第一篇：集團(tuán)會(huì)議室使用管理規(guī)定(修訂)

集團(tuán)會(huì)議室使用管理規(guī)定（修訂）

一、目的

為了更好、更合理的利用會(huì)議室，為創(chuàng)造良好的使用環(huán)境，保障會(huì)議的成功召開(kāi)，結(jié)合集團(tuán)現(xiàn)會(huì)議室情況制定本管理規(guī)定。

二、適用范圍

本規(guī)定適用于集團(tuán)辦公樓會(huì)議室。其他公司會(huì)議室可參照?qǐng)?zhí)行。

三、職責(zé)

（一）集團(tuán)總裁辦行政部負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)一管理

1、前臺(tái)接待文員是會(huì)議室的管理人員，負(fù)責(zé)： ①對(duì)會(huì)議室的預(yù)約申請(qǐng)及使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理； ②對(duì)有時(shí)間沖突的會(huì)議提醒預(yù)約各方合理調(diào)整； ③保管鑰匙、無(wú)線話筒、投影儀與空調(diào)遙控器； ④負(fù)責(zé)會(huì)議設(shè)備的開(kāi)關(guān)等。

2、信息部負(fù)責(zé)投影儀、音響、話筒等會(huì)議室專用設(shè)備的調(diào)試及維修等。

（二）會(huì)議召集單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)：指派本單位（部門(mén)）專人申請(qǐng)使用會(huì)議室，并做好本單位（部門(mén)）會(huì)議的會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的各項(xiàng)工作。

四、管理規(guī)則

（一）會(huì)議室的使用原則

1、會(huì)議室使用原則上按照提前申請(qǐng)?jiān)瓌t。

2、如有例外：按照先預(yù)約后臨時(shí)、先上級(jí)后下級(jí)、先集團(tuán)后子公司、先重要后次要、先大型后小型的調(diào)整原則。

（二）會(huì)議室使用流程

1、會(huì)議室申請(qǐng)

1）各單位（部門(mén)）使用會(huì)議室應(yīng)至少提前1天通過(guò)OA辦公系統(tǒng)會(huì)議管理模塊預(yù)約會(huì)議室，并注明會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間，如有變動(dòng)須及時(shí)在OA系統(tǒng)上作出相應(yīng)的變更。

（2）各單位在OA辦公系統(tǒng)通知公告模塊發(fā)布的會(huì)議通知，作為會(huì)議室預(yù)約的唯一有效憑證。

（3）沒(méi)有經(jīng)過(guò)OA系統(tǒng)或者沒(méi)有提前1天申請(qǐng)的會(huì)議將一律不安排會(huì)議室（特殊情況除外）。

2、會(huì)前準(zhǔn)備工作

（1）會(huì)議室申請(qǐng)人負(fù)責(zé)找會(huì)議室所在樓層前臺(tái)接待文員領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙；（2）前臺(tái)人員提前檢查音響、投影儀、話筒、空調(diào)等使用情況，保證會(huì)議室通風(fēng)，并檢查燈光的照明情況。

（3）會(huì)議使用單位（部門(mén)）會(huì)務(wù)人員做好桌椅的擺放，窗簾閉啟等工作。需要使用投影儀的，請(qǐng)?zhí)崆白孕袦?zhǔn)備好手提電腦并到前臺(tái)接待文員處拿遙控器，放下投影儀幕布，調(diào)試好后，派專人操作。如有問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)與前臺(tái)接待文員聯(lián)系，不得隨意調(diào)試會(huì)議設(shè)備；

（4）會(huì)議室使用單位（部門(mén)）需提前安排好本單位（部門(mén)）人員做好會(huì)議記錄、準(zhǔn)備所需會(huì)議用品、茶葉等工作。如需水瓶、水杯請(qǐng)?zhí)崆昂蜁?huì)議室所在樓層前臺(tái)接待文員聯(lián)系，自行提前打好開(kāi)水。如需水果等，提前自行采購(gòu)清洗并擺放到位。

（5）如需要座次表、席卡等，請(qǐng)使用會(huì)議室單位（部門(mén)）自行提前打印、裝好，并張貼、擺放好。

（6）會(huì)議召集部門(mén)需提前通知提醒參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。

3、會(huì)中工作

（1）參會(huì)人員講話，盡量做到聲音洪亮、清晰；（2）做好清晰的會(huì)議記錄；

3）本部門(mén)會(huì)務(wù)人員要密切注意參會(huì)人員情況，及時(shí)做好加水等服務(wù)工作。

4、會(huì)后結(jié)束工作

（1）使用單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的打掃和清理。離開(kāi)將窗簾拉開(kāi)到同一角度，做到桌面無(wú)紙杯、煙灰缸、垃圾及雜物、擺放好桌椅等。通知當(dāng)層前臺(tái)接待文員關(guān)好空調(diào)、投影儀、音響、話筒及燈等，收起投影儀幕布，并鎖好門(mén)，使會(huì)議室恢復(fù)原樣。

（2）會(huì)議室所在前臺(tái)接待文員做好使用記錄，并對(duì)使用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。

五、會(huì)議室使用的日常管理注意事項(xiàng)：

1、愛(ài)惜室內(nèi)財(cái)物，不得隨便移動(dòng)會(huì)議室的家俱及物品。會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)物品、器材損壞事件，會(huì)后及時(shí)與會(huì)議室所在樓層前臺(tái)接待文員聯(lián)系，不得隱瞞不報(bào)。

2、使用過(guò)程中應(yīng)保持會(huì)議室的整潔，會(huì)后應(yīng)由會(huì)議組織單位（部門(mén)）安排專人清理會(huì)場(chǎng)；

3、不參加會(huì)議、無(wú)會(huì)議時(shí)，無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)入會(huì)議室；

4、會(huì)議室在不使用的時(shí)候要一直保持鎖閉狀態(tài)，由會(huì)議室所在樓層前臺(tái)接待文員定期檢查安全衛(wèi)生，視頻設(shè)備、音響設(shè)備、投影設(shè)備、燈光、空調(diào)等的狀況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)調(diào)整或報(bào)修，確保會(huì)議室隨時(shí)可正常使用。

六、會(huì)議室外借的注意事項(xiàng)：

1、會(huì)議室使用單位（部門(mén)）需提前1-2天告知總裁辦相關(guān)人員，進(jìn)行預(yù)約所需會(huì)議室，如取消會(huì)議室使用，需今早告知；

2、總裁辦負(fù)責(zé)：

（1）提供會(huì)議室，前臺(tái)人員提前檢查音響、投影儀、話筒、空調(diào)等使用情況，保證會(huì)議室通風(fēng)，并檢查燈光的照明情況。

（2）會(huì)議設(shè)備的操作，提供投影儀、音響、話筒等設(shè)備；

3、會(huì)議室借用單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)：

1）會(huì)議使用單位（部門(mén)）需派專人提前做好桌椅的擺放，窗簾閉啟、懸掛橫幅等工作。

（2）會(huì)議使用單位（部門(mén)）需派專人做好一樓及會(huì)議樓層的簽到指引工作；（3）會(huì)議使用單位（部門(mén)）需自行攜帶所需會(huì)議用品，如：茶葉、鉛筆、抽紙盒、抽紙、三聯(lián)杯墊、糖果罐等

（4）會(huì)議室使用單位（部門(mén)）需派專人進(jìn)行茶水會(huì)務(wù)工作；

（5）茶歇由會(huì)議室使用單位（部門(mén)）相關(guān)人員自行準(zhǔn)備、清洗并擺放到位；（5）會(huì)后使用單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的打掃和清理。離開(kāi)前將窗簾拉開(kāi)到同一角度，做到桌面無(wú)紙杯、煙灰缸、垃圾及雜物、擺放好桌椅等。通知當(dāng)層前臺(tái)接待文員關(guān)好空調(diào)、投影儀、音響、話筒及燈等，收起投影儀幕布，并鎖好門(mén)，使會(huì)議室恢復(fù)原樣。

七、監(jiān)督管理

會(huì)議室使用情況每月按前臺(tái)接待文員登記情況，計(jì)入當(dāng)月各部門(mén)評(píng)價(jià)中。使用情況不良的單位（部門(mén)）與其他單位（部門(mén)）會(huì)議有沖突時(shí)，優(yōu)先安排會(huì)議室使用優(yōu)良者。并按集團(tuán)獎(jiǎng)懲制度和績(jī)效管理辦法執(zhí)行。

弘陽(yáng)集團(tuán)總裁辦 二O一四年四月八日

第二篇：會(huì)議室使用管理規(guī)定

會(huì)議室使用管理規(guī)定

一 目的

為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門(mén)使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程，現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定：

二 會(huì)議室使用規(guī)定

1、會(huì)議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理；

2、部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí)，需提前一天向人事行政部提出申請(qǐng)并填寫(xiě)《會(huì)議室使用表》，經(jīng)人事行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室，必須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人同意。

3、使用原則：先申請(qǐng)，后使用。沒(méi)有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人，在沒(méi)有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人。

4、按申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。

5、遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人，在不能調(diào)換的情況下，部門(mén)或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議。

6、部門(mén)及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。

7、部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，不許超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)，請(qǐng)及時(shí)通知行政部，如在緊接的時(shí)間段內(nèi)已安排了給其他部門(mén)或個(gè)人使用，超時(shí)使用的部門(mén)或個(gè)人必須離開(kāi)該會(huì)議室，終止使用該會(huì)議室。

8、任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì)議室期間，必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價(jià)賠償。會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會(huì)議室。

9、會(huì)議室使用期間，使用部門(mén)或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排，人員接待，會(huì)議記錄等會(huì)議需求，前臺(tái)接待員可以協(xié)助。

10、會(huì)議室使用期間，使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開(kāi)時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)。未盡上述事宜造成和物品設(shè)備損壞或丟失的，則由原使用部門(mén)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。

11、如部門(mén)或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。

12、禁止任何部門(mén)私自占用會(huì)議室，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后將全公司嚴(yán)厲通報(bào)，所有需求部門(mén)使用會(huì)議室前必須征得行政部同意后方可使用。

第三篇：會(huì)議室使用管理規(guī)定

會(huì)議室使用管理規(guī)定

會(huì)議室是醫(yī)院專門(mén)用于召開(kāi)學(xué)術(shù)報(bào)告、會(huì)議、培訓(xùn)、組織活動(dòng)和接待客人的場(chǎng)所，為了充分利用會(huì)議室的功能，使會(huì)議室的管理和使用更加規(guī)范化、合理化，以確保各類會(huì)議的正常召開(kāi)，特制定本規(guī)定。

一、會(huì)議室使用細(xì)則

1、會(huì)議室由醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)管理、使用登記與調(diào)度、設(shè)備維護(hù)等相關(guān)事宜，未經(jīng)允許不得擅自使用、不得擅自挪用會(huì)議室多媒體設(shè)備和桌椅等物品。本管理規(guī)定所指的會(huì)議室包括：新醫(yī)療綜合大樓26樓第一會(huì)議室、第二會(huì)議室和第三會(huì)議室。

2、會(huì)議室實(shí)行提前預(yù)約制度。為避免會(huì)議發(fā)生沖突，相關(guān) 科室(人員)使用會(huì)議室，須提前2天通知醫(yī)院辦公室，使用負(fù)責(zé)人須在會(huì)議室登記薄上登記簽名，以便統(tǒng)一安排。臨時(shí)召開(kāi)的緊急會(huì)議需用會(huì)議室時(shí)，要及時(shí)向醫(yī)院辦公室提出申請(qǐng)，由醫(yī)院辦公室根據(jù)會(huì)議室安排情況進(jìn)行協(xié)調(diào)。

3、各科室申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí)，需明確使用時(shí)間、是否使用設(shè)備、參加會(huì)議人數(shù)等，并在會(huì)議室登記薄中注明，醫(yī)院辦公室可根據(jù)實(shí)際情況做好相關(guān)工作的的準(zhǔn)備工作。

4、如遇會(huì)議之間發(fā)生沖突，要堅(jiān)持局部服從整體的原則，院級(jí)會(huì)議（包括黨委中心組學(xué)習(xí)、院周會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、黨委會(huì)及其他全院性會(huì)議）優(yōu)先于科室會(huì)議，科室會(huì)議之間本著重要、緊急優(yōu)先的原則自行協(xié)商解決。

5、使用會(huì)議室的科室，必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室清潔。用后應(yīng)及時(shí)整理：檢查安全(電源)，關(guān)好窗、空調(diào)。

6、開(kāi)會(huì)期間，請(qǐng)愛(ài)惜會(huì)議室的設(shè)備及物品，自覺(jué)保持衛(wèi)生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，盡量保持室內(nèi)清潔。

7、會(huì)議結(jié)束后，使用人應(yīng)進(jìn)行必要的檢查，關(guān)好門(mén)窗，并通知醫(yī)院辦公室關(guān)閉會(huì)議室內(nèi)各種電器設(shè)備的電源。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或公務(wù)損壞，及時(shí)報(bào)至醫(yī)院辦公室，及時(shí)維修，確保其他會(huì)議的準(zhǔn)時(shí)進(jìn)行。安全責(zé)任人為使用者所屬科室負(fù)責(zé)人。

8、與會(huì)人員要愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞賠償，任何科室和個(gè)人未經(jīng)醫(yī)院辦公室同意不得將會(huì)議室的各種設(shè)施設(shè)備拿出會(huì)議室或轉(zhuǎn)做他用。

9、會(huì)議室平時(shí)衛(wèi)生由醫(yī)院保潔人員每天早晨負(fù)責(zé)打掃。會(huì)議室活動(dòng)結(jié)束后，請(qǐng)使用科室將桌椅整理并歸回原處，以方便其他科室使用。

10、當(dāng)組織學(xué)術(shù)活動(dòng)或培訓(xùn)時(shí)，在醫(yī)院辦公室的指導(dǎo)下，由活動(dòng)的組織者臨時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)議室管理及設(shè)備使用?；顒?dòng)結(jié)束后，組織者應(yīng)就會(huì)議室及設(shè)備與醫(yī)院辦公室進(jìn)行交接。

二、本規(guī)定由醫(yī)院辦公室制定并負(fù)責(zé)解釋，經(jīng)審批后自頒布之日起執(zhí)行。

醫(yī)院辦公室 2016年12月30日

第四篇：會(huì)議室使用管理規(guī)定

會(huì)議室使用管理規(guī)定

一、目的：為了加強(qiáng)會(huì)議室的合理利用并對(duì)其進(jìn)行有效管理，保證會(huì)議室的安全、整潔及各類設(shè)施的完好，確保公司各項(xiàng)會(huì)議的順利召開(kāi)，特制定本規(guī)定。

二、范圍：本制度適用于公司會(huì)議室使用

三、內(nèi)容：

1.會(huì)議室僅限于本公司用于舉行各類會(huì)議，開(kāi)展教育培訓(xùn)以及重要來(lái)賓接待等工作使用。

2.會(huì)議室由行政部制定專人負(fù)責(zé)管理，會(huì)議室在不使用情況下由管理人員將門(mén)鎖好任何不得隨意進(jìn)入會(huì)議室。

3.各部門(mén)若需使用，需提前向公司行政部填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》提交申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)一安排。各部門(mén)每周開(kāi)例會(huì)需使用會(huì)議室把時(shí)間確定上報(bào)行政部匯總。4.行政部根據(jù)提交的《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》進(jìn)行登記，填寫(xiě)《會(huì)議室使用登記表》，按時(shí)間先后安排會(huì)議。

申請(qǐng)人在會(huì)議開(kāi)始前到管理人員處確認(rèn)簽字，并領(lǐng)取鑰匙。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議使用人員要整理會(huì)議室，保持會(huì)議室清潔，并去行政部辦理交接手續(xù)并交回鑰匙。5.會(huì)議室使用前的布置工作由會(huì)議室管理員配合會(huì)議主辦部門(mén)完成。

6.各部門(mén)在會(huì)議室使用過(guò)程中，要注意保持衛(wèi)生，禁止吸煙，要愛(ài)護(hù)室內(nèi)設(shè)備。7.會(huì)議室的設(shè)備、工具、辦公用品未證得公司同意，任何人不得拿出會(huì)議室或挪動(dòng)他用。

8.會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生由行政部派人專人負(fù)責(zé)，在每日早晨進(jìn)行打掃，并做好日常清潔工作。

9.會(huì)議室使用完畢，應(yīng)隨時(shí)關(guān)門(mén)、窗和全部設(shè)施、電源，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作。

第五篇：會(huì)議室使用管理規(guī)定

會(huì)議室使用管理規(guī)定

第一章 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門(mén)使用公司會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程，現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定：

第二章 定義

目前在使用中會(huì)議室有：

地下一層：會(huì)議室

一、會(huì)議室二

二層：洽談會(huì)議室

三層：大會(huì)議室、小會(huì)議室

會(huì)議室用途：公司會(huì)議、部門(mén)會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會(huì)議室舉辦的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所，不做其它用途。

第三章 申請(qǐng)使用流程

第一條 前臺(tái)每周五將《會(huì)議室使用登記表》張貼在會(huì)議室指定位置處；

第二條 部門(mén)或個(gè)人將使用時(shí)間及用途填寫(xiě)在《會(huì)議室使用登記表》中；

第三條 部門(mén)或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室。

第四章 會(huì)議室使用管理規(guī)定

第一條 會(huì)議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理；

第二條 部門(mén)或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí)，需提前一天填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》完成會(huì)議室的申請(qǐng)預(yù)約；

第三條 沒(méi)有經(jīng)過(guò)申請(qǐng)的部門(mén)或個(gè)人，在沒(méi)有沖突的情況下，可以使用；如使用時(shí)間發(fā)生沖突，需禮讓已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人。

第四條 會(huì)議室均依據(jù)申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序；

第五條 部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按照預(yù)約時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，并開(kāi)始使用。超過(guò)10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的，行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排。

第六條 部門(mén)及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢，如有延時(shí)使用需求，請(qǐng)及時(shí)與下一使用個(gè)人或部門(mén)溝通，獲得應(yīng)允后方可繼續(xù)使用，否則需立刻終止該會(huì)議；

第七條 任何部門(mén)或個(gè)人在使用會(huì)議室期間，必須愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價(jià)賠償。

第八條 會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會(huì)議室。

第九條 會(huì)議室使用期間，使用部門(mén)或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；

第十條 會(huì)議室使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過(guò)的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，并在離開(kāi)會(huì)議室時(shí)關(guān)閉電源、空調(diào)。

第五章 附則

第一條 第一條本規(guī)定解釋權(quán)在集團(tuán)行政部

第二條 第二條本規(guī)定在自發(fā)布之日起生效

行政部

2013年11月18日