)。

七、檔案借閱制度

1、借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

2、凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。

3、借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

5、檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查，確認(rèn)檔案材料完好無損時(shí)，方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認(rèn)真核對(duì)，正確無誤時(shí)，方能簽字蓋章。

6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并追究有關(guān)人員的職責(zé)。

八、其他

解釋權(quán)歸公司行政人事部。

企業(yè)檔案的管理制度4

第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡(jiǎn)稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國家檔案局備案。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的`電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。

第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。

國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。

第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實(shí)施。<國營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

企業(yè)檔案的管理制度5

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責(zé)

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

2.3.2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。

3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

3.1計(jì)劃性文件資料

包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

3.3法規(guī)性文件

包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3.5總結(jié)性文件

包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

3.7匯報(bào)性材料

包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等.

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

3.9調(diào)研性資料

包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈(zèng)行資料

包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的.各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，每?jī)赡隁w檔一次。

4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。

4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時(shí)間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

5.4對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

5.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對(duì)超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

企業(yè)檔案的管理制度6

一、目的

加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

二、適用范圍

1、公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。

三、術(shù)語和定義

1、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。

四、職責(zé)

1、行政部：

1）負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；

2）建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；

3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；

4）負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；

5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

6）負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。

2、其他各部門相關(guān)人員：

1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；

2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；

3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；

4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；

3、各部門檔案主管人員

1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

4、各部門負(fù)責(zé)人

1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；

2）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。

5、各公司總監(jiān)/副總

1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。

五、工作程序

1、檔案資料的收集

1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。

2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月10日前。

b)檔案資料的標(biāo)識(shí)行政部及各部門對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。

c)檔案資料的日常管理：

⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號(hào)保存；

⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

⑶文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。

d)檔案借閱

⑴借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；

⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；

⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；

⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

e)檔案銷毀

⑴對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷毀時(shí)，必須寫申請(qǐng)銷毀報(bào)告，編制銷毀目錄，報(bào)部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的'批準(zhǔn)，方可銷毀。

⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。

2、檔案管理細(xì)則

1）檔案資料的歸檔范圍

⑴公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類公文等；

⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；

⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；

⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；

⑸重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

⑹反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；

⑺公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；

⑻本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；

⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；

⑿外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；

⒀財(cái)務(wù)檔案資料；

⒁各種實(shí)物檔案；

⒂其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

3、檔案資料的歸檔要求

⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。

⑸各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。

4、檔案資料的歸檔時(shí)間

⑴即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：

a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；

b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；

c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料；

d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；

e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。

⑵定期歸檔

a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；

b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

⑶電子聲像檔案的歸檔

a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤脫機(jī)保管。

c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

5、檔案交接

⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。

6、檔案移交公司的流程

a)移交前，應(yīng)對(duì)破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對(duì)大小不一、長(zhǎng)短不齊的文件折疊理齊。

b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。

c)結(jié)合文書材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

結(jié)論在前，依據(jù)在后。

d)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；

e)行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對(duì)；

f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

7、檔案保管

⑴檔案編號(hào)

a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

b)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號(hào)表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

c)檔案分類編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。

d)檔案分類及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個(gè)人不得隨意修改。

e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。

8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。

企業(yè)檔案的管理制度7

第一章總則

第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護(hù)國家利益和企業(yè)合法杈益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項(xiàng)目部、辦事機(jī)構(gòu)等(以下統(tǒng)稱境外單位)的檔案工作。

第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項(xiàng)目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第四條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，本著有利于維護(hù)國家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。

第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時(shí)應(yīng)當(dāng)在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項(xiàng)，確保中方權(quán)益。

第二章管理職責(zé)與人員

第六條各級(jí)檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)境外檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責(zé)，結(jié)合實(shí)際情況，為境外檔案的.應(yīng)急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門、發(fā)展改革部門、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項(xiàng)目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì)同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。

第七條投資主體或母公司負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。

第八條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、專職檔案人員。

第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：

(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃;

(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

(三)指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和信息化等工作;

(五)組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作;

(六)負(fù)責(zé)境外檔案移交工作。

第十條境外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);一般選用中方員工。

第十一條境外單位工作人員有保護(hù)境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還的檔案。

第三章文件材料的形成與歸檔

第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當(dāng)納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項(xiàng)目計(jì)劃，納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎(jiǎng)懲制度。

第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國家、地區(qū)及中華人民共和國法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報(bào)投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂完善。

第十四條境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第十五條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)符合如下要求：

(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。

(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。

(四)非紙質(zhì)文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應(yīng)當(dāng)一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

第十六條管理、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、人事等各類文件材料，參照國內(nèi)同類文件材料的歸檔時(shí)間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。

歸檔文件目錄在歸檔完成后1個(gè)月內(nèi)報(bào)投資主體或母公司備案。

第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

企業(yè)檔案的管理制度8

為了加強(qiáng)和規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際情況，特制定本制度。

第一條會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會(huì)計(jì)憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

（二）會(huì)計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中要有會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文說明。

（四）其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)及其他在會(huì)計(jì)核算工作中直接形成的對(duì)國家和社會(huì)及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算資料。

第二條會(huì)計(jì)檔案的整理。

會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。

（一）會(huì)計(jì)憑證

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

（2）分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

（二）會(huì)計(jì)賬簿：各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬殼，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：

a、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面；

b、賬簿啟用表；

c、賬戶目錄；

d、按本賬簿頁數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁；

e、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

（8）會(huì)計(jì)賬簿的.編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

（三）會(huì)計(jì)報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第三條會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管。

（一）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

（三）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會(huì)計(jì)檔案其保存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、xx年、、25年5類。詳見附表一。

第五條會(huì)計(jì)檔案的借閱。

（一）建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。

（二）凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

（三）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。

（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第六條會(huì)計(jì)檔案的銷毀。

保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：

（一）會(huì)計(jì)檔案保管期滿，由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

（二）局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見、

（三）銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、財(cái)政部門和審計(jì)部門派人員監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)。

原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

在建項(xiàng)目尚未完成的會(huì)計(jì)檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會(huì)計(jì)檔案的移交。移交會(huì)計(jì)檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱，卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

第九條會(huì)計(jì)檔案的保管要采取嚴(yán)格的安全措施。

檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲、防鼠，磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重（?。┮Y料實(shí)行雙備份，一份存檔案室，另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應(yīng)定期復(fù)制。經(jīng)過系統(tǒng)整理以后的檔案要入庫上架，排架管理，按全宗號(hào)順序依次排列，自左向右，自上而下地進(jìn)行排列，環(huán)境保持通風(fēng)透光。

第十條檔案管理人員做好會(huì)計(jì)檔案的保密工作，遵守保密制度。

企業(yè)檔案的管理制度9

第一章基本原則

第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。

第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù)，應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部

第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。

第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級(jí)員工的人事檔案。

第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條公司各級(jí)黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽的，應(yīng)在蓋章簽后方能歸入人事檔案。

第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報(bào)請(qǐng)人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

第十二條人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第四章人事檔案的管理和利用

第十三條人事檔案室對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、排架。人事檔案室對(duì)不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。

第十四條對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊(cè)。每半年檢查核對(duì)一次檔案，做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無誤。

第十五條根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅(jiān)固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。

第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的'現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查（借）閱制度》辦理。

第五章檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十一條人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。

第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個(gè)月。

第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。

第二十五條公司各單位、部門應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

附件

人事檔案材料收集歸檔范圍

1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表（如職工履歷表、登記表），任免呈報(bào)表（包括上報(bào)的考察材料），鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。

2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。

3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。

4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。

5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。

6、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。

7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表，組織審查報(bào)告，上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。

8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書（1—2份系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料，民主評(píng)議黨員工作中形成的組織意見。民主評(píng)議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見；入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料；加入民主黨派的材料。

9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料；甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。

10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。

11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。

12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。

13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。

14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告；非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。

15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生（學(xué)員）登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。

16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。

17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評(píng)定表。

18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。

19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。

企業(yè)檔案的管理制度10

檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。

7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的.記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

企業(yè)檔案的管理制度11

一、司法所檔案管理工作由指定人員負(fù)責(zé)，包括接收、收集、整理、保管。

二、各類檔案的組卷要準(zhǔn)確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準(zhǔn)確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。

三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號(hào)方案。案卷的排列、編號(hào)符合規(guī)定要求。

四、文件的`整理。鑒別沒有存檔利用價(jià)值的公文，可報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期清退和銷毀。對(duì)縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡(jiǎn)報(bào)等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。

五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設(shè)備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。

六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。

七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴(yán)格遵守崗位紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)守國家機(jī)密

企業(yè)檔案的管理制度12

1、檔案的銷毀，是指對(duì)沒有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。

2、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。

3、經(jīng)過鑒定確需銷毀的`檔案，必須寫出銷毀檔案內(nèi)容分析報(bào)告，列出檔案銷毀清冊(cè)。

4、檔案銷毀，必須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。

5、批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。

6、檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。

企業(yè)檔案的管理制度13

一、目的

為了確保公司檔案的完整及安全，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用，特制定本管理制度。

二、適用范圍

適用于公司檔案資料的管理。

三、管理職能

（一）公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開發(fā)、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。

（二）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：

1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；

2、定期清理，主動(dòng)按時(shí)收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補(bǔ)齊缺失的檔案資料；

3、對(duì)收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；

4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲等保護(hù)工作；

5、建立檔案檢索索引；

6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無損；

7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；

8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部門管理職責(zé)

1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時(shí)保存的檔案資料；

2、及時(shí)將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；

3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。

四、資料歸檔管理

（一）歸檔資料范圍

1、各級(jí)政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書、公示信息等資料；

2、公司對(duì)各級(jí)政府和職能管理部門上報(bào)的各種申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、說明、申訴、申報(bào)等資料；

3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來資料；

4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會(huì)議資料、決議、決定、意見、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、簡(jiǎn)訊等；

5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)等內(nèi)部管理資料；

6、公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書等資料；

7、公司產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說明、包裝、建設(shè)、評(píng)審、驗(yàn)收等項(xiàng)目資料；

8、公司各類設(shè)備在設(shè)計(jì)、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過程中形成的圖紙、記錄以及使用說明書等設(shè)備資料；

9、公司各類基建工程勘探設(shè)計(jì)資料、圖紙、報(bào)建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料；

10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中的各類報(bào)表、臺(tái)賬、記錄、報(bào)告單等資料；

11、各類財(cái)務(wù)憑證、賬薄、報(bào)表、臺(tái)賬、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；

12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)、任免、考核、考勤、勞動(dòng)合同、薪資等人事檔案；

13、公司取得的各種證書、證件、獎(jiǎng)牌；

14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報(bào)刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書等資料以及參加外部會(huì)議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；

15、公司文化、產(chǎn)品對(duì)外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說明書等資料；

16、公司組織開展各類活動(dòng)形成的相關(guān)資料；

17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤、磁帶、電子存儲(chǔ)設(shè)備等資料；

18、其他具有保存價(jià)值的資料。

（二）歸檔資料收集

1、結(jié)合公司具體情況，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部管理，超過十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；

人事檔案由人事管理部門管理；

生產(chǎn)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報(bào)表、臺(tái)帳、記錄等資料由部門管理；

其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動(dòng)上交。

2、凡是以公司名義對(duì)外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時(shí)留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時(shí)收集。以部門名義對(duì)外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時(shí)收集后及時(shí)交檔案室；

如資料還須發(fā)出后由對(duì)方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時(shí)說明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。

3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；

4、公司有償取得的資料，在報(bào)賬時(shí)由檔案管理人員在報(bào)賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報(bào)銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。

5、公司人員外出參會(huì)帶回的資料,在報(bào)銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔，否則不予報(bào)賬。報(bào)賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。

（三）資料歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用。

2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。

3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說明一并歸檔；

具有永久長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

（四）歸檔時(shí)間

1、除公司訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書資料和各部門日常工作中形成的報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時(shí)即原件交檔案室存檔。

2、報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

3、報(bào)刊于次月初從各部門收回歸檔；

雜志、圖書資料于次年二月收回存檔。

4、工程項(xiàng)目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

（五）歸檔移交

1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件資料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明。

2、檔案管理部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。

3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。

五、檔案保管

（一）收件登記

1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時(shí)，須逐件分類登記，詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。

2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn)，將資料名稱和頁碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中，同時(shí)將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。

（二）檔案分類

1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：

A——股權(quán)類：公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)所有資料，包括公司章程、股東名冊(cè)、董事名冊(cè)、監(jiān)事名冊(cè)、股權(quán)變更資料、會(huì)議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。

B——綜合管理類：

01——公司內(nèi)部文書資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、意見、簡(jiǎn)訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計(jì)劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開展各類活動(dòng)形成的相關(guān)文字資料，黨團(tuán)工青婦資料等。按時(shí)間先后順序立卷。

02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書等；

按小類立卷。

03——外聯(lián)資料，包括公司對(duì)各級(jí)政府和職能部門上報(bào)的各種請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、匯報(bào)、說明、申報(bào)資料等材料，上級(jí)部門下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來資料等。按小類立卷。

04——統(tǒng)計(jì)資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)帳、分析報(bào)告等。按小類立卷。

05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時(shí)添加類別編號(hào)。按時(shí)間先后順序立卷。

C——經(jīng)營(yíng)類01——合同，公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時(shí)間先后順序立卷。

02——客戶資料，包括市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、往來客戶資料、客戶評(píng)價(jià)、市場(chǎng)糾紛處理等資料。按時(shí)間先后順序立卷。

03——廣告宣傳資料，公司開展各項(xiàng)廣告宣傳推廣活動(dòng)形成的文字資料。按活動(dòng)和時(shí)間先后順序立卷。

D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評(píng)價(jià)驗(yàn)收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。

02——質(zhì)量計(jì)量資料，包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量碼單、化驗(yàn)單、臺(tái)帳等。按小類立卷。

03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺(tái)帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計(jì)劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。

04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標(biāo)、操作記錄、開停車記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。按產(chǎn)品立卷。

E——技術(shù)類01——項(xiàng)目資料，包括可研報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、研發(fā)報(bào)告、工藝包、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計(jì)資料、立項(xiàng)資料、報(bào)建資料、變更資料等。按項(xiàng)目立卷。

02——基建資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料、檢驗(yàn)報(bào)告等。按建設(shè)項(xiàng)目立卷。

03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計(jì)說明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。

F——人事檔案01——個(gè)人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評(píng)、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同及其他情況等）。按個(gè)人立卷。

02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。

03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

04——招聘培訓(xùn)資料，包括人員需求申請(qǐng)、招聘計(jì)劃、招聘簡(jiǎn)章、培訓(xùn)計(jì)劃、記錄、考試試卷、人員花名冊(cè)、人員變動(dòng)報(bào)表等。按小類立卷。

05——社會(huì)保險(xiǎn)資料，包括參保名冊(cè)、增減申報(bào)表、核定單、繳費(fèi)申請(qǐng)等。

G——財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)憑證、帳簿、報(bào)表、投融資資料等。按財(cái)務(wù)規(guī)范立卷。

H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。

I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等。

J——圖書類，包括公司訂閱和購買的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書、工具書、重要報(bào)刊等。

2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的.要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號(hào)，編號(hào)規(guī)范如下：

X-XX-XX-XX卷宗序號(hào)（同一類卷宗超過一本時(shí)的排序號(hào)）小類序號(hào)，用01、02、03……代表各小類二級(jí)分類編號(hào)，即分類規(guī)定中01、02、03…序號(hào)一級(jí)分類代碼，即分類規(guī)定中A--J 3、無具體二級(jí)及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號(hào)，但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無須分類的可省略二級(jí)或小類編號(hào)。

4、卷宗按年裝訂，年號(hào)和編號(hào)應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時(shí)封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說明；

單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號(hào)貼在資料表面可直視處，不宜貼標(biāo)簽的（如證照）在反面標(biāo)注。

5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；

按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案；

按保管期限可分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。整理時(shí)應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

（三）檔案保管

1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號(hào)并標(biāo)注存放類別。

2、整理裝訂時(shí)，永久、長(zhǎng)期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

3、卷宗封面標(biāo)注和編號(hào)書寫應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。

4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號(hào)，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。

5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號(hào)保管。

7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。

六、檔案的借閱和利用

1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時(shí)須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級(jí)部門，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。

2、借閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，檔案室主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；

重要檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可，分管檔案的副總批準(zhǔn)，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；

涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。

3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時(shí)間不得超過3天；

在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時(shí)間不得超過1個(gè)月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負(fù)責(zé)催還。

4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規(guī)定。

5、檔案歸還時(shí)應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時(shí)記錄以備查。

6、檔案借閱者必須愛護(hù)檔案，保持整潔、嚴(yán)禁涂改；

注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；

損壞者按重新備置費(fèi)用賠償，故意損毀者予以辭退。

七、檔案的銷毀

1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。

八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時(shí)廢止。

企業(yè)檔案的管理制度14

一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。

2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級(jí)和局檔案部門要求做好應(yīng)做的工作。

3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

二、局檔案員職責(zé)

1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

2、對(duì)各有關(guān)處室構(gòu)成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)收集出國考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。

4、負(fù)責(zé)管理全局各種門類和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要帶給服務(wù)。

5、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專（兼）職檔案人員，并持續(xù)相對(duì)穩(wěn)定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫忙專（兼）職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。

3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的'規(guī)章制度。

4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類文件材料的構(gòu)成積累，用心配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。

6、負(fù)責(zé)檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)狀況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責(zé)

1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不一樣種類文件材料的構(gòu)成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的.構(gòu)成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。

4、保管好本部門應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)光向檔案室移交。

6、用心參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時(shí)光向檔案室?guī)Ыo檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。

企業(yè)檔案的管理制度15

一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自存放。

二、檔案的.收集、整理、移出、銷毀必須按《檔案法》和上級(jí)檔案管理部門有關(guān)規(guī)定辦理，嚴(yán)禁擅自銷毀或出售檔案。

三、凡是調(diào)閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可提供查閱。

四、檔案必須在檔案所在科室內(nèi)查閱，不得出借，如有特殊情況需出借、復(fù)印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意后方可進(jìn)行。

五、嚴(yán)禁檔案使用者私自抄錄、復(fù)印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在調(diào)閱者歸還檔案時(shí)進(jìn)行必要的檢查，確保檔案完好無損。

六、本局全體工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，杜絕檔案中機(jī)密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。

七、檔案存放處要保持清潔衛(wèi)生，存放檔案要井然有序，排列有系統(tǒng)化，以便調(diào)閱。

八、檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)，須按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

辦公用品管理規(guī)定

一、計(jì)劃管理

1、加強(qiáng)辦公用品的計(jì)劃管理。辦公室根據(jù)公司辦公經(jīng)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)劃制定統(tǒng)一的辦公用品購置計(jì)劃。

2、辦公室每月根據(jù)需要提出購置計(jì)劃資金，并報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、如遇特殊情況，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可提出臨時(shí)購置計(jì)劃。

二、辦公用品、辦公設(shè)施采購管理

1、公司辦文具庫根據(jù)每月的購置計(jì)劃和臨時(shí)購置計(jì)劃統(tǒng)一采購辦公用品，各部門原則上不得自行采購。

2、因特殊情況，各部門需自行采購的，要事先提出申請(qǐng)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可。

3、公司安排各有關(guān)部門成立采購小組，對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地考察，對(duì)價(jià)格低、質(zhì)量?jī)?yōu)、信譽(yù)高的商家，進(jìn)行統(tǒng)一采購。

三、發(fā)放使用管理

1、辦公用品的管理和發(fā)放由公司辦文具庫統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

2、辦公用品的購置、保管和發(fā)放實(shí)行分開管理的原則，分別由專人負(fù)責(zé)。

3、領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)用人要在OA工作流程報(bào)告中，寫明用途、品名、數(shù)量，由部門負(fù)責(zé)人簽字同意，公司辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可領(lǐng)取。領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確．一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。

4、牢固樹立節(jié)約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。

5、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

6、職工須愛護(hù)辦公用品，非正常使用損壞、丟失照價(jià)賠償。

四、清庫、盤存管理

1、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。

2、批量購入的辦公用品應(yīng)即時(shí)入庫存儲(chǔ)，物品采購員和倉庫保管員要搞好驗(yàn)收交接，在《辦公用品入庫登記本》上如實(shí)填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)和數(shù)量，并簽字。每月以報(bào)表形式報(bào)給公司辦領(lǐng)導(dǎo)審閱。

文書檔案管理辦法 文書檔案歸檔范圍

1.1公司重要職能活動(dòng)的文件、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)資料等。

1.2公司重要會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等。

1.3公司工作計(jì)劃和工作總結(jié)。

1.4上級(jí)部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定等。1.5公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

1.6公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。1.7公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。1.9公司的各項(xiàng)規(guī)章、制度，勞動(dòng)、工資、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要會(huì)議、重要職能活動(dòng)、外事活動(dòng)和重大慶祝活動(dòng)的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料。

1.11公司重大工程建設(shè)項(xiàng)目的奠基、落成以及試車、開車聲像資料。

1.12公司重大科技發(fā)明、榮獲省部級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)的科研成果，省部?jī)?yōu)產(chǎn)品的證書、照片、錄像帶等資料。

1.13公司獲省部級(jí)以上先進(jìn)模范人物、勞動(dòng)模范的照片。

1.14受到省市級(jí)以上（含市級(jí)）表彰的各種證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)匾、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯等榮譽(yù)性物品。

1.15中央、省級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司視察活動(dòng)的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料，以及領(lǐng)導(dǎo)人的題詞、書畫等。

1.16公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的文字、剪報(bào)、照片、錄像資料等。文書檔案收集及歸檔時(shí)間

2.1凡公司黨委總部發(fā)出的公文，一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.2公司重要會(huì)議記錄（如董事會(huì)、黨委會(huì)、經(jīng)理會(huì)、股東會(huì)等），須在會(huì)議結(jié)束三天內(nèi)移交公司辦公室保管。

2.3公司在重要的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要合同、協(xié)議書、意向書等，由審計(jì)法務(wù)部負(fù)責(zé)收集保管。

2.4上級(jí)來文一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.5公司有關(guān)部門獨(dú)立成文的文件材料，由主辦部門收集管理。

2.6以上文書檔案，當(dāng)年由收集管理部門妥善保存，分類立卷,并于次年二季度之前移交綜合檔案科歸檔，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

2.7公司及有關(guān)部門獲得的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等實(shí)物和聲像檔案，應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交公司辦公室，由秘書科組織登記、拍照、年底前移交綜合檔案科存檔。3 歸檔要求

3.1歸檔文件材料要及時(shí)、齊全、完整，如不按時(shí)歸檔，出現(xiàn)問題將追究個(gè)人責(zé)任。

3.2各部門移交文件材料要填寫移交登記，交接材料時(shí)雙方根據(jù)移交手冊(cè)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

3.3歸檔的聲像和實(shí)物資料，必須是原版、原件，圖像清晰，聲音清楚。4 保管和利用

4.1檔案人員對(duì)檔案材料按有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行科學(xué)分類，合理組卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好檔案的安全保護(hù)工作，做好防火、防塵、防高溫和庫房濕度的調(diào)節(jié)工作。

4.3嚴(yán)格借閱制度。借閱者先填寫借閱單，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可借閱。董事會(huì)、黨委會(huì)、股東會(huì)等重要會(huì)議記錄原件和紀(jì)要件，經(jīng)審批同意后，方可查閱，不得外借。聲像和實(shí)物檔案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率較高的文書檔案可將復(fù)制外借。復(fù)制資料由綜合檔案科負(fù)責(zé)辦理。4.5對(duì)保管期限到期的文書檔案，由綜合檔案科提出初步處理意見，經(jīng)鑒定小組審定，提出銷毀意見，報(bào)主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。

會(huì)計(jì)檔案管理辦法 管理目的

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反應(yīng)本單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。堅(jiān)持集中統(tǒng)一保管，有利于維護(hù)和保證檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的開展和利用，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

公司辦綜合檔案科負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理。2 歸檔范圍

2.1 會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

2.2 會(huì)計(jì)賬薄類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。

2.3 財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，工程決算審計(jì)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。2.4 企業(yè)職工工資表、獎(jiǎng)金表、獨(dú)生子女保健表。

2.5 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。3 歸檔要求

3.1 公司各財(cái)務(wù)部門當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)終了后，應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊(cè)，由各財(cái)務(wù)部門暫保管一年，期滿之后于第二年初移交到檔案部門統(tǒng)一保管。

3.2 會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，各財(cái)務(wù)部門須填寫會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（一式兩份），交接雙方現(xiàn)場(chǎng)清點(diǎn)核實(shí)后在移交清冊(cè)上簽字（蓋章），各持一份，作為長(zhǎng)期保存依據(jù)。3.3 歸檔的會(huì)計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表等案卷封面要按規(guī)定內(nèi)容填寫，對(duì)于破碎、缺頁、裝訂不牢和不合要求的案卷，檔案部門不予接受。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，以分清責(zé)任。

3.4 公司各財(cái)務(wù)部門采用電算化進(jìn)行核算的會(huì)計(jì)檔案、重大項(xiàng)目工程預(yù)決算檔案、基建會(huì)計(jì)檔案，待項(xiàng)目工程完工審計(jì)后連同紙質(zhì)檔案和二套電子檔案一同移交檔案部門存檔。同時(shí)上報(bào)省、市檔案局備案。

3.5 公司其他部門形成的會(huì)計(jì)檔案，按歸檔要求，由本單位自行保管。4 立卷及保管

4.1 檔案部門要建立健全各類基礎(chǔ)臺(tái)帳及各項(xiàng)規(guī)章制度，保證檔案妥善保管，有序存放、方便查找、嚴(yán)防毀損。

4.2 會(huì)計(jì)檔案接受后要及時(shí)整理、立卷、登記、造冊(cè)、著錄、裝盒入柜，按所屬類別分類存放、順序排列、依次上架，編制案卷目錄（立卷人、移交人簽字），建立系統(tǒng)完整的檢索工具，以便查找和利用。

4.3 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限按國家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行，分為永久和長(zhǎng)期兩種。其中職工工資表、財(cái)務(wù)報(bào)表為永久；憑證為15年，帳簿為25年；獎(jiǎng)金表為20年；銀行對(duì)賬單為5年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)為15年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保存。

4.4 執(zhí)行庫房管理“八防”制度，做好防磁、防有害氣體等設(shè)備保護(hù)設(shè)施，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)資料做好更新備份，保證庫房清潔衛(wèi)生，溫、濕度適宜。庫房重地?zé)o關(guān)人員不得隨意出入，避免散失和泄密。5 查閱和利用

5.1 本公司保存的財(cái)會(huì)檔案只為公司提供利用，除法律規(guī)定外，一律不予外借。財(cái)務(wù)人員借閱時(shí)，需填寫借閱單，由財(cái)務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理登記手續(xù)。

5.2 公司紀(jì)委、監(jiān)察審計(jì)、保衛(wèi)部門因工作需要，須經(jīng)公司主要分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，登記后方可查閱、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案。

5.3 公司外單位查閱檔案時(shí)，需持單位正式介紹信，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，財(cái)務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，在指定地點(diǎn)查閱。嚴(yán)禁查閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封及抽換，違者酌情予以處分。6 鑒定與銷毀

6.1 會(huì)計(jì)檔案的保管期限，原則上按國家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況以法律為依據(jù)，適當(dāng)延長(zhǎng)部分檔案保管期限。

6.2 保管期滿待銷毀的會(huì)計(jì)檔案，由檔案科會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，檔案科編制銷毀清冊(cè)，財(cái)務(wù)部鑒定審核，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理層批后，進(jìn)行銷毀。6.3 鑒定銷毀時(shí)，對(duì)保管期滿但尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)、有重要價(jià)值的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，重新保管直至事項(xiàng)完結(jié)鑒定確無保管價(jià)值時(shí)再銷毀。

6.4 銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由檔案、財(cái)務(wù)、監(jiān)察審計(jì)部等部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案之前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

科技檔案管理辦法 科技檔案歸檔

各單位應(yīng)當(dāng)把技術(shù)文件材料的形成積累和歸檔，納入到技術(shù)工作程序和工作計(jì)劃之內(nèi)，列入技術(shù)工作人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任追究制中加以考核。1.1 各單位必須將在生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)創(chuàng)新、引進(jìn)和交流以及形成的（含外單位提供給本公司的）具有保存價(jià)值的技術(shù)文件材料加以系統(tǒng)地整理，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒），并按套歸檔。

1.2 凡需歸檔的技術(shù)文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔，歸檔必須做到線條清楚，字跡清晰、紙質(zhì)優(yōu)良。其分類方法，要符合本單位生產(chǎn)和工作性質(zhì)，以便保管和利用。1.3 基本建設(shè)施工階段所形成的技術(shù)文件材料，待工程竣工驗(yàn)收時(shí)，由工程管理部門負(fù)責(zé)整理歸檔。

1.4 凡我公司一切新建、改建、擴(kuò)建、維修工程必須將竣工后的有關(guān)設(shè)計(jì)任務(wù)書、勘測(cè)原始材料以及決算、竣工圖，工程驗(yàn)收文件等，按歸檔要求，由工程管理部門或承建單位系統(tǒng)整理歸檔。

1.5 凡我公司一切新建、擴(kuò)建、改建的工程都應(yīng)繪制竣工圖歸檔。

1.6 改建工程必須對(duì)原工程檔案進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)充或修改，以保證檔案與現(xiàn)狀相符。

1.7 歸檔的技術(shù)文件材料和竣工圖，一律歸檔兩份，另底圖一份，施工圖一份。1.8 在生產(chǎn)、基建、設(shè)備制造和維修工程中形成的技術(shù)文件材料，按歸檔要求，系統(tǒng)完整及時(shí)整理好歸檔。1.9 由外單位協(xié)助工程形成的一切技術(shù)文件材料，竣工后由我公司主管部門按歸檔要求歸檔。

1.10 各單位對(duì)新建、改建、擴(kuò)建的項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，要有技術(shù)檔案人員參加。對(duì)應(yīng)歸檔的科技文件材料進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)沒有完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科技文件材料的項(xiàng)目，不算完成項(xiàng)目。

1.11 技術(shù)檔案人員參加設(shè)備開箱，即時(shí)將科技文件登記，做到先歸檔后借閱。1.12 本公司各單位外出開會(huì)、參觀學(xué)習(xí)收集的圖紙和技術(shù)資料，都要交綜合檔案科歸檔。工作需要時(shí)辦理借閱手續(xù)。對(duì)付款購進(jìn)的圖紙和資料經(jīng)綜合檔案科驗(yàn)收后，財(cái)務(wù)部方能報(bào)銷。

2、科技檔案管理

2.1 接收科技檔案后，應(yīng)及時(shí)做好歸檔后的整理工作。按其形成或規(guī)律構(gòu)成有機(jī)整體，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）然后按分類方法進(jìn)行編號(hào)登記保管。2.2 科技檔案的分類保管，必須按密級(jí)，保管期限和銷毀原則：

2.2.1 檔案和資料分開，文字的科技檔案與底圖分開，底圖與藍(lán)圖分開，分開應(yīng)保持科技檔案間的有機(jī)聯(lián)系。

2.2.2 科技檔案的保密等級(jí)共分：絕密、機(jī)密、秘密三種，其劃分原則上按上級(jí)規(guī)定與指示辦理。

2.2.3 科技檔案保管期限的原則分：永久、長(zhǎng)期、短期三種。

2.3 綜合檔案科是我公司要害部門，檔案庫房必須保證絕對(duì)安全完整。2.3.1 庫房不經(jīng)同意不準(zhǔn)入內(nèi)，嚴(yán)禁吸煙，要有防火器材設(shè)備，做好防潮、防火、防盜、防霉、防蟲等“八防”工作。

2.3.2 科技檔案保管，每年要定期檢查一次，檢查情況要向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，如發(fā)生意外要及時(shí)報(bào)告，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)提出復(fù)制意見。

2.4 各單位所需的國內(nèi)外技術(shù)資料和圖紙，由綜合檔案科統(tǒng)一訂購，外索技術(shù)資料需事先向綜合檔案科申請(qǐng)取得同意，由綜合檔案科辦理付款手續(xù)后集中保管，否則，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。

2.5 凡備品備件月作業(yè)計(jì)劃加工圖紙、各單位大中修計(jì)劃的加工件所需圖紙，由公司生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一歸口填寫曬印申請(qǐng)單報(bào)送檔案科。

2.6 外單位需復(fù)制用我公司技術(shù)檔案或圖紙，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，到綜合檔案科辦理手續(xù)，方可復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制我公司技術(shù)檔案、文件材料等，違者追究責(zé)任。3 科技檔案借閱

3.1 凡是本公司員工因工作需要，一律憑工作證辦理借閱手續(xù)，嚴(yán)禁代借和轉(zhuǎn)借。3.2 全公司總平面圖、上下水道、供電及“絕密”技術(shù)資料，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可借閱。“絕密”資料不得帶離檔案科，如因工作需要必須帶出者，需由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)。

3.3 借閱者對(duì)借出的檔案資料（圖紙、技術(shù)資料）要妥善保管。不準(zhǔn)拆卷、涂改、打標(biāo)記、損壞和丟失，要保證案卷完整，違者追究責(zé)任。

3.4 設(shè)備原圖不得作為借閱使用，更不準(zhǔn)拿到現(xiàn)場(chǎng)使用，如確系生產(chǎn)需要，須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)和檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.5 借閱者對(duì)借閱的檔案資料必須當(dāng)面點(diǎn)清，歸還時(shí)按順序排好，案卷檢查無誤后，當(dāng)面辦理注銷手續(xù)。丟失者除賠償經(jīng)濟(jì)損失外，還須追究責(zé)任。

3.6 借閱者未經(jīng)檔案員允許，不得自拿、自取、自放，嚴(yán)禁擅自入內(nèi)，對(duì)不聽勸阻者，檔案員有權(quán)停止借閱。

3.7 借閱時(shí)間不得超過15天，特殊情況者需經(jīng)批準(zhǔn)，最長(zhǎng)時(shí)間不能超過一個(gè)月。不能按期歸還者，可續(xù)辦借閱手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

3.8 各單位和個(gè)人不經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案科批準(zhǔn)，嚴(yán)禁將我公司一切技術(shù)資料、圖紙（含復(fù)制品）向外泄露，違者批評(píng)，嚴(yán)重者給予處分。

3.9 調(diào)離、退休人員，需持人事部門調(diào)令到綜合檔案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可辦理離廠手續(xù)。

3.10 外單位來公司參觀學(xué)習(xí)、考察等人員，按專業(yè)對(duì)口接待，并只做一般性介紹，如欲深入交流時(shí)，需請(qǐng)示分管該專業(yè)的公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)同意。4 科技檔案修改

4.1各單位不得自行修改科技檔案、圖紙和技術(shù)文件，修改、作廢一律填寫申請(qǐng)單。必須修改時(shí)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由專職技術(shù)人員修改，并同時(shí)修改藍(lán)圖、底圖和技術(shù)文件材料。

4.2 在實(shí)施重大合理化建議，技術(shù)改造中須修改圖紙時(shí)，由原設(shè)計(jì)技術(shù)人員負(fù)責(zé)修改。4.3 凡是新設(shè)計(jì)施工項(xiàng)目，應(yīng)由施工單位提供施工過程中的依據(jù)，由設(shè)計(jì)者完成竣工圖。

4.4 凡屬設(shè)備檔案圖紙的修改，均由生產(chǎn)技術(shù)部（分管工程技術(shù)人員）辦理，其它單位不得自行修改。

4.5 凡備品備件，設(shè)備訂貨圖紙，由生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一修改后，方能生效。4.6 凡工藝流程變動(dòng)修改，由車間技術(shù)人員提出，由生產(chǎn)技術(shù)部工藝組修改，其它單位不得自行修改。

4.7 底圖修改較大時(shí)，應(yīng)將原圖申請(qǐng)作廢，重新出圖，圖號(hào)不變。

4.8 凡因工藝流程改變或設(shè)備更新、調(diào)整設(shè)備，廢除原圖需作廢時(shí)，由經(jīng)辦人（車間、檢修部門或設(shè)計(jì)部門）提出報(bào)廢申請(qǐng)，報(bào)綜合檔案科作廢。5 科技檔案銷毀

5.1 經(jīng)主管及技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)，有關(guān)部室共同鑒定后，由科技檔案人員登記造冊(cè)。經(jīng)公司保密委員會(huì)或公司保衛(wèi)部門指定專人監(jiān)督銷毀，任何人都不得擅自處理，或任意分散。

5.2 銷毀清冊(cè)其內(nèi)容必須具備：順序號(hào)、保管期限、檔案目錄號(hào)、密級(jí)、保管單位，以便日后查考。

5.3 銷毀清單一式二份，一份留存綜合檔案科備查，另一份上報(bào)有關(guān)機(jī)關(guān)。6 科技檔案保密

6.1 技術(shù)檔案庫房是機(jī)要崗位，無關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

6.2 機(jī)密文件，技術(shù)檔案、圖紙、資料，必須由專人集中經(jīng)管，妥善保管。6.3 凡屬保密科技文件、圖紙、資料借閱，必須依照規(guī)定的借閱批準(zhǔn)手續(xù)，不得擅自查閱與借出。一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.4 銷毀舊圖紙、資料時(shí)，要嚴(yán)格檢查，防止失密、泄密。

6.5 檔案工作人員要嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密，做好科技檔案、資料的保密工作。

6.6 借閱絕密的技術(shù)文件、資料、圖紙，須經(jīng)指定負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，履行絕密借閱手續(xù)方可借閱。

6.7 對(duì)機(jī)密、絕密科技資料、圖紙要定期查對(duì)，以免出錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)部門，妥善處理。

竣工檔案管理辦法

1、負(fù)責(zé)全公司竣工工程資料的收集、整理、立卷、歸檔的管理和組織竣工檔案的驗(yàn)收工作。

2、對(duì)施工單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和資料員進(jìn)行檔案工作交底，使其明確檔案收集、整理工作的重要性及歸檔范圍。

3、負(fù)責(zé)督促施工現(xiàn)場(chǎng)的其他管理人員按時(shí)交接檔案資料，統(tǒng)一歸口整理，保證竣工資料組卷的完整性和有效性。

4、工程項(xiàng)目竣工后施工單位必須及時(shí)做好竣工資料的整理、組卷工作，按單項(xiàng)工程分類立卷，組成保管單位(卷、冊(cè))，且符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。有修改的竣工圖要修改到位、標(biāo)注到位。

5、對(duì)接收的竣工檔案進(jìn)行查驗(yàn)，符合規(guī)定要求的方能接收。接收的竣工檔案以原件為準(zhǔn)，不得有偽造、復(fù)印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工檔案是公司的主體檔案，檔案庫房必須保證絕對(duì)安全，庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，并配備消防器材，沒有允許不得入內(nèi)。

7、若外單位需借閱或復(fù)制我公司竣工資料或圖紙，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，到綜合檔案科辦理手續(xù)，方可借閱或復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制公司竣工資料、圖紙等，違者追究其責(zé)任。

8、各單位不得自行修改竣工資料和圖紙，必須修改時(shí)須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由專職技術(shù)人員修改，并同時(shí)修改藍(lán)圖、底圖。

9、凡需領(lǐng)用工程制圖儀器，須提出書面報(bào)告，并經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

底圖管理辦法

1、凡公司所屬各部室繪制的底圖均由綜合檔案科底圖室集中統(tǒng)一管理。

2、凡是工程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)圖、設(shè)備圖等，必須交底圖室存檔，并按工程項(xiàng)目分類登記建帳，入庫保管。外購藍(lán)圖描繪復(fù)用底圖，必須按我公司規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)。

3、入庫圖紙必須成套齊全、圖面整齊、圖號(hào)完整，有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字方可辦理交接手續(xù)，驗(yàn)收存檔。

4、底圖應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，用碳素墨水或用計(jì)算機(jī)繪制，經(jīng)設(shè)計(jì)、校核及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送交檔案科。計(jì)算機(jī)繪制的底圖，設(shè)計(jì)、校核、審查的簽字，必須是簽字者本人用碳素墨水的簽字，不得用計(jì)算機(jī)直接描出，以符合檔案管理的要求。

5、底圖檔案以袋裝為主，并編制底圖總目錄，袋內(nèi)編制卷內(nèi)目錄，以便于管理和利用。底圖展開平放在專用的底圖柜內(nèi)，不得卷放或折疊放置。特殊招標(biāo)的底圖視情況采取適當(dāng)措施存放保管。

6、底圖檔案號(hào)按形成單位統(tǒng)—設(shè)備的分類方法進(jìn)行分類，并組合成類別，各種類別底圖分別采用大流水編號(hào)。編號(hào)寫在底圖案卷袋右下角圖框外邊，號(hào)碼應(yīng)清楚可見。

7、收藏底圖要精心保管，為了加強(qiáng)底圖的堅(jiān)固性，應(yīng)將底圖周邊用縫紉機(jī)軋邊后方可曬圖。對(duì)于破損圖紙要及時(shí)修補(bǔ)，破損嚴(yán)重不能修復(fù)時(shí)應(yīng)提出更新。

8、提曬底圖須填寫曬圖申請(qǐng)單，提曬底圖應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。收回圖紙要當(dāng)面點(diǎn)清，沒有缺損和涂改時(shí)方可簽收。

9、嚴(yán)格遵守檔案保密制度，底圖嚴(yán)禁外借，底圖除需重大修改和重新復(fù)制外，一般不予外借。確因工作需要，須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格借還登記手續(xù)。借閱保密程度較高的底圖，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

藍(lán)圖管理辦法

1、綜合檔案科藍(lán)圖管理崗位負(fù)責(zé)公司所有工程項(xiàng)目施工藍(lán)圖、資料的接受、分類整理、保管統(tǒng)計(jì)、鑒定銷毀和提供利用工作。

2、公司所有工程項(xiàng)目的施工藍(lán)圖、資料，在項(xiàng)目竣工、完成后由施工責(zé)任單位及時(shí)整理，隨附清單一并移交綜合檔案科。

3、認(rèn)真做好藍(lán)圖、資料入庫驗(yàn)收工作，逐份逐張清點(diǎn)，并及時(shí)系統(tǒng)整理，按單項(xiàng)工程分類立卷、裝盒、排架。做到完整齊全，并編制檢索工具。

4、入庫藍(lán)圖、資料均按檔案號(hào)順序排列，不得亂放或任意提取，借閱藍(lán)圖、資料需要辦理登記手續(xù)，定期檢查藍(lán)圖、資料借還情況，及時(shí)做好催還工作。

5、熟悉藍(lán)圖、資料的排放位置，主動(dòng)協(xié)助借閱者查找圖號(hào)和卡片等檢索工具。

6、借閱者對(duì)借閱的藍(lán)圖、資料必須當(dāng)面點(diǎn)清，妥善保管，不得涂改、損壞和丟失。收回時(shí)排好序號(hào)，確無缺損和涂改方可簽收。違反者除賠償經(jīng)濟(jì)損失外，還要追究責(zé)任。

8、精心保管藍(lán)圖、資料，如有破損圖紙應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，破損嚴(yán)重不能修補(bǔ)的，及時(shí)提曬更新。

9、時(shí)時(shí)做好鑒定工作，對(duì)沒有利用價(jià)值的藍(lán)圖、資料提出銷毀申請(qǐng)，造冊(cè)登記，經(jīng)鑒定、審批后，予以銷毀。銷毀時(shí)要嚴(yán)格檢查，防止失密、泄密。

10、藍(lán)圖、資料保管堅(jiān)持“防盜、防火、防鼠、防蟲、防濕、防塵、防光、防有害氣體”，做到安全無事故。保持庫房?jī)?nèi)部清潔衛(wèi)生，排放有序，溫度適宜。

11、對(duì)藍(lán)圖、資料收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記，并按規(guī)定上報(bào)庫藏等檔案工作基本統(tǒng)計(jì)情況。

復(fù)制印曬管理辦法

1、綜合檔案科復(fù)印、曬圖崗位負(fù)責(zé)公司各相關(guān)檔案資料的工程復(fù)制和曬圖工作。

2、復(fù)印、曬圖室人員對(duì)送交的復(fù)印、曬圖技術(shù)文件或圖紙應(yīng)逐一登記。

3、嚴(yán)格復(fù)印、曬圖的程序和手續(xù)。復(fù)印、曬圖必須有經(jīng)辦人填寫好曬印申請(qǐng)單，申請(qǐng)單位和領(lǐng)導(dǎo)簽字后交綜合檔案科統(tǒng)一安排曬印，不得私自接受復(fù)印或曬圖，手續(xù)不完備的應(yīng)給予拒絕。

4、復(fù)印、曬圖人員收到手續(xù)完備的申請(qǐng)單后，嚴(yán)格按照審批的規(guī)格、張數(shù)進(jìn)行復(fù)印、曬圖。申請(qǐng)單須保存三年備查。

5、保證復(fù)印或曬圖質(zhì)量，提高工作效率。急件隨到隨印或曬，平件一般不超過三天，杜絕復(fù)印、曬圖差錯(cuò)。

6、嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，涉及到保密材料，我公司專有技術(shù)等“秘密”類資料，必須由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)簽字，方可安排復(fù)印或曬圖。禁止無關(guān)人員翻閱復(fù)印、曬圖資料和出入復(fù)印、曬圖室，不在室內(nèi)待客閑談。

7、曬圖機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備要經(jīng)常維護(hù)保養(yǎng)。設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)分析查找原因，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)進(jìn)行維修。

8、保證復(fù)印曬圖室的安全、衛(wèi)生、整潔，做到每日清掃保潔，每周大掃除，人走“四關(guān)”（關(guān)機(jī)、關(guān)電、關(guān)燈、關(guān)門）。

9、建立復(fù)印、曬圖檔案，每月底，對(duì)材料消耗和印曬情況進(jìn)行一次檢查統(tǒng)計(jì)。

科技圖書管理辦法

1、綜合檔案科圖書資料室負(fù)責(zé)全公司科技圖書、資料和各部門生產(chǎn)、管理所需雜志、規(guī)程以及其它有關(guān)資料的搜集、訂購、保管、借閱、發(fā)放等工作。

2、搜集、采購來的科技圖書、資料應(yīng)及時(shí)按“中圖法”分類、登錄、編號(hào)、建卡、投入借閱。

3、凡各部門所需訂購有關(guān)科技圖書資料，均應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合檔案科統(tǒng)一歸口并負(fù)責(zé)征訂、購買、報(bào)銷和管理工作，其它部門未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行購置。部門和個(gè)人需用可辦借閱手續(xù)。

4、凡參加各種學(xué)術(shù)會(huì)議、技術(shù)會(huì)議、培訓(xùn)的資料原則上一律交綜合檔案科資料室統(tǒng)一管理，其它部門及個(gè)人不得留存，如因工作確實(shí)需要留存，須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)。凡沒有經(jīng)過綜合檔案科簽字驗(yàn)收，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。

5、科技圖書、資料的借閱嚴(yán)格按借閱制度進(jìn)行，定期進(jìn)行催還、清理。借閱人員必須在圖書資料室辦理書面借閱手續(xù)，方可借閱。

6、公司員工每次借閱本數(shù)只限一冊(cè)，歸還后，方可第二次再借。借期一周，單次借閱時(shí)間最長(zhǎng)不能超過20天，否則停止借閱。

7、借閱的圖書不得撕頁、圈點(diǎn)、注字、折疊、剪裁等。若有丟失和損壞按圖書原價(jià)兩倍以上賠償。對(duì)于絕版圖書四倍以上賠償。

8、科技圖書借閱的過程中，借閱人不得私自將圖書轉(zhuǎn)借給其他員工，如需轉(zhuǎn)借，必須到圖書資料室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。如因任何轉(zhuǎn)借原因發(fā)生的書籍損壞等損失，由第一借閱人負(fù)全面責(zé)任。

9、必須保持科技圖書的整潔、整齊，發(fā)現(xiàn)破損，要及時(shí)裝訂、裱糊。

10、圖書資料室必須按規(guī)定做好相應(yīng)的防護(hù)措施，如防塵、防潮、防火、防霉、防蟲、防盜等。

11、員工調(diào)離出廠，必須持人力資源部調(diào)離證明，及時(shí)辦理圖書歸還手續(xù)，經(jīng)簽字后方可離廠，廠外人員不得借閱。

12、科技圖書每年終認(rèn)真清查核對(duì)一次。

科技情報(bào)管理辦法

1、科技情報(bào)管理崗位主要負(fù)責(zé)公司科技情報(bào)資料的收集、購置、加工、編輯和提供利用工作，為企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展做好服務(wù)。

2、科技情報(bào)人員要廣泛收集整理、分析研究各類化工科技信息情報(bào)。在掌握本單位科技動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)上，為解決生產(chǎn)中的關(guān)鍵技術(shù)問題，提高技術(shù)管理水平及時(shí)提供有針對(duì)性的情報(bào)，并采用多種形式傳播、推廣適用的先進(jìn)技術(shù)和技術(shù)創(chuàng)新成果。

3、積極參加科技信息情報(bào)的交流活動(dòng)。積極參加全國中氮技術(shù)情報(bào)網(wǎng)的活動(dòng)，為《中氮肥》、《中氮信息》及有關(guān)情報(bào)網(wǎng)投稿，并完成分配的任務(wù)。

4、認(rèn)真做好《淮化科技》內(nèi)部刊物的稿件組織、編輯、出版和國內(nèi)中氮等行業(yè)的交流工作。

5、開發(fā)情報(bào)資源為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)服務(wù)。科技情報(bào)人員應(yīng)積極貫徹上級(jí)有關(guān)科技情報(bào)工作和技術(shù)創(chuàng)新精神，做到上情下達(dá)、下情上報(bào)、內(nèi)外通氣，成為溝通情報(bào)交流渠道的聯(lián)系人。

6、檔案資料管理人員應(yīng)做好技術(shù)資料、圖書、檔案的收集整理分類編目工作，做好資料目錄和期刊目錄的編制工作，并配合專職情報(bào)員做好信息情報(bào)的服務(wù)工作。

7、科技情報(bào)工作計(jì)劃應(yīng)列入本單位科技計(jì)劃，單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。要逐步增添必要的信息化設(shè)施和征訂相關(guān)的圖書資料、期刊雜志等。

8、積極組織科技情報(bào)人員(包括資料管理人員)參加情報(bào)業(yè)務(wù)、專業(yè)知識(shí)、科技外語等學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高科技情報(bào)人員業(yè)務(wù)水平。

9、公司工作人員外出參加各種專業(yè)會(huì)議、學(xué)習(xí)班所獲得的各種技術(shù)資料和以單位名義索取的技術(shù)資料一律交綜合檔案科進(jìn)行整理、編目、歸檔和掃描，以提高利用率。

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法

一、總則

1、為加強(qiáng)對(duì)公司重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家、省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。

2、本辦法適用于公司各類重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)與使用全過程中的檔案管理工作。

3、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、工程監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工驗(yàn)收的全過程中形成的具有利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。

4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作既是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)工作，也是檔案事業(yè)的組成部分。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目各有關(guān)單位要依法加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，列入工作計(jì)劃，按照集中統(tǒng)一管理的原則，確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

二、項(xiàng)目檔案管理職責(zé)

1、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)各有關(guān)單位要成立檔案工作管理機(jī)構(gòu)，確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案工作，并建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)，配備素質(zhì)較高的檔案專、兼職人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作所需經(jīng)費(fèi)。專、兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，必須參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，持證上崗。制定管理制度，建立健全重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理工作，保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作和項(xiàng)目建設(shè)工作同步進(jìn)行。

2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作。要加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的宏觀管理，將重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理之中，在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃、檢查項(xiàng)目進(jìn)度、驗(yàn)收項(xiàng)目時(shí)，要同時(shí)部署、檢查、驗(yàn)收檔案工作。

3、建立、健全重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。堅(jiān)持“三參加”、“四同時(shí)”管理。“三參加”即檔案部門參加項(xiàng)目審查論證會(huì)和項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)；參加工程階段性竣工驗(yàn)收；參加設(shè)備開箱，并形成記錄。“四同時(shí)”即下達(dá)項(xiàng)目任務(wù)的同時(shí)提出文件材料的歸檔要求；檢查項(xiàng)目進(jìn)度的同時(shí)檢查文件材料的形成情況；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)驗(yàn)收鑒定檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況；項(xiàng)目申報(bào)評(píng)優(yōu)及項(xiàng)目有關(guān)人員提職評(píng)先時(shí)，檔案部門同時(shí)出具專題歸檔證明材料。

4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位的項(xiàng)目竣工文件編制和項(xiàng)目文件整理。

5、項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)根據(jù)《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項(xiàng)目文件資料的收集、編制、整理、歸檔工作。

三、項(xiàng)目檔案的收集和歸檔

1、建設(shè)單位與各承包單位簽訂的項(xiàng)目承包合同，應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，明確項(xiàng)目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

2、實(shí)行總承包的項(xiàng)目，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料，項(xiàng)目竣工時(shí)，由項(xiàng)目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料，并提交項(xiàng)目建設(shè)單位；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的項(xiàng)目，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案資料。項(xiàng)目竣工時(shí)，由項(xiàng)目建設(shè)單位或由項(xiàng)目建設(shè)單位委托一個(gè)承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項(xiàng)目全部檔案資料。

3、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)著手開始對(duì)形成的文件材料的收集、積累、審核工作；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)完成全套文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確，保持有機(jī)聯(lián)系，反映重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)情況。

4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件，應(yīng)由建設(shè)單位和承辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計(jì)文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件；項(xiàng)目施工文件，由項(xiàng)目施工單位負(fù)責(zé)收集、積累；項(xiàng)目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累；項(xiàng)目調(diào)試及試運(yùn)行階段形成的文件，由試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累；項(xiàng)目器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累建設(shè)項(xiàng)目器材供應(yīng)及財(cái)務(wù)管理形成的文件。

5、凡是反映與重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全、立卷、歸檔。

6、各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集；引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先交綜合檔案科登記、歸檔，再進(jìn)行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。

7、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目所需國內(nèi)外技術(shù)資料、圖紙，由綜合檔案科統(tǒng)一訂購、借閱。外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)收集的技術(shù)資料、圖紙，各類項(xiàng)目前期文件都要及時(shí)交綜合檔案科歸檔，工作需要時(shí)辦理借閱或者提供復(fù)印件。

8、歸檔的項(xiàng)目文件材料要求字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。載體及書寫材料符合檔案保管要求。永久、長(zhǎng)期保存的文件不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆）書寫、繪制。凡由易褪色的書寫材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的需永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條及影響的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。照片、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。電子文件應(yīng)以光盤為長(zhǎng)期儲(chǔ)存介質(zhì)，并打印備份。

9、建設(shè)單位應(yīng)采取拍照、錄像等方式，將項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開發(fā)建設(shè)過程進(jìn)行記錄，制作、形成音像檔案，及時(shí)歸檔保存，并向市檔案館和本單位檔案部門移交。

10、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管條件要符合國家檔案局制定的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求，采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施，保證項(xiàng)目檔案的安全管理。應(yīng)把庫房、設(shè)備與裝具所需經(jīng)費(fèi)列入項(xiàng)目投資總概算中，使檔案管理現(xiàn)代化與企業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

11、項(xiàng)目建設(shè)單位要逐步提高檔案信息化管理水平，建立健全并切實(shí)落實(shí)相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，做好電子文件的歸檔和電子檔案的保管，確保其真實(shí)、完整和有效，逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

12、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交的時(shí)間要求：各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目完成后將項(xiàng)目檔案向建設(shè)單位移交；項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位按合同規(guī)定要求，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交，并辦理完備的清點(diǎn)、簽字等移交手續(xù)，明確檔案移交內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等。施工單位不按時(shí)提交合格竣工圖的，不算完成施工任務(wù)，并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。

四、檔案的整理

1、建設(shè)單位或監(jiān)理部門要制定項(xiàng)目檔案分類大綱和編號(hào)體系。小型項(xiàng)目直接按結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類，大中型項(xiàng)目按單項(xiàng)工程或結(jié)構(gòu)、專業(yè)分類，下設(shè)屬類。

2、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目文件組卷原則是遵循其形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，分類科學(xué)，組卷合理。管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件組卷；施工文件按單項(xiàng)工程或階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；設(shè)計(jì)變更文件、工程聯(lián)系單按文種組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷；監(jiān)理文件按名稱或?qū)I(yè)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷；聲像材料組卷時(shí)應(yīng)附文字說明，對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

3、卷內(nèi)文件排列：管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列；竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷編目要求編寫頁號(hào)、填寫案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、備考表所設(shè)置的各項(xiàng)內(nèi)容及編制總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄等。

5、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷的包裝采用國家檔案局規(guī)定的無酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建類案卷按項(xiàng)目、依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收排列；設(shè)備類案卷按依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列管理。

7、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工圖編制必須真實(shí)，準(zhǔn)確的反映項(xiàng)目竣工的實(shí)際情況，要做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、圖面清晰、逐張加蓋竣工圖章、簽字手續(xù)完備。

8、負(fù)責(zé)組織重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的主管部門或建設(shè)單位在項(xiàng)目初步驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收時(shí)必須通知檔案行政管理部門或有關(guān)單位參加。

9、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《國家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記辦法》的有關(guān)要求，按規(guī)定時(shí)間填報(bào)登記表，做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記工作。