第一篇：電子公文歸檔管理暫行辦法

電子公文歸檔管理暫行辦法

國家檔案局第6號令

第一條 為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配臵的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條 電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配臵足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)臵足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)臵符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實(shí)時操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。第十五條 通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

第二十二條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。

第二篇：電子公文歸檔管理暫行辦法

電子公文歸檔管理暫行辦法

（國家檔案局令第6號 2003年7月28日發(fā)布）

第一條 為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條 電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

指把電子文件（3.1）集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)”平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)設(shè)備中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實(shí)時操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條 通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子公文的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。

第二十二條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。

第三篇：天津市電子公文歸檔管理辦法

天津市電子公文歸檔管理辦法

第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范機(jī)關(guān)政務(wù)活動中形成的電子公文歸檔管理工作，根據(jù)國家《電子文件管理暫行辦法》（廳字〔2009〕39號）以及天津市有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于本市各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位從事政務(wù)及其相關(guān)活動產(chǎn)生的電子公文歸檔管理。企業(yè)單位及其它社會組織可參照本辦法執(zhí)行。

第三條 本辦法所稱電子公文，是指在電子政務(wù)活動中產(chǎn)生并依賴各辦公自動化系統(tǒng)處理后形成的具有參考、利用價值和規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。其它電子文件可參照本辦法執(zhí)行。

第四條 電子公文歸檔與管理工作，應(yīng)遵循電子公文真實(shí)、完整、有效、安全的原則，做到電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文必須歸檔和歸檔的電子公文必須規(guī)范，確保電子公文安全管理。

第五條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，負(fù)責(zé)對本級國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位產(chǎn)生的電子公文歸檔管理實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。

第六條 電子公文的歸檔管理工作應(yīng)統(tǒng)籌納入本單位電子政務(wù)和檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。

第七條 電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，歸檔前由電子公文形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。電子公文運(yùn)行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有嚴(yán)格的技術(shù)保障措施，保存必要元數(shù)據(jù)，確保電子公文的真實(shí)、完整、有效和安全。

第八條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)電子公文歸檔工作，明確部門和人員職責(zé)，制定歸檔工作流程。單位檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文形成、辦理、收集和歸檔各工作環(huán)節(jié)。

第九條 基于電子公文管理系統(tǒng)形成、辦理的電子公文，元數(shù)據(jù)要求和用法執(zhí)行《天津市文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定；電子公文歸檔的數(shù)據(jù)組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行《天津市文書類電子文件數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)要求（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）的有關(guān)規(guī)定。

第十條 非電子公文管理系統(tǒng)形成的電子公文，要使用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行歸檔管理，元數(shù)據(jù)補(bǔ)充完整，形成規(guī)范的電子目錄，電子目錄字段至少包含檔號（含組織機(jī)構(gòu)代碼、全宗號、保管期限、、機(jī)構(gòu)/問題、盒號、件號）、題名、責(zé)任者、文號、頁數(shù)、日期、保管期限、密級等信息；電子公文保證與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，進(jìn)行版式轉(zhuǎn)換，紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理后，對照目錄進(jìn)行掛接；向綜合檔案館移交時數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)參照《天津市文書檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB12/T 118—2005）執(zhí)行。

第十一條 電子公文形成單位未應(yīng)用現(xiàn)代化辦公手段的，要對紙質(zhì)文件及時收集、整理、歸檔，并進(jìn)行數(shù)字化掃描處理，形成電子目錄，同第十條要求，并指明檔案原文存儲位置。

第十二條 檔案管理部門負(fù)責(zé)接收本單位形成的應(yīng)歸檔電子公文，按照本單位的利用需求以及向同級檔案館移交的要求，對接收后的電子公文進(jìn)行規(guī)范化整理、補(bǔ)錄、鑒定、存儲、備份等工作。

第十三條 各類電子公文的歸檔范圍和保管期限按國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，電子公文的歸檔內(nèi)容包括：

（一）符合規(guī)范的電子公文版式文件，原格式電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、法律法規(guī)和規(guī)劃及工作報告等重要文件的歷次修改稿、文件在辦理過程中的留痕信息及文件處理單均需轉(zhuǎn)換成版式文件。

（二）系統(tǒng)形成的原格式電子公文原件，包括電子公文定稿（簽發(fā)文）、附件、重要文件的歷次修改稿及文件在辦理過程中的留痕信息。

（三）文件處理單及領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見。

（四）基于系統(tǒng)管理的電子公文元數(shù)據(jù)。

（五）基于系統(tǒng)管理的電子簽名、電子印章等。

以上內(nèi)容的保管期限應(yīng)當(dāng)一致。特殊格式的電子公文，應(yīng)當(dāng)將相應(yīng)的查看軟件一并歸檔。

第十四條 電子公文歸檔格式要求

電子公文在形成、收集過程中可采用通用格式，在歸檔或歸檔前要轉(zhuǎn)換為版式文件，版式文件格式應(yīng)與國家允許的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。

以文本、位圖文件形成的電子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。歸檔時除保留系統(tǒng)生成格式外需要進(jìn)行版式文件轉(zhuǎn)換，按電子公文及其組件順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件；

專用軟件產(chǎn)生的電子公文應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式后按要求轉(zhuǎn)為版式文件歸檔。

第十五條 基于系統(tǒng)管理的歸檔電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性的保證要求：

（一）真實(shí)性：要建立對歸檔電子公文操作者的身份識別與權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的文件操作日志，隨時自動記錄對歸檔電子公文實(shí)施操作的人員、時間、內(nèi)容等；有條件的可采用數(shù)字簽名等技術(shù)對歸檔操作進(jìn)行記錄。

（二）完整性：要對電子公文處理過程中的各類操作者和責(zé)任者進(jìn)行登記；對歸檔電子公文的必要元數(shù)據(jù)項(xiàng)和歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查，應(yīng)確保歸檔內(nèi)容齊全完整。

（三）有效性：歸檔電子公文的文件格式除原系統(tǒng)生成的格式外，還應(yīng)轉(zhuǎn)換成符合國家和本市規(guī)定的版式格式，并保證可讀。

（四）安全性：要對歸檔電子公文進(jìn)行病毒檢測，確保不攜帶病毒；若有存儲載體應(yīng)保持清潔、無劃痕，確保載體可識別。

第十六條 電子公文的歸檔整理

（一）電子公文歸檔以件為單位整理。電子公文按照文件辦結(jié)時間排序，一份電子公文作為一件；歸檔整理以為單位相對集中，具有聯(lián)系的文件標(biāo)注文件題名作為相互間的關(guān)聯(lián)。檔案管理軟件或具有輔助歸檔整理功能的軟件要具有元數(shù)據(jù)捕獲、手工調(diào)整文件順序等功能。

（二）電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目和內(nèi)容進(jìn)行檢查，基于系統(tǒng)形成、辦理的電子公文要符合“四性”保證要求；非系統(tǒng)形成的電子公文要對照紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章等信息，保證電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文在內(nèi)容及表現(xiàn)形式上一致，處理過程無差錯。

（三）電子公文在檢查無誤的情況下按照鑒定要求進(jìn)行歸檔。歸檔時由系統(tǒng)生成歸檔章，歸檔章樣式與紙質(zhì)檔案歸檔章一致，各項(xiàng)內(nèi)容可由系統(tǒng)自動填寫，歸檔章加蓋在歸檔電子公文首頁上端居右位置。

（四）電子公文整理歸檔后，以為單位填寫《歸檔電子公文登記表》（首頁）的各項(xiàng)內(nèi)容，以件為單位形成《歸檔電子公文登記表》（續(xù)頁）（見附件），并能以紙質(zhì)形式輸出。

（五）電子公文歸檔后應(yīng)保持目錄與電子公文的一一對應(yīng)。

（六）對于加密電子公文，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時歸檔，并按保密要求進(jìn)行管理。

（七）電子公文形成單位必須將具有永久和30年保管期限的電子公文制成紙質(zhì)文件，采用電子簽名或電子印章等技術(shù)的直接制成紙質(zhì)文件，未采用的制成紙質(zhì)文件后需由領(lǐng)導(dǎo)手工回簽。所制成的紙質(zhì)文件與電子公文一同歸檔。

第十七條 電子公文的歸檔時間與方式

（一）電子公文可實(shí)時歸檔，也可與紙質(zhì)文件同步歸檔。

（二）歸檔可采用邏輯歸檔或物理歸檔的方式。

第十八條 歸檔電子公文的管理

（一）檔案管理部門采用專用軟件進(jìn)行管理。

（二）涉密歸檔電子公文管理應(yīng)符合國家保密相關(guān)要求。

（三）檔案管理部門要進(jìn)行定期備份，參照《天津市電子檔案備份管理規(guī)定（試行）》執(zhí)行。

（四）系統(tǒng)更新時應(yīng)及時對歸檔電子公文進(jìn)行遷移，并保持?jǐn)?shù)據(jù)在遷移前后的一致性。

（五）超過保管期限規(guī)定的電子公文參照紙質(zhì)文件要求進(jìn)行鑒定和銷毀，對確認(rèn)銷毀的電子公文可進(jìn)行邏輯或物理刪除，并生成銷毀文件目錄備查。

第十九條 歸檔電子公文的移交

歸檔電子公文按照《天津市文書類電子檔案移交與接收辦法（試行）》（津檔發(fā)〔2012〕15號）向同級國家綜合檔案館進(jìn)行移交。

第二十條 本辦法由天津市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條 本辦法自公布之日起施行。《天津市電子公文歸檔管理暫行辦法》（津檔〔2006〕9號）同時廢止。

附件：

歸檔電子公文登記表

第四篇：電子公文歸檔管理辦法

國家檔案局令

第6號令

《電子公文歸檔管理暫行辦法》已于2003年7月22日經(jīng)國家檔案局局務(wù)會議審議通過，現(xiàn)予公布，自2003年9月1日起施行。

局長

毛福民

2003年7月28日

電子公文歸檔管理暫行辦法

第一條

為了加強(qiáng)對電子公文的歸檔管理，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條

本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條

電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。第四條

副省級以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé)。

第五條

電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。第六條

電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。

第七條

電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條

需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄。

第九條

電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。第十條

電子公文的歸檔應(yīng)在全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)平臺上進(jìn)行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條

電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實(shí)時操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。

第十三條

電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條

歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條

通過存儲載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條

歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條

歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條

檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條

超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條

其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條

本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。第二十二條

本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第五篇：網(wǎng)絡(luò)公文管理暫行辦法

網(wǎng)絡(luò)公文管理暫行辦法

第一章 總 則

為了規(guī)范和加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)公文的真實(shí)性與有效性，確保電子公文以方便、快捷、高效的方式發(fā)布與應(yīng)用，充分發(fā)揮電子文檔的時效性，特制定網(wǎng)絡(luò)公文管理暫行辦法。

第二章 適用范圍

第一條 本辦法適用于本公司機(jī)關(guān)、區(qū)域指揮部、直屬項(xiàng)目部等單位。

第二條來文途徑。文件來自公司機(jī)關(guān)、或轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、地方政府來文等；

第三章 文件類型

第三條 電子文件是本公司以磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

第四條 電子文件是文件的一種類型，具有文件的特制屬性，有特定的用途和效力。

第四章 公文形成。

第五條 本公司在日常工作中所形成的具有法定效力和規(guī)范體系的公務(wù)文書。

第六條具有與紙質(zhì)公文同等效力的應(yīng)電子文檔。

第五章 公文發(fā)布機(jī)構(gòu)

第七條 公司辦公室是網(wǎng)絡(luò)辦公的主管部門，負(fù)責(zé)全公司的電子公文處理工作，制定全公司網(wǎng)絡(luò)辦公管理辦法，督促下級機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)辦公工作，并組織業(yè)務(wù)交流和培訓(xùn)工作。

第八條各級辦公室是電子公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本級機(jī)關(guān)的電子公文處理工作。

第九條 公司保密室設(shè)保密員兼網(wǎng)管員1名，負(fù)責(zé)公司的網(wǎng)上收發(fā)文、收發(fā)文的技術(shù)指導(dǎo)及故障排除，確保文件的排版和格式正確及網(wǎng)上辦公渠道暢通。

第十條 公司機(jī)關(guān)、區(qū)域指揮部及直屬項(xiàng)目部同時建立網(wǎng)絡(luò)連接，配備專(兼)職公文處理員，與公司機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)傳輸，實(shí)現(xiàn)辦公自動化與網(wǎng)絡(luò)化

第六章 電子公文程序

第十一條 公司電子公文傳輸?shù)膬?nèi)容包括：公司文件及傳真電報、信函、上報的請示、報告等。

第十二條 公司機(jī)關(guān)每天上班后首先要把電腦打開，并進(jìn)入IOA網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，并及時查收網(wǎng)絡(luò)發(fā)文。

第十三條公司辦公室對上級機(jī)關(guān)來文、本級發(fā)文以及下級單位的請示、報告等文件要及時進(jìn)行傳輸，辦文時間一般不得超過兩天，機(jī)關(guān)各部、室要指定專人對網(wǎng)上發(fā)布的文件及信息及時的向本部、室負(fù)責(zé)人匯報。第十四條 電子公文處理和存貯，必須采用專用的計(jì)算機(jī)和存貯設(shè)備，由專人負(fù)責(zé)管理，以確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性和文件的保密性。

第七章 電子公文傳輸日常管理。

第十五條公司辦公室負(fù)責(zé)電子公文(文件、傳真電報、通知、請示等)的傳輸工作。

第十六條 各單位要選配1—2名懂技術(shù)、責(zé)任心強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)發(fā)文的收發(fā)管理工作，并維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證能夠及時準(zhǔn)確地收到網(wǎng)上來文，如本單位的收發(fā)文渠道不暢，要立即組織修復(fù)。

第十七條 對收到網(wǎng)上來文或重要的尋呼信息內(nèi)容應(yīng)及時下載，并填制文件呈閱單，按文件的主旨內(nèi)容和有關(guān)要求簽署辦公意見，呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱后歸口辦理。

第十八條 各類文件在辦公室不得積壓，辦文時間不得超過三天，承辦后收回歸檔。

第十九條 各級辦公室人員應(yīng)當(dāng)掌握有關(guān)電子公文的收發(fā)、分辦、傳送、存貯、立卷、歸檔和清除(或銷毀)等專門知識和操作技能，做好電子公文的日常處理工作。

第八章 電子公文文種

第二十條 電子公文的種類與紙質(zhì)公文種類相同，包括：決定、決議、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。電子公文的文字從左至右橫寫、橫排，正文每行28個漢字，每頁22行。

第九章 電子公文要素

第二十一條 電子公文的要素與紙質(zhì)公文基本相同，包括：份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、成文機(jī)關(guān)、附件、附注、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等。電子公文印章的應(yīng)用技術(shù)和規(guī)范，另行制定。

第二十二條公司的電子公文行文關(guān)系與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。

第二十三條 電子公文應(yīng)當(dāng)?shù)韧堎|(zhì)公文，并予先行辦理，逐步減少紙質(zhì)公文的數(shù)量。

第十章 電子公文的收發(fā)流程

第二十四條 電子公文的辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文流程基本相同，并保存處理過程中的有關(guān)信息。收文管理流程：收文登記、收文擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、部門閱辦、傳閱、歸檔。發(fā)文管理流程：發(fā)文擬稿、部門審核、辦公室審核（黨群類由黨委工作部審核、工會類由工會作部審核，紀(jì)委類由紀(jì)審監(jiān)察部審核）、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文件分發(fā)、歸檔。

第二十五條 電子公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案管理辦法》和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，參照紙質(zhì)公文的辦理程序及時予以立卷，為日后電子公文歸檔做好準(zhǔn)備。

第二十六條電子公文在一定范圍須印發(fā)紙質(zhì)公文，要經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)或辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時注明制作機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍，并做好登記。若按有關(guān)規(guī)定不準(zhǔn)翻印的秘密等級公文，不得印發(fā)成紙質(zhì)公文。

第十一章 電子公文的介質(zhì)

第二十七條 電子公文介質(zhì)包括：硬、軟磁盤、磁帶、光盤等。

第二十八條 電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。

第二十九條 電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修，需指定專人負(fù)責(zé)。

第三十條 電子公文介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)公文的銷毀，需進(jìn)行登記并由兩人以上監(jiān)銷，確保安全無誤。

第三十一條電子公文必須按公文行文標(biāo)準(zhǔn)交換和傳送。電子公文跨部門、跨局域網(wǎng)傳送格式，應(yīng)按電子公文傳輸格式規(guī)定執(zhí)行。

第三十二條 各單位在電子公文傳輸過程中要嚴(yán)格遵守國家保密制度，密級以上文件不得在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸。

第三十三條電子公文一般不得加蓋電子公章，確有需要時，要進(jìn)行加密處理。第三十四條 電子公文傳輸系統(tǒng)用戶密碼應(yīng)定期更換，并嚴(yán)格保密。

第三十五條 用于電子公文傳輸?shù)挠?jì)算機(jī)必須做好網(wǎng)絡(luò)病毒的防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)病毒入侵影響正常的辦公。聯(lián)網(wǎng)工作站也要安裝防病毒軟件，隨時對數(shù)據(jù)盤進(jìn)行殺毒。

第三十六條電子公文的歸檔應(yīng)按照集團(tuán)公司檔案部門的有關(guān)規(guī)定辦理。

第三十七條 定期對各單位電子公文傳輸工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，重點(diǎn)檢查制度建設(shè)、設(shè)備配置、人員管理、安全措施等，對不符合要求的要限期整改。

第三十八條公司辦公室對各單位電子公文的應(yīng)用管理進(jìn)行考核，實(shí)行年終通報制度，對未按時接收文的單位給予批評，對因主觀原因殆誤工作的要嚴(yán)肅處理，嚴(yán)重的要調(diào)離其工作崗位。

第十二章 附則

第三十九條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第四十條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。第四十一條 相關(guān)文件及相關(guān)記錄 第四十二條 公司《公文處理辦法》