第一篇：合同歸檔管理辦法

板府辦[2012]xx號(hào)

印發(fā)《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》的通知

各村（居）委會(huì)、部門、單位：

《××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法》業(yè)經(jīng)鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

××鎮(zhèn)人民政府辦公室

二○一二年一月xx日

××鎮(zhèn)人民政府辦公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××鎮(zhèn)政府合同歸檔管理暫行辦法

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)合同管理工作，促進(jìn)依法理財(cái)和各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，按照《中華人民共和國(guó)合同法》以及國(guó)家、省、市有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)實(shí)際，制定本暫行辦法。

第二條本辦法所稱的合同是指××鎮(zhèn)機(jī)關(guān)部門、鎮(zhèn)屬企事業(yè)單位，鎮(zhèn)財(cái)政供養(yǎng)的市直屬機(jī)關(guān)基層分局（所），醫(yī)院、居委會(huì)以及各公辦中小學(xué)校幼兒園（下稱合同承辦部門）作為獨(dú)立的民事主體在參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)和民事活動(dòng)中與其他平等主體的自然人、法人和其他組織之間明確雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系所設(shè)立的書面協(xié)議。具體包括：

（一）建設(shè)工程項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等合同；

（二）物質(zhì)、儀器、設(shè)備的買賣等合同；

（三）向外借款或在法律法規(guī)許可的前提下為其他單位提供擔(dān)保的合同；

（四）物業(yè)租賃、土地租賃、委托管理合同、承包合同以及其他涉及鎮(zhèn)政府利益的合同及服務(wù)合同等。

第三條合同承辦部門簽訂本辦法第二條所規(guī)定的合同，其歸檔管理均應(yīng)遵守本辦法。

第二章相關(guān)管理機(jī)構(gòu)及職能

第四條鎮(zhèn)政府辦公室職責(zé)

（一）宣傳貫徹《合同法》和國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，制定并組織實(shí)施鎮(zhèn)政府合同歸檔管理的規(guī)章制度；

（二）負(fù)責(zé)鎮(zhèn)政府對(duì)外合同簽字或委托簽字的審核和蓋章工作，如無(wú)合同編號(hào)的合同，一律不予蓋章；

（三）督促合同承辦部門及時(shí)將簽訂的合同送合同歸檔管理部門；

（四）負(fù)責(zé)已執(zhí)行完畢的合同的歸檔管理。

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第五條 合同歸檔管理部門職責(zé)

鎮(zhèn)財(cái)政所是鎮(zhèn)的合同歸檔管理部門，全面負(fù)責(zé)合同的歸檔管理工作。其主要職責(zé)是：

（一）對(duì)所有合同統(tǒng)一編號(hào)；

（二）按合同編號(hào)、內(nèi)容、甲乙雙方、要點(diǎn)摘要、時(shí)間、標(biāo)的、履行完畢等項(xiàng)目分類歸檔；

（三）督促合同承辦部門及時(shí)報(bào)送合同；

（四）負(fù)責(zé)對(duì)單位合同簽訂情況的日常抽檢；

（五）協(xié)助有關(guān)部門對(duì)合同簽訂后的履行情況進(jìn)行監(jiān)督、監(jiān)察；

（六）對(duì)合同執(zhí)行期間的檔案資料安全負(fù)責(zé)。合同執(zhí)行完畢

3后移交至黨政辦檔案室。

（七）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第六條各合同承辦部門的職責(zé)

（一）簽訂合同前到鎮(zhèn)財(cái)政部門領(lǐng)取合同編號(hào)，如承包部門簽訂沒(méi)有合同編號(hào)的合同，財(cái)政所原則上不予補(bǔ)發(fā)合同編號(hào)及收付款項(xiàng)。

（二）簽訂合同后2個(gè)工作天內(nèi)要將1份合同正本送合同歸檔管理部門；

（三）監(jiān)督檢查本部門承辦合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，建立合同時(shí)限條款預(yù)警機(jī)制，定期向合同歸檔管理部門反映合同監(jiān)督管理情況；

（四）發(fā)生爭(zhēng)議的合同應(yīng)及時(shí)向合同主管部門和鎮(zhèn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，參與爭(zhēng)議處理，及時(shí)提供處理爭(zhēng)議的有關(guān)證據(jù)；

（五）鎮(zhèn)政府規(guī)定的其它職責(zé)。

第三章合同的簽字和蓋章

第七條對(duì)外訂立的合同，原則上先由對(duì)方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章，嚴(yán)禁我方簽字蓋章后以傳真、信函的形式交對(duì)方簽字蓋章；如有特殊情況的，需經(jīng)有關(guān)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第八條屬政府簽訂的合同，須由鎮(zhèn)長(zhǎng)簽字或鎮(zhèn)長(zhǎng)書面委托

4相關(guān)人員簽字，政府辦方可蓋章。屬部門對(duì)外簽訂的合同，須填寫《簽訂合同審批表》，經(jīng)主管鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由部門法人或負(fù)責(zé)人簽訂。

第九條對(duì)于兩頁(yè)以上的合同須標(biāo)明頁(yè)碼并加蓋騎縫章。

第十條簽訂的合同一般應(yīng)有一式四份，對(duì)方一份，合同承辦部門一份，合同歸檔管理部門一份，鎮(zhèn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一份。

第四章合同歸檔責(zé)任與紀(jì)律

第十一條合同承辦部門所有對(duì)內(nèi)、對(duì)外簽訂合同前，必須到合同歸檔管理部門領(lǐng)取合同編號(hào)；合同簽訂后要及時(shí)將一份送合同歸檔管理部門，一份送鎮(zhèn)財(cái)務(wù)部門。如工作失誤造成經(jīng)濟(jì)或其他損失，將依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

第十二條合同歸檔管理部門必須依法并按規(guī)定的程序嚴(yán)格履行崗位職責(zé)，督促合同承辦部門及時(shí)報(bào)送合同，開展日常抽檢，做好分類歸檔工作，加強(qiáng)合同日常保管，確保合同不損壞或遺失，否則將依照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

第五章附則

第十三條本暫行辦法與上級(jí)新的文件規(guī)定相矛盾時(shí)，按上級(jí)文件規(guī)定執(zhí)行。

第十四條本辦法自2012年x月x日起施行。以前簽訂正在執(zhí)行的合同，合同承辦部門須于x月x日前將合同復(fù)印件（蓋合同承辦部門公章）交合同歸檔管理部門。

第十五條本暫行辦法由鎮(zhèn)政府辦公室負(fù)責(zé)解釋。6

第二篇：合同歸檔整理

檔案整理

在合同文本雙方簽字蓋章完畢后，由合同承辦人兩日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專人兩日內(nèi)負(fù)責(zé)將其記錄到合同臺(tái)賬，同時(shí)，法務(wù)部專人每?jī)芍軕?yīng)查對(duì)已經(jīng)用印并錄入合同編號(hào)的合同的歸檔情況，對(duì)于出現(xiàn)的異常情況應(yīng)及時(shí)上報(bào)。合同臺(tái)賬明細(xì)必須至少包括以下主要內(nèi)容：合同編號(hào)、合同對(duì)方、合同標(biāo)的、合同金額、簽訂時(shí)間、最終簽署人、合同正本份數(shù)、有無(wú)變更或解除或其它事項(xiàng)的備注等。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附掃描件）

（二）合同審批表。（附掃描件）

（三）與合同簽署有關(guān)的基礎(chǔ)、背景資料。（附掃描件）

（四）合同對(duì)方當(dāng)事人資信證明材料，包括但不限于加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、稅務(wù)登記證復(fù)印件、特定行業(yè)的設(shè)立或運(yùn)營(yíng)許可證明等。

（五）或有的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、個(gè)人身份證明，當(dāng)對(duì)方簽字人不是其法定代表人時(shí)，應(yīng)當(dāng)向其索取由其公司簽發(fā)的法定代表人身份證明書、對(duì)代理人的授權(quán)委托書，對(duì)方為自然人的應(yīng)當(dāng)索取其身份證明。

合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，由合同承辦人五日內(nèi)將合同以下有關(guān)資料移交法務(wù)部，并由法務(wù)部專人簽收，法務(wù)部專門人員負(fù)責(zé)將其補(bǔ)充到合同臺(tái)賬中，其中若屬于法務(wù)部承辦事項(xiàng)的有關(guān)資料由法務(wù)部自動(dòng)歸檔。須歸檔資料具體范圍包括：

（一）合同履行中或有的電傳、信函、電報(bào)、圖表等。（附掃描件）

（二）或有的有關(guān)變更或解除合同的協(xié)議及一切相關(guān)文字信息、音像資料等。（附掃描件）

（三）或有的有關(guān)糾紛處理的協(xié)議書、調(diào)解書、裁決書、判決書等。（附掃描件）

（四）其它應(yīng)當(dāng)存檔的合同相關(guān)資料。（附掃描件）

法務(wù)部應(yīng)當(dāng)每月末比對(duì)合同臺(tái)賬，檢查已審批用印的合同相關(guān)資料是否歸檔完畢，對(duì)于合同編號(hào)已經(jīng)登記在合同臺(tái)賬，但承辦部門沒(méi)有上交的合同資料，由

法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交；對(duì)于已經(jīng)備注在合同臺(tái)賬、但承辦部門沒(méi)有上交的涉及合同變更解除或糾紛處理涉及的有關(guān)資料，由法務(wù)部專人通知相應(yīng)承辦部門立即上交。

合同承辦人按合同約定，承擔(dān)通知義務(wù)，組織合同履行，辦理相關(guān)事項(xiàng)，重大合同每季度填寫《合同履行情況統(tǒng)計(jì)表》報(bào)法務(wù)部備案。

《合同履行情況統(tǒng)計(jì)表》應(yīng)包括合同編號(hào)、合同對(duì)方、合同標(biāo)的、合同履行階段、合同收付款金額、對(duì)方資信狀況、或有的履行爭(zhēng)議以及違約情況等。

第三篇：監(jiān)理資料整理歸檔管理辦法

監(jiān)理資料整理歸檔管理辦法

本文提要：本管理辦法的編制依據(jù)是《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319-2000)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB50328-2001)及公司管理手冊(cè)、程序文件及支持性文件或管理制度。

監(jiān)理資料整理歸檔管理辦法

第一節(jié) 施工階段建設(shè)監(jiān)理資料管理辦法

本管理辦法的編制依據(jù)是《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319-2000)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB50328-2001)及公司管理手冊(cè)、程序文件及支持性文件或管理制度。

1、監(jiān)理資料的管理細(xì)則

1.1監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的資料。它是監(jiān)理工作中各項(xiàng)控制與管理的依據(jù)與憑證。為使公司的監(jiān)理資料和監(jiān)理檔案管理符合《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)程》、《建筑工程資料管理規(guī)程》的規(guī)定,并符合公司的質(zhì)量目標(biāo),制定本管理細(xì)則。

1.2總監(jiān)理工程師為項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理資料的總負(fù)責(zé)人,并指定專職或兼職資料員具體管理。

1.3項(xiàng)目監(jiān)理部監(jiān)理資料管理的基本要求: 1.3.1監(jiān)理資料應(yīng)滿足“整理及時(shí)、真實(shí)齊全、分類有序”的要求。

1.3.2各專業(yè)工程監(jiān)理工程師應(yīng)隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)展負(fù)責(zé)收集、整理本專業(yè)的監(jiān)理資料,并進(jìn)行認(rèn)真檢查,不得接受經(jīng)涂改的報(bào)審資料,并于每月編制月報(bào)之后次月5日前將資料交與資料管理員存放保管。

1.3.3資料管理員應(yīng)及時(shí)對(duì)各專業(yè)的監(jiān)理資料的形成、積累、組卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查驗(yàn)收各專業(yè)的監(jiān)理資料,并分類、分專業(yè)建立案卷盒,按規(guī)定編目、整理,做到存放有序、整齊,如將不同類資料放在同一盒內(nèi),應(yīng)在脊背處標(biāo)明。

1.3.4對(duì)于已歸資料員保管的監(jiān)理資料,如本項(xiàng)目監(jiān)理部人員需要借用,必須辦理借用手續(xù),用后及時(shí)歸還;其他人員借用,須經(jīng)總監(jiān)同意,辦理借用手續(xù),資料員負(fù)責(zé)收回。

1.3.5在工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi),由總監(jiān)理工程師組織項(xiàng)目監(jiān)理人員對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行整理和歸檔,監(jiān)理資料在移交給公司檔案資料部前必須由總監(jiān)理工程師審核并簽字。1.3.6監(jiān)理資料整理合格后,報(bào)送公司檔案部門辦理移交、歸檔手續(xù)。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料管理的項(xiàng)目監(jiān)理部須將存有“監(jiān)理規(guī)劃”、“監(jiān)理總結(jié)”的軟盤一并交予檔案資料部。

1.3.7監(jiān)理資料各種表格的填寫應(yīng)使用黑色墨水或黑色簽字筆,復(fù)寫時(shí)須用單面黑色復(fù)寫紙。

1.4應(yīng)用計(jì)算機(jī)建立監(jiān)理管理臺(tái)賬。應(yīng)建立的臺(tái)賬有以下幾種: 1.4.1工程物資進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)臺(tái)賬;1.4.2施工試驗(yàn)(混凝土、鋼筋、水、電、暖通等)報(bào)審臺(tái)賬;1.4.3檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部(子分部)工程驗(yàn)收臺(tái)賬;1.4.4工程量、工程進(jìn)度款報(bào)審臺(tái)賬;1.4.5其他。

1.5總工程師為公司的監(jiān)理檔案總負(fù)責(zé)人,總工辦檔案資料部負(fù)責(zé)具體工作。

1.6公司檔案室對(duì)各項(xiàng)目監(jiān)理部的資料負(fù)有指導(dǎo)、檢查的責(zé)任。

2、監(jiān)理資料的基本內(nèi)容

2.1合同文件: 2.1.l施工監(jiān)理招投標(biāo)文件;2.1.2建設(shè)工程委托監(jiān)理合同;2.1.3施工招投標(biāo)文件;2.1.4建設(shè)工程施工合同、分包合同、各類定貨合同等。

2.2設(shè)計(jì)文件: 2.2.1施工圖紙;2.2.2巖土工程勘察報(bào)告;2.2.3測(cè)量基礎(chǔ)資料。

2.3工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則: 2.3.1工程項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃;2.3.2監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;2.3.3項(xiàng)目監(jiān)理部編制的總控制計(jì)劃等其他資料。

2.4工程變更文件: 2.4.1審圖匯總資料;2.4.2設(shè)計(jì)交底

記錄、紀(jì)要;2.43設(shè)計(jì)變更文件;2.4.4工程變更文件。

2.5監(jiān)理月報(bào)。

2.6會(huì)議紀(jì)要。

2.7施工組織設(shè)計(jì)(施工方案): 2.7.1施工組織設(shè)計(jì)(總體設(shè)計(jì)或分階段設(shè)計(jì));2.7.2分部施工方案;2.7.3季節(jié)施工方案;2.7.4其他專項(xiàng)施工方案等。

2.8分包資質(zhì): 2.8.1分包單位資質(zhì)資料;2.8.2供貨單位資質(zhì)資料;2.8.3試驗(yàn)室等單位的資質(zhì)資料。

2.9進(jìn)度控制: 2.9.11工程動(dòng)工報(bào)審表(含必要的附件);2.9.2年、季、月進(jìn)度計(jì)劃;2.9.3月工、料、機(jī)動(dòng)態(tài)表;2.9.4停、復(fù)工資料。

2.10質(zhì)量控制: 2.10.1各類工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn);2.10.2施工測(cè)量放線報(bào)驗(yàn);2.10.3施工試驗(yàn)報(bào)驗(yàn);2.10.4檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程施工報(bào)驗(yàn)與認(rèn)可;2.10.5不合格項(xiàng)處置記錄;2.10.6質(zhì)量問(wèn)題和事故報(bào)告及處理等資料。

2.11造價(jià)控制: 2.11.1概預(yù)算或工程量清單;2.11.2工程量報(bào)審與核認(rèn);2.11.3預(yù)付款報(bào)審與支付證書;2.11.4月工程進(jìn)度款報(bào)審與簽認(rèn);2.11.5工程變更費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn);2.11.6工程款支付申請(qǐng)與支付證書;2.11.7工程竣工結(jié)算等。

2.12監(jiān)理通知及回復(fù)。

2.13合同其他事項(xiàng)管理: 2.13.1工程延期報(bào)告審批等資料;2.13.2費(fèi)用索賠報(bào)告、審批等資料;2.13.3合同爭(zhēng)議和違約處理資料;2.13.4合同變更資料等。

2.14工程驗(yàn)收資料: 2.14.1工程基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等中間驗(yàn)收資料;2.14.2設(shè)備安裝專項(xiàng)驗(yàn)收資料;2.14.3竣工驗(yàn)收資料;2.14.4工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告;2.14.5竣工移交證書等。2.15其他往來(lái)函件。

2.16監(jiān)理日記、旁站記錄。

2.17監(jiān)理工作總結(jié)(專題、階段和竣工總結(jié)等)。

3、監(jiān)理資料的日常管理

3.1監(jiān)理資料管理的基本要求是:整理及時(shí)、真實(shí)齊全、分類有序。

3.2總監(jiān)理工程師應(yīng)指定專人進(jìn)行監(jiān)理資料管理,總監(jiān)理工程師為總負(fù)責(zé)人。

3.3應(yīng)要求承包單位將有監(jiān)理人員簽字的施工技術(shù)和管理文件,上報(bào)項(xiàng)目監(jiān)理部存檔備查。

3.4應(yīng)利用計(jì)算機(jī)建立圖、表等系統(tǒng)文件輔助監(jiān)理工作控制和管理,可在計(jì)算機(jī)內(nèi)建立監(jiān)理管理臺(tái)賬。

3.5監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)基本要求認(rèn)真審核資料,不得接受經(jīng)涂改的報(bào)驗(yàn)資料,并在審核整理后交資料管理人員存放。

3.6在監(jiān)理工作過(guò)程中,監(jiān)理資料應(yīng)按單位工程建立案卷盒(夾),分專業(yè)存放保管,并編目,以便于跟蹤檢查。

3.7監(jiān)理資料的收發(fā)、借閱必須通過(guò)資料管理人員履行手續(xù)。

第二節(jié)監(jiān)理資料的檔案管理

1、監(jiān)理資料的歸檔管理

1.1監(jiān)理資料歸檔的內(nèi)容: 1.1.1監(jiān)理合同;1.1.2項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;1.1.3監(jiān)理月報(bào);1.1.4會(huì)議紀(jì)要;1.1.5分項(xiàng)、分部工程施工報(bào)驗(yàn)表;1.1.6質(zhì)量問(wèn)題和質(zhì)量事故的處理資料;1.1.7造價(jià)控制資料;1.1.8工程驗(yàn)收資料;1.1.9監(jiān)理通知;1.1.10合同其他事項(xiàng)管理資料;;1.1.11監(jiān)理工作總結(jié)。

1.2監(jiān)理檔案的組卷應(yīng)執(zhí)行地方城市建設(shè)檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。

2、工程監(jiān)理檔案移交

2.1向公司移交監(jiān)理文件檔案,應(yīng)符合下列規(guī)定: 2.1.1項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后50日內(nèi)向公司檔案室移交檔案,并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”;

2.1.2移交公司的監(jiān)理文件范圍見附錄一。

2.2向建設(shè)單位、城建檔案館移交監(jiān)理文件檔案應(yīng)符合下列規(guī)定: 2.2.1工程竣工驗(yàn)收合格后40日內(nèi),項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)辦理“工程監(jiān)理檔案移交會(huì)簽單”,經(jīng)各部門、主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽完成后,方可向建設(shè)單位、城建檔案館移交資料,并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”,移交清單應(yīng)交公司檔案室一份備案。

2.2.2若因各種客觀原因(如:業(yè)主不能按合同約定支付監(jiān)理費(fèi),不能按期接收監(jiān)理檔案等)導(dǎo)致監(jiān)理檔案不能按期交付,項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)將其交付工程監(jiān)理部,并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”。由工程監(jiān)理部在具備交付條件時(shí),具體負(fù)責(zé)辦理監(jiān)理文件移交的有關(guān)事宜。

2.2.3向政府檔案管理部門移交的監(jiān)理歸檔文件為一套原件。

2.2.4根據(jù)“建設(shè)工程監(jiān)理委托合同”中的規(guī)定向建設(shè)單位移交監(jiān)理歸檔文件。

2.2.5移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件檔案若有具體規(guī)定,按其具體規(guī)定進(jìn)行整編。

2.2.6移交建設(shè)單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件范圍見附錄二。

3、其他

3.1 對(duì)于在施工過(guò)程中已移交給建設(shè)單位的施工單位的施工過(guò)程資料及監(jiān)理服務(wù)資料,工程監(jiān)理檔案移交時(shí),項(xiàng)目監(jiān)理部不再另行移交(除委托監(jiān)理合同另有約定外)。

3.2 承包單位施工過(guò)程報(bào)驗(yàn)的各種施工過(guò)程資料,按國(guó)家相關(guān)規(guī)定在該項(xiàng)報(bào)驗(yàn)審簽同意后應(yīng)即返還建設(shè)單位、施工單位,項(xiàng)目監(jiān)理部只保留一份。各項(xiàng)目監(jiān)理部并可視工程項(xiàng)目參建各方管理體制情況,對(duì)施工過(guò)程中施工單位報(bào)驗(yàn)經(jīng)監(jiān)理簽認(rèn)同意的施工過(guò)程資料返還方式,按各方約定的辦法變通處理。

3.3 工程監(jiān)理檔案整理、歸檔除附表一規(guī)定以外的施工單位報(bào)驗(yàn)監(jiān)理工程師簽認(rèn)的服務(wù)過(guò)程資料,可全部移交建設(shè)單位。

3.4 工程施工過(guò)程中相關(guān)監(jiān)理資料已向建設(shè)單位、施工單位提供的(以發(fā)文、收文簿簽收為據(jù)),工程竣工資料移交時(shí),項(xiàng)目監(jiān)理部不再提供如要求另行提供時(shí),須報(bào)經(jīng)工程監(jiān)理部同意。

3.5 工程監(jiān)理檔案封面見附錄三。

3.6 工程監(jiān)理檔案移交目錄見附錄四。

3.7 工程監(jiān)理檔案審核備考表見附錄五。

3.8 卷盒封面見附錄六。

3.9 案卷脊背見附錄七。

3.10工程監(jiān)理文件檔案移交會(huì)簽單見附錄八。

附錄一 向公司移交施工階段監(jiān)理文件一覽表

序號(hào) 歸檔文件 保存期限監(jiān)理規(guī)劃

① 委托監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃 短期

② 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 短期

③ 監(jiān)理部總控制計(jì)劃等 短期

監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題(若無(wú)以細(xì)分,以月報(bào)形式留存)長(zhǎng)期監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題(若無(wú)以細(xì)分,以會(huì)議紀(jì)要形式留存)長(zhǎng)期進(jìn)度控制

① 工程開工/復(fù)工審批表 長(zhǎng)期

② 工程開工/復(fù)工暫停令 長(zhǎng)期 5 質(zhì)量控制

① 不合格項(xiàng)目通知 長(zhǎng)期

② 質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見 長(zhǎng)期工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

① 檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期

② 分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期

③ 基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期

④ 幕墻工程驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期

⑤ 分部(子分部)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄 長(zhǎng)期監(jiān)理通知

① 有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知 長(zhǎng)期

② 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知 長(zhǎng)期

③ 有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知 長(zhǎng)期監(jiān)理日志、旁站記錄

合同與其他事項(xiàng)管理

① 工程延期報(bào)告及審批 長(zhǎng)期

② 費(fèi)用索賠報(bào)告及審批 長(zhǎng)期

③ 合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見 長(zhǎng)期

④ 合同變更材料 長(zhǎng)期

監(jiān)理工作總結(jié)(含階段監(jiān)理工作總結(jié))① 專題總結(jié) 短期

② 工程竣工總結(jié)(含階段竣工總結(jié))長(zhǎng)期

③ 質(zhì)量評(píng)估報(bào)告(含階段性質(zhì)量評(píng)估報(bào)告)長(zhǎng)期

附錄二 向建設(shè)單位、檔案館移交文件一覽表

序號(hào) 歸檔文件 建設(shè)單位 政府檔案管理部門監(jiān)理規(guī)劃

① 監(jiān)理規(guī)劃 √ √

② 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則 √ √

③ 監(jiān)理部總控制計(jì)劃等 √

監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題 √ √監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題 √ √進(jìn)度控制

① 工程開工/復(fù)工審批表 √ √

② 工程暫停令 √ √質(zhì)量控制

① 不合格項(xiàng)目通知 √ √

② 質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見 √ √造價(jià)控制

① & 預(yù)付款報(bào)審與支付 √

② 月付款報(bào)審與支付 √

③ 設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn) √

④ 工程竣工決算審核意見書 √ √分包資質(zhì)

① 分包單位資質(zhì)材料 √

② 供貨單位資質(zhì)材料 √

③ 試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料 √

監(jiān)理通知

① 有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知 √

② 有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知 √

③ 有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知 √

合同與其他事項(xiàng)管理

① 工程延期報(bào)告及審批 √ √

② 費(fèi)用索賠報(bào)告及審批 √

③ 合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見 √ √

④ 合同變更材料 √ √監(jiān)理工作總結(jié)

① 專題總結(jié) √

② 月報(bào)總結(jié) √

③ 工程竣工總結(jié) √ √

④ 質(zhì)量評(píng)估報(bào)告 √ √

注:1.“√”表示應(yīng)分別向建設(shè)單位或檔案館移交的有關(guān)文件。

附錄三:工程監(jiān)理檔案

檔案號(hào):

共 冊(cè) 第 冊(cè)

工程名稱:

案卷題名:

總監(jiān)理工程師: 編制人:

編制日期:

平頂山中平工程監(jiān)理有限公司

附錄四: 監(jiān)理檔案移交目錄

第頁(yè)

序號(hào) 案卷題名 文字材料 圖紙材料 其它 備注

冊(cè) 張 &n

第四篇：XXXX檔案歸檔管理辦法

XXXX檔案歸檔管理辦法

為了加強(qiáng)集團(tuán)檔案的管理，建立完整的集團(tuán)檔案體系、提高檔案的管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001），結(jié)合集團(tuán)檔案管理制度和外埠項(xiàng)目文件形成的具體情況，特制定本辦法。

一、檔案工作的基本原則

1、本辦法所指的檔案是集團(tuán)公司的文書檔案、工程項(xiàng)目檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案及聲像檔案；外埠檔案文件是指集團(tuán)在北京市以外地區(qū)所開展的項(xiàng)目產(chǎn)生的文件資料。

2、凡屬集團(tuán)公司管理、工程項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)過(guò)程中直接形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字資料、圖表及特殊載體材料等，均屬于集團(tuán)檔案。

3、集團(tuán)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，由集團(tuán)檔案室統(tǒng)一 負(fù)責(zé)接收、管理。以確保各類檔案材料完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。任何部門和個(gè)人不得把集團(tuán)公司檔案資料據(jù)為己有。

4、集團(tuán)各職能部門應(yīng)有專人負(fù)責(zé)部門檔案的保管、移交職責(zé)，在業(yè)務(wù)上接受集團(tuán)檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

5、工程項(xiàng)目檔案工作要做到項(xiàng)目活動(dòng)一開始就與建立檔案工 作同步進(jìn)行。公司項(xiàng)目部（外阜項(xiàng)目）設(shè)置專人負(fù)責(zé)所在部門、項(xiàng)目文件的收集、整理工作,他是集團(tuán)與公司各項(xiàng)目之間文件歸檔傳輸?shù)奈ㄒ唤涌?，所有?xiàng)目文件從項(xiàng)目地輸出歸檔都必須通過(guò)項(xiàng)目檔案管理 1

部門。項(xiàng)目檔案工作接受集團(tuán)檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

二、管理職責(zé)

集團(tuán)檔案室管理職責(zé)

1、集團(tuán)檔案室是檔案信息儲(chǔ)存、開發(fā)利用、服務(wù)交流的中心，負(fù)責(zé)集團(tuán)各類檔案的管理。

2、實(shí)施對(duì)本集團(tuán)的檔案管理工作和集團(tuán)所屬公司檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。

3、負(fù)責(zé)各類檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和提供利用等工作。

4、負(fù)責(zé)集團(tuán)公司檔案專、兼職工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

5、做好檔案的保密與安全工作。

集團(tuán)各職能部門檔案職責(zé)：

1、依據(jù)本部門檔案歸檔范圍的要求，負(fù)責(zé)管理、收集本部門的文 件資料，力求使本部門文件保持齊全、完整。

2、應(yīng)隨時(shí)對(duì)已閱辦的文件及時(shí)進(jìn)行收集整理，所收文件需進(jìn)行登 記、檢查完整情況，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。

3、注意本部門的資料積累工作（包括實(shí)物檔案以及領(lǐng)導(dǎo)外出開會(huì) 帶回的有保留價(jià)值的文件材料），于次年初集中移交檔案室保管。

各項(xiàng)目管理部門檔案職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)收集項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)中形成的各種文件資料，并按歸檔范圍要求分類、造冊(cè)。當(dāng)某單位工程結(jié)束時(shí)，及時(shí)將所產(chǎn)生的竣工技術(shù)資料、竣工圖紙移交集團(tuán)檔案室。

2、對(duì)于在施工過(guò)程中產(chǎn)生的定期開箱的文件資料，須在開箱后的第二天及時(shí)移交給集團(tuán)檔案室。

三、歸檔范圍

各部門歸檔范圍詳見附表1。

四、不歸檔的文件資料1、2、無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)、未生效文件、一般性文件歷次修改（主 要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）。

3、部門互發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)沒(méi)有直接關(guān)系不需辦理的只有臨 時(shí)性參考作用的文件資料。

4、五、歸檔要求

1、文件資料的收集、管理實(shí)行部門負(fù)責(zé)制度。各部門（項(xiàng)目）均應(yīng)指定兼職檔案員（文秘人員），負(fù)責(zé)管理本部門（項(xiàng)目）文件材料的收集、管理、移交工作。

2、各職能部門要求遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件 之間有機(jī)聯(lián)系，歸檔的各種文件資料一律要原件。應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、正本與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在重份文件和重份圖紙

一起。份數(shù)、頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

3、兩個(gè)以上的職能部門共同承辦所形成的文件資料，由最后承辦職能部門歸檔。集團(tuán)同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由本集團(tuán)主辦部門歸檔。

4、工程竣工檔案，必須真實(shí)地反映工程竣工后的實(shí)際情況，所歸檔的項(xiàng)目文件資料應(yīng)為原始件，如果在文件資料只有一份原件并必須移交城建檔案館時(shí)，須在移交復(fù)印件時(shí)附上原始件去向說(shuō)明，并在復(fù)印件上加蓋有效章，視為原件，均應(yīng)具有法律效用。

5、在接收施工單位和其他相關(guān)單位移交的項(xiàng)目竣工檔案時(shí)，必須詳細(xì)檢查資料的有效性和完整性，做到所接收的項(xiàng)目文件簽章有效，附件齊全，文件、圖紙與實(shí)物、實(shí)況相符，錄音、錄像文件載體有效，所有電子文件都使用不可擦寫的電子介質(zhì)存儲(chǔ)。

6、編制工程竣工檔案，必須采用不易褪色的具有較長(zhǎng)保管時(shí)間的黑色、蘭黑繪圖、書寫墨水，不得使用紅色墨水、復(fù)寫紙和一般圓珠筆等。

7、凡是歸檔的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明準(zhǔn)確。

8、基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的，在兼職檔案員的參與下，由承包單位負(fù)責(zé)收集、整理本單位的基建文件材料，待工程竣工后，由各承包單位提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。

六、歸檔時(shí)間

1、文件資料移交時(shí)間：每年各部門形成的文件材料，由各部門 兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，于次年1月底前，向集團(tuán)檔案室移交歸檔。

2、集團(tuán)公司所產(chǎn)生的各類合同等檔案資料，在合同檔案生效后馬上向檔案室進(jìn)行移交。

3、各公司項(xiàng)目按工程的階段或單位工程結(jié)束時(shí)進(jìn)行竣工資料歸檔，停、緩建工程技術(shù)檔案應(yīng)在工程停、緩建后立即歸檔。

4、在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)向檔案室移交建設(shè)項(xiàng)目檔案。

七、歸檔移交手續(xù)

1、歸檔手續(xù)：移交（接收）檔案時(shí)，要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交（接收）登記表（見附件2），經(jīng)部門、項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字后，由經(jīng)辦人隨同檔案實(shí)體向檔案室移交。

2、檔案室要對(duì)移交的各類檔案認(rèn)真進(jìn)行審查、驗(yàn)收，清點(diǎn)無(wú)誤 后，交接雙方在移交清單上簽字或蓋章，各執(zhí)一份存查。

第五篇：公司合同歸檔辦法

南京鋒尚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同歸檔辦法

一、公司合同按內(nèi)容共分為三類

1、工程合同，合同編號(hào)：南鋒房(工)合200X-XXX號(hào)

包括：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購(gòu)、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設(shè)備購(gòu)買及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工合同?

2、宣傳合同，合同編號(hào)：南鋒房(宣)合200X-XXX號(hào)

包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷合同

3、行政合同，合同編號(hào)：南鋒房(行)合200X-XXX號(hào)

包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動(dòng)合同、借款協(xié)議等

二、合同接收程序

合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會(huì)簽審批單及合同）存檔時(shí)，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正副本各一份。

三、合同存檔程序

合同交接后，首先對(duì)合同進(jìn)行分類、蓋上合同編號(hào)章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲(chǔ)在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時(shí)將合同信息登記在“合同”文件夾內(nèi)對(duì)應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號(hào)與PDF格式的文件進(jìn)行超級(jí)鏈接。第三，將正本合同存放在獨(dú)立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按編號(hào)先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。

四、合同補(bǔ)充協(xié)議接收、存檔程序

由于合同變更而產(chǎn)生補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，接收程序同上。存檔時(shí)，要將合同補(bǔ)充協(xié)議編號(hào)為：南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議1（當(dāng)合同多次變更時(shí)，補(bǔ)充協(xié)議的編號(hào)順應(yīng)為南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議2，……）。補(bǔ)充協(xié)議要與原合同一起保存在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。PDF格式的補(bǔ)充協(xié)議要與原合同的PDF文件進(jìn)行合并，同時(shí)更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說(shuō)明：有補(bǔ)充協(xié)議，日期：XX年X月X日。

五、《付款審批表》和《入庫(kù)單》存檔程序

合同的《付款付款審批表》第一聯(lián)（白色）和《入庫(kù)單》（白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進(jìn)行合并。同時(shí)更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關(guān)信息。

六、副本合同向財(cái)務(wù)部移交程序

副本合同在檔案室蓋章編號(hào)后，應(yīng)由檔案室交財(cái)務(wù)部保管，雙方交接合同時(shí)要在《檔案移交登記 本》上簽字確認(rèn)，包括：合同名稱、移交時(shí)間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽字?！稒n案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣，財(cái)務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財(cái)務(wù)部的《檔案接收登記 本》上簽字確認(rèn)。

七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動(dòng)硬盤上，移動(dòng)硬盤保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動(dòng)硬盤不能外借。

八、本管理辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。