第一篇：文書檔案與管理范文

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。行文規(guī)則：各機(jī)關(guān)在公文擬制過程中所必修遵循的原則擬辦：對(duì)收到的文件提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)審核和批示時(shí)參考。一般由辦公室主任負(fù)責(zé)。批辦：指單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收文如何辦理提出的最終的批示意見和要求。領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批辦的結(jié)果體現(xiàn)為批示的意見。收文承辦：根據(jù)來文要求或領(lǐng)導(dǎo)意見，按文件內(nèi)容要求進(jìn)行具體實(shí)施、或另起草文件、或?qū)砦倪M(jìn)行翻印和轉(zhuǎn)發(fā)等的工作。簽發(fā)指機(jī)關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審核過的文稿進(jìn)行最后的審定并簽署印發(fā)，文件據(jù)此生效。檔案：指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項(xiàng)工作服務(wù)。歸檔：指文書部門或業(yè)務(wù)部門將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序劃的過程。

1.文書、文件、公文的聯(lián)系與區(qū)別，文件與檔案的聯(lián)系、文書工作與檔案的聯(lián)系。（1）①共同點(diǎn)：內(nèi)容上都反映了人們的社會(huì)活動(dòng)，都是在處理事務(wù)過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規(guī)范。②區(qū)別：

A.文書與文件是同義的，只是在習(xí)慣用法上有差別。B.文書：一般用于表達(dá)集合概念，不用于表達(dá)某一份文字材料。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。而不會(huì)說“這份文書”、“XX號(hào)文書”、“市政府文書”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號(hào)文件，文件處理、文件材料。不會(huì)說文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書。D.當(dāng)僅指“公務(wù)文書”時(shí)，文書、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。③文書工作是檔案的工作的基礎(chǔ)。④檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。

2.公文的特點(diǎn)是什么？公文按辦理時(shí)限、行文方向、機(jī)密程度可分為哪些類別？（1）公文特點(diǎn)1由法定作者制發(fā)2具有法定的權(quán)威性和時(shí)效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時(shí)間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；按機(jī)密程度分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時(shí)秘書人員應(yīng)注意哪些事項(xiàng)？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項(xiàng)：①領(lǐng)會(huì)發(fā)文目的，為什么要起草這份公文。即領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。②把握主題思想，即主要寫什么內(nèi)容。③明確行文對(duì)象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語等。④明確行文的時(shí)間要求。

4.文書工作的主要任務(wù)是什么？收文、發(fā)文處理的程序包括哪些環(huán)節(jié)？1）文書工作的主要任務(wù)發(fā)文的擬制、收文辦理、發(fā)文辦理，文件辦理過程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽等工作。2）收文處理的環(huán)節(jié)：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發(fā)文處理程序：交擬、起草、會(huì)商、審核、簽發(fā)、發(fā)文登記、膳印和校對(duì)、用印和簽署、核發(fā)、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應(yīng)由文書人員“中轉(zhuǎn)”。（1）簽收的范圍1機(jī)要部門送來的密件和急件都要進(jìn)行簽收；2郵局（或快遞公司）送來的掛號(hào)件等；3外單位派人直接送來的重要文件。擬辦和批辦有什么區(qū)別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對(duì)收文如何處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考 批辦人： 單位領(lǐng)導(dǎo) 批辦的作用：是對(duì)收文如何處理作出的權(quán)威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書人員的職責(zé)是什么？①呈送：根據(jù)文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對(duì)擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無署名和簽上時(shí)間，督促及時(shí)辦理④送達(dá)：根據(jù)擬辦、批辦意見，將收文送有關(guān)部門和人員落實(shí)辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級(jí)指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性、報(bào)告性文件；帶有密級(jí)的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開的出版物；一般性的各類簡(jiǎn)報(bào)；事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請(qǐng)柬等；注明領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細(xì)，但比較費(fèi)時(shí)。集中傳閱：把領(lǐng)導(dǎo)等閱讀人員集中起來，利用開會(huì)時(shí)間等進(jìn)行閱讀，也較常用。設(shè)立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設(shè)立一個(gè)閱文室。

7.文件轉(zhuǎn)化為檔案需具備哪些條件？我國最早的檔案是甲骨檔案，產(chǎn)生于殷商時(shí)代。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值;3）文件需按照一定的規(guī)律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。8.檔案按內(nèi)容和形成時(shí)間分，可分別分為哪些類別？按檔案內(nèi)容分：文書檔案和專門檔案。按檔案形成時(shí)間分：建國前檔案和建國后檔案。建國前檔案又稱為歷史檔案—舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價(jià)值包括哪些？檔案作用的發(fā)揮有哪些規(guī)律？1）檔案的基本價(jià)值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內(nèi)容和形式的所決定的，俗話說“口說無憑，立字為證”，就是對(duì)檔案憑證價(jià)值的充分肯定。參考作用：檔案作為過去各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，為現(xiàn)實(shí)和今后各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的開展提供了參考借鑒的豐富資料?！扒笆虏煌?，后事之師”、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說明了檔案的參考價(jià)值。2）檔案作用的發(fā)揮規(guī)律1檔案作用范圍的遞增律（擴(kuò)展律）：檔案的作用范圍隨著時(shí)間的推移而不斷擴(kuò)大。2檔案機(jī)密程度的遞減律3檔案作用發(fā)揮的條件 10.檔案工作包括哪8個(gè)環(huán)節(jié)？檔案工作的原則是什么？維護(hù)檔案的安全：①檔案的物質(zhì)安全，盡量延長(zhǎng)檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內(nèi)容不失密。（1）檔案工作的環(huán)節(jié)-檔案實(shí)體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理②維護(hù)檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機(jī)構(gòu)有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務(wù)，是檔案室與檔案館的最主要區(qū)別。

12.什么是歸檔范圍？一個(gè)企業(yè)的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個(gè)單位收到或形成的所有文件材料中需要?dú)w檔的有哪些2）企業(yè)歸檔范圍-反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價(jià)值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行或具有重要參考價(jià)值的收文；下級(jí)報(bào)送的重要材料。無論來自上級(jí)還是同級(jí)或下級(jí)單位，只要與本企業(yè)工作有直接關(guān)系的，都應(yīng)納入歸檔范圍。登載于上級(jí)簡(jiǎn)報(bào)、新聞媒體（網(wǎng)站、報(bào)紙、電視等）上的本企業(yè)需執(zhí)行，或反映本企業(yè)工作活動(dòng)的材料。如通過簡(jiǎn)報(bào)、新聞媒體發(fā)布的指導(dǎo)性文件、有關(guān)本企業(yè)工作活動(dòng)的記述、獎(jiǎng)勵(lì)、表揚(yáng)或批評(píng)等。

13.文書檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯(lián)系有哪些？（1）文件在來源方面的聯(lián)系——文件之間的首要聯(lián)系

同一單位形成的檔案不能分散。因?yàn)槲募际怯梢欢ǖ臋C(jī)關(guān)單位及其內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的，形成文件的單位，構(gòu)成了文件來源方面的聯(lián)系。

2文件在時(shí)間方面的聯(lián)系-人們的工作活動(dòng)都有一定的過程和階段，不同時(shí)期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。文件整理歸檔工作一般都分年度進(jìn)行。（3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系-文件是在工作活動(dòng)過程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動(dòng)內(nèi)容。關(guān)于同一工作活動(dòng)的文件必然有著緊密的聯(lián)系。整理時(shí)把內(nèi)容相關(guān)的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習(xí)慣。

如上級(jí)到本單位檢查工作，必會(huì)形成：檢查通知、接待方案、工作匯報(bào)、會(huì)議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內(nèi)容上共同反映了檢查活動(dòng)的過程與結(jié)果。（4）文件在形式方面的聯(lián)系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)保存，便于保管利用優(yōu)先于保持檔案文件之間的聯(lián)系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個(gè)主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復(fù)制件；請(qǐng)示、批復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號(hào)包括哪幾部分？全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)

會(huì)填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會(huì)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成年度分開；第二步：同一年度的文件按內(nèi)容或機(jī)構(gòu)分類；第三步：同一內(nèi)容或機(jī)構(gòu)的文件按不同的保管期限分開；如果文件數(shù)量較多，可先按機(jī)構(gòu)分開，再按問題分開。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同年度的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一年度、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時(shí)間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件應(yīng)重要程度結(jié)合時(shí)間順序排列在一起。

第二篇：文書與檔案復(fù)習(xí)資料

二、問答題：

1文書與檔案的區(qū)別聯(lián)系

聯(lián)系：構(gòu)成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：

區(qū)別：1）文書是正在使用，未經(jīng)整理立卷的公文材料：檔案則是工作結(jié)束后，停止傳遞使用，已整理立卷，正式歸檔的文件材料。

2）文書是檔案的前身和基礎(chǔ)，檔案是文書的變體和歸宿。文書是明天的檔案，檔案是昨天的文書。

3）文書不全部能夠成為檔案，只有對(duì)以后有查考、利用和保存價(jià)值的才能轉(zhuǎn)化為檔案。

4）文書是單份的彼此不相聯(lián)系的散在的文件材料。檔案是經(jīng)過系統(tǒng)的立卷整理，按一定特征歸攏在一起，具有內(nèi)在聯(lián)系的組合材料。2文書工作包括哪些環(huán)節(jié)？

文書工作的內(nèi)容主要包括三大環(huán)節(jié)：公文的形成、公文的處理、公文的管理 3檔案管理工作主要有哪些內(nèi)容？

包括檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、提供利用和登記統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作。

4文書工作的組織機(jī)構(gòu)、組織形式有哪些？

文書工作的組織機(jī)構(gòu):1.專門的文書工作部門;2.綜合辦公部門下的職能部門;3.兼職文書工作部門

文書工作的組織形式:文書工作組織形式的類別 集中式 分散式 復(fù)合式 5如何確定文書工作的組織形式

文書工作組織形式選擇的依據(jù): 1)本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職能范圍 2)本機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的層次與數(shù)量 3)本機(jī)關(guān)收發(fā)文的數(shù)量與頻率 4)本機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)的關(guān)系

5)本機(jī)關(guān)人員的配備及資金來源 6簡(jiǎn)述文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，無論就全國范圍還是一個(gè)機(jī)關(guān)的范圍來說，均需要實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的原則。

（1）從全國來說，黨政系統(tǒng)分別實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。即中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳分別負(fù)責(zé)指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。

（2）從一個(gè)機(jī)關(guān)來說，文書工作由本機(jī)關(guān)綜合辦公部門的負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)。

（3）從上下級(jí)機(jī)關(guān)之間來說，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合辦公部門有責(zé)任對(duì)所屬機(jī)關(guān)的文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。另外，黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合辦公部門有責(zé)任對(duì)同級(jí)各部門的文書工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（4）各級(jí)檔案管理部門和本機(jī)關(guān)的檔案機(jī)構(gòu)有責(zé)任對(duì)本機(jī)關(guān)的文件整理歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

（5）機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門，責(zé)成人員負(fù)責(zé)本部門的文書工作。7現(xiàn)代辦公環(huán)境下文書工作人員應(yīng)具備哪些素質(zhì)？

1）基本素質(zhì)：

文書工作者的基本素質(zhì)是指文書工作者從事復(fù)雜社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的能力。2）技術(shù)素質(zhì)：

文書工作者的技術(shù)素質(zhì)是指文書工作者在文書工作中能夠熟練地使用與

文件管理相關(guān)的技術(shù)設(shè)備的能力。3）信息素質(zhì)：

信息素質(zhì)是指文書工作者要有對(duì)信息獲取、理解、分析、加工和活用的能力。

4）管理素質(zhì)：

管理素質(zhì)主要包括兩大方面：其一，管理思維。其二，管理能力。8檔案管理的組織機(jī)構(gòu)有哪些？

1)機(jī)關(guān)檔案室——是專門管理本單位所形成的檔案，主要為本單位服務(wù)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)。類型：科技檔案室 綜合檔案室 人事檔案室 專門檔案室 2)檔案館——是國家法定的專門永久保存檔案的基地。類型：國家檔案館 部門檔案館 企事業(yè)單位檔案館

3)檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)——即各級(jí)檔案局，是國家和各省、市、縣人民政府的檔案行政管理部門。9公文的特點(diǎn)

公文的特點(diǎn)：法定性 強(qiáng)制性 規(guī)范性 語體的簡(jiǎn)明性

一、決議：用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★程序上的規(guī)范性：必須經(jīng)集體討論和表決后形成。

★內(nèi)容上的針對(duì)性：主要對(duì)某一重要工作或重大事項(xiàng)。

★效力上的權(quán)威性：一經(jīng)發(fā)布，應(yīng)堅(jiān)決執(zhí)行。

★對(duì)象上的普遍性：所屬組織、團(tuán)體、個(gè)人均不得例外。

★時(shí)效上的長(zhǎng)期性：決議的效用一般時(shí)限較長(zhǎng)。

二、決定：用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★適用范圍廣泛：適用于各級(jí)組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。

★適用方式比較靈活：既可用于解決重大的方針政策、決策部署，也可用于處理具體的人和事。

★具有很強(qiáng)的約束力：一旦作出決定，有關(guān)組織和個(gè)人必須遵照?qǐng)?zhí)行，不可輕易改變。

三、命令（令）： 用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布實(shí)行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

主要特點(diǎn)：

★權(quán)威性：發(fā)布機(jī)構(gòu)須有一定的權(quán)威性，使用權(quán)限受到嚴(yán)格限制，限定在行政機(jī)關(guān)及其法定代表，其他單位和個(gè)人不能發(fā)布命令（令）?！飶?qiáng)制性：命令發(fā)布后在適用范圍內(nèi)需遵照?qǐng)?zhí)行?！飮?yán)肅性：“謹(jǐn)慎出令，令出準(zhǔn)行”。

四、公報(bào)：用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★內(nèi)容上的重要性：公報(bào)所涉及的內(nèi)容應(yīng)是黨內(nèi)外、國內(nèi)外普遍關(guān)心的重大事項(xiàng)或重要決定。

★形式上的多樣性：以新聞的形式，黨和國家的名義，兩個(gè)或多個(gè)政黨的名義形成聯(lián)合公報(bào)。

★使用上的習(xí)慣性：一般為公布重要會(huì)議情況、重大事件，公布人口普查、經(jīng)濟(jì)

發(fā)展和國家計(jì)劃執(zhí)行情況等。

★方式上的公開性：公報(bào)的透明度高。

五、公告：用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)（其中，“重要事項(xiàng)”是指有關(guān)國家、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、科技、人事、外交的事項(xiàng)；“法定事項(xiàng)”是指由國家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依據(jù)法律法規(guī)和法定程序公開的事項(xiàng)）。

主要特點(diǎn)：

★發(fā)文機(jī)關(guān)的特定性：僅限于國家權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)，以及被授權(quán)的部門?！锕純?nèi)容的莊重性：體現(xiàn)國家及其權(quán)力機(jī)關(guān)的威嚴(yán)?！锔嬷秶膹V泛性：面向國內(nèi)外。

★傳播方式 的公開性：通過報(bào)紙、廣播、電視等傳播。

六、通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)

主要特點(diǎn)：

★公開性：主要采取在社會(huì)上張貼或刊登新聞媒體的形式予以公開發(fā)布。

★周知性：用以要求一定管轄范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、人民群眾了解知曉某些事項(xiàng)，自覺規(guī)范自己的行為，共同維護(hù)社會(huì)公共管理秩序。

★通俗性：通告的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)盡量使用明確、流暢、通俗易懂的語言表達(dá)，以達(dá)到“周知”與“遵守”的行文目的。

七、意見：用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。

主要特點(diǎn)：

重要性：所涉及的內(nèi)容必須是重要問題，方針政策性的重大事項(xiàng)和主要問題，特別是新問題。

特定性：寫作形式不僅要有“見解”，而且要有“處理的辦法”。

指導(dǎo)性：意見用于下行文時(shí)，具有指示的性質(zhì)，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)開展工作具有指導(dǎo)作用。

針對(duì)性：就某一重要問題，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)起幫助和解決問題的作用。原則性：一般是從宏觀上提出原則性意見。

七、意見：可用于下行文、上行文和平行文?！镉糜谙滦形臅r(shí)：一是上級(jí)對(duì)重要問題發(fā)表見解；二是針對(duì)突發(fā)事件或帶傾向性問題，向下級(jí)機(jī)關(guān)提出見解和處理辦法；三是針對(duì)某項(xiàng)工作或者局部性問題提出見解和處理辦法；四是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)在開展工作過程中所出現(xiàn)的新情況、新問題提出帶有指導(dǎo)性的意見等。

★用于上行文時(shí)：主要是向上級(jí)機(jī)關(guān)就有關(guān)工作、事項(xiàng)提出建議。

★用于平行文時(shí)：主要就某項(xiàng)工作、某些事項(xiàng)提出意見，供對(duì)方參考。

八、通知：用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行、周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文等。

★ 通知是黨政機(jī)關(guān)使用頻率最高、范圍最廣的文種。

★使用通知文種的幾種情況：

一是凡上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布下級(jí)機(jī)關(guān)的來文，用“批轉(zhuǎn)性通知”。二是凡下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)來文，或發(fā)布平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)來文，用“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”；

三是凡上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文時(shí)使用《條例》中規(guī)定的15個(gè)文種以外的其他文種，如準(zhǔn)則、條例、辦法、細(xì)則、要點(diǎn)、規(guī)劃、綱要、方案等，用“印發(fā)性通知”。

★ 人事任免也多選用通知這個(gè)文種。

九、通報(bào)：用于表彰、批評(píng)、傳達(dá)重要精神和告知情況。

主要特點(diǎn)：

★目的性：介紹典型事例，有的放矢，目的明確。

1.表彰性通報(bào)：用于表揚(yáng)先進(jìn)集體和個(gè)人，表彰先進(jìn)事跡，評(píng)價(jià)典型經(jīng)驗(yàn)； 2.批評(píng)性通報(bào)：用于批評(píng)違規(guī)違紀(jì)事件，揭露壞人壞事，分析總結(jié)事故教訓(xùn)等；

3.告知性通報(bào)：用于傳達(dá)上級(jí)重要指示精神、重要會(huì)議精神、交流工作情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，指出工作的重點(diǎn)或必須關(guān)注的問題?！飼r(shí)效性：如處置突發(fā)事件的情況通報(bào)等。

十、報(bào)告： 用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

主要特點(diǎn)：

★廣泛性：適用范圍廣泛。

★陳述性：內(nèi)容以陳述為主。

★單向性：下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)單向行文，上級(jí)機(jī)關(guān)只知曉報(bào)告內(nèi)容，可批復(fù)亦可不批復(fù)。

★事后性：“事前請(qǐng)示，事后報(bào)告”。

十一、請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)。

主要特點(diǎn)：

★規(guī)定性：內(nèi)容一般是需要上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、指導(dǎo)、批準(zhǔn)、答復(fù)或幫助解決的事項(xiàng)。

★層級(jí)性：請(qǐng)示原則上必須逐級(jí)請(qǐng)示，不得越級(jí)行文，特殊情況需越級(jí)請(qǐng)示，要抄送被越過的上級(jí)機(jī)關(guān)。

★單一性：一事一請(qǐng)示；一般為一個(gè)主送單位。

★呈批性：原則上主送有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)機(jī)關(guān)，無論同意與否，上級(jí)機(jī)關(guān)都要給予答復(fù)?！镫`屬性：請(qǐng)示者和受理者應(yīng)是一級(jí)機(jī)關(guān)或組織，并具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系。

★事前性：必須是事前請(qǐng)示，不能先斬后奏。

十二、批復(fù)：用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★針對(duì)性：必須針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)，表明的態(tài)度、提出的意見都具有很強(qiáng)的針對(duì)性。

★權(quán)威性：批復(fù)提出的決策、意見對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有法定的約束力；下級(jí)機(jī)關(guān)必須遵照?qǐng)?zhí)行。

★簡(jiǎn)明性：批復(fù)內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，對(duì)請(qǐng)示件中的請(qǐng)求事項(xiàng)只作原則性、結(jié)論性的表態(tài)、指示、決定，或提出方向性意見，無須作具體的分析和闡述。

十三、議案：用于各級(jí)人民政府按照法定程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★主體的法定性：制作主體是各級(jí)人民政府。

★內(nèi)容的特定性。

★提請(qǐng)的時(shí)效性。

★建議的可行性。

★辦理的程序性。

十四、函： 用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★廣泛性：使用范圍廣、使用頻率高、簡(jiǎn)便靈活，平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)都可使用。

★靈活性：凡是申請(qǐng)事項(xiàng)、建議咨詢、商洽工作、通知事項(xiàng)、催辦事情、答復(fù)詢問、報(bào)送材料都可用函，還可用來請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批有關(guān)事項(xiàng)?！飭我恍裕阂缓皇?，簡(jiǎn)短明了。

十五、紀(jì)要：用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

主要特點(diǎn)：

★紀(jì)實(shí)性：如實(shí)記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

★概括性：紀(jì)要不同于記錄，只需要集中、精要反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)。

★內(nèi)部性：會(huì)議紀(jì)要使內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會(huì)單位和相關(guān)單位，但不需要向社會(huì)公開。

★ 不得以會(huì)議紀(jì)要代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不得直接作為行政管理的依據(jù)。

10公文格式有哪些構(gòu)成要素

公文要素共分版頭、主體、版記三大部分18個(gè)基本要素。1)版頭：公文首頁紅色分隔線以上的部分。

要素包括：份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分隔線

2)主體：首頁紅色分隔線以下、公文末頁首條分隔線以上的部分。

要素包括：標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件。

3)版記：首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

要素包括： 版記中的分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼 11公文文種辨析 1).“條例”“規(guī)定”“辦法”的區(qū)別

“ 條例”與“規(guī)定”和“辦法”相比，主要特點(diǎn)是所涉及事物和問題的性質(zhì)更重要，范圍比較寬；內(nèi)容高度概括；有效的時(shí)間與空間范圍廣闊，穩(wěn)定性強(qiáng)；對(duì)制定與發(fā) 布機(jī)關(guān)的地位有較嚴(yán)格限制，如行政系統(tǒng)只有國務(wù)院有權(quán)使用，“國務(wù)院各部門和地方人民政府制定的規(guī)章不得稱“條例”。黨的系統(tǒng)也只限“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度”。一般屬于“自主的”規(guī)范性公文，即自身即可創(chuàng)造新的規(guī)則。

“規(guī)定”的特點(diǎn)是使用范圍廣泛，對(duì) 制定和發(fā)布機(jī)關(guān)的地位無嚴(yán)格限制；所涉及事物和問題不如條例重大，范圍相對(duì)窄一些；內(nèi)容詳盡具體，針對(duì)性強(qiáng)；規(guī)定更適合作 為“自主的”和“補(bǔ)充的”規(guī)范性公文。

“辦法”比“規(guī)定”所涉及的事物和問題的規(guī)模要更小一些，性質(zhì)也相對(duì)輕一些；針對(duì)性更強(qiáng)，內(nèi)容也更加詳盡、具體而精細(xì)，更重直接的可操作性。直接的可操作性；除了一部分為“自主的”公文外，大部為“執(zhí)行的”規(guī)范性公文，如各種“實(shí)施辦法”即均具備這種性質(zhì)。

2.)“決定”與“命令”的區(qū)別

在使用權(quán)限方面“命令”非常嚴(yán)格，只有法律明確規(guī)定的機(jī)關(guān)可以使用，“決定”則可較普遍地使用；在適用的事務(wù)方面，“命令”涉及的是特定的具體事務(wù)，“決定”則既涉及這類事務(wù)也涉及一部分非特定的具有普遍性的反復(fù)發(fā)生的事務(wù)；在表達(dá)方面，“命令”高度簡(jiǎn)潔，只表達(dá)作者的意志和要求，“決定”則既表達(dá)意志、要求，又闡發(fā)一定的道理，交代執(zhí)行方面的要求，指明界定有關(guān)事物的標(biāo)準(zhǔn)等。

3).“指示”與“命令”的區(qū)別

“指示”的使用權(quán)限規(guī)定沒有“命令”嚴(yán)格，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)均可下達(dá)“指示”；在效用方面，“命令”對(duì)受文者來說必須無條件堅(jiān)決執(zhí)行，“指示”有時(shí)則在必須無條件執(zhí)行基本原則的前提下，允許受文者根據(jù)實(shí)際情況相對(duì)靈活地處置具體事務(wù)；在表達(dá)方面“命令”只表達(dá)作者的意志和要求，“指示”則既表達(dá)作者意志，又注意闡發(fā)道理，指出具體任務(wù)、具體規(guī)則，以及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的方法途徑，還注意說明有關(guān)事物間的界限等。4.)“通報(bào)”與“通知”的區(qū)別

“ 通報(bào)”與“通知”的不同點(diǎn)主要在：“通報(bào)”不是像“通知”那樣以具體的任務(wù)、詳細(xì)的規(guī)范化要求和有關(guān)規(guī)則來指導(dǎo)和推動(dòng)工作，而是用典型事例、有關(guān)情況來傳達(dá)意圖，啟發(fā)教育有關(guān)人員，指導(dǎo)有關(guān)方面的工作行為；有關(guān)執(zhí)行方面的要求也比“通知”要原則，甚至不涉及直接具體的執(zhí)行要求；發(fā)送范圍廣泛，一般情況下，均直接下達(dá)給廣泛范圍內(nèi)的各級(jí)各類工作人員。5.)“通報(bào)”與“處分決定”的區(qū)別

“通報(bào)”與“處分決定”有很大不同，首先 是制發(fā)公文的目的不同，“通報(bào)”是為了教育當(dāng)事人更是為了教育更多的人，指導(dǎo)和推動(dòng)有關(guān)工作；“處分決定”則主要是為了正式確認(rèn)有關(guān)的錯(cuò)誤事實(shí)和合法有效的處分意見。其次，對(duì)象不同，“通報(bào)”的對(duì)象必須是具有典型性的人或事，“處分決定”則是針對(duì)所有需給予處分的人及事。再次，內(nèi)容性質(zhì)不同，“通報(bào)”介紹說明錯(cuò)誤事實(shí)時(shí)概括而原則，以能引出結(jié)論為度，“處分決定”中的這部分內(nèi)容則具體而微；“通報(bào)”中常需有要求其他有關(guān)人員記取教訓(xùn)，采取有關(guān)措施的基本要求，“處分決定”則無此類內(nèi)容，“處分決定”中必須有明確的紀(jì)律處分意見，“通報(bào)”則不一定有。最后，發(fā)送范圍不同，“通報(bào)”發(fā)送范圍廣泛，“處分決定 ”則一般只與當(dāng)事人及有關(guān)方面見面，很少普發(fā)。

6.)“通告”與“公告”的區(qū)別

“通告 ”僅對(duì)國內(nèi)公布，其告知和約束的對(duì)象是作者統(tǒng)轄范圍內(nèi)的中國公民及有關(guān)的外籍人士，“公告”則對(duì)國內(nèi)國外公布，其告知的對(duì)象極廣泛；“公告”的事項(xiàng)更加重 大，應(yīng)具備使世人知曉的意義，“通告”則不限于此類性質(zhì)的內(nèi)容；“公告”的作者地位大都較高，“通告”則沒有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉 及強(qiáng)制性的執(zhí)行要求，“通告”中則常涉及有關(guān)人員的應(yīng)遵事項(xiàng)，有具體細(xì)致的行為規(guī)范和對(duì)公文具體如何遵守的要求。7.)“通告”與規(guī)范性公文的區(qū)別

“通告”的一部分內(nèi)容也具有一 定的規(guī)定性，但它卻與規(guī)范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民個(gè)人的行為規(guī)范，規(guī)范性公文則不限于此；“通知”中的規(guī)則更帶有政策性而非規(guī)范 性，因而穩(wěn)定性不如規(guī)范性公文；“通告”的內(nèi)容詳盡具體，有一部分用于解釋說明、闡發(fā)道理、敘述有關(guān)事實(shí)過程，指明有關(guān)事物間的界限、例舉有關(guān)情況的成 分，而這些成分在規(guī)范性公文中一般沒有；“通告”效力的存在依賴于作者自身的法定管轄權(quán)，對(duì)在轄區(qū)內(nèi)的公民有強(qiáng)制約束力；“通告”的生效程序比規(guī)范性公文簡(jiǎn)單，機(jī)關(guān)的法定責(zé)任者簽發(fā)即生效，不必依靠制發(fā)“命令”“通知”等完成其公布過程；“通告”的傳遞形式也比

較簡(jiǎn)便和多樣，張貼、廣播、刊載等形式均可保 證其有效。8.）“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的區(qū)別

請(qǐng)示的目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)某事宜給予批準(zhǔn)或明確答復(fù)某個(gè)問題；報(bào)告的目的是向領(lǐng)導(dǎo)部門匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，不需要批準(zhǔn)答復(fù)。請(qǐng)示必須在事前行文；報(bào)告則不受行文時(shí)限，事前、事中、事后皆可行文。請(qǐng)示內(nèi)容單一，要求一文一事，以便上級(jí)及時(shí)處理；報(bào)告則一文一事，一文數(shù)事皆可。請(qǐng)示中可以反映有關(guān)情況，要有請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告中決不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。本機(jī)關(guān)難以解決或難以回答的問題用請(qǐng)示；本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可解決或已解決的問題用報(bào)告。9.)“請(qǐng)示”與“議案”的區(qū)別

“議案”的作者是被嚴(yán)格限定的，受文者也是非常專指的，作為行政公文的“議案”的作者須是各級(jí)人民政府，受文者只能是同級(jí)人民代表大會(huì)或其常務(wù)委員會(huì)。“請(qǐng)示”則可用于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的任何下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)有所呈請(qǐng)；“議案”所關(guān)涉的事項(xiàng)是提請(qǐng)國家權(quán)力機(jī)關(guān)審議的重大事項(xiàng)，“請(qǐng)示”所涉及的事項(xiàng)則不僅僅是重大事項(xiàng)；在效用上，“請(qǐng)示”可以強(qiáng)制對(duì)方回復(fù)意見表明態(tài)度，但內(nèi)容并不能強(qiáng)制執(zhí)行，“議案”則在經(jīng)審議通過后，具有法律約束力。要求有 關(guān)機(jī)關(guān)或人員認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。10.)請(qǐng)示與申請(qǐng)的區(qū)別

請(qǐng)示是法定公文，申請(qǐng)為專用書信。

請(qǐng)示用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)提出請(qǐng)求，下級(jí)只能在上級(jí)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍內(nèi)報(bào)請(qǐng)需要批準(zhǔn)的事項(xiàng)。申請(qǐng)不僅用于下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求，不屬于請(qǐng)求范圍之內(nèi)的事項(xiàng)，而且可用于不相錄屬的但按規(guī)定、法律程序必須向其請(qǐng)求的機(jī)關(guān)、單位、部門等。如專門辦理有關(guān)業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)部門（銀行、保險(xiǎn)、公安、海關(guān)、土地管理、工商管理等）。

請(qǐng)示的行文對(duì)象固定，而申請(qǐng)的行文對(duì)象不定，請(qǐng)示的內(nèi)容限于本系統(tǒng)，本部門的行政公務(wù)或政策問題，寫法規(guī)范。申請(qǐng)的內(nèi)容不以系統(tǒng)、部門為限，寫法不強(qiáng)求一律，且常以填寫有關(guān)部門印制的各種表格代替。

請(qǐng)示的作者是法定的機(jī)關(guān)、團(tuán)體，而申請(qǐng)的作者可以是機(jī)關(guān)、團(tuán)體，也可以是個(gè)人。機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人向有關(guān)方面遞交申請(qǐng)，有時(shí)必須按有關(guān)規(guī)定出具或提交有關(guān)證明、證件、文件等，而請(qǐng)示則沒有這方面的規(guī)定。12文書寫作與管理的關(guān)系

一、現(xiàn)代管理的需要觸發(fā)應(yīng)用寫作

（一）應(yīng)用寫作產(chǎn)生于管理的需要

（二）應(yīng)用寫作是管理意志轉(zhuǎn)化為管理行為的中介

（三）應(yīng)用寫作的成果是管理的歷史憑據(jù)

二、應(yīng)用寫作主體、客體與現(xiàn)代管理的關(guān)系

三、應(yīng)用寫作行為過程與現(xiàn)代管理的關(guān)系

（一）遵循、統(tǒng)攝于管理需要——被動(dòng)化的運(yùn)思過程

（二）與管理過程相對(duì)應(yīng)——程序化的寫作過程

（三）整合、序化管理意圖——格式化的行文結(jié)構(gòu)和條文式的行文方式 13公文形成有哪些環(huán)節(jié)？

交擬 撰稿 會(huì)簽 審核 簽批（發(fā)）繕印 用印 簽發(fā) 立卷歸檔 14我國機(jī)關(guān)的組織關(guān)系主要有哪幾種？

機(jī)關(guān)的組織關(guān)系，主要表現(xiàn)為下面四種：(1)上下級(jí)關(guān)系，即領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。

(2)平級(jí)關(guān)系，即同等級(jí)別的關(guān)系。

(3)隸屬關(guān)系，指同一垂直組織系統(tǒng)中存在直接職能往來的上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。如省政府和它管轄范圍內(nèi)的市政府、縣政府、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府之間，市政府、縣政府、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府是隸屬于省政府的，省政府則隸屬市政府、縣政府和鄉(xiāng)(鎮(zhèn))政府。省政府內(nèi)的一個(gè)廳內(nèi)的廳和處、科之間，處、科是隸屬于廳的，廳則隸屬處、科。

(4)非隸屬關(guān)系，指不是同一垂直組織系統(tǒng)，不發(fā)生直接職能往來的機(jī)關(guān)之間的關(guān)系。這些機(jī)關(guān)包括平級(jí)機(jī)關(guān)或不同級(jí)別的機(jī)關(guān)。如省政府下屬的各個(gè)廳所隸屬的處、科之間；同一級(jí)別的各高等學(xué)校下屬的各處、系之間，都屬于非隸屬關(guān)系。

15上行的行文規(guī)則

1).原則上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。2).黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。3).下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

4).請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。5).除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。

6).受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。16下行文的行文規(guī)則

1).主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

2)黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。3).黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門行文。

4).涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。5).上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

17聯(lián)合行文的行文規(guī)則

1.同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。(1)各聯(lián)署機(jī)關(guān)行政層級(jí)應(yīng)相當(dāng)。層級(jí)指同一管理層級(jí)。(2)有共同管理的事項(xiàng)或者有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)。

(3)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，聯(lián)署單位不宜過多.(4)聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦機(jī)關(guān)。

(5)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)一般排列在前。

2.黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文.過去只有政府的部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文，這樣體現(xiàn)了實(shí)事求是原則。3.一個(gè)部門的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外，不得對(duì)外正式行文。

18簡(jiǎn)述收文處理程序

收文處理程序可分為文件的收進(jìn)階段和閱辦階段。收進(jìn)階段具體包括簽收、拆封、登記、附文件處理單等環(huán)節(jié)；閱辦階段具體包括擬辦、批辦、分發(fā)、承辦、注辦、歸卷、催辦等環(huán)節(jié)。承辦根據(jù)辦文要求不同，又可細(xì)分為：傳閱、傳達(dá)、辦理、擬稿。需要辦復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)的文件，承辦實(shí)際上就是擬稿。所以，從承辦開始文書處理就進(jìn)入到發(fā)文處理程序。19簡(jiǎn)述發(fā)文處理程序

發(fā)文處理程序可分為文件的制文階段和制發(fā)階段，制文階段具體包括交擬、擬稿、核稿、簽發(fā)、復(fù)核；制發(fā)階段具體包括打字排版、校對(duì)、印制、用印、登記、裝封、傳遞、注發(fā)、歸卷等環(huán)節(jié)。20公文傳遞的方式有哪幾種？ 1)．郵局傳遞 2)．機(jī)要通信傳遞 3)．機(jī)要交通傳遞 4)．電信傳遞 5)．文件交換

21對(duì)辦畢文件應(yīng)如何處理？

平時(shí)歸卷 清退 銷毀 暫存 22本機(jī)關(guān)哪些文件屬于歸檔范圍

(1)本級(jí)人大、政協(xié)、黨、政、工、青、婦領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)召開的代表大會(huì)、代表會(huì)議、工作會(huì)議的全套會(huì)議文件,以及各種照片、錄音、錄像等特殊載體的文件材料(由召開機(jī)關(guān)立卷歸 檔);(2)本機(jī)關(guān)黨組(或?qū)嵭悬h委制的黨委)、行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議文件材料和本機(jī)關(guān)各種工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議文件材料;(3)本機(jī)關(guān)頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本,重要的修改稿;(4)本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件和下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件;(5)本機(jī)關(guān)及其職能部門活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;(6)反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;(7)本機(jī)關(guān)檢查下級(jí)機(jī)關(guān)工作或調(diào)查研究形成的重要文件材料;(8)本機(jī)關(guān)或本機(jī)關(guān)匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析材料(包括電子文件等);(9)本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)等文件材料;(10)本機(jī)關(guān)黨委、團(tuán)委、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的重要文件材料;23簡(jiǎn)述文件整理的步驟和方法

檔案整理方法有六個(gè)步驟：

1、修整

2、裝訂

3、分類

4、排列

5、編號(hào)

6、編目

7、裝盒。

一、修整

為保證檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效提供利用，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔文件材料進(jìn)行必要的修整。一般包括：對(duì)破損文件進(jìn)行修裱 ；對(duì)字跡模糊或易退變的文件進(jìn)行復(fù)制 ；去除文件上易銹蝕的金屬物 ；對(duì)過大文件進(jìn)行折疊

二、裝訂

1、“件”的確定：

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂?！凹睘闅w檔文件的整理單位。原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。

2、排序方法：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，復(fù)制件在后；

轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；

復(fù)文在前，來文在后；

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

3、對(duì)齊方式

1、裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。

2、采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。

3、采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊

4、文件裝訂方式

根據(jù)歸檔文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用縫紉機(jī)軋邊或在文件左上角穿針打結(jié)。較厚的文件可采用“三孔一線”的裝訂方法,成冊(cè)不易拆封且未使用鐵釘?shù)?，可保持原貌不?/p>

三、分類

將歸檔文件按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別。

分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法。

四、排列

是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列：

1.同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列；

2.事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。

3.會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。

4.因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件，可以排在同一大類(問題)、的所有

文件的最后。并在備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。

五、編號(hào)

在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章。

歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號(hào)、、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、館編件號(hào)、總頁數(shù)

六、編目

編目以“件”為單位進(jìn)行，如密不可分的文件作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)排在前面的文件進(jìn)行編目。

歸檔文件應(yīng)根據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

1、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。但必須在題名欄中用()注明有無來文，如“附請(qǐng)示”。

2、歸檔文件目錄項(xiàng)目設(shè)置：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

七、裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等內(nèi)容。

檔案盒的封面：用全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱

檔案盒盒脊：項(xiàng)目有：全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。其中起止件號(hào)僅填寫室編件號(hào)，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”連接。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。館編起止件號(hào)、盒號(hào)在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫

裝盒的要求：不同形成的文件，不同保管期限的文件以及按機(jī)構(gòu)（問題）分類時(shí)，不同機(jī)構(gòu)（問題）形成的文件不得裝入同一檔案盒，裝盒時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的數(shù)量選擇厚度適宜的檔案盒

備考表：置于盒內(nèi)文件之后，不宜印在檔案盒上。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人。盒內(nèi)文件情況說明填寫主要包括盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況；整理人、檢查人欄應(yīng)填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件和負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量人員的姓名日期，填寫歸檔文件整理完畢的日期

檔案的排架：歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，統(tǒng)一豎放，盒脊朝外。一般單位應(yīng)在下一的第二季度內(nèi)完成整理歸檔工作

（一，對(duì)每份文件進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后，復(fù)文在前，來文（或去文）在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，其他文字文本在后。對(duì)永久、長(zhǎng)期保管的檔案必須去掉金屬物。對(duì)于已裝訂成冊(cè)不便拆釘?shù)目?、書籍，可不拆釘重裝。

二，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。我們公司文檔是依照照電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表（0-5大類）來分類，按-問題-保管期限進(jìn)行分類，例如：計(jì)劃經(jīng)營部的文檔按2011-經(jīng)營管理-永久（長(zhǎng)期、短期）進(jìn)行分類。

三，對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列。歸檔文件的排列在統(tǒng)一保管期限下進(jìn)行，統(tǒng)一保管期限的文件，按事由結(jié)合時(shí)間重要程度進(jìn)行排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性的文件可以集中排列。

四，編號(hào)。對(duì)歸檔文件依分類方案和排列的順序進(jìn)行逐件編號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。

五，編目。對(duì)已進(jìn)行了裝訂、分類、排列和編號(hào)的歸檔文件編制卷內(nèi)目錄。

六，裝盒。將已進(jìn)行了裝訂、分類、排列和編號(hào)的歸檔文件，按編制好的卷內(nèi)目錄順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、背脊及備考表。）24如何確定歸檔文件的“件”

“件”的確定：

歸檔文件應(yīng)按“件”裝訂。“件”為歸檔文件的整理單位。原則上每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件。

文件正本與定稿為一件；

正文與附件為一件；

原件與復(fù)制件為一件；

轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

會(huì)議記錄以每次會(huì)議記錄為一件(用記錄本記錄的，一本為一件)；

成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講話等文件各作為一件；

來文與復(fù)文為一件，經(jīng)過若干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，則將所有的 來文、復(fù)文分別作為一件

報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來裝訂方式一冊(cè)（本）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件

25歸檔文件的分類方法有哪些？

分類方法：分類法、機(jī)構(gòu)/問題分類法、保管期限分類法 26歸檔文件整理的基本原則有哪些？

總原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。

一、檔案整理保持“歷史聯(lián)系”（四大原則）

來源原則：檔案之間的來源聯(lián)系是首要的，不同來源的檔案不得混淆。

時(shí)間原則：檔案之間的時(shí)間聯(lián)系是自然的，固有的聯(lián)系

內(nèi)容原則：檔案之間的內(nèi)容聯(lián)系是重要的、內(nèi)在的、本質(zhì)的聯(lián)系

形式原則：檔案的形式（指檔案的種類、名稱、制成材料等）構(gòu)成檔案之間的某種聯(lián)系。靈活處理特殊情況檔案的一種管理原則。

二、檔案整理必須以便于保管和利用為原則

檔案的構(gòu)成情況的復(fù)雜性，所以在整理時(shí)，應(yīng)全面考慮各方面因素（檔案實(shí)體上的檔號(hào)包括保密程度、保管期限等要素）

三、檔案整理必須充分利用原有基礎(chǔ)的原則： 1）、凡收進(jìn)的案卷鑒定時(shí)要對(duì)原有基礎(chǔ)組合狀況進(jìn)行分析，盡量保留合理部分。2）、盡量避免大拆大動(dòng)，以免人為破壞檔案之間的歷史聯(lián)系。27如何確定文件整理環(huán)節(jié)的工作方式

一是集中式。歸檔文件整理工作集中在綜合辦公室或檔案室，這種形式適合小機(jī)關(guān)。

二是分散式。整理工作分散在形成歸檔文件的各部門進(jìn)行，即文書處理部門整理。優(yōu)點(diǎn)是：職能明確，不會(huì)造成文件材料的流失；對(duì)文件材料的價(jià)值判斷準(zhǔn)確；確保文件材料的及時(shí)歸檔;有利于管理。這種形式適合大中型機(jī)關(guān)。

三是集中與分散結(jié)合式。一部分集中在檔案部門，一部分業(yè)務(wù)特殊的部門集中在業(yè)務(wù)部門自行整理，向檔案室移交，這種形式適合中型機(jī)關(guān)。無論采取哪種方式都應(yīng)做到分工明確、責(zé)任落實(shí)到人。

28檔案收集的內(nèi)容有哪些？

（1）機(jī)關(guān)檔案室對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔的檔案的接收；

（2）機(jī)關(guān)檔案室對(duì)那些未及時(shí)歸檔的檔案的補(bǔ)充收集；

（3）檔案館對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)、撤銷機(jī)關(guān)的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收；（4）檔案館對(duì)中華人民共和國建立以前的各個(gè)歷史時(shí)期形成的檔案的接收與征集。

29各級(jí)各列檔案館收集檔案的內(nèi)容

第一，中央一級(jí)檔案館

需要永久保管的中央一級(jí)黨和國家現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，具有全國意義的、需要由中央保管的革命歷史檔案和舊檔案、有關(guān)歷史檔案以及黨中央和國務(wù)院決定接收的檔案。

第二，?。ㄊ校┳灾螀^(qū)檔案館

省級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位具有永久保存價(jià)值的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，省級(jí)機(jī)關(guān)的、具有全省意義的、需要由省保管的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案以及有關(guān)的歷史資料，省委和省人民政府決定接收的檔案。

第三，省轄市（州、盟）和縣級(jí)檔案館

同級(jí)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位的具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷

機(jī)關(guān)的檔案，本縣的革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案以及相關(guān)的歷史資料，縣委和縣人民政府決定接收的檔案。

第四，各類專門的、專業(yè)性的檔案館

中國照片檔案館、外交部檔案館、公安部檔案館和中國氣象局氣象檔案館 ?? 30從政權(quán)性質(zhì)與歷史角度，可以將檔案分為哪幾類？各類檔案主要由什么檔案館保管？

革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案

1)中央檔案館，中國中央級(jí)綜合性檔案館，1959年成立于北京，集中保管自“五四”運(yùn)動(dòng)以來的，具有全國意義的革命歷史檔案和中華人民共和國成立后黨和國家中央機(jī)關(guān)的具有永久保存價(jià)值的檔案。

2)中國第一歷史檔案館是專門保存明清兩代中央國家機(jī)關(guān)檔案及皇室檔案的國家級(jí)檔案館，成立于1925年，坐落在北京故宮西華門內(nèi)。

3)中國第二歷史檔案館是集中保管中華民國時(shí)期（1912-1949）各個(gè)中央政權(quán)機(jī)關(guān)及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的國家級(jí)檔案館。4)中國人民解放軍檔案館收集、保管建國前中國共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)的中國工農(nóng)紅軍、八路軍、新四軍、解放軍等軍事機(jī)關(guān)、部隊(duì)、院校形成的革命歷史檔案。

5)地方各級(jí)綜合性檔案館收集、保管建國前本地方革命歷史檔案及舊政權(quán)機(jī)關(guān)和其他單位形成的檔案。

31鑒定檔案價(jià)值應(yīng)遵循什么原則？

1）.從國家和人民的利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

2）.全面的觀點(diǎn) 來源、內(nèi)容、時(shí)間、文本、外形；把握被鑒定檔案與其他檔案的聯(lián)系；全面地預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案利用的需要。

3）.歷史的觀點(diǎn) 分析檔案的價(jià)值必須把檔案放在它所形成的在歷史環(huán)境中。

4）.發(fā)展的觀點(diǎn)

5）.效益的觀點(diǎn) 檔案所發(fā)揮的作用>保存檔案所需費(fèi)用 32影像檔案價(jià)值的因素有哪些？

1）.檔案自身的特點(diǎn)和狀況 文件內(nèi)容；文件形成者；形成時(shí)間與時(shí)效；文件的名稱；外形特征；可靠程度與有效性；保存狀況

2）.社會(huì)利用需要 社會(huì)需要廣泛性；社會(huì)需要的階段性

1.常用慣用詞語：

1）開頭語：茲、茲有、茲因、奉、謹(jǐn)悉、為了、根據(jù)、按照、遵照、依照、關(guān)于、由于等，表示行文的目的、依據(jù)、方式、對(duì)象等。

2）經(jīng)辦語：經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)、復(fù)經(jīng)、前經(jīng)、經(jīng)過、通過、均經(jīng)等，說明文件承辦過程中的情況。

3）收文語：前接、近接、悉、欣悉、收悉、據(jù)報(bào)、據(jù)查等，是引說來文時(shí)的用語。

4）綜述語：為此、對(duì)此、據(jù)此、有鑒于此、現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等，用在下文之前，引出過度句，表明從緣由、根據(jù)、背景過渡到正文部分。

5）時(shí)限語：頃聞、頃接、頃奉、迅即、從速、屆時(shí)、即日、應(yīng)即、茲有、茲派、茲因等，表示事由的時(shí)間和發(fā)文部門提出問題的依據(jù)。

6）表敬語：謹(jǐn)、謹(jǐn)電、謹(jǐn)悉、謹(jǐn)啟、惠存、恭請(qǐng)、敬請(qǐng)、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝感激等，表示對(duì)對(duì)方的尊敬和禮貌。

7）提示語：切、切實(shí)、切勿、務(wù)必、切切等，提請(qǐng)對(duì)方特別注意。

8）期請(qǐng)語：請(qǐng)、擬請(qǐng)、懇請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、函請(qǐng)、務(wù)希、尚望、當(dāng)否、妥否、請(qǐng)批示、請(qǐng)批復(fù)、請(qǐng)核準(zhǔn)、即請(qǐng)查照、希即遵照、是否可行、是否同意，表達(dá)行文者期望、請(qǐng)求。

9）結(jié)尾語：為要、為盼、為荷、專此布達(dá)、特此通知、特此通告、望遵照?qǐng)?zhí)行等，表示行文的意愿和目的。

10）“謙詞”，“請(qǐng)”、“貴”、“擬”、“承蒙”等。在結(jié)尾時(shí)常用“專此函達(dá)”、“敬希函復(fù)”、“特此函告”等。

11）“強(qiáng)調(diào)語”，帶強(qiáng)調(diào)性意味，常在法規(guī)、法令性文件中使用，主要用于下行文，如“必須”、“應(yīng)該”、“一律”等。結(jié)尾處多用“此令”、“此告”、“希遵照辦理”、“希貫徹執(zhí)行”等，增強(qiáng)文件的權(quán)威性。

第三篇：文書與檔案教案

▲案例導(dǎo)入：

天地公司（中外合資公司）收到集團(tuán)總公司的一份《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書將按照收文處理程序進(jìn)行收文。秘書高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書處理的一些規(guī)范，并對(duì)文書收文程序的各個(gè)環(huán)節(jié)的要求有所掌握。到底如何處理文件？

請(qǐng)學(xué)生踴躍發(fā)言，如果你是秘書，你的處理程序是怎樣的？（配合課件講授）本節(jié)內(nèi)容將讓我們成為一名合格文秘人員。

▲講授： §2-4 文書處理的程序

文書在機(jī)關(guān)內(nèi)部從形成倒運(yùn)轉(zhuǎn)所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，及環(huán)節(jié)中包含的相互銜接的工作程序。

一、收文處理

收文處理是指對(duì)外單位發(fā)給本單位的所有文書進(jìn)行收進(jìn)處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)。

（一）簽收：

文書部門收到文件材料后，在對(duì)方的傳遞文書單或送文登記簿簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。

（保留證據(jù)，如圖示，向?qū)W生展示學(xué)校的《文件簽收登記表》）。如何簽收：一清二查三簽字。（詳細(xì)講授，具體內(nèi)容見課件）

（二）登記：（必不可少的重要環(huán)節(jié)和程序）

對(duì)收進(jìn)的文件在《收文登記表》上編號(hào)和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對(duì)收文數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及今后的查考利用。

如何登記？總登記或分類登記（詳見課件）

登記注意事項(xiàng)和具體要求：字跡清晰、不漏填，關(guān)鍵在于細(xì)心。★下級(jí)單位上報(bào)公文注意審核，把好上行文的質(zhì)量關(guān)。

審核的重點(diǎn)：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

（三）分送

分發(fā)或分辦，文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。

過程：

1、填寫《收文處理表》，粘貼在文件封面，送本部門負(fù)責(zé)人審核；

2、根據(jù)部門負(fù)責(zé)人意見，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批或有關(guān)部門閱辦；

（具體見學(xué)?！妒瘴奶幚肀怼芳笆腥肆Y源局表格。）

（四）傳閱：

有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

需要傳閱的文件：（提醒學(xué)生注意哪些文件需要傳閱）

a、文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；

b、來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。

（取幾份學(xué)校的收文，提問學(xué)生哪些需要傳閱？課堂講述區(qū)別）

（五）擬辦

對(duì)收文應(yīng)如何辦理所提出的初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。

擬辦的意見是一種參謀性意見或建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、有效地處理文件，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間和精力，提高辦文效率。

提出的擬辦意見要抓住中心，有針對(duì)性、考慮全面、切實(shí)可行，文字表述要簡(jiǎn)明精練。

（講授此條時(shí)，提醒學(xué)生注意，擔(dān)任文秘工作，盡快進(jìn)入工作狀態(tài)，熟悉單位各部門職責(zé)構(gòu)成，以便提出更好的擬辦意見。）

并不是所有文件都要擬辦意見（引導(dǎo)學(xué)生靈活處理事項(xiàng)，舉例子說明禮儀的恰當(dāng)和適度）

需要擬辦的文件范圍：

ａ上級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)需要貫徹落實(shí)的文件；

機(jī)關(guān)直屬各部門祝頌本機(jī)關(guān)的情趣性或建議性文件、重要計(jì)劃、方案、財(cái)務(wù)預(yù)決算等；

ｂ下級(jí)機(jī)關(guān)主送給本機(jī)關(guān)的請(qǐng)求性文件；

ｃ平級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的商洽性，涉及重要答復(fù)和共同研究協(xié)作等問題的文件；

ｄ其他需要貫徹和承辦的文件。

取幾份未辦理的文件，提問讓學(xué)生區(qū)分那些需要寫擬辦意見。擬辦要求：科學(xué)合理、簡(jiǎn)明扼要。

（六）批辦：（收文中最重要的程序）

領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。

單位負(fù)責(zé)人批辦，注意批示要表態(tài)明朗、詞義明確，并將批辦內(nèi)容寫在《收文處理表》“批示意見”一欄內(nèi)。

（七）承辦：

貫徹落實(shí)文件精神和要求，按領(lǐng)導(dǎo)人批示執(zhí)行具體的工作任務(wù)，辦理有關(guān)事宜的過程。

（1）確認(rèn)承辦范圍（2）按批辦意見辦理（3）及時(shí)快捷辦理公文（4）依據(jù)規(guī)章辦理公文（5）簽注公文的承辦結(jié)果

（八）催辦（文件跟進(jìn)，尤為注意）(1)電話催辦。（電話記錄）(2)信函催辦。（信函底單）(3)催辦卡催辦。

(4)登門催辦。（到訪記錄）(5)會(huì)議催辦。（會(huì)議紀(jì)要）(6)簡(jiǎn)報(bào)催辦。

注意，催辦一定要留下記錄。發(fā)催辦單催辦的，應(yīng)留存工作底單；通過電話催辦的，應(yīng)備有電話記錄。

（九）注辦 即文件處理結(jié)果。

（十）歸檔

及時(shí)歸檔。（授課時(shí)融入8S要求，“幾案潔”）

▲小結(jié)：提問學(xué)生，前面講述的案例中，如果你是秘書，你應(yīng)該怎樣去做呢？回憶本節(jié)課程學(xué)習(xí)的收文處理過程。

▲作業(yè)：編制收文處理流程表。

第四篇：文書與檔案職責(zé)

（二）文書工作

文書工作是辦公室工作的重要組成部分，文書工作總的任務(wù)是準(zhǔn)確及時(shí)、安全地處理文書事務(wù)，組織公文運(yùn)轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮公文的作用，為有效地推進(jìn)工作服務(wù)。

學(xué)校文書工作的具體任務(wù)是：

第一，做好收文處理包括：簽收、登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦；

第二，做好發(fā)文處理包括：擬稿、核稿、簽發(fā)、用印、封發(fā)等工作；

第三，做好文書管理包括：保管、提供借閱、整理、歸檔等工作。另外還包括學(xué)校的各種會(huì)議記錄。

（三）值班工作

學(xué)校辦公室要做好值班的工作。負(fù)責(zé)安排值班、值班檢查、值班統(tǒng)計(jì)；每天查看值班記錄，了解值班情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋；做好值班人員的管理和值班室的管理工作。

（四）會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作是指會(huì)議的籌辦、組織以及與此有關(guān)的服務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作是使會(huì)議正常進(jìn)行、取得預(yù)期效果的保證。

搞好會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵是：

1、會(huì)前要做好充分準(zhǔn)備:這是保證會(huì)議開好的前提，包括（1）安排議題（2）確定會(huì)名、會(huì)期、會(huì)址（3）準(zhǔn)備會(huì)議文件（4）提名與會(huì)人員（5）編輯與會(huì)人員名單（6）確定會(huì)議議程（7）制定會(huì)議通知（8）選擇、布置會(huì)場(chǎng)及安排座位、座次。

2、會(huì)中嚴(yán)密組織：主要工作有（1）簽到（2）文檔的印制分發(fā)（3）安排發(fā)言（4）會(huì)議記錄（5）會(huì)議紀(jì)要與編發(fā)簡(jiǎn)報(bào)（6）生活保障與安全。

3、會(huì)后要妥善處理好有關(guān)事宜：主要有（1）會(huì)議總結(jié)（2）文件處理（3）會(huì)議決議的貫徹落實(shí)（4）其它事務(wù)性處理。

做好會(huì)務(wù)工作要遵循以下原則：

1、要做好充分準(zhǔn)備；

2、要進(jìn)行周密安排；

3、要做好周到服務(wù)；

4、要協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系。

（五）檔案工作

學(xué)校檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理學(xué)校檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。學(xué)校檔案工作的基本任務(wù)是：

1、貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策及法規(guī)，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2、制定本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。

3、負(fù)責(zé)收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)全校的各類檔案及有關(guān)資料。

4、做好檔案的編研和開發(fā)利用工作。

5、指導(dǎo)學(xué)校各科室有關(guān)人員做好文件資料的形成、積累、立卷、歸檔和利用工作。

第五篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級(jí)來文。凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級(jí)來文。凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來文。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。