企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理制度1

第一章總則

第一條為規(guī)范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

第二條本辦法適用于中華人民共和國境內(nèi)企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設(shè)立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構(gòu)等(以下統(tǒng)稱境外單位)的檔案工作。

第三條本辦法所稱的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理或項目合作等活動中形成的，具有保存價值的各種形式的文件材料。

第四條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)在遵循所在國家或地區(qū)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，本著有利于維護國家利益和企業(yè)合法權(quán)益、有利于工作、有利于保密、有利于應(yīng)對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理，確保境外檔案完整、準(zhǔn)確、有效、系統(tǒng)和安全。

第五條投資主體或母公司在設(shè)立境外單位時應(yīng)當(dāng)在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權(quán)益。

第二章管理職責(zé)與人員

第六條各級檔案行政管理部門根據(jù)職責(zé)負(fù)責(zé)境外檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo);外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責(zé)，結(jié)合實際情況，為境外檔案的應(yīng)急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門、發(fā)展改革部門、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理部門應(yīng)當(dāng)將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內(nèi)容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會同海關(guān)總署共同制定并實施。

第七條投資主體或母公司負(fù)責(zé)本企業(yè)境外單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)。

第八條境外檔案工作應(yīng)當(dāng)有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理部門、專職檔案人員。

第九條境外檔案工作主要內(nèi)容：

(一)編制檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃;

(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

(三)指導(dǎo)文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)負(fù)責(zé)檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用和信息化等工作;

(五)組織檔案宣傳、培訓(xùn)、研究和業(yè)務(wù)交流工作;

(六)負(fù)責(zé)境外檔案移交工作。

第十條境外檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn);一般選用中方員工。

第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責(zé)任和義務(wù)。崗位變動時，應(yīng)當(dāng)及時辦理文件材料移交手續(xù)，并清退借閱未還的`檔案。

第三章文件材料的形成與歸檔

第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應(yīng)當(dāng)納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責(zé)任制，納入考核體系和獎懲制度。

第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國家、地區(qū)及中華人民共和國法律法規(guī)，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當(dāng)及時修訂完善。

第十四條境外文件材料應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍及時收集整理，按規(guī)定期限向檔案部門移交進(jìn)行集中管理。任何個人不得將應(yīng)歸檔的文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

第十五條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)符合如下要求：

(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

(二)歸檔文件材料為原件;因故無原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。

(三)電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。

(四)非紙質(zhì)文件與其文字說明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應(yīng)當(dāng)一并歸檔;沒有中文譯文的，譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。

第十六條管理、建設(shè)項目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會計、人事等各類文件材料，參照國內(nèi)同類文件材料的歸檔時間并結(jié)合境外業(yè)務(wù)實際定期歸擋。

歸檔文件目錄在歸檔完成后1個月內(nèi)報投資主體或母公司備案。

第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

企業(yè)檔案管理制度2

第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;

(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)(含境外機構(gòu))的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對保管期限已滿的`檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。

國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。

第二十條本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實施。<國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定>同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

企業(yè)檔案管理制度3

一、檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2 、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3 、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的.檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4 、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5 、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4 、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出

企業(yè)檔案管理制度4

檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。

7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的`檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

辦公用品管理規(guī)定

一、計劃管理

1、加強辦公用品的計劃管理。辦公室根據(jù)公司辦公經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)計劃制定統(tǒng)一的辦公用品購置計劃。

2、辦公室每月根據(jù)需要提出購置計劃資金，并報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、如遇特殊情況，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可提出臨時購置計劃。

二、辦公用品、辦公設(shè)施采購管理

1、公司辦文具庫根據(jù)每月的購置計劃和臨時購置計劃統(tǒng)一采購辦公用品，各部門原則上不得自行采購。

2、因特殊情況，各部門需自行采購的，要事先提出申請，報主管領(lǐng)導(dǎo)同意方可。

3、公司安排各有關(guān)部門成立采購小組，對市場進(jìn)行實地考察，對價格低、質(zhì)量優(yōu)、信譽高的商家，進(jìn)行統(tǒng)一采購。

三、發(fā)放使用管理

1、辦公用品的管理和發(fā)放由公司辦文具庫統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

2、辦公用品的購置、保管和發(fā)放實行分開管理的原則，分別由專人負(fù)責(zé)。

3、領(lǐng)取辦公用品，領(lǐng)用人要在OA工作流程報告中，寫明用途、品名、數(shù)量，由部門負(fù)責(zé)人簽字同意，公司辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可領(lǐng)取。領(lǐng)取的原則是：工作任務(wù)清楚，使用目的明確．一次一領(lǐng)，隨用隨領(lǐng)，用多少領(lǐng)多少，專領(lǐng)專用。

4、牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。

5、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

6、職工須愛護辦公用品，非正常使用損壞、丟失照價賠償。

四、清庫、盤存管理

1、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學(xué)確定，合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應(yīng)好、周轉(zhuǎn)快、消耗低、費用省。

2、批量購入的辦公用品應(yīng)即時入庫存儲，物品采購員和倉庫保管員要搞好驗收交接，在《辦公用品入庫登記本》上如實填寫接收物品的名稱、規(guī)格、單價和數(shù)量，并簽字。每月以報表形式報給公司辦領(lǐng)導(dǎo)審閱。

文書檔案管理辦法 文書檔案歸檔范圍

1.1公司重要職能活動的文件、報告、總結(jié)、統(tǒng)計資料等。

1.2公司重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、會議紀(jì)要、會議記錄等。

1.3公司工作計劃和工作總結(jié)。

1.4上級部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定等。1.5公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)。

1.6公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。1.7公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

1.8公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。1.9公司的各項規(guī)章、制度，勞動、工資、福利等方面的文件材料。

1.10公司重要會議、重要職能活動、外事活動和重大慶?；顒拥匿浺?、錄像、照片、光碟等聲像資料。

1.11公司重大工程建設(shè)項目的奠基、落成以及試車、開車聲像資料。

1.12公司重大科技發(fā)明、榮獲省部級以上獎勵的科研成果，省部優(yōu)產(chǎn)品的證書、照片、錄像帶等資料。

1.13公司獲省部級以上先進(jìn)模范人物、勞動模范的照片。

1.14受到省市級以上（含市級）表彰的各種證書、獎狀、獎旗、獎匾、獎?wù)?、獎杯等榮譽性物品。

1.15中央、省級領(lǐng)導(dǎo)來公司視察活動的錄音、錄像、照片、光碟等聲像資料，以及領(lǐng)導(dǎo)人的題詞、書畫等。

1.16公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的文字、剪報、照片、錄像資料等。文書檔案收集及歸檔時間

2.1凡公司黨委總部發(fā)出的公文，一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.2公司重要會議記錄（如董事會、黨委會、經(jīng)理會、股東會等），須在會議結(jié)束三天內(nèi)移交公司辦公室保管。

2.3公司在重要的生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的重要合同、協(xié)議書、意向書等，由審計法務(wù)部負(fù)責(zé)收集保管。

2.4上級來文一律由公司辦公室統(tǒng)一收集管理。

2.5公司有關(guān)部門獨立成文的文件材料，由主辦部門收集管理。

2.6以上文書檔案，當(dāng)年由收集管理部門妥善保存，分類立卷,并于次年二季度之前移交綜合檔案科歸檔，進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

2.7公司及有關(guān)部門獲得的各種榮譽證書、獎狀、獎牌等實物和聲像檔案，應(yīng)在形成后一周內(nèi)移交公司辦公室，由秘書科組織登記、拍照、年底前移交綜合檔案科存檔。3 歸檔要求

3.1歸檔文件材料要及時、齊全、完整，如不按時歸檔，出現(xiàn)問題將追究個人責(zé)任。

3.2各部門移交文件材料要填寫移交登記，交接材料時雙方根據(jù)移交手冊核對，并履行簽字手續(xù)。

3.3歸檔的聲像和實物資料，必須是原版、原件，圖像清晰，聲音清楚。4 保管和利用

4.1檔案人員對檔案材料按有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行科學(xué)分類，合理組卷，排列上架，以便更好地利用。

4.2要做好檔案的安全保護工作，做好防火、防塵、防高溫和庫房濕度的調(diào)節(jié)工作。

4.3嚴(yán)格借閱制度。借閱者先填寫借閱單，經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可借閱。董事會、黨委會、股東會等重要會議記錄原件和紀(jì)要件，經(jīng)審批同意后，方可查閱，不得外借。聲像和實物檔案原版、原件一般不得借出。

4.4利用率較高的文書檔案可將復(fù)制外借。復(fù)制資料由綜合檔案科負(fù)責(zé)辦理。4.5對保管期限到期的文書檔案，由綜合檔案科提出初步處理意見，經(jīng)鑒定小組審定，提出銷毀意見，報主管公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。

會計檔案管理辦法 管理目的

會計檔案是會計核算專業(yè)材料，是記錄和反應(yīng)本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。堅持集中統(tǒng)一保管，有利于維護和保證檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項工作的開展和利用，實現(xiàn)檔案的社會價值和經(jīng)濟價值。

公司辦綜合檔案科負(fù)責(zé)會計檔案的管理。2 歸檔范圍

2.1 會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

2.2 會計賬薄類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計帳簿。

2.3 財務(wù)報告類：月度、季度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，工程決算審計報告、其他財務(wù)報告。2.4 企業(yè)職工工資表、獎金表、獨生子女保健表。

2.5 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。3 歸檔要求

3.1 公司各財務(wù)部門當(dāng)年形成的會計檔案，在會計終了后，應(yīng)按照會計檔案歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊，由各財務(wù)部門暫保管一年，期滿之后于第二年初移交到檔案部門統(tǒng)一保管。

3.2 會計檔案移交時，各財務(wù)部門須填寫會計檔案移交清冊（一式兩份），交接雙方現(xiàn)場清點核實后在移交清冊上簽字（蓋章），各持一份，作為長期保存依據(jù)。3.3 歸檔的會計憑證、賬薄、報表等案卷封面要按規(guī)定內(nèi)容填寫，對于破碎、缺頁、裝訂不牢和不合要求的案卷，檔案部門不予接受。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)會同財務(wù)部門共同拆封整理，以分清責(zé)任。

3.4 公司各財務(wù)部門采用電算化進(jìn)行核算的會計檔案、重大項目工程預(yù)決算檔案、基建會計檔案，待項目工程完工審計后連同紙質(zhì)檔案和二套電子檔案一同移交檔案部門存檔。同時上報省、市檔案局備案。

3.5 公司其他部門形成的會計檔案，按歸檔要求，由本單位自行保管。4 立卷及保管

4.1 檔案部門要建立健全各類基礎(chǔ)臺帳及各項規(guī)章制度，保證檔案妥善保管，有序存放、方便查找、嚴(yán)防毀損。

4.2 會計檔案接受后要及時整理、立卷、登記、造冊、著錄、裝盒入柜，按所屬類別分類存放、順序排列、依次上架，編制案卷目錄（立卷人、移交人簽字），建立系統(tǒng)完整的檢索工具，以便查找和利用。

4.3 各類會計檔案的保管期限按國家檔案局《會計檔案管理辦法》執(zhí)行，分為永久和長期兩種。其中職工工資表、財務(wù)報表為永久；憑證為15年，帳簿為25年；獎金表為20年；銀行對賬單為5年；會計檔案移交清冊為15年，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊為永久保存。

4.4 執(zhí)行庫房管理“八防”制度，做好防磁、防有害氣體等設(shè)備保護設(shè)施，定期對電子檔案數(shù)據(jù)資料做好更新備份，保證庫房清潔衛(wèi)生，溫、濕度適宜。庫房重地?zé)o關(guān)人員不得隨意出入，避免散失和泄密。5 查閱和利用

5.1 本公司保存的財會檔案只為公司提供利用，除法律規(guī)定外，一律不予外借。財務(wù)人員借閱時，需填寫借閱單，由財務(wù)部門、檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并辦理登記手續(xù)。

5.2 公司紀(jì)委、監(jiān)察審計、保衛(wèi)部門因工作需要，須經(jīng)公司主要分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，登記后方可查閱、復(fù)制會計檔案。

5.3 公司外單位查閱檔案時，需持單位正式介紹信，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審批，財務(wù)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，在指定地點查閱。嚴(yán)禁查閱人員在會計檔案上涂畫、拆封及抽換，違者酌情予以處分。6 鑒定與銷毀

6.1 會計檔案的保管期限，原則上按國家檔案局《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況以法律為依據(jù)，適當(dāng)延長部分檔案保管期限。

6.2 保管期滿待銷毀的會計檔案，由檔案科會同財務(wù)部提出銷毀意見，檔案科編制銷毀清冊，財務(wù)部鑒定審核，經(jīng)公司財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理層批后，進(jìn)行銷毀。6.3 鑒定銷毀時，對保管期滿但尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項、有重要價值的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，重新保管直至事項完結(jié)鑒定確無保管價值時再銷毀。

6.4 銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案、財務(wù)、監(jiān)察審計部等部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案之前，應(yīng)認(rèn)真清點核對；銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

科技檔案管理辦法 科技檔案歸檔

各單位應(yīng)當(dāng)把技術(shù)文件材料的形成積累和歸檔，納入到技術(shù)工作程序和工作計劃之內(nèi)，列入技術(shù)工作人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任追究制中加以考核。1.1 各單位必須將在生產(chǎn)、設(shè)備、技術(shù)創(chuàng)新、引進(jìn)和交流以及形成的（含外單位提供給本公司的）具有保存價值的技術(shù)文件材料加以系統(tǒng)地整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒），并按套歸檔。

1.2 凡需歸檔的技術(shù)文件材料，應(yīng)隨時歸檔，歸檔必須做到線條清楚，字跡清晰、紙質(zhì)優(yōu)良。其分類方法，要符合本單位生產(chǎn)和工作性質(zhì)，以便保管和利用。1.3 基本建設(shè)施工階段所形成的技術(shù)文件材料，待工程竣工驗收時，由工程管理部門負(fù)責(zé)整理歸檔。

1.4 凡我公司一切新建、改建、擴建、維修工程必須將竣工后的有關(guān)設(shè)計任務(wù)書、勘測原始材料以及決算、竣工圖，工程驗收文件等，按歸檔要求，由工程管理部門或承建單位系統(tǒng)整理歸檔。

1.5 凡我公司一切新建、擴建、改建的工程都應(yīng)繪制竣工圖歸檔。

1.6 改建工程必須對原工程檔案進(jìn)行相應(yīng)的補充或修改，以保證檔案與現(xiàn)狀相符。

1.7 歸檔的技術(shù)文件材料和竣工圖，一律歸檔兩份，另底圖一份，施工圖一份。1.8 在生產(chǎn)、基建、設(shè)備制造和維修工程中形成的技術(shù)文件材料，按歸檔要求，系統(tǒng)完整及時整理好歸檔。1.9 由外單位協(xié)助工程形成的一切技術(shù)文件材料，竣工后由我公司主管部門按歸檔要求歸檔。

1.10 各單位對新建、改建、擴建的項目進(jìn)行驗收時，要有技術(shù)檔案人員參加。對應(yīng)歸檔的科技文件材料進(jìn)行驗收，對沒有完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科技文件材料的項目，不算完成項目。

1.11 技術(shù)檔案人員參加設(shè)備開箱，即時將科技文件登記，做到先歸檔后借閱。1.12 本公司各單位外出開會、參觀學(xué)習(xí)收集的圖紙和技術(shù)資料，都要交綜合檔案科歸檔。工作需要時辦理借閱手續(xù)。對付款購進(jìn)的圖紙和資料經(jīng)綜合檔案科驗收后，財務(wù)部方能報銷。

2、科技檔案管理

2.1 接收科技檔案后，應(yīng)及時做好歸檔后的整理工作。按其形成或規(guī)律構(gòu)成有機整體，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）然后按分類方法進(jìn)行編號登記保管。2.2 科技檔案的分類保管，必須按密級，保管期限和銷毀原則：

2.2.1 檔案和資料分開，文字的科技檔案與底圖分開，底圖與藍(lán)圖分開，分開應(yīng)保持科技檔案間的有機聯(lián)系。

2.2.2 科技檔案的保密等級共分：絕密、機密、秘密三種，其劃分原則上按上級規(guī)定與指示辦理。

2.2.3 科技檔案保管期限的原則分：永久、長期、短期三種。

2.3 綜合檔案科是我公司要害部門，檔案庫房必須保證絕對安全完整。2.3.1 庫房不經(jīng)同意不準(zhǔn)入內(nèi)，嚴(yán)禁吸煙，要有防火器材設(shè)備，做好防潮、防火、防盜、防霉、防蟲等“八防”工作。

2.3.2 科技檔案保管，每年要定期檢查一次，檢查情況要向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報告，如發(fā)生意外要及時報告，發(fā)現(xiàn)損壞及時提出復(fù)制意見。

2.4 各單位所需的國內(nèi)外技術(shù)資料和圖紙，由綜合檔案科統(tǒng)一訂購，外索技術(shù)資料需事先向綜合檔案科申請取得同意，由綜合檔案科辦理付款手續(xù)后集中保管，否則，財務(wù)部門不予報銷。

2.5 凡備品備件月作業(yè)計劃加工圖紙、各單位大中修計劃的加工件所需圖紙，由公司生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一歸口填寫曬印申請單報送檔案科。

2.6 外單位需復(fù)制用我公司技術(shù)檔案或圖紙，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，到綜合檔案科辦理手續(xù)，方可復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制我公司技術(shù)檔案、文件材料等，違者追究責(zé)任。3 科技檔案借閱

3.1 凡是本公司員工因工作需要，一律憑工作證辦理借閱手續(xù)，嚴(yán)禁代借和轉(zhuǎn)借。3.2 全公司總平面圖、上下水道、供電及“絕密”技術(shù)資料，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可借閱?！敖^密”資料不得帶離檔案科，如因工作需要必須帶出者，需由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署批準(zhǔn)。

3.3 借閱者對借出的檔案資料（圖紙、技術(shù)資料）要妥善保管。不準(zhǔn)拆卷、涂改、打標(biāo)記、損壞和丟失，要保證案卷完整，違者追究責(zé)任。

3.4 設(shè)備原圖不得作為借閱使用，更不準(zhǔn)拿到現(xiàn)場使用，如確系生產(chǎn)需要，須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)和檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3.5 借閱者對借閱的檔案資料必須當(dāng)面點清，歸還時按順序排好，案卷檢查無誤后，當(dāng)面辦理注銷手續(xù)。丟失者除賠償經(jīng)濟損失外，還須追究責(zé)任。

3.6 借閱者未經(jīng)檔案員允許，不得自拿、自取、自放，嚴(yán)禁擅自入內(nèi)，對不聽勸阻者，檔案員有權(quán)停止借閱。

3.7 借閱時間不得超過15天，特殊情況者需經(jīng)批準(zhǔn)，最長時間不能超過一個月。不能按期歸還者，可續(xù)辦借閱手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

3.8 各單位和個人不經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案科批準(zhǔn)，嚴(yán)禁將我公司一切技術(shù)資料、圖紙（含復(fù)制品）向外泄露，違者批評，嚴(yán)重者給予處分。

3.9 調(diào)離、退休人員，需持人事部門調(diào)令到綜合檔案科交清所借和工作中形成的文件材料，方可辦理離廠手續(xù)。

3.10 外單位來公司參觀學(xué)習(xí)、考察等人員，按專業(yè)對口接待，并只做一般性介紹，如欲深入交流時，需請示分管該專業(yè)的公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)同意。4 科技檔案修改

4.1各單位不得自行修改科技檔案、圖紙和技術(shù)文件，修改、作廢一律填寫申請單。必須修改時經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由專職技術(shù)人員修改，并同時修改藍(lán)圖、底圖和技術(shù)文件材料。

4.2 在實施重大合理化建議，技術(shù)改造中須修改圖紙時，由原設(shè)計技術(shù)人員負(fù)責(zé)修改。4.3 凡是新設(shè)計施工項目，應(yīng)由施工單位提供施工過程中的依據(jù)，由設(shè)計者完成竣工圖。

4.4 凡屬設(shè)備檔案圖紙的修改，均由生產(chǎn)技術(shù)部（分管工程技術(shù)人員）辦理，其它單位不得自行修改。

4.5 凡備品備件，設(shè)備訂貨圖紙，由生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一修改后，方能生效。4.6 凡工藝流程變動修改，由車間技術(shù)人員提出，由生產(chǎn)技術(shù)部工藝組修改，其它單位不得自行修改。

4.7 底圖修改較大時，應(yīng)將原圖申請作廢，重新出圖，圖號不變。

4.8 凡因工藝流程改變或設(shè)備更新、調(diào)整設(shè)備，廢除原圖需作廢時，由經(jīng)辦人（車間、檢修部門或設(shè)計部門）提出報廢申請，報綜合檔案科作廢。5 科技檔案銷毀

5.1 經(jīng)主管及技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)，有關(guān)部室共同鑒定后，由科技檔案人員登記造冊。經(jīng)公司保密委員會或公司保衛(wèi)部門指定專人監(jiān)督銷毀，任何人都不得擅自處理，或任意分散。

5.2 銷毀清冊其內(nèi)容必須具備：順序號、保管期限、檔案目錄號、密級、保管單位，以便日后查考。

5.3 銷毀清單一式二份，一份留存綜合檔案科備查，另一份上報有關(guān)機關(guān)。6 科技檔案保密

6.1 技術(shù)檔案庫房是機要崗位，無關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

6.2 機密文件，技術(shù)檔案、圖紙、資料，必須由專人集中經(jīng)管，妥善保管。6.3 凡屬保密科技文件、圖紙、資料借閱，必須依照規(guī)定的借閱批準(zhǔn)手續(xù)，不得擅自查閱與借出。一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復(fù)制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

6.4 銷毀舊圖紙、資料時，要嚴(yán)格檢查，防止失密、泄密。

6.5 檔案工作人員要嚴(yán)格遵守“保守機密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密，做好科技檔案、資料的保密工作。

6.6 借閱絕密的技術(shù)文件、資料、圖紙，須經(jīng)指定負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，履行絕密借閱手續(xù)方可借閱。

6.7 對機密、絕密科技資料、圖紙要定期查對，以免出錯，發(fā)現(xiàn)丟失應(yīng)及時報告有關(guān)部門，妥善處理。

竣工檔案管理辦法

1、負(fù)責(zé)全公司竣工工程資料的收集、整理、立卷、歸檔的管理和組織竣工檔案的驗收工作。

2、對施工單位的技術(shù)負(fù)責(zé)人和資料員進(jìn)行檔案工作交底，使其明確檔案收集、整理工作的重要性及歸檔范圍。

3、負(fù)責(zé)督促施工現(xiàn)場的其他管理人員按時交接檔案資料，統(tǒng)一歸口整理，保證竣工資料組卷的完整性和有效性。

4、工程項目竣工后施工單位必須及時做好竣工資料的整理、組卷工作，按單項工程分類立卷，組成保管單位(卷、冊)，且符合國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。有修改的竣工圖要修改到位、標(biāo)注到位。

5、對接收的竣工檔案進(jìn)行查驗，符合規(guī)定要求的方能接收。接收的竣工檔案以原件為準(zhǔn)，不得有偽造、復(fù)印、涂改或有其他不符合要求的文件。

6、竣工檔案是公司的主體檔案，檔案庫房必須保證絕對安全，庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，并配備消防器材，沒有允許不得入內(nèi)。

7、若外單位需借閱或復(fù)制我公司竣工資料或圖紙，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，到綜合檔案科辦理手續(xù)，方可借閱或復(fù)制。各單位嚴(yán)禁代外單位復(fù)制公司竣工資料、圖紙等，違者追究其責(zé)任。

8、各單位不得自行修改竣工資料和圖紙，必須修改時須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由專職技術(shù)人員修改，并同時修改藍(lán)圖、底圖。

9、凡需領(lǐng)用工程制圖儀器，須提出書面報告，并經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。

底圖管理辦法

1、凡公司所屬各部室繪制的底圖均由綜合檔案科底圖室集中統(tǒng)一管理。

2、凡是工程設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)圖、設(shè)備圖等，必須交底圖室存檔，并按工程項目分類登記建帳，入庫保管。外購藍(lán)圖描繪復(fù)用底圖，必須按我公司規(guī)定統(tǒng)一編號。

3、入庫圖紙必須成套齊全、圖面整齊、圖號完整，有各級領(lǐng)導(dǎo)簽字方可辦理交接手續(xù)，驗收存檔。

4、底圖應(yīng)按國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，用碳素墨水或用計算機繪制，經(jīng)設(shè)計、校核及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，送交檔案科。計算機繪制的底圖，設(shè)計、校核、審查的簽字，必須是簽字者本人用碳素墨水的簽字，不得用計算機直接描出，以符合檔案管理的要求。

5、底圖檔案以袋裝為主，并編制底圖總目錄，袋內(nèi)編制卷內(nèi)目錄，以便于管理和利用。底圖展開平放在專用的底圖柜內(nèi)，不得卷放或折疊放置。特殊招標(biāo)的底圖視情況采取適當(dāng)措施存放保管。

6、底圖檔案號按形成單位統(tǒng)—設(shè)備的分類方法進(jìn)行分類，并組合成類別，各種類別底圖分別采用大流水編號。編號寫在底圖案卷袋右下角圖框外邊，號碼應(yīng)清楚可見。

7、收藏底圖要精心保管，為了加強底圖的堅固性，應(yīng)將底圖周邊用縫紉機軋邊后方可曬圖。對于破損圖紙要及時修補，破損嚴(yán)重不能修復(fù)時應(yīng)提出更新。

8、提曬底圖須填寫曬圖申請單，提曬底圖應(yīng)及時準(zhǔn)確。收回圖紙要當(dāng)面點清，沒有缺損和涂改時方可簽收。

9、嚴(yán)格遵守檔案保密制度，底圖嚴(yán)禁外借，底圖除需重大修改和重新復(fù)制外，一般不予外借。確因工作需要，須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合檔案科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格借還登記手續(xù)。借閱保密程度較高的底圖，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

藍(lán)圖管理辦法

1、綜合檔案科藍(lán)圖管理崗位負(fù)責(zé)公司所有工程項目施工藍(lán)圖、資料的接受、分類整理、保管統(tǒng)計、鑒定銷毀和提供利用工作。

2、公司所有工程項目的施工藍(lán)圖、資料，在項目竣工、完成后由施工責(zé)任單位及時整理，隨附清單一并移交綜合檔案科。

3、認(rèn)真做好藍(lán)圖、資料入庫驗收工作，逐份逐張清點，并及時系統(tǒng)整理，按單項工程分類立卷、裝盒、排架。做到完整齊全，并編制檢索工具。

4、入庫藍(lán)圖、資料均按檔案號順序排列，不得亂放或任意提取，借閱藍(lán)圖、資料需要辦理登記手續(xù)，定期檢查藍(lán)圖、資料借還情況，及時做好催還工作。

5、熟悉藍(lán)圖、資料的排放位置，主動協(xié)助借閱者查找圖號和卡片等檢索工具。

6、借閱者對借閱的藍(lán)圖、資料必須當(dāng)面點清，妥善保管，不得涂改、損壞和丟失。收回時排好序號，確無缺損和涂改方可簽收。違反者除賠償經(jīng)濟損失外，還要追究責(zé)任。

8、精心保管藍(lán)圖、資料，如有破損圖紙應(yīng)及時修補，破損嚴(yán)重不能修補的，及時提曬更新。

9、時時做好鑒定工作，對沒有利用價值的藍(lán)圖、資料提出銷毀申請，造冊登記，經(jīng)鑒定、審批后，予以銷毀。銷毀時要嚴(yán)格檢查，防止失密、泄密。

10、藍(lán)圖、資料保管堅持“防盜、防火、防鼠、防蟲、防濕、防塵、防光、防有害氣體”，做到安全無事故。保持庫房內(nèi)部清潔衛(wèi)生，排放有序，溫度適宜。

11、對藍(lán)圖、資料收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記，并按規(guī)定上報庫藏等檔案工作基本統(tǒng)計情況。

復(fù)制印曬管理辦法

1、綜合檔案科復(fù)印、曬圖崗位負(fù)責(zé)公司各相關(guān)檔案資料的工程復(fù)制和曬圖工作。

2、復(fù)印、曬圖室人員對送交的復(fù)印、曬圖技術(shù)文件或圖紙應(yīng)逐一登記。

3、嚴(yán)格復(fù)印、曬圖的程序和手續(xù)。復(fù)印、曬圖必須有經(jīng)辦人填寫好曬印申請單，申請單位和領(lǐng)導(dǎo)簽字后交綜合檔案科統(tǒng)一安排曬印，不得私自接受復(fù)印或曬圖，手續(xù)不完備的應(yīng)給予拒絕。

4、復(fù)印、曬圖人員收到手續(xù)完備的申請單后，嚴(yán)格按照審批的規(guī)格、張數(shù)進(jìn)行復(fù)印、曬圖。申請單須保存三年備查。

5、保證復(fù)印或曬圖質(zhì)量，提高工作效率。急件隨到隨印或曬，平件一般不超過三天，杜絕復(fù)印、曬圖差錯。

6、嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，涉及到保密材料，我公司專有技術(shù)等“秘密”類資料，必須由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或技術(shù)總監(jiān)簽字，方可安排復(fù)印或曬圖。禁止無關(guān)人員翻閱復(fù)印、曬圖資料和出入復(fù)印、曬圖室，不在室內(nèi)待客閑談。

7、曬圖機、復(fù)印機等設(shè)備要經(jīng)常維護保養(yǎng)。設(shè)備出現(xiàn)故障應(yīng)及時分析查找原因，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報進(jìn)行維修。

8、保證復(fù)印曬圖室的安全、衛(wèi)生、整潔，做到每日清掃保潔，每周大掃除，人走“四關(guān)”（關(guān)機、關(guān)電、關(guān)燈、關(guān)門）。

9、建立復(fù)印、曬圖檔案，每月底，對材料消耗和印曬情況進(jìn)行一次檢查統(tǒng)計。

科技圖書管理辦法

1、綜合檔案科圖書資料室負(fù)責(zé)全公司科技圖書、資料和各部門生產(chǎn)、管理所需雜志、規(guī)程以及其它有關(guān)資料的搜集、訂購、保管、借閱、發(fā)放等工作。

2、搜集、采購來的科技圖書、資料應(yīng)及時按“中圖法”分類、登錄、編號、建卡、投入借閱。

3、凡各部門所需訂購有關(guān)科技圖書資料，均應(yīng)由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由綜合檔案科統(tǒng)一歸口并負(fù)責(zé)征訂、購買、報銷和管理工作，其它部門未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行購置。部門和個人需用可辦借閱手續(xù)。

4、凡參加各種學(xué)術(shù)會議、技術(shù)會議、培訓(xùn)的資料原則上一律交綜合檔案科資料室統(tǒng)一管理，其它部門及個人不得留存，如因工作確實需要留存，須經(jīng)公司技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)。凡沒有經(jīng)過綜合檔案科簽字驗收，財務(wù)部門不予報銷。

5、科技圖書、資料的借閱嚴(yán)格按借閱制度進(jìn)行，定期進(jìn)行催還、清理。借閱人員必須在圖書資料室辦理書面借閱手續(xù)，方可借閱。

6、公司員工每次借閱本數(shù)只限一冊，歸還后，方可第二次再借。借期一周，單次借閱時間最長不能超過20天，否則停止借閱。

7、借閱的圖書不得撕頁、圈點、注字、折疊、剪裁等。若有丟失和損壞按圖書原價兩倍以上賠償。對于絕版圖書四倍以上賠償。

8、科技圖書借閱的過程中，借閱人不得私自將圖書轉(zhuǎn)借給其他員工，如需轉(zhuǎn)借，必須到圖書資料室辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。如因任何轉(zhuǎn)借原因發(fā)生的書籍損壞等損失，由第一借閱人負(fù)全面責(zé)任。

9、必須保持科技圖書的整潔、整齊，發(fā)現(xiàn)破損，要及時裝訂、裱糊。

10、圖書資料室必須按規(guī)定做好相應(yīng)的防護措施，如防塵、防潮、防火、防霉、防蟲、防盜等。

11、員工調(diào)離出廠，必須持人力資源部調(diào)離證明，及時辦理圖書歸還手續(xù)，經(jīng)簽字后方可離廠，廠外人員不得借閱。

12、科技圖書每年終認(rèn)真清查核對一次。

科技情報管理辦法

1、科技情報管理崗位主要負(fù)責(zé)公司科技情報資料的收集、購置、加工、編輯和提供利用工作，為企業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展做好服務(wù)。

2、科技情報人員要廣泛收集整理、分析研究各類化工科技信息情報。在掌握本單位科技動態(tài)基礎(chǔ)上，為解決生產(chǎn)中的關(guān)鍵技術(shù)問題，提高技術(shù)管理水平及時提供有針對性的情報，并采用多種形式傳播、推廣適用的先進(jìn)技術(shù)和技術(shù)創(chuàng)新成果。

3、積極參加科技信息情報的交流活動。積極參加全國中氮技術(shù)情報網(wǎng)的活動，為《中氮肥》、《中氮信息》及有關(guān)情報網(wǎng)投稿，并完成分配的任務(wù)。

4、認(rèn)真做好《淮化科技》內(nèi)部刊物的稿件組織、編輯、出版和國內(nèi)中氮等行業(yè)的交流工作。

5、開發(fā)情報資源為公司生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)服務(wù)?？萍记閳笕藛T應(yīng)積極貫徹上級有關(guān)科技情報工作和技術(shù)創(chuàng)新精神，做到上情下達(dá)、下情上報、內(nèi)外通氣，成為溝通情報交流渠道的聯(lián)系人。

6、檔案資料管理人員應(yīng)做好技術(shù)資料、圖書、檔案的收集整理分類編目工作，做好資料目錄和期刊目錄的編制工作，并配合專職情報員做好信息情報的服務(wù)工作。

7、科技情報工作計劃應(yīng)列入本單位科技計劃，單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。要逐步增添必要的信息化設(shè)施和征訂相關(guān)的圖書資料、期刊雜志等。

8、積極組織科技情報人員(包括資料管理人員)參加情報業(yè)務(wù)、專業(yè)知識、科技外語等學(xué)習(xí)活動，提高科技情報人員業(yè)務(wù)水平。

9、公司工作人員外出參加各種專業(yè)會議、學(xué)習(xí)班所獲得的各種技術(shù)資料和以單位名義索取的技術(shù)資料一律交綜合檔案科進(jìn)行整理、編目、歸檔和掃描，以提高利用率。

重點建設(shè)項目檔案管理辦法

一、總則

1、為加強對公司重點建設(shè)項目檔案的管理工作，確保重點建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家、省有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。

2、本辦法適用于公司各類重點建設(shè)項目建設(shè)與使用全過程中的檔案管理工作。

3、重點建設(shè)項目檔案是指從重點建設(shè)項目的提出、立項、可行性研究、初步設(shè)計、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工、工程監(jiān)理、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工驗收的全過程中形成的具有利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件資料。

4、重點建設(shè)項目檔案工作既是重點建設(shè)項目的基礎(chǔ)工作，也是檔案事業(yè)的組成部分。重點建設(shè)項目各有關(guān)單位要依法加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，列入工作計劃，按照集中統(tǒng)一管理的原則，確保重點建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。

二、項目檔案管理職責(zé)

1、重點建設(shè)項目建設(shè)各有關(guān)單位要成立檔案工作管理機構(gòu)，確定一名分管領(lǐng)導(dǎo)主抓檔案工作，并建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機構(gòu)，配備素質(zhì)較高的檔案專、兼職人員，落實項目檔案工作所需經(jīng)費。專、兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，必須參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，持證上崗。制定管理制度，建立健全重點項目的檔案管理工作，保證重點建設(shè)項目檔案工作和項目建設(shè)工作同步進(jìn)行。

2、重點建設(shè)項目主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本部門重點建設(shè)項目檔案工作。要加強對重點建設(shè)項目檔案工作的宏觀管理，將重點建設(shè)項目檔案工作納入項目管理之中，在下達(dá)項目計劃、檢查項目進(jìn)度、驗收項目時，要同時部署、檢查、驗收檔案工作。

3、建立、健全重點建設(shè)項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度。堅持“三參加”、“四同時”管理?！叭齾⒓印奔礄n案部門參加項目審查論證會和項目進(jìn)度會；參加工程階段性竣工驗收；參加設(shè)備開箱，并形成記錄。“四同時”即下達(dá)項目任務(wù)的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目進(jìn)度的同時檢查文件材料的形成情況；項目竣工驗收的同時驗收鑒定檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確情況；項目申報評優(yōu)及項目有關(guān)人員提職評先時，檔案部門同時出具專題歸檔證明材料。

4、重點建設(shè)項目建設(shè)單位負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位的項目竣工文件編制和項目文件整理。

5、項目勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)根據(jù)《國家重點建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA / T 28—2002)的要求，完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的收集、編制、整理、歸檔工作。

三、項目檔案的收集和歸檔

1、建設(shè)單位與各承包單位簽訂的項目承包合同，應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。

2、實行總承包的項目，各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項目檔案資料，項目竣工時，由項目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料，并提交項目建設(shè)單位；由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的項目，各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項目檔案資料。項目竣工時，由項目建設(shè)單位或由項目建設(shè)單位委托一個承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料。

3、重點建設(shè)項目申請立項時，項目建設(shè)單位應(yīng)著手開始對形成的文件材料的收集、積累、審核工作；項目竣工驗收時，應(yīng)完成全套文件材料的歸檔和驗收工作。歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確，保持有機聯(lián)系，反映重點建設(shè)項目的真實情況。

4、重點建設(shè)項目前期文件、竣工驗收文件，應(yīng)由建設(shè)單位和承辦機構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累；勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)勘察、設(shè)計文件的收集、積累，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件；項目施工文件，由項目施工單位負(fù)責(zé)收集、積累；項目監(jiān)理文件由監(jiān)理單位收集、積累；項目調(diào)試及試運行階段形成的文件，由試運行單位負(fù)責(zé)收集、積累；項目器材供應(yīng)和財務(wù)管理單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累建設(shè)項目器材供應(yīng)及財務(wù)管理形成的文件。

5、凡是反映與重點建設(shè)項目有關(guān)的重要職能活動，具有查考利用價值的各種載體的文件，都應(yīng)收集齊全、立卷、歸檔。

6、各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集；引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先交綜合檔案科登記、歸檔，再進(jìn)行譯校、復(fù)制和分發(fā)使用。

7、重點建設(shè)項目所需國內(nèi)外技術(shù)資料、圖紙，由綜合檔案科統(tǒng)一訂購、借閱。外出開會、考察、學(xué)習(xí)收集的技術(shù)資料、圖紙，各類項目前期文件都要及時交綜合檔案科歸檔，工作需要時辦理借閱或者提供復(fù)印件。

8、歸檔的項目文件材料要求字跡清楚、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。載體及書寫材料符合檔案保管要求。永久、長期保存的文件不得用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆）書寫、繪制。凡由易褪色的書寫材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的需永久和長期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條及影響的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量。照片、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì)，并打印備份。

9、建設(shè)單位應(yīng)采取拍照、錄像等方式，將項目開發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開發(fā)建設(shè)過程進(jìn)行記錄，制作、形成音像檔案，及時歸檔保存，并向市檔案館和本單位檔案部門移交。

10、重點建設(shè)項目檔案的保管條件要符合國家檔案局制定的《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》的要求，采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施，保證項目檔案的安全管理。應(yīng)把庫房、設(shè)備與裝具所需經(jīng)費列入項目投資總概算中，使檔案管理現(xiàn)代化與企業(yè)管理現(xiàn)代化同步發(fā)展。

11、項目建設(shè)單位要逐步提高檔案信息化管理水平，建立健全并切實落實相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，做好電子文件的歸檔和電子檔案的保管，確保其真實、完整和有效，逐步實現(xiàn)項目檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

12、重點建設(shè)項目檔案移交的時間要求：各施工承包單位應(yīng)在項目完成后將項目檔案向建設(shè)單位移交；項目檔案驗收合格后，建設(shè)單位按合同規(guī)定要求，向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交，并辦理完備的清點、簽字等移交手續(xù)，明確檔案移交內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等。施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務(wù)，并應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。

四、檔案的整理

1、建設(shè)單位或監(jiān)理部門要制定項目檔案分類大綱和編號體系。小型項目直接按結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類，大中型項目按單項工程或結(jié)構(gòu)、專業(yè)分類，下設(shè)屬類。

2、重點建設(shè)項目文件組卷原則是遵循其形成規(guī)律和成套性特點，分類科學(xué)，組卷合理。管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項目竣工驗收文件組卷；施工文件按單項工程或階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；設(shè)計變更文件、工程聯(lián)系單按文種組卷；項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保等順序組卷；監(jiān)理文件按名稱或?qū)I(yè)組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺件組卷；聲像材料組卷時應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

3、卷內(nèi)文件排列：管理性文件按問題、時間或重要程度排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列；竣工圖按專業(yè)、圖號排列。卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。

4、案卷編目要求編寫頁號、填寫案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、備考表所設(shè)置的各項內(nèi)容及編制總目錄、分類目錄、底圖目錄、特殊載體目錄等。

5、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。案卷的包裝采用國家檔案局規(guī)定的無酸卷皮、卷盒。

6、案卷排列：基建類案卷按項目、依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收排列；設(shè)備類案卷按依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗收（自制設(shè)備設(shè)計、制造驗收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護等排列管理。

7、重點建設(shè)項目竣工圖編制必須真實，準(zhǔn)確的反映項目竣工的實際情況，要做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、圖面清晰、逐張加蓋竣工圖章、簽字手續(xù)完備。

8、負(fù)責(zé)組織重點建設(shè)項目竣工驗收的主管部門或建設(shè)單位在項目初步驗收或竣工驗收時必須通知檔案行政管理部門或有關(guān)單位參加。

9、重點建設(shè)項目單位要認(rèn)真貫徹執(zhí)行《國家重點建設(shè)項目檔案登記辦法》的有關(guān)要求，按規(guī)定時間填報登記表，做好重點建設(shè)項目檔案登記工作。