第一篇：行政物資采購(gòu)審計(jì)報(bào)告

***公司關(guān)于對(duì)行政物資采購(gòu)的專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

內(nèi)審字[2013]第00*號(hào)

審計(jì)組于2013年*月*日—*月*日對(duì)人事行政部采購(gòu)及管理進(jìn)行了審計(jì)，本次審計(jì)的主要目的是加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，規(guī)范行政物資采購(gòu)行為，降低行政采購(gòu)成本，保證供貨質(zhì)量和時(shí)效，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。審計(jì)組審閱了相關(guān)原始資料，與人事行政部人員進(jìn)行了面談，并抽查了會(huì)計(jì)憑證，采用了調(diào)查表、詢問、實(shí)地觀察、分析性復(fù)核等方法。涉及的時(shí)間范圍是從2012年1月1日至2013年4月31日?，F(xiàn)將本次審計(jì)情況報(bào)告如下：

一、基本情況：

（一）公司行政物資的采購(gòu)主要分成2部分，一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負(fù)責(zé)采購(gòu)；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購(gòu)。

（二）本次審計(jì)抽查會(huì)計(jì)憑證21份。其中**經(jīng)手的1份，**經(jīng)手的1份，**經(jīng)手的10份，**經(jīng)手的9份。抽查的相關(guān)記錄詳見附件3：抽查行政物資采購(gòu)相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證。

二、審計(jì)發(fā)現(xiàn)的細(xì)節(jié)說明

（一）、采購(gòu)相關(guān)的不相容職務(wù)未分離 主要問題1：

行政物資的請(qǐng)購(gòu)、供應(yīng)商確認(rèn)、采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、對(duì)賬、支付申請(qǐng)都由同一采購(gòu)人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。

（二）、采購(gòu)計(jì)劃 主要問題1：

行政部不能提供采購(gòu)計(jì)劃。行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計(jì)劃，但審計(jì)中發(fā)現(xiàn)實(shí)際未制定月度計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃是采購(gòu)管理中科學(xué)采購(gòu)的前提條件，無采購(gòu)計(jì)劃，所需各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。

（三）、采購(gòu)流程 主要問題1：

行政物資采購(gòu)大部分是先送貨，再補(bǔ)采購(gòu)單。這樣先完成采購(gòu)事項(xiàng)，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購(gòu)流程，不利于采購(gòu)管理。主要問題2：

大部分采購(gòu)單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定。公司《采購(gòu)控制程序》中“1.6 各采購(gòu)人員拿到審批后的采購(gòu)單到財(cái)務(wù)蓋合同章，采購(gòu)單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進(jìn)行采購(gòu)。” 主要問題3：

部分物資先送貨，再出采購(gòu)單，后來再補(bǔ)請(qǐng)購(gòu)單。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定，也喪失了請(qǐng)購(gòu)的意義。

（四）、報(bào)價(jià)單不符合規(guī)定 主要問題1： **經(jīng)手的大部分報(bào)價(jià)單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。主要問題2：

有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供至少三家報(bào)價(jià)。有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供報(bào)價(jià)單。主要問題3：

報(bào)價(jià)單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報(bào)價(jià)單中，維達(dá)擦手紙報(bào)價(jià)有兩項(xiàng)，一項(xiàng)為180元/件，一項(xiàng)為185元/件。主要問題4：

審計(jì)人員要求查看辦公用品、日用品的三家報(bào)價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員無法提供三家報(bào)價(jià)。

（五）、行政物資管理方面 主要問題1：

未登記出入庫(kù)臺(tái)賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫(kù)存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)。行政物資驗(yàn)收入庫(kù)以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫(kù)單。

行政物資出入庫(kù)單據(jù)、各部門申請(qǐng)單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計(jì)和管理。主要問題2：

行政物資采購(gòu)的緊急采購(gòu)頻率高。主要問題3：

人事行政部未對(duì)行政物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)工作。（調(diào)查問卷回答說有定期進(jìn)行盤點(diǎn)）主要問題4：

人事行政部未對(duì)行政物資采購(gòu)、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

三、審計(jì)建議

為加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進(jìn)各級(jí)采購(gòu)人員降本增效，針對(duì)本次行政物資采購(gòu)專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)組提出以下整改建議：

1、規(guī)范采購(gòu)流程。

（1）、分離不相容職務(wù)。建議分離行政物資采購(gòu)中的不相容職務(wù)，增加管控的節(jié)點(diǎn)。并制定行政采購(gòu)人員定期輪崗制度，并遵循。例如采購(gòu)與驗(yàn)收、保管職務(wù)分離。

（2）、嚴(yán)格按照公司正常的采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。即先請(qǐng)購(gòu)，審批后再采購(gòu)。

（3）、提供三家報(bào)價(jià)。按照公司要求提供至少三家報(bào)價(jià)，并將對(duì)詢比議價(jià)、報(bào)價(jià)等資料妥善保管。

2、加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃性。

（1）、編制采購(gòu)計(jì)劃。建議對(duì)行政物資進(jìn)行年度、季度、月度計(jì)劃，按照計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)。并規(guī)定計(jì)劃外采購(gòu)事項(xiàng)的審批程序。

（2）、加強(qiáng)緊急采購(gòu)的管理。例如規(guī)定緊急采購(gòu)的物資類型、金額上限、采購(gòu)頻率等。

3、每月編制購(gòu)銷存報(bào)表。（1）、編制購(gòu)銷存報(bào)表。加強(qiáng)管理行政物資的出入庫(kù)單據(jù)，編制行政物資的購(gòu)銷存報(bào)表。規(guī)范相關(guān)的申請(qǐng)單據(jù)、出入庫(kù)單據(jù)，便于整理、查看、分析、統(tǒng)計(jì)等。

（2）、定期盤點(diǎn)。制定行政物資定期盤點(diǎn)方案，定期對(duì)行政物資進(jìn)行盤點(diǎn)，并作相關(guān)記錄。（3）、統(tǒng)計(jì)分析。定期對(duì)行政物資采購(gòu)金額、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。制定采購(gòu)目標(biāo)，結(jié)合行政物資采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析。

四、內(nèi)部審計(jì)人員的評(píng)論

審計(jì)人員認(rèn)為行政物資采購(gòu)管理不到位，存在嚴(yán)重的漏洞，亟待完善行政物資采購(gòu)管理，建議制定《行政物資采購(gòu)管理制度》，并遵循。

審計(jì)過程中行政部無法提供詳細(xì)、整理規(guī)范的信息資料。本次審計(jì)由于人事行政部的抵觸、不積極不及時(shí)提供資料、采購(gòu)人員休假的工作交接不到位，導(dǎo)致此項(xiàng)審計(jì)無法取得完整、系統(tǒng)的資料，無法按計(jì)劃時(shí)間完成審計(jì)項(xiàng)目。

行政物資采購(gòu)不符合不相容職務(wù)分離的原則，從而增大業(yè)務(wù)人員舞弊的可能性。行政物資采購(gòu)計(jì)劃工作不夠，應(yīng)進(jìn)行年度、季度或月度采購(gòu)計(jì)劃。行政物資的存貨管理工作不夠到位，應(yīng)編制出入庫(kù)臺(tái)賬，并定期對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，定期對(duì)采購(gòu)金額、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。制定目標(biāo)，從而降低行政物資采購(gòu)成本。行政物資的緊急采購(gòu)過于頻繁，大部分物資先送貨再出請(qǐng)購(gòu)單、采購(gòu)單，建議加強(qiáng)管理緊急采購(gòu)的情況，嚴(yán)格按照正常的采購(gòu)流程執(zhí)行。附：

1、《審計(jì)方案》

2、《審計(jì)通知書》

3、《抽查行政物資采購(gòu)相關(guān)憑證》

4、行政回復(fù)的調(diào)查問卷

5、《審計(jì)工作底稿》

行政物資采購(gòu)專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

內(nèi)審字[2013]第00*號(hào)

根據(jù)年度審計(jì)計(jì)劃的安排，審計(jì)部于2013年*月*日—*月*日對(duì)人事行政部采購(gòu)及管理進(jìn)行了專項(xiàng)審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是加強(qiáng)行政物資采購(gòu)管理，規(guī)范行政物資采購(gòu)行為，降低行政采購(gòu)成本，保證供貨的及時(shí)性與質(zhì)量，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。時(shí)間范圍涵蓋2012年1月1日至2013年4月31日。（在概述欄請(qǐng)勿將與審計(jì)報(bào)告無關(guān)的內(nèi)容寫入，主要寫審計(jì)時(shí)間、審計(jì)目的。）

本次審計(jì)主要發(fā)現(xiàn)如下：

1、崗位設(shè)置不合理，不相容職位未分離

2、未編制月度采購(gòu)計(jì)劃

3、部分物資采購(gòu)無三家比價(jià)資料且價(jià)格偏高

一、項(xiàng)目概況：

1、公司行政物資的采購(gòu)主要分成2部分：一部分為辦公用品、日用品、藥品、禮品、工作服、及后勤消耗性物資，此類物資由行政專員負(fù)責(zé)采購(gòu)；一部分為辦公設(shè)備、辦公家具、宿舍設(shè)備、食堂設(shè)備類、煤氣等，此類物資由總務(wù)負(fù)責(zé)采購(gòu)。2、2013年1月1日至2013年4月31日，總金額XX元。本次審計(jì)抽查會(huì)計(jì)憑證21份，累計(jì)金額XX元，占總采購(gòu)金額的XX%。（需要告訴管理層）

二、本期審計(jì)發(fā)現(xiàn)：

1、崗位設(shè)置：

①采購(gòu)相關(guān)的不相容職務(wù)未分離

行政物資的請(qǐng)購(gòu)、供應(yīng)商確認(rèn)、采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、對(duì)賬、支付申請(qǐng)都由同一采購(gòu)人員完成。不符合不相容職務(wù)相互分離原則。容易導(dǎo)致采購(gòu)人員利用權(quán)力進(jìn)行舞弊。（提出采購(gòu)需求是否也是采購(gòu)人員提出的，請(qǐng)檢查行政物資的賬齡數(shù)量，是否存在不合理采購(gòu)來說明問題。對(duì)于行政物資是否為制定采購(gòu)，這一塊需要明確）

審計(jì)建議：

2、采購(gòu)計(jì)劃

①未編制月度采購(gòu)計(jì)劃：

行政部在調(diào)查問卷中回答有制定月度計(jì)劃，但審計(jì)中發(fā)現(xiàn)實(shí)際未制定月度計(jì)劃。未編制閱讀的采購(gòu)計(jì)劃，容易導(dǎo)致各種物資保質(zhì)、保量、經(jīng)濟(jì)、及時(shí)的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障。

審計(jì)建議：

3、采購(gòu)流程

①行政物資采購(gòu)大部分是先送貨，再補(bǔ)采購(gòu)單。這樣先完成采購(gòu)事項(xiàng)，再通過相關(guān)授權(quán)人員的審批，不符合公司正常的采購(gòu)流程，不利于采購(gòu)管理。（這種不是什么問題，重點(diǎn)不在這里。）

審計(jì)建議：

②大部分采購(gòu)單無供應(yīng)商簽字、蓋章確認(rèn)。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定。公司《采購(gòu)控制程序》中“1.6各采購(gòu)人員拿到審批后的采購(gòu)單到財(cái)務(wù)蓋合同章，采購(gòu)單傳給供應(yīng)商簽字蓋章后再進(jìn)行采購(gòu)?！保ü?yīng)商一般只在報(bào)價(jià)單、訂單上、送貨單上進(jìn)行確認(rèn)，需要詢問采購(gòu)人員不簽字的原因在哪里）審計(jì)建議：

③部分物資先送貨，再出采購(gòu)單，后來再補(bǔ)請(qǐng)購(gòu)單。不符合公司的采購(gòu)管理規(guī)定，也喪失了請(qǐng)購(gòu)的意義。（是否有緊急采購(gòu)流程，與問題一重復(fù)。）審計(jì)建議：

4、報(bào)價(jià)單管理

①**經(jīng)手的大部分報(bào)價(jià)單格式雷同，沒有供應(yīng)商簽字或蓋章確認(rèn)，極可能是自行偽造的。（審計(jì)人員存在主觀捏造審計(jì)問題，應(yīng)該刪除此類發(fā)現(xiàn)，或者進(jìn)一步分析。）審計(jì)建議：

②有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供至少三家報(bào)價(jià)。有些采購(gòu)項(xiàng)目未提供報(bào)價(jià)單。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計(jì)人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價(jià)格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價(jià)格進(jìn)行參考，提供不提供報(bào)價(jià)單不是問題，只是個(gè)表面問題。）審計(jì)建議：

③報(bào)價(jià)單有自相矛盾的現(xiàn)象。例如2013年1-2月日用品的報(bào)價(jià)單中，維達(dá)擦手紙報(bào)價(jià)有兩項(xiàng)，一項(xiàng)為180元/件，一項(xiàng)為185元/件。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計(jì)人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價(jià)格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價(jià)格進(jìn)行參考，另外需要與財(cái)務(wù)付款等，可能存在議價(jià)，第一次議價(jià)為185元，第二次議價(jià)為180元，需要與采購(gòu)進(jìn)一步確認(rèn)。）審計(jì)建議：

④審計(jì)人員要求查看辦公用品、日用品的三家報(bào)價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員無法提供三家報(bào)價(jià)。（這一塊需要細(xì)化，需要舉例說明，項(xiàng)目多的需要列表，另外審計(jì)人員可以依靠京東網(wǎng)、超市價(jià)格、當(dāng)當(dāng)網(wǎng)等的價(jià)格進(jìn)行參考。）審計(jì)建議：

5、行政物資管理方面

①未登記出入庫(kù)臺(tái)賬，無法清晰的查詢相關(guān)物資的賬面庫(kù)存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)。行政物資驗(yàn)收入庫(kù)以供應(yīng)商送貨單為準(zhǔn)，未另外編制入庫(kù)單。行政物資出入庫(kù)單據(jù)、各部門申請(qǐng)單據(jù)不統(tǒng)一，不利于單據(jù)的收齊、整理、統(tǒng)計(jì)和管理。（重新審計(jì)，這個(gè)重點(diǎn)是是否形成了出入庫(kù)臺(tái)賬，另外審計(jì)人員是否根據(jù)出入庫(kù)單或者供應(yīng)商的送貨單得到的賬面數(shù)進(jìn)行了盤點(diǎn)。）審計(jì)建議：

②行政物資采購(gòu)的緊急采購(gòu)頻率高。（如果要說明這個(gè)是問題，請(qǐng)列表說明，緊急采購(gòu)次數(shù)。）審計(jì)建議：

③人事行政部未對(duì)行政物資進(jìn)行定期盤點(diǎn)工作。（審計(jì)部是否進(jìn)行了盤點(diǎn)，你都沒盤點(diǎn)，怎么說明人家管的不好。）審計(jì)建議：

④人事行政部未對(duì)行政物資采購(gòu)、耗用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（這個(gè)是問題？？？）審計(jì)建議： 附件：

（一般附與審計(jì)問題相關(guān)的內(nèi)容，比如報(bào)價(jià)單雷同，那么那幾張報(bào)價(jià)單是雷同的。而不是所有審計(jì)底稿都附在后面）

第二篇：行政物資采購(gòu)管理制度

行政物資采購(gòu)管理制度

一、目的

為規(guī)范公司行政物資采購(gòu)程序，確保行政采購(gòu)及時(shí)、準(zhǔn)確到位，在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，杜絕出現(xiàn)無《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》《三方詢價(jià)表》進(jìn)行違規(guī)采購(gòu)、采購(gòu)過剩等問題，特制訂本方案。

二、范圍

本制度適用*****公司及全國(guó)管理機(jī)構(gòu)及各分（子）公司。

三、定義

行政物資：行政采購(gòu)的各項(xiàng)有形物資。包括固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、贈(zèng)品、基建物資等。

常備資產(chǎn)：已經(jīng)多次采購(gòu)，已有確定型號(hào)、規(guī)格及價(jià)格，需不斷補(bǔ)充庫(kù)存，以備總部各部門及門店隨時(shí)領(lǐng)用的資產(chǎn)，包括固定資產(chǎn)、低值易耗品、辦公用品、裝修材料等。

標(biāo)配資產(chǎn)：公司經(jīng)常使用且已列入標(biāo)準(zhǔn)配臵的資產(chǎn)。非標(biāo)配資產(chǎn)：未列入標(biāo)準(zhǔn)配臵的資產(chǎn)。累計(jì)采購(gòu)額：是指12個(gè)月內(nèi)多次采購(gòu)金額之和

四、采購(gòu)流程

1、資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)（不含贈(zèng)品及會(huì)員禮品）：

1.1由物資使用部門在OA中填制《資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》。

1.2申請(qǐng)部門經(jīng)辦人需將采購(gòu)物資名稱、采購(gòu)數(shù)量、技術(shù)規(guī)格型號(hào)參數(shù)、到貨時(shí)間、初步預(yù)算總額及申購(gòu)事由在《資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》中填寫清楚。

2、資產(chǎn)采購(gòu)審批（不含贈(zèng)品及會(huì)員禮品）： 2.1全國(guó)管理機(jī)構(gòu)采購(gòu)審批流程：

采購(gòu)申請(qǐng)分管總監(jiān)審批總裁辦價(jià)格審核行政總監(jiān)審批標(biāo)配<5萬 非標(biāo)配<2千標(biāo)配>=5萬 非標(biāo)配>=2千申請(qǐng)人確認(rèn)倉(cāng)庫(kù)配送配送中心確認(rèn)采購(gòu)員采購(gòu)總裁審批標(biāo)配>=20萬 非標(biāo)配>=2萬常務(wù)副總裁審批直接入庫(kù)到部門標(biāo)配<20萬 非標(biāo)配<2萬歸檔

2.2AA分子公司采購(gòu)審批流程：

部門采購(gòu)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核行政部長(zhǎng)審核非標(biāo)配分管老總審批標(biāo)配總裁審批標(biāo)配>=20萬 非標(biāo)配>=2萬常務(wù)副總裁審批行政總監(jiān)審批標(biāo)配>=5萬 非標(biāo)配>=5000總經(jīng)理審批總裁辦審核標(biāo)配<20萬 非標(biāo)配<2萬標(biāo)配<5萬 非標(biāo)配<5千采購(gòu)員采購(gòu)倉(cāng)庫(kù)配送配送中心確認(rèn)申請(qǐng)人確認(rèn)歸檔直接入庫(kù)到部門

2.BB公司部采購(gòu)審批流程：

部門采購(gòu)申請(qǐng)行政部長(zhǎng)審核非標(biāo)配分管老總審批總經(jīng)理審批標(biāo)配標(biāo)配<5萬 非標(biāo)配<5千標(biāo)配>=5萬 非標(biāo)配>=5000標(biāo)配<20萬 非標(biāo)配<2萬采購(gòu)員采購(gòu)總裁審批標(biāo)配>=20萬 非標(biāo)配>=2萬常務(wù)副總裁審批行政總監(jiān)審批倉(cāng)庫(kù)配送直接入庫(kù)到部門配送中心確認(rèn)申請(qǐng)人確認(rèn)歸檔

2.4AA采購(gòu)審批流程： 門店采購(gòu)申請(qǐng)資產(chǎn)管理員/信息組長(zhǎng)審核行政部長(zhǎng)審核非標(biāo)配營(yíng)運(yùn)副總審批總裁辦價(jià)格審核標(biāo)配標(biāo)配<5萬 非標(biāo)配<5千標(biāo)配<20萬 非標(biāo)配<2萬采購(gòu)員采購(gòu)總裁審批標(biāo)配>=20萬 非標(biāo)配>=2萬常務(wù)副總裁審批行政總監(jiān)審批標(biāo)配>=5萬 非標(biāo)配>=5千總經(jīng)理審批倉(cāng)庫(kù)配送直接入庫(kù)到門店配送中心確認(rèn)申請(qǐng)人確認(rèn)歸檔

2.5BB采購(gòu)審批流程：

標(biāo)配門店申請(qǐng)資產(chǎn)管理員/信息組長(zhǎng)審核行政部長(zhǎng)審核非標(biāo)配營(yíng)運(yùn)副總審批總經(jīng)理審批標(biāo)配 <5萬 非標(biāo)配<5千標(biāo)配>=5萬 非標(biāo)配>=5千標(biāo)配<20萬 非標(biāo)配<2萬配送中心確認(rèn)倉(cāng)庫(kù)配送采購(gòu)員采購(gòu)總裁審批標(biāo)配>=20萬 非標(biāo)配>=2萬常務(wù)副總裁審批行政總監(jiān)審批直接入庫(kù)到門店申請(qǐng)人確認(rèn)歸檔

3、贈(zèng)品及會(huì)員禮品采購(gòu)審批：

3.1全國(guó)管理機(jī)構(gòu)采購(gòu)審批流程： 申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人審批行政總監(jiān)審批總金額>=10萬營(yíng)運(yùn)總監(jiān)審批總金額>=20萬常務(wù)副總裁審批總金額<10萬總金額<20萬總金額<50萬總金額>=50萬歸檔總裁辦執(zhí)行采購(gòu)總裁審批

3.2AA采購(gòu)審批流程：

門管部申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審批營(yíng)運(yùn)副總審批總經(jīng)理審批總金額>=5萬行政總監(jiān)審批總金額<5萬總金額<10萬總金額<20萬總金額<50萬總金額>=10萬歸檔總裁辦執(zhí)行采購(gòu)總裁審批總金額>=50萬常務(wù)副總裁審批總金額>=20萬營(yíng)運(yùn)總監(jiān)審批

3.3BB采購(gòu)審批流程：

申請(qǐng)人部門負(fù)責(zé)人審批營(yíng)運(yùn)副總審批總經(jīng)理審批總金額>=5萬行政總監(jiān)審批總金額<5萬總金額<10萬總金額<20萬總金額<50萬總金額>=50萬總金額>=20萬總金額>=10萬行政部執(zhí)行采購(gòu)選擇行政部采購(gòu)行政部長(zhǎng)審核總裁審批常務(wù)副總裁審批營(yíng)運(yùn)總監(jiān)審批選擇總裁辦采購(gòu)歸檔總裁辦執(zhí)行采購(gòu)

4、常備資產(chǎn)采購(gòu)審批：

常備資產(chǎn)采購(gòu)審批流程及權(quán)限與標(biāo)配資產(chǎn)一致，只是申請(qǐng)人為總裁辦/行政部采購(gòu)主管（采購(gòu)專員）。4.1全國(guó)管理機(jī)構(gòu)采購(gòu)審批流程：

采購(gòu)員申請(qǐng)行政部助審核行政總監(jiān)審批總金額>=5萬常務(wù)副總裁審批總金額>=20萬總裁審批總金額<20萬總金額<5萬歸檔（采購(gòu)員、資產(chǎn)開票員）4.2子公司采購(gòu)審批流程：

采購(gòu)員申請(qǐng)行政部負(fù)責(zé)人審核總經(jīng)理審批總金額>=5萬行政總監(jiān)審批常務(wù)副總裁審批總金額<5萬總金額<20萬總金額>=20萬歸檔總裁審批

五、實(shí)施采購(gòu)

1、市場(chǎng)調(diào)查與合同談判：全國(guó)管理機(jī)構(gòu)的采購(gòu)由總裁辦具體負(fù)責(zé)。分（子）公司的采購(gòu)由行政部具體負(fù)責(zé)。單次采購(gòu)金額超過5000元的（包括首次執(zhí)行的采購(gòu)，原有資產(chǎn)供應(yīng)商或價(jià)格發(fā)生變化的采購(gòu)），要求篩選三個(gè)以上的供應(yīng)商，對(duì)采購(gòu)物資的品質(zhì)、市場(chǎng)價(jià)格等信息進(jìn)行比較，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估，擇優(yōu)采購(gòu)。必須將三方詢價(jià)的資料在采購(gòu)前3天上交審計(jì)部簽字備查。審計(jì)部在事后審計(jì)資產(chǎn)采購(gòu)執(zhí)行過程中，發(fā)現(xiàn)應(yīng)按要求提交三方詢價(jià)報(bào)備表而未提交的，按未提交次數(shù)對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，處罰標(biāo)準(zhǔn)為：具體負(fù)責(zé)執(zhí)行行政資產(chǎn)采購(gòu)的部助/主管/專員每次處罰100元，分管行政資產(chǎn)采購(gòu)的行政總監(jiān)/行政部負(fù)責(zé)人每次處罰50元。

2、采購(gòu)合同正式簽定：物資采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)與供應(yīng)商談判結(jié)果，與供應(yīng)商簽定物資采購(gòu)合同：采購(gòu)金額在采購(gòu)申請(qǐng)審批金額以內(nèi)的，直接簽定采購(gòu)合同；采購(gòu)金額超過采購(gòu)申請(qǐng)審批金額的，必須重新申報(bào)至終審領(lǐng)導(dǎo)重新審批后方能簽定采購(gòu)合同。印章管理部門根據(jù)審批后的《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，對(duì)正式合同加蓋印章。

3、物資驗(yàn)收：收貨部門根據(jù)合同或采購(gòu)要求驗(yàn)收實(shí)物，再打入庫(kù)單。

六、貨款支付，按照《財(cái)務(wù)審批授權(quán)制度》要求執(zhí)行。附：《行政物資采購(gòu)三方詢價(jià)報(bào)備表》

第三篇：行政物資采購(gòu)管理制度

集團(tuán)行政物資采購(gòu)管理流程制度

為加強(qiáng)集團(tuán)及所屬各企業(yè)行政采購(gòu)的管理，保證行政采購(gòu)活動(dòng)的透明，降低采購(gòu)成本，使得行政采購(gòu)物資的性價(jià)比達(dá)到最優(yōu)，適用于金瑪集團(tuán)及其所屬各企業(yè)的行政采購(gòu)管理，特制定本制度。

注：本制度所指行政采購(gòu)物資主要指除了生產(chǎn)用原材料和機(jī)器設(shè)備以外（包括配套部分）物資以及適宜通過招標(biāo)采購(gòu)的物資，不包括外包的工程項(xiàng)目物資采購(gòu)。

一、需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需要提出物資采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)列明需求原因、對(duì)采購(gòu)物資規(guī)格型號(hào)的具體要求、預(yù)計(jì)價(jià)格、物資到位時(shí)間及物資使用后對(duì)公司效益的影響等內(nèi)容，經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，提交行政部門領(lǐng)導(dǎo)。

二、行政領(lǐng)導(dǎo)對(duì)需求部門提交的物資采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，主要審核物資采購(gòu)的必要性，預(yù)計(jì)價(jià)格的合理性及對(duì)公司整體和長(zhǎng)遠(yuǎn)效益的影響，以及是否適宜通過招標(biāo)方式采購(gòu)，如果無異義，簽字確認(rèn)，對(duì)單筆價(jià)值超過10000元大額物資采購(gòu)還需提交公司總經(jīng)理審核簽字，然后轉(zhuǎn)回交行政管理部。

三、行政管理部接到經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后的物資采購(gòu)申請(qǐng)單后與需求部門經(jīng)辦人一起首先尋找供應(yīng)商，需求部門把我司要求告知對(duì)方，主要包括反映供應(yīng)商實(shí)力的簡(jiǎn)介、采購(gòu)物資型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、交貨期要求、服務(wù)要求、付款方式等，并明確對(duì)方回復(fù)時(shí)間，供應(yīng)商需要在約定的時(shí)間內(nèi)提供以下資料：

1、對(duì)我方要求的回復(fù)，必須做出書面回復(fù)；

2、營(yíng)業(yè)執(zhí)照傳真件；

3、稅務(wù)登記證傳真件；

4、其他相關(guān)資料。

四、行政管理部和需求部門一起重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：

1、營(yíng)業(yè)執(zhí)照和稅務(wù)登記證的年檢情況及其他能證明該供應(yīng)商合格的文件資料；必要時(shí)可以要求審核原件；

2、采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、交期和售后服務(wù)等；

3、根據(jù)需要可以去供應(yīng)商處實(shí)地考察也可以把供應(yīng)商請(qǐng)到公司來了解情況；

4、根據(jù)每批采購(gòu)物資情況確定各考核指標(biāo)所占比重，根據(jù)審核結(jié)果確定合格供應(yīng)商，合格供應(yīng)商數(shù)原則上不得低于3家；

5、根據(jù)每批采購(gòu)物資情況確定是否需要需求部門領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)總監(jiān)參加考評(píng)；

五、由業(yè)務(wù)需求部門編寫審核結(jié)果報(bào)告并經(jīng)所有參與審核的人員簽字后上報(bào)行政與財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，由財(cái)務(wù)總監(jiān)從合格供應(yīng)商中確定最終質(zhì)、價(jià)均優(yōu)的供貨單位，并簽字確認(rèn)，對(duì)金額超過RMB10,000元的采購(gòu)事項(xiàng)，還需提交公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。將經(jīng)過批準(zhǔn)的招標(biāo)結(jié)果報(bào)告交財(cái)務(wù)管理部。

六、行政部通知業(yè)務(wù)需求部門和供應(yīng)商確定合同內(nèi)容，并審核合同的內(nèi)容與招標(biāo)結(jié)果是否相符，無疑義后告知需求部門通知供應(yīng)商將蓋章后的合同送到公司，需求部門填寫《合同蓋章審批單》連同合同一起交財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后由業(yè)務(wù)需求部門責(zé)任人拿到辦公室蓋章，需求部門復(fù)印兩份，兩份復(fù)件分別存檔于行政部和需求部門，并將原件交財(cái)務(wù)管理部。

七、業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定填制報(bào)銷單和付款申請(qǐng)單，報(bào)銷單后附發(fā)票和有當(dāng)事人簽字確認(rèn)的驗(yàn)收合格單（如果需要安裝驗(yàn)收），經(jīng)本部門和行政部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)管理部審核報(bào)銷單和付款申請(qǐng)單上的付款單位、價(jià)格、付款方式、付款期和付款條件等內(nèi)容是否和合同一致，如果一致在報(bào)銷單和付款申請(qǐng)單上簽字，并將合同原件及經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的結(jié)果報(bào)告附在報(bào)銷單后提交財(cái)務(wù)總監(jiān)審核。

八、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核簽字后，由財(cái)務(wù)管理部交相關(guān)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行帳務(wù)處理和辦理付款事項(xiàng)。

九、集團(tuán)所在地之外單位的行政物資采購(gòu)流程中財(cái)務(wù)部的職能由各單位財(cái)務(wù)部經(jīng)理代行，需要財(cái)務(wù)總監(jiān)或公司總經(jīng)理簽字的文件，一律通過行政管理部代為請(qǐng)示辦理。

本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)行政部

第四篇：行政物資采購(gòu)管理規(guī)定

行政物資采購(gòu)管理規(guī)定

第一章

總

則

第一條

為規(guī)范集團(tuán)行政采購(gòu)行為,加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過程的管理和監(jiān)控,本著“保證質(zhì)量、節(jié)約開支、堵塞漏洞、避免損失、提高效益”的原則，特制定本辦法。

第二條

基本原則

一、遵循公開、公平、公正原則，維護(hù)公共利益，保證行政效率，最大限度地提高資金的使用效益。

二、采購(gòu)應(yīng)當(dāng)符合節(jié)能和環(huán)境保護(hù)的要求，優(yōu)先采購(gòu)低能耗低污染的貨物和工程。

三、行政部作為采購(gòu)工作的管理和執(zhí)行部門，須詳細(xì)進(jìn)行采購(gòu)物資的成本核算，有權(quán)根據(jù)各部門的具體使用情況選擇產(chǎn)品的品牌、檔次及供貨渠道，從而控制產(chǎn)品價(jià)位，降低物資成本。

四、在物資采購(gòu)過程中要做到采購(gòu)經(jīng)手人員、保管人員、審批人員分離制衡。

第三條

適用范圍

一、本辦法適用集團(tuán)及直屬全資子公司辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具及工程的采購(gòu)管理(不包括生產(chǎn)材料及生產(chǎn)設(shè)備的采購(gòu))，集團(tuán)控股公司參照?qǐng)?zhí)行。

二、集團(tuán)行政采購(gòu)實(shí)行集中采購(gòu)和分散采購(gòu)兩種形式。

符合下列條件之一的，原則上實(shí)行集中采購(gòu)：

1、單價(jià)在___萬元，批量在___萬元以上的辦公設(shè)備、辦公用品和家具;

2、合同價(jià)值___萬元以上公共工程按工程招標(biāo)、投標(biāo)辦法執(zhí)行。

3、合同價(jià)值___萬元以上的服務(wù)項(xiàng)目。

第二章

采購(gòu)方式

第四條

集中采購(gòu)原則上統(tǒng)一到集團(tuán)指定的采購(gòu)定點(diǎn)單位實(shí)施采購(gòu);如果沒有集中的采購(gòu)定點(diǎn)單位，則由各企業(yè)行政部與使用單位共同確定專人組成不少于___人的采購(gòu)小組，按采購(gòu)規(guī)定及程序?qū)嵤┎少?gòu)，分散采購(gòu)由各企業(yè)行政部根據(jù)本企業(yè)情況組織采購(gòu)。

第五條

行政采購(gòu)以競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)為主，同時(shí)，可根據(jù)實(shí)際，采取公開招標(biāo)采購(gòu)、邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)和直接采購(gòu)等方法。

一、公開招標(biāo)采購(gòu)指招標(biāo)人以公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或其它組織參與投標(biāo)。

二、邀請(qǐng)招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。

三、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)是直接邀請(qǐng)三家以上的供應(yīng)商就采購(gòu)事宜進(jìn)行談判的采購(gòu)。

四、詢價(jià)采購(gòu)是對(duì)三家以上的供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，以確保競(jìng)爭(zhēng)性價(jià)格的采購(gòu)。

五、直接采購(gòu)是指采購(gòu)人向供應(yīng)商(廠家)直接購(gòu)買的方式。

第六條

實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)遵循下列基本程序：

一、確定采購(gòu)談判小組成員、談判程序、談判內(nèi)容、定標(biāo)準(zhǔn)等。

二、談判人擬定合同條款，提出邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單。

三、參加談判的所有供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出最后報(bào)價(jià)及有關(guān)承諾，談判人據(jù)此確定中標(biāo)供應(yīng)商。

第七條

實(shí)行詢價(jià)采購(gòu)的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)遵循下列基本程序：

一、定詢價(jià)小組成員、價(jià)格構(gòu)成、定標(biāo)準(zhǔn)等。

二、詢價(jià)人擬定合同條款，提出報(bào)價(jià)供應(yīng)商名單。

三、詢價(jià)活動(dòng)必須公平進(jìn)行，詢價(jià)人應(yīng)要求供應(yīng)商書面一次報(bào)出不得更改的價(jià)格，詢價(jià)人確定的中標(biāo)人是符合采購(gòu)要求且報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商。

第八條

采購(gòu)員對(duì)于小額物品的采購(gòu),應(yīng)盡量去正規(guī)商場(chǎng)采購(gòu),并做到貨比三家,嚴(yán)格控制采購(gòu)物品的質(zhì)量＼價(jià)格及售后服務(wù)。

第三章

采購(gòu)程序

第九條

采購(gòu)計(jì)劃與申請(qǐng)

一、屬行政采購(gòu)項(xiàng)目，申請(qǐng)部門須擬訂本部門采購(gòu)計(jì)劃，并附采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、估計(jì)價(jià)值、供貨時(shí)間等有關(guān)材料，報(bào)行政部審核。

二、行政部對(duì)申請(qǐng)部門上報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核后，制定公司采購(gòu)計(jì)劃預(yù)案。

三、公司采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)總裁批準(zhǔn)方可實(shí)施。

四、根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃制作的采購(gòu)預(yù)算表，分別需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)、總裁按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。

五、屬于臨時(shí)采購(gòu)項(xiàng)目，申請(qǐng)部門須提供按權(quán)限簽批核準(zhǔn)的申購(gòu)單，并附采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能、供貨時(shí)間等有關(guān)資料，報(bào)行政部辦理。

第十條

采購(gòu)實(shí)施

一、采購(gòu)員收到被批復(fù)后的請(qǐng)購(gòu)單或采購(gòu)計(jì)劃，立刻開展多方詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，按照貨比三家的原則，詢價(jià)人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、規(guī)格型號(hào)、報(bào)價(jià)、數(shù)量、性能指標(biāo)等情況整理填寫<報(bào)價(jià)審批表>報(bào)行政負(fù)責(zé)

人，行政部負(fù)責(zé)人填寫采購(gòu)意見報(bào)財(cái)務(wù)部及主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

二、對(duì)大宗、貴重、批量性的采購(gòu)可采取公開競(jìng)價(jià)、招標(biāo)、產(chǎn)品訂貨會(huì)等方式進(jìn)行采購(gòu)。

盡量提高每次采購(gòu)批量，獲得批量折扣，降低采購(gòu)成本。

三、報(bào)價(jià)審批獲準(zhǔn)后，如需簽定合同，采購(gòu)員即與供應(yīng)商洽談買賣合同條款。

合同文本經(jīng)法律室審核后須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)及總裁按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。

四、采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽章生效。

生效后的采購(gòu)合同交財(cái)務(wù)部備案，行政部留復(fù)印件。采購(gòu)員按合同付款進(jìn)度，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款，支付給供應(yīng)方。

五、采購(gòu)員按合同交貨進(jìn)度，及時(shí)催促供應(yīng)方按時(shí)發(fā)貨。

六、采購(gòu)員對(duì)所有采購(gòu)單位的基本情況(包括單位名稱＼地址＼辦公電話＼傳真＼聯(lián)系人＼手機(jī)號(hào)碼＼營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及資信情況等)應(yīng)建立一個(gè)完整的供應(yīng)商檔案,報(bào)行政部備案。

七、采購(gòu)員要定期或不定期對(duì)市場(chǎng)辦公用品的價(jià)格行情進(jìn)行調(diào)查了解,掌握市場(chǎng)信息,善于收集相關(guān)資料,及時(shí)采購(gòu)到質(zhì)好價(jià)廉的物品,建立各類辦公用品價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù),做為核價(jià)的依據(jù)。

第十一條

驗(yàn)收與結(jié)算

一、貨到，采購(gòu)員會(huì)同使用部門進(jìn)行驗(yàn)收,清點(diǎn)貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收并填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

二、如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測(cè)與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，采購(gòu)員將貨物退回供應(yīng)方，并與供貨方就退貨、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償、賠償和罰款事宜進(jìn)行談判。

三、采購(gòu)員對(duì)缺貨、供貨延遲、驗(yàn)收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)處置。

四、驗(yàn)收合格的貨物及時(shí)運(yùn)抵倉(cāng)庫(kù)，辦理移交入庫(kù)手續(xù)，行政部做好固定資產(chǎn)或低值易耗品的登記＼建賬工作。

五、采購(gòu)員持請(qǐng)購(gòu)單、入庫(kù)單及有關(guān)發(fā)票到財(cái)務(wù)部銷帳;

財(cái)務(wù)部作好資產(chǎn)登記入帳工作。

六、實(shí)施大額(壹仟元或以上)物品采購(gòu)原則上以支票形式支付。

臨時(shí)采購(gòu)或以支票形式支付不便時(shí),需將情況予以說明并經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施采購(gòu)。

第四章

采購(gòu)監(jiān)督

第十二條

財(cái)務(wù)部結(jié)合采購(gòu)付款、報(bào)銷及盤點(diǎn)實(shí)施監(jiān)督;審計(jì)部結(jié)合財(cái)務(wù)審計(jì)或?qū)ｍ?xiàng)內(nèi)部審計(jì)實(shí)施監(jiān)督。

第十三條

被檢查的人必須如實(shí)提供檢查所必需的材料和情況，不得拒絕。

第十四條

有下列行為之一的，將根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，追究有關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任;觸犯刑律的，將移交司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。

一、采購(gòu)活動(dòng)中拒絕監(jiān)督，或招標(biāo)采取走過場(chǎng)，明招暗送，泄露標(biāo)底的;

二、與投標(biāo)者相互串通，阻撓、排擠其他投標(biāo)者公平競(jìng)爭(zhēng)或干擾招標(biāo)活動(dòng)，使招投標(biāo)不能正常進(jìn)行的;

三、與供貨單位相互溝通，高估冒算，有意多付貨款的;

四、采購(gòu)過程中，接受供貨方的吃請(qǐng)、娛樂和旅游等，私自參與供貨方組織的活動(dòng)的;

五、接受供貨方的回扣或有價(jià)證券等各種好處而不上交的;

六、揮霍浪費(fèi)或挪用、貪污、私分采購(gòu)款的;

七、不履行或不正確履行職責(zé)，購(gòu)進(jìn)的貨物為以次充好、價(jià)高貨次、假冒偽劣產(chǎn)品的;

八、利用各種理由把采購(gòu)款和采購(gòu)物品化整為零進(jìn)行采購(gòu)，逃避上述條款約束的。

第十五條

行政采購(gòu)接受各部門的監(jiān)督。任何部門和個(gè)人有權(quán)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違法行為進(jìn)行控告和檢舉。

第五章

附

則

第十六條

本辦法由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。

第五篇：A公司2012行政物資采購(gòu)管理專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

A公司

2012行政物資采購(gòu)管理

專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

根據(jù)公司審計(jì)計(jì)劃安排，監(jiān)察審計(jì)部于2012年6月11日至6月21日對(duì)公司2012上半年行政物資采購(gòu)管理實(shí)施了內(nèi)部專項(xiàng)審計(jì)。本次審計(jì)的主要目的是加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，規(guī)范行政物資采購(gòu)行為，最大限度地降低行政物資采購(gòu)成本，保證供貨質(zhì)量和時(shí)效，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，現(xiàn)將本次審計(jì)情況報(bào)告如下：

第一部分：審計(jì)依據(jù)、范圍及程序方法

一、審計(jì)依據(jù)：

1、《A公司審計(jì)工作規(guī)定》；

2、《A公司2012審計(jì)工作計(jì)劃》；

3、《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》；

4、《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》；

5、《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》。

二、審計(jì)范圍：2012發(fā)生的公司各部門所需辦公設(shè)備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購(gòu)管理，屬以前簽署的合同在本執(zhí)行的，一并追溯查閱到以前。

三、審查程序和方法：主要采用審閱法、現(xiàn)場(chǎng)查看法，并輔以詢問，審核相關(guān)會(huì)計(jì)檔案、月度資金計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、合同招投標(biāo)等資料：

（1）查閱、熟悉公司行政物資采購(gòu)管理方面的相關(guān)制度文檔。（2）查閱行政物資采購(gòu)事項(xiàng)相關(guān)的計(jì)劃審批單據(jù)、付款憑證、驗(yàn)收記錄、采購(gòu)合同等資料。

（3）查閱行政物資采購(gòu)事項(xiàng)的出入庫(kù)管理臺(tái)帳。

（4）查閱采購(gòu)部門貨比三家記錄、招投標(biāo)資料、出庫(kù)領(lǐng)用單據(jù)。（5）現(xiàn)場(chǎng)查看庫(kù)存辦公用品、辦公設(shè)備及后勤物資等，查對(duì)相關(guān)臺(tái)帳。（6）實(shí)地訪談相關(guān)采購(gòu)倉(cāng)管人員，了解行政物資采購(gòu)申領(lǐng)及采購(gòu)保管方面遇到的實(shí)際問題和訴求。

第二部分

審計(jì)了解到的情況與發(fā)現(xiàn)的問題

經(jīng)過本次行政物資采購(gòu)管理內(nèi)審，我們了解到公司行政物資的采購(gòu)主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類）及后勤消耗性物資，此類物資由綜合管理部總務(wù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)；一塊為辦公設(shè)備及電腦耗材類，此類物資由信息中心負(fù)責(zé)采購(gòu)；一塊為辦公設(shè)備（會(huì)議設(shè)備類）及辦公家具，此類物資由綜合管理部后勤管理人員負(fù)責(zé)采購(gòu)；另一塊為勞保物資，由物資供應(yīng)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)。

經(jīng)查，公司各部門辦公用品（日用文具類）、勞保物資采購(gòu)的管理執(zhí)行情況較好，月度計(jì)劃申報(bào)審批執(zhí)行方面較為規(guī)范，但在申請(qǐng)的表單格式上與制度規(guī)定有所出入。在辦公用品的申購(gòu)領(lǐng)用上，各部門均能夠本著按需申請(qǐng)、適用節(jié)約的原則進(jìn)行申請(qǐng)，綜合管理部總務(wù)人員能夠認(rèn)真填制日常文具類辦公用品出庫(kù)單并要求相關(guān)領(lǐng)用人簽字；在辦公設(shè)備的申購(gòu)審批與采購(gòu)控制方面，信息中心能做到在預(yù)算總額內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)并合理進(jìn)行配置；在勞保物資的采購(gòu)上，物資供應(yīng)部能做到按計(jì)劃貨比三家詢價(jià)采購(gòu)，在辦公設(shè)備（會(huì)議設(shè)備類）的申購(gòu)審批與預(yù)算采購(gòu)控制方面，公司2012基建投資計(jì)劃及零星固定資產(chǎn)購(gòu)置均無預(yù)算，屬預(yù)算外采購(gòu)事項(xiàng)，缺乏相關(guān)審批手續(xù)。

公司行政物資采購(gòu)管理在運(yùn)行上總體是健康的，但在采購(gòu)計(jì)劃、貨比三家、出入庫(kù)、驗(yàn)收管理、資金計(jì)劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現(xiàn)將本次行政物資采購(gòu)管理各環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及存在的具體問題匯報(bào)如下：

一、公司現(xiàn)有行政物資采購(gòu)管理的制度

目前公司在行政物資采購(gòu)管理方面涉及到的制度有： 1）《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)； 2）《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)；3）《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》——財(cái)務(wù)資產(chǎn)部頒發(fā)；4）《A公司物資采購(gòu)管理制度》——物資供應(yīng)部頒發(fā)。

本次行政物資采購(gòu)管理專項(xiàng)檢查，我們發(fā)現(xiàn)公司各部門包括制度制定部門成員對(duì)行政物資采購(gòu)管理辦法、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法條款規(guī)定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。經(jīng)查閱以上行政物資采購(gòu)方面的制度及條款，我們發(fā)現(xiàn)這些制度存在明顯缺陷需要進(jìn)行修訂整合：

1、制度發(fā)放范圍明顯有誤：公司制度匯編上冊(cè)第135頁(yè)內(nèi)容顯示，《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》發(fā)放范圍僅限于：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部，根據(jù)該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設(shè)備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購(gòu)管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內(nèi)容均需各部門配合填報(bào)《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》或是《行政物資追加計(jì)劃單》或是配合辦理固定資產(chǎn)相關(guān)手續(xù)，所以本制度的適用范圍應(yīng)是全公司各個(gè)部門。

2、制度內(nèi)容明顯有缺失：《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》第三章第8條規(guī)定了成立行政物資采購(gòu)工作小組，但該小組的工作職責(zé)、工作內(nèi)容在通篇制度內(nèi)找不到其他任何有關(guān)該小組的相關(guān)內(nèi)容。形成對(duì)比的是《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》規(guī)定了辦公設(shè)備、辦公用品采購(gòu)評(píng)審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點(diǎn)第二、第三款規(guī)定了該小組的工作職責(zé)內(nèi)容，規(guī)定由評(píng)審小組對(duì)包含產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告進(jìn)行評(píng)審，確定供應(yīng)商并進(jìn)行談判，建議綜合管理部對(duì)《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》相關(guān)條款進(jìn)行完善，加強(qiáng)行政物資采購(gòu)工作小組的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)條款，使該機(jī)構(gòu)的存在及作用真正落到實(shí)處。

3、行政物資采購(gòu)執(zhí)行的相關(guān)制度內(nèi)容有重疊、條款有沖突：《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)和《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)，都對(duì)辦公設(shè)備及辦公用品的計(jì)劃、采購(gòu)、領(lǐng)用方面進(jìn)行了規(guī)定，但在一些條款方面有沖突，如：關(guān)于計(jì)劃采購(gòu)方面，后者第8條規(guī)定“各部門……次年要采購(gòu)的行政物資須在當(dāng)年10月15日前填寫《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》上報(bào)綜合管理部”，后者第7條第3款規(guī)定“每年12月20日前，綜合管理部根據(jù)本辦公需要發(fā)放、使用及庫(kù)存情況，提出次年的計(jì)劃采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批”，兩條規(guī)定相矛盾；再如前者第5條規(guī)定“各部門將需采購(gòu)的單件2000元以上….（2000元以下直接報(bào)綜合管理部）于每月25日前填報(bào)行政物資采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃單……”，后者第7條第四款第三小點(diǎn)規(guī)定“每月25日前將下月所需的零星易耗辦公用品單價(jià)在1000元（含）以下的填寫采購(gòu)申請(qǐng)表……”兩個(gè)條款限額及填寫表單規(guī)定有矛盾，亟待修訂。

4、《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》個(gè)別內(nèi)容因?qū)嶋H情況發(fā)生變化等原因需要進(jìn)行修訂，如：1）該制度制定時(shí)制度內(nèi)涉及的企劃公關(guān)部、總務(wù)人資部、技術(shù)設(shè)備部名稱都已變更，應(yīng)適時(shí)進(jìn)行修訂制度；2）制度內(nèi)提到的“購(gòu)置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單”，實(shí)際表單格式上的名稱為“購(gòu)置零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單”，兩者不一致也應(yīng)進(jìn)行調(diào)整修訂。

二、行政物資采購(gòu)的計(jì)劃申報(bào)審批方面

1、辦公用品（日用文具類）的采購(gòu)計(jì)劃審批

除電腦耗材外的日常辦公消耗用品采購(gòu)計(jì)劃，各部門均能按制度規(guī)定進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)審批手續(xù)，但計(jì)劃申報(bào)單格式五花八門，綜合管理部未對(duì)此進(jìn)行統(tǒng)一明確，一些部門個(gè)別月份計(jì)劃申報(bào)不及時(shí)，個(gè)別部門因理解有誤甚至錯(cuò)填計(jì)劃申報(bào)單據(jù)。

公司日常消耗的辦公用品（日用文具類）單價(jià)通常較低，都在2000元以下，大多數(shù)部門都能按制度規(guī)定，在每月25日前及時(shí)填報(bào)《辦公用品計(jì)劃需求表》，直接報(bào)綜合管理部總務(wù)人員進(jìn)行采購(gòu)，但各部門計(jì)劃申報(bào)表單格式五花八門；個(gè)別部門、個(gè)別月份計(jì)劃申報(bào)審批送達(dá)不夠及時(shí)，如：2012年4月辦公用品計(jì)劃采購(gòu)申報(bào)，人力資源部報(bào)送的為2012年2月的辦公用品計(jì)劃需求；個(gè)別部門因理解錯(cuò)誤，導(dǎo)致計(jì)劃單所屬時(shí)間填寫錯(cuò)誤，如：2012年2月辦公用品計(jì)劃采購(gòu)申報(bào)，生產(chǎn)操作部填報(bào)成2012年1月辦公用品計(jì)劃需求表，填報(bào)時(shí)間為2012年1月30日（填報(bào)不及時(shí)）；調(diào)度室填報(bào)成1月辦公用品計(jì)劃需求表，填報(bào)時(shí)間為2012年1月25日，以上明顯存在理解錯(cuò)誤，2012年1月底填報(bào)的應(yīng)是2月份所需辦公用品的采購(gòu)需求計(jì)劃，不可能是1月的需求計(jì)劃申請(qǐng)，每月辦公需求計(jì)劃都是必須提前在上月進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)的。

2、辦公設(shè)備及辦公用品（電腦耗材類）的采購(gòu)計(jì)劃審批

辦公設(shè)備：固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)，《購(gòu)置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單》填制日期滯后，個(gè)別預(yù)算外采購(gòu)無申請(qǐng)報(bào)告，缺少董事長(zhǎng)審批手續(xù)，財(cái)務(wù)部門把關(guān)不嚴(yán)，無預(yù)算、預(yù)算外審批手續(xù)不全的都不應(yīng)予以支付款項(xiàng)應(yīng)退回補(bǔ)辦后予以辦理；非固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)，此類物資的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，信息中心均未能要求需求部門填制采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)審批單后進(jìn)行采購(gòu)，屬無計(jì)劃采購(gòu)行為，財(cái)務(wù)部門不應(yīng)當(dāng)給予報(bào)支相關(guān)費(fèi)用。

電腦耗材：主要是一些打印機(jī)消耗的墨盒、碳粉，鼠標(biāo)，鍵盤，內(nèi)存條，顯示器等；此類物資的采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)，信息中心均未能按制度要求需求部門填報(bào)《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》，只要有庫(kù)存，需求部門未進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)就可隨時(shí)領(lǐng)用到，若沒庫(kù)存，信息中心現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)后未參與下月行政物資采購(gòu)匯總，一般在當(dāng)月就直接購(gòu)買入庫(kù)，此類物資在采購(gòu)管理方面缺乏計(jì)劃性。

根據(jù)制度規(guī)定，屬固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇內(nèi)的“單位價(jià)值2000元以上，使用年限超過2年的”辦公設(shè)備，公司日常采購(gòu)的一般為電腦、打印機(jī)，通常達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)行做法是每年下半年編制下預(yù)算時(shí)，由需求部門先報(bào)給綜合管理部，再由綜合管理部按類別進(jìn)行匯總至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行綜合平衡后列入財(cái)務(wù)預(yù)算。在內(nèi)各部門通過申請(qǐng)報(bào)告或內(nèi)部公文形式向公司領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)進(jìn)行采購(gòu)，獲批后提交綜合管理部進(jìn)行采購(gòu)。根據(jù)《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》第七條第二款規(guī)定“各部門購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)應(yīng)填寫“購(gòu)置零星固定資產(chǎn)新增報(bào)告單”（見附表一），并按審批程序逐級(jí)批準(zhǔn)（經(jīng)辦人--?部門主管--?企劃公關(guān)部--?財(cái)務(wù)資產(chǎn)部--?總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理），經(jīng)批準(zhǔn)后辦公生活設(shè)備交總務(wù)人資部統(tǒng)一購(gòu)買、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用設(shè)備交技術(shù)設(shè)備部統(tǒng)一購(gòu)買”，目前各部門都是在固定資產(chǎn)辦公設(shè)備采購(gòu)結(jié)算付款時(shí)才填制的，時(shí)間明顯滯后于制度要求，零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單應(yīng)在購(gòu)前進(jìn)行申報(bào)審批。個(gè)別預(yù)算外辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)）采購(gòu)，無申請(qǐng)報(bào)告，缺少董事長(zhǎng)審批手續(xù)，購(gòu)建日期明顯早于零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單，如：2012年5月24日銀付141#記載購(gòu)買福州臺(tái)江區(qū)鑫鴻升電子公司HP打印機(jī)，使用存放地綜合樓檢疫室，購(gòu)置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”，零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單日期為2012年5月8日。

非固定資產(chǎn)購(gòu)置范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)，需求部門未按制度規(guī)定填制《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》，如：2012年2月16日銀付80#記載購(gòu)買福州臺(tái)江區(qū)鑫鴻升電子公司中控及信息中心機(jī)房用2臺(tái)顯示器。

3、勞保用品的采購(gòu)計(jì)劃審批

公司勞保用品的計(jì)劃申報(bào)由勞保歸口管理部門人力資源部根據(jù)預(yù)算通過設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)劃申報(bào)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后由物資供應(yīng)部進(jìn)行采購(gòu)，未按《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》規(guī)定，另行填報(bào)《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)。

4、后勤消耗性物資的采購(gòu)計(jì)劃審批

經(jīng)查，公司后勤消耗性物資的采購(gòu)未按《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》規(guī)定，提前填制《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》進(jìn)行計(jì)劃采購(gòu)審批，后勤消耗性物資都是由總務(wù)人員會(huì)同辦公用品一同進(jìn)行采購(gòu)，屬無計(jì)劃審批采購(gòu)，與制度相違背。

三、行政物資采購(gòu)的管理程序方面

1、公開招投標(biāo)、邀請(qǐng)招議標(biāo)方面：經(jīng)查，截止2012年6月30日，公司行政物資采購(gòu)單筆采購(gòu)金額均未超過10萬元，不需通過華電招標(biāo)網(wǎng)進(jìn)行公開招標(biāo)邀請(qǐng)招議標(biāo)采購(gòu)。

2、貨比三家詢價(jià)議價(jià)采購(gòu)方面： 2012年上半年，公司不需招投標(biāo)的單筆采購(gòu)金額在2-10萬元的物資采購(gòu)共計(jì)8筆，其中僅有物質(zhì)供應(yīng)部負(fù)責(zé)的勞保用品采購(gòu)事項(xiàng)5筆，經(jīng)辦人員按制度規(guī)定做到貨比三家進(jìn)行詢價(jià)采購(gòu)，其余3筆行政物資采購(gòu)均未按制度要求進(jìn)行貨比三家（詳細(xì)情況見本報(bào)告附件一）。

3、收集供應(yīng)商資料進(jìn)行市場(chǎng)及產(chǎn)品調(diào)研、比質(zhì)比價(jià)擇優(yōu)采購(gòu)管理方面：經(jīng)查，公司綜合管理部負(fù)責(zé)的單批次2萬元以下的行政物資零星采購(gòu)事項(xiàng)，均未進(jìn)行貨比三家調(diào)研擇優(yōu)采購(gòu)，物質(zhì)供應(yīng)部負(fù)責(zé)的行政物資采購(gòu)（勞保采購(gòu)）較為正規(guī)，多數(shù)比質(zhì)比價(jià)簽訂合同進(jìn)行商談后進(jìn)行采購(gòu)。

4、對(duì)已確定的供貨商資質(zhì)審查、價(jià)格質(zhì)量變化的掌控方面：除大額的簽訂合同的行政物資采購(gòu)遵循合同招投標(biāo)議價(jià)商談程序外，其余未簽訂合同的零星行政物資采購(gòu)事項(xiàng)，均未能按制度規(guī)定對(duì)已確定的供貨商審查有關(guān)資質(zhì)證明材料，未能及時(shí)掌握其價(jià)格、質(zhì)量變化，如：辦公用品（文具類）的采購(gòu)供應(yīng)商“鼓樓區(qū)光輝辦公用品經(jīng)營(yíng)部”已多年未進(jìn)行更換，未貨比三家，且供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格變化、質(zhì)量變化等均未及時(shí)進(jìn)行整理收集。

5、單價(jià)在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物資采購(gòu)管理：綜合管理部、信息中心負(fù)責(zé)采購(gòu)的符合制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、會(huì)議設(shè)備、空調(diào)等）均能按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；但綜合管理部經(jīng)購(gòu)的另一些辦公家具類物資（沙發(fā)、辦公桌）單價(jià)在2000元以上、使用年限超2年，雖符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但都未辦理固定資產(chǎn)新增報(bào)告單手續(xù)，財(cái)務(wù)部門直接列支到當(dāng)年管理費(fèi)用-辦公費(fèi)中。

6、辦公用品（文具類）行政物資采購(gòu)計(jì)劃統(tǒng)籌安排不合理，影響辦事效率，同一月份內(nèi)多次購(gòu)物，浪費(fèi)人力、物力資源，不利于降本增效。

（個(gè)案詳見本報(bào)告附件一）。

四、行政物資采購(gòu)的驗(yàn)收入庫(kù)、結(jié)算與領(lǐng)用、臺(tái)帳管理方面

各類行政物資采購(gòu)普遍存在無驗(yàn)收文字記錄、入庫(kù)單填寫不規(guī)范、結(jié)算不及時(shí)、不符合崗位不相容原則，具體情況如下（個(gè)案問題詳見本報(bào)告附件一）：

1、辦公用品（文具類）及后勤消耗性物資采購(gòu)：

1）無驗(yàn)收記錄：辦公用品入庫(kù)有入庫(kù)單，有采購(gòu)、保管、確認(rèn)簽字，但缺少文字驗(yàn)收記錄核對(duì)型號(hào)規(guī)格及數(shù)量等信息情況，無相關(guān)驗(yàn)收人簽字，后勤消耗性物資也均無驗(yàn)收記錄。

2）入庫(kù)單填寫不規(guī)范：辦公用品（文具類）許多入庫(kù)單無品名、單價(jià)、數(shù)量、金額等內(nèi)容，一些入庫(kù)單只有耗材名稱、入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息，沒有廠家、規(guī)格型號(hào)信息，“采購(gòu)、保管、確認(rèn)”三欄均無人簽字，制票人僅填寫姓，未填寫全名；后勤消耗性物資到貨未進(jìn)行驗(yàn)收未填制入庫(kù)單。

3）許多采購(gòu)事項(xiàng)費(fèi)用結(jié)算及入庫(kù)登記均不及時(shí)：許多采購(gòu)事項(xiàng)未按制度規(guī)定現(xiàn)場(chǎng)填寫物資采購(gòu)驗(yàn)收單，入庫(kù)填制不及時(shí)，一些入庫(kù)單甚至跨月合并匯總填列，費(fèi)用結(jié)算多月合并匯總結(jié)算，根據(jù)財(cái)務(wù)部2012年3月6日銀付17#憑證記載，2011年12月1日購(gòu)置的辦公用品費(fèi)用甚至跨年結(jié)算。

4）入庫(kù)單財(cái)務(wù)結(jié)算聯(lián)次提交錯(cuò)誤：財(cái)務(wù)部門結(jié)算憑證后附的入庫(kù)單均為“第二聯(lián)

交付貨單位”，非財(cái)務(wù)結(jié)算聯(lián)，財(cái)務(wù)部門把關(guān)不嚴(yán)。5）各部門辦公用品的領(lǐng)用與核算不能匹配，財(cái)務(wù)部門全面預(yù)算管理-辦公費(fèi)部門預(yù)算管理沒有真正落到實(shí)處：各部門人員領(lǐng)用辦公用品時(shí)，辦公用品保管人員在現(xiàn)場(chǎng)及時(shí)填制了出庫(kù)單并要求領(lǐng)用人員簽字，但所有出庫(kù)單聯(lián)次均在倉(cāng)管員處保管，出庫(kù)單財(cái)務(wù)聯(lián)未移交財(cái)務(wù)部門作為出賬和核算各部門辦公用品的依據(jù)。

公司2012開始執(zhí)行全面預(yù)算管理，財(cái)務(wù)部門根據(jù)綜合管理部審核意見將辦公用品辦公費(fèi)預(yù)算額度在各部門間進(jìn)行了分解，但在進(jìn)行辦公費(fèi)賬務(wù)核算時(shí)財(cái)務(wù)部門未按部門進(jìn)行輔助核算，也未另外建立臺(tái)賬另行登記各部門發(fā)生的費(fèi)用，各部門辦公費(fèi)全面預(yù)算管理執(zhí)行情況無法獲得。財(cái)務(wù)部門僅按上月公司管理人員、生產(chǎn)人員、銷售人員、基建人員人頭數(shù)比例，簡(jiǎn)化分?jǐn)傓k公用品費(fèi)用，不以各部門實(shí)際領(lǐng)用的辦公用品核算各部門的辦公費(fèi)用，財(cái)務(wù)賬套核算的金額與各部門實(shí)際領(lǐng)用金額無法匹配，數(shù)據(jù)無說服力，預(yù)算管理不到位。

后勤消耗性物資出庫(kù)領(lǐng)用均未填制出庫(kù)單，宿舍區(qū)維修消耗的五金配件，在財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)未能提供缺陷報(bào)修申請(qǐng)單、領(lǐng)用人簽字確認(rèn)的出庫(kù)單，物資是否真正出入庫(kù)面上無法核實(shí)。

6）未登記出入庫(kù)臺(tái)賬：公司所有辦公用品的日常出入庫(kù)結(jié)存管理，僅有出入庫(kù)單，辦公用品倉(cāng)儲(chǔ)保管人員沒有進(jìn)行臺(tái)賬登記管理，也就無法直接查詢到相關(guān)辦公用品賬面庫(kù)存數(shù)量，不利于實(shí)物監(jiān)管盤點(diǎn)；后勤消耗性物資出入庫(kù)亦未登記臺(tái)帳。

7）辦公用品的采購(gòu)、入庫(kù)、保管、出庫(kù)為同一人，不符合職務(wù)不相容原則：入庫(kù)時(shí)雖有其他人確認(rèn)簽字，但經(jīng)詢問了解到實(shí)際工作中確認(rèn)人（驗(yàn)收人）因工作繁忙沒有查看實(shí)物就簽字的現(xiàn)象也偶有存在，管理存在漏洞。

2、辦公設(shè)備及電腦耗材采購(gòu)：

1）無驗(yàn)收記錄：非固定資產(chǎn)采購(gòu)范疇的辦公設(shè)備及電腦耗材到貨有入庫(kù)單，入庫(kù)單內(nèi)有采購(gòu)、保管、確認(rèn)簽字，固定資產(chǎn)采購(gòu)范疇的辦公設(shè)備填制了固定資產(chǎn)新增報(bào)告單但無入庫(kù)單，以上物資到貨，均無“數(shù)量、規(guī)格型號(hào)正確無誤，包裝完好、外表無破損”之類文字驗(yàn)收記錄。

2）個(gè)別入庫(kù)單填寫不規(guī)范：多數(shù)電腦耗材入庫(kù)單內(nèi)容不全：電腦耗材入庫(kù)單只有耗材名稱、入庫(kù)數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息，沒有廠家、規(guī)格型號(hào)等信息。

3）個(gè)別采購(gòu)事項(xiàng)入庫(kù)不及時(shí)：a）綜合管理部門未按制度規(guī)定，現(xiàn)場(chǎng)填寫物資采購(gòu)驗(yàn)收單，入庫(kù)填制不及時(shí)，一些入庫(kù)單跨周填列；b）2012年4月18日銀付89#憑證記載：辦公家具采購(gòu)分批采購(gòu)、分批入庫(kù)，但發(fā)票及入庫(kù)單資料顯示一次性采購(gòu)一次性匯總?cè)霂?kù)，入庫(kù)結(jié)算不及時(shí)造成面上一次性采購(gòu)金額偏大，計(jì)劃申請(qǐng)審批單審批時(shí)間2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，發(fā)票時(shí)間2012年3月22日，入庫(kù)單日期2012年3月26日（以上個(gè)例詳見附件一）。

4）出庫(kù)領(lǐng)用無領(lǐng)用人簽字：電腦耗材及辦公設(shè)備出庫(kù)，均未填制出庫(kù)單要求領(lǐng)用人簽字。部分辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購(gòu)事項(xiàng)）采購(gòu)申請(qǐng)單使用人與實(shí)際使用保管人不相符，未按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定，辦理內(nèi)部調(diào)撥單手續(xù)。

5）信息中心經(jīng)購(gòu)的大部分電腦耗材及非固定資產(chǎn)采購(gòu)范疇的辦公設(shè)備采購(gòu)事項(xiàng)，入庫(kù)單上記錄的采購(gòu)、保管、驗(yàn)收入庫(kù)人員，違反不相容原則（個(gè)案詳見本報(bào)告附件一）。

6）個(gè)別辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購(gòu)事項(xiàng)）未及時(shí)辦理結(jié)算轉(zhuǎn)固手續(xù)：如：2012年3月23日銀付126#憑證，記載購(gòu)買調(diào)度中控用空調(diào)，申請(qǐng)日期為2011年12月19日，購(gòu)買安裝日期為2012年1月20日，發(fā)票結(jié)算日期為3月20日，固定資產(chǎn)新增報(bào)告單日期為3月19日。

7）辦公設(shè)備（辦公家具）購(gòu)置入庫(kù)結(jié)算不及時(shí)：2012年上半年僅一次匯總結(jié)算辦公家具采購(gòu)事項(xiàng)，經(jīng)查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫(kù)登帳手續(xù)，出庫(kù)單一式三聯(lián)都在綜合管理部保管，領(lǐng)料單日期為2012年3月27日，領(lǐng)料人錯(cuò)填為采購(gòu)人，實(shí)際領(lǐng)料部門領(lǐng)料人未簽字確認(rèn)，“發(fā)料人”一欄空白。

3、勞保用品采購(gòu)：

1）無驗(yàn)收記錄：所有勞保采購(gòu)事項(xiàng)均無驗(yàn)收記錄，5萬元以下的勞保采購(gòu)事項(xiàng)到貨均未通知相關(guān)部門（人力資源部）一同驗(yàn)收后再入庫(kù)。

2）需聯(lián)合驗(yàn)收的采購(gòu)事項(xiàng)到貨未進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收：2012年公司單批次采購(gòu)超5萬元的勞保采購(gòu)事項(xiàng)共1次，物資供應(yīng)部采購(gòu)人員未按制度規(guī)定組織財(cái)務(wù)資產(chǎn)部、紀(jì)檢監(jiān)察室、計(jì)劃需求部門一同參加聯(lián)合驗(yàn)收。

3）個(gè)別入庫(kù)單手續(xù)不齊全缺少相關(guān)人員簽字：如：2011年12月30日轉(zhuǎn)賬68#憑證，購(gòu)福州開發(fā)區(qū)萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012付款結(jié)算事項(xiàng)，屬追溯審計(jì)采購(gòu)事項(xiàng)），收料單中有3張簽字審核手續(xù)不全，“部門領(lǐng)導(dǎo)審核”一欄空白，財(cái)務(wù)審核把關(guān)不嚴(yán)、未及時(shí)發(fā)現(xiàn)（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。

4）所有勞保領(lǐng)用出庫(kù)單據(jù)，均未提供給財(cái)務(wù)部門。

5）個(gè)別勞保采購(gòu)事項(xiàng)金額雖不大未簽訂合同，但費(fèi)用結(jié)算支付滯后時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)改善資金周轉(zhuǎn)情況意義不大且影響公司對(duì)外形象。

第三部分

審計(jì)建議

為加強(qiáng)公司行政物資采購(gòu)管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進(jìn)各級(jí)采購(gòu)人員降本增效，針對(duì)本次行政物資采購(gòu)管理專項(xiàng)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，我部提出以下方面幾點(diǎn)整改建議：

一、及時(shí)修訂和完善相關(guān)行政物資采購(gòu)管理制度，修改不合理不科學(xué)的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責(zé)任部門，節(jié)約公司人力物力資源，提高制度操作性、科學(xué)性。

1、針對(duì)本次檢查發(fā)現(xiàn)的公司行政物資采購(gòu)管理辦法的缺陷問題及制度重疊等問題，建議綜合管理部盡快將《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》匯總修編入《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》，同時(shí)補(bǔ)充完善相關(guān)條款，從各方面完善原有《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》：

1）擴(kuò)大制度適用范圍至公司所有部門。

2）結(jié)合參照《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》第四條、第七條相關(guān)內(nèi)容，補(bǔ)充完善原有《A公司行政物資采購(gòu)管理辦法》中行政物資采購(gòu)工作小組的工作職責(zé)、工作范圍，真正發(fā)揮工作小組監(jiān)督管理職能，進(jìn)一步節(jié)約和控制成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。

3）結(jié)合《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》，將兩個(gè)制度進(jìn)行合并修編成新的行政物資采購(gòu)管理辦法，調(diào)整統(tǒng)一不同表單填制金額起點(diǎn)范圍，并補(bǔ)充庫(kù)存盤點(diǎn)、庫(kù)存保管人員移交管理?xiàng)l款、考核管理?xiàng)l款等。

4）規(guī)范、統(tǒng)一不需填報(bào)《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》的日用小額低值易耗品性質(zhì)的辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資的計(jì)劃需求申請(qǐng)表格式，同時(shí)統(tǒng)一規(guī)定計(jì)劃申請(qǐng)單除部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外，各部門還應(yīng)加蓋本部門公章。

5）針對(duì)采購(gòu)經(jīng)辦人員入庫(kù)驗(yàn)收、辦理發(fā)票結(jié)算不及時(shí)、各部門領(lǐng)用辦公用品不及時(shí)現(xiàn)象，建議規(guī)定入庫(kù)結(jié)算時(shí)限范圍，固定每月各部門辦公用品領(lǐng)取日期，實(shí)行常態(tài)化管理，對(duì)違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。

6）鑒于勞保物資的采購(gòu)包含生產(chǎn)人員生產(chǎn)勞保用工器具及保護(hù)用品，勞保采購(gòu)在預(yù)算范圍內(nèi)由人力資源部在設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行申購(gòu)審批手續(xù)已成習(xí)慣做法，勞保采購(gòu)在合同談判、貨比三家、招議標(biāo)等方面已較為規(guī)范，且采購(gòu)責(zé)任部門非綜合管理部，已移至物質(zhì)供應(yīng)部，建議從行政物資采購(gòu)管理范疇剔除，并嚴(yán)格完善相關(guān)驗(yàn)收記錄，嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收入庫(kù)管理環(huán)節(jié)，執(zhí)行物質(zhì)供應(yīng)部制定的《A公司物資采購(gòu)管理辦法》進(jìn)行采購(gòu)。

7）明確規(guī)定收集供應(yīng)商資料進(jìn)行市場(chǎng)及產(chǎn)品調(diào)研的間隔期限，統(tǒng)一明確調(diào)查表單格式，對(duì)已確定的供應(yīng)商可按不同時(shí)期按列填報(bào)相關(guān)產(chǎn)品單價(jià)資料，以便進(jìn)行對(duì)比；對(duì)未確定的供應(yīng)商可按同類產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行比對(duì)。收集信息進(jìn)行調(diào)研會(huì)花費(fèi)一定的訂貨采購(gòu)調(diào)研成本和人力，對(duì)于常用的單價(jià)較小價(jià)格較為穩(wěn)定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長(zhǎng)時(shí)間半年或一年進(jìn)行一次調(diào)研，金額較大、價(jià)格變化幅度較大的電腦耗材、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等物資，建議按季度或按此購(gòu)買時(shí)進(jìn)行調(diào)研。

2、修訂《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》，對(duì)制度內(nèi)涉及的相關(guān)部門名稱進(jìn)行修訂，對(duì)購(gòu)置零星固定資產(chǎn)購(gòu)置新增報(bào)告單格式名稱進(jìn)行統(tǒng)一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴(yán)密性。針對(duì)所有有預(yù)算的固定資產(chǎn)采購(gòu)事項(xiàng)，在采購(gòu)當(dāng)年需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，預(yù)算外的采購(gòu)事項(xiàng)也經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，不利于公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分加以審批，建議另外設(shè)計(jì)表單，從表名上鮮明明確預(yù)算外采購(gòu)申請(qǐng)審批表，以便公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實(shí)際需要進(jìn)行審批，不影響生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目可以延至下預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，促進(jìn)節(jié)約資金使用成本、生產(chǎn)成本。

二、加強(qiáng)制度宣貫和學(xué)習(xí)，提高制度執(zhí)行力，實(shí)現(xiàn)降本增效。新的行政物資采購(gòu)管理辦法制度修編出臺(tái)后，建議綜合管理部加強(qiáng)本部門審批、采購(gòu)、管理相關(guān)人員對(duì)制度的學(xué)習(xí)，以身作則，并在全公司范圍內(nèi)進(jìn)行宣貫和學(xué)習(xí)，特別是對(duì)各部門管理員進(jìn)行宣貫和學(xué)習(xí)，以便提高行政物資采購(gòu)管理辦法的執(zhí)行力，提高行政物資采購(gòu)管理的經(jīng)濟(jì)效益，達(dá)到降本增效的目的。

三、嚴(yán)格執(zhí)行行政物資采購(gòu)管理辦法各環(huán)節(jié)條款

1、嚴(yán)格按規(guī)定填報(bào)表單，進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)審批手續(xù)。

2、嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃申報(bào)時(shí)限條款，超過每月25日未及時(shí)申報(bào)下月辦公用品采購(gòu)事項(xiàng)的部門，視為無采購(gòu)需要。錯(cuò)過申報(bào)時(shí)限補(bǔ)報(bào)的采購(gòu)事項(xiàng)，無特殊原因一般不予采購(gòu)，由該部門向其他部門先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領(lǐng)導(dǎo)特批后進(jìn)行采購(gòu)，但對(duì)需求部門應(yīng)予以適當(dāng)?shù)目己俗鳛閼吞?。常用的辦公用品、電腦耗材各部門應(yīng)自行根據(jù)實(shí)際工作需要，預(yù)留適當(dāng)合理的庫(kù)存，以免影響使用，但不得造成浪費(fèi)。

3日用零星辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購(gòu)，、綜合管理部采購(gòu)人員應(yīng)做好相關(guān)商品比質(zhì)比價(jià)工作，掌握供應(yīng)商產(chǎn)品價(jià)格質(zhì)量變化情況，貨比三家擇優(yōu)低價(jià)采購(gòu)，節(jié)約采購(gòu)成本。

4、綜合管理部應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行制度內(nèi)有關(guān)資金計(jì)劃申報(bào)條款。辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政物資采購(gòu)范疇，應(yīng)按制度要求統(tǒng)一匯總金額，各口徑采購(gòu)經(jīng)辦人員不得各自為政，未經(jīng)匯總報(bào)經(jīng)綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行采購(gòu)，超2萬元以上的，應(yīng)按制度規(guī)定匯總填報(bào)《行政物資采購(gòu)計(jì)劃單》經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在每月月底前申報(bào)下月資金計(jì)劃，經(jīng)資金計(jì)劃平衡會(huì)平衡后，在下月份執(zhí)行采購(gòu)。

5、綜合管理部各類行政物資的采購(gòu)管理安排應(yīng)科學(xué)合理，無特殊原因，每月應(yīng)一次性采購(gòu)?fù)戤吀骺趶轿镔Y，避免一個(gè)月內(nèi)多次往返福州或連江采購(gòu)，造成人力物力資源浪費(fèi)。

6、綜合管理部應(yīng)嚴(yán)格辦理物資到貨驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)：組織相關(guān)需求部門及物資保管人員進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收記錄，并現(xiàn)場(chǎng)填制入庫(kù)單，采購(gòu)人與驗(yàn)收人不得兼任、采購(gòu)人與保管人不得兼任，單批次采購(gòu)或單件采購(gòu)價(jià)格超5萬元的大額采購(gòu)物資入庫(kù)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門、監(jiān)察審計(jì)部門、需求部門、綜合管理部聯(lián)合驗(yàn)收。

7、嚴(yán)格辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、食堂宿舍后勤消耗性物資的出入庫(kù)領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用必須有領(lǐng)用人簽字確認(rèn)手續(xù)，出入庫(kù)單應(yīng)提供一份給財(cái)務(wù)部門作為預(yù)算執(zhí)行管理和財(cái)務(wù)核算的依據(jù)，相關(guān)人員簽字必須填寫全名，不得只填寫姓氏。

8、簽訂合同的行政物資采購(gòu)，特別是有延期支付處罰條款的，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)合同約定，及時(shí)辦理結(jié)算手續(xù)進(jìn)行付款，未簽訂合同的，應(yīng)按雙方口頭約定期限進(jìn)行付款，應(yīng)盡量避免給公司形象造成不良影響。各采購(gòu)經(jīng)辦人員、合同簽訂商談經(jīng)辦人員應(yīng)與供貨商協(xié)商，爭(zhēng)取最大付款時(shí)限，節(jié)約公司采購(gòu)資金占用成本。

四、建議財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作管理，根據(jù)《會(huì)計(jì)法》、公司財(cái)務(wù)管理制度以及其他相關(guān)制度規(guī)定，嚴(yán)格認(rèn)真審核各部門各項(xiàng)開支，無資金計(jì)劃、無審批手續(xù)、預(yù)算外采購(gòu)審批手續(xù)不全、報(bào)銷單據(jù)不全的各項(xiàng)支出一律不得支付，同時(shí)結(jié)合公司全面預(yù)算管理，做好各項(xiàng)費(fèi)用按部門進(jìn)行賬務(wù)核算或登記臺(tái)帳工作。鑒于年初伊始，財(cái)務(wù)部門未按部門核算要求設(shè)置辦公費(fèi)部門輔助賬，現(xiàn)已有發(fā)生額，遠(yuǎn)光財(cái)務(wù)軟件無法中途設(shè)置辦公費(fèi)部門輔助賬的情況，建議財(cái)務(wù)部門另行建立EXCEL文件資料，在綜合管理部協(xié)助下，根據(jù)出庫(kù)單領(lǐng)用人、領(lǐng)用辦公用品單價(jià)、領(lǐng)用數(shù)量等歷史數(shù)據(jù)，按部門進(jìn)行一一登記，這樣才能取得各部門辦公費(fèi)累計(jì)發(fā)生數(shù)，全面預(yù)算管理——部門辦公費(fèi)預(yù)算管理才能真正落到實(shí)處，提供的數(shù)據(jù)才能真正令人心服口服。

以上整改建議若有錯(cuò)漏之處歡迎指正。因限于此次行政物資管理審計(jì)的重點(diǎn)、范圍，審計(jì)抽查和詳查的概率影響，審計(jì)工作無法觸及所有方面，因此在審計(jì)報(bào)告中未必揭示所有問題。

監(jiān)察審計(jì)部

二0一二年六月二十九日

附件一：《福建儲(chǔ)運(yùn)2012行政物資采購(gòu)管理審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題匯總》