第一篇：企業(yè)文書管理規(guī)則
□ 總則
第一條 目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。
第二條 范圍
本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來(lái)往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來(lái)往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。
□ 承辦部門
第三條 總收發(fā)部門
總公司各部門與外界來(lái)往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。
第四條 管理部門
(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。
(二)各公司(工廠)所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。
(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來(lái)往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。
第五條 主辦及會(huì)辦部門
(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部門時(shí)，其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。
(二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門。
□ 行文
第六條 行文類別
(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。
(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。
(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。
(四)簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
(五)電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。
(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。
(七)其他：
1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤辉V訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。
第七條 行文名義、署名及印信借用
(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：
1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章：
屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。
2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：
對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。
3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。
①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。
②對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。
③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。
4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。
對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。
營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。
5.以部門名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。
營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。
6.以部門名義蓋部門章：
①采購(gòu)部門對(duì)廠商的行文。
②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。
7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無(wú)經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。
8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。
(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用印：
1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。
2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門章。
3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章。
4.廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。
(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。
(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。
(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。
第八條 行文的判行權(quán)限
(一)以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。
(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。
(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。
(四)以部門名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。
(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。
(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。
(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。
(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。
□ 文書處理程式
ⅰ.通則
第九條 文書分類
(一)機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。
(二)a類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。
(三)b類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)文書。
(四)c類：一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。
(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無(wú)需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。
第十條 收發(fā)文登記單
(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。
(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。
(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。
(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。
(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。
(二)發(fā)文處理
收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收(發(fā))文登記單”(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。
第十四條 外界復(fù)文的處理
收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。
ⅲ.關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件
第十五條 行文方式
(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無(wú)需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：
1.主管部門對(duì)其直轄部門行文時(shí)，受文部門免辦收文手續(xù)。
2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí)，所屬部門免辦收文手續(xù)。
3.受文部門依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。
(二)以“業(yè)務(wù)接洽便函”行文者，依第十六條規(guī)定辦理。
(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。
第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理
(一)發(fā)文
經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于“收(發(fā))文編號(hào)登記表”再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。
(二)收文
受文部門的收發(fā)人員收到“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載“收(發(fā))文編號(hào)登記表”將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。
(三)復(fù)文
經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單連同“業(yè)務(wù)接洽便函”第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。
(四)回文處理
發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。
□ 文書處理方式
第十七條 文書結(jié)構(gòu)
(一)公告：以“主旨”“依據(jù)”“公告事項(xiàng)”三段式斟酌運(yùn)用。
(二)函、簽呈：以“主旨”、“說(shuō)明”、“辦法”、“請(qǐng)求、擬辦或建議”三段式斟酌運(yùn)用。
(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。
(四)采用語(yǔ)體文以達(dá)到“簡(jiǎn)、淺、明、確”的要求，可用表格處理的盡量利用表格。
第十八條 信函處理
(一)指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。
(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。
第十九條 簽呈處理
(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。
(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級(jí)以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者)則于廠(處)長(zhǎng)(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于“簽呈事務(wù)備查表”轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng))核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記“批示”情形，呈送廠(處)長(zhǎng)(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及“簽呈事務(wù)備查表”后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。
第二十條 合約處理
(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。
(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。
（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。
保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>
第二十一條 副本及圖書處理
副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。
第二十二條 電報(bào)處理
電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。
第二十三條 文書處理要點(diǎn)
(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。
(二)為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。
(三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。
(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。
第二十四條 文件處理期限
(一)收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。
(二)分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。
(三)經(jīng)辦人員的處理期限。
1.速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。
2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。
3.來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。
4.計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。
5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。
6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。
7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。
第二十五條 文件稽催
(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。
(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)即以“文書催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成日期”及“遲延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。
第二十六條 發(fā)送方式
文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空)
電報(bào)(尋常、加急、書信、打字)及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。
第二十七條 文件遞送
(一)呈閱文件的遞送方式
文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或a類案件，則以桔紅色卷宗遞送。
(二)部門間文件的遞送
1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門簽收后取回稽催。
2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入“內(nèi)部信封”予以遞送，“內(nèi)部信封”僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。
3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件“寄送中心”，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門，各“寄送中心”得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。
4.收發(fā)人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具“文件遞送清單”一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)
連同文件匯總裝入地區(qū)別專用“文件袋”寄送。收文地區(qū)之“寄送中心”人員收到“文件袋”拆開后，即以“文件遞送清單”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天“文件袋”送還原發(fā)文的“寄送中心”存查。
5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的“寄送中心登記轉(zhuǎn)送。
6.總公司各”寄送中心“的”文件袋“，需于下午五時(shí)前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。
7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，”寄送中心“人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將”文件袋“內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。
□ 印信
ⅰ.印信種類
第二十八條 種類
(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。
(二)職章：〖zk(〗1.董事長(zhǎng)、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。
2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印信。
(三)職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。
(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注”對(duì)內(nèi)專用“之字樣。
(五)校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及”校對(duì)章“或”騎縫章“"附件章”等字樣之印信。
(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立“印信登記表”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。
(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。
(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門。
□ 檔案管理
ⅰ.管理部門
第三十八條 管理部門
(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)～書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。
(二)各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。
ⅱ.整理與分類
第三十九條 文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：
(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。
(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。
(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
(四)與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
(五)有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。
第四十條 文件整理
點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：
(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四十一條 檔案分類
(一)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
(二)檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。
(三)同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。
(四)每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄；并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。
(五)檔號(hào)之表示方式如下
a1a2--b1b2c1c2d1--e1e
2a1a2為經(jīng)辦部門代號(hào)，b1b2為大類號(hào)，c1c2為小類號(hào)。d1為檔卷卷次，e1e2為檔案目次。
第四十二條 檔案名稱及編號(hào)
(一)檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
(二)各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。
(三)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
(四)檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
(五)檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。
第四十三條 檔號(hào)編定
(一)案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。
(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。
(三)檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。
(四)檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。
ⅲ.歸檔與檔案清理
第四十四條 保存期限
(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。
(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。
第四十五條 保存期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(二)XX年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存XX年的文書。
(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(四)1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第四十六條 檔卷清理
(一)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。
ⅳ.調(diào)卷
第四十七條 調(diào)卷程序
(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。
(二)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。
(三)于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填“調(diào)卷單”。
(四)檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第四十八條 調(diào)卷管理
(一)“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。
(二)調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。
(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。
(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)～書管理部門主管同意。
□ 機(jī)密文件
第四十九條 范圍
(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。
(二)技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。
(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。
(四)其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。
第五十條 保管部門
(一)外來(lái)機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。
(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。
(三)總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。
(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。
第五十一條 外來(lái)機(jī)密文件處理
(一)外來(lái)機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。
(二)若文件內(nèi)容影響公司權(quán)益重大時(shí)，保管人員于文件分類辦理時(shí)，應(yīng)以影本為之，原文件由保管人員妥藏。
(三)主辦人于文件處理期間，需負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班以“文件傳遞記錄卡”注明時(shí)間、用途由經(jīng)辦人簽章后，“文件傳遞記錄卡”由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。于當(dāng)日下班(或完工)時(shí)主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并于“文件傳遞記錄卡”填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸檔。
(四)密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。
第五十二條 自創(chuàng)之專業(yè)性機(jī)密文件處理
(一)隸屬性技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門的工作人員于承辦特定項(xiàng)目之業(yè)務(wù)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本章的規(guī)定辦理。
(二)前款各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制翌月的“工作計(jì)劃表”寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。
第五十三條 經(jīng)辦方式
(一)經(jīng)辦人應(yīng)于辦公場(chǎng)所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人，處理期間并應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。
(二)經(jīng)辦人不得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。
(三)經(jīng)辦人如因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管(專業(yè)性機(jī)密文件得呈廠、處長(zhǎng))核準(zhǔn)后為的。
(四)經(jīng)辦人如未能于規(guī)定期限內(nèi)處理完竣，應(yīng)于到期前簽呈交辦之主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。
第五十四條 歸檔
(一)外來(lái)機(jī)密文件于主辦人辦妥并經(jīng)總經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入“機(jī)密文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。
(二)內(nèi)部自行建立之機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)廠、處長(zhǎng)核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入“機(jī)密文件送件單”，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后，“機(jī)密文件送件單”退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔并將其名稱及歸檔編號(hào)登入“機(jī)密文件保管備查簿”。
第五十五條 檔案整理
(一)保管人員應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于翌月五日前填更“機(jī)密文件增列表”呈總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核閱。并于每年年底清理檔卷，將認(rèn)為已無(wú)需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具“機(jī)密文件銷毀表”呈報(bào)總經(jīng)理(專業(yè)性者呈經(jīng)理)核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。
(二)保管人員應(yīng)于每月底查對(duì)“機(jī)密文件增列表”及“出國(guó)計(jì)劃書”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送而未送歸檔者，則以便函稽催經(jīng)辦部門送交歸檔。
(三)機(jī)密文件應(yīng)單獨(dú)成立檔卷，與其他一般文件分開保管。
第五十六條 調(diào)卷
(一)各部門需調(diào)閱機(jī)密文件時(shí)，除依第四十八條規(guī)定方式辦理外，經(jīng)辦人填具“調(diào)卷單”注明調(diào)閱期間及用途，應(yīng)經(jīng)調(diào)閱部門廠處長(zhǎng)證明并送保管部門主管同意后，始得調(diào)卷。
(二)保管人員接到經(jīng)核準(zhǔn)之“調(diào)卷單”，應(yīng)即開立“文件傳遞記錄卡”一份，連同密件交予調(diào)卷人簽收后，“文件傳遞記錄卡”由保管人員留存。用畢歸還時(shí)，密件經(jīng)保管人員點(diǎn)收無(wú)誤后，將歸還時(shí)間填記于“文件傳遞記錄卡”并經(jīng)調(diào)卷人簽認(rèn)后一并存檔。
第五十七條 副本
機(jī)密文件需影、復(fù)印時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理以上主管(專業(yè)性者呈廠處長(zhǎng)以上主管)核準(zhǔn)后，交由保管人員印發(fā)，并將份數(shù)登記于“機(jī)密文件保管備查簿”；副本(含復(fù)印件)視同正本依本規(guī)則的規(guī)定辦理。
第五十八條 文件管理
經(jīng)辦人、保管人員或調(diào)卷人員應(yīng)妥善管理經(jīng)手的機(jī)密文件；倘有下列情形之一者，依人事管理規(guī)則第十四條或第三十六條的規(guī)定議處：
(一)拆散原案顯有弊端者。
(二)原案被污損、抽換、涂改或遺失者。
(三)擅自將文件攜帶外出，轉(zhuǎn)借或出示于人及其他宣泄機(jī)密情事者。
(四)調(diào)卷逾期拒不歸還而不申述理由者。
(五)擅自請(qǐng)托他人代抄、代描、復(fù)印或打字、印刷者。
(六)文件分辦傳遞時(shí)，未以“文件傳遞記錄卡”記載或未于分辦當(dāng)日下班(或完工)時(shí)收回(繳回)妥藏者。
□ 附則
第五十九條 文件處理日數(shù)的統(tǒng)計(jì)
(一)各收發(fā)人員根據(jù)“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)(發(fā)文)及第四聯(lián)(收文)分別造具“文件處理統(tǒng)計(jì)表”一式二份，于翌月五日前，一份呈送經(jīng)理核閱后存經(jīng)理室備查(全公司的“文件處理統(tǒng)計(jì)表”應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后存總經(jīng)理室備查)，一份自存。
(二)處理日數(shù)計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)
1.收文案件：自總收文之日起至復(fù)文發(fā)出或文件歸檔之日止，所需日數(shù)扣除例假日后為實(shí)際處理日數(shù)。
2.發(fā)文案件：自文件發(fā)出之日起至其銷案之日止，所需日數(shù)扣除例假日后，為實(shí)際處理日數(shù)。
第六十條 文書用紙
(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)之行文以公文用紙為之。對(duì)客戶或廠商行文得以印有公司名銜的書函。
(二)關(guān)系企業(yè)內(nèi)部各部門間的行文以“業(yè)務(wù)接洽便函”為之，但公司間的行文亦得以公文用紙。
(三)電報(bào)以電報(bào)專用紙。
(四)簽呈以簽呈專用紙。
第六十一條 文件處理之稽查
各公司總經(jīng)理室應(yīng)不定期派員稽查各部門之文書處理情形并隨時(shí)予以輔導(dǎo)，如有異常應(yīng)即通知經(jīng)辦部門主管處理之。
第六十二條 實(shí)施與修改
本辦法經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。
第二篇：企業(yè)文書管理規(guī)則
□ 總則
第一條 目的為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。
第二條 范圍
本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部 門)與外界來(lái)往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來(lái)往文書(包含簽呈)，自收(發(fā))文至歸檔全部過(guò)程之辦理與控制。
□ 承辦部門
第三條 總收發(fā)部門
總公司各部門與外界來(lái)往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。
第四條 管理部門
(一)總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來(lái)、往的文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處為管理部門；營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書，得以各該業(yè)務(wù)部門的最高主管部門為管理部門。
(二)各公司(工廠)所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處(或總務(wù)部門)為管理部門。
(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來(lái)往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來(lái)往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對(duì)、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。
第五條 主辦及會(huì)辦部門
(一)文書內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)主辦部門為該項(xiàng)文書的主辦部門，如有涉及其他部門時(shí)，其他部門則為該項(xiàng)文書的會(huì)辦部門。
(二)本企業(yè)各類資料對(duì)外統(tǒng)一報(bào)送的主辦、會(huì)辦及提供部門。
□ 行文
第六條 行文類別
(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。
(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。
(三)便函：關(guān)系企業(yè)各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。
(四)簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。
(五)電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用。
(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。
(七)其他：
1.司法文書依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤辉V訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議 委員會(huì)規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2.會(huì)議紀(jì)錄及例行表報(bào)等的發(fā)送不必行文。
第七條 行文名義、署名及印信借用
(一)對(duì)關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：
1.以公司名義由董事長(zhǎng)署名蓋董事長(zhǎng)職章：
屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。
2.以公司名義由總經(jīng)理署名蓋總經(jīng)理職章：
對(duì)政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。
3.以公司名義由總經(jīng)理署名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。
①對(duì)省政府、市政府所屬二級(jí)機(jī)構(gòu)等的行文。
②對(duì)當(dāng)?shù)厥?、縣政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。
③對(duì)稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。
④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從其規(guī)定)。
4.以公司名義，由經(jīng)理署名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。
對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。
營(yíng)業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商之行文。
5.以部門名義，由廠處長(zhǎng)署名蓋廠處長(zhǎng)職銜簽字章。
營(yíng)業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)客戶、廠商的行文。
6.以部門名義蓋部門章：
①采購(gòu)部門對(duì)廠商的行文。
②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對(duì)公民營(yíng)事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。
7.應(yīng)依本款第四項(xiàng)的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位無(wú)經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。
8.因環(huán)境特殊或事實(shí)需要，須另行規(guī)定行文名義、署名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn)。
(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?/p>
1.正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。
2.總管理處各部、室、中心對(duì)各公司行文的油印函件，蓋用部門章。
3.工務(wù)、資材、會(huì)計(jì)、總務(wù)等服務(wù)部門對(duì)其他部門的行文蓋部門章。
4.廠、處以上部門主管對(duì)其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽署。
(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。
(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。
(五)需以對(duì)等身份的簽署人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實(shí)情處理。
第八條 行文的判行權(quán)限
(一)以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)判行。
(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對(duì)外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。
(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。
(四)以部門名義由廠處長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)由部門主管判行。
(五)以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。
(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。
(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。
(八)固定格式文書，應(yīng)由署名的主管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。
□ 文書處理程式
Ⅰ.通則
第九條 文書分類
(一)機(jī)密類：具有專利性、獨(dú)特技術(shù)性的資料及特定列管的業(yè)務(wù)機(jī)密文件，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。
(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。
(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來(lái)文書。
(四)C類：一般通知或參考性的函件無(wú)須呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門處理后歸檔。
(五)其他類：與公司業(yè)務(wù)無(wú)直接關(guān)系之表報(bào)、宣傳或印刷函件，無(wú)需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。
第十條 收發(fā)文登記單
(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。
(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對(duì)催辦。
(三)第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文件后留存，按處理期限或待復(fù)日期之先后整理，以備隨時(shí)稽催督導(dǎo)用。
(四)第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文件辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。
(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。
第十一條 收(發(fā))文字號(hào)的制定管理
(一)對(duì)外行文的字號(hào)
1.公司：X1X2(X3)總字第○○○○號(hào)。X1X2為公司簡(jiǎn)稱；X3為地區(qū)別，不需分地區(qū)者省略；○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。
2.事業(yè)部(含直屬部門)：X1X2(X3)X4字第○○○○號(hào)(X4為事業(yè)部或直屬部門代字，由各公司總經(jīng)理室制定管理)。
3.營(yíng)業(yè)部門：由各公司總經(jīng)理室制定。
(二)對(duì)關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào)
1.由各公司總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。
2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。
(三)收發(fā)文編號(hào)
1.由文書管理部門按年份依流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。“業(yè)務(wù)接洽便函”另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。
2.復(fù)文以收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼，如有二號(hào)以上來(lái)文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。
3.主動(dòng)發(fā)文號(hào)碼與一般收復(fù)文號(hào)碼采取同一編號(hào)順序。
Ⅱ.與外界來(lái)往文件
第十二條 收文
(一)登記、分文
來(lái)文由收發(fā)人員拆封后，于“收(發(fā))文登記單”登記收文編號(hào)、收文日期、來(lái)文者、來(lái)文字號(hào)、來(lái)文日期、附件及摘要后，送分文人員依其性質(zhì)判定文書類別、經(jīng)辦部門，再由收發(fā)人員分發(fā)。
(二)文件的分送
收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存“收(發(fā))文登記單”第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來(lái)文以“分文專用卷宗”送交經(jīng)辦部門主管核定“要”“否”答復(fù)及處理期限，記入“收(發(fā))文登記單”第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于“分文專用卷宗”退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。
(三)文件交辦
經(jīng)辦部門主管將文件批交辦理時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦人姓名記入“收(發(fā))文登記單”第三、四、五聯(lián)，留存第三聯(lián)按處理日期之先后整理稽催督導(dǎo)，第四、五聯(lián)連同文件交經(jīng)辦人辦理。
(四)文件處理
1.經(jīng)辦人辦理文件時(shí)，應(yīng)將擬辦或復(fù)文擬搞簽呈主管判行。
2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過(guò)、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以“文書簽辦單”補(bǔ)充，簽辦單隨同“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來(lái)文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對(duì)再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將“收(發(fā))文登記單”第三聯(lián)抽出銷案。
3.收發(fā)人員收到辦妥的來(lái)文及“收(發(fā))文登記單”第四、五聯(lián)時(shí)：
①如無(wú)需復(fù)文者，依其類別編定檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)將檔號(hào)及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。
②如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請(qǐng)監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵；來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本則依其類別編寫檔號(hào)填記于第四、五聯(lián)后，第五聯(lián)連同來(lái)文、復(fù)文稿、復(fù)文底本歸檔，并抽出原留存的第二聯(lián)銷案(如需待復(fù)者，則將第二聯(lián)依待復(fù)日期的先后整理以備稽催)，再將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。
4.來(lái)文附件如屬現(xiàn)金、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來(lái)文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。
第十三條 主動(dòng)發(fā)文
(一)擬稿、登記
經(jīng)辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)，填寫受文者、類別、經(jīng)辦部門、內(nèi)容摘要、附件、經(jīng)辦人姓名、預(yù)定保存年限及銷案或待復(fù)期限等欄，呈部門主管會(huì)核稿人員經(jīng)判行，送收發(fā)人員編號(hào)，轉(zhuǎn)打字、校對(duì)后，送交文書管理部門收發(fā)人員。
(二)發(fā)文處理
收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿“收(發(fā))文登記單”(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝訂；無(wú)須待復(fù)文件，第二、三聯(lián)即予銷案，如須待復(fù)者，第二聯(lián)由收發(fā)人員暫存，第三聯(lián)送經(jīng)辦部門主管，均依待復(fù)日期的先后整理以備稽催；第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。
第十四條 外界復(fù)文的處理
收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。
Ⅲ.關(guān)系企業(yè)來(lái)往文件
第十五條 行文方式
(一)正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章的規(guī)定處理。一般性的規(guī)定、通知、公告等函件無(wú)需復(fù)文時(shí)，發(fā)文部門仍辦理發(fā)文手續(xù)，受文部門則依下列方式處理：
1.主管部門對(duì)其直轄部門行文時(shí)，受文部門免辦收文手續(xù)。
2.總管理處各部、室、中心及各公司相互行文，由受文公司總經(jīng)理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉(zhuǎn)交所屬部門時(shí)，所屬部門免辦收文手續(xù)。
3.受文部門依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸檔。
(二)以“業(yè)務(wù)接洽便函”行文者，依第十六條規(guī)定辦理。
(三)各類文書的行文，應(yīng)就組織層級(jí)需要數(shù)量一次印發(fā)，避免逐級(jí)轉(zhuǎn)文重印延誤時(shí)效。
第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理
(一)發(fā)文
經(jīng)辦人發(fā)文時(shí)，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于“業(yè)務(wù)接洽便函”第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請(qǐng)主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于“收(發(fā))文編號(hào)登記表”再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。
(二)收文
受文部門的收發(fā)人員收到“業(yè)務(wù)接洽便函”第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載“收(發(fā))文編號(hào)登記表”將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。
(三)復(fù)文
經(jīng)辦人收到來(lái)文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單連同“業(yè)務(wù)接洽便函”第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請(qǐng)用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄后；第三聯(lián)依其類別歸檔；第四聯(lián)依收文流水編號(hào)的順序存查。如未結(jié)案，則第四聯(lián)按待復(fù)日期先后整理以備稽催。
(四)回文處理
發(fā)文部門的收發(fā)人員收到復(fù)文部門送達(dá)的便函第二聯(lián)時(shí)，于原暫存的第一聯(lián)注記復(fù)文的收文時(shí)間；第二聯(lián)轉(zhuǎn)送經(jīng)辦人呈閱辦妥并注明預(yù)定保存期限送收發(fā)人員抽出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序裝訂存查，第二聯(lián)依其類別存檔，如未結(jié)案，第一聯(lián)需加注復(fù)文部門要求的待復(fù)日期，并按此日期的先后整理以備稽催，再行復(fù)文時(shí)，則依發(fā)文程序辦理。
□ 文書處理方式
第十七條 文書結(jié)構(gòu)
(一)公告：以“主旨”“依據(jù)”“公告事項(xiàng)”三段式斟酌運(yùn)用。
(二)函、簽呈：以“主旨”、“說(shuō)明”、“辦法”、“請(qǐng)求、擬辦或建議”三段式斟酌運(yùn)用。
(三)業(yè)務(wù)接洽便函：以公文三段式或以條例方式逐點(diǎn)敘述。
(四)采用語(yǔ)體文以達(dá)到“簡(jiǎn)、淺、明、確”的要求，可用表格處理的盡量利用表格。
第十八條 信函處理
(一)指名營(yíng)業(yè)、工務(wù)、資材及采購(gòu)人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。
(二)指名經(jīng)副理以上人員的信函，逕送其本人，如系公務(wù)文書，再交收發(fā)人員依本規(guī)則辦理。
第十九條 簽呈處理
(一)經(jīng)辦人因特殊案件的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈用紙繕寫一份行之，簽呈經(jīng)核決并依示辦妥后應(yīng)依類別歸檔。
(二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級(jí)以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長(zhǎng)核示者)則于廠(處)長(zhǎng)(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于“簽呈事務(wù)備查表”轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長(zhǎng))核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記“批示”情形，呈送廠(處)長(zhǎng)(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同處理或備查。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及“簽呈事務(wù)備查表”后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。
第二十條 合約處理
(一)訂立或修改合約時(shí)，經(jīng)辦部門擬稿后判行前，應(yīng)將文稿轉(zhuǎn)送總管理處法律事務(wù)室核稿。判行后依業(yè)務(wù)需要份數(shù)送請(qǐng)繕打、校對(duì)、用印。
(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請(qǐng)用印。
（三）合約書簽約代表原稿、正本的保管部門規(guī)定。
保管部門收到合約書正本應(yīng)即貼足印花并予銷印后與原稿一并歸檔。其他業(yè)務(wù)有關(guān)部門均以副本留存?zhèn)溆谩?/p>
第二十一條 副本及圖書處理
副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。
第二十二條 電報(bào)處理
電報(bào)視同文書，依本規(guī)則辦理。
第二十三條 文書處理要點(diǎn)
(一)經(jīng)辦文書遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保藏，每有應(yīng)用均以副本或影本層呈處理。
(二)為利文書處理并達(dá)分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。
(三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。
(四)經(jīng)辦文書應(yīng)視其輕重而定緩急，如案情涉及其他部門應(yīng)照會(huì)辦理，會(huì)稿案件會(huì)辦部門應(yīng)按速件處理之。
第二十四條 文件處理期限
(一)收發(fā)人員收文時(shí)，原則上應(yīng)隨到隨送，不得積壓，最遲應(yīng)于文到一小時(shí)送交有關(guān)人員。
(二)分文人員的分文時(shí)期，由各公司視其收文數(shù)量自行訂定。
(三)經(jīng)辦人員的處理期限。
1.速件、電報(bào)、機(jī)密文件等應(yīng)隨到隨辦，于文到一日內(nèi)處理完畢為原則。
2.一般案件由部門主管斟酌經(jīng)辦人的工作量，指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。
3.來(lái)文定有答復(fù)期限者，應(yīng)盡力于來(lái)文所定期限內(nèi)處理完畢。
4.計(jì)劃、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測(cè)定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。
5.監(jiān)印人員原則上于當(dāng)天完成用印。
6.文件歸檔，應(yīng)日案日清，最遲不得逾二日。
7.簽呈案件，按分層負(fù)責(zé)的決行層次，由各公司自行訂定時(shí)限。
第二十五條 文件稽催
(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請(qǐng)示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。
(二)收發(fā)人員應(yīng)按日檢查催辦聯(lián)，到期未見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)先以口頭通知經(jīng)辦部門主管，如再俟一天仍不見(jiàn)辦妥銷案者，應(yīng)即以“文書催辦單”一式二聯(lián)，送經(jīng)辦部門主管交由經(jīng)辦人填注“擬完成日期”及“遲延原因”經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一份，一份送還收發(fā)人員繼續(xù)依期稽催，收發(fā)人員應(yīng)隨時(shí)將稽催情形記錄于稽催聯(lián)。
第二十六條 發(fā)送方式
文書發(fā)送方式分為專送、郵寄(平信、限時(shí)、掛號(hào)、航空)
電報(bào)(尋常、加急、書信、打字)及集運(yùn)等，經(jīng)辦人應(yīng)于文書底稿上注明。
第二十七條 文件遞送
(一)呈閱文件的遞送方式
文件呈閱、呈判、會(huì)辦時(shí)，如為普通案件以淺灰色卷宗遞送，如系機(jī)密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。
(二)部門間文件的遞送
1.發(fā)文及受文部門在同一廠區(qū)內(nèi)，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請(qǐng)請(qǐng)受文部門簽收后取回稽催。
2.發(fā)文及受文部門在不同廠區(qū)者，發(fā)文部門收發(fā)人員需將文件依受文部門地區(qū)別以(處)、部(室)為單位裝入“內(nèi)部信封”予以遞送，“內(nèi)部信封”僅書寫受文部門的廠、處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。
3.各公司于各辦公地區(qū)應(yīng)設(shè)一文件“寄送中心”，總公司為各公司總經(jīng)理室，各公司(工廠)所在地為總務(wù)部門，各“寄送中心”得規(guī)定每日截止收件時(shí)間，以便整理集中裝運(yùn)。
4.收發(fā)人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開具“文件遞送清單”一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)
連同文件匯總裝入地區(qū)別專用“文件袋”寄送。收文地區(qū)之“寄送中心”人員收到“文件袋”拆開后，即以“文件遞送清單”第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天“文件袋”送還原發(fā)文的“寄送中心”存查。
5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區(qū)的文件，一律遞交各公司的“寄送中心登記轉(zhuǎn)送。
6.總公司各”寄送中心“的”文件袋“，需于下午五時(shí)前送交總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一運(yùn)寄。
7.原則上文件應(yīng)隨到隨送，不得積壓，”寄送中心“人員須于每日上午上班后30分鐘內(nèi)將”文件袋“內(nèi)文件分送各廠(處)、部(室)收發(fā)人員簽收。
□ 印信
Ⅰ.印信種類
第二十八條 種類
(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司印鑒及特定業(yè)務(wù)專用之公司印信。
(二)職章：〖ZK(〗1.董事長(zhǎng)、各公司總經(jīng)理刻有公司名銜及職別的印信。
2.刻有職別及特定業(yè)務(wù)專用的主管印信。
(三)職銜簽字章：各公司廠、處長(zhǎng)以上主管刻有職銜及簽名的印信。
(四)部門章：刻有公司及部門名銜之印信。如為不得對(duì)企業(yè)外行文之部門，應(yīng)于部門章上加注”對(duì)內(nèi)專用“之字樣。
(五)校對(duì)章、騎縫章、附件章：刻有公司名銜及”校對(duì)章“或”騎縫章“"附件章”等字樣之印信。
第二十九條 印信的資料及形式
所有印信均為圓形橡皮質(zhì)。
Ⅱ.印信使用
第三十條 監(jiān)印人員
(一)各公司公章及董事長(zhǎng)職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)本企業(yè)董事長(zhǎng)核定后任用。
(二)特定業(yè)務(wù)專用的圖記及董事長(zhǎng)職章、公章、總經(jīng)理職章之監(jiān)印人員應(yīng)簽請(qǐng)各公司總經(jīng)理核定后任用。
(三)各部門主管的職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監(jiān)印人員。
(四)監(jiān)印人員不在時(shí)，應(yīng)由代理人代為監(jiān)印，代理人的任用應(yīng)依前三款的規(guī)定簽準(zhǔn)或指派。
第三十一條 印信蓋用
(一)行文時(shí)應(yīng)依第八條的規(guī)定判行送請(qǐng)監(jiān)印人員依第七條的規(guī)定于函件、文稿及底本上用印。
(二)其他文件需蓋用印信者，經(jīng)辦人應(yīng)填具“蓋用印信申請(qǐng)單”一式二聯(lián)，經(jīng)呈準(zhǔn)后憑以申請(qǐng)用印，監(jiān)印人員除于文件上用印外，還應(yīng)于“蓋用印信申請(qǐng)單”正面加蓋使用的印信，并收存第一聯(lián)，第二聯(lián)退回經(jīng)辦部門存查。
第三十二條 印色使用
公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印的。
Ⅲ.印信管理
第三十三條 印信的核定及制發(fā)部門
(一)公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。
(二)總管理處各部、室、中心的部門章或特定業(yè)務(wù)之主管職章經(jīng)各部(室)經(jīng)理(主任)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。
(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部門章經(jīng)各公司總經(jīng)理核定由各公司總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。
第三十四條 印信登記
業(yè)務(wù)主辦部門需用特定印信或業(yè)務(wù)專用印信向有關(guān)主管機(jī)構(gòu)報(bào)備時(shí)，該印信的登記、更換、撤銷等的手續(xù)，均由該主辦部門辦理。
第三十五條 印信申請(qǐng)
(一)印信制發(fā)的申請(qǐng)
因業(yè)務(wù)需要或組織變更，由主辦部門填具“請(qǐng)(制)發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條的規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門制發(fā)。
（二)印信換發(fā)的申請(qǐng)
1.印信的印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí)，由監(jiān)印人員填具“請(qǐng)(換)發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，于備注欄拓具印模，敘明制發(fā)日期，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)定第三十三條規(guī)定呈請(qǐng)核定后由管理部門換發(fā)。
2.原有廢舊印信應(yīng)于換發(fā)的印信收到后一周內(nèi)，由監(jiān)印人員依本規(guī)則第三十六條的規(guī)定辦理。
(三)印信補(bǔ)發(fā)的申請(qǐng)
1.印信毀損或遺失時(shí)，監(jiān)印人員除向該印信登記機(jī)構(gòu)報(bào)備并依法公告作廢外，應(yīng)填具“請(qǐng)(補(bǔ))發(fā)印信申請(qǐng)表”一份，于備注欄敘明原印的種類、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經(jīng)過(guò)及失職人員的議處，并會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條規(guī)定呈經(jīng)核定后，由管理部門補(bǔ)發(fā)。
2.補(bǔ)發(fā)印信的文字體應(yīng)有異于原印信，以資區(qū)別。
3.遺失的印信尋獲時(shí)，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦理。
(四)印信增刊的申請(qǐng)
1.一種印信以制發(fā)一枚為原則，但如因業(yè)務(wù)需要或受地區(qū)限制需增刊者，由業(yè)務(wù)主辦部門依本條第一款規(guī)則申請(qǐng)。
2.增刊的印信應(yīng)由管理部門斟酌實(shí)情設(shè)法加以區(qū)別。
第三十六章 印信繳銷
(一)廢舊、撤銷或遺失尋獲的印信，應(yīng)由監(jiān)印人員填具“繳銷印信申請(qǐng)表”一份，送會(huì)印信管理部門依本規(guī)則第三十三條之規(guī)定呈經(jīng)核定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門
撤銷。
(二)印信管理部門收到繳銷的印信，即斟酌實(shí)情予以保存或截角注銷。
第三十七條 印信管理
(一)各種印信由各監(jiān)印人員負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事由監(jiān)印人員負(fù)完全責(zé)任。
(二)印信管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印信之制發(fā)、換發(fā)、補(bǔ)發(fā)、稽查等管理工作，并設(shè)立“印信登記表”拓具印模、樣本，依序裝訂成冊(cè)，以利管理。
(三)印信不固定換發(fā)年限，印信管理人員每年至少應(yīng)稽查一次。
(四)主管、監(jiān)印人員或印信管理人員交接時(shí)，應(yīng)拓具印模樣本列冊(cè)專案移交，并報(bào)送印信管理部門。
□ 檔案管理
Ⅰ.管理部門
第三十八條 管理部門
(一)文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原搞須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)～書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。
(二)各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。
Ⅱ.整理與分類
第三十九條 文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：
(一)檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。
(二)文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。
(三)文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
(四)與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
(五)有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。
第四十條 文件整理
點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：
(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(二)右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
(三)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。
第四十一條 檔案分類
(一)檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。
(二)檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。
(三)同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。
(四)每一檔夾封面內(nèi)頁(yè)應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄；并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。
(五)檔號(hào)之表示方式如下
A1A2--B1B2C1C2D1--E1E
2A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。
第四十二條 檔案名稱及編號(hào)
(一)檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。
(二)各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。
(三)檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
(四)檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
(五)檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。
第四十三條 檔號(hào)編定
(一)案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。
(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。
(三)檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。
(四)檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。
Ⅲ.歸檔與檔案清理
第四十四條 保存期限
(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。
(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。
第四十五條 保存期限
文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
(一)永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；5.財(cái)務(wù)報(bào)表；6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；8.工程設(shè)計(jì)圖；9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(二)10年保存：1.預(yù)算、決算書類；2.會(huì)計(jì)憑證；3.事業(yè)計(jì)劃資料；4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(三)5年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(四)1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
第四十六條 檔卷清理
(一)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依第四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。
Ⅳ.調(diào)卷
第四十七條 調(diào)卷程序
(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。
(二)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。
(三)于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填“調(diào)卷單”。
(四)檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無(wú)訛并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第四十八條 調(diào)卷管理
(一)“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。
(二)調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。
(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。
(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)～書管理部門主管同意。
□ 機(jī)密文件
第四十九條 范圍
(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。
(二)技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。
(三)業(yè)務(wù)性之資料：銷售成本資料，市場(chǎng)情報(bào)，國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性之資料。
(四)其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之一切資料。
第五十條 保管部門
(一)外來(lái)機(jī)密文件應(yīng)以各公司總經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)各公司總經(jīng)理核準(zhǔn)得于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng)(副)理室或總經(jīng)理指定之部門為保管部門。
(二)屬技術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立之專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各事業(yè)部經(jīng)理室或廠區(qū)文書管理部門為保管部門。
(三)總管理處各部、室、中心之機(jī)密文件，屬各該部門承辦之專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。
(四)各保管部門應(yīng)指定專人經(jīng)各公司總經(jīng)理核定(總管理處由總經(jīng)理核定)，負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。
第五十一條 外來(lái)機(jī)密文件處理
(一)外來(lái)機(jī)密文件由代表公司取得該文件的人員徑送該公司總經(jīng)理室機(jī)密文件保管人員，以“收(發(fā))文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)總經(jīng)理核派經(jīng)辦人(主辦人)及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依第四章之規(guī)定流程處理。唯其遞送均應(yīng)親自為之，不得假手他人。
第六十二條 實(shí)施與修改
本辦法經(jīng)營(yíng)決策委員會(huì)通過(guò)后實(shí)施，修改時(shí)亦同。
第三篇：司法鑒定文書規(guī)
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司法鑒定文書規(guī)
司法鑒定文書規(guī)范
第一條 為了規(guī)范司法鑒定文書的制作，提高司法鑒定文書的質(zhì)量，根據(jù)《全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于司法鑒定管理問(wèn)題的決定》和《司法鑒定程序通則》，制定本規(guī)范。
第二條 司法鑒定文書是司法鑒定機(jī)構(gòu)和司法鑒定人依照法定條件和程序，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)或者專門知識(shí)對(duì)訴訟中涉及的專門性問(wèn)題進(jìn)行分析、鑒別和判斷后出具的記錄和反映司法鑒定過(guò)程和司法鑒定意見(jiàn)的書面載體。
第三條 司法鑒定文書分為司法鑒定意見(jiàn)書和司法鑒定檢驗(yàn)報(bào)告書。
司法鑒定意見(jiàn)書是司法鑒定機(jī)構(gòu)和司法鑒定人對(duì)委托人提供的鑒定材料進(jìn)行檢驗(yàn)、鑒別后出具的記錄司法鑒定人專業(yè)判斷意見(jiàn)的文書，一般包括標(biāo)題、編號(hào)、基本情況、檢案摘要、檢驗(yàn)過(guò)程、分析說(shuō)
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明、鑒定意見(jiàn)、落款、附件及附注等內(nèi)容。
司法鑒定檢驗(yàn)報(bào)告書是司法鑒定機(jī)構(gòu)和司法鑒定人對(duì)委托人提供的鑒定材料進(jìn)行檢驗(yàn)后出具的客觀反映司法鑒定人的檢驗(yàn)過(guò)程和檢驗(yàn)結(jié)果的文書，一般包括標(biāo)題、編號(hào)、基本情況、檢案摘要、檢驗(yàn)過(guò)程、檢驗(yàn)結(jié)果、落款、附件及附注等內(nèi)容。
第四條 司法鑒定文書應(yīng)當(dāng)由進(jìn)行鑒定的司法鑒定人按照本規(guī)范的要求制作。
第五條 司法鑒定文書一般由封面、正文和附件組成。
第六條 司法鑒定文書的封面應(yīng)當(dāng)寫明司法鑒定機(jī)構(gòu)的名稱、司法鑒定文書的類別和司法鑒定許可證號(hào);封二應(yīng)當(dāng)寫明聲明、司法鑒定機(jī)構(gòu)的地址和聯(lián)系電話。
第七條 司法鑒定文書正文應(yīng)當(dāng)符合下列規(guī)范和要求：
(一)標(biāo)題：寫明司法鑒定機(jī)構(gòu)的名稱和委托鑒定事項(xiàng);
(二)編號(hào)：寫明司法鑒定機(jī)構(gòu)縮略名、年份、專業(yè)縮略語(yǔ)、文書性質(zhì)縮略語(yǔ)及序號(hào);
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(三)基本情況：寫明委托人、委托鑒定事項(xiàng)、受理日期、鑒定材料、鑒定日期、鑒定地點(diǎn)、在場(chǎng)人員、被鑒定人等內(nèi)容。
鑒定材料應(yīng)當(dāng)客觀寫明委托人提供的與委托鑒定事項(xiàng)有關(guān)的檢材和鑒定資料的簡(jiǎn)要情況，并注明鑒定材料的出處;
(四)檢案摘要：寫明委托鑒定事項(xiàng)涉及案件的簡(jiǎn)要情況;
(五)檢驗(yàn)過(guò)程：寫明鑒定的實(shí)施過(guò)程和科學(xué)依據(jù)，包括檢材處理、鑒定程序、所用技術(shù)方法、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范等內(nèi)容;
(六)檢驗(yàn)結(jié)果：寫明對(duì)委托人提供的鑒定材料進(jìn)行檢驗(yàn)后得出的客觀結(jié)果;
(七)分析說(shuō)明：寫明根據(jù)鑒定材料和檢驗(yàn)結(jié)果形成鑒定意見(jiàn)的分析、鑒別和判斷的過(guò)程。引用的資料應(yīng)當(dāng)注明出處;
(八)鑒定意見(jiàn)：應(yīng)當(dāng)明確、具體、規(guī)范，具有針對(duì)性和可適用性;
(九)落款：由司法鑒定人簽名或者蓋章，并寫明司法鑒定人的執(zhí)業(yè)證號(hào)，同時(shí)加蓋司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章，并注明文書制作
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日期等;
(十)附注：對(duì)司法鑒定文書中需要解釋的內(nèi)容，可以在附注中作出說(shuō)明。
司法鑒定文書正文可以根據(jù)不同鑒定類別和專業(yè)特點(diǎn)作相應(yīng)調(diào)整。
第八條 司法鑒定文書附件應(yīng)當(dāng)包括與鑒定意見(jiàn)、檢驗(yàn)報(bào)告有關(guān)的關(guān)鍵圖表、照片等以及有關(guān)音像資料、參考文獻(xiàn)等的目錄。附件是司法鑒定文書的組成部分，應(yīng)當(dāng)附在司法鑒定文書的正文之后。
第九條 司法鑒定文書的語(yǔ)言表述應(yīng)當(dāng)符合下列規(guī)范和要求：
(一)使用符合國(guó)家通用語(yǔ)言文字規(guī)范、通用專業(yè)術(shù)語(yǔ)規(guī)范和法律規(guī)范的用語(yǔ);
(二)使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量單位和符號(hào);
(三)使用少數(shù)民族語(yǔ)言文字的，應(yīng)當(dāng)符合少數(shù)民族語(yǔ)言文字規(guī)范;
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(四)文字精練，用詞準(zhǔn)確，語(yǔ)句通順，描述客觀、清晰。
第十條 司法鑒定文書的制作應(yīng)當(dāng)符合下列格式要求：
(一)使用A4規(guī)格紙張，打印制作;
(二)在正文每頁(yè)頁(yè)眉的右上角注明正文共幾頁(yè)，同時(shí)注明本頁(yè)是第幾頁(yè);
(三)落款應(yīng)當(dāng)與正文同頁(yè)，不得使用 “此頁(yè)無(wú)正文”字樣;
(四)不得有涂改。
司法鑒定文書制作一般應(yīng)當(dāng)一式三份，二份交委托人收?qǐng)?zhí)，一份由本機(jī)構(gòu)存檔。
第十一條 司法鑒定人應(yīng)當(dāng)在司法鑒定文書上簽名或者蓋章;多人參加司法鑒定，對(duì)鑒定意見(jiàn)有不同意見(jiàn)的，應(yīng)當(dāng)注明。
司法鑒定文書經(jīng)過(guò)復(fù)核的,復(fù)核人應(yīng)當(dāng)在司法鑒定機(jī)構(gòu)內(nèi)部復(fù)核單上簽名。
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第十二條 司法鑒定文書應(yīng)當(dāng)同時(shí)加蓋司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章紅印和鋼印兩種印模。司法鑒定文書正文標(biāo)題下方編號(hào)處應(yīng)當(dāng)加蓋司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章鋼印;司法鑒定文書各頁(yè)之間應(yīng)當(dāng)加蓋司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章紅印，作為騎縫章;司法鑒定文書制作日期處應(yīng)當(dāng)加蓋司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章紅印。
第十三條 司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章紅印和鋼印為圓形，制作規(guī)格應(yīng)當(dāng)為直徑4厘米，中央刊五角星，五角星上方刊司法鑒定機(jī)構(gòu)名稱，自左而右環(huán)行;五角星下方刊司法鑒定專用章字樣，自左而右橫排。
司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章紅印和鋼印印文中的漢字，應(yīng)當(dāng)使用國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化字，字體為宋體。民族自治地方的司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章紅印和鋼印印文應(yīng)當(dāng)并列刊漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字，自左而右環(huán)行。
第十四條 司法鑒定人印章和司法鑒定機(jī)構(gòu)的司法鑒定專用章應(yīng)當(dāng)經(jīng)登記管理機(jī)關(guān)備案后啟用。
本規(guī)范施行前，司法鑒定人使用的印章和司法鑒定機(jī)構(gòu)使用的司法鑒定專用章規(guī)格、式樣、文字、字體符合本規(guī)范規(guī)定的，在登記管理機(jī)關(guān)備案后可以繼續(xù)使用。
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第十五條 本規(guī)范自2007年12月1日起施行。司法部2002年7月5日發(fā)布的《司法鑒定文書示范文本(試行)》同時(shí)廢止。
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候
審
應(yīng)
具
備的條
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第四篇：護(hù)理文書書寫規(guī)1
護(hù)理文書書寫規(guī)范
護(hù)理部2011年8月10日修訂
根據(jù)《衛(wèi)生部關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院臨床護(hù)理工作的通知》和《衛(wèi)生部關(guān)于印發(fā)〈病歷書寫基本規(guī)范〉的通知》精神，在臨床實(shí)施推行表格式護(hù)理文書,使護(hù)士有更多時(shí)間和精力為患者提供直接護(hù)理服務(wù)，以密切護(hù)患關(guān)系，提高護(hù)理質(zhì)量。同時(shí)結(jié)合我院新信息系統(tǒng)上線后臨床實(shí)際應(yīng)用情況，護(hù)理部對(duì)2011年3月制定的《護(hù)理文件書寫規(guī)范》再次進(jìn)行修訂,具體如下：
一、護(hù)理文書類別：
（一）需要入病歷部分的護(hù)理文書：
①體溫單、②病危病人護(hù)理記錄、③特殊項(xiàng)目護(hù)理記錄單、④術(shù)前護(hù)理交接記錄、⑤手術(shù)清點(diǎn)記錄、⑥康復(fù)評(píng)價(jià)表。．
（二）需要科室自行保存的護(hù)理文書：
①入院護(hù)理評(píng)估單、②出院指導(dǎo)、③ 患者病情觀察單、④護(hù)理交班報(bào)告
二、護(hù)理文書內(nèi)容
● 入病歷部分
（一）體溫單
分為楣欄、一般項(xiàng)目欄、生命體征繪制記錄欄、特殊項(xiàng)目欄、其他填寫內(nèi)容欄。
（二）危重病人護(hù)理記錄
分為楣欄、生命體征觀察記錄，出入量以及病情觀察、治療和護(hù)理措施等記錄。
（三）特殊項(xiàng)目護(hù)理記錄單
包括楣欄部分和需要觀察的項(xiàng)目（按醫(yī)囑執(zhí)行或必要時(shí)）。
（四）術(shù)前護(hù)理交接記錄
包括病區(qū)護(hù)士填寫項(xiàng)目和手術(shù)室護(hù)士填寫項(xiàng)目?jī)刹糠?，?nèi)容包括患者一般情況、過(guò)敏史、術(shù)前常規(guī)檢查、術(shù)前給藥、術(shù)前帶藥、以及帶入手術(shù)室物品、手術(shù)室護(hù)士核對(duì)內(nèi)容、簽名及日期等。
（五）手術(shù)清點(diǎn)記錄
手術(shù)清點(diǎn)記錄由手術(shù)室護(hù)士填寫。內(nèi)容包括患者科別、姓名、性別、年齡、病案號(hào)、手術(shù)日期、手術(shù)名稱、輸血情況、術(shù)中所用各種器械和輔料數(shù)量的清點(diǎn)核對(duì)。手術(shù)清點(diǎn)記錄應(yīng)當(dāng)在手術(shù)結(jié)束后即時(shí)完成，由手術(shù)器械護(hù)士和巡回護(hù)士共同簽名。
（六）康復(fù)評(píng)價(jià)表
內(nèi)容包括：日常生活活動(dòng)能力（ADL）評(píng)價(jià)表、截（偏）癱康復(fù)護(hù)理評(píng)價(jià)表、護(hù)理評(píng)價(jià)記錄單。
● 科室自行保存部分
書寫和保存須按照護(hù)理部2011年7月12日下發(fā)的“護(hù)理文件書寫保管補(bǔ) 1
充規(guī)定”執(zhí)行。
三、表格式護(hù)理文書填寫說(shuō)明
（一）體溫單填寫說(shuō)明
填寫說(shuō)明如下：
1、楣欄項(xiàng)目包括：姓名、年齡、性別、科別、床號(hào)、入院日期、住院病歷號(hào)，均使用正楷字體書寫。
2、一般項(xiàng)目欄包括：日期、住院天數(shù)、手術(shù)后天數(shù)等。
（1）日期：住院日期首頁(yè)第一頁(yè)、每頁(yè)體溫單的第一日及跨第一日需填寫年-月-日（如：2011-7-26）?？缭碌牡谝蝗招杼顚懺?日（如：7-26），其余只填寫日期。
（2）住院天數(shù)：自入院當(dāng)日開始計(jì)數(shù)，直至出院。
（3）手術(shù)后天數(shù)：自手術(shù)次日開始計(jì)數(shù)，連續(xù)書寫14天，若在14天內(nèi)進(jìn)行第2次手術(shù)，則將第1次手術(shù)天數(shù)作為分母，第2次手術(shù)天數(shù)作為分子填寫（如1/7）。
（4）請(qǐng)假天數(shù)：病人在住院期間，未經(jīng)主管醫(yī)師書面同意，不得擅自離開病區(qū)，如患者請(qǐng)假需經(jīng)醫(yī)生批準(zhǔn)履行請(qǐng)假手續(xù)后，在體溫單相應(yīng)位臵上寫“請(qǐng)假”，未經(jīng)允許擅自離院者寫“離院”，請(qǐng)假天數(shù)在手術(shù)日期相應(yīng)格內(nèi)注明，格式如：請(qǐng)假2011-4-3至2011-4-10。
3、生命體征繪制記錄欄
包括體溫、脈搏描記及呼吸記錄區(qū)。
⑴ 體溫：
① 40℃-42℃之間的記錄：應(yīng)當(dāng)用紅色筆在40℃-42℃之間縱向填寫患者入院、轉(zhuǎn)入、手術(shù)、請(qǐng)假、出院、死亡等。除手術(shù)、請(qǐng)假不寫具體時(shí)間外，其余均按24小時(shí)制，精確到分鐘。轉(zhuǎn)入時(shí)間由轉(zhuǎn)入科室填寫，死亡時(shí)間應(yīng)當(dāng)以“死亡于X時(shí)X分”的方式表述。
② 體溫符號(hào)：口溫以藍(lán)“●”表示，腋溫以藍(lán)“×”表示，肛溫以藍(lán)“○”表示。
③每格為0.2℃，按實(shí)際測(cè)量度數(shù)，用藍(lán)色筆繪制于體溫單35℃-42℃之間，相鄰溫度用藍(lán)線相連。
④體溫不升時(shí)，可將“不升”二字寫在35℃線以下。
⑤物理降溫30分鐘后測(cè)量的體溫以紅圈“○”表示，劃在物理降溫前溫 度的同一縱格內(nèi)，以紅虛線與降溫前溫度相連，下次體溫應(yīng)與降溫前的體溫相連。
⑥新入院病人要求測(cè)體溫一日四次，連測(cè)三天，以后根據(jù)體溫情況按常規(guī)測(cè)試。發(fā)熱病人即體溫超過(guò)37.5℃者，每日測(cè)體溫4次，待體溫恢復(fù)正常3天后，再按常規(guī)測(cè)量。如體溫39℃以上，應(yīng)每4小時(shí)測(cè)體溫一次，必要時(shí)隨時(shí)測(cè)量降至正常三天后，按常規(guī)測(cè)量。
⑦手術(shù)后，重癥病人的體溫、脈搏、呼吸每日測(cè)量次數(shù)按各科護(hù)理常規(guī)執(zhí)行。一般手術(shù)應(yīng)于術(shù)前晚和術(shù)日晨測(cè)體溫，術(shù)后三日內(nèi)測(cè)體溫每天4次，新生兒每天測(cè)體溫4次。
⑧按常規(guī)每日測(cè)體溫，不應(yīng)漏測(cè)。病人因故請(qǐng)假離院24小時(shí)內(nèi)返回者，需補(bǔ)測(cè)體溫脈搏，所測(cè)數(shù)值記錄并與上一次體溫脈搏相連，超過(guò)24小時(shí)未返回者，回院后所測(cè)數(shù)值不與離院前相連。
⑵ 脈搏：
①脈搏符號(hào)：以紅點(diǎn)“●”表示，每小格為4次/分，相鄰的脈搏以紅直線相連。心率用紅“○”表示，兩次心率之間也用紅直線相連。
②脈搏與體溫重疊時(shí)，先劃體溫符號(hào)，再用紅色筆在體溫符號(hào)外劃“○”。③遇有脈搏短絀者，應(yīng)同時(shí)測(cè)心率與脈率。心率用紅“圓圈”表示，脈搏用“紅點(diǎn)”表示，并分別連線。脈搏與心率不一致的兩曲線間用藍(lán)鉛筆添滿。當(dāng)脈率與心率交點(diǎn)重合在同一讀數(shù)時(shí)，應(yīng)將脈率“紅點(diǎn)”畫在內(nèi)，心率“紅圈”畫在外。如“○”停止繪制心率曲線，繼續(xù)繪制脈搏曲線。
④如心率（脈搏）超過(guò)176次/分，應(yīng)按實(shí)際測(cè)得的心率（脈搏）數(shù)，以數(shù) 字的形式縱向記錄在頂格內(nèi)，并與前次心率相連。
⑶ 呼吸：
①用紅色筆以阿拉伯?dāng)?shù)字表述每分鐘呼吸次數(shù)。
②如每日記錄呼吸2次以上，應(yīng)當(dāng)在相應(yīng)的欄目?jī)?nèi)上下交錯(cuò)記錄，第1次呼吸應(yīng)當(dāng)記錄在上方。
③使用呼吸機(jī)患者的呼吸以○表示，在體溫單相應(yīng)時(shí)間內(nèi)呼吸30次橫線下頂格用紅墨水筆畫。例：呼吸機(jī)頻率每分鐘10次，以⑩表示。
⑷ 血壓：
①記錄頻次：新入院患者當(dāng)日應(yīng)當(dāng)測(cè)量并記錄血壓，根據(jù)患者病情及醫(yī)囑測(cè)量并記錄，如為下肢血壓應(yīng)當(dāng)標(biāo)注。
②記錄方式：收縮壓/舒張壓（130/80）
③單位：毫米汞柱（㎜Hg）。
4、特殊項(xiàng)目欄：皮試結(jié)果寫于當(dāng)日特殊項(xiàng)目欄內(nèi)，皮試結(jié)果后須有執(zhí)行護(hù)士簽名，簽名處應(yīng)加括號(hào)，例：頭孢米諾鈉皮試陰性（張嵐）。如果患者皮試陰性，全部字體用藍(lán)色筆書寫，如果患者皮試陽(yáng)性，則“陽(yáng)性”二字需使用紅色筆書寫。
5、其他填寫內(nèi)容欄。
⑴ 體重：
①記錄頻次：新入院患者當(dāng)日應(yīng)當(dāng)測(cè)量體重并記錄，以后常規(guī)每周測(cè)量一次，如患者病情需要可遵醫(yī)囑增加測(cè)量次數(shù)并記錄。
② 如因病情重或特殊原因不能測(cè)量者，在體重內(nèi)可填上“臥床”、“輪椅”。③單位：公斤（㎏）。
⑵ 身高
①記錄頻次：新入院患者當(dāng)日應(yīng)當(dāng)測(cè)量身高并記錄。
②單位：厘米（cm）。
⑶ 入量：
①記錄頻次：應(yīng)當(dāng)將前1日24小時(shí)總?cè)肓坑涗浽谙鄳?yīng)日期欄內(nèi)，每隔24小時(shí)填寫1次。
②單位：毫升（ml）。
⑷ 出量：
①記錄頻次：應(yīng)當(dāng)將前1日24小時(shí)總出量記錄在相應(yīng)日期欄內(nèi)，每隔24小時(shí)填寫1次。
②單位：毫升（ml）。
⑸ 大便：
①記錄頻次：應(yīng)當(dāng)將前1日24小時(shí)大便次數(shù)記錄在相應(yīng)日期欄內(nèi)，每隔24小時(shí)填寫一次。
②特殊情況：患者無(wú)大便，以“0”表示；灌腸后大便以“E”表示，分子記錄大便次數(shù)，例：1/E表示灌腸后大便一次；0/E表示灌腸后無(wú)排便；1 1/E表示自行排便1次，灌腸后又排便1次；“※”表示大便失禁，“☆”表示人工肛門。
③單位：次/日。
⑹ 其他排出量：可根據(jù)需要記錄引流量及殘余尿量等。
注：楣欄、一般項(xiàng)目欄、特殊項(xiàng)目欄（皮試結(jié)果“陽(yáng)性”二字除外）及其他填寫內(nèi)容欄均使用藍(lán)黑色水筆書寫；數(shù)字除特殊說(shuō)明外，均使用阿拉伯?dāng)?shù)字表述，不書寫計(jì)量單位。
(二)危重護(hù)理記錄單填寫說(shuō)明
醫(yī)生下達(dá)特護(hù)醫(yī)囑，護(hù)士需填寫危重病人護(hù)理記錄。生命體征部分只需直接填寫測(cè)得的數(shù)值，不需要填寫數(shù)據(jù)單位。
1.意識(shí)：應(yīng)寫在病情觀察欄內(nèi)，根據(jù)患者具體意識(shí)狀態(tài)選擇填寫：清醒、嗜睡、意識(shí)模糊、昏睡、淺昏迷、深昏迷、譫妄狀態(tài)。
2.體溫：?jiǎn)挝粸椤妫苯釉凇绑w溫”欄內(nèi)填入測(cè)得數(shù)值，3.脈搏：?jiǎn)挝粸榇?分，直接在“脈搏”欄內(nèi)填入測(cè)得數(shù)值。
4.呼吸：?jiǎn)挝粸榇?分，直接在“呼吸”欄內(nèi)填入測(cè)得數(shù)值。
5.血壓：?jiǎn)挝粸楹撩坠℉g），直接在“血壓”欄內(nèi)填入測(cè)得數(shù)值。
6.血氧飽和度：根據(jù)實(shí)際填寫數(shù)值。
7.吸氧：?jiǎn)挝粸樯?分（L/min）,可根據(jù)實(shí)際情況在相應(yīng)欄內(nèi)填入數(shù)值，不需要填寫數(shù)據(jù)單位，并記錄吸氧方式，如鼻導(dǎo)管、面罩等。
8.出入量
（1）入量：?jiǎn)挝粸楹辽╩l），入量項(xiàng)目包括：使用靜脈輸注的各種藥物、口服的各種食物和飲料以及經(jīng)鼻胃管、腸管輸注的營(yíng)養(yǎng)液等。
（2）出量：?jiǎn)挝粸楹辽╩l），出量項(xiàng)目包括：尿、便、嘔吐物、引流物等，需要時(shí)，寫明顏色、性狀。
9.皮膚情況：根據(jù)患者皮膚出現(xiàn)的異常情況選擇填寫，如壓瘡、水泡、出血點(diǎn)、破損、水腫等。
10.管路護(hù)理：根據(jù)患者臵管情況填寫，如靜脈臵管、導(dǎo)尿管、引流管等。
11.病情觀察及措施：簡(jiǎn)要記錄護(hù)士觀察患者病情的情況，以及根據(jù)醫(yī)囑或者患者病情變化采取的措施。
12.每班交班前需將病情小結(jié)一次（即總結(jié)本班次病人病情變化、所給與的治療、療效、主要陽(yáng)性化驗(yàn)和輔助檢查結(jié)果及下一班護(hù)理需注意的問(wèn)題）。日間出入量由白班下班前小結(jié)一次，寫出“×AM-×PM日間小結(jié)”字樣，并在相應(yīng)入量與出量格內(nèi)記錄小結(jié)后出入量，在日間小結(jié)及出入量下用紅水筆畫雙線。24小時(shí)出入量由大夜班總結(jié)，寫出“×AM-×AM24小時(shí)小結(jié)”字樣并將總?cè)肓?、總出量填寫相?yīng)格內(nèi)，在24小時(shí)小結(jié)及出入量下用紅水筆畫雙線。并將總量記錄于體溫單相應(yīng)格內(nèi)。
13.醫(yī)生停止“危重、特護(hù)”醫(yī)囑后，應(yīng)記錄病人當(dāng)時(shí)情況后記錄結(jié)束。然后在記錄最后一行用藍(lán)黑墨水筆畫線封閉。
14.記錄的次數(shù)和時(shí)間依醫(yī)囑和病情而定，病情平穩(wěn)者日間至少每2小時(shí)記錄一次，夜間至少每4小時(shí)記錄一次，如有病情變化應(yīng)隨時(shí)記錄。（需明確：記錄與巡視不等同。2～4小時(shí)記錄一次不等于2～4小時(shí)巡視一次，巡視一次未發(fā)現(xiàn)異常可不記錄）。不分白班及夜班一律使用藍(lán)黑墨水筆填寫，時(shí)間精確到分。
(三)特殊項(xiàng)目護(hù)理記錄單填寫說(shuō)明
特殊項(xiàng)目記錄單適用于患者病情發(fā)生變化時(shí)，需要對(duì)患者的某一單項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行密切觀察。
(四)術(shù)前護(hù)理交接記錄填寫說(shuō)明
1.病區(qū)護(hù)士根據(jù)醫(yī)生開具的手術(shù)醫(yī)囑建立術(shù)前護(hù)理交接記錄，依據(jù)記錄單的項(xiàng)目?jī)?nèi)容和患者情況逐項(xiàng)填寫，過(guò)敏史說(shuō)明一欄內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)確記錄皮試結(jié)果及（或）患者曾發(fā)生的過(guò)敏反應(yīng)，術(shù)前帶藥一欄應(yīng)詳細(xì)注明藥物名稱及劑量，其他項(xiàng)目應(yīng)認(rèn)真如實(shí)填寫，填寫完畢后護(hù)士須簽全名并注明填寫日期。
2.手術(shù)室護(hù)士接患者時(shí)應(yīng)逐項(xiàng)核對(duì)病房護(hù)士填寫的各項(xiàng)內(nèi)容，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)核實(shí)，核對(duì)無(wú)誤后須在手術(shù)室護(hù)士填寫項(xiàng)目欄內(nèi)逐項(xiàng)填寫表中內(nèi)容并簽名。
3.術(shù)后患者返回病房，手術(shù)室護(hù)士應(yīng)將術(shù)前護(hù)理交接記錄交予病房護(hù)士，病房護(hù)士再次與手術(shù)室護(hù)士進(jìn)行交接核對(duì)，并在病房護(hù)士簽名處簽全名。
（五）手術(shù)清點(diǎn)記錄書寫說(shuō)明
1.手術(shù)清點(diǎn)記錄單用于巡回護(hù)士記錄手術(shù)中所使用的器械、敷料的清點(diǎn)、核對(duì)及護(hù)理情況。
2、手術(shù)清點(diǎn)記錄內(nèi)容包括：患者姓名、性別、年齡、住院號(hào)、科室、床號(hào)、手術(shù)日期、術(shù)前診斷、手術(shù)名稱、手術(shù)開始（結(jié)束）時(shí)間、無(wú)菌包檢測(cè)、術(shù)中輸液、出血量、尿量、輸異體全血/紅細(xì)胞/血漿、輸自體血，輸血核對(duì)（含交叉配血試驗(yàn)相合、RH陰/陽(yáng)性、血型、是否有效期內(nèi)、血液外觀正常）等護(hù)理情況，術(shù)中所用器械和敷料的名稱、數(shù)量、清點(diǎn)核對(duì)情況。
3、手術(shù)清點(diǎn)記錄單記錄具體要求：
⑴ 在手術(shù)結(jié)束后及時(shí)完成。
⑵ 表格內(nèi)的清點(diǎn)數(shù)必須用數(shù)字說(shuō)明，不得用“√”表示。用藍(lán)黑墨水筆填寫各項(xiàng)內(nèi)容。用語(yǔ)準(zhǔn)確、格式正確、表格內(nèi)的清點(diǎn)數(shù)目必須清晰，不得采用刮、粘、涂等方法涂改。
⑶ 各項(xiàng)內(nèi)容要求填寫齊全，無(wú)漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)?？崭裉幙梢蕴顚懫渌中g(shù)物品。⑷ 手術(shù)使用的無(wú)菌物品的滅菌指示卡及植入體內(nèi)醫(yī)療器具標(biāo)識(shí)、有效期標(biāo)識(shí)經(jīng)檢驗(yàn)后粘貼在手術(shù)護(hù)理記錄單背面記載注明。
⑸ 器械護(hù)士和巡回護(hù)士均應(yīng)在手術(shù)護(hù)理記錄單上簽全名。
⑹ 器械護(hù)士和巡回護(hù)士共同清點(diǎn)臺(tái)上臺(tái)下器械敷料的數(shù)量時(shí)，如發(fā)現(xiàn)與術(shù)前不符，護(hù)士應(yīng)當(dāng)要求手術(shù)醫(yī)師共同查找，如經(jīng)查找后手術(shù)醫(yī)師確認(rèn)物品未在傷口內(nèi)，護(hù)士應(yīng)當(dāng)在手術(shù)護(hù)理記錄“其它”欄內(nèi)注明，由手術(shù)醫(yī)師簽字，并通知科室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
（六）康復(fù)評(píng)價(jià)表填寫說(shuō)明
適用于康復(fù)科室的病人。
1、日常生活活動(dòng)能力（ADL）評(píng)價(jià)表：護(hù)士應(yīng)按照ADL評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)患者日常生活能力進(jìn)行逐項(xiàng)測(cè)試，并如實(shí)給予客觀評(píng)分，準(zhǔn)確計(jì)算出ADL總分。
2、截（偏）癱康復(fù)護(hù)理評(píng)價(jià)表：按照評(píng)價(jià)表內(nèi)容，根據(jù)患者實(shí)際情況，準(zhǔn)確填寫，并制定出適合該患者的康復(fù)目標(biāo)。
3、護(hù)理評(píng)價(jià)記錄單：
⑴ 綜合評(píng)價(jià)患者情況后找出患者現(xiàn)存的和潛在的護(hù)理問(wèn)題，并按首要問(wèn)題及次要問(wèn)題給予排序。
⑵ 根據(jù)患者病情及亟待解決的護(hù)理問(wèn)題，制定護(hù)理預(yù)期目標(biāo)
⑶ 針對(duì)護(hù)理問(wèn)題及預(yù)期目標(biāo)制定出具體護(hù)理措施。
四、護(hù)理文件書寫要求
1、護(hù)理文書是病歷資料組成部分，書寫內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與其他病歷資料有機(jī)結(jié)合，相互統(tǒng)一，避免重復(fù)和矛盾。
2、護(hù)士對(duì)所有書寫的護(hù)理文書（不論是否進(jìn)入病歷），都要認(rèn)真對(duì)待，確保護(hù)理文書的客觀性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、記錄應(yīng)及時(shí)和規(guī)范。
3、護(hù)士長(zhǎng)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)、對(duì)出院病歷認(rèn)真審核，避免出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題。
4、進(jìn)入病歷的護(hù)理文件在送病案室前由責(zé)任護(hù)士確認(rèn)、護(hù)士長(zhǎng)檢查。不進(jìn)入病歷的護(hù)理文件：交班報(bào)告按月裝訂、其他記錄內(nèi)容按月或按季度裝訂并妥善保存。
第五篇：企業(yè)禮儀文書范本
企業(yè)禮儀文書范本
一、賀信
賀信
××分公司：
首先，請(qǐng)?jiān)试S我代表××公司全體員工，向××分公司成立5周年表示熱烈的祝賀！××分公司僅僅經(jīng)過(guò)5年的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，從一個(gè)僅有6人的辦事處發(fā)展成為目前擁有員工67人的我公司第二大分公司，銷售額目前已躍居所有分公司之首，取得了優(yōu)異的成績(jī)，為公司的經(jīng)營(yíng)發(fā)展做出了巨大的貢獻(xiàn)，可喜可賀。希望××分公司能夠在今后的工作中再接再厲，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)光榮傳統(tǒng)，取得更大的成就！
最后，祝愿××分公司更加興旺發(fā)達(dá)，銷售額再創(chuàng)新高！
××公司總經(jīng)理年
二、邀請(qǐng)書
邀請(qǐng)書
尊敬的××公司董事長(zhǎng)：
我公司決定于年月日在××環(huán)?？萍紙@A30大廈舉辦新產(chǎn)品推介會(huì)，恭請(qǐng)您參加，并就新產(chǎn)品的科技力量和市場(chǎng)前景發(fā)表高見(jiàn)。
恭請(qǐng)光臨。
××公司（蓋章）年日
三、感謝信
感謝信
××公司：
年日，我公司總經(jīng)理率公司優(yōu)秀員工代表對(duì)貴公司進(jìn)行友好訪問(wèn)，受到貴公司總經(jīng)理及全體員工熱情周到的接待和安排。在此，我代表公司全體員工表示衷心的感謝和敬意。
年日，我公司與貴公司成為經(jīng)濟(jì)合作伙伴，通過(guò)各種渠道不斷加強(qiáng)了解，此次訪問(wèn)使我們更加深刻地感受到了貴公司的雄厚實(shí)力和優(yōu)秀管理水平。雖然訪問(wèn)是短暫的，但它進(jìn)一步增進(jìn)了我們雙方的交流和友情，相信在未來(lái)的經(jīng)濟(jì)合作中，我們將精誠(chéng)合作，共同努力，爭(zhēng)取雙贏。
最后，熱烈歡迎貴公司總經(jīng)理率團(tuán)來(lái)我公司參觀考察，共謀發(fā)展。
再次表示衷心的感謝！
××公司總經(jīng)理年日
四、慰問(wèn)信
慰問(wèn)信
公司××項(xiàng)目全體工作人員：
一年一度的中秋佳節(jié)和國(guó)慶節(jié)又將來(lái)臨，在這充滿思鄉(xiāng)、思親之情的日子里，公司領(lǐng)導(dǎo)向辛勤工作在施工生產(chǎn)第一線的全體員工及其家屬致以誠(chéng)摯的節(jié)日問(wèn)候，并對(duì)你們節(jié)日期間堅(jiān)守工作崗位以及廣大家屬給予的理解和支持表示衷心的感謝！
在過(guò)去的日子里，公司在投標(biāo)工作中取得了歷史性的突破，但由于種種原因，在完成生產(chǎn)任務(wù)上出現(xiàn)了被動(dòng)局面。為了迅速扭轉(zhuǎn)不利局面，公司及時(shí)開展并組織進(jìn)行了一系列勞動(dòng)競(jìng)賽等活動(dòng)以提高業(yè)務(wù)水平和整體業(yè)務(wù)能力，目前公司已形成爭(zhēng)取提前完成工作目標(biāo)的氛圍。公司領(lǐng)導(dǎo)希望××項(xiàng)目全體工作人員能夠在安全第一的基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)揚(yáng)艱苦奮斗的精神，努力完成工作任務(wù)。
最后，特別要向節(jié)日期間仍然戰(zhàn)斗在工作崗位上的員工再次表示親切的慰問(wèn)和誠(chéng)摯的謝意，并道一聲：辛苦了！并通過(guò)你們向你們的家人和朋友致以誠(chéng)摯的祝福和節(jié)日的問(wèn)候，祝大家節(jié)日愉快！身體健康！全家幸福！
××公司總經(jīng)理辦公室年日
五、唁電
唁電
××公司：
驚聞×××同志去世的消息，我公司全體員工深表痛惜。在××科技領(lǐng)域中，×××同志做出了杰出的貢獻(xiàn)。作為××科技發(fā)展的老前輩、合作伙伴中的優(yōu)秀專家，×××同志的工作大家有目共睹，深入人心，是大家尊敬的專家、學(xué)者。
×××同志的去世，對(duì)××科技領(lǐng)域是一個(gè)重大的損失。在此，我公司全體員工向×××同志致以沉痛的悼念！向其家屬致以深切的慰問(wèn)！我們衷心祝福×××同志一路走好！
××公司
月××公司（蓋章）年日 介紹信（存根）
（字第號(hào)）
我公司等人前往聯(lián)系事宜。（有效期天）
××公司（蓋章）年日
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