在全市辦公室工作會(huì)上的講話

近年來(lái)，我市各級(jí)辦公室的工作有明顯的進(jìn)步，特別是市委辦、政府辦、人大辦和政協(xié)辦為全市辦公室系統(tǒng)帶了一個(gè)好頭，樹(shù)立了一個(gè)好榜樣。從全市三級(jí)干部會(huì)、人大政協(xié)“兩會(huì)”的籌備情況就可以看出，我們的辦公室工作是高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率的。我今天參加這個(gè)會(huì)主要是跟大家一起談?wù)勑?，?lái)探討探討如何當(dāng)好辦公室主任。我認(rèn)為當(dāng)好辦公室主任，總體要求是做到八個(gè)字：“精明、能干、忠誠(chéng)、可靠”。這八個(gè)字可以從兩個(gè)角度來(lái)理解。

一、當(dāng)好一個(gè)辦公室主任有什么樣的標(biāo)準(zhǔn)

第一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是信息的掌握要比“小道消息”還要早、還要準(zhǔn)。一個(gè)辦公室主任，要對(duì)你這個(gè)地方掌握的消息是最早的，也是最可靠的。為什么呢？因?yàn)檗k公室的一個(gè)重要職責(zé)就是當(dāng)好參謀。如果對(duì)情況不了解，對(duì)情況掌握得不快，很多工作就會(huì)貽誤，所以我覺(jué)得你對(duì)信息的掌握要做到快、準(zhǔn)、全面。

第二個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是文章寫(xiě)得要比“記者”好。作為一個(gè)辦公室主任，如果連基本的文字功底都沒(méi)有，辦公室工作就無(wú)從談起?？陀^地說(shuō)，我們?cè)谧霓k公室主任絕大多數(shù)既能夠動(dòng)腦，又能夠動(dòng)手，具有一定的文字功底，有的文字功底還很深，比記者水平高。

第三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)事情、對(duì)矛盾的處理比“單位領(lǐng)導(dǎo)”還要行。處理一個(gè)單位的事情，處理一個(gè)地方的矛盾，首先是辦公室主任。我們有些單位出現(xiàn)了矛盾，就直接推到領(lǐng)導(dǎo)那里去，這就是你辦公室主任沒(méi)有當(dāng)好的表現(xiàn)，除非是事情復(fù)雜到了一定的程度，超出你的權(quán)限，否則辦公室主任都要能夠擔(dān)當(dāng)。

第四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是服務(wù)比“保姆”還要周到。這個(gè)服務(wù)是多方面的，包括接待來(lái)客、接待群眾、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)等。有些辦公室主任理解的服務(wù)，只是為單位的領(lǐng)導(dǎo)或者說(shuō)只為單位的一把手服務(wù)，這個(gè)理解是錯(cuò)誤的。辦公室主任當(dāng)?shù)煤玫?，不僅單位的領(lǐng)導(dǎo)們喜歡他，而且群眾也喜歡他，因?yàn)樗?wù)得周到。

第五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就是動(dòng)作要比“魔術(shù)師”還要快。也就是說(shuō)你的反應(yīng)速度要快。比如說(shuō)迎接客人，到了門(mén)口首先開(kāi)門(mén)的應(yīng)該是辦公室主任；比如說(shuō)安排客人住宿，開(kāi)門(mén)、開(kāi)電梯的首先應(yīng)該是辦公室主任。辦公室主任不管做什么事都應(yīng)該是先行一步，走在后面,想在前面。

第六個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就是忍耐比“學(xué)生”還行。辦公室主任要受多方面的氣：第一要受領(lǐng)導(dǎo)的氣。領(lǐng)導(dǎo)的氣來(lái)自于哪里？一是辦公室主任本身的事沒(méi)有做好，領(lǐng)導(dǎo)要找你發(fā)脾氣；二是領(lǐng)導(dǎo)受了氣的時(shí)候，他也可能把氣發(fā)到你頭上，盡管沒(méi)有什么錯(cuò)但還是挨批，這也因?yàn)槟闶穷I(lǐng)導(dǎo)身邊的人，是最親近的人。第二要受群眾的氣。有些群眾找領(lǐng)導(dǎo)時(shí)問(wèn)題沒(méi)有得到解決，或者一次兩次沒(méi)有找到領(lǐng)導(dǎo)，或者他的事不順心，他要發(fā)氣，他們有的時(shí)候不找領(lǐng)導(dǎo)發(fā)氣就找辦公室主任發(fā)氣。第三要受外界的氣。其他的單位、其他地方的群眾到你這里辦事，辦得不順利，心里有怨氣，也發(fā)辦公室主任的氣。所以我們的辦公室主任在做無(wú)名英雄，來(lái)自多方面的氣你都要能夠忍受。

二、如何當(dāng)好一個(gè)稱職優(yōu)秀的辦公室主任

第一，學(xué)習(xí)加培訓(xùn)。一是知識(shí)要更豐富。辦公室主任要精明能干，知識(shí)面不廣是精明不起來(lái)的。我們平時(shí)看電視、讀書(shū)，跟別人交談、聽(tīng)報(bào)告、聽(tīng)講課等等，這都屬于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，都能夠使人獲得豐富的知識(shí)。特別是現(xiàn)在我們可以從電視里學(xué)到很多知識(shí)，曾經(jīng)學(xué)過(guò)的知識(shí)也可以通過(guò)書(shū)本進(jìn)一步鞏固。值得提醒的是，我們所看的、所聽(tīng)的、所談的，一定要加以深思熟慮，比如說(shuō)你在電視里得到的資訊，要多思考一下為什么。不操心的人對(duì)一些重大的事可能看了就看了，操心的同志會(huì)記得是怎么回事，但是真正操心的同志就會(huì)認(rèn)真分析深層次的原因。再如，我們?nèi)ツ杲M織了一部分人到廣西桂林、柳州去學(xué)習(xí)，特別是辦公室的孟陽(yáng)主任到那里學(xué)習(xí)以后，看到了人家的接待工作，回來(lái)以后我們辦公室的接待水平有了很大的提高。就是因?yàn)榈酵饷鎸W(xué)習(xí)了，看到了人家是怎么搞的，思考了我們應(yīng)該怎么搞，人家為什么會(huì)這樣搞，我們?cè)谌思业幕A(chǔ)上還有什么提高、提升。所以我覺(jué)得學(xué)習(xí)是很有必要的，剛才我講的了解情況也好，文字功夫也好，處理紛繁復(fù)雜的事務(wù)也好，還是你的服務(wù)質(zhì)量、你的忍耐性也好，都需要學(xué)習(xí)、思考。二是手腳要更靈活。手腳怎么才能快起來(lái)？是訓(xùn)練出來(lái)的。我們有極個(gè)別的辦公室主任手腳就比較慢，比如說(shuō)倒杯茶，來(lái)了客人半天都沒(méi)有這個(gè)意識(shí)。我們的辦公室主任要加強(qiáng)訓(xùn)練，把我們的手腳訓(xùn)練得富有靈氣。要做到走路比領(lǐng)導(dǎo)要快，辦事手腳比領(lǐng)導(dǎo)要快，比其他的人也要快，包括你回去做家務(wù)事也要快。大家一定要有這個(gè)意識(shí)，一定要有這種思想境界。三是思路要更清晰。不光是領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任也要有清晰的思路，因?yàn)槟懔私獾那闆r來(lái)自于基層，最為直接。領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)不到的話你聽(tīng)得到，領(lǐng)導(dǎo)不了解的情況你可以了解到。辦公室主任最重要的一個(gè)職責(zé)是當(dāng)參謀，在處理某些事的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)你有些什么想法，你就要有明晰的思路，有條理地說(shuō)出來(lái)，要把你的正確思路變成領(lǐng)導(dǎo)的決策，當(dāng)然你不能當(dāng)死參謀，不能出歪主意，只能站在正確的一面。

第二，理想加實(shí)干。一是要培養(yǎng)遠(yuǎn)大的志向。辦公室主任都必須有遠(yuǎn)大的理想。我們從事基層辦公室工作的同志有個(gè)共同的特點(diǎn)就是比較年輕，這就更要有明確的理想和志向。二是要培養(yǎng)寬闊的胸懷。剛才我講了忍耐要比學(xué)生還行，就是因?yàn)槲覀冝k公室主任很多時(shí)候是挨了冤枉的，所以說(shuō)要有寬闊的胸懷，氣要慪得，罵要經(jīng)得，冤枉要受得。三是要培養(yǎng)良好的性格。辦公室主任的性格好是工作的需要，特別是對(duì)待來(lái)訪、處理矛盾糾紛尤其要有良好的性格，要耐心細(xì)致地做群眾思想工作，要耐心細(xì)致地做領(lǐng)導(dǎo)之間的協(xié)調(diào)工作。性格決定成敗，性格決定人生，性格決定一個(gè)人能走多遠(yuǎn)，你當(dāng)上了辦公室主任就要培養(yǎng)好良好的性格。

第三，仔細(xì)加堅(jiān)持。一是做事必須仔細(xì)。辦公室主任上管天文地理，下管雞毛蒜皮，工作千頭萬(wàn)緒。特別是接待工作上要注意，排名要分先后，座位要分左右，領(lǐng)導(dǎo)之間的排隊(duì)不能錯(cuò)位，不能有半點(diǎn)馬虎。二是做事必須講究規(guī)矩。無(wú)規(guī)矩不成方圓。大多數(shù)單位是建立了規(guī)章制度的，但也有極個(gè)別單位沒(méi)有建立規(guī)章制度，辦事隨意性太大就無(wú)法擺平紛繁復(fù)雜的關(guān)系，就沒(méi)有辦法協(xié)調(diào)。如果還沒(méi)有建立規(guī)章制度的，特別是有些領(lǐng)導(dǎo)又比較獨(dú)斷專(zhuān)行的，你一定要當(dāng)好參謀，把規(guī)章制度建立起來(lái)，不然的話辦公室主任不好當(dāng)。我來(lái)臨湘后，當(dāng)了一年市長(zhǎng)，牽頭建了一個(gè)《臨湘市政府工作規(guī)則》，來(lái)市委后，又出臺(tái)了一個(gè)《臨湘市委工作辦法》，干部怎么管，事情怎么搞，都有規(guī)矩。制度建立起來(lái)以后，你作為辦公室主任就要抓落實(shí)，要敢于跟領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)真話、說(shuō)硬話。按規(guī)矩辦事，你這個(gè)地方才能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就好辦事，你這個(gè)辦公室主任才能夠當(dāng)?shù)幂p松，才能夠少受一點(diǎn)氣。三是做事要講究方法。辦公室主任做事是有技巧的，有的辦公室主任當(dāng)?shù)煤玫?，領(lǐng)導(dǎo)之間、領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間以及外面的關(guān)系他都協(xié)調(diào)得好。當(dāng)?shù)貌缓玫霓k公室主任，跟領(lǐng)導(dǎo)搞不好，群眾又合不來(lái)。所以同志們一定要掌握方法，學(xué)習(xí)如何跟一把手打交道，學(xué)習(xí)如何跟你的班子成員打交道，學(xué)習(xí)如何跟你的科室、股室同級(jí)打交道，學(xué)習(xí)如何跟群眾打交道，學(xué)習(xí)如何跟部門(mén)打交道。我們有些辦公室主任，單位一把手非常喜歡他，但一旦提拔時(shí)，他的票數(shù)就上不來(lái)，為什么會(huì)這樣呢？就是因?yàn)榉椒ú粚?duì)，或者是做人還有點(diǎn)問(wèn)題。辦公室主任是一個(gè)很難擔(dān)當(dāng)?shù)奈恢茫切┕砷L(zhǎng)沒(méi)有協(xié)調(diào)好，你工作很難開(kāi)展。所以說(shuō)一定要掌握好的方法，要多思考、分析某一件事情的看法，敢于說(shuō)話，敢于面對(duì)矛盾，敢于處理矛盾。四是做事必須持之以恒。辦公室主任是一個(gè)艱難的角色，當(dāng)了幾年就會(huì)感覺(jué)到煩，所以一定要調(diào)整好心態(tài)，要能夠應(yīng)付自如，等待意味著成功。辦公室主任應(yīng)該是最能夠理解領(lǐng)導(dǎo)的，最能夠支持領(lǐng)導(dǎo)的，當(dāng)然也是最能受領(lǐng)導(dǎo)信任的人。