第一篇：關(guān)于郵件往來正確書寫格式的通知

關(guān)于郵件往來正確書寫格式的通知

各位同仁：

為規(guī)范公司內(nèi)部郵件書寫格式，提升辦公效率，現(xiàn)對所有往來郵件書寫做如下通知，請所有人嚴格按照此格式書寫郵件。

1、所有往來郵件應(yīng)有主題、稱謂、內(nèi)容、落款、時間。

2、郵件主題應(yīng)簡潔易懂,方便收件人查看；

3、所有郵件（包括公司內(nèi)部郵件）往來都必須寫上稱謂；

4、郵件內(nèi)容根據(jù)實際情況詳細或者是簡單明了的書寫，但要突出重點；

5、所有沒有設(shè)置簽名檔的人員請收到此通知后即刻設(shè)置好公司固定格式簽名檔；

6、郵件結(jié)尾要有落款與日期。

以上通知請即刻實施！

第二篇：英語回復(fù)往來郵件格式

General inquiry Dear __________，We are interested in your product of __________in a quantity of __________.Please send us details of your product specifications and price terms for shipment to the port of __________ by the way of__________.We look forward to hearing from you soon.Sincerely，Reply to supplier's quotation Dear __________，Thank you for your message dated__________

Please send us details of your product specifications and price terms for shipment to the port of __________ by the way of __________.We are looking forward to your reply.Sincerely，__________

General Quotation Dear__________，We understand from your information posted on Alibaba.com that you are in the market for __________.We are a __________company specializing in exporting__________.We accordingly make the following offer: 1.Product Name: __________ 2.Packing: __________ 3.Quantity: __________ 4.Price: __________ 5.Payment: __________ 6.Shipment: __________

If any of our products are of interest to you, please let us know.We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.We look forward to hearing from you soon.Reply to buyer's inquiry Dear__________，Thank you for your inquiry dated __________regarding__________.Please find the detailed product information as follows: Product Description: __________ Specifications: __________ Packaging: __________ Price: __________ Payment terms: __________

We look forward to hearing from you soon and processing your first order.Sincerely，Sincerely, Introduce new products to old customer Dear，We have refreshed our online catalog at Http://$!{object.domain}.en.alibaba.com, and now it covers the latest new products, It covers the latest new products available from stock.We believe that you will find something attractive to our product line.Once you have had time to study the supplement, If you are interested in any product pls do not hesitate to let us know.We would be very happy to send you samples for close inspection.We will keep you informed on our progress and look forward to hearing from you.Sincerely，Reply new buyers' first email $!object.salesname

$!object.feedback Dear，#if($!object.draftDateStr)We have received your letter of $!object.draftDateStr showing your interest in our complete product information.#end Our product lines mainly include high quality $!object.memberCategoryName products.To give you a general idea of the various kinds of $!object.memberCategoryName now available for export, we have enclosed a catalogue and a price list.You may also visit our online company introduction at Http://$!{object.domain}.en.alibaba.com which includes our latest product line.We look forward to your specific specifications and hope to work together with you in the future.Sincerely, $!object.salesname

$!object.feedback

系

創(chuàng)建者

統(tǒng)

First Contact email Dear，#if($object.customerCategoryName)We learn from Alibaba.com that you are in the market of $!object.customerCategoryName.We would like to take this opportunity to introduce our company and products, with the hope that we may work with Bright Ideas Imports in the future.#end We are

a

joint

venture

specializing and

in export

the of $!object.memberCategoryName#if($!object.customerCategoryName)$!object.customerCategoryName#end.We have enclosed our catalog, which introduces our company in detail and covers the main products we supply at present.You may also visit our online company introduction at Http://$!{object.domain}.en.alibaba.com which includes our latest product line.Should any of these items be of interest to you, please let us know.We will be happy to give you a quotation upon receipt of your detailed requirements.We are looking forward to your prompt reply.Sincerely，$objec t.salesname Reply buyer's inquiry for product details Dear，#if($object.draftDateStr)Thank you for your inquiry of $!object.draftDateStr.#end We've enclosed the photo and detailed information of the product for your reference: Product: Specification: Package: Price: Payment:

A discount of 1% will be allowed if quantitiy is over 1,000pcs of individual items.Payment is to be made by irrevocable L.C at sight.We look forward to receiving your first order.Sincerely, $!object.salesname

第三篇：郵件往來規(guī)范標準

郵件往來規(guī)范標準 目的

為了更好地提升工作效率，塑造和諧文化，樹立良好的辦公及溝通形象。根據(jù)公司標準化的戰(zhàn)略要求和領(lǐng)導(dǎo)要求，特制訂往來規(guī)范標準，規(guī)范公司的語言及格式。2 適用范圍

本標準適用XXXXXXXXXXX公司XXXX。3 內(nèi)容與要求 3.1 稱呼

3.1.1 開頭需稱呼收件人。

3.1.2 如果收件人有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“X主任”、“X主管”等。

3.1.3 不熟悉的人不宜直呼其名，如果不清楚職務(wù)或無職務(wù)，則應(yīng)按通常的“X工”、“X先生”、“X女士”。

3.1.4 多個收件人的情況下，可稱呼“各位領(lǐng)導(dǎo)、同事”。3.2 問候語

3.2.1 開頭可使用“您好”、“來函收悉”等問候語。3.2.2 結(jié)尾可使用“祝工作順利”等問候語。3.3 主題

3.3.1 主題應(yīng)簡短、明確，不宜冗長。

3.3.2 主題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題。3.3.3 一封，只針對一個主題，不在一封內(nèi)談及多件事情。

3.3.4 回復(fù)對方時，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要RE:RE一大串。

3.3.5 可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“!”等）來突出主題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。3.4 正文

3.4.1 正文要簡單扼要、重點突出，如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

3.4.2 如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。

3.4.3 選擇恰當規(guī)范的語言進行表述，應(yīng)符合書面語言表達，不要使用口語化，避免情緒化用語。3.4.4 正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。盡可

能避免拼寫錯誤和錯別字。

3.4.5 合理提示重要信息，可使用大寫、粗斜體、顏色字體等手段，但不可過多使用。

3.4.6 最好在一次中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要輕易發(fā)“補充”或者“更正”之類的。3.4.7 發(fā)送至多人時，如有必要，需在正文中明確指定一個收件人給出回復(fù)。3.4.8 正文字體大小要適中、字體應(yīng)統(tǒng)一。3.4.9 不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的。3.5 附件

3.5.1 如果帶有附件，應(yīng)在正文里提示收件人查閱附件。3.5.2 附件命名應(yīng)概括附件內(nèi)容。

3.5.3 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。3.5.4 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。

3.5.5 附件最好采用大家通用的文件格式，如果附件是特殊格式文件，請在正文中說明打開方式，以免影響使用 3.6 結(jié)尾簽名

3.6.1 在結(jié)尾一般應(yīng)有簽名。

3.6.2 根據(jù)接收對象的熟絡(luò)程度，合理選擇簽名信息。可包括姓名、職務(wù)、電話、時間等發(fā)件人的信息。對于熟悉的收件人，簽名應(yīng)該簡化，避免生分。3.7 發(fā)送和抄送

3.7.1 發(fā)送的人，是需要受理并回復(fù)所涉及的主要問題。3.7.2 抄送的人，是有必要知道內(nèi)容，可根據(jù)情況回復(fù)。

3.7.3 發(fā)送、抄送中的各收件人，應(yīng)遵循一定得規(guī)則排列。例如，按部門排列，或按職務(wù)排列。3.7.4 發(fā)送,必須明確發(fā)送人與抄送人，不遺漏需要發(fā)送的人，杜絕發(fā)送與內(nèi)容無關(guān)的人。3.8 回復(fù)

3.8.1 收件人應(yīng)及時查看，并根據(jù)事件的優(yōu)先級及時回復(fù)，最遲不應(yīng)超過24小時。

3.8.2 如果事情復(fù)雜，無法及時確切回復(fù)，需及時回復(fù)“收到了、正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)，等”，不應(yīng)讓發(fā)件人一直等待無果。

3.8.3 回復(fù)應(yīng)針對性進行回復(fù)，不可籠統(tǒng)。最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上回答。回復(fù)不能太生硬，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費資源。3.8.4 回復(fù)字數(shù)，一般不得少于10個字。

3.8.5 不要就同一問題多次回復(fù)討論。如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，應(yīng)采用電話

溝通等其他方式進行交流后再做判斷。

3.8.6 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復(fù)給他一個人。如果是對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論性響應(yīng)，應(yīng)該群發(fā)給相關(guān)人員，讓大家都知道。

3.8.7 如果對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。

3.8.8 為避免無謂的回復(fù)，可在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。3.9 轉(zhuǎn)發(fā)

3.9.1 轉(zhuǎn)發(fā)，應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。

3.9.2 轉(zhuǎn)發(fā)之前，確保所有收件人需要此消息。只給需要信息的人發(fā)送，不要占用他人的資源。3.9.3 轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息，要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

3.10其他注意事項

3.10.1群發(fā)只適合于公司公告、通知等事項，除此類外，不應(yīng)群發(fā)。3.10.2

工作時間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)的。

3.10.3

只是溝通方式的一種，日常溝通不要完全依賴。應(yīng)保持必要的面對面交流和電話溝通。3.10.4

對重要溝通事項，在發(fā)送后最好電話提醒對方關(guān)注或確認。3.10.5

除常規(guī)報表外，發(fā)送以外的信息，需發(fā)領(lǐng)導(dǎo)審核后方可發(fā)送。

3.10.6

應(yīng)靈活使用的自定義群組功能，在選擇自定義群組功能時，應(yīng)點開，將所有人姓名顯示。當有員工發(fā)生異動時，應(yīng)及時重新自定義群組。

本標準主要起草人：XXXX 本標準主要修訂人：

本標準審核人：

本細則批準人：

第四篇：德語郵件書寫格式

電子郵件 : 信頭

尊敬的主席先生，尊敬的先生，尊敬的女士，尊敬的先生/女士，尊敬的先生們，尊敬的收信人，尊敬的史密斯先生，尊敬的史密斯女士，尊敬的史密斯小姐，尊敬的史密斯女士/小姐，親愛的約翰 史密斯，親愛的約翰，我們就...一事給您寫信。我們因...寫這封信。

因貴公司...鑒于貴公司...我寫信，想詢問關(guān)于...的信息。我代表...給您寫信。...誠摯推薦貴公司。

電子郵件 : 正文

Sehr geehrter Herr Pr?sident, 非常正式，收信人有代替姓名的特別稱謂

Sehr geehrter Herr, 正式，男性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Frau，正式，女性收信者，姓名不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信者姓名性別不詳 Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，用于寫給幾個人或整個部門

Sehr geehrte Damen und Herren, 正式，收信人姓名性別完全不詳

Sehr geehrter Herr Schmidt, 正式，男性收信者，姓名詳 Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，已婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，未婚，姓名詳

Sehr geehrte Frau Schmidt, 正式，女性收信者，姓名詳，婚姻狀況不詳

Lieber Herr Schmidt, 不很正式，曾和收信人做過生意

Lieber Johann，不正式，和收信人是不很熟悉的朋友

Wir schreiben Ihnen bezüglich...正式，代表整個公司 Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...正式，代表整個公司 Bezug nehmend auf...正式，就聯(lián)系公司的相關(guān)事宜 In Bezug auf...正式，就聯(lián)系公司的相關(guān)事宜

Ich schreibe Ihnen, um mich nach...不很正式，以個人身份代表整zu erkundigen...個公司

Ich schreibe Ihnen im Namen von...正式，為他人寫信 Ihr Unternehmen wurde mir von...sehr empfohlen...正式，禮貌的書信開頭方式

請問您是否介意...? 您是否能夠...如果您能...，我將不勝感激。

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen，正式請求，非?？蜌?/p>

wenn...W?ren Sie so freundlich...Ich w?re Ihnen sehr verbunden, wenn...正式請求，非?？蜌?正式請求，非?？蜌?/p>

如果您能給我們發(fā)送更多相關(guān)詳細信Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie

正式請求，非常禮貌 uns ausführlichere Informationen 息，我們將不勝感激。

über...zusenden k?nnten.如果您能…，我將非常感激。

Ich w?re Ihnen sehr dankbar, wenn Sie...k?nnten...您能將…發(fā)送給我嗎？

Würden Sie mir freundlicherweise...zusenden...我們對接受/獲得...很有興趣。我必須問您是否...您建議...嗎？

您能將...發(fā)送給我嗎？ 請您盡快按要求將...如果您能...，我們將不勝感激。您目前的價格清單是...樣的？ 我們對...感興趣，我們想進一步知道關(guān)于...的信息。

從您的廣告宣傳中我們知道，您生產(chǎn)...我們的意向是...我們仔細考慮了您的建議...Wir sind daran interessiert,...zu beziehen/erhalten...Ich m?chte Sie fragen, ob...K?nnen Sie...empfehlen...Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...Sie werden dringlichst gebeten...Wir w?ren Ihnen dankbar, wenn...Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...正式請求，非常禮貌

正式請求，禮貌

正式請求，禮貌 正式請求，禮貌 正式請求，直接 正式請求，直接 正式請求，非常直接 正式請求，禮貌，代表公司 正式特殊要求，直接

Wir sind an...interessiert und würden

正式請求，直接

gerne wissen,...Wir haben Ihrer Werbung

entnommen, dass Sie...herstellen...Wir beabsichtigen...Wir haben Ihr Angebot sorgf?ltig geprüft und…

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…

正式請求，直接

正式意向聲明，直接 正式，關(guān)于生意交易的決定 正式，拒絕生意交易或?qū)灰撞桓信d趣

正式，詳細說明收信人打開附件的程序 很抱歉地通知您...附件是...格式的。

Der Anhang ist im...-Format.我無法打開您發(fā)來的附件，我的殺毒Ich habe Ihren Anhang heute Morgen 軟件檢測出附件帶有病毒。

nicht ?ffnen k?nnen.Mein

正式，直接，說明附件問題

Virenscanner hat einen Virus entdeckt.Bitte entschuldigen Sie die versp?tete 很抱歉沒有盡早轉(zhuǎn)發(fā)這封郵件，但是由于拼寫錯誤，您的郵件以“用戶身份不明”被退回。

Weiterleitung der Nachricht, aber

aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre 正式，禮貌 E-Mail mit dem Hinweis “unbekannter Nutzer” an mich zurück.Weitere Informationen erhalten Sie 如需進一步信息請查閱我們的網(wǎng)站...auf unserer Internetseite unter...正式，用于留寫網(wǎng)站地址

電子郵件 : 結(jié)束語

如果您需要任何其他幫助，請聯(lián)系我。Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen

正式，非常禮貌

gerne zur Verfügung.如果我們能提供任何進一步的幫助，請告訴我們。

提前謝謝您。

如果您需要任何進一步的信息，請隨時聯(lián)系我。

Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein k?nnen.Vielen Dank im Voraus...Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

正式，非常禮貌

如果您能盡快查看相關(guān)問題，我將不Ich w?re Ihnen ?u?erst dankbar, 勝感激。

wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie m?glich prüfen k?nnten.麻煩您請盡快回復(fù)，因為...如果您需要任何進一步的信息，請直接聯(lián)系我。

我很期待合作的可能性。

Bitte antworten Sie uns umgehend, da…

Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.謝謝您在這件事上的幫忙。

Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.正式，禮貌 正式，非常禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

正式，禮貌

我期待著和您就此事進一步商討。

Ich freue mich darauf, diesen

正式，直接

Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.如果您需要更多信息...和您做生意，我們覺得很愉快。

請聯(lián)系我，我的電話號碼是...Falls Sie weitere Informationen ben?tigen...Wir sch?tzen Sie als Kunde.Bitte kontaktieren Sie mich.Meine Telefonnummer ist...期待著盡快得到您的回復(fù)。

Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu h?ren.正式，直接 正式，直接 正式，非常直接

不很正式，禮貌

此致

此致 敬禮

祝好

Mit freundlichen Grü?en, 正式，收信者姓名不詳 正式，廣泛使用，收信者姓名詳

非正式，用于知道彼此姓名的商業(yè)伙伴之間

不正式，用于經(jīng)常在一起工作的商業(yè)伙伴間

Mit freundlichen Grü?en，Herzliche Grü?e, Grü?e, 祝好

第五篇：公司往來郵件發(fā)送禮儀

公司往來郵件發(fā)送禮儀

關(guān)于主題

1.2.3.4.5.6.7.一定不要空白，這是最失禮的 簡明扼要，不宜太長 寫明來自“云智通”，不用注明時間

標題要反映文章內(nèi)容和重要性，切忌使用含糊不清的標題，如“王先生收” 一封郵件只針對一個主題

回復(fù)郵件時，應(yīng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容更改標題，不要RE：RE：太多 千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順

關(guān)于稱呼與問候

1.恰當稱呼收件人：先尊稱對方職務(wù)，不清楚職務(wù)尊稱“先生、小姐”，英文名可用“Hi.XX”但不熟的話不要都用“Dear xxx”.2.最簡單的開頭可用“Hi”，“您好”“你好”問候語是稱呼后換行空兩格 3.結(jié)尾常見“Best Regards”“祝您順利”“此致敬禮等

正文

1.2.3.4.5.若是第一次通信，首先說明自己身份，然后說明事由，然后簡明扼要說清楚事情。

如果事情復(fù)雜，最好用1.2.3.4的羅列幾個段落進行明確說明，確保每段簡短表達明確。一次郵件把相關(guān)信息全部說清說準確，避免再發(fā)“補充”“更正”之類的郵件。

盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，發(fā)送之前務(wù)必自己仔細閱讀一遍，這是對別人的尊重。在較長的郵件中，重要信息如：時間、金額、需要確認的信息用粗體或醒目的顏色進行提示，但不要過多，影響閱讀。6.不要使用：）等字符表情，除非你確實需要強調(diào)輕松氣氛的場合。

7.字體要用系統(tǒng)自帶字體，中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial，字號用五號或10號，不要用稀有字體，不要用背景信紙。

附件

1.如果郵件帶附件，應(yīng)在正文中提示收件人查看。2.附件名應(yīng)按內(nèi)容命名。

3.如果多個附件，正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，如果特殊格式文字，正文明說明打開方式。結(jié)尾簽名

1.設(shè)置電子簽名檔 2.不要只用一個簽名檔

回復(fù)技巧

1.及時回復(fù)郵件，銷售人員設(shè)置手機郵箱，技術(shù)人員設(shè)置來件提醒，理想回復(fù)時間是2小時內(nèi)，最晚不要隔天。

2.如果無法及時確切回復(fù)，應(yīng)及時回復(fù)郵件說明“郵件收到，我們正在處理，有結(jié)果會及時回復(fù)”，要及時作出響應(yīng)，哪怕只是確認收到了。

3.如果出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動回復(fù)，或事先把相關(guān)工作轉(zhuǎn)交給其它人代理。

4.針對性回復(fù)，在一個事件上回復(fù)郵件時要確保之前的往來郵件內(nèi)容信息完整，在對方列出問題時，需要把問題復(fù)制再在后面加上你的回答，最好用顏色區(qū)分一下。

5.回復(fù)內(nèi)容不得少于10個字，但對于較為復(fù)雜的問題也不要內(nèi)容太多，可用電話溝通。6.區(qū)分回復(fù)Reply和回復(fù)全部Reply All，如果對方郵件發(fā)送你還抄送了其它人，提出要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)全部，不要讓對方幫你完成這件事情，如果問題不清楚或仍有不同意見，則應(yīng)與發(fā)件人單獨溝通，不要把你們溝通過程發(fā)給他人。7.主動控制郵件的來往，回復(fù)時在正文末加上“盼復(fù)”“全部辦妥”“僅供參考，無需回復(fù)”等語句。

正確使用發(fā)送TO、抄送CC、密送BCC及轉(zhuǎn)發(fā)FW

1.TO是受理這封郵件所涉及的主要問題的人，應(yīng)對郵件做出回復(fù)響應(yīng)。

2.CC 是只需要知道這回事，沒有義務(wù)對郵件做出響應(yīng)，一般是發(fā)件人的團隊同事、直屬領(lǐng)導(dǎo)或郵件內(nèi)容相關(guān)的人。

3.BCC 是不想讓收件人知道這封郵件發(fā)給了BCC的人。

4.TO和CC中各收件人應(yīng)遵循一定規(guī)則排列，按部門、職位等級從高到低。5.只給需要信息的人發(fā)送郵件。

6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息，轉(zhuǎn)發(fā)前要確保所有收件人需要此信息，此外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或機密信息要小心謹慎，如商業(yè)信息、公司信息、帳戶信息等。不要把公司內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員，轉(zhuǎn)發(fā)前要進行修改和整理。

工作郵件往來利于信息的留存和查詢，更是事情進展的記錄，發(fā)送郵件時要明確郵件的目的，重要事情一定要郵件確認，以避免口頭溝通后期無證可查，如需要同事或領(lǐng)導(dǎo)知曉、支持可CC給他們，事情開始、階段性發(fā)展和結(jié)論一定要CC直屬領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)同事。養(yǎng)成良好的收發(fā)郵件習慣是一個人專業(yè)程度的直接體現(xiàn)，也是一個公司整體形像的重要組成部分。