第一篇：行政管理——文書檔案資料管理

行政管理——文書檔案資料管理

一、文書管理工作知識準(zhǔn)備

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括標(biāo)題、主送單位（部門）、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位（部門）、公文字號、主題詞等。

1．公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點(diǎn)符號。

2．向上級請示的公文一般只寫一個(gè)主送單位（部門）；如果需要上報(bào)另一個(gè)上級單位（部門），可以采用抄報(bào)的形式。

3．發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。4．公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文時(shí)，只標(biāo)明主辦單位（部門）的公文編號。

5．公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前注明附件的名稱和件數(shù)。6．收、發(fā)文單位（部門）應(yīng)寫明單位（部門）全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文應(yīng)將主辦單位（部門）排列在前。

7．文字一律從左至右橫寫橫排。

8．公文紙一般用16開紙，在左側(cè)裝訂。通告等用紙的大小，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。

二、達(dá)成工作目標(biāo)的四個(gè)工作事項(xiàng)

（一）文書管理

企業(yè)文書是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，發(fā)揮各種職能、處理各種公務(wù)所形成的所有文件材料的總稱。企業(yè)文書可以用來表達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的決策意圖，行使職權(quán)；下級向上級報(bào)告情況、請示問題；對外聯(lián)系工作、商洽公務(wù)以及制訂計(jì)劃、記載各種活動，是企業(yè)行政管理不可缺少的有力工具。

（二）檔案管理

檔案管理是文書管理中的一個(gè)重要組成部分。企業(yè)中重要的文件資料都具有一定的時(shí)效性，需要妥善管理，對這些文件資料的管理就是所謂的檔案管理。

四川瑞聯(lián)精工裝飾設(shè)計(jì)工程有限責(zé)任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產(chǎn)、KTV娛樂空間設(shè)計(jì)及施工）

（三）信件管理

處理信件是行政部辦公事務(wù)的主要內(nèi)容，也是日常行政事務(wù)的主要內(nèi)容，所以企業(yè)與外界來往的各類信件，都需經(jīng)行政部統(tǒng)一處理。為了有效地處理往來信件，更好地完成信件管理工作，必須把握信件處理的規(guī)律。

（四）資料管理

企業(yè)的內(nèi)部刊物、圖書資料以及其他資料是企業(yè)文書資料的重要組成部分。內(nèi)部刊物是企業(yè)經(jīng)營管理理念、企業(yè)文化的重要載體，圖書資料是企業(yè)的精神財(cái)富。因此，企業(yè)必須加強(qiáng)對圖書資料及內(nèi)部刊物等的管理，使其發(fā)揮更大的作用。

信件與便函的寫作步驟

商業(yè)信件與便函是企業(yè)經(jīng)營中不可缺少的書面溝通工具。

好的信函應(yīng)該通過語氣、短句、標(biāo)點(diǎn)等元素顯現(xiàn)出“簡潔、熱情、友好”的情緒。信函的表現(xiàn)技巧有以下幾點(diǎn)：使用清晰、簡潔而又準(zhǔn)確的語言；不要用官話、行話、抽象的詞語和廢話；用短句；使用自然、幽默、友好的詞匯。

1．信件

商業(yè)信件一般都按照公司的既定格式和慣例要求來書寫，主要包括以下十個(gè)操作步驟。（1）判斷信件的類型，確定使用的格式。（2）看是外文信件還是中文信件。（3）信件標(biāo)題（私人信件沒有）的書寫。（4）敬語和稱呼的書寫。

（5）開頭部分的書寫：告知寫信的目的。（6）中間部分的書寫：提供詳情。

（7）結(jié)尾部分的書寫：表明希望對方采取什么行動。（8）祝福語或附詞的書寫。（9）簽字、日期的書寫。

（10）另附內(nèi)容（如果有的話；商業(yè)信件最好沒有）。2．便函

商業(yè)便函一般比較短，正規(guī)性也要比信件低一些。書寫要求與信件基本相同，即簡潔、準(zhǔn)確、通順、易懂；關(guān)鍵的一點(diǎn)，是便函把需要傳達(dá)的議題、要點(diǎn)醒目地突現(xiàn)出來。便函的書寫主要包括以下十個(gè)操作步驟。

（1）確定目標(biāo)：為什么要寫這個(gè)便函。

四川瑞聯(lián)精工裝飾設(shè)計(jì)工程有限責(zé)任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產(chǎn)、KTV娛樂空間設(shè)計(jì)及施工）

（2）什么類型的便函：問候函、問訊函、招待函、邀請函、致謝函、通知函、任職函、請假條、約會函、預(yù)訂函等。

（3）組織材料。（4）稱呼的書寫。（5）開頭：說明原因。

（6）中間部分的書寫：寫出對方必須知道的事情，不是絕對必要的內(nèi)容不要寫。（7）結(jié)尾部分的書寫：向?qū)Ψ奖硎靖兄x或提出要求。（8）敬語、謝語的書寫：根據(jù)情況確定是否需要。（9）簽字、日期的書寫。

（10）添加附件：如活動項(xiàng)目、日程安排。

四川瑞聯(lián)精工裝飾設(shè)計(jì)工程有限責(zé)任公司

（酒店、辦公室、餐飲茶樓、商場地產(chǎn)、KTV娛樂空間設(shè)計(jì)及施工）

第二篇：物業(yè)檔案資料管理

檔案資料管理

一、物業(yè)檔案資料的含義

物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。

二、物業(yè)檔案的建立

物業(yè)檔案資料的建立主要有收集、整理、歸檔和利用四個(gè)環(huán)節(jié)。

1．收集：是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件資料集中移交給單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的部門的工作。物業(yè)資料來源按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類。

(一)、物業(yè)資料來源按時(shí)間順序分類：

1、設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息

(1)土地購買合同、土地使用證等權(quán)屬證書

(2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項(xiàng)目批準(zhǔn)證書

(3)建筑圖、施工圖、施工組織設(shè)計(jì)等圖紙文件

2、竣工及驗(yàn)收階段信息

(1)竣工圖

(2)竣工工程項(xiàng)目一覽表

(3)設(shè)備技術(shù)清單(設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價(jià)、隨機(jī)工具備件等)

(4)設(shè)施技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)保證明

(5)設(shè)備安裝調(diào)試記錄(各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報(bào)警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))

(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結(jié)構(gòu)安裝校正記錄，預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等)

(7)建(構(gòu))筑物監(jiān)測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查記錄)

(8)隱蔽工程的驗(yàn)收記錄

(9)工傷事故發(fā)生及處理記錄

(10)圖紙會審記錄、設(shè)計(jì)變更通知和技術(shù)核定單

(11)項(xiàng)目的重要技術(shù)決定和文件

(12)驗(yàn)收計(jì)劃和驗(yàn)收會議紀(jì)要驗(yàn)收記錄

(13)返修記錄

(14)驗(yàn)收總結(jié)報(bào)告

3、委托管理階段信息

(1)委托管理招標(biāo)文件

(2)物業(yè)管理投標(biāo)文件(物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理計(jì)劃和預(yù)算等)

(3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書)

4、招商階段信息

(1)招標(biāo)物業(yè)的平面圖紙

(2)招租許可證及委托書

(3)租金及管理費(fèi)測算

(4)租賃合同

(5)廣告策劃資料

5、用戶入戶信息

(1)用戶入住通知書、入戶須知

(2)管理公約(公共契約)

(3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶)

(4)業(yè)主委員會章程

(5)用戶手冊

(6)用戶進(jìn)戶驗(yàn)收表

(7)用戶進(jìn)戶交費(fèi)單

6、日常管理信息

(1)業(yè)主、租戶變動和更換情況

(2)各部門工作(操作)規(guī)范，管理制度

(3)各部門工作記錄

(4)大、中、小修記錄

(5)維修承包合同和預(yù)決算

(6)保安、清潔、綠化等項(xiàng)目的承包合同等

(7)用戶來往信件、投訴和處理資料

(8)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告

(9)人事檔案

(10)保險(xiǎn)資料

(11)法律法規(guī)和政府有關(guān)文件

(12)財(cái)務(wù)報(bào)表、工資報(bào)表、管理表和租金收繳憑證等資料

(二)、按物業(yè)管理參與者分為：

1、（1）在物業(yè)接管移交時(shí)與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)和工程技術(shù)資料等原始資料。

（2）在業(yè)主入住和進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、客戶資料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄和其他相關(guān)資料，并將檔案的收集制度化。

（4）通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。

2．整理：是指把處于相對零亂、分散的檔案，經(jīng)過分類組合、排列、編目，使檔案系列化、系統(tǒng)化的工作。

(1)檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷排列、案卷目錄的編制。

(2)檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行整理、加工。

3．歸檔：是按照檔案資料的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類與保存。一個(gè)有序的資料庫是一個(gè)完整的樹形圖，從大分類到小分類，再至細(xì)分、排序。歸檔要及時(shí)，分類要合理。歸檔要求做到十清，即物業(yè)來源清、物業(yè)數(shù)量清、物業(yè)質(zhì)量清、物業(yè)價(jià)值清、結(jié)構(gòu)類型清、設(shè)備設(shè)施清、綠化苗木清、租金費(fèi)用清、使用情況清、維修更新情況清。

4．利用：是充分發(fā)揮檔案資料的憑證和參考作用為物業(yè)管理服務(wù)。提供利用是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作的成果；同時(shí)通過提供利用，使檔案工作不斷完善和發(fā)展。

三、物業(yè)檔案的管理

物業(yè)檔案資料管理指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理活動中，對物業(yè)原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料。

(一)資料的歸檔管理

1．在物業(yè)管理中可實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，并盡可能將其轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲存形式以便于查找。同時(shí)還可運(yùn)用錄像、錄音、照片、表格、圖片等多種形式保存，使其具體化、形象化。

2．對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存。這些檔案應(yīng)按授權(quán)級別檢索并嚴(yán)格控制借閱。

3．檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書和檔案總目錄，并進(jìn)行科學(xué)合理的分類存檔。

4．檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，注意防盜，并確保儲存地點(diǎn)符臺防火、防蟲、防鼠、防潮等要求。

(二)檔案的使用

1．利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

2．對借閱原始資料的使用者，按檔案的不同密級，在機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，并應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

(三)檔案的銷毀

根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，對確實(shí)沒有保存價(jià)值和保存期已滿的檔案，嚴(yán)格按制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。

第三篇：檔案資料管理及考核辦法

建峰浩康檔案資料管理及考核辦法

一、職責(zé)范圍

（一）綜合部是公司檔案管理部門。其職責(zé)是：公司檔案管理人員職責(zé)；認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》；負(fù)責(zé)公司各類檔案的日常管理；制定并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；負(fù)責(zé)與總廠檔案部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系，完成其任務(wù)，并負(fù)責(zé)對基層兼職文件資料管理員的業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)。

（二）公司各部門、車間在文件資料管理方面的職責(zé)：認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》及公司檔案管理規(guī)定；負(fù)責(zé)制定本部門、車間文件資料管理辦法并嚴(yán)格執(zhí)行；收集檔案利用事例；配合公司檔案管理人員做好資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。

二、檔案資料的借閱

（一）借閱檔案時(shí)，借閱人必須履行檔案登記手續(xù)，并當(dāng)面點(diǎn)清。借閱檔案的人員，應(yīng)對所借檔案的安全、保密負(fù)責(zé)，不得損壞、丟失、擅自轉(zhuǎn)讓、復(fù)印或泄漏機(jī)密檔案并嚴(yán)禁在涂改和作任何文字標(biāo)注。在檔案原件上畫線、圈點(diǎn)、加注、勾抹、涂改或污損的，處5元／頁罰款；私自轉(zhuǎn)借、拆散檔案的處以10元／卷罰款；向無關(guān)人員泄漏檔案內(nèi)容的，處以50元至100元罰款；失、損毀檔案、視檔案價(jià)值處以100元至500元罰款。

（二）借閱機(jī)密檔案，必須經(jīng)主管檔案的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；借閱黨務(wù)檔案，必須是中共黨員而且必須經(jīng)主管黨務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）會計(jì)檔案只能在檔案室查閱，不得借出，特殊情況需借出，須經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

（四）公司各檔案借閱的期限為：黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、基建、設(shè)備類檔案為15天，照片檔案為5天。對逾期不還者處以2元／天罰款，對催期不還者，將通報(bào)借閱者所在單位，仍不執(zhí)行著，對所在單位一并考核，如需要續(xù)借必須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

（五）借閱檔案必須填寫利用效益登記，對不填報(bào)或所填報(bào)不實(shí)的扣30元／次。

三、檔案資料的整理及移交

（一）黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料由綜合部負(fù)責(zé)進(jìn)行搜集、整理、立卷歸檔；技改文件資料由生產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)組織技改項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案室一起進(jìn)行收集、整理、立卷并移交總廠及公司檔案室；財(cái)會檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交公司檔案室；基建類文件資料、設(shè)備更新改造文件資料由技術(shù)裝備部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交；各類照片由黨群工作部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交；錄像資料由安全保障部負(fù)責(zé)整理、立卷并移交。

（二）黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)類文件材料在承辦

部門辦理完畢后，必須在10日內(nèi)交回綜合部，由文書負(fù)責(zé)在次年5月底前完成立卷并移交檔案室。技改、基建類文件資料在技改基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后兩月內(nèi)完成整理立卷并向檔案室移交。財(cái)會檔案在每年4月底前完成整理立卷并向檔案室移交。設(shè)備更新改造文件資料在設(shè)備更新完成兩日內(nèi)完成整理立卷并向檔案室移交。照片錄像檔案在相關(guān)事件發(fā)生15日內(nèi)完成整理立卷并向檔案室交。以上各項(xiàng)要求各相關(guān)部門、車間應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，凡無故延遲向檔案室移交者按5元／日罰款。

（三）照片檔案應(yīng)包括照片說明（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素）。聲像檔案應(yīng)包括（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、背景、攝象者六要素）。

（四）歸檔的各類檔案必須為耐久的字跡材料，文件材料有圓珠筆字跡和鉛筆字跡的，必須重描或復(fù)印在份。

（五）歸檔的各類檔案必須按《建峰化工總廠檔案分類細(xì)則》及公司檔案管理人員的要求進(jìn)行整理。竣工檔案的編制必須符合《建峰化工總廠基建、技改項(xiàng)目竣工圖編制規(guī)程》。

（六）未按規(guī)定要求整理檔案，每次扣責(zé)任單位10元。

（七）各類檔案移交時(shí)，移交部門必須要求填寫移交清單一式兩份，未填寫移交清單，每次扣責(zé)任單位5元。

（八）由公司檔案室負(fù)責(zé)界定應(yīng)歸檔的文件資料范圍，對此類文件資料各單位應(yīng)按照檔案室的規(guī)定及時(shí)整理移交，不得存放于本單位，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（九）凡向綜合部移交的文件材料必須按要求整理裝訂成卷，否則不予接收，并扣責(zé)任單位20元／次。

四、文件資料管理

（一）各部門、車間文件資料應(yīng)放置于專門的庫房（柜）內(nèi)，應(yīng)保持庫房整潔、柜架排列有序。否則扣責(zé)任單位200元。

（二）各部門、車間的文件應(yīng)按要求編流水號進(jìn)行排列，并在辦公計(jì)算機(jī)內(nèi)建立文件資檢索目錄，便于方便查找。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（三）各部門要建立健全文件資料的管理臺帳并做到帳卷相符。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（四）質(zhì)量記錄的管理按《建峰浩康質(zhì)量記錄管理規(guī)定》執(zhí)行。

（五）各部門應(yīng)制定文件資料的管理制度并嚴(yán)格制度執(zhí)行，否則扣責(zé)任單位20元／次

（六）各部門必須設(shè)一名兼職文件資料管理員，負(fù)責(zé)本單任文件資料的日常管理，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（七）各部門、車間保存的文件資料超過保管期限需銷毀的，必須編寫銷毀目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)及公司檔案室，經(jīng)鑒定、審核后方可銷毀，銷毀目錄一式兩份交公司檔案室一份部門

保存一份，否則扣責(zé)任單位20元／次。

五、檢查與考核

綜合部負(fù)責(zé)組織每半年對公司各部門檔案管理情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)，檢查報(bào)告應(yīng)包括檢查情況、存在問題及整改措施。如不全，則考核綜合部100元／次。

六、其他

（一）所有扣款在檢查月考核中兌現(xiàn)。

（二）本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行、由綜合部負(fù)責(zé)解釋。

（三）《關(guān)于印發(fā)化肥廠檔案資料管理及考核辦法的通知》（化肥發(fā)［2003］8號）自本文下發(fā)之日起廢止。

第四篇：檔案資料整編管理細(xì)則

文件化質(zhì)量保證程序用表及使用說明

第一條 現(xiàn)場監(jiān)理工作資料分類目錄：

一、施工單位審報(bào)類：

1、施工組織設(shè)計(jì)及方案報(bào)審表(監(jiān)A-01)

類別號AA

2、分包單位資格審查申請表(監(jiān)A-02)

類別號AB

3、工程開工報(bào)告(監(jiān)A-03)

類別號AC

4、工程測量放線報(bào)驗(yàn)單(監(jiān)A-04)

類別號AD

5、工程材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)單(監(jiān)A-05)

類別號AE

6、工程進(jìn)場施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)單(監(jiān)A-06)

類別號AF

7、工程報(bào)驗(yàn)單(監(jiān)A-07)

類別號AG

8、復(fù)（停）工申報(bào)表(監(jiān)A-08)

類別號AH

9、工期順延申報(bào)表(監(jiān)A-09)

類別號AI

10、（）月工作量申報(bào)核驗(yàn)表(監(jiān)A-10)

類別號AJ

11、＿＿月合同外工作量申報(bào)核驗(yàn)表(監(jiān)A-11)類別號AK

12、____月甲供材料耗用清單(監(jiān)A-12)

類別號AX

13、項(xiàng)目月付款申報(bào)表(監(jiān)A-13)

類別號AL（合同外）

AL（合同內(nèi)）

14、乙供工程材料價(jià)格申報(bào)表(監(jiān)A-14)

類別號AM

15、索賠申報(bào)表(監(jiān)A-15)

類別號AN

16、施工單位申報(bào)表(監(jiān)A-16)

類別號AP

17、砼澆筑申報(bào)表(監(jiān)A-17)

類別號AQ

18、技術(shù)核定單(監(jiān)A-18)

類別號AR

19、現(xiàn)場簽證單(監(jiān)A-19)

類別號AS

20、工程材料供應(yīng)商資格審查單(監(jiān)A-20)

類別號AT

21、工程材料計(jì)劃報(bào)審表(監(jiān)A-21)

類別號AV

22、工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表(監(jiān)A-22)

類別號AY

二、監(jiān)理管理類

1、監(jiān)理通知單(監(jiān)B-01)

類別號BT

2、不合格工程項(xiàng)目通知(監(jiān)B-02)

類別號BE

3、安全隱患通知單(監(jiān)B-03)

類別號BA

4、工程停工指令(監(jiān)B-04)

類別號BG

5、設(shè)計(jì)變更通知單(監(jiān)B-05)

類別號BS

6、監(jiān)理例會記錄(監(jiān)B-06)

類別號BH

7、工程備忘錄(監(jiān)B-07)

類別號BB

8、工程質(zhì)量整改通知單(監(jiān)B-08)

類別號BZ

9、監(jiān)理合理化建議申報(bào)表(監(jiān)B-09)

類別號BJ

三、監(jiān)理內(nèi)部工作資料類

1、實(shí)測項(xiàng)目檢查記錄表(監(jiān)C-01)

類別號CC

2、砼試塊成型記錄表(監(jiān)C-02)

類別號CH

3、監(jiān)理值班記錄(監(jiān)C-03)

類別號CB

4、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄(監(jiān)C-04)

類別號CY

5、工程材料取樣復(fù)檢記錄(監(jiān)C-05)

類別號CJ

6、砼、砂漿配合比試配記錄(監(jiān)C-06)

類別號CS

四、合同管理類

1、工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、分包、供貨合同及施工委托書。

2、招投標(biāo)文件、招標(biāo)答疑會議紀(jì)要、圖紙會審紀(jì)要。

3、監(jiān)理合同、特別授權(quán)文件、監(jiān)理規(guī)劃、大綱、實(shí)施細(xì)則。

五、工程管理文件類：

類別號JV

1、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理年報(bào)。

2、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量評定報(bào)告。

3、工程質(zhì)量安全事故報(bào)告，工程質(zhì)量安全事故處理報(bào)告。

4、單位工程質(zhì)量綜合評估報(bào)告。

5、監(jiān)理音像資料。

6、各種施工技術(shù)方案。

7、沉降觀測記錄。

8、天氣記錄。

9、投資及進(jìn)度控制資料。

10、監(jiān)理日記。

第二條 監(jiān)理表格分類及使用說明

一、施工單位申報(bào)類（A表類）

本類表格由施工單位在項(xiàng)目監(jiān)理部領(lǐng)取，按有關(guān)事項(xiàng)分類填寫，一式三份，報(bào)監(jiān)理部 批示完畢后，由監(jiān)理部發(fā)往施工單位，由施工單位填寫回執(zhí)欄，各自存檔，監(jiān)理方二份，施工方一份，方可組織實(shí)施。

1、施工組織設(shè)計(jì)及方案報(bào)審表（類別號AA－）

本表由施工單位按有關(guān)規(guī)定及要求報(bào)審施工組織設(shè)計(jì)或有關(guān)技術(shù)方案時(shí)填寫，與附件同時(shí)送交監(jiān)理部。

2、分包單位資格審查申請表（類別號AB－）

本表由工程施工總承包單位按合同或業(yè)主要求，選定某項(xiàng)工程分包單位后，將證明分包單位資質(zhì)等級、技術(shù)能力及其他需要證明其具備相應(yīng)履約能力的資料作為附件，與此表同時(shí)報(bào)送監(jiān)理部，監(jiān)理部作出審查意見之后，報(bào)業(yè)主確認(rèn)后，發(fā)往施工單位。

3、工程開工報(bào)告（類別號AC－）

本表由施工單位在分部分項(xiàng)工程開工前，將經(jīng)批準(zhǔn)的施工方案、勞動力組織計(jì)劃、原材料檢驗(yàn)證明、特種人員上崗證明等資料作為附件，填寫后報(bào)監(jiān)理部。

4、工程測量放線報(bào)驗(yàn)單（類別號AD－）

本表由施工單位在工程測量放線完畢后，將有關(guān)圖表作為附件，填寫后報(bào)監(jiān)理部復(fù)驗(yàn)。

5、工程材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)單（類別號AE－）

本表由施工單位在工程材料設(shè)備（包括甲供）進(jìn)場，按有關(guān)規(guī)定抽樣復(fù)檢后，將有關(guān) 試驗(yàn)報(bào)告或外觀檢測數(shù)據(jù)表作為附件，填寫后報(bào)監(jiān)理部核驗(yàn)。

細(xì)目： 水 泥AE－S 鋼 材AE－G 地 材AE－D 防水材料AE－F 裝飾裝修AE－X 電氣材料AE－H 水暖器材與衛(wèi)生潔具：AE－N 設(shè) 備AE－B

6、工程進(jìn)場施工設(shè)備報(bào)驗(yàn)單（類別號AF－）

本表由施工單位按施工組織設(shè)計(jì)及方案或投標(biāo)文件中要求進(jìn)場有關(guān)設(shè)備后，將有關(guān)設(shè) 備生產(chǎn)能力技術(shù)參數(shù)填寫后報(bào)監(jiān)理部，附樣本資料，出廠合格證或測試報(bào)告等。

7、工程報(bào)驗(yàn)單（類別號AG－）

本表由施工單位在有關(guān)工程工序完成后填報(bào)。

細(xì)目： 鋼筋工程：AG－G 模板工程：AG－M 電梯工程：AG－S 鋼筋焊接：AG－H 預(yù)埋預(yù)留：AG－Y 樁基工程：AG－J 砌筑工程：AG－Q 防水工程：AG－F 建筑電氣：AG－D 門窗工程：AG－C 裝飾工程：AG－Z 土方工程：AG－T 通風(fēng)與空調(diào)：AG－K 樓地面工程：AG－L 采暖衛(wèi)生及煤氣工程：AG－S

8、復(fù)（停）工申請表（類別號AH）

本表由施工單位在停工原因消除或發(fā)生不能繼續(xù)施工事項(xiàng)后填寫，附件有關(guān)證明材料 報(bào)監(jiān)理部。

1、工期順延申請表（類別號AI－）

本表由施工單位在按合同發(fā)生順延工期的原因后，將有關(guān)證明材料作為附件填報(bào)，要求相應(yīng)順延某項(xiàng)工程工期，報(bào)監(jiān)理部。

10、（）月工作量申報(bào)核驗(yàn)表（類別號AJ）

＿＿＿＿月合同外工作量申報(bào)核試驗(yàn)表（類別號AK）

＿＿＿＿月甲供材料耗用清單（類別號AX）

項(xiàng)目月付款申報(bào)表（類別號AL）合同外為AL（外），合同內(nèi)AL。

上述表格在每月25日由施工單位將本月形象進(jìn)度中完成工作量分為合同內(nèi)與合同外兩部分分別填報(bào)，將有關(guān)月工程量預(yù)算書作為附件；由監(jiān)理部審核后簽付進(jìn)度款。

11、工程材料價(jià)格申報(bào)表(類別號AM)本表由施工單位按合同或招投標(biāo)文件要求，由乙方采購，甲方確認(rèn)價(jià)格后 的材料，在采購前，由乙方將有關(guān)材料生產(chǎn)廠商資信證明、報(bào)價(jià)清單作為附件，由監(jiān)理部會同業(yè)主代表共同確認(rèn)，作為結(jié)算依據(jù)。

12、索賠申報(bào)單（類別號AN）

本表由施工單位按合同或招投標(biāo)文件要求，發(fā)生業(yè)主或由業(yè)主過錯(cuò)引起施工單位產(chǎn)生 損失，需向業(yè)主索賠事項(xiàng)，將有關(guān)證明材料作為附件報(bào)送監(jiān)理部，由監(jiān)理部組織業(yè)主與施工單位協(xié)商解決。

13、施工單位申報(bào)表（類別號AP）

本表適用于沒有專用表格，施工單位需要請示、批復(fù)的其他事項(xiàng)，由施工單位填報(bào)監(jiān) 理部。

14、砼澆筑申報(bào)表（類別號AQ）

本表由施工單位在鋼筋、模板分項(xiàng)工程報(bào)驗(yàn)合格后，砼攪拌站計(jì)量系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)收合格，原材料已報(bào)檢復(fù)驗(yàn)合格后，填報(bào)監(jiān)理部。

15、技術(shù)核定單（類別號AR）

本表由施工單位在按設(shè)計(jì)文件要求無法施工或設(shè)計(jì)文件出現(xiàn)明顯錯(cuò)誤或自相矛盾時(shí)填 寫報(bào)送監(jiān)理部。由監(jiān)理部會同業(yè)主或通過設(shè)計(jì)單位解決。

16、現(xiàn)場簽證單（類別號AS）

本表由施工單位在施工過程中完成合同外工程或因設(shè)計(jì)變更原因造成返工，需在合同 外另增工程量，填報(bào)后報(bào)監(jiān)理部，由監(jiān)理部會同業(yè)主確認(rèn)。

17、工程材料供應(yīng)商資質(zhì)審查表（類別號AT）

本表由施工單位在擬采購材料前將有關(guān)材料供應(yīng)商生產(chǎn)資質(zhì)及其他資信證明作為附 件，填寫后報(bào)送監(jiān)理部。

18、工程材料計(jì)劃報(bào)審表（類別號AV）

本表由施工單位按施工進(jìn)度計(jì)劃每月25日將下月甲供材料設(shè)備計(jì)劃報(bào)監(jiān)理部，監(jiān)理部 審查批準(zhǔn)后，交業(yè)主按計(jì)劃供應(yīng)。

19、工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表（類別號AY）

本表由施工單位按施工組織設(shè)計(jì)及其合同要求每月25日將下月進(jìn)度計(jì)劃附后報(bào)審，作 為業(yè)主各項(xiàng)工作配合依據(jù)。

二、監(jiān)理管理類（B類表）

本類表格由監(jiān)理部在監(jiān)理工作進(jìn)行過程中，填寫一式三份，由建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理部各存一份。

1、監(jiān)理通知單：（類別號BT）

本表適用于無專用表格，需要通報(bào)有關(guān)單位（包括業(yè)主）或需要有關(guān)單位完成某項(xiàng)工 作時(shí)，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫，項(xiàng)目總監(jiān)簽發(fā)。

2、不合格工程項(xiàng)目通知（類別號BE）

本表適用于分部分項(xiàng)工程達(dá)不到合同要求，需要返工或局部修整無法達(dá)到要求需要拆除的情況，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫，項(xiàng)目總監(jiān)簽發(fā)。

3、安全隱患通知單（BA－）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)安全隱患或違規(guī)操作可能引發(fā)安全事故時(shí)填寫，由項(xiàng)目總 監(jiān)簽發(fā)。

4、工程停工指令（BG－）

本表在工程施工過程中施工單位嚴(yán)重違規(guī)操作，可能引發(fā)質(zhì)量安全事故或者工程質(zhì)量 進(jìn)度長期達(dá)不到合同要求，需要停工整頓；或者業(yè)主有關(guān)工程工作不到位，甲供材料設(shè)備不能進(jìn)場，造成施工無法進(jìn)行。由監(jiān)理部酌情填寫，項(xiàng)目總監(jiān)簽發(fā)。

5、設(shè)計(jì)變更通知單（BS－）

本表根據(jù)業(yè)主要求或設(shè)計(jì)單位變更通知，監(jiān)理部審核后，將有關(guān)設(shè)計(jì)要求文件作為附件發(fā)往施工單位。

6、監(jiān)理例會記錄（類別號BH）

本表由監(jiān)理部將現(xiàn)場各種工程會議形成決定或達(dá)成口頭協(xié)議，當(dāng)場記錄，三方簽署后各存一份。

7、工程備忘錄（類別號BB）

本表適用于無專用表格，而需要書寫記錄的各方協(xié)商決定或達(dá)到協(xié)議。

8、工程質(zhì)量整改通知單（類別號BZ－）

本表適用于施工現(xiàn)場分部分項(xiàng)工程施工過程中發(fā)生違規(guī)操作，經(jīng)整改后達(dá)到可以要求事項(xiàng)，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫，項(xiàng)目總監(jiān)簽發(fā)。

9、監(jiān)理合理化建議報(bào)審表（類別號BJ）

本表適用監(jiān)理根據(jù)有關(guān)技術(shù)規(guī)范，功能要求對設(shè)計(jì)文件及施工重大方案審查后提出技 術(shù)可行，可節(jié)約投資的合理化建議報(bào)業(yè)主，經(jīng)采納后作為合理化建議獎(jiǎng)結(jié)算依據(jù)。

三、監(jiān)理內(nèi)部工作資料類

1、實(shí)測項(xiàng)目檢查記錄表（類別CC－）

本表在分部分項(xiàng)工作完成后，需要實(shí)測實(shí)量，由專業(yè)監(jiān)理工程師填寫后存檔，作為分項(xiàng)工程質(zhì)量評定依據(jù)。

2、砼、砂、漿試塊成漿記錄表（類別號CH）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師按有關(guān)規(guī)定在砼澆筑現(xiàn)場抽取試塊后編號填表以便核查試壓結(jié)果。

3、監(jiān)理值班記錄（類別號CB－）

本表由監(jiān)理部正常工作時(shí)間之外，連續(xù)施工需夜間及節(jié)假日值班，由值班人填寫存檔。

4、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄（類別號CY－）

本表由監(jiān)理部在每天填寫已驗(yàn)收的工程，作為驗(yàn)收工程臺賬備查。

5、工程材料取樣復(fù)驗(yàn)記錄（類別號CC）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師在進(jìn)場材料（含焊接頭）取樣后登記，作為臺賬備查。

6、砼、砂漿配合比試配記錄（類別號CS）

本表由專業(yè)監(jiān)理工程師現(xiàn)場取樣后，送試驗(yàn)室試配，登記作為臺賬。

陜西郵電建設(shè)監(jiān)理有限公司

第一項(xiàng)目部

2000/4/30

第五篇：機(jī)械設(shè)備檔案資料管理規(guī)定

機(jī)械設(shè)備檔案資料管理規(guī)定

第八條 資料歸檔原則

1、歸檔的設(shè)備管理工作和和各類設(shè)備申購、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須具有長期參考價(jià)值和憑證作用。

2、歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和各類設(shè)備從申購到改造的全過程，保證材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3、歸檔的文件材料必須遵循自然形成規(guī)律、保持有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性。

第九條須歸檔的文件材料

1、須歸檔的文件材料：設(shè)備采購申請表、采購合同、發(fā)票、發(fā)貨清單、開箱驗(yàn)收單、合格證、制造資質(zhì)、制造許可證、安裝說明書、使用說明書、隨機(jī)圖樣、統(tǒng)一編號、設(shè)備管理制度、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)規(guī)程、檢查規(guī)程、安全技術(shù)交底、使用登記證、履歷書、運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、大修記錄、更新改造記錄、缺陷記錄、事故記錄、報(bào)廢申請。

2、歸檔的重點(diǎn)是高價(jià)值設(shè)備所形成的資料。

第十條不須歸檔的文件材料

1、未定稿、未報(bào)批的管理性文件。

2、未生效的合同、協(xié)議書。

3、重復(fù)文件。

4、無參考價(jià)值的文件。

5、設(shè)備廣告、宣傳材料等。

第四章立卷歸檔

第十一條設(shè)備資料員負(fù)責(zé)對設(shè)備逐臺建立設(shè)備資料袋，按第六條第一項(xiàng)所列，收集、整理、保存須歸檔的資料。

第十二條為便于查詢，每卷檔案的封面應(yīng)有設(shè)備名稱、設(shè)備型號、出廠編號、自編號、立檔日期；每卷檔案的首頁應(yīng)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目錄。

第十三條隨機(jī)圖紙資料由設(shè)備主辦施工員審核校對，與實(shí)物不符的，應(yīng)做好修改記錄。

第十四條新進(jìn)設(shè)備，開箱前應(yīng)通知設(shè)備資料員到場登記收集有關(guān)資料圖紙。

第十五條設(shè)備改裝、改造后，圖紙應(yīng)及時(shí)修改。

第十六條設(shè)備在現(xiàn)場產(chǎn)生形成的各種資料，應(yīng)及時(shí)交設(shè)備資料員，須存檔保存的經(jīng)整理后存檔。

第十七條歸卷的檔案分類按先后橫向、自上而下、從左到右排列。

第十八條設(shè)備外調(diào)時(shí)，設(shè)備檔案隨機(jī)調(diào)出，并做好交接手續(xù)。第十九條外地設(shè)備調(diào)入時(shí)，與調(diào)出地設(shè)備資料員索取設(shè)備檔案，并做好交接手續(xù)。

第五章檔案資料的借閱

第二十條資料圖紙的借閱必須辦理借閱手續(xù)。

第二十一條設(shè)備資料員認(rèn)真按《資料圖紙借閱登記表》資料名稱、圖號、張數(shù)、借閱日期、借閱期限等內(nèi)容，借閱人在登記表中簽

字。

第二十二條資料圖紙的借閱須本部門班長職務(wù)以上人員辦理，非本部門人員、外單位人員禁止借閱。

第二十三條保密文件的借閱需保設(shè)備主管同意。

第二十四條借閱期限不超過一個(gè)月，到期后未歸還的，設(shè)備資料員催促借閱人歸還。丟失、損壞或拒不歸還的，視情況處借閱人50至200元罰款處分。

第二十五條未填寫登記表或私自將資料圖紙借閱他人，造成無法追回的，視情況處設(shè)備資料員50至200元罰款處分。

第六章附則

第二十六條本規(guī)定自簽發(fā)之日起實(shí)行。

第二十七條本規(guī)定與公司上級規(guī)定相抵觸的，按上級規(guī)定執(zhí)行。

簽發(fā)人機(jī)電部

2011年9月20日