第一篇：沈陽音樂學(xué)院本科學(xué)生檔案管理辦法(試行)

沈陽音樂學(xué)院本科學(xué)生檔案管理辦法（試行）

第一章

總 則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理水平，維護(hù)檔案的真實性、嚴(yán)肅性，完善學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)院實際，制訂本辦法。本辦法適用于我院全日制在校本科學(xué)生。

第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生入校時建立并逐步形成的，反映了學(xué)生個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、專業(yè)技能、身體素質(zhì)、思想品德、誠信、家庭及經(jīng)濟(jì)等狀況，是學(xué)校在實施培養(yǎng)、教育過程中，對學(xué)生的實際表現(xiàn)形成的基礎(chǔ)資料，也是黨和國家選拔、錄用和使用人才的重要參考依據(jù)。

第二章

檔案管理機(jī)構(gòu)、原則及職責(zé)

第三條 在校本科學(xué)生檔案由學(xué)生處負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。第四條 學(xué)生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實行歸口負(fù)責(zé)和集中管理相結(jié)合。

第五條 學(xué)生處檔案管理職責(zé)：

（一）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；

（二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生相關(guān)情況；

（四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計工作；

（六）辦理其他有關(guān)學(xué)生檔案事項。第六條 系（院）及相關(guān)職能部門的職責(zé)

（一）各系（院）要協(xié)助學(xué)生處做好新生檔案、平時歸檔材料的收集、整理和移交，以及畢業(yè)生歸檔材料的收集、整理和移交工作；

（二）教務(wù)處、招生就業(yè)處應(yīng)及時向?qū)W生處提供學(xué)生成績單、學(xué)位審批表、就業(yè)通知書等相關(guān)材料，確保畢業(yè)生檔案材料齊全、準(zhǔn)確無誤、及時轉(zhuǎn)遞。

第三章 檔案的保管與保護(hù)

第七條 根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對于學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)的保管，嚴(yán)防檔案的損毀、失散和泄密。

第八條 做好檔案室的防火、防潮、防盜、防光等工作。要有防火、防潮、防高溫、防盜等設(shè)施；學(xué)生檔案要用鐵皮檔案柜存放；對于設(shè)施設(shè)備定期檢查。保持檔案室清潔和室內(nèi)適宜溫濕度。

第九條 學(xué)生檔案管理實行登記審批制度、統(tǒng)計制度和定期核對制度。

（一）學(xué)生檔案接收、查閱、存檔、轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格實行登記審批；

（二）學(xué)生處對學(xué)生檔案進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計分析工作；

（三）每學(xué)年新生入學(xué)一個月后學(xué)生處對檔案進(jìn)行詳細(xì)核對，及時發(fā)現(xiàn)解決問題。

第四章 歸檔材料范圍及要求

第十條 歸檔材料分類及內(nèi)容

（一）入學(xué)材料：當(dāng)?shù)卣猩块T以及學(xué)生本人應(yīng)的提供相關(guān)錄取材料，包括高考報名材料、錄取通知書、高中學(xué)籍材料，以及沈陽音樂學(xué)院學(xué)生管理與學(xué)生自律協(xié)議書、沈陽音樂學(xué)院新生政審表、入學(xué)體檢表、新生入學(xué)登記表；

（二）學(xué)習(xí)材料：教務(wù)處提供的各科類成績單；

（三）學(xué)籍材料：學(xué)生處提供的休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等材料證明；

（四）畢業(yè)材料：各系（院）和相關(guān)職能部門提供的學(xué)年鑒定表、社會實踐報告、畢業(yè)生登記表、體檢表、學(xué)士學(xué)位評定表、畢業(yè)生就業(yè)報到證等各類材料；

（五）獎勵材料：各系（院）和相關(guān)職能部門提供的學(xué)生在校期間獲得的校級以上表彰活動中形成的各種材料；

（六）處分材料：學(xué)生處提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)校紀(jì)，觸犯國家法律等形成的各類處分材料；

（七）組織材料：黨委組織部和團(tuán)委提供的學(xué)生在校期間黨團(tuán)材料。

第十一條 歸檔材料的歸檔要求

（一）歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實；文字清楚、對象明確，有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期；

（二）歸檔材料須用紙張為十六開型（長260毫米，寬184毫米）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文用紙，填寫時只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水書寫；

（三）歸檔材料應(yīng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章；

（四）歸檔材料必須注明學(xué)生姓名及學(xué)號，并按照學(xué)號的順序先后排放；

（五）學(xué)生處對不符合歸檔要求的學(xué)生檔案材料，有責(zé)任和權(quán)力對歸檔單位提出要求，予以改正后再歸檔。

第五章 檔案材料移交和檔案的歸檔時間

第十二條 新生入學(xué)檔案在學(xué)生報到當(dāng)天由學(xué)生處統(tǒng)一收集并登記。未交材料的學(xué)生由各系（院）在開學(xué)后一個月內(nèi)收集齊全，按學(xué)號順序排放整理，并形成《新生檔案移交清單》，按要求向?qū)W生處提交登記存檔。

第十三條 新生入學(xué)一學(xué)年內(nèi)歸檔材料仍有未上交或未交全者，學(xué)生處向各系（院）下發(fā)缺檔催繳通知書。各系（院）要及時通知學(xué)生并及時收集缺檔材料，集中上交學(xué)生處。

第十四條 各相關(guān)部門應(yīng)在畢業(yè)生離校前一個月內(nèi)將畢業(yè)生歸檔材料收集齊全，按要求向?qū)W生處提交材料。

第六章 檔案的利用 第十五條 查閱和借用檔案，應(yīng)遵守的規(guī)定和原則：

（一）各系（院）只能查閱本單位的學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應(yīng)出具介紹信，有部門負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋所在單位公章經(jīng)學(xué)生處審批同意方可查閱。外單位人員（用人單位或特殊情況）需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信和有關(guān)身份證明，經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時，檔案管理員必須在場；

（二）查閱檔案的單位和個人不得擅自拍攝復(fù)制檔案的內(nèi)容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)制拍攝；

（三）學(xué)生檔案一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案時，須說明理由，經(jīng)學(xué)生處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借出手續(xù)。借出時雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認(rèn)。借出檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人；

（四）查閱學(xué)生檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料；

（五）依據(jù)檔案材料中所記載事實，學(xué)生處向有關(guān)部門出具證明時，不得出具有評論性意見文字；

（六）所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，嚴(yán)格審核查閱、借用者資質(zhì)及審批手續(xù)。

第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

第十六條 學(xué)生畢業(yè)（結(jié)業(yè)、肄業(yè)）、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國或者死亡等學(xué)籍異動發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞高校學(xué)生檔案專用通道寄送、轉(zhuǎn)遞，由專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

第十七條 轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，學(xué)生處應(yīng)及時下發(fā)相關(guān)文件，通知檔案管理人員辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞單》，按規(guī)定寄發(fā)或送交檔案。

第十八條 由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，學(xué)生所在系（院）在收到學(xué)生檔案后要及時送交學(xué)生處，由檔案管理人員認(rèn)真檢查驗收，經(jīng)核對無誤后及時將回執(zhí)寄回對方，并重新編號裝袋建檔。

第十九條 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，由學(xué)生處按有關(guān)規(guī)定組織實施。

第二十條 學(xué)生畢業(yè)一年內(nèi)學(xué)生處須將學(xué)生學(xué)籍卡等材料移交至學(xué)院檔案室，做好畢業(yè)生檔案的留存工作。

第二十一條 申請自費(fèi)出國或主動申請退學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)院征求學(xué)生本人意見后，按規(guī)定寄送至有關(guān)單位代為管理。

第二十二條 受退學(xué)、開除學(xué)籍處分的學(xué)生，其檔案由學(xué)院寄送至學(xué)生家庭戶籍所在地人事部門管理。

第二十三條 當(dāng)年未報到入學(xué)的本科新生，其檔案由學(xué)院轉(zhuǎn)回生源所在地招生部門。

第二十四條 因故失蹤、死亡的學(xué)生，或其他原因?qū)е聶n案無法轉(zhuǎn)遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后按生源地規(guī)定轉(zhuǎn)回學(xué)生生源所在地。

第八章 法律責(zé)任 第二十五條 檔案管理員不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)學(xué)生檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，對偽造、涂改、銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反《中華人民共和國保密法》和《中華人民共和國檔案法》的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理直至追究相應(yīng)法律責(zé)任。

第九章 附 則

第二十六條 本辦法在實施過程中，若與國家、遼寧省下達(dá)的新政策、新規(guī)定不相符時，按新政策和規(guī)定執(zhí)行。

第二十七條 本辦法由學(xué)生處負(fù)責(zé)解釋。

第二十八條 本辦法自2017年2月5日院長辦公會通過之日起施行。

二〇一七年二月七日

第二篇：高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法(試行)

高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法（試行）

第一章 總 則

第一條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的以個人為單位組成的書面材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾?、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手材料資料，是國家和社會選拔任用人才的重要根據(jù)，也是干部（工人）檔案形成的基礎(chǔ)，為加強(qiáng)對學(xué)生檔案的科學(xué)和規(guī)范化管理，現(xiàn)根據(jù)學(xué)生檔案形成和管理的特點，參照中央組織部和國家檔案局一九九一年頒發(fā)的關(guān)于《干部檔案工作條例》的精神，結(jié)合高校實際特制定本辦法。

第二條 學(xué)生檔案管理是學(xué)校工作的重要組成部分，也是人事檔案工作的組成部分之一，它是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項經(jīng)常性的基礎(chǔ)工作。

第三條 學(xué)生檔案工作，在學(xué)校黨政管理部門的宏觀管理組織協(xié)調(diào)下，由檔案館進(jìn)行行政領(lǐng)導(dǎo)，并在研究生院、學(xué)生處、招生處和校團(tuán)委的共同支持下由人事檔案室全面負(fù)責(zé)做好學(xué)生檔案管理工作。

第四條 在學(xué)生檔案管理工作中，必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保學(xué)生檔案的連續(xù)、完整與安全。

第二章 管理職責(zé)

第五條 學(xué)生檔案實行人事檔案室統(tǒng)一歸口指導(dǎo)并由專人管理，行政和業(yè)務(wù)工作接受檔案館領(lǐng)導(dǎo)，同時接受校內(nèi)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的檢查和指導(dǎo)。

第六條 學(xué)生檔案種類多（本科、碩士、博士、專科、自費(fèi)、委培）、流動性強(qiáng)、利用率高、工作量大，因此應(yīng)在檔案館內(nèi)配備一至二名專職人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理工作。

第七條 學(xué)生檔案管理的職責(zé)

（一）保管學(xué)生檔案為學(xué)校和社會積累個人檔案史料；

（二）收集、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；

（三）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；

（四）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生情況；

（五）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

（六）調(diào)查研究學(xué)生檔案工作情況，完善有關(guān)規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案的分析統(tǒng)計工作；

（七）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項。

第三章 檔案的內(nèi)容和分類

第八條 建立學(xué)生檔案，應(yīng)根據(jù)每個學(xué)生的經(jīng)歷和實際情況建立，并真實地、歷史地、全面地反映學(xué)生的成長過程及其有關(guān)的情況。

第九條 學(xué)生檔案的內(nèi)容及其分類 第一類 畢業(yè)生登記表； 第二類 學(xué)生個人自傳；

第三類 鑒定、考核、考察材料；

第四類 學(xué)生成績卡（表）、學(xué)位證書、論文評語； 第五類 政治歷史情況及學(xué)生升學(xué)政審材料；

第六類 加入中國共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)的材料；

第七類 獎勵材料（含三好學(xué)生，優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等）；

第八類 處分材料（包括個人檢查、調(diào)查報告、校系級處分決定或免于處分的意見等）；

第九類 出國留學(xué)材料，包括已經(jīng)是國家正式職工的工資和任免材料等； 第十類 其它可供學(xué)校及社會錄用人才時參考的材料。

第四章 管理范圍

第十條 學(xué)生檔案的管理大體與干部檔案相當(dāng)，凡是由學(xué)校正式錄用的本、?？茖W(xué)生、碩士生、博士生等各類學(xué)生檔案一律由檔案館人事檔案室統(tǒng)一管理。

第十一條 學(xué)生畢業(yè)后個人檔案應(yīng)立即轉(zhuǎn)到學(xué)生的工作單位。

第十二條 畢業(yè)前夕應(yīng)將學(xué)生在校的德、智、體主要表現(xiàn)和學(xué)生成績輸入計算機(jī)，留在檔案館永久保存。

第十三條 碩士、博士、博士后的論文及論文的專家評語亦輸入計算機(jī)永久保存。第十四條 退學(xué)、因故死亡，因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存；休學(xué)的學(xué)生，復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十五條 留級的學(xué)生檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處通知后，立即將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級并上名冊（將原在班級的名字注銷并說明原因）。

第十六條 學(xué)生若被學(xué)校除名，應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)入非在校生類，如有就業(yè)的，按其有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管。

第十七條 學(xué)生在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案由學(xué)校人事檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教，或重新就業(yè)的，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)入其所在單位或居住地的人事部門保管。

第十八條 學(xué)生出國不歸、失蹤、逃亡，其檔案仍由學(xué)校檔案館保管。

第五章 檔案材料的收集、鑒別與歸檔

第十九條 為了使學(xué)生檔案適應(yīng)社會發(fā)展的需要，要經(jīng)常通過學(xué)生處、團(tuán)委、研究生院、各系等部門收集優(yōu)秀學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、各類獎學(xué)金及學(xué)生參加社會活動形成的反映學(xué)生德、智、體的材料，充實檔案內(nèi)容。

第二十條 研究生院在考生成績合格，確定錄取時，應(yīng)將其考研究生前的人事檔案材料收集齊全后，移交人事檔案室，檔案室對研究生院送來歸檔的每份檔案進(jìn)行認(rèn)真地清理和簽收（必須有考研究生前的人事檔案）。

第二十一條 各學(xué)院、各系、所、教務(wù)處、研究生院應(yīng)將學(xué)生在校期間所形成的新材料及時送人事檔案室歸檔。

第二十二條 主管人員將收集的材料，認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚。姓名書寫要準(zhǔn)確，不能用曾用名，也不能寫同音字。材料上必須標(biāo)明系、院、所和班級，并經(jīng)組織審查蓋章后方能歸檔。

第二十三條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況處理，凡不應(yīng)歸檔的退還形成材料的單位處理。

第二十四條 凡收集的歸檔材料，均應(yīng)按《學(xué)生檔案管理要求》整理裝訂。

第二十五條 學(xué)生檔案材料，須統(tǒng)一用十六開規(guī)格的辦公用紙；如獎學(xué)金之類的表可用八開對折表格，不得用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第六章 檔案的保管與保護(hù)

第二十六條 根據(jù)安全保密和便于查找的原則，要對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密，科學(xué)地保管。

（一）學(xué)生檔案要建立學(xué)生檔案庫房，庫房要堅固、安全、要有防火、防潮、防盜、防光等設(shè)施。

（二）庫房的防火、防潮、防盜、防光、防高溫等安全設(shè)施應(yīng)經(jīng)常檢查以確安全，要保持庫房的清潔和庫房內(nèi)適宜的溫、濕度（溫度要控制在攝氏14度-24度，相對濕度45-65%）。

（三）保管學(xué)生檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，每年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（四）要不斷地研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化化管理。

第二十七條 學(xué)生檔案入庫后，要更換統(tǒng)一和規(guī)范的學(xué)生檔案袋。

第二十八條 認(rèn)真負(fù)責(zé)管理好學(xué)生檔案，對利用學(xué)生檔案材料營私舞弊的，應(yīng)視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理，對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守保密法》 的要依法處理。

第七章 學(xué)生檔案的利用

第二十九條 因工作需要查閱和借閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定。

（一）凡來室查閱學(xué)生檔案者，須持各院系及有關(guān)部門的介紹信查閱；

（二）檔案管理單位，要根據(jù)規(guī)定和需要提供服務(wù)利用；

（三）學(xué)生檔案一般不外借，必須外借時，須說明理由，并經(jīng)主管檔案的館長簽字批準(zhǔn)，方可出館；

（四）學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料；

（五）查閱學(xué)生檔案必須遵守保密制度和查閱規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。

第八章 學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞

第三十條 學(xué)生分配或就業(yè)后應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。

第三十一條 本科畢業(yè)生考取外校研究生，學(xué)生處及各院系應(yīng)及時通知檔案室將檔案轉(zhuǎn)至錄取院校。

第三十二條 轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要交通或派人專人送取，不能郵寄，不得交學(xué)生本人自帶；

（二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；

（三）轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案必須按“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細(xì)填寫，嚴(yán)密包封；

（四）收到檔案的單位，須核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回，逾期一月未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)寫信催問，以防丟失。

第三十三條 嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”如有的學(xué)生不服從分配而自己找單位未及時索取檔案者，人事檔案室應(yīng)予妥善保管。

學(xué)生檔案歸檔須知

全校同學(xué)：

學(xué)生檔案是個人人事檔案的重要組成部分，也是國家、社會、組織選拔人才的重要依據(jù)之一。由于招生工作中每個地區(qū)對學(xué)生檔案管理和郵遞不統(tǒng)一，給學(xué)生檔案管理工作帶來很多困難，如有些地區(qū)將學(xué)生檔案交給學(xué)生個人帶到大學(xué)，部分學(xué)生在入學(xué)報到時不把檔案及時上交輔導(dǎo)員或檔案館，而是放在宿舍，一放就是半年或更長的時間，甚至到畢業(yè)時才發(fā)現(xiàn)沒有中學(xué)時的檔案。另外，個別學(xué)生檔案意識差，私自拆開個人檔案，嚴(yán)重影響了檔案的真實性、準(zhǔn)確性。

為了保證學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，保證學(xué)生就業(yè)等利益不受影響，特告知全體同學(xué)，有帶檔案到學(xué)校的，請將檔案及時交輔導(dǎo)員或檔案館，以免造成檔案的丟失和損毀。

院系學(xué)生檔案管理注意事項

一、學(xué)生檔案原始資料要齊全

1、高中畢業(yè)生登記表；

2、高校招生報考志愿表；

3、保送生登記表；

4、中學(xué)生成績表；

5、高中學(xué)習(xí)成績；

6、政審表及入黨、團(tuán)材料；

7、中學(xué)期間獎、懲材料；

8、高校招生體檢表。

二、學(xué)生檔案信息記載要準(zhǔn)確、規(guī)范

1、反映聲像特征的照片、資料；

2、父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編；

3、曾用名要書寫，個人不能隨意改名。要求身份證、學(xué)籍卡、各種表格上的姓名、出生年月一致。

三、查詢學(xué)生檔案要具備以下三個條件

1、學(xué)生學(xué)號是查詢學(xué)生檔案唯一準(zhǔn)確的條件；

2、姓名是查詢的重要輔助條件；

3、專業(yè)是姓名查詢的輔助條件。

學(xué)生和單位查詢檔案時，先報學(xué)號，在記不清學(xué)號的情況下，再報姓名和專業(yè)。因為在任何情況下，學(xué)號都是唯一的、不重復(fù)的，而姓名、專業(yè)會出現(xiàn)同名同姓同專業(yè)的情況。

四、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞時應(yīng)做好以下工作

1、院系要在學(xué)生畢業(yè)時（每年6月底前）將學(xué)生所有獎懲、入黨（團(tuán)）等材料收集齊全裝入學(xué)生檔案袋，達(dá)到準(zhǔn)確、完整，一次轉(zhuǎn)遞，為學(xué)生就業(yè)提供最準(zhǔn)確的信息；

2、考上外校研究生的學(xué)生，在接到調(diào)檔通知時先到招生處蓋章備案，然后及時同檔案館聯(lián)系，檔案館先為其出具相關(guān)證明，待檔案材料齊全后，一次性寄往錄取學(xué)校，避免二次寄檔造成的各種不良后果；

3、因沒就業(yè)造成檔案留校的學(xué)生，要有學(xué)校相關(guān)的證明材料，檔案館方按教育部要求保存?zhèn)€人檔案；因個人其它原因造成檔案留校的學(xué)生，要與檔案館簽訂檔案留校協(xié)議，檔案館按協(xié)議規(guī)定保存?zhèn)€人檔案；

4、學(xué)生因休學(xué)、延長學(xué)年、沒修完課程等原因造成檔案留校的，檔案暫時由檔案館保管，待學(xué)業(yè)完成后及時與檔案館聯(lián)系，人事檔案室將檔案寄往用人單位；因欠學(xué)費(fèi)造成檔案緩寄的同學(xué)，待交清學(xué)費(fèi)后，持交費(fèi)票據(jù)復(fù)印件，到人事檔案室辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，并交相應(yīng)保管費(fèi)用；因個人原因造成檔案寄出退檔的，檔案由檔案館暫時保管，本人要及時與檔案館聯(lián)系，提出轉(zhuǎn)遞或留存意見，并交相應(yīng)管理費(fèi)用；

5、學(xué)生退學(xué)檔案要及時寄出。如來年還要參加高考的學(xué)生，檔案可寄當(dāng)?shù)厥?、縣教育局，如要就業(yè)，檔案可寄當(dāng)?shù)厝耸戮只蛉瞬沤涣髦行摹?/p>

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞須知

全校畢業(yè)生同學(xué)：

我校畢業(yè)生檔案郵寄是通過楊凌“機(jī)要局”轉(zhuǎn)遞的。機(jī)要局要求收檔單位必須是縣團(tuán)級以上部門。因此，檔案收件單位必須注明：省、市、單位名稱，如“四川省成都市鐵道第二勘察設(shè)計院人事處”。另外，國營公司能接收檔案，私企、合資企業(yè)不能接收檔案，只能由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行幕蛉耸麓頇C(jī)構(gòu)接收，如：某生畢業(yè)后就業(yè)單位為“深圳市富士康精密組件有限公司”，該生檔案只能寄往“廣東省深圳市寶安區(qū)人才交流中心”。所以學(xué)生在簽單位時，必須向所在單位了解清楚檔案收件單位的正確地址，避免檔案寄不出去，或寄出因地址不詳退回。

具體事宜請與檔案館人事檔案室聯(lián)系，聯(lián)系電話：029-87082957

西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館

二〇〇八年六月一日

學(xué)生檔案的利用和轉(zhuǎn)遞

一、因工作需要查閱和借閱學(xué)生檔案須遵守下列規(guī)定。

（一）凡來室查閱學(xué)生檔案者，須持各院系及有關(guān)部門的介紹信查閱；

（二）檔案管理單位，要根據(jù)規(guī)定和需要提供服務(wù)利用；

（三）學(xué)生檔案一般不外借，必須外借時，須說明理由并經(jīng)主管人事檔案的館長簽字批準(zhǔn)方可出館；

（四）學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料；

（五）查閱學(xué)生檔案必須遵守保密制度和查閱規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。

二、學(xué)生分配或就業(yè)后應(yīng)及時將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。

三、本科畢業(yè)生考取外校研究生，學(xué)生處及各院系應(yīng)及時通知檔案室將檔案轉(zhuǎn)到錄取院校。

四、轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不能郵寄，不得交學(xué)生本人自帶；

（二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全、并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；

（三）轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案必須按“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細(xì)填寫，嚴(yán)密包封；

（四）收到檔案的單位經(jīng)核對無誤后應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回，逾期一月未退回者，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)寫信催問，以防丟失。

五、嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”如有的學(xué)生不服從分配而自己找單位未及時索取檔案者，人事檔案室應(yīng)予妥善保管。

第一講

高校如何加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

第一部分 高校檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀與發(fā)展對策

檔案資源是檔案部門的立身之本，檔案資源建設(shè)是國家檔案事業(yè)賴以生存與可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是開發(fā)利用檔案資源的前提，也是檔案工作“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的根本保證。教育部27號令的頒布實施，為我們檔案工作帶來了發(fā)展的機(jī)遇和空間。從這樣的認(rèn)識高度出發(fā)，把檔案資源建設(shè)擺在突出的位臵，充分認(rèn)識加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的重要意義，下大力氣抓好、抓實、抓出成效。在此認(rèn)真分析高校檔案工作的現(xiàn)狀與問題，共同謀劃高校檔案資源建設(shè)的大計。

一、我國高校檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀

1、檔案隊伍的現(xiàn)狀與問題：

據(jù)2007年61個部屬學(xué)校檔案館年報統(tǒng)計：現(xiàn)有職工712人，其中女性532人，占總?cè)藬?shù)的70％；碩博（包括研究生）學(xué)歷者148人，占總數(shù)的20％、本科學(xué)歷占51％；50歲以上人員占30％，35-49歲之間人員占51％，34歲以下人員占17％。這些數(shù)據(jù)表明：一是男女性別比例嚴(yán)重失衡，館平均人數(shù)11.6人，職工數(shù)量偏少；二是檔案群體學(xué)歷偏低，專業(yè)人才、復(fù)合型人才少。特別是占51％本科學(xué)歷者將主導(dǎo)今后檔案工作發(fā)展的基本格局；三是年齡結(jié)構(gòu)不盡合理，年輕人偏少。占30％的50歲以上者將在今后幾年內(nèi)先后告退，這正是改善學(xué)校檔案隊伍知識結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵時期。

有些專家認(rèn)為：檔案人具有忠于職守，淡泊名利的優(yōu)良品質(zhì)，但思想觀念保守，不能適應(yīng)新形勢、新任務(wù)的需要。有的檔案人撰寫論文或是學(xué)術(shù)交流發(fā)言，總是強(qiáng)調(diào)客觀條件困難，就是不講檔案人的“思想困難”。也有專家認(rèn)為，講問題、講困難是一些檔案人是對檔案工作現(xiàn)狀有所反思的結(jié)果，也是檔案人的一個進(jìn)步。實踐證明，高校檔案工作改革發(fā)展的最大障礙是檔案人的“思想瓶頸”。

2、學(xué)校檔案工作滯后于高教事業(yè)發(fā)展： 改革開放以來，我國高等教育發(fā)展實現(xiàn)了歷史性跨越，我國開始由人口大國向人力資源強(qiáng)國轉(zhuǎn)變，一大批大學(xué)和重點學(xué)科實力進(jìn)一步提升，縮小了與世界高等教育強(qiáng)國的差距。我國也是檔案工作大國，如何向檔案工作強(qiáng)國邁步？怎樣圍繞中心，服務(wù)學(xué)校社會，建設(shè)具有學(xué)校特色的檔案資源體系和檔案服務(wù)體系？如何縮小學(xué)校檔案工作與高等教育整體發(fā)展的差距？

目前全國高校檔案部門面臨的主要問題是：一是經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，不能適應(yīng)迅速增長的檔案工作量和檔案現(xiàn)代化管理的需要；二是管理手段和管理方式落后，不能適應(yīng)新載體、新領(lǐng)域檔案管理的需要；三是檔案宣傳缺乏力度，形式也比較單一，不能適應(yīng)檔案工作應(yīng)有環(huán)境的需要。但實質(zhì)性的問題是我們檔案工作者思想解放不夠，缺少創(chuàng)新發(fā)展思路。以服務(wù)求生存，貢獻(xiàn)求發(fā)展，這是高校檔案事業(yè)建設(shè)發(fā)展的必由之路。

3、保障條件簡陋，亟需改善檔案庫房、辦公用房及現(xiàn)代辦公設(shè)備和檔案保護(hù)設(shè)施： 上世紀(jì)八十年代中后期，各校先后建立檔案館和綜合檔案室，大多是以舊房屋改擴(kuò)建成館舍，僅滿足了建館的一般條件，新建館舍極為稀少。時至今日，大多數(shù)高校館舍和設(shè)施陳舊，既不能滿足檔案資料安全保管和館藏增長的需要，又不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的需要。部屬高校61個檔案館年報統(tǒng)計表明：檔案館總建筑面積89632㎡，館平均建筑面積14693㎡，其中庫房總建筑面積43893㎡，館庫平均建筑面積719㎡。檔案館現(xiàn)代辦公和檔案保護(hù)設(shè)備統(tǒng)計：服務(wù)器90個、pc機(jī)器1102臺、復(fù)印機(jī)141臺、集中式空調(diào)機(jī)16套、去濕機(jī)319臺、消毒設(shè)備37臺。以上這組數(shù)據(jù)就是部屬高校61個檔案館的全部固定資產(chǎn)，這不僅與現(xiàn)代大 7

學(xué)“廣闊”的校園、造型新穎的教室、寬敞明亮的辦公室以及一應(yīng)俱全的辦公設(shè)施的差距是顯而易見的，而且與國家頒布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》相去甚遠(yuǎn)。我們呼請學(xué)校，特別是教育行政部門對高校檔案館舍建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施配臵給予必要的重視和支持。

4、館藏檔案結(jié)構(gòu)不夠合理：

產(chǎn)品講名牌，館藏重特色。據(jù)部屬61所高校檔案館統(tǒng)計：館藏檔案460萬卷、排架長度近11萬米，錄音、錄像近2.9萬盤；照片9.7萬張，電子文件：磁帶737盤、磁盤5894張、光盤1.75萬張。其中明清檔案810卷、民國檔案5.8萬卷、文件4.2萬份、革命歷史檔案8600卷。這些館藏統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明：檔案載體較為單一，特色不夠鮮明，不能適應(yīng)日益多樣化的檔案利用需要。館藏結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出“一多四少”即：“一多”紙質(zhì)檔案多，特別是文書、教學(xué)、研究、基建、財會等檔案占據(jù)了整個館藏的“大半江山”，體現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案工作的特點。“四少”：一是實物檔案少，尤其是榮譽(yù)性、紀(jì)念性實物館藏少。二是歷史檔案少。三是人物檔案少。四是館藏珍貴文獻(xiàn)備份少，今天的利用與保護(hù)矛盾較為突出。這是長期以來重單位文件歸檔、輕個人文獻(xiàn)實物收集歸檔，重歸檔、輕即時歸檔，重校內(nèi)歸檔、輕校外收集等習(xí)慣做法所致。

5、抓住時機(jī)，強(qiáng)化戰(zhàn)略性謀劃：

我國正在由高等教育大國向高等教育強(qiáng)國轉(zhuǎn)變，高校檔案工作正處在一個新的歷史起點上，也處在一個重要的發(fā)展階段。教育部對高校檔案工作十分重視，新修訂的《普通高等院校檔案管理辦法》（以下簡稱“管理辦法”）已在今年9月份以教育部令和國家檔案局令聯(lián)合頒發(fā)。學(xué)習(xí)貫徹 “管理辦法”，既是高校檔案部門的政治任務(wù)，又是高校檔案部門的中心工作。學(xué)習(xí)貫徹“管理辦法”，既要有戰(zhàn)略性思考，又要聯(lián)系實際從戰(zhàn)術(shù)層面來謀劃破解學(xué)校檔案資源建設(shè)的瓶頸。高校檔案館如何建設(shè)發(fā)展？怎樣搶抓機(jī)遇，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化建設(shè)、檔案資源體系建設(shè)、檔案服務(wù)體系建設(shè)、檔案館舍建設(shè)和檔案人才隊伍建設(shè)？怎樣引進(jìn)竟?fàn)幒图顧C(jī)制？如何科學(xué)考核評估學(xué)校檔案工作？解決這些重大問題，需要我們在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上形成調(diào)研報告和檔案行政規(guī)章草案，供教育部或教育廳有關(guān)部門參閱處理。這是高校檔案工作要破解發(fā)展瓶頸應(yīng)持的正確態(tài)度。

二、創(chuàng)新思路，探索檔案資源建設(shè)的基本規(guī)律及發(fā)展對策 加強(qiáng)學(xué)校檔案資源體系建設(shè)和檔案服務(wù)體系建設(shè)，是我國實施科教興國、人才強(qiáng)國的基本國策在檔案工作中的具體體現(xiàn)，是一項功在當(dāng)代、惠及后世的艱苦性工作，也是我們這一代學(xué)校檔案工作者的政治任務(wù)。

檔案資源建設(shè)既是學(xué)校檔案部門的生命，又是立館之本、強(qiáng)館之基、活館之源。學(xué)校檔案部門要充分認(rèn)識檔案資源建設(shè)的重要性和緊迫感，不斷創(chuàng)新發(fā)展思路，努力探索學(xué)校檔案資源建設(shè)的基本規(guī)律，樹立“大檔案”的觀念。

依據(jù)檔案法律法規(guī)，通過接收和征集兩大重要途徑、整合和監(jiān)管兩大重要手段，讓一切有價值的社會檔案資源向檔案館匯聚，讓國家檔案資源形成優(yōu)化配臵、信息共享的格局，為歷史和后代留存更多的文化財富，努力開創(chuàng)具有學(xué)校特色的檔案資源建設(shè)體系。

根據(jù)這一總的原則，我們要遵循和貫徹以下具體的一般性原則：

1、堅持學(xué)以致用、解放思想的原則。思路決定出路，解放思想的根本目的就是破解發(fā)展難題。如何解放思想？就是聯(lián)系高校檔案工作實際，要樹立科學(xué)理念，不為現(xiàn)有條件所困；要樹立憂患意識，不為過去成績所累；要樹立全局觀念，不為傳統(tǒng)觀念所限；要樹立自主創(chuàng)業(yè)信念，不為困難環(huán)境所懼。只要我們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，打開思路，早想一步，多走一步，以更加解放的思想觀念、更加開放的全局意識、更加昂揚(yáng)的精神狀態(tài)、更加扎實的工作作風(fēng)，搶抓機(jī)遇和用好機(jī)遇，就一定能夠推動高校檔案資源建設(shè)在新起點上取得新的大發(fā)展。

2、堅持門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的原則

由于長期積累的原因，現(xiàn)在我們的館藏普遍存在著門類、載體形式單一，不同檔案比例 8

嚴(yán)重失調(diào)的狀況。具體表現(xiàn)為：文書檔案多，科技檔案、專門檔案少；紙質(zhì)檔案多，照片、音像等不同載體形式檔案少；黨政檔案多，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)檔案少。門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏應(yīng)是檔案資源建設(shè)追求的目標(biāo)。要達(dá)到此目的，一是要加強(qiáng)對檔案館室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從收集歸檔源頭上抓起；二是進(jìn)一步明確接收范圍，扎實做好接收工作，把能夠反映立檔單位主要職能活動的不同門類和載體形式的檔案統(tǒng)統(tǒng)接收進(jìn)館。

3、堅持接收和征集并重，數(shù)量和質(zhì)量辯證統(tǒng)一的原則。接收和征集是檔案資源建設(shè)兩個主要的必不可少的工作環(huán)節(jié)，是加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)的重要途徑和手段。接收是檔案館依據(jù)法律法規(guī)的具體規(guī)定，按一定的范圍正常開展的一項工作，由此奠定檔案館館藏的基礎(chǔ)。而征集則是檔案館依據(jù)法律法規(guī)的原則規(guī)定，對接收范圍以外的散存在社會(包括境外)或個人手中有價值檔案資料的主動吸納，帶有保護(hù)和搶救歷史文化遺產(chǎn)的性質(zhì)，由此作為館藏的重要補(bǔ)充，進(jìn)一步完善館藏結(jié)構(gòu)和提高館藏質(zhì)量?，F(xiàn)在相當(dāng)一部分檔案館只滿足于一般性的接收檔案，而強(qiáng)調(diào)種種困難，不重視或很少開展征集工作，這是當(dāng)前檔案資源建設(shè)中存在的一個突出的問題，必須切實加以糾正。我們一定要堅持接收征集二者并重，堅持雙管齊下，“兩手抓、兩手都要硬”的方針，讓一切有價值的社會檔案資源向檔案館匯聚。

4、堅持統(tǒng)籌兼顧，齊抓共管的原則。

高校檔案資源建設(shè)涉及學(xué)校工作的方方面面，也是一項系統(tǒng)工程。實踐經(jīng)驗證明，在建設(shè)過程中：一是要用分工負(fù)責(zé)制去統(tǒng)籌，要把檔案資源建設(shè)納入學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各個部門職責(zé)，由學(xué)校和部門主要領(lǐng)導(dǎo)干部去統(tǒng)籌兼顧，把部門檔案管理落實到具體崗位和人員，建立健全管理網(wǎng)絡(luò)，這是檔案資源建設(shè)齊抓共管的崗位保障。二是要用工作計劃去統(tǒng)籌，要把檔案資源建設(shè)放在學(xué)校中心工作各個條塊之中，擬訂中短期規(guī)劃和工作計劃，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后成為學(xué)校一個時期或的工作任務(wù)，這是檔案資源建設(shè)齊抓共管的計劃保障。三是用規(guī)章制度去統(tǒng)籌。要把檔案資源建設(shè)臵于學(xué)校管理行為之中。學(xué)校檔案資源建設(shè)是國家檔案資源建設(shè)的一個重要組成部分，要根據(jù)國家檔案資源建設(shè)的有關(guān)法規(guī)，建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，報學(xué)校審批后成為學(xué)校的管理行為，這是檔案資源建設(shè)齊抓共管的制度保障。四是要用管理職能去統(tǒng)籌。高校檔案部門的設(shè)臵就決定了其在學(xué)校檔案資源建設(shè)中具有統(tǒng)籌管理的職能。檔案部門要把管理職能提升到如同學(xué)校其他職能部門一樣，強(qiáng)化監(jiān)督與指導(dǎo)的職能，大膽地在監(jiān)督中指導(dǎo)，在指導(dǎo)中監(jiān)督，確保檔案資源建設(shè)任務(wù)和規(guī)章制度的貫徹落實。特別是在現(xiàn)代技術(shù)條件下，將檔案“隱性”管理變革為“顯性”管理，實行部門歸檔工作定量考核，經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，通過校園網(wǎng)等形式排名公布，這是檔案資源建設(shè)齊抓共管的職能保障。

5、堅持檔案資源與檔案信息化同步建設(shè)的原則。學(xué)校信息化建設(shè)隨著國家信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生。在今天，數(shù)字大學(xué)、數(shù)字校園、數(shù)字圖書館、數(shù)字檔案館和辦公現(xiàn)代化等建設(shè)方興未艾。檔案實體資源建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)充滿著激烈競爭，檔案實體資源、檔案信息資源被分割或正在被分割現(xiàn)象較為普遍。我們要樹立憂患意識和崗位緊迫感，創(chuàng)新思路建設(shè)和完善檔案信息管理大平臺，“上接學(xué)校、下聯(lián)部門、外掛社會”，全面參與學(xué)校信息化建設(shè)，搶占學(xué)校檔案信息資源建設(shè)的高地，牢牢掌握檔案信息資源建設(shè)的主動權(quán)。一要抓住校本檔案資源。檔案資源建設(shè)的核心和重點是校本資源。檔案工作要前移，監(jiān)管要到位，檔案資源建設(shè)要搶抓源頭，重要檔案要即時收集，全面深化紙質(zhì)文件和電子文件對應(yīng)同步歸檔，注重歸檔的特色和亮點，不斷改善館藏結(jié)構(gòu)，努力實現(xiàn)增量檔案數(shù)字化；二要抓住相關(guān)媒體信息資源。要通過現(xiàn)代技術(shù)和手段，定時跟蹤校園網(wǎng)、英特網(wǎng)、廣播、電視、報刊、圖書等對學(xué)校有關(guān)的新聞信息、歷史信息、人物信息的自動抓取篩選和有序歸檔；三要抓住校友人物信息資源。校友人物是學(xué)校的“品牌”，也是學(xué)校的寶貴財富。既要通過現(xiàn)代技術(shù)手段，又要具有世界眼光，對中外媒體有關(guān)學(xué)校校友人物信息自動抓取歸檔。要建立常年專項經(jīng)費(fèi)，利用一切可以利用的時機(jī)進(jìn)行“零距離”的征集采訪；四要抓住館際相關(guān)信息資源。9

在業(yè)務(wù)交流、信息交流和學(xué)術(shù)活動日益活躍的今天，我們要特別養(yǎng)成對國內(nèi)外各級各類檔案館、校史陳列館、博物館等單位搜集與學(xué)校相關(guān)檔案資源、校史資料和人物信息；五要抓住民間相關(guān)資源。我國歷來不乏愛好收藏的人士。特別是今天各種資源市場的興起和完善，到民間市場去淘學(xué)校之“寶”也應(yīng)引起我們檔案工作者的關(guān)注和參與，收藏者的職業(yè)精神和職業(yè)敏感性，值得高校廣大檔案工作者參考借鑒；六要抓住館藏數(shù)字化資源。高校檔案信息開放程度、檔案社會化服務(wù)程度低是一個不爭的事實。究其原因，可能是見仁見智，不盡相同。但最主要的因素是經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足，館藏數(shù)字化率太低，開放鑒定滯后。我們要抓住學(xué)?！?11”、“985”工程建設(shè)和國家對學(xué)校財政投入逐年增多的有利時機(jī)，主動爭取學(xué)校的支持，按照現(xiàn)有的行業(yè)規(guī)范，加速推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工程，把數(shù)字化檔案的開放鑒定納入檔案利用的日常工作之中，力爭通過幾年時間的建設(shè)，使高校檔案信息開放程度和檔案社會化服務(wù)程度有一個新的飛躍。

6、堅持檔案保護(hù)與科學(xué)保管并舉的原則。檔案是學(xué)校的靈魂。溫家寶總理在2007年《政府工作報告》中強(qiáng)調(diào)要搞好檔案保護(hù)，這充分體現(xiàn)了黨和國家對檔案保護(hù)工作的高度重視，檔案的唯一性及其作為一種不可再生的資源，一旦損毀，將給國家和學(xué)校造成不可估量的損失。學(xué)校檔案部門要積極創(chuàng)造機(jī)遇，要以學(xué)習(xí)貫徹新修訂的《普通高等院校檔案管理辦法》為契機(jī)：一是爭取學(xué)校的投入，努力改善檔案保管條件，力爭解決檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱、庫房緊缺、保管條件簡陋、館舍混用等問題。二是要切實按照國家新頒布的《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，力爭新建一批檔案館舍；三是要以《國家重點檔案搶救和保護(hù)補(bǔ)助費(fèi)管理辦法》為參照依據(jù)，建立常年專項經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)瀕危重點檔案的搶救和保護(hù)工作；四要建立館藏珍貴檔案和特殊載體檔案的特藏房，加強(qiáng)對珍貴檔案、特殊載體檔案的保管和保護(hù)；五是要進(jìn)一步加強(qiáng)高校檔案館（室）和館庫設(shè)備、館藏檔案的安全工作，積極推進(jìn)保安人員一天24小時值班制度。特別是要加強(qiáng)國防科研項目檔案和需要保密的檔案的安全工作，切實保證檔案實體和檔案信息資源的安全。

7、堅持開發(fā)資源服務(wù)學(xué)校的原則。檔案貴在于活，重在于用。檔案信息資源的開發(fā)與利用，是檔案工作的最終目的，是落實科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)，也是檔案服務(wù)求生存，貢獻(xiàn)求發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)原則的體現(xiàn)。學(xué)校檔案部門要緊緊圍繞學(xué)校中心任務(wù)，找準(zhǔn)工作的切入點、結(jié)合點和生長點，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，深化檔案服務(wù)體系建設(shè)。一是優(yōu)化零距離服務(wù)。要努力提高館藏檔案數(shù)字化率，及時開展數(shù)字化檔案的開放鑒定，增強(qiáng)檔案全文信息校園網(wǎng)上的開放程度和檔案信息服務(wù)社會的能力，減少檔案利用者直接來館利用的人數(shù)，使高校檔案工作者率先進(jìn)入檔案“后保管”的新時代；二是大力擴(kuò)展現(xiàn)代技術(shù)手段服務(wù)。在現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)條件下，面對國內(nèi)外對檔案利用的需求，要努力轉(zhuǎn)變服務(wù)思想，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)水平，通過電話、傳真、電子郵件和校園網(wǎng)定點定時的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等多種形式及時滿足利用者的需求；三是創(chuàng)新在線編研服務(wù)。結(jié)合學(xué)校中心任務(wù)和重大紀(jì)念活動，利用數(shù)字化的館藏，通過在線編研陳展平臺，開展圖文并茂，具有多媒體特色和歷史背景的主題、專題陳展，擴(kuò)大檔案服務(wù)和以史育人的教育宣傳面。四是文獻(xiàn)研究服務(wù)。近幾年來，一批具有碩士、博士學(xué)歷者充實檔案工作隊伍，應(yīng)充分發(fā)揮其特長，大力開展史料研究工作，多出學(xué)術(shù)論著，必將獲得較好的社會和經(jīng)濟(jì)效益。五是深化教育基地服務(wù)。加強(qiáng)檔案館愛國主義教育基地建設(shè)，要在完善設(shè)施，更新內(nèi)容，有效開放，優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高水平上下功夫，使之成為青年學(xué)生的第二課堂，廣大校友的精神家園，展示學(xué)校軟實力的重要窗口，對外交流合作的大平臺；六是探索集成服務(wù)。在法人組織和教育、檔案行政部門協(xié)調(diào)下，實現(xiàn)區(qū)域性和全國行業(yè)性高校檔案信息的集成共享，即廣義數(shù)字檔案館建設(shè)，使高校檔案信息全面服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會更具生機(jī)和活力。

第二部分 西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案資源建設(shè)的具體做

法

西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案館自組建以來，始終以豐富館藏為目標(biāo)，以擴(kuò)大門類、改善結(jié)構(gòu)為中心，以檔案接收為重點，以檔案征集為關(guān)鍵，切實增強(qiáng)檔案館保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實的功能，確保檔案資源的有效積累和充分利用，在抓好正常征集接收工作的基礎(chǔ)上，深化認(rèn)識，制訂規(guī)范，突出重點，改革創(chuàng)新，檔案資源建設(shè)得到強(qiáng)勢推進(jìn)。

一、深化認(rèn)識，整體推進(jìn)

檔案資源建設(shè)的力度，取決于認(rèn)識的深度。長期以來，我們館就把檔案資源建設(shè)放在全局性的高度加以考慮，無論是制定長期規(guī)劃還是計劃，都把檔案資源建設(shè)列為重要內(nèi)容。學(xué)校從2004年開始將歸檔工作列入各部門工作目標(biāo)任務(wù)之中，檔案史料建設(shè)工作已列入學(xué)校2007、2008年工作要點之中。

近兩年來，我們在校領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，爭取到了專門的征集經(jīng)費(fèi)，為檔案資源建設(shè)提供了較好的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)，切實保證了檔案資源建設(shè)的不斷推進(jìn)。學(xué)校每年投入了8-10萬元的專項經(jīng)費(fèi)，用于檔案編研、史料征集、實物陳列室史料檔案的維護(hù)、捐贈珍貴檔案史料的獎勵等工作，有效地保證了檔案各項工作的有序開展。目前，我們的館藏已達(dá)13余萬卷（冊、件），涵蓋了文書、會計、科技、聲像、實物、名人、電子檔案等在內(nèi)的門類比較齊全，內(nèi)容豐富、形式多樣、具有高校特色的館藏檔案大家族。

二、制定規(guī)范，有序管理

為了依法、規(guī)范、有序地推進(jìn)檔案資源建設(shè)，近年來，我們館根據(jù)檔案法律、法規(guī)的規(guī)定和有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作需要，有計劃、有步驟地研究制定了一系列規(guī)范性文件，較好地保證了檔案資源建設(shè)工作的順利開展。我們重新修訂了《西北農(nóng)林科技大學(xué)檔案管理制度》，制訂了《兼職檔案員工作手冊》，《重大活動檔案接收規(guī)定》，《檔案管理工作責(zé)任追究制度》（修訂稿）等。上述文件的制定和實施一方面使檔案資源建設(shè)有了制度保證，同時，也使檔案資源建設(shè)由檔案部門的部門行為逐步擴(kuò)展到眾多部門的聯(lián)合行為，有效地聚合了資源建設(shè)的力量，加大了檔案資源建設(shè)的力度。

三、突出重點，狠抓落實 檔案資源建設(shè)面廣量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必須突出重點。近年來，根據(jù)學(xué)校發(fā)展的需要，我們著重在合并院校檔案整合、檔案信息化建設(shè)、重大活動檔案、名人檔案、珍貴史料等檔案的征集接收方面狠下功夫，使檔案資源建設(shè)較好地落到實處，并取得了顯著效果。

1、合并院校檔案的有效整合

我校于1999年由七所教學(xué)、科研單位合并組建而成。2000年檔案館成立后，學(xué)校很快將所有檔案和人員實行了集中統(tǒng)一管理，整合了檔案資源，有效地保證了合并院校檔案資源的齊全和完整。2003年，檔案搬遷進(jìn)新館前，為了優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，學(xué)校成立了以王萬中副書記為組長的鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，先后對13000余卷檔案進(jìn)行了鑒定銷毀。2004年，我們調(diào)查發(fā)現(xiàn)，原陜西省農(nóng)科院13個研究院所二級檔案管理存在諸多問題，如果不及時收回，勢必造成無法挽回的損失。于是，檔案館積極成立了檔案收集工作領(lǐng)導(dǎo)小組，深入有關(guān)院系進(jìn)行指導(dǎo)，對屬于歸檔范圍的具有保存價值的各門類檔案，要求由各學(xué)院在規(guī)定的時間內(nèi)移交檔案館。共收回檔案2萬余卷（冊），獎狀證書351件，其中省部級以上140件。通過上述工作，及時搶救了這批珍貴檔案，保證了原七個單位檔案全宗的齊全完整，有效地維護(hù)了檔案的歷史面貌。

2、檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步提高

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是我館目前乃至今后更長一段時期內(nèi)的重要工作之一。2001年我館實行了檔案行業(yè)新標(biāo)準(zhǔn)，推行了卷改件試點工作。為了實行2005網(wǎng)上條目歸檔，2006

年3月，舉辦了全校兼職檔案員培訓(xùn)班，重點學(xué)習(xí)了電子文件的歸檔管理和網(wǎng)上歸檔檔案軟件應(yīng)用，通過專家集中講授、分組座談討論、實際上機(jī)操作，提高了工作人員的檔案業(yè)務(wù)水平。2007年底，我們根據(jù)大部分紙質(zhì)的學(xué)績檔案字跡模糊，難以長期保管和繼續(xù)利用的現(xiàn)狀，在得到了黨委校長辦公室和研究生院領(lǐng)導(dǎo)的支持下，與西安鑫創(chuàng)公司合作，用了近2個月時間完成了10萬余名畢業(yè)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化工作，共掃描圖片18.32萬張。2008年對研究生學(xué)籍檔案條目4萬條進(jìn)行了系統(tǒng)著錄和全文上傳。同時組織勤工助學(xué)的學(xué)生，對辛樹臶信函187卷374件進(jìn)行了著錄和全文上傳。通過這些工作，使館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程又加快了一步。

3、重大活動檔案順利移交。為了加強(qiáng)對我校重大活動檔案的管理，確保重大活動檔案完整和安全，使其更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作，我們館圍繞全校重大活動檔案收集、管理等問題，開展了一系列工作。制定了《重大活動檔案管理規(guī)定》等文件。在本科教學(xué)評估中，檔案館直接參與評估工作的始終，專人負(fù)責(zé)評估支撐材料的整理與指導(dǎo)工作。評估結(jié)束后，將評估檔案131盒2600余份文件全部移交檔案館保存。在創(chuàng)建省級文明校園活動中，檔案館直接參與，共接收創(chuàng)建專題資料96盒1600余份文件，500余張照片。2006年直接參與了學(xué)校6個億基建項目驗收檔案的整理工作，共完成161個建設(shè)項目3184卷檔案的整理歸檔工作。2007年“同一首歌走進(jìn)楊凌、走進(jìn)西北農(nóng)林科技大學(xué)校園，檔案館安排專人及時將整套材料收集進(jìn)館。2008年，奧運(yùn)圣火走進(jìn)農(nóng)林科大校園，我們也及時將圣火傳遞相關(guān)材料收集進(jìn)館。

近年來，我們共接收到包括紙質(zhì)、實物、聲像、電子等多種載體的重大活動檔案7000余件。我們主動參與的精神和工作成效，受到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度評價。

4、檔案史料的征集成效顯著

我校是一所具有七十余年歷史的院校，在長期的教學(xué)科研活動中，積累和形成了相當(dāng)豐富的檔案和文物資料。但由于種種原因，我校檔案館現(xiàn)存的13萬卷（件）檔案中，珍貴歷史檔案很少。2004年，學(xué)校在籌建校史館過程中，歷史檔案的奇缺給校史館建設(shè)帶來極大的不便。加之，隨著時間的推移，歲月的流逝，許多珍貴的檔案也相繼大量的流失。檔案資源建設(shè)工作被相繼列入學(xué)校工作要點之中，檔案館也將重要史料、名人檔案的搶救性的保護(hù)和征集工作列入各工作要點之中。

為做好此項工作，我們采取了拓寬渠道、突出重點的措施，開展了廣泛地?fù)尵群驼骷顒印２扇　白叱鋈?、請進(jìn)來”的方法，通過寄發(fā)賀信、登門拜訪、電話聯(lián)系、邀請返校等途徑進(jìn)行廣泛收集，加強(qiáng)感情聯(lián)絡(luò)，做到以情感人。先后發(fā)出80多封信，派出60人次分赴省內(nèi)外各地，征集到各種史料、實物、照片、錄像等4000余件。

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視史料征集工作。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的基本保證。校長孫武學(xué)同志一直很重視學(xué)校檔案工作。他多次指出，學(xué)校檔案工作要緊緊圍繞教學(xué)、科研等中心工作，搞好服務(wù)。轉(zhuǎn)變觀念，主動開展校史檔案的征集工作，要深入到老同志中間，認(rèn)真做好知名專家，著名人士檔案的收集和鑒別工作。學(xué)校2007年工作要點中特別指出：檔案館要加強(qiáng)檔案建設(shè)工作，進(jìn)一步完善和規(guī)范檔案管理，加強(qiáng)重要史料的收集、整理工作。學(xué)校2008年工作要點：繼續(xù)開展珍貴校史檔案征集工作，推動檔案信息化，拓展檔案服務(wù)功能。他曾于2004年3月親自在京接受我校已故老校長辛樹臶先生日記手稿120余本，并先后將自己手中保存的國內(nèi)外著名校際間來往的重要有關(guān)書信轉(zhuǎn)交至檔案館。在陜西省檔案局組織編輯陜西《名人檔案》過程中，他將自己保存的重要照片20余張轉(zhuǎn)交至檔案館。2007年3月，他又將自己的畢業(yè)證書、任命書，部分獲獎證書等13件、國家最高科學(xué)技術(shù)獎獲得者李振聲院士寫給自己的親筆信交至檔案館。黨委書記張光強(qiáng)同志將自己召開全國人民代表會議的提案、代表證以及寫給國務(wù)委員陳至立、原副總理李嵐清的親筆信等100余件交至檔案館。2007年國慶長假后的第一天，張 12

書記到檔案館進(jìn)行調(diào)研時說，對檔案館開展的校史資料征集工作給予了很高評價，當(dāng)看到“右任農(nóng)?！弊謽拥那啻u時說，檔案館應(yīng)將這些磚收集起來，可以建一面墻，這是非常有教育意義的！當(dāng)看到名人檔案展柜時，他表示還將繼續(xù)捐贈自己所保存的資料。并題詞：努力做好檔案工作，能為創(chuàng)辦世界知名的高水平研究型大學(xué)做出大貢獻(xiàn)！

主管檔案工作的趙忠副校長也多次在檔案工作會議上強(qiáng)調(diào)，要做好檔案的收集工作，特別是一些建校初期的歷史檔案。他說，檔案部門要充分認(rèn)識加強(qiáng)檔案資源建設(shè)的重要性和迫切性，走出傳統(tǒng)收集檔案的圈子，用全新的眼光發(fā)現(xiàn)檔案，用有效的方法積累檔案，堅持不懈地抓好檔案資源建設(shè)。他曾將自己出國帶回來的紀(jì)念章等物品及時送交檔案館保存。

（2）配合學(xué)校70年校慶工作，積極創(chuàng)建校史實物陳列室。為了展示學(xué)校70年歷史進(jìn)程和發(fā)展概況，結(jié)合學(xué)校70年校慶工作，我們適時創(chuàng)建了校史實物陳室。主要內(nèi)容有：于右任先生和楊虎城將軍籌建時期的實物和照片；校史主要人物的照片、簡介、實物；獲得各類科研成果的獎勵證書；國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物的題詞、墨寶；有國外校際間互訪的珍貴紀(jì)念品等。實物陳列室面向全校開放，進(jìn)一步開發(fā)了檔案信息資源、最大限度地發(fā)揮校史實物檔案的育人功能和教育功能，繼承和弘揚(yáng)了我校優(yōu)良傳統(tǒng)和優(yōu)良學(xué)風(fēng)，激發(fā)廣大師生員工和校友的愛校情結(jié)，切實感受到學(xué)校發(fā)展中一脈相承的奮斗精神，科學(xué)精神和創(chuàng)新精神。

（3）結(jié)合學(xué)校創(chuàng)建省級文明校園，實物陳列室增添新內(nèi)容。愛國主義教育是社會主義精神文明建設(shè)的一項重要內(nèi)容。充分發(fā)揮檔案館的社會教育功能，努力把學(xué)校檔案館建成面向廣大師生員工進(jìn)行愛國愛校教育的重要陣地，產(chǎn)生教育激勵作用，也是檔案工作者的一項光榮的任務(wù)。

2006年，為充實館藏內(nèi)容，我們結(jié)合學(xué)校創(chuàng)建省級文明校園工作，在全校開展了征集文物史料的活動，取得了良好的效果。有30多位老同志捐贈了各種物品上千件。被譽(yù)為“瓜王”的博士生導(dǎo)師、“西農(nóng)8號”西瓜的主持人王鳴教授，將自己從教五十年來收藏的具有重要學(xué)術(shù)價值和保存價值的物品捐贈給了檔案館，其中有珍藏多年的建校早期創(chuàng)辦的《園藝》期刊等數(shù)百件實物及資料，還有幾位校領(lǐng)導(dǎo)將他們出國和進(jìn)行校際交流的紀(jì)念品主動交給檔案館。另外，我們還邀請離休的老紅軍、老八路到檔案館參觀，他們主動將自己珍藏的軍功章、軍帽、解放大西北紀(jì)念章等物品捐贈或寄存在檔案館。檔案館對這些物品分專柜進(jìn)行展出，每周四和校史館一同面向廣大師生開放。僅2006年、2007年累計接待參觀者800多人次，在校園精神文明建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用。

（4）名人檔案征集工作全面啟動，充分體現(xiàn)了我校檔案工作特色。

我校歷史悠久，70年的歷史積淀給學(xué)校的檔案事業(yè)帶來了兩個顯著的特色，一是老照片特色，二是名人檔案特色，我校歷史名人極多，影響極大，是我校一筆巨大的精神財富。我們一方面通過媒體廣泛宣傳，另一方面明確征集方向和目標(biāo)，千方百計地與名人取得聯(lián)系。實物陳列室展柜中大量珍貴實物，幾乎都是去老專家、教授和校友家中征集到的。先后走訪各類專家名人48人，發(fā)放捐贈證書40余份，征集了名人實物檔案1700余件（冊）。其中有我校三名院士、著名昆蟲學(xué)家周堯教授等先后捐贈的證書、聘書、獎?wù)?、獎牌、獎狀、照片、專著等實物檔案500余件；知名專家、教授、學(xué)者的實物檔案資料1000余件；部分現(xiàn)任校級領(lǐng)導(dǎo)捐贈的實物檔案資料200余件。檔案館將征集到的名人檔案進(jìn)行了認(rèn)真篩選后，專柜展出，并及時開放，取得了很好的效果。其中有胚胎工程學(xué)家竇忠英、旱作農(nóng)業(yè)專家李立科、農(nóng)業(yè)水土工程專家熊運(yùn)章、小麥育種專家寧錕、蔬菜育種專家柯桂蘭等10多名專家名人的檔案。

另外，我們還從民間收集到李振聲院士早期主持研究的“遠(yuǎn)緣雜交小麥新品種小偃六號”獲“1988年陳嘉庚農(nóng)業(yè)科學(xué)獎”的獎狀等。名人檔案的建立，較好地豐富了館藏，為我校構(gòu)筑人才高地提供了較為豐富的信息資源。目前，我校名人檔案的征集工作開展順利，充分 13

體現(xiàn)了我校的檔案資源建設(shè)的特色。

（5）通過校友活動，征集大量史料。我們與校友會聯(lián)手，一旦獲悉老校友手中有學(xué)?；I建時期的重要史料線索，就通過電話、走訪等方式及時地將他們手中保存的珍貴史料設(shè)法征集進(jìn)館。如現(xiàn)代水利大師李儀祉先生的侄孫現(xiàn)居河南鄭州，我們了解他手中保存著一些重要的史料，館領(lǐng)導(dǎo)利用周末時間，親赴鄭州登門拜訪，征集到李儀祉先生的家庭照、李儀祉先生的侄子、我校解放初期院務(wù)委員會主任李賦都先生1949年以來的任職聘書及50年代西北局的重要文件等珍貴資料。我館已將一些復(fù)制件在實物陳列室展出，先后有《西安晚報》、《楊凌電視臺》、《楊凌時訊》、《陜西檔案》等新聞媒體相繼做出了專題報道。

在征集石聲漢先生的史料過程中，我們通過《用生命去創(chuàng)造》這本書的線索，電話聯(lián)系到石老先生現(xiàn)居清華大學(xué)的大兒子石定機(jī)先生，說明情況。經(jīng)過一番耐心細(xì)致的工作，他的子女答應(yīng)將其父的一些史料捐贈我校。在石先生誕辰100周年之際，其子女4人親自來校捐贈史料。2007年3月29日、9月24日學(xué)校分別舉行了李儀祉和石聲漢先生兩次史料捐贈儀式。2008年4月份，石先生的女兒又將其父生前30余件重要史料捐贈至檔案館。另外，還通過我們檔案館的牽線搭橋，石先生在香港理工大學(xué)的小兒子自意捐贈學(xué)校30萬港幣，同時學(xué)校配套30萬元人民幣，設(shè)立石聲漢助學(xué)金，用于資助品學(xué)兼優(yōu)，家境貧寒的植物生理和農(nóng)史研究專業(yè)的研究生完成學(xué)業(yè)，以繼續(xù)傳承和發(fā)揚(yáng)光大其父生前所從事專業(yè)研究。

檔案館還在校友會、離退休處的幫助下，聞知我校校友原西鐵一局文工團(tuán)團(tuán)長、離休干部王永光先生處保存有當(dāng)年從事地下青年團(tuán)活動的史料后，2007年10月館領(lǐng)導(dǎo)專程登門拜訪了王永光先生。并征集到王永光先生當(dāng)年從事地下青年團(tuán)活動及演劇活動的照片及史料192件，填補(bǔ)了學(xué)校地下青年團(tuán)學(xué)生及演劇文藝活動的空白。

我們還采取邀請校友返校、參觀的方式，加強(qiáng)往來，提供歷史線索。如2007年6月份，我們邀請了楊篤校友來校協(xié)助勘察三號教學(xué)樓奠基石。據(jù)悉，其中一塊“文革”期間被破壞，另一塊奠基石還有待于查找。楊篤先生捐贈的史料有：明朝狀元康對山著《武功縣志》（清代版本）、辛樹臶先生編寫和簽名送給他本人的一些重要史料。另外，通過楊篤先生的介紹，我們還聯(lián)系到了現(xiàn)居陜西漢中的86歲高齡的郭環(huán)琦校友。通過書信往來，今年4月初，老先生欣然將自己長期保存的《太極拳之研究》（葛馨吾著）一書及《吳式太極拳傳達(dá)人——郭環(huán)琦太極拳拳械》光盤捐贈至學(xué)校檔案館保存。該書是建校初期的唯一一部國術(shù)教材。郭老先生在回信中寫道，“捐贈此書的動機(jī)，只是為母校過去重視武術(shù)（國術(shù)）教育，并遠(yuǎn)走北平聘請名師和為恩師教學(xué)成果留些文獻(xiàn)資料而已，別無為個人求名之意。”字里行間，顯示了先生對母校、對恩師的卷戀和崇敬之意。該資料的征集進(jìn)館，極大地豐富了館藏，同時彌補(bǔ)了學(xué)校早期在國術(shù)教育方面的歷史空白。

在校內(nèi)，我們相繼走訪了王建辰、翟允是、趙世明等一批老先生。征集到的有云立峰先生捐贈的于右任簽名的《同學(xué)錄》（1945年）、距今年代久遠(yuǎn)、刻有古“邰”字樣的陶罐；熊運(yùn)章先生捐贈的《解放大西北紀(jì)念章》；曲爾復(fù)先生捐贈的刻有“農(nóng)?！胰省弊謽拥牡鼗u等史料都及時豐富了館藏。

（6）復(fù)制學(xué)校民國檔案，確保歷史檔案齊全完整

1987年，根據(jù)省檔案局文件要求，學(xué)校將建校初期至解放前的文書檔案全部移交至省檔案局永久保管。為了保證學(xué)校的歷史檔案齊全完整，去年上半年，檔案館主動請戰(zhàn)、精心組織安排、抽調(diào)專人，用了近兩個月時間，對現(xiàn)存于陜西檔案館的我校解放前的2000多卷民國檔案進(jìn)行了復(fù)制。共復(fù)制檔案18000頁，翻拍珍貴檔案1000多張。其中有國立西北農(nóng)林?？茖W(xué)校籌備期間的會議記錄；于右仁簽發(fā)的重要文件；楊虎城的親筆函；李儀祉起草的水利組計劃書；蔣介石、陳立夫簽發(fā)的委任狀等。這批珍貴檔案的復(fù)制，為我校校史校情的研究提供了有力的支撐和保證，填補(bǔ)了我校民國檔案的空白。

（7）開展史料編研工作，啟動辛樹臶日記和重要信函征集和整理工作

在征集辛樹臶先生信函的過程中，通過多次與古農(nóng)研究室聯(lián)系，才得到了他們的支持。通過不懈的努力，去年11月份，我們才將200余封重要信函及反映辛老先生重要活動的照片100多張全部征集進(jìn)館。其中有胡耀邦、林伯渠、竺可楨、王毓瑚等著名人士與辛老的來往書信等。我們已將其全部掃描成電子文件保存。在信函整理過程中，我們還邀請了辛老先生的子女來館，辯認(rèn)信函和照片中相關(guān)的歷史人物和事實。檔案館正與古農(nóng)研究室合作研究，共同編輯出版《辛樹臶重要信函選編》。

（8）開辟校史老照片專欄

為了進(jìn)一步繼承和弘揚(yáng)學(xué)校優(yōu)良傳統(tǒng)，迎接建校七十五周年暨合校十周年，檔案館與西北農(nóng)林科技大學(xué)報聯(lián)合開辟“校史老照片”專欄，采取圖文相結(jié)合的方式，向廣大讀者展示學(xué)校之歷史風(fēng)貌，彰顯人物之業(yè)績，激發(fā)師生員工愛國愛校之情！可讀性強(qiáng)，能引進(jìn)讀者的鳴。現(xiàn)已刊登15期。

檔案資源建設(shè)，是檔案部門的立館之本，是做好檔案服務(wù)利用工作的基礎(chǔ)和前提。搶救珍貴檔案，對于彰顯學(xué)校的歷史原貌，反映學(xué)校發(fā)展的歷史軌跡，弘揚(yáng)學(xué)校的光榮傳統(tǒng)和“楊凌精神”，具有十分深遠(yuǎn)的意義。目前，雖然我們的工作取得了一定的成績，但還有大量的珍貴史料沒有被征集進(jìn)館，任重而道遠(yuǎn)。

教育部27號令的頒布實施，為我們檔案部門提供了良好的機(jī)遇和發(fā)展的平臺，我們應(yīng)該以此為新的契機(jī)，進(jìn)一步拓寬工作思路，更新理念，創(chuàng)新方法，力爭在做好常規(guī)性工作的同時，將繼續(xù)深入開展校史資料的編研工作和檔案的現(xiàn)代化管理工作，充分發(fā)揮學(xué)校檔案信息傳遞、文化積淀和愛校教育“三項”功能，主動做好為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為學(xué)校中心工作服務(wù)、為學(xué)校廣大師生員工服務(wù)等“三項”服務(wù)，狠抓落實，推動和促進(jìn)高校檔案資源建設(shè)再上新臺階！

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第三篇：職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法

職業(yè)學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法

第一章

總 則

第一條

為了加強(qiáng)學(xué)生檔案的科學(xué)管理，做好學(xué)生檔案的收集、整理、保管、使用工作，依據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008 年教育部令第 27 號），結(jié)合我校實際，特制定本辦法。

第二條

學(xué)生檔案是學(xué)校按照培養(yǎng)全面發(fā)展的高素質(zhì)人才的要求，記載學(xué)生在校培養(yǎng)過程中形成的學(xué)生個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、專業(yè)能力、日常表現(xiàn)內(nèi)容的文件材料，是全面的考核、了解學(xué)生的重要依據(jù)，是學(xué)校學(xué)生教育、管理工作的重要組成部分。

第三條

學(xué)校設(shè)學(xué)生檔案室，配備一名學(xué)生檔案管理員，負(fù)責(zé)全校學(xué)生檔案的管理和維護(hù)。學(xué)生檔案室在行政管理上歸口學(xué)生處，業(yè)務(wù)上接受學(xué)校行政部門指導(dǎo)。

第二章 學(xué)生檔案歸檔范圍

第四條

本辦法適用于我校高等職業(yè)技術(shù)教育學(xué)生檔案管理。成人教育學(xué)生檔案及非統(tǒng)招學(xué)生檔案按有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

第五條

學(xué)生檔案歸檔范圍：新生檔案（包括高中檔案、大學(xué)錄取通知書）和畢業(yè)生檔案（包括大學(xué)生體檢表、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、學(xué)籍表、畢業(yè)生學(xué)習(xí)成績單、學(xué)生學(xué)籍變更材料以及在校期間受到的校級以上獎勵、處分材料等）。

第三章 學(xué)生檔案管理員工作職責(zé) 第六條

學(xué)生檔案管理員負(fù)責(zé)對各系、有關(guān)部門學(xué)生檔案材料的收集和整理工作進(jìn)行指導(dǎo)、督促、檢查。

第七條

學(xué)生檔案管理員按照規(guī)定向?qū)W校有關(guān)部門和用人單位提供使用，并編制必要的檢索工具，熱情周到地為使用者服務(wù)。

第八條

科學(xué)管理學(xué)生檔案，遵守保密制度，加強(qiáng)防盜、防火、防潮工作，維護(hù)好學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

第九條

做好新生檔案的接收和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。第十條

做好遺留檔案的保管、轉(zhuǎn)遞工作。建立《遺留檔案登記簿》，做到出入清楚。

第四章 部門學(xué)生檔案管理職責(zé)

第十一條

學(xué)校實行學(xué)生所在部門立卷制度。各形成學(xué)生檔案材料的部門，一般在材料形成一個月內(nèi)按要求把材料送學(xué)生檔案室歸檔。

第十二條 歸檔材料必須統(tǒng)一使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫紙書寫。

第十三條 各部門、各單位以及每位在校學(xué)生應(yīng)重視學(xué)生檔案管理工作，保證材料收集歸檔工作的順利進(jìn)行。材料歸檔后任何人不得擅自抽出銷毀。嚴(yán)禁偽造、涂改、圈劃、撕毀學(xué)生檔案材料的現(xiàn)象發(fā)生，如有此類行為者將按檔案法規(guī)追究責(zé)任，嚴(yán)肅查處。

第五章 學(xué)生檔案的保管與使用

第十四條 因考察、任用學(xué)生干部、學(xué)籍變動、組織發(fā)展、推 薦就業(yè)、起草獎懲文件等工作需要，學(xué)校各部門工作人員及各系輔導(dǎo)員可憑胸卡登記后查（借）閱學(xué)生檔案；因其它需要或校外單位因公需要查閱學(xué)生檔案的，必須持單位介紹信和本人身份證，經(jīng)學(xué)生處審批，方可查閱檔案材料；介紹信中須寫明閱檔人姓名、職務(wù)、查閱對象姓名、學(xué)號、查閱原因、查閱內(nèi)容，原則上不允許將檔案帶出檔案室。如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)方可借出并限期歸還。

第十五條

閱檔時要注意保護(hù)檔案，不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如有此類行為者將按檔案法規(guī)追究責(zé)任，嚴(yán)肅查處。

第十六條

未經(jīng)允許，不得擅自復(fù)制檔案材料，因工作需要從檔案中取證復(fù)制的，須經(jīng)學(xué)生處審批同意，方可復(fù)制。

第六章 學(xué)生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞

第十七條

每年新生檔案由各系派專人負(fù)責(zé)收集并按專業(yè)、學(xué)號順序整理后，在新生入學(xué)報到后2周內(nèi)到學(xué)生檔案室歸檔。歸檔時應(yīng)詳細(xì)填寫歸檔材料清單。

第十八條

在規(guī)定期限內(nèi)，未移交新生檔案的，由部門（單位）負(fù)責(zé)人說明原因，無正當(dāng)理由的在工效考核中給予相應(yīng)扣分。

第十九條

因保管不善造成學(xué)生檔案遺失的追究直接責(zé)任人和部門（單位）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

第二十條

新生入學(xué)報到結(jié)束后，未報到學(xué)生的檔案移交學(xué)校 招生辦公室。

第二十一條

學(xué)生取得學(xué)籍后，凡中途退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)或開除學(xué)籍，要求辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，經(jīng)學(xué)生本人申請，憑學(xué)校文件和有效身份證件，可將檔案自行帶走。死亡學(xué)生檔案由學(xué)生檔案室銷毀。

第二十二條

學(xué)生畢業(yè)時，學(xué)生檔案室在兩周以內(nèi)，按照就業(yè)指導(dǎo)中心的派遣方案，將檔案轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生就業(yè)單位或?qū)W生入學(xué)時的生源所在地人事局或人才交流機(jī)構(gòu)。

第二十三條

轉(zhuǎn)出的檔案材料如因特殊情況遺失，應(yīng)與學(xué)生原所在系取得聯(lián)系，并持所在單位檔案丟失的證明書，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可重新建檔。

第七章

附 則

第二十四條

本辦法自發(fā)布之日起實施。第二十五條

本辦法由學(xué)生處負(fù)責(zé)解釋。

第四篇：學(xué)生檔案管理辦法

學(xué)生檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為了貫徹落實教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，做好普通高校學(xué)生檔案管理工作，促使我校學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合我校實際情況，特制定本辦法。

第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾?、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項常規(guī)性基礎(chǔ)工作。

第三條 學(xué)生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部分，學(xué)生檔案管理必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

第四條 學(xué)校加強(qiáng)對學(xué)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要將學(xué)生檔案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學(xué)生檔案工作，為學(xué)生檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。

第五條 學(xué)生檔案種類多，流動性強(qiáng)，利用率高，工作量大。為加強(qiáng)管理，學(xué)生檔案由學(xué)生工作部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各學(xué)院具體負(fù)責(zé)并設(shè)立學(xué)生檔案室，配備專職人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。

第二章 學(xué)生檔案管理職責(zé)

第六條 新生檔案，按來檔途徑由各班級、各學(xué)院接收后，各學(xué)院統(tǒng)一匯總、整理后按專業(yè)登記造冊（一式兩份），并移交學(xué)生檔案室，履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。學(xué)生檔案的缺失情況，各學(xué)院、各班級及時反饋信息到學(xué)生本人，催促其盡快查找或回原學(xué)校補(bǔ)齊相關(guān)檔案材料。

第七條 各學(xué)院要做好學(xué)生在校期間的檔案材料收集整理工作，由專人負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間檔案材料的整理，及時將完整的檔案材料移交校學(xué)生檔案室并做好歸檔工作。畢業(yè)生的檔案材料應(yīng)在每年畢業(yè)生派遣前半月內(nèi)向檔案室歸檔完畢。

第八條 學(xué)生檔案室工作職責(zé)

（一）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；

（二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱；

（三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生相關(guān)資料；

（四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；

（五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計工作；

（六）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項。

第三章 學(xué)生檔案歸檔范圍及分類

第九條 歸檔的學(xué)生檔案，必須客觀地、歷史地、全面地反映學(xué)生的成長過程及其有關(guān)情況，對部門及個人當(dāng)前和長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。

第十條 學(xué)生檔案的歸檔范圍及其分類: 第一類 學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表；

第二類 鑒定、考核、考察材料；

第三類 學(xué)生成績表、授予學(xué)位決定、學(xué)籍異動材料；

第四類 加入中國共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)或其他黨派、團(tuán)體等組織的材料；

第五類 獎勵材料（含三好學(xué)生，優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等登記表）；

第六類 處分材料（包括個人檢查、調(diào)查報告、校級處分決定或免于、撤消處分的意見等）；

第七類 出國留學(xué)材料；

第八類 學(xué)生入學(xué)及畢業(yè)體檢表，大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)登記卡片或免予執(zhí)行體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)申請表；

第九類 有工作經(jīng)歷的個人人事檔案材料；

第十類 其它可供學(xué)校及社會錄用人才時參考的材料。

第四章 學(xué)生檔案收集與管理

第十條 學(xué)生檔案室要重視學(xué)生檔案的日常收集、積累工作，要將真實反映學(xué)生德、智、體、美方面的材料及時收集歸檔。

第十一條 學(xué)生檔案管理人員要將收集的材料，認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實、完整、齊全、文字清楚，并經(jīng)組織審查蓋章后方能歸檔。

第十二條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，經(jīng)過鑒別，可視情況分別處理。凡不應(yīng)歸檔的，退還材料來源單位處理。

第十三條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內(nèi)容分類整理。檔案歸檔前，要使用統(tǒng)一和規(guī)范的學(xué)生檔案袋。

第十四條 學(xué)生檔案材料，須統(tǒng)一用十六開規(guī)格的辦公用紙或?qū)W校規(guī)范表格，用藍(lán)色或黑色鋼筆書寫，不能用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。

第十五條 學(xué)生檔案信息記載要準(zhǔn)確、規(guī)范。在填寫學(xué)生履歷等表格時，學(xué)生姓名書寫要準(zhǔn)確，不能寫同音字，曾用名要書寫，個人不能隨意改名。要求身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、畢業(yè)生派遣證、學(xué)籍卡上的姓名一致，各種表格上的姓名、出生年月一致。反映聲像特征的照片要求是近照；反映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情況的文字材料要真實清楚。

第十六條 因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥善保存，學(xué)生復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時將其檔案按所在班級重新歸入在校生檔案。

第十七條 留級學(xué)生的檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處正式通知后，將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級并上名冊，將原在班級的名字注銷并說明原因。

第十八條 退學(xué)學(xué)生的檔案，按有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給有關(guān)的人事部門保管。

第十九條 學(xué)生在受刑事處分和勞動教養(yǎng)期間，其檔案由學(xué)校學(xué)生檔案室保管，刑滿釋放、解除勞教或重新就業(yè)的，檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)給其所在單位或居住地的人事部門保管。

第二十條 學(xué)生出國不歸、失蹤、逃亡，經(jīng)證實，其檔案仍由學(xué)生檔案室保管。

第二十一條 對畢業(yè)離校時未落實工作單位的畢業(yè)生，本人要求人事檔案保留在學(xué)校的，由本人提出申請，所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可保留二年，超過二年的，經(jīng)當(dāng)?shù)匚飪r部門批準(zhǔn)，按學(xué)校所在地人才交流中心檔案管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收取畢業(yè)生人事檔案保管費(fèi)。收取的檔案管理費(fèi)主要用于畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)支出，不得挪作他用。第五章 學(xué)生檔案保管與保護(hù)

第二十二條 根據(jù)安全保密和便于查找的原則，學(xué)生檔案室對學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管。

（一）學(xué)生檔案設(shè)立專門檔案室，用鐵皮檔案柜存放，達(dá)到防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經(jīng)常檢查。

（二）要保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫濕度。

（三）學(xué)生檔案室統(tǒng)一保管學(xué)生檔案，建立登記和統(tǒng)計制度，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決。

第二十三條 學(xué)生檔案室要不斷研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化化管理。

第六章 學(xué)生檔案的利用

第二十四條 因工作需要查閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī)定：

（一）凡來查閱學(xué)生檔案者，須提出書面申請并經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字同意；

（二）學(xué)生檔案一般不得外借，如必須借出使用時，要說明理由，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)后，方可借出。

（三）學(xué)生個人不能查閱自己的檔案材料；

（四）查閱、借用學(xué)生檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料，若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理；

第二十五條 畢業(yè)學(xué)生查詢檔案去留情況，應(yīng)出具相關(guān)證明，辦理登記手續(xù)后進(jìn)行查詢。

第七章 學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞

第二十六條 學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案室按機(jī)要件的交送規(guī)定，將畢業(yè)生檔案及時寄送到畢業(yè)生就業(yè)報到證上指定的就業(yè)報到部門（或單位）。

第二十七條 考取外校研究生的學(xué)生檔案，按教務(wù)處或錄取學(xué)校發(fā)出的正式通知，學(xué)生檔案室將檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)提檔部門或錄取院校。

第二十八條 嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無頭檔案”，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案時應(yīng)遵守下列規(guī)定：

（一）學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學(xué)生本人自帶；

（二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出；

（三）轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案必須按“檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細(xì)填寫，嚴(yán)密包封；

第八章 附則

第二十九條 本辦法適用于貴州理工學(xué)院全日制學(xué)生，成人學(xué)生檔案由成教處管理，可參照本辦法執(zhí)行。第三十條 本辦法由學(xué)生處負(fù)責(zé)解釋。

第三十一條 本辦法自發(fā)布之日起試行。

第五篇：淮海工學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法

淮海工學(xué)院學(xué)生檔案管理辦法

淮工學(xué)發(fā)［2005］10號

學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、成長的真實記錄，是對學(xué)生德、智、體、美等方面表現(xiàn)的真實反映。為規(guī)范我校學(xué)生檔案管理工作，完善學(xué)生檔案建檔、保存和轉(zhuǎn)遞工作程序，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合我校具體情況，特制定本辦法。

第一章

總

則

第一條

學(xué)生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為人事工作服務(wù)的原則，堅持維護(hù)真實性和完整性的工作方針，實行統(tǒng)一管理。

第二條

學(xué)生檔案管理工作按照學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實行校、院分級管理的原則。做到安全、保密、系統(tǒng)、完備。

第三條

學(xué)院負(fù)責(zé)管理國家計劃招收的本、?？茖W(xué)生檔案，學(xué)生處對學(xué)院的學(xué)生檔案管理工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條

學(xué)生檔案日常管理由各學(xué)院分管學(xué)生工作的黨委副書記負(fù)責(zé)，并安排專(兼)職工作人員按照《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定做好學(xué)生檔案日常管理工作。管理人員變更，應(yīng)履行交接手續(xù)。

第二章

歸檔范圍

第五條

學(xué)生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為適應(yīng)國家人事工作的需要，學(xué)生檔案除招生錄取時已有的原始檔案材料外，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)不斷充實以下內(nèi)容：

1、淮海工學(xué)院學(xué)生登記表。

2、淮海工學(xué)院健康體檢表。

3、學(xué)生在校期間的獎勵、處分材料。

4、學(xué)生加入中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)材料。

5、經(jīng)教務(wù)處確認(rèn)的學(xué)生歷年成績表。

6、普通高等學(xué)校畢業(yè)生登記表。

7、本（專）科畢業(yè)生就業(yè)報到通知書。

8、欠費(fèi)(貸)畢業(yè)生還款計劃書。

9、需要歸檔的其他材料。

第三章

歸檔要求

第六條

個人履歷表必須由本人如實填寫。

第七條

歸檔材料必須完整、真實，文字清晰，對象明確。第八條

凡屬歸檔材料必須認(rèn)真書寫或打印，不得用不規(guī)范簡化字、錯字或同音字，字跡要清楚、工整。書寫一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等。

第四章

檔案查閱

第九條

各學(xué)院黨委書記、副書記、輔導(dǎo)員、班主任等有關(guān)人員可查閱本學(xué)院的學(xué)生檔案并按查閱規(guī)定予以登記，其他人未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案只能在學(xué)生檔案室進(jìn)行。

第十條

學(xué)生個人不得查閱本人或他人檔案。

第五章

檔案移交與轉(zhuǎn)遞

第十一條

新生檔案由學(xué)生處招生就業(yè)指導(dǎo)中心（以下簡稱：招就中心）負(fù)責(zé)收集、審核。在新生入學(xué)報到工作結(jié)束后，將檔案轉(zhuǎn)交給各學(xué)院并履行交接手續(xù)。

第十二條

未報到新生檔案由招就中心代管，并按有關(guān)省市招辦要求辦理退檔手續(xù)。報到后棄學(xué)的新生檔案由各學(xué)院在當(dāng)年年底前集中清退到招就中心。

第十三條

學(xué)生在校期間由于學(xué)籍異動(包括專轉(zhuǎn)本)，需要轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出的檔案由各學(xué)院負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)遞。

1、本校各學(xué)院之間流動的學(xué)生檔案，由各學(xué)院直接辦理轉(zhuǎn)接手續(xù)。

2、轉(zhuǎn)(退)出本校的學(xué)生檔案由各學(xué)院檔案管理人員統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，轉(zhuǎn)遞時必須填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》。因轉(zhuǎn)遞方向不明等特殊原因需交給學(xué)生本人帶走的，經(jīng)各學(xué)院檔案管理負(fù)責(zé)人同意后將檔案密封，由學(xué)生本人簽收后自行攜帶。因?qū)W生個人等原因造成檔案滯留學(xué)校的，各學(xué)院應(yīng)做好登記工作，在向招就中心移交當(dāng)年畢業(yè)生檔案時，將滯留學(xué)生檔案和《滯留學(xué)生檔案登記表》一并移交至招就中心。

3、外校轉(zhuǎn)入本校的學(xué)生檔案經(jīng)學(xué)生處、教務(wù)處核對無誤后轉(zhuǎn)交給各學(xué)院，各學(xué)院須及時將檔案接收回執(zhí)簽名、蓋章后寄回，并做好轉(zhuǎn)入登記工作。

第十四條

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞按以下程序辦理：

1、畢業(yè)生集中派遣離校時需轉(zhuǎn)遞的檔案主要由各學(xué)院負(fù)責(zé)。在畢業(yè)生集中派遣離校后，各學(xué)院在規(guī)定時間內(nèi)到招就中心領(lǐng)取本學(xué)院畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方案、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單、畢業(yè)生已簽訂的就業(yè)協(xié)議書以及寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封。

2、各學(xué)院按照檔案轉(zhuǎn)遞方案將需寄發(fā)的畢業(yè)生檔案和暫時保留在學(xué)校的畢業(yè)生檔案分開。需寄發(fā)的畢業(yè)生檔案按畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞方案的順序排列；暫時保留在學(xué)校的畢業(yè)生檔案按學(xué)號順序排列。

3、按照檔案轉(zhuǎn)遞方案順序逐一填寫畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單以及寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封，并在大信封右上角注明轉(zhuǎn)遞通知單編號。填寫完畢的大信封按照轉(zhuǎn)遞通知單編號順序排列。

4、各學(xué)院在規(guī)定時間內(nèi)將需轉(zhuǎn)遞的畢業(yè)生檔案、填寫完畢的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞通知單、寄發(fā)畢業(yè)生檔案的大信封送至招就中心，經(jīng)招就中心核對無誤后填寫機(jī)要（掛號）郵寄清單，交郵局寄發(fā)。同時各學(xué)院須將申請暫時保留在學(xué)校的畢業(yè)生檔案以及檔案移交清單一并送至招就中心，經(jīng)核對無誤后歸入招就中心檔案室存放。

5、畢業(yè)生離校后需轉(zhuǎn)遞的檔案由招就中心負(fù)責(zé)交郵局寄發(fā)。

第六章

工作紀(jì)律

第十五條

查閱學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改，圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍 攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。確需拍攝、復(fù)制檔案有關(guān)內(nèi)容，必須經(jīng)學(xué)院檔案管理負(fù)責(zé)人同意并報學(xué)生處批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，復(fù)印件與原件核對無誤后必須加蓋學(xué)生所在學(xué)院黨委印章。

第十六條

查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時，應(yīng)經(jīng)學(xué)院檔案管理負(fù)責(zé)人同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。

第十七條

學(xué)生處不定期對各學(xué)院的檔案管理進(jìn)行抽查，對利用職權(quán)違反檔案管理的工作人員，責(zé)令其改正，構(gòu)成違紀(jì)的，由學(xué)校有關(guān)部門給予紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪的，依法追究其刑事責(zé)任。

第七章

附

則

第十八條

本辦法解釋權(quán)歸學(xué)生處。

第十九條

本辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。

淮海工學(xué)院 2005年4月5日

（2008

年9月修訂）