第一篇：公文處理及歸檔管理辦法

公文處理及歸檔管理辦法

第一章 總 則

（一）為使公司日常辦公的文件處理規(guī)范化、制度化，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《四川省國家行政機(jī)關(guān)公文處理實施細(xì)則》，同時結(jié)合公司目前運(yùn)作的實際情況，制定此辦法。

（二）公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全。公文處理的各個環(huán)節(jié)，應(yīng)做到急件隨到隨辦；有時間限制的文件，應(yīng)如期辦完。

（三）辦公室是公司公文處理工作的綜合部門，其主要職責(zé)是組織、協(xié)調(diào)全公司的公文處理工作。負(fù)責(zé)統(tǒng)一收文、分送、催辦和以公司（含辦公室）名義發(fā)出的各類文件的核稿、印制、發(fā)送、歸檔工作，以及機(jī)要文件、簡報、資料的傳遞管理和部分文件的承辦工作。

（四）各部門按職責(zé)分工對口辦理有關(guān)公文，具體負(fù)責(zé)承辦公文的辦理、協(xié)調(diào)、擬稿、審稿、會稿、校稿、分發(fā)、確定辦結(jié)和所辦文件立卷歸檔工作。

第二章 收 文

（一）送公司的所有文件、資料，由辦公室簽收、拆封，并按規(guī)定編號、登記。

直送公司領(lǐng)導(dǎo)或各處室的信件，分別由辦公室或各處室拆封。其中需納入收文處理的文件交公司辦公室統(tǒng)一編號、登記，按規(guī)定程序辦理。

各部門、各單位的抄送件和簡報、信息資料、情況反映等，不納入收文登記。

（二）收文登記內(nèi)容：收文編號、收文日期、來文單位、來文字號、來文標(biāo)題、收文份數(shù)、秘密等級、緊急程度、處理情況。

（三）各承辦處室應(yīng)建立本部門內(nèi)部的收文等級制度，明確人員專管或兼管（包括運(yùn)轉(zhuǎn)的管理）

第三章 收文處理

（一）各類收文由辦公室簽注擬辦意見，原則是：

1.中國中央、國務(wù)院、省委、省政府、市委、市政府文件，按閱文規(guī)定傳閱。

2.市委、市政府交辦件，市級有關(guān)部門的主送件，由辦公室提出擬辦意見后，原件存檔，復(fù)印件分送公司領(lǐng)導(dǎo)批示后交有關(guān)處室直接辦理。

3.各部門、各單位的抄送件，重要的分送公司領(lǐng)導(dǎo)，一般的送有關(guān)處室閱，并留一份存檔。

4.簡報、資料、情況反映等，由辦公室直接分送公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室閱處。

5.除特殊情況外，公司領(lǐng)導(dǎo)不受理未經(jīng)辦公室登記、批注公文。

（二）各部門承辦的文件中，需送公司領(lǐng)導(dǎo)批示的，由辦公室統(tǒng)一分送；領(lǐng)導(dǎo)批閱后，由辦公室推送到各部門。

（三）辦公室送領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，領(lǐng)導(dǎo)批示后由辦公室登記后分送各有關(guān)部門；

（四）有關(guān)部門接到批示后，應(yīng)及時處理，采用口頭、電話或以函復(fù)來文單位，辦理結(jié)果應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并報辦公室備案。

（五）辦公室對批示文件辦理情況定期催辦，防止漏辦和延誤。

第四章 發(fā)文處理

（一）發(fā)文要嚴(yán)格把關(guān)，凡能口頭或電話答復(fù)的事項，不要行文答復(fù)；凡能用便函答復(fù)的事項，不發(fā)正式文件。

（二）擬稿應(yīng)本著“誰主辦，誰擬稿”的原則進(jìn)行。特別重要的文件由公司領(lǐng)導(dǎo)親自主持研究，明確擬文主要觀點、意見和辦法，由承辦部門組織專人擬稿，相關(guān)部門負(fù)責(zé)向擬稿人提供文件初稿和有關(guān)資料。

（三）為保證擬稿質(zhì)量，擬稿前要認(rèn)真查閱有關(guān)政策、法律、法規(guī)，核實事實，將有關(guān)意見協(xié)商一致。擬稿時要切實注意行文關(guān)系、公文種類和公文格式的正確、規(guī)范，用語貼切、精煉，切忌大話、空話、套話，并恰當(dāng)?shù)卮_定密級與緩急程度。

（四）承擔(dān)部門負(fù)責(zé)人必須對文稿從政策、法規(guī)、文字體式等方面進(jìn)行認(rèn)真審查、把關(guān)，并簽署意見。對修改較多的，應(yīng)責(zé)成擬稿人清稿。涉及其他部門的，承辦部門要交相關(guān)部門傳閱，主動征求意見。各有關(guān)部門要切實負(fù)責(zé)地對相關(guān)內(nèi)容審查把關(guān)，并在傳閱欄簽署意見、姓名和日期。

（五）辦公室負(fù)責(zé)擬稿，核稿注意審核以下方面：

1.是否需要以公司或公司辦公室名義發(fā)文。不成熟的文件、可發(fā)不可發(fā)的文件，應(yīng)建議不發(fā)。

2.文件提出的政策界限、措施等，是否明確具體、切實可行。對含混不清、規(guī)定不當(dāng)、過于繁瑣之處，要退給擬文部門修改。

3.內(nèi)容是否完整，附件等是否齊全，引文是否正確，文件表達(dá)是否簡練、通順、合乎邏輯，標(biāo)點是否正確，文件格式是否符合有關(guān)規(guī)定。

（六）對涉及其他部門問題的文稿，公司領(lǐng)導(dǎo)審簽后，承辦部門與有關(guān)單位聯(lián)系會簽，辦公室給予配合。

（七）公司（含公司辦公室）發(fā)出的文件，必須按規(guī)定的職責(zé)權(quán)限，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)的程序和原則：經(jīng)辦公室核稿后，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工呈批，主管領(lǐng)導(dǎo)主批；重大問題和上行文由公司總經(jīng)理（董事長）或主持工作的副總經(jīng)理審批。未經(jīng)辦公室核稿的文稿不得送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批，公司領(lǐng)導(dǎo)也不簽批未按規(guī)定和程序處理的文件。

（八）簽發(fā)文件應(yīng)明確簽署“發(fā)”、“同意”、“同意發(fā)”等字樣，并將簽發(fā)人的姓名和簽發(fā)年、月、日書寫齊全。

（九）印刷后的公司文件（含公司辦公室）文件要及時發(fā)送，并按公司規(guī)定進(jìn)行存檔。

第五章 辦結(jié)登記

（一）辦公室承辦人員對已處理的文件，要定期進(jìn)行清理，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實際情況，確定是否辦結(jié)。確定辦結(jié)要力求準(zhǔn)確，不能將在處理的文件劃入辦結(jié)文件。

（二）凡屬于下列情況之一，即可確定為辦結(jié)。

1.各類周知性文件、調(diào)查報告、情況報告、送公司領(lǐng)導(dǎo)閱知后無批示或其他意見的；

2.各類交辦文件，承辦部門已直接答復(fù)來文單位的；

3.公司領(lǐng)導(dǎo)批示的事項，領(lǐng)導(dǎo)批示后，已書面、口頭或電話答復(fù)來文單位的；

4.需以公司（含公司辦公室）名義行文的事項，業(yè)已行文的；

5.其他可確定為已辦結(jié)的文件。

（三）需要立卷的文書資料按分類規(guī)定進(jìn)行立卷。由各承辦部門在每年12月底前完成立卷歸檔。

第六章 立卷和歸檔

（一）各類文件材料，由承辦部門的專職或兼職檔案管理員負(fù)責(zé)立卷歸檔，編寫總目錄索引，清理上柜。并加強(qiáng)管理，防止損壞，積極提供利用。

（二）承辦部門立卷后，要及時向檔案室移交檔案卷宗。

第七章 文件材料歸檔范圍

（一）凡是反映本公司工作活動具有查考、利用價值的文件、材料均應(yīng)歸檔。

（二）上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件。

（三）上級機(jī)關(guān)頒布的需要我公司貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件。

（四）上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察公司工作的指示、講話、題詞、照片、音像材料。

（五）上級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)的需貫徹執(zhí)行的文件。

（六）代上級機(jī)關(guān)擬草文件并被采用的審定稿。

（七）公司黨、政、工、團(tuán)的會議紀(jì)要等文件資料。

（八）公司黨委會、總經(jīng)理辦公會、調(diào)度會以及召開的多種工作會議、專業(yè)會議材料。

（九）公司制訂的（包括轉(zhuǎn)發(fā)、聯(lián)合發(fā)文）多種正式文件的簽發(fā)稿、印刷稿、重要文件的修改稿。

（十）公司的請示、上級機(jī)關(guān)的批復(fù)；各部門的請示及公司的批復(fù)。

（十一）公司級內(nèi)部各部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查資料、統(tǒng)計資料（含電子文檔）、科技成果、財務(wù)報表、憑證、賬簿及審計資料。

（十二）內(nèi)容重要的群眾信訪材料、領(lǐng)導(dǎo)批示、信訪記錄、調(diào)查報告、統(tǒng)計分析材料；

（十三）公司的基本建設(shè)系列資料及文件（令詳見公司工程檔案管理制度）。

（十四）公司制定的工作章程、制度。

（十五）公司工作中形成的一起有價值的正式文件、資料。

（十六）與公司工作有關(guān)的外來文件材料。

第八章 文件材料歸檔分類

檔案的保管期限分永久、長期和短期三種，長期為十年至二十年左右，短期為五年至十年，具體分類如下（其中未注明保管期限的資料為短期）：

A類

綜合類

A1 文 秘（永久）

A11 綜合性工作計劃、總結(jié)、制度、報告

A12 綜合性會議記錄、紀(jì)要

A13 公司大事記

A14 領(lǐng)導(dǎo)綜合性重要講話

A15 其他綜合性文件材料

A2 勞動人事（永久）

A21 人事工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料

A22 勞動工資計劃、年報、季報（季報屬短期）

A23

干部職工統(tǒng)計報表

A24

干部任免、調(diào)動、考核、考績等文件材料（調(diào)動、考核、考核屬長期）

A25

干部職稱評定材料（長期）

A26

干部職工花名冊

A27

招工、定級、轉(zhuǎn)正、調(diào)配等文件材料（長期）

A28

干部職工調(diào)資、福利待遇等文件資料（長期）

A291

干部職工退休、死亡撫恤、獎懲等文件材料（長期）

A292

外事活動文件材料

A293

機(jī)構(gòu)設(shè)臵、人員編制、啟用印章等文件材料

A3

黨 群（永久）

A31

黨群、工會、紀(jì)檢工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料

A32

黨委會議記錄、紀(jì)要

A33

黨黨、團(tuán)員登記表、發(fā)展計劃（長期）

A34

政治工作其他文件材料

A4

行

政（永久）

A41

行政工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料

A42

各類請示、情況匯報等行文

A43

各類函、通知、簡報等

A44

固定資產(chǎn)計劃、報告、批復(fù)等文件

A45

固定資產(chǎn)統(tǒng)計、登記材料

A46

收發(fā)文薄、來文處理統(tǒng)計表

B類

財務(wù)類（見財務(wù)制度）

C類

信訪類（永久）

C1

來信來訪登記薄（長期）

C2

信訪處理材料

C3

其他涉及的文書資料

C4

信訪工作計劃?？偨Y(jié)

第九章

文件銷毀

各部門于次年1月對自身材料進(jìn)行清理，將屬于公司歸檔范疇的資料和不屬于歸檔范疇但很重要的資料擬出清單，并向公司檔案室辦理移交；而不屬于歸檔范疇并且不重要的資料，各處室根據(jù)自身工作實際需要，將擬不保留的資料擬出清單請報部門負(fù)責(zé)人審批后移交公司檔案室，再由公司檔案室負(fù)責(zé)人審核后，統(tǒng)一進(jìn)行銷毀。

二○一一年十月

第二篇：關(guān)于公文處理和公文歸檔的規(guī)定

關(guān)于公文處理和公文歸檔的規(guī)定

公文處理工作應(yīng)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。提高文件處理工作的效率和質(zhì)量，并保證公文歸檔及時齊全、完整，以便日后有效利用是十分必要的。依據(jù)中共北京市委、市政府有關(guān)公文處理辦法和細(xì)則，結(jié)合本公司實際制定本規(guī)定：

1.公文處理工作

1.1公文是指本單位在處理公務(wù)活動中形成和使用的文字材料。是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策、法律，發(fā)布和執(zhí)行行政法規(guī)、規(guī)章，施行行政措施、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

1.2公文處理工作要集中在辦公室進(jìn)行，辦公室主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作。由專職文書人員負(fù)責(zé)對公文統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。各部室、各單位必須確定有專人負(fù)責(zé)公文的保管工作，年終整理交辦公室存檔。

1.3凡接到給本公司的外來公文，由辦公室專職文書人員統(tǒng)一拆封、登記，送領(lǐng)導(dǎo)審批，然后送有關(guān)部室處理，承辦單位收到公文，必須抓緊處理，有時限的應(yīng)在時限內(nèi)辦完，不得積壓。本公司工作人員外出學(xué)習(xí)、參觀、考察和參加各種會議帶回的文件，應(yīng)先交辦公室進(jìn)行登記，再行辦理。辦理完畢后及時歸檔。

1.4在公文處理工作中，必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。行文要少而精，注重實效。

1.5公文格式

1.5.1公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位名稱、正文、附件、單位印章、成文日期、主題詞、抄送(抄報)單位名稱等部分組成。

1.5.2公文第一頁一律使用“北京中航長力能源科技有限公司”發(fā)文稿紙，并填

好擬稿單位和擬稿人、核稿人、事由、主送、抄送、領(lǐng)與簽發(fā)。

1.6公文辦理

1.6.1 草擬公文應(yīng)做到

1.6.1.1 符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。如提出

新的政策性規(guī)定，要切實可行并加以說明。

1.6.1.2 情況確實，觀點明確，條理清楚，語句通順。

1.6.1.3 人名、地名、數(shù)字、術(shù)語(專業(yè)語言)、引文準(zhǔn)確。

l.6.1.4 用詞用字規(guī)范、準(zhǔn)確。

1.6.2 書寫公文字跡要工整、清晰，書寫各種公文一律使用簽字筆、鋼筆或毛筆，禁止使用鉛筆或圓珠筆。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、批閱公文也要使用簽字筆、鋼筆或毛筆。

l.6.3 各部室、各部門在各自的工作范圍內(nèi)，收集情況、部署工作方面的公文，可用部室、部門的名義發(fā)文。各部室、各部門自行打印的公文也一定要按規(guī)定及時歸檔。翻印、復(fù)制的公文，應(yīng)當(dāng)視同正式公文貫徹執(zhí)行，并妥善管理。

1.6.4 印章的管理

1.6.4.l 需蓋公司印章的公文(包括請示、批復(fù)、報告、法人授權(quán)委托書、合同、協(xié)議書等)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，方可用印，簽發(fā)公文原稿和公文打印件同時歸檔。

1.6.4.2本單位統(tǒng)計報告、財務(wù)報表、人力資源報表、工程竣工資料等資料，需有

制表人、審核及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可用印。

2．公文歸檔工作

2.1 歸檔范圍：凡在本公司工作活動中直接形成的具有查考利用價值的公文材料，均屬歸檔范圍。

2.2 歸檔時間：各部室、各部門應(yīng)在每星期一前將上一星期的公文整理好后交辦公室專職文書人員立卷歸檔，應(yīng)歸檔的公文，在一段時間內(nèi)使用較頻繁的，可以在歸檔后借用。

2.3 歸檔要求：

2.3.1 歸檔立卷的公文必須齊全、完整、可靠。關(guān)于某個問題向上級機(jī)關(guān)的請示

以及上級機(jī)關(guān)對此件的批復(fù)必須立卷在一起，處理某件事情全過程中所產(chǎn)生的文件應(yīng)當(dāng)盡量立卷在一起。

2.3.2凡以單位名義發(fā)出的公文，在蓋公司的印章時，正式公文連同原稿一并交

辦公室專職文書人員存檔。

2.3.3為使文書工作達(dá)到規(guī)范、條理，保證業(yè)務(wù)工作日常利用，要做好日常的歸

卷立檔工作。凡是上級或外單位來文、來信等，承辦人辦完后將公文、信件交辦公室專職文書人員存，如確實需要在部室、部門存放使用的可暫存有關(guān)部室、部門，年終整理后再統(tǒng)一交到辦公室。任何個人都不得私自保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三篇：公文處理管理辦法

附件

公文處理管理辦法

第一章 總則

第一條

為促進(jìn)公司（以下簡稱“公司”）公文處理工作流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化，不斷提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條

本辦法適用于公司及直屬各單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）的公文處理工作。

第三條

本辦法所稱公文，是指各單位實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、指揮生產(chǎn)和經(jīng)營管理的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，貫徹落實上級部署，公布規(guī)章制度，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況，依法經(jīng)營和進(jìn)行商務(wù)活動等的重要工具。

第四條

本辦法所稱公文處理工作，是指公文的發(fā)文辦理、收文辦理、整理歸檔、公文管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第五條

公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

第六條

公司總經(jīng)理辦公室、黨委工作部、紀(jì)委工作部、工會辦公室分別負(fù)責(zé)公司行政、黨委、紀(jì)委、工會的公文處理工

作，是公司相應(yīng)公文處理的職能部門，并對各單位的相應(yīng)公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)和督促檢查。各單位應(yīng)設(shè)立文秘崗位，指定符合崗位要求的人員，按照本辦法的要求開展相關(guān)工作。文書、文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、具備相關(guān)專業(yè)知識。單位內(nèi)設(shè)臨時機(jī)構(gòu)一般不對外發(fā)文。

第七條

非涉密公文應(yīng)當(dāng)通過公司OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行處理。特殊情況下，不宜使用OA辦公系統(tǒng)的，可以采用書面形式。

第二章 公文種類

第八條

各單位的公文主要包括正式發(fā)文（文件式公文）、便函（信函式公文）、內(nèi)部公文和專用文件等四種類型。

第九條

正式發(fā)文是以單位名義發(fā)布的、用于處理本單位職責(zé)范圍內(nèi)重要事務(wù)的公文，主要種類包括：

1.決定：適用于對重要事項做出決策和部署，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

2.通知：適用于任免干部，發(fā)布、傳達(dá)要求下級單位和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的重要事項，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位重要公文。

3.通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者告知重要情況。

4.報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，回復(fù)上級單位的詢問。

5.請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

問和答復(fù)問題。

2.通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)、下級單位或部門周知或者執(zhí)行的一般性事項，召開常規(guī)性或一般性會議，轉(zhuǎn)發(fā)一般性工作文件。

3.答復(fù)/回復(fù)：適用于向下級單位答復(fù)一般性問題，但不得用于批復(fù)下級單位請示事項。

4.報告：回復(fù)上級單位的部門提出的一般性問題，提供一般性資料或工作報告等。

第十一條 內(nèi)部公文是用于單位內(nèi)部處理、協(xié)調(diào)和安排各種工作的公文，主要種類包括: 1.決議：適用于會議討論通過的重大決策事項。2.會議紀(jì)要：適用于記載會議主要情況和議定事項。3.簽報：適用于單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)向本單位領(lǐng)導(dǎo)請示和匯報工作、反映情況、報告交辦事項辦理結(jié)果以及重要公文的起草過程、有關(guān)事項的背景、承辦部門的意見和建議等事項。

4.工作聯(lián)系單：適用于單位內(nèi)各部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題。

5.外聯(lián)記錄單：適用于記錄外單位以電話、傳真、郵件等方式聯(lián)系工作的有關(guān)內(nèi)容，并報告單位領(lǐng)導(dǎo)或報送有關(guān)部門。

6.內(nèi)部通知：適用于各部門發(fā)布需要本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)周知的一般性事項，是部門便函通知類公文的簡化形式。

7.管理要情、黨建要情、簡報：適用于各單位或部門在一

3.請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

4.除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以本單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送公文，也不得以單位負(fù)責(zé)人名義向上級單位報送公文。

5.各單位內(nèi)各部門不得直接向上級單位行文。除應(yīng)上級單位要求外，下級單位一般不向上級單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)正式發(fā)文。

6.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個上級單位行文,必要時抄送另一個上級單位。行文時應(yīng)當(dāng)寫明主送單位和抄送單位，由主送單位負(fù)責(zé)答復(fù)。

第十七條 向下級單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下原則： 1.主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。

2.上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送下級單位的另一個上級單位。

3.上級單位原則上不得向下級單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)行文。上級單位內(nèi)各部門在職權(quán)范圍內(nèi)可向下級單位或部門行文，但不得發(fā)布指令性公文，不得批復(fù)下級單位請示事項。

第十八條 不相隸屬單位之間一般以“函”商洽工作。對不相隸屬單位發(fā)送的公文，不得有指令性要求。

第十九條 同級單位之間必要時可聯(lián)合行文。聯(lián)合行文按主辦、協(xié)辦單位次序依次簽發(fā)，一般不使用復(fù)印件會簽。

3.發(fā)文字號包括發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字，按年份累計編號，序號后面加“號”字。發(fā)文字號編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空兩行位置，下行文居中排布，上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與簽發(fā)人姓名處在同一行。發(fā)文字號之下4MM處印一條與版心等寬的紅色分割線。

4.簽發(fā)人是在上報的公文中批準(zhǔn)簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)姓名，上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名。平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，右空一格，由“簽發(fā)人（3號仿宋體字）”三個字加全角冒號和簽發(fā)人姓名（3號楷體字）組成。

5.公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容(即事由)并標(biāo)明公文種類，一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。標(biāo)題排列要美觀，回行不能斷開詞意。標(biāo)題用加粗的2號華文中宋體字，可分一行或多行居中排布在紅色分割線下空兩行的位置。

6.主送單位是指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或同類型單位統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左定格，回行時仍定格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

7.正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文的首頁必須顯示正文。正文從主送單位下一行開始，每自然段左空

2-8

11.公文如有附注（公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項），應(yīng)當(dāng)加圓括號標(biāo)注，居左空二字編排在成文日期下一行。

12.附件是公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考材料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，與公文正文一起裝訂。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件格式要求同正文。

13.抄送單位是除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。一般用4號仿宋體字，在印發(fā)部門和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蛦挝幻Q，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送單位名稱后標(biāo)句號。

14.印發(fā)機(jī)構(gòu)和印發(fā)日期是指公文的印制機(jī)構(gòu)和印制日期，印制機(jī)構(gòu)一般為公文的職能部門。印發(fā)部門和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分割線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編01），后加“印發(fā)”二字。

15.頁碼是公文頁數(shù)順序號，首頁不標(biāo)注頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線上距版心下邊緣7MM。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。

16.關(guān)于聯(lián)合發(fā)文，同級單位或黨政之間聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)使用

主辦方的發(fā)文標(biāo)識和發(fā)文字號。聯(lián)合發(fā)文的成文日期以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合發(fā)文的所有發(fā)文單位都應(yīng)在公文落款處加蓋印章。如確有困難，可只由主辦單位加蓋印章，并標(biāo)明“代章”字樣。

17.公文應(yīng)使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm*297mm）白紙打印，左側(cè)裝訂，特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。正式發(fā)文左右頁邊距28MM,上下頁邊距37MM。

18.公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則在本辦法中未明確的，參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第二十三條 發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，正式發(fā)文的發(fā)文辦理過程包括擬制、會簽、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號、登記、校對、印制、用印、分發(fā)等程序。具體為：主辦部門擬稿—擬稿部門負(fù)責(zé)人審核—會簽（根據(jù)需要由擬稿部門負(fù)責(zé)人確定）—文秘核稿—公文處理職能部門負(fù)責(zé)人核審—公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)—文秘核稿套紅—發(fā)起人校對—封發(fā)（蓋章）—?dú)w檔。

第二十四條 擬制公文應(yīng)當(dāng)做到：

1.符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定，切實可行。2.情況屬實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

3.文種正確，格式規(guī)范。公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

4.擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

5.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

6.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，小標(biāo)題可使用黑體三號字，加粗；第二層為“

（一）”，小標(biāo)題可使用楷體三號字，加粗；第三層為“1.”，第四層為“（1）”，小標(biāo)題可使用仿宋體字。

7.應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

8.文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)注明準(zhǔn)確的中文譯名。

9.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。數(shù)字和年份不能回行。

10.擬稿人根據(jù)實際需要，確定主送單位、抄送范圍，標(biāo)明印制份數(shù)。

11.對于收到的公文，可根據(jù)公文的要求和需要予以轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)文件，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作實際，提出具體貫徹要求，不得層層轉(zhuǎn)發(fā)。

下列文件不得轉(zhuǎn)發(fā)：各種絕密文件、資料；中央領(lǐng)導(dǎo)同志

未公開的內(nèi)部講話；規(guī)定限制閱讀范圍的文件；政策、法律、法規(guī)、重要措施的未定稿；其他不得轉(zhuǎn)發(fā)的文件。

12.涉密公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定標(biāo)注相應(yīng)的密級。第二十五條 擬制公文中，對涉及其他部門職責(zé)的事項，主辦部門應(yīng)主動會簽其他部門，取得一致意見后方可上報公司領(lǐng)導(dǎo)。如有分歧，主辦部門應(yīng)報請公司領(lǐng)導(dǎo)予以協(xié)調(diào)，仍不能取得一致意見的，不得自行行文。

第二十六條 公文審核應(yīng)當(dāng)做到：

1.除特別緊急事項外，公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由公文處理職能部門進(jìn)行審核，不得先簽后核。

2.審核工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。審核的重點是：（1）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；（2）是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求；（3）涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過協(xié)商并達(dá)成一致意見；

（4）文種是否正確，格式是否規(guī)范。

3.在不改變原意的情況下，審核人可對文稿進(jìn)行文字處理。需對文稿進(jìn)行較大修改時，應(yīng)提出修改意見商擬稿人修改，修改后的文稿須由擬文部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，審核人應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。

4.審核合格的公文，由審核人送公文處理職能部門負(fù)責(zé)人核簽。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由。

第二十七條 公文簽發(fā)實行權(quán)責(zé)結(jié)合的原則。

1.公文主辦部門、會簽部門、審核部門的意見應(yīng)由部門主要負(fù)責(zé)人簽署。部門主要負(fù)責(zé)人無法簽署時，應(yīng)由部門主持工作的負(fù)責(zé)人簽署。

2.公司發(fā)文一般由公司主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)不在，可由其他授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

3.簽批公文，簽批人應(yīng)有明確意見，并簽署姓名和審批時間，圈閱則視為同意。公文簽發(fā)人對簽發(fā)的公文內(nèi)容全面負(fù)責(zé)。

第二十八條 公文會簽和簽批程序根據(jù)需要可采用并行或串行方式，各單位可根據(jù)實際情況確定。

第二十九條 擬辦、修改和簽批公文，不能用圓珠筆或鉛筆，不得在文稿裝訂線外書寫。

第三十條 公文印制應(yīng)當(dāng)做到：

1.公文簽發(fā)后，由公文處理職能部門進(jìn)行復(fù)核，并統(tǒng)一負(fù)責(zé)編號、登記和印制。復(fù)核的重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核，如需對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改，應(yīng)按程序復(fù)審。

2.公文印制時，排版的清樣由擬稿人負(fù)責(zé)校對，校對人應(yīng)簽署姓名。公文校對以原稿為準(zhǔn)，簽發(fā)后的文件不得再做任何修改。若確需修改，必須由主辦部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由公文處理職能部門重新審核，必要時需按程序重新簽發(fā)。

3.改定的清樣，由公文處理職能部門審定后進(jìn)行印制，并

加蓋印章。公文印制要美觀大方，符合公文格式。公文應(yīng)根據(jù)頁面調(diào)整文件行距，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

第三十一條 公文分發(fā)由公文處理職能部門負(fù)責(zé)，也可由公文主辦部門自行辦理。一般公文2天內(nèi)發(fā)出，急文急辦。通過OA系統(tǒng)分發(fā)的，按公司OA系統(tǒng)設(shè)定流程分發(fā)。

第三十二條 發(fā)送涉密公文必須由單位機(jī)要人員按照相關(guān)工作要求辦理。

第五章 便函的公文格式和辦理

第三十三條 便函一般由發(fā)文單位標(biāo)識、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、抄送單位和頁碼等部分組成。

1.發(fā)文單位標(biāo)識為公司全稱或規(guī)范簡稱，不加“文件”字樣。具體格式和字體要求參見附件3。

2.便函各組成部分的要求同正式發(fā)文，但一般不標(biāo)簽發(fā)人、印發(fā)機(jī)構(gòu)和印發(fā)日期。

3.便函中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則在本辦法中未明確的，參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第三十四條 便函的發(fā)文辦理過程包括擬制、會簽、審核、簽發(fā)、編號、登記、校對、印制、用印、分發(fā)等程序，相關(guān)程

序參照正式發(fā)文的要求辦理。

第三十五條 單位便函（公司便函）應(yīng)由本單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，加蓋單位印章，由公文處理職能部門統(tǒng)一編號、登記和印制。分發(fā)由公文處理職能部門負(fù)責(zé)，也可由公文主辦部門自行辦理。對于一般性、常規(guī)性或已經(jīng)有單位領(lǐng)導(dǎo)明確意見的便函，可由單位領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)各部門負(fù)責(zé)人和公文處理職能部門負(fù)責(zé)人共同簽署意見后生效。

第三十六條 部門便函由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，加蓋部門印章，由各部門自行編號、登記、印制和分發(fā)。

第六章 內(nèi)部公文的公文格式和辦理

第三十七條 決議的格式和辦理要求：

1.決議一般由標(biāo)識、秘密等級、保密期限、編號、簽發(fā)人、標(biāo)題、時間、地點、主持人、出席、列席、記錄人、正文等部分組成，不需加蓋印章。決議標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范簡稱后加“決議”組成。具體格式和字體要求由各單位參考附件4確定。決議中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則在本辦法中未明確的，參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.決議主要用于記錄重要會議的重大決策事項，一般適用于董事會會議、黨委會、黨政聯(lián)席會、總經(jīng)理辦公會等會議。

3.決議的辦理過程主要包括擬制、簽發(fā)、編號、登記、印制、分發(fā)等程序。

4.決議由會議主辦方負(fù)責(zé)擬定，在征求與會人員意見后，由會議主持人或會議主辦方負(fù)責(zé)人簽發(fā)。參會人員如對文稿的內(nèi)容有不同意見，應(yīng)通過協(xié)商達(dá)成共識。

5.決議由辦公室或會議主辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行編號、登記、印制和分發(fā)。

6.有特定格式、簽發(fā)人員和辦理程序要求的決議，可按其特定要求辦理。

第三十八條 會議紀(jì)要的格式和辦理要求：

1.會議紀(jì)要一般由標(biāo)識、秘密等級、保密期限、編號、簽發(fā)人、標(biāo)題、時間、地點、主持人、出席、列席、記錄人、正文、發(fā)送范圍等部分組成，不需加蓋印章。會議紀(jì)要標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范簡稱后加“會議紀(jì)要”組成。具體格式和字體要求由各單位參考附件5確定。會議紀(jì)要中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則在本辦法中未明確的，參照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

2.會議紀(jì)要的辦理過程主要包括擬制、簽發(fā)、編號、登記、印制、分發(fā)等程序。

3.會議紀(jì)要由會議主辦方負(fù)責(zé)擬定，在征求與會人員意見后，由會議主持人或會議主辦方負(fù)責(zé)人簽發(fā)。參會人員如對文稿的內(nèi)容有不同意見，應(yīng)通過協(xié)商達(dá)成共識。

4.由單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會議紀(jì)要由辦公室統(tǒng)一編號、登記、印制。分發(fā)由辦公室負(fù)責(zé)，也可由公文主辦部門自行辦理。

由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)的會議紀(jì)要，由各部門自行編號、登記、印制和分發(fā)。

第三十九條 簽報的格式和辦理要求：

1.簽報一般由簽報標(biāo)識、秘密等級、保密期限、緊急程度、編號、主辦部門、經(jīng)辦人、主送領(lǐng)導(dǎo)、審核部門、會簽部門、標(biāo)題、正文、擬文日期等部分組成，不需加蓋印章。簽報標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范簡稱后加“簽報”組成。具體格式和字體要求由各單位參考附件6確定。

2.簽報的辦理過程主要包括擬制、會簽、審核、編號、簽批等程序。

3.簽報由主辦部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，送交會簽部門簽署意見。

4.簽報由辦公室審核、統(tǒng)一編號登記后呈單位領(lǐng)導(dǎo)簽批。5.主送領(lǐng)導(dǎo)的書寫順序按照領(lǐng)導(dǎo)排名由前往后順序排列。簽批順序一般為：分管主辦部門或該項業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)。一般性事務(wù)簽報可由分管領(lǐng)導(dǎo)直接簽批。有特定簽批程序要求的簽報，可按其特定要求辦理。

6.簽批過程中相關(guān)部門或單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有明確意見，并簽署姓名和審批時間，圈閱則視為同意。如對簽報的內(nèi)容有不同意見，應(yīng)通過協(xié)商達(dá)成共識后再繼續(xù)流轉(zhuǎn)。

第四十條 工作聯(lián)系單、內(nèi)部通知、外聯(lián)記錄單和管理要情、黨建要情等內(nèi)部公文的格式和辦理過程可由使用單位根據(jù)需要

自行制定（格式可參考附件7、8、9、10）。

第七章 收文辦理

第四十一條 公文的收文辦理是指本單位收到上級、下級、不相隸屬單位或部門公文后的處理過程，一般包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、答復(fù)等程序。收文辦理由辦公室統(tǒng)一歸口負(fù)責(zé)。

第四十二條 接收公文時，公文處理職能部門文秘人員應(yīng)認(rèn)真核查來文單位、件數(shù)、時限要求和密封情況，確認(rèn)無誤后方可簽收，并注明簽收時間。

第四十三條 對于簽收的公文，文秘部門應(yīng)進(jìn)行收文登記，主要包括:收文編號、收文日期、來文單位、文號、標(biāo)題等。

第四十四條 收到下級單位上報的公文，文秘部門應(yīng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否由本單位受理；是否符合行文規(guī)則；文種使用、公文格式是否符合要求；涉及其他單位職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽。經(jīng)審核不符合規(guī)定的公文，可以退回呈報單位并說明理由。

第四十五條 對于閱知性公文，由公文處理職能部門根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。各部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

第四十六條 對于批辦性公文，公文處理職能部門應(yīng)當(dāng)及

時提出擬辦意見送單位負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。

承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回公文處理職能部門并說明理由。

第四十七條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十八條 送交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第四十九條 公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要答復(fù)來文單位。

第八章 公文歸檔

第五十條 公文辦理完畢后，需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)檔案法律法規(guī)、集團(tuán)和公司有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

第五十一條 歸檔的公文，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理。要保證歸檔公文的齊全、完整，并能正確反

映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。除正式發(fā)文、決議以外，重要的便函、會議紀(jì)要、簽報等也應(yīng)歸檔保存。

第五十二條 公文的歸檔工作由公文的起草人員或經(jīng)辦人員承辦。承辦人員應(yīng)根據(jù)文書立卷的要求，將公文定稿、正本和有關(guān)材料(包括來文、簽報、發(fā)文、領(lǐng)導(dǎo)批示等)整理后，送交單位檔案部門統(tǒng)一管理。個人不得私自保存應(yīng)歸檔的公文。

第五十三條 聯(lián)合發(fā)文，由主辦單位整理歸檔，其他單位保存復(fù)制件。

第九章

公文管理

第五十四條 各單位公文處理職能部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)本辦法有關(guān)要求，建立健全本單位公文處理的工作流程和管理制度，指導(dǎo)其他部門規(guī)范正確使用公文文種、公文格式和公文處理程序，提高公文質(zhì)量和辦理效率，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第五十五條 公文由各單位公文處理職能部門文秘人員或?qū)Ｂ毴藛T負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，包括收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀等。

第五十六條 公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行。需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)。

第五十七條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位、上級單位或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷，視為自始無效；公文被廢止，視為自廢止之日起失效。

第五十八條 公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)加蓋復(fù)制單位證明章，視同正式文件妥善保管。

第五十九條 不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)文秘部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。

第六十條 單位合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作時，文秘部門應(yīng)當(dāng)督促其將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)要求移交、清退。

第六十一條 涉密公文（含密碼電報）的使用、管理和銷毀按集團(tuán)和公司保密工作有關(guān)要求執(zhí)行。

第十章 附 則

第六十二條 公司向上級單位報文時，如上級單位的公文處理辦法另有要求，按照上級單位的有關(guān)要求執(zhí)行。

第六十三條 本辦法由公司公文處理職能部門負(fù)責(zé)解釋。第六十四條 本辦法自下發(fā)之日起施行。

第四篇：公文處理管理辦法

公文處理管理辦法

第一條 為使公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。

第二條 收到上級機(jī)關(guān)下發(fā)的公文，收發(fā)員必須及時轉(zhuǎn)黨政辦公室主任，提出擬辦意見，然后由收發(fā)員做好登記，轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)人批示，經(jīng)負(fù)責(zé)人批示后，轉(zhuǎn)發(fā)到具體承辦人辦理。每遲辦、漏辦、錯辦一項，則扣除辦理人員執(zhí)行力考核0.5分。

第三條 批示公文時，對有具體請示事項的，主管領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，其他審批人簽閱視為同意；沒有請示事項的，簽閱表示已閱知。如因遲批、漏批、錯批造成嚴(yán)重后果的，則扣除執(zhí)行力考核0.5分。

第四條機(jī)關(guān)干部、各單位負(fù)責(zé)人必須及時查收公文，并在兩個工作日內(nèi)辦理，認(rèn)真貫徹落實文件要求，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本人、本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的單位并說明理由。每遲辦、漏辦、錯辦一項，則扣除單位負(fù)責(zé)人和具體承辦人執(zhí)行力考核各0.5分。

第五條 公文辦理中遇有涉及其他單位職權(quán)的事項，承辦單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)單位協(xié)商；如有分歧，承辦單位主要負(fù) — 1 —

責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。

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第五篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)政務(wù)活動中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）以及天津市有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位從事政務(wù)及其相關(guān)活動產(chǎn)生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱電子公文，是指在電子政務(wù)活動中產(chǎn)生并依賴各辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應(yīng)遵循電子公文真實、完整、有效、安全的原則，做到電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，負(fù)責(zé)對本級國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位產(chǎn)生的電子公文歸檔管理實行監(jiān)督指導(dǎo)。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應(yīng)統(tǒng)籌納入本單位電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。電子公文運(yùn)行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有嚴(yán)格的技術(shù)保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子公文歸檔工作，明確部門和人員職責(zé)，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機(jī)構(gòu)代碼、全宗號、保管期限、、機(jī)構(gòu)/問題、盒號、件號）、題名、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，對照目錄進(jìn)行掛接；向綜合檔案館移交時數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)參照《天津市文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應(yīng)用現(xiàn)代化辦公手段的，要對紙質(zhì)文件及時收集、整理、歸檔，并進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲位置。

第十二條 檔案管理部門負(fù)責(zé)接收本單位形成的應(yīng)歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級檔案館移交的要求，對接收后的電子公文進(jìn)行規(guī)范化整理、補(bǔ)錄、鑒定、存儲、備份等工作。

第十三條 各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內(nèi)容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內(nèi)容的保管期限應(yīng)當(dāng)一致。特殊格式的電子公文，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉(zhuǎn)換為版式文件，版式文件格式應(yīng)與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時除保留系統(tǒng)生成格式外需要進(jìn)行版式文件轉(zhuǎn)換，按電子公文及其組件順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件；

專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式后按要求轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的文件操作日志，隨時自動記錄對歸檔電子公文實施操作的人員、時間、內(nèi)容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術(shù)對歸檔操作進(jìn)行記錄。

（二）完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責(zé)任者進(jìn)行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項和歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查，應(yīng)確保歸檔內(nèi)容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對歸檔電子公文進(jìn)行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應(yīng)保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結(jié)時間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標(biāo)注文件題名作為相互間的關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調(diào)整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時對相關(guān)項目和內(nèi)容進(jìn)行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章等信息，保證電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文在內(nèi)容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。

（三）電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進(jìn)行歸檔。歸檔時由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質(zhì)檔案歸檔章一致，各項內(nèi)容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項內(nèi)容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質(zhì)形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應(yīng)保持目錄與電子公文的一一對應(yīng)。

（六）對于加密電子公文，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時歸檔，并按保密要求進(jìn)行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質(zhì)文件，采用電子簽名或電子印章等技術(shù)的直接制成紙質(zhì)文件，未采用的制成紙質(zhì)文件后需由領(lǐng)導(dǎo)手工回簽。所制成的紙質(zhì)文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時間與方式

（一）電子公文可實時歸檔，也可與紙質(zhì)文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門采用專用軟件進(jìn)行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應(yīng)符合國家保密相關(guān)要求。

（三）檔案管理部門要進(jìn)行定期備份，參照《天津市電子檔案備份管理規(guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時應(yīng)及時對歸檔電子公文進(jìn)行遷移，并保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質(zhì)文件要求進(jìn)行鑒定和銷毀，對確認(rèn)銷毀的電子公文可進(jìn)行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書類電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）向同級國家綜合檔案館進(jìn)行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行?！短旖蚴须娮庸臍w檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號）同時廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表