第一篇:8顧客接待室工作規(guī)范
山東銀座商城股份有限公司部門發(fā)文
營(yíng)運(yùn)字〔2005〕第14號(hào)
關(guān)于印發(fā)《顧客接待室工作規(guī)范》的通知
零售各門店:
為規(guī)范顧客接待工作,提高管理水平和工作質(zhì)量,樹立良好的企業(yè)形象,營(yíng)運(yùn)本部組織進(jìn)行了《顧客接待室工作規(guī)范》的起草和討論工作,現(xiàn)已修改定稿,并下發(fā)給你們。請(qǐng)各店?duì)I運(yùn)部抓緊組織相關(guān)部門和人員學(xué)習(xí),并在日常工作中嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。在執(zhí)行中有什么建議和意見請(qǐng)及時(shí)反饋到營(yíng)運(yùn)本部運(yùn)行管理部。特此通知。
附件如文。
二OO五年一月十八日
抄送:股份公司班子成員。
顧客接待室工作規(guī)范
為做好顧客接待工作,樹立良好的企業(yè)形象,特制定本規(guī)范。
一、部門職能
1、顧客接待室是總經(jīng)理授權(quán)的解決顧客投訴的最終處理機(jī)構(gòu),有權(quán)對(duì)顧客投訴做出最終處理。
2、有權(quán)對(duì)顧客反映的問題進(jìn)行調(diào)查。
3、依據(jù)公司有關(guān)規(guī)定,有權(quán)對(duì)調(diào)查出的責(zé)任人進(jìn)行處罰。
二、部門工作職責(zé)
1、依法處理顧客投訴。既要維護(hù)企業(yè)利益,又要盡最大限度地滿足顧客的合理要求,維護(hù)和提升企業(yè)形象。
2、顧客反映的問題進(jìn)行調(diào)查,并根據(jù)調(diào)查情況對(duì)相關(guān)責(zé)任人或部門進(jìn)行獎(jiǎng)懲和考核。
3、及時(shí)填寫《工作日志》,詳細(xì)記錄接待和處理顧客投訴事件的情況。
4、做好顧客接待資料的收集、整理和分析工作。
5、堅(jiān)持做好顧客回訪工作。
6、加強(qiáng)對(duì)顧客投訴資源的整理,對(duì)投訴所反映的問題及時(shí)與相關(guān)部門溝通反饋。
7、其它兼管工作。
三、顧客接待的基本工作要求
1、熟悉相關(guān)法律、法規(guī)、行業(yè)規(guī)定,以及商品知識(shí)、顧客心理學(xué)等相關(guān)知識(shí)。
2、兼顧企業(yè)利益與顧客利益,依法處理顧客投訴。
3、處理顧客電話投訴時(shí)要保持平穩(wěn)的心態(tài),語氣謙和,適時(shí)應(yīng)答,并做好記錄。能夠當(dāng)時(shí)解決的當(dāng)時(shí)解決,無法當(dāng)時(shí)解決的要給顧客一個(gè)合理的答復(fù)時(shí)間,并請(qǐng)顧客留下聯(lián)系方式。
4、一定要按照約定時(shí)間給予顧客答復(fù)。
5、根據(jù)顧客意見和投訴進(jìn)行深入分析,并及時(shí)研究制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。
四、顧客接待的基本原則
1、感謝原則:將顧客的抱怨、投訴看成是對(duì)本企業(yè)的關(guān)心、支持和愛護(hù)。對(duì)于絕大多數(shù)顧客而言,他們提出投訴意見,是希望所提出的問題得到改善和解決,使他們能繼續(xù)光臨,并得到良好的服務(wù)。
2、道歉原則:無論責(zé)任歸屬,都應(yīng)誠心向顧客表示歉意,這是顧客衡量企業(yè)對(duì)自己是否尊重的重要因素。
3、尊重原則:在接待過程中,言行上要尊重對(duì)方;在擬定解決方案時(shí),應(yīng)盡量尊重顧客的意見。
4、及時(shí)原則:接待、處理投訴都應(yīng)及時(shí)、迅速。當(dāng)天能夠解決的當(dāng)天解決,當(dāng)天不能解決的應(yīng)告知顧客解決期限,并按期完成。
五、顧客投訴的解決程序
顧客接待實(shí)行首問負(fù)責(zé)制。顧客接待室的投訴事件由接訴人負(fù)責(zé)到底,如果情況比較復(fù)雜,接訴人決定不了時(shí)要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示,并做出妥善處理。對(duì)于當(dāng)班不能解決的投訴,要與下一班次做好交接工作,保證及時(shí)為顧客解決問題。
1、接待顧客,詢問有關(guān)內(nèi)容。
2、調(diào)查投訴原因。
3、接訴人會(huì)同被投訴部門與顧客協(xié)商,并達(dá)成處理意見。顧客接待室與被投訴部門無法達(dá)成一致意見時(shí),顧客接待室的意見為最終處理意見。
4、執(zhí)行處理意見。
六、解決顧客投訴的技巧
1、平常心態(tài)。對(duì)于顧客的投訴要有平常心態(tài)。顧客投訴時(shí),常常都帶有情緒或者比較沖動(dòng),作為企業(yè)的員工應(yīng)該體諒顧客的心情,以平常心對(duì)待顧客的過激行為,不要把個(gè)人的情緒變化帶到投訴的處理之中。
2、保持微笑。俗話說,“伸手不打笑臉人”,員工真誠的微笑能化解或緩和顧客的壞情緒,有利于雙方的溝通。
3、換位思考。在處理顧客的投訴時(shí),應(yīng)站在企業(yè)、顧客雙方的角度上換位思考問題,這樣才能找到有效的方法來解決問題。
4、做個(gè)好的傾聽者。大部分情況下,顧客投訴需要忠實(shí)的聽者,喋喋不休的解釋只會(huì)使顧客的情緒更差。面對(duì)顧客的投訴,員工應(yīng)掌握好聆聽的技巧,從中找出顧客投訴的真正原因以及顧客的期望值。
5、積極運(yùn)用非語言溝通。在聆聽顧客投訴時(shí),積極運(yùn)用非語言的溝通,促進(jìn)對(duì)顧客的了解。比如,注意用眼神關(guān)注顧客,讓他感覺受到重視;在他講述的過程中,不時(shí)點(diǎn)頭,表示肯定與支持。這些都鼓勵(lì)顧客表達(dá)自己真實(shí)的意愿,并且讓顧客感到自己受到了重視。
七、解決顧客投訴的常用方法
在處理顧客投訴時(shí),應(yīng)主動(dòng)向顧客表示歉意,不得進(jìn)行“辯解”,以免給顧客造成“狡辯、強(qiáng)調(diào)客觀、不認(rèn)帳”之嫌而使矛盾激化??筛鶕?jù)實(shí)際情況靈活運(yùn)用以下幾種方法:
1、感情交流法:認(rèn)真了解顧客投訴的原因,耐心聆聽顧客的苦衷,從顧客的角度出發(fā)對(duì)其加以同情和理解,主動(dòng)化解矛盾,協(xié)商解決。
2、經(jīng)濟(jì)平衡法:顧客投訴是因?yàn)樵谫徺I商品的某個(gè)過程中受到了損失,可以利用價(jià)格優(yōu)惠、品種調(diào)劑以及其它合理的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償方法,在兼顧公司利益不受損失的前提下給予顧客經(jīng)濟(jì)利益的平衡。
3、第三者仲裁法:在處理顧客投訴出現(xiàn)權(quán)益爭(zhēng)議時(shí),為保障公司利益不受侵犯,在確實(shí)無法達(dá)成共識(shí)的情況下,可耐心指導(dǎo)顧客請(qǐng)求消費(fèi)者協(xié)會(huì)調(diào)解或向其它權(quán)威機(jī)構(gòu)提請(qǐng)仲裁。
八、其它工作要求
1、認(rèn)真填寫《工作日志》,及時(shí)反饋投訴中出現(xiàn)的新情況、新問題。
2、每月至少做一次《顧客投訴匯總與分析》,反饋到各商場(chǎng)。
九、附則
1、本規(guī)范由營(yíng)運(yùn)本部制定并負(fù)責(zé)解釋。
2、本規(guī)范自下發(fā)之日起實(shí)施。
二OO五年一月十八日
第二篇:接待室人員工作職責(zé)
接待室人員工作職責(zé)
一、著裝規(guī)范,儀表端莊。
二、文明禮貌,態(tài)度和藹,熱情接待。
三、敬業(yè)愛崗,恪盡職守,耐心傾聽上訪群眾反映的問題,并詳細(xì)記錄。
四、按時(shí)、正確受理群眾信訪事項(xiàng),不得推諉、敷衍、拖延。
五、加強(qiáng)請(qǐng)示匯報(bào)。凡遇到重大、緊急信訪事項(xiàng)和信訪信息,要立即報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),及時(shí)進(jìn)行處理。
六、遵守回避和保密制度。信訪工作人員與信訪事項(xiàng)或者信訪人有直接利益關(guān)系的,應(yīng)當(dāng)回避;不得將檢舉、揭發(fā)、控告材料及有關(guān)情況透露或者轉(zhuǎn)送給被檢舉、揭發(fā)、控告的單位和人員。
七、加強(qiáng)政治理論和黨的路線、方針、政策的學(xué)習(xí),加強(qiáng)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí),不斷提高信訪工作水平。
八、服從領(lǐng)導(dǎo),聽從指揮,當(dāng)好街道黨工委、辦事處的參謀助手。
九、團(tuán)結(jié)一致,積極協(xié)調(diào)好本部門與各職能部門的工作關(guān)系,增進(jìn)與人民群眾的聯(lián)系。
十、樹立大局意識(shí),增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),切實(shí)為群眾排憂解難,維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定。
第三篇:接待室管理制度
接待室管理使用制度1、2、接待室的日常管理由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)。辦公室與總務(wù)處一起建立健全接待室的物資,設(shè)備臺(tái)賬,做到
帳物相符。
3、接待室使用實(shí)行預(yù)約制,使用接待室的領(lǐng)導(dǎo)處室須至少提前半
天通知辦公室,由辦公室做出安排。
4、5、使用負(fù)責(zé)人有義務(wù)有責(zé)任確保接待室的財(cái)產(chǎn)安全和衛(wèi)生保潔。使用完畢,使用負(fù)責(zé)人同辦公室做好交接工作。
呼和浩特市第二十二中學(xué)
2011年4月
第四篇:上司辦公室和接待室的整理工作
上司辦公室和接待室的整理工作
不管設(shè)施、配置多么豪華、新穎的辦公室,如果不經(jīng)常整理和打掃,也會(huì)給來訪者和上司帶來不愉快的感覺。文員如能注意到以下幾點(diǎn),經(jīng)常整理,不但隨時(shí)可迎接賓客,也會(huì)使上司舒服地工作。
A.桌子和辦公器械是否擺放平穩(wěn)妥當(dāng)?有沒有歪斜和灰塵?
B.時(shí)鐘是否拔準(zhǔn),并保持走動(dòng)?日歷上的日子是否準(zhǔn)確?
C.盆景、掛畫的掛置是否得體,并整理好了?草樹上有沒有枯枝爛葉?花卉是否定期澆水并保持新鮮?
D.辦公室內(nèi)溫度和濕度是否調(diào)到適意的程度?
E.報(bào)紙、雜志是否是最新的一期?
F.書架是否歸置妥當(dāng)?擺放整齊?
G.來訪者使用的沙發(fā)坐墊、背靠套子是否備妥并清洗干凈?有沒有褶皺?
H.窗簾是否干凈?拉窗簾的軌桿是否好使?或者百葉窗、垂直簾的角度是否調(diào)整妥當(dāng)?
I.廢紙簍是否干凈?是否墊好了干凈的垃圾袋?
J.擺放在上司辦公桌上的用品是否整理好了?文具、便箋是否補(bǔ)充了?
第五篇:顧客服務(wù)禮儀規(guī)范
顧客服務(wù)禮儀規(guī)范
一行態(tài)。
行走應(yīng)輕而穩(wěn)。注意昂首挺胸收腹,肩要平、身要直。女子走一字步(雙腳走一條線,不邁大步),男子行走時(shí)雙腳跟走兩條線,但兩線盡可能靠近,步履可稍大。在地上的橫向距離3米左右。走路時(shí)男士不要扭腰,女士不要搖晃臀部,行走時(shí)不可搖頭晃腦、吹口哨、吃零食,不要左顧右盼、手插口袋或打響指。不與他人拉手、摟腰搭背,不奔跑、跳躍。因工作需要必須超越客人時(shí),要禮貌致歉,說聲對(duì)不起。同時(shí)注意: 1)盡量靠右行,不走中間。
2)與上級(jí)、賓客相遇時(shí),要點(diǎn)頭示禮致意。
3)與上級(jí)、賓客同行至門前時(shí),應(yīng)主動(dòng)開門讓他們先行,不能自己搶先而行。4)與上級(jí)、賓客上下電梯時(shí)應(yīng)主動(dòng)開門,讓他們先上或先下。5)引導(dǎo)客人時(shí),讓客人、上級(jí)在自己的右側(cè)。
6)上樓時(shí)客人在前,下樓時(shí)客人在后,三人同行時(shí),中間為上賓。在人行道上讓女士走在內(nèi)側(cè),以便使她們有安全感。
7)客人迎面走來或上下?lián)輹r(shí),要主動(dòng)為客人讓路。5.手姿。
手姿勢(shì)最具表現(xiàn)力的一種“體態(tài)語言”。手姿要求規(guī)范適度。在給客人指引方向時(shí),要把手臂伸直,手指自然并攏,手掌向上,以肘關(guān)節(jié)為軸,指向目標(biāo)。同時(shí)眼睛要看著目標(biāo)并兼顧對(duì)方是否看到指示的目標(biāo),在介紹或指示方向時(shí)切忌用一只手指指點(diǎn)。談話時(shí)手勢(shì)不宜過多,幅度不宜過大,否則會(huì)有畫蛇添足之感。一般說來,手掌掌心向上的手勢(shì)是虛心的、誠懇的,在介紹、引路、指示方向時(shí),都應(yīng)掌心向上,上身稍前傾,以示敬重。在遞給客人東西時(shí),應(yīng)用雙手恭敬地奉上,決不能漫不經(jīng)心第一扔,并忌以手指或筆尖直接指向客人。6.點(diǎn)頭與鞠躬。
當(dāng)客人走到面前時(shí),應(yīng)主動(dòng)點(diǎn)頭問好,打招呼。點(diǎn)頭時(shí),目光要看著客人面部,當(dāng)客人離去時(shí),身體應(yīng)微微前傾,敬語道別。
二、舉止
1.舉止端莊,動(dòng)作要文明,站、走、坐要符合規(guī)定要求。迎客時(shí)走在前,送客時(shí)走在后,客過要讓路,同行不搶道,不許在賓客中間穿行,不在酒店內(nèi)奔跑追逐。
2.在賓客面前應(yīng)禁止各種不文明的舉動(dòng)。如吸煙、吃零食、掏鼻孔、剔牙齒、挖耳朵、打飽嗝、打噴嚏、打哈欠、抓頭、搔癢、修指甲、伸懶腰等,即使是在不得已的情況下也應(yīng)盡力采取措施或回避。在工作場(chǎng)所及平時(shí),均不得隨地吐痰、扔果皮、紙屑、煙頭或其他雜物。
3.服務(wù)員在工作中應(yīng)保持室內(nèi)安靜,說話聲音要輕,不在賓客面前大聲喧嘩、打鬧、吹口哨、唱小調(diào),走路腳步要輕,操作動(dòng)作要輕,取放物品要輕,避免發(fā)出聲響。
4.尊重客人對(duì)房間的使用權(quán),因工作需要進(jìn)入客房時(shí),應(yīng)養(yǎng)成先敲門的良好習(xí)慣。待房?jī)?nèi)客人應(yīng)聲后才能啟門進(jìn)入??腿朔旁诜?jī)?nèi)的物品、書籍、文件等不隨意移動(dòng)、翻閱,打掃房間時(shí)避免發(fā)出大聲響。
5.服務(wù)客人是第一需要,當(dāng)客人向你的崗位走來時(shí),無論你在干什么,都應(yīng)暫時(shí)停下來招呼客人。
6.對(duì)客人要一視同仁,切忌兩位客人同時(shí)在場(chǎng)的情況下,對(duì)一位客人過分親熱或長(zhǎng)時(shí)間傾談,而冷待了另一位客人。與客人接觸要熱情大方,舉止得體,但不得有過分親熱的舉動(dòng),更不能做有損國格、人格的事。
7.嚴(yán)禁與賓客開玩笑、打鬧或取外號(hào)。
8.賓客之間交談時(shí),不要走近旁聽,也不要在一旁窺視客人的行動(dòng)。9.對(duì)容貌體態(tài)奇特或穿著奇裝異服的賓客切忌交頭接耳或指手畫腳,更不許圍觀;聽到賓客的方言土語認(rèn)為奇怪好笑時(shí),不能模仿譏笑;對(duì)身體有缺陷或病態(tài)的賓客,應(yīng)熱情關(guān)心,周到服務(wù),不能有任何嫌棄的表示。
10.客人并不熟悉酒店的分工,他的要求可能會(huì)趨近你某項(xiàng)不屬于你職責(zé)范圍內(nèi)的服務(wù),切不可把客人當(dāng)皮球踢來踢去,應(yīng)主動(dòng)替客人與有關(guān)部門聯(lián)系,以滿足客人的要求,不能夠“事不關(guān)己,高高掛起”。
11.客人要求辦的事,必須踏實(shí)去做,并把最后結(jié)果盡快告知客人。
12.不得把工作中或生活中的不快帶到服務(wù)中來,更不可發(fā)泄在客人身上。
三、基本禮貌用語
1.稱呼語:小姐、夫人、太太、先生、同志、首長(zhǎng)、那位先生、那位女士、那位首長(zhǎng)、大姐、阿姨、您好。
2.歡迎語:歡迎您來我們酒店、歡迎您入住本摟、歡迎光臨。
3.問候語:您好、早安、午安、早、早上號(hào)、下午號(hào)、晚上好、路上辛苦了。
4.祝賀語:恭喜、祝您節(jié)日快樂、祝您圣誕快樂、祝您新年快樂、祝您生日快樂、祝您新婚快樂、祝您新春快樂、恭喜發(fā)財(cái)。
5.告別語:在建、萬安、明天見、祝您旅途愉快、祝您一路平安、歡迎您下次再來。6.道歉語:對(duì)不起、請(qǐng)?jiān)彙⒋驍_您了、失禮了。7.道謝語:謝謝、非常感謝。
8.應(yīng)答語:是的、好的、我明白了、謝謝您的好意、不要客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)該做的。
9.征詢語:請(qǐng)問您有什么事嗎?(我能為您做什么嗎?)需要我?guī)湍鍪裁磫??您還有別的事嗎?您喜歡(需要、能夠??)?請(qǐng)您??好嗎?
10.基本禮貌用語10字:您好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見。
11.常用禮貌用語詞11個(gè):請(qǐng)、您、謝謝、對(duì)不起、請(qǐng)?jiān)?、沒關(guān)系、不要緊、別客氣、您早、您好、再見。
四、對(duì)賓客服務(wù)用語要求
1.遇到賓客要面帶微笑,站立服務(wù)(坐著時(shí)應(yīng)起立,不可坐著與客人談話)。服務(wù)員應(yīng)先開口,主動(dòng)問好打招呼,稱呼要得當(dāng),以尊稱開口表示尊重,以簡(jiǎn)單、親切的問候及關(guān)照的短語表示熱情。對(duì)于熟客要注意稱呼客人姓氏。招呼客人時(shí)可以談一些適宜得體的話,但不可問一些客人不喜歡回答的問題。
2.與客人對(duì)話時(shí)宜保持1米左右的距離,要注意使用禮貌用語,注意“請(qǐng)”字當(dāng)頭,“謝”字不離口,表現(xiàn)出對(duì)客人的尊重。
3.對(duì)客人的話要全神貫注用心傾聽,眼睛要望著客人面部(但不要死盯著客人),要等客人把話說完,不要打斷客人的談話。客人和你談話時(shí),不要有任何不耐煩的表示,要停下手中的工作,眼望對(duì)方,面帶笑容,要有反應(yīng)。不要心不在焉,左顧右盼,漫不經(jīng)心,不理不睬,無關(guān)痛癢,對(duì)沒聽清楚的地方要禮貌地請(qǐng)客人重復(fù)一遍。
4.對(duì)客人的問詢應(yīng)圓滿答復(fù),若遇“不知道、不清楚”的事應(yīng)查找有關(guān)資料或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)盡量答復(fù)客人,決不能以“不知道、不清楚”作回答?;卮饐栴}要負(fù)責(zé)任,不能不懂裝懂,模棱兩可,胡亂作答。
5.說話時(shí),特別是客人要求我們服務(wù)時(shí),我們從言語中要體現(xiàn)出樂意為客人服務(wù),不要表現(xiàn)出厭惡、冷漠、無關(guān)痛癢的神態(tài),應(yīng)說:“好的,我馬上就來(辦)”,千萬不能說:“你怎么這么羅嗦,你沒看見,我忙著嗎?” 6.在與客人對(duì)話時(shí),如遇另一客人有事,應(yīng)點(diǎn)頭示意打招呼,后請(qǐng)客人稍等,不能視而不見,無所表示,冷落客人,同時(shí)盡快結(jié)束談話,招呼客人。如時(shí)間較長(zhǎng),應(yīng)說“對(duì)不起,讓你久等了”,不能一聲不響就開始工作。
7.與客人對(duì)話,態(tài)度要和藹,語言要親切,聲調(diào)要自然、清晰、柔和、親切,音量要適中,不要過高,也不要過低,以對(duì)方聽清楚為宜,答話要迅速、明確。8.當(dāng)客人提出的某項(xiàng)服務(wù)要求我們一時(shí)滿足不了時(shí),應(yīng)主動(dòng)向客人講清原因,并向客人表示歉意,同時(shí)要給客人一個(gè)解決問題的建議或主動(dòng)協(xié)助聯(lián)系解決。要讓客人感到,雖然問題一時(shí)沒解決,但卻受到了重視,并得到了應(yīng)有的幫助。
9.在原則上,較敏感的問題上,態(tài)度要明確,但說話方式要婉轉(zhuǎn)、靈活,既不違反酒店規(guī)定,也要維護(hù)顧客的自尊心,切忌使用質(zhì)問、懷疑式、命令式、“頂?!笔降恼f話方式,杜絕蔑視語、嘲笑語、煩躁語、否定語、斗氣語,要使用詢問式、請(qǐng)求式、商量式、解釋式的說話方式。
1)詢問式:如:“請(qǐng)問???”
2)請(qǐng)求式:如:“請(qǐng)您協(xié)助我們??”(講明情況后請(qǐng)客人協(xié)助)
3)商量式:如:“??您看這樣好不好?”
4)解釋式:如:“這種情況,酒店的規(guī)定是這樣的??”
10.打擾客人的地方(后請(qǐng)求客人協(xié)助的地方),首先要表示歉意,說:“對(duì)不起,打攪您了?!睂?duì)客人的幫助或協(xié)助(如交錢后、登記后、配合了我的工作后)要表示感謝。接過了客人的任何東西都要表示感謝??腿藢?duì)我們感謝時(shí),一定要回答“請(qǐng)別客氣?!? 11.對(duì)于客人的困難,要表示關(guān)心、同情和理解,并盡力想辦法解決。
12.若遇某問題與顧客有爭(zhēng)議,可婉轉(zhuǎn)解釋或請(qǐng)上級(jí)處理,切不可與顧客爭(zhēng)吵。
另外,在對(duì)客服務(wù)中還要切記以下幾點(diǎn):
1)三人以上說話,要用互相都懂的語言;
2)不得模仿他人的語言、聲調(diào)和談話;
3)不得聚堆閑聊,大聲講,大聲笑,高聲喧嘩;
4)不高聲呼喊另一個(gè)人;
5)不得以任何借口頂撞、諷刺、挖苦客人;
6)不講過分的玩笑;
7)不準(zhǔn)粗言惡語,使用蔑視和侮辱性的語言;
8)不高聲辯論,不大聲爭(zhēng)吵,高談闊論;
9)不講有損酒店形象的語言