第一篇：文秘文檔員的基本認(rèn)識

文秘文檔員的基本認(rèn)識

文秘的工作中重視是做好文檔工作的前提，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上級機關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不為提文檔管理工作水平。一方面，要不斷建立完善各項制度，增強制度的針對性和可操作性，擴大制度的覆蓋面，把每一項工作都納入科學(xué)化、規(guī)范化的運行軌道，另一方面，強化按制度辦事、按程序辦事的意識，確保各項工作始終在科學(xué)合理、便于操作的工作制度下高效運轉(zhuǎn)。政務(wù)接待活動順利開展的前提和保障。要提高政務(wù)接待效果，就必須加強部門之間的團結(jié)協(xié)作，構(gòu)織“領(lǐng)導(dǎo)高度重視，部門通力配合，上下協(xié)作聯(lián)動”的接待網(wǎng)絡(luò)。一是加強與上級業(yè)務(wù)單位之間的協(xié)作配合。積極爭取上級業(yè)務(wù)單位的支持和幫助，盡可能多的獲取各類信息，有針對性的做好各項工作，確保各類重大接待活動準(zhǔn)確、到位、合理、規(guī)范。二是加強與同級職能部門之間的協(xié)作與配合。

第二篇：文秘員崗位職責(zé)

文秘員崗位職責(zé)

一、負(fù)責(zé)礦行政文件、公函、信件，全礦行政會議報告、工作總結(jié)、計劃的起草，力求字跡工整、內(nèi)容具體、數(shù)字準(zhǔn)確。

二、加強學(xué)習(xí)，深刻領(lǐng)會黨的方針、政策、指示、決議和本礦有關(guān)會議的精神，加強政策觀念，提高政策水平，使形成的材料與上級精神和本礦決議保持高度一致。防止認(rèn)識上的失誤。

三、深入實際，調(diào)查研究，掌握生產(chǎn)、管理、活動和干部職工等各方面的情況，并將收集的情況如實地向領(lǐng)導(dǎo)匯報。當(dāng)好參謀。

四、嚴(yán)格遵守保密制度，做好保密工作，嚴(yán)格控制文件材料發(fā)入傳閱界線。

五、按照文書處理規(guī)定，認(rèn)真做好文件的收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)辦、催辦、清退、立卷、歸檔工作。

六、協(xié)助辦公室主任做好各種記錄、記載和各種會議的準(zhǔn)備工作和會務(wù)工作。

七、對本室打字、文印人員實行業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)安排和指導(dǎo)材料打印、校核、裝訂、寄送、發(fā)放。

八、對礦領(lǐng)導(dǎo)召開的有關(guān)例會做好記錄，并根據(jù)例會會議精神進行傳達(dá)落實，督促、收集落實執(zhí)行情況，及時向領(lǐng)導(dǎo)全面反饋實施情況。

九、做好領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任交辦的臨時性任務(wù)。

3、內(nèi)勤管理員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)理論，提高業(yè)務(wù)工作水平。

二、協(xié)助主任搞好外來客人的服務(wù)接待工作。做到禮貌、文明、熱情。

三、負(fù)責(zé)接待用品領(lǐng)取、保管、安排和發(fā)放工作，做到嚴(yán)、實、細(xì)、省，合理使用。杜絕浪費。

四、負(fù)責(zé)上級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員來礦視察、檢查、指導(dǎo)工作時勞動保護用品領(lǐng)取、準(zhǔn)備做好工作。

五、負(fù)責(zé)本企業(yè)集體大型活動，領(lǐng)導(dǎo)主要活動，上級首長來礦活動的攝像記錄，并及時核實記錄情況，填寫卡片力求完整準(zhǔn)確。

六、對廣播、通信進行業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)礦區(qū)廣播節(jié)目的編排，深入實際撰寫礦區(qū)間訊，及時反映礦區(qū)生產(chǎn)經(jīng)營活動等要聞、要事。活躍礦區(qū)精神文化生活。

七、組織服務(wù)人員對領(lǐng)導(dǎo)辦公室、會議室等集團公共場所的用品進行定期清洗和更換。保持經(jīng)常清潔衛(wèi)生，室內(nèi)雅靜舒適。

八、參加行政集體大型會議的會務(wù)準(zhǔn)備服務(wù)工作。

九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種臨時性工作任務(wù)，組辦職工業(yè)余舞會等。

4、檔案管理員崗位職責(zé)

一、認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法規(guī)、法令和規(guī)定，樹立高度的政治心，熱心于檔案工作事業(yè)。

二、每年初對上的文書材料進行收集整理，按檔案標(biāo)準(zhǔn)要求進行立卷歸檔。

三、按規(guī)定期限需要銷毀的材料，進行鑒定登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。并要建立案卷利用登記薄，對案卷利用情況一一登記清楚。

四、做好檔案的保密工作，保衛(wèi)工作，嚴(yán)格借閱手續(xù)，正確處理保密與提供利用的關(guān)系，便利借閱工具書，便于提供利用。

五、保守檔案機密，嚴(yán)格遵守保密守則和其他各項規(guī)章制度。

六、案卷要做到分類整理，卷目清楚，查找方便。

七、認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平管理技能。

八、妥善保管檔案材料，嚴(yán)格防止杜絕檔案材料腐爛變質(zhì)、爛、蟲打、鼠啃。確保檔案不缺不漏，失存。

九、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種臨時性任務(wù)。

5、通訊員崗位職責(zé)

一、負(fù)責(zé)礦大、中、小會議室的衛(wèi)生清理工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生、無灰塵、無垃圾，墻面層頂無雜亂懸掛手。整理桌面文件材料等存放物，保持玻璃亮凈、桌面整齊。

二、在清理領(lǐng)導(dǎo)辦公室衛(wèi)生工作中，不準(zhǔn)隨意翻閱文件、資料、筆記本，注意保密，不得隨便傳言。

三、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室及會議的開水供應(yīng)（包括燒水）保持經(jīng)常有水，做到提前備足，隨用隨到。

四、對會議室的財產(chǎn)包括桌子、椅子、桌布、茶具、窗布等進行管理，如有損壞向分管領(lǐng)導(dǎo)提出申請補足，不能丟失、外供。保證會議、接待等工作的需要。

五、堅守崗位，隨叫隨到。

六、保證茶具清潔衛(wèi)生，搞好來客接待工作。

七、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任安排，做各會會議的通知，轉(zhuǎn)達(dá)傳叫。

八、做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作事務(wù)。

6、打字文印員崗位職責(zé)

一、在材料秘書的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)打字文印的全部工作。

二、負(fù)責(zé)打萊陽、復(fù)印經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或辦公室許可的文件、表格、簡報、計劃等各種文字材料，保證及時準(zhǔn)確、印刷清晰、裝訂整潔。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或辦公室許可不得打印。

三、堅守工作崗位，不遲到早退，有事外出要請假。

四、凡帶有保密性的文件、材料要嚴(yán)格按要求份數(shù)打印，印后立即消毀，保守機密，不得外傳和泄露。

五、愛護打印設(shè)備，嚴(yán)格按照說明書操作規(guī)則使用設(shè)備，經(jīng)常保持設(shè)備和室內(nèi)整潔，非操作人員不得隨便跨入微機操作，更不能隨意上機操作。

六、針對打印文件材料要填卡登記，不浪費紙張、油墨、廢油、廢紙集中處理。

七、負(fù)責(zé)打字機、復(fù)印機、油印機的保管、使用、維修和文印紙張的領(lǐng)取裁制。保證正常工作。

八、認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)理論知識，不斷提高操作技能和熟練程度。

九、完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項臨時性工作任務(wù)。

11、工資核算員崗位職責(zé)

一、加強政策觀念、堅持原則、正確貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)勞動工資政策法令。

二、依照國家勞資政策及礦規(guī)定，收集匯總造冊各單位職工工資表。

三、編制和貫徹執(zhí)行月、（季）度工資基金使用計劃，處理工資支付發(fā)生的一般問題。

四、根據(jù)上級規(guī)定，做好全礦職工晉級方案（包括摸底、測算指標(biāo)根本及上報資料）。

五、做新工人、熟練工、學(xué)徒工、復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)退伍軍人及大中專分配生的轉(zhuǎn)正定級工作。

六、根據(jù)勞保規(guī)定，協(xié)助礦勞動鑒定小組搞好退職、退休、傷殘職業(yè)病工作的工資待遇及鑒定工作。

七、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時性工作。

12、考勤福利統(tǒng)計員崗位職責(zé)

一、編制勞動工資計劃。

二、做好考勤統(tǒng)計調(diào)查和原始記錄工作，確保統(tǒng)計數(shù)字準(zhǔn)確，并上報有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)。

三、建立、健全各種資料統(tǒng)計臺帳。

四、定期審核造冊職工勞保用品發(fā)放。

五、負(fù)責(zé)資料分析、發(fā)現(xiàn)問題、找出原因、提交措施。

六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時性工作。

第三篇：文秘員崗位職責(zé)

文秘員崗位職責(zé)

一、職責(zé)內(nèi)容：

1、在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下進行工作，主管文書檔案管理工作。

2、起草一般性公文，負(fù)責(zé)各類文件的打印、核對、分發(fā)、歸檔。

3、負(fù)責(zé)公司車輛的檔案管理和技術(shù)資料的填報工作。

4、負(fù)責(zé)公司車輛的報戶、審驗和轉(zhuǎn)戶等手續(xù)的資料準(zhǔn)備工作。

5、負(fù)責(zé)運營手續(xù)的辦理，營運證、線路牌的審驗、更換，客運車輛的上下線申報，延續(xù)經(jīng)營、變更手續(xù)等工作。

6、及時提供車輛保險、二維、審驗等信息，并督促其按時辦理。

7、做好辦公室的日常事務(wù)工作。

8、完善并更新車輛管理軟件平臺內(nèi)所有信息。

9、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

二、獎罰

1、未按時完成任務(wù)的，給予告誡并每次扣罰50元。

2、工作積極，完成任務(wù)突出的給予獎勵。

第四篇：文秘、檔案員崗位職責(zé)

文秘、檔案員崗位職責(zé)

一、工作職責(zé)

1、在綜合部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)辦公室全面工作。主要是文檔管理、接聽通訊、收發(fā)文件、上傳下達(dá)、打印材料、服務(wù)員工、庫房管理等工作。

2、負(fù)責(zé)公司印信的使用管理，各種檔案、證書、執(zhí)照的歸檔管理及 有關(guān)證照的年檢工作。

3、負(fù)責(zé)公司及相關(guān)部門的材料打印、復(fù)印工作及辦公所用票據(jù)，各 種表格的印刷、保管、發(fā)放工作。

4、負(fù)責(zé)會議室的布置安排，會議記錄及存檔工作。

5、負(fù)責(zé)公司勞保用品、辦公用品、生活用品的計劃、采購、保管、發(fā)放工作。

6、負(fù)責(zé)勞動合同的宣傳、簽定、鑒證和存檔管理工作，負(fù)責(zé)員工“三 險”審核、申辦工作。

7、負(fù)責(zé)ISO2000質(zhì)量體系認(rèn)證材料的打印復(fù)印及提供相關(guān)材料、資 質(zhì)證書工作。

8、負(fù)責(zé)各部門電腦管理、指導(dǎo)和有線電話維修聯(lián)系工作。

9、負(fù)責(zé)勞保用品、辦公用品、帳目庫房的管理；負(fù)責(zé)各類書刊、培 訓(xùn)光盤、唱片、文體用品的借用管理工作。

10、負(fù)責(zé)公司大型文體活動的組織、協(xié)調(diào)、物品籌備、保管工作，負(fù) 責(zé)公司客人的接待、服務(wù)及煙、水、茶、果品的采購、備用工作。

二、工作關(guān)聯(lián)

1、向各部門提供印信使用服務(wù)。

2、向各部門電腦員學(xué)習(xí)交流、并提供指導(dǎo)與服務(wù)。

3、向各部門學(xué)習(xí)培訓(xùn)提供書刊、光盤等資料的服務(wù)。

4、向各部門發(fā)放辦公、生活用品提供打印材料服務(wù)及為員工提供的 其它服務(wù)。

三、權(quán)責(zé)

1、對不符合審批手續(xù)者有權(quán)拒辦印信服務(wù)。

2、對不愛護電腦、違規(guī)打游戲者有監(jiān)督權(quán)、有處罰建議權(quán)。

3、對不遵守制度，不按時歸還書刊者有權(quán)不借。對丟失損壞者，有 權(quán)責(zé)令賠償。

4、對不經(jīng)允許動用辦公室打印、復(fù)印機器者有權(quán)制止。

5、對由于工作失誤、失職造成的后果負(fù)責(zé)，并接受公司處罰。

四、工作標(biāo)準(zhǔn)

1、堅守崗位，認(rèn)真負(fù)責(zé)，保持辦公室日常工作正常有序。

2、提供優(yōu)質(zhì)、熱情服務(wù)，盡力滿足部門及員工的服務(wù)要求。

3、檔案歸類。管理有序，查閱有索引，借閱有制度，并注意保密。

4、庫房管理規(guī)范整潔，做到不壞、不潮、不丟，帳物相符。

5、印信使用堅持領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴(yán)格執(zhí)行印信管理使用制度。

6、打印、復(fù)印堅持審批制度，做到節(jié)省紙張、降低設(shè)備維修費用。

7、辦公用品發(fā)放堅持以舊換新，勞保用品嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和審批 手續(xù)。

第五篇：辦公室文秘必備——公文基本格式

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標(biāo)識規(guī)則，包括版面安排、字體型號、各要素的標(biāo)識排序等。

黨政機關(guān)通用公文的文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發(fā)往地址、緊急程度（等級）、發(fā)文字號、簽發(fā)人、收發(fā)報序號、公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件名稱（附件說明）、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍（附注）、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記、公文二維條碼22個要素組成。1.版頭

行政機關(guān)的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識主要有3種形式：一種由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成，即“文頭紙”；一種由發(fā)文機關(guān)名稱加“令”組成，如“省政府令”；一種由發(fā)文機關(guān)名稱加武文線組成，即“函頭紙”。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

2.份號

即份數(shù)序號，是同一件公文印制份數(shù)的順序號。用電報傳送的秘密公文，不標(biāo)注份號。絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報，均應(yīng)按密碼電報的管理辦法進行嚴(yán)格管理。

3.密級與保密期限

公文中的密級（包括國家秘密）分為絕密、機密、秘密3個等級。商業(yè)秘密分為商業(yè)機密、商業(yè)秘密2個等級。密級用3號黑體字標(biāo)注。黨的機關(guān)的公文密級標(biāo)注在份號下方，兩字之間空1字；行政機關(guān)的公文密級標(biāo)注在公文首頁右上角。如需同時標(biāo)注秘密等級與保密期限，黨政機關(guān)的公文都用3號黑體字頂格標(biāo)注在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，并與保密期限之間用“★”隔開。

4.緊急程度（等級）

黨的機關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“加急”用3號黑體字頂格標(biāo)注于公文首頁頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關(guān)的緊急公文，分別標(biāo)明“特急”、“急件”，用3號黑體字標(biāo)注于公文首頁版心右上角第2行。如無密級則標(biāo)注在第1行。電報的緊急程度叫等級，分“特提、特急、加急、平急”4種，用3號仿宋體字標(biāo)注，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天。

5.發(fā)文字號

發(fā)文字號是由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號3部分組成。發(fā)文應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡寫。發(fā)文順序號分從1號起，按公文的簽發(fā)時間的先后依次編號，不能跳號，不留有空號，不隨意編號，不編虛位（即“1”不編為“001”），不加“第”字。

應(yīng)注意三個問題：一是發(fā)文字號一經(jīng)確定，應(yīng)長期固定使用。二是聯(lián)合行文，一般只標(biāo)注主辦機關(guān)的發(fā)文字號。三是用特定版頭印制的公文的發(fā)文字號，行政機關(guān)的用3號仿宋體字標(biāo)注于版頭（發(fā)文機關(guān)標(biāo)識）下空1行紅色橫隔線之上。下行文、平行文的居中標(biāo)注；上行文的標(biāo)注于左側(cè)，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱，左右兩邊各空1字排印。

6.簽發(fā)人

上行文應(yīng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人3字加全角冒號與簽發(fā)人姓名組成。某些重要的公文有會簽人的，還應(yīng)在簽發(fā)人右側(cè)用4號仿宋體字標(biāo)注會簽人及其姓名。

標(biāo)注簽發(fā)人的目的是為了加強單位領(lǐng)導(dǎo)人對公文所負(fù)的責(zé)任，使之認(rèn)真把好公文關(guān)。

應(yīng)注意兩個問題：一是聯(lián)合行文，有多個簽發(fā)人，一般是主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色橫隔線；二是簽發(fā)人是指機關(guān)簽發(fā)公文的領(lǐng)導(dǎo)人中最高職務(wù)者。

7.標(biāo)題

由發(fā)文機關(guān)名稱（全稱或規(guī)范化簡稱）、公文主題和文種組成，位于紅色橫隔線下方空2行排印。主標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，副標(biāo)題用3號楷體字，居中排印。應(yīng)注意三個問題：一是聯(lián)合行文時各聯(lián)署機關(guān)名稱排序，主辦機關(guān)的名稱排在前面，其余依次排列。二是在有雙文種的公文（又叫復(fù)合性公文）中應(yīng)簡化標(biāo)題。三是標(biāo)題中一般不用除書名號以外的標(biāo)點符號。

8.主送機關(guān)

在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字排印，回行時頂格；最后一個主送機關(guān)名稱之后用全角冒號。如主送機關(guān)過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送機關(guān)之上。

在黨政機關(guān)常用的公文中，只有通知、報告、請示、批復(fù)、議案、函6種公文標(biāo)注主送機關(guān)；決議、決定、指標(biāo)、命令（令）、意見、公報、公告、通告、規(guī)定、細(xì)則、會議紀(jì)要、工作要點12種公文不標(biāo)注主送機關(guān)；通報可標(biāo)也可不標(biāo)注主送機關(guān)，但表彰先進、批評錯誤、通報人大和政協(xié)選舉結(jié)果，可標(biāo)注主送機關(guān)。

9.正文

正文位于主送機關(guān)下方，不標(biāo)注主送機關(guān)的公文，正文位于成文日期下方。數(shù)字、年份不能回行。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是：第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意不要把“1.”的小圓點寫了頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“

一、”，第二層可用“1.”，但不能用“（1）”。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4種字體，均用3號字印制。只有一級小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排?。挥袃杉壭?biāo)題的，第一級用黑體字排印，第二級用楷體字排??；有多級小標(biāo)題的，第一級用小標(biāo)宋體排印，第二級用黑體字排印，第三級用楷體字排印，第四級用仿宋體字排印。

法規(guī)性公文的編、章、節(jié)的序號及標(biāo)題居中排印，占兩行；非法規(guī)性公文的小標(biāo)題的第一行與正文的每一個自然段的第一行左邊空兩個字排印，行距相同。獨立成段的小標(biāo)題，末尾無標(biāo)點符號；小標(biāo)題之后接著排印正文的，末尾有句號。

10.附件

應(yīng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前排印附件名稱。附件名稱與正文空1行，左側(cè)空2字，用3號仿宋體字排印“附件”2字，后面標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附件”2字及附件的順序號。

附件臵于主件之后，另起一頁開始排印，并與主件裝訂在一起，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在附件最后一頁的下端。不能裝訂在一起的，公文主題詞與印制版記應(yīng)標(biāo)注在主件最后一頁的下端。

11.發(fā)文機關(guān)署名

單一機關(guān)和兩個機關(guān)的聯(lián)合行文不署名，3個以上機關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)署名。署名時將發(fā)文機關(guān)名稱排在成文日期和正文之間，主辦機關(guān)排在前面，每行最多排3個發(fā)文機關(guān)名稱，最后一排如余一個或兩個，均居中排印，以方便蓋章為標(biāo)準(zhǔn)。

12.成文日期

一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；經(jīng)會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)寫明年月日，年份不能簡寫。單一機關(guān)行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4個字、用3號仿宋體字排印。聯(lián)合行文將成文日期拉開，左右各空7個字排印。公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后因故不能及時發(fā)文時，成文日期可請示簽發(fā)人重新確定，或由辦文者提出意見報領(lǐng)導(dǎo)確定。

13.印章

除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機關(guān)的印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

加蓋印章時，要做到端正、清晰，上沿不壓正文，下沿在成文日期之下。單一機關(guān)行文印章距正文2-4mm，居中壓成文日期。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章的中心線壓在成文日期上。不得蓋空白章。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關(guān)在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)關(guān)合行文需加蓋3個以上印章時，每行最多排3個印章，主辦機關(guān)在前，印章蓋在發(fā)文機關(guān)署名處，兩端不得超出版心；最后一行如余一個或兩個印章，均居中排布；當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。

省直各公司來省社蓋章，凡是股東決議、會議紀(jì)要、章程，涉及到人、財、物的重要文件材料等，都必須備有兩份留省社存檔，且所有股東（包括省社派出的股東代表）均須在股東決議上簽名。

14.主題詞

“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格標(biāo)注，后標(biāo)全角冒號；主題詞用3號小標(biāo)宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1行，一行排不完的另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。

15.抄送機關(guān)

在印制版記上方，主題詞下方，并用橫線與主題詞和印制版記隔開，抄送機關(guān)按機關(guān)大小和排列習(xí)慣依次進行排列，回行時與冒號后的抄送名稱對齊。用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關(guān)名稱之間用頓號隔開，末尾用句號。

16.印制版記

行政機關(guān)的公文只有印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間，印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時間以付印日期為準(zhǔn)。翻印上級機關(guān)的公文，應(yīng)把印發(fā)單位改為翻印單位，印發(fā)時期改為翻印日期，用圓括號標(biāo)注共印份數(shù)。

17.公文排印、裝訂格式

除發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、標(biāo)題、主題詞用小標(biāo)宋體字，密級、保密期限、緊急程度、“主題詞”3字用黑體字，份數(shù)序號用2號全身黑正體字外，其余文字都是用3號仿宋體字。黨的機關(guān)用16開公文紙排印。行政機關(guān)用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙，正文用3號仿宋體字，每頁排22行，每行排28個字。要求雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。頁碼用4號半角白體標(biāo)注，雙頁碼居左空1空，空白頁不標(biāo)注頁碼。

二、行文關(guān)系

公文的行文關(guān)系主要有6種關(guān)系： 1.領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。指有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)與下級機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。即具有直接領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上下級之間的關(guān)系，不包括間接的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。2.指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系。指沒有隸屬關(guān)系但有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)、單位、部門之間的公文往來關(guān)系。上下級機關(guān)之間用下行文文種，平行機關(guān)之間用函行文。3.綜合管理與被管理的關(guān)系。包括歸口管理與被歸口管理的關(guān)系。4.屬地管理中統(tǒng)一管理與被統(tǒng)一管理的關(guān)系。5.監(jiān)督與被監(jiān)督的關(guān)系。6.平行機關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系和業(yè)務(wù)上管理與被管理的關(guān)系。

特別要注意第6種關(guān)系：

（1）平行機關(guān)之間的協(xié)作關(guān)系，指沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間因工作上的相互聯(lián)系而進行的公文往來關(guān)系。這種工作上的相互聯(lián)系，一般以公文為媒介，請受文單位予以支持、幫助或予以協(xié)助或予以批準(zhǔn)等。

常見的錯誤有：①行文對象級別高，就認(rèn)為本機關(guān)與行文對象是上下級之間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系；②行文對象有管理實權(quán)，行文時作上級對待，以示尊重。以上都是不符合行文規(guī)則的，應(yīng)予以糾正。

（2）平行機關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理與被管理的關(guān)系，指沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)、單位之間，其某些業(yè)務(wù)工作應(yīng)接受業(yè)務(wù)主管部門的統(tǒng)一管理。平行機關(guān)之間業(yè)務(wù)上的管理工作，如報請批準(zhǔn)、批準(zhǔn)后的答復(fù)、進行監(jiān)督管理、下達(dá)管理規(guī)范等，應(yīng)用函行文。常見的錯誤有：把業(yè)務(wù)主管部門當(dāng)作自己的上級機關(guān)，請求批準(zhǔn)時錯用文種，即該用“函”，卻用“請示”、“報告”。

三、行文方式和規(guī)則

行文方式分為下行文、上行文和平行文三種方式。在處理行文關(guān)系上，黨政機關(guān)必須遵守以下規(guī)則：

1.向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。2.黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委、政府的各部門在自己的職權(quán)范圍內(nèi)可分別向下級黨委、政府的相關(guān)部門發(fā)布指導(dǎo)性、批復(fù)性、規(guī)范性、周知性等公文，但無權(quán)發(fā)布指揮性公文。

3.黨委、政府的辦公廳（室）可以根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。黨委的其他部門，不得向下級黨委發(fā)布指示性公文。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府的授權(quán)，分別向下級黨委、政府行文。黨委、政府的其他部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。因為辦公廳（室）是辦事機構(gòu)和綜合機構(gòu)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意或授權(quán)可以對外正式行文，其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)不是獨立的單位，不具備法人資格，也不能代表部門，不得對外正式行文。

4.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

5.同級黨的機關(guān)、黨的機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文的條件是：級別相同、共同管理的事項或有關(guān)事項，但不宜過多，凡屬政府職責(zé)范圍內(nèi)的事項，則不需與黨委聯(lián)合行文。

6.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

7.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項；上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。

8.不相隸屬機關(guān)之間，不論級別如何，只能用函行文，用協(xié)商的口氣以尊重對方，用陳述性語言以示禮貌，不能在函中帶有指令性、指示性、指揮性、決斷性的語言，不能居高臨下，不能用上級對下級的口氣行文。

9.必須按隸屬關(guān)系和有關(guān)規(guī)定請示問題和報告工作。

“請示”公文是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)、幫助解決問題的文種；“報告”是下級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問使用的文種?！罢埵尽焙汀皥蟾妗毙形牡哪康暮妥饔貌煌?，內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同，行文時限和批轉(zhuǎn)的重點不同。

（1）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，不得在非請示中夾帶請示事項；其他機關(guān)需要周知和支持的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

報告只能供上級機關(guān)閱知，無需批復(fù)。請示上級機關(guān)批轉(zhuǎn)本部門的公文，應(yīng)當(dāng)同時報送批轉(zhuǎn)通知及被批轉(zhuǎn)公文（如報告、意見、方案等）的代擬稿。

（2）不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。

（3）請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。

（4）除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)當(dāng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

特殊情況是指突發(fā)事件、上級機關(guān)負(fù)責(zé)人已了解情況和直接交辦的事項。上級機關(guān)負(fù)責(zé)人已了解的情況并直接交辦的事項，這有兩種情況，一是領(lǐng)導(dǎo)人明確要求呈報機關(guān)將公文直接送給他個人的；二是領(lǐng)導(dǎo)人批示或口頭指示按辦文程序辦理的，交秘書部門按正常的程序辦理，秘書部門必須嚴(yán)把辦文關(guān)，不得因領(lǐng)導(dǎo)人有批示而降低辦文的質(zhì)量。

（5）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。（6）黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級級黨委主管部門請示重大問題。

（7）對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關(guān)的秘書部門可退回下級呈報機關(guān)。不符合行文規(guī)則的上報公文主要指不符合行文規(guī)則的請示、報告和代擬稿等。

（8）公開發(fā)布的公文一般不再印發(fā)。